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GESTIÓN DE COSTES
Cómo rentabilizar la gestión de
facturas: enfoque práctico
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LA EMPRESA TELIA MANEJA ANUALMENTE 300.000 FACTURAS. PARA AGILIZAR SU PROCESO DE GESTIÓN OPTÓ
POR INSTALAR UN SISTEMA DE MANIPULACIÓN DE FACTURAS AUTOMATIZADO. CON ELLO HA CONSEGUIDO
REDUCIR COSTES EN UN 40%.
JULIA KLINGSPOR
Marketing Manager de ReadSoft
Ficha técnica
E
n este artículo describiremos cómo se realiza la gestión de facturas de proveedores
en muchos entornos empresariales, y explicaremos los costes asociados al proceso de
gestionar una factura de proveedor. Además,
mostraremos cuáles son las opciones disponibles en el mercado para hacer este trabajo más
eficaz y así ahorrar los costes importantes que
suponen. Finalmente, comentamos como el ebusiness ha hecho progresar estas herramientas y que evolución se puede esperar en los
próximos años.
Queremos ilustrar uno de esos problemas
ocultos que muchos departamentos financieros se ven obligados a aceptar por desconocimiento de posibles soluciones. Comentaremos
qué posibilidades existen hoy en día para racionalizar la tarea de procesar una factura
desde la recepción hasta su pago. También
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Autor: Klingspor, Julia
Título: Cómo rentabilizar la gestión de facturas: enfoque práctico
Fuente: Estrategia Financiera nº 180. Enero 2002
Localización: 2 / 2002
Resumen: Los costes asociados a la gestión de facturas de los proveedores son muy elevados. Actualmente existen herramientas que permiten no sólo reducir su gasto de gestión, sino también el proceso y el
personal necesario. Este artículo muestra cómo es el proceso habitual
de manejo, cómo puede mejorarse con los actuales sistemas de procesamiento y los resultado que se obtienen.
Descriptores: Gestión de costes, reducción de costes, administración,
caso práctico, gestión de facturas, relación con proveedores.
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mostraremos los beneficios que se obtienen
con un mejor funcionamiento del departamento financiero y la reducción de trabajo resultante de una automatización de la introducción de datos.
GESTIÓN DE FACTURAS
Las facturas reflejan el flujo de mercancías
y servicios en una organización. Todos los días
el departamento financiero de su empresa recibe facturas de proveedores, las cuáles tienen
que seguir una serie de pasos hasta que pueden
ser pagadas y archivadas. El hecho de que la
mayoría sean recibidas por correo en formato
papel genera mucho trabajo para las empresas
que tienen que dedicar un gran número de recursos en el proceso de clasificación, copiado,
búsqueda de documentos relacionados y archivo de las facturas.
La trayectoria de una factura es larga y tediosa. Desde su recepción tiene que pasar por
varias manos. Primero ha de ser clasificada y
pre-registrada manualmente. Después, se comprueba si coincide con el pedido o con los albaranes. Entonces comienza el viaje de la factura o sus fotocopias por varios departamentos para dar el visto bueno, hasta que la
factura finalmente es aprobada y puede ser
contabilizada.
En el departamento financiero tienen que
introducir los datos en el sistema contable. Si
todo está en orden el responsable dará la orden de pago. El último paso en este proceso,
es el archivo de la factura, almacenándose
hasta el día en que alguien necesita realizar
una consulta accediendo nuevamente al documento físico para realizar una verificación o
control.
Antes de conocer qué posibilidades existen
en el mercado para automatizar este proceso,
vamos a analizar los costes implicados, para su-
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brayar la importancia de una eficaz gestión de
facturas de proveedores.
¿CUÁL ES EL COSTE REAL DEL
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA?
“Mucho tiempo, dinero y trabajo”, diría
cualquiera que trabaja en un entorno financiero o de contabilidad. La gestión de facturas
es un trabajo tedioso y costoso y el departamento financiero de cualquier gran empresa
podría fácilmente obtener datos que lo demuestran. Además, existen una serie de factores escondidos que a veces se olvidan y que
también suponen un coste importante para las
empresas, como el tiempo de trabajo que implica la gestión de incidencias de todo tipo,
búsqueda de una factura duplicada, un error
humano, etcétera.
Analicemos los siguientes ejemplos:
Tiempo de proceso
El tiempo de proceso de una factura (recepción, control, aprobación, contabilización
y archivo de la misma) se puede estimar en
15-20 minutos (hay facturas que se despachan en un minuto y otras que pueden llevar
varios días)1. Si una empresa recibe un promedio de 100 facturas al día tardará aproximadamente unos 1.700 minutos en gestionarlas, que representan 23 horas, por lo que
necesitará unas 5 personas para hacer el trabajo durante una jornada de trabajo. Si incluimos los errores humanos que pueden ocurrir, podemos añadir más retraso y un aumento de los costes.
Coste de proceso
Según la asociación finlandesa The Nordic
eINVOICE Consortium, el coste para procesar
una sola factura B2B alcanza aproximadamente
los 30 euros, incluyendo tanto el coste para el
proveedor que suministra la factura como para
la empresa que la recibe. El coste de procesar la
factura recibida representa, según ellos, un
80% de esta cifra.
Otro estudio de 1997 elaborado por el instituto estadounidense IOMA (Institute of Managment and Administration) concluyó que
“el coste promedio para el pago de una factura alcanza los 16,54 dólares. Esta cifra
puede parecer muy alta pero un 7% de las
empresas estudiadas calcularon un coste de
procesamiento y chequeo por cada factura de
Se estima que el tiempo normal para procesar una
factura es de 15 a 20 minutos y el costo para procesar
una factura B2B asciende a 30 euros
50 dólares. Al suprimir estas empresas del estudio llegaron a un promedio de 10.55 dólares por factura. En España se estima que el
coste del procesamiento de una factura está
entre 12 y 18 euros.
En resumen, los costes de proceso de una
factura de proveedor son muy elevados y las
empresas en general desconocen este coste y
cómo pueden disminuirlos. A continuación,
vamos a resumir las principales soluciones disponibles actualmente en el mercado para solucionar este problema
SISTEMAS DIGITALES DE
GESTIÓN DE FACTURAS
El uso de facturas electrónicas puede reducir el coste de proceso, comparado con el de
facturar con papel impreso. Por no mencionar
el efecto positivo que tienen las facturas elec-
Compañías facturando sobre la Web
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25
20
15
10
5
0
2000
2002
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Fuente: Gartner Group
1 El tiempo de proceso depende mucho si la factura cuadra o no cuadra. (La estimación está
basada en experiencias del departamento de Consultoría de ReadSoft).
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GESTIÓN DE COSTES
trónicas y un sistema sin papeles en el medio
ambiente. Actualmente, la mayoría de las facturas siguen siendo enviadas por correo ya que
a los proveedores les supone un coste elevado
enviarlas electrónicamente (equipos informáticos, sistemas de seguridad, comunicaciones,
personal cualificado, etcétera).
Un interesante estudio realizado por la
compañía IDC sobre los mercados escandinavos (que son los países que más rápido avanzan en el mundo con la implantación de Internet en los negocios) puede ilustrar la
evolución en el resto de Europa. El análisis realizado hace poco tiempo muestra que
sólo un pequeño porcentaje del total de las
facturas emitidas en los países fueron enviadas electrónicamente.
En Suecia, por ejemplo, el año pasado se
enviaron alrededor de 950 millones de facturas, de las que sólo un 1,2 % fueron electrónicas. Suecia lleva un año de retraso respecto a
Finlandia, líder mundial en envíos de facturas
electrónicas entre empresas (B2B). Todavía no
existe ninguna posibilidad de integrar las facturas electrónicas directamente con el sistema
financiero/ERP lo que, según IDC, es el reto
más grande para los próximos años. En España,
la obligatoriedad de archivar la factura original
en papel causa una mínima gestión de papel e
introducción de datos al departamento financiero, lo que no soluciona realmente el problema.
Intercambio electrónico de datos
El intercambio electrónico de datos (EDI)
transfiere datos comerciales imprescindibles
entre empresas y minimiza los errores, el
tiempo de transmisión y la cantidad de personal que se requieren para procesar dichas transacciones.
La mayoría de ellas usa redes de valor añadido (VANs) para transmitir las transacciones
EDI, aunque Internet está cambiando rápidamente el mercado del EDI. Internet ofrece una
El intercambio electrónico de datos (EDI) minimiza los
errores, el tiempo de transmisión y el personal que se
requieren
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red de transporte de datos de bajo coste, aunque todavía no ofrece siempre el suficiente ancho de banda para que las empresas puedan
confiar en mover todo su tráfico EDI a través de
la web.
En España son las grandes empresas y, sobre todo, las que operan dentro del sector de la
banca y la distribución, las que realizan transacciones EDI. No es muy probable que el mercado de EDI se extienda entre las pequeñas y
medianas empresas, ya que los sistemas son todavía demasiado complejos y caros.
El elevado coste impide a la mayoría de las
pymes hacer frente a la inversión de este tipo
de sistema. Además de que históricamente ha
sido una plataforma tecnológica que no ha alcanzado las previsiones iniciales de utilización.
Sistemas para captura automática de
datos
Los sistemas para procesamiento de facturas son quizás los menos conocidos entre las
aplicaciones presentadas en este artículo y,
sin embargo, son los más fáciles de integrar
con un sistema ERP.
Automatizar el proceso, mediante un escáner que digitaliza la factura y un software
OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
que lee la información para almacenarla en
un fichero plano que fácilmente puede ser
importado desde un sistema financiero, empieza a ser una seria alternativa contra la manera tradicional de gestionar facturas de proveedores.
Los sistemas de software OCR han sufrido
una gran evolución durante los últimos tiempos. Desde hace un par de años los fabricantes
cuentan con tecnologías más sofisticadas que
las tradicionales OCR para reconocimiento óptico de caracteres manuscritos e impresos.
La nueva generación de estas aplicaciones
va más allá de la mera interpretación y se habla
de “captura inteligente de información” y de
“análisis de documentos semi estructurados”
(documentos tipo facturas).
Tienen la capacidad de indexar y clasificar las facturas, extraer información sin programación previa y reconocer diferencias semánticas y divisas. Incluso existen soluciones
con características de autoaprendizaje que,
sin programación previa, aprenden a reconocer una factura por su logotipo o por otros
valores fijos como el número de CIF o ambos a
la vez.
La información una vez capturada puede ser
importada al sistema financiero. Las imágenes
de las facturas, y no el papel, son distribuidas
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GESTIÓN DE COSTES
El sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres
(OCR) lee la factura para almacenarla en un fichero plano
que puede ser interpretado desde un sistema financiero
electrónicamente por la empresa (dentro del
sistema workflow), a la persona correcta para
su contabilización y aprobación.
Al final del proceso la factura digital es archivada, habilitando una posterior búsqueda online y visualización en pantalla, en cuestión de
segundos. Las empresas españolas están obligadas por ley a archivar un original en papel de
sus facturas pero están acostumbrándose a distribuir las facturas electrónicamente con su sistema de correo electrónico o fax.
FUTURO DEL MERCADO
Tras la implementación de un sistema ERP
el siguiente paso lógico para cualquier dirección
La expansión de la captura de documentos y facturas
empresarial con ganas de mejorar la eficacia
dentro de su organización debe ser analizar su
gestión de facturas de proveedores y los pasos
que conlleva.
En esta línea, empresas como SAP y Oracle están dedicando gran parte de su atención al desarrollo de aplicaciones adicionales
que actualmente demandan los usuarios (archivos documentales, gestión documental,
content managment, integración de captura
automática de datos). La conclusión queda
clara: ampliar y extender el sistema ERP básico se está convirtiendo en una prioridad
para las empresas.
La consultora CB Consulting ha publicado
un informe sobre ERPs en España y Portugal en
el que afirma que las ventas de éstos productos
superaron los 50.000 millones de pesetas durante 1999, con un crecimiento respecto al año
anterior de más del 39%.
Por otro lado, tanto Gartner Group como
IDC observan que los grandes crecimientos
que registraba éste mercado no se volverán a
producir, ya que se está comprobando una
cierta ralentización en su evolución.
Asimismo, Forrester Research afirma que,
aunque éstos sistemas han dado lugar a ahorros de costes, en términos de reducciones de
personal, ciclos de pago más cortos y rotaciones de inventario más rápidas, están llegando
al límite de su valor competitivo. Esto hace
suponer que podemos esperar un aumento de
aplicaciones complementarias durante los
próximos años.
250
1999
2000
2001 Pronóstico
2002 Pronóstico
2003 Pronóstico
200
150
$m
100
50
0
Captura de
Captura
Facturas
Formularios
sin estructurar
en papel
OCR/ICR
(ODR)
Captura de
Captura de
Formularios Documentos
web E-forms con estructura
y contenido
(IDR)
Año
Evolución de las tecnologías
OCR/ICR
Las tecnologías para captura de documentos
semi estructurados están todavía en sus inicios y
sólo existen un par de fabricantes en el mundo
con un producto estable y listo para integrar con
los sistemas ERP de sus clientes.
La compañía sueca ReadSoft fue la primera del
mercado en sacar un nuevo producto inteligente
para facturas de proveedores seguida por una compañía alemana. En España es la única que ofrece un
sistema para procesamiento de facturas.
Desde su lanzamiento en el mercado español
ha iniciado proyectos con grandes empresas,
como por ejemplo, Mercedes Benz, Carrefour,
IKEA y General Electric. A nivel mundial varias
empresas tienen ya su producto integrado con
SAP, JD Edwards, Oracle, Lotus, etcétera.
El siguiente gráfico muestra la evolución que
ha visto el mercado de captura de datos en Europa durante los últimos años y el crecimiento
previsto para 2002.
Fuente: Strategy Partners
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BENEFICIOS PARA LA EMPRESA
Los ahorros económicos que se pueden conseguir con la implementación de un sistema automático para el procesamiento de facturas no
se miden únicamente en términos de ahorro de
dinero. La distribución de facturas electrónicas
es segura y eficiente:
• Un sistema para captura de datos elimina
la introducción manual de datos. Los empleados que antes realizaban este trabajo
pueden realizar tareas de mayor valor añadido. Además la calidad de la información
mejora considerablemente ya que el sistema puede comparar los datos con la base
de datos de proveedores o compras antes
de ser importados al sistema financiero.
• Archivar las facturas electrónicamente
permite una rápida búsqueda on-line. La
seguridad de los datos se aumenta considerablemente y además se evitan los
errores humanos que también suponen
un coste elevado.
• Una factura registrada en el archivo electrónico no puede desaparecer o colocarse
en un sitio erróneo. La reducción de
tiempo de proceso de la factura sirve para
negociar mejores precios o formas de pago
con los proveedores.
Implantación de una aplicación:
Sugerencias
Una empresa con más de 15.000 facturas de
proveedores al año y varios empleados involucrados en el proceso, debería analizar sus costes actuales contra un sistema de gestión automático de facturas.2
Los objetivos principales son los siguientes:
• Reducir recursos internos implicados en
procesamiento de papel.
• Aumentar la eficacia del servicio de acceso inmediato de la información.
A la hora de invertir en un sistema electrónico es importante realizar un estudio de viabilidad para analizar cuidadosamente:
• El proceso que se sigue en la actualidad:
personas implicadas, tiempos, etcétera.
• Las mejoras que supondrían distintos
grados de automatización.
• Realizar pruebas con facturas reales de
proveedores para conocer el grado de
Una empresa con más de 15.000 facturas/año
debería analizar sus costes actuales contra un sistema
de gestión automático
interpretación de los datos que figuran
en las mismas, la identificación de distintos proveedores y dificultades de escaneo por formatos, calidades de papel,
etcétera.
• Finalmente, analizar la integración con
los sistemas informáticos y financieros.
Todo ello, junto con la elección de un sistema escalable, es decir, que permita ampliaciones futuras y que disponga de un adecuado soporte técnico, serán los elementos
que han de inclinarnos a la adopción de dicho sistema.
También hay que ser realistas a la hora de
la implantación, no queriendo abarcar un
“mega-proyecto” desde un principio que precisaría la implicación de toda la empresa en un
cambio de forma de trabajar (Sistemas work
flow con firmas electrónicas, etcétera).
Es decir, en algunos casos, el objetivo
puede limitarse a suprimir la captura manual
de los datos y algunas validaciones de forma
automática, obteniendo un fichero de salida
con un formato sencillo de integrar con su
sistema informático o financiero, pero dejando la puerta abierta a posteriores integraciones, sistemas de archivo documental, etcétera.
CASO PRÁCTICO
Telia es la compañía de comunicaciones líder en Escandinavia que ofrece servicios e infraestructura para telefonía fija, móvil, transmisión de datos, Internet y TV-cable y también
opera dentro de las áreas de servicios de información, financieros, equipamiento al cliente e
instalación. Tiene aproximadamente 29.800
empleados
Por otro lado, su filial Telia Ekonomiservice proporciona servicio financiero a otras
compañías o sucursales del grupo. De las 45
2 ReadSoft estima que una empresa con más de 15.000 facturas al año y más de 300
proveedores puede ver la inversión amortizada en menos de un año.
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GESTIÓN DE COSTES
Archivar las facturas electrónicamente permite una
rápida búsqueda on-line y aumenta la seguridad de
los datos
personas que emplea, el equipo de cuentas a
pagar es el que se ocupa de la mayoría de las
facturas de proveedores de Telia.
Esta empresa maneja unas 300.000 facturas anualmente y proporciona servicio a 14
compañías. Su principal objetivo es incrementar su eficacia y reducir los costes implicados en el proceso de las facturas; por
tanto comprendió los potenciales ahorros que
podrían realizarse usando un sistema de manejo de factura automatizado.
Después de comparar los diferentes sistemas en el mercado optó por la solución Eyes
& Hands INVOICES de ReadSoft.
Este sistema ofrece una solución software
para procesamiento de información, mediante
la denominada captura automática de datos
(escaneo, interpretación e identifcación, verificación y transferencia al sistema financiero
de la empesa) , que realiza un tratamiento de
las facturas de proveedores integrándose en la
mayoría de los sistemas financieros de la empresa. El tiempo medio de procesamiento se
reduce hasta en un 75%.
Poco a poco, esta compañía está dejando
de manejar facturas en papel para capturarlas
y transferirlas electrónicamente vía e-mail
o Internet. Con esta solución, Telia ha conseguido en conjunto bajar los costes de
manejo de facturas en un 40%, principalmente disminuyendo los costes de personal.
CONCLUSIÓN
El proceso de una factura recibida (de proveedor) es largo y costoso (se calcula entre 1520 minutos por factura procesada, y produce
un coste a la empresa de entre 12-18 euros por
factura) pero existe solución para este problema.
Las opciones que se ha mencionado en este
artículo son las siguientes:
• Mandar las facturas electrónicamente.
• Enviar los datos de la factura a través de
un sistema EDI.
• 18
• Leer la información con un sistema de
captura automática de datos.
El uso de facturas electrónicas representa
un porcentaje mínimo del total de las facturas
emitidas.
Esta cifra se incrementará en los próximos años, pero esto no soluciona el problema
del proceso de una factura (introducción de
datos, fotocopias, la seguridad y protección
de los datos, errores humanos, etcétera), ya
que todavía no existe la posibilidad de integrar la información con un sistema financiero/ ERP.
Mientras exista una ley que obligue a
las empresas a archivar un original en papel,
lo más seguro es que se seguirán enviando
una gran cantidad de facturas en papel.
Un sistema EDI sirve únicamente para
una empresa con una gran cantidad de facturas y con pocos proveedores, lo que probablemente ha perjudicado su expansión en
el mercado.
La ventaja que tienen los sistemas ICR
(Reconocimiento Inteligente de Caracteres)
/JDR (Reconocimiento Inteligente de Documentos) es su capacidad de reconocer una
factura de un proveedor por su logotipo,
lo que permite procesar un ilimitado número
de proveedores.
Las tecnologías de OCR ha avanzado drásticamente durante los últimos años y ofrecen
aplicaciones potentes y estables. La tendencia se dirige hacia el reconocimiento de documentos sin estructura o semi estructurados
(tipo facturas) que no requieren mucha programación previa.
Estas aplicaciones se pueden integrar fácilmente con un sistema de correo electrónico y fax para dirigir todas las facturas entrantes, independientemente del formato,
al mismo sistema financiero.
Los fabricantes han detectado una demanda del mercado y las previsiones indican
que la expansión del mercado será grande
durante los próximos años. Los beneficios
son múltiples y las grandes empresas ya tienen esta tecnología instalada (sobre todo en
el norte de Europa).
Una empresa con más de 15.000 facturas
al año debería analizar su proceso de facturas
de proveedores.
Es importante realizar un preestudio antes de iniciar un proyecto de automatización
de proceso de facturas, todo con el fin de reducir al máximo los gastos implicados con el
trabajo manual y aumentar el acceso de la información. ■
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