1. Internet

Cómo obtener una copia de reemplazo para el formulario W-2 impreso
A partir del 1.° de Febrero de 2014, las copias de reemplazo de los formularios W-2 impresos estarán disponibles
en W-2 eXpress, un servicio de Equifax (TALX).
Puede obtener un duplicado del formulario W-2 para el año fiscal 2013 de cualquiera de las maneras que
siguen:
1. ingrese al sitio web de W-2 eXpress en www.W2eXpress.com; o
2. llame a W-2 eXpress al 1.800.952.7158.
Siga las instrucciones para iniciar sesión que le indicó su gerente para solicitar su copia del formulario W-2.
Si cambió de domicilio, tendrá la posibilidad de actualizarlo al finalizar su solicitud a través de la web o su llamada
telefónica, cuando se confirme su domicilio postal. Asegúrese de informar a su gerente sobre los cambios de
domicilio para asegurarse de que su registro de empleado se encuentre actualizado. También puede pedir a W-2
eXpress que le envíe el formulario W-2 por fax directamente a usted.
Si usted es un empleado precario que solicita un formulario W-2, tendrá que comunicarse con Payment Services
en el 1.800.729.5432, dado que los empleados precarios no tienen asignados números de identificación del
empleado.
Preguntas frecuentes:
¿Se me cobrará si solicito una copia impresa de mi formulario W-2 de 2013?
La primera copia de reemplazo del formulario W-2 de 2013 será gratuita. Cualquier pedido subsiguiente para el
año fiscal actual costará $12.00. Las copias del formulario W-2 correspondientes a los años 2012, 2011 y 2010
tendrán un cargo de $18.00 cada una.
¿Puedo obtener copias del formulario W-2 anteriores a 2010?
Sí. Las solicitudes de copias del formulario W-2 para el año fiscal 2009 y anteriores deberán enviarse por correo a
ARAMARK Payment Services, a la atención del bibliotecario, piso 14, Casilla postal 8018, Filadelfia, PA 19107. Se
aplicará un cargo de $18.00 por cada formulario que se solicite. Debe pagar a ARAMARK Payment Services
mediante un giro postal, en el que debe incluir su nombre, número de seguro social, dirección postal actual y los
años para los que solicita el formulario W-2. Por su seguridad, también solicitaremos lo siguiente:



Enero de 2014
Empleados actuales:
Deben presentar las solicitudes a su gerente del centro de beneficios, quien confirmará la
identidad del empleado. Los gerentes luego enviarán por correo la solicitud, el pago y el Identity
Validation Form (formulario de confirmación de identidad) al domicilio de Payment Services que
se indica más abajo. El Identity Validation Form se puede encontrar en aramark.net -> Payment
Services -> Payroll (Nómina) -> Forms (Formularios).
Empleados desvinculados:
Deben enviar la solicitud notarizada y el pago a Payment Services.
Empleados precarios:
Deben presentar la solicitud primero al centro de beneficios para confirmar la identidad o bien
notarizar la solicitud.
Información adicional del formulario W-2 de 2013
Los empleados que hayan dado su consentimiento para el envío electrónico de su formulario W-2 de 2013 podrán
acceder a su formulario el 24 de Enero de 2014 en http://www.aramark.com/mypayinfo/ y a través del botón
sign up for eW-2 (regístrese para el eW-2), o dirigiéndose directamente a www.W2eXpress.com.
Los formularios W-2 impresos se enviarán por correo postal, a través del correo de los EE. UU., para su entrega a
los domicilios registrados de los empleados a partir del 10 de Enero de 2014. Los formularios impresos se enviarán
antes del 31 de Enero de 2014.
La asistencia educativa no está sujeta a impuestos. No se encuentra incluida en sus sueldos del formulario W-2,
pero se informa en el casillero 14.
Los límites gravables para 2013 de Social Security (OASDI) son $113,700 para sueldos, lo que da como resultado
un impuesto máximo de $7,049.40. Nota: Medicare (FICA HI) no tiene límite.
Las siguientes partidas no están sujetas al impuesto de la FICA y no se incluyen en el casillero 3 ni en el casillero 5
del formulario W-2: asignación para comida, asignación para uniforme, reubicación no gravable (sujeta a
exclusión) y pagos por discapacidad de terceros no gravables.
El monto de la deducción médica antes de impuestos se excluye de los casilleros 1, 3, 5, 16 y 19 si corresponde.
Los pagos que le efectúen las compañías de seguros o los sindicatos por discapacidad o enfermedad
(discapacidad de corto plazo) se incluirán en el casillero 1 del formulario W-2. Cualquier parte no gravable de
estos tipos de pagos se desglosará en el casillero 12 con el código de letra “J” del formulario W-2.
Cambios de domicilio: El gerente del empleado debe actualizar los cambios de domicilio del empleado en el
sistema HCMS a más tardar el Viernes 10 de Enero de 2014.
Los formularios W-2 impresos que se devuelvan a la oficina corporativa por ser incorrecta la dirección postal NO
se reenviarán. Indique a los empleados que soliciten un formulario W-2 impreso de reemplazo a través de W-2
eXpress o se registren para el envío electrónico.
Los empleados que fueron transferidos entre centros de beneficios pueden recibir más de un formulario W-2.
Los formularios múltiples deben combinarse a los fines de la declaración impositiva. Si se solicita una copia de
reemplazo del formulario W-2 a través de W-2 eXpress, o si los empleados han aceptado recibir formularios W-2
electrónicos (eW-2), se incluirán todos los formularios de ese número de seguro social para el año fiscal
seleccionado.
Discrepancias en el sueldo: Una de las preguntas más frecuentes de los empleados acerca del formulario W-2 es
por qué la información sobre sueldo gravable del W-2 no coincide con el monto de su último recibo de pago. La
razón más común es que hay reducciones en la compensación sujeta a impuestos debidas a partidas tales como
primas médicas y dentales, aportes jubilatorios u otras deducciones antes de impuestos. Para obtener un análisis
detallado de las razones más comunes detrás de las diferencias en esos totales, consulte "Comprenda su
formulario W-2".
Las copias por duplicado o de reemplazo del formulario W-2 impreso de 2013 estarán disponibles el 1.° de
Febrero de 2014 y podrá solicitarlas llamando a W-2 eXpress al 1.800.952.7158 o ingresando al sitio web de W-2
eXpress en www.W2eXpress.com. Para obtener detalles completos consulte "Cómo obtener una copia de
reemplazo de su formulario W-2 impreso".
Enero de 2014
Correcciones al formulario W-2. Puede requerirse un formulario W-2 enmendado, o "W-2C", para actualizar la
información del empleado en las siguientes circunstancias: nombre incorrecto, número de seguro social
incorrecto, corrección del monto del sueldo o de los montos de retención impositiva, o corrección del estado o de
la jurisdicción fiscal local.
Nota: Los formularios W-2C no se crearon para realizar correcciones al domicilio.
Los formularios W-2C solo reflejan la información actualizada y deben usarse en conjunto con el formulario W-2
original. Indique a los empleados que conserven el formulario W-2 impreso original. Los formularios W-2C
impresos se enviarán a través del correo de los EE. UU. al domicilio de los empleados si no han dado su
consentimiento para recibir el formulario W-2 de 2013 de manera electrónica. Los empleados que elijan recibir el
formulario de manera electrónica podrán descargar una copia adicional de su formulario W-2 original y del W-2C.
Para obtener información adicional sobre el formulario W-2, ingrese a aramark.net -> Payment Services -> W-2
o llame al Centro de contacto de Payment Services al 1.800.729.5432, de Lunes a Viernes de 8 a. m. a 6 p. m.,
hora del este.
Enero de 2014
Consentimiento electrónico para el formulario W-2
Si usted es integrante de los grupos estadounidenses de alimentos, hospitalidad, servicios en las instalaciones y corporativo
de Aramark, ahora puede brindar su consentimiento* para recibir electrónicamente su formulario W-2 de 2013 (eW-2).
* Se le notificará por correo electrónico en Enero cuando su formulario eW-2 esté disponible.
¿Está listo para registrarse para recibir su formulario W-2 electrónico (eW-2)?
Esto es todo lo que necesita hacer para brindar su consentimiento para recibir su formulario eW-2 de 2013 y todos los eW-2
de aquí en adelante:
1. Vaya a http://www.aramark.com/mypayinfo/. No necesita una cuenta de Aramark.net para acceder a este sitio.
2. Haga clic en el botón Click here to sign up for eW-2 (Haga clic aquí para registrarse para el eW-2) para acceder al sitio web
de gestión del formulario W-2.
3. Ingrese su número de empleador 12323 y haga clic en Go (Ir).
4. Ingrese su número de identificación de empleado: Su número de identificación de empleado de 8 dígitos (puede
encontrarlo en la parte superior de su liquidación de nómina o pedírselo a su representante de recursos humanos o gerente).
5. Haga clic en Continue (Continuar).
6. Ingrese su número de identificación personal (PIN), que es su fecha de nacimiento (Date of Birth, DOB): MMDDAAAA, y
seleccione Log In (Iniciar sesión). (Por razones de seguridad, se le pedirá que cambie su PIN una vez que acceda al sistema).
7. Seleccione su imagen de seguridad personal y responda seis preguntas de seguridad.
8. Ingrese su número de teléfono y dirección de correo electrónico.
9. Revise sus opciones de seguridad para confirmar que son correctas.
10. Ahora puede brindar su consentimiento para recibir el formulario W-2 en formato electrónico (eW-2).
• Haga clic en el botón Go Paperless Today (Dígale adiós al papel hoy mismo) para completar el proceso de autorización para
el acceso electrónico.
• Lea la información legal relacionada con el formulario W-2 electrónico.
• Haga clic en el botón Test Now (Probar ahora) para ver un formulario de prueba W-2 en blanco.
• Confirme que pudo ver el formulario de prueba haciendo clic en la frase “Vi el formulario W-2 de prueba, leí toda la
información importante de arriba y quiero recibir mi declaración W-2 original en línea".
• Proporcione su dirección de correo electrónico, dirección postal y número de teléfono, o corrobore la información si ya la
ha provisto. Haga clic en Continue (Continuar).
• Revise los datos que ingresó y haga clic en Confirm (Confirmar).
• Aparecerá un mensaje de confirmación y usted podrá imprimir su consentimiento para sus registros.
Nota: Si no brinda su consentimiento para recibir un formulario eW-2, se le enviará por correo el formulario W-2 impreso a su
domicilio actual registrado.
Enero de 2014
Explicación del formulario W-2 del IRS
Para ayudarlo a leer su formulario W-2, le proporcionamos una breve explicación de cada casillero.
Número de casillero
Descripción
1
Sueldos, gratificaciones, otras
compensaciones
2
Impuesto federal a la renta
retenido
3
Sueldos del Seguro Social
4
Impuesto del Seguro Social
retenido
5
Sueldos y gratificaciones de
Medicare
6
Impuesto de Medicare retenido
7
Gratificaciones del Seguro Social
8
Gratificaciones asignadas
9
10
En blanco
11
Planes no calificados
Enero de 2014
Beneficios para la atención de
familiares a cargo
Explicación
Todos los sueldos, gratificaciones y otras
compensaciones que deban comunicarse
pagados durante el año calendario,
aunque puedan haberse ganado en el año
anterior.
El total del impuesto federal retenido de
sueldos, incluida la retención del pago por
enfermedad de terceros.
El total de sueldos pagados sujetos al
impuesto del Seguro Social. Las
gratificaciones y las gratificaciones
asignadas no están incluidas.
El total del impuesto del Seguro Social
retenido, o pagado por el empleador para
el empleado.
El total de sueldos pagados y
gratificaciones informadas sujetas al
impuesto de Medicare.
El total del impuesto de Medicare
retenido, o pagado por el empleador para
el empleado.
La cantidad de gratificaciones informadas
por el empleado al empleador durante el
año, incluso en el caso de que los fondos
del empleado fueran insuficientes para
cobrar el impuesto del Seguro Social
sobre las gratificaciones. El total de los
casilleros 3 y 7 no debe superar los
$113,700 para 2013.
La cantidad de gratificaciones asignadas al
empleado.
En blanco
La cantidad total de beneficios
proporcionados por el empleador para la
atención de familiares a cargo.
El monto de las distribuciones a un
empleado de un plan de compensación
diferida no calificado. La cantidad del
casillero 11 ya se encuentra incluida como
sueldos gravables en el casillero 1.
Casillero
Descripción
12 Código A
Impuesto del Seguro Social sobre
gratificaciones no cobrado
12 Código B
Impuesto de Medicare no cobrado
sobre gratificaciones
12 Código C
Costo gravable de la cobertura de
seguro de vida grupal a término
superior a $50,000
12 Código D
Aplazamientos optativos en virtud
de un acuerdo (plan) en efectivo o
diferido de conformidad con la
sección 401(k).
Pago por enfermedad no gravable
12 Código J
12 Código P
12 Código DD
Reembolso de gastos de mudanza
sujetos a exclusión pagados
directamente al empleado
Costo de la cobertura de salud
patrocinada por el empleador
13
Plan de jubilación
13
Pago por enfermedad de terceros
14
Otro
15 - 17
18 - 20
Enero de 2014
Información sobre el impuesto a
la renta estatal
Información sobre el impuesto a
la renta local
Explicación
El monto del impuesto del Seguro Social
sobre gratificaciones no cobrado debido a
la insuficiencia de los fondos (sueldos
regulares y cantidades aportadas por el
empleado para fines de retención).
El monto del impuesto de Medicare sobre
las gratificaciones que no pudo cobrarse
debido a la insuficiencia de los fondos.
El costo gravable de la cobertura de
seguro de vida grupal a término
proporcionada por el empleador superior
a $50,000, menos los aportes después de
impuestos. Esta cantidad se incluye en los
casilleros 1, 3 y 5.
El total de aplazamientos optativos en un
acuerdo diferido o en efectivo 401 (k).
El monto del pago por enfermedad de
terceros que no se incluye en los ingresos
debido al aporte después de impuestos
del empleado al plan de pago por
enfermedad.
La cantidad de los reembolsos de gastos
de mudanza pagados directamente al
empleado (no los pagos efectuados a
terceros en nombre de los empleados).
Esta cantidad es solo informativa y NO se
informa en su recibo de pago. La cantidad
informada con el Código DD NO es
gravable.
Este casillero se marca en el caso de que
el empleado haya sido un “participante
activo” en un plan de jubilación del
empleador, incluidos los planes
calificados 401(k).
Este casillero se marca solo si el
empleado recibió un pago por
enfermedad de terceros.
Su empleador puede comunicar
información impositiva adicional en el
casillero 14; por ejemplo, pagos para
asistencia educativa. Si se informa alguna
cantidad, se incluirá una breve
descripción.
La información sobre el impuesto estatal
se comunica en este casillero.
La información sobre el impuesto local se
comunica en este casillero.