1. Educación

¿Cómo serán las
convenciones en el 2016?
Eduardo Chaillo CMP, CMM, CASE
Miembro del Consejo de “Trustees” de la
Fundación PCMA
AFIDA 2013
PARA PENSAR EN COMO SERA EL
FUTURO, ES NECESARIO
CONOCER LA ESTRUCTURA
DE LA INDUSTRIA HOY
EL ECOSISTEMA DE LA INDUSTRIA
Oferentes
La Industria
Demandantes
Gobierno
Organizadores
de Eventos
Proveedores
Asociaciones
Norteaméricanas
Congresos y
Asociaciones
DMO’s
Infraestructura
Destinos
Corporativo / Incentivo
Exposiciones
Asistentes
PRINCIPALES ACTORES EN MERCADO DE
ASOCIACIONES
Congresos y
Asociaciones
Corporativo / Incentivo
Exposiciones
PRINCIPALES ACTORES EN MERCADO
CORPORATIVO Y DE INCENTIVOS
Congresos y
Asociaciones
Corporativo / Incentivo
Exposiciones
MOTORES COMERCIALES DE RESERVACIÓN
Congresos y
Asociaciones
Corporativo / Incentivo
Exposiciones
UN NUEVO FUTURO EN LA
INDUSTRIA
ELEMENTOS Y TENDENCIAS QUE AFECTAN
A LA INDUSTRIA
DEMOGRAFÍA
• Cambios Culturales
• Asistentes demandan
experiencias únicas
• Incremento en
requerimientos.
AMBIENTE
MACROECONÓMICO
• Nuevas regulaciones
gubernamentales
• Competencia por
precio
TECNOLOGÍA
• Nuevas tendencias
• Nuevas soluciones
• Acorta tiempos de
Respuesta
EN LA OPINIÓN DE LOS LIDERES DE LA
INDUSTRIA
“ Los profesionales de la
industria de
convenciones y de
exposiciones, necesitan
nuevas opciones
diferentes a los modelos
actuales”
DEBORAH SEXTON,
FASAE
PRESIDENTA y CEO
“El ambiente digital
ha traído una
dimensión nueva a la
experiencia de los
asistentes”
JOHN H GRAHAM,
CAE,
PRESIDENTE y CEO
“Los canales de
comunicación y la
sociedad han
evolucionado, se debe
entender como estos
cambios abren la puerta a
nuevas
realidades/oportunidades”
DAVID DUBOIS
CMP, CAE
PRESIDENTE y CEO
EN LA OPINIÓN DE LOS LIDERES DE LA
INDUSTRIA
“Freeman y Gaylord están comprometidos en descubrir
nuevas tendencias, ideas y soluciones que impactarán a los
eventos en el futuro”
CARRIE FREEMAN PARSONS
VICEPRESIDENTE -FREEMAN
CINCO POSIBLES MODELOS DE NEGOCIO
LOS 5 ESCENARIOS PREDECIBLES EN UN FUTURO
Y SUS MODELOS DE NEGOCIO
1. “El futuro es ahora”
2. “El futuro, lo construiremos todos”
3. “Caminando lento hacia el futuro”
4. “Se acabo el Show, pero sigamos”
5. “El gran reinicio (reset)”
ESCENARIO 1:
“EL FUTURO, ES AHORA”
“EL FUTURO ES AHORA”
 PRINCIPIO QUE SUSTENTA:
Se ha construido un modelo de negocio viable en los últimos años.
No puedes falsificar la confianza o digitalizarla, ese el poder de los
encuentros cara a cara.
 OBSTACULOS: Recesión económica actual
Se siguen generando eficiencias en los espectáculos, se buscan
procesos más eficientes en todo.
En esencia se esta negociando el tiempo de la gente por dinero.
EL PATRÓN DEL PASADO NOS INDICA CONFIANZA EN EL
FUTURO:
La recesión no es para siempre, en la recuperación la industria tiene
un beneficio, se impulsa la asistencia, y las ganancias.
RIESGOS DEL MODELO
 SE DESCARTA LO IMPENSABLE: Subestimar el hecho de
que vivimos en una era de grandes cambios tecnológicos.
ADAPTACIÓN ATROFIADA: Asumir que el futuro será
como ahora son las cosas, reduce tu adaptación al
cambio, no planeas ni prevés el cambio.
ACTITUD REACTIVA VS. PROACTIVA: ó Tienes un asiento
en la mesa ó serás parte del menú.
PERDIDA DE MANIOBRABILIDAD: Adaptarse tarde a los
cambios, te da poco margen de maniobra para competir
con las nuevas demandas de la industria.
INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA
MONITOREARLO
MEDIDA
Economía
Demografía
Estabilidad del Cambio
Importancia de la
Conformidad
INDICE
¿Qué monitorear?
GDP: Up/Down
Monitorear la tendencia económica
ya que el evento replicará la misma
tendencia.
Edad promedio,
Alineamiento de
Pensamiento
entre generaciones
Jóvenes se están uniendo a la
industria, tu equipo de liderazgo?
Están en línea con la visión actual?
O son diferentes?
Tecnologías
Introducidas/
Rotación del
Servicio
¿El cambio se mueve a la misma
velocidad que tu visión del futuro?
¿Estas prediciendo certeramente la
dirección de los cambios?
Satisfacción de
los asistentes
La gente que asiste al evento,
¿encuentra que es método más
efectivo y eficiente para alcanzar
sus metas? ¿Te pueden dar ideas
u otras opciones para explorar?
ESCENARIO 2:
“EL FUTURO, LO
CONSTRUIREMOS TODOS”
“EL FUTURO LO CONSTRUIMOS TODOS”
 PRINCIPIO QUE SUSTENTA:
El futuro es diferente al presente y al pasado, la era digital es tan disruptiva,
que cambiará los eventos, creando experiencias de inmersión con
componentes digitales.
 RETOS : Controlar todo el modelo digital para generar ganancias.
INCREMENTO DE LA VIDA DEL EVENTO, ANTES Y DESPUÈS.
La web ha erosionado el valor de los eventos, y la tecnología es tan barata y
abundante que los organizadores de eventos han aprendido a crear su propia
experiencia digital
“EL FUTURO LO CONSTRUIMOS TODOS”
 CREACIÓN DE EXPERIENCIAS EFICIENTES CON
STAND DIGITALES
HERRAMIENTAS QUE TE DICEN TODO DE CADA
PARTICIPANTE
LA INFORMACIÓN SE VUELVE CARA Y PRIVADA
EL CONTROL ES LA CLAVE
NEGOCIACIONES CON TIEMPOS MÁS LARGOS
OLVIDATE DE LOS SOCIOS TIPICOS
 INFORMACIÓN, INFORMACIÓN, INFORMACIÓN
RIESGOS DEL MODELO
Si crees que el futuro es radicalmente diferente al presente, actualmente ya
hay serias contraposiciones a ciertas consecuencias de la era digital.
 LA INFORMACIÓN DEBE SER LIBRE: Los participantes se rebelan a
la idea de un creador dueño de la llave del mundo. El manejo de la
privacidad es un elemento serio en la mercadotecnia hoy en día.
 EL FUTURO TIENE QUE VER CON PERDER EL CONTROL: La
diversidad en los socios comerciales de un evento, podría forzar a los
competidores a prometer más en el tema de privacidad.
GENTE, GENTE, GENTE: La obsesión con lo digital, hace que se olvide
la importancia de la experiencia humana.
CONSTRUIR EL FUTURO EQUIVOCADO: Si niegas haber visto señales
de equivocación en tus planes, podrías acabar en la dirección equivocada a
la que va la industria.
INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA
MONITOREARLO
MEDIDA
Referencias
Tecnológicas
Privacidad
Apoyo de Expositores
Ecosistema
Curva de duración
INDICE
Relevancia de la tecnología
y la dirección del cambio
Ritmo en la erosión/ Fortaleza
sobre preocupaciones en
privacidad
¿Qué monitorear?
Hay mejoras significativas en el
Horizonte tecnológico que te
hagan sentido en tu contexto?
Los temas de privacidad se
mueven de acuerdo a los
objetivos de negocio? Están
alineados con lo que espera la
gente /negocio?
Volumen de Expositores
que apoyan tu misión
Crecimiento en Expositores o
deserción de tu negocio
Volumen de medidas e
interconectividad de captura de
sistemas de información
El ecosistema digital se esta
formando o lo estas creando?
Nivel de participación en el
sendero del evento/ Nivel de
alejamiento del evento
Tus eventos son prósperos fuera
de las fechas que se lleva a
cabo? Las actividades on-line
que preceden al evento,
enriquecen al evento en vivo?
ESCENARIO 3:
“ CAMINANDO LENTO HACÍA
EL FUTURO”
“CAMINANDO LENTO HACIA EL FUTURO”
PRINCIPIOS QUE SUSTENTA:
El futuro no es el presente, no hay prisa por llegar a él. Los
cambios graduales en energía, economía y tecnología definen el
mundo futuro lentamente.
 Hay tiempo para adaptarse , mejorar, y encontrar la forma de
detener la erosión del mercado.
 Creación de experiencias a la medida personal de cada participante
(Expositores/asistentes, etc)
 Modelo típico de evento: algunas transacciones, una parte de
entretenimiento y un componente educativo.
“CAMINANDO LENTO HACIA EL FUTURO”
ELEMENTOS CLAVE PARA CONSTRUIR ESTE ESCENARIO:
 DIGITALIZACIÓN Encontrar socios que provean productos digitales
de vanguardia, modelos de información.
 FINANZAS: Explorar nuevos modelos de ganancias.
 PROVEEDORES DE EXPERIENCIAS: Encontrar la parte que falta
en el modelo actual de “vivir la experiencia del evento”
 Transparencia: Buscar el entorno donde la información fluya
libremente.
 Creación de Experiencias: Enfócate en mantener a tus
Expositores y asistentes felices, así como en el componente de crear
experiencias / entretener.
 Componente Educativo: No debe tener competencia.
RIESGOS DEL MODELO
 Agresiva Competencia: Te perciben como tortuga y van
adelante en tendencias.
 Tecnología Disruptiva: Crea hemorragias en tu modelo de
negocio, y probablemente te hagan mover más rápido de lo que
pensabas.
 Apertura a la Transparencia: Puede causarte muchos
aliados, pero tu competencia puede saltarte y aventajarte.
INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA
MONITOREARLO
MEDIDA
Progresión Lineal
Pruebas reiterativas
Posicionamiento
en el mercado
Enfoque
Trasparaencia
INDICE
Evolución predecible año con
año
¿Qué monitorear?
De un año a otro, , tus eventos son
predecibles? Los cambios que haces
generan resultados significativos?
Evaluar el modelo actual,
compararlo y medir su relevancia
Las evaluaciones reiterativas que
haces, son confiables como para que
puedas aventajar un cambio de
mercado?
El mercado percibe que el
componente educativo,
excepcionalmente bueno
Permaneces o mejoras? El mercado
te percibe como un robusto líder
entre canales y plataformas?
En crear experiencias. Audiencias
grandes o pequeñas?
Has impulsado tus eventos para
que se compartan experiencias?
En hacer interacciones más
efectivas?
Incorporar el punto de vista de la
audiencia y llevarlo a dialogo.
Profundizar en la relación con los
actores del evento, Implementas las
sugerencias?
ESCENARIO 4:
“ SE ACABO el SHOW, PERO
SIGAMOS”
“SE ACABO EL SHOW, PERO SIGAMOS”
PRINCIPIOS QUE SUSTENTA:
 Los eventos como los conoces, se acabaron, pero aún conservas
las relaciones con los Expositores, creas algo nuevo y no es un show.
 La tecnología ha sido sumamente disruptiva, demanda mucho más
que un cambio de actitud, muchas asociaciones ya son irrelevantes,
necesitamos redefinir el quien somos..
 El tamaño de la industria en donde nos movemos, nos hace
reaccionar muy lento a los cambios.
 El futuro es un nuevo modelo de negocio en donde la relación con
nuestros Expositores es totalmente nueva, y provee ganancias
financieras al exhibidor.
El nombre del juego esta en 3 adjetivos: Ágil, Integral y Rápido.
“SE ACABO EL SHOW , PERO SIGAMOS”
CARACTERISTICAS:
• Enfócate en ser rápido (no en ser grande). Aquellos eventos
grandes se adaptan menos, si quieres ser más rápido, tus eventos
serán más chicos.
• Los mismos Expositores, nueva audiencia: Depende de cómo te
hagas más pequeño, podrías tener audiencia que nunca tuviste antes.
• Las eficiencias, crean valor: De un evento de 3,000 personas a uno
de 700, podrás ofrecer más valor. Tus eventos pueden estar diseñados
a grupos más pequeños.
RIESGOS DEL MODELO
RIESGOS:
 Era mejor ser grande: Por que en los eventos grandes, te
asegurabas que traías la mezcla correcta de asistentes.
 Si pierdes audiencia, pierdes Expositores: Al elegir buscar
nuevas audiencias, intercambias lealtad de clientes por ganancias a
futuros
 Los encuentros cara a cara son desordenados, pero lucrativos :
Los grandes eventos tienen un balance delicado para que sean
lucrativos. No puedes remplazar el descubrimiento afortunado de una
multitud congregada. .
INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA
MONITOREARLO
MEDIDA
Rápido vs. Lento
Delgado vs. Gordo
Cambio Integral
Practicas Estándares
del pasado
Relaciones con los
Expositores
INDICE
Eficiencia, ritmo y tasa de
cambio
Habilidad para ejecutar o añadir
nuevas ideas rápidamente?
¿Qué monitorear?
Tu eficiencia revela cambios relevantes
de los que estas aprendiendo? Estas
listo para cumplir con las nuevas
tendencias?
Estas preparado para el cambio?
Has desechado las partes del show
que son triviales?
Actitud para hacer cambios
mayores en el entorno del
negocio que los principales
actores quieren?
Disponibilidad para hacer
transformaciones. Estas cumpliendo
tus objetivos’? Haciendo los cambios
correctos para ser mas certero?
Borrar y substituir
Te has asegurado que las medidas
que construyes en tu nuevo
modelo, no te lleven a los viejos
hábitos?
Encuesta y Muestra tu
Experiencia
Acelera para adaptarte.
Encuestando, te aseguras que los
Expositores sean escuchados?
ESCENARIO 5:
“EL GRAN REINICIO”
“EL GRAN REINICIO”
PRINCIPIOS:
“Nos reinventamos de pies a cabeza” , somos los Olímpicos de nuestra
industria.
 Los eventos se acabaron, no hay asistentes, y los Expositores se fueron.
 Apuesta por lo pequeño: Experimenta hacia el futuro haciendo pequeñas
apuestas y con riesgos pequeños.
 El cielo azul es el límite, diseña desde la nada. Únete a los socios que
siempre soñaste, ya no te apegues a las viejas formulas.
Empieza con la mente: Se frugal, tanto como puedas. Experimenta y prueba
hasta que te conviertas en un experto y luego lo escalas
Apégate, se reiterativo: No te sobre expongas al riesgo, apóyate en socios
clave para construir esta idea.
RIESGOS DEL MODELO
RIESGOS:
 No hay grandes ideas: Pensar en pequeño y en pequeños
riesgos, pueden hacer que pierdas lo visionario.
Riesgo es realidad: Arriésgate a probar algunas de las mejores
ideas.
 Errores graves: Si acometes, pero te vas por el camino equivocado,
será complicado que endereces el curso.
 Invertir mucho dinero, para ganar muy poco: Asegúrate de que
cuando apuestes a cambiar, lo hagas en el momento y por la senda
correcta.
INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA
MONITOREARLO
MEDIDA
Fusiones y
Adquisiciones
Nuevas Audiencias
INDICE
¿Qué monitorear?
Grandes integraciones y
Grandes cambios
Tienes indicadores adecuados que te
indiquen que es un buen momento
para encajar con otro socio?
Valoración de la audiencia
(influencia, impacto, o fortaleza
financiera)
Has desarrollado indicadores para
identificar nuevas relaciones con la
audiencia? Las buscas?
Largas Duraciones
Compromiso fuera de las
fechas donde es el encuentro
cara a cara
Reflexión en Audiencia
Ponte en tono con la audiencia,
consulta sus deseos,
necesidades.
Dónde esta tu evento los restantes 362
días del año? Donde se lleva a cabo,
online o en un recinto? Si tu audiencia
tuviera que encontrarse en lugares
pequeños, podrías coordinar esfuerzos
para que te apreciaran relevante?
Te has asegurado que las medidas
que construyes en tu nuevo
modelo, no te lleven a los viejos
hábitos?
PUNTOS CLAVE PARA
EMPEZAR A CONSTRUIR UN
NUEVO PLAN DE NEGOCIO
¿POR DONDE EMPEZAR A ACTUALIZARTE?
RELEVANCIA Y
RAPIDEZ
TRADUCE EN
ACCIONES TU I+D
Entre más relevante
el evento y más agilidad
Utiliza la investigación
para
incrementar
tu
conocimiento
del
mercado y tener más
certeza en tus planes
para el futuro
para adaptar cambios,
más
certidumbre
y
estabilidad
MANTENTE A
TONO CON LA
TECNOLOGÍA
La tasa de penetración
digital en tu evento te
dará alertas a tiempo de
los cambios en el
mercado.
¿POR DONDE EMPEZAR A ACTUALIZARTE?
DATA, DATA,
DATA
Info cada vez más
relevante, adoptar un
sistema para recaudar
información y un
protocolo de análisis, el
como usarla para tomar
decisiones y como
monetarizarla
DEFINE QUÉ
NECESITAS Y
PLANEALO
Audítate y ve si dentro de
tus capacidades
encuentras fortalezas
digitales y de crear
experiencias. Si no lo
tienes en casa, busca
expertos fuera.
MANTENTE
FLEXIBLE AL
CAMBIO
Ser flexible y adoptar
nuevos enfoques al ver
al futuro será una
característica importante
en el futuro.
¿POR DONDE EMPEZAR A ACTUALIZARTE?
OFRECE ALGO
NUEVO
Nuevos formatos dentro
de eventos que causen
novedad (educación/
interacción) con los
asistentes de un
audiencia determinada
SE CREATIVO AL
PROPORCIONAR
LEADS
Los Leads serán un
indicador clave para los
Expositores. Ayudar a
conseguir más Leas es
factor clave de un
organizador
CREA
EXPERIENCIAS
DIFICILES DE
IMITAR
Los asistentes quieren
algo único o prefieren
quedarse en casa,
monitorea tendencias
digitales y encuentros
cara a cara.
¿COMO SABER SI VOY POR EL
CAMINO CORRECTO?
¿ESTOY EN EL CAMINO ADECUADO?
Entender el presente, hará mucho más fácil el cumplir y
el prever necesidades futuras.
¿Cuál es
tu plan de
negocio
ahora?
¿Cumple
con las
condiciones
del
mercado?
¿Qué tan
visionario es?
¿Hasta que
parte del
futuro
considera?
¿Incluye
tecnologías
digitales?
¿Tiene los
activos
correctos?
¿Financieros
y técnicos
que el
mercado
requiere?
¿La toma de
decisiones
son flexibles
y rápidas
para
responder a
las
exigencias
de ahora?
PCMA, UN ALIADO ESTRATÉGICO
PARA UN FUTURO
PCMA: UN LIDER GLOBAL EN LA INDUSTRIA
PCMA EN NÚMEROS
VISIÓN:
Organización
líder en
materia de
reuniones y
profesionistas
de esta
industria.
VISIÓN
GLOBAL:
Una autoridad
global en
reuniones,
convenciones y
eventos de
negocio

Presencia en 37 países

6,400 miembros y 50,000 clientes

17 capítulos en: México, Canada y
USA.

68% 10+ experiencia en la industria.

78% tomadores de decisiones clave.

40%
de
miembros

23% corporativo/independientes

29 reuniones al año

Más de 1 millón de reuniones al año
Asociaciones
10,000
BENEFICIOS:
Posicionate como aliado estratégico que entiende el
mercado global.
Mejora tu habilidad para entender a tus clientes.
 Incrementa tu profesionalismo.
 Desarrolla relaciones y construye experiencia.
CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA:
 Ocho módulos interactivos.
 Entiende el mundo de las asociaciones y como atenderlasescucharlas mejor.
PREPARACIÓN PARA EL CMP EN LÍNEA
• 24/7 acceso al material
• Gana 7 CEUs cuando completes el curso.
pcma.org/cmp
PCMA: SOCIO ESTRATÉGICO DE
LATINOAMÉRICA
GRAN COLABORADOR DE LATINOAMÉRICA
 Relación estratégica con COCAL
Desarrollo de programas educativos con Brasil
y Argentina
 CASE en Panamá y México (en español)
 Capítulo de México
 Advisory Summit en México
DESCUBRE POR TI MISMO, LA EXPERIENCIA
DE PCMA
Gracias