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REPUBLICA DE COLOMBIA
Alcaldía Municipal
Municipio de Guadalajara de Buga
ESTUDIO DE VERIFICACION DE REQUISITOS PARA OTORGAMIENTO DE ENCARGO
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO A PROVEER: SECRETARIA CODIGO 440 GRADO 02.
FECHA DE FIJACION: NOVIEMBRE 7 DE 2014
PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejecutar labores de orden administrativo complementarias de las tareas propias de los niveles superiores.
FUNCIONES ESENCIALES
1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de internet.
2. Ofrecer de manera apropiada la información suficiente y necesaria que le sea requerida por el público que acude al despacho, de forma tal que éste último pueda
adelantar sus gestiones de manera adecuada y en el menor tiempo posible.
3. Tramitar, clasificar y organizar todo lo relacionado con la correspondencia interna y externa de la oficina, mecanografiando y/o digitando todas las cartas y
documentos que le sean exigidos por su superior inmediato.
4. Velar por la organización, codificación y presentación del archivo privado del despacho de conformidad con las políticas diseñadas en el archivo general y ejercer el
control sobre los documentos prestados o en circulación.
5. Recibir las llamadas telefónicas, llevando adecuado registro de las mismas y realizando las actividades conducentes para darles el trámite debido.
6. Tramitar lo correspondiente a la agenda de su superior llevando estricto registro de
las citas de acuerdo con las instrucciones impartidas por su
superior.
7. Llevar en estricto orden las actas de los comités en los que participe su superior.
8. Controlar la existencia de útiles y papelería pala la oficina, elaborar oportunamente los vales de pedidos, someterlos rápidamente al visto bueno de su jefe para el
abastecimiento oportuno de los materiales fungibles y de escritorio necesarios para la oficina.
9. Velar por el buen uso y mantenimiento de los materiales, equipos y demás elementos confiados a su manejo.
10. Elaborar las órdenes de pago por todo concepto que se causen en la dependencia y someterlas a la aprobación del jefe inmediato.
11. Preparar informes periódicos sobre el estado de los trámites y de la correspondencia así como de asuntos que ella recibe para poder evaluar el cumplimiento de sus
actividades.
12. Recibir, radicar y controlar la correspondencia que se recibe; entregarla oportunamente a la dirección para su evaluación y recirculación al interior de las diferentes
dependencias.
13. Controlar que la información que se suministre a los usuarios sobre reglamentos y normas vigentes sea correcta y esté actualizada.
14. Presentar a su superior, cuando éste así lo exija, el informe de actividades realizadas.
15. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL
-
La información recibida es organizada y archivada de manera que permite ser evaluada y consultada.
La correspondencia y demás documentos de la dependencia son revisados, radicados y controlados de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de
gestión documental.
Se informa y se facilita la atención a los usuarios en los temas de su interés.
REPUBLICA DE COLOMBIA
Alcaldía Municipal
Municipio de Guadalajara de Buga
ESTUDIO DE VERIFICACION DE REQUISITOS PARA OTORGAMIENTO DE ENCARGO
-
- El archivo de la dependencia esta organizado, clasificado y mantenido de acuerdo con el sistema de gestión documental.
La papelería, elementos y útiles necesarios, están preparados y controlados según las necesidades de la dependencia
CONOCIMIENTOS BÁSICOS






Técnicas de archivo.
Software de archivo.
Sistemas de gestión documental.
Servicio de atención al cliente.
Conocimiento y manejo de ofimática.
Conocimientos en lenguaje profesional
REQUISITOS DE ESTUDIO O EXPERIENCIA
Estudios: Bachiller en cualquier modalidad.
Experiencia: Un (1) año de experiencia relacionada.
Nombre del
Empleado
Jaqueline
Sanabria
Ladino
Diego
Galvis
Bueno
Empleo de Carrera
del
que es Titular
Aux.serv.grales.
Aux.Serv.Grales.
Flora
Silva
SandovalAux. Administ.
SALARIO
-
Perfil de Competencias y
Requisitos Académicos
Bachiller académico, Secretariado
Gerencial Sistematizado, 40 horas
Excel
avanzado,
40
horas
organización
técnica
de
archivo.(practicas de estudio de
Discenter en la parte secretarial –
archivo, correspondencia )
Bachiller académico, Excel básico,
serv. Al cliente externo e interno
en
la
organización,
Excel
avanzado,
Bachiller,
Cursos
de
Capacitación
comercial,
Taller de referencia y
Aptitudes y
Habilidades
Sanción
Disciplinaria
Ultima
Evaluación
Del
Desempeño
Experiencia
relacionada
en el cargo
2 años
No tiene
98%
No tiene
100%
No tiene
100%
3 Años
35 Años
REPUBLICA DE COLOMBIA
Alcaldía Municipal
Municipio de Guadalajara de Buga
ESTUDIO DE VERIFICACION DE REQUISITOS PARA OTORGAMIENTO DE ENCARGO
servicio de información a la
HOMOLOGADO
comunidad,
recibo
y
despacho – archivo,
Bachiller, Salud ocupacional
II, Legislación en salud
ocupacional, Seguridad en
LILIANA
riesgos mecánicos, Servicio
99%
del
Aux.Serv.Grales.
No tiene
al
cliente,
Informática,
año 2011.
ROLDAN VIERA
Windows y office, redacción
y ortografía, operador de
sistemas en diseño gráfico.
Bachiller, Aux. Tec. En
Sistemas,
salud
ocupacional, documentación
Sandra Patricia Aux.
Serv- artística en colombia, IV foro
Exaltación
No tiene
100%
Grales.
del libro y la lectura, Etica
Paz Rengifo
como fundamento en la
gestión de los funcionarios
adminisrativos
18 Años
14 Años
CONCEPTO: Realizado el estudio de verificación para determinar el derecho preferencial de los funcionarios con derechos de carrera para ser
encargado en la vacante de SECRETARIA CODIGO 440 GRADO 02, se concluye que las personas que cumplen con los requisitos y la competencias
para ejercer el cargo son las siguientes personas: Jaqueline Ladino Sanabria, Diego Bueno Galvis, Flora Silva Sandoval-SALARIO –
HOMOLOGADO, Liliana Roldan Viera, Sandra Patricia Paz Rengifo, De las(o) citadas (o) funcionarias(o) se estableció que quien contaba con los
requisitos para ejercer dicho cargo y experiencia era la señora JAQUELINE LADINO SANABRIA.
FERNANDO JOSE HENAO FRANCO
Secretario de Educación Municipal
Elaboro:Gloria Patricia Ayala L.
Reviso: Alberto Leon Lozano P.
REPUBLICA DE COLOMBIA
Alcaldía Municipal
Municipio de Guadalajara de Buga
ESTUDIO DE VERIFICACION DE REQUISITOS PARA OTORGAMIENTO DE ENCARGO
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO A PROVEER: CELADOR CODIGO 477 GRADO 01
FECHA DE FIJACION: OCTUBRE 21 DE 2014.
.
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: ASISTENCIAL
DENOMINACIÓN: CELADOR
CODIGO: 477
RELACION DE DEPENDENCIA
DEPENDENCIA:
Instituciones Educativas del Municipio
GRADO: 01
CARGO DEL JEFE INMEDIATO:
Rector de las Instituciones
PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejecutar la vigilancia de los bienes de la Institución Educativa
FUNCIONES ESENCIALES
1. Ejercer la vigilancia en las áreas o zonas que le hayan asignado.
2. Controlar la entrada y salida de personas, vehículos y objetos al plantel.
3. Velar por la conservación y seguridad de los bienes del plantel.
4. Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.
5. Cuidar que las puertas y ventanas de las instalaciones queden debidamente aseguradas cuando se retire el personal.
6. Consignar en el libro de control las anomalías detectadas en el turno e informar oportunamente sobre las mismas.
7. Guardar la debida reserva y discreción de la información que se le ha confiado.
8. Hacer uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos, muebles y materiales confiados a su manejo.
9. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. La vigilancia se ejerce de manera eficiente y eficaz.
2. El transito de personas, vehículos y objetos que ingresan al plantel es controlado.
3. No se presenta perdida de equipos o materiales por causa de robos, ni daños.
4. Se lleva control diario de incidentes dentro de cada turno.
REPUBLICA DE COLOMBIA
Alcaldía Municipal
Municipio de Guadalajara de Buga
ESTUDIO DE VERIFICACION DE REQUISITOS PARA OTORGAMIENTO DE ENCARGO
CONOCIMIENTOS BÁSICOS
 Manejo y mantenimiento de armas.
 Curso de vigilancia.
REQUISITOS DE ESTUDIO O EXPERIENCIA
Estudios: Dos (2) años de educación básica secundaria.
Experiencia: Dos (2) años de experiencia relacionada.
Nombre del
Empleado
Javier
Cerezo
Patiño
Delfín Joaquín
Domínguez
MuñozSalario
Homologad.
Empleo de Carrera
del
que es Titular
Perfil de Competencias y Requisitos
Académicos
Aux.Serv.
Generales
Bachiller académico, Curso de Agente
profesional de vigilancia de la policía
nacional, Seminario Taller “Nueva ley
de Carrera Administrativa, Curso Básico
de Construcción, Ciclo de taller ”La
Ética como fundamento en la gestión de
los funcionarios Administrativos y de
Serv.Grales.
Aux.Serv.Grales.
Bachiller, Cursos de vigilancia, Nueva ley de
carrera administrativa, la ética
Aptitudes y
Habilidades
Agradecimiento
Sanción
Disciplinaria
No tiene
Ultima
Evaluación
Del
Desempeño
96%
Experiencia
relacionada
en el cargo
17 Años
20 Años
Felicitaciones
No tiene
100%
CONCEPTO: Realizado el estudio para determinar el derecho preferencial de los funcionarios con derechos de carrera para ser encargado(a) en la
vacante de CELADOR 477 GRADO 01, se concluye que las personas que cumplen con los requisitos, formación y competencias para ejercer el
cargo de CELADOR, son los señores : JAVIER CEREZO PATIÑO y el señor DELFIN JOAQUIN DOMINGUEZ MUÑOZ, y se estableció que quien
contaba con los requisitos para ejercer dicho cargo era el señor DELFIN JOAQUIN DOMINGUEZ MUÑOZ,
FERNANDO JOSE HENAO FRANCO
Secretario de Educación Municipal.
Elaboro: Gloria Patricia Ayala L