1. Internet

¿CÓMO BUSCAR REGISTROS EN LA MEMORIA CENTRAL?
Para realizar búsquedas de información tenemos que hacer clic en <BUSCAR>
del Menú Principal de la Memoria Central. Y luego el sistema nos presentará la
pantalla del motor de búsqueda.
El motor de búsqueda funciona de la siguiente manera:
• Por defecto la búsqueda genera la consulta para todo tipo de fuente
registrada en MC y para toda las claves de acceso.
• Al Presionar el botón <Buscar> en la parte superior derecha de la ventana
se generará un listado de todos los registros ingresados a la MC
En la parte superior
desplazamiento:
-
derecha
se
encuentran
los
botones
de
El botón “flecha izquierda”: Me permite mostrar los resultados de
la búsqueda anterior. (Deshacer una búsqueda).
El botón “flecha derecha”: Me permite mostrar los resultados de la
búsqueda siguiente (Rehacer una búsqueda).
El botón “buscar”: Me permite mostrar y ocultar la lista de
resultados de búsqueda.
El botón “salir”: Me permite cerrar la ventana del motor de
búsqueda.
En la parte superior de esta ventana también se encuentran los botones
para generar búsquedas específicas
-
Se puede buscar por el tipo de Clave de Acceso del registro (Que,
Cuando, Quien Donde)
Se puede buscar por palabra en el contenido del Título, descripción o
comentario del registro
En el recuadro <Buscar por palabras> digite el texto referido a su
búsqueda, y como resultado se listaran solo los registros que coinciden con
el texto digitado. Por ejemplo si queremos buscar “lancetilla” se van a listar
los registros que contengan en título, descripción o comentarios referidos
a este texto
En la parte central de la ventana se muestra la información ordenada
según tipo de Fuente, Título, fecha y código del registro.
En la parte inferior de la ventana se encuentran los iconos referidos a la
información relacionada de cada uno de los registros
¿Cómo se visualiza la información contendida en un registro?
-
Seleccione el registro o los registros de la lista
Haga doble clic con el mouse o presione <ENTER>
Haga clic en el botón <Mostrar solamente la información seleccionada>
A continuación se visualizará el contenido del registro
Nota: Si desea mostrar toda la información haga clic en el botón respectivo,
y se visualizarán todos los registros según la fuente del dato. Ejemplo: Si se
trata de un registro de imagen, se visualizaran todas las imágenes listadas
en el reporte de búsqueda.
¿Se puede ordenar las listas de búsqueda de otra manera?
Si hacemos clic en la cabecera de las columnas del reporte se conseguirá lo
siguiente:
Fuente: Ordenado de acuerdo a la fuente de información
Título:
Ordenado alfabéticamente (ascendente o descendente) de
acuerdo al título del registro
Fecha: Ordenado de acuerdo a la cronología de los registros
Código: Ordenado de acuerdo al orden de registro en el sistema
¿Cómo realizar búsquedas específicas usando las claves de acceso?
Buscar por el QUE:
1. Marcar el ítem QUE haciendo clic
2. Seleccione el botón <Buscar Que> y se abrirá la venta de ayuda para los
temas del Que
3. Ingresar el texto a buscar y luego haga clic en el botón <Buscar>. Se abrirá la
estructura y el nivel donde se encuentra el tema de su búsqueda
4. Seleccione el tema y haga doble clic sobre el nivel seleccionado. Como
resultado se llenara automáticamente los niveles del QUE.
5. Finalmente presiones el botón <BUSCAR> en la parte superior de la ventana
Seguidamente se le presentará el listado de registros que cumplen la condición del
filtro seleccionado
Buscar por el CUANDO:
1.
2.
3.
4.
Marcar el ítem QUIEN haciendo clic
Seleccione el tipo de fecha que desea filtrar
Ingrese la fecha a buscar
Finalmente presiones el botón <BUSCAR> en la parte superior de la ventana
Seguidamente se le presentará el listado de registros que cumplen la condición del
filtro seleccionado
Buscar por el QUIEN:
1. Marcar el ítem QUIEN haciendo clic
2. Seleccione el botón <Buscar Persona> y se abrirá la venta de ayuda para la
búsqueda de personas
3. Ingresar el texto a buscar y luego haga clic en el botón <Buscar>. Se abrirá la
estructura y el nivel donde se encuentra el tema de su búsqueda
4. Seleccione el tema y haga doble clic sobre el nombre de la persona. Como
resultado se llenara automáticamente el Quién
5. Finalmente presiones el botón <BUSCAR> en la parte superior de la ventana
Seguidamente se le presentará el listado de registros que cumplen la condición del
filtro seleccionado
Buscar por el DONDE:
1. Marcar el ítem DONDE haciendo clic
2. Seleccione el nivel del Donde (Ejemplo “Aldea”) y luego en el recuadro
<Buscar Donde> ingresar el nombre del lugar y automáticamente MC le ira
proponiendo el lugar especifico y llenará las casillas de los niveles superiores.
3. Finalmente haga clic en el botón <BUSCAR> de la parte superior de la
ventana
Como resultado del filtro se le presentará el listado de registros que cumplen la
condición
¿Cómo buscar los registros según el tipo de fuente?
Los tipos de fuentes que registra MC son Actividades, Documentos, Imágenes y
Noticias. Por defecto la búsqueda se realiza considerando todos estos tipos de
fuentes de información. Por ejemplo si desea realizar una búsqueda considerando
solo los documentos, se debe hacer clic sobre este rubro y seleccionar el tipo de
documento (por ejemplo fichas) y finalizar el proceso ejecutando la búsqueda para
ver sólo este tipo de información.
En el caso que se desee realizar búsquedas mixtas según fuente de información
(por ejemplo Imágenes y Actividades) solo basta realizar una selección múltiple
sobre estos ítems y ejecutar la búsqueda.
¿Cómo realizar búsquedas más complejas?
El motor de búsqueda de MC nos permite realizar búsquedas exactas sobre los
registros almacenados en la base de datos. Estas búsquedas se basan en la
combinación de las claves de accesos y/o las fuentes de información.
Las búsquedas inclusivas son las más complejas pero tiene una fuerte incidencia
en lo deseamos encontrar de manera rápida y fácil
Por ejemplo deseamos buscar “Actividades y Documentos del municipio de La
Ceiba de Junio 2009”
Este sería el resultado de la búsqueda:
¿Cómo aprovechar mejor el listado de la búsqueda?
Tener el listado de una búsqueda específica en MC es un ejercicio demasiado fácil
de lograr, pero a veces se nos hace posible encontrar caminos más rápidos para
lograr aprovechar la información seleccionada.
Para esto solo haga clic en el botón derecho de su mouse y le aparecerán las
funciones añadidas a la búsqueda de rápido acceso:
Opciones disponibles para:
Documentos
Actividades
Imágenes
Noticias
Nota: La opciones en negrita son las que se encuentran habilitadas de acuerdo al
tipo de fuente de información
Funciones de acceso rápido
Tarea realizada
Abrir Archivo Adjunto
Abrir archivo adjunto en su formato original (doc,
pdf, xls, …)
Copiar Archivos Adjuntos
Sacar copia de los archivos adjuntos que se desee
Mostrar Galería de Fotos
Visualizar el grupo de fotos previamente
seleccionadas
Mostrar detalles del a información
Visualizar el formato pre diseñado en la MC
Exportar Información
Exportar el contenido de la información registrada
en la MC
Exportar resultado de búsqueda a
excel
Exportar el listado de BUSCAR a un formato de
Excel
Mostrar solamente la información
seleccionada
Visualizar el grupo de registros previamente
seleccionadas
Mostrar toda la información
Visualizar toda la información de una fuente de
información
¿Cómo se visualizan los registros de Memoria Central?
El reporte de salida de los documentos registrados en MC nos muestra la
información completa sobre el registro, conteniendo el Título, Descripción,
Comentarios y las Claves de Acceso
En la parte derecha se encuentra la información relacionada de este registro y los
documentos adjuntos. Para abrir los documentos adjuntos se debe seleccionar el
documento y hacer doble clic..
Dentro de la visualización de los registros se disponen de botones en la parte
superior de la pantalla con los que se puede generar diferentes acciones
Visualiza las claves de acceso del registro
Le permite abrir la ventana donde se registro el
documento para que pueda modificaciones o eliminar en
el registro (solo se le permitirá esta acción con la
información que ud. registró en MC). Si se trata de un
registro de otro usuario no le será posible hacer ninguna
modificación o eliminar la información.
Permite exportar la información del registro como Ficha o
como Cronología o copiar las fotos
Regresa al listado de la BUSCAR
Describamos lo que se muestra en este registro de IMAGEN
-
-
El listado de imágenes es de varios registros
La imagen visualizada corresponde al Taller con Comisiones Evaluadoras
de la Subvención 29
Se tiene el comentario del que saco la foto
Se registro en MC el 04/06/2006 por Suyapa
La foto fue tomada el 03/06/2006 en la Aldea de Sambo Creek del municipio
de la Ceiba, departamento de Atlantida, Honduras por Kelin Virginia
Gomez.
La foto se encuentra relacionada con una Actividad dentro de la MC
Nota: Si presiona sobre el ícono de la lupa se puede ver la imagen en la pantalla
completa de su computador
Recomendación: 1. Procurar que el que registre la imagen sea el que saco la
foto o estuvo presente en el evento para poder comentar sobre
los detalles específicos que por los que se generó la foto.
2. Si ud. está visualizando la imagen también puede incluir sus
comentarios en el campo “Comentarios de Terceros”