1. Bienes raíces

Código: GCO-FT-124
Versión: 1,0
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Marzo 26 de 2014
PROCESO: Gestión Corporativa
HOJA N°
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
OFICINA PRODUCTORA
DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIA
28
Presupuesto
CÓDIGO
Dependencia
Serie
GCO
6
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Subserie
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Lineamiento de política presupuestal emitida por la
Alcaldía mayor de Bogotá
Circulas de programación presupuestal y cronograma
presupuestal
Acta de reunión presentando los lineamientos para la
programación presupuestal
Memorando informando a las áreas el cronograma
para la proyección de los ingresos y gastos para la
siguiente vigencia
Circulas informando a las áreas el cronograma para la
proyección de los ingresos y gastos para la siguiente
vigencia
Formulario planta de personal con costos
Oficio remisorio del formulario de planta de personal
con costos
Relación de gastos esenciales
Memorando enviando la proyección de los ingresos
y/o gastos por centro de costos
Informe de justificación de las partidas presupuestales
de informes y/o gastos
Sistema de información contractual
Cuadro preliminar del anteproyecto de ingresos y/o
gastos
Programación del presupuesto orientado a
resultados por centro de costo.
Memorando solicitando ajuste al POR
Programación del presupuesto orientado a resultados
POR
Programación de ingresos propios (establecimientos
públicos, empresas comerciales e industriales)
Informe de justificación de los ingresos proyectados
Oficio remisorio de la programación y justificación de
ingresos
Formulario de obligaciones contingentes por
operaciones de crédito y otros contratos
administrativos
Oficio remisorio de las obligaciones contingentes por
operaciones de crédito y otros contratos
administrativos
Formulario relación de los pasivos exigibles de
funcionamiento
Fuente de financiación de los pasivos exigibles
Oficio remisorio de los pasivos exigibles
Formulario financiación de reservas presupuestales
Formulario de proyección del servicio de la deuda
Oficio remisorio de la proyección del servicio de la
deuda
Plan Operativo Anual de Inversiones POAI
Marco fiscal de mediano plazo
DE 7
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
RETENCIÓN
EN AÑOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
AG
AC
GCO
GCO-PD-031
2
3
MES AÑO
3
2014
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
NIT
830.144.890-8
PROCEDIMIENTO
S
X
La serie Anteproyecto de Presupuesto muestra la planificación del
presupuesto de inversión e ingresos de la entidad de una vigencia
fiscal. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años en el archivo
de gestión y 3 años en el central, se procederá a su eliminación
siguiendo lo establecido por el archivo de la ERU. Acuerdo 07 de
1994 en sus artículos 25, 26 y 27, en el Decreto 2609 de 2012 en su
artículo 9, literal f) y h), 16 literal b) y c), Ley 962 de 2005 artículo 28,
Ley 1483 de 2011, Decreto 2767 de 2012.
1 de 7
Código: GCO-FT-124
Versión: 1,0
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Marzo 26 de 2014
PROCESO: Gestión Corporativa
HOJA N°
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
OFICINA PRODUCTORA
DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIA
28
Presupuesto
CÓDIGO
Dependencia
Serie
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Subserie
DE 7
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
PROCESO
PROCEDIMIENTO
RETENCIÓN
EN AÑOS
AG
AC
MES AÑO
3
2014
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
NIT
830.144.890-8
PROCEDIMIENTO
S
Plan financiero
Plan financiero plurianual
Informe de justificación de los parámetros, las
variables o supuestos utilizados y cambios en las
tendencias de la proyección
Acta de reunión de presentación y aprobación del plan
Oficio remisorio del plan financiero o el plan financiero
plurianual
Marco fiscal de mediano plazo
Documento de recomendaciones al CONFIS
Acta aprobado el plan financiero
Comunicación remisoria del formulario de planta de
personal con costos
Oficio notificando la aprobación a recomendaciones
sobre el presupuesto
Oficio asignando la cuota global de gastos
Programa anual mensualizado de caja PAC
Oficio remisorio de programación mensual de pagos
a tesorería distrital
Anteproyecto de presupuesto
Oficio remisorio del anteproyecto de presupuesto
Proyecto de presupuesto
Acuerdo de expedición del presupuesto
Decreto de liquidación
Acuerdo de la junta directiva dando concepto
favorable al proyecto de presupuesto
Resolución del proyecto de presupuesto
Concepto técnico y recomendaciones al proyecto de
presupuesto
Resolución de aprobación del presupuesto por el
CONFIS
Resolución de liquidación del presupuesto
Acuerdo de la junta directiva dando concepto
favorable al proyecto de presupuesto
Resolución del proyecto de presupuesto
Oficio remisorio del proyecto de presupuesto al
CONFIS y a la Secretaria Distrital de Hacienda
Resolución de aprobación del presupuesto
Resolución de liquidación del presupuesto
2 de 7
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HOJA N°
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
OFICINA PRODUCTORA
DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIA
28
Presupuesto
CÓDIGO
Dependencia
Serie
GCO
10
GCO
11
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Subserie
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL CDP
Solicitud de certificado disponibilidad presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Solicitud de anulación de certificado de disponibilidad
presupuestal
Informe de justificación de la anulación presupuestal
Acta de anulación de certificado de disponibilidad
presupuestal
CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL CRP
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
RETENCIÓN
EN AÑOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
AG
AC
GCO
GCO-PD-018
2
10
CT
E
Formulario de superávit fiscal o excedente financiero
2014
MT
NIT
830.144.890-8
PROCEDIMIENTO
S
La serie Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP es el
documento con el que el ordenador del gasto de la entidad valida y
garantiza el presupuesto disponible existente con el fin de que la
entidad puede asumir obligaciones contractuales. Una vez cumpla su
tiempo retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el
central. Se procederá a realizar una selección cualitativa del 5% de
los documentos sobre la producción anual con el fin de conservarlos.
Se utilizará medio tecnológico para su reproducción exacta siguiendo
el procedimiento establecido por el archivo de la ERU. Acuerdo 07 de
1994 en sus artículos 25, 26 y 27, en el Decreto 2609 de 2012 en su
artículo 9, literal f) y h), 16 literal b) y c), Ley 962 de 2005 artículo 28,
Ley 1483 de 2011, Decreto 2767 de 2012.
GCO
GCO-PD-018
2
10
X
La serie Certificado de Registro Presupuestal CRP es el documento
con el que el ordenador del gasto de la entidad registra y controla el
presupuesto comprometido con las obligaciones adquiridas por la
entidad indicando el valor y tiempo de ejecución. Una vez cumpla su
tiempo retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el
central. Se procederá a realizar una selección cualitativa del 5% de
los documentos sobre la producción anual con el fin de conservarlos.
Se utilizará medio tecnológico para su reproducción exacta siguiendo
el procedimiento establecido por el archivo de la ERU. Acuerdo 07
de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, en el Decreto 2609 de 2012 en
su artículo 9, literal f) y h), 16 literal b) y c), Ley 962 de 2005 artículo
28, Ley 1483 de 2011, Decreto 2767 de 2012.
Certificado de compromiso de reservas
presupuestales
Solicitud de anulación de registro presupuestal
Acta de liquidación de compromiso presupuestal
Memorando solicitando liberación de una reserva
presupuestal
CIERRE ANUAL PRESUPUESTAL
Circular de cierre presupuestal
Informe de ejecución presupuestal de ingresos y
gastos
Relación de saldos de los registros presupuestales
Acta de anulación de saldos no comprometidos
Relación de reservas presupuestales
Relación de cuentas por pagar
Informe del estado de la tesorería
3
X
Solicitud de certificado de compromiso presupuestal
12
MES AÑO
DISPOSICIÓN FINAL
Solicitud de registro de disponibilidad presupuestal
Certificado de Registro Presupuestal
GCO
DE 7
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA
GCO
FIN-PD-22-02
2
10
X
La serie Cierre Anual Presupuestal es el documento con el que el
ordenador del gasto de la entidad indica el saldo real del presupuesto
de la entidad al cierre de la vigencia. Una vez cumpla su tiempo de
retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el central,
se procederá a su eliminación siguiendo las reglas establecidas por el
archivo de la ERU. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
en el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f) y h), 16 literal b)
y c), Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1483 de 2011, Decreto 2767 de
2012.
Informe de disponibilidades, compromisos y
autorizaciones de giro
Propuesta de distribución de los excedentes
financieros
Comprobantes de reintegro de la tesorería distrital
Oficio remisorio de los informes a la secretaría de
hacienda
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Fecha: Marzo 26 de 2014
PROCESO: Gestión Corporativa
HOJA N°
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
OFICINA PRODUCTORA
DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIA
28
Presupuesto
CÓDIGO
Dependencia
Serie
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Subserie
DE 7
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
RETENCIÓN
EN AÑOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
AG
AC
GCO
N/A
2
8
GCO
GCO-PD-027
2
10
MES AÑO
3
2014
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
NIT
830.144.890-8
PROCEDIMIENTO
S
Informe de ejecución presupuestal activa y pasiva
(Ingresos y gastos)
Relación de reservas presupuestales
Acta de liquidación
Informe de la ejecución por proyectos del Sistema
General de Participación y plusvalía
Informe de logros
Relación de cuentas por pagar
Relación de cuentas por cobrar
Informe del estado de la tesorería
Informe del ajuste presupuestal
Oficio enviando la información del cierre presupuestal
GCO
GCO
32
GCO
45
GCO
32.11
45.1
INFORMES
Informe de Ejecución Presupuestal
Informes de Ejecución Activa y Pasiva (Ingresos y
Gastos)
Comunicación oficial remisoria del informe de
Ejecución a Secretaría de Hacienda, Secretaría de
Planeación y entes de control
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que Afectan los
Agregados
Solicitud de traslados presupuestales internos por
centro de costos
Justificación legal, económica y financiera del traslado
presupuestal interno por centro de costo
Informe de justificación legal, económica y financiera
del traslado presupuestal interna del traslado que
afecta los agregados
Estudio de necesidades
Solicitud de concepto sobre las modificaciones
presupuestales de inversión que afecten los
agregados
Comunicado oficial remisorio a la Secretaria Distrital
de Planeación de la solicitud de concepto sobre
modificaciones
Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado
presupuestal interno por inversión
Memorando solicitando el traslado presupuestal que
afecta los agregados (presupuesto de
funcionamiento)
X
X
La subserie Informes de Ejecución Presupuestal son los documentos
que evidencian el estado de la ejecución pasiva y activa del
presupuesto de la entidad frente a las obligaciones adquiridas. Una
vez cumpla su tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión
y 8 años en el central. Se procederá a realizar una selección
cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual con
el fin de conservarlos, siguiendo el procedimiento establecido por el
archivo de la ERU. Acuerdo 07 de 1994 artículos 24, Decreto 2609 de
2012 en su artículo 9, literal f), Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1483
de 2011, Decreto 2767 de 2012.
La subserie Traslados Presupuestales que Afectan los Agregados
está conformada por los documentos soporte de la modificación
presupuestal que afectan los agregados. Una vez cumpla su tiempo
de retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el
central, se procederá a su eliminación siguiendo las políticas
establecidas por el archivo de la ERU. Acuerdo 07 de 1994 en sus
artículos 25, 26 y 27, en el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9,
literal f) y h), 16 literal b) y c), Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1483
de 2011, Decreto 2767 de 2012.
4 de 7
Código: GCO-FT-124
Versión: 1,0
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Marzo 26 de 2014
PROCESO: Gestión Corporativa
HOJA N°
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
OFICINA PRODUCTORA
DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIA
28
Presupuesto
CÓDIGO
Dependencia
Serie
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Subserie
DE 7
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
RETENCIÓN
EN AÑOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
AG
AC
GCO
GCO-PD-027
2
10
MES AÑO
3
2014
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
NIT
830.144.890-8
PROCEDIMIENTO
S
Resolución de traslado presupuestal que afecta los
agregados
Oficio remisorio del acto administrativo de traslado
presupuestal a la Secretaria Distrital de Hacienda
Justificación legal, económica y financiera (Empresas
industriales y/o comerciales del estado)
Acto administrativo de aprobación del traslado
presupuestal (Acta, resolución o acuerdo de la junta
directiva)
Oficio remisorio del acto administrativo a las
secretarias de Hacienda y Planeación
Comunicación oficial de solicitud de inclusión de las
modificaciones presupuestales en la agenda del
CONFIS
Acta de reunión del CONFIS
Resolución de aprobación del CONFIS
Comunicación oficial del CONFIS a cada una de las
entidades remitiendo las modificaciones
presupuestales aprobadas
GCO
45.2
Traslados Presupuestales que no Afectan los
Agregados
Solicitud de traslados presupuestales internos por
centro de costo
Justificación legal, económica y financiera del traslado
presupuestal interno por centro de costo
Memorando solicitando el traslado presupuestal que
no afecta los agregados
Resolución de traslado presupuestal que no afecta los
agregados
Comunicación oficial solicitando a la Secretaría de
Hacienda concepto sobre traslado presupuestal
interno
Concepto sobre traslado presupuestal interno emitido
por la secretaría de hacienda
Resolución de traslado presupuestal que no afecta los
agregados
Justificación legal, económica y financiera del traslado
presupuestal de inversión
Estudio de necesidades
Comunicación oficial remisoria a la Secretaría Distrital
de Planeación de la solicitud de concepto sobre
modificación
Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado
presupuestal interno por inversión
Resolución de traslado presupuestal interno que no
afecta los agregados
X
La subserie Traslados Presupuestales que no Afectan los Agregados
está conformada por los documentos soporte de la modificación
presupuestal y no se afectan a los agregados. Una vez cumpla su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el
central, se procederá a su eliminación siguiendo las políticas
establecidas por el archivo de la ERU. Acuerdo 07 de 1994 en sus
artículos 25, 26 y 27, en el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9,
literal f) y h), 16 literal b) y c), Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1483
de 2011, Decreto 2767 de 2012.
5 de 7
Código: GCO-FT-124
Versión: 1,0
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Marzo 26 de 2014
PROCESO: Gestión Corporativa
HOJA N°
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA
OFICINA PRODUCTORA
DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIA
28
Presupuesto
CÓDIGO
Dependencia
GCO
Serie
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Subserie
45.3
Reducciones Presupuestales
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
RETENCIÓN
EN AÑOS
Suspensiones o Aplazamientos
Memorando solicitando suspensión o aplazamiento
presupuestal que no afecta los agregados
Acto administrativo de suspensión o aplazamiento
presupuestal
Comunicación oficial solicitando concepto sobre
suspensión o aplazamiento presupuestal
Concepto sobre aplazamiento o reducción
presupuestal por parte de la Secretaría de Hacienda.
Resolución de suspensión o aplazamiento
presupuestal, emitida por la entidad
3
2014
CT
E
MT
NIT
830.144.890-8
PROCEDIMIENTO
PROCESO
PROCEDIMIENTO
AG
AC
GCO
GCO-PD-027
2
10
X
La subserie Reducciones Presupuestales está conformada por los
documentos soporte de la disminución de la cuantía presupuestal
justificado por los ingresos de la entidad. Una vez cumpla su tiempo
de retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el
central, se procederá a su eliminación siguiendo el protocolo
establecido por el archivo de la ERU. Acuerdo 07 de 1994 en sus
artículos 25, 26 y 27, en el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9,
literal f) y h), 16 literal b) y c), Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1483
de 2011, Decreto 2767 de 2012.
GCO
GCO-PD-027
2
10
X
La subserie Suspensiones o Aplazamientos está conformada por los
documentos soporte que justifican el motivo de la suspensión de una
obligación incluida en el presupuesto de la entidad. Una vez cumpla su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 10 años en el
central, se procederá a su eliminación siguiendo lo establecido por el
archivo de la ERU. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
en el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f) y h), 16 literal b)
y c), Ley 962 de 2005 artículo 28, Ley 1483 de 2011, Decreto 2767 de
2012.
Decreto de reducción presupuestal
Certificado de disponibilidad presupuestal de los
rubros a los cuales se les reduce el presupuesto
Resolución de reducción presupuestal emitida por la
entidad
Comunicación remisoria del Acto administrativo de
reducción presupuestal a las secretarias de hacienda
y planeación
Justificación legal, económica y financiera de la
reducción presupuestal
Memorando solicitando la reducción presupuestal.
Exposición de motivos
Acuerdo de modificación presupuestal
Decreto de liquidación (Alcalde Mayor)
Resolución de reducción presupuestal en la entidad
Extracto del acta de la junta directiva aprobando la
reducción presupuestal
Comunicación oficial solicitando a las secretarías de
Hacienda y Planeación la aprobación de la reducción
presupuestal
Resolución del CONFIS aprobando la reducción
presupuestal
Comunicación oficial emitida por el Confis, remitiendo
la Resolución de aprobación de la
reducción presupuestal.
45.4
MES AÑO
DISPOSICIÓN FINAL
Oficio remitido por la secretaría distrital de hacienda
informando la reducción del presupuesto de la entidad
GCO
DE 7
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA
S
6 de 7