1. Bienes raíces

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL ARCHIVO GENERAL
Aprobado por:
Acuerdo de Rectoría No. 398-2009 de fecha 2 de
Marzo de 2009
Actualizado Acuerdo de Rectoría No. 0411-2010
de fecha 5 de marzo de 2010
Guatemala, noviembre de 2009
DIRECTORIO
Lic. Estuardo Gálvez Barrios
Rector
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Secretario General
Lic. Carlos René Sierra Romero
Director General de Administración
Dr. Jorge Solares Aguilar
Director General de Extensión Universitaria
Dr. Olmedo España Calderón
Director General de Docencia
Lic. Miguel Ángel Lira Trujillo
Director General Financiero
Dr. Antonio Mosquera Aguilar
Director General de Investigación
M.A. Amanda Judit López de León
Jefa Archivo General
Elaboración
M.A. Amanda Judit López de León
Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez
Archivista Julia Giovanna González García
Modificaciones
M.A. Amanda Judit López de León
Archivista Julia Giovanna González García
Archivo General
Edificio de Recursos Educativos, 2o. Nivel, Ciudad Universitaria, zona 12.
correo electrónico: [email protected]; [email protected]
Tel. 24187875, 24187826; PBX 24188000 ext. 82230 y 82231
Telefax 24439606
ÍNDICE
Contenido
Página
I. Introducción
i
II. Autorización
III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos
1
IV. Normas de Aplicación General
1
V. Disposiciones Legales
2
VI. Procedimientos
2
1. Normalización, selección y valoración de series documentales de
la Universidad de San Carlos de Guatemala.
3
2. Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.
8
3. Asesoría y consultoría archivística a la USAC y entidades
públicas, privadas y particulares.
16
4. Capacitación para personal responsable de archivos de la
Universidad.
21
5. Planificación operativa anual.
27
6. Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos del
AGUSAC.
31
7. Clasificación de fondos documentales del AGUSAC.
36
8. Creación de código en cuadro de clasificación de documentos de
archivo de la USAC.
40
9. Transferencia de documentos al AGUSAC.
43
10. Rescate del patrimonio documental histórico de las diferentes
unidades académicas y administrativas de la Universidad.
51
11. Descripción archivística de fondos documentales del AGUSAC.
57
i
12. Elaboración del boletín K’oleta’mab’al del AGUSAC.
60
13. Difusión de los fondos documentales y actividades del AGUSAC a
través de página Web.
64
14. Acceso a la información para préstamo interno de fondos
documentales y colecciones del AGUSAC.
67
15. Acceso a la información para préstamo externo de fondos
documentales y colecciones del AGUSAC.
75
16. Desinfección y ordenación de documentos de archivo.
81
VII. Formularios e instructivos
85
VIII. Anexos
86
IX.
Glosario
147
X.
Bibliografía
151
ii
I. INTRODUCCIÓN
Gestionar o administrar la información se ha vuelto obligatorio para las
organizaciones, debido a que se considera a la información como un recurso
organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, por ello es de
suma importancia la creación de normativas internas en los archivos. En ese
sentido se elaboró este manual con la finalidad de servir de apoyo y orientación
para la aplicación de procedimientos archivísticos.
En este instrumento administrativo se da a conocer, con mayor amplitud, todas las
normas y procedimientos que actualmente se llevan a cabo en el Archivo General
de la Universidad de San Carlos de Guatemala, para el efectivo desempeño
laboral y el cumplimiento de la misión institucional.
Con base en lo anterior, se elaboró el Manual de normas y procedimientos de
forma ordenada y sistemática, el cual contiene: objetivos, normas de aplicación
general, disposiciones legales, procedimientos aplicados por esta Unidad y
formularios que se utilizan para la mejor ejecución del trabajo.
Esta herramienta administrativa fue aprobada por el Rector a través del Acuerdo
de Rectoría No. 0398-2009 del dos de marzo de dos mil nueve, sin embargo, fue
necesario incluir algunos procedimientos, así como, modificar otros que son de
importancia para regular las actividades de esta unidad. Es así como, se presenta
el Manual de normas y procedimientos del Archivo General.
i
II. AUTORIZACIÓN
ii
III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos
a) Establecer normativas reguladoras y criterios sobre ordenación, clasificación,
transferencias, selección y eliminación de documentos, gestión documental y las
relativas a otros aspectos del tratamiento automatizado de la documentación y la
información.
b) Servir de apoyo y orientación a los funcionarios en sus gestiones administrativas y
legales como un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de
decisiones.
c) Proporcionar al personal del Archivo General de la Universidad de San Carlos de
Guatemala una herramienta administrativa que contenga en forma ordenada,
secuencial y detallada, los procedimientos administrativos de cada uno de los
puestos de trabajo que conforman la misma.
IV. Normas de Aplicación General
a) Para efectos de normalización, selección y valoración de series documentales
producidas y conservadas en la Universidad de San Carlos de Guatemala, el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- es el único
ente autorizado para hacerlo.
b) La eliminación de documentos de archivo, producidos y conservados dentro de la
Universidad, sólo se puede llevar a cabo si está autorizada por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
c) La asesoría y consultoría archivística del personal que maneja archivos dentro de la
Universidad de San Carlos procederá exclusivamente del Archivo General, así
como, la capacitación por ser ente rector en materia archivística.
d) La transferencia de documentos de unidades administrativas o académicas, al
Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala se realizará
posteriormente al estudio de la documentación.
e) El Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala, es el ente
encargado de realizar actividades de rescate del patrimonio documental histórico de
las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad.
f) El Archivo General facilitará el servicio de información relacionada con la
Universidad de San Carlos de Guatemala a usuarios de la comunidad universitaria,
de instituciones públicas y privadas, así como a personas particulares.
1
V. Disposiciones Legales del Manual de Organización y Reglamento de
Archivo
a) El Manual de Organización del Archivo General de la Universidad de San Carlos de
Guatemala -AGUSAC- actualizado y aprobado por Acuerdo de Rectoría No.884 de
fecha 14 de julio de 2006.
b) Reglamento General del AGUSAC aprobado por el Consejo Superior Universitario,
en el Acta 13-97, punto 10 de fecha 10 de julio de 1997.
VI. Procedimientos
A continuación se describen los procedimientos, con su respectivo diagrama:
1. Normalización, selección y valoración de series documentales de la Universidad de
San Carlos de Guatemala.
2. Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.
3. Asesoría y consultoría archivística a la USAC y entidades públicas, privadas y
particulares.
4. Capacitación para personal responsable de archivos de la Universidad.
5. Planificación operativa anual.
6. Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos del AGUSAC.
7. Clasificación de fondos documentales del AGUSAC.
8. Creación de código en cuadro de clasificación de documentos de archivo de la USAC.
9. Transferencia de documentos al AGUSAC.
10. Rescate del patrimonio documental histórico de las diferentes unidades académicas y
administrativas de la Universidad.
11. Descripción archivística de fondos documentales del AGUSAC.
12. Elaboración del boletín K’oleta’mab’al del AGUSAC.
13. Difusión de los fondos documentales y actividades del AGUSAC a través de página
Web.
14. Acceso a la información para préstamo interno de fondos documentales y colecciones
del AGUSAC.
15. Acceso a la información para préstamo externo de fondos documentales y colecciones
del AGUSAC.
16. Desinfección y ordenación de documentos de archivo.
2
Título
1. Normalización, selección y valoración de series documentales de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Normalizar, seleccionar y valorar las series documentales producidas en la Universidad para
evitar la eliminación indiscriminada de documentos y la conservación de documentos
inservibles.
b) Preservar la memoria institucional de la USAC.
Normas específicas
a) El AGUSAC será el responsable del estudio, análisis y propuesta sobre la valoración, selección
y eliminación de series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) La planificación del estudio de la valoración de series documentales tanto de las solicitadas
para eliminación, así como, de todas las series existentes en la Universidad de San Carlos de
Guatemala será elaborada por la jefatura del AGUSAC.
c) Toda regla de conservación y eliminación de documentos deberá ser autorizada por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.
d) Las reglas de conservación aprobadas por el CISED serán registradas en la base de datos del
Calendario de conservación y eliminación de documentos, por el personal designado del
AGUSAC.
e) El Presidente (a) del CISED y jefe (a) del AGUSAC será la única persona facultada para
proporcionar información durante el desarrollo y finalización del estudio que se realiza sobre
normalización, selección y valoración de series documentales.
f)
La normalización, selección y valoración de series documentales deberá presentarse en el
formulario autorizado para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales. FORM.AGUSAC-NVE-01.
b) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02.
c) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.
3
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDTítulo del Procedimiento: Normalización, selección y valoración de series documentales de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Hoja No. 1 de 3
No. de Formas: 3
Inicia: Personal designado del AGUSAC Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Unidad
Responsable
Personal
designado
Paso
No.
Identifica en la base de datos del Calendario
de
conservación
y
eliminación
de
documentos (FORM.-AGUSAC-CE-02) las
series documentales que no están
normalizadas, elabora lista y traslada
información al Jefe (a).
Recibe
lista
y
decide
las
series
documentales que serán analizadas para su
normalización, selección y valoración.
Designa, en forma verbal, al personal que
estará a cargo del estudio de cada serie
documental
y
comunica
las
series
seleccionadas.
Determina la función a que corresponde
cada serie documental objeto de estudio.
Identifica las oficinas en que se utiliza las
series
documentales
y
analiza
los
instrumentos:
normativas
universitarias,
legislación
nacional,
manuales
de
organización, manuales de procedimientos y
otros que sean necesarios, tales como:
boletines, memoria de labores, entre otros.
1
2
Jefe(a)
3
4
AGUSAC
Actividad
5
Personal
designado
Elabora cuestionarios y entrevistas para ser
aplicados al personal responsable de
archivos de las oficinas de la USAC, con el
fin de recopilar información de la serie objeto
de estudio y traslada el original de los
cuestionarios al personal responsable de
archivos y fecha para su entrega. Cuando
sea necesario amplía la información del
cuestionario y realiza entrevista.
6
4
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y
Hoja No. 2 de 3
Eliminación de Documentos -CISEDPuesto
Paso
Unidad
Actividad
Responsable
No.
Recibe, llena cuestionarios y consigna en
7
Personal
ellos la información solicitada.
Archivos de USAC responsable de
Devuelve original con la información
archivo
8
solicitada.
Recibe original de los cuestionarios con la
9
información solicitada.
Analiza toda la información recopilada.
Elabora las propuestas de Regla de
10
conservación
y
eliminación
de
Personal
documentos, y conforma el expediente.
designado
Llena el formulario de normalización,
valoración y eliminación de series
11
documentales (FORM.-AGUSAC-NVE-01),
traslada adjunto al expediente.
Recibe original FORM.-AGUSAC-NVE-01 y
expediente para la aprobación del CISED y
Jefe(a)
12
solicita a Secretaria y Tesorera elaborar
convocatoria con agenda de los puntos a
AGUSAC
tratar en la reunión del CISED.
Elabora la convocatoria y agenda de los
puntos a tratar en la reunión, imprime un
original y cinco copias y distribuye a los
miembros del CISED.
Original 1/6: archivo del AGUSAC
Secretaria y
Copia 2/6: Presidente (a) del CISED
Tesorera
13
Copia 3/6: Representante del Rector ante
el CISED
Copia 4/6: Representante de la Dirección
General de Asuntos Jurídicos ante el
CISED
Copia 5/6: Historiador (a) del CISED
Copia 6/6: Técnico (a) del CISED
Reciben convocatoria y agenda, se reúnen
para analizar la propuesta de Regla de
14
Conservación en la FORM.-AGUSACMiembros
NVE-01.
del Comité
Aprueban regla de conservación y solicitan
CISED
15
al Presidente (a) del CISED elaborar el
acta de la reunión del Comité.
Elabora el acta de la reunión, obtiene
Presidente (a)
16
firmas de los miembros del CISED y
distribuye la copia del acta.
5
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos -CISEDUnidad
CISED
AGUSAC
AGUSAC
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
17
Informa al personal designado acerca de la
regla de conservación aprobada y solicita
la agregue en la base de datos FORM.AGUSAC-CE-02.
18
Traslada a la Secretaria y Tesorera del
AGUSAC el original del acta y expediente
para archivo.
19
Agrega la regla de conservación en la base
de
datos
FORM.-AGUSAC-CE-02
diseñada para el efecto.
20
Recibe original del acta y expediente, la
anota, en el Registro de actas emitidas por
el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos -CISED(FORM.-AGUSAC-NVE-21) y archiva el
expediente, conformado por:
•
original de cuestionarios con
información consignada,
•
original de entrevistas realizadas,
•
original de la FORM.-AGUSACNVE-01,
•
original de la convocatoria con
agenda de los puntos a tratar en la
reunión, y
•
original del acta de la reunión.
Presidente (a)
Personal
designado
Secretaria y
Tesorera
Hoja No. 3 de 3
6
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDTítulo del procedimiento: Normalización, selección y valoración de series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Elaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Personal designado
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
Personal responsable
de archivos de la USAC
Página 1 de 1
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Miembros
del CISED
Presidente (a)
del CISED
Inicio
Identifica en la base de
datos del Calendario de
conservación las series no
normalizadas, elabora lista y
traslada
Recibe y decide
series para
análisis
Determina la
función
Designa, verbalmente,
al personal que
realizará el estudio
Identifica oficinas que
utilizan series, analiza
instrumentos
Elabora cuestionarios y
entrevistas, realiza
entrevista y traslada
Recibe, llena
cuestionarios y
consigna información
Recibe original con
información
solicitada
Devuelve original
de cuestionarios
Reciben convocatoria y
agenda. Se reúnen para
analizar propuesta
Analiza información,
elabora propuesta de
regla de conservación y
conforma expediente
Llena FORM.AGUSAC-NVE-01, en
original y traslada original
junto con expediente
Recibe original de la FORM.AGUSAC-NVE-01 y el
expediente. Solicita elaborar
convocatoria y agenda
Elabora convocatoria y
agenda, imprime y
distribuye
1
Recibe original del acta
y el expediente, registra
y archiva documentos
Agrega la regla de
conservación en la base
de datos FORM.AGUSAC-CE-02
Final
7
Aprueban regla de
conservación y solicitan
al Presidente (a)
elaborar acta
Elabora acta, obtiene
firmas de miembros y
distribuye copia del acta
1
Informa al personal
designado sobre regla de
conservación aprobada y
solicita la agregue en base
de datos
Traslada a Secretaria y
Tesorera el original del acta
y expediente para archivo
Título
2. Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos -CISED-.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Evitar que la memoria histórica de la Institución se pierda a través de la destrucción desmedida
de documentos.
b) Normalizar la eliminación de los documentos informativos con valor predecible y no predecible.
Normas específicas
a) Toda eliminación de documentos deberá ser requerida por el Jefe (a) de la unidad productora
del archivo, con visto bueno de autoridad nominadora de la dependencia, a través de solicitud
escrita dirigida a la Jefatura del Archivo General de la Universidad.
b) Toda autorización para eliminación de documentos de la Universidad de San Carlos de
Guatemala será emitida, únicamente, por el CISED.
c) Todas las dependencias de la Universidad están obligadas a obtener la aprobación del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos cada vez que necesiten eliminar
documentos y acatar las resoluciones que al respecto emita el Comité.
d) La unidad interesada en eliminar documentos debe cumplir con las Normas para eliminación
de documentos de archivo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, dictadas por Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
e) Una vez el CISED haya autorizado al órgano solicitante la destrucción de documentos a través
de la transcripción del respectivo punto de acta, la eliminación queda bajo la estricta
responsabilidad del ente solicitante.
f)
El ente solicitante está obligado a destruir los documentos antes de ser extraídos de la
Universidad y supervisar el proceso de reciclaje por fragmentación. En el caso de documentos
contables, debe elaborar el acta (libro u hojas habilitadas por la Contraloría General de
Cuentas) en la cual da fe de la destrucción y además enviar una copia de ésta al Archivo
General de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
g) Para la Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos -CISED- se debe utilizar los formularios autorizados
para el efecto.
8
Formularios del procedimiento
a) Control de correspondencia recibida y solicitudes para eliminar documentos del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-E-04.
b) Control de correspondencia enviada y solicitudes para eliminar documentos del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-E-05.
c) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02.
d) Solicitud para eliminar documentos. FORM.-AGUSAC-E-06.
e) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos. -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.
9
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDTítulo del Procedimiento: Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.
Hoja No. 1 de 4
No. de Formas: 5
Inicia: Jefe (a) de la unidad interesada
Unidad
Unidad interesada
Puesto
Responsable
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Paso
No.
Jefe (a)
1
Secretaria y
Tesorera
2
Jefe (a)
3
Actividad
Solicita eliminación de documentos, a través
de oficio, en original y copia, con visto bueno
de autoridad nominadora y dirigido al Jefe (a)
del AGUSAC.
Recibe oficio, en original y copia, sella, firma,
anota hora de recepción y registra en Control
de correspondencia recibida y solicitudes
para eliminar documentos del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos -CISED- (FORM.-AGUSAC-E04) y traslada.
Recibe el original del oficio y verifica en la
base de datos la existencia de la serie
solicitada, registrada en el Calendario de
conservación y eliminación de documentos
(FORM.-AGUSAC-CE-02), de lo que puede
resultar:
3.1 Si existe la serie:
•
Da instrucciones a la Secretaria y
Tesorera para que elabore oficio y
envíe dos ejemplares del formulario
Solicitud para eliminar documentos
(FORM.-AGUSAC-E-06). Sigue paso
4.
3.2 Si no existe la serie:
•
Designa, verbalmente, al personal
que realizará el estudio con base en
el procedimiento para Normalizar,
valorar
y
seleccionar
series
documentales. Además, instruye a la
Secretaria y Tesorera para que
elabore oficio de respuesta. Sigue
paso 5.
AGUSAC
10
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San
Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y
Hoja No. 2 de 4
Eliminación de Documentos -CISEDPuesto
Paso
Unidad
Actividad
Responsable
No.
Elabora oficio en original y copia, indica el
número de regla de conservación
correspondiente y lo registra en Control de
correspondencia enviada y solicitudes para
eliminar
documentos
del
Comité
4
Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos -CISED- (FORM.-AGUSAC-E05).
Original 1/2:Jefe (a) de la unidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC.
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
5
6
7
8
Unidad interesada
Jefe (a)
Secretaria y
Tesorera
9
Traslada el oficio, en original y copia, al
Jefe (a) para firma y obtiene firma.
Anota el número correlativo de solicitud en
la FORM.-AGUSAC-E-06 y en FORM.AGUSAC-E-05.
Envía el oficio con dos ejemplares de la
FORM.-AGUSAC-E-06,
a
la
unidad
interesada.
Recibe oficio y FORM.-AGUSAC-E-06,
traslada al responsable de archivo y
devuelve al AGUSAC con información
requerida.
10
Recibe la FORM.-AGUSAC-E-06, sella,
firma, anota hora de recepción en la copia,
registra ingresa en FORM.-AGUSAC-E-04
y traslada la FORM.-AGUSAC-E-06.
11
Recibe la FORM.-AGUSAC-E-06 e integra
al expediente y solicita a la Secretaria y
Tesorera elaborar convocatoria con agenda
de puntos a tratar en la reunión del CISED.
AGUSAC
Jefe (a)
Elabora oficio en original y copia, indica que
se realizará estudio para determinar regla
de conservación y registra en la FORM.AGUSAC-E-05.
Original 1/2:Jefe (a) de la unidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC.
11
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San
Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y
Hoja No. 3 de 4
Eliminación de Documentos -CISEDPuesto
Paso
Unidad
Actividad
Responsable
No.
Elabora convocatoria con agenda de
puntos a tratar en la reunión, imprime un
original y cinco copias y distribuye a los
miembros de CISED.
Original 1/6: archivo del AGUSAC
Secretaria y
Copia 2/6: Presidente (a) del CISED
AGUSAC
Tesorera
12
Copia 3/6: Representante del Rector ante
el CISED
Copia 4/6: Representante de la Dirección
de Asuntos Jurídicos ante el CISED
Copia 5/6: Historiador (a) del CISED
Copia 6/6: Técnico (a) del CISED.
CISED
13
Presidente (a)
14
Miembros del
Comité
15
Reciben copia del acta de la reunión.
16
Traslada a la Secretaria y Tesorera el
original del acta para que elabore la
transcripción. Así como,
la FORM.AGUSAC-E-06.
Presidente (a)
AGUSAC
Reciben convocatoria con agenda, se
reúnen para analizar y resolver respecto a
la FORM.-AGUSAC-E-06. Solicitan al
Presidente (a) del CISED elaborar el acta
de la reunión.
Elabora acta correspondiente de la reunión
del CISED, obtiene firmas de los miembros
del Comité y les entrega copia.
Miembros del
Comité
Secretaria y
Tesorera
17
12
Recibe el original del acta y anota en el
Registro de actas emitidas por Comité
Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos -CISED- (FORM.-AGUSACNVE-21). Elabora, en original y copia, la
transcripción del punto de acta relativo a la
FORM.-AGUSAC-E-06, obtiene firma del
Presidente (a) del CISED y traslada a
interesados.
Original 1/2: Jefe (a) de la unidad
interesada
Copia 2/2: expediente de la dependencia
en el AGUSAC.
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y
Hoja No. 4 de 4
Eliminación de Documentos -CISEDPuesto
Paso
Unidad
Actividad
Responsable
No.
Unidad Interesada
Jefe (a)
18
CISED
Presidente (a)
19
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
20
13
Recibe transcripción y procede a realizar
eliminación con base en la Normas para
eliminación de documentos de archivo de
la USAC, dictadas por el CISED.
Recibe y adjunta al expediente la copia de
la transcripción y el original de la FORM.AGUSAC-E-06. Traslada a la Secretaria y
Tesorera el expediente para archivo.
Recibe y archiva expediente, conformado
por:
•
original del oficio donde solicitan
eliminación de documentos,
•
copia del oficio donde se le indica a
la unidad interesada el número de
regla de conservación,
•
copia del oficio donde se informa a
la unidad que se hará estudio,
•
original de convocatoria con agenda
de los puntos a tratar en la reunión,
•
original del acta de la reunión, y
•
original de FORM.-AGUSAC-E-06.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDTítulo del procedimiento: Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDElaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Jefe (a)
de la Unidad interesada
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Página 1 de 2
Jefe (a)
del AGUSAC
Jefe (a)
de la unidad interesada
Inicio
Solicita
eliminación de
documentos a
través de oficio
Recibe oficio, en original
y copia, sella, firma,
anota hora de recepción,
registra en FORM.AGUSAC-E-04 y
traslada
Recibe y verifica en
base de datos la
existencia de la serie
registrada en FORM.AGUSAC-CE-02
No
¿Existe serie?
Sì
Da instrucciones
para que elabore
oficio y envíe
formularios
Designa al personal que
realizará el estudio e
instruye a Secretaria
para que elabore oficio
de respuesta
Elabora oficio en original
y copia, indica que se
realizará estudio y
registra en FORM.AGUSAC-E-05
Elabora oficio, en
original y copia, indica
No. de regla de
conservación y lo anota
en FORM.-AGUSAC-E05
Anota número
correlativo de solicitud
en la FORM.-AGUSACE-06 y en la FORM.AGUSAC-E-05
Recibe oficio y FORM.AGUSAC-E-06, traslada
al responsable de
archivo y devuelve con
información requerida
Envía oficio y dos
ejemplares de la
FORM.-AGUSAC-E06
Recibe la FORM.AGUSAC-E-06, integra a
expediente, solicita a
Secretaria realizar
convocatoria y agenda
Recibe, sella, firma,
anota hora, registra
en FORM.-AGUSACE-04 y traslada
A
14
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDTítulo del procedimiento: Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISEDElaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Miembros
del CISED
Página 2 de 2
Presidente (a)
del CISED
Jefe (a)
de la Unidad interesada
A
Elabora convocatoria
con agenda, la imprime
y distribuye a miembros
del CISED
Reciben, se reúnen,
analizan y resuelven
respecto a FORM.AGUSAC-E-06. Solicitan
elaborar acta de reunión
Reciben copia del
acta de la reunión
Recibe el original del acta, la
anota en FORM.-AGUSACNVE-21, elabora, en original y
copia, la transcripción del
punto de acta , obtiene firma
del Presidente (a) y traslada
Elabora acta, obtiene
firmas y entrega acta
a Miembros del
CISED
Traslada
documentos
Recibe transcripción
de acta y procede a
realizar la
eliminación
Recibe transcripción
de acta, adjunta al
expediente y traslada
para archivo
Recibe expediente
y archiva
Final
15
Título
3. Asesoría y consultoría archivística a la USAC y entidades públicas, privadas y particulares.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Evaluar la organización y conservación de los archivos.
b) Asesorar, en materia archivística, al personal que lo requiera.
c) Resolver las consultas efectuadas por personal de la Universidad, entidades públicas, privadas
y particulares relacionadas con actividades archivísticas.
Normas específicas
a) Todas las asesorías y consultorías en materia archivística deben ser solicitadas por escrito por
parte de la unidad interesada y estar autorizadas por el Jefe (a) del AGUSAC.
b) La asesoría y consultoría debe presentarse en el instrumento autorizado para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
b) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
Instrumentos del procedimiento
a) Instructivo para elaborar Diagnóstico Archivístico. AGUSAC-AC-07.
b) Instructivo para elaborar Informe del Diagnóstico Archivístico. AGUSAC-AC-08.
16
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Unidad de Consultoría Archivística.
Título del Procedimiento: Asesoría y consultoría archivística a la USAC y entidades públicas,
privadas y particulares.
Hoja No. 1 de 3
No. de Formas: 2
Inicia: Personal encargado de la entidad Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
interesada
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Entidad interesada
Personal
encargado
1
Solicita asesoría o consultoría, a través de
oficio, en original y copia.
2
Recibe oficio de la solicitud, en original y
copia, sella, firma, coloca hora de recepción
y anota en el Registro de correspondencia
recibida (FORM.-AGUSAC-RC-09). Devuelve
copia del oficio de la solicitud, firmada y
sellada. Traslada al Jefe (a) el original del
oficio de la solicitud de asesoría o
consultoría.
Secretaria y
Tesorera
Recibe el original del oficio de la solicitud,
evalúa la complejidad del trabajo a efectuar y
designa al personal del AGUSAC que
realizará la asesoría o consultoría.
Solicita a la Secretaria y Tesorera que
redacte, en original y copia, oficio de
respuesta a la solicitud e informa quien será
el personal designado para realizar la
asesoría o consultoría.
3
Jefe (a)
AGUSAC
4
Secretaria y
Tesorera
Jefe (a)
Redacta e imprime oficio, en original y copia,
y anota en el Registro de correspondencia
enviada (FORM.-AGUSAC-RC-10) y traslada
al Jefe (a) para firma y sello.
5
Recibe, firma y sella oficio, en original y
copia. Para distribuir de la siguiente manera:
Original 1/2: Jefe (a) de la entidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC. Traslada a
la Secretaria y Tesorera el oficio, en original
y copia, firmado y sellado para distribución.
6
17
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Unidad de Consultoría Archivística.
Unidad
Puesto
Responsable
Secretaria y
Tesorera
Paso
No.
7
8
9
Personal
designado
10
AGUSAC
11
12
Jefe (a)
13
Secretaria y
Tesorera
14
Jefe (a)
15
18
Hoja No. 2 de 3
Actividad
Entrega oficio, en original y copia para firma
de recibido. Recibe la copia del oficio,
firmada y sellada, y la traslada al personal
designado para conformar el expediente.
Recibe la copia del oficio de respuesta a la
solicitud, en el que informan el nombre del
personal que estará a cargo de la asesoría o
consultoría, al mismo tiempo, conforma el
expediente.
Realiza la asesoría y/o consultoría, elabora
el diagnóstico, en original y copia, utilizando
el Instructivo para elaborar Diagnóstico
Archivístico (AGUSAC-AC-07).
Original 1/2: entidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Redacta informe, en original y copia, sobre
situación del archivo y solución del mismo,
con base en los resultados del diagnóstico,
para lo cual utiliza el Instructivo para elaborar
Informe
del
Diagnóstico
Archivístico
(AGUSAC-AC-08).
Original 1/2: entidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Traslada al Jefe (a) el diagnóstico y el
informe,
en original y copia, asimismo,
entrega el expediente.
Recibe diagnóstico e informe en original y
copia, y expediente.
Solicita a la Secretaria y Tesorera redactar
oficio, en original y copia, para el envío del
diagnóstico y del informe a la entidad
interesada, asimismo, le entrega el
expediente.
Recibe el expediente, redacta el oficio, en
original y copia, lo imprime y lo anota en la
FORM.-AGUSAC-RC-10 y traslada al Jefe
(a).
Recibe, firma y sella el oficio, en original y
copia. Devuelve a la Secretaria y Tesorera el
oficio, en original y copia, para su
distribución:
Original 1/2: personal de entidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Unidad de Consultoría Archivística.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
16
Entidad interesada
Personal
designado
17
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
18
19
Hoja No. 3 de 3
Actividad
Recibe oficio solicita mensajero al
Departamento de Servicios y le entrega
los documentos para que los distribuya en
la entidad interesada.
Recibe oficio, en original y copia, junto con
los documentos, firma, sella el oficio y
devuelve copia al mensajero.
Recibe copia del oficio, la adjunta al
expediente, le informa al Jefe (a) que la
entidad interesada recibió el oficio y
archiva el expediente, conformado por:
•
oficio de solicitud de asesoría o
consultoría archivística,
•
copia del oficio de respuesta a la
solicitud y en el que informan el
nombre del personal que estará a
cargo de la asesoría o consultoría,
•
copia del AGUSAC-AC-07,
•
copia del AGUSAC-AC-08,
•
copia del oficio para el envío del
diagnóstico e informe a la entidad
interesada.
20
Título
4. Capacitación para personal responsable de archivos de la Universidad.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Capacitar, en materia archivística, al personal responsable de archivo de las diferentes
unidades académicas y administrativas respecto a: clasificación, ordenación, descripción,
conservación, selección y valoración documental.
Normas específicas
a) Se capacitará a personal que tenga a su cargo un archivo de gestión o central.
b) Sólo el AGUSAC será el ente responsable de capacitar al personal de la Universidad en
materia archivística.
c) La planificación de la capacitación debe presentarse en el formulario autorizado para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Planificación de actividades a ejecutar por trimestre. FORM. AGUSAC-POA-03.
b) Planificación de cursos archivísticos. FORM.-AGUSAC-CAP-11.
c) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
d) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
21
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Escuela de Capacitación.
Título del Procedimiento: Capacitación para personal responsable de archivos de la
Universidad.
Hoja No. 1 de 3
No. de Formas: 4
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Paso
No.
Elabora lista de cursos sobre temas
archivísticos con base en el plan operativo
anual y los objetivos de la dependencia.
Elabora planificación de cursos en la FORM.AGUSAC-POA-03, en donde redacta por
curso: objetivos, indicadores, estrategias,
tiempo de ejecución, logros que se pretende
alcanzar, designa al personal responsable de
las actividades y personas a quienes va
dirigida la capacitación.
Llena e imprime la Planificación de cursos
archivísticos (FORM.-AGUSAC-CAP-11), en
original y copia.
Original 1/2: autoridades de unidades de la
USAC
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Solicita a la Secretaria y Tesorera que
redacte oficio, en original y copia, para enviar
a las autoridades de unidades de la USAC la
FORM.-AGUSAC-CAP-11.
Redacta oficio, en original y copia, anota en
Registro de correspondencia enviada
(FORM.-AGUSAC-RC-10) lo imprime y
traslada al Jefe (a) para firma y sello.
Recibe, firma, sella y traslada el oficio a la
Secretaria y Tesorera junto con la FORM.AGUSAC-CAP-11, ambos en original y
copia, para su distribución.
Original 1/2: autoridades de unidades de la
USAC
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
1
2
Jefe (a)
3
AGUSAC
4
Secretaria y
Tesorera
5
Jefe (a)
6
Actividad
22
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Escuela de Capacitación.
Unidad
Puesto
Responsable
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
7
Unidades de la
USAC
Autoridades
8
Secretaria y
Tesorera
9
Personal
designado
10
Autoridades
11
AGUSAC
Unidades de la
USAC
Secretaria y
Tesorera
Jefe (a)
Paso
No.
Actividad
Recibe el oficio y la FORM.-AGUSAC-CAP11, ambos en original y copia. Además, los
entrega a las autoridades de unidades de la
USAC.
Reciben oficio, en original y copia, y el
original de la FORM.-AGUSAC-CAP-11.
Devuelven la copia del oficio, firmada y
sellada.
Recibe copia del oficio, firmada y sellada.
Asimismo, traslada al personal designado la
copia del oficio y de la FORM.-AGUSACCAP-11 para que conforme el expediente.
12
13
AGUSAC
14
Personal
designado
Hoja No. 2 de 3
15
16
23
Recibe copia del oficio y de la FORM.AGUSAC-CAP-11 y conforma el expediente.
Elabora y envía oficio, en original y copia, en
donde designa al personal que participará en
el curso.
Original 1/2: archivo del AGUSAC
Copia 2/2: archivo de unidades de la USAC.
Recibe el oficio, en original y copia, sella,
firma, anota hora de recepción, devuelve la
copia firmada y sellada, asimismo, lo registra
en la FORM.-AGUSAC-RC-09 y traslada el
original del oficio al Jefe (a).
Recibe y conoce el original del oficio que
contiene la lista del personal que participará
en el curso y lo entrega al personal
designado.
Recibe el original del oficio que incluye la
lista del personal que recibirá el curso y lo
incluye en el expediente.
Prepara el material didáctico para impartir el
curso y desarrolla el curso de capacitación.
Elabora constancias de participación,
obtiene firma y sello del Jefe (a) y las entrega
al personal de unidades de la USAC.
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Escuela de Capacitación.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Personal
designado
17
Jefe (a)
18
Secretaria y
Tesorera
19
AGUSAC
24
Hoja No. 3 de 3
Actividad
Elabora el informe de la capacitación.
Traslada al Jefe (a) el informe de la
capacitación y el expediente, conformado
por:
•
lista de cursos sobre temas
archivísticos,
•
la FORM.-AGUSAC-POA-03,
•
copia de FORM.-AGUSAC-CAP-11,
•
copia del oficio de envío de
programación anual de cursos,
•
oficio original en que las autoridades
designan al personal participante,
•
copia de material didáctico del curso,
•
modelo de la constancia de
participación,
•
evaluaciones del instructor,
•
listas de asistencia,
•
informe de capacitación que presenta
el personal designado.
Recibe informe, lo conoce lo agrega al
expediente de capacitación y traslada a la
Secretaria y Tesorera para su archivo.
Recibe expediente y lo archiva.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Escuela de Capacitación
Título del procedimiento: Capacitación para personal responsable de archivos de la Universidad.
Elaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Jefe (a)
del AGUSAC
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Autoridades
de unidades de la USAC
Página 1 de 2
Personal designado
del AGUSAC
Inicio
Elabora lista de
cursos sobre
temas
archivísticos
Elabora planificación
de cursos en
FORM.-AGUSACPOA-03
Redacta oficio, en
original y copia, anota
en FORM.-AGUSACRC-10, imprime y
traslada
Llena e imprime la
FORM.-AGUSACCAP-11, en
original y copia
Solicita redactar
oficio, en original y
copia, para envío de
FORM.-AGUSACCAP-11
Recibe, firma, sella
oficio, en original y copia
y traslada documentos
para su distribución
Recibe documentos
y los entrega a
autoridades de
unidades
1
Reciben documentos.
Devuelven copia del
oficio, firmada y sellada
Recibe copia del oficio,
traslada documentos al
personal designado para que
conforme expediente
Elabora y envía oficio en
que designa personal
participante al curso
1
Recibe y conoce el
original del oficio que
contiene lista del
personal participante y lo
entrega al personal
designado.
Recibe original del oficio,
sella, firma, anota hora de
recepción, devuelve copia del
oficio firmada y sellada.
Registra oficio en FORM.AGUSAC-RC-09 y traslada el
original del oficio a Jefe (a)
A
25
Recibe documentos
y conforma el
expediente
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Escuela de Capacitación
Título del procedimiento: Capacitación para personal responsable de archivos de la Universidad.
Elaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Personal designado
del AGUSAC
Página 2 de 2
Jefe (a)
del AGUSAC
Oficinista II
del AGUSAC
A
Recibe original del oficio
que incluye la lista del
personal que recibirá el
curso y lo incluye en el
expediente
Prepara material
didáctico para
impartir el curso y
desarrolla el curso
Elabora constancias de
participación y obtiene
firma y sello del Jefe (a)
y las entrega al personal
Elabora el informe
de capacitación
impartida y
traslada
Recibe informe, lo
conoce, lo agrega al
expediente y traslada
para archivo
Recibe y archiva
expediente
Final
26
Título
5. Planificación operativa anual.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Planificar todas aquellas actividades relacionadas con el quehacer archivístico para cumplir
con los objetivos y funciones de la dependencia.
Normas específicas
a) Todas las actividades a planificar deberán estar en concordancia con el Plan Estratégico 2022.
b) Se elaborarán planes operativos trimestrales y anuales.
c) El plan operativo debe presentarse con los formularios autorizados por la Coordinadora
General de Planificación.
Formularios del procedimiento
a) Formulario elaborado por la Coordinadora de Planificación de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
b) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
c) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
27
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- /Área Administrativa
Título del Procedimiento: Planificación operativa anual.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 3
de
la Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Inicia:
Coordinador
(a)
Coordinadora General de Planificación
Unidad
Coordinadora
General de
Planificación
Puesto
Responsable
Paso
No.
Solicita la elaboración del Plan Operativo
Anual -POA-, a través de oficio, en original y
copia, asimismo, adjunta el formulario en
medio electrónico para consignar la
información.
Traslada el oficio y el formulario en medio
electrónico.
Recibe oficio, sella, firma, anota hora de
recepción e inscribe en el Registro de
correspondencia recibida (FORM.-AGUSACRC-09). Devuelve copia del oficio firmada y
sellada.
Traslada al Jefe junto con
formulario en medio electrónico.
1
Coordinador (a)
2
Secretaria y
Tesorera
3
Recibe el oficio y el formulario en medio
electrónico y procede a elaborar la
programación anual de actividades, con base
en la evaluación del plan operativo del año
anterior.
Llena el formulario POA enviado por la
Coordinadora, redacta objetivos, indicadores,
estrategias, tiempo de ejecución, logros que
se pretende alcanzar, personal responsable
de la ejecución de actividades.
Solicita a la Secretaria y Tesorera redactar
oficio, en original y copia, para envío del plan
y le traslada el POA en el medio magnético.
Recibe el POA en medio magnético y
redacta oficio, en original y copia, para el
envío del plan y lo anota en el Registro de
correspondencia enviada (FORM.-AGUSACRC-10).
4
AGUSAC
Jefe (a)
5
6
Secretaria y
Tesorera
Actividad
7
28
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área Administrativa.
Unidad
Puesto
Responsable
Secretaria y
Tesorera
Paso
No.
8
Secretaria y
Tesorera
11
Traslada oficio y POA a la Secretaria y
Tesorera para la distribución de los
originales. Asimismo, le entrega la copia del
POA para la conformación del expediente.
Recibe documentos y los entrega a la
Coordinadora General de Planificación.
Recepcionista
12
Recibe oficio original y POA. Firma, sella y
devuelve copia del oficio.
Jefe (a)
10
Coordinadora
General de
Planificación
AGUSAC
Actividad
Imprime oficio de envío y POA de la
dependencia, ambos en original y copia y
traslada documentos.
Recibe oficio y POA, firma y sella el oficio, en
original y copia.
9
AGUSAC
Hoja No. 2 de 2
Secretaria y
Tesorera
13
29
Recibe copia del oficio, firmada y sellada.
Archiva el expediente, conformado por:
•
original del oficio enviado por el
Coordinador
General
de
Planificación,
donde
solicita
elaboración del POA,
•
copia del oficio de envío del POA,
•
copia del Plan Operativo Anual
-POA-.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administrativa
Título del procedimiento: Planificación operativa anual.
Elaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Coordinador General de
Planificación
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
Página 1 de 1
Recepcionista de la
Coordinadora General de
Planificación
Inicio
Solicita elaboración de
POA, a través de oficio, en
original y copia, y le
adjunta formulario en
medio electrónico
Traslada
Recibe oficio, sella, firma,
anota hora de recepción e
inscribe en FORM.AGUSAC-RC-09, devuelve
copia y traslada a jefe
Recibe oficio, en original y
copia, y formulario en
medio electrónico y
elabora programación de
actividades
Llena el
formulario POA
Recibe el POA en medio
magnético y redacta oficio,
en original y copia, y lo
anota en FORM.AGUSAC-RC-10
Solicita redactar oficio,
en original y copia,
para envío del POA y
le traslada el Plan en
medio magnético
Imprime oficio y
POA, en original
y copia y
traslada
Recibe oficio y
POA, firma y sella
el oficio, en original
y copia
Recibe documentos y los
entrega a la Coordinadora
General de Planificación
Traslada oficio y POA
para la distribución de los
originales. Asimismo,
entrega copia de POA para
conformación de
expediente
Recibe oficio, en original y
copia, y original del POA.
Firma, sella y devuelve
copia del oficio
Recibe copia del
oficio firmada y
sellada y archiva
expediente
Final
30
Título
6. Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos del AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Contar con un control estricto y efectivo del ingreso y egreso de la correspondencia y la
secuencia del trámite respectivo.
b) Entregar de forma rápida y segura la correspondencia emitida por el AGUSAC.
c) Llevar control del archivo de gestión de la dependencia.
Normas específicas
a) La correspondencia deberá clasificarse de acuerdo con el Cuadro de clasificación de
documentos de archivo de la USAC.
b) La Secretaria y Tesorera de la dependencia será la única responsable del control del ingreso y
egreso de documentos, así como, archivarlos y custodiarlos.
c) Para el control del archivo de gestión se
autorizados para el efecto.
debe utilizar los formularios e instrumentos
Formularios del procedimiento
a) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
b) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
c) Control de mensajería. FORM.-AGUSAC-RC-12. Formulario utilizado únicamente en la
distribución de un documento cuya información esté dirigida a la mayoría del personal de la
Universidad.
d) Control de fotocopias. FORM.-AGUSAC-R-20.
Instrumentos
a) Cuadro de clasificación de documentos de archivo de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
31
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área Administrativa
Título del Procedimiento: Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos del
AGUSAC.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 4
Inicia: Interesado de la entidad
interesada
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Entidad interesada
Interesado
1
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
2
Entidad interesada
Interesado
3
Recibe el documento.
4
Lee y analiza el documento recibido.
5.1 Si el documento tiene código en el
Cuadro de clasificación. Sigue paso 6.
5.2 Si el documento no tiene código en el
Cuadro de clasificación: remitirse al
procedimiento Creación de código en
cuadro de clasificación de documentos
de archivo de la USAC. Sigue paso 6.
Codifica el documento con base en el
Cuadro de clasificación de documentos de
archivo de la USAC.
Entrega documento, en original y/o copia, a
la Secretaria y Tesorera.
Recibe documento, sella, firma y anota la
hora de recepción. Devuelve copia del
documento al interesado.
5
Secretaria y
Tesorera
AGUSAC
6
Anota el documento en el Registro de
correspondencia recibida (FORM.-AGUSACRC-09) y traslada al Jefe (a).
7
AGUSAC
Jefe (a)
8
Secretaria y
Tesorera
9
Actividad
Recibe y margina el documento según el
caso. Devuelve el documento a la Secretaria
y Tesorera.
Recibe el documento y revisa las
instrucciones realizadas por el Jefe (a), de lo
que puede resultar:
9.1 Si requiere estudio técnico:
•
Traslada documento al personal
designado. Sigue paso 10.
9.2 Si no requiere estudio técnico, sigue
paso 14.
32
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área Administrativa
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
10
Personal
designado
Jefe (a)
11
12
13
Secretaria y
Tesorera
AGUSAC
Jefe (a)
14
15
16
Secretaria y
Tesorera
17
Departamento de
Servicios
Mensajero
18
Entidad interesada
Interesado
19
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
20
33
Hoja No. 2 de 2
Actividad
Recibe documento y resuelve conforme a lo
marginado.
Elabora informe de estudio realizado, en
original y copia. Traslada informe al Jefe (a).
Original 1/2: interesado
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Recibe y conoce informe del estudio y lo
traslada a la Secretaria y Tesorera.
Recibe el informe del estudio realizado.
Redacta, mecanografía e imprime oficio, en
original y copia, lo anota en Registro de
correspondencia enviada (FORM.-AGUSACRC-10). Traslada oficio de respuesta para
firma y sello del Jefe (a).
Recibe, firma y sella el oficio, en original y
copia. Traslada oficio para su distribución:
Original 1/2: interesado
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Recibe el oficio, firmado y sellado. Si es
necesario, reproduce documentos para
adjuntar al oficio y los anota en el Control de
fotocopias (FORM.-AGUSAC-R-20).
Revisa la documentación, de lo que puede
resultar:
16.1 Si es mensajería externa:
•
Solicita mensajero de Departamento
de Servicios. Sigue paso 17.
16.2 Si no es mensajería externa:
•
Entrega documentos. Sigue paso
19.
Entrega los documentos al mensajero y,
cuando corresponda, el Control de
mensajería (FORM.-AGUSAC-RC-12).
Recibe documentos y/o la FORM.-AGUSACRC-12 y entrega donde corresponde.
Recibe documentos, sella, firma y anota
hora de recepción en el oficio y/o en la
FORM.-AGUSAC-RC-12. Devuelve copia
del oficio y/o FORM.-AGUSAC-RC-12.
Recibe copia de oficio y FORM.-AGUSACRC-12 y archiva documentos.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administrativa
Título del procedimiento: Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos del AGUSAC.
Elaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Interesado
de la Entidad interesada
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Página 1 de 2
Jefe (a)
del AGUSAC
Personal designado
del AGUSAC
Inicio
Recibe documento,
sella, firma y anota
hora de recepción.
Devuelve copia del
documento
Entrega
documento,
original y/o copia
Lee y analiza
documento
recibido
Recibe el
documento
¿Tiene en el
Cuadro código el
documento?
No
Remitirse a
procedimiento Creación
de código en cuadro de
clasificación de
documentos de archivo
de la USAC
Si
Codifica documento con
base en Cuadro de
clasificación de
documentos de archivo
de USAC
Recibe y margina
documento, según
el caso. Devuelve
documento
Anota documento en
FORM.-AGUSACRC-09 y traslada
Recibe documento
y revisa
instrucciones
¿Requiere
estudio
técnico?
Si
Recibe documento
y resuelve
conforme a lo
marginado
No
Traslada documento
al personal designado
Redacta, mecanografía
e imprime oficio, en
original y copia, lo anota
en FORM.-AGUSACRC-10 y traslada
Recibe informe del
estudio
Recibe y conoce
informe y lo traslada
a la Secretaria y
Tesorera
Recibe, firma y sella
oficio, en original y
copia. Traslada oficio
para su distribución
A
34
Elabora informe de
estudio realizado, en
original y copia.
Traslada informe
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administrativa
Título del procedimiento: Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos del AGUSAC.
Elaborado por: Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista y Julia Giovanna González García, Archivista
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Mensajero
del Departamento de Servicios
Página 2 de 2
Interesado
de la Entidad interesada
A
Recibe el oficio, firmado y
sellado. Si es necesario,
reproduce documentos para
adjuntar al oficio y los anota
en FORM.-AGUSAC-R-20
¿Es
mensajería
externa?
No
Si
Entrega
documentos
Solicita mensajero
al Departamento
de Servicios
1
Entrega los documentos
al mensajero y cuando
corresponda la FORM.AGUSAC-RC-12
Recibe documentos
y/o FORM.AGUSAC-RC-12 y
entrega donde
corresponde
1
Recibe documentos,
sella, firma y anota hora
de recepción en oficio y/
o en FORM.-AGUSACRC-12. Devuelve
Recibe copia de
oficio y FORM.AGUSAC-RC-12 y
archiva documentos
Final
35
Título
7. Clasificación de fondos documentales del AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Organizar los fondos documentales del AGUSAC a través de su clasificación y ordenación.
Normas específicas
a) Se deberá realizar un estudio del contenido del fondo, previo a elaborar el cuadro de
clasificación de los fondos documentales del AGUSAC.
b) Todos los fondos documentales se clasificarán con base al cuadro de clasificación de archivo.
c) Se respetarán los principios de procedencia y orden original de los fondos documentales con
base en el Artículo 18 del Reglamento General del Archivo General de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
d) Para la clasificación de los fondos se debe utilizar el formulario e instrumento autorizado.
Formularios del procedimiento
a) Testigo FORM.-AGUSAC-AD-13.
36
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Administración de Documentos.
Título del Procedimiento: Clasificación de fondos documentales del AGUSAC.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 1
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Jefe (a)
Termina: Jefe (a) del AGUSAC
Paso
No.
Determina el fondo documental a clasificar y
designa, verbalmente, al personal que estará
a cargo de la clasificación del fondo
documental.
Realiza investigación teórica del fondo
documental, identifica: organismo productor,
el elemento funcional y el tipo documental,
para delimitar las series.
Llena Formulario AGUSAC-AD-13, en
original y copia.
Original 1/2: espacio que ocupa el legajo en
el depósito
Copia 2/2: Jefe (a) del AGUSAC
Extrae del depósito uno a uno los legajos
que conforman el fondo documental a
clasificar.
Coloca original del Formulario AGUSACAD-13 en el espacio que ocupa el legajo. Y
traslada copia.
1
2
Personal
designado
3
4
AGUSAC
5
Jefe (a)
6
Recibe copia de la FORM.-AGUSAC-AD-13.
7
Personal
designado
Actividad
8
9
10
37
Desinfecta los legajos del fondo documental
que extrae del depósito.
Analiza
los
legajos
que
contienen
expedientes
que
conforman
series
documentales, elabora el cuadro de
clasificación con base en los resultados del
estudio y los codifica.
Ordena los documentos dentro del
expediente y rotula las carpetas de acuerdo
al contenido de la documentación.
Folia y coloca los documentos en la carpeta
rotulada.
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Administración de Documentos.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
11
Personal
designado
AGUSAC
12
13
Hoja No. 2 de 2
Actividad
Prepara las cajas, elabora etiquetas de
identificación, las adhiere a los lomos e
introduce las carpetas.
Ordena las series documentales de acuerdo
a su jerarquía y ubica las cajas en el espacio
físico respectivo.
Retira y entrega original de FORM.AGUSAC-AD-13 del espacio que ocupa el
legajo en el depósito e informa al Jefe (a) de
la clasificación de documentos realizada.
14
Recibe original de FORM.-AGUSAC-AD-13 y
revisa el trabajo realizado.
15
Destruye original
AGUSAC-AD-13.
Jefe (a)
38
y
copia
de
FORM.-
39
Título
8. Creación de código en cuadro de clasificación de documentos de archivo de la USAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Proporcionar los pasos a seguir para crear código con su respectiva denominación, en los
diferentes niveles del Cuadro de clasificación de documentos de archivo de la USAC, cuando
se autorice a la unidad o dependencia una nueva asignación de función o actividad que no esté
contemplada en dicho instrumento.
Normas específicas
a) El personal del Archivo General es el único autorizado para crear códigos adicionales con su
respectiva denominación en el Cuadro de clasificación de documentos de archivo de la USAC.
b) El personal del AGUSAC, únicamente, creará código de clasificación de archivo cuando se
autorice a la unidad o dependencia una nueva función o actividad que no esté contemplada en
el instrumento.
Formularios del procedimiento
a) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
Instrumentos
a) Manual del sitio para administración de contenidos.
40
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área Administración de Documentos
Título del Procedimiento: Creación de código en cuadro de clasificación de documentos de
archivo de la USAC.
Hoja No. 1 de 1
No. de Formas: 1
Inicia: Interesado de Unidad
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad
interesada
Interesado
1
Solicita creación de código en Cuadro de
clasificación de documentos de archivo.
Personal técnico
Entrevista al interesado para conocer con
detalle la nueva función o actividad que se
debe incluir en el instrumento, le informa que
la creación del código se le notificará a través
de oficio. Traslada información para análisis.
Recibe y analiza con el personal técnico la
información proporcionada y crea código con
su respectiva denominación.
Entrega información a:
a. Personal técnico: publicar código con su
respectiva denominación en la Página
Web del AGUSAC (según Manual del sitio
para administración de contenidos).
b. Secretaria y Tesorera: notificar a la
dependencia interesada sobre la creación
del nuevo código. Sigue paso 5.
Recibe información y redacta, mecanografía e
imprime oficio, en original y copia, además, lo
anota en Registro de correspondencia
enviada (FORM.-AGUSAC-RC-10). Traslada
oficio para firma y sello del Jefe (a).
Recibe, firma y sella el oficio, en original y
copia. Traslada oficio para su distribución.
Original 1/2: unidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC.
Recibe oficio firmado y sellado, entrega oficio
a unidad interesada y archiva copia firmada
de recibido.
2
3
Jefe (a)
4
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
5
Jefe (a)
6
Secretaria y
Tesorera
7
41
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administración de Documentos
Título del procedimiento: Crear código en cuadro de clasificación de documentos de archivo de la USAC
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista
Interesado
Página 1 de 1
Personal técnico
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Inicio
Solicita creación de
código en Cuadro
clasificación de
documentos de archivo
Entrevista al interesado para
conocer nueva función o
actividad, le informa que la
creación del código se le
notificará a través de oficio.
Traslada información para
análisis
Recibe y analiza con el
personal técnico la
información y crea
código con su respectiva
denominación
Entrega información a
personal técnico: publicar
código con respectiva
denominación en Página Web
y a Secretaria y Tesorera:
notificar sobre creación del
nuevo código
Recibe información y
redacta, mecanografía e
imprime oficio, además, lo
anota en FORM.AGUSAC-RC-10. Traslada
oficio para firma y sello
Recibe, firma y sella
oficio. Traslada para
su distribución
Recibe oficio firmado y
sellado, entrega oficio a
unidad interesada y
archiva copia firmada de
recibido
Final
42
Título
9. Transferencia de documentos al AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Transferir al Archivo General de la Universidad de San Carlos, de manera definitiva, los
documentos que hayan cumplido con su ciclo vital en los archivos centrales.
b) Instalar los documentos transferidos en el depósito del AGUSAC y custodiarlos.
Normas específicas
a) Toda transferencia de documentos debe ser requerida por el Jefe (a) de la unidad productora
del archivo con visto bueno de autoridad nominadora de la dependencia, a través de oficio en
original y copia.
b) Deben transferirse los documentos que hayan permanecido en los archivos centrales durante
un período de 20 años y que posean valor histórico.
c) La documentación a transferir debe estar clasificada y ordenada en carpetas y sub carpetas.
d) Las carpetas deben ser transferidas en cajas de archivo y amarradas con cinta de castilla.
e) Los documentos a transferir deben estar exentos de: archivadores de cartón, bolsas plásticas,
papel manila o kraft, clips, grapas, ganchos, hules, lazo plástico, cáñamo y otros que deterioren
el documento.
f) Los documentos deben ser desinfectados en el archivo central previo a su transferencia al
AGUSAC.
g) Para la transferencia de los documentos se debe utilizar los formularios autorizados para el
efecto.
Norma transitoria
a)
El AGUSAC permitirá las transferencias de los documentos de los archivos de gestión al
Archivo General en tanto se crean y organicen los archivos centrales, sin embargo, no recibirá
documentos hasta que se le proporcione un espacio físico con las condiciones que le permitan
una buena conservación de los mismos.
Formularios del procedimiento
a) Formulario de transferencia de documentos al Archivo General. FORM.-AGUSAC-T-14.
b) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
c) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
43
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Administración de Documentos.
Título del Procedimiento: Transferencia de documentos al AGUSAC.
Hoja No. 1 de 4
No. de Formas: 3
Inicia: Jefe (a) de la unidad interesada
Unidad
Unidad interesada
Puesto
Responsable
Jefe (a)
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Paso
No.
Solicita al AGUSAC transferencia de
documentos por medio de oficio en original y
copia con visto bueno de la autoridad
nominadora.
Recibe oficio en original y copia, sella, firma,
anota la hora de recepción y devuelve copia
a interesado.
Lee y codifica el original del oficio con base
en el cuadro de clasificación de la USAC,
anota en el Registro de correspondencia
recibida
(FORM.-AGUSAC-RC-09)
y
traslada.
Recibe original del oficio, designa al personal
quien será el encargado de la transferencia y
de revisar los documentos, previo a ser
transferidos.
Solicita a la Secretaria y Tesorera redactar
oficio en original y copia.
Redacta e imprime oficio en original y copia,
donde informa que el personal designado del
AGUSAC -identificado con nombre y
apellido- revisará los documentos para
determinar si tienen valor histórico, previo a
realizar la transferencia. Obtiene firma y
sello del Jefe(a).
Anota oficio en Registro de correspondencia
enviada (FORM.-AGUSAC-RC-10), entrega
oficio a la unidad interesada y copia al
personal designado para que conforme
expediente.
Recibe oficio en original y copia, sella, firma
y devuelve copia.
1
2
Secretaria y
Tesorera
3
4
Jefe (a)
AGUSAC
5
6
Secretaria y
Tesorera
7
Unidad Interesada
Jefe (a)
Actividad
8
44
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Administración de Documentos.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
9
Personal
designado
10
AGUSAC
Jefe (a)
Unidad Interesada
11
Secretaria y
Tesorera
12
Jefe (a)
13
45
Hoja No. 2 de 4
Actividad
Recibe copia del oficio para conformar el
expediente,
se presenta a la Unidad
interesada y procede a revisar los
documentos que solicita transferir al Archivo
General.
Realiza el informe en original y copia, donde
indica si los documentos que la Unidad
interesada solicita transferir al Archivo
General tienen valor histórico. Entrega al Jefe
(a) el original del informe y copia del mismo
la adjunta al expediente.
Decide si es factible realizar la transferencia
de documentos al AGUSAC:
11.1 Si procede la transferencia de
documentos:
•
Solicita a la Secretaria y Tesorera
redactar oficio, en original y copia,
indicando que se procederá a realizar
la transferencia y le adjunte
procedimiento de transferencia, el
informe realizado por el personal
designado, la FORM.-AGUSAC-T-14
e instructivo. Sigue paso 12
11.2 Si no procede la transferencia de
documentos:
•
Solicita a la Secretaria y Tesorera
redactar oficio, en original y copia,
indicando que no es factible transferir
los documentos y le adjunte el
informe realizado por el personal
designado. Sigue paso 12.
Redacta el oficio respectivo, en original y
copia. Anota el oficio en la FORM.-AGUSACRC-10,
le
adjunta
los
documentos
correspondientes y traslada a la unidad
interesada.
Recibe oficio junto con los documentos
correspondientes.
Identifica
la
documentación organizada que va a
transferir.
Desinfecta
documentos
en
carpetas o tomos e introduce en cajas para
archivo. Continúa Procedimiento para la
desinfección y organización de documentos
de archivo.
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Administración de Documentos.
Unidad
Unidad Interesada
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
14
Numera cajas correlativamente e informa el
dato, vía telefónica, al personal designado
del AGUSAC. Llena FORM.-AGUSAC-T-14,
en dos documentos originales.
Original 1/2: archivo del AGUSAC
Original 2/2: Jefe (a) de la unidad interesada
15
Envía un original de la FORM.-AGUSAC-T14, adjunta medio magnético (disquete, disco
compacto, usb u otro) con la misma
información y las cajas con los documentos
o tomos. Conserva un original del formulario.
Jefe (a)
16
Personal
designado
AGUSAC
17
18
Jefe (a)
19
20
Secretaria y
Tesorera
Hoja No. 3 de 4
21
46
Recibe un original de la FORM.-AGUSAC-T14, medio magnético y las cajas con los
documentos o tomos. Comprueba la
correlación entre la FORM.-AGUSAC-T-14 y
los documentos o tomos que están en las
cajas.
Completa la FORM.-AGUSAC-T-14 en medio
magnético, de lo que puede resultar:
17.1 Si falta información en la FORM.AGUSAC-T-14:
•
Corrige e imprime dos originales de la
FORM.-AGUSAC-T-14, sigue paso 18.
17.2 Si la información está completa en la
FORM.-AGUSAC-T-14, sigue paso 25.
Elabora informe con sugerencias en original y
copia, cuando falte información en la
FORM.-AGUSAC-T-14. Entrega al Jefe (a)
original con sugerencias y la copia la integra
al expediente.
Recibe el original del informe con
sugerencias del personal designado y solicita
a la Secretaria y Tesorera que redacte oficio
en original y copia, para el envío del informe.
Recibe el original del informe con
sugerencias para adjuntarlo al oficio.
Redacta, imprime oficio y obtiene firma y
sello del Jefe (a). Anota oficio en la FORM.AGUSAC-RC-10.
Entrega oficio en original y copia, y el informe
con sugerencias a unidad interesada:
Original 1/2: unidad interesada
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Administración de Documentos.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Unidad interesada
Jefe (a)
22
Secretaria y
Tesorera
23
24
Personal
designado
25
26
Jefe (a)
27
Secretaria y
Tesorera
28
AGUSAC
47
Hoja No. 4 de 4
Actividad
Recibe oficio en original y copia e informe
con sugerencias. Sella y firma oficio y
devuelve la copia, firmada y sellada.
Recibe copia del oficio firmada y sellada, y
traslada al personal designado para integrar
al expediente.
Recibe copia del oficio firmada y sellada, y la
integra al expediente.
Imprime dos originales de la FORM.AGUSAC-T-14 con la información de la
transferencia,
obtiene firmas, agrega al
expediente un original y el otro lo entrega a
la unidad interesada.
Entrega el expediente al Jefe (a) del
AGUSAC para conocimiento e instala cajas
en el depósito.
Recibe, conoce el expediente y lo traslada
para archivo.
Recibe y archiva el expediente, conformado
por:
•
original del oficio de solicitud de
transferencia,
•
copia del oficio en donde informa a
Unidad interesada que personal del
AGUSAC
revisará
documentos,
previo a ser transferidos al Archivo,
•
copia del informe donde el personal
designado indica si los documentos
que la Unidad interesada solicita
transferir al Archivo General tienen
valor histórico,
•
copia del oficio para el envío de los
documentos correspondientes a la
Unidad interesada,
•
copia del informe con sugerencias,
•
copia del oficio para enviar el original
del informe con sugerencias,
•
original de la FORM.-AGUSAC-T-14.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administración de Documentos
Título del procedimiento: Transferencia de documentos al AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Jefe (a)
de la unidad interesada
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
Página 1 de 3
Personal designado
del AGUSAC
Inicio
Solicita transferencia
de documentos, por
medio de oficio, en
original y copia
Recibe oficio en
original y copia,
sella, firma, anota
hora de recepción y
devuelve copia
Lee y codifica el
oficio, lo anota en
FORM.-AGUSACRC-09 y traslada
Recibe el original del oficio y
designa al personal quien
será el encargado de la
transferencia y de revisar los
documentos, previo a ser
transferidos
Redacta e imprime oficio
en original y copia.
Obtiene firma y sello de
Jefe (a)
Solicita a la Secretaria y
Tesorera redactar oficio
en original y copia
Recibe copia del oficio
para conformar
expediente. Se presenta
a unidad interesada y
procede a revisar
documentos
Anota oficio en FORM.AGUSAC-RC-10
Entrega a quien
corresponda
Recibe oficio en original
y copia. Sella y firma
oficio y le devuelve copia
a la Secretaria y
Tesorera
Realiza informe original
y copia, donde indica si
los documentos tienen
valor histórico
Entrega al Jefe (a) el
original del informe y
la copia la adjunta al
expediente
A
48
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administración de Documentos
Título del procedimiento: Transferencia de documentos al AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Jefe (a)
del AGUSAC
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Página 2 de 3
Jefe (a)
de la unidad interesada
A
No
Solicita a la Secretaria redactar
oficio en original y copia,
indicando que no es factible
transferir los documentos y le
adjunte el informe realizado
por personal designado de
AGUSAC. Traslada
¿Procede la
transferencia de
documentos?
Si
Solicita a la Secretaria redactar
oficio en original y copia,
indicando que se procederá a
realizar la transferencia y le
adjunte procedimiento de
transferencia, informe realizado
por personal designado del
AGUSAC, la FORM.-AGUSAC-T-14
e instructivo. Traslada
Redacta el oficio
respectivo en original y
copia. Anota oficio en
FORM.-AGUSAC-RC10, adjunta documentos
y traslada
Recibe documentos,
identifica la
documentación a
transferir. Desinfecta
e introduce en cajas
Numera cajas
correlativamente e
informa el dato, vía
telefónica. Llena FORM.AGUSAC-T-14, en 2
originales
Envía 1 original de la
FORM.-AGUSAC-T-14,
adjunta medio
magnético y cajas con
documentos o tomos.
Conserva 1 original.
B
49
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área Administración de Documentos
Título del procedimiento: Transferencia de documentos al AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Personal designado
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
Página 3 de 3
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Jefe (a)
de la unidad interesada
B
Recibe 1 original de FORM.AGUSAC-T-14, con
documentos adjuntos.
Comprueba la correlación
entre FORM.-AGUSAC-T-14
y cajas
Completa la FORM.AGUSAC-T-14 en
medio magnético
¿Falta
información?
Si
Corrige e imprime
dos originales de la
FORM.-AGUSAC-T14
Elabora informe con
sugerencias, en original
y copia, entrega al Jefe
(a) y la copia la integra
al expediente
Recibe original del
informe con sugerencias
para adjuntarlo al oficio.
Recibe el original del
informe con
sugerencias. Solicita
redactar oficio para
su distribución
Redacta oficio en original y
copia, lo imprime y obtiene
firma y sello del Jefe (a).
Anota oficio en FORM.AGUSAC-RC-10 y entrega
No
Recibe copia del oficio
firmada y sellada, y la
entrega al personal
designado para que la
integre al expediente
Recibe copia del
oficio firmada y
sellada, y la integra
al expediente
Imprime 2 originales de
la FORM.-AGUSAC-T14 y obtiene firmas.
Agrega a expediente y
otro entrega a unidad
interesada
Entrega un original de la
FORM.-AGUSAC-T-14
al Jefe (a) del AGUSAC
para conocimiento e
instala cajas en depósito
Recibe y conoce
expediente y traslada
para archivo
Recibe y archiva
expediente
Final
50
Recibe oficio en original
y copia, y el original del
informe con
sugerencias. Sella y
firma oficio y devuelve la
copia, firmada y sellada
Título
10. Rescate del patrimonio documental histórico de las diferentes unidades académicas y
administrativas de la Universidad.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Investigar e identificar los documentos que constituyen el patrimonio documental histórico de la
Universidad en las diferentes unidades académicas y administrativas de la USAC.
b) Gestionar la transferencia de documentos para el resguardo y conservación de la misma.
Normas específicas
a) El personal que realizará la investigación e identificación de documentos deberá poseer
conocimientos amplios de la historia de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) El personal deberá tener conocimiento de conservación y preservación de documentación
antigua.
c) Para realizar el Rescate del patrimonio documental histórico de las diferentes unidades
académicas y administrativas de la Universidad se debe utilizar los formularios e instrumentos
autorizados para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Formulario de transferencia de documentos al Archivo General. FORM.-AGUSAC-T-14.
b) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
c) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
Instrumentos:
a) Instructivo para elaborar Diagnóstico Archivístico. AGUSAC-AC-07.
b) Instructivo para elaborar Informe del Diagnóstico Archivístico. AGUSAC-AC-08.
51
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Archivo Histórico.
Título del Procedimiento: Rescate del patrimonio documental histórico de las diferentes
unidades académicas y administrativas de la Universidad.
Hoja No. 1 de 3
No. de Formas: 3
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Paso
No.
1
Jefe (a)
2
3
Personal
designado
4
AGUSAC
5
6
Jefe (a)
7
Secretaria y
Tesorera
8
52
Actividad
Recibe información de la existencia de
documentos de archivo abandonados en
espacios inadecuados con peligro de ser
destruidos.
Designa, en forma verbal, al personal que
verificará la información recibida.
Verifica la información en el lugar respectivo.
Realiza el diagnóstico y en original y copia
utiliza
el
Instructivo
para
elaborar
Diagnóstico Archivístico (AGUSAC-AC-07) e
Informe
del
Diagnóstico
Archivístico
(AGUSAC-AC-08).
Original 1/2: autoridad nominadora
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Traslada original de diagnóstico e informe al
Jefe (a) para conocimiento. Conserva copia
de los mismos para conformar expediente.
Recibe y conoce diagnóstico e informe.
Da instrucciones para que elabore oficio en
original y copia, para el envío de diagnóstico
e informe al interesado.
Recibe instrucciones, elabora el oficio en
original y copia, lo imprime y anota en
Registro de correspondencia enviada
(FORM.-AGUSAC-RC-10). Traslada oficio
en original y copia, al Jefe (a) para firma y
sello.
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Archivo Histórico.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
9
Recibe oficio en original y copia, firma y sella.
Jefe (a)
10
AGUSAC
Secretaria y
Tesorera
11
12
Unidad productora
Autoridad
nominadora
13
Secretaria y
Tesorera
14
Jefe (a)
15
AGUSAC
Hoja No. 2 de 3
16
Personal
designado
17
53
Entrega oficio en original y copia, traslada el
diagnóstico y el informe a la Secretaria y
Tesorera para que envíe sólo los
documentos originales a la autoridad
nominadora y entrega la copia al personal
designado para la conformación del
expediente.
Recibe y distribuye el oficio en original y
copia, adjunto con los originales del
diagnóstico y del informe.
Original 1/2: autoridad nominadora
Copia 2/2: archivo del AGUSAC
Recibe oficio en original y copia, originales
del diagnóstico y del informe.
Elabora oficio en original y copia, informando
que está de acuerdo en transferir la
documentación consignada en el informe y
traslada.
Original 1/2: archivo del AGUSAC
Copia 2/2: autoridad nominadora
Recibe oficio en original y copia, sella, firma,
coloca hora de recepción, anota en el
Registro
de
correspondencia
recibida
(FORM.-AGUSAC-RC-09), devuelve copia
del oficio al interesado y entrega oficio en
original al Jefe (a).
Recibe oficio para su conocimiento y lo
traslada al personal designado.
Recibe oficio y procede a desinfectar los
documentos que serán transferidos, de
acuerdo al procedimiento Desinfección y
ordenación de documentos de archivo.
Llena el Formulario de transferencia de
documentos al Archivo General (FORM.AGUSAC-T-14) en dos originales, obtiene
firmas, agrega uno en expediente y lo
entrega al jefe (a), el otro original lo entrega
a la unidad interesada.
Original 1/2: autoridad nominadora
Original 2/2: archivo del AGUSAC
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Archivo Histórico.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Jefe (a)
18
Secretaria y
Tesorera
19
AGUSAC
54
Hoja No. 3 de 3
Actividad
Recibe y conoce FORM.-AGUSAC-T-14.
Traslada el expediente a la Secretaria y
Tesorera para archivo.
Recibe y archiva expediente, integrado por:
•
copia del Diagnóstico archivístico,
•
copia del Informe,
•
copia del oficio para envío de
documentos,
•
original del oficio en donde autoridad
nominadora informa estar de acuerdo
en transferir documentación,
•
original de la FORM.-AGUSAC-T-14.
55
56
Título
11. Descripción archivística de fondos documentales del AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Detallar el contenido de los fondos documentales con el fin de hacer accesible la información
de los mismos.
Normas específicas
a) El Jefe (a) supervisará la descripción que realice el personal del Archivo General.
b) El personal encargado de la descripción deberá tener conocimientos archivísticos.
c) El personal deberá utilizar el instructivo respectivo para el ingreso de información, producto de
la descripción archivística, en forma digital.
d) Para realizar la descripción archivística de fondos documentales del AGUSAC se debe utilizar
los formularios e instrumentos autorizados para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Testigo. FORM.-AGUSAC-AD-13.
Instrumentos
a) Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G.
b) Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades,
Personas y Familias ISAAR (CPF).
c) Instructivo de base de datos del AGUSAC.
57
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Archivo Histórico.
Título del Procedimiento: Descripción archivística de fondos documentales del AGUSAC.
Hoja No. 1 de 1
No. de Formas: 1
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Jefe (a)
Termina: Jefe (a) del AGUSAC
Paso
No.
1
Selecciona el fondo documental a describir.
2
Determina el tipo de descripción que se
realizará en cada fondo documental.
Designa, en forma verbal, al personal que
estará a cargo de la descripción del fondo.
Llena el formulario AGUSAC-AD-13, en
original y copia.
Original 1/2: espacio que ocupa el
documento en el depósito
Copia 2/2: Jefe (a) del AGUSAC
Traslada al Jefe (a) copia del formulario.
Recibe copia del formulario AGUSAC-AD13. Conserva temporalmente.
Coloca el original del formulario AGUSACAD-13 en el espacio físico que ocupa el
documento en el depósito.
Describe los documentos del fondo según
instrucciones del Jefe (a).
3
Personal
designado
4
Jefe (a)
5
AGUSAC
6
Personal
designado
7
8
9
10
Jefe (a)
Actividad
11
12
58
Devuelve los documentos al depósito y retira
original del formulario AGUSAC-AD-13.
Entrega original del formulario AGUSACAD-13 e informa al Jefe (a) sobre trabajo
realizado.
Recibe el original del formulario AGUSACAD-13.
Verifica, con el original del formulario
AGUSAC-AD-13, que el documento esté
colocado en el depósito.
Destruye original y copia del formulario
AGUSAC-AD-13.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Archivo Histórico
Título del procedimiento: Descripción archivística de fondos documentales del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Jefe (a)
del AGUSAC
Página 1 de 1
Personal designado
del AGUSAC
Inicio
Selecciona fondo
documental a
describir
Determina tipo de
descripción para
cada fondo
Designa, en forma
verbal, al personal
que realizará
descripción
Llena FORM.AGUSAC-AD-13,
original y copia y
traslada
Recibe copia de la
FORM.-AGUSACAD-13 y la conserva
termporalmente
Coloca original
FORM.-AGUSACAD-13 en el
depósito
Recibe original de
FORM.-AGUSACAD-13
Describe los
documentos del
fondo
Verifica, con
la FORM.AGUSAC-AD13, doc. en el
depósito
Devuelve los
documentos al
depósito y retira
original de FORM.AGUSAC-AD-13
Entrega original de
FORM.-AGUSACAD-13 e informa al
Jefe (a) sobre trabajo
realizado
Destruye original y
copia de FORM.AGUSAC-AD-13
Final
59
Título
12. Elaboración del boletín K’oleta’mab’al del AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Contar con un elemento de difusión anual que permita dar a conocer la existencia del Archivo
General, en el ámbito universitario y extra universitario.
b) Dar a conocer las actividades desarrolladas por el Archivo General y conocimientos respecto a
la temática archivística.
Normas específicas
a) Todos los contenidos o temas que se incluyen en el boletín deben estar autorizados, por el
Jefe (a) del AGUSAC.
b) La cantidad y tipo de secciones que se publiquen en el boletín serán decisión del Jefe (a) del
AGUSAC.
c) Para elaborar el boletín K’oleta’mab’al del AGUSAC se debe utilizar los formularios
autorizados para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
b) Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
60
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios.
Título del Procedimiento: Elaboración del boletín K’oleta’mab’al del AGUSAC.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 2
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Paso
No.
Actividad
1
Determina los temas que se incluirán en el
boletín.
Jefe (a)
6
Designa, verbalmente, al personal que
redactará y diagramará el contenido de las
secciones del boletín.
Redacta las secciones del boletín y elige las
fotografías o dibujos acordes al tema.
Traslada al Jefe (a) el contenido de las
secciones del boletín.
Recibe y revisa el contenido del boletín.
Traslada el contenido de las secciones para
la diagramación del boletín, al personal
designado.
Diagrama el boletín en programa especial
(Power Maker, Corel Draw, Freehand,
Fotoshop), elige el estilo y tamaño de la
fuente, el color de las franjas que identifica el
boletín, los dibujos o fotografías. Asimismo,
la distribución de texto y gráficos.
Imprime y traslada domi (guía del trabajo final
para impresión del boletín).
7
Recibe y revisa domi del boletín.
2
Personal
designado
3
Jefe (a)
4
AGUSAC
Personal
designado
5
Solicita a la Secretaria y Tesorera que
redacte oficio en original y copia, para la
impresión del boletín en los Talleres de la
Editorial Universitaria.
Elabora oficio en original y copia, obtiene
firma del Jefe (a), lo anota en Registro de
correspondencia enviada (FORM.-AGUSACRC-10). Asimismo, envía las especificaciones
respectivas, adjunta domi de boletín y
resmas de papel bond. Traslada.
Jefe (a)
8
Secretaria y
Tesorera
9
61
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios.
Unidad
Talleres de la
Editorial
Universitaria
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Recepcionista
10
Recibe, firma y sella oficio. Devuelve copia
del oficio.
Guardalmacén
11
12
13
AGUSAC
Hoja No. 2 de 2
Secretaria y
Tesorera
14
15
62
Recibe domi y resmas de papel bond.
Entrega original de la Nota de recepción de
las resmas de papel bond e informa la fecha
de entrega del boletín. Entrega boletines con
copia de Nota de envío de trabajos, que hace
constar la recepción de los mismos.
Recibe copia de Nota de envío de trabajos y
boletines. Anota en FORM.-AGUSAC-RC-09.
Organiza boletines en grupos, introduce en
bolsas y coloca en la parte de enfrente
etiqueta con el nombre de la dependencia.
Distribuye boletines a unidades académicas y
administrativas en Ciudad Universitaria.
Traslada boletines a mensajero para que
distribuya fuera del campus central.
Archiva documentos:
•
copia del oficio de solicitud para
impresión de boletín,
•
original de Nota de recepción,
•
copia de Nota de envío de trabajos,
•
un boletín (en lugar específico para
formar colección de boletines del
AGUSAC).
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Elaboración del boletín K’oleta’mab’al del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Jefe (a)
del AGUSAC
Personal designado
del AGUSAC
Página 1 de 1
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Recepcionista de los
Talleres de la Editorial
Universitaria
Elabora oficio en original y
copia, obtiene la firma del
Jefe (a), lo anota en FORM.AGUSAC-RC-10, adjunta
resmas de papel y domi y
traslada
Recibe oficio,
firma y sella y
devuelve copia del
oficio
Guardalmacén de los
Talleres de la Editorial
Universitaria
Inicio
Determina temas
que se incluirán
en boletín
Designa, verbalmente,
al personal que
redactará y diagramará
secciones de boletín
Redacta
secciones, elige
fotografías o
dibujos. Traslada
Recibe, revisa
contenido de
boletín y traslada
Diagrama boletín
Imprime y traslada
domi (guía del
trabajo final para
impresión del
boletín)
Recibe domi y
resmas de papel
bond. Entrega
boletines
Recibe y revisa domi
del boletín
Solicita oficio, en
original y copia, para
impresión de boletín,
adjunta domi y
resmas papel bond
Recibe copia de Nota
de envío de trabajos y
boletines. Anota copia
de nota en FORM.AGUSAC-RC-09
Organiza boletines
en grupos, introduce
en bolsas y coloca
etiquetas
Distribuye boletines a
unidades académicas y
administrativas en
Ciudad Universitaria.
Traslada a mensajero
Archiva
documentos
Final
63
Título
13. Difusión de los fondos documentales y actividades del AGUSAC a través de página Web.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Difundir en Internet el contenido de fondos documentales que custodia el AGUSAC.
b) Divulgar a través de página Web las actividades que realiza el Archivo General.
Normas específicas
a) El Jefe (a) deberá autorizar la información a publicar en Internet.
b) Para la difusión de los fondos y actividades del Archivo General a través de página Web el
personal debe consultar el formulario e instrumentos autorizados para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Registro de información a incluir en página Web. FORM.-AGUSAC-D-15.
Instrumentos
a)
Manual del sitio para administración de contenidos.
b)
Manual del sitio de fondos documentales.
c)
Manual del sitio de información histórica.
64
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del Procedimiento: Difusión de los fondos y actividades del AGUSAC a través de página
Web.
Hoja No. 1 de 1
No. de Formas: 1
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Puesto
Responsable
Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC
Paso
No.
Actividad
1
Planifica la recopilación de información que
se publicará en Internet.
Jefe (a)
Designa, verbalmente, al personal que se
encargará de recopilar la información.
Analiza la información contenida en
instrumentos descriptivos: inventarios y
bases de datos del AGUSAC.
Identifica información relevante de la USAC
en los fondos documentales y llena un
original del Registro de información a incluir
en página Web (FORM.-AGUSAC-D-15).
Traslada al Jefe (a).
Recibe original de la FORM.-AGUSAC-D-15,
coordina reuniones de trabajo para darle
seguimiento al avance de la actividad y
determina información a publicar en Internet.
Designa, verbalmente, al personal técnico
para que ingrese información a publicar en
Internet. Traslada original de la FORM.AGUSAC-D-15 al personal designado.
Recibe original de FORM.-AGUSAC-D-15 e
ingresa la información relevante de la
Universidad en red y programa específico de
la página Web:
http://www.usac.edu.gt/agusac/administrator,
según los manuales: para administración de
contenidos, de fondos documentales y de
información histórica.
Informa al Jefe (a) sobre el trabajo realizado
y traslada original de la FORM.-AGUSAC-D15 a la Secretaria y Tesorera.
Recibe y archiva documento: original de la
FORM.-AGUSAC-D-15.
2
3
Personal
designado
4
5
AGUSAC
Jefe (a)
6
7
Personal
designado
8
Secretaria y
Tesorera
9
65
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Difusión de los fondos y actividades del AGUSAC a través de página Web.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Jefe (a)
del AGUSAC
Personal designado
del AGUSAC
Página 1 de 1
Secretaria y Tesorera
del AGUSAC
Inicio
Planifica recopilación
de información a
publicar en Internet
Designa,
verbalmente, al
personal que
recopilará
información
Analiza información
contenida en
instrumentos
descriptivos: inventarios
y bases de datos
Recibe original de
FORM.-AGUSAC-D-15,
coordina reuniones de
trabajo y determina
información a publicar
en Internet
Identifica información
relevante y llena un
original de la FORM.AGUSAC-D-15.
Traslada
Designa, verbalmente,
al personal técnico para
que ingrese información
a publicar en Internet.
Traslada
Recibe original de
FORM.-AGUSAC-AD-15
e ingresa información en
red y programa
específico de página
Web, según manuales
Informa al Jefe (a)
sobre trabajo
realizado y traslada
original de FORM.AGUSAC-AD-15
Recibe y archiva
original de la FORM.AGUSAC-D-15
Final
66
Título
14. Acceso a la información para préstamo interno de fondos documentales y colecciones del
AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Proporcionar a usuarios información contenida en los fondos documentales y colecciones que
resguarda el Archivo General.
Normas generales
a)
Los usuarios tendrán acceso a la documentación siempre y cuando no se haya declarado de
consulta restringida o su conservación no lo permita, en este caso se extenderá certificación
del contenido del documento, si este es legible, o bien certificación del estado de deterioro en
el cual se encuentra el documento.
b)
El personal del Archivo General está obligado a guardar la debida discreción y
confidencialidad de la información con restricción de acceso.
c)
El acceso directo a los depósitos está reservado únicamente al personal autorizado del
Archivo General.
d)
Solamente el personal autorizado del Archivo General debe trasladar los documentos del
depósito a la sala de consulta y al área de reprografía.
e)
El usuario investigador llenará, una vez al año, la Ficha de usuario FORM.-AGUSAC-U-16.
f)
El AGUSAC debe proporcionar, anualmente, una Credencial de investigador FORM.AGUSAC-C-17 cuando su investigación sea de cinco días, en documentos de archivo
histórico.
g)
La Credencial de investigador será extendida por el Archivo General y también será de uso
válido para consultar los fondos documentales del Archivo Central y Sectorial.
h)
Los usuarios estarán obligados a proporcionar sus datos personales y sobre el tema de interés
o la investigación en curso.
i)
El Jefe (a) entrevistará al usuario investigador para conocer el objetivo de la visita al Archivo
General.
j)
El usuario de la comunidad universitaria debe presentar el carné de identificación vigente,
extendido por la Universidad, el de instituciones públicas, privadas y personas particulares se
identificará con Documento Personal de Identificación -DPI-, pasaporte o cédula de vecindad
(se utilizará mientras permanece vigente, de acuerdo a lo que establece la ley).
k)
Los usuarios menores de edad deben presentar carné estudiantil y en el caso que no lo
posean deberán ser acompañados de una persona mayor de edad, a quien se le solicitará
Documento Personal de Identificación -DPI-, pasaporte o cédula de vecindad (se utilizará
mientras permanece vigente, de acuerdo a lo que establece la ley).
67
l)
Se debe elaborar una estadística anual de usuarios con base en la Solicitud para préstamo de
documentos FORM.-AGUSAC-U-18.
m) El Jefe (a) del AGUSAC se reserva el derecho de admisión de usuarios denominados no
gratos por otros centros de información.
n)
El Archivo General utilizará la información sobre usuarios en caso que se vea afectada la
integridad y seguridad de los fondos documentales y/o colecciones.
o)
La persona que sea sorprendida depredando los documentos del Archivo General, se le
retirará el derecho de consulta en el AGUSAC y se notificará el hecho al Sistema de Archivos
Universitarios, a la comunidad nacional e internacional.
p)
Los usuarios no podrán fumar, beber o comer en el área de consulta; rayar, calcar, cortar,
doblar, arrugar, perforar o escribir sobre los documentos; humedecer los dedos con saliva o
utilizar cualquier material que sirva para pasar las hojas; recostarse sobre los documentos e
ingresar mochilas o carteras al área de consulta, únicamente lápiz y hojas bond sueltas.
q)
Todos los usuarios del acervo documental de la Universidad estarán obligados a acatar las
siguientes normas archivísticas: cuidar los documentos como patrimonio documental, respetar
el valor científico y cultural de los documentos y usar adecuadamente la información.
r)
Toda disposición que no ha sido contemplada en estas normas, queda a criterio del Jefe(a) del
Archivo General.
s)
Para el acceso a la información para préstamo interno de fondos documentales del AGUSAC
se debe utilizar los formularios autorizados para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Testigo. FORM.-AGUSAC-AD-13.
b) Ficha de usuario. FORM.-AGUSAC-C-16.
c) Credencial de investigador. FORM.-AGUSAC-C-17.
d) Solicitud para consultar documentos. FORM.-AGUSAC-C-18.
e) Registro de reprografía de documentos. FORM.-AGUSAC-R-19.
f)
Control de fotocopias. FORM.-AGUSAC-R-20.
68
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del Procedimiento: Acceso a la información para préstamo interno de fondos
documentales y colecciones del AGUSAC.
Hoja No. 1 de 3
No. de Formas: 6
Inicia: Usuario de la USAC o Ente
Termina: Personal técnico del AGUSAC
interesado
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
USAC
Ente interesado
Usuario
1
Solicita acceso a la información de fondos
documentales y colecciones del AGUSAC.
Entrevista al usuario para conocer el tipo de
documento que requiere:
3.1 Si es documento de archivo histórico:
•
Toma fotografía al usuario. Sigue
paso 4.
2
AGUSAC
Personal técnico
3
3.2 Si no es documento de archivo histórico:
•
Comunica al usuario que busque
información en computadora. Sigue
paso 11.
Entrega Ficha de usuario (FORM.-AGUSACC-16), la cual contiene información general
del usuario.
Recibe, llena y devuelve al personal técnico
FORM.-AGUSAC-C-16.
4
USAC
Ente interesado
Usuario
5
Jefe (a)
8
Personal técnico
9
Recibe e ingresa la información que contiene
la FORM.-AGUSAC-C-16 en la base de
datos diseñada para los usuarios. Traslada la
fotografía a la computadora.
Llena la Credencial de investigador (FORM.AGUSAC-C-17) y traslada para firma y sello
de Jefe (a).
Recibe, firma y sella la FORM.-AGUSAC-C17. Devuelve formulario firmado y sellado.
Recibe y entrega FORM.-AGUSAC-C-17 al
usuario.
10
Recibe FORM.-AGUSAC-C-17.
11
Busca información en computadora, llena la
Solicitud
para
consultar
documentos
(FORM.-AGUSAC-C-18), la cual estará
ubicada a un lado de la computadora, y la
entrega junto con el documento de
identificación personal.
6
Personal técnico
7
AGUSAC
USAC
Ente interesado
Usuario
69
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
12
13
AGUSAC
Personal técnico
14
USAC
Ente interesado
15
Usuario
16
Hoja No. 2 de 3
Actividad
Recibe
FORM.-AGUSAC-C-18
con
documento de identificación personal del
usuario.
Localiza la información en el depósito y llena
formulario AGUSAC-AD-13 en original y
copia.
Original 1/2: lugar que ocupa documento en
el depósito del AGUSAC
Copia 2/2: personal técnico
Coloca el original del formulario AGUSACAD-13 en el espacio que ocupa el documento
localizado en el depósito, adjunta la copia del
formulario al documento de identificación
personal del usuario y le entrega información.
Recibe información.
Solicita reprografía de la información.
Personal técnico
17
Consulta al Jefe (a) la factibilidad de
reprografía de información.
Jefe (a)
18
Analiza documento a reproducir e informa al
personal técnico la decisión tomada.
19
Conoce la decisión tomada por el Jefe (a).
20
AGUSAC
20.1 Si la reprografía está autorizada:
•
Llena el Registro de reprografía de
documentos (FORM.-AGUSAC-R-19),
y de ser necesario, el Control de
fotocopias (FORM.-AGUSAC-R-20).
Sigue paso 21.
21
20.2 Si la reprografía no está autorizada:
•
Informa al usuario para que copie la
información. Sigue paso 25.
Reproduce documento y entrega información
al usuario.
22
Devuelve documento
personal al usuario.
23
Devuelve el documento en el depósito y retira
original del formulario AGUSAC-AD-13.
24
Destruye original del formulario AGUSACAD-13 y conserva la copia que servirá para
realizar una estadística de usuarios, en un
archivo específico.
Personal técnico
70
de
identificación
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
25
USAC
Ente interesado
Usuario
AGUSAC
Personal técnico
26
27
71
Hoja No. 3 de 3
Actividad
Copia la información.
Devuelve el documento al personal técnico.
Recibe el documento. Y realiza pasos del 22
al 24.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Acceso a la información para préstamo interno de fondos documentales y colecciones del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Usuario
de USAC o Ente interesado
Personal técnico
del AGUSAC
Página 1 de 3
Jefe (a)
del AGUSAC
Inicio
Solicita acceso a la
información de
fondos documentales
y colecciones
Entrevista para
conocer tipo de
documento
No
1
Recibe, llena y
devuelve al personal
técnico FORM.AGUSAC-C-16
¿Es documento de
archivo histórico?
Comunica al usuario
que busque
información en
computadora
Si
Toma fotografía al
usuario
Entrega FORM.AGUSAC-C-16,
contiene información
general del usuario
Recibe e ingresa
información de la
FORM.-AGUSAC-C-16
en base de datos.
Traslada fotografía a
computadora
Llena Credencial de
investigador en
FORM.-AGUSAC-C17 y traslada para
firma y sello
Recibe, firma y sella
FORM.-AGUSAC-C17. Devuelve
formulario firmado y
sellado
Recibe FORM.AGUSAC-C-17.
Recibe y entrega
FORM.-AGUSACC-17
A
72
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Acceso a la información para préstamo interno de fondos documentales y colecciones del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Usuario
de USAC o Ente interesado
Página 2 de 3
Personal técnico
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
A
1
Recibe FORM.AGUSAC-C-18 con
documento de
identificación
personal
Busca información, llena
FORM.-AGUSAC-C-18 y
entrega junto con
documento de
identificación personal
Localiza información
en depósito y llena
FORM.-AGUSACAD-13, en original y
copia
Coloca original de FORM.AGUSAC-AD-13 en el
espacio respectivo, adjunta la
copia al documento de
identificación personal y
entrega información al
usuario
Recibe
información
Solicita
reprografía de
información
Analiza documento
a reproducir e
informa al personal
técnico decisión
tomada
Consulta
factibilidad de
reprografía de
información
Conoce decisión
del Jefe (a)
No
¿Reprografía
autorizada?
Si
Copia información
Informa al usuario
para que copie la
información
Llena FORM.AGUSAC-R-19, y de
ser necesario,
FORM.-AGUSAC-R20
Devuelve
documento al
personal técnico
Recibe documento
Reproduce
documento y entrega
información al
usuario
B
73
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Acceso a la información para préstamo interno de fondos documentales y colecciones del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista y Licda. Ingrid Jeannette Santos de Genovez, Documentalista
Personal técnico
del AGUSAC
B
Devuelve documento
de identificación
personal al usuario
Devuelve
documento en el
depósito y retira
original de FORM.AGUSAC-AD-13
Destruye original de
FORM.-AGUSAC-AD-13
y conserva la copia para
estadística de usuarios
en archivo específico
Final
74
Página 3 de 3
Título
15. Acceso a la información para préstamo externo de fondos documentales y colecciones del
AGUSAC.
Objetivos específicos del procedimiento
b) Proporcionar los lineamientos a seguir para el préstamo externo de documentos y colecciones
que resguarda el AGUSAC.
Normas específicas
a) El préstamo externo de documentos del AGUSAC se proporcionará, únicamente, a
requerimiento del Consejo Superior Universitario, Rectoría y Secretaría General.
b) El Jefe(a) del AGUSAC también autorizará el préstamo externo de los documentos cuando
sean requeridos para una exposición, para lo cual debe dictar algunas recomendaciones
relacionadas con: iluminación, temperatura, humedad, manipulación, contenedores, seguridad,
entre otros, para la adecuada conservación de los mismos.
c) La solicitud del préstamo externo de documentos debe ser a través de Solicitud para préstamo
externo de documentos FORM.-AGUSAC-C-22.
d) Los documentos que están sujetos a préstamo externo, únicamente, pueden ser los que estén
comprendidos en un periodo de 10 años atrás a partir de la fecha en que se realiza la solicitud.
e) Cuando los documentos contengan deterioro no se autorizará el préstamo externo de los
mismos.
f)
Cuando se establezca deterioro en el documento, el Jefe (a) del AGUSAC, únicamente, puede
extender Certificación del contenido del documento o Certificación del estado de deterioro del
mismo.
g) El Jefe (a) del AGUSAC aplicará al funcionario o trabajador las acciones pertinentes, con base
a lo establecido en la Ley de Acceso a la Información, Decreto 57-2008 del Congreso de la
República de Guatemala y lo estipulado en futuras disposiciones legisladas en materia
archivística a nivel nacional.
h) El préstamo externo de documentos se concederá 5 días hábiles, como máximo, a partir de la
fecha de solicitud de la información.
i)
El personal técnico del AGUSAC sólo tiene autorizado a proporcionar 5 documentos, como
máximo, a cada funcionario o trabajador en cada solicitud que éste realice.
j)
El personal que realice la solicitud deberá dejar cédula de vecindad (se utilizará mientras
permanece vigente, de acuerdo a lo que establezca la ley) o Documento Personal de
Identificación -DPI- o carné de trabajador universitario vigente, como garantía de la devolución
de los documentos.
k) El documento de identificación será entregado al funcionario o trabajador cuando éste
devuelva el documento en el AGUSAC.
75
l)
El personal del AGUSAC no permitirá la reproducción de los documentos, a través de
fotocopiadora, en los siguientes casos: que el estado de conservación de los documentos no lo
permita y que no pertenezca a los fondos documentales históricos.
m) Para la reproducción de los documentos se permitirá uso de cámara fotográfica sin flash,
cámara de video y escáner con las características recomendadas para documentos de archivo.
n) El personal técnico a través de designación de jefatura del AGUSAC debe elaborar una
estadística anual de usuarios, con base en la Solicitud para préstamo externo de documentos
FORM.-AGUSAC-C-22.
o) Para el préstamo externo de los documentos se debe utilizar los formularios autorizados para
el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Testigo FORMA-AGUSAC-AD-13
b) Solicitud para préstamo externo de documentos FORMA-AGUSAC-C-22.
76
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del Procedimiento: Acceso a la información para préstamo externo de fondos
documentales y colecciones del AGUSAC.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 2
Inicia: Funcionario o trabajador de CSU,
Termina: Personal técnico del AGUSAC
Rectoría y Secretaría General
Unidad
Puesto
Responsable
CSU, Rectoría y
Secretaría General
Funcionario o
trabajador
Paso
No.
Solicita documento al personal técnico.
1
2
Entrevista al funcionario o trabajador para
conocer el tipo de documento que requiere y
le informa que debe presentar documento de
identificación personal.
3
Busca la información en la computadora.
4.1 El documento contiene deterioro:
• Le informa al funcionario o trabajador
acerca del deterioro que contiene el
documento
y
le
indica
que,
únicamente, se le puede extender
Certificación
del
contenido
del
documento o Certificación del estado
de deterioro.
4.2 El documento no contiene deterioro,
sigue paso 5.
Localiza la información en el depósito, solicita
documento de identificación personal, llena
en original Solicitud para préstamo externo de
documentos (FORM.-AGUSAC-C-22) y el
formulario AGUSAC-AD-13 en original y
copia.
Original 1/2: lugar que ocupa documento en el
depósito del AGUSAC
Copia 2/2: personal técnico
Coloca el original del formulario AGUSAC-AD13 en el espacio que ocupa el documento
localizado en el depósito, adjunta la copia del
formulario al documento de identificación
personal del funcionario o trabajador y le
entrega el documento.
Recibe documento y devuelve en plazo
establecido.
4
AGUSAC
Personal técnico
5
6
CSU, Rectoría y
Secretaría General
Funcionario o
trabajador
Actividad
7
77
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Hoja No. 2 de 2
Actividad
Recibe documento y revisa la integridad del
mismo.
9.1 El documento es devuelto en perfectas
condiciones, sigue paso 14.
9.2 El documento no es devuelto en perfectas
condiciones y presenta algún grado de
deterioro:
• Entrega al Jefe (a) el documento
prestado para que examine el daño
ocasionado. Sigue paso 10.
8
Personal técnico
9
10
Recibe el documento y evalúa el daño que
sufrió el documento.
11
Se reúne con el funcionario o trabajador que
devuelve el documento.
AGUSAC
13
Aplica las acciones pertinentes, con base en
lo establecido en la Ley de Acceso a la
Información, Decreto 57-2008 del Congreso
de la República de Guatemala y lo estipulado
en futuras disposiciones legisladas en materia
archivística a nivel nacional.
Autoriza a personal técnico del AGUSAC
devuelva documento de identificación.
14
Devuelve
documento de
identificación
personal al funcionario y trabajador.
Jefe (a)
12
Devuelve el documento en el depósito y retira
original del formulario AGUSAC-AD-13.
Destruye el original y copia del formulario
AGUSAC-AD-13 y archiva la FORM.AGUSAC-C-22 para realizar estadística de
usuarios.
15
Personal técnico
16
78
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Acceso a la información para préstamo externo de fondos documentales y colecciones del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista
Página 1 de 2
Funcionario o trabajador de
Consejo Superior Universitario, Rectoría y Secretaría
General
Personal técnico
del AGUSAC
Inicio
Entrevista para conocer
tipo de documento que
requiere y le informa que
debe presentar
documento de
identificación personal
Solicita documento al
personal técnico
Busca información
en computadora
No
¿Documento con
deterioro?
Localiza información en
depósito, solicita documento
de identificación personal,
llena en original FORM.AGUSAC-22 y en original y
copia FORM.-AGUSAC-AD13
Coloca original de FORMAGUSAC-AD-13 en espacio
que ocupa documento en
depósito, adjunta copia del
formulario al documento de
identificación personal y
entrega documento
Recibe documento
y devuelve en
plazo establecido
Recibe documento y
revisa integridad del
mismo
A
79
Si
Informa acerca del deterioro
del documento y le indica
que, únicamente, se le puede
extender Certificación del
contenido del documento o
Certificación del estado de
deterioro
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la unidad administrativa: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios
Título del procedimiento: Acceso a la información para préstamo externo de fondos documentales y colecciones del AGUSAC.
Elaborado por: Julia Giovanna González García, Archivista
Página 2 de 2
Personal técnico
del AGUSAC
Jefe (a)
del AGUSAC
A
No
¿Documento
devuelto en
perfectas
condiciones?
Entrega documento
prestado para que
examine daño
ocasionado
1
Si
Recibe documento y
evalúa daño que
sufrió el documento
1
Devuelve documento
de identificación
personal al
funcionario o
trabajador
Se reúne con
funcionario o
trabajador
Devuelve documento
en el depósito y
retira original de
FORM.-AGUSACAD-13
Aplica las acciones
pertinentes, con base el Ley
de Acceso a la Información y
lo estipulado en futuras
disposiciones legisladas en
materia archivística
Destruye original y copia
de FORM.-AGUSACAD-13 y archiva FORM.AGUSAC-C-22 para
realizar estadística de
usuarios
Autoriza a personal
técnico devuelva
documento de
identificación
Final
80
Título
16. Desinfección y ordenación de documentos de archivo.
Objetivos específicos del procedimiento
a) Eliminar todos los elementos que causen deterioro a los documentos que se conservan en el
Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC-.
Normas específicas
a) El personal técnico del AGUSAC deberá desinfectar y ordenar los documentos de archivo.
b) Se conservarán las carpetas cuando tengan índice de contenidos.
c) Para la desinfección y ordenación de documentos de archivo se debe utilizar el formulario
autorizado para el efecto.
Formularios del procedimiento
a) Testigo. FORM.-AGUSAC-AD-13.
81
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala
-AGUSAC- / Área de Preservación.
Título del Procedimiento: Desinfección y ordenación de documentos de archivo.
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 1
Inicia: Jefe (a) del AGUSAC
Unidad
Termina: Jefe (a) del AGUSAC
Puesto
Responsable
Paso
No.
Jefe (a) del
AGUSAC
1
Designa, verbalmente, al personal que se
encargará de la desinfección de los
documentos.
Identifica ubicación física de documentos a
desinfectar.
3.1 Si los documentos están en área de
archivo:
• Llena formulario AGUSAC-AD-13 en
original y copia.
Original 1/2: espacio que ocupa el
documento en depósito del AGUSAC.
Copia 2/2: personal designado. Sigue
paso 4.
2
3
AGUSAC
Actividad
3.2 Si los documentos no están en área de
archivo, sigue paso 5.
Coloca original del formulario AGUSAC-AD13 en el espacio que ocupa el documento en
el depósito. Traslada copia del formulario
AGUSAC-AD-13 al Jefe (a).
Utiliza el equipo de seguridad necesario para
protección personal: pantalón de lona,
playera blanca, pañuelo para proteger el
cuello, calcetas blancas, tenis, bata blanca,
gorra de polipropileno, anteojos de
seguridad, guantes de algodón y de látex y
mascarilla impermeable a polvo y hongos.
Traslada documentos al área donde se
realizará la desinfección.
Retira de los documentos elementos nocivos,
tales como: archivadores de cartón, bolsas
plásticas, papel manila o kraft, clips, grapas,
ganchos, hules, lazo plástico, cáñamo y otros
que deterioren el documento. Limpia
carpetas, tomos y cada pieza documental,
con brochas de barbero y de pelo de caballo.
4
Personal
designado
5
6
7
82
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos
de Guatemala -AGUSAC- / Área de Servicios Complementarios.
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
8.1 Si las carpetas están deterioradas:
•
Reemplaza las carpetas. Sigue paso
9.
8
8.2 Si las carpetas no están deterioradas,
sigue paso 9.
Empaca los legajos o tomos desinfectados
con papel libre de acidez y utiliza cinta de
castilla para atarlos. Rotula los legajos o
tomos empacados.
10.1 Si los documentos están en área de
archivo:
• Devuelve
los documentos en el
depósito y retira original del formulario
AGUSAC-AD-13. Sigue paso 11.
9
Personal
designado
AGUSAC
10
11
Jefe (a) del
AGUSAC
Hoja No. 2 de 2
12
83
10.2 Si los documentos no están en área de
archivo:
• Rescata
documentos.
Continúa
procedimiento: Rescate del patrimonio
documental histórico de las diferentes
unidades
académicas
y
administrativas de la Universidad.
Entrega original del formulario AGUSAC-AD13 e informa al Jefe (a) sobre el trabajo
realizado.
Recibe original del formulario AGUSAC-AD13. Revisa el trabajo realizado. Destruye
original y copia del formulario.
84
VII. Formularios e instructivos.
Los siguientes formularios y los instructivos aparecen en los anexos.
1. Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales.
FORM.-AGUSAC-NVE-01.
2. Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02.
3. Planificación de actividades a ejecutar por trimestre. FORM.-AGUSAC-POA-03.
4. Control de correspondencia recibida y solicitudes para eliminar documentos del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.AGUSAC-E-04.
5. Control de correspondencia enviada y solicitudes para eliminar documentos del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.AGUSAC-E-05.
6. Solicitud para eliminar documentos. FORM.-AGUSAC-E-06.
7. Instructivo para elaborar Diagnóstico Archivístico. AGUSAC-AC-07.
8. Instructivo para elaborar Informe del Diagnóstico Archivístico. AGUSAC-AC-08.
9. Registro de correspondencia recibida. FORM.-AGUSAC-RC-09.
10. Registro de correspondencia enviada. FORM.-AGUSAC-RC-10.
11. Planificación de cursos archivísticos. FORM.-AGUSAC-CAP-11.
12. Control de mensajería. FORM.-AGUSAC-RC-12.
13. Testigo. FORM.-AGUSAC-AD-13.
14. Formulario de transferencia de documentos al Archivo General. FORM.-AGUSACT-14.
15. Registro de información a incluir en página Web. FORM.-AGUSAC-D-15.
16. Ficha de usuario. FORM.-AGUSAC-C-16.
17. Credencial de investigador. FORM.-AGUSAC-C-17.
18. Solicitud para consultar documentos. FORM.-AGUSAC-C-18.
19. Registro de reprografía de documentos. FORM.-AGUSAC-R-19.
20. Control de fotocopias. FORM.-AGUSAC-R-20.
21. Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.
22. Solicitud para préstamo externo de documentos. FORM.-AGUSAC-C-22.
85
VIII. Anexos
86
IX. GLOSARIO
Acondicionamiento: conjunto de operaciones materiales que se derivan de la
organización de un fondo (ordenación física, signaturado, sellado, foliación, etc.) y que dan
como resultado la formación de las unidades de instalación.
Actividades: corresponden a las operaciones, tareas y acciones propias de una entidad
que se realizan para cumplir determinada función. Las actividades se dividen en:
sustantivas y facilitativas.
Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Archivo central: es el que reúne todos aquellos documentos transferidos por los archivos
de gestión, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
Archivo de gestión: corresponde a un archivo de oficina. Tiene como función esencial la
conservación de la documentación con valor administrativo, jurídico, contable o técnico,
mientras dura su trámite o por la necesidad de utilización constante.
Archivo histórico: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se ha de
transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse
permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. También puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.
Ciclo vital de los documentos: etapas por las que sucesivamente atraviesan los
documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central
y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Clasificación: es una operación intelectual que se realiza en la fase de identificación para
organizar el fondo documental y consiste en el establecimiento de las categorías y grupos
que reflejan su estructura.
Descripción: fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los
instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de los archivos.
Difusión: fase del tratamiento archivístico cuya finalidad, es por una parte, promover y
generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos y por otra hacer
partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella.
Documento: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal.
147
Etapas del documento: activa si el documento es indispensable para el funcionamiento
cotidiano y, por lo tanto, cuando es utilizado frecuentemente, debiendo en consecuencia,
permanecer cerca del usuario. Semiactiva si el documento sólo sirve en ocasiones. Puede
ser almacenado fuera de los espacios administrativos. Inactiva si el documento ya no tiene
una utilidad previsible para la administración que lo creó o lo recibió.
Expediente: unidad documental formada por un conjunto de documentos generado
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
Fondo documental: conjunto de documentos o series generadas por cada uno de los
sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus
funciones.
Fracción de serie: cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del
establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación y que constituyen, por
tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección.
Funciones: son las actividades específicas de un organismo que lo distinguen de
cualquier otro y constituyen la razón de ser del mismo. Abarcan las responsabilidades
señaladas a una dependencia para que realice los amplios propósitos para los que fue
establecida.
Identificación: fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.
Medios físicos para la ordenación: son las unidades de instalación que se utilizan para
colocar los documentos. Ejemplo: subcarpetas, carpetas corrientes (carpetillas) y
colgantes, archivadores verticales de metal, estanterías de metal, archivadores de cartón,
cajas de cartón o plástico, cajas para discos compactos y disquetes, estuches para vídeo
cassettes y microfilme.
Objetivos: (Raíces jactum que significa lanzado y la preposición ob que significa hacia.
Aquello que se lanza a una meta precisa.) Los objetivos tienen gran relación con el
concepto de resultados ya que son los fines que se pretenden obtener en toda operación o
actividad.
Ordenación: operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que
consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las
series naturales cronológicas y/o alfabéticas.
Ordenación física: dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las unidades
documentales y de instalación la secuencia establecida por la ordenación intelectual.
Serie: conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.
148
Sistema de clasificación: el sistema de clasificación está constituido por un conjunto de
reglas que permiten clasificar los documentos de una manera uniforme. Son tres los
sistemas de clasificación que se utilizan en la actualidad: funcional, orgánico y por asunto.
Sistema de clasificación funcional: sistema de clasificación funcional que permite el
agrupamiento de los documentos haciendo referencia a las funciones de los organismos.
Sistema de clasificación orgánico: sistema de clasificación que agrupa los documentos
atendiendo a la estructura orgánica de la institución.
Sistema de clasificación por asunto: sistema de clasificación que permite agrupar los
documentos por el tema o asunto que se trata en los mismos.
Sistema de ordenación: conjunto de lineamientos que sirven para ordenar documentos.
Entre otros existen los siguientes: alfabético, alfabético variadex, numérico, geográfico y
cronológico.
Sistema de ordenación alfabético: en este sistema los nombres de los individuos,
instituciones o asuntos van en orden estrictamente alfabético.
Sistema de ordenación alfabético variadex: es un sistema de doble control, pues tiene
agregado el uso de colores, lo que permite más facilidad al colocar documentos. El color
lo determina la segunda letra de la primera unidad de archivo.
Sistema de ordenación cronológico: consiste en archivar los documentos con base en
la fecha.
Sistema de ordenación geográfico: los documentos se ordenan con base en la
localización territorial de las instituciones o personas con las que se tiene contacto (países,
estados, distritos, provincias, departamentos, municipios o ciudades).
Sistema de ordenación numérico: los documentos se archivan de acuerdo con números.
Es un sistema indirecto porque es necesario consultar auxiliares antes de colocar o extraer
material del archivo.
Testigo: impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación
desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, destino y la
fecha de salida.
Tipo documental: unidad documental producida por un organismo, en el desarrollo de
una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte, es homogéneo.
Tratamiento archivístico: es el conjunto de operaciones realizadas en cada una de las
fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo
del ciclo vital de los documentos.
Valor histórico: aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia.
149
Valor informativo: aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de
cualquier actividad de la administración y que también puede ser testimonio de la memoria
colectiva.
Valor primario: aquel que va unido a la finalidad inmediata, por la cual el documento se
ha producido en una institución y puede ser de carácter fiscal, jurídico, administrativo,
contable, técnico, legal, etc. Lo poseen los documentos a lo largo de la primera y segunda
etapa del ciclo vital de los mismos (archivo de gestión y central), es decir mientras interese
a la administración.
Valor secundario: aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad
del documento, tales como el valor histórico e informativo.
Valoración: fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Actividad intelectual que
consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación
total o parcial.
150
X. Bibliografía
•
Bolaños de Torres, Aída. Catalogación y Archivo. Teoría y Práctica. Guatemala.
Impresos Industriales. s.f., 82 p.
•
Diccionario de Terminología Archivística. Ministerio de Cultura. Dirección General de
Bellas Artes y Archivos. Dirección de Archivos Estatales. Madrid, 1993. 59p.
•
Llansó Sanjuan, Joaquim. Sistemas Archivísticos y Gestión de Documentos.
Universidad Pública de Navarra. España. s.f. 54p.
•
______. Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos. Manual de normas y
procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra. España. 2006.
250p.
151