1. Educación

HERRAMIENTAS BÁSICAS
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
03/01/03
Re - HB 01/01
Î QUÉ ES:
Es una herramienta utilizada para obtener mediante formularios, datos de
forma sistemática, ordenada y sencilla para su posterior utilización con idea
precisa de la realidad.
Î PARA QUÉ SIRVE:
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La recogida de datos es aplicable en todas las situaciones en que es
necesaria la obtención de información a lo largo del proceso de
mejora en la organización.
Se utiliza en las fases de un proceso de solución de problemas:
control de los resultados de la solución implantada, durante la
definición de un proyecto para poder comparar diferentes proyectos
posibles, etc.
Î CÓMO SE UTILIZA:
El proceso de recogida de datos se desglosa en los siguientes pasos:
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Formular preguntas concretas y específicas.
Definir las herramientas apropiadas para el análisis de datos, debido
a que no todos los datos sirven como base del tratamiento posterior
de análisis, y esto implica repeticiones de recogida de datos o tomas
de decisiones basadas en análisis incompletos.
Definición del punto de recogida de datos para no distorsionar el
proceso. La herramienta clave para la identificación de estos puntos
idóneos es el diagrama de flujo del proceso en estudio.
Elección de las personas que deben recoger los datos basados en el
acceso más fácil y directo a los hechos, para intentar que el sesgo a
introducir sea el menor posible.
Evaluación de conocimientos de las personas encargado de la
recogida de los datos y su entorno en función de la formación y
experiencia, disponibilidad, carga de trabajo que supone esta
tarea…
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HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
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Re - HB 01/01
Diseño del impreso de toma de datos sencillo, claro, completo para
evitar la repetición de la toma de datos, auto explicativo y
ordenado.
Preparación de la utilización del impreso: se deben diseñar las
instrucciones y la capacidad para su puesta práctica.
Ensayar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparición de
problemas imprevistos: errores, pasar por alto información
importante, datos incompletos o sesgados..
Informar y formar a las personas de la toma de datos, asegurándose
que conoce y entiende el propósito de la recogida, el significado de
cada parte del impreso y la importancia de obtener datos
completos y no sesgados.
Realización de la recogida de datos.
Auditar el proceso de toma de datos mediante revisiones aleatorias
de impresos y la observación del proceso de obtención, y antes de
empezar el análisis de los datos, hay que validar los resultados
haciéndose una serie de preguntas, tales como: ¿Contesta la
recogida de datos a las preguntas planteadas? , ¿Son similares los
datos recogidos por todos los encargados de la toma de datos? ,
¿Existen evidencias de sesgos en los resultados? , etc.
Interpretación de los resultados: principales problemas y deficiencias
en la misma:
-
No se identifican correctamente las necesidades, no se plantean
las preguntas correctas y no se pormenoriza la forma de análisis y
comunicación de la información. La filosofía no es “cuantos datos
mejor”, considerando que todos los datos son útiles y servirán para
algo”.
-
Sesgos producidos por deficiencias en el proceso de planificación
y recogida de datos: por exclusión (los datos deben ser recogidos
en todos los puntos, horas y circunstancias en las opera el
proceso, ser representativos); por interacción (las condiciones del
proceso influyen en la recogida); por percepción (las personas
que efectúan la recogida pueden sesgar lo que ven y cómo lo
registran); operativo (falta de respeto a los procedimientos
establecidos para la recogida); por falta de respuesta (los datos
omitidos pueden sesgar los resultados).
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HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
03/01/03
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Re - HB 01/01
-
Querer responder a las preguntas para las cuales no ha sido
diseñada la recogida de datos, puede llevar a obtener respuestas
erróneas.
-
Errores derivados de la aplicación de las herramientas de análisis
de los datos.
Recomendaciones para todo proceso de recogida de datos:
-
La planificación de una recogida de datos es la fase fundamental
del proceso, de la cual dependerá la utilidad de la información
obtenida y, en consecuencia, la rentabilidad del esfuerzo
realizado.
-
Existen dos procesos recorridos en sentido inverso, según el
esquema siguiente:
NECESIDAD DE INFORMACIÓN
PREGUNTAS
COMUNICACIÓN
DATOS
ACCIÓN
COMUNICACIÓN
PLANIFICACIÓN
Planificación: qué tipo de preguntas necesitamos contestar
(preguntas), a quién se las vamos a comunicar (comunicación),
cómo se las vamos a comunicar (análisis) y, finalmente, definir las
necesidades de datos existentes e identificar qué características de
los mismos son más importantes (datos).
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HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
03/01/03
Re - HB 01/01
Acción: formular las preguntas que necesitamos contestar para
decidir las futuras acciones a realizar (preguntas), recoger los datos
derivados (datos), analizarlos para determinar la respuesta a las
preguntas (análisis) y, finalmente, presentar los datos de modo que
permita la comunicación clara de las respuestas a dichas preguntas
(comunicación).
Î EJEMPLO:
Describimos el problema y lo delimitamos preguntándonos las siguientes
cuestiones:
¿QUÉ?
Se ha producido un deterioro en el nivel de calidad.
¿QUIÉN?
Ha sido detectado por el departamento de control de
calidad.
¿CUÁNDO? Durante el último trimestre.
¿DÓNDE?
En la sección de ensamblaje nº 1 del departamento de
producción.
¿CÓMO?
Según lo demuestra el indicador de control del número de
errores.
¿CUÁNTO? La media diaria ha pasado de 30 a 50.
A continuación medimos el número de errores por tipo durante la jornada
laboral:
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HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
03/01/03
TIPO
DÍA
Nº1
Nº2
Re - HB 01/01
Nº3
Nº4
Nº5
Nº6
TOTAL
20/2
54
21/2
45
22/2
54
23/2
42
24/2
55
TOTAL
59
21
79
30
50
11
250
Podemos observar que el tipo de error nº 3 es el más frecuente (79/250)
produciéndose un mayor número de veces el día 24, seguido de los días 20
y 22. Los hechos se apoyan en los datos anteriores, lo cual nos proporciona
seguridad, y a partir de este punto podemos utilizar el resto de herramientas
para preguntarnos cuáles son las causas de estas apariciones.
NOTA:
El diseño de las hojas para la recogida de los datos es muy variado en
función de los datos que se pretendan recoger, por ello, dependiendo de
la situación, se debe personalizar el modelo presentado y realizar una
buena planificación para lograr que esta herramienta sea efectiva.
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