1. Educación

Documento complementario a la verisón 1.1 del manual del usuario
Índice
Nuevas funciones y permisos .................................................................................................................. 2
Baldosa Titulados .................................................................................................................................... 2
Baldosa Espacios ..................................................................................................................................... 3
Baldosa Consulta de envíos ..................................................................................................................... 4
Baldosa Tutorías ...................................................................................................................................... 4
Listar tutorías........................................................................................................................... 4
Planificación ............................................................................................................................ 6
Modificar el calendario de tutorías ......................................................................................... 7
Modalidad Consultas ............................................................................................................... 9
Modalidades con emisión y salas AVIP ................................................................................... 9
Establecer horarios de tutorías: casos específicos ................................................................................ 10
Crear una tutoría con un tutor, un espacio, una duración y más de una asignatura............ 10
Crear una tutoría con un tutor, un espacio, una duración y más de una asignatura, cada una
con diferentes Centros receptores y Modalidad................................................................... 11
Crear dos tutorías semestrales para una asignatura anual ................................................... 12
Crear una tutoría presencial para una asignatura Intercampus con Seguimiento ............... 13
Ficha de tutor ........................................................................................................................................ 15
Incidencias ............................................................................................................................. 15
Baja del tutor ......................................................................................................................... 17
Prórroga de la beca ............................................................................................................... 18
Otras indicaciones ................................................................................................................................. 19
Acceso a la aplicación ............................................................................................................ 19
Ordenar listados .................................................................................................................... 19
Envío de correo electrónico a estudiantes ............................................................................ 19
Modificaciones del calendario académico y los días no lectivos .......................................... 19
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Nuevas funciones y permisos
Si no es posible trabajar con una nueva función implementada en Akademos 3.0, es debido a que el
perfil de usuario con el que se ha accedido a la aplicación no tiene los permisos oportunos, ya que,
por defecto, los nuevos permisos aparecen desmarcados.
Para otorgar los permisos pertinentes, un usuario con permisos de gestión, debe acudir al menú
Administración -> Gestión de permisos, seleccionar el perfil que corresponda, marcar las casillas
relativas a las funciones que se deseen y pulsar el botón Guardar. En la imagen inferior están
marcados los permisos que posibilitan acceder a las baldosas Espacios y Titulados, así como al
apartado Incidencias de la ficha de tutor.
Baldosa Titulados
Desde esta baldosa es posible realizar listados de los estudiantes que han finalizado sus estudios en
el curso académico seleccionado, así como enviar comunicaciones a los mismos. Por ello, si se desea
consultar los estudiantes titulados en el curso 2012/2013, este debe ser el curso seleccionado en la
parte superior derecha de la aplicación.
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Baldosa Espacios
Desde esta baldosa es posible consultar y editar la información relativa a los espacios del centro
registrados en la aplicación. Pueden realizarse los siguientes procesos, del mismo modo que en otras
baldosas: Filtrar, Listar, Buscar, y Añadir. Por otra parte, también es posible localizar la ficha de un
espacio desde el buscador general.
En la ficha de cada espacio pueden consultarse y editarse los datos relativos a la misma, así como
acceder al calendario de su ocupación.
Además, mediante el botón Hojas asistencia es posible imprimir una plantilla para que el tutor
indique su nombre y la fecha, y cada estudiante sus datos. De este modo es posible realizar un
registro de la asistencia de los estudiantes.
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Baldosa Consulta de envíos
Mediante esta nueva baldosa es posible realizar consultas sobre el registro de los envíos realizados
mediante la aplicación. Las funciones de la baldosa permiten aplicar filtros personalizados y generar
listados.
Baldosa Tutorías
Listar tutorías
Elaborar un listado de las tutorías de cada tutor: baldosa Tutorías -> botón Listar -> campo Tutor en
Agrupaciones.
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Elaborar un listado de las tutorías de cada espacio: baldosa Tutorías -> botón Listar -> campo Espacio
en Agrupaciones.
Elaborar un listado de las tutorías de cada día de la semana: baldosa Tutorías -> botón Listar ->
campo Día tutoría en Agrupaciones.
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Planificación
Esta nueva consulta, disponible desde el botón de información de las sesiones ( ) en el calendario
de tutorías, hace referencia al contenido de cada sesión de tutoría. La Planificación debe haberla
introducido el tutor de la asignatura a través de Akademos Web, previa validación en el portal UNED.
Esta información también podrán consultarla, previa validación en el portal UNED, los estudiantes
que reciban la tutoría.
Accediendo al icono de Planificación de una sesión o de todas ellas, es posible consultar su
contenido, así como imprimirlo o guardarlo en formato digital.
Cuando se elimina una sesión de tutoría que contiene Planificación, la aplicación muestra un aviso al
respecto y permite de nuevo imprimirla o guardarla.
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Modificar el calendario de tutorías
Es posible cambiar el día de la semana o la hora de inicio de una tutoría arrastrándola en el
calendario con la vista Semana.
Es posible cambiar el espacio o la hora de inicio de una tutoría arrastrándola en el calendario con la
vista Día.
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Por otra parte, es posible visualizar de forma duplicada un calendario de tutorías en la vista Día. Para
ello debe pulsarse el nuevo botón Mostrar doble calendario. De este modo es posible arrastrar las
tutorías del calendario de la parte superior al calendario de la parte inferior, lo cual permite
modificar con una sola acción el día, la hora y el espacio de una tutoría.
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Modalidad Consultas
La modalidad de tutoría Consultas incluye una nueva función, la cual permite la coincidencia de
espacio y horario con otras tutorías. Esta función solo se aplica cuando se crea una tutoría con
modalidad Consultas desde la vista Semana del calendario de tutorías.
De este modo, una tutoría creada en la vista Semana con modalidad Consultas podrá compartir
espacio y horario con otra tutoría ya creada.
Modalidades con emisión y salas AVIP
Si una tutoría tiene asignada una modalidad con emisión (Tutoría+Webconferencia, Videoconferencia
o Webconferencia), Akademos realiza la solicitud de creación de una sala virtual en la plataforma
AVIP.
Si un tutor imparte más de una asignatura al mismo tiempo, Akademos realiza la petición de una
única sala para todas esas asignaturas.
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Establecer horarios de tutorías: casos específicos
Crear una tutoría con un tutor, un espacio, una duración y más de una asignatura

En el calendario de tutorías, pulsar sobre una tutoría ya creada para que aparezca la ventana
de Modificación de datos de la tutoría.

En el apartado Asignatura/s, pulsar en el menú desplegable, seleccionar la asignatura que se
desea añadir a la tutoría y pulsar sobre el triángulo que señala hacia abajo para incluirla en el
recuadro inferior, junto a la asignatura que ya aparecía anteriormente.

Pulsar el botón Aceptar para guardar los cambios.

Se debe tener en cuenta que, en este caso, la tutoría añadida conservará la misma
Modalidad y Centros receptores que la tutoría ya creada; aunque cada una de ellas solo será
visible en el calendario correspondiente a su titulación, curso y semestre.
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Crear una tutoría con un tutor, un espacio, una duración y más de una asignatura, cada
una con diferentes Centros receptores y Modalidad

En el calendario de tutorías, pulsar sobre una tutoría ya creada para que aparezca la ventana
de Modificación de datos de la tutoría.

Pulsar el botón Añadir tutoría de este tutor en el mismo espacio y hora, en la parte inferior
izquierda de la ventana, para que aparezca la ventana de Inserción de nueva tutoría desde.

En el apartado Asignatura/s, pulsar en el menú desplegable, seleccionar la asignatura que se
desea añadir a la tutoría y pulsar sobre el triángulo que señala hacia abajo para incluirla en el
recuadro inferior.

En caso de ser necesario, modificar la lista de centros receptores de la tutoría mediante el
botón correspondiente.

Seleccionar la Modalidad que se desee en el menú desplegable correspondiente.

Pulsar el botón Aceptar para guardar los cambios.

Se debe tener en cuenta que cada una de las tutorías solo será visible en el calendario
correspondiente a su titulación, curso y semestre.
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Crear dos tutorías semestrales para una asignatura anual

En el calendario de tutorías, pulsar sobre una tutoría anual ya creada para que aparezca la
ventana de Modificación de datos de la tutoría.

En el apartado Asignatura/s, pulsar Semestre 1 para modificar la duración de la tutoría.

Pulsar el botón Aceptar para guardar los cambios.

Crear una nueva tutoría para la misma asignatura en el calendario del segundo semestre,
pero seleccionando Semestre 2 en la ventana de Inserción de nueva tutoría desde.

Se debe tener en cuenta que, posteriormente, es posible añadir más asignaturas semestrales
a cada una de las dos tutorías de forma independiente.
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Crear una tutoría presencial para una asignatura Intercampus con Seguimiento


Se debe tener en cuenta que «seguimiento» y «tutoría» son conceptos diferentes.
o
El seguimiento se refiere a que un tutor debe atender a una serie de estudiantes a través
de la plataforma aLF. Este seguimiento se refleja en la casilla correspondiente del
apartado Asignaturas de la ficha del tutor. En este apartado también figuran los centros a
los que afecta ese seguimiento. Cuando se asigna una asignatura a un tutor, puede
elegirse si se crea o no un grupo de tutoría en aLF y a los centros que afecta.
o
Una tutoría la imparte un tutor en un centro, en un determinado horario, para una serie
de estudiantes, al margen de que ese mismo tutor deba realizar seguimiento a través de
la plataforma aLF a los mismos estudiantes que tutoriza o a otros diferentes.
Si un tutor realiza seguimiento de estudiantes de una asignatura a través de la plataforma
aLF, en el apartado Asignaturas de su ficha de tutor tiene marcada la casilla Seguimiento y
una serie de centros asignados que lo reciben. Este seguimiento se refleja en la web de
horarios como Asignaturas sin horario de tutoría.
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
Si se crea una tutoría presencial para esa misma asignatura con seguimiento, en ella solo se
deben indicar los centros que vayan a recibir la tutoría. No deben indicarse los centros a los
que el tutor realiza seguimiento, ya que ese aspecto ya está reflejado en su ficha y es
independiente de la tutoría. Si se marcasen esos centros, todos los estudiantes de esa
asignatura a los que el tutor realiza el seguimiento, verían que pueden asistir a la tutoría,
cuando eso no tiene porqué ser así.
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Ficha de tutor
Incidencias
Desde este nuevo apartado, es posible registrar como Incidencias los días que tutor no va a acudir al
sus tutorías.

Las incidencias se pueden Añadir, Modificar y Eliminar mediante los botones
correspondientes. Cuando se añade una incidencia, deben indicarse las horas y fechas de
inicio y fin de la misma. También es posible seleccionar, mediante la casilla correspondiente,
si la incidencia será visible desde la web de horarios de tutorías del centro y Akademos Web.

Si las fechas afectan a una o varias sesiones de tutoría, la aplicación muestra un aviso y da la
posibilidad de enviar una comunicación a los estudiantes que pueden recibir esas sesiones de
tutoría.
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
Si una tutoría está afectada por una incidencia, tanto en el calendario como en la consulta de
sesiones de la tutoría (botón ) aparecerá un icono avisando al respecto. Si se pulsa sobre
este icono, aparecerán todas las incidencias que están afectando o van a afectar a esa
tutoría. Las incidencias pasadas no serán visibles de este modo.
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Baja del tutor
Mediante este botón puede darse de baja al tutor, ya sea de forma definitiva o temporal.

Si se selecciona Baja definitiva, aparecerá un comunicado de baja voluntaria, el cual se puede
imprimir o exportar en diversos formatos. Por otra parte, para el curso en el que se realizado
la baja, la ficha del tutor ya no podrá consultarse y sus tutorías se eliminarán del calendario.
Es el caso, por ejemplo, cuando un tutor se jubila.

Si se selecciona Baja temporal, el asistente pregunta si el tutor va a incorporarse durante el
curso actual o no, ya que el tratamiento es diferente. Un tutor se considera con baja
temporal cuando deja de impartir tutorías durante un tiempo, pero posteriormente va a
reincorporarse de nuevo a la actividad docente.
o Si el tutor va a estar de baja durante todo el curso, debe seleccionarse la opción
correspondiente. De este modo sus tutorías serán eliminadas y las asignaturas serán
eliminadas de su ficha. Este tutor ya no será visible en la baldosa Tutores del curso en
el que se ha dado de baja, aunque su ficha sí podrá localizarse a través del buscador
general. Un tutor con baja temporal para todo el curso, aparecerá con un estado
Activo transitorio. Es el caso, por ejemplo, de un tutor que cesa temporalmente la
docencia por la dedicación a la función pública.
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o Si el tutor va a reincorporarse a lo largo del curso actual, debe seleccionarse la opción
correspondiente e indicar la fecha en la que se iniciará la baja. De este modo se
conservarán sus tutorías y la asignación de sus asignaturas (incluido el seguimiento
en aLF), hasta que estos datos sean eliminados o modificados manualmente. En el
asistente de baja temporal, se da la opción de registrar una incidencia al respecto.
Por otra parte, en lugar del botón Baja del tutor aparecerá el botón Finalizar baja,
mediante el cual será posible volver a activar al tutor. Es el caso, por ejemplo, de un
tutor de baja por enfermedad.
Prórroga de la beca
Mediante este nuevo proceso accesible mediante el botón Prórroga beca de la ficha de tutor, es
posible generar un documento relativo a ese tutor o a todos los tutores previamente filtrados. La
utilización de este documento es voluntaria.
El documento de prórroga contiene los datos personales y académicos del tutor, al cual se le hace
entrega del mismo para que lo devuelva firmado. De este modo, el centro confirma los datos
personales del tutor, el tutor queda informado de las asignaturas que va a impartir y deja constancia
de su continuidad en el curso.
Una vez se seleccione la opción y se pulse el botón deseado, aparecerán los documentos
correspondiente, los cuales se pueden imprimir o guardar en formato digital.
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Otras indicaciones
Acceso a la aplicación

La cuenta de correo que debe introducirse para acceder a la aplicación puede sustituirse por
el identificador (c00000000), el cual aparece junto al usuario cuando se accede a
www.uned.es con una cuenta @centro.uned.es.
Ordenar listados

Cuando se crea un listado, este se ordena por el contenido del primer campo asignado en la
ventana Visibles.
Envío de correo electrónico a estudiantes

Cuando se realiza una comunicación a los estudiantes mediante correo electrónico, es
posible seleccionar si se dese realizar el envío a la dirección de correo personal o de la UNED
(@alumno.uned.es).
Modificaciones del calendario académico y los días no lectivos

Aunque el proceso de renovación solo se puede realizar una vez por curso, sí es posible
modificar con posterioridad a la realización del mismo las fechas del calendario académico y
los días no lectivos.

Para ello basta con acceder de nuevo al proceso de renovación (Herramientas ->
Renovación), modificar los datos que se desee y pulsar el botón Adelante.

Estos cambios no tendrán efectos retroactivos en las tutorías ya creadas; aunque sí
permitirán modificar las sesiones de las mismas manualmente, y sí tendrá efecto en las
tutorías que se creen a partir de la modificación.
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