1. Educación

EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA
“ECOVIVIENDA”
INFORME PORMENORIZADO ( JULIO DE 2014- OCTUBRE 2014) MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – EN CUMPLIMIENTO
LEY 1474 DE 2011
MANUEL ANTONIO GAMBA NIÑOASESOR DE CONTROL INTERNO
MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
1.-COMPONENTE DE TALENTO HUMANO
Acuerdos compromisos y protocolos éticos
 Teniendo en cuenta la encuesta realizada a los servidores de la Entidad,
la Auditoria a las oficinas y procesos y el diagnóstico del estado del
sistema MECI, existe documentado mediante resolución el código de
ética del Instituto sin embargo este no ha sido revisado ni socializado
para hacer los correctivos necesarios.
Desarrollo del Talento Humano
 En el año 2005 la Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante la
convocatoria No. 001 de 2005, cito a participar en el proceso de
selección para proveer por concurso de méritos los empleos de carrera
administrativa de las entidades y organismos del orden nacional y
territorial regidas por la ley 909 de 2004.

Mediante Resolución 3110 de 13 de septiembre de 2012, la Comisión
Nacional de Servicio Civil conformó la lista de elegibles para proveer un
empleo de carrera denominado Secretario, Código 440, Grado 12, en la
Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA”.

Mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 02 del 15 de agosto de 2013,
se creó en la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja
ECOVIVIENDA el cargo denominado Secretario, Nivel Asistencial,
Código 440, Grado 12.

Mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 03 del 15 de agosto de 2013,
la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja ECOVIVIENDA modificó
el Acuerdo de Junta Directiva No. 02 de 2009 que modifica las escalas
de asignación básica de las diferentes categorías de empleos del
Instituto De Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del Municipio
De Tunja “INVITU”.

Mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 04 del 15 de agosto de 2013,
la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja ECOVIVIENDA modificó
el Acuerdo de Junta Directiva No. 01 de 2009, que modifica y adopta
nueva estructura para el Instituto de Vivienda de Interés Social y
Reforma Urbana del Municipio de Tunja, INVITU, se definen funciones a
sus dependencias, se determina la estructura y planta, entre otras
disposiciones.

Con base en la encuesta aplicada por la oficina de Control Interno sobre
necesidades de las dependencias y servidores públicos, se elaboró el
Plan de Capacitación Institucional, pero no ha sido adoptado por
resolución interna. Sin embargo durante la vigencia 2014 se aprobó la
participación de los funcionarios, Gerente, directores Técnico y
Administrativo y Financiero y asesores, jurídico y Control Interno, en
seminarios y capacitaciones en los temas relacionados con la naturaleza
de sus cargos.

Teniendo en cuenta el decreto 943 de mayo de 2014, por medio del cual
se adopta la actualización del MECI y su nueva estructura, la oficina de
control Interno socializo la información pertinente y se programó la
realización de talleres referentes a: inducción y reinducción, programas
de bienestar e incentivos, manual de contratación y la revisión de
procesos y procedimientos por parte de cada uno de los servidores con
la coordinación y supervisión de los jefes de cada área.

Se efectuó la evaluación del desempeño correspondiente al periodo de
prueba de septiembre de 2013 a marzo de 2014, a la funcionaria Ángela
Espejo.
COMPONENTE ESTRATEGICO
Planes Programas y Proyectos
 Los objetivos Institucionales, Misión y Visión se encuentran documentados
pero no se han actualizado, en la programación de la actualización MECI se
tiene previsto mediante inducción y reinducción socializarlos y debatirlos
con todos los servidores.
 Los proyectos misionales se encuentran publicados en la página web del
Instituto, www.ecovivienda.gov.co, la oficina de Control Interno ha realizado
el seguimiento a el cumplimiento tanto del plan de acción como de las
metas del plan de desarrollo en aplicativo dispuesto por la Alcaldía Mayor
de Tunja. De igual forma se encuentra publicado el plan anticorrupción. Se
sugiere por parte de la oficina de Control Interno, la visita a los diferentes
proyectos con todos los servidores para tener una visión clara de los
mismos y poder dar información concreta y real de los mismos.
Modelo de operación por Procesos.
 Mediante encuesta y diagnóstico realizado, los procesos se encuentran
documentados pero desactualizados de acuerdo a las actividades
realizadas como por la diversidad de proyectos en ejecución, durante la
actualización del MECI se pretende realizar una actualización acorde con la
participación activa de los servidores públicos.
Estructura Organizacional.
 Desde el año 2009 se estableció una estructura organizacional que no se
ajusta a la realidad de las actividades actuales de la organización, se hace
necesaria una reestructuración administrativa que descentralice las
funciones principalmente en el área Administrativa y Financiera ya que se
encuentran concentradas y no permiten un efectivo control interno, ya que
una sola persona realiza procesos de presupuesto, tesorería, contabilidad,
caja menor y talento humano.
Indicadores de Gestión.
 Con la actualización de los procesos, se llevara a cabo la implementación
de indicadores que permitan la medición y poder realizar seguimiento y
evaluación de los diferentes procesos.
Políticas de Operación.
 Se encuentran documentadas pero se hace necesario realizar la
actualización, socialización y divulgación de las mismas.
COMPONENTE ADMINSTRACION DEL RIESGO
Políticas de Administración del Riesgo.
 Se encuentra establecida y documentada la política de administración
del riesgo.
Identificación del Riesgo.
 En la página www.ecovivienda.gov.co del Instituto se encuentra el plan
anticorrupción donde se evidencian los riesgos por procesos y las
acciones a seguir para mitigarlos.
Análisis y Valoración del Riesgo
 En los procesos no se evalúa el impacto y probabilidad de ocurrencia ni
se han establecido planes de manejo para minimizar los riesgos y
establecer los controles necesarios. Se hace necesario actualizar mapas
de riesgos.
MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
.
COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Autoevaluación de control y Gestión



Se trabaja en la Autoevaluación de las actividades como Control interno
con el fin de promover el mejoramiento continúo del Sistema Integrado
de Gestión.
Se realiza seguimiento y evaluación de las actividades y tareas a las
diferentes áreas y dependencias.
Se realizó por parte de la oficina de Control Interno la socialización
sobre la nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno, MECI.
Auditoria Interna.



El control independiente se realiza con base en programación anual, se
cumple con las auditorias de calidad y de gestión, que encaminan la
mejora continua en la gestión.
Se realizan los arqueos de caja menor.
En el proceso de empalme por cambio de Gerente, se llevó a cabo una
auditoría integral a los procesos y seguimiento de las tareas realizadas,
con resultado final de un informe de Gestión de Enero a junio de 2014.
Planes de Mejoramiento
 En respuesta a las observaciones de los organismos de control se
elaboraron los planes de mejoramiento y se trabaja en su seguimiento y
cumplimiento de las metas propuestas, verificando la efectividad de las
estrategias planteadas.
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACION

Se maneja la información personalizada en la recepción de la Entidad,
se colocó el Buzón de sugerencias en lugar visible que permite recibir
las diferentes inquietudes de los usuarios.
 En la pagina www.ecovivienda.gov.co se encuentra toda la información
relacionada con la Entidad, los proyectos en ejecución, informes de
gestión y control interno, Ademas se encuentra un link para atender
quejas, peticiones y reclamos por parte de la ciudadanía.
 Actualmente se trabaja en la actualización del sistema MECI, lo cual
posibilita la mejora de este eje fundamental para la Entidad.
Estado general del Sistema de Control Interno
A la fecha se trabaja en la actualización del sistema de control interno de la
Entidad.
Recomendaciones
 Teniendo en cuenta el decreto 943 de 21 de mayo de 2014, mediante el
cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, el
cual cuenta con un manual técnico que define los lineamientos y
metodología para implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno,
aprobado por el Consejo Asesor del gobierno en materia de Control Interno,
se deben tomar las siguientes medidas de forma inmediata:

Revisión por parte de los funcionarios y contratistas del sistema integrado
de gestión para determinar cambios y modificaciones Realizar actividades
que involucren la creatividad y el compromiso de los servidores públicos, en
la mejora del código de ética, de tal manera que los integrantes de la
organización se sientan parte de la identificación y definición de los
lineamientos éticos.
 Programar por intermedio del encargado del Talento Humano el proceso de
Inducción y re inducción con el fin de socializar el documento que contenga
los principios y valores de la Entidad para que todos los servidores lo
entiendan y apliquen de manera correcta.
 Es conveniente que los servidores públicos, contratistas, pasantes y en
general todos los que tengan que ver con la Administración, tengan la
posibilidad de expresar sus expectativas y sugerencias respecto a los
principios éticos que la Entidad haya adoptado.
 Es necesario realizar seguimiento periódico a los cambios en materia de
legislación de talento Humano, y aplicarlas.
 Implementar mecanismos que le permitan a los servidores pronunciarse
sobre sus necesidades y conocer sus expectativas con el fin de evaluarlas y
priorizarlas de acuerdo a las proyecciones de la Entidad.
 En la inducción y re inducción socializar las políticas de talento Humano con
el fin de que los servidores conozcan sus derechos.
 Aplicar el Plan Institucional de Capacitación PIC y los programas de
Bienestar con el fin de mejorar la calidad de vida laboral, protección y
servicios sociales. La entidad debe asegurar que sus servidores conozcan
la Misión, Visión y objetivos institucionales con el fin de que se sepa hacia
donde se dirige la Entidad.
 La planeación se debería dar a conocer a todos los servidores no importa
cuál sea el área, con el fin de que todos tengan claridad sobre las metas
proyectos y programas que desarrolla la Entidad y que aportes individuales
se pueden hacer para su cumplimiento.
MANUEL ANTONIO GAMBA NIÑO
Asesor de Control Interno