1. Internet

¿CÓMO SE REGISTRA UNA ACTIVIDAD O NOTICIA EN MC?
Nota: El procedimiento para registra una Actividad es similar a la que se
emplea para registrar una Noticia
¿Qué es una Actividad dentro de MC?
En el registro de Actividades lo que se prioriza es el registro de las acciones
programadas por el proyecto, sus ejecutores o cojecutores, todas las acciones o
tareas que se encuentran estructuradas como actividades y sub actividades de su
Plan Operativo Anual (POA).
Desde la Memoria Central este tipo de Registro de Actividades a nivel Institucional
permite dar cuenta de las Experiencias, Aprendizajes y Avances a manera de un
instrumento de seguimiento cualitativo a las acciones del proyecto.
Para registrar nos ubicamos con el mouse por encima del botón <REGISTRAR> y
nos aparecerá un menú contextual con los módulos de la MC, después haga clic
en <Registrar Actividad>
A continuación se abrirá la ventana de registro de ACTIVIDAD con tres pestañas:
<1.- Información del Documento> , <2.- Claves de acceso> y <3.- Información
Relacionada)>
1. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD
En la pestaña <La Actividad> tenemos las siguientes secciones
Titulo
Seleccionar el <tipo de actividad> del listado emergente que se le ofrece.
En caso de que no se encuentre el tipo de actividad, ud, podrá incluir
nuevos tipos de actividades haciendo clic el botón
Entre los tipos de actividades se tiene: Evento, Reunión, Visita, Taller,
Curso. (El listado se debe construir a partir de las fuentes de verificación
que se nos piden en el POA)
Recomendación: El Título general de la Actividad, debe contener las 4
preguntas claves Que, Cuando, Quien y Donde. Por ejemplo: si se trata de
un informe mensual:
La finalidad de incluir estas 4 preguntas en el título es de mucha utilidad
cuando realizamos búsquedas, supongamos que en la búsqueda que hago
esta me arroja 1000 registros, mediante este mecanismo puedo diferenciar
los registros uno de otros como también buscar por algunas de las palabras
que contiene el título. Por ejemplo en buscar por título bastará con
ingresar “informe” y me mostrará todos los registros cuyo título
contenga esa palabra; o por el nombre de la persona a quien esta
buscando, o por lo que ud. esta interesado en buscar.
Nota: Al hacer <clic> se colocará automáticamente el título del nombre
original de su archivo seleccionado
Descripción
La descripción es muy importante, debe contener un resumen detallado de
la Actividad que está ud. registrando. Trate de ser preciso en su descripción
y sobre todo céntrela en la temática de las actividades del proyecto. Sea
muy claro y describa la Actividad tratando de responder a las preguntas:
¿Cómo se realizo la Actividad? ¿Qué logros se consiguieron? ¿Hubieron
acuerdos?
Comentario
Si tiene algún comentario de apreciación personal de tipo subjetivo o
anecdótico lo ingresa. Esta información nos permitirá conocer las diferentes
apreciaciones para procesos de evaluación de la información
Recomendación: El título del registro, así como la descripción y comentarios
deben ser ingresados en letras minúsculas, procurando usar las mayúsculas solo
para los nombres institucionales o el uso de siglas.
2. CLAVES DE ACCESO
En el QUÉ se ubican las actividades programadas del Proyecto, Programa,
Institución, así como la lista de palabras sueltas. En el CÚANDO se registra la
fecha (exacta, periodo, temporal) en la que se realiza el tipo de información que
está siendo registrada. En el QUIÉN se registra los actores que producen o
participan en la información (persona, familia, institución). En el DÓNDE se
registra el lugar donde se realiza la información.
Nota: Es importante y vital el registro de estas Claves de Acceso ya que su
estructura nos permitirá a posteriori realizar la búsqueda de nuestra información
almacenada en MC
Empezamos por el QUÉ, seleccione el o los temas a que se refiere su información.
¿Cómo agregar más de una estructura en el Qué?
Por ejemplo, El documento que estamos registrando hace referencia a la SUBV013 y la SUBV-015 y necesitamos seleccione la estructura que indique que es
una <R1. Areas Protegidas> <Subvenciones> <(SUBV-13) AP Lancetilla> y
presione <ENTER> para registrar la primera estructura.
Luego seleccione la siguiente estructura que es <R1. Areas Protegidas>
<Subvenciones> <(SUBV-15) AP Merendon> y presione <ENTER> para agregar
la segunda estructura. De esta manera cuando busque el documento podrá
encontrarlo por cualquiera de las 2 estructuras que agregó, haciendo mucho más
fácil su ubicación, como también hacer evaluaciones sobre las actividades que se
realizan y que temas son los que ha intervenido y/o manejado el programa o el
grupo institucional.
¿Para qué nos sirve <Mostrar Lista>?
Una vez registrados las diferentes estructuras, podemos visualizarlas haciendo clic
sobre la palabra “Mostrar Lista” que se encuentra en la parte superior derecha del
QUÉ. Nos aparecerá una lista con todas las estructuras que estamos agregando
en el QUÉ.
¿Para qué nos sirve <Buscar Que>?
El <Buscar Que> es un mecanismo de búsqueda que nos permite encontrar
temas que nosotros no tenemos idea en qué nivel puedan estar o si están o no
registrados. Al hacer clic en <Buscar Que> nos mostrará una ventana con una
caja de texto para digitar la clave temática que queremos buscar. Al presionar
<ENTER> o clic en <Buscar> aparecerá la lista con las estructuras que tengan
relación con la palabra digitada. Para seleccionar una estructura solo bastará con
hacer doble clic en la clave temática de interés o seleccionar la clave temática y
hacer clic en el botón <Aceptar>. Para buscar una clave temática no es necesario
digitar toda la palabra completa para poder encontrarla, así como se muestra en la
siguiente imagen.
Luego pasamos al CÚANDO (cuando se ha realizado la actividad), tenemos tres
opciones:
Registramos la fecha en la que se produjo el documento (no se refiere a la fecha
de registro), por lo general viene en la caratula o en la fecha ultima en la que se
archivo en su disco local.
Luego pasamos al DONDE (Donde se ha realizado la actividad para la elaboración
del documento). Por ejemplo puede ser que se ha realizado en el municipio de
Arizona, empezamos por seleccionar el país, departamento, y luego el municipio.
En el caso del DONDE también podemos registrar más de una zona. Para esto se
selecciona el donde y luego presionamos <ENTER> si deseamos agregar otro
donde.
Para ubicar de manera más fácil un lugar específico, primero elegimos el nivel de
ubicación por ejemplo “Aldea”, luego en el recuadro de búsqueda digitamos el
nombre de la aldea que deseamos ubicar rápidamente, por ejemplo digitamos
“tillo” y automáticamente se llenaran los casilleros del País, Departamento,
Municipio y Aldea, para nuestro ejemplo será: Honduras, Atlántida, La Ceiba,
Bonitillo
Luego pasamos al QUIEN (Quienes son las personas que elaboraron el
documento en calidad de autores o participantes). Para el Quién tenemos tres
pestañas que muestran a <Personas>, <Familias>, <Instituciones>.
Primero seleccione la pestaña correspondiente (por ejemplo PERSONAS), luego
presione el botón <Buscar Persona> y le aparecerá la siguiente ventana de ayuda
Digite el nombre a buscar y luego presione <Buscar>, le aparecen los nombres
posibles del listado de personas registradas. Elija el nombre correcto de la lista y
presione el botón <Agregar a la lista>. Si desea incluir a más autores o
participantes vuelva al mismo procedimiento. Para finalizar cierre la ventana de
ayuda.
Nota: Tener cuidado en el tipo del actor del documento (Autor o Participante), ud.
debe elegirlo antes de agregarlo a la lista del Quién.
El mismo procedimiento se realiza para el registro de INSTITUCIONES
Recomendación: Antes de registrar una nueva Persona o Institución se le
recomienda generar la lista de <Buscar Persona> o <Buscar Institución> y ver
si ya se encuentra en la lista de nombres del sistema. En caso de no existir el
nombre proceda a generar el nuevo registro del Quién presionado el botón de la
<flecha verde>.
¿Qué hacer si no encuentro un QUE, QUIEN (persona, una familia o
institución) y un DONDE en las listas de selección?
Si ud. está buscando uno de estos elementos en la lista de selección y no se
encuentra, significa que aun no ha sido registrado dentro de MC.
(Pulse la tecla
Cuándo)
que se encuentra al costado derecho del Qué, Quién,
•
Para el QUE puede registrar en la opción “palabras sueltas” un tema nuevo
que será en calidad de propuesta y pulse el botón <Guardar>.
El Administrador de MC recibirá un mensaje por medio del sistema para
aprobar su registro definitivo o consultar con los especialistas y responsables
la pertinencia y ubicación de esta propuesta.
•
Para el QUIEN, puede registrar a las personas o instituciones que por primera
vez se ingresan al sistema y guarde el registro, una vez registrado se mostrará
en dicha lista
Guardar el Registro
Después de haber completado el proceso de la pestaña de <Información del
documento> y <Claves de acceso> pasamos a guardar nuestro documento
haciendo clic en <Guardar> que se ubica en la parte superior de la ventana de
registro del documento
Si deseamos registrar otro documento hacemos clic en <Nuevo> el sistema nos
hara la siguiente pregunta
A la pregunta que nos hace el sistema si “deseamos establecer o tener la misma
estructura, hacer clic en <SI> si desea que Las Claves de Acceso, se mantenga
igual a la información anterior, de esta manera ya no tendremos que estar
codificando de nuevo nuestra información así podemos ahorrar tiempo en el
registro de información.
Si la información que vamos a registrar no tiene las mismas Claves de Acceso a la
información anterior, entonces haga clic en <NO> y nos permitirá borrar todos los
datos que anteriormente llenamos dejándolo listo para registrar otro nuevo
documento, el cursor se ubicará en el Título general del documento.
Salir del Registro de Documentos
Una vez concluido en el registro de sus documentos ud puede cerrar la ventana
presionando la “X” de la esquina superior derecha de dicha ventana o pulsando el
botón <SALIR>
3.
INFORMACIÓN RELACIONADA
La Información Relacionada le permite establecer vínculos o relaciones del
documento con otros tipos de información que almacena MC. Por ejemplo: Si
realizó una pasantía, en dicha actividad se generaron fotografías, noticias,
otras actividades complementarias y finalmente se elaboró el Informe de la
pasantía. Al momento de registrar el documento de la pasantía, puede relacionar
con estas imágenes, noticias u actividades complementarias recogidas en campo.
Si la información a relacionar con la actividad no se encuentra aun registrada,
seleccione primero el tipo de información a relacionar, luego haga clic en el botón
<Nuevo>, seguidamente se le presentará la ventana de registro del tipo de
información que ud. eligió, y así podrá generar el proceso de registro de manera
paralela.
Supongamos que sus imágenes ya se encuentran registradas. Haga clic en el
botón <Existente> y le aparecerá la pantalla BUSCAR donde ud. podrá generar
una consulta de búsqueda de imágenes (de acuerdo al tipo de búsqueda que ud.
elija), seguidamente se le presenta el listado de imágenes ya registradas y elija el
botón <Relacionar solamente la información seleccionada>
Al presionar el botón <Relacionar solamente la información seleccionada> se
incluye el registro en la ventana de relaciones.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE RELACIONAR INFORMACIÓN?
Cuando relacionamos información estaremos realizando una especie de cadena
de información, que quiero decir con esto; imaginemos que buscamos un
documento de pasantía realizada por una persona “Juan Perez”; en Información
Relacionada nos indicará la cantidad de fotos relacionadas a este documento,
podemos ver las fotos, sus comentarios y nos brindará una mayor idea de lo que
se realizó. También podemos ver si existe alguna relación con los otros módulos
siempre y cuando se haya relacionado la información.
En adjuntar archivos, puede ajuntar otros archivos como los anexos del
documento que está registrando y también extractos de audios de
entrevistas, o videos cortos. Elija el botón <Archivos Adjuntos> y
seguidamente ubique la ruta de su disco local donde se encuentran los
archivos a ser incluidos, selecciónelos y termine presionado el botón
<Abrir>
Si ud desea verificar que se incluyó como anexos a su documento principal,
presione el botón <Mostrar información relacionada> y allí encontrará la
lista de documentos adjuntos que contiene el registro. Para nuestro
ejemplo se tienen 3 documentos adjuntos.
En el caso que deseé eliminar alguno de la lista ubíquese sobre el nombre
del archivo y presione el botón del teclado {DEL} y el sistema le preguntará
si Desea eliminar el registro seleccionado. En el caso que persista con
borrar el adjunto responda <SI> y en caso que desista responda <NO>
RECOMENDACIONES GENERALES
•
El título del registro, así como la descripción y comentarios deben ser
ingresados en letras minúsculas, procurando usar las mayúsculas solo para
los nombres institucionales o el uso de siglas.
•
Para registrar de manera sencilla un tema de Qué se debe presionar el botón
<Busca Que> donde se le ofrecerán las alternativas de la estructura del tema
al que corresponde su documento. De la misma manera se debe hacer con el
Dónde y el Quién
•
Antes de Agregar a una nueva Persona o Institución se le recomienda
generar la lista de <Buscar Persona> o <Buscar Institución> y ver si ya se
encuentra en la lista de nombres del sistema. En caso de no existir el nombre
proceda a generar el nuevo registro del Quién presionado el botón de la
<flecha verde>.