1. Internet

Cómo Llevar y Mantener
Documentos Importantes
para Usted y su Familia
Por qué
qué llevar
registros/archivos?
Hay muchas razones para llevar archivos/expedientes. Usted
puede necesitar guardar documentos para obtener un seguro,
llenar los impuestos o para obtener un préstamo.
Si sus documentos están organizados, esto le ayudará a:
† Identificar sus fuentes de ingreso
† Identificar sus gastos - usted puede olvidarse de un gasto a
menos que usted lo registre cuando ocurre
† Identificar cualquier mejora que usted lleve a cabo en su
propiedad
† Preparar las declaraciones de impuestos
Risk Management Project - This project was made possible in part by grants from
USDA/CSREES under Award Number 2004-49200-03126
USDA/RMA under Award Number 07IE08310275 - C
Por qué
qué llevar
registros/archivos?
El mantenimiento de archivos/registros puede
ayudarle para:
†Saber a donde va su dinero
†Manejar las diarias responsabilidades financieras
de su familia
†Localizar fácilmente los expedientes y los papeles
de la casa cuando son necesarios
Qué clase de documentos debo
guardar?
† Usted debe mantener sus expedientes de una
manera ordenada y en un lugar seguro
† Guarde anualmente los expedientes/documentos
de ingresos y de gastos
† Un método es mantener todos los expedientes
relacionados con un artículo en particular en un
fólder que ha sido identificado apropiadamente
Qué clase de documentos debo
guardar?
† Usted puede usar su chequera para llevar el
registro de sus ingresos y gastos. En su chequera
usted debería registrar las cantidades de los
depósitos y de los gastos.
† Usted también necesita guardar recibos de las
compras
grandes
(computadoras,
electrodomésticos, etc.). Esto le ayudará a
demostrar el valor de sus posesiones ante la
compañía de seguros de ser necesario.
Qué clase de documentos debo
guardar?
Los expedientes básicos son los documentos que todos
deberíamos guardar. Éstos son los documentos que prueban sus
ingresos y gastos. Por ejemplo, si usted posee una casa o
inversiones, sus expedientes básicos deben contener los
documentos relacionados con esos artículos.
† Ingresos – extractos (balances) bancarios
† Gastos - recibos, cheques o otra prueba de pago
† Casa - declaraciones de cierre de compra, facturas de compra
y venta, prueba de pago, pólizas de seguro
Qué clase de documentos debo
guardar?
Por cuanto tiempo guardar
expedientes
Uno de los expedientes básicos es la prueba de pago
Usted debe guardar sus expedientes que usted crea puedan ser
necesarios en el futuro
†Generalmente, usted prueba el pago con un recibo,
un extracto bancario, un extracto de la tarjeta de
crédito o un cheque cancelado
Plan de retiro/de ahorros – de un año hasta permanentemente
†Si hace pagos en efectivo, usted debe tener un
recibo firmado que indique la cantidad y la razón del
pago
†Si usted hace pagos por transferencia de fondos
electrónica usted puede probar el pago mediante un
extracto bancario
Por cuanto tiempo guardar
expedientes
Extractos bancarios – de un año hasta permanentemente.
Revise sus cheques cada año y relaciónelos con sus impuestos,
gastos de su negocio, mejoras en el hogar y pagos de hipoteca.
Destruya los que no tengan ninguna importancia a largo plazo.
Facturas – de un año hasta permanentemente
Revise sus cuentas por lo menos una vez al año
Facturas de compras grandes - (joyería, electrodomésticos,
antigüedades, autos, muebles, computadoras, etc.) deben ser
mantenidas en su archivo de seguro como prueba de su valor
en caso de pérdida o de daño
„ Guarde las declaraciones trimestrales de su plan de retiro
hasta que usted reciba su balance anual; si todo es correcto,
destruya los balances trimestrales
„ Guarde los balances de fin de año (balances anuales) hasta
que usted se retire o cierre su cuenta
Por cuanto tiempo guardar
expedientes
Recibos y extractos de la tarjeta de crédito - a partir
de 45 días a siete años
„ Guarde sus recibos originales hasta que usted
reciba su
extracto mensual; destruya los recibos
si los dos coinciden
„ Guarde los extractos por siete años si sus gastos
están relacionados con los impuestos
Por cuanto tiempo guardar
expedientes
Por cuanto tiempo guardar
expedientes
Expedientes de la casa – desde seis años hasta permanentemente
„ Mantener estos documentos es importante porque cualquier
mejora
que usted haga en su casa, así como los costos en
que usted incurra cuando la venda, se deben agregar al precio
original de compra. Esto disminuye su rentabilidad cuando
usted vende su
casa. Por lo tanto, usted disminuye los
impuestos de ganancias sobre el capital
„ Mantenga todos los expedientes que documenten el precio de
compra y el costo de todas las mejoras permanentes - tales
como remodelaciones, adiciones e instalaciones.
„ Los documentos que demuestren los costos incurridos en la
venta y
la compra de propiedades, tales como cuotas legales
y la comisión
del agente de bienes raíces – Manténgalos
por seis años después
de haber vendido su casa
Tomando Decisiones
Tome tres decisiones antes de empezar a llevar archivos:
1. Elija un lugar para guardar sus archivos. Por ejemplo en una
oficina en su casa, ó en un cajón en la cocina, ó en un gabinete
en el dormitorio. Encuentre un lugar para almacenar todos los
papeles que usted necesitará para manejar sus finanzas.
2. Decida quién tomará la responsabilidad de mantener los
registros en su familia. Algunas de las tareas pueden ser
compartidas o ser delegadas pero al menos una persona debe
estar encargada de llevar los archivos
3. Designe un horario para llevar su contabilidad. Trate de
cumplir con ese horario. Mensualmente balancee el talonario
de cheques. Entre los ingresos, los gastos y pague las cuentas
pendientes. Así usted estará al día con su información
Organice sus
Expedientes/Documentos
La manera más fácil de no perder de vista sus expedientes
financieros es instalar un sistema de archivo. Todo lo que usted
necesita es un lugar para almacenar fólderes.
Divida sus archivos en dos áreas:
1) Expedientes financieros actuales
2) Registros permanentes
El sistema de cada familia será diferente. Divida cada área en
categorías que tengan sentido para usted
Expedientes financieros
actuales
Registros Permanentes
Es aconsejable archivar documentos en los siguientes fólderes:
Los nombres de cada fólder en el archivo permanente pueden ser:
1) Cuentas por pagar. Ponga las cuentas que tiene que pagar en
este fólder. Cuando las pague, póngalas en el archivo
permanente
„ Resumen de los expedientes. Guarde una lista de donde se
guardan los expedientes importantes, una lista de consejeros
financieros, y/o una libreta con un resumen de documentos
financieros. Esta
información será la más útil en caso de
emergencia
2) Papeles a archivar. Ponga todos los papeles en este archivo
excepto las cuentas por pagar. Es aconsejable revisar y botar
los papeles que no son necesarios una vez al mes
3) Un cuaderno. Utilícelo para llevar ingresos y gastos
Registros Permanentes
Los nombres de cada fólder en el archivo permanente pueden
ser:
„ Cuentas de crédito. Guarde cuentas pagadas, una lista de
los
números de cuenta y el número de teléfono al que
debe llamar si le roban una tarjeta de crédito
„ Inventario de la casa. Anote el valor de artículos
importantes que
usted compro o recibió como regalos
durante el año. Transfiera esta información una vez al año a
su inventario completo de la
casa. Manténgalo en una
caja de seguridad
„ Plan de gasto anual. Entre lo que usted espera gastar en
alimento, ropa, vivienda, transporte, etc.
Registre lo que
realmente se gasto y ajuste su plan cada mes de ser necesario
„ Cuentas bancarias. Guarde las copias de los extractos
bancarios,
de los depósitos de ingreso y la información de su
institución
financiera incluyendo el nombre de la persona con la
que usted habla regularmente en el banco (asesor financiero)
Registros Permanentes
„ Vivienda. Si usted está alquilando, guarde una copia del
contrato. Si usted compra una casa, mantenga todos los
recibos de pago de la hipoteca
Registros Permanentes
Registros Permanentes
„Pólizas de seguro. Mantenga una lista de las compañías y de
los números de la póliza en una caja de seguridad
„ Usted no tiene que guardar todos los documentos por
siempre
„Llaves. Para eliminar el problema de llaves perdidas, ponga
copias de las llaves en sobres etiquetados, sellados dentro de
un fólder
„ Revise sus archivos una vez al año
„Recibos de pago.
„ Mantenga los recibos y otros documentos usados para
preparar su declaración de impuestos por lo menos por seis
años
„Expedientes de impuesto. Mantenga una lista de sus ingresos y
una lista de sus deducciones durante el año
„ Usted puede guardar su copia de devoluciones de impuesto
sobre la renta indefinidamente
Usando una Caja de Seguridad
Usando una Caja de Seguridad
Cualquier cosa que usted no puede sustituir o es costoso o difícil
de sustituir debe estar en una caja de seguridad o en un lugar
que sea resistente al fuego. Algunas sugerencias son:
„ Testamento (guarde el original y guarde una copia firmada de
su testamento en una caja de seguridad o con su abogado o el
encargado de la corte del distrito en su condado)
Las partidas de nacimiento y de defunción
Escrituras de propiedades inmobiliarias
Títulos de vehículos
Inventario de la casa (en el acontecimiento que su casa se
queme, esto es un expediente valioso cuando usted exija el
pago a la compañía de seguros)
„ Certificado de matrimonio o disolución de matrimonio
„
„
„
„
„ Records de Servicio Militar
„ Contratos
„ Lista de sus pólizas de seguro
Registro de Ingresos y Gastos
„ Uno de los expedientes que usted guarda le debería decir
cuanto gana y cuanto gasta de un solo vistazo
„ Otra forma de hacerlo es utilizar un cuaderno para llevar los
ingresos y los gastos en diferentes columnas. También puede
utilizar una página por cada categoría de gasto que usted cree
„ Independiente del sistema que usted elija, escoja categorías
que le ayuden a entender a donde va su dinero
Registro de Ingresos y Gastos
„ Por ejemplo,
alimentos en
listas: una para
usted puede poner todos los gastos por
una categoría o usted puede tener dos
alimentos y otra para cuando sale a comer
„ Combine o divida las categorías como usted crea que es
conveniente pero manténgalas simples. Cuanto más simples
son los
expedientes, es más probable que usted los
mantenga actualizados
„ Al final del mes, entre los ingresos y los gastos totales en cada
categoría. Transfiera estos valores a un plan anual de gasto en
el
cual usted ha enumerado ingresos y los gastos previstos
para cada
mes. Compare lo que usted gasto con lo que usted
planeó gastar y
después ajuste su plan de gastos
Calculando su Valor Neto
Calculando su Valor Neto
¿Cuál es su valor neto? Para descubrirlo, sume todo lo que usted
posee (sus activos) y resta el total de todo lo que usted debe
(sus deudas).
Aquí están algunas pautas para calcular el valor de sus
activos:
Este valor será necesario para:
„ Pida que un agente de propiedades inmobiliarias estime
el valor de su casa en el mercado de hoy
„
„
„
„
Solicitar un préstamo
Establecer la cobertura cuando compra un seguro
Trazar su progreso financiero
Hacer planes para el futuro
„ No utilice el precio que usted pagó por su propiedad
„ Haga una estimación conservadora del valor de los
artículos en su casa
„ Use una guía de precios de autos usados para saber cual
es el valor de su auto
Calculando su Valor Neto
Calculando su Valor Neto
Aquí están algunas pautas para calcular el valor de sus activos:
„
que
que
Cualquier persona que ha tenido una venta de garaje sabe
los muebles y los electrodomésticos no se venden por lo
usted piensa que valen
Aquí están algunas pautas para calcular el valor de sus deudas:
„ El balance de su préstamo de hipoteca en su casa puede estar
en su extracto mensual. Si no, pida al prestamista la
amortización de su hipoteca
„ Use el periódico para saber cual es el valor comercial de las
acciones y los fondos mutuos
„
„ Revise su póliza de seguro para determinar el valor que
recibirá en su seguro de vida
„ Las cuentas actuales incluyen lo que usted debe al dentista, la
cuenta del agua de este mes, la cuenta del teléfono, etc.
„ El valor actual de su pensión es la cantidad que usted podría
recibir
si usted renuncia a su trabajo hoy
Cómo Reemplazar Documentos
Importantes?
„
„
„
„
„
Papeles de Adopción
Certificado de Nacimiento
Certificado de Defunción
Licencia de Matrimonio
Certificado de Divorcio
Arkansas Department of Health Division of Vital Records 4815
West Markham, Slot 44 Little Rock, AR 72205-3866
Teléfono: (501) 661-2174
Web site: http://www.healthyarkansas.com/
Enumere el balance que debe en todas sus cuentas y los
préstamos
Valor Neto: Activos totales menos Deudas totales
Cómo Reemplazar Documentos
Importantes?
„ Licencia de Conducción
Contacte de Revenue Office de su ciudad
Para más información acerca de la localización de esta oficina en
su condado contacte:
Arkansas Department of Finance and Administration Office of
Driver Services
Web site:
http://www.arkansas.gov/dfa/driver_services/ds_index.html
Cómo Reemplazar Documentos
Importantes?
„ Pólizas de Seguros
Contacte la agencia que le vendió el seguro.
Para asistencia en como localizar la compañía, contacte:
Department of Insurance 1200 West Third Street Little Rock, AR
72201-1904
Teléfono: (501) 371-2600 Fax: (501) 371-2618
Web site: http://www.state.ar.us/insurance
„ Seguro Social
Línea Gratuita: 1-800-772-1213
Web site: http://www.ssa.gov
Cómo Reemplazar Documentos
Importantes?
Impuestos sobre la renta (ingresos) del estado; envié
una carta a la sección del impuesto sobre la renta con
su nombre como aparece en su declaración de
impuestos y el nombre de su esposa(o), si llenaron
sus impuestos como esposos, números de Seguro
Social, el año de impuesto o los años por los cuales
usted necesita copias. No olvide firmar su petición.
Individual Income Tax Research Section P. O. Box
3628 Little Rock, AR 72203-3628
Web address: http://www.arkansas.gov/dfa
Cómo Reemplazar Documentos
Importantes?
Devoluciones de Impuestos Federales sobre la renta (ingresos);
llene el formulario 4506 del IRS para solicitar una copia de su
anterior retorno. Entre en contacto con el centro de servicio del
IRS si usted lleno sus impuestos en Arkansas.
RAIVS Team 3651 South Interregional Highway Stop 6716 AUSC
Austin, TX 78741
Web site: http://www.irs.gov
La propiedad y los impuestos personales; entre en contacto con
la oficina de colector de impuesto de su condado. Una lista
comprensiva de los asesores de impuesto, de los colectores y de
otros funcionarios del condado está disponible en: Assessment
Coordination Department 1614 West Third Street Little Rock, AR
72201-1815
Teléfono: (501) 324-9240
Para Má
Más Informació
Información
Internal Revenue Service – Por cuanto tiempo debería
guardar mis documentos?
http://www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=98513,00.html
Documentos familiares Importantes
http://www.uaex.edu/Other_Areas/publications/pdf/FSHEC15.pdf
Ejemplo de un Sistema de Archivo
http://www.uaex.edu/Other_Areas/publications/pdf/FSHEC75.pdf
Inventario del Hogar
http://www.uaex.edu/Other_Areas/publications/pdf/FSHEC130.pdf
Para Má
Más Informació
Información
Referencias de la Presentació
Presentación
Como Preparar mi Valor Neto y mi Balance de Ingresos
http://www.uaex.edu/Other_Areas/publications/pdf/FSHEC49.pdf
Como Reemplazar Documentos Importantes
http://www.uaex.edu/Other_Areas/publications/PDF/FSHEC45.pdf
Inventario de la Caja de Seguridad
http://www.uaex.edu/Other_Areas/publications/pdf/FSHEC51.pdf
Valor de Autos Nuevos y Usados - Kelley Blue Book
http://www.kbb.com/
Héctor Germán Rodríguez M.S.
Research Specialist
217 Agriculture Building
Department of Agricultural Economics and
Agribusiness
University of Arkansas
[email protected]
Renuncia de Responsabilidad
Este material se proporciona como una herramienta educativa y
no es un substituto de asesoramiento profesional. Ni la
Universidad de Arkansas ni ninguno de sus empleados, hace
garantía, expresa ó implícita, asume responsabilidad legal ó
responsabilidad por la exactitud o la utilidad de cualquier
información divulgada en este documento.