1. Educación

TIPS PARA UN LÍDER ÁGIL
Desde Lean hacia Ágil Project Management
Pablo Lledó
Pablo Lledó











Master of Science en Evaluación de Proyectos, Univ. of York, Inglaterra
Project Management Professional (PMP), Project Management Institute
MBA en Dirección de Proyectos, Universidad Francisco de Vitoria, España
MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España
Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo, Argentina
Profesor de varias Universidades
Autor de más de 5 libros sobre Project Management
Socio fundador y Presidente de MasConsulting
Consultor internacional de empresas
Primer Presidente y socio fundador de PMI Nuevo Cuyo Argentina
Empresario a cargo de distintas empresas
www.pablolledo.com
Objetivos
1. Identificar oportunidades para acelerar los
plazos del proyecto sin incrementar los
costos ni reducir la calidad.
2. Recuperar tiempos y capacidad de gestión
eliminando excesos en la programación del
proyecto.
Evolución de “buenas prácticas”
Buenas prácticas para el desarrollo de nuevos productos
Producción masiva
Departamentos
Funcionales
± 1920
Adm. Calidad Total
(TQM)
Organización matricial
± 1960
Henry Ford / División Trabajo
Frederick Taylor / Administración
Ingeniería
concurrente
Six Sigma
± 1985
1983
PMBOK®
Lean
Flujo
continuo
3.4/millón
± 1995
2001
Ágil
Contenidos
Tipos de tiempos
Principios de Lean Thinking
Principios del Manifiesto Ágil
Tips para un Líder Ágil
Preguntas
Tipos de tiempos
TIEMPO VALOR AGREGADO
El que pagaría el Cliente
Tiempo trabajado
Tiempo calendario
Tiempo valor agregado
Actividad
Inicio
Fin
Café, e-mails, diarios, etc.
7:00
8:00
Reunión sobre situación del proyecto
8:00
9:00
Reunión sobre planeamiento
9:00
10:00
Llamada de clientes
10:00
11:00
Volver a solicitar información
11:00
12:00
Almuerzo
12:00
1:00
Informe de viajes, llamadas telefónicas
1:00
2:00
Revisión de estadísticas de ventas
2:00
3:00
Corregir errores
3:00
4:00
TOTAL
Horas
Tiempo
valor
Tiempo valor agregado
Actividad
Inicio
Fin
Tiempo
valor
Tiempo
sin
valor
Café, e-mails, diarios, etc.
7:00
8:00
0
60
Reunión sobre situación del proyecto
8:00
9:00
20
40
Reunión sobre planeamiento
9:00
10:00
20
40
Llamada de clientes
10:00
11:00
10
50
Volver a solicitar información
11:00
12:00
0
60
Almuerzo
12:00
1:00
0
60
Informe de viajes, llamadas telefónicas
1:00
2:00
10
50
Revisión de estadísticas de ventas
2:00
3:00
60
0
Corregir errores
3:00
4:00
0
60
120
420
2
7
TOTAL
Horas
¿Por qué difieren los tiempos?
Falta de información
Multi-tareas
Falta de recursos
Cambio de prioridades
Esperas en colas
Apagar incendios!
Principios del pensamiento Lean
1. Especificar con precisión el valor de cada
proyecto.
2. Identificar el flujo de valor que genera cada
proyecto.
3. Permitir que el valor fluya sin interrupciones.
4. Permitir al cliente que extraiga valor del equipo
de proyectos.
5. Buscar de manera continua la perfección.
+/- Año 1995
1. Especificar el valor del proyecto
Valor = cualquier cosa por la que un cliente estará
dispuesto a pagar
Desperdicio Tipo 1 = actividad parcialmente sin
valor agregado, pero necesaria para completar las
tareas.
Desperdicio Tipo 2 = actividades que carecen de
valor agregado. “Muda”
2. Identificar el flujo de valor
Cada tarea debería tener entregables. Toda otra actividad
debería sospecharse de no agregar valor.
Flujo de valor: secuencia de tareas que agregan valor.
3. Permitir que el valor fluya
Remover obstáculos para que fluya el valor
Cliente
4. Que el cliente extraiga valor
Los equipos de proyectos deberían permitir a
sus clientes extraer valor
Ejemplo: Apple Newton - PDA.
5. Buscar la perfección continua
Ley de entropía: las cosas siempre tienden a ser
cada vez más aleatorias y caóticas a lo largo del
tiempo.
Manifiesto para el desarrollo Ágil
Para proyectos de desarrollo de software
Preferimos …
Antes que…
Individuos e interacciones
Procesos y herramientas
Software funcionando
Documentación extensiva
Colaboración con el cliente
Negociación contractual
Respuesta ante el cambio
Seguir un plan
Febrero 2001, Utah
Principios del Manifiesto Ágil
1. Satisfacemos al cliente mediante la entrega temprana
y continua del proyecto con valor.
2. Los requisitos pueden cambiar, para proporcionar
ventaja competitiva al cliente.
3. Entregamos el proyecto rápidamente (15 a 60 d).
4. Empresarios y desarrolladores trabajan juntos.
5. Desarrollamos proyectos con individuos motivados.
6. Comunicación eficiente = conversación cara a cara.
Principios del Manifiesto Ágil (cont.)
7. Medida de progreso = proyecto funcionando
8. Desarrollo sostenible, manteniendo un ritmo
constante de forma indefinida.
9. Atención continua a la excelencia técnica
10. La simplicidad es esencial.
11. Mejores prácticas = equipos auto-organizados.
12. Reflexionar regularmente sobre cómo ser más
efectivo para perfeccionar el proyecto.
Filosofías
LEAN = para mejorar eficiencia en proyectos
de producción masiva
ÁGIL = para acelerar proyectos de software
Paul Leido = para ser más eficiente y rápido
en cualquier tipo de proyecto
Los 10 mandamientos LEAN
I. No agregarás… desperdicios al proyecto
II. Honrarás… los entregables al Cliente
III. No perderás… tiempo en reuniones
IV. No olvidarás… el análisis de riesgos
V. Levantarás… las etapas tradicionales
VI. Codiciarás… los métodos visuales
VII. No matarás… los métodos estándares
VIII. No provocarás… largas esperas
IX. No olvidarás… los recursos críticos
X. Santificarás… proyectos prioritarios
by Paul Leido
I. No agregarás desperdicios
Ej: Control remoto / Softwares
de costos,
errores,
malentendidos,
riesgos
Ej: Toyota – semásforos
produce 1 auto cada 2 min. / rojo => 10min / 2hs / Presidente
Resumen ejecutivo de 1 página (HP, Sony, Compac, etc)
II. Honrarás los entregables al Cliente
“Toda actividad debe tener entregable y Cliente”
Project Management Tradicional – B depende de A
Id
1
2
Nombre de tarea
06 jun '05
L
M
X
J
V
S
D
13 jun '05
L
M
X
J
V
S
D
20 jun '05
L
M
X
J
V
S
D
27 jun '05
L
M
X
J
V
S
D
Acrividad A
Actividad B
Lean Project Management – B está vinculada a A
Id
Nombre de tarea
sáb 04 jun
0
1
2
mar 07 jun
12
0
v ie 10 jun
12
lun 13 jun
0
jue 16 jun
12
0
12
0
dom 19 jun
12
Acrividad A
Actividad B
 El Cliente se involucra en forma temprana
 Breve período de colaboración para completar la tarea
 El Cliente determina el fin de su actividad predecesora
0
III. No perderás tiempo en reuniones
Reuniones de coordinación
¿Valor creado ayer? ¿Plan para hoy? ¿Qué necesitan?
Reuniones diarias (10 min.)
0% - Esfuerzo - 100%
0% - Esfuerzo - 100%
Reuniones semanales
5 4 3 2 1
Días previos a la reunión
5 4 3 2 1
Días previos a la reunión
IV. No olvidarás el análisis de riesgos
Gestión de riesgos del proyecto
Identificar riesgos en agenda, costos, alcance y calidad
Cuantificación de riesgos:
Impacto
Probabilidad de ocurrencia
Priorización de riesgos
Plan de respuesta al riesgo
V. Levantar las etapas tradicionales
Flujo de información tradicional con baches
Entrega de especificaciones formales
Diseño de productos
Flujo de información con el congelamiento de etapas
Especificación final
Especificación 2
Especificación 1
Diseño de productos
Diseño preliminar
Ahorro
de
tiempos
VI. Codiciar los métodos visuales
Una foto vale más que 1.000 palabras!!!
Escritos: lo más flexible e ineficiente
Participación en las Ventas 1º Trim est 2005
Mercadería
14%
Snack
22%
Agua
2%
Servicios
1%
Café
61%
VII. No matarás los métodos estánd.
Si existen procesos OK, ¿porqué re-inventar la rueda?
Ej: recetas, orden de compra, carga de datos, etc.
Dejar la creatividad para cosas más importantes
PMBOK, Director Profesional de Proyectos
VIII. No cometer largas esperas
Reemplazar sistema “FIFO” por sistema de “reservas”
Salida
Salida
Cola / Espera
Entrada
Entrada
Reserva
IX. No olvidarás los recursos críticos
RECURSOS
CRÍTICOS
Mean 66,66
X. Santificar proyectos prioritarios
MULTI-TAREAS VS EQUIPOS DEDICADOS
Multi-tareas
 No hay priorización
 Retrasos crónicos
 “Hace todo como puedas”
Equipos dedicados
 Priorización de actividades
 Reservas para contingencias
 “Listado de proyectos prioritarios”
Lecciones aprendidas
GESTION TRADICIONAL
LEAN PROJECT
Desperdicios
Eficiencia / Flujo de valor
Reunionitis
Reuniones eficientes
M.D.O. tradicional
Procesos estándares
Alto riesgo
Gestión de riesgos
Ruta crítica
Recursos críticos
Burocracia y esperas
Planificación de reservas
Multi-tareas
Proyectos prioritarios
Alto desgaste
Calidad de vida
¿PREGUNTAS?
Disfruten de los proyectos que hagan...
y hagan aquellos proyectos que disfruten!
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN
Pablo Lledó
Contacto
Pablo Lledó / MasConsulting SA
Tel: +54 261 4200511
[email protected]
www.pablolledo.com
Libros:
Director profesional de Proyectos (2011)
Gestión de Proyectos (2007)
Administración Lean de Proyectos (2006)