1. Ciencia

GESTIÓN DE DATOS
INFORMÁTICA BÁSICA
CURSO 2013/2014
TEMA 2
1.- ¿Cómo se puede definir el archivo?
Se puede definir como una acción, un lugar o como un conjunto de documentos. La acepción
más aceptada es: “un conjunto o conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados durante un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para
servir de testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de la historia”
2.- ¿Qué se guarda en los archivos de las empresas?
Se guarda toda la documentación relativa a las empresas, facturas, cartas, pedidos, etc.
3.- Explica con tus palabras la función principal del archivo.
La función del archivo es ser el depósito de información al servicio de la empresa.
4.- Imagina tres situaciones en las que se puedan ocasionar problemas a la empresa por no
tener un buen archivo.
• Que los que tengan que aguardar documentos en el archivo tengan criterios diferentes
a la hora de archivar.
• Que un usuario del archivo retire una factura archivada sin dejar ningún banderín,
testigo, post-it, o cualquier otra señal que indique que allí hace falta una factura.
• Que se traslade un año en concreto al archivo definitivo sin avisar, de forma que es
posible que algún trabajador o departamento esté usando actualmente ese año, para
una auditoría, o para buscar facturas o cartas de clientes en concreto.
5.- ¿Con qué ventajas cuentan las empresas que gestionan adecuadamente la información?
Las empresas que comprenden la importancia de la información y su adecuada gestión,
contarán con las ventajas de un mejor sustento para la toma de decisiones y mayores
beneficios económicos.
6.- ¿Cuáles son las funciones del archivo?
Las funciones del archivo son:
· Conservación de la documentación.
· Clasificación y ordenación de los documentos.
· Garantizar una rápida localización de los documentos.
· Facilitar la consulta de la documentación guardada en ellos.
En general, la función del archivo es ser el depósito de información al serviciode la empresa. Es
obvio que esta información debe estar debidamenteestructurada y ordenada para que sea
posible consultarla y, por tanto, que estédisponible.
7.- Cita los dos principios generales de la organización de los archivos. ¿A la satisfacción de
qué funciones del archivo están enfocados?
• Principio de procedencia. Consiste en agrupar los documentos generados por una
institución, organismo o persona sin mezclarlos con otros.
• Principio de orden de creación. Consiste en respetar el orden cronológico en que se
crearon
8.- ¿Qué características tiene el archivo descentralizado?
Toda la documentación de la empresa seencuentra dispersa a lo largo de sus correspondientes
departamentos.Cada departamento guarda los documentos que genera y los externosque
tengan relación con el departamento en cuestión.
El fin del archivo descentralizado es la independenciade cada departamento o sección, pero sin
perder lafuncionalidad con el resto de ellos.
9.-Explica la diferencia fundamental entre el archivo centralizado y el descentralizado.
La diferencia fundamental
10.- Distingue entre archivo activo, semiactivo e inactivo.
Archivos semiactivos.
Esther ChisvertChover
1
IES SERRA PERENXISA
GESTIÓN DE DATOS
INFORMÁTICA BÁSICA
CURSO 2013/2014
Conservan documentos que sólo son consultados esporádicamente: son documentos
correspondientes a operaciones ya finalizadas (una carta contestada, un presupuesto, etc.),
pero que no conviene aún considerarla como documentación inactiva.
Archivos pasivos (o archivo definitivo).
Conservan documentos que no se consultan, o que se consultan muy poco, aunque deben
guardarse por algún imperativo legal. Es recomendable que este archivo se encuentre
centralizado.
Por lo tanto, la diferencia que existe entre ambos archivos es que uno de ellos se consulta
esporádicamente y el otro nunca.
11.- Ubica en una de las anteriores categorías los siguientes documentos:
Escritura de constitución de la sociedad: Archivo semiactivo
Listín telefónico: Archivo activo
Lista de empleados: Archivo activo.
12.- Localiza los aspectos destacados de la definición que hace Antonia Heredia del término
“clasificar”.
“dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal
manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un fondo.
Cada grupo es único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian
de los otros; cada grupo es susceptible de subdivisiones”.
13.- Explica cada uno de los tipos de ordenación existentes.
A. Ordenación alfabética
Este sistema de ordenación es el que más se utiliza y puede combinarse con otras
ordenaciones. Consiste en ordenar las iniciales de la palabra ordenatriz
B. Ordenación numérica
La ordenación numérica consiste en asignar un número correlativo a cada documento y,
generalmente, siempre se utiliza en combinación con otro sistema de ordenación como puede
ser el alfabético, el cronológico, etc.
C. Ordenación alfanumérica
La ordenación alfanumérica se utiliza cuando los datos que hay que ordenar están formados
por letras y números.
Si los datos comienzan por letras, el primer criterio de ordenación será el alfabético, y si se
producen coincidencias se recurrirá al criterio numérico. Si los datos comienzan por números,
el criterio numérico será el primero en utilizarse, y el alfabético será el segundo o auxiliar.
D. Ordenación geográfica
Con la ordenación geográfica el criterio utilizado es el lugar de residencia de la persona o el
domicilio legal de la empresa, siguiendo una prelación: países – Comunidades Autónomas (en
caso de España) – Provincias – Municipios – Calle y, si coincidiese, nombre.
14.- ¿Es lo mismo “clasificar” que “ordenar”? ¿Qué relación guardan?
Ordenar documentos es unir los que pertenezcan a un mismo conjunto o clase, quedando así
relacionados unos con otros siguiendo un orden previamente establecido. Clasificar es
establecer clases agrupadas dentro de un conjunto. Por tanto se puede deducir que un
conjunto clasificado, no necesariamente está ordenados. Por ejemplo, podemos tener un
montón de facturas bien clasificadas en su lugar pero no necesariamente están ordenadas
alfabéticamente, por número, etc.
15.- Ordena alfabéticamente los siguientes nombres según corresponda:
Casa Ponce, Luis de la
Díaz-Ordóñez Bermúdez, Consuelo
du la Rue, Michel
Fuentes Villar, Dra. Elena
La Vega Rodríguez, Manuel
Lafuente Muñoz, Carlos
Mac Andersen, Lois
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16.- Ordena alfabéticamente los siguientes nombres de empresas u organizaciones:
Banco de Andalucía
British Airways
DGT (Dirección General de Tráfico)
El Cordero, Mesón
Francisco Medina, Sobrinos de
MacGraw-Hill, Editorial
17.- Ordena alfabéticamente los siguientes nombres de personas y empresas
correspondientes al archivo de clientes de una empresa comercial:
AEAT (Agencia Estatal de la Administración Tributaria)
Almacenes de Alimentación Delgado S.A.,
Amena S.A.
Antonio de la Torre, Cafetería
Banco Mediterráneo
Caja de Ahorros de Málaga
Carlos de la Hoz Muñoz, Nietos de
Comercial del Norte S.C.
Cordero, Mesón del
Fernández Ortiz, Ana
Fernández Ortíz, Ana María
Fernández Ostos, Ana María
García Ramos, Isabel
García Ramos, Isabel María
Hernández de la Casa, Rosa
Instituto Nacional de la Salud
Isabel Soto, Perfumería
Karl M. Brows, Eusebio Campaña y Cía.
La Casa, Electrodomésticos
La Codorniz de Oro, Restaurante
La Sardina, Mesón
Mac Harney, Joan
Ministerio de Asuntos Exteriores
Ministerio de Educación
Montemar y Muñoz C.B.
O’Donell Machutson, Comandante
Sánchez de la Parra, Carmen Isabel
Sánchez de la Peña, Carmen María
18.- Ordena alfabéticamente los siguientes nombres de clientes, entre los que se encuentran
nombres individuales y de sociedades:
Banco de Andalucía.
Caja de Ahorros de Madrid
Calisto-Mesa Salcedo, Jesús
Calisto-Mesa, Herederos de Capitán
Corpas Ordoñez, Luis Manuel
El Bonito, Pescadería
Fuentes de la Plana, Doctora Elena
García de la Vega, Antonio
García de la Vega, María Teresa
Gómez Vaquero, Juan
Gómez Vaquero, Juan Carlos
Hernández Luque, Hermana Victoria
Jiménez Cuesta, José
Juan de la Cruz Olivares, Viuda de
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3
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INFORMÁTICA BÁSICA
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López y Cía., Asesoría Fiscal Hermanos
Lujón, Auditorías Herederos de Capitán
Monte García, Juan del
Rodríguez Ortega-Narbona, Carlos
Torrens & Morris, Hermanos
Von Herranz, Jacinto
19.- Ordena los siguientes elementos aplicando el sistema de ordenación más apropiado:
AFR-123
AFR-234
BFT-045
CPR-067
CPR-125
TRE-235
TRE-456
20.- ¿Qué criterio de ordenación has empleado en la actividad anterior?
Criterio principal de ordenación ordenación alfabética.
Criterio auxiliar de ordenación Ordenación numérica.
¿Por qué?
Porque la primera parte de la agrupación es alfabética.
21.- Crea una lista alfabética con las comunidades autónomas de España. A continuación
coloca sobre la lista anterior las provincias que componen cada una de las comunidades
ordenadas también por orden alfabético.
Andalucía
Aragón
Canarias
Cantabria
Castilla y León
Castilla-La Mancha
Cataluña
Ceuta
Comunidad de Madrid
Comunidad Foral de Navarra
Comunidad Valenciana
Extremadura
Galicia
Islas Baleares
La Rioja
Melilla
País Vasco
Principado de Asturias
Región de Murcia
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Andalucía
Aragón
Canarias
Cantabria
Castilla y León
Castilla-La Mancha
Cataluña
Ceuta
Comunidad de Madrid
Comunidad Foral de Navarra
Comunidad Valenciana
Extremadura
Galicia
Islas Baleares
La Rioja
Melilla
País Vasco
Principado de Asturias
Región de Murcia
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Almería
Cádiz
Córdoba
Granada
Huelva
Jaén
Málaga
Sevilla
Huesca
Teruel
Zaragoza
Las Palmas
Santa Cruz de Tenerife
Cantabria
Ávila
Burgos
León
Palencia
Salamanca
Segovia
Soria
Valladolid
Zamora
Albacete
Ciudad Real
Cuenca
Guadalajara
Toledo
Barcelona
Gerona
Lérida
Tarragona
Ceuta
Madrid
Navarra
Alicante
Castellón
Valencia
Badajoz
Cácerez
La Coruña
Lugo
Orense
Pontevedra
Baleares
La Rioja
Melilla
Álava
Guipúzcoa
Vizcaya
Asturias
Murcia
5
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22.- Organiza todas estas localidades según un archivo geográfico.
para denominar todas las localidades, provincias y comunidades:
LOCALIDAD
PROVINCIA
Grazalema
Cádiz
Ayamonte
Huelva
Isla Cristina
Huelva
Barbastro
Huesca
Jaca
Huesca
La Carolina
Jaén
Úbeda
Jaén
Dos Hermanas
Sevilla
Alcañiz
Teruel
Gandía
Valencia
Calatayud
Zaragoza
Paul de Valdelucio
Burgos
Villarcayo
Burgos
Nava de la Asunción
Segovia
Ocaña
Toledo
Alaejos
Valladolid
Villafrechós
Valladolid
Benavente
Zamora
La Roda
Albacete
Almadén
Ciudad Real
Puertollano
Ciudad Real
Sabadell
Barcelona
Tarrasa
Barcelona
Figueras
Gerona
Seo de Urgel
Lérida
Solsona
Lérida
Elche
Alicante
Alcobendas
Madrid
Tres Cantos
Madrid
Segorbe
Castellón
Mérida
Badajoz
Valencia de Alcántara
Cáceres
Betanzos
La Coruña
Ferrol
La Coruña
Mondoñedo
Lugo
Villalba
Lugo
Carballino
Orense
Cartagena
Murcia
Moratalla
Murcia
23.- Organiza todas estas localidades según un archivo geográfico.
para denominar todas las localidades, provincias y comunidades:
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6
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Utiliza el mismo idioma
COMUNIDAD
Andalucía
Andalucía
Andalucía
Andalucía
Andalucía
Andalucía
Andalucía
Andalucía
Aragón
Aragón
Aragón
Castilla y León
Castilla y León
Castilla y León
Castilla y León
Castilla y León
Castilla y León
Castilla y León
Castilla-La Mancha
Castilla-La Mancha
Castilla-La Mancha
Cataluña
Cataluña
Cataluña
Cataluña
Cataluña
Comunidad Valenciana
Comunidad de Madrid
Comunidad de Madrid
Comunidad Valenciana
Extremadura
Extremadura
Galicia
Galicia
Galicia
Galicia
Galicia
Región de Murcia
Región de Murcia
Utiliza el mismo idioma
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INFORMÁTICA BÁSICA
CURSO 2013/2014
Castro Urdiales
Cantabria
Cantabria
Laredo
Cantabria
Cantabria
Noja
Cantabria
Cantabria
Oviedo
Oviedo
Cantabria
Ramales
Cantabria
Cantabria
Santander
Santander
Cantabria
Arbizu
Navarra
Comunidad Foral de Navarra
Lecumberri
Navarra
Comunidad Foral de Navarra
Pamplona
Navarra
Comunidad Foral de Navarra
Tafalla
Navarra
Comunidad Foral de Navarra
Arnedo
La Rioja
La Rioja
Santo Domingo de la Calzada
La Rioja
La Rioja
Amurrio
Vizcaya
País Vasco
Astigarraga
Guipúzcoa
País Vasco
Baracaldo
Vizcaya
País Vasco
Hernani
Guipúzcoa
País Vasco
Letona
Álava
País Vasco
Lezo
Guipúzcoa
País Vasco
Logroño, Llodio
Vizcaya
País Vasco
Nanclares de Oca
Álava
País Vasco
Salvatierra
Álava
País Vasco
San Sebastián
Guipúzcoa
País Vasco
Vitoria
Álava
País Vasco
Bilbao
Vizcaya
País Vasco
Cabrales
Asturias
Principado de Asturias
Gijón
Asturias
Principado de Asturias
Infiesto
Asturias
Principado de Asturias
Pola de Lena
Asturias
Principado de Asturias
24.- Organiza todas estas localidades según un archivo geográfico. Utiliza el mismo idioma
para denominar todas las localidades, provincias y comunidades
Arrecife
Lanzarote
Canarias
Ciudadela
Menorca
Islas Baleares
Chipude
Gomera
Canarias
Felanitx
Mallorca
Islas Baleares
Granadilla de Abona
Tenerife
Canarias
Guía
Gran Canaria
Canarias
Ibiza
Ibiza
Islas Baleares
La Orotava
Tenerife
Canarias
Las Palmas
Gran Canaria
Canarias
Los Llanos de Aridane
La Palma
Canarias
Los Mocanes
Hierro
Canarias
Mahón
Menorca
Islas Baleares
Manacor
Mallorca
Islas Baleares
Matasblancas
Fuerteventura
Canarias
Palma de Mallorca
Mallorca
Islas Baleares
Puerto del Rosario
Fuerteventura
Canarias
Puntagorda
La Palma
Canarias
San Antonio
Ibiza
Islas Baleares
San Sebastián de la Gomera
Gomera
Canarias
Santa Cruz de Tenerife
Tenerife
Canarias
Santa Cruz
La Palma
Canarias
Esther ChisvertChover
7
IES SERRA PERENXISA
GESTIÓN DE DATOS
Talamanca
Teguise
Valverde
INFORMÁTICA BÁSICA
Ibiza
Lanzarote
Hierro
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Islas Baleares
Canarias
Canarias
25.- Ordena geográficamente los siguientes nombres de personas:
Moreno Fernández, Antonio Torremolinos
Málaga
Andalucía
Ortega Sanz, Miguel Ángel
Fuengirola
Málaga
Andalucía
Canales Bravo, Antonia
Priego
Córdoba
Andalucía
Sánchez Martín, Silvia
Barcelona
Barcelona
Cataluña
Duval Sanz, Ramiro
Mataró
Barcelona
Cataluña
Jiménez Torrecillas, Juan
La Coruña
La Coruña
Galicia
Font Beltrán,Carmen
Lugo
Lugo
Galicia
26.- Ordena geográficamente los siguientes nombres de clientes:
Miguel Hernández, Lucía
Loja
Granada
Andalucía
María del Carmen Jiménez Lorca Fuengirola
Málaga
Andalucía
José María
la fuente Garcilaso
Madrid
Comunidad de Madrid
Bernardino del Arco González
Sevilla
Sevilla
Andalucía
Enrique Sebastián Torres
Villanueva del Mesías Granada
Andalucía
Josefa Hernández Fuentes
Arroyo la Miel
Málaga
Andalucía
Carlos Canales García
Ferrol
La Coruña
Galicia
Florentina Campoamor Muñoz
Oviedo
Oviedo
Principado de Asturias
Antonia del Valle Torrelavega
Lérida
Lérida
Cataluña
Felipe Marmolejo González
Derio
Vizcaya
Vizcaya
Andrés Ramírez Quesada
Santander
Santander
Santander
María del Mar Cano Linares
Isla Cristina
Huelva
Andalucía
Andrea Moreno Sanz
Calahorra
La Rioja
La Rioja
Lorena Jiménez Jiménez
Bocairente
Valencia
Comunidad Valenciana
Ramón Nández Maura
Almagro
Ciudad Real
Castilla-La Mancha
Sofía Soto Turia
Teruel
Teruel
Aragón
Nieves García Mondéjar
Sitges
Barcelona
Cataluña
Carla SonsolesMontemar
León.
León
Castilla y León
27.- Con la lista de datos que se ofrece a continuación:
NOMBRE
EXPEDIENTE
FECHA
LOCALIDAD
Herbert Von Kretzmart
723
9.7.2012 Marbella (Málaga)
Cooperativa de Piensos
8273
9.12.2012 Ágreda (Soria)
Julia Gutiérrez Vda. de Solana
7263
9.12.2011 Tarragona
Sebastián de la Peña y González 9283
10.1.2012 Adra (Almería)
Calzados Pie Feliz
363
12.1.2012 Monzón del Río Cinca (Huesca)
Capitán Fuentes Cortés
4568
9.2.2011 Castellón
Dominga Fuentes González
8273
12.5.2012 Bilbao
Mecánica Hispalense
6623
9.4.2012 Écija (Sevilla)
Truchera Las Pintas
888
20.2.2012 Ciudad Rodrigo (Zamora)
Calzados Llorente, S.A.
8237
9.10.2012 Elche (Alicante)
Cristine Mc Dugal
2832
22.5.2011 Marbella (Málaga)
Juán Pérez García
4662
9.10.2011 Villoldo (Palencia)
Julia Pérez Escobar
6625
12.3.2012 Navalcarnero (Madrid)
Calzados Pie Grande, S.L.
772
9.2.2012 Arnedo (La Rioja)
Banco Castellano
2732
9.12.2012 Cebreros (Ávila)
a) Ordénalos alfabéticamente.
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8
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GESTIÓN DE DATOS
Banco Castellano
Calzados Llorente, S.A.
Calzados Pie Feliz
Cooperativa de Piensos
Fuentes Cortés, Capitán
Fuentes González, Dominga
Gutiérrez Vda. de Solana, Julia
Las Pintas, Truchera
Mc Dugal, Cristine
Mecánica Hispalense
Peña y González, Sebastián de la
Pérez Escobar, Julia
Pérez García, Juán
Pie Grande, S.L., Calzados
Von Kretzmart, Herbert
INFORMÁTICA BÁSICA
2732
8237
363
8273
4568
8273
7263
888
2832
6623
9283
6625
4662
772
723
9.12.2012
9.10.2012
12.1.2012
9.12.2012
9.2.2011
12.5.2012
9.12.2011
20.2.2012
22.5.2011
9.4.2012
10.1.2012
12.3.2012
9.10.2011
9.2.2012
9.7.2012
CURSO 2013/2014
Cebreros
Elche
Monzón del Río Cinca
Ágreda
Castellón
Bilbao
Tarragona
Ciudad Rodrigo
Marbella
Écija
Adra
Navalcarnero
Villoldo
Arnedo
Marbella
Ávila
Alicante
Huesca
Soria
Castellón
Vizcaya
Tarragona
Zamora
Málaga
Sevilla
Almería
Madrid
Palencia
La Rioja
Málaga
b) Ordénalos numéricamente.
Calzados Pie Feliz
Von Kretzmart, Herbert
Pie Grande, S.L., Calzados
Las Pintas, Truchera
Banco Castellano
Mc Dugal, Cristine
Fuentes Cortés, Capitán
Pérez García, Juán
Mecánica Hispalense
Pérez Escobar, Julia
Gutiérrez Vda. de Solana, Julia
Calzados Llorente, S.A.
Cooperativa de Piensos
Fuentes González, Dominga
Peña y González, Sebastián de la
363
723
772
888
2732
2832
4568
4662
6623
6625
7263
8237
8273
8273
9283
12/1/2012
9/7/2012
9/2/2012
20/2/2012
9/12/2012
22/5/2011
9/2/2011
9/10/2011
9/4/2012
12/3/2012
9/12/2011
9/10/2012
9/12/2012
12/5/2012
10/1/2012
Monzón del Río Cinca
Marbella
Arnedo
Ciudad Rodrigo
Cebreros
Marbella
Castellón
Villoldo
Écija
Navalcarnero
Tarragona
Elche
Ágreda
Bilbao
Adra
8237
9283
2732
4568
363
772
6625
723
2832
4662
6623
8273
7263
8273
888
9/10/2012
10/1/2012
9/12/2012
9/2/2011
12/1/2012
9/2/2012
12/3/2012
9/7/2012
22/5/2011
9/10/2011
9/4/2012
9/12/2012
9/12/2011
12/5/2012
20/2/2012
Elche
Adra
Cebreros
Castellón
Monzón del Río Cinca
Arnedo
Navalcarnero
Marbella
Marbella
Villoldo
Écija
Ágreda
Tarragona
Bilbao
Ciudad Rodrigo
Huesca
Málaga
La Rioja
Zamora
Ávila
Málaga
Castellón
Palencia
Sevilla
Madrid
Tarragona
Alicante
Soria
Vizcaya
Almería
c) Ordénalos geográficamente.
Calzados Llorente, S.A.
Peña y González, Sebastián de la
Banco Castellano
Fuentes Cortés, Capitán
Calzados Pie Feliz
Pie Grande, S.L., Calzados
Pérez Escobar, Julia
Von Kretzmart, Herbert
Mc Dugal, Cristine
Pérez García, Juán
Mecánica Hispalense
Cooperativa de Piensos
Gutiérrez Vda. de Solana, Julia
Fuentes González, Dominga
Las Pintas, Truchera
Alicante
Almería
Ávila
Castellón
Huesca
La Rioja
Madrid
Málaga
Málaga
Palencia
Sevilla
Soria
Tarragona
Vizcaya
Zamora
d) Ordénalos cronológicamente.
Esther ChisvertChover
9
IES SERRA PERENXISA
GESTIÓN DE DATOS
Fuentes Cortés, Capitán
Mc Dugal, Cristine
Pérez García, Juán
Gutiérrez Vda. de Solana, Julia
Peña y González, Sebastián de la
Calzados Pie Feliz
Pie Grande, S.L., Calzados
Las Pintas, Truchera
Pérez Escobar, Julia
Mecánica Hispalense
Fuentes González, Dominga
Von Kretzmart, Herbert
Calzados Llorente, S.A.
Banco Castellano
Cooperativa de Piensos
Esther ChisvertChover
INFORMÁTICA BÁSICA
4568
2832
4662
7263
9283
363
772
888
6625
6623
8273
723
8237
2732
8273
10
9/2/2011
22/5/2011
9/10/2011
9/12/2011
10/1/2012
12/1/2012
9/2/2012
20/2/2012
12/3/2012
9/4/2012
12/5/2012
9/7/2012
9/10/2012
9/12/2012
9/12/2012
CURSO 2013/2014
Castellón
Marbella
Villoldo
Tarragona
Adra
Monzón del Río Cinca
Arnedo
Ciudad Rodrigo
Navalcarnero
Écija
Bilbao
Marbella
Elche
Cebreros
Ágreda
Castellón
Málaga
Palencia
Tarragona
Almería
Huesca
La Rioja
Zamora
Madrid
Sevilla
Vizcaya
Málaga
Alicante
Ávila
Soria
IES SERRA PERENXISA