UNIDAD DE EDUCACION PRESECIAL INSTRUCTIVO DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE DATOS, CON LECTORES OPTICOS, PARA EVALUACIONES CON OPCIONES MULTIPLES 1. INTRODUCCION En la Unidad de Educación Presencial, se realiza el proceso automático de captura de datos con lectores ópticos, de hojas de respuestas, previamente diseñadas, para el procesamiento de: evaluaciones, encuestas, concursos de oposición, exámenes, bases de datos documentales, procesos electorales, entre otros, en el menor tiempo posible (lectura de 8000 hojas de respuesta por hora, 2 hojas por segundo aproximadamente sin interrupción). Para realizar este proceso se utilizan lectores ópticos, que convierten marcas de lápiz o bolígrafo (no color rojo) registrados en papel, en información útil para aplicaciones de la computadora, que mediante un software, permiten el procesamiento de altos volúmenes de información, brindando soluciones en el procesamiento automatizado de datos, que requieran de gran precisión y cortos tiempos de entrega de resultados. El tipo de preguntas que se pueden plantear para una lectura y calificación directa con lectores ópticos son: TIPOS DE PREGUNTAS, QUE SE PUEDEN ESTRUCTURAR, PARA CALIFICAR CON LECTORES OPTICOS RESPUESTAS OBSERVACION PREGUNTAS A B C D E Se debe indicar en el cuestionario, que Preguntas si contesta Si, registrará la celda de la abiertas o Si No opción A, caso contrario B cerradas Preguntas abiertas o cerradas Preguntas de respuesta múltiple (más de una respuesta correcta), máximo 5 alternativas de respuesta Preguntas de varias opciones (una sola respuesta válida), máximo VERDA DERO Se debe indicar en el cuestionario, que si contesta verdadero, registrará la celda de la opción A, caso contrario B FALSO Existen dos o más repuestas válidas, las opciones A y D X X Existe una sola respuesta válida, la opción C X 1 de 4 UNIDAD DE EDUCACION PRESECIAL 5 alternativas de repuesta Notas: - - Si en una evaluación se plantea los cinco tipos de preguntas, descritas anteriormente, en la misma hoja, se deben plantearlas en grupos para que sean leídas en el lector óptico, caso contrario se vuelve complejo la lectura y calificación de las mismas. Si se aplican evaluaciones con menos de 5 opciones, de la misma manera deben ser agrupadas, para que sean del mismo tipo. 2. DEL PROCESO Entrega y recepción de hojas de respuestas.- La entrega y recepción de hojas de respuestas se realiza bajo los siguientes parámetros: Entrega.- Las hojas de respuestas se entregarán, previo a un pedido realizado por escrito, a la Unidad de Educación Presencial; estas serán codificadas de acuerdo al tipo de evaluación, carrera, año, período y secuencia numérica; en el momento de la entrega de las hojas, se firmará un acta de entrega recepción. Recepción.- La recepción de hojas de respuestas, se realizará en sobres sellados, por separado con firma de responsabilidad, haciendo constar el número de hojas que contiene (sobre de hojas llenas, sobre de hojas dañadas y suspendidas y sobre con hojas de respuestas vacías sobrantes), en el momento de la recepción se firmará un acta de entrega recepción. Las hojas con las respuestas válidas se receptarán en sobre sellado con firma de responsabilidad, en la fecha de la calificación, la apertura del sobre se realizará en presencia del o los representantes, que acudirán para la calificación correspondiente. Lectura de hojas de respuestas.- La Lectura de las hojas de respuestas se lo realiza con todos los protocolos de seguridad, fiabilidad, confidencialidad e integridad, tomando en cuenta lo siguiente: Procesamiento directo (pocas cantidades de hojas de respuesta, máximo 500).- En estos casos, la lectura se realiza en forma directa y la entrega de resultados a la finalización de la misma, esto siempre y cuando haya existido una coordinación de fecha y hora con anterioridad, para la configuración y parametrización del lector. Procesamiento Indirecto (gran cantidad de hojas de respuestas, más de 500).- Se realiza en el caso de tener que leer y calificar gran cantidad de 2 de 4 UNIDAD DE EDUCACION PRESECIAL evaluaciones, por lo que se ejecuta el protocolo de recepción de hojas de respuestas y se fija una fecha y hora para la calificación correspondiente. Calificación de evaluaciones.- La calificación de las evaluaciones, se realiza posterior a la lectura de hojas de respuestas y se fija una fecha y hora, en la que acudirá el o los representantes (observadores), con la hoja de respuestas válidas (en sobre sellado con firma de responsabilidad), luego de la apertura del sobre será leída en ese instante y de inmediato se realizará la calificación correspondiente (pocos segundos) y por ende la generación de archivos digitales con los resultados; todo este proceso tiene una duración máxima de 5 minutos. 3. HOJAS DE RESPUESTAS La hoja de respuestas actual está compuesta de cinco partes: Origen de la Información.- Esta información se la llena en dos campos, el primero es el origen que puede ser: Extensión, Departamento, Carrera, Unidad u otro y el segundo es el tipo de evaluación que se aplicó, estos campos se encuentran en la parte superior de la hoja. Código de barras.- Es un código de seguridad, que varía de acuerdo al tipo de evaluación, extensión, carrera, período y año. Llenado de la cédula.- El dato de la cédula debe ser llenado en forma horizontal con los 10 dígitos de la misma y en forma vertical debajo de cada dígito, pintando el recuadro que le corresponde a cada dígito de la cédula, por columna, como se indica en el ejemplo que se encuentra, al costado izquierdo del recuadro del llenado de la misma. Pasaporte para extranjeros.- Debe ser llenado en forma horizontal, ingresando los dígitos o letras del pasaporte respectivo. Firmas y fecha.- Se debe registrar las firmas del evaluado y del aplicador o docente, además de la fecha en la que se realizó la evaluación. Respuestas.- La hoja de respuestas cuenta con más de 150 preguntas con cinco opciones (A, B, C, D, E) de selección múltiple, de las cuales una es la correcta. Código de control.- Este código permite realizar un control de las hojas de respuestas entregadas y recibidas, con la finalidad de que no de un mal uso de las mismas. 4. DEL SOFTWARE El software de los lectores ópticos, permite configurar parámetros de control y validación de los datos registrados en las hojas de respuestas, bajo los siguientes parámetros: Validación y control de datos generales (encabezados) requeridos en la hoja de respuestas, Ejemplo: cédula Parámetros de control (errores de lectura, más de una respuesta, posición de hoja, atascamiento, verificar dato leído mediante la búsqueda en línea en una 3 de 4 UNIDAD DE EDUCACION PRESECIAL base de datos, dato totalmente marcado, dato no repetido, identificadores, entre otros). Blindaje de respuestas (no permite modificaciones) Puntuaciones (total, puntos por acierto, restar por fallo, restar por doble marca, restar por respuestas en blanco, entre otros), la disminución de puntos es opcional. Auditoria.- Registro de errores y validaciones de un lote de lectura. 5. DE LA SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD En este tipo de procesos, la seguridad y confidencialidad son muy importantes, por lo que se debe tomar en cuenta lo siguiente: Las hojas de respuestas llenas, producto del resultado de las evaluaciones deben ser entregadas en sobre sellado y con firma de responsabilidad en el exterior del mismo, haciendo constar el número de hojas que contiene. La o las hojas con respuestas válidas, deben ser entregadas en sobre sellado con firma de responsabilidad, el mismo que será abierto, el día que se realizará la calificación en presencia del o los representantes asignados para esta actividad. 6. RECOMENDACIONES Se debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones, a fin de que la captura y procesamiento de datos sea óptima y en el menor tiempo posible. Use lápiz para llenar las respuestas, porque permitirá borrar con facilidad en el caso de equivocación, si se puede utilizar esferográfico (no color rojo). Llene la burbuja o recuadro en forma completa, no parcialmente. Puede utilizar esferográfico para llenar los datos como: origen de la información, tipo de evaluación, llenado de la cédula, pasaporte para extranjeros, firmas y fechas. En el caso de equivocación en una respuesta, bórrele bien y seleccione otra, por cuanto si no lo hace, el lector puede asumir como que seleccionó dos respuestas y lo invalida la pregunta. No use tinta correctora para borrar datos erróneos. No registre datos, líneas, dibujos o caracteres adicionales a los solicitados en la hoja de respuestas, especialmente en: la zona del código de barras, zona del margen derecho e inferior de la misma, donde se encuentran dibujados los clocks de identificación electrónica de la hoja (recuadros de color negro), caso contrario toda la hoja será invalidada. No doble, no arrugue, no engrape la hoja. Octavio P. Miniguano M. Analista Académico U.E.P., Vicerrectorado de Docencia 4 de 4
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