1. Bienes raíces

CÓMO APLICAR LOS
LINEAMIENTOS GENERALES
PARA LA ORGANIZACIÓN,
CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE
LOS ARCHIVOS EN EL INMUJERES
Mario Jiménez Molina
Coordinador de Archivos
Septiembre 2005
1
Índice
Archivo _______________________________________ 4
Definiciones ____________________________ 5
Documentos electrónicos _________________ 10
Integración de expedientes ________________ 12
Portada ________________________________ 15
Codificación ____________________________ 17
Proceso de clasificación __________________ 20
Ciclo vital de los documentos ______________ 22
Instrumentos de consulta y control archivístico _______ 27
Cuadro general de clasificación archivística __ 28
Catálogo de disposición documental ________ 31
Valoración ______________________ 34
Carácter administrativo ___________ 39
Carácter legal ___________________ 40
Carácter contable ________________ 41
2
Índice (2)
Carácter técnico _________________46
Información reservada ____________53
Guía simple de archivos __________________ 56
Inventarios documentales _________________ 59
Transferencia primaria ____________63
Transferencia secundaria _________ 65
Baja documental _________________67
Estructura archivística ____________________70
Archivo de trámite _______________ 72
Archivo de concentración _________ 73
Archivo histórico ________________ 74
Obligaciones y plazos ____________________________ 75
Referencias _____________________________________ 76
3
Archivo
Archivo
4
Las y los servidores del Inmujeres
estamos obligados a garantizar la
integridad, conservación y custodia
de los expedientes y documentos;
facilitar y controlar su uso y destino
final; que permitirán la adecuada
conformación
de
la
memoria
institucional.
5
¿Qué es documento de archivo?
Cualquier registro que documente un
hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal,
contable o técnico, creado, recibido,
manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las unidades
administrativas, sin importar su fuente o
fecha de elaboración.
Los documentos podrán estar en cualquier
medio: escrito, impreso, sonoro, visual,
electrónico, informático u holográfico.
6
¿Qué es papel de trabajo?
Información impresa que se genera
y conserva en oficina y que se
constituye por ejemplares de origen
y características diversas cuya
utilidad reside en los datos que
contiene para apoyar las tareas
administrativas. No es documento
de archivo.
7
¿Qué es un archivo?
Conjunto orgánico de documentos
en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por
las unidades administrativas.
8
¿Qué es un expediente?
Unidad documental constituida
por uno o varios documentos,
ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trámite
de una unidad administrativa.
Puede ubicarse en una o varias
carpetas o fólderes.
9
¿Cómo archivo los documentos
electrónicos?
Deberán
administrarse
y
conservarse
los
documentos
electrónicos,
generados
o
recibidos, cuyo contenido y
estructura permitan identificarlos
como documentos de archivo.
10
¿Cómo integro los expedientes?
Los expedientes se forman mediante
agregación
sucesiva
de
cuantos
documentos,
pruebas,
dictámenes,
decretos, acuerdos, notificaciones y
demás que deban integrarlos.
Sus hojas deberán serán foliadas. El
foliado de los documentos que integran
un expediente deberá ser continuo
independientemente de en cuantas
carpetas o fólderes se encuentre la
información.
11
¿Cómo integro los expedientes? (2)
Se deben integrar al expediente bajo
un mismo asunto. Unidos por relación
de causa y efecto con base a la
secuencia del trámite.
Se van integrando de manera sucesiva
y natural, por secuencia cronológica
de acuerdo a la fecha de su recepción.
Es decir, hasta arriba el primer
documento del expediente y hasta
abajo el último documento recibido.
12
¿Cómo agrego los documentos
del expediente?
Los documentos se
insertan de manera
sucesiva, como
eslabones de una
cadena. Primero el más
antiguo, al final el más
reciente.
Están unidos
por una
relación
causa-efecto
13
¿Cómo identificó los expedientes?
Los expedientes se deberán identificar
con la portada tanto en el exterior como
interior.
En lomo o ceja se deberá señalar la
codificación.
Los expedientes clasificados como
reservados o confidenciales, deberán
contener además la leyenda de
clasificación.
14
Portada de expediente
Instituto Nacional de las Mujeres
Portada de Expediente
I
II
III
IV
V
VI
VII
Unidad Administrativa
Sección
Subsección
Serie
Número de expedientes ó clasificador
Fecha de apertura y en su caso del cierre del
expediente
Asunto
VIII
Valores Documentales
Administrativos ( )
Legales
( )
Fiscales
( )
Contables
( )
Otros_______________________________
IX
Vigencia Documental
Trámite____________________Años
Concentración ______________Años
Histórico __________________ Años
X
XI
Número de fojas útiles, al cierre del expediente
Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa
Inicio: dd/mm/aaaa
Cierre: dd/mm/aaaa
15
¿Cómo lleno la portada del expediente?
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
Unidad Administrativa:
Sección:
Subsección:
Serie y subserie
Número de expedientes ó
clasificador:
Fecha de apertura y en su
caso del cierre del
expediente:
Asunto:
Valores Documentales:
Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el expediente.
Ver Cuadro General de Clasificación, ahí se encuentran establecidas.
Se le asignará el número de expediente conforme al Catálogo de Disposición
documental como en el ejemplo de la diapositiva anterior.
Fecha del primer documento y fecha del último documento en caso del cierre del
expediente.
Definir el tema o asunto que tratan los documentos del expediente.
Es el tipo de documentos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental, estos
pueden ser administrativos, legales, fiscales o Contables.
Vigencia Documental: Se refiere al año de conservación de los documentos, en oficinas se considera de
trámite, en archivo temporal se considera de concentración y finalmente, en archivo
definitivo se considerará histórico, esta vigencia documental se encuentra establecida
en el Catálogo de disposición documental.
Número de fojas útiles, al Se llenará esta columna en caso de que el expediente se haya cerrado.
cierre del expediente:
Nombre y firma del Titular Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa
de la Unidad Administrativa:
16
¿Cómo codifico?
EVALUACION Y DESARROLLO
1
ESTADISTICO
2
3
SERIES
clave
9
SUBSECCION
clave
INMJ
SECCION
clave
FONDO
clave
Cuadro General de Clasificación Archivística
SUBSERIES
EVALUACION
DOCUMENTACION Y
DESARROLLO DE
SERVICIOS
1
Co r r esp o n d en cia d el t it u lar
2
Desar r o llo d e sist em as
3
Dict ám en es d e No Exist en cia
d e Ar t ícu lo s y Pr u d u ct o s
(Ar t ícu lo 19)
4
At en ció n a u su ar io s y u su ar ias
1
(elect r ó n ico y p ap el)
In t er n o s
2
Ext er n o s
3
Acu er d o d e p r est am o s
In t er b ib lio t ecar io s
1
2
3
Co m p r a
Do n ació n
Desin co r p o r acio n es
1
Reu n io n es Reg io n ales
2
En cu en t r o s Nacio n ales
5
Desar r o llo d e Co leccio n es
6
Red Nacio n al d e Bib lio t ecas y
Cen t r o s d e Do cu m en t ació n
esp ecializad o s en Mu jer es y
Gén er o
7
Tesau r o d e Gén er o
ESTADISTICA
INMJ . 9 . 2 . 4 . 2 . 1/1
Codificación
( Número de la carpeta o
fólder contra el total de
17
carpetas o fólderes que
integran el expediente )
Ceja o lomo del expediente
Ejemplo:
INMJ.9.2.4.2 1/1
Atención a usuarias externas
FONDO:
INMJ = Inmujeres.
SECCIÓN:
9 = Evaluación y Desarrollo Estadístico
SUBSECCIÓN:
2 = Documentación y Desarrollo de
Servicios
SERIE
4 = Atención a Usuarias y usuarios
SUBSERIE
2 = Externas y externos
NÚMERO DE CARPETAS QUE
INTEGRAN EL EXPEDIENTE:
1/1 = Número de la carpeta o fólder
contra el total de carpetas o fólderes
que integran el expediente.
18
Clasificación según la Archivística
Operación que agrupa los expedientes
semejantes y al mismo tiempo, los
separa en sus diferencias.
La separación está sustentada en un
principio genético, de origen orgánico y
funcional.
19
¿Cuál es el proceso de clasificación?
−−−
....
Documentos
Agrupación por asuntos
= acción particular
Clasificación por series
= acción general
20
¿Cuál es el proceso documental?
Recepción,registro
registroyydespacho
despacho
Recepción,
dedocumentación
documentación
de
Unidadesadministrativas
administrativas
Unidades
Analizandocumentación,
documentación,
Analizan
emitenrespuesta
respuestayyabren
abren
emiten
expedientespor
porasunto
asunto
expedientes
Integranexpedientes
expedientesen
en
Integran
Archivosde
deTrámite
Trámite
Archivos
Permanecedurante
durantesu
suvida
vida
Permanece
funcional
funcional
Archivode
deConcentración
Concentración
Archivo
Guarda,conservación
conservaciónyy
Guarda,
valoraciónde
deseries
series
valoración
Documentales
Documentales
Integracióndel
delArchivo
Archivo
Integración
Histórico
Histórico
21
¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?
Fase activa
Archivo de
Trámite
• En la oficina
• De uso diario
Fase semiactiva
Archivo de
Concentración
Fase no activa
Archivo Histórico
• Se terminó el trámite
• Han perdido continuidad en su
consulta
• Sin valor administrativo, legal o
fiscal
• Son fuente para la investigación,
22
histórico y cultural
Los niveles jerárquicos
FONDO
SECCIÓN
SERIE
23
¿Qué es el fondo?
Conjunto
de
documentos
producidos orgánicamente por
una dependencia o entidad,
con cuyo nombre se identifica.
24
¿Qué es una sección?
Cada una de las divisiones del
fondo, basada en las atribuciones
de cada dependencia o entidad
de
conformidad
con
las
disposiciones legales aplicables.
25
¿Qué es una serie?
División de una sección que
corresponde al conjunto de
documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una
materia o asunto específico.
26
Instrumentos de Consulta y Control
Archivístico
Cuadro
Cuadrogeneral
generalde
de
clasificación
clasificaciónarchivística
archivística
Catálogo
Catálogode
dedisposición
disposición
documental
documental
Inventarios
InventariosDocumentales
Documentales
• General
• De transferencia
• De baja
Guía
GuíaSimple
Simplede
deArchivos
Archivos
27
Cuadro
Cuadro General
General de
de
Clasificación
Clasificación
Archivística
Archivística
28
¿Qué es el Cuadro General de
Clasificación Archivística?
Instrumentos
técnicos
que
reflejan la estructura de un
archivo con base en las
atribuciones y funciones de
cada dependencia y entidad.
29
Cuadro General de Clasificación Archivística
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA
FONDO: Instituto Nacional de las Mujeres
SUBFONDO:
CLAVE
1
FIRMA Y
CARGO:
SECCION
Presidencia
CLAVE
SUBSECCION
1
Secretaria
Ejecutiva
Fecha de
elaboración:
CLAVE
SERIE
Comunicados de
la titular
27 de septiembre del 2005
30
Catálogo
Catálogo de
de
Disposición
Disposición
Documental
Documental
31
¿Qué es el Catálogo de Disposición
Documental?
Registro general y sistemático
que establece los valores
documentales, los plazos, la
vigencia
documental,
la
clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino
final.
32
Catálogo de Disposición Documental
CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL
FONDO: Instituto Nacional de las Mujeres
SUBFONDO:
SECCIÓN:
SUBSECCIÓN:
CLAVE DEPARTAMENTAL:
TIPO DE DOCUMENTO
CLAVE
SERIE (s)
ADMVO
FIRMA Y CARGO DEL PROPIETARIO:
LEGAL
CLASIFICACION DE LA
INFORMACION
CONTABLE RESERVADO
CONFIDENCIAL
TIEMPO DE GUARDA (EN AÑOS)
EN TRAMITE
EN
CONCENTRACION
FECHA: 27 de septiembre del
2005
33
¿Qué es la valoración?
Actividad que consiste en el
análisis e identificación de los
valores documentales para
establecer
criterios
de
disposición y acciones de
transferencia.
34
¿Cómo valoro?
Juicio de valor resultado de un
proceso que implica el acopio de
información
de
carácter
administrativo, fiscal, jurídico, técnico,
histórico, diplomático, etc.
Se trata de analizar de manera crítica
e integral estos factores relacionados
con las series documentales en vista
a una selección para su destino final.
35
¿Cuáles son los criterios de valoración?
- VALORES PRIMARIOS,
PRIMARIOS
inmediatos o continuos.
- VALORES SECUNDARIOS,
SECUNDARIOS
mediatos o duraderos
36
Los valores del expediente
Valor Primario
Valor Secundario
Administrativo, legal,
fiscal uso corriente,
trámite, inmediato
Administrativo, legal, y
científico, uso duradero,
mediato
Vigencia Operativa
Archivo de
Trámite
Archivo de
Concentración
Vigencia Cultural
Archivo
Histórico
37
¿Cuál es el valor primario?
Aquel que tiene el documento a partir de
su creación o recepción, puede ser
administrativo, legal, contable, técnico.
Mientras ese propósito establezca una
fuerza en el cumplimiento de lo que
expresa su texto, es decir defender
derechos, exigir obligaciones, certificar,
comunicar, etc., el documento está
activo, vigente.
38
A) Carácter administrativo
Este valor es el asignado a los
documentos que sirven para realizar
operaciones administrativas propias
del Inmujeres y las relacionadas con
las y los destinatarios de un trámite.
El expediente tiene valor administrativo
mientras el contenido tenga uso para el
Inmujeres.
39
B) Carácter legal
Entendido éste, como aquel que
contienen los documentos dispositivos
del Estado que afectan al orden
general.
Por ejemplo, los documentos que
sustentan derechos como los libros del
Registro Público de la Propiedad y del
Comercio, etc.
40
C) Carácter contable
El uso que pueden tener algunos
documentos de este grupo, están
marcados por reglamentos o
normas que deben ser atendidas
para la vigencia, la retención o
guarda precautoria, y para la
disposición final.
41
¿Cómo manejo el archivo contable?
En el caso del archivo
contable gubernamental se
distinguen dos clases de
documentos:
los justificativos y
los comprobatorios.
42
¿Qué son los justificativos?
Son los documentos legales que
determinan
las
obligaciones
y
derechos del Inmujeres y le permiten
demostrar el cumplimiento de los
ordenamientos
jurídicos
y/o
normativos
aplicables
a
cada
operación, por ejemplo las cuentas
por liquidar certificadas.
43
¿Cuáles son los comprobatorios?
Son los documentos originales que
generan y amparan registros en la
contabilidad del Inmujeres; demuestran
que éste recibió o proporcionó bienes y
servicios, que recibió o entregó dinero o
títulos de crédito, o que hubo
transformaciones que modificaron la
estructura de sus recursos, por ejemplo
las pólizas de egresos.
44
¿Cuánto tiempo?
La
norma
del
archivo
contable
gubernamental establece un mínimo de 12
años de vigencia para los documentos que
amparan inversiones de activos fijos, de
obra pública, los que sirven para fincar
responsabilidades y los proceso judiciales.
En los demás casos, la vigencia dispuesta
es de 5 años a partir del ejercicio siguiente
a aquel que se elaboró el documento.
45
D) Carácter técnico
Se refiere a los documentos que
testimonian las acciones sustantivas,
es decir, las que cumplen con las
funciones y objetivos específicos del
Instituto.
Por ejemplo, los estudios y análisis de
una Área.
46
¿Qué es el valor secundario?
Aquel que adquiere el documento una
vez que pierde sus valores primarios y
tiene una utilidad histórica y social.
Se aplican a los expedientes que han
terminado su vigencia operativa, su uso
continuo y su plazo de retención
precautoria porque han concluido su
trámite, han caducado o por otra razón
determinada por las y los actores del
trámite.
47
Valor secundario (2)
El texto no tiene fuerza obligatoria
desde el punto de vista administrativo,
fiscal o legal, aunque sigue siendo
testimonio de una acción administrativa.
48
¿Qué es la vigencia?
Periodo durante el cual un
documento de archivo se mantiene
con sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones
jurídicas vigentes y aplicables.
49
¿y la vigencia cultural?
Una vigencia con un contexto más
amplio que el operativo, en el cual el
carácter de científico o cultural será la
nota constitutiva del expediente. Por
ello podemos hablar de una vigencia
cultural o científica.
Es secundario, mediato o duradero va
a significar permanencia definitiva,
conservación para siempre.
50
¿Cuál es el plazo precautorio?
Los valores primarios, inmediatos o
continuos del expediente también están
determinados por un periodo de
conservación o plazo precautorio que se
le asigna al mismo.
51
¿Cuál es el plazo precautorio? (2)
Este plazo abarca un tiempo durante el
cual se concede al otorgante y al
destinatario la posibilidad de revisar
algún aspecto que parezca impugnable;
es decir, se retienen los expedientes
con el fin de responder a posibles
reclamaciones
administrativas
o
jurídicas.
52
¿Cuál es la información reservada?
Hay determinada información que no
puede hacerse pública y que tiene un
periodo de reserva de doce años
como máximo, hay otra que se
considera confidencial al tratase de
datos personales de las y los
particulares.
53
¿Cómo protejo los datos personales?
Los datos personales es información
con la que cuenta el Inmujeres y que
debe
conservarse
con
carácter
confidencial porque hace referencia a
las características personales de sus
empleados. Sólo pueden tener acceso a
ellos las y los interesados o sus
representantes legales.
54
¿Cómo protejo los datos personales? (2)
Contar con áreas específicas o
resguardadas para la información
clasificada
como
reservada
o
confidencial. A dicha información sólo
tendrán acceso aquellas o aquellos
servidores públicos autorizados por el
o la titular de la unidad administrativa.
55
Guía
Guía Simple
Simple de
de
Archivos
Archivos
56
¿Qué es una Guía Simple de Archivos?
Es un esquema general de
descripción
de
las
series
documentales de los archivos del
Inmujeres,
que
indica
sus
características conforme al Cuadro
General de Clasificación Archivística
y sus datos generales.
57
Guía Simple de Archivos
GUIA SIMPLE DE ARCHIVO
Archivo de Trámite
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO:
NOMBRE DEL RESPONSABLE (PROPIETARIO) Y CARGO:
DOMICILIO: Alfonso Esparza Otero No.119, Col. Guadalupe Inn, México DF 01020
TELÉFONO:
EXTENSIÓN:
CORREO ELECTRÓNICO:
CONTEXTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO:
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
Segunda parte
SECCIÓN: Presidencia
SERIE (s)
FECHA:
DESCRIPCIÓN DE LA
SERIE
FECHA (s)
VOLUMEN
EXPEDIENTES
CAJAS
UBICACIÓN FÍSICA
FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO:
58
Inventarios
Inventarios
Documentales
Documentales
59
¿Qué son los Inventarios Documentales?
Instrumentos de consulta que
describen las series documentales
y expedientes de un archivo y que
permiten su localización (inventario
general), transferencia (inventario
de
transferencia)
o
baja
documental (inventario de baja
documental).
60
¿Qué es un inventario general?
Es un instrumento que describe un
fondo, sección o serie de manera
global sin descender a las
particularidades de las piezas;
no es un simple listado, describe la
clasificación
de
las
series
documentales y los expedientes.
61
Inventario General- Archivo de Trámite
SERIE: ________________________________________________
SERIE DOCUMENTAL: ___________________________________
CLAVE
CLASIFICACI
ÓN
DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO
PERIODO DE
TRÁMITE
Vigencia documental: ___________
ESTADO DEL
TRÁMITE
CONCLUIDO
PENDIENTE
CLAVE
TOPOGRÁFI
CA
CLASIFICACI
ÓN DE LA
INFORMACIÓ
N
62
¿Qué es un inventario de
transferencia primaria?
Series
documentales
que
han
terminado su vigencia primaria (su uso
operativo en oficina), que son enviadas
al archivo de concentración para su
guarda precautoria.
63
Inventario de transferencia primaria
TRANSFERANCIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACION
FONDO: Instituto Nacional de las Mujeres
SUBFONDO:
SECCIÓN:
SUBSECCIÓN:
CLAVE
SERIE (s)
ASUNTO
FIRMA Y CARGO DE LA O EL PROPIETARIO:
Elaboró
PERIODO DE
TRAMITE
GUARDA
DISPOSICION
PRECAUTORIA DOCUMENTAL
FECHA:
Vo.Bo. Titular del Área
Recibió
64
¿Qué es un inventario de
transferencia secundaria?
El envío de series documentales
que ya no tienen vigencia
operativa al archivo histórico para
su conservación definitiva por ser
considerados de valor histórico o
cultural.
65
Formato de inventario de transferencia al
archivo histórico
SECCION
Hoja: ___________ de ___________
no. de transferencia:
SUBSECCION
CAJA
No.
SERIE
ASUNTO
DOCUMENTAL
Elaboró
PERIODO
DE TRAMITE
Vo.Bo. Titular del Área
Recibió
66
¿Qué es un inventario de baja documental?
Determina el destino final de los
documentos.
Las solicitudes de dictamen de destino
final, el dictamen del Archivo General de
la Nación y las actas de baja documental
o de transferencia secundaria deberán
digitalizarse y publicarse en el sitio de
Internet del Inmujeres.
Los inventarios de baja documental
deberán conservarse en el archivo de
concentración por un plazo de cinco años.
67
Formato de inventario de baja documental
SECCION
Hoja: ___________ de ___________
no. de transferencia:
SUBSECCION
CAJA
No.
SERIE
ASUNTO
DOCUMENTAL
Elaboró
PERIODO
DE TRAMITE
Vo.Bo. Titular del Área
Recibió
68
¿Cómo se conservan los archivos?
A partir de la desclasificación de los
expedientes reservados, el plazo de
conservación adicionará un periodo
igual al de reserva o al que establezca el
catálogo de disposición documental, si
este fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido
objeto de solicitudes de acceso a la
información se conservarán por dos
años más a la conclusión de su vigencia
documental.
69
Estructura
Estructura
Archivística
Archivística
70
Estructura Archivística
del Inmujeres
ÁREA
COORDINADORA
Mario Jiménez Molina
ARCHIVOS
DE TRÁMITE
Las y los responsables
designados por las Áreas
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
Mercedes Gallardo
ARCHIVO
HISTÓRICO
Marissa Sánchez Bautista
71
Archivo de Trámite
INTEGRACIÓN
DE EXPEDIENTES
Públicos
Públicos
Reservados
Reservados
CONSERVACIÓN DE
EXPEDIENTES
COADYUVAR
A LA
ELABORACIÓN
ELABORACIÓN
VALORACIÓN
Confidenciales
Confidenciales
Cuadro
Cuadro
de
de
clasificación
clasificación
Catálogo
Catálogo
de
de
disposición
disposición
Inventario
Inventario
general
general
Inventario
Inventario
Transferencia
Transferencia
primaria
primaria
Conforme alal
Conforme
disposición
documental
Catálogo de
Catálogo de disposición documental
72
Archivo de Concentración
RECEPCIÓN
DE
EXPEDIENTES
Públicos
Públicos
Reservados
Reservados
CONSERVACIÓN
DE EXPEDIENTES
CONFORME AL
CATALOGO
COADYUVAR
A LA
ELABORACIÓN
SOLICITAR
ELABORACIÓN
VALORACIÓN
Confidenciales
Confidenciales
Cuadro
Cuadro
de
de
clasificación
clasificación
Catálogo
Catálogo
de
de
disposición
disposición
Inventario
Inventario
general
general
La
de
liberaciónde
Laliberación
expedientes
los
los expedientes
Inventario
Inventariode
de
Baja
Baja
Documental
Documental
Inventario
Inventariode
de
Transferencia
Transferencia
Secundaria
Secundaria
Conforme alal
Conforme
disposición
documental
Catálogo de
Catálogo de disposición documental
73
Archivo Histórico
RECEPCIÓN
DE EXPEDIENTES
organizar
organizar
describir
describir
CONSERVACIÓN
DE EXPEDIENTES
COADYUVAR
A LA
ELABORACIÓN
ELABORACIÓN
VALIDAR
difundir
difundir
Cuadro
Cuadro
de
de
clasificación
clasificación
Catálogo
Catálogo
de
de
disposición
disposición
Inventario
Inventario
general
general
Programa
Programa
de
derespaldo
respaldo
en
medios
en medios
ópticos
ópticos
La
conservación
Laconservación
definitiva
definitiva
74
Obligaciones y plazos
Octubre
2004
Instrumentos Archivísticos
1
Diciembre
2004
5
Cuadro General
de Clasificación
Fecha entrega:
29/Octubre
Catálogo de
Disposición
Documental
2
Fecha entrega:
29/Octubre
Inventario General de Series
Documentales anteriores al
12 de junio de 2003
Otros Compromisos
Se deberá
contar con
ambos
instrumentos
6
Fecha entrega:
4
Calendario
Institucional
Informe
Cumplimiento
Fecha Entrega:
30/Nov/04
Fecha entrega:
30/Nov/04
Deberá estar
concluido
Fecha Entrega:
31/Diciembre
Guía Simple
de Archivo
3
Publicado en la página
web de la entidad
Publicada en la página web
de la entidad, a más tardar
el 01 de Enero de 2005
Febrero
2005
Enero
2005
31 de Diciembre
7
8
Inventario General de Expedientes
a partir del 12 de junio de 2003
A partir del 1 de enero
Catálogo de Disposición
Documental Actualizado
en soporte electrónico
Fecha entrega:
28 de Febrero
Comenzar a
elaborar
Enviarse al
AGN
75
Referencias
Presentación elaborada por Mario Jiménez Molina, Coordinador
de Archivos del Inmujeres con base a:
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
GUBERNAMENTAL.
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN 11 DE JUNIO DE 2002.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL.
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION 20 DE FEBRERO DE 2004.
CURSO VALORACIÓN DOCUMENTAL. INSTITUTO DE ESTUDIOS HISTÓRICOS,
CARLOS SIGÜENZA Y GÓNGORA. 2004.
ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS A QUE SE SUJETARÁ LA
GUARDA, CUSTODIA Y PLAZO DE CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO CONTABLE
GUBERNAMENTAL.
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN 28 DE AGOSTO DE 1998.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS. 2004.
76