1. Internet

Portal de Compras
Cómo ofertar
FULLSTEP PORTAL VS.31600
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Departamento de documentación
cap/
26/02/2008
Índice
1 Introducción
3
2 Estructura de la solicitud de oferta
4
2.1 Zona de acciones
2.2 Árbol de navegación
2.3 Zona de Detalle
4
5
6
2.3.1 Nivel proceso
6
2.3.1.1
2.3.1.2
2.3.1.3
6
7
8
Datos generales del proceso (Código de proceso)
Datos generales de la oferta
Archivos adjuntos
9
2.3.2 Nivel grupo
2.3.2.1
2.3.2.2
2.3.2.3
9
10
14
Código - Denominación del grupo
Item / precios
Atributos del grupo
14
3 Cumplimentación de la oferta
14
3.1 Cumplimentar la oferta vía web
3.2 Cumplimentar la oferta mediante la opción hoja de excel©
4 Envío de la oferta
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1
Introducción
Recordemos que las compañías proveedoras podrán acceder a los
procesos en curso a través de la opción de menú “solicitudes de
oferta” .
Tras aceptar la “configuración personal de formatos” (en el caso de que
dicha opción esté activada) se mostrarán los procesos que hay
actualmente abiertos, y en los que hemos sido invitados a presentar una
oferta.
A continuación entraremos en el proceso de compra para el cual
queramos presentar nuestra oferta, pulsando sobre el código del
proceso o sobre la denominación del mismo.
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2 Estructura de la solicitud de oferta
La página de detalle se estructura en tres áreas bien diferenciadas :
1. Zona de acciones. Situada en la zona superior izquierda de la
pantalla.
2. Árbol de navegación. Situada en la zona izquierda de la
pantalla, es un árbol jerárquico que nos permite navegar a través
del proceso y sus detalles. Pulsaremos sobre la sección a la que
queramos acceder para ver el detalle de la misma.
3. Zona de detalle. Situada en la zona derecha de la pantalla.
Muestra el detalle de la sección seleccionada. Encontraremos dos
tipos de secciones: a) sección de información (calendario de la
oferta, especificaciones, condiciones del cliente, etc.) y b) sección
a rellenar por el proveedor (precios, fecha validez de la oferta,
cantidades máximas de entrega, observaciones, archivos
adjuntos, etc.)
Zona de acciones
Estado de la
oferta
Zona
detalle
Árbol
de
navegación
2.1 Zona de acciones
Desde esta sección podremos:
). Se
vamos
ƒ
Guardar el trabajo (pulsar sobre el icono “disquete”
recomienda ir grabando el trabajo a medida que
trabajando en la oferta.
ƒ
Exportar la petición de oferta a Excel (pulsar sobre el icono de
“excel©”
ƒ
)
Imprimir la petición de oferta (pulsar sobre el icono “impresora”
)
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de
ƒ
Descargar los ficheros de especificaciones (pulsar sobre el icono
)
“descarga”
ƒ
Enviar la oferta una vez cumplimentada (pulsar sobre el icono
“sobre”
)
ATENCIÓN! La Compañía compradora no recibirá la oferta hasta que no
se pulse el botón de enviar
del envío.
, y el proveedor reciba la confirmación
La calidad de la conexión a Internet de que disponga el
usuario determina, en buena medida, la velocidad de respuesta del
portal de compras a las diferentes acciones.
2.2 Árbol de navegación
Desde este árbol podremos acceder a las diferentes secciones en que
está estructurado el proceso:
ƒ
Datos a nivel general del proceso.
ƒ
Grupos de artículos o items. Los artículos para los que nos
solicitan oferta pueden agruparse en grupos en función de
sus características.
ƒ
Artículos o items que integran la petición de oferta.
Pulsar
para
ocultar árbol
Datos generales
del proceso
Datos del grupo
de items
Con carácter general:
ƒ
sirve para contraer / expandir los diferentes
El icono
cuadros de diálogo o de presentación de datos que
dispone la aplicación. Es muy importante tener en cuenta
que cuando un apartado (p.ej. en el caso de
items/precios) ocupa toda la pantalla, para volver a
acceder al árbol de navegación que se ha ocultado,
deberemos hacerlo a través de este icono.
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ƒ
El icono
indica que en ese apartado el proveedor
deberá incluir o completar información.
Pulsaremos sobre la sección del árbol a la que queramos dirigirnos
para entrar a la misma.
2.3 Zona de Detalle
2.3.1
Nivel proceso
La estructura de una petición de oferta no es idéntica de un proceso
a otro. Las ofertas tendrán al menos un grupo de items y los datos
que la conforman pueden ser requeridos en diferentes niveles, por
ejemplo a nivel proceso (si todos los items tienen el mismo destino
podrá definirse a nivel proceso), a nivel grupo o a nivel item.
2.3.1.1 Datos generales del proceso (Código de proceso)
Esta sección es la que aparece en cuanto entramos a visualizar un
proceso.
Cuando hayamos ido a otro apartado, para volver a
visualizar esta sección pulsaremos sobre el código del proceso, en el
árbol de navegación.
Ésta es una sección de información, donde nos encontramos con los
siguientes datos:
1. La fecha en que hemos presentado la última oferta para este
proceso. (Aparece en blanco si todavía no se ha enviado ninguna)
2. Número de ofertas que hemos enviado para este proceso.
3. Fecha límite para enviar la oferta (definida por la compañía
compradora)
4. La forma de pago para el proceso (definida por la compañía
compradora)
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2.3.1.2 Datos generales de la oferta
En este apartado el proveedor proporcionará información general
sobre la oferta.
Atributo obligatorio
1. Fecha límite de validez (campo imprescindible para enviar una
oferta). Podemos introducir la fecha manualmente (fijándonos
en utilizar el mismo formato de fecha que el que tenemos
configurado para nuestro usuario) o bien utilizando el icono
desde donde seleccionaremos la fecha que nos interese.
,
2. Moneda en la que ofertamos. Por defecto está seleccionado el
euro.
3. Observaciones generales sobre el proceso. Campo que nos
permite escribir observaciones sobre la oferta que vamos a
presentar.
4. Atributos. Este tipo de información puede existir o no para cada
proceso. Los atributos son una forma de pedir información al
proveedor, de una forma muy concreta. Son un elemento que
además de información aporta objetividad a la hora de hacer una
valoración global de las diferentes ofertas recibidas para el
proceso. Si la cumplimentación de un atributo es obligatoria,
éste vendrá señalado con un asterisco.
Si pulsamos el icono , se nos abrirá una ventana que nos dará
un detalle sobre el atributo (p.ej. que tipo de dato se espera:
texto, numérico, etc.,).
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2.3.1.3 Archivos adjuntos
En este apartado podremos adjuntar archivos generales sobre
nuestar oferta.
Podemos:
1. Añadir observaciones
proceso.
que
creamos
convenientes
para
el
2. Añadir archivos. Al pulsar sobre el botón “Añadir” se abrirá
una ventana como la que se muestra en la imagen. Deberemos
seleccionar el archivo a adjuntar, desde el botón Examinar...
También podemos escribir comentarios al archivo, por ejemplo
un título para el archivo que adjuntamos. Posteriormente
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pulsaremos sobre el botón Aceptar. El archivo se habrá añadido
a nuestra oferta.
2.3.2
Nivel grupo
Los artículos pueden aparecer agrupados en función de sus
características. Asimismo cada grupo podrá tener unos parámetros
particulares en función de cómo lo haya definido la compañía
compradora (diferentes formas de pago, distintas fechas de
suministro,..).
Pulsar
para
información
ampliar
2.3.2.1 Código - Denominación del grupo
Pulsaremos sobre este vínculo para conocer detalles que afectan a
todos los artículos del grupo en cuestión:
1. Descripción del grupo de artículos
2. Importe total del grupo: se calculará automáticamente el
importe total por el que hayamos ofertado para ese grupo.
3. Destino: cuando situemos el ratón sobre el campo de destino,
veremos que hay un vínculo (la flecha se convierte en mano).
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Cuando pulsemos sobre este campo se nos abrirá una ventana
con más información sobre el lugar de destino
4. Especificaciones sobre el grupo de items.
NOTA:
Toda la información que aparece en este apartado ha sido definida
por la compañía compradora, a excepción del importe total que es
un dato que se calcula automáticamente al introducir precios a los
artículos del grupo.
Estos datos son susceptibles de ser diferentes para cada proceso, ya
que, por ejemplo, para un mismo proceso puede haber varios grupos
de items con diferentes condiciones de entrega.
2.3.2.2 Item / precios
Al seleccionar esta opción se ocultará el árbol de navegación para
dejar más espacio para visualizar los items. Podemos volver a
que
visualizar u ocultar este árbol pulsando sobre la flecha negra
aparece en la parte superior izquierda de las líneas de item.
En esta parte se muestra una descripción en profundidad de los
artículos que componen el grupo, estructurado en varias secciones.
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Pulsar para
visualizar el
árbol
de
navegación
Barra de scroll,
para
desplazarnos por todo el
proceso
Podremos ocultar partes de este apartado, para centrarnos mejor en la
información que nos interesa en cada momento.
Al pulsar sobre estas flechas hemos
ocultado la parte correspondiente a
los datos y a los atributos
1. Artículos
ƒ
Especificaciones (Esp) relativas al item.
Cuando
visualicemos un clip nos indicará que hay un archivo
adjunto de especificaciones para ese item concreto. Esta
opción no tiene por qué estar disponible en todos los
items, ya que depende de la configuración de la petición
de oferta por la empresa compradora su incorporación o
no.
ƒ
Código con el que el comprador clasifica este artículo.
ƒ
Denominación del artículo.
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2. Datos del item sobre el que ofertar. La información que aquí se
refleja depende de cómo esté estructurada la petición de oferta,
es posible que cierta información se herede de niveles superiores
(proceso o grupo). La información que aparecerá por defecto
será:
ƒ
Cantidad solicitada
ƒ
Unidad de medida para el artículo∗
ƒ
Ultimo precio: Precio que hemos introducido en nuestra
última oferta (en caso que exista)
ƒ
Objetivo: precio objetivo marcado para ese item por la
empresa compradora (opcional)
ƒ
Fechas de inicio y fin de suministro (dependiendo de
cómo se haya configurado el proceso, por parte del
comprador)
3. Oferta. Sección en la que introducimos el precio unitario (P.U) y
la cantidad que podemos suministrar del item para el que se nos
pide oferta.
∗
En los campos que aparecen abreviados con un código podemos obtener información
adicional si pulsamos sobre dicho código
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En caso de que no vayamos a ofertar por un item deberemos
dejar en blanco la casilla destinada al precio unitario. El icono
nos indica que podemos añadir un comentario a la oferta
realizada para ese item.
En Cantidad Máx. pondremos el número máximo de unidades
que podremos hacer frente según las condiciones establecidas,
ya sea a nivel proceso, grupo o item. Si se puede comprometer
toda la cantidad solicitada no se deberá cumplimentar este
campo.
4. Atributos (información no siempre solicitada). Características de
nuestros artículos sobre los que el proveedor quiere tener
información. Si pulsamos sobre la descripción de los mismos
encontraremos más información referente a ellos.
Pulsar sobre
para
ver
la
definición
del
atributo
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2.3.2.3
Atributos del grupo
Sección similar a la de ‘atributos del proceso’ en la que se quiere
recoger información sobre un grupo en cuestión.
El comprador nos presenta una serie de campos sobre los que quiere
tener información de nuestros artículos.
3
Cumplimentación de la oferta
Ya hemos visto con detalle, cada una de las áreas que conforman la
estructura de la solicitud de oferta.
vamos a ver ahora las distintas formas en que podemos cumplimentar
una oferta:
1. Vía web:
ésta es la forma en la que trabajaremos
habitualmente.
Introduciremos los datos de nuestra oferta
(precios, plazo de validez de la oferta, comentarios adicionales,
cumplimentación de atributos requeridos, archivos adjuntos etc.)
directamente en la web.
2. Hoja Excel: cuando la oferta solicitada lo requiera, normalmente
por el gran número de items que conformen la petición de oferta,
, que nos podremos
será preferible utilizar la hoja de excel
descargar tal y como veremos a continuación.
3.1 Cumplimentar la oferta vía web
Cuando queramos cumplimentar una oferta vía web, seguiremos los
siguientes pasos:
1. Entrar a la petición de oferta.
2. Para visualizar los items por los que se nos está pidiendo
que ofertemos, nos moveremos por el árbol de navegación
y nos situaremos en el apartado
items / precios.
Cumplimentaremos los datos solicitados.
3. Introduciremos un plazo de validez para nuestra oferta.
Para ello, a través del árbol de navegación, nos situaremos
en la parte correspondiente a Datos Generales de la oferta.
El plazo de validez de la oferta es un dato que debe
introducirse obligatoriamente.
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4. En caso necesario, seguiremos introduciendo todos aquellos
datos requeridos por parte de la empresa compradora
(atributos) y también adjuntaremos todos aquellos archivos
que consideremos necesarios para la valoración global de la
oferta.
5. Podremos guardar
, imprimir
, y finalmente enviar
la oferta a la empresa compradora (ver punto 4)
3.2 Cumplimentar la oferta mediante la opción
hoja de excel©
Si pulsamos sobre el icono de Excel©
podremos exportar la
petición de oferta a un archivo Excel, guardarlo en el disco duro,
trabajar en él y cargarlo en la web una vez cumplimentado.
Pasos a seguir:
1. Pulsar sobre el icono Excel©
.
2. En la pantalla adicional que aparece pulsar sobre Descargar.
Se mostrará el siguiente mensaje:
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Pulsaremos en “Continuar”.
El sistema iniciará la descarga y mostrará el siguiente mensaje:
3. Guardar el archivo en el disco duro.
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4. Abrir el archivo y habilitar las macros.
5. Cumplimentar la oferta.
El libro está dividido en diferentes hojas de Excel, estructurado
de forma igual a cómo está la petición de oferta en la web. En
unas hojas se da información sobre el proceso (celdas con color
de fondo diferente al blanco), mientras que otras tendrán que ser
rellenadas para cumplimentar la oferta (aquéllas con fondo
blanco).
ATENCIÓN! No se debe desproteger la hoja, ni realizar cambios
al formato. Se deberán usar con cautela las funciones de copiar
y pegar
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6. Una vez cumplimentada y grabada, entraremos de nuevo en la
web e iremos al proceso que acabamos de cumplimentar en
excel©, cargaremos la oferta pulsando sobre el icono de
Excel©, en la zona de acciones. Antes de pulsar sobre el botón
de cargar, deberemos seleccionar el fichero a través del botón
de examinar.
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NOTA: el archivo deberá guardarse con el mismo nombre con el
que lo hemos descargado desde la web, que coincidirá con el
código del proceso y código del proveedor.
7. En el caso que lo deseemos, podremos adjuntar también archivos
desde la web y hacer las modificaciones que consideremos
convenientes.
, imprimir
, y finalmente enviar
8. Podremos guardar
oferta a la empresa compradora (ver el punto 4).
4
la
Envío de la oferta
Para proceder al envío de la oferta se deberá pulsar sobre el botón de
, en la zona de acciones, y a continuación aparecerá
enviar oferta
una pantalla como la que sigue:
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pulsar
para
confirmar envío
En el caso en el que falte algún campo obligatorio por cumplimentar,
saldrá un mensaje como el siguiente:
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Si se confirma el envío de la oferta (pulsando el botón de confirmar) ,
aparecerá la siguiente información, en el caso de que el envío se haya
realizado correctamente:
También podemos verificar que nuestra oferta se ha enviado
correctamente, si accedemos de nuevo al proceso y en la zona de
detalle aparece en estado de la oferta:“oferta enviada” y la fecha de
presentación de la última oferta.
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Con esto daríamos por terminada la fase de cumplimentación / envío de
la oferta, existiendo la posibilidad de que la empresa compradora nos
pida una revisión de la oferta, incluso que nos marque unos objetivos
económicos en esta segunda petición de oferta.
El procedimiento para la revisión de la oferta sería el mismo que el que
se ha explicado en este manual.
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