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¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA
TESORERÍA?
Por José Antonio Vidal Hernández-Mora,
Universidad de Murcia
Domingo de la Villa Sanz,
Universidad de Murcia
SUMARIO
1. Introducción · 2. Concepto y objetivos del control interno en la gestión de la tesorería ·
3. En torno al concepto de tesorería · 4. Las actividades del área de tesorería · 4.1. Actividades
relacionadas con necesidades operativas del disponible: estados básicos de tesorería ·
4.2. La gestión de pagos y cobros · 4.2.1. Política general de pagos · 4.2.2. Pagos por caja ·
4.2.3. Pagos por bancos · 4.2.4. Política general de cobros · 4.2.5. Cobros por caja ·
4.2.6. Cobros por bancos · 4.3. La protección del disponible · 5. Conclusiones · Bibliografía
FICHA RESUMEN
AUTOR:
Vidal Hernández-Mora, José Antonio y
de la Villa Sanz, Domingo.
TÍTULO:
¿Cómo efectuar un control interno adecuado para la
tesorería?.
FUENTE:
Técnica Contable, núm. 653, páginas 4 a 22, mayo 2003
LOCALIZACIÓN: TC 03.05.01
RESUMEN:
Debido al proceso de internacionalización de la economía y al afán
por desarrollar proyectos personales, asistimos a un continuo
crecimiento del número de empresas en nuestro país aunque por el
contrario gran parte de ellas fracasan.
Una de las áreas clave es la de tesorería, provocando distintintas
disciplinas interesadas en su estudio como el cash management o el
desarrollo de control interno.
Este trabajo tiene como propósito efectuar un análisis del sistema de
control interno del área de tesorería mediante la propuesta de
políticas, mecanismos y documentos al servicio de la Dirección
empresarial para alcanzar la eficacia y eficiencia en la gestión del
disponible y de los recursos financieros a corto plazo.
DESCRIPTORES ICALI:
Tesorería. Control interno. Estado de flujos de tesorería.
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1. INTRODUCCIÓN
Durante las dos últimas décadas hemos asistido a un
continuo crecimiento del número de empresas en
nuestro país (fundamentalmente pymes), debido básicamente a la buena salud de la economía, al proceso de internacionalización de ésta y, porque no, al ansia creativa, al afán por desarrollar proyectos
personales y a la ilusión por fraguarse un futuro mejor. Pero, en contra, nos encontramos también conque un buen grupo de éstas fracasa siendo la competencia y la falta de formación, entre otros factores, los
que propician estas situaciones de dificultad.
La competencia empresarial es un factor que caracteriza la economía actual, pero no debe comprenderse
como un límite insalvable ya que, de hecho, continuarán en el mercado aquellas empresas que tengan
una mayor capacidad de respuesta ante los cambios
que imperan en el propio mercado, lo que puede conseguirse mediante la inversión en nuevas tecnologías
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y productos, en la creación de valor y en la implementación de políticas y mecanismos de gestión en
las distintas áreas de la propia compañía.
2. CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL
CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN
DE LA TESORERÍA
Una de las áreas clave en el orden administrativo y de
gestión es la de tesorería, que aunque puede entenderse
como subordinada, principalmente, a la gestión de las
compras y las ventas, participa de forma directa en la
gestión global y en el éxito, o fracaso, de las compañías,
especialmente en momentos bajistas del ciclo económico, ya que se encarga de la captación de los recursos y
de la gestión del disponible, manteniendo el equilibrio
financiero y la continuidad del ciclo de explotación.
El control interno como sistema debe contemplarse
desde una doble perspectiva. Por un lado, como el
instrumento que utiliza la auditoría de cuentas para
determinar la amplitud de las pruebas sustantivas s
realizar, una vez determinado el nivel de confianza
derivado del mismo (ICAC, 1991: 24-27). En segundo lugar debe contemplarse como una función directiva básica en el análisis de la gestión empresarial.
De hecho, la preocupación por la tesorería, como pilar
para asegurar la continuidad de las empresas, ha propiciado la aparición de distintas disciplinas interesadas en
su estudio. Entre éstas destacamos, por un lado, la denominada cash management, que definida como “el conjunto de medidas estratégicas y organizativas que afectan a los flujos monetarios y, en definitiva, a los
resultados financieros de una empresa” (López
Martínez, 1993: 15), constituye la parte de la ciencia de
la empresa dedicada al estudio de los negocios como un
flujo de dinero, con independencia del producto que fabrica o del servicio que presta (Contreras Mora, 1995:
76 y sig.; López Rives y Fuentes Campuzano, 2000: 512). Y, por otro lado, el desarrollo del sistema de control
interno, en el ámbito de la contabilidad, de la auditoría y
de la dirección de empresas, constituyendo su objetivo
la propuesta de políticas y mecanismos de control con
la finalidad de mejorar la eficacia y eficiencia en las actividades de los pagos y los cobros, de los recursos financieros a corto plazo y en la defensa del disponible.
Este trabajo tiene como propósito efectuar un análisis del sistema de control interno del área de tesorería mediante la propuesta de políticas, mecanismos y
documentos al servicio de la Dirección empresarial
para alcanzar la eficacia y eficiencia en la gestión del
disponible y de los recursos financieros a corto plazo.
Obviamente, la implantación y desarrollo de cualquier procedimiento de control supone un coste cuya
rentabilidad debe ser evaluada adecuadamente. A estos efectos, la dimensión de la empresa resulta fundamental: su infraestructura administrativa, su grado de
concentración o dispersión geográfica y decisional
son factores condicionantes que pueden permitir o
desaconsejar la implementación de procedimientos
complejos de control.
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En esta segunda óptica es en la que desarrollamos este artículo, para lo cual debemos contemplar la definición de control interno y sus objetivos básicos en
relación con el área de tesorería y su gestión. Así, en
la literatura contable y de auditoría encontramos múltiples definiciones, que tuvieron un punto de convergencia en el ámbito internacional con la aceptación
por la profesión de la conceptuación expresada en el
informe COSO1, que define el control interno como
“un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución
de objetivos dentro de las siguientes categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Fiabilidad de la información financiera.
- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
De esta lectura deben destacarse tres aspectos: que es
un proceso que afecta a las distintas actividades de cada área de gestión; que deben ser contempladas por
todas las personas que intervienen en cada área y que
debe supervisarse a lo largo del tiempo. Por tanto debe contemplarse como una disciplina que integre de
forma sistemática a la suma de controles que proporcionen sus objetivos, los cuales, siguiendo la definición anterior, abarcan tres ámbitos o categorías
(Cooper & Lybrand, 1996: tomo I, 15):
1 Son las siglas del Committe of Sponsoring Organizations
of the Treadway Commission, National Commission on
Fraudulent Financial Reporting, creada en los Estados
Unidos en 1985. Su elaboración se gestó durante un
período de más de cinco años y realizada por el grupo
de trabajo formado por la Comisión Treadway. Vid.
Coopers & Lybrand, 1997: prólogo.
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- Operacionales, que se refieren a la utilización eficaz y
eficiente de los recursos de la entidad y a la salvaguarda de activos. En este sentido, abarca aspectos
sobre la organización, como la asignación de responsabilidades, la segregación de funciones o la disposición de documentos materiales soportes de las actividades desarrolladas o limitar el acceso al efectivo.
- Información financiera. Referente a la preparación
y publicación de estados financieros estables.
- Cumplimiento. Referente al cumplimiento por parte
de la entidad de las leyes y los reglamentos aplicables.
De estas categorías de objetivos, son los operativos
los que centran nuestro interés, y sobre los que realizaremos el análisis del control interno. Así, como
punto de partida, exponemos los aspectos que caracterizan a este área en relación con los objetivos operacionales de control interno y que sintetizamos en
los cuatro siguientes:
1º. El efectivo es el bien más codiciado y, por tanto, susceptible de ser manipulado. Para este fin los potenciales
infractores no dudarán en falsear las cuentas, soportes
documentales y registros de control. Así se manifiestan
Vance y Boutell (1977: 20) al expresar que “el grado de
control que es ejercido sobre los activos de la firma depende en gran parte de la convertibilidad de estos activos en efectivo. Esto se debe al hecho de que la malversación o el robo es más probable que se practique
con activos que puedan ser fácilmente vendidos o con
el propio efectivo que con activos difíciles de convertir
en efectivo. Obviamente el efectivo es el activo que debe ser controlado con el máximo cuidado”. Es obvio
que el dinero soporta un alto riesgo de manipulación o
malversación por parte de agentes internos y externos
a la compañía, lo que evidencia que deberá prestarse
una especial atención a las medidas dirigidas a su protección con el fin de reducir el riesgo de manipulación.
2º. La tesorería es clave en cualquier empresa debido
a que está relacionada directamente con el resto de
áreas, puesto que los pagos y los cobros constituyen la
última etapa de cada transacción, ya sea por la compraventa de mercaderías o de inmovilizados, el coste
de personal o por satisfacer los tributos. Además, los
fondos disponibles de tesorería sufren variaciones
continuas (como consecuencia del importante volumen de cobros y pagos que puede realizar, diariamenTÉCNICA CONTABLE • 6
te, una compañía), lo que obliga a implantar medidas
específicas sobre su existencia y su valoración.
3º. La eficacia para atender los pagos y asegurar los
cobros constituye una parte significativa de la relación entre la empresa y los terceros y, por tanto, de su
imagen empresarial. A este respecto, Santomá (2000:
88) manifiesta que, “no controlar los cobros contribuirá a una pérdida de credibilidad por parte de los
clientes, y éstos puede que relajen sus políticas de pago. La falta de puntualidad en los pagos, puede denotar problemas internos y mermar la confianza del
acreedor/proveedor en la empresa”. Por tanto, la política de pagos y cobros, así como los medios utilizados (cheques, letras de cambio, etc.), deben ofrecer
seguridad y eficacia para la gestión de la tesorería, para lo que deberá tenerse en cuenta el posible impacto
de los cambios en la política de cobros y pagos sobre
los riesgos ya cubiertos. Por ejemplo, si una empresa
comercial sólo admite efectivo, como contraprestación de una venta, sus controles serán mínimos. En
cambio, si además admite tarjetas de crédito o cheques deberá ampliar los controles sobre el cobro.
4º. Finalmente, deberán elaborarse estados de tesorería,
a priori y a posteriori, para estimar la situación financiera en el futuro cercano, y para explicar la composición
de los flujos de tesorería generados durante un período.
3. EN TORNO AL CONCEPTO DE
TESORERÍA
La contabilidad contempla a la tesorería como la masa
patrimonial que agrupa a los activos más líquidos y de
disponibilidad inmediata (sin restricciones en cuanto a
límites y tiempo), ocupando su estudio el disponible
depositado en bancos y en la caja (Vela Pastor y otros,
1996: 294; Urías Valiente, 1997: 454). Esta concepción
de la tesorería ha sido utilizada por distintos autores al
contemplar el sistema de control interno en la actividad de la auditoría de cuentas (Holmes, 1979: 269 y
284; ICJCE, 1982: 195; Kohler, 1982: 203 y sig.; Cashin
y otros, 1988: 516; Cañibano Calvo, 1990: 327 y sig.).
Sin embargo, este concepto adquiere connotaciones
distintas cuando se trata de analizar la gestión del disponible, para lo cual la tesorería debe contemplarse en
un sentido amplío, que incluya, además de la cantidad
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de dinero que una empresa tiene en efectivo, a otros
activos líquidos, es decir, con disponibilidad inmediata.
Esta tendencia ha sido propuesta por AECA (1998:
21), coincidiendo con la emisión del documento número 20 titulado “el Estado de Flujos de Tesorería”, a
través del cual expresa que por fondos líquidos debe
entenderse la tesorería en sí (los fondos de caja y bancos de disponibilidad inmediata) y los denominados
otros medios líquidos equivalentes, que son:
con un mínimo coste, lo que posibilita la inversión
transitoria del disponible a muy corto plazo en instrumentos financieros, como son, además de la renta
fija clásica, los FIAMM y el mercado de capitales.
a) De una parte, como componentes positivos, todas
las inversiones de tipo financiero que pueden ser convertidas en liquidez en un plazo muy corto de tiempo, dando lugar a cantidades predeterminadas de tesorería, con un riesgo de cambio o depreciación
prácticamente despreciable.
Pasamos en este epígrafe a exponer el marco de funciones y actividades que constituyen el cuerpo de referencia para efectuar la propuesta del sistema de
control, y que viene conformado por las funciones de
autorización y ejecución, características del control
interno, y las actividades de la gestión de tesorería.
b) De otra, como componentes negativos, los descubiertos en cuenta corriente bancaria y las pólizas de
crédito o créditos bancarios de tipo similar, cualquiera que sea su denominación, que se utilicen habitualmente como instrumentos de gestión de tesorería”.
Por un lado, el proceso de una transacción, bien sea de
compras, de ventas o de tesorería debe obedecer al
cumplimiento de las funciones administrativas de autorización y ejecución. La autorización implica que toda transacción debe ser aprobada por un responsable
de acuerdo con las directrices de la Dirección, así por
ejemplo, cada medio de pago y cobro debe ser autorizado por el/los responsables (que serán los designados
por los estatutos de la mercantil). Y la ejecución implica la realización del acto, que será, por ejemplo, la entrega del cheque como pago de una operación, una vez
conformado el documento justificativo del pago.
En esta postura se alinea el Registro de Economistas
Auditores (REA, 1994: 156), el cual a la hora de efectuar la revisión del control interno expresa que el ciclo de tesorería incluye entre sus actividades operaciones de inversión y financiamiento.
La justificación de esta corriente es consecuencia del
hecho de que la generación de fondos de tesorería proviene, además de la concreción de las operaciones ordinarias de explotación a través de la venta y cobro de
productos y servicios, de la captación de recursos financieros en el mercado para financiar fondos de maniobra negativos u otras necesidades operativas, consecuencia del desfase temporal que surge entre los cobros
y pagos con la finalidad de cubrir déficits temporales de
tesorería. Para este fin, las fuentes de financiación de ciclos de explotación, habituales, las constituyen la póliza
de crédito (utilizada indistintamente por empresas de
venta al contado o a crédito, industriales y comerciales)
y el descuento comercial (utilizada por empresas que
venden a crédito). Por tanto, el proceso operativo de
gestión de la tesorería debe incluir estas fuentes de orígenes de fondos en la planificación contable.
Además, hemos de considerar que la evolución y
desarrollo de los mercados financieros ha posibilitado
la realización inmediata de inversiones a corto plazo,
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4. LAS ACTIVIDADES DEL ÁREA DE
TESORERÍA
En lo que respecta a las actividades configuradoras
del área de tesorería, objeto de nuestra revisión, las
hemos clasificado en tres categorías, que constituyen
el marco de nuestro análisis:
1º Actividades relacionadas con las necesidades operativas del disponible: estados básicos de tesorería.
2º La gestión de pagos y cobros.
3º La protección del disponible y medios de pago.
4.1. Actividades relacionadas con
necesidades operativas del
disponible: estados básicos de
tesorería
Esta actividad debe comprender la elaboración y formulación de dos estados básicos de tesorería, fuentes,
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asimismo, como de otros mecanismos de control: el
presupuesto de tesorería y el estado de cash-flow.
El presupuesto de tesorería “pretende conocer con anticipación la previsión del saldo de tesorería, ya sea deficitario o excedentario, con el objeto de planificar la política financiera de la empresa”(Amat, 1998: 64). Es, por
tanto, el instrumento que aporta información sobre la
evolución previsible de los flujos del efectivo, constituyendo el instrumento básico en el proceso de control
del disponible. Su elaboración, emisión y seguimiento
debe formar parte de la función directiva de planificación y dirección. En cambio, la ausencia del mismo supondría una grave deficiencia de control interno, ya que
su resultado es determinante para buscar soluciones financieras a corto plazo y para incidir sobre la política de
cobros y pagos. Además, sin una planificación presupuestaria no podrían adoptarse otras medidas de control analítico y, por tanto, careceríamos del instrumento
fundamental para conocer la existencia de desviaciones.
Ahora bien, aunque no es nuestro propósito proponer una estructura presupuestaria sobre la tesorería,
ya que ésta ha sido abordada detenidamente en la literatura contable (Contreras Mora, 1995: 35 y sig.;
González Pascual, 1995: 19 y sig.; Goenaga García y
Muñoz García, 1993: 38-45), sin embargo, sí estimamos oportuno manifestar como recomendación que
este presupuesto debería tener en consideración la fecha-valor2, de otra manera en el corto plazo podrían
ocasionarse distorsiones derivadas de la confianza
otorgada sobre determinados acontecimientos como,
por ejemplo, que un cheque de otra entidad abonado
en cuenta sea valorado en ese instante (y no dos días
después como es preceptivo), traduciéndose en un
perjuicio puntual de la tesorería que provoque un
descubierto bancario o la devolución de un efecto.
El segundo estado es el denominado estado de flujo de
tesorería (EFT) o caja generado. Es un estado extracontable que algunos autores consideran como complementario de los estados contables básicos de la
empresa y como un mecanismo indicador de si los
flujos de caja generados en un período son suficientes para atender las necesidades de tesorería a corto
plazo (AECA, 1998:13; Gabás Trigo, 1996: 50-54;
Ruíz Lamas, 1997: 30-36; Flores Caballero, 1997: 3743; González Pascual, 1997: 48-56). AECA (AECA,
1998: 13) lo define como “un documento financiero
que muestra, debidamente ordenados y agrupados
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por categorías o tipos de actividades, los cobros y los
pagos habidos en una entidad, con el fin de informar
acerca de los movimientos de efectivo producidos en
el ejercicio, así como de ayudar al entendimiento de la
evolución de la tesorería y demás medios líquidos manejados por la empresa durante el mismo”.
Dada la relevancia de este estado, reproducimos el
modelo reducido propuesto por AECA (1998: 69 el
modelo normal y en p. 42 el modelo reducido) que,
en nuestra opinión, es bastante completo y ofrece
una visión integral del estado de la generación de la
tesorería (cuadro nº1).
De la lectura de este cuadro destacamos, principalmente, a la partida nº1 titulada “flujos netos de tesorería por actividades ordinarias”, ya que refleja la información más importante de este estado debido a
dos motivos (AECA, 1998: 22):
a) Permite conocer las pautas de transformación de
cobros y pagos de las partidas de ingresos y gastos,
que constituyen la cuenta de resultados.
b) Constituye la fuente primaria de tesorería para la realización de pagos como: el reembolso de préstamos y
pagos por operaciones de inversión en activos inmovilizados, debiendo recurrirse a otras fuentes alternativas
de fondos líquidos cuando la cuantía de los mismos no
sean suficiente para cubrir las necesidades descritas.
Finalmente, otras consideraciones relevante respecto
de este estado son que (AECA, 1998: 23 y 29):
- La parte relativa a las actividades ordinarias, complementa la visión tradicional del devengo con otra que
destaca la generación y el empleo de flujos líquidos,
con el fin de permitir una mejor comprensión de la
gestión financiera llevada a cabo por la empresa.
- Los excedentes líquidos de tesorería de estas actividades son los flujos netos de tesorería por las actividades ordinarias, que pueden ser déficit o superávit por las operaciones comunes y que se repiten en
el tiempo, y que por tanto, van a seguir generando
pagos y cobros en el futuro.
- Los flujos procedentes de actividades ordinarias,
de actividades de inversión o de actividades de financiación con el mismo origen, pero de diferente
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signo, no pueden compensarse para presentar en el
EFT el excedente neto, ya que las operaciones que
las generan son, por lo general, independientes, de
forma que la compensación puede ocultar al lector
información indispensable para la correcta comprensión de las actividades desarrolladas en el ejercicio de la empresa.
4.2. La gestión de pagos y cobros
El objetivo de esta actividad reside en la implantación de políticas generales y específicas en relación
con la autorización y con mecanismos de ejecución
para mejorar la eficacia y eficiencia en la gestión y
evitar el riesgo de fraude. La autorización y ejecución de los mismos requiere, inicial y primordialmente, la definición y determinación, por parte de la
Dirección, de una política definida de pagos y cobros que se adecue a las necesidades comerciales y
financieras de la compañía y sean acatadas por el
personal. En cambio, la ausencia de éstas podría generar consecuencias negativas para la gestión (aceptar plazos de pagos inferiores a los plazos de cobros) y desórdenes de la tesorería (por ejemplo, no
conocer los importes a desembolsar en un período
de tiempo invalidaría al presupuesto como herramienta de control).
Además, como es preceptivo, los pagos y los cobros
podrán ser atendidos con el efectivo depositado en la
caja o en el banco (por medio de los instrumentos
bancarios: cheques, pagarés, transferencias o domiciliación bancaria).
2 La fecha valor es aquella en la que el banco abona o
carga una operación a efectos de valor. A este
respecto, es práctica habitual que la fecha valor en los
cargos coincida con la fecha en la cual se efectúa el
pago, mientras que la fecha valor en los abonos se
retrase unos días. Vid. Santomá, 2000: 27).
Cuadro 1. Estado de flujo de tesorería reducido
ESTADO DE FLUJO DE TESORERÍA REDUCIDO
N
N-1
1.- FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES ORDINARIAS
POR OPERACIONES DE EXPLOTACIÓN
+ cobros de clientes y deudores (impuestos indirectos incluidos)
- pagos a proveedores y acreedores
- pagos al personal
- pagos de servicios exteriores- otros pagos
POR INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS CORRIENTES
+ cobros de intereses
- pagos de intereses
POR IMPUESTOS
- pagos del impuesto sobre beneficios del ejercicio
- pagos por liquidaciones de IVA
- pagos por otros impuesto (actividades económicas, bienes inmuebles, etc.)
FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN
+ Cobros por ventas de activos materiales, inmateriales y financieras.
- pagos por adquisición de activos materiales e inmateriales y de otras inversiones
financieras
FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN
+ captación
+ captación
- reembolso
- reembolso
de
de
de
de
capitales
capitales
capitales
capitales
ajenos a
ajenos a
ajenos a
a ajenos
largo plazo
corto plazo
largo plazo
a corto plazo
INCREMENTO (DISMINUCIÓN) DE TESORERÍA Y OTROS MEDIOS LÍQUIDOS
Partidas que componen la tesorería y otros medios líquidos equivalentes
TESORERÍA Y OTROS MEDIOS LÍQUIDOS FINALES
(detalle en nota aparte)
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Con base, por tanto, en la política de pagos y cobros,
vamos a abordar las medidas y medios que contribuyen a favorecer el control de la gestión de la tesorería.
Para este fin, vamos a proponer controles en tres niveles: en primer lugar, medidas inherentes a la política general y, posteriormente, contemplaremos los pagos y cobros por caja y por bancos.
4.2.1. Política general de pagos
Las medidas más significativas que deberían considerarse en relación con la política general de pagos son
las siguientes:
1) Es recomendable proponer una fecha fija en cada
período para atender los desembolsos de operaciones
habituales del tráfico comercial, y comunicarlo por
escrito a los proveedores y acreedores (por ejemplo,
establecer dos días al mes, los días 15 y 30). Esta actuación facilita la preparación del presupuesto y, por
tanto, contribuye a ordenar la tesorería.
2) Con respecto a la utilización de instrumentos de
pago es recomendable, como principio general, emplear medios bancarios (el cheque, pagaré, la letra de
cambio o la transferencia electrónica) tanto para atender las obligaciones derivadas de operaciones ordinarias (proveedores) como las contraídas con los acreedores, con el personal o con los tributos, evitando
realizar pagos por la caja. Ello es debido a que:
- El mercado admite habitualmente, aunque dependiendo del sector de actividad, el diferimiento del pago de las operaciones del tráfico (en cuyo caso se utiliza, principalmente, la letra de cambio o el pagaré).
- Aunque no se aceptase el diferimiento del pago, los
instrumentos bancarios son susceptibles de admitir
controles físicos (por ejemplo, la firma del propio
medio) y permite un mejor seguimiento de las operaciones en caso de que se extravíe el instrumento
(a través del rastreo del extracto bancario o solicitando información a la entidad financiera).
3) Únicamente se deberían autorizar los desembolsos
por caja para cantidades pequeñas, inferiores a un determinado importe. Este proceder impediría la posesión de una cifra importante de efectivo en la caja y
reduciría el riesgo de manipulación y pérdida en caso
de robo.
TÉCNICA CONTABLE • 10
4) La ejecución de cada pago, tanto si se trata de operaciones ordinarias o no, debería hacerse con base en
el documento soporte de la operación (factura, nómina, etc.). Para satisfacer el mismo, el soporte deberá contener la rúbrica o firma de los responsables de
su autorización (por ejemplo, en el caso de una factura, se comprobará que ésta ha sido cotejada con la orden de pedido y con el albarán de entrada; o, el pago
de la nómina exige que ésta haya sido previamente
conformada y autorizada por el gerente).
4.1) Además, cuando el desembolso sea en efectivo se
rubricará el documento soporte con un sello que indique “pagado” y otro que marque la fecha del día.
Asimismo, este documento debería rubricarse por el
acreedor conformando el pago.
4.2) Cuando el pago sea a crédito se confeccionará,
comprobará y autorizará el instrumento elegido. La
emisión requiere rellenar completamente el medio; la
comprobación conlleva cotejar que los datos consignados coinciden con los del soporte documental; y la
autorización implica que sea firmado por la persona
con poderes notariales.
Una vez comprobado, es recomendable realizar dos
copias del mismo, como paso previo a su envío al
proveedor o acreedor. Ambas copias tendrán el siguiente destino:
- Una primera, debería adjuntarse a la factura o documento análogo como justificante del desembolso.
- La segunda copia se enviaría a Contabilidad para el
registro.
Finalmente, el original se enviará al proveedor, al
acreedor, al trabajador o a la entidad financiera (en el
caso del descuento comercial) para atender la deuda
contraída. El envío, asimismo, debería realizarse por
medio de un transporte que permita su acreditación
(correo certificado o contratando los servicios de una
compañía de transportes en caso de que el importe de
los pagos sea muy elevado) para evitar el extravío o la
intercepción del instrumento por un tercero.
4.2.2. Pagos por caja
La tendencia actual en el ámbito de la empresa es la de
reducir, en la medida de lo posible, los pagos por la caja.
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A este respecto, únicamente sería recomendable la
utilización del efectivo depositado en la caja (denominada caja-chica) para atender el desembolso de
transacciones de poca relevancia y mínima cuantía
(por ejemplo, los portes debidos de un envío, las materiales diversos adquiridos contra reembolso, sellos y
cartas, material de oficina, etc.).
No obstante, para abonar estas deudas es inevitable
retener diariamente una cantidad de efectivo, lo que
conduce a que sea necesario arbitrar un procedimiento que asegure un control sobre el efectivo manejado
por el cajero y que permita, además, ofrecer una equivalencia entre el efectivo depositado y el saldo de caja. Para este fin, el sistema más aceptado es el denominado “fondo fijo de caja”.
La implementación de un “fondo fijo de caja” o “caja chica”(ICJCE, 1982: 199; Casals Creus y otros,
1998:132) es responsabilidad del cajero, y la base de
este procedimiento reside en la disposición de un
fondo de dinero, con una cuantía máxima y por un
determinado período de tiempo, para atender los desembolsos por la caja. La gran ventaja que ofrece este
mecanismo radica en que se ejerce un control directo
sobre el disponible en caja e indirecto sobre el cajero.
Los pasos que definen este sistema son los siguientes:
El proceso se inicia con la entrega por parte del gerente
de un cheque (preferentemente nominativo) al cajero,
por el importe estipulado para atender las obligaciones
que en un período habitual contrae la compañía, para
que éste lo haga efectivo. A continuación, deberá obrar
conforme a las siguientes normas de funcionamiento:
1) Para atender cada pago, deberá verificarse que la
transacción objeto del mismo ha sido aprobada y, por
tanto, el documento soporte contiene la rúbrica del
responsable (por ejemplo, un porte debido será rubricado por el responsable de administración y el pago de una dieta o gasto de viaje será autorizado por
el gerente). Este documento se guardará en la caja en
sustitución del efectivo entregado.
2) Cuando se agote el disponible del “fondo fijo” o
cuando finalice el período de tiempo máximo autorizado3, el cajero entregará al gerente el original del documento-registro del “fondo fijo de caja” adecuadamente conformado y firmado (quedándose una copia
para su control) junto con los recibos o justificantes.
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El gerente, tras la pertinente comprobación, le reembolsará un cheque por la suma del importe de los justificantes para que lo haga efectivo e inicie un nuevo
período con la misma cantidad inicial.
3) El gerente, finalmente, archivará el documento del
fondo y entregará los justificantes a contabilidad para su registro.
Junto con la llevanza de este sistema, también sería
recomendable fijar un límite máximo de dinero para
poder efectuar un pago en efectivo, de tal modo que
si supera esa cantidad, deberá ser autorizado por el
gerente y utilizarse un medio bancario.
4.2.3. Pagos por bancos
La empresa empleará instrumentos bancarios para
disponer de los fondos depositados en las cuentas corrientes contratadas con las entidades de crédito. Los
principales instrumentos empleados en el tráfico empresarial, y que centran la atención del control interno son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré y la
transferencia electrónica.
La utilización de uno u otro va a depender de la naturaleza de la transacción, y de la filosofía de la
Dirección. Ahora bien, en cualquier caso deberán observarse una serie de medidas de control afectas a estos instrumentos en una doble dirección: con respecto
a la autorización y con respecto a su ejecución (cumplimentación, comprobación y envío del documento).
1º. Con respecto a la autorización de los instrumentos de pago, deberían contemplarse aquellas medidas
dirigidas a determinar el sistema más adecuado para
representar a la mercantil y, como consecuencia, designar a las personas autorizadas para firmar los medios de pago, que son quienes asumen la responsabilidad sobre el disponible depositado en el banco.
1.1) La primera recomendación es que la facultad para firmar el cheque, pagaré o letra recaiga, como mínimo, en dos signatarios de forma mancomunada (aspecto éste que deberá constar en los estatutos de la
3 La justificación de autorizar un período máximo de
tiempo es para que no se demore el trueque de los
justificantes por el cheque compensatorio, y éstos se
contabilicen oportunamente. En caso contrario, se
estaría falseando la imagen fiel, puesto que en el
Balance siempre aparecerá como saldo de caja la cifra
inicial con que se dotó dicho fondo.
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11 • TÉCNICA CONTABLE
mercantil), es decir, que los poderes para firmar estos
instrumentos se otorguen necesariamente a más de
una persona, lo que conlleva dos importantes ventajas:
- El documento soporte del desembolso (por ejemplo,
una factura o una nómina) deberá ser revisado, al
menos, por dos personas (quienes lo justificarán mediante una firma o rúbrica). Este hecho aporta como
notable beneficio que haya más posibilidad de detectar errores voluntarios o involuntarios en el documento operativo y origen del pago o en el propio
instrumento (por ejemplo, un cheque emitido por un
importe superior al consignado en la factura).
- La seguridad de los administradores con respecto a
la utilización del efectivo. En este sentido, existe más
posibilidad de apropiación indebida si el disponible
es manejado por una sola persona (aunque fuese uno
de los administradores) que si es autorizado por dos
(la confianza puede desembocar en fraude).
No obstante, habría que considerar, también, los inconvenientes de esta medida. Por un lado, habría que
llevar cuidado con el exceso de confianza que pudiera depositar un firmante sobre el otro, lo que podría
provocar que ninguno de los dos revisase el documento soporte, amparándose en que el anterior ya lo
habrá revisado. Y, por otro lado, se podría perder
operatividad en la ejecución del pago por la ausencia
de uno de los signatarios. Aspectos que deberán ser
observados por los autorizados.
1.2) La variación de los estatutos de la sociedad modificando los administradores o las personas autorizadas para representar y firmar por la compañía se
deberá poner en conocimiento de las entidades financieras para desautorizar a los anteriores y reconocer a los nuevos a través del reconocimiento de firmas (Back, 1990: 155). Asimismo, en caso de
incomparecencia de algún autorizado de firmas por
enfermedad u otra causa relevante, los estatutos deberán permitir su rápida sustitución.
1.3) Cuando la empresa opte por utilizar como instrumento la transferencia electrónica, deberá identificarse
a las personas autorizadas, las cuales dispondrán de una
clave de acceso. En este sentido es, asimismo, recomendable que la autorización sea concedida como mínimo a dos responsables de forma mancomunada, del
mismo modo que si se tratase de un cheque o pagaré.
TÉCNICA CONTABLE • 12
1.4) Finalmente, hemos de incluir una medida relacionada con la integridad del disponible en el banco
y que es consecuencia de la relación comercial entre
el banco y el proveedor. El fundamento para su adopción estriba en que, a veces, por exceso de confianza,
el banco podría cargar un efecto ficticio girado por el
vendedor contra una cuenta corriente del cliente sin
que éste haya sido aceptado. Para evitar esta eventualidad es recomendable que el pagador (cliente) envíe
periódicamente a la entidad de crédito una relación
exacta y completa de los pagarés, letras y cheques
aceptados por fechas de vencimiento. O también, como medida complementaria se podría exigir al banco
que solicite una autorización fehaciente a la compañía
para proceder al cargo de una letra o pagaré.
Ahora bien, cuando esto ocurra, el perjudicado deberá solicitar lo antes posible a la entidad de crédito que
proceda a la anulación del cargo, teniendo en cuenta
que “los plazos de devolución interbancarios para
efectos comerciales son necesariamente cortos, siendo en la mayoría de los casos entre 3 y 10 días, según
el tipo de documento y la forma de intercambiarlo.
Pasados estos plazos, y según el sistema, puede haber
otro período (30 días para el sistema de truncamiento) en el que se admite la devolución salvo buen fin,
siempre y cuando pueda cargarse al cedente.
Agotados todos los plazos, la devolución, en caso de
admitirse, debe ser soportada por la entidad domiciliataria” (Robles, 1995: 104).
2º. La ejecución, por otra parte, tiene como fundamento la consideración de una serie de reglas relativas a las personas encargadas de su emisión, a la forma idónea como debe cumplimentarse y al modo de
su envío al cliente o deudor. Después de relacionar las
medidas estimadas, procederemos a comentar las
ventajas e inconvenientes derivados del empleo de
uno u otro instrumento en el tráfico comercial.
La cumplimentación y emisión requiere que se observen las siguientes medidas:
2.1) En primer lugar, el documento debería emitirse
por el cajero, y la firma mancomunada debería recaer
en la persona del gerente, y en un segundo administrador, que bien podría ser el responsable de una área
distinta de la tesorería. De esta manera, se establece
un doble control (la emisión y la firma) limitando el
riesgo de error.
Nº 653 • Mayo 2003
¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
2.2) Los cheques, letras o pagarés deben cumplimentarse nominativos y cruzados, y nunca al portador. El
cheque nominativo obliga a consignar a la persona física o jurídica destinataria del cheque, de esta manera
el tenedor deberá justificar su identidad para cobrarlo por ventanilla, estampando su firma en el reverso.
Ahora bien, existe el riesgo de que un cheque enviado
por correo sea interceptado, manipulado y cobrado
por un tercero por ventanilla, sin que se le pueda seguir
el rastro al mismo. Para evitar esta posible actuación es
recomendable cruzar el medio de pago (procedimiento que consiste en insertar dos barras paralelas sobre el
anverso). Con este proceder, únicamente podrá cobrarse mediante su abono en una cuenta corriente bancaria del nominado, y nunca por ventanilla.
2.3) Es, asimismo, recomendable, a colación con lo
manifestado anteriormente, que los cheques o pagarés nominativos se envíen por correo certificado o
medios similares, para reducir el riesgo de que sean
interceptados por terceros.
2.4) Es aconsejable, asimismo, anotar en la matriz del
talonario el número, concepto, fecha e importe del
cheque o pagaré emitido. Como alternativa a esta medida, sería recomendable hacer una fotocopia del
mismo y unirla al documento soporte del pago.
2.5) Cuando se termine un talonario no se debe tirar
la matriz, ya que contiene información de lo acontecido con cada cheque hasta pasado un tiempo razonable, cómo mínimo hasta que esté cerrado contablemente el ejercicio económico de referencia. En ese
caso se podrá destruir la matriz.
2.6) En el momento de estampar la firma de los cheques o pagarés, los documentos operativos, que deberán ser originales, se cancelarán con un sello que
indique “pagado” y se indicará la fecha. De esta manera se evitará la duplicidad del pago (ya que por
error o manipulación se podrían confeccionar dos
cheques de una misma factura).
2.7) Los cheques anulados o extendidos erróneamente deberán contener la palabra “anulados” y se deberán unir a la matriz del talonario, rompiéndose la parte del cheque que lleve la firma o las firmas en caso
de que éstos hubieran sido firmados y, destruyéndose dicha parte, para evitar su falseamiento.
Nº 653 • Mayo 2003
Por último, las ventajas e inconvenientes de la utilización
de los instrumentos de pago para la gestión y el control
los exponemos en relación con dos aspectos: con base
en la seguridad que el instrumento ofrece y como medio susceptible de control de la tesorería. Estas consideraciones tienen como propósito establecer un orden de
prioridad en la utilización de estos instrumentos.
A) En primer lugar, situamos como sistema más seguro y eficiente a la transferencia electrónica o pago
por transmisión telemática ( Santomá, 2000: 133-137),
siendo la principal ventaja que ofrece con respecto a
la letra y el pagaré, la de evitar la emisión y el envío de
papel, con lo que se reduce la carga administrativa y se
elude el riesgo de extravío de éste. Además, al realizarse por el banco se tiene un control absoluto sobre
la tesorería con respecto al instante en el cual se realiza el cargo, y su coste de intermediación sería bajo4.
B) El segundo lugar, lo ocupa el pagaré por delante
de la letra. Entendemos que el pagaré es un medio
más eficiente, ya que aunque ambos producen jurídicamente los mismos efectos (la Ley Cambiaria expresa que el firmante de un pagaré queda obligado de
igual manera que el aceptante de una letra de cambio)
el pagaré es, a diferencia de la letra, emitido por el
comprador y pagador, lo que le aporta las siguientes
ventajas con respecto a la letra:
B.1) Lo emitirá manualmente o por medios informáticos (utilizando un fichero anexo al programa de contabilidad) cuando se contabiliza la factura. La emisión por
un medio informatizado asegurará que la cifra consignada, la fecha de vencimiento y la cuenta de la domiciliación bancaria coincidirá con la introducida al ordenador, evitando de esta manera la comisión de errores.
La letra de cambio, a diferencia del pagaré, es emitida
por el vendedor, quién podría cometer errores al rellenar el importe o los datos de la domiciliación bancaria, o consignar un domicilio de pago distinto al deseado por el pagador.
B.2) El pagaré se emitirá a la fecha de vencimiento
pactada con el vendedor (generalmente aceptando los
plazos habitualmente contemplados por el sector, por
4 La utilización de este medio conlleva la emisión de dos
cartas; una para dar la orden al banco y, otra, dirigida
al proveedor en la cual se indique la parte de la deuda
que quede cancelada con el importe de la
transferencia. Vid. Torre, 1997: 23 del 4ºcap.
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13 • TÉCNICA CONTABLE
ejemplo, a 30, 60 o 90 días) desde la fecha de recepción de la mercancía y no desde la fecha de emisión
de la factura que suele ser anterior a la fecha de recepción. Ventaja ésta que se reserva el emisor de la letra de cambio favoreciendo sus intereses.
B.3) El pagaré se emitirá, asimismo, una vez que se
tenga constancia fehaciente de que la mercancía recibida es correcta y que ninguna partida ha llegado en
mal estado o no reúne las condiciones de calidad pactadas. En caso contrario, se produciría una devolución parcial cuya traducción sería un menor coste de
la operación, en cuyo caso, el pagaré podrá ajustarse
al importe neto de la compra.
Por el contrario, la letra se emitirá por el importe bruto de la factura, independientemente de la posible devolución de alguna partida. Generando, posteriormente, un entramado o cruce de devoluciones de abonos y
compensaciones monetarias que hace el proceso engorroso, llegando incluso, en ocasiones, el comprador
a no recuperar el importe de la devolución.
B.4) El comprador conocerá al emitir el pagaré el importe exacto, la fecha de vencimiento y la entidad financiera
pagadora, lo que facilita la planificación de la tesorería.
En cambio, podría ocurrir que en la letra emitida no
figure la entidad financiera pagadora, lo que puede
provocar que ésta se cargue en una cuenta bancaria
de la empresa distinta a la deseada, en la cual no disponga de fondos en ese instante, lo que implicaría,
probablemente su devolución, que en el caso de que
fuera aceptada, se incluiría en el Registro de
Aceptaciones Impagadas (RAI) con el consiguiente
perjuicio comercial para la compañía.
C) Por último, existe otro documento, el recibo, que
es elaborado por el comprador con las mismas características que el pagaré, pero que no incluye la cláusula “pagaré al vencimiento”, lo que lo invalida como
un documento con garantías jurídicas suficientes para que sea aceptado en el tráfico mercantil.
1) Se debería evitar, en la medida de lo posible, la recepción de cobros en efectivo, ya que el disponible puede ser
manipulado en mayor medida que un medio instrumentalizado (por ejemplo, una diferencia de 30 euros en un
cobro de 600 puede justificarse basándose el defraudador en un error de conteo, hecho que no puede ocurrir
con los cheques), y su control puede eludirse más fácilmente que los medios bancarios (ya que éstos pueden ser
rastreados y localizados por las entidades financieras).
Para ello, es conveniente enviar instrucciones por escrito (por medios que aseguren que ha sido recibido
por los clientes o deudores) a los clientes y deudores
solicitándoles:
- Que eviten realizar los pagos en efectivo.
- Que emitan los cheques nominativos a favor de la
compañía y nunca al portador (aunque así lo sugiera un cobrador de la compañía).
2) La ejecución de los cobros debería ajustarse a las
siguientes reglas:
2.1) El documento soporte del mismo (factura de
ventas, recibo de alquiler, etc.) deberá contener impreso los correspondientes niveles de control. A este
respecto, deben contemplarse las siguiente medidas:
- Cuando el cobro sea en efectivo se insertará en el
soporte del cobro una indicación de “cobrado” (si
bien, el vendedor suele poner la rúbrica de “pagado”) y la fecha del mismo.
- Cuando el cobro sea por un instrumento a la vista o
a crédito (cheque, pagaré, etc.), al instrumento original se le deberían hacer dos copias con los siguientes destinos:
• El original se enviará al banco para su compensación o para el descuento financiero.
• La primera copia se adjuntará a la factura o documento análogo como justificante interno del cobro.
4.2.4. Política general de cobros
Antes de acometer el estudio sobre los controles de
los cobros por caja o por bancos debemos, de igual
modo que hicimos con los pagos, considerar las medidas de carácter general que deberían observarse:
TÉCNICA CONTABLE • 14
• La segunda copia se enviará a Contabilidad para el
registro.
2.2) Tanto si el cobro es en efectivo como por cheque se
deberá preparar un recibo para su ingreso en el banco.
Nº 653 • Mayo 2003
¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
Éste debería confeccionarse por el responsable de administración o el gerente y llevado al banco por el cajero.
A continuación, una vez expuestos los criterios generales, distinguiremos los cobros admitidos por caja
(que obedecen, habitualmente, a las ventas del sector
servicios y, principalmente, el comercio) de los recibidos por instrumentos bancarios (derivados, habitualmente, de las ventas a crédito), ya que ofrecen una problemática distinta desde el punto de vista del control.
siguiente) en una entidad bancaria o trasladarse a las
oficinas de la compañía. El resguardo del ingreso
será el soporte o justificante de los cobros en efectivo recogidos en el ticket-resumen de las ventas.
Pero mientras el dinero se encuentre en las dependencias de la compañía, es conveniente disponer de
una caja fuerte o similar para guardar el efectivo hasta su traslado a la entidad financiera o a las oficinas de
la compañía, lo que limitaría el riesgo de sustracción
en caso de intento de robo.
4.2.5. Cobros por caja
Inicialmente, hemos de distinguir los cobros que se reciben en las oficinas centrales de la compañía de los que
se reciben fuera de ella (situación ésta que compete habitualmente a las empresas que pertenecen al sector comercial y, en menor medida, a los cobros a domicilio)
lo que nos permite proponer medidas que favorezcan
el control de los cobros en uno u otro sentido.
1º. Con respecto a los cobros que se reciben en lugares distintos de la oficina, los mecanismos y medidas
que deben contemplarse son las siguientes:
1.1) Segregar las funciones de venta y cobro en caso
de disponer de una red de agentes comerciales, ya que
puede existir el riesgo de que los agentes sustraigan el
dinero o parte de él por la connivencia con los clientes, y amparándose en la necesidad de haber tenido
que ofrecer un descuento.
1.2) En el comercio será preceptivo la utilización de
máquinas registradoras u ordenadores (“Terminales
Puntos de Venta”) cuya llave de acceso será custodiada por el responsable del establecimiento. Ésta emitirá un ticket para cada venta a modo de factura y, al final de la jornada se emitirá un ticket-resumen de las
operaciones efectuadas durante el día. Este resumen
deberá permitir distinguir los cobros recibidos en
efectivo de los realizados por otros medios alternativos, vigentes y aceptados en el comercio, como son
las tarjetas de débito y crédito y los cheques.
A propósito de lo expresado en el párrafo anterior,
hemos de distinguir los cobros en efectivo de los recibidos por otros medios:
- Cuando la venta sea en efectivo, éste deberá ingresarse lo antes posible (como muy tarde al día
Nº 653 • Mayo 2003
- Cuando el cobro se reciba por medio de una tarjeta
se deberá comprobar la firma del titular, y utilizar
un datáfono o sistema alternativo que de forma mecánica dé conformidad a la operación. En su defecto, se debe pedir a la central del banco o entidad
emisora de la tarjeta, la conformidad de la operación vía teléfono. El resguardo de las tarjetas se debe guardar como comprobante de estos cobros.
- Cuando el cobro se realice aceptando un cheque, éste se emitirá nominativamente a favor de la mercantil o titular del establecimiento, y deberá apuntarse
en el reverso el nombre y carné de identidad del
emisor (con la finalidad de identificarle en el caso
que resulte impagado). Para evitar riesgos, es recomendable aceptar cheques únicamente de clientes
habituales o de reconocida solvencia.
- El traslado del dinero del establecimiento a la entidad bancaria o a la oficina de la compañía debería
realizarlo una persona distinta del responsable de la
caja. Para ello, es recomendable que una vez rellenado y firmado el justificante del ingreso, la persona que lo traslade (otro empleado de la firma) lo
cuente en ese instante. De esta manera se evita que
haya diferencias entre lo consignado en el justificante y el efectivo entregado.
- Cuando se trate de una compañía con diversas sucursales comerciales, el conjunto de resguardos (de
los ingresos en el banco, de las tarjetas y de los
cheques) juntamente con el efectivo (en el caso
que no se haya ingresado en un banco) se enviará
lo antes posible (siendo aconsejable que sea diariamente) a la oficina central. Éstos debería recibirlos
el responsable de Administración o el gerente,
quién cotejará la concordancia entre el ticket resumen y los justificantes y efectivo recibido. En caso
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15 • TÉCNICA CONTABLE
de detectar diferencias se lo manifestará al responsable del establecimiento y se investigará el motivo.
2º. Con respecto a los cobros recibidos en las oficinas
de la empresa, debería recibirlos el responsable de
Administración, quién tras emitir un recibo prenumerado del cobro y rubricar el documento soporte (factura), emitirá dos copias del mismo:
- Una la entregará al cajero junto con el dinero para
su ingreso en el banco; y
anomalía (por ejemplo, en el caso que se reclame un
cheque a un deudor y éste justifique que lo ha enviado, habría que averiguar el motivo por el cual no fue
ingresado en la cuenta bancaria).
2) Los cheques nominativos recibidos deberán protegerse mediante endoso a favor de la propia entidad y
cruzarse, y se deberán preparar para su ingreso en la
entidad bancaria por el cajero lo antes posible (siendo deseable que se ingresen en el banco diariamente).
- la otra copia se la dará al contable para su registro.
4.3. La protección del disponible
4.2.6. Cobros por bancos
Las principales medidas que deben asegurar la realidad
del efectivo depositado en caja, en las entidades financieras y la financiación a corto plazo son las siguientes:
Es obvio que el medio idóneo de cobro es la transferencia bancaria ya que supone un ingreso directo en
la cuenta corriente, y cuya preocupación estriba en
disponer lo antes posible del documento justificativo
que lo sustenta. En cambio, el resto de medios de cobro (bien sean cheques, letras de cambio o pagarés) se
reciben, habitualmente, por correo en la oficina de la
empresa, en cuyo caso habrá que establecer unos criterios para su control.
Para que haya un control adecuado es recomendable
que exista una segregación de funciones entre la persona que abre el correo (que será misión del gerente en
el ejercicio de sus responsabilidades o del responsable
de Administración), la persona que lo contabiliza (contable) y la persona que efectúa el ingreso en la caja o en
el banco (cajero). Con esta finalidad, una vez abierto el
correo, deben contemplarse las siguientes medidas:
1) El responsable de Administración o el gerente debería llevar un libro-registro de cheques, letras y pagarés recibidos donde anote cada documento (cliente, concepto, número e importe). Una vez anotado,
hará una copia y lo entregará:
- El documento original al cajero para su compensación o para el descuento comercial lo antes posible; y,
- la copia al contable para que inmediatamente registre el asiento.
De esta manera se podrá cotejar el asiento del cobro,
con el apunte en el libro-registro y con el abono en el
extracto bancario en el caso que se detecte alguna
TÉCNICA CONTABLE • 16
1º. Con respecto al efectivo depositado en caja:
1.1) Utilizar una caja de seguridad para guardar el dinero, y que esté situada en un lugar de acceso restringido al personal.
1.2) Disponer de instrumentos que detecten los billetes falsos. Son, generalmente, máquinas que mediante rayos ultravioleta advierte de la falsedad del billete.
Es muy utilizado por las entidades financieras, y es
muy útil para los establecimientos comerciales.
1.3) Contratar, con una compañía externa, un seguro
sobre el efectivo medio mantenido en las oficinas o
en los establecimientos comerciales que garantice su
reposición en caso de pérdidas por robo. Esta medida es especialmente importante para las empresas de
ámbito comercial que deben transportar el dinero
desde las sucursales comerciales a las entidades de
crédito para su ingreso.
1.4) Evitar mantener efectivo ocioso en caja, ya que
por el efecto de la inflación y por su alto coste de
oportunidad (ya que podría invertirse transitoriamente) se restarían fondos para la empresa.
1.5) El arqueo de caja. Esta técnica tiene como base
la llevanza de un documento o registro en el cual quede reflejado el efectivo y otros recursos de caja.
Tiene una doble finalidad: por un lado, el control de
la caja y, por consiguiente, del cajero; y, por otro lado,
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¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
sirve para comprobar si el saldo que refleja la cuenta
del Balance coincide con los fondos existentes en la
caja física de la empresa a una fecha determinada.
Para una mejor comprensión de esta técnica proponemos, a continuación, un modelo de arqueo de caja
(cuadro nº2).
Este documento consta de los siguientes cuadrantes:
El primero es utilizado para recoger el dinero físico
que se encuentra en la caja (monedas y billetes nominadas en euros y debidamente desglosados).
Finalmente, la suma de los tres valores se anotan en
el documento como “total de caja”.
Ahora bien, para que esta medida sea efectiva debe
ser firmado por el cajero y, esporádicamente, por un
revisor que será, habitualmente, el director de
Administración (dependiendo de la importancia del
efectivo manejado), poniendo de manifiesto que ha
estado presente en el arqueo.
El segundo es utilizado para recoger las divisas titularidad de la empresa.
Este documento debería elaborarse diariamente,
coincidiendo con el cierre de caja, con el propósito de
comprobar que el efectivo existente en la caja coincide con el expresado en el libro de caja. En caso contrario se pedirá explicaciones al cajero.
El tercero recoge el conjunto de impresos y recibos
distintos del dinero que se han recibido como contraprestación al efectivo entregado.
Ahora bien, aunque sea un procedimiento que debe
ejercerse periódicamente es aconsejable que se realicen
arqueos sorpresivos por el gerente u otro administrador
Cuadro 2. Modelo de arqueo de caja
MODELO DE ARQUEO DE CAJA
FECHA:
/
/
IMPORTE
1º EFECTIVO EN EUROS
Billetes de 200 Euros.
Billetes de 100 Euros
Billetes de 50, etc. Euros
Monedas de 50 Euros
Monedas de 20 Euros
Monedas 10, 5, etc. Euros
(1) TOTAL EFECTIVO EN EUROS
2º EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA
Billetes de
Billetes de
Billetes de
al cambio de
al cambio de
al cambio de
=
=
=
Euros.
Euros.
Euros.
(2) TOTAL EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA
3º PAPEL EN CAJA
Talones recibidos nº
Sellos y timbres nº
Recibos de viajes nº
Otros recibos a cobrar nº
Vales sin justificar nº
de
de
de
de
de
Euros
Euros
Euros.
Euros.
Euros
(3) TOTAL PAPEL EN CAJA
(4) TOTAL CAJA
(1)+(2) +(3)
FIRMA DEL ADMINISTRADOR:
FIRMA DEL CAJERO:
Fuente: elaboración propia
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17 • TÉCNICA CONTABLE
distinto del director de Administración, con el fin de
confirmar que el arqueo habitual es correcto y que no
existen desviaciones en el manejo del efectivo. De esta
manera se evita que, por un exceso de confianza depositada en el cajero, y en el director de Administración,
éstos se apropien indebidamente del efectivo simplemente cambiando dinero por un resguardo ficticio.
2º. Con respecto a los fondos depositados en las entidades financieras y a los medios de pago deben observarse, principalmente, las siguientes medidas:
2.1) Utilizar una caja fuerte para guardar los talonarios
de cheques, de pagarés o letras de cambio, los cheques
recibidos con un vencimiento posterior y, en su caso, el
libro-registro de cheques y pagarés en papel continuo,
cuyo acceso esté restringido al personal no autorizado.
2.2) Reducir, en la medida de lo posible, el número de
bancos y cuentas bancarias abiertas a nombre de la
sociedad. Entre las ventajas que aporta se encuentran
las siguientes (López Martínez, 1993: 120):
- Simplicidad en el seguimiento de la posición del
efectivo, eliminando los costosos traspasos de fondos entre bancos.
- Una adaptación total entre nuestros sistemas y los
del banco.
- Una fuerza máxima en la negociación de nuestras
condiciones bancarias, al concentrar todo nuestro
negocio en lugar de dispersarlo.
También se deben considerar las razones que aconsejen no concentrar todo el negocio en un único banco
(esta medida atiende a criterios de gestión más que a
criterios contables):
- Que no sea posible encontrar un banco que nos
ofrezca todos los servicios posibles.
- Que no haya un único banco que nos conceda todo
el volumen de crédito que necesitamos.
2.3) Evitar firmar cheques en blanco, para limitar el
riesgo de que sea interceptado y se apropien indebidamente de él.
2.4) Evitar mantener fondos de dinero ociosos en cuentas corrientes. El control sobre los fondos de tesorería
TÉCNICA CONTABLE • 18
debe permitir que, en tanto en cuanto no sean necesarios, se puedan invertir en aquellos activos más rentables
con el objeto de obtener una renta financiera.
2.5) Realizar transferencias de efectivo entre bancos
para cubrir el posible déficit de un banco que pudiera ocasionarle un descubierto, con el consiguiente
perjuicio económico y de imagen. No obstante, es
conveniente contratar una póliza de crédito para cubrir posibles déficit temporales de tesorería, y evitar,
por tanto, descubiertos bancarios.
2.6) Autorización expresa de la compañía a los directivos (u otros empleados) para el uso de tarjetas de
crédito en la realización de viajes, de gastos de relaciones públicas, etc. Para ello, se debe autorizar un limite máximo de disposición, y los receptores deben
justificar el buen uso de la misma.
2.7) El transporte del efectivo desde el establecimiento comercial a las entidades financieras o a la empresa debería hacerse por medio de profesionales externos (compañías de seguridad) cuando el importe
supere una determinada cantidad relevante.
2.8) Seguimiento de los valores de cotización de las
divisas en poder de la empresa, con la finalidad de
evitar pérdidas derivadas de variaciones negativas del
tipo de cambio.
2.9) Si se aceptan tarjetas de débito y crédito como
instrumento de cobro se deberá realizar, cuando se
reciban los extractos bancarios, las siguientes comprobaciones (Weaver y otros, 1988: 298):
- Que el importe neto de la tarjeta ha sido abonado.
Este control es básico cuando las operaciones se realizan por medio de una autorización personal y en
ausencia de un proceso telemático.
- Que la comisión cargada por cada operación corresponde a la realmente contratada por la compañía.
2.10) Tener en consideración los límites sobre la valoración de cargos y abonos de cuentas activas y pasivas
en cuentas corrientes, de crédito y libretas de ahorro.
En relación con esta medida es recomendable conocer
los límites de valoración de cargos y abonos en cuentas activas y pasivas, de crédito y libretas de ahorro
emitidas por el Banco de España (cuadro nº3 y nº4).
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¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
Cuadro 3. Limites de valoración de cargos en cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes,
de crédito y libretas de ahorro
ADEUDOS
CLASES DE OPERACIONES
1º.
1.1.
1.2.
1.3.
2º.
3º.
4º.
4.1.
4.2.
FECHA DE VALORACIÓN A EFECTOS DEL
DEVENGO DE INTERESES
- Cheques
- Pagados por ventanilla o por compensación
interior en oficina librada
- Pagados en firme por otras oficinas o entidades
- Tomadas al cobro por otras oficinas o entidades
- Reintegros o disposiciones
- Ordenes de transferencias, ordenes de entrega
y similares
- Efectos devueltos:
- Efectos descontados
- Cheques devueltos
5º.
- Recibos de carácter periódico cuyo adeudo en
cuenta ha autorizado previamente el deudor
5.1.
-A cargo del deudor
5.2.
- Devolución al cedente
6º.- Efectos domiciliados
- El mismo día de su pago
- El mismo día de su pago, a cuyo efecto la
oficina pagadora estampará su sello con
indicación de la fecha de pago. Si faltase este
requisito se adeudará con valor del día de su
cargo en cuenta
- El mismo día de su adeudo en la cuenta librada
- El mismo día de su pago
- El mismo día de su pago
- El mismo día de su orden
- El día de su vencimiento
- El mismo de valoración que se dio al abonarlos
en cuenta
- Fecha del adeudo
- La valoración aplicada en el abono
Los efectos cuyo pago se domicilie en una
entidad de depósito, tanto en el propio efecto
como en el aviso de cobro, serán adeudados en
la cuenta del librado con el valor del
vencimiento, tanto si procede de la propia
cartera de la entidad domiciliada como si le han
sido presentados por entidades a través de a
Cámara de Compensación o de una cuenta
interbancaria
Fuente: Banco de España: Circular 8/1990, de 7-IX, sobre Transparencia de las Operaciones y Protección,
Anexo IV.
Cuadro 4. Limites de valoración de abonos en cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes,
de crédito y libretas de ahorro
ABONOS
CLASES DE OPERACIONES
1º.
1.1.
1.2.
2º.
2.1.
2.2.
3º.
3.1.
3.2.
4º.
5º.
6º.
FECHA DE VALORACIÓN A EFECTOS DEL
DEVENGO DE INTERESES
- Entregas en efectivo
- Realizadas antes de las 11 de la mañana.
- Las demás.
Entregas mediante cheques, etc.
- A cargo de la propia entidad (sobre cualquier
oficina)
-A cargo de otras entidades
- Transferencias bancarias, órdenes de entregas
y similares
- Procedentes de la propia entidad
- Procedentes de otras entidades
- Descuento de efectos
- Presentación de recibos de carácter periódico,
cuyo adeudo en cuenta ha autorizado
previamente el deudor
- Abono de dividendos, intereses y títulos
amortizados, de valores depositados
- El mismo día de la entrega
- El día hábil siguiente a la entrega
- El mismo día de la entrega
- Segundo día hábil siguiente a la entrega
- El mismo día de su orden en la oficina de origen
- El segundo día hábil siguiente a su orden en la
oficina de origen
- Fecha en la que comienza el cálculo de intereses
- El mismo día del adeudo
- El mismo día del abono
Fuente: Banco de España: Circular 8/1990, de 7-IX, sobre Transparencia de las Operaciones y Protección,
Anexo IV.
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19 • TÉCNICA CONTABLE
La lectura de estas normas permite conocer la normativa emitida por el Banco de España, y su comprensión
aportará beneficios derivados de la aplicación de las fechas de valoración. Por ejemplo, el efectivo resultante
del día anterior de las ventas comerciales deberá ingresarse antes de las 11 de la mañana; asimismo, cuando
se realicen transferencias o ingresos de cheques de
otras entidades bancarias para compensar un posible
descubierto en una cuenta corriente de otra entidad se
tendrá en cuenta que el abono será efectivo dos días
después de la orden o del ingreso del cheque.
2.11) Conciliaciones bancarias. Esta técnica pretende
concordar el saldo según banco y el saldo según contabilidad a una fecha determinada.
Para su ejecución deberemos disponer del extracto
bancario que nos envía, periódicamente (con carácter semanal, mensual, etc.), la entidad financiera.
Si bien, hoy día, internet facilita el acceso instantáneo
a los movimientos de cada cuenta, lo que mejora la
operatividad y el control al disponer diariamente de
la información bancaria. La conciliación compete al
responsable de contabilidad, y debe documentarse
por medio de un modelo (Vid. ICJCE, 1982: 206;
Amat Salas, 1985: 115; Kohler,1982: 214) que podría servir, además, como base para el registro de
aquellos movimientos que provocan diferencias entre lo registrado contablemente y lo realmente cargado y abonado en la cuenta bancaria. Una propuesta de este modelo lo presentamos en el cuadro
nº5.
2.12) En relación con las pólizas de crédito y el descuento comercial debe efectuarse un seguimiento periódico de las liquidaciones, con la finalidad de cotejar el coste de comisiones y de intereses con los tipos
contratados. Para este fin debería comprobarse: el tipo de interés de la liquidación, la comisión de sobregiro y el interés cargado sobre el sobregiro.
3º. Métodos analíticos que informen sobre la evolución de la tesorería.
Este último tipo de control, a posteriori, por un lado,
nos permite comprobar el cumplimiento de las previsiones de tesorería para detectar las posibles desviaciones que pudieran surgir y poder actuar en consecuencia y, por otro lado, mediante la técnica de ratios
y porcentajes, obtendremos índices de referencia sobre la posición financiera a corto plazo y sobre la liquidez, que podrá compararse con otros índices de
referencia (por ejemplo, el índice ofrecido por otras
empresas que pertenezcan al mismo sector).
Las medidas que deben contemplarse son las siguientes:
3.1. Relacionados con la planificación presupuestaria
y otras tendencias. Comprobar el cumplimiento del
presupuesto de tesorería; y, su evolución con respecto de las cifras obtenidas en ejercicios anteriores y por
la competencia
3.2. Indicadores para el control: ratios y porcentajes. Índices que muestran la posición financiera y de
liquidez a corto plazo
Cuadro 5. Modelo de conciliación bancaria
BANCO:
C.CORRIENTE Nº:
CÓDIGO DE CUENTA: 572.01.01
SALDOS
FECHA
DEUDOR
ACREEDOR
SALDO CONTABLE EN BALANCE
a INCREMENTAR
+Pagos contabilizados y no cargados en cuenta
+Cobros abonados y no contabilizados
a DEDUCIR
- Cobros contabilizados y no abonados en cuenta
- Pagos cargados en cuenta y no contabilizados
SALDO CONTABLE DESPUÉS DE LA CONCILIACIÓN
SALDO BANCARIO
DIFERENCIAS DE CONCILIACIÓN
TÉCNICA CONTABLE • 20
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¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?
Las cuentas de tesorería ofrecen, a través del análisis
de ratios y porcentajes de tesorería, resultados relevantes acerca de la posición financiera a corto plazo
de la compañía y de su liquidez. Los índices resultantes podrán cotejarse con los obtenidos en períodos
anteriores, con los publicados por el sector y con los
de la competencia, lo que le permite, en términos generales, conocer la salud de la empresa a corto plazo.
Las ratios que principalmente deberían considerarse
para este fin, son:
a) Ratio de tesorería (Contreras Mora, 1995: 139;
Walsh, 1994: 110), muestra la relación entre el disponible +cuentas a cobrar y el pasivo a corto plazo, e indica cual es la capacidad de la compañía para atender los
pasivos a corto plazo. Si bien no se puede concretar un
valor único, Walsh (1994: 110)5 manifiesta, con base en
un estudio empírico que “un valor de 1, es muy fuerte,
y significa que la compañía puede pagar todos sus pasivos con el efectivo en caja más sus cuentas por cobrar”.
b) Disponibilidad inmediata, se obtiene de la relación
existente entre el disponible y el pasivo a corto plazo,
el cual mide la capacidad de la compañía para atender
las obligaciones de pago en un instante del tiempo, y
sería el resultado de suprimir el componente de cuentas a cobrar en la ratio anterior. Esta ratio puede ayudar a la Dirección a determinar cúal debe ser el stock
mínimo de seguridad del disponible para mantener
una posición de liquidez a corto plazo adecuada al
sector al que pertenezca (Contreras Mora, 1995: 139).
Amat Salas (1997: 61), manifiesta que “es difícil estimar un valor ideal para este ratio ya que el disponible
(sin incluir aquellas cuentas bancarias que no sean de
libre disposición por estar afectas a garantías) acostumbra a fluctuar a lo largo del año y, por tanto, se ha
de procurar tomar un valor medio”.
Por otro lado, los porcentajes que muestran la relación entre el disponible y el activo circulante, cuyo índice podrá cotejarse con el obtenido en períodos anteriores, permitirá comprobar si sigue la tendencia
marcada por el sector.
El equipo directivo debe aplicar en todas las áreas financieras, y en sentido amplio, la función directiva del
control como un sistema que agrupe de forma integrada los mecanismos y medidas que le otorgue la facultad de controlar su negocio, tanto en relación con
la eficacia y eficiencia operativa como en la defensa
del patrimonio empresarial.
Resulta obvio señalar que todas las áreas son relevantes en la evolución de una compañía, pero también es cierto que no todas las áreas son iguales de
sensibles para el control. Así, la tesorería, entendida
en toda su amplitud, que incluya además del efectivo
a otros elementos equivalentes, resulta una área estratégica y básica para el control. Por un lado, porque
la imagen comercial de ésta puede derivarse de su
gestión financiera, y por otro lado, porque un deficiente control puede conducir a la misma a situaciones de desequilibrio contable, e incluso a la quiebra
de su continuidad.
Por ello, el conocimiento, el desarrollo y la flexibilidad del control interno como sistema integrado
de la gestión, aporta un valor añadido a la
Dirección, al proporcionar de forma sistemática un
elenco de controles que, debidamente implementados, coadyuvarán a mejorar la eficacia y eficiencia
de la tesorería.
La selección de los distintos mecanismos y medidas
de control que hemos propuesto ha tenido como base la determinación de tres actividades de la tesorería,
las cuales, contempladas de forma aislada en unos casos o conectados, en otros, contribuirán a asegurar la
continuidad de la situación financiera a corto plazo.Las actividades que hemos determinado afectan a
tres ámbitos distintos:
Una primera, la formulación de estados de tesorería,
debe contemplarse como básica en tanto en cuanto
5. CONCLUSIONES
La utilización de información es una herramienta
fundamental para mejorar la posición competitiva de
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las compañías, independientemente del sector en las
que éstas operen y de la dimensión de la empresa
(pyme o grande). Pero el éxito de la gestión depende
también de la actitud, aptitud y formación de los administradores y del resto de miembros del cuerpo de
dirección que participan en la gestión.
5 En este sentido, también se manifiesta Amat Salas,
1997: 61.
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21 • TÉCNICA CONTABLE
refleja la etapa de planificación consustancial con cada área operativa. Así, el presupuesto de tesorería va
a permitir establecer cómo se va a comportar el disponible en el futuro y el estado de cash-flow ofrece
una visión integral de la gestión de la compañía, no
como el resultado de una gestión económica, sino como el de su gestión financiera, lo que pone de manifiesto la complementariedad que debe atribuírsele a
este estado dentro de los sistemas de información.
Además, estos estados posibilitan conocer las necesidades financieras a corto plazo y definir la política financiera dirigida a optar por fuentes alternativas de
financiación, como es la póliza de crédito y el descuento comercial.
La segunda actividad, la realización de pagos y cobros, es básica en la gestión de la tesorería, y en
ella hemos mostrado la relevancia de conocer las
ventajas e inconvenientes de los medios de pago
en el intercambio comercial para aumentar la eficiencia de la gestión, y lo hemos realizado analizando las distintas posibilidades que se le puedan
ofrecer a las compañías industriales y comerciales,
cuando utiliza los pagos y cobros por caja o por
medios bancarios, destacando las ventajas de utilizar medios bancarios y reducir la operativa de
caja.
A la tercera actividad, la protección del disponible,
debe dedicarse una especial atención, debido a que la
sensibilidad del efectivo para la manipulación y malversación requiere que se implementen medidas activas de control sobre su operativa. En este sentido, hemos presentado una batería de mecanismos, técnicas
y documentos-soportes para el control como son el
fondo-fijo de caja, el arqueo de caja, la conciliación
bancaria o la normativa dispuesta por el banco de
I
España.
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