1. Educación

Cómo crear un documento maestro
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Cómo crear un documento compuesto de diferentes
subdocumentos
Autor: Jesús Ascorbe
Fecha: 18 de agosto de 2002 Revisión 2
Índice de contenido
Objetivo.....................................................................................................................................1
Conceptos previos....................................................................................................................1
Documento con vínculos no editables......................................................................................4
Documento maestro con estilos de páginas diferentes............................................................5
Objetivo
A través de este documento se pretende ver cómo se puede trabajar en
OpenOffice.org para la creación de un documento en el que se integren otros documentos.
En ocasiones, trabajar con un documento excesivamente grande puede dar lugar a
que nuestro ordenador no sea capaz de manejar toda la información, o a que por la razón que sea
(sobreescribir un archivo, un repentino corte de luz, etc.) nuestro documento completo pueda
perderse. Como decimos, pues, el objetivo de este documento es evitar manipular documentos
excesivamente grandes, pero que tengan partes comunes.
Conceptos previos
Abrir un documento maestro nuevo: Tenemos tres opciones fundamentalmente, desde
Windows XP. La primera consiste en tener un documento de OpenOffice.org abierto, pulsar
en Archivo, Nuevo, Documento maestro. La segunda opción consiste en acceder a Inicio
rápido, seleccionar la opción A partir de una plantilla; en el cuadro de diálogo elegimos
Documento nuevo, y dentro de él la opción Documento maestro. Y, finalmente, la tercera
opción consiste en acudir al menú Inicio de Windows, seleccionar el grupo OpenOffice.org y
dentro de ello, la opción Global (equivalente a Documento maestro en ese menú).
Cómo crear un documento maestro
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Formatear el documento: Formatear un documento
es darle una configuración concreta con las
peculiaridades que nosotros necesitemos para
ese documento y no para otros. Pero esas
peculiaridades no deben referirse a un párrafo o
a una página, sino al conjunto del documento. Si
debemos modificar el tamaño de la página, los
márgenes, los estilos de párrafo o carácter...; si
debemos introducir una cabecera, un pie de
página, una numeración del conjunto global de
las páginas... En definitiva, si queremos dar un
estilo coherente al documento, deberemos
comenzar por formatear el documento.
Área: El área de un documento es la parte del
documento que se vincula a dicho documento,
que se puede trabajar en el documento maestro
y que también se puede trabajar de manera
independiente.
Ilustración 1.- Navegador de documento
maestro
Ilustración 2.- Las columnas
Columna: Es la distribución vertical que se hace de la página o del área (que puede coincidir o no
con una pagina completa o con un grupo de páginas. Las páginas de los periódicos suelen
estar distribuidas en tres a cinco columnas, mientras que este documento está distribuido en
una sola columna.
Fondo: Puesto que cada vez es más frecuente presentar documentos electrónicos en lugar de en
papel, a veces es conveniente presentar con una cierta «gracia» o atractivo estos
documentos, por lo que es perfectamente posible añadirles efectos de color, de imágenes
que se encuentran en una capa por debajo del texto: el fondo.
Nota Pie/Finales: Las áreas se pueden definir -en cada una de ellas- si las notas explicativas o
aclaratorias o informativas, han de ir globalmente al final del área o a pie de página. Ello
dependerá no sólo de la estética, sino también de la utilidad y simultaneidad que requieran
las notas respecto del contenido del cuerpo del texto.
Cómo crear un documento maestro
Ilustración 3.- Fondo de color
Ilustración 5.- Notas Pie/Finales
3
Ilustración 4.- Fondo de imagen
Vínculo: El vínculo es un enlace al
documento, de tal modo que al
abrir el documento maestro se
abren también los documentos
vinculados, pero al archivar el
documento maestro sólo se
archiva el enlace (el documento
maestro ocupa muy poco: los
elementos de configuración y
aquellas
páginas
que
introduzcamos en él, como
pueden ser la portada y los índices).
DDE: DDE son las siglas que corresponden a Dynamic Data Exchange, que podría describirse
como un predecesor de OLE, Object Linking and Embedding. Con DDE, los objetos quedan
vinculados como referencias de archivo, pero no quedan incrustados o insertados. Se puede
crear un enlace DDE de la siguiente manera: se seleccionan las celdas de una hoja de
cálculo de OpenOffice.org, se copian al portapapeles (Editar, copiar). En otra hoja de
cálculo, sobre la celda en la que queramos iniciar la vinculación, activamos la opción de
pegado especial en el menú Editar y seleccionamos la opción Pegado especial, en donde
marcamos la opción Vincular, que desactiva las demás. El resultado será una parte
vinculada. Se modificará cuando se modifique el original. En un documento maestro, si
queremos vincular sólo una parte de la hoja de cálculo, deberemos crear un área para ello y
al activar DDE pegar en el comando lo que corresponde al portapapeles. Se creará una
tabla vinculada al archivo de la hoja de cálculo.
Protegida: Si queremos evitar que el fichero parcial se modifique mientras estamos trabajando
con el documento maestro, deberemos marcar esta opción. Si queremos poder modificar
indistintamente desde el fichero individual y desde el documento maestro, esta opción
deberá estar desactivada. Si puede servir de orientación, es conveniente dejarla activada
(de esta manera podremos ver el resultado final, aunque sin tocar el contenido) al principio.
Pero cuando ya tengamos el escrito completo -todos los capítulos- desprotegeremos las
áreas con el fin de completar correctamente la maquetación del documento.
Contraseña: Si nuestra carpeta es de acceso exclusivo para nosotros, no será necesario proteger
con contraseña cada una de las áreas. En caso contrario, queda a criterio del usuario la
opción de protección con o sin contraseña.
Ocultar: Permite que cuando abrimos el documento maestro no se nos cargue el vínculo del área
correspondiente al documento vinculado.
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Condición: Se introduce la condición que se desea que se cumpla para que se oculte. Si la
condición es verdadera, quedará oculto. Las condiciones son expresiones lógicas, como
"Tratamiento EQ Señor". Usando la función de cartas personalizadas, por ejemplo, si se
tiene definido un campo "Tratamiento", que contenga "Señor", "Señora" o "Señorita", se
puede especificar que en esta área sólo se imprima si el tratamiento es “Señor”.
Insertar: La opción insertar no hace referencia necesariamente a un archivo. Puede referirse
también a un vínculo, a una parte de un archivo, etc.
Vincular: Esta acción es similar a un enlace de hipertexto, con la diferencia de que en lugar de
abrir un nuevo documento, lo que realiza es la aparición del documento vinculado en el
documento maestro, siempre que así lo hayamos configurado.
Editar: Se pueden editar en un documento maestro diversos elementos. Se puede editar el texto
en una nueva ventana, se puede editar el vínculo de referencia al otro documento, o se
puede editar el documento mismo dentro del documento maestro, siempre que no se
encuentre protegido.
Guardar: Un documento se guarda con las nuevas características sobreescribiendo el anterior. Si
queremos conservar las características antiguas, podemos realizarlo de dos maneras: bien
con la opción Guardar como y cambiando el nombre y/o ubicación, bien guardando las
diferentes versiones (en el menú Archivo).
Ilustración
existente
6.-
Documento
maestro
Abrir un documento maestro existente: Finalmente,
una referencia a abrir un documento maestro
existente. Nos aparece un mensaje como el de la
ilustración 6. Pulsaremos en Sí, si queremos ver
los resultados globales. Pulsaremos en No, si lo
que queremos es modificar aspectos generales,
como puede ser la modificación de la paginación...
Siempre podremos, una vez abierto, actualizar los
vínculos que nos interesen -seleccionándolos- o
todos los vínculos, si cambiáramos de opinión
durante el trabajo.
Documento con vínculos no editables
Como punto de partida, debemos señalar que es perfectamente posible realizar las
operaciones que se señalan a continuación tanto en un documento de texto como en un
documento maestro, aunque los resultados no son los mismos. En primer lugar, porque no
permite la manipulación posterior en bloques de subdocumentos en el caso de trabajar sobre un
documento normal, además de que sí, efectivamente, queda vinculado, pero el archivo ocupa
notablemente más espacio.
Por tanto, partiremos del uso de la vinculación de archivos de texto en documentos
maestros. Ya se ha señalado antes como abrir uno.
Una vez que tenemos el documento maestro abierto, deberemos configurarlo,
formatearlo, tal y como haríamos con cualquier documento: estilos de fuente, de párrafo,
márgenes, etc. En el navegador nos encontramos con una opción: texto. Sobre este elemento es
sobre el que vamos a configurar el documento. Es editable dentro del documento maestro, y
sobre él deberemos plantearnos nuestro trabajo.
Cuando hayamos acabado de formatear el documento, es el momento de introducir
los subdocumentos (se puede realizar en etapas sucesivas), para lo que en el menú Insertar
elegimos la opción Áreas, que nos abrirá un cuadro de diálogo como el representado en la figura
8.
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En la solapa Áreas, en lugar de
Área1 podemos poner un nombre
descriptivo (como Capítulo 1º),
activamos la opción Vínculo y o bien
seleccionamos un archivo o bien
seleccionamos la opción DDE y
pegamos la parte de archivo que
hayamos seleccionado y copiado al
portapapeles (puede ser una opción
muy útil cuando se trata de datos de
una hoja de cálculo, una base de
datos...). Al activar la opción DDE en
lugar de Nombre de archivo aparece
el mensaje Comando (donde hay que
pegar los datos del portapapeles).
Ilustración 7.- Vincular documentos
Puede haber áreas dentro de
otras áreas, por lo que tenemos la
opción de abrir alguna de las áreas
previas.
La siguiente opción es proteger1 el
área contra modificaciones desde el propio documento maestro, que es una opción conveniente
mientras se siguen elaborando las partes. Con el fin de no tratar de maquetar a la vez el
documento parcial y el documento global ( el documento maestro).
Si activamos la opción Protegida podremos activar la opción Contraseña, que nos
abrirá un cuadro de diálogo en el que deberemos introducir y confirmar la contraseña de esta
área. Para cada área podremos elegir las diferentes opciones, por lo que deberemos cuidar de
recordar cada una de las posibles contraseñas.
Finalmente, la opción Ocultar con o sin Condición, que ha quedado comentada con
anterioridad.
Ilustración 8.- Navegador de documento
maestro
1
El navegador del documento maestro es
ligeramente diferente al navegador del documento de
texto. Activado el primer botón aparece el navegador
propio del documento maestro, mientras que si lo
desactivamos, haciendo clic sobre él, nos
encontramos con el navegador propio de cualquier
documento de texto. El segundo botón comenzando
por la izquierda hace que editemos el documento
correspondiente al área en una ventana nueva (y no
dentro del documento maestro). El tercero de los
botones nos despliega un menú como el de la figura
9, que nos permite actualizar las áreas seleccionadas,
los índices, los vínculos o todo ello junto; la opción de
editar se refiere al elemento seleccionado, y hacerlo
en una ventana independiente; por lo tanto,
equivalente al segundo botón; editar el vínculo que
nos activaría el cuadro de diálogo que aparece en la
figura 8, pero rellenado, tal y como lo hubiéramos
hecho con anterioridad. La opción Insertar nos
permite hacerlo con un índice, un archivo, un nuevo
documento o un texto. Y la opción eliminar borra el
La diferencia entre que una de las áreas sea editable o no, al margen de su utilidad, ya comentada,
consiste en la activación o no del cuadro de control Protegida.
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área del documento maestro. Debemos tener en cuenta que no es lo mismo insertar que vincular.
Cuando insertamos, lo que hacemos es incluir una copia del archivo en el documento maestro;
mientras que, si vinculamos, lo que hacemos es establecer un enlace entre el documento maestro
y otro documento, por lo que al actualizar se modificará el contenido del documento maestro tal y
como hayamos modificado el documento original.
De la misma manera, a la hora de la maquetación final, deberemos tener en cuenta
si las páginas de inicio de capítulo deben ser impares o no, para insertar hojas completas
(recordemos que la inserción de página se realiza pulsando CONTROL y ENTER, no a base de
retornos manuales).
Documento maestro con estilos de páginas diferentes
Writer nos permite crear un documento maestro utilizando diferentes estilos de
página. En cierta medida a lo que nos permite Writer cuando creamos páginas diferentes en la
izquierda y en la derecha. Ahora bien, lo cierto es que hay que preparar adecuadamente el
documento maestro. Esto lo podemos realizar directamente en el documento maestro o lo
podemos realizar parcialmente a través de los documentos que lo componen.
No se trata aquí de hablar de la creación de estilos, pero sí convendrá tener claras
algunas nociones. Los estilos se guardan tanto en las plantillas como en los documentos. Por lo
tanto, si tenemos guardados unos estilos para un uso singular, los guardaremos solamente en el
documento; sin embargo, si los vamos a utilizar en diversidad de documentos, los debiéramos
guardar en una plantilla.
Para guardar estilos con nombre en un documento, pulsamos en Formato – Estilo –
Catálogo, con lo que nos aparecerá un cuadro de diálogo con los diferentes estilos y su
definición. Podemos crear estilos nuevos (de párrafo, de carácter, de marco, de página, de
numeración), lo mismo que podemos hacer directamente desde Estilista.
Supongamos que hemos creado el documento docA.sxw con el estilo de página
estiloA. Lo hemos guardado y hemos creado el documento docB.sxw con el estilo de página
estiloB. Lo único que debemos pensar es que esos estilos los podríamos crear directamente en
nuestro documento maestro, y obtendríamos el mismo resultado final.
Vamos a crear ahora el documento, y lo vamos a hacer paso a paso. Pero debemos
tener en cuenta que el orden en que se van a plantear los diferentes pasos no es, en absoluto,
necesario, si bien puede ser el que nos pueda ahorrar más tiempo a la hora de crear el
documento.
•
Abrimos un documento maestro en blanco. En el Navegador nos podemos fijar que aparece el
elemento Texto, que nos permite editar,
escribir...
•
Desde Formato – Estilo – Cargar se nos abrirá
un cuadro de diálogo como el de la ilustración
9 en el que podemos marcar los distintos tipos
de estilo que queremos importar al documento Ilustración 9.- Cargar estilos
maestro. Pulsamos en el botón Desde archivo,
y seleccionamos el archivo docA.sxw; de esta manera habremos cargado (si hemos marcado
previamente la opción página) el estiloA. Volvemos a seleccionar la opción Desde archivo, y
elegimos docB.sxw, con lo que cargaremos estiloB. Ya tenemos los dos nuevos estilos
disponibles en el documento maestro.
•
En el caso de que no hayamos creado los estilos en cada documento, podemos
crearlos directamente en el documento maestro. En el Estilista seleccionamos los
estilos de página (cuarto botón desde la izquierda) y elegimos la opción Nuevo
(segundo botón de la derecha). Le ponemos un nombre (que procuraremos sea
descriptivo) y aceptamos. Se nos ha creado el nuevo estilo de página. Si lo
Cómo crear un documento maestro
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marcamos y pulsamos el botón derecho del ratón tendremos la opción de editarlo
y configurar el estilo de página que queramos.
•
Con el cursor en el texto hacemos doble clic sobre el nombre estiloA en el Estilista, con lo que
se aplicará dicho estilo a todo texto o documento que se incorpore sin más modificaciones.
•
Elegimos insertar archivo existente desde el
Navegador (no desde el menú, porque si lo elegimos
desde el menú nos dará un error después de
pedirnos la aplicación de un filtro -ver ilustración
10-), o con el menú emergente del botón derecho del
ratón, o, simplemente, pulsando en el cuarto botón
del Navegador y eligiendo la opción Archivo.
•
Seleccionamos el archivo docA.sxw, con lo que el
documento maestro tendrá ahora en el Navegador
dos elementos: docA.sxw y Texto. Los estilos de Ilustración 10.- Filtro de Insertar archivo
Texto son los que adoptará docA.sxw en este
documento maestro.
•
El paso siguiente es introducir un nuevo estilo de página, para lo que debemos insertar una
página; pero, en lugar de hacerlo con el teclado (CONTROL + P), que simplemente nos cambia
de página, debemos pulsar en el menú Insertar – Salto manual – Página siguiente y en el
cuadro de diálogo que aparece seleccionar el estilo que queremos aplicar (en nuestro caso
estiloB).
•
Ahora, como en el caso anterior, insertamos desde el Navegador el archivo
correspondiente -docB.sxw-, con lo que deberá estar con el nuevo estilo. Sin
embargo, puede ocurrir, y de hecho ocurre si no tenemos cuidado, que el
elemento marcado en el Navegador, cuando insertamos el segundo documento,
sea precisamente el primer documento, con lo que el estilo que se aplica es el del
primero. Deberemos insertar con Texto marcado en el Navegador, o en caso
contrario, dentro del propio Navegador, arrastrar el documento segundo después
de la palabra Texto, con lo que adquiere el estiloB.
Al insertar la página desde el menú nos permite definir el número de página desde el
que queremos partir (podemos reiniciar la numeración, comenzar por la página 150, por ejemplo,
etc.). En el caso de que queramos modificar el número de conteo de páginas (de modo que, por
ejemplo, descontemos las páginas del capítulo de introducción), deberemos acudir a Insertar –
Campos – Otros y elegir la opción Página en lugar de Estadística con el fin de que nos permita
realizar la corrección de páginas.