Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 2 de 16 30 de enero de 2015 PRESENTACIÓN De manera articulada y complementaria con lo establecido en la Ley 1474 de 2011 y con la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano adoptada mediante Decreto 2641 de 2012, el Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. actualizó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, como herramienta de control de la gestión que contribuye al cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales. Consciente de los efectos perjudiciales de la corrupción en la gobernabilidad y el desarrollo del País, la Entidad construye el presente documento considerando los cuatro componentes que contiene la metodología, a saber: Primer Componente: Identificación de riesgos de corrupción. Segundo Componente: Estrategia Antitrámites. Tercer Componente: Rendición de Cuentas. Cuarto Componente: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano. Por cada componente se presenta el enfoque y el plan de trabajo que implementará la Institución durante el año 2015, teniendo en cuenta el contexto estratégico en el cual se desenvuelve la Entidad en la actualidad y las perspectivas de cambio a futuro en su gestión. Invitamos a la comunidad en general y a los usuarios de los servicios y acciones que presta y adelanta la Entidad, a efectuar seguimiento a las estrategias planteadas y retroalimentarnos oportunamente sobre la eficacia y efectividad de las mismas, a través de los diferentes mecanismos disponibles o aportando sus opiniones y sugerencias en los espacios de participación con que contamos y que se mencionan en este Plan. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 3 de 16 30 de enero de 2015 Tabla de contenido PRESENTACIÓN ................................................................................................... 2 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD ................................................. 4 1.1. Misión ....................................................................................................... 4 1.2. Visión ........................................................................................................ 4 1.3. Objetivos de la Organización .................................................................... 4 1.4. Principios .................................................................................................. 5 1.5. Valores ...................................................................................................... 5 1.6. Mapa de procesos .................................................................................... 6 1.7. Política de Atención al Usuario ................................................................. 8 1.8. Funciones del Sistema de Información y Atención al Usuario ................... 8 1.9. Código de Buen Gobierno ......................................................................... 9 2. MARCO LEGAL............................................................................................... 9 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................................... 11 4. COMPONENTES DEL PLAN ........................................................................ 13 4.1. Mapa de riesgos de corrupción y medidas para su mitigación ................ 13 4.2. Estrategia Anti-trámites ........................................................................... 13 4.3. Rendición de cuentas .............................................................................. 14 4.3.1. Componente de información ............................................................. 14 4.3.2. Componente de diálogo .................................................................... 14 4.3.3. Componente de incentivos o sanciones ........................................... 15 4.4. 5. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano ................................ 15 CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL ........................................ 15 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 4 de 16 30 de enero de 2015 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD A continuación se presentan algunos aspectos generales, orientados a dar a conocer nuestra plataforma y estructura de operación por procesos, así como algunos lineamientos y directrices que se relacionan con el presente Plan, como base para la prestación adecuada de nuestros servicios en salud y la prevención de actos de corrupción. 1.1. Misión Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios de salud en la baja y mediana complejidad, cumpliendo estándares de calidad soportados en la atención segura, humanizada y centrada en el usuario; comprometidos con el mejoramiento de la calidad de vida de la población, la gestión ambiental, la formación académica y la investigación. Prestamos servicios integrales en atención y cuidados permanentes para el adulto mayor, brindándoles bienestar de acuerdo a sus necesidades. 1.2. Visión La ESE Hospital Geriátrico San Isidro, será reconocida en la región como una Institución prestadora de servicios de salud sostenible, eficiente y generadora de credibilidad en su modelo de atención. 1.3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Objetivos de la Organización Establecer mecanismos de gestión administrativa y financiera que permitan la sostenibilidad económica a corto, mediano y largo plazo. Ampliar y desarrollar nuevos servicios optimizando recursos para generar mayor rentabilidad social y equilibrio financiero. Propender por la interrelación entre los sistemas de gestión y los procesos institucionales. Prestar servicios de salud con estándares de calidad, buscando el fortalecimiento de la seguridad clínica, la humanización del servicio, la gestión del riesgo y de la tecnología. Generar estrategias institucionales para mantener la satisfacción del usuario en niveles óptimos. Fortalecer los sistemas de información, como herramienta estratégica para la gestión institucional. Mejorar la competencia y compromiso del talento humano de la ESE. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 5 de 16 30 de enero de 2015 8. Desarrollar procesos de renovación tecnológica y modernización para mejorar la gestión institucional. 9. Fortalecer la participación ciudadana y la responsabilidad social empresarial. 10. Impulsar y desarrollar proyectos de investigación, conjuntamente con la academia. 11. Participar activamente en acciones interinstitucionales e intersectoriales dirigidas a obtener logros de impacto social positivo. 1.4. Principios 1. ATENCION CENTRADA EN EL USUARIO: Garantizar que el usuario de los servicios de la E.S.E. Hospital Geriátrico san Isidro esté satisfecho con la atención recibida. 2. EQUIDAD: Ofrecer a cada usuario las soluciones que requiera en proporción a sus necesidades. 3. OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS: Mantenemos un esfuerzo permanente en el desarrollo de la estructura y capacidad operativa de la E.S.E, mediante la aplicación de políticas institucionales que aseguren la prestación de los servicios ofertados con el uso eficiente de los recursos disponibles. 4. PARTICIPACIÓN: Permitir la actuación de la comunidad y los usuarios para la organización, control, gestión y supervisión de la Institución. 5. SENTIDO DE PERTENENCIA Y DESARROLLO DE OBJETIVOS MISIONALES: Orientar el sentido de pertenencia de todo el personal vinculado a la entidad hacia la generación de un compromiso enfocado al alcance de los objetivos institucionales, de manera que se genere satisfacción personal por el alcance de las metas institucionales establecidas. 6. TRANSPARENCIA: Hace referencia a poder demostrar abiertamente que las cosas se realizan como el deber ser, que somos un libro abierto a la comunidad y a los entes de control. 7. MEJORAMIENTO CONTINUO: Adoptar el pensamiento de mejora continua como filosofía orientadora hacia el logro de mejores capacidades operativas, generadoras de un mejor desempeño institucional y cumplimiento de las expectativas de un mejor servicio. 1.5. Valores 1. RESPETO: Reconocimiento a la dignidad humana. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 6 de 16 30 de enero de 2015 2. COMPROMISO: Capacidad de entrega. 3. RESPONSABILIDAD: Cumplimiento correcto y oportuno de los objetivos institucionales. 4. HONESTIDAD: Actuación con honradez y coherencia. 5. LEALTAD: Fidelidad a los principios y valores institucionales. 6. SOLIDARIDAD: Trabajo en equipo para el logro de propósito y fines. 7. HUMANIZACIÓN: Valoración de la condición del usuario. 1.6. Mapa de procesos La gestión por procesos pretende determinar la mejor y más eficiente forma de ejecutar las operaciones institucionales, coordinando la asignación de recursos, el diseño de flujos de información y las relaciones de trabajo, bajo un enfoque sistémico orientado al logro de los objetivos de la Entidad. A continuación se presenta el mapa de procesos del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 7 de 16 MAPA DE PROCESOS 30 de enero de 2015 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 1.7. Página 8 de 16 30 de enero de 2015 Política de Atención al Usuario Mediante la Resolución HG-0249 del 29 de abril de 2013, el Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., estableció las siguientes políticas de Atención al Usuario. 1. La atención al usuario se realizará con cortesía, con total respeto a la dignidad humana, buscando siempre la colaboración al ciudadano a quien reconocemos como eje central de nuestro quehacer diario. 2. Los usuarios obtendrán de parte del servidor público del Hospital Geriátrico San Isidro ESE., una respuesta a su solicitud o inquietud, en ningún caso debe retirarse de la entidad sin una orientación precisa sobre el servicio requerido. 3. Los servidores públicos del Hospital Geriátrico San Isidro ESE., que por la naturaleza de su cargo atiendan directamente a los usuarios, deberán tener conocimiento amplio y suficiente acerca de los servicios que ofrece la entidad, procurar una excelente presentación personal y desarrollar habilidades de comunicación asertiva con miras a brindar un excelente servicio a la comunidad. 4. El Hospital Geriátrico San Isidro ESE., establecerá estrategias tecnológicas de acuerdo a su capacidad, para facilitar al usuario el Acceso a sus servicios. 5. Todos los procedimientos del hospital Geriátrico San Isidro ESE., serán revisados, mejorados permanentemente y divulgados al interior de la misma para su conocimiento general. 6. La atención de los usuarios del hospital será de 24 horas para el personal asistencial y para el personal administrativo la atención al usuario será durante el horario de trabajo establecido por la entidad, cualquier cambio en los horarios, deberá ser suficientemente divulgado con anterioridad. 7. El Hospital Geriátrico San Isidro ESE., establecerá programas de mejora continua en la búsqueda de simplificar trámites y dar respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios. 1.8. Funciones del Sistema de Información y Atención al Usuario Mediante la resolución HGG-1181de 2008 el Hospital Geriátrico San Isidro ESE., adoptó el Manual de Información y Atención al Usuario en el que se establecieron las siguientes funciones: Atender en forma personalizada a los usuarios garantizando la oportuna canalización y resolución de sus consultas. (Cuando la consulta se hace a través de este medio). Apoyar la implementación de las políticas y estrategias trazadas por la institución para el mejoramiento organizacional y el desarrollo progresivo y complementario de los servicios de salud existentes, a partir de las necesidades de los usuarios tanto internos como externos. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 9 de 16 30 de enero de 2015 Diseñar y desarrollar conjuntamente con otras dependencias de la institución, estrategias orientadas hacia la humanización de la atención en salud, del ejercicio de los derechos y deberes ciudadanos, en el contexto del respeto permanente de la protección efectiva de los derechos humanos. Recepcionar, clasificar, procesar, sistematizar, analizar e informar con criterio cuantitativo y cualitativo las consultas provenientes del usuario y otras fuentes (empresariales y comunitarias) que alimenten el proceso de toma de decisiones por parte de la empresa, los usuarios y sus organizaciones. Informar oportunamente de las consultas provenientes de los usuarios con el fin de favorecer la integración equitativa de la oferta y la demanda de los servicios de salud y del área de cobertura. 1.9. Código de Buen Gobierno Es el documento que contiene las disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen gobierno en la entidad y que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, integra y transparente. Dicho documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión, con el fin de generar confianza en los públicos internos y externos hacia la entidad. El Código de Buen Gobierno del Hospital Geriátrico San Isidro ESE., aprobado según acto administrativo HGG-1192 de 2008, se constituye en parte integral del presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 2. MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 100 de 1993 “Por el cual se crea el Sistema General de Seguridad Social”. Resolución 1995 de 1999 “Se reglamenta las características y manejo de la historia Clínica”. Decreto 1011 de 2006, Anexo Técnicos 1043, 1044 y 1046, en el cual “Se crea el Sistema de Garantía de la Calidad de Salud”. Ley 1438 de 2011 "Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones". Resolución 123 Enero 26 de 2012 “Manual de acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario” Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo”. Ley 909 de 2004 “Por la cual se establece el sistema de carrera Administrativa. Ley 1010 de 2006 “Acoso laboral y otros hostigamientos en las relaciones de trabajo”. Ley 42 de 1993 “Ejercicio de control fiscal de la CGR”. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 10 de 16 30 de enero de 2015 Ley 87 de 1993 “Sistema Nacional de Control Interno”. Ley 134 de 1994 “Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana”. Ley 190 de 1995 “Establece Normas para Preservar la Moralidad en la Administración Pública y erradicar la Corrupción”. Ley 489 de 1998 Art. 32 “Democratización de la Administración Pública”. Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal”. Ley 850 de 2003 “Por la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas”. Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 2623 de 2009. Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. Ley 1437 de enero 18 de 2011, “Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.” Ley 1474 de 2011. “Fortalece los Mecanismos de Prevención, Investigación, Sanción de Actos de Corrupción y Efectividad del Control de la Gestión Pública”. Decreto Nacional 2232 de 1995. Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y rentas e informe de actividad económica y así como el sistema de quejas y reclamos. Decreto 4326 de 2011 “Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011”. Decreto 4632 de 2011 “Reglamenta Comisión Nacional para la Moralización y La Comisión nacional Ciudadana para la lucha contra la corrupción”. Circular Externa N°001 del 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional y territorial. Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011. Resolución HG- 0249 de 2013 “Por medio de la cual se establecen las políticas de atención al usuario en el Hospital Geriátrico San Isidro ESE”. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 11 de 16 30 de enero de 2015 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES RIESGO DE CORRUPCIÓN: Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. TRÁMITE O PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REGULADO: Un trámite, o procedimiento administrativo regulado, debe cumplir las siguientes condiciones: Una actuación del usuario (entidad o ciudadano -persona natural o jurídica). Tiene soporte normativo. El usuario ejerce un derecho o cumple una obligación. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES: La racionalización es el proceso que permite reducir los trámites, con el menor esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias jurídicas, administrativas o tecnológicas que implican: simplificación, estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado. El resultado es la optimización de trámites. SIMPLIFICACIÓN: Aplicación de estrategias efectivas en los trámites, para que éstos sean simples, eficientes, directos y oportunos; comprende actividades tales como: Reducción de costos operativos en la entidad. Reducción de costos para el usuario. Reducción de documentos. Reducción de requisitos. Reducción del tiempo de duración del trámite Reducción de pasos al usuario y del proceso interno. ESTANDARIZACIÓN: La Administración Pública debe establecer trámites equivalentes frente a pretensiones similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades. Corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP velar por la estandarización de los trámites y su cumplimiento se verificará con el registro de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites y procedimientos – SUIT. ELIMINACIÓN: Implica la supresión de todos aquellos trámites, requisitos, documentos y pasos que cuestan tiempo y energía a la gente, y son inútiles para el Estado y engorrosos para el ciudadano. El trámite se elimina por carecer de finalidad pública y de soporte legal. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 12 de 16 30 de enero de 2015 OPTIMIZACIÓN: Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfacción del usuario, entre otros, a través de: Modernización en las comunicaciones. Aumento de puntos de atención. Consultas entre áreas o dependencias de la entidad. Relaciones entre entidades. Reducir tiempo en puntos de atención. Seguimiento del estado del trámite por internet y teléfonos móviles. AUTOMATIZACIÓN: Es el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites. Así mismo, permite la modernización interna de la entidad mediante la adopción de herramientas tecnológicas (Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilización de los procesos. INTEROPERABILIDAD: La definición de interoperabilidad se toma del documento Marco de Interoperabilidad de Gobierno en línea versión 2010. "Interoperabilidad es el ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades"13. Los resultados de la interoperabilidad se deben reflejar en intercambio de información por parte de las entidades, mediante mecanismos tales como web services, cadenas de Trámites y/o Ventanillas Únicas. PETICIÓN: Es una manifestación verbal o escrita por parte de un usuario con el fin de ejercer sus derechos y que está dirigida a una institución o persona. QUEJA: Manifestación de un sentimiento de disgusto o inconformidad con algo o con alguien. En el caso del Hospital Geriátrico estas van dirigidas hacia la ley, instrumentos, procesos, funcionarios, servicios, bienes, etc. RECLAMO: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. SUGERENCIA: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad. DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa -sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 13 de 16 30 de enero de 2015 4. COMPONENTES DEL PLAN 4.1. Mapa de riesgos de corrupción y medidas para su mitigación En este primer componente se establecen los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de las entidades, permitiendo la generación de alarmas y mecanismos orientados a reducirlos o evitarlos. Para la actualización del mapa de riesgos de corrupción a los que está expuesto el Hospital se aplicaron los lineamientos establecidos en la metodología de “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, siguiendo las etapas de identificación, análisis, valoración, definición de la política de administración y definición de acciones de seguimiento. Los resultados de este ejercicio se presentan en el Anexo 1. 4.2. Estrategia Anti-trámites La política de racionalización de trámites del Gobierno Nacional es liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública; busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. Cada entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. El objetivo de este componente es facilitarle al ciudadano el acceso a los servicios de salud que presta el Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. de acuerdo a su nivel de atención; y hacer de los trámites un proceso sencillo que desarrolle los principios de la función administrativa y los propios del sistema de seguridad social. Para la construcción de la estrategia se tienen en cuenta las siguientes consideraciones: Lineamientos generales: Implica determinar el estado actual de los trámites y servicios que desarrolla el Hospital, confrontándolos con los requisitos establecidos por la normatividad aplicable. Beneficios de la implementación: Consiste en determinar los beneficios que a nivel de institución y de usuarios se alcanzarán con el desarrollo de la estrategia, especialmente en términos de economía, celeridad, imparcialidad y reducción de tiempos y costos innecesarios, para la implementación de racionalización de trámites. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 14 de 16 30 de enero de 2015 Experiencias exitosas: Se orienta a la revisión de experiencias exitosas y determinar la viabilidad de introducirlas al interior del Hospital, con el fin de hacer más accesibles los servicios que la E.S.E. brinda al usuario. En el Anexo 2 se presenta el plan de trabajo de la estrategia Anti-trámites. 4.3. Rendición de cuentas El objetivo de este componente es realizar un ejercicio permanente de rendición de cuentas que se oriente a afianzar la relación Estado – Ciudadano, para asegurar la transparencia de la gestión de la E.S.E. y lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. El Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. ha diseñado y puesto en marcha diferentes acciones que permiten informar, explicar y justificar la gestión adelantada por la Entidad, permitiendo al ciudadano la interacción, debate y evaluación de dicha gestión. La estrategia de rendición de cuentas se define y desarrolla en torno a los referentes normativos y los lineamientos metodológicos de la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, teniendo en cuenta para ello tres componentes fundamentales: información, diálogo e incentivos o sanciones. 4.3.1. Componente de información Con el fin de mejorar los atributos de la información y garantizar que la información llegue a todos los ciudadanos, el Hospital cuenta con diferentes estrategias comunicativas que permiten que la información sea divulgada y distribuida en forma masiva. En la página Web se encuentran publicadas las memorias de las audiencias públicas de rendición de cuentas a la ciudadanía, así como documentos de interés público sobre la gestión institucional. Participación activa de un usuario frente a la Junta Directiva del Hospital. Realización de la Asamblea de Usuarios en la que se da cuenta de la gestión institucional. Rendición de cuentas en control político al Concejo de Manizales. 4.3.2. Componente de diálogo Con el fin de escuchar los diversos puntos de vista de los ciudadanos, dar respuesta a las inquietudes, brindar explicaciones sobre las decisiones que se adoptan y justificar el PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 15 de 16 30 de enero de 2015 actuar del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., se promueven diferentes escenarios de participación ciudadana. El dialogo presencial se realiza especialmente en el momento de las audiencias públicas de rendición de cuentas del Hospital, espacio propicio en el que los ciudadanos pueden hacer todas las preguntas e inquietudes que tengan con respecto a la gestión institucional. 4.3.3. Componente de incentivos o sanciones Los incentivos relacionados en este numeral, están articulados con el plan de bienestar institucional vigente y con la evaluación de desempeño de los funcionarios. El plan de trabajo del componente de rendición de cuentas se plasma en el Anexo 3. 4.4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano El objetivo de este componente es asegurar la calidad y accesibilidad en la atención al usuario y satisfacer las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas, garantizando el debido proceso administrativo y previniendo todo acto de corrupción. Para la formulación del plan de trabajo en cuanto a este componente de mecanismos para mejorar la atención al usuario, se tuvieron en cuenta tres objetivos: 1) Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano, 2) Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos y 3) Fortalecimiento de los canales de atención. Cabe señalar adicionalmente, que el trabajo que ha venido desarrollando la E.S.E. para avanzar en el cumplimiento de estándares de acreditación apunta claramente al mejoramiento de la atención al ciudadano. En este sentido, el plan de trabajo en este cuarto componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (ver Anexo 4) se suma y articula con la definición y ejecución de acciones de planes de mejoramiento derivados de autoevaluación de estándares acreditación. 5. CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL La consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano estará a cargo del Proceso de Planeación o quien haga sus veces, como facilitador en la de elaboración del mismo. La verificación de la elaboración, de su visibilización, el seguimiento y el control a las acciones contempladas en la herramienta "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" le corresponde a la Oficina de Control Interno. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión: 02 Página 16 de 16 30 de enero de 2015 Las entidades del orden nacional, departamental y municipal deberán publicar en un medio de fácil accesibilidad al ciudadano las acciones adelantadas, en las siguientes fechas: 31 de enero, abril 30, agosto 31 y diciembre 31. ÁLVARO ENRIQUE AGÓN LLANOS Gerente PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 1. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2015 IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso Causas N° 1. Atención insuficiente a los requisitos y necesidades de la Entidad por parte de los entes gubernamentales y la Junta Directiva. 2. Estrategias de comunicación inadecuadas. 3. Baja capacidad de planeación para el 1 despliegue y el seguimiento de la estrategia. 4. Alta centralizacion de poder o autoridad en un area, cargo o funcionario. 5. Discrecionalidad, extralimitación y ausencia de controles. Direccionamiento Gerencial 1. Desconocimiento de plazos y responsables en la rendición de informes a entes de control. 2 2. Inadecuada planificación del proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Descripción Efectos 1. Plan o estrategias incoherentes con la realidad de la Entidad y con los objetivos estratégicos. 2. Estrategia formulada no flexible y Incumplimiento de dinámica ante los cambios del entorno. planes, programas, 3. Distribución o uso inadecuado de objetivos y metas recursos. institucionales 4. Desgaste administrativo e incremento de costos operacionales. 5. Impacto negativo en la prestacion del servicio y en el logro de los objetivos y metas institucionales. Ocultar a la ciudadanía 1. Posibles sanciones legales. información 2. Pérdida de imagen institucional. considerada pública 1. Inadecuada planificación del proceso de contratación. 2. Estudios y documentos previos deficientes. 3. Presiones para la elaboración y legalización del contrato. 4. Descoordinación entre los diferentes procesos involucrados en la contratación. Incumplimiento de 5. Decisiones ajustadas a intereses disposiciones legales Gestión Jurídica 3 particulares. e institucionales en 6. Fraccionamiento técnico de la contratación. contratación 7. Falta de idoneidad de supervisores e interventores. 8. Concentración de supervisión de contratos en un solo funcionario. 9. Fallas en la comunicación entre contratistas e interventores. 1. Celebración indebida de contratos. 2. Incumplimiento de compromisos y objetivos a satisfacer con la contratación. 3. Desgaste Administrativo. 4. Hallazgos y/o no conformidades por parte de los entes de control. 5. Posibles sanciones de tipo legal para la Entidad. 6. Detrimento del patrimonio de la Entidad. 7. Pérdida de imagen institucional. ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Probabilidad de Administración materialización Tipo de control del riesgo SEGUIMIENTO Acciones Seguimiento al cumplimiento de las acciones de los planes de acción por dependencias y el Plan Operativo Anual. Indicador o mecanismo de seguimiento Responsable Seguimiento al cumplimiento de planes operativos. Planeación Posible Preventivo Evitar Diseño e implementación de estrategias para realizar seguimiento al avance en la gestión de los procesos de la Entidad. Socialización de análisis integral de información institucional. Revisión y socialización ante la Junta Directiva del cumplimiento de planes y Presentación de resultados de metas institucionales, para la toma de cumplimiento a la Junta Directiva. decisiones pertinentes. Posible Posible Preventivo Preventivo Realizar seguimiento a la rendición y publicación de información pública. Cronograma actualizado de exigibilidad institucional y seguimiento a la rendición de informes a entes externos. Realizar rendición de cuentas a la ciudadanía cumpliendo lineamientos establecidos de la normatividad aplicable. Rendición de cuentas a la ciudadanía. Aplicación de manual de contratación. Contratación ajustada al Manual de Contratación de la Entidad. Aplicación de lista de chequeo con documentos a exigir según el tipo de contratación. Lista de chequeo de los contratos. Revisión de análisis de conveniencia con especificación clara de la necesidad a satisfacer. Estudios previos y análisis de conveniencia. Entrega de contrato por parte de la Sección Administrativa a los supervisores, para revisión de cumplimiento de requisitos previamente a la firma de acta de inicio. Oficio por parte de la Sección Administrativa con la relación de los contratos que el funcionario supervisará para dar inicio al mismo. Seguimiento a la supervisión e interventoría de contratos. Documentos soporte de la supervisión e interventoría de contratos. Gerencia Control Interno Reducir Gerencia Sección Administrativa Evitar PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 1. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2015 IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso Causas N° Descripción Efectos 1. Inoportunidad en la notificación de procesos judiciales. 2. Desconocimiento de los términos legales establecidos para responder y las consecuencias del incumplimiento. 3. Descoordinación entre los responsables de Incumplimiento de la atención de procesos judiciales. disposiciones legales Gestión Jurídica 4. Incumplimiento en la interposición de 4 e institucionales en la recursos dentro de los términos de ley. atención de procesos 5. Defensa inadecuada de los intereses del judiciales Hospital. 6. Fallas en la revisión periódica del sistema de seguimiento a la respuesta de derechos de petición y procesos judiciales. 7. Fallas en las herramientas tecnológicas. 1. Fallos en contra del Hospital. 2. Detrimento patrimonial. 3. Posibles investigaciones disciplinarias y sanciones legales en contra de colaboradores y de la Entidad. 4. Insatisfacción de peticionarios. 5. Pérdida de imagen institucional. 1. Incoherencia entre el requerimiento y el perfil establecido para cada función o actividad descrita en el contrato. 2. Baja oferta en el mercado laboral de los Gestión del perfiles requeridos. Talento Humano 3. Fallas en la verificación del cumplimiento de requisitos de los cargos. 4. Incumplimiento en el debido proceso de desvinculación de colaboradores. 1. Fallas en la prestación del servicio que pueden generar implicaciones legales para la Entidad. 2. Alteración de procesos e ineficiencia por personal no idóneo. 3. Procesos judiciales en contra de la Entidad. 5 Incumplimiento de requisitos en la vinculación y desvinculación de talento humano 1. Desconocimiento de lineamientos para el manejo de la información y documentación institucional. 2. Desorganización documental en las diferentes dependencias. 3. Condiciones tecnológicas insuficientes para sistematizar la información. Gestión de Archivo 4. No se tienen bien definidas las Pérdida, sustracción, responsabilidades asociadas al manejo de omisión o uso Gestión Estadística tecnologías de sistemas de información y 6 indebido de la comunicaciones. información Gestión de 5. Incumplimiento de estándares de institucional Tecnología seguridad de la información en la realización de copias de seguridad. 6. Manipulación no autorizada de registros en sistemas de información 7. Conflicto de intereses. 8. Falta de ética de los colaboradores. 9. Falta de transparencia en el manejo de la información. ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Probabilidad de Administración materialización Tipo de control del riesgo SEGUIMIENTO Acciones Revisión, seguimiento y control de nuevos procesos en despachos judiciales. Posible Preventivo Responsable Plantilla de seguimiento despachos judiciales. Sección Administrativa Evitar Seguimiento y control de derechos de Plantilla de seguimiento y control de petición y tutelas. derechos de petición y tutelas Posible Preventivo Evitar Aplicación de lista de chequeo para la Lista de chequeo para la verificación verificación de cumplimiento de Sección de cumplimiento de requisitos de requisitos en la vinculación y Administrativa talento humano. desvinculación de talento humano. Control de entrada y salida de documentos de archivo. 1. Posibles demandas o procesos judiciales por pérdida de información de historia clínica o no presentación de información exigida. 2. Toma de decisiones errada al no contar con información disponible y confiable. 3. Favorecimiento propio o de terceros. Indicador o mecanismo de seguimiento Registro de trazabilidad de documentación de archivo. Estandarización de fuentes de Implementación de herramientas de información estadísitca que garanticen estandarización de información unicidad y confiabilidad de la estadística información. Posible Preventivo Evitar Gestión de Archivo Gestión Estadística Establecimiento e implementación de Políticas y procedimientos para el políticas y procedimientos para el manejo de tecnologías de manejo de tecnologías de sistemas de información. información en la Entidad. Sección Administrativa Definición y establecimiento de perfiles de usuario en cada una de las Perfiles de usuario. aplicaciones informáticas del Hospital. Sección Administrativa PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 1. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2015 IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso Causas 1. Compromiso de presupuesto sin autorización legal. 2. Omisión o retardo en el registro presupuestal. 3. Afectación de rubros que no corresponden con el objeto del gasto. 4. Orden de pagos sin el lleno de requisitos legales. 5. Omisión o retardo en el pago de obligaciones contraidas. 1. Desconocimiento de las condiciones y procedimientos de contratación externa, Gestión Financiera facturación y tesorería. 2. Conductas éticas inapropiadas de los colaboradores. 3. Desconocimiento de los usuarios de sus derechos. 1. Desconocimiento por parte del responsable del proceso sobre la documentación soporte para el pago de obligaciones. 2. Debilidad en la planeación de los pagos. N° Descripción Efectos Desviación de 1. Incumplimiento de la Ley. 7 presupuesto y flujo de 2. Sanciones y/o multas. recursos 1. Detrimento patrimonial de la Entidad. 2. Denuncias, quejas o demandas en contra de los colaboradores o de la Recaudo y Entidad ante los organismos de control. 8 sustracción indebidas 3. Apertura de investigaciones e de dinero imposición de sanciones a la Entidad y sus servidores por parte de organismos de control. 4. Pérdida de imagen institucional. 9 Pagos a contratistas o proveedores sin el cumplimiento de 1. Demandas. requisitos o retardo 2. Mala imagen institucional. en el pago de las obligaciones ya contraídas 1. Solicitud al almacén de mayor cantidad de elementos o insumos a las requeridas para la reparación de daños o mantenimiento del Apropiación indebida 1. Pérdidas económicas o detrimento Gestión Logística hospital. 10 de recursos físicos patrimonial de la Entidad. 2. Alto consumo de combustible en los recorridos realizados por los vehículos del Hospital. ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Probabilidad de Administración materialización Tipo de control del riesgo Posible Preventivo SEGUIMIENTO Acciones Indicador o mecanismo de seguimiento Aplicación de puntos de control a los procedimientos de presupuesto. Comprobantes de disponibilidad, registro, obligación y giro avalados por responsables según los puntos de control establecidos. Sección Financiera Control periódico de la ejecución presupuestal. Análisis periódico de la ejecución presupuestal. Sección Financiera Evitar Socialización a colaboradores de Publicación de términos de condiciones de contratos establecidos contratación con aseguradores. con aseguradores. Posible Posible Posible Preventivo Preventivo Preventivo Evitar Evitar Responsable Aplicación de puntos de control a los procedimientos de cobro y tesorería. Comprobantes de registro y transacciones financieras. Sección Administrativa Sección Financiera Divulgación de los deberes y derechos Publicación de derechos y deberes. de los usuarios. Atención al Usuario Aplicación de lista de chequeo para verificar la documentación soporte que deben tener las cuentas de cobro de los contratistas y proveedores. Lista de chequeo para verificar la documentación soporte que deben tener las cuentas de cobro de los contratistas y proveedores. Sección Financiera Control y seguimiento a planes de trabajo y actividades de mantenimiento. Registros de seguimiento a planes de trabajo y actividades de mantenimiento. Control y seguimiento a recorridos y entrada y salida de vehículos del Hospital. Registros de control y seguimiento de entrada y salida de vehículos. Evitar Sección Administrativa Registro de ingreso, movimiento y Comprobantes de registro de salida de todos los bienes e insumos. almacén. Gestión de Compras e Inventarios 1. Control deficiente en el proceso de adquisición, entrega y almacenamiento de recursos físicos. 2. Fallas en los sistemas de vigilancia y seguridad. 3. Desorganización, descuido o deshonestidad por parte de los responables de los bienes e insumos. 1. Pérdidas económicas o detrimento patrimonial de la Entidad. Pérdida de bienes e 2. Apertura de investigaciones e 11 insumos imposición de sanciones a la Entidad y sus servidores por parte de organismos de control. Realización de inventario general al menos 3 veces al año. Posible Preventivo Evitar Inventario general. Monitoreo con sistemas de seguridad Sistemas de seguridad y vigilancia. y servicio de vigilancia. Acceso restringido al almacén. Barreras de restricción de acceso. Aseguramiento de los bienes adquiridos. Pólizas de seguro. Técnico Operativo Almacén Sección Financiera Control Interno PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 1. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2015 IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso Causas 1. Desmotivación del personal. Referencia y 2. Control insuficiente en la referencia de Contrarreferencia pacientes. Servicios misionales Sistema de Información y Atención al Usuario N° Descripción 12 Negación de solicitudes de remisión aludiendo causas irreales Efectos 1. Baja facturación para el Hospital. 2. Desatención de necesidades de prestación de servicios de salud de la región. 1. No adherencia a las guías de manejo de las principales causas de morbilidad. 2. Formulación de medicamentos que no corresponden con la patología o estado de salud de los pacientes. Desviación de 1. No optimización de recursos para la 13 recursos del sistema atención de pacientes. de salud 1. Control débil de las herramientas y mecanismos disponibles al usuario para la formulación y seguimiento de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Eliminación u omisión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias 14 realizadas por los usuarios a través de los diferentes canales de atención ÁLVARO ENRIQUE AGÓN LLANOS Gerente 1. Afectación de los derechos de los usuarios. 2. Insatisfacción del usuario. 3. Procesos en contra de la Entidad. 4. Impacto negativo en los valores éticos de la Entidad. ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Probabilidad de Administración materialización Tipo de control del riesgo SEGUIMIENTO Acciones Indicador o mecanismo de seguimiento Responsable Posible Preventivo Evitar Aplicación de puntos de control en la atención de solicitudes de remisión de Solicitudes de remisión de pacientes. pacientes. Sección Científica Posible Preventivo Evitar Evaluar adherencia a guías de las principales causas de morbilidad. Evaluación de adherencia a guías de práctica clínica. Sección Científica Actualización de procedimientos y protocolos de atención al usuario. Procedimientos y protocolos de atención al usuario. Posible Preventivo Evitar Difusión a la comunidad de los Socialización de mecanismos y mecanismos y canales de canales insitucionales de comunicación existentes y disponibles. comunicación disposibles Efectuar seguimiento a la gestión de recepción y respuesta de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Seguimiento a la gestión de PQRS. Oficina de Trabajo Social Control Interno PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 2. PLAN DE TRABAJO ESTRATEGIA ANTITRÁMITES 2015 OBJETIVO ACTIVIDAD META INDICADOR CRONOGRAMA RESPONSABLE feb Contar con un equipo de Conformar equipo de trabajo para el trabajo para el desarrollo de despliegue e implementación de la la estrategia antitrámites del estrategia antitrámites del Hospital. Hospital Identificación de trámites Priorización de trámites Equipo de trabajo establecido Gerencia (Número de servicios misionales con censo de trámites y servicios / Total Equipo de trabajo de servicios misionales) x 100 Elaborar inventario de los trámites y servicios que ejecuta el Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. en el cumplimiento de su objeto misional 100% de los trámites del Hospital identificados Caracterizar los trámites del Hospital de acuerdo con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública 100% de los trámites con (Número de trámites estado CREADO en el caracterizados y registrados Sistema Único de Equipo de trabajo en el SUIT / Número de Información de Trámites trámites identificados) x 100 –SUIT Realizar diagnóstico de trámites a intervenir Contar con un diagnóstico de trámites a intervenir Diagnóstico de trámites a intervenir realizado Equipo de trabajo Formular la política anti-trámites a través de la definición de actividades Establecer un cronograma Cronograma de actividades de: Simplificación, estandarización, de actividades de de racionalización de Equipo de trabajo eliminación, optimización y racionalización de trámites trámites elaborado automatización Racionalización Ajustar los procesos del Hospital de de trámites acuerdo con la racionalización de los trámites y servicios realizada Diseñar y adoptar el manual antitrámites del Hospital ÁLVARO ENRIQUE AGÓN LLANOS Gerente 100% de los procesos actualizados con novedades de trámites de acuerdo a racionalización llevada a cabo (Procesos ajustados / Procesos afectados por Equipo de trabajo racionalización de trámites) x 100 Manual anti-trámites Contar con un manual antielaborado y aprobado por trámites del Hospital acto administrativo Equipo de trabajo mar abr may jun jul ago sep oct nov dic PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 3. PLAN DE TRABAJO ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 TIEMPO DE EJECUCIÓN RESPONSABLE INDICADOR O MECANISMO DE SEGUIMIENTO Publicar en la página Web del Hospital el plan de gestión, los planes operativos, los informes de gestión institucional, los informes de seguimiento y las memorias de audiencias públicas de rendición de cuentas a la ciudadanía. Trimestral, semestral, anual Todos los responsables de proceso Informes trimestrales semestrales y anuales disponibles para consulta Continuar con la participación activa de un usuario frente a la Junta Directiva del Hospital Geriátrico San Isidro ESE. Cada que se convoca Presidente de Junta Directiva Actas Comité de Juntas Bimestral Responsable del SIAU Actas de Asamblea Cada que lo solicite el Responsables de Concejo procesos Informe entregado al Concejo COMPONENTE Información ACTIVIDAD Realizar Asamblea de Usuarios en la que se da cuenta de la gestión institucional. Planear y desarrollar rendición de cuentas en control político ante el Concejo de Manizales Diálogo Incentivos o sanciones Desarrollar una efectiva audiencia de rendición de cuentas a la ciudadanía, para que los usuarios y la población en general conozcan los avances, el cumplimiento de metas, el plan de gestión, los planes operativos anuales y la situación presupuestal y financiera del Hospital. Fortalecer el proceso de evaluación del desempeño laboral de los servidores públicos. ÁLVARO ENRIQUE AGÓN LLANOS Gerente Semestral Gerencia 2 audiencias públicas de rendición de cuentas realizadas Anual Responsables de procesos Evaluación de desempeño de servidores públicos PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E. ANEXO 4. PLAN DE TRABAJO MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 OBJETIVO ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCIÓN RESPONSABLE INDICADOR O MECANISMO DE SEGUIMIENTO Profesional Portafolio actualizado Especializado Sección y difundido Científica Actualizar y difundir ante la Comunidad el portafolio de servicios de la Entidad Abril de 2015 Actualizar el Manual de Atención al Usuario y realizar difusión a los funcionarios, usuarios y grupos de interés. Mayo de 2015 Responsable SIAU Actualización y socialización Enero a Diciembre de 2015 Gestión Humana y Responsable SIAU Medición y Acciones Desarrollo Realizar medición de la satisfacción del usuario interno y externo y establecer las institucional para el acciones de mejora que sean pertinentes servicio al ciudadano Mejorar la visibilización de la información sobre derechos de los usuarios, descripción y tiempo de entrega de trámites y servicios de la Entidad, horarios y puntos de atención. Septiembre de 2015 Definir procedimientos y/o protocolos para la atención prioritaria de personas con discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores. Junio de 2015 Responsable SIAU Procedimientos y/o protocolos definidos Enero a Diciembre de 2015 Gestión Humana y Líderes de Procesos Ejecución de plan anual de capacitación Agosto de 2015 Gerente Grupo Directivo Señalización mejorada Afianzar la cultura de servicio al ciudadano Afianzar la cultura organizacional del servicio al ciudadano a través del desarrollo en los servidores de competencias y habilidades. públicos Fortalecimiento de los Definir con claridad la ruta de acceso de los usuarios para evitar su desplazamiento canales de atención por todas las instalaciones del hospital. ÁLVARO ENRIQUE AGÓN LLANOS Gerente Equipo de trabajo Información publicada estrategia anti-trámites
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