1. Bienes raíces

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA
ACADEMICA
NOMBRE: SECRETARIO ACADEMICOS
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL
NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CH.
CARGO: SECRETARIO ACADEMICOS
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E)
FECHA: 30/10/2014
FECHA: 30/10/2014
FECHA: 30/10/2014
ELABORO
REVISO
APROBO
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1.
1.1
GENERALIDADES
INTRODUCCION
La secretaria académica es el soporte administrativo a las facultades y a los estudiantes mediante la ejecución y seguimiento
de las actividades.
1.2
OBJETIVO DEL MANUAL
Coordinar las actividades de secretaria académica, para la planificación y correcta ejecución de cada una de las labores
competentes a la dependencia, verificación de la información y control de cambios académicos y administrativos de la
facultad.
1.3
ALCANCE DEL MANUAL:
Limita las actividades administrativas de la academia en las facultades de la universidad La Gran Colombia en la ciudad de
Bogotá D.C.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ACADEMICA
2.
2.1
PROCEDIMIENTO DE SECRETARIA ACADEMICA
ESTUDIO ACADEMICO:
Se refiere al estudio académico que realiza la Secretaria Académica en lo referente a homologaciones, reingresos, traslados
y/o transferencias.
2.1.1
ESTUDIOS DE REINGRESO:
2.1.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
5
Secretaría Académica
6
Secretaría Académica
7
Secretaría Académica
8
Secretaría Académica
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
CONSULTAR SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA:
Consultar semanalmente en el Sistema de Gestión Académica durante todo el período de inscripciones, las
solicitudes de reingresos que reporte el Depto. De Admisiones.
INICIO DE TRÁMITE EN EL SISTEMA DE GESTION ACADEMICA:
Tramitar las solicitudes de reingresos en el Sistema de Gestión Académica.
ELABORAR ESTUDIO DE REINGRESO:
Elaborar los estudios de reingreso en el formato establecido para el respectivo tramite.
FIRMA DE SECRETARIO ACADÉMICO:
Firma de los estudios de reingreso por parte del Secretario Académico.
NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE:
Notificar al estudiante a través del correo electrónico, la aprobación y elaboración del estudio de homologación.
REGISTRO DE MATERIAS:
Realizar el registro de materias para los estudiantes que legalicen la matricula.
SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE REINGRESO:
Sistematizar el estudio de reingreso para los estudiantes que se matriculen, según homologaciones.
REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA HISTORÍA ACADÉMICA:
Relacionar los estudios y enviar al archivo, de acuerdo con las tablas de retención.
2.1.1.2 FLUJOGRAMA:
SECRETARIA ACADÉMICA
+
ESTUDIANTE DE REINGRESO
CONSULTAR SIA
INICIO DE
TRÁMITE EN EL
SIA
ELABORAR
ESTUDIO DE
REINGRESO
FIRMA DE
SECRETARIO
ACADÉMICO
NOTIFICACIÓN AL
ESTUDIANTE
REGISTRO DE
MATERIAS
SISTEMATIZAR
DE ESTUDIO DE
REINGRESO
REMISIÓN DE
DOCUMENTOS
PARA HISTORÍA
ACADÉMICA
FIN
SI
INICIO
SOLICITUD DE
REINGRESO
NO
2.1.2
TRASLADOS INTERNOS:
2.1.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
APRUEBA
ESTUDIO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
CONSULTAR SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA:
Consultar semanalmente en el Sistema de Gestión Académica durante todo el período de inscripciones, las
solicitudes de traslados internos que reporte el Depto. De Admisiones.
INICIO DE TRÁMITE EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA:
Tramitar las solicitudes de traslados internos en el Sistema de Gestión Académica.
ELABORAR ESTUDIO DE TRANSLADO INTERNO:
Elaborar los estudios de traslados internos en el formato establecido para el respectivo tramite.
FIRMAS DE APROBACIÓN DE TRASLADO INTERNO:
Entrega de estudios académicos para la firma del decano(a) y Secretario Académico.
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6
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Secretaría Académica
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NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE:
Notificar al estudiante a través del correo electrónico la aprobación y elaboración del estudio de homologación de
cursos.
REGISTRO DE MATERIAS:
Realizar el registro de materias para los estudiantes que legalicen la matricula.
SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE TRASLADO INTERNO:
Sistematizar el estudio de traslado interno para los estudiantes que se matriculen.
REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA HISTORÍA ACADÉMICA:
Relacionar los estudios y enviar al archivo, de acuerdo con las tablas de retención.
SECRETARIA ACADÉMICA
2.1.2.2 FLUJOGRAMA:
ESTUDIANTE DE TRASLADO
INTERNO
CONSULTAR SIA
INICIO DE
TRÁMITE EN EL
SIA
ELABORAR
ESTUDIO DE
TRASLADO
INTERNO
FIRMA DE
SECRETARIO
ACADÉMICO Y
DECANO
NOTIFICACIÓN AL
ESTUDIANTE
REGISTRO DE
MATERIAS
SISTEMATIZAR
DE ESTUDIO DE
TRASLADO
INTERNO
REMISIÓN DE
DOCUMENTOS
PARA HISTORÍA
ACADÉMICA
FIN
SI
INICIO
SOLICITUD DE
TRASLADO
INTERNO
NO
APRUEBA
ESTUDIO
2.1.3
ESTUDIOS DE TRANSFERENCIAS EXTERNAS:
2.1.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
5
Secretaría Académica
|
Secretaría Académica
7
Secretaría Académica
8
Secretaría Académica
9
Secretaría Académica
10
Secretaría Académica
RECEPCIÓN SOLICITUD DE ESTUDIO DE TRANSFERENCIA:
Recepción solicitud de estudio de transferencia externa
REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL ESTUDIANTE:
Revisar notas y contenidos programáticos.
ELABORAR ESTUDIO DE TRANSFERENCIA:
Elaborar el estudio de transferencia.
FIRMA DE APROBACIÓN SECRETARIO ACADÉMICO Y DECANO:
Entrega de estudios académicos para la firma de Secretario Académico y decanatura.
CITACIÓN A ENTREVISTA:
Citar a entrevista al aspirante.
EJECUCIÓN DE ENTREVISTA:
Realizar entrevista al aspirante.
SISTEMATIZAR RESULTADO DE ENTREVISTA:
Sistematizar resultados de entrevista, para generar orden de pago.
NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE:
Notificar al estudiante los resultados del estudio académico.
REGISTRO DE MATRÍCULA:
Realizar el registro de materia de los estudiantes que se matriculan.
SISTEMATIZAR Y ENVÍO AL ARCHIVO LOS ESTUDIOS DE TRANSFERENCIA:
Sistematizar el estudio de transferencia externa de los estudiantes que se matricularon, y envío de los estudios al
archivo de acuerdo con las tablas de retención.
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2.1.3.2 FLUJOGRAMA:
ESTUDIANTE DE
TRANSFERENCIA EXTERNA
REVISIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
DEL ESTUDIANTE
ELABORAR
ESTUDIO DE
TRANSFERENCIA
FIRMA DE
SECRETARIO
ACADÉMICO Y
DECANO
CITACIÓN A
ENTREVISTA
CITACIÓN A
ENTREVISTA
EJECUCIÓN DE
ENTREVISTA
SISTEMATIZAR
RESULTADO DE
ENTREVISTA
NOTIFICACIÓN AL
ESTUDIANTE
REGISTRO DE
MATRÍCULA
FIN
SI
INICIO
SOLICITUD DE
TRANSFERENCIA
EXTERNA
CITACIÓN A
ENTREVISTA
APRUEBA
NO
2.1.3.3 HOMOLOGACIONES EXTERNAS:
2.1.3.4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
5
Secretaría Académica
6
Secretaría Académica
ESTUDIO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIÓN SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN:
Revisar en el Sistema de Información académica, el link ver solicitudes, opción homologación solicitudes
pendientes.
SOLICITAR CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS:
Solicitar a través del Sistema de Información Académico link homologación, los contenidos programáticos y las
certificaciones de notas originales.
REALIZAR ESTUDIO DE HOMOLOGACIÓN:
Realizar el estudio de homologación, una vez el estudiante anexe los contenidos programáticos y las
certificaciones de notas originales.
MEMORANDO DE HOMOLOGACIÓN:
Elaborar el memorando de homologación para el visto bueno de Secretaria Académica.
SISTEMATIZAR HOMOLOGACIÓN:
Sistematización de homologación según resultado del estudio.
REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA HISTORÍA ACADÉMICA:
Enviar memorando de homologación a la historia académica del estudiante.
ESTUDIANTE PLAN DE
HOMOLOGACIÓN
SECRETARIA ACADÉMICA
2.1.3.5 FLUJOGRAMA:
INTERNA
MEMORANDO DE
HOMOLOGACIÓN
EXTERNA
SOLICITAR
CONTENIDOS
PROGRAMÁTICOS
RADICAR EL
MEMORANDO
SEGUIMIENTO A
LA
HOMOLOGACIÓN
RECEPCIÓN
SOLICITUD DE
HOMOLOGACIÓN
INICIO
SOLICITUD DE
HOMOLOGACIÓN
FIN
REALIZAR
ESTUDIO DE
HOMOLOGACIÓN
MEMORANDO DE
HOMOLOGACIÓN
SISTEMATIZAR
HOMOLOGACIÓN
REMISIÓN DE
DOCUMENTOS
PARA HISTORÍA
ACADÉMICA
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SECRETARIA ACADEMICA
2.1.4
PAZ Y SALVO ACADEMICO:
2.1.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE PAZ Y SALVO:
Consultar en el Sistema de Información Académico en el link ver solicitudes opción paz y salvo académico las
solicitudes pendientes.
REVISIÓN HISTORIA ACADÉMICA:
Revisar en el Sistema de Información Académico link estudiante historia académica del estudiante.
ELABORACIÓN DE PAZ Y SALVO:
Elaboración de paz y salvo académico.
ENTREGA DE PAZ Y SALVO:
Entrega de paz y salvo académico.
ESTUDIANTE
SECRETARIA ACADÉMICA
2.1.4.2 FLUJOGRAMA:
RECEPCIÓN DE
SOLICITUD DE
PAZ Y SALVO
INICIO
SOLICITUD DE
PAZ Y SALVOS
2.1.5
CANCELACION DE MATERIAS:
2.1.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
REVISIÓN
HISTORIA
ACADÉMICA
ELABORACIÓN DE
PAZ Y SALVO
ENTREGA DE PAZ
Y SALVO
ACTUALIZACIÓN
HISTORIA
ACADÉMICA
FIN
RECEPCIÓN DE
PAZ Y SALVO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIÓN SOLICITUD CANCELACIÓN DE CURSO:
Consultar en el Sistema de información académico en el módulo de registro las solicitudes de cancelación de
curso.
TRÁMITE DE CANCELACIÓN DE CURSO:
En el módulo registro link ver se procede a dar trámite a las solicitudes de cancelación de curso.
NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE:
Se notifica al estudiante a través del Sistema de Información Académico.
REPORTE ESTADÍSTICO:
Reporte estadístico, discriminado por programas y áreas.
2.1.5.2 CANCELACIONES DE MATRÍCULAS CON DEVOLUCIÓN Y APLICACIONES:
2.1.5.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
Secretaría Académica
RECEPCIÓN SOLICITUD DE APLAZACMIENTO ACADÉMICO:
Consultar en el Sistema de información académico en el módulo de programa las solicitudes aplazamiento del
periodo académico.
2
Secretaría Académica
COMUNICACIÓN DE APLAZAMIENTO:
Elaborar el memorando para el departamento de financiera, para aplicar DEVOLUCIÓN O ABONO, según el
caso del estudiante.
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Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
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NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE:
Notificar al estudiante de la respuesta, a través del sistema.
REPORTE ESTADÍSTICO:
Elaborar cuadro estadístico de aplazamiento del periodo académico.
ESTUDIANTE
SECRETARIA ACADÉMICA
2.1.5.4 FLUJOGRAMA:
TRÁMITE DE
CANCELACIÓN DE
CURSO
RECEPCIÓN
SOLICITUD
CANCELACIÓN DE
CURSO
NOTIFICACIÓN AL
ESTUDIANTE
DEVOLUCIÓN
O ABONO
INICIO
RECEPCIÓN DE
CANCELACIÓN DE
CUSRO
2.1.6
REGISTRO DE MATERIAS:
2.1.6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
FIN
COMUNICACIÓN
DE
APLAZAMIENTO
SOLICITUD DE
CANCELACIÓN DE
CURSO
1
REPORTE
ESTADÍSTICO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIÓN SOLICITUD REGISTRO DE MATERIAS:
Recepción de solicitud
REVISAR HISTORIA ACADÉMICA DEL ESTUDIANTE:
Revisar historia académica del estudiante para asesorarlo en la ruta académica.
REGISTRO DE MATERIAS:
Registro de materias.
ESTUDIANTE
SECRETARIA
ACADÉMICA
2.1.6.2 FLUJOGRAMA:
INICIO
SOLICITUD DE
REGISTRO DE
MATERIAS
REVISAR
HISTORIA
ACADÉMICA DEL
ESTUDIANTE
REGISTRO DE
MATERIAS
REMISIÓN DE
DOCUMENTOS
PARA HISTORÍA
ACADÉMICA
NO
APRUEBA
SI
ESTUDIO
FIN
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2.2
PUBLICAR LOS HORARIOS DE CLASES:
2.2.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
2.2.2
1
Decanaturas
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
5
Secretaría Académica
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4
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PLANEACIÓN REQUERIMIENTOS DE HORARIOS:
Determinar en compañía con la decanatura, los requerimientos de horarios, grupos y cantidad de cupos a ofrecer y
espacios académicos necesarios para los estudiantes antiguos y nuevos con base en la población estudiantil de la
facultad.
RECEPCIÓN HORARIOS:
Recepción de los horarios de clases suministrados por la Decanatura
REGISTRO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADCEMICA:
Ingreso de los horarios con sus respectivos grupos, cupos, docentes y aulas de clases, en el Sistema de Gestión
Académica, de acuerdo a las fechas establecidas en el Calendario Institucional.
REVISION DE HORARIOS:
Chequeo de los horarios de clases registrados en el Sistema de Gestión Académica, realizar las correcciones y
ajustes requeridos.
PUBLICACION DE HORARIOS:
Publicar en las carteleras de la facultad, los horarios de clases.
FLUJOGRAMA:
SECRETARIA ACADÉMICA
.
INICIO
PLANEACIÓN
REQUERIMIENTOS
DE HORARIOS
RECEPCIÓN
HORARIOS
REGISTRO EN EL
SIA
2.3
GESTION DE NOTAS:
2.3.1
PROTOCOLO DE NOTAS:
2.3.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaría Académica
3
Secretaría Académica
4
Secretaría Académica
5
Secretaría Académica
REGISTRO EN EL
SIA
REVISION DE
HORARIOS
IMPRESIÓN DE
HORARIOS
PUBLICACION DE
HORARIOS
FIN
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCION DE NOTAS:
Recepción de los listados de notas de los estudiantes, debidamente firmados por los docentes.
ORGANIZAR Y CLASIFICAR:
Organizar y clasificar los listados de notas por nivel y cursos.
PROTOCOLO DE NOTAS:
Elaborar carpeta Protocolo de Notas
VERIFICAR PROTOCOLO DE NOTAS:
Revisar la información y organización del Protocolo de Notas
ARCHIVO:
Archivo de documentos del proceso.
2.3.1.2 FLUJOGRAMA:
SECRETARIAS ACADÉMICAS
INICIO
RECEPCION
DE NOTAS
VERIFICACION
SIA
ORGANIZAR Y
CLASIFICAR
PROTOCOLO
DE NOTAS
ENVIO Y
EMPASTE DE
INFORMACION
ARCHIVO
FIN
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4
2.3.2
CORRECIÓN DE NOTAS DE LOS ESTUDIANTES:
2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
1
Secretaría Académica
2
Secretaria Académica
3
Secretaria Académica
4
5
RECEPCIÓN SOLICITUD:
Recepción solicitud de corrección de nota por parte del estudiante a través del SISTEMA DE Gestión Académica
VERIFICACIÓN SIA Y SOPORTES:
Verificar las notas del estudiante, de acuerdo con las planillas de notas y exámenes realizados. Recibir por parte del docente
los soportes respectivos para realizar modificación de la nota en el sistema.
EMISIÓN DE COMUNICADO:
Si la solicitud procede, se notifica al docente la corrección de la nota,
Si no procede la solicitud de corrección, se le informa al estudiante.
CORRECCIÓN DE LA NOTA EN EL SIA (ABIERTO):
Si la solicitud de corrección procede y no se ha hecho cierre del sistema, se le habilita el sistema al docente, para que éste
realice la corrección de la nota en presencia del Secretario Académico.
CORRECCIÓN DE LA NOTA EN EL SIA (CERRADO):
Si la solicitud de corrección procede, se elabora un memorando adjunto al formato Novedad de Notas con los soportes
exigidos.
FIRMAS DE APROBACION CORRECCIÓN:
El memorando debe registrar la firma de la Secretaría Académica, del Decano de la facultad, visto bueno de la Vicerrectoría
Académica y de la oficina de Control Interno para su aprobación.
Secretaría Académica
Secretaría Académica
6
Decanatura- Secretaría
Académica- Vicerrectoría
académica - Control Interno y
Académico
7
Secretaria Académica
8
Informática y Sistemas
9
Secretaria Académica
ENVIO DE MEMORANDO SOLICITANDO LA CORRECION DE NOTA:
Se remite el memorando solicitud de corrección al Depto. de Informática y sistemas para que realice el cambio en el Sistema
de Gestión Académica.
CORRECION DE NOTA:
Revisa que el comunicado tenga las firmas autorizadas.
Verifica el sistema de información académica y procede a realizar la corrección de la nota.
Una vez se haya realizado la corrección, se procede a realizar comunicado a Secretaria Académica informando sobre la
corrección de nota realizada.
SOCIALIZACION DE CORRECION DE NOTA:
Recibe comunicado, informa al docente y al estudiante sobre el proceso realizado y archiva las comunicaciones y los
soportes respectivos.
2.3.2.2 FLUJOGRAMA:
ESTUDIANTE
SECRETARIAS ACADÉMICAS DECANATURA
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA
CONTROL
INTERNO
INFORMÁTICA
Y SISTEMAS
FIRMA
DE Vo.Bo.
CORRECION
DE NOTA
INICIO
SOLICITUD DE
CORRECCIÒN
DE NOTA
RECEPCIÓN
SOLICITUD
NO PROCEDE
CORRECIÒN
DE NOTA
VERIFICACIÓN
SIA Y SOPORTES
SI
ABIERTO
EMISIÒN DE
COMUNICADO
SI
CERRADO
CORRECCIÓN
DE LA NOTA
EN EL SIA
CORRECCIÓN
POR NOVEDAD
DE NOTA
ELABORACIÓN
MEMORANDO
RECEPCIÓN DE
COMUNICACIÒN
SOCIALIZACION
DE CORRECION
DE NOTA
EMISIÒN DE
COMUNICADO
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
FIN
FIRMA
DE Vo.Bo.
FIRMA
DE Vo.Bo.
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4
PROCEDIMIENTO ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS:
Secretaria Académica debe informar a los estudiantes el debido procedimiento y los requisitos de documentación para que
el estudiante se dirija posteriormente a secretaria académica de la facultad a entregar sus papeles y a solicitar la carpeta para
iniciar el proceso de grado. Secretaria académica verificará que la información este completa en físico y en el sistema
académico para entregar el paz y salvo y la ficha académica.
En la carpeta debe ser anexado el registro de opción de grado y el acta de sustentación de trabajo de grado, se hará la
revisión de toda la documentación y se verificará con el depto. De admisiones de la universidad, para poder unificar toda la
información y remitir las carpetas de graduandos a Secretaria general para aprobación final
2.4.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DOCUMENTOS PARA GRADO:
Secretaria de
1
De acuerdo al Plan de Estudios del programa académico, se publica el procedimiento y
Secretaría Académica
documentos requeridos para proceso de grado.
Secretaria de
RECEPCION DE DOCUMENTOS:
2
Secretaría Académica Recibir los documentos que debe adjuntar el estudiante para el proceso de Grado.
Secretaria de
SOLICITUD DE HISTORIAS ACADEMICAS:
3
Secretaría Académica Solicitar las carpetas de los estudiantes a la oficina de archivo
VERIFICACION DE DOCUMENTOS:
Secretaria de
4
Consultar las hojas de vida de los estudiantes y verificar el cumplimiento de los
Secretaría Académica
requisitos Académicos
Secretario
EXPEDIR INFORMACIÓN ACADEMICA:
5
Académico
Expedir y avalar formato de Información Académica y ficha Académica
Secretaria de
ANEXO OPCION DE GRADO A LA HISTORIA ACADEMICA:
6
Secretaría Académica Anexar Registro de opción de Grado y resolución de pregrado a carpeta del Estudiante
Secretaria de
SOLICITUD ACTA DE TRABAJO DE GRADO:
7
Secretaría Académica Solicitar acta de sustentación de trabajo de grado
AVALAR CERTIFICADOS:
8
Decano (a)
Avalar mediante la firma, los certificados y resolución emitidos por secretaria
académica
Secretaria de
UNIFICACION DE HISTORIAS ACADEMICAS:
9
Secretaría Académica Unificar la información de las carpetas de acuerdo a los requerimientos institucionales
REMITIR HISTORIAS ACADEMICAS A SECRETARIA GENERAL:
Secretario
10
Remitir la carpeta de graduandos a Secretaria General para revisión de información
Académico
enviada
Secretaria de
ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
11
Secretaría Académica Archivo de documentos del proceso según sistema
Secretaria de
ACTUALIZAR EN EL SIA EL ESTADO DEL ESTUDIANTE:
12
Secretaría Académica Cambiar de estado matriculado o activo a egresado terminó materias.
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2.4.2
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4
FLUJOGRAMA:
ARCHIVO HISTÓRICO
Y GENERAL
DECANATURA
SECRETARIAS ACADÉMICAS
ESTUDIANTE
INICIO
DOCUMENTOS
PARA GRADO
RELACIÓN DE
HISTORIAS
ACADÈMICA
SOLICITUD DE
HISTORIAS
ACADEMICAS
RECEPCION DE
DOCUMENTOS
VERIFICACION DE
DOCUMENTOS
EXPEDIR
INFORMACIÓN
ACADEMICA
SOLICITUD ACTA
DE TRABAJO DE
GRADO
ANEXO OPCION
DE GRADO A LA
HISTORIA
ACADEMICA
UNIFICACION DE
HISTORIAS
ACADEMICAS
REMITIR HISTORIAS
ACADEMICAS A
SECRETARIA GENERAL
ACTUALIZAR EN
EL SIA EL
ESTADO DEL
ESTUDIANTE
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
AVALAR
CERTIFICADOS
FIN
PREPARACIÓN
DOCUMENTOS
DE GRADO
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
-
Reglamento Estudiantil.
4. REGISTROS:
-
Novedad académica
Solicitud académica
Cancelación académica
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No. REV
4
5. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
01/07/2010
1
25/11/2010
2
28/11/2011
3
25/10/2013
4
30/10/2014
DESCRIPCION
Emisión inicial
Actualización para: Reestructuración de los procedimientos académicos realizados por las Secretarías
Académicas.
Se eliminaron del procedimiento los paso a paso de la entrega a certificados y constancias a estudiantes.
Proceso que ahora lleva la oficina de registro y control.
Se realiza actualización por los cambios de mejora en la recepción de las solicitudes debido a la acción de
mejora que cuenta el proceso de secretaria académica.
A partir de la semana del 22/10/2013, las solicitudes académicas se realizan desde el módulo del SIA para los
estudiantes.
Se realizaron cambio en el manual de proceso y procedimientos de acuerdo teniendo en cuenta los
parámetros dados en el nuevo Sistema de Gestión Académica.