1. Internet

¿CÓMO SE REGISTRA UN DOCUMENTO EN MEMORIA CENTRAL?
Para registrar un Documento nos ubicamos con el mouse
por encima del botón <REGISTRAR> y nos aparecerá un
menú contextual con los módulos de la MC, después haga
clic en <Registrar Documento>
A continuación se abrirá la ventana de registro de DOCUMENTOS con tres
pestañas: <1.- Información del Documento> , <2.- Claves de acceso> y <3.Información Relacionada)>
NOTA: Para el correcto registro de un documento se debe completar la
información solicitada en las pestañas (1) y (2). Siendo la pestaña (3)
opcional, debido a que algunos registros no siempre se encontraran
relacionados con otros. Solo así se podrá GUARDAR el registro en la
base de datos.
1. INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
En la pestaña <Información del Documento> tenemos las siguientes secciones
Lista de documentos
Presionar el botón <EXPLORAR CARPETAS> para ubicar la unidad de
almacenamiento y el directorio exacto donde se encuentran los archivos a
ser adjuntados. A continuación se listarán los documentos posibles de
adjuntar, elija el documento que desea registrar y presione <ENTER> o
haga <clik> con el mouse.
Recomendación: Antes de registrar un nuevo documento se le sugiere
generar una consulta en <BUSCAR> y ver si su documento ya se
encuentra registrado por otro usuario de MC, así evitaremos duplicidad en
los documentos. En caso de que ya se encuentre registrado se le
recomienda abrir el registro y en el recuadro <Comentarios de Terceros>
escribir algún comentario sobre dicho documento.
¿Porque se presiona <ENTER>?
Al presionar ENTER el nombre lo agrega a lista que se encuentra justo
debajo, lo que graba la memoria central son los nombres que se encuentran
en la lista, el control donde se encuentran todos los nombres de las
personas, nos facilita en la selección del nombre sin tener la necesidad de
digitar todo el nombre.
Nota: Mientras se encuentra en el proceso del registro de su documento,
ud. puede hacer <doble clik> para abrir temporalmente el documento y
consultar algunos datos que le pueden servir en el registro del mismo.
Recomendación: El formato de los archivos a ser registrados en MC deben
provenir de versiones anteriores al entorno del ®MS Office2007, para
facilitar el uso de la información por los usuarios que tengan ®MSOffice97,
2000 o versiones antiguas en su computador. Por ejemplo: Un archivo
“aaaaa.docx” no podrá ser leído si se tiene instalado el Officce2000.
Titulo
Seleccionar el <tipo de documento>. En caso de que no se encuentre el
tipo de documento, ud, podrá incluir nuevos tipos de documentos haciendo
clic el botón
Entre los tipos de documentos se tiene: Informes, Correspondencia,
Contratos, Expediente, Ficha
Recomendación: El Título general del Documento, debe contener las 4
preguntas claves Que, Cuando, Quien y Donde. Por ejemplo: si se trata de
un informe mensual:
La finalidad de incluir estas 4 preguntas en el título es de mucha utilidad
cuando realizamos búsquedas, supongamos que en la búsqueda que hago
esta me arroja 1000 registros, mediante este mecanismo puedo diferenciar
los registros uno de otros como también buscar por algunas de las palabras
que contiene el título. Por ejemplo en buscar por título bastará con
ingresar “informe” y me mostrará todos los registros cuyo título
contenga esa palabra; o por el nombre de la persona a quien esta
buscando, o por lo que ud. esta interesado en buscar.
Nota: Al hacer <clik> se colocará automáticamente el título del nombre
original de su archivo seleccionado
Descripción
La descripción es muy importante, debe contener un resumen detallado de
la información que está ud. registrando. Con unas cuantas líneas permitirá
que el usuario de la información logre entender claramente lo que se ha
registrado, y si el usuario está interesado en esa información pasará a ver
el contenido del documento adjunto.
Recomendación: El título del registro, así como la descripción y
comentarios deben ser ingresados en letras minúsculas, procurando usar
las mayúsculas solo para los nombres institucionales o el uso de siglas.
Comentario
Si tiene algún comentario lo ingresa. Esta información nos permitirá conocer
las diferentes apreciaciones para procesos de evaluación de la información.
2. CLAVES DE ACCESO
En el QUÉ se ubican las actividades programadas del Proyecto, Programa,
Institución, así como la lista de palabras sueltas. En el CÚANDO se registra la
fecha (exacta, periodo, temporal) en la que se realiza el tipo de información que
está siendo registrada. En el QUIÉN se registra los actores que producen o
participan en la información (persona, familia, institución). En el DÓNDE se
registra el lugar donde se realiza la información.
Nota: Es importante y vital el registro de estas Claves de Acceso ya que su
estructura nos permitirá a posteriori realizar la búsqueda de nuestra información
almacenada en MC
Empezamos por el QUÉ, seleccione el o los temas a que se refiere su información.
¿Cómo agregar más de una estructura en el Qué?
Por ejemplo, El documento que estamos registrando hace referencia a la SUBV013 y la SUBV-015 y necesitamos seleccione la estructura que indique que es
una <R1. Areas Protegidas> <Subvenciones> <(SUBV-13) AP Lancetilla> y
presione <ENTER> para registrar la primera estructura.
Luego seleccione la siguiente estructura que es <R1. Areas Protegidas>
<Subvenciones> <(SUBV-15) AP Merendon> y presione <ENTER> para agregar
la segunda estructura. De esta manera cuando busque el documento podrá
encontrarlo por cualquiera de las 2 estructuras que agregó, haciendo mucho más
fácil su ubicación, como también hacer evaluaciones sobre las actividades que se
realizan y que temas son los que ha intervenido y/o manejado el programa o el
grupo institucional.
¿Para qué nos sirve <Mostrar Lista>?
Una vez registrados las diferentes estructuras, podemos visualizarlas haciendo clic
sobre la palabra “Mostrar Lista” que se encuentra en la parte superior derecha del
QUÉ. Nos aparecerá una lista con todas las estructuras que estamos agregando
en el QUÉ.
¿Para qué nos sirve <Buscar Que>?
El <Buscar Que> es un mecanismo de búsqueda que nos permite encontrar
temas que nosotros no tenemos idea en qué nivel puedan estar o si están o no
registrados. Al hacer clic en <Buscar Que> nos mostrará una ventana con una
caja de texto para digitar la clave temática que queremos buscar. Al presionar
<ENTER> o clic en <Buscar> aparecerá la lista con las estructuras que tengan
relación con la palabra digitada. Para seleccionar una estructura solo bastará con
hacer doble clic en la clave temática de interés o seleccionar la clave temática y
hacer clic en el botón <Aceptar>. Para buscar una clave temática no es necesario
digitar toda la palabra completa para poder encontrarla, así como se muestra en la
siguiente imagen.
Luego pasamos al CÚANDO (cuando se ha realizado la actividad), tenemos tres
opciones:
Registramos la fecha en la que se produjo el documento (no se refiere a la fecha
de registro), por lo general viene en la caratula o en la fecha ultima en la que se
archivo en su disco local.
Luego pasamos al DONDE (Donde se ha realizado la actividad para la elaboración
del documento). Por ejemplo puede ser que se ha realizado en el municipio de
Arizona, empezamos por seleccionar el país, departamento, y luego el municipio.
En el caso del DONDE también podemos registrar más de una zona. Para esto se
selecciona el donde y luego presionamos <ENTER> si deseamos agregar otro
donde.
Para ubicar de manera más fácil un lugar específico, primero elegimos el nivel de
ubicación por ejemplo “Aldea”, luego en el recuadro de búsqueda digitamos el
nombre de la aldea que deseamos ubicar rápidamente, por ejemplo digitamos
“tillo” y automáticamente se llenaran los casilleros del País, Departamento,
Municipio y Aldea, para nuestro ejemplo será: Honduras, Atlántida, La Ceiba,
Bonitillo
Luego pasamos al QUIEN (Quienes son las personas que elaboraron el
documento en calidad de autores o participantes). Para el Quién tenemos tres
pestañas que muestran a <Personas>, <Familias>, <Instituciones>.
Primero seleccione la pestaña correspondiente (por ejemplo PERSONAS), luego
presione el botón <Buscar Persona> y le aparecerá la siguiente ventana de ayuda
Digite el nombre a buscar y luego presione <Buscar>, le aparecen los nombres
posibles del listado de personas registradas. Elija el nombre correcto de la lista y
presione el botón <Agregar a la lista>. Si desea incluir a más autores o
participantes vuelva al mismo procedimiento. Para finalizar cierre la ventana de
ayuda.
Nota: Tener cuidado en el tipo del actor del documento (Autor o Participante), ud.
debe elegirlo antes de agregarlo a la lista del Quién.
El mismo procedimiento se realiza para el registro de INSTITUCIONES
Recomendación: Antes de registrar una nueva Persona o Institución se le
recomienda generar la lista de <Buscar Persona> o <Buscar Institución> y ver
si ya se encuentra en la lista de nombres del sistema. En caso de no existir el
nombre proceda a generar el nuevo registro del Quién presionado el botón de la
<flecha verde>.
¿Qué hacer si no encuentro un QUE, QUIEN (persona, una familia o
institución) y un DONDE en las listas de selección?
Si ud. está buscando uno de estos elementos en la lista de selección y no se
encuentra, significa que aun no ha sido registrado dentro de MC.
(Pulse la tecla
Cuándo)
que se encuentra al costado derecho del Qué, Quién,
•
Para el QUE puede registrar en la opción “palabras sueltas” un tema nuevo
que será en calidad de propuesta y pulse el botón <Guardar>.
El Administrador de MC recibirá un mensaje por medio del sistema para
aprobar su registro definitivo o consultar con los especialistas y responsables
la pertinencia y ubicación de esta propuesta.
•
Para el QUIEN, puede registrar a las personas o instituciones que por primera
vez se ingresan al sistema y guarde el registro, una vez registrado se mostrará
en dicha lista
Guardar el Registro
Después de haber completado el proceso de la pestaña de <Información del
documento> y <Claves de acceso> pasamos a guardar nuestro documento
haciendo clic en <Guardar> que se ubica en la parte superior de la ventana de
registro del documento
Si deseamos registrar otro documento hacemos clic en <Nuevo> el sistema nos
hara la siguiente pregunta
A la pregunta que nos hace el sistema si “deseamos establecer o tener la misma
estructura, hacer clic en <SI> si desea que Las Claves de Acceso, se mantenga
igual a la información anterior, de esta manera ya no tendremos que estar
codificando de nuevo nuestra información así podemos ahorrar tiempo en el
registro de información.
Si la información que vamos a registrar no tiene las mismas Claves de Acceso a la
información anterior, entonces haga clic en <NO> y nos permitirá borrar todos los
datos que anteriormente llenamos dejándolo listo para registrar otro nuevo
documento, el cursor se ubicará en el Título general del documento.
Salir del Registro de Documentos
Una vez concluido en el registro de sus documentos ud puede cerrar la ventana
presionando la “X” de la esquina superior derecha de dicha ventana o pulsando el
botón <SALIR>
3. INFORMACIÓN RELACIONADA
La Información Relacionada le permite establecer vínculos o relaciones del
documento con otros tipos de información que almacena MC. Por ejemplo: Si
realizó una pasantía, en dicha actividad se generaron fotografías, noticias,
otras actividades complementarias y finalmente se elaboró el Informe de la
pasantía. Al momento de registrar el documento de la pasantía, puede relacionar
con estas imágenes, noticias u actividades complementarias recogidas en campo.
Si la información a relacionar con el documento no
se encuentra aun registrada, seleccione primero el
tipo de información a relacionar, luego haga clic en
el botón <Nuevo>, seguidamente se le presentará
la ventana de registro del tipo de información que
ud. eligió, y así podrá generar el proceso de registro
de manera paralela.
Supongamos que sus imágenes ya se
encuentran registradas. Haga clic en el
botón <Existente> y le aparecerá la pantalla
BUSCAR donde ud. podrá generar una
consulta de búsqueda de imágenes (de
acuerdo al tipo de búsqueda que ud. elija),
seguidamente se le presenta el listado de
imágenes ya registradas y elija el botón
<Relacionar solamente la información
seleccionada>
Al presionar el botón <Relacionar solamente la información seleccionada> se
incluye el registro en la ventana de relaciones.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE RELACIONAR INFORMACIÓN?
Cuando relacionamos información estaremos realizando una especie de
cadena de información. Que quiero decir con esto: imaginemos que
buscamos un documento de pasantía realizada por una persona “Juan
Perez”; en Información Relacionada nos indicará la cantidad de fotos
relacionadas a este documento, podemos ver las fotos, sus comentarios y
nos brindará una mayor idea de lo que se realizó. También podemos ver si
existe alguna relación con los otros módulos siempre y cuando se haya
relacionado la información.
En adjuntar archivos, puede ajuntar otros archivos como los anexos del
documento que está registrando y también extractos de audios de
entrevistas, o videos cortos. Elija el botón <Archivos Adjuntos> y
seguidamente ubique la ruta de su disco local donde se encuentran los
archivos a ser incluidos, selecciónelos y termine presionado el botón
<Abrir>
Si ud desea verificar que se incluyó como anexos a su documento principal,
observe la lista de documentos adjuntos en el presente registro:
En el caso que deseé eliminar alguno de la lista ubíquese sobre el nombre del
archivo y presione el botón del teclado {DEL} y el sistema le preguntará si Desea
eliminar el registro seleccionado. En el caso que persista con borrar el adjunto
responda <SI> y en caso que desista responda <NO>
4. RECOMENDACIONES GENERALES
•
El formato de los archivos a ser registrados en MC deben provenir de
versiones anteriores al entorno del ®MS Office2007, para facilitar el uso de la
información por los usuarios que tengan ®MSOffice97, 2000 o versiones
antiguas en su computador. Por ejemplo: Un archivo “aaaaa.docx” no podrá
ser leído si se tiene instalado el Officce2000.
•
El título del registro, así como la descripción y comentarios deben ser
ingresados en letras minúsculas, procurando usar las mayúsculas solo para
los nombres institucionales o el uso de siglas.
•
Para registrar de manera sencilla un tema de Qué se debe presionar el botón
<Busca Que> donde se le ofrecerán las alternativas de la estructura del tema
al que corresponde su documento. De la misma manera se debe hacer con el
Dónde y el Quién
•
Antes de registrar un nuevo documento se le sugiere generar una consulta en
<BUSCAR> y ver si su documento ya se encuentra registrado por otro usuario
de MC, así evitaremos duplicidad en los documentos. En caso de que ya se
encuentre registrado se le recomienda abrir el registro y en el recuadro
<Comentarios de Terceros> escribir algún comentario sobre dicho
documento.
•
Antes de registrar una nueva Persona o Institución se le recomienda
generar la lista de <Buscar Persona> o <Buscar Institución> y ver si ya se
encuentra en la lista de nombres del sistema. En caso de no existir el nombre
proceda a generar el nuevo registro del Quién presionado el botón de la
<flecha verde>.