1. Educación

H
erramientas para la
Administración del Conocimiento
Ruggles, Rudy L. III (U.S.A.)
Knowledge Management Tools
– Butterworth- Heinemann
Hoy en día la economía basada en el conocimiento es más rentable que la
de la industria de productos tangibles o que la de servicios. Sin embargo, y a pesar de que una gran cantidad de empresas están conscientes de
ello, no cuentan con mecanismos efectivos para manejar y administrar
el cúmulo de conocimientos que cualquier empresa genera día con día.
Las empresas más valiosas son aquéllas que pueden administrar el conocimiento y orientarlo hacia el cliente para ofrecerle productos y servicios
cada vez más valiosos.
El Autor presenta una serie de herramientas que se han generado a partir
del conocimiento para poder extraer aquellos elementos que permitan
adecuar o generar un esquema de administración del conocimiento.
Durante miles de años los científicos han discutido el significado
del conocimiento. ¿Qué significa
conocer algo?, ¿cómo la gente
puede generar y compartir nuevos
conocimientos?
Algunas organizaciones como Ernest & Young han instituido jefaturas de conocimiento, así como
procesos y estructuras para administrar el conocimiento de manera
integral.
Recientemente el conocimiento es
un tema vital en el mundo empresarial, organizaciones como Skandia han comenzado a producir
reportes anuales suplementarios
donde muestran su capital intelectual. Hojas de balance y de desempeño, planes para determinar el
valor de los tangibles e intangibles,
así como aspectos financieros que
se proveen de manera simultánea
para mostrar una mayor imagen
de la salud organizacional de su
empresa.
Las empresas han comprendido que,
mientras los datos y la información
son importantes, la verdadera ventaja competitiva reside en apoyarse
en el conocimiento que han desarrollado a través del tiempo.
Las empresas más valiosas son
aquéllas que pueden administrar el
conocimiento y orientarlo hacia el
cliente.
la verdadera ventaja competitiva
reside en apoyarse en el conocimiento.
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Las herramientas para administrar el conocimiento son tecnología para su
generación, codificación, transferencia e implementación.
La administración del conocimiento implica cuatro actividad e s p r in c i pales
Las herramientas para administrar
el conocimiento son tecnología
para su generación, codificación,
transferencia e implementación.
Métodos para encontrar y administrar el conocimiento:
Según Stewart hay tres pasos
para encontrar y administrar el
conocimiento:
ü Generación
ü Codificación
ü Transferencia
ü Implementación
Transferencia
• Implementa
Estas actividades permiten tener
una base que guíe los esfuerzos
empresariales hacia el adecuado
manejo del conocimiento y que por
ende pueda generar valor para la
empresa en términos reales.
¿Qué es el Conocimiento?
Es una mezcla fluida de información
contextúal, valores, experiencias y
reglas.
El conocimiento se presenta de muchas maneras, incluyendo:
vEl conocimiento de proceso
(how-to)
1.Definición y elaboración de
rutas de transferencia.
vEl conocimiento clasificado
(what is)
2.Equilibrar las necesidades
de
conocimiento con
el plan estratégico de la
empresa.
vEl conocimiento derivado de
la experiencia (what was)
3.Capturar, capitalizar y homo
geneizar el conocimiento.
Estos tres tipos pueden ser generados, codificados y transferidos.
Un ejemplo del manejo de los tipos
de conocimiento se presenta en los
jugadores de ajedrez. Para ganar
una partida necesitan utilizar todos
los tipos de conocimiento, como:
üTener representaciones
mentales de los posibles
movimientos de las piezas
(how-to)
üPoseer símbolos de los procesos (how-to)
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üAnalizar jugadas estratégicas
aprendidas de la experiencia
de otros (what is)
üManipular los procesos a
partir de sus propias representaciones y experiencias
(what was)
¿Por qué las computadoras no pueden pensar como personas?
Es muy común encontrar ejecutivos
tratando de aprender de las personas exitosas. También la inteligencia artificial busca igualar el grado
de efectividad de algunas personas
en sus actividades diarias.
Después de 25 años de investigación, la conclusión es que las
máquinas inteligentes no tienen
probabilidades de reemplazar totalmente la inteligencia humana.
La razón es muy simple, el ser
humano no es sólo una máquina
pensante, también posee intuición
y emoción; algo que las máquinas
no podrán tener. Cada ser humano
es único y nunca podrá ser igual a
otro.
Las personas aprenden de situaciones relevantes con relación a sus
habilidades particulares y reglas
de acción. Cada persona asimila
de diferente manera la experiencia
diaria.
Una diferencia crucial entre un “novato” y una persona experimentada
en una situación dada es el nivel de
compromiso.
Los novatos se comprometen más
a aprender las reglas y la forma de
decidir, mientras que los más experimentados se sienten responsables
del resultado de sus propias decisiones y elecciones.
Los programas desarrollados para
simular la complejidad mental del
ser humano basan su éxito en la
inclusión de pequeños elementos
similares al procesamiento del lenguaje humano. Sin embargo, se ha
comprobado que estos programas
sólo generan situaciones “generales” cercanas al pensamiento mental promedio del ser humano.
Existen algunos avances para explicar de forma material el funcionamiento de la mente y del cerebro,
a los que se les denomina hologramas. Sin embargo, estos no tienen
ni reglas, ni descripciones.
En las investigaciones de este siglo
se han distinguido en los humanos
estructuras neuronales que difieren
entre sí.
Los impulsos que trabajan en el
cerebro manejan una velocidad
relativa que depende de las fibras
nerviosas. Esta velocidad se sitúa
en el orden de 100 pies por segundo, razón por la que los estímulos
sensoriales toman alrededor de 10
a 100 milisegundos en llegar al cerebro.
En las computadoras las pulsaciones se mueven de chip a chip a través de electromagnetismo y la velocidad de recorrido es de dos tercios
la velocidad de la luz (siete millones
de veces más rápida que los impulsos nerviosos). Sin embargo la
capacidad que se maneja en bites
etre una computadora y la mente
humana es muy similar, ya que
mientras la computadora ocupa su
capacidad en hechos programables,
la mente humana los ocupa con estímulos de intuición y emoción.
Una diferencia crucial entre un
“novato” y una persona experimentada en una situación dada es
el nivel de compromiso.
Generación del Conocimiento
Sistemas de información y estimulación de la creatividad
Los estudios ingleses acerca del procesamiento de la información nos dicen que la unión con el conocimiento
existente y el uso de la información creativa para la solución de problemas tienen un lugar indispensable en el
futuro. La unión de la información y el conocimiento se puede dividir en cuatro sectores:
üEntorno. La creatividad ha sido considerada fundamental para la solución de problemas
üNaturaleza
1.
2.
3.
4.
de la creatividad. Está dividida en cuatro factores importantes:
Definiciones
Aspectos específicos de creatividad
Técnicas formales de creatividad
Sumarios
üInformación prevista para la creatividad
1.
Aspectos generales de La creatividad
2.
Tipo de información Requerida
3.
Organización de la Información
üConclusiones. El monto de la información lo podemos extraer a partir de la experiencia
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Caso Eurisko
Eurisko es un programa que se diseñó en 1981 y manejaba habilidades muy rudimentarias.
Eurisko se programó para que acorde con sus principios, se descubriera a sí mismo con ayuda de su creador,
Duglas Lenat, quien era conocido por ser un escritor exitoso sobre temas de Inteligencia Artificial.
Este programa se presentó en una conferencia internacional, durante su ponencia apareció la sobra del dedo de
su mano señalando los puntos de los que él iba hablando, lo curioso era que él estaba del otro lado de la sala,
cuando se acercó al proyector levanto una prótesis con cinco dedos.
Otros experimentos han demostrado cómo las máquinas pueden aprender sobre fútbol, comida china, redes y
cerebros artificiales.
Lenat ha querido comparar los procesos de descubrimiento con la genética evolucionista, compara el proceso de
descubrimiento con el proceso genético de evolución.
Eurisko comenzó con los conceptos básicos y ha ido enriqueciéndose atravesando por 146 conceptos. El concepto de Eurisko lo podemos considerar como un marco de “slots” describiendo información.
Al inicio Lenat escribió: “Estamos develando mutaciones”, algunos de los patrones que se percibieron fue la calidad de los chips, el aprendizaje sobre lo nuevo, cómo obtener mejores diseños, analizar las diferencias entre los
ganadores y perdedores, etc. Todo orientado a sumar conceptos para impulsar las investigaciones a contextos
más evolucionados.
Codificación del Conocimiento
La autoridad de la información impresa
Según un estudio publicado por
MIT (Instituto Tecnológico de
Massachusets, por sus siglas en
inglés) el 50% de la información
que se les proporciona a sus alumnos dentro de 5 años es obsoleta.
Después de 20 años sólo el 2%
será vigente.
James Cupri Centro Internacional
de Liderazgo
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Las librerías son tiendas de conocimiento y... mucho más. Esta industria
no se refiere a una colección de trabajos solamente, sino que aporta una
gran cantidad de información significativa.
Si creemos en la premisa del progreso del conocimiento, se espera que
cada información se vaya haciendo obsoleta frente a la nueva que se publica.
La mayoría de los autores que escribieron algún libro o publicaron algún
tipo de información sobre un tema hace más de veinte años, deben reconocer que ésta va caducando con el tiempo.
Reconocer a una persona como una autoridad en algún tema específico,
implica que un grupo de especialistas dedicados a la materia le han otorgado ese nivel, además que un círculo específico de profesionales sobre el
tema en la práctica le reconozca esa misma validez.
Estos profesionales incluyen especialistas y científicos.
Un punto adicional es que independientemente de la autoridad que valide
la información, el mensaje que se emitió Negué a ser representativo.
Investigar información es parte de la labor de los críticos de información,
ellos deberán de responder a preguntas sobre el contexto, modelos y el
marco donde se maneja dicha información.
Tipos de críticos de información
• Crítico como delegador. Se
reconoce como aquél que
evalúa una sola clase de
información.
• Crítico didáctico. Se centra
en la facilidad de lectura,
entendimiento de los contenidos del libro y de la
línea que sigue el autor.
• Crítico liberal. Este tipo de
crítico no se enfoca a la
política, religión o marcos
morales, presenta puntos
de vista concernientes a
problemas actuales dando
un estudio neutral.
•Crítico escéptico. Este tipo
de crítico no toma postura,
te dice qué es lo que aparece o lo que dice el autor,
las preguntas las contesta
con base y fundamento en
el autor y no lo recomienda
ni lo refuta.
¿Qué es y dónde está el conocimiento?
• Conocimiento magnético. Este es el conocimiento que puede ser
transferido a través de sistemas digitales.
• Conocimiento corporal. Este conocimiento se puede explicar con
la siguiente analogía; un veterano de Vietnam, al cuál durante la
guerra, le hicieron un lavado de cerebro, se le transfiere todo el
conocimiento del mejor jugador de tenis, él podrá tener información exacta para realizar las mejores jugadas, sin embargo, no
posee ni la condición física, ni la estructura corporal requerida.
La experiencia y la sabiduría que cada uno de los cuerpos posee,
no puede ser transferida y sin embargo cada ser humano tiene un
gran potencial de sabiduría con la suma de sus conocimientos y su
sabiduría corporal.
• Conocimiento cerebral. La representación en cada uno de los cerebros de una imagen es diferente, es un conocimiento; holográfico. Utilizando una metáfora es un “cómic” insertado en sistemas
especializados que se pueden transferir.
• Conocimiento cultural. Regresemos al ejemplo del veterano de
Vietnam, la cultura es muy distinta, y a pesar de conocer la misma información dos personas la pueden transferir de manera muy
distinta.
Acciones para incrementar el conocimiento
Los seres humanos tienen que desarrollar distintas habilidades con diferente esfuerzo. Existen diferentes acciones encaminadas al desarrollo de
las potencialidades, como se muestra en el siguiente esquema:
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Un ejercicio muy simple es repetir trabalenguas con velocidad, ahí se
combinan habilidades y diversión:
“El cerro del parangaricutirimicuaro se desparangaricutirimizó, el que lo sepa desparangaricutirimizar será un
buen desparangaricutirimizador”
Transferencia del Conocimiento
Para transferir el conocimiento es indispensable que exista la colaboración.
¿Qué significa colaboración? Normalmente en una conversación, la
estructura es hablar por turnos y sin interrupción, para mantener su flujo.
Un modelo de conversación es el siguiente:
Sin la colaboración, la trasferencia
de conocimiento no existe y por
lo tanto se pierde.
El modelo de colaboración que se ocupa en esquemas armónicos, útil para
transferir el conocimiento, es el siguiente:
En realidad no creo estar poniendome viejo, sucede que estoy
acumulando juventud.
Pericles Astrada.
Estos espacios suman una dimensión diferente dentro de la conversación.
Los participantes pueden emplear espacios parecidos al comunicarse con
otras personas, cambiando su estilo de conversación a uno de mayor liderazgo y de colaboración para transferir eficientemente el conocimiento.
Un aspecto muy importante es el poder manejar estos espacios en protocolos naturales. Este esquema de conversación es importante pero no es
suficiente.
Incremento de la colaboración por computadoras
La siguiente generación de herramientas viene estudiándose por las más
grandes empresas en este ramo, Apple, General Motors, General
Electric, Data Systems to Coopers & Lybrand.
Existen diferentes maneras de involucrar las computadoras en los modelos
de colaboración. Por ejemplo, a través de las páginas de conversación o
“chats” donde varias personas pueden exponer sus ideas por turnos, estando reunidos en una misma sala o virtualmente.
En la conversación oral las palabras guardan diferentes sentidos, a través
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de las computadoras las ideas pueden ser manipulables o podemos
cambiarles el sentido.
Los softwares inyectan disciplinas
que guían a las personas a crear de
forma visual y oral, uniendo entendimientos con los participantes. La
tecnología motiva a las personas a
colaborar.
El propósito real del diseño de
tecnología de colaboración no es
generar herramientas sino crear y
construir colaboración.
Xerox Pare estructuró un programa
de colaboración de conocimiento,
que constaba de una sesión dividida en cuatro partes:
Tecnología
La comunicación por computadora, pueden apreciarse como la extensión
de los e-mails, sin embargo las características de las conferencias por
computadora, se distinguen de los e-mails por lo siguiente:
• Las conferencias generalmente tienen un grupo de premisas de
orientación
Durante un período de tiempo.
• El grupo puede ser revisado por los participantes cuando lo
necesiten.
• Los sistemas pueden ser utilizados por personas que no son técnicas.
• Las conferencias requieren un conjunto de habilidades y liderazgo para
que se lleven a cabo con éxito.
Esquemas básicos de la comunicación a través de
computadora
• Pérdida de interacción personal
• Lluvia de ideas
• Énfasis en los grupos de información
• Organización de ideas
• Valoración de la oportunidad
• Evaluación de ideas
• Comunicación y fluidez asíncronizada
• Generación e implementación de las mejores ideas
• Divergencia
Este proceso además de largo, generaba mucha tensión en los participantes así que lo rediseñaron,
generando el siguiente modelo:
• Propósito
• Argumento
• Evaluación
Este modelo es ahora más entendible y las disputas derivan, casi
siempre, en soluciones.
Aplicar el sistema electrónicamente
motivó a la gente a colaborar más.
Los softwares inyectan disciplina y
motivan a la gente a crear, entender y colaborar con sus colegas.
• Informalidad
• Participación de la tecnología como parte de la conversación
Implementación
Algunas razones básicas para el desarrollo de los nuevos sistemas de tecnología son:
• Implementar requiere algunos niveles de cambio e investigación
en los usuarios, cuando diseñan el nuevo sistema, de lo que las
personas se preguntan.
• Cuando se han utilizado conocimientos especializados acerca
del entorno, envuelve a los usuarios en los resultados y en cada
herramienta utilizada. El conocimiento puede ser empleado para
mejorar el diseño.
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Métodos para hacer conexiones de aprendizaje
Cambio compartido. Adaptando la espiral del cambio de corto a largo
plazo
El proceso de adaptación requiere revisar los puntos prioritarios y los aspectos del diseño técnico que los desarro-Madores han asumido cuando
resolvieron problemas similares en la rutina organizacional.
En esta espiral, las decisiones que se toman nunca son las mismas. El contexto de las decisiones se altera con el transcurso del tiempo, situaciones
externas, efectos de aprendizaje, etc.
En el caso de la adaptación tecnológica, se crea una pequeña espiral que
se amarra a nuevos sistemas, generando una mayor, regresando a marcos
contextúales y redefiniciones. Este rol puede ser engañoso si la mayoría
de las personas asumen únicamente el nivel requerido de cambio. Aparentemente lo que se requiere es una pequeña espiral de cambio.
Para alcanzar el éxito esperado es necesario implementar las nuevas capacidades. El equipo de desabolladores debe tener largas espirales de
cambio, incluyendo rediseños.
Integrar y celebrar
La importancia de generar conexiones, proyectar el éxito y medir para
incrementar la productividad, siempre varía.
trabajo diario muestran los efectos
de sus capacidades potenciales y su
capacidad de desarrollo de la tecnología dentro de la empresa.
Los proyectos que tienen información suficiente sobre los usuarios
pasaron por los procesos de alimentación de sus bases. En cambio, los proyectos que se realizaron
con información y herramientas
deficientes, presentan resultados
pobres o errados.
Un efecto secundario se logra cuando las personas realizan un esfuerzo extra, elevando su autoestima
y su orientación al logro. Además,
sienten que están aprendiendo algo
nuevo y están desarrollando sus
propias habilidades.
Integrar apropiadamente el conocimiento en los procesos y las
herramientas ofrece una ventaja
competitiva importante.
Durante la implementación la dirección tiene que orientarse hacia la
innovación, no sólo hacia el desempeño, sobretodo si se requiere de
conocimiento específico.
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Los usuarios siempre proveen información importante para integrarla
durante el diseño. Los retos de su
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Las personas le dan sentido a lo que
sucede a su alrededor, para esto:
• Ejecutan
• Triangulan
• Se afilian
• Deliberan
• Consolidan
Ejecutar. El individuo aprende de las experiencias cuando pueden observar el resultado completo de su propio trabajo.
Triangular. El individuo aprende de cualquier experiencia cuan-do se
aplican diferentes mediciones. Sus percepciones son confirmadas por las
mediciones y los errores que se presentan. Esto incrementa su confianza
en las percepciones o conclusiones sobre su desempeño.
Afiliar. El ser humano aprende cuando interactúa con otros y negocia una
versión aceptable de lo que realmente pasó. La capacidad de crear símbolos desarrolla una necesidad social de establecer versiones de los hechos
y compararla. La gente se afilia cuando necesita respuestas específicas a
preguntas específicas.
Deliberar. El individuo aprende de las situaciones a través de cuidadosos
razonamientos durante la formulación de ideas y el enriquecimiento de
conclusiones, por ejemplo, comprender una conferencia.
Consolidar. Los seres humanos aprenden de los hechos cuando se ubican en un contexto. El poder del contexto y la síntesis proveen de un
significado a los hechos y éste nace que la gente regrese a lo básico y se
desarrolle.
Así como las organizaciones se mueven cada vez más vigorosamente
dentro del procesamiento de la información vía electrónica, a la par se desarrollarán los límites de la capacidad de procesamiento humano. La clave
de estos límites es significativa, porque incrementa la misma capacidad de
procesamiento.
La metodología de desarrollo se representa en el modelo del espiral:
El espiral representa el desarrollo del proyecto. El proyecto comienza en la
fase de análisis y revisión.
La primera curva representa la actividad típica al iniciar un proyecto: revisar la existencia del sistema, definir de objetivos y realizar juntas organizacionales.
El espiral continúa donde las áreas inciertas se definen. Dentro del plan
de desarrollo las actividades son realizadas hasta llegar al siguiente paso.
Después de completar el análisis de la fase, el diseño e implementación
van por el mismo camino.
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