10 Cómo evaluar ideas y soluciones innovadoras - InnoSupport

Necesidades de formación en innovación para las PYMES de los entornos locales
10
Cómo evaluar ideas y soluciones innovadoras
10.3 Gestión del Conocimiento para la Innovación
Palabras clave: Gestión del conocimiento, conocimiento tácito, conocimiento
explícito, intercambio de conocimiento.
Objetivo de la formación
Después de leer este texto, serás capaz de determinar los puntos clave del
concepto de gestión ó dirección del conocimiento (KM). Sabrás que KM es
un proceso continuo. Así mismo, te sentirás más competente para identificar
los conocimientos clave de tu empresa y las herramientas para generar, distribuir y
mantener el conocimiento. También te sentirás más competente para establecer
conexiones hacia la motivación, la atmósfera en su empresa y la forma de promover
el intercambio de conocimientos. Sabrás mejor cómo explorar el potencial creativo
de conocimiento entre su personal. Habrá aprendido qué KM es relevante también
para empresas pequeñas y microempresas, ya que puede hacer más eficiente su
trabajo, ahorrar tiempo y fortalecer la competitividad que proviene de su recurso más
importante - su personal.
10.1.3 Introducción
¿Te gusta contar tus experiencias a otros? Si es así, ya estas utilizando de forma
inconsciente una técnica de dirección del conocimiento. A la mayoría de nosotros
nos divierte escuchar relatos o breves historias… Por lo tanto, ¿Porqué no empezar
esta introducción con un relato?
El gerente de una pequeña empresa y su hombre de confianza acaban de regresar
de un seminario titulado "Gestión del Conocimiento para obtener más éxito en su
empresa".
Ambos han aprendido que la gestión del conocimiento es de gran relevancia también
para las pequeñas empresas y su aplicación es mucho más sencilla de lo que
habían pensado. Ahora el gerente, lleno de ideas, ve el momento para encontrar un
punto de partida. Sin embargo, al teclear en Google “dirección del conocimiento” se
siente frustrado ya que obtiene alrededor de 83.800.000 resultados.
"¿Creen que tenemos tiempo para leer cientos de páginas? Lo que necesitamos es
un poco de orientación acerca de los problemas más importantes y herramientas
prácticas sobre cómo introducir y desarrollar la dirección del conocimiento en
nuestra empresa ", dice el gerente. "Recibimos todos los días cantidad de nueva
información sobre: competidores, productores, reglamentos, materiales y ofertas.
Hay que encontrar formas más eficientes para filtrar, clasificar y almacenar esta
información. Es importante localizar la información relevante para poder facilitársela
a nuestros trabajadores y clientes. ¿Tenemos que llamar a un consultor de negocios
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para iniciar el procedimiento del conocimiento o podemos empezarlo por nuestra
cuenta, tal y cómo nos dijeron en el seminario?
El empleado recuerda a su gerente, que la dirección del conocimiento, según los
expertos del seminario, no es sólo acerca de la mejor organización, categorización y
almacenamiento de información. También se refiere a cuestiones de gestión de
Recursos Humanos tales como la motivación del personal y el intercambio de
conocimientos, así como otras cuestiones de organización y cultural. "Lo que
necesitamos ahora es algo más de información sobre la dirección del conocimiento y
cómo empezar" está de acuerdo con su jefe. Después de algunas búsquedas en
línea se encuentra la InnoSupport Guía y el módulo sobre Gestión del Conocimiento.
"Creo que esto es exactamente lo que estamos buscando...", ¡exclama!
¿Este breve relato le aportó información interesante? Esta es una manera de cómo
pueden trabajar KM!
Este módulo ha sido diseñado para proporcionar una comprensión general de la
dirección ó gestión del conocimiento así como cuestiones conexas.
Le informa acerca de las técnicas básicas o procesos que se pueden utilizar - en las
microempresas o multinacionales!
Después de leer este texto, estarás en mejor posición para tomar una buena
decisión sobre la utilidad de ciertas herramientas de dirección ó gestión del
conocimiento para sus fines personales y laborales. Este módulo es muy útil junto
con otros en esta guía. Te ayudará a tener en cuenta y aplicar las medidas
adecuadas con el fin de mejorar la gestión del conocimiento paso a paso dentro de
la organización. En esta plataforma se pueden encontrar "salas de Innovación" como
medio de intercambio de ideas on-line que permitirán ofrecer mayores posibilidades
para encontrar y compartir ideas así como, utilizar la mente para ordenar el
conocimiento.
Detente y piensa: ¿cuál es la situación en su entorno de trabajo?
¿Has pensado alguna vez si el conocimiento está bien organizado y
almacenado en la empresa? Imagina que alguien de su plantilla no
apareciera mañana y se ausentara los próximos seis meses por un accidente. ¿Está
el conocimiento organizado en la empresa de manera que esta grave contratiempo
podría ser resuelto?.
10.3.1 ¿Qué significa la gestión del conocimiento?
Cuando queremos gestionar o dirigir el conocimiento, primero tenemos que definir
qué tipo de conocimiento vamos a manejar. Diferentes culturas tienen diferentes
palabras y nos encontramos con muchas definiciones. En nuestro contexto, vamos a
utilizar el término "conocimiento" para referirnos a temas, procesos y habilidades.
Esto incluye las experiencias adquiridas. Este conocimiento - que se desea
administrar - puede ser nuestro propio conocimiento personal. Está dentro de
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nosotros, no se puede ver, por ello lo llaman TÁCITO. El conocimiento que podemos
encontrar en otras fuentes, como libros, manuales, etc.. lo llamamos EXPLÍCITO.
Parece muy teórico pero es una diferencia básica para entender las diferentes
estrategias en KM. Por ello, debemos saber la diferencia.
El conocimiento tácito - almacenado en el cerebro individual - por lo tanto:
es difícil de transferir y aplicar a los demás.
El conocimiento explícito - almacenados en los documentos (manuales,
instrucciones) - por lo tanto: fácil de transferir y aplicar a los demás.
De esta distinción se desprende que la gestión del conocimiento tácito y
explícito requiere diferentes conceptos y herramientas.
En una empresa hay un soldador con experiencia que siempre está
obligado a hacer una soldadura complicada que sólo él sabe hacer de una
manera perfecta, pero en el plazo de un año se va a jubilar. ¿Qué
sugeririías hacer para "salvar " dicho conocimiento (¡tácito!) en la empresa? Por
favor, piénsao y luego lee la nota.1
Gestión del Conocimiento:
Tiene por objeto organizar la adquisición / generación, transferencia y uso del
conocimiento en la empresa de manera sistemática con el fin de explotarla. Como
consecuencia de ello, alcanzaremos una mayor participación y satisfacción del
personal que nos permitirá obtener mayor competividad.
Detente y piensa:
¿Cuál es la situación en tu trabajo?
Cuestionario:
si
¿Los empleados tienen toda la información que necesitan para estar motivados y
cualificados con la finalidad de sentirse involucrados en los procesos
empresariales?
¿Se sienten los trabajadores libres para realizar críticas y sugerir mejoras?
¿Hay una cultura de ayudarse mutuamente y compartir conocimientos?
¿Hay más bien un ambiente de ver el conocimiento propio como un factor de
competitividad individual y que hay que "proteger "?
¿Crees que debes que conseguir toda la información para tomar decisiones
acertadas?
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no
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¿A veces pasas demasiado tiempo para encontrar información en tus archivos?
¿Sabe usted las habilidades profesionales que tenían sus empleados antes de
comenzar a trabajar en la empresa?
¿Ha tratado de sacar ventaja de este conocimiento especial?
¿Sabes quién fue el responsable de un proyecto o servicio prestado a un cliente
determinado hace dos años y cómo fue hecho?
Después de realizar el cuestionario - ¿Has detectado ya algún aspecto potencial
para mejorar la gestión del conocimiento en su entorno?
10.3.2 ¿Cuál será el beneficio de la Gestión del Conocimiento?
Todos nosotros recordamos situaciones en las que pasamos tiempo buscando un
archivo o documento que habíamos guardado pero no recordábamos dónde. O que
hicimos un documento a sabiendas de que ya se había realizado un similar -, pero
no pudimos encontrarlo. O un colega hizo un trabajo de una manera equivocada
porque no obtuviera la información adecuada. O un compañero dejó la empresa de
un día para el otro y nadie sabe cómo encontrar información específica como para
hacer el trabajo correctamente (se habla entonces de perder "conocimiento crítico").
Quizás también consiga recordar situaciones en las que estaba indignado porque no
había conseguido la información relevante necesaria.
Todo lo que se ha mencionado anteriormente tiene que ver con una adecuada
gestión del conocimiento. La Gestión del Conocimiento no evita por completo este
tipo de situaciones, pero las reduce considerablemente y permite mejorar la
identificación del conocimiento, el flujo y la distribución de la empresa. Esto no sólo
importante respecto de la eficiencia, sino también es de gran relevancia para la
satisfacción, motivación y compromiso. La motivación y el compromiso son
esenciales para la utilización del potencial innovador del personal 1.
De las afirmaciones anteriores se puede concluir que será difícil calcular en
dinero el beneficio del KM. Por lo tanto, la dirección tiene que estar
convencida de su utilidad y apoyarlo.
El siguiente gráfico resume las ideas principales del beneficio del KM:
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Figura 1: Beneficios potenciales de la Gestión del Conocimiento (KM).
Habíamos estudiado anteriormente que esa sensación de estar informado y los
flujos de información son factores importantes para un tener un personal motivado y
satisfecho - crucial para un ambiente innovador. Tenemos que saber acerca de las
habilidades e intereses específicos de los empleados adquiridos tanto en empleos
anteriores como en actividades fuera de la empresa. Estas fuentes son importantes
en la búsqueda de soluciones innovadoras. La gestión del conocimiento tiene que
ver con la construcción de la autoestima. La autoestima es fundamental para la
participación creativa y activa en la generación de ideas y la búsqueda de soluciones
innovadoras. El reconocimiento a promover la motivación depende de la cultura de la
empresa, en los estilos de gestión 2
KM significa también gestionar la información que procede externamente de la
organización. Esta puede ser información del extranjero que trae el avance para
resolver un problema de innovación. O queremos vender nuestra idea y la necesidad
de encontrar socios para comercializar una idea. Para reunir y compartir información
en el extranjero las lenguas extranjeras y competencias interculturales son cruciales.
Aquí vemos de nuevo la complejidad de la gestión adecuada de la innovación. El
éxito depende de saber respetar la combinación de varios factores, relacionados.
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10.3.3 ¿Dónde se aplica la Gestión del Conocimiento?
En los apartados anteriores se han mencionado varios campos donde ya se aplica la
Gestión del conocimiento en el proceso de la innovación. Se aplica en todas las
etapas, en la forma que se hace la comunicación. En el siguiente gráfico vamos a
mostrar los aspectos más importantes de la KM para los tres primeros pasos en la
cadena de la innovación:
Figura 2: KM en la cadena de la Innovación
Análisis de necesidades de la Innovación – La recopilación de información
dentro y fuera de la empresa, el intercambio de información en la empresa
Generación de ideas – Comprar ideas externas, gestión de propuestas
innovadoras internas, técnicas de creatividad, el intercambio de información
Evaluación de posibles soluciones – La toma de decisiones y la transferencia
de información sobre la decisión, la evaluación comparativa ...
La gestión del conocimeinto se aplica a cada paso de la cadena. En esta breve
introducción sólo los mostramos de manera aproximada.
10.3.4 ¿Cómo desarrollar (más ampliamente) la Gestión del
Conocimiento en la organización? 1
De la misma manera que hemos hecho en los otros módulos en esta guía se
pretende proporcionar los conocimientos básicos sobre un tema. Esto le ayudará a
tomar decisiones acertadas sobre cuestiones. En este capítulo se proporcionará
información sobre cómo determinar una estrategia básica para el KM (Gestión del
Conocimiento), que es la condición previa para la planificación del conocimiento
como un proceso y elegir las herramientas adecuadas.
Al principio habíamos dicho que la KM es un proceso. Podemos empezar
"gradualmente" y desarrollarlo paso a paso. ¿Qué queremos decir con esto? Si
usted lee este módulo desde la perspectiva del gerente no debes tratar de añadir
esto como una tarea adicional. El KM requiere una acción continua. Los Gerentes
1
Para este capítulo hemos utilizado los aspectos, desde el enfoque práctico del KM expuestos en en Lucko / Trauner 2005.
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difícilmente encontrarán tiempo suficiente en el día habitual de negocios. KM
necesita su apoyo y supervisión continuas.
Identifica (con) tu equipo: Busca a una persona que se encuentre en el
equipo, que sea comunicativa, que demuestre compromiso y sea de
confianza. Esta puede ser su "trabajador del conocimiento". Él o ella no
debe ver esta responsabilidad como una carga. Dale el tiempo necesario para reunir
conocimientos y herramientas sobre la actividad que nos ocupa . Reconozca y
aprecie estas actividades como lo que son: Una contribución importante al
desarrollo de la empresa!.
Identificación de posibles ámbitos para el arranque y primeros pasos en el
KM:
Por favor, comprueba la situación en su organización:
Cuestionario:
Si
En
ocasiones
Todavía
no
Almacenamos el conocimiento de forma estructurada.
Utilizamos dispositivos para almacenar información
estructurada.
Evaluamos y almacenamos los resultados de los
proyectos terminados.
Transferimos las lecciones aprendidas de proyectos
terminados.
Utilizamos una base de datos donde registramos
cuándo y por quién fueron realizados los trabajos.
Utilizamos una base de datos donde se registra
información sobre cooperación con socios y clientes.
Hemos creado nuestras propias "páginas amarillas"
donde se han almacenado información sobre
conocimientos
específicos
(experiencia
laboral,
conocimientos e intereses especiales) del personal y
expertos externos.
El triangulo de la gestión del conocimiento.
Cuando queremos introducir y desarrollar el KM siempre tenemos que considerar los
tres factores del KM:
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El desarrollo exitoso de la GC ha de considerar los factores
relacionados con: Ser humano - Técnica - Organización2 - Triángulo
Gestión del conocimiento:
Ser humano
Las necesidades de motivación para el intercambio de
conocimientos, sistemas de incentivos, la estima y la autoestima, la
cultura del KM en la empresa ...
Técnica
ICT – puede ser parte del KM pero el KM puede funcionar sin el ICT.
Organización
Procedimientos y herramientas que permiten acquirir, generar,
compartir, almacenar y aplicar los conocimientos3. Lugares y tiempo
para compartir el conocimiento, la educación superior ...
Si en el cuestionario anterior hemos identificado que sería conveniente almacenar en
una base de datos las cuestiones aprendidas de los proyectos terminados, esto
significaría lo siguiente:
Técnica - hemos creado una base de datos. Organización - hemos informado a
todos los colegas que deben guardar las lecciones aprendidas en la base de datos.
Así que vamos a ver dentro de 2 meses si: ¿Está todavía vacío?¿Cuál puede ser la
razón? Tenemos que verificar todos los tres factores. La base de datos existe y
funciona. ¿Qué pasa con el ser humano y la organización? ¿Hemos dado un
preámbulo de cómo utilizar la base de datos? Hemos organizado el tiempo para la
inserción de datos? Tenemos que solicitar información para completar los
conocimientos individuales importantes, ¿por qué los empleados deberían compartir
con los demás - hemos hecho algo para motivarlos?
Por otra parte, podemos haber hecho todo - pero el proceso podría ser demasiado
complicado o costar mucho tiempo llevarlo a cabo.– por ello tenemos que revisar los
3 factores conjuntamente!.
¿Cómo encontrar los criterios para seleccionar las herramientas de KM? 4
Hay un catálogo casi interminable de herramientas de KM. ¿Cómo elegir las
herramientas apropiadas?
Queremos ayudarle a encontrar las herramientas adecuadas.
2
3
4
Lucko/Trauner, 2005
Para más información, vea el capítulo 4 La búsqueda de soluciones innovadoras, para más información
Lucko/Trauner, 2005
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Figura 3: Estrategias Generales KM – Personalización y Codificación
En la práctica, en la empresa siempre habrá una mezcla de ambas tareas y
actividades. Sin embargo, el análisis y la búsqueda de actividades clave del negocio
por parte de los individuos y equipos permitirán encontrar las herramientas
adecuadas de KM para tomar la decisión más sencilla.
Debido a la orientación de esta guía para la innovación, se presenta en ella las
principales herramientas relacionadas con la estrategia de personalización.
Encontrará información detallada de las herramientas sobre todo en el módulo 4 Técnicas de creatividad para la generación de ideas y en el módulo 11 - la creación
de contactos, explorar y compartir el conocimiento tácito y trabajar juntos para
encontrar soluciones, por ejemplo: Conferencias..
A través de internet y de la formación continua podrá tener las herramientas de
orientación necesarias en el marco de la Codificación (bases de datos, etc..).
Hemos visto anteriormente, que tiene sentido distinguir herramientas
a) que son más adecuadas para apoyar la Codificación - que significa ayudar a
almacenar y transferir el conocimiento explícito y
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b) los que apoyan la Personalización - para hacer "visibles" y transferir el
conocimiento tácito, el conocimiento de expertos que se almacena en el
cerebro de expertos.
Otro enfoque para identificar las herramientas apropiadas es tener en cuenta las
diferentes tareas del KM:
Figura 4: KM General - tareas y herramientas apropiadas (selección)
KM-Tareas
Toma de
sobre KM
KM Herramientas Apropiadas
conciencia Intranet, incentive systems
Intranet, sistemas
incentivos
Almacenar
conocimiento
de Páginas amarillas, bases de datos, la evaluación
comparativa, dispositivos de estructura, técnicas de
creatividad, comunidades de práctica, (social), redes ...
el Intranet, bases de datos, evaluación y organización de las
enseñanzas extraídas de las tareas finalizadas, redes,
sistemas de incentivos, manuales, instrucciones, guías ...
Distribuir y transferir Intranet, reuniones internas y la formación (interna) con
conococimientos
expertos, las páginas amarillas (para saber quién sabe
qué en la empresa), lugares donde el intercambio de
información se promueve, la rotación de puestos, sistemas
de incentivos, en la residencia y educación externa (con la
transferencia de los conocimientos adquiridos de los
colegas), Comunidades de Práctica (CoP), hablar de
experiencias, el trabajo en equipo, (social), redes y grupos
de expertos
10.3.5 Buenas prácticas
En un seminario para introducir el KM en las PYMEs presentamos las técnicas de
creatividad de esta guía – Tormenta de ideas (635-Técnica) y la gestión de
propuestas innovadoras internas. Los dueños de una cafetería-heladería decidieron
pedir a los empleados y alumnos que aportaran ideas para productos nuevos y
atractivos (helados). Les motivaron con premios, y realizaron una sesión de
introducción para analizar la situación de la empresa y pedir el compromiso de los
empleados. Crearon un método tanto on-line como en papel para exponer las ideas.
El resultado fue excelente - podrían crear nuevos y exitosos productos. En particular,
los alumnos aportaron ideas muy frescas.
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10.3.6 Resumen de los puntos clave
La Gestión del Conocimiento tiene como objetivo organizar la adquisición y
generación, transferencia y uso del conocimiento en la empresa de manera
sistemática con el fin de explotarla. Como consecuencia de ello obtendrá una mejor
utilización de los potenciales innovadores y un mayor grado de participación y
satisfacción del personal que permitirá incrementar la competitividad. El
conocimiento puede ser individualizado, también llamado “tácito”, éste es más difícil
de transferir. Por otra parte, el conocimiento que está fuera y que podemos
encontrar por ejemplo, en: las instrucciones,.. lo llamaremos “explícito”. La Gestión
del conocimiento tácito y explícito requiere diferentes conceptos y herramientas.
KM ayuda a mejorar el conocimiento de identificación, el flujo y la distribución de la
empresa. Esto es de gran relevancia para la satisfacción, motivación y compromiso.
La motivación y el compromiso son esenciales para la utilización del potencial
innovador del personal. KM se aplica a cada fase de la cadena de innovación. Sería
difícil calcular en dinero el beneficio del KM. Por lo tanto, el equipo directivo de la
empresa tiene que estar convencido de su utilidad y apoyarlo.
Como KM requiere una acción continua, la gerencia debe identificar a una persona
que es el "trabajador del conocimiento". El desarrollo exitoso de la GC ha de
considerar los siguientes factores: Humanos - Técnicos - Organizativos – El triángulo
KM..
Para definir este concepto tenemos que analizar nuestro negocio principal. De esta
manera, vamos a diferenciar dos conceptos: la codificación del conocimiento y la
personalización. La codificación se centra en el almacenamiento de los
conocimientos de manera eficaz, mientras que el concepto de personalización se
centra en el intercambio de conocimientos.
El objetivo principal de este componente fue para crear conciencia sobre la
importancia de la gestión del conocimiento en la empresa. Hemos
aprendido que hay herramientas simples que hacen el trabajo más fácil,
más eficiente y contribuir a crear una cultura innovadora en la motivación de la
organización. También hemos aprendido la forma de determinar elementos básicos
de nuestra estrategia de gestión. Hemos visto que la KM es un proceso que puede
comenzar inteligente y que es importante para cada tipo de negocio no en función
del tamaño de la empresa. Ahora, después de leer y reflexionar sobre este tema, le
sugerimos iniciar algunas acciones concretas de inmediato. Si no lo hacen algunas
ideas y oportunidades para la innovación puede fácilmente perderse en la rutina
diaria
10.3.7 Bibliografia
Sandra Lucko and Bettina Trauner, Wissensmanagement, 7 Bausteine für die
Umsetzung in der Praxis. 2. Auflage, Hanser, 2005
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Lectura adicional
Peter Pawlowsky and Rüdiger Reinhardt (edit.) Wissensmanagement für die Praxis.
Luchterhand, 2002
Se presentan en la guía herramientas útiles para la gestión del conocimiento.
Nos referimos especialmente a los módulos presentados en cuatro técnicas de
creatividad. También 11 – Redes de contactos, herramientas actuales en materia de
KM, como 11.3 Comunidades de Práctica (CoP) o 11.4 análisis de redes sociales.
KM requiere de una cultura de organización que promueve el intercambio de
iniciativas y conocimientos. Encontrará información específica en la cultura de
empresa 10.2, también en la introducción a la creatividad 4.1 y de gestión de
propuestas innovadoras 4.6.
Estos dos capítulos 4.1 y 4.6 también proporcionan información detallada sobre los
sistemas de incentivos que pueden ser utilizados para la promoción de KM, así
como otros factores de motivación.
Páginas Web
<http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management> visitado el 08 de noviembre
2010, proporciona una introducción y una lista completa de herramientas de KM que
son explicadas. La sección "vea también ..." numerosos enlaces para aquellos que
buscan recursos relacionados.
< http://www.1000ventures.com/business_guide/im_knowledge_idea.html > visitado
el 8 November 2010 e-coach que muestra información relavante sobre una idea de
dirección y otros asuntos relacionados con la innovación.
10.3.8 Resumen
Rotación en el trabajo es una aproximación al desarrollo de la gestión que a través
de un programa de asignaciones traslada a una persona con el fin de darle una
amplia muestra de toda la operación .. La rotación en el empleo también se practica
para que los empleados cualificados obtengan más conocimientos sobre los
procesos de una empresa, y así reducir el aburrimiento y aumente la satisfacción en
el trabajo con la variación de empleo.
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<http://en.wikipedia.org/wiki/Job_rotation>
Cronista de experiencias, a veces la llamada "narrativa del conocimiento", intenta
relatar los acontecimientos en forma de una historia en el contexto de una empresa.
Los teóricos de la organización están convencidos de que el aprendizaje en las
organizaciones se lleva a cabo a través de la narración. También se han dado
cuenta de que hay mucho que podemos aprender mediante el estudio de las
historias que la gente cuenta sobre sí y sobre la organización en su conjunto.
<http://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_storytelling>
El aprendizaje en Tandem es una eficaz técnica de KM. En esta técnica, un experto
y un "aprendiz" trabajan juntos por un período de tiempo más largo con el fin de
organizar la transferencia del conocimiento específico del experto (conocimiento
tácito). Es especialmente recomendable si el personal altamente especializado va a
jubilarse.
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