1. Educación

¿Cómo
generar
propuesta BizAgi?
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¿Cómo generar una propuesta BizAgi?
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO .................................................................................................. 3
1.1 ETAPA 1: GENERACIÓN DE LA PROPUESTA DE PREVENTA .............................4
1.2 ETAPA 2: CÁLCULO DE TIEMPOS Y COSTOS .....................................................5
1.3 ETAPA 3: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA COMERCIAL ..............................8
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¿Cómo generar una propuesta BizAgi?
1.
PROPÓSITO
Este documento tiene como fin explicar brevemente las etapas para elaborar una propuesta
BizAgi y la utilización de los documentos acompañantes.
El objetivo del proceso es generar la propuesta comercial con una estimación de costos, tiempo
y recursos, a partir de una preventa.
El proceso para la generación de una propuesta BizAgi comienza con la Preventa, etapa en la
cual se solicita información al cliente, y se analiza con el fin de establecer el marco dentro del
cual se manejará el alcance del proyecto y los requerimientos del negocio. Una vez realizada la
preventa se procede con la estimación de los tiempos y los costos, en esta se calculan los
tiempos y los costos a partir del número de elementos contemplados dentro del proceso
definido en la preventa y por último se elabora la propuesta comercial.
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1.1 ETAPA 1: GENERACIÓN DE LA PROPUESTA DE PREVENTA
En esta etapa un consultor funcional y un consultor técnico, analizan la información
suministrada por el cliente y realizan el documento “Resultado Análisis Preventa”, con el fin de
realizar un documento donde se describe la situación actual del cliente, los objetivos de la
automatización y el esquema de solución propuesto con BizAgi.
Esta etapa debe permitirle dimensionar el proyecto y los esfuerzos en tiempo y costos, es
importante tener en cuenta que en esta etapa no se espera una propuesta con todo el detalle
que se maneja en la etapa de levantamiento y diseño de un proyecto; lo importante es estar en
capacidad de:
Contabilizar los elementos del proceso
Identificar la complejidad de los datos
Definir un alcance lógico según las buenas prácticas de implementación de
procesos en BizAgi.
Nota: Es fundamental tener claro qué se debe hacer con BizAgi y qué no para poder definir una
propuesta consistente.
Adicional a lo anterior es importante identificar en esta etapa los posibles riesgos del proyecto,
esto lo puede hacer identificando:
¿Cuál es el nivel de conocimiento de la organización sobre el tema de procesos?
¿Cuál es la madurez del proceso que se desea automatizar?
¿El cliente tiene claro que es lo que desea automatizar? ¿Tiene claro que es una
herramienta de BPM y que resultados obtendrá?
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1.2 ETAPA 2: CÁLCULO DE TIEMPOS Y COSTOS
Con la información suministrada por la etapa anterior entonces procedemos a dimensionar el
proyecto en cuanto a tiempo y costos.
Durante esta etapa vamos a utilizar el documento de Excel “ Métricas proyectos”, este
documento le arrojará el tiempo estimado del proyecto en horas para cada uno de los perfiles
involucrados, la duración en semanas y el costo.
Debe incluir la información en las celdas sombreadas de color azul, a continuación encuentra
una guía para diligenciar el documento:
1. Lo primero que se debe realizar es contabilizar los elementos del proceso e incluir
esta información en la Hoja “Conteo de Elementos”.
Elementos
Nombre del
Actividades Automáticas
Proceso
o Actividades
Subproceso Manuales y
Invocación
Subprocesos Notificaciones Interfaces Interfaces
Reglas
Complejas
Cartas
BizAgi
Formatos
Consultas
BizAgi
Factor
Complejidad
1
0,5
0,5
1
0,33
0,5
1
1
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
Reportes
Los elementos a contabilizar son:
Actividades Manuales y Subprocesos: Identifique el número total de Actividades
Manuales, eventos intermedios y Subprocesos que tienen los flujos propuestos
incluidos dentro del documento de la propuesta de preventa.
Notificaciones: Identifique el número de Actividades Automáticas que envían
alguna notificación por correo electrónico que tienen los flujos propuestos
incluidos
dentro
del
documento
de
la
propuesta
de
preventa.
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Invocación a Interfaces: Identifique el número de Actividades Automáticas que
invocan alguna interfaz que tienen los flujos propuestos incluidos dentro del
documento
de
la
propuesta
de
preventa.
Interfaces: Identifique el número de interfaces contempladas dentro los flujos
propuestos incluidos dentro del documento de la propuesta de preventa.
Reglas Complejas: Identifique el número de Actividades Automáticas que realizan
algún calculo complejo que tienen los flujos propuestos incluidos dentro del
documento
de
la
propuesta
de
preventa.
Cartas BizAgi: Identifique el número de cartas BizAgi que tiene el proceso.
Recuerde que estos formatos solo incluyen los formatos que son generados
nativamente por BizAgi.
Formatos: Identifique el número de Formatos que no se pueden hacer nativament e
con las cartas que maneja BizAgi, sino que requieren una extracción de datos y un
formato diferente a rtf, como son pdf o Word que tiene el proceso.
Consultas BizAgi: Identifique el número de consultas o reportes que se van a
realizar utilizando el Análisis Gráfico de BizAgi, es decir el número de reportes que
se generarán de forma nativa desde BizAgi.
2. Una vez contabilizados estos elementos e incluidos dentro de la plantilla, debe ingresar en la
hoja “Cálculos” el costo hora para cada uno de los perfiles involucrados dentro del proyecto y
el número de personas por perfil que estarán involucradas dentro del proyecto. Una vez
ingresados estos datos podrá entonces visualizar las duraciones y los costos.
Recuerde en la hoja “Cálculos” debe incluir la información sobre los costos hora por perfil y el
número de personas asignadas al proyecto en las celdas sombreadas de color azul.
Perfil
Costos Hora por Número de Personas Costos
Perfil
Asignadas
Proyecto
Consultor Funcional (CF)
1
Consultor Técnico (CT)
1
Gerente de Proyecto
1
Horas por semana
Total
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$
$
-
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Adicional a esta información debe contestar la pregunta: ¿El Consultor funcional y el Consultor
Técnico son la misma persona?
Para información de fases de implementación y roles visite wiki.bizagi.com
3. Dentro de esta etapa es importante identificar el riesgo del proyecto, en la hoja de “Riesgos”
del mismo archivo encontrará una guía de preguntas que le permitirán identificar cual es el
riesgo del proyecto. Este riesgo le incrementará porcentualmente el valor del proyecto para
cubrir posibles desfases.
Contesté cada una de las preguntas y la hoja de cálculo le arrojará el nivel de riesgo del
proyecto. Tenga en cuenta que si no contesta las preguntas se asumirá un riesgo Alto para el
proyecto. Las preguntas las debe contestar en en las celdas sombreadas de color azul.
Tenga claro que si usted como partner ya conoce al cliente puede definir el nivel de riesgo del
proyecto o definir que no hay riesgo.
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1.3 ETAPA 3: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA COMERCIAL
Una vez tenemos la propuesta de preventa y hemos dimensionado el proyecto en cuanto a
tiempo y costos, se procede a elaborar la propuesta Comercial, un ejemplo de este documento
lo puede encontrar en el archivo “Propuesta Tipo”.
En este documento se incluye la información sobre la propuesta de servicios, el esquema de
implementación, el esquema de licenciamiento, se incluye el resumen económico de la
propuesta y las premisas y condiciones generales de la propuesta.
A este documento se le Anexa el Análisis de preventa (documento elaborado en la etapa 1), el
documento de requerimientos de Hardware y de software y el documento de Arquitectura
Sugerida.
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