Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales 10 Cómo evaluar ideas y soluciones innovadoras 10.3 Gestión del Conocimiento para la Innovación Palabras clave: Gestión del conocimiento, conocimiento tácito, conocimiento explícito, intercambio de conocimiento. Objetivo de la formación Después de leer este texto, serás capaz de determinar los puntos clave del concepto de gestión ó dirección del conocimiento (KM). Sabrás que KM es un proceso continuo. Así mismo, te sentirás más competente para identificar los conocimientos clave de tu empresa y las herramientas para generar, distribuir y mantener el conocimiento. También te sentirás más competente para establecer conexiones hacia la motivación, la atmósfera en su empresa y la forma de promover el intercambio de conocimientos. Sabrás mejor cómo explorar el potencial creativo de conocimiento entre su personal. Habrá aprendido qué KM es relevante también para empresas pequeñas y microempresas, ya que puede hacer más eficiente su trabajo, ahorrar tiempo y fortalecer la competitividad que proviene de su recurso más importante - su personal. 10.1.3 Introducción ¿Te gusta contar tus experiencias a otros? Si es así, ya estas utilizando de forma inconsciente una técnica de dirección del conocimiento. A la mayoría de nosotros nos divierte escuchar relatos o breves historias… Por lo tanto, ¿Porqué no empezar esta introducción con un relato? El gerente de una pequeña empresa y su hombre de confianza acaban de regresar de un seminario titulado "Gestión del Conocimiento para obtener más éxito en su empresa". Ambos han aprendido que la gestión del conocimiento es de gran relevancia también para las pequeñas empresas y su aplicación es mucho más sencilla de lo que habían pensado. Ahora el gerente, lleno de ideas, ve el momento para encontrar un punto de partida. Sin embargo, al teclear en Google “dirección del conocimiento” se siente frustrado ya que obtiene alrededor de 83.800.000 resultados. "¿Creen que tenemos tiempo para leer cientos de páginas? Lo que necesitamos es un poco de orientación acerca de los problemas más importantes y herramientas prácticas sobre cómo introducir y desarrollar la dirección del conocimiento en nuestra empresa ", dice el gerente. "Recibimos todos los días cantidad de nueva información sobre: competidores, productores, reglamentos, materiales y ofertas. Hay que encontrar formas más eficientes para filtrar, clasificar y almacenar esta información. Es importante localizar la información relevante para poder facilitársela a nuestros trabajadores y clientes. ¿Tenemos que llamar a un consultor de negocios 22.06.2011 1/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales para iniciar el procedimiento del conocimiento o podemos empezarlo por nuestra cuenta, tal y cómo nos dijeron en el seminario? El empleado recuerda a su gerente, que la dirección del conocimiento, según los expertos del seminario, no es sólo acerca de la mejor organización, categorización y almacenamiento de información. También se refiere a cuestiones de gestión de Recursos Humanos tales como la motivación del personal y el intercambio de conocimientos, así como otras cuestiones de organización y cultural. "Lo que necesitamos ahora es algo más de información sobre la dirección del conocimiento y cómo empezar" está de acuerdo con su jefe. Después de algunas búsquedas en línea se encuentra la InnoSupport Guía y el módulo sobre Gestión del Conocimiento. "Creo que esto es exactamente lo que estamos buscando...", ¡exclama! ¿Este breve relato le aportó información interesante? Esta es una manera de cómo pueden trabajar KM! Este módulo ha sido diseñado para proporcionar una comprensión general de la dirección ó gestión del conocimiento así como cuestiones conexas. Le informa acerca de las técnicas básicas o procesos que se pueden utilizar - en las microempresas o multinacionales! Después de leer este texto, estarás en mejor posición para tomar una buena decisión sobre la utilidad de ciertas herramientas de dirección ó gestión del conocimiento para sus fines personales y laborales. Este módulo es muy útil junto con otros en esta guía. Te ayudará a tener en cuenta y aplicar las medidas adecuadas con el fin de mejorar la gestión del conocimiento paso a paso dentro de la organización. En esta plataforma se pueden encontrar "salas de Innovación" como medio de intercambio de ideas on-line que permitirán ofrecer mayores posibilidades para encontrar y compartir ideas así como, utilizar la mente para ordenar el conocimiento. Detente y piensa: ¿cuál es la situación en su entorno de trabajo? ¿Has pensado alguna vez si el conocimiento está bien organizado y almacenado en la empresa? Imagina que alguien de su plantilla no apareciera mañana y se ausentara los próximos seis meses por un accidente. ¿Está el conocimiento organizado en la empresa de manera que esta grave contratiempo podría ser resuelto?. 10.3.1 ¿Qué significa la gestión del conocimiento? Cuando queremos gestionar o dirigir el conocimiento, primero tenemos que definir qué tipo de conocimiento vamos a manejar. Diferentes culturas tienen diferentes palabras y nos encontramos con muchas definiciones. En nuestro contexto, vamos a utilizar el término "conocimiento" para referirnos a temas, procesos y habilidades. Esto incluye las experiencias adquiridas. Este conocimiento - que se desea administrar - puede ser nuestro propio conocimiento personal. Está dentro de 22.06.2011 2/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales nosotros, no se puede ver, por ello lo llaman TÁCITO. El conocimiento que podemos encontrar en otras fuentes, como libros, manuales, etc.. lo llamamos EXPLÍCITO. Parece muy teórico pero es una diferencia básica para entender las diferentes estrategias en KM. Por ello, debemos saber la diferencia. El conocimiento tácito - almacenado en el cerebro individual - por lo tanto: es difícil de transferir y aplicar a los demás. El conocimiento explícito - almacenados en los documentos (manuales, instrucciones) - por lo tanto: fácil de transferir y aplicar a los demás. De esta distinción se desprende que la gestión del conocimiento tácito y explícito requiere diferentes conceptos y herramientas. En una empresa hay un soldador con experiencia que siempre está obligado a hacer una soldadura complicada que sólo él sabe hacer de una manera perfecta, pero en el plazo de un año se va a jubilar. ¿Qué sugeririías hacer para "salvar " dicho conocimiento (¡tácito!) en la empresa? Por favor, piénsao y luego lee la nota.1 Gestión del Conocimiento: Tiene por objeto organizar la adquisición / generación, transferencia y uso del conocimiento en la empresa de manera sistemática con el fin de explotarla. Como consecuencia de ello, alcanzaremos una mayor participación y satisfacción del personal que nos permitirá obtener mayor competividad. Detente y piensa: ¿Cuál es la situación en tu trabajo? Cuestionario: si ¿Los empleados tienen toda la información que necesitan para estar motivados y cualificados con la finalidad de sentirse involucrados en los procesos empresariales? ¿Se sienten los trabajadores libres para realizar críticas y sugerir mejoras? ¿Hay una cultura de ayudarse mutuamente y compartir conocimientos? ¿Hay más bien un ambiente de ver el conocimiento propio como un factor de competitividad individual y que hay que "proteger "? ¿Crees que debes que conseguir toda la información para tomar decisiones acertadas? 22.06.2011 3/13 © InnoLocalSupport no Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales ¿A veces pasas demasiado tiempo para encontrar información en tus archivos? ¿Sabe usted las habilidades profesionales que tenían sus empleados antes de comenzar a trabajar en la empresa? ¿Ha tratado de sacar ventaja de este conocimiento especial? ¿Sabes quién fue el responsable de un proyecto o servicio prestado a un cliente determinado hace dos años y cómo fue hecho? Después de realizar el cuestionario - ¿Has detectado ya algún aspecto potencial para mejorar la gestión del conocimiento en su entorno? 10.3.2 ¿Cuál será el beneficio de la Gestión del Conocimiento? Todos nosotros recordamos situaciones en las que pasamos tiempo buscando un archivo o documento que habíamos guardado pero no recordábamos dónde. O que hicimos un documento a sabiendas de que ya se había realizado un similar -, pero no pudimos encontrarlo. O un colega hizo un trabajo de una manera equivocada porque no obtuviera la información adecuada. O un compañero dejó la empresa de un día para el otro y nadie sabe cómo encontrar información específica como para hacer el trabajo correctamente (se habla entonces de perder "conocimiento crítico"). Quizás también consiga recordar situaciones en las que estaba indignado porque no había conseguido la información relevante necesaria. Todo lo que se ha mencionado anteriormente tiene que ver con una adecuada gestión del conocimiento. La Gestión del Conocimiento no evita por completo este tipo de situaciones, pero las reduce considerablemente y permite mejorar la identificación del conocimiento, el flujo y la distribución de la empresa. Esto no sólo importante respecto de la eficiencia, sino también es de gran relevancia para la satisfacción, motivación y compromiso. La motivación y el compromiso son esenciales para la utilización del potencial innovador del personal 1. De las afirmaciones anteriores se puede concluir que será difícil calcular en dinero el beneficio del KM. Por lo tanto, la dirección tiene que estar convencida de su utilidad y apoyarlo. El siguiente gráfico resume las ideas principales del beneficio del KM: 22.06.2011 4/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales Figura 1: Beneficios potenciales de la Gestión del Conocimiento (KM). Habíamos estudiado anteriormente que esa sensación de estar informado y los flujos de información son factores importantes para un tener un personal motivado y satisfecho - crucial para un ambiente innovador. Tenemos que saber acerca de las habilidades e intereses específicos de los empleados adquiridos tanto en empleos anteriores como en actividades fuera de la empresa. Estas fuentes son importantes en la búsqueda de soluciones innovadoras. La gestión del conocimiento tiene que ver con la construcción de la autoestima. La autoestima es fundamental para la participación creativa y activa en la generación de ideas y la búsqueda de soluciones innovadoras. El reconocimiento a promover la motivación depende de la cultura de la empresa, en los estilos de gestión 2 KM significa también gestionar la información que procede externamente de la organización. Esta puede ser información del extranjero que trae el avance para resolver un problema de innovación. O queremos vender nuestra idea y la necesidad de encontrar socios para comercializar una idea. Para reunir y compartir información en el extranjero las lenguas extranjeras y competencias interculturales son cruciales. Aquí vemos de nuevo la complejidad de la gestión adecuada de la innovación. El éxito depende de saber respetar la combinación de varios factores, relacionados. 22.06.2011 5/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales 10.3.3 ¿Dónde se aplica la Gestión del Conocimiento? En los apartados anteriores se han mencionado varios campos donde ya se aplica la Gestión del conocimiento en el proceso de la innovación. Se aplica en todas las etapas, en la forma que se hace la comunicación. En el siguiente gráfico vamos a mostrar los aspectos más importantes de la KM para los tres primeros pasos en la cadena de la innovación: Figura 2: KM en la cadena de la Innovación Análisis de necesidades de la Innovación – La recopilación de información dentro y fuera de la empresa, el intercambio de información en la empresa Generación de ideas – Comprar ideas externas, gestión de propuestas innovadoras internas, técnicas de creatividad, el intercambio de información Evaluación de posibles soluciones – La toma de decisiones y la transferencia de información sobre la decisión, la evaluación comparativa ... La gestión del conocimeinto se aplica a cada paso de la cadena. En esta breve introducción sólo los mostramos de manera aproximada. 10.3.4 ¿Cómo desarrollar (más ampliamente) la Gestión del Conocimiento en la organización? 1 De la misma manera que hemos hecho en los otros módulos en esta guía se pretende proporcionar los conocimientos básicos sobre un tema. Esto le ayudará a tomar decisiones acertadas sobre cuestiones. En este capítulo se proporcionará información sobre cómo determinar una estrategia básica para el KM (Gestión del Conocimiento), que es la condición previa para la planificación del conocimiento como un proceso y elegir las herramientas adecuadas. Al principio habíamos dicho que la KM es un proceso. Podemos empezar "gradualmente" y desarrollarlo paso a paso. ¿Qué queremos decir con esto? Si usted lee este módulo desde la perspectiva del gerente no debes tratar de añadir esto como una tarea adicional. El KM requiere una acción continua. Los Gerentes 1 Para este capítulo hemos utilizado los aspectos, desde el enfoque práctico del KM expuestos en en Lucko / Trauner 2005. 22.06.2011 6/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales difícilmente encontrarán tiempo suficiente en el día habitual de negocios. KM necesita su apoyo y supervisión continuas. Identifica (con) tu equipo: Busca a una persona que se encuentre en el equipo, que sea comunicativa, que demuestre compromiso y sea de confianza. Esta puede ser su "trabajador del conocimiento". Él o ella no debe ver esta responsabilidad como una carga. Dale el tiempo necesario para reunir conocimientos y herramientas sobre la actividad que nos ocupa . Reconozca y aprecie estas actividades como lo que son: Una contribución importante al desarrollo de la empresa!. Identificación de posibles ámbitos para el arranque y primeros pasos en el KM: Por favor, comprueba la situación en su organización: Cuestionario: Si En ocasiones Todavía no Almacenamos el conocimiento de forma estructurada. Utilizamos dispositivos para almacenar información estructurada. Evaluamos y almacenamos los resultados de los proyectos terminados. Transferimos las lecciones aprendidas de proyectos terminados. Utilizamos una base de datos donde registramos cuándo y por quién fueron realizados los trabajos. Utilizamos una base de datos donde se registra información sobre cooperación con socios y clientes. Hemos creado nuestras propias "páginas amarillas" donde se han almacenado información sobre conocimientos específicos (experiencia laboral, conocimientos e intereses especiales) del personal y expertos externos. El triangulo de la gestión del conocimiento. Cuando queremos introducir y desarrollar el KM siempre tenemos que considerar los tres factores del KM: 22.06.2011 7/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales El desarrollo exitoso de la GC ha de considerar los factores relacionados con: Ser humano - Técnica - Organización2 - Triángulo Gestión del conocimiento: Ser humano Las necesidades de motivación para el intercambio de conocimientos, sistemas de incentivos, la estima y la autoestima, la cultura del KM en la empresa ... Técnica ICT – puede ser parte del KM pero el KM puede funcionar sin el ICT. Organización Procedimientos y herramientas que permiten acquirir, generar, compartir, almacenar y aplicar los conocimientos3. Lugares y tiempo para compartir el conocimiento, la educación superior ... Si en el cuestionario anterior hemos identificado que sería conveniente almacenar en una base de datos las cuestiones aprendidas de los proyectos terminados, esto significaría lo siguiente: Técnica - hemos creado una base de datos. Organización - hemos informado a todos los colegas que deben guardar las lecciones aprendidas en la base de datos. Así que vamos a ver dentro de 2 meses si: ¿Está todavía vacío?¿Cuál puede ser la razón? Tenemos que verificar todos los tres factores. La base de datos existe y funciona. ¿Qué pasa con el ser humano y la organización? ¿Hemos dado un preámbulo de cómo utilizar la base de datos? Hemos organizado el tiempo para la inserción de datos? Tenemos que solicitar información para completar los conocimientos individuales importantes, ¿por qué los empleados deberían compartir con los demás - hemos hecho algo para motivarlos? Por otra parte, podemos haber hecho todo - pero el proceso podría ser demasiado complicado o costar mucho tiempo llevarlo a cabo.– por ello tenemos que revisar los 3 factores conjuntamente!. ¿Cómo encontrar los criterios para seleccionar las herramientas de KM? 4 Hay un catálogo casi interminable de herramientas de KM. ¿Cómo elegir las herramientas apropiadas? Queremos ayudarle a encontrar las herramientas adecuadas. 2 3 4 Lucko/Trauner, 2005 Para más información, vea el capítulo 4 La búsqueda de soluciones innovadoras, para más información Lucko/Trauner, 2005 22.06.2011 8/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales Figura 3: Estrategias Generales KM – Personalización y Codificación En la práctica, en la empresa siempre habrá una mezcla de ambas tareas y actividades. Sin embargo, el análisis y la búsqueda de actividades clave del negocio por parte de los individuos y equipos permitirán encontrar las herramientas adecuadas de KM para tomar la decisión más sencilla. Debido a la orientación de esta guía para la innovación, se presenta en ella las principales herramientas relacionadas con la estrategia de personalización. Encontrará información detallada de las herramientas sobre todo en el módulo 4 Técnicas de creatividad para la generación de ideas y en el módulo 11 - la creación de contactos, explorar y compartir el conocimiento tácito y trabajar juntos para encontrar soluciones, por ejemplo: Conferencias.. A través de internet y de la formación continua podrá tener las herramientas de orientación necesarias en el marco de la Codificación (bases de datos, etc..). Hemos visto anteriormente, que tiene sentido distinguir herramientas a) que son más adecuadas para apoyar la Codificación - que significa ayudar a almacenar y transferir el conocimiento explícito y 22.06.2011 9/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales b) los que apoyan la Personalización - para hacer "visibles" y transferir el conocimiento tácito, el conocimiento de expertos que se almacena en el cerebro de expertos. Otro enfoque para identificar las herramientas apropiadas es tener en cuenta las diferentes tareas del KM: Figura 4: KM General - tareas y herramientas apropiadas (selección) KM-Tareas Toma de sobre KM KM Herramientas Apropiadas conciencia Intranet, incentive systems Intranet, sistemas incentivos Almacenar conocimiento de Páginas amarillas, bases de datos, la evaluación comparativa, dispositivos de estructura, técnicas de creatividad, comunidades de práctica, (social), redes ... el Intranet, bases de datos, evaluación y organización de las enseñanzas extraídas de las tareas finalizadas, redes, sistemas de incentivos, manuales, instrucciones, guías ... Distribuir y transferir Intranet, reuniones internas y la formación (interna) con conococimientos expertos, las páginas amarillas (para saber quién sabe qué en la empresa), lugares donde el intercambio de información se promueve, la rotación de puestos, sistemas de incentivos, en la residencia y educación externa (con la transferencia de los conocimientos adquiridos de los colegas), Comunidades de Práctica (CoP), hablar de experiencias, el trabajo en equipo, (social), redes y grupos de expertos 10.3.5 Buenas prácticas En un seminario para introducir el KM en las PYMEs presentamos las técnicas de creatividad de esta guía – Tormenta de ideas (635-Técnica) y la gestión de propuestas innovadoras internas. Los dueños de una cafetería-heladería decidieron pedir a los empleados y alumnos que aportaran ideas para productos nuevos y atractivos (helados). Les motivaron con premios, y realizaron una sesión de introducción para analizar la situación de la empresa y pedir el compromiso de los empleados. Crearon un método tanto on-line como en papel para exponer las ideas. El resultado fue excelente - podrían crear nuevos y exitosos productos. En particular, los alumnos aportaron ideas muy frescas. 22.06.2011 10/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales 10.3.6 Resumen de los puntos clave La Gestión del Conocimiento tiene como objetivo organizar la adquisición y generación, transferencia y uso del conocimiento en la empresa de manera sistemática con el fin de explotarla. Como consecuencia de ello obtendrá una mejor utilización de los potenciales innovadores y un mayor grado de participación y satisfacción del personal que permitirá incrementar la competitividad. El conocimiento puede ser individualizado, también llamado “tácito”, éste es más difícil de transferir. Por otra parte, el conocimiento que está fuera y que podemos encontrar por ejemplo, en: las instrucciones,.. lo llamaremos “explícito”. La Gestión del conocimiento tácito y explícito requiere diferentes conceptos y herramientas. KM ayuda a mejorar el conocimiento de identificación, el flujo y la distribución de la empresa. Esto es de gran relevancia para la satisfacción, motivación y compromiso. La motivación y el compromiso son esenciales para la utilización del potencial innovador del personal. KM se aplica a cada fase de la cadena de innovación. Sería difícil calcular en dinero el beneficio del KM. Por lo tanto, el equipo directivo de la empresa tiene que estar convencido de su utilidad y apoyarlo. Como KM requiere una acción continua, la gerencia debe identificar a una persona que es el "trabajador del conocimiento". El desarrollo exitoso de la GC ha de considerar los siguientes factores: Humanos - Técnicos - Organizativos – El triángulo KM.. Para definir este concepto tenemos que analizar nuestro negocio principal. De esta manera, vamos a diferenciar dos conceptos: la codificación del conocimiento y la personalización. La codificación se centra en el almacenamiento de los conocimientos de manera eficaz, mientras que el concepto de personalización se centra en el intercambio de conocimientos. El objetivo principal de este componente fue para crear conciencia sobre la importancia de la gestión del conocimiento en la empresa. Hemos aprendido que hay herramientas simples que hacen el trabajo más fácil, más eficiente y contribuir a crear una cultura innovadora en la motivación de la organización. También hemos aprendido la forma de determinar elementos básicos de nuestra estrategia de gestión. Hemos visto que la KM es un proceso que puede comenzar inteligente y que es importante para cada tipo de negocio no en función del tamaño de la empresa. Ahora, después de leer y reflexionar sobre este tema, le sugerimos iniciar algunas acciones concretas de inmediato. Si no lo hacen algunas ideas y oportunidades para la innovación puede fácilmente perderse en la rutina diaria 10.3.7 Bibliografia Sandra Lucko and Bettina Trauner, Wissensmanagement, 7 Bausteine für die Umsetzung in der Praxis. 2. Auflage, Hanser, 2005 22.06.2011 11/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales Lectura adicional Peter Pawlowsky and Rüdiger Reinhardt (edit.) Wissensmanagement für die Praxis. Luchterhand, 2002 Se presentan en la guía herramientas útiles para la gestión del conocimiento. Nos referimos especialmente a los módulos presentados en cuatro técnicas de creatividad. También 11 – Redes de contactos, herramientas actuales en materia de KM, como 11.3 Comunidades de Práctica (CoP) o 11.4 análisis de redes sociales. KM requiere de una cultura de organización que promueve el intercambio de iniciativas y conocimientos. Encontrará información específica en la cultura de empresa 10.2, también en la introducción a la creatividad 4.1 y de gestión de propuestas innovadoras 4.6. Estos dos capítulos 4.1 y 4.6 también proporcionan información detallada sobre los sistemas de incentivos que pueden ser utilizados para la promoción de KM, así como otros factores de motivación. Páginas Web <http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management> visitado el 08 de noviembre 2010, proporciona una introducción y una lista completa de herramientas de KM que son explicadas. La sección "vea también ..." numerosos enlaces para aquellos que buscan recursos relacionados. < http://www.1000ventures.com/business_guide/im_knowledge_idea.html > visitado el 8 November 2010 e-coach que muestra información relavante sobre una idea de dirección y otros asuntos relacionados con la innovación. 10.3.8 Resumen Rotación en el trabajo es una aproximación al desarrollo de la gestión que a través de un programa de asignaciones traslada a una persona con el fin de darle una amplia muestra de toda la operación .. La rotación en el empleo también se practica para que los empleados cualificados obtengan más conocimientos sobre los procesos de una empresa, y así reducir el aburrimiento y aumente la satisfacción en el trabajo con la variación de empleo. 22.06.2011 12/13 © InnoLocalSupport Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales <http://en.wikipedia.org/wiki/Job_rotation> Cronista de experiencias, a veces la llamada "narrativa del conocimiento", intenta relatar los acontecimientos en forma de una historia en el contexto de una empresa. Los teóricos de la organización están convencidos de que el aprendizaje en las organizaciones se lleva a cabo a través de la narración. También se han dado cuenta de que hay mucho que podemos aprender mediante el estudio de las historias que la gente cuenta sobre sí y sobre la organización en su conjunto. <http://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_storytelling> El aprendizaje en Tandem es una eficaz técnica de KM. En esta técnica, un experto y un "aprendiz" trabajan juntos por un período de tiempo más largo con el fin de organizar la transferencia del conocimiento específico del experto (conocimiento tácito). Es especialmente recomendable si el personal altamente especializado va a jubilarse. 22.06.2011 13/13 © InnoLocalSupport
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