1. Internet

Etapa 3
Sedex: ¿Cómo añadir
una auditoría ética?
Guía Sedex para Proveedores
Instrucciones paso a paso para proveedores: para ayudarle a configurar y administrar su cuenta en el
sistema de Sedex. Esta serie consta de 6 documentos; este es el documento Etapa 3:
•
•
•
•
•
•
Instrucciones de registro para proveedores
Instrucciones para la configuración de cuenta de proveedores
¿Cómo añadir una auditoría ética?
Vinculación de proveedores a clientes para agentes e intermediarios
Renovar la membresía
Guía de funciones opcionales
Para ver los otros documentos de guía para proveedores, haga clic en "?" en la sección Ayuda del
sistema Sedex, y luego haga clic en “Guía para proveedores
Sedex también ofrece sesiones de formación presenciales y en línea para los miembros que quieran
aprender más sobre el sistema y sacar el mayor provecho a su cuenta. Las sesiones formativas corren
a cargo del personal de Sedex, así como de formadores internacionales autorizados. Para obtener
más información, visite nuestra página web o póngase en contacto con: [email protected]
2
Paso 1: Cómo añadir una nueva auditoría ética
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
•
•
•
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Antes de añadir una auditoría a su cuenta, debe crear un sitio de empleo.
Si la auditoría no es suya, deberá tener el permiso de su propietario antes de compartirla con sus clientes.
Primero debe agregar una auditoría para crear un espacio en su cuenta donde el auditor o el sitio de empleo
puedan cargar la auditoría ética.
1. Haga clic aquí para
ver una lista de las
auditorías existentes en
la cuenta o agregar una
nueva solicitud de
auditoría
2. Haga clic aquí
para agregar una
nueva auditoría
Tenga presente que la página "Auditorías de mis sitios " solo
muestra auditorías que están en proceso de cargarse (p. ej., las que no son
visibles para los clientes). Para ver todas las auditorías de su cuenta, haga clic en
la pestaña "buscar", y luego en el botón “buscar”.
3
Paso 1.1: Introducir la fecha de la auditoría, el tipo y el nombre del
sitio de empleo
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Complete la información del sitio de empleo y de identificación del auditor, y después envíe la petición al auditor.
Asegúrese de proporcionar toda la información de la que disponga. Los campos marcados con un * son
obligatorios. Existen 2 tipos de fecha de auditoría para elegir:
* 1. Anunciada: el sitio de empleo puede especificar la fecha exacta de la auditoría (el auditor la puede editar
más adelante)
* 2. Semianunciada: el sitio de empleo conoce el mes en que se realiza la auditoría pero no la fecha exacta
3. Seleccione el
tipo de fecha de
auditoría aquí *
Confirme
siempre el tipo
de auditoría
antes de crear
una solicitud
4. Seleccione
el nombre del
sitio de
empleo
mediante la
herramienta
"seleccionar"
4
Paso 1.2: Seleccionar el tipo de auditoría e introducir la
información del auditor
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Es muy importante introducir la información del tipo de auditoría y de identificación del auditor correcta, ya que una vez creada
la solicitud se enviará un mensaje de correo electrónico directamente al auditor. Si no selecciona una empresa auditora
existente, tendrá que introducir la información de una empresa auditora independiente. Se le enviará una notificación por
correo electrónico de forma automática.
Existen 3 tipos distintos de auditorías:
1. Propia: llevada a cabo por el mismo sitio de empleo (auditoría interna/propia); escriba los datos de la persona que llevará a
cabo la auditoría.
2. De cliente: un cliente de la cadena de suministro (productor, distribuidor, comprador u otro) que audita el sitio de empleo
de su proveedor. Introduzca los datos de la persona que realizará la auditoría.
3. Terceros: una empresa auditora neutral de terceros. Si selecciona terceros, consulte la siguiente diapositiva para ver la
información que debe incorporar.
5.
Seleccione
el tipo de
auditoría
aquí *
6. Haga clic
aquí para
seleccionar
su empresa
auditora*
7.Una vez que
introduzca el tipo
de auditoría,
aparecerán las
opciones
correspondientes
5
Paso 1.2 (continuación): Si selecciona tipo de auditoría de terceros
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
La mayoría de las auditorías éticas las llevan a cabo empresas auditoras de terceros. Si selecciona esta opción tendrá que
asegurarse de seleccionar la empresa auditora correcta y la filial, si corresponde.
*Al seleccionar "Tipo de empresa auditora", si desea utilizar una empresa auditora, puede seleccionar empresas
pertenecientes al Grupo de Auditores Asociados (AAG) o no pertenecientes al AAG, ONG o sindicatos. Si la empresa auditora
no aparece en ninguna de las listas, seleccione "Auditor independiente" e introduzca los datos del auditor en los campos que
aparecen a continuación.
9. Haga clic aquí para seleccionar la
empresa auditora
8. Seleccione
el tipo de
empresa
auditora *
11. Haga clic aquí si
la auditoría la
realizaron diversos
participantes (p. ej.,
sindicatos, ONG y
clientes)
10. Seleccione a la
empresa auditora
6
Paso 1.3: Otras opciones: diversos participantes, cuestionario
de autoevaluación y cargar auditoría
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Asegúrese de haber introducido todos los datos necesarios de la empresa auditora/auditor antes de avanzar.
•Dispone de una opción para que el auditor acceda a su cuestionario de autoevaluación antes de la auditoría.
•Dispone de una opción con la que permitir al auditor cargar la auditoría.
•Es recomendable realizar ambas acciones
14. Haga clic
en “Enviar"
para remitir
su solicitud y
un mensaje
de correo
electrónico al
auditor
seleccionado
12. Si marca esta
opción, el auditor
podrá ver la
información de su
sitio de empleo
(recomendado)
13. "El auditor cargará la auditoría" se marca
automáticamente, ya que Sedex recomienda que sea el
auditor quien cargue la auditoría al sistema. Para
algunos clientes esto es un requisito y garantiza la
precisión de la información de la auditoría. Esto es
opcional, por lo que si desea cargar la auditoría por su
cuenta, desmarque esta opción.
Después de "Enviar" verá una página llamada "Visualización de una auditoría"
7
Paso 2.1: Comprobar el estado de su flujo de trabajo
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Es posible comprobar el estado del flujo de trabajo de la nueva auditoría desde la página Mi empresa > Auditoría
de mis sitios. Una vez que haya enviado su solicitud, el estado del flujo de trabajo de su solicitud de auditoría
pasará a "Enviada al auditor", lo que significa que se envió al auditor, quien deberá cargar la auditoría (ver parte
inferior de la página de visualización).
Estados de auditoría:
Enviada al auditor: el sitio de empleo envió una nueva solicitud de auditoría y está a la espera de
que el auditor cargue la auditoría
Cargar auditoría: el auditor recibió la solicitud de auditoría y puede comenzar a subirla.
El sitio de empleo carga la auditoría: el sitio de empleo escogió cargar la auditoría por su cuenta,
por lo que necesita hacer clic en el icono
para ir al proceso de carga de cuatro pasos.
Validación del sitio de empleo: El auditor cargó la auditoría y el sitio sitio de empleo debe
validarla o solucionar cualquier disputa o discusión. Si esto no se hace dentro de los 7 días
siguientes a la carga de la auditoría, la misma se publicará automáticamente, a menos que haya
escogido cargarla por su cuenta.
Publicada: la auditoría se publicó y ahora será visible para los clientes autorizados del sitio de
empleo.
Cuando el estado aparece marcado
en color Rosa significa que la
acción corresponde al auditor,
mientras que el color Azul significa
que la acción corresponde al sitio
de empleo
8
Paso 2.2: Validar su auditoría
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Una vez que el auditor cargue la auditoría al sistema, el estado de flujo de trabajo de la auditoría en la página Mi
empresa > Auditoría de mis sitios cambiará a "Validación del sitio de empleo".
Tendrá que validar la información de la auditoría y publicarla para que sus clientes puedan visualizarla:
• Haga clic en el icono "zoom" para visualizar la información de la auditoría, sus disputas y un informe de
la misma. Las disputas aparecen en la parte inferior de la página
• Para obtener más información sobre una disputa o consulta de una auditoría, haga clic en el icono
"zoom" que aparece al lado de cada disputa.
Haga clic aquí para
descargar una copia
del informe de
auditoría
1. Haga clic en el
icono "zoom" para
ver la información de
la auditoría, sus
disputas y un informe
de la misma
Si está de acuerdo con la información cargada por el auditor, debería validar y publicar la auditoría
haciendo clic en el botón “Modificar” (en la parte inferior de la pantalla), y luego en el botón "Publicar".
Si no está de acuerdo con la información, haga clic en "Consulta" para enviar un mensaje al auditor.
Ahora su auditoría estará visible para todos los clientes a los que haya otorgado acceso
Paso 2.3: Discutir una disputa de auditoría
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
• Puede que en algún momento desee cuestionar una disputa de auditoría introducida por el auditor y/o que no haya surgido
durante la auditoría con la que no está de acuerdo.
• Para cuestionar una disputa de auditoría, haga clic en Mi empresa > Temas. Si pasó por varias auditorías, haga clic en la
pestaña "Buscar" y aplique los filtros correspondientes para localizar la auditoría más reciente.
• Haga clic en el icono "zoom" para ver la información sobre la disputa, desplácese hacia abajo y haga clic en "Disputa en
discusión" si no está de acuerdo con ella.
• Tiene que aducir una "Razón para la discusión", que se enviará a través de un mensaje al auditor.
2. Haga clic en el
icono "zoom" para
ver la información
de la disputa
3. Haga clic en "Disputa
en discusión" si no está
de acuerdo con la
disputa introducida por el
auditor
Paso 3: Comprobar las disputas de auditoría
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Para ver las disputas de auditoría, haga clic en Mi empresa > Temas.
Las disputas de auditoría pueden ser positivas o negativas. El auditor las recoge en el informe de auditoría y después
aparecen en el sistema. Las disputas de auditoría pueden ser:
No conformidad (NC): el sitio de empleo no cumple con el estándar exigido.
Observación: el auditor está preocupado por si una disputa concreta puede llegar a convertirse en una no conformidad
en caso de no hacer nada al respecto.
Ejemplo acertado: el auditor reconoce las buenas prácticas en el sitio de empleo.
5. Haga clic en el
icono "zoom" para
obtener más
información y agregar
un plan de acción
4. Haga clic aquí
para visualizar y
comprobar todas las
disputas de
auditoría
Una vez que haya publicado la auditoría (ver paso 2.2), tendrá que introducir una acción
correctiva para cada no conformidad.
11
Paso 3: Comprobar las disputas de auditoría
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Resumen del estado de la disputa:
•
Revisión del sitio de empleo: la disputa todavía no se envió al auditor para su revisión o es necesario
volver a enviarla.
•
Revisión del auditor: el sitio de empleo espera que el auditor revise las pruebas y compruebe la acción
correctiva.
•
Avances conseguidos: el auditor reconoce que el sitio de empleo intenta resolver la disputa pero necesita
aplicar más acciones correctivas.
•
Acciones rechazadas: las acciones correctivas no son satisfactorias.
•
Comprobadas: el auditor está satisfecho con las acciones correctivas. Se finaliza y cierra la disputa.
•
Disputa surgida: el auditor cargó la auditoría, pero el sitio de empleo no la ha publicado.
Puede ver el
estado de la
disputa aquí
Una vez que haya publicado la auditoría (ver paso 2.2), tendrá que introducir una acción
correctiva para cada no conformidad.
12
Paso 4.1: Implementar acciones correctivas
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
•
•
•
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Haga clic en el icono "zoom" para ver toda la información de la disputa.
Desplácese hasta la parte inferior de la página para agregar una nueva acción a través de la pestaña "Agregar una
acción".
Puede empezar con una explicación detallada sobre su plan de acción o lo que haya empezado a hacer. Rellene todos
los campos y haga clic en "Crear". "Crear y nuevo" le permite introducir varias acciones para la misma disputa. Una vez
que haya completado la acción, recuerde que debe volver a la disputa y agregar los pasos que haya seguido para cerrar
la no conformidad.
7. Haga clic aquí
para agregar una
acción correctiva
6. Haga clic en el
icono "zoom" para
obtener más
información y agregar
un plan de acción
13
Paso 4.2: Enviar acciones correctivas
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
•
•
•
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
El sitio de empleo debería intentar llevar a cabo cada acción correctiva dentro del plazo sugerido por los
auditores. Una vez que haya completado una acción, debe cambiar su estado en el sistema y hacer clic
en Disputa de auditoría para que el auditor la revise.
Seleccione la acción correctiva completada haciendo clic en el punto verde que se encuentra al lado de la
acción y haga clic en "Editar" (en la parte inferior de la página). Modifique el estado a "Completada".
Empiece con una explicación detallada de lo que hizo en "Acción completada" y cargue los documentos y
fotos pertinentes como prueba de ello. Para guardar la información, haga clic en "Guardar".
8. Rellene todos
los campos
(cuanta más
información,
mejor)
9. Cuando
termine, haga
clic en “Crear"
14
Paso 4.3 (continuación): Enviar acciones correctivas
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Enviar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Una vez que haya guardado todas las acciones correctivas para una no conformidad, vuelva a la página Mi
empresa > Temas. Haga clic en el icono "zoom" situado al lado de cada no conformidad y luego en
el botón "Enviar acción correctiva". De esta manera se enviarán las acciones correctivas completadas al auditor
para que las revise.
El estado de la acción
correctiva debería
aparecer en la
columna "completada"
10. Haga clic
aquí para ver la
información de
la disputa
11. Desplácese hacia
abajo y haga clic en
"Enviar acción correctiva"
para remitir la disputa al
auditor para su
comprobación
Recuerde contactar a su auditor para
averiguar el estado de su acción correctiva
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Paso 5: Comprobación del auditor
Paso 1: Añadir
una nueva
auditoría ética
•
•
•
Paso 2:
Publicar su
auditoría
Paso 3:
Comprobar
disputas de
auditoría
Paso 4:
Implementar
acciones
correctivas
Paso 5:
Comprobación
del auditor
Para visualizar las acciones correctivas completadas y enviadas para revisión, vaya a Mi empresa > Temas.
El estado de la disputa de auditoría habrá cambiado a "Revisión del auditor".
Si tiene más de una auditoría, utilice la pestaña de búsqueda para buscar auditorías individuales. En un momento dado,
podría querer contactar con el auditor fuera del sistema para informarle sobre las acciones enviadas.
Revisión del sitio de empleo: la disputa todavía no se envió al auditor para su revisión o es necesario volver a
enviarla.
Revisión del auditor: el sitio de empleo espera que el auditor revise las pruebas y compruebe la acción correctiva.
Avances conseguidos: el auditor reconoce que el sitio de empleo intenta resolver la disputa pero necesita aplicar
más acciones correctivas.
Acciones rechazadas: las acciones correctivas no son satisfactorias.
Comprobadas: el auditor está satisfecho con las acciones correctivas. No es necesario aplicar más acciones.
Disputa surgida: el auditor cargó la auditoría, pero el sitio de empleo no la ha publicado.
*Si fuera necesario aplicar más acciones correctivas para cerrar la no conformidad, debería volver a "Comprobar
disputas de auditoría", como se explica en el paso 3.
Su cliente solo podrá ver una auditoría si:
•
la relación comercial está aprobada.
•
Si usted le otorgó acceso a la información de la auditoría desde la página Mis clientes > Establecer
derechos de acceso (ver Instrucciones para la configuración de cuenta de proveedores en la
sección de Ayuda ("?") del sistema).
•
La auditoría ha sido cargada y "Publicada" en el sistema.
16
Si necesita asistencia, contacte con el
Centro de Ayuda de Sedex
Centro de Ayuda del Reino Unido
– tel.: +44 (0)20 7902 2320
– Correo electrónico: [email protected]
– Skype: sedex_london
Centro de Ayuda de EEUU/Canadá
– tel.: +1 888 487 6146
– Correo electrónico: [email protected]
Centro de Ayuda de China
– tel.: +86 (0)21 6103 1622
– Correo electrónico: [email protected]
– Skype: sedex_china