1. Internet

Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
* * * CONTENIDO * * *
Página
Alta de Catálogos
……………………………….
2
Perfiles de Seguridad
……………………………….
8
Creación de Rutas de Aprobación
……………………………….
11
Creación de Carpetas (Organizadores)
……………………………….
15
Recomendaciones para Implantación
……………………………….
17
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 1 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Alta de Catálogos
CATALOGOS – Alta de Usuarios
La primera labor que deberá hacer usted como administrador es dar de alta la lista de usuarios
que harán uso del software en alguna ocasión. Los datos a capturar en el software se muestran en
la siguiente tabla (los indispensables se muestran en amarillo).
USUARIO ID
PIN
NOMBRE
APELLIDO
E-MAIL
Mencionamos 2 ejemplos de cómo llevar este esquema:
#
USUARIO ID
PIN
NOMBRE APELLIDO
E-MAIL
1
AGONZALEZ
PASSWORD
ALBERTO GONZALEZ
[email protected]
2
JEFE PROD 1
PASSWORD
ALBERTO GONZALEZ
[email protected]
Ejemplo 1: Manejar el acceso por Nombre y Apellido (puede variar según prefiera)
Ventajas: Facilidad para recordar el ID Usuario (la mayoría de las empresas tienen el ID del
usuario de red con este esquema, así no tendrían que recodar uno nuevo), si decide este
esquema recomendamos igualar el USUARIO ID con el ID de ingreso a su red.
Desventajas: Puede haber duplicados (puede agregarse algún numero en el ID para
diferenciarlos). Cada vez que haya cambio de personal habría que borrar el ID de usuario
completo y darse de alta como un nuevo integrante al software.
Ejemplo 2: Manejar el acceso por Puesto
Ventajas: Cuando cambie la persona, sólo habría que EDITAR el nombre, apellidos, numero de
empleado y e-mail (no es necesario BORRAR el ID completo). También puede manejar a varias
personas con una sola contraseña, a menos que desee un registro personalizado de ingreso,
visualización y aprobación de documentos. O bien puede identificar personalmente a un grupo de
usuarios y a otro darles contraseñas comunes.
Desventajas: Puede haber duplicados varias personas con ese puesto por lo que se tendría que
diferenciar el ID de la persona con un numero.
NOTA IMPORTANTE: Si adquirió el PAQUETE DE IMPLANTACION o bien el contrato de
SOPORTE PLUS puede solicitar la carga de su lista actual de sus usuarios y de sus
documentos enviando sus respectivas listas a la dirección de correo
[email protected] de acuerdo al formato mostrado en el archivo Listado
importacion.xls anexado en el mismo directorio que este material (atención vía remota).

Ingrese a su Explorador de Internet a la dirección http://nombre_de_su_servidor con la
contraseña de SYSADMIN.

En el MENU PRINCIPAL (barra vertical de la izquierda), seleccione en la sección
CATALOGOS / USUARIOS, se le presentará la siguiente ventana :
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 2 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5

Aparecerá la lista actual de usuarios,
ordenando por el nombre de la persona.

Oprima el botón AGREGAR
VERSION FDA: Se omite la columna de BORRAR
ya que por requerimientos de CFR Parte 11 los
usuarios que ya no laboren en la organización
deben conservarse indefinidamente y evitar
suplantaciones de identidad, en esta caso se
procede a DESHABILIARLO como se explica más
adelante.

Ingrese los datos solicitados en el formato y al terminar, oprima
ACEPTAR y recibirá un mensaje de confirmación. NOTA: Los
campos marcados con un asterisco ROJO son requeridos, en caso
de no llenar alguno se mostrará un mensaje solicitándolo.

Si el usuario será asignado como RESPONSABLE DE BOVEDA o
bien como LIDER DE GRUPO (en la version corporativa) debe
aumentar el NIVEL de usuario para que pueda ser elegible a
ocupar ese cargo dentro de la configuración del grupos de trabajo.
O bien si será un administrador, en cuyo caso se le habilitaran las
opciones de CONFIGURACION del sistema.
 Si en el menú OPCIONES activó la opción “SOLICITAR ASIGNACION DE NIP INICIAL POR CORREO”, se
omitirá el contenido campo de contraseña y el campo de correo electrónico será obligatorio, para solicitar a éste
su contraseña inicial mostrando en el cuerpo del mensaje una liga para ingresar dicha contraseña a nombre de
ese usuario.
 Oprima AGREGAR si desea ingresar otro usuario o bien EDITAR si desea modificar algún usuario ya existente
(previamente seleccionando el botón izquierdo de cada registro con un clic). En la opción EDITAR se desactivará
la edición del campo USUARIO ID ya que es un campo no modificable, de igual forma se activará la opción de
DESHABILITAR al usuario lo cual impedirá el ingreso al software hasta quitar dicha opción, en la versión FDA es
la única manera para bloquear el uso de la cuenta ya que esta prohibido eliminar usuarios id.
NOTA: Aún cuando sea borrado un usuario, éste conservará
su nombre en el historial de aprobaciones de los documentos
así como en las aprobaciones activas en donde éste ya haya
concretado su aprobación parcial.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05

Si desea BORRAR algún usuario oprima la figura
izquierda en forma de bote de basura en el renglón
donde se encuentra dentro del listado. (Excepto
versión FDA).

Si el usuario no se encuentra actualmente como
miembro de una ruta de aprobación (pasiva), en
una aprobación en proceso, es creador de
documentos o es actualmente responsable de
alguna tarea de seguimiento o actividad, se le
presentará una confirmación del borrado. En caso
contrario, será necesario elegir otro usuario como
reemplazo del mismo, si aun así desea borrar al
usuario sin elegir algún reemplazo, oprima
BORRAR y en donde sea necesario se
reemplazará por el usuario SYSADMIN, a menos
que éste comparta un mismo paso de aprobación
activa con el usuario seleccionado, en cuyo caso
deberá elegir a otro reemplazo obligatoriamente.
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 3 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
CATALOGOS - Alta de Bóvedas
Las bóvedas son las divisiones internas de fichas dentro del software y usted debe definir cómo en
cuantas “categorías” es conveniente dividirla para la administrar su acceso dentro de su
organización ya que la contraseña de un usuario lo restringe precisamente a qué bóvedas va a
tener acceso (en algunos casos de sólo visualización y en otros de edición y registro).
Normalmente la documentación se divide en Departamentos y/o estatus (obsoletos, vigentes,
borradores), aunque también puede pensar en procesos o localidades. Recomendamos ver el
capítulo Panorama General del manual de usuario proporcionada.
Una recomendación es dividir su información en el mínimo indispensable (mientras más sencillo
mejor), su estructura de bóvedas puede ser muy funcional si las define en bloques grandes, piense
si es indispensable el dividir sus documentos en muchas secciones, ¿es realmente información
confidencial?, ¿importa mucho el restringir su acceso para un grupo de varios departamentos muy
relacionados entre sus documentos?
Quizá actualmente no lo hace así, ya que representaría un esfuerzo considerable la impresión de
tantas copias, pero ahora que maneja un sistema electrónico sería lo mismo publicar un
documento para una persona que para toda la empresa.
Sin embargo, considere que un documento en pantalla (aun cuando se quiten opciones de
impresión), al igual que en papel, es vulnerable a fugas de información de varias maneras, por lo
que sugerimos crear bóvedas CONFIDENCIALES para restringir el acceso sólo a ciertos usuarios.

Ingrese al menú CATALOGOS / BOVEDAS del menú principal y se le presentará la lista de
bóvedas existentes, oprima el botón de AGREGAR.

Ingrese el nombre de la bóveda
(requerido) y opcionalmente escriba
alguna descripción de la misma.

Seleccione para cuál familia de
fichas será utilizada esta bóveda,
para Documentos, Seguimientos o
Actividades según se describe en el
Panorama General.

Seleccione el estatus de los
documentos que se depositarán en
esta bóveda (Borradores, Vigentes u
Obsoletos), las opciones cambiarán
a ABIERTOS Y CERRADOS en el
caso de las familias de Seguimientos
y Actividades.

La bóveda siguiente puede indicarle a MASTERWEB a cuál bóveda se trasladará ese
documento después de una aprobación electrónica de manera automática, o bien, como en el
caso mostrado, a qué bóveda de obsoletos se enviará el documento al llegar la fecha de
expiración de alguna ficha (en el menu OPCIONES deberá estar habilitada “Remover al llegar
la fecha de Expiración”).

El responsable de bóveda es el usuario que recibirá avisos ya sea cuando ingrese una ficha a
esa bóveda o bien cuando expire dentro de dicha bóveda, y finalmente, la opción de “Permitir
Edición de Seguimientos y Actividades” le permitirá a los responsables de realizar Tareas de
Seguimiento o Actividades el indicar que ya concluyó esa actividad o tarea de seguimiento y
con ello librarse de los mensajes de recordatorio (no recomendado).
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 4 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
CATALOGOS – Grupos de Trabajo
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
En las siguientes opciones de CATALOGOS puede dar de alta
los siguientes listados, que tienen la misma mecánica de
agregar – editar – borrar que las secciones ya descritas, a
continuación
describimos
sus
funciones
dentro
de
MASTERWEB:

GRUPOS DE TRABAJO: Son las entidades en donde
residirán los usuarios del sistema en donde se puede hacer
la relación entre usuarios y bóvedas, por cada bóveda que
usted haya ingresado con el fin de limitar su acceso, indica
que esa bóveda será relacionada a un grupo de trabajo
nuevo con usuarios seleccionados para que puedan
observar dicha bóveda. Si usted cuenta con la versión
corporativa adicionalmente le solicitará un LIDER de grupo,
el cual podrá dar de alta usuarios, bóvedas pero solo
relacionadas al grupo o grupos al que sea líder.

NORMAS DE REFERENCIA: Son los estándares o
especificaciones debido a los cuales usted elaboró ciertos
documentos para cumplir esos requerimientos. como la
norma ISO 9000, ANSI, UL, etc. Estos servirán para
relacionarlos con cada uno de sus documentos y hacer
búsquedas posteriormente por estos criterios normativos.

AREAS O PROCESOS: En las fichas de documentos de
las familias de seguimiento o actividades puede indicar
además de la bóveda a la que pertenecen, el área o
proceso la que está relacionado dicho seguimiento para
fines de identificación, agrupación para gráficas y rastreo.

TIPOS DE FICHAS: Esta es una parte importante en la
clasificación de fichas dentro de MASTERWEB, ahora
existen 3 familias de fichas en donde cada una tiene
funciones adicionadas para una mejor administración,
refiérase al Manual de Usuario Clave para que observe el
detalle de estas nuevas funciones.

En esta sección usted podrá definir el Nombre del tipo de
documento, indicar si la ficha será ocupada como
documento, seguimiento o actividad, indicar el período de
reenvio de los mensajes de eventos pendientes, indicar si
las actividades o tareas serán modificadas solo por el
creador, indicar si al ver este tipo de documentos se
mostrará la ventana superior del titulo (frame) que impide la
impresión del documento en su formato nativo, así como
las ETIQUETAS de los campos y botones funcionales que
contendrá la ficha al momento de llenarla.

Uso de formatos electrónicos: Esta función de poder
configurar la ficha en los nombres de los campos así como
quitar campos existentes o agregar propios le permitirá
diseñar formatos simples (de texto, números y fechas) que
sus usuarios podrán llenar cotidianamente en lugar de los
registros en papel que se “aislan” en archivos individuales,
aquí solo registrarán el texto del contenido deseado y
posteriormente esa ficha con esa información podrá ser
rastreada con el nuevo FILTRO AVANZADO.
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 5 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05

CAMPOS PERSONALIZADOS: Usted puede agregar
campos adicionales a cada tipo de ficha si asi lo
requiere, y pueden ser útiles para hacer búsquedas a
futuro con estos nuevos campos.

En el listado principal de tipos de ficha vaya a la columna
CAMPOS PERSONALIZADOS del tipo deseado y oprima
EDITAR, se abrira la pantalla de configuración.

Oprima el botón de AGREGAR y escriba el nombre del
campo que requiere y debe elegir tambien el TIPO DE
CAMPO como convenga, el tipo de información que se
debe utilizar para contestarlo, a lo cual existen las
opciones de TEXTO, LISTA, NUMERO y FECHA.

Si usted deseara que al llenar la ficha de ese tipo de
documentos, sea forzoso el llenado de este campo
indique la opción de REQUERIDO, oprima GUARDAR y
regresará a la ventana anterior.

En el caso de haber escogido “LISTA” se activará en la
columna de TIPO la leyenda EDITAR y en ella usted
deberá agregar a cada miembro de esa lista en el campo
superior, y oprimiendo el botón de AGREGAR.

Estos campos se presentarán en la ficha en el mismo
órden conforme los vaya agregando (se mostrarán al
final de la lista por default, si desea insertar campos en la
lista ya configurada en un órden determinado, solo
seleccione el círculo de la segunda columna del renglon
en donde desea hacer la inserción de un nuevo campo y
oprima igualmente AGREGAR y éste ultimo se
acomodará ENCIMA del renglon seleccionado.

PLANTILLAS: Usted podrá definir listados preescritos
que usted normalmente escribiría en listas de campos
personalizados, en copias controladas, en actividades o
tareas seguimiento. Al realizar alguna ficha usted podrá
elegir esta plantilla SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTA
ALGUN ELEMENTO YA INGRESADO EN DICHAS
SECCIONES, en cuyo caso aparecerá la leyenda USAR
PLANTILLA en la parte superior derecha de esa ventana.
Estas plantillas deben ser clasificadas por su ESTILO
como LISTA SIMPLE (elegibles en copias controladas o
en listas de campos personalizados) o bien si es una
TAREA o una ACTIVIDAD.

Ingrese el nombre de la plantilla y en ESTILO la sección
en donde la podrá utilizar, oprima GUARDAR.

Al regresar al listado principal vaya a la columna LISTA /
EDITAR y se presentará la pantalla donde podrá agregar
miembros a esa lista, controlando inclusive el órden de
estos miembros como en la sección anterior.

Ahora podrá elegir esta plantilla en fichas de actividades
o seguimientos, por default sera usted asignado como
responsable de cada tarea por ser el creador, y deberá
editar agregar a los responsables reales cada una (quizá
usted deba borrarse de cada tarea).
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 6 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5

FOLIADOR DE DOCUMENTOS: Es una herramienta
para controlar los números consecutivos de cada tipo de
documento en su empresa. Esta es una función
restringida sólo para ADMINISTRADORES.

Si por ejemplo en su empresa tiene la estructura de
claves PCC-001, donde “P” es de Procedimiento y “CC”
Control de Calidad, sugerimos dar de alta el Foliador
llamado “Procedimientos de Control de Calidad”. Quizá
en su empresa existen otros 3 tipos de documentos
(Manual, Instructivo y Formatos) así como 9
departamentos adicionales, por lo tendrá que hacer 10 x
4 = 40 foliadores en total para cubrir todos los tipos de
documentos de cada departamento existentes en su
empresa.

Ingrese a la opción CATALOGOS / FOLIADORES del
menú principal.
 Teclee el nombre del Foliador en el campo FOLIADOR
 En el campo PREFIJO escriba todo aquello de su
codificación de documentos que se encuentre a la
IZQUIERDA de su numerador consecutivo.
 En el campo COMIENZA EN, escriba el numero con el
que desea empezar a controlar
la numeración,
respetando el número de dígitos que utiliza actualmente
(p.e. 001).
 En el campo SUFIJO escriba todo aquello que en su
codificación de documentos se encuentre del lado
DERECHO de su numerador consecutivo.
 En PASO indique “1” si el numerador es consecutivo o un
número mayor si su numeración avanza en valores
mayores a la unidad.
 En la opción “RELACIONAR TIPOS DE DOCUMENTOS”
indique cuáles tipos de documentos podrán utilizar este
foliador, seleccione con CTRL+CLIC aquellos tipos que
usaran exclusivamente este foliador.
 En esta versión es necesario indicar cuáles grupos de
trabajo (grupos de usuarios registradores) podrán utilizar
este foliador. Para esto, en la sección RESTRINGIR A
GRUPOS DE TRABAJO, seleccione con CTRL+CLIC
aquellos grupos de trabajo (de registradores) que usarán
de manera exclusiva este foliador.
NOTA: El uso del foliador se hace en el módulo de la
BOVEDA, al momento de dar de alta una nueva ficha de
información de cada documento, en seguida de seleccionar
el tipo de documento que darán de alta.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 7 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Perfiles de Seguridad
Existen 2 tipos de perfiles que puede asignar a sus usuarios:
1. VER Documentos
2. REGISTRAR Documentos (Alta y Actualización)
Cada uno de estos perfiles deben ser otorgados a los usuarios dependiendo su jerarquía dentro del
sistema documental.
Todo usuario se da de alta una sola vez en el sistema, y éste, debe incluirse en uno o varios grupos de
trabajo; en cada grupo puede tener diferentes perfiles sobre diferentes documentos (Bóvedas).
Por lo que, un mismo usuario puede tener el perfil de VER ciertos documentos en un grupo (quizá todos
los documentos aprobados), pero en otro grupo (USUARIOS CLAVE) también podrá REGISTRAR
documentos nuevos en otra bóveda no disponible a la mayoría de los usuarios de la empresa
(BORRADORES) ver la siguiente figura:
Este esquema muestra un grupo seleccionado de USUARIOS CLAVE que tienen el perfil de REGISTRO
en una bóveda de BORRADORES, mientras que otros usuarios tienen el perfil de VER documentos ya
aprobados. Esto le permitirá delegar responsabilidades de alta y actualización de documentos en el
software a ciertos usuarios sin correr el riesgo de perder el control de su sistema documental.
NOTA: Este esquema puede variar según sus necesidades de división de documentos.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 8 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Otorgar acceso de Usuarios hacia Bóvedas de Documentos
Una vez generado el grupo en la opción CATALOGOS / GRUPOS DE TRABAJO del menú
principal, ya descrito anteriormente, éste será utilizado para permitir el acceso de sus usuarios a
ciertas bóvedas de documentos, esto se logra ingresando a ciertos usuarios a un grupo
determinado, y después ligar ese grupo con varias bóvedas, y con ello relacionará a sus usuarios
con dichas bóvedas.
Una vez configurados sus grupos, cada vez que ingrese a un usuario nueva a cada grupo
automáticamente quedará relacionado con los mismos documentos (bóvedas) que todos los
usuarios ya existentes en dicho grupo.
Además de relacionar usuarios con bóvedas deberá indicar a cada usuario QUE TIPO DE
ACCESO tiene a esos documentos, ya sea VER o REGISTRAR nuevos documentos, y de cuáles
bóvedas tiene privilegios de obtener nuevas revisiones (SACAR).

En el menú principal, vaya a la opción de PERFILES y ahí seleccione del campo SELECCIONE UN GRUPO
DE TRABAJO a algún miembro de ese listado.

Al seleccionar a algún miembro de la lista de
grupos de trabajo se resaltarán en la parte
inferior a los usuarios miembros y a las
bóvedas relacionadas con éste.

Para agregar a algún otro usuario o bóveda
a dicho grupo SELECCIONE CON CTRL +
CLIC a dicho elemento y oprima el botón
ACTUALIZAR ACCESOS.
NOTA: En caso de no oprimir el botón de CTRL
al seleccionar usuarios o bóvedas, se anulará la
edición de los privilegios de los miembros ya
existentes, lo cual no significa que haya alterado
los privilegios ya otorgados ya que en la
siguiente ventana se le pedirá la confirmación, y
en caso de no estar de acuerdo podrá cancelar
la operación.

CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Aparecerá la ventana de confirmación de la
selección previa, en donde se mostrarán en
primer orden las bóvedas por relacionar al
grupo, y en caso de oprimir ACEPTAR esas
bóvedas en TOTAL serán ligadas a dicho
grupo. Si desea cancelar, oprima el botón
indicado para ello.
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 9 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5

En la nueva ventana aparecerán los usuarios
seleccionados en la ventana anterior aún
cuando en el grupo quizá existan otros
usuarios adicionales ligados, y que por
motivos de seguridad, en caso de haberse
equivocado en la ventana anterior evitará un
borrado involuntario, sólo se muestran los
usuarios de la selección previa (esto se
indica en la leyenda superior “editando 19
usuarios de 22 existentes en el grupo X”, lo
cual no ocurre en el caso de las bóvedas).

Aparecerá en color rojo la palabra “NUEVO”
a la derecha del renglón de los usuarios
recién agregados en la ventana anterior y
deberá indicar como mínimo alguna casilla
para insertar efectivamente al usuario al
grupo de trabajo antes de oprimir APLICAR.
Al oprimir APLICAR le aparecerá la ventana de confirmación del ingreso, modificación o borrado de usuarios con
privilegios hacia las bóvedas seleccionadas en ese grupo y regresará a la ventana de GRUPOS DE TRABAJO,
con esta operación los usuarios seleccionados ya podrán ingresar al sistema con los privilegios otorgados para
trabajar cotidianamente.
Para el BORRADO DE USUARIOS de un grupo de trabajo, asegurase que dicho usuario esté seleccionado y
oprima ACTUALIZAR PERFILES y al aparecer en la ventana de confirmación con los privilegios previos, sólo
DESACTIVE las 3 casillas de privilegios y al oprimir APLICAR éste será removido del grupo de trabajo.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 10 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Creación de Rutas de Aprobación
Consideraciones en la creación de rutas
Una ruta es una serie de pasos o secuencia de personas, a las que se deben enviar uno o varios
documentos a aprobación antes de emitirlos para su uso general, la cual debe ser “programada”
con anterioridad para cada combinación diferente de personas que aprueben cada tipo de
documento de cada área.
Una ruta puede ser serial (personas en pasos consecutivos, el orden de recepción depende que
se complete el paso anterior), paralela (varios usuarios en un solo paso, todos reciben el
documento al mismo tiempo, y pueden responder en cualquier orden), o una combinación de
ambas (puede haber pasos con una o varias personas dentro).
Recomendamos que los nombres de las rutas sean de fácil entendimiento al usuario, ya que al
enviar un documento a aprobar se tendrán varias opciones por donde enviarlo, y si el nombre es
entendible esto facilitará su decisión y habrá menos errores posteriores.
Comúnmente, todos los documentos de un mismo departamento los aprueban las mismas
personas, por lo que las rutas podrán llamarse como cada departamento de su empresa (Calidad,
Producción, Compras, etc.). Pero también las combinaciones pueden variar según el tipo de
documento, por ejemplo, quizá los formatos de ingeniería se aprueban por personas diferentes a
los planos de esa misma área, por lo que habría que generar por lo menos 2 rutas, “Formatos
Ingeniería” y “Planos Ingeniería” y así sucesivamente.
Ejemplo: Los documentos del área de ensamble son emitidos por 6 o 7 personas, pero todos los
documentos, sea cual sea el tipo, son revisados por 2 Jefes de Turno y por el Gerente de
Ensamble. El documento impreso actual contiene 4 firmas, Elaboró, Revisó (2 personas) y
Aprobó, al final se requiere que 10 personas estén notificadas del cambio.
Las consideraciones clave para crear su ruta de aprobación son las siguientes :

Si todos los documentos del área pasan por esas personas siempre, recomendamos nombrar
la ruta como ENSAMBLE.

El emisor del documento a aprobar no forma parte de la ruta, el software registra quién fue el
emisor de cada aprobación.

El primer paso puede llamarse “Revisión Inicial” y contendrá a los 2 jefes de área, ya que el
orden en que se firme realmente no es importante.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 11 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
En MASTERWEB, en cada paso en donde incluya más de una persona existe la posibilidad de
indicar el número de Aprobaciones Requeridas (cantidad de personas que requieren aprobar en
el paso para que el documento pueda avanzar) y Rechazos Requeridos (cantidad de usuarios
que deben rechazar para regresar el documento al Emisor), lo cual depende si el documento
requiere ambas aprobaciones, o bien es suficiente con una aunque el otro aprobador rechace. En
el ejemplo se requiere que ambos jefes de turno aprueben, indique 2 en ambos casos.
En seguida pasará al Gerente que debe aprobar bajo consentimiento previo de los jefes de turno,
a ese paso le llamaremos “Aprobación Gerencial”.
Al aprobar el Gerente seguirá a Control de documentos como responsables de publicarlo (quizá
existan copias en papel), por lo recomendamos incluir a esta área en el último paso de cada ruta.
A ese paso le pondremos el nombre de “Asignar Bóvedas”.
En MASTERWEB se hace necesario indicar las posibles decisiones que puede tomar un usuario
en cada paso (aprobado o rechazado) así como las reacciones que debe tener el software
dependiendo de dichas decisiones, las cuales pueden ser:
APROBADO
RECHAZADO
No Acción Adicional
No Acción Adicional
Notificar al Originador
Notificar al Originador
Notificar a Aprobadores Previos
Notificar a Todos los
Aprobadores
Aprobación Final y Asignar
Bóvedas (requerido incluir en
algún paso de la ruta)
Notificar a Aprobadores
Previos
Notificar a Todos los
Aprobadores
[No Aplica]
Descripción de Reacciones
- Envía el documento al siguiente paso sin
ningún mensaje o aviso
- Envía un correo al emisor avisando que el
paso ha sido completado
- Envía un correo a los aprobadores incluidos
en la ruta, solo en pasos anteriores
- Envía un correo a TODOS los aprobadores
incluidos en la ruta (anteriores y previos).
- Marca al documento como “Aprobado vía
Electrónica” y permite la asignación de fechas
de Aprobación, Emisión y Expiración y también
pregunta a cuál bóveda será cambiado el
documento recién aprobado así como a donde
enviará a la versión anterior.
La acción NOTIFICAR – ENVIAR CORREO es una opción especial que se puede anexar en una
ruta sólo para fines de enviar un correo electrónico a ciertas personas tras haberse completado
una aprobación, los integrantes incluidos en ese paso en realidad NO PUEDEN aprobar como tal,
y no es necesario tampoco asignarles un perfil de aprobador en su grupo de trabajo, es sólo una
notificación automática vía correo electrónico.
La asignación de Acciones y Reacciones deberá ser de acuerdo a sus necesidades, de acuerdo al
ejemplo le recomendaríamos:
Paso 1: Si existen las 2 aprobaciones, pasar al siguiente paso sin ninguna acción adicional, si se
rechaza, envíe un correo al emisor.
Paso 2: Si se aprueba, igual que el anterior, si se rechaza debe enviar un correo al emisor y al
aprobador previo para notificación del mismo.
Paso 3: El encargado de control de documentos lo cambiará de bóveda, (de “BORRADORES” a
“Producción” quizá) y enviará la versión anterior a “Obsoletos”, también indicará las fechas de
Aprobación, Emisión y Expiración (opcional), además de enviar un correo al emisor indicándole
que el proceso ya ha terminado, en este paso realmente el encargado de control de documentos
no podría rechazarlo en sí.
Paso 4: Notificación, al terminar el ciclo, se enviará un aviso a estas personas que el documento
contenido ya fue aprobado.
El proceso descrito se indica en la siguiente figura:
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 12 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Al terminar el proceso, se generará en el software un registro histórico de aprobación del
documento, así como el reemplazo de la versión anterior (si es que existiera). Por lo que ahora
podrá ser consultado por aquellas personas que, por su grupo de trabajo, tienen acceso a la
bóveda de Producción, y más aún, el administrador documental, podrá colocarlo en una carpeta
de documentos (carpeta) en donde pueden estar organizados por tipo, proceso, etc.
Procedimiento para Crear Rutas
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05

Vaya a la opción RUTAS Y APROBACIONES /
EDICION DE RUTAS del menú principal y oprima
el botón de NUEVA e ingrese el nombre para la
nueva ruta. (hasta 15 caracteres).

Seleccione el número de pasos totales en su ruta
(si posteriormente desea cambiar el nombre o el
número de pasos en la ruta, deberá borrar la
anterior y generarla nuevamente).

Indique en la opción inferior si el último paso de la
ruta será de notificación (en dado caso, en el
último paso sólo se le preguntará a qué usuarios
agregará en este paso).

Opcional, si usted desea restringir el uso de esta
ruta a cierto grupo de usuarios (normalmente
usuarios clave), seleccione con CTRL+CLIC a
cada grupo que tendrá disponible esta ruta, si no
selecciona ningún grupo, la ruta estará disponible
para todos los registradores de su organización.

Opcional, si usted desea que los documentos
rechazados en la ruta se envíen a cierta bóveda,
seleccione la propia en el campo “Enviar
rechazados a la bóveda”
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 13 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05

Al oprimir CONTINUAR se presenta
la edición del paso consecutivo, en
donde deberá indicar el NOMBRE
del paso.

Seleccione con CTRL+CLIC en la
sección inferior izquierda aquellas
personas que formarán parte de este
paso.

Si desea que los integrantes de este
paso a su vez puedan agregar a
otros
miembros
durante
las
aprobaciones, indique la opción
correspondiente.

En la sección ACCIONES DEL
PASO indique qué acciones desea
que ocurran al definir un veredicto
por parte de los miembros del paso.

Puede poner un tiempo límite para
que los integrantes de este paso
puedan dar un veredicto, oprima el
botón “Poner tiempo límite” y
aparecerá la siguiente ventana:

En ella sólo indique el(los) usuario(s)
a los que se trasladará la aprobación
después del tiempo límite para
completar el paso (concretar el
mínimo de aprobaciones o rechazos)
por parte de todos los miembros de
este paso.

Continúe
sucesivamente
hasta
concluir todos los pasos de la ruta
(recuerde que en alguno de los
pasos de la ruta debe incluir la
acción “APROBACION FINAL Y
ASIGNAR BOVEDAS” ya que sin
ella la ruta no podrá ser concluida).

Si usted señaló que el último paso
será de notificación, se mostrarán
todas las acciones inhabilitadas y el
nombre del paso será “Notificación”,
y sólo deberá incluir a los usuarios
que usted desee sean notificados
con un correo electrónico al finalizar
la aprobación, en cuyo mensaje
aparecerá una liga para ver los
documentos recién liberados.

Oprima FINALIZAR y la ruta será
concluida.
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 14 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Creación de Carpetas (Organizadores)
Al tener su documentación dentro de MASTERWEB, usted podrá organizarla en carpetas
electrónicas de acuerdo a cómo su personal está acostumbrado a localizarlas en Papel.
Puede crear un número ilimitado de carpetas de acuerdo a sus necesidades de publicación. Una
carpeta debe estar contenida en una Bóveda y por ello, sólo los usuarios que tengan privilegio de
ver esa bóveda podrán ver esa carpeta. Puede introducir más de una carpeta en una Bóveda si lo
desea (ver sección CARPETAS de la guía de usuarios).
Las carpetas tienen la propiedad de poder incluir en ellas los documentos localizados en otras
bóvedas a la que ésta esta colocada. Y con ello, para un departamento específico, podrá incluir en
sus carpetas documentos seleccionados de otros departamentos.
Procedimiento para Crear Carpetas

En el menú principal ingrese a EDICION DE
CARPETAS y se presentará la pantalla siguiente:

Oprima el botón de NUEVO.

Escriba el nombre de la carpeta

Seleccione la bóveda en la que desea colocarlo
(con eso restringirá el acceso a los usuarios que
puedan ver esa carpeta).

Oprima GUARDAR y regresará a la ventana
anterior.

Si posteriormente desea cambiar dicho nombre
oprima el icono en forma de carpeta de color
naranja, o bien si desea borrarlo oprima el icono
de BORRAR del renglón correspondiente.

Puede usted COPIAR la estructura de sus
carpetas para ahorrar tiempo en la creación de
varios ejemplares similares cambiado los
documentos o simplemente ajustando las
diferencias en lugar de crear nuevas carpetas,
para ello oprima el icono de COPIAR de la
izquierda de la carpeta deseada.
Agregando Subdivisiones a la Carpeta
La división básica dentro de una carpeta son los ENCABEZADOS, los cuales tienen la misma
función que los subdirectorios de una PC. En estos encabezados podrá incluir a su vez a otros
encabezados o documentos y lograr la distribución que desee para que sus usuarios localicen
fácilmente sus documentos. De la misma forma que en su PC, usted no podrá incluir objetos
debajo de sus documentos (archivos), siendo la división mínima de las carpetas.

Dé clic sobre el nombre de la carpeta y aparecerá la siguiente ventana:
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 15 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05

En la parte superior aparecerán 2 secciones,
para
AGREGAR
ENCABEZADOS
o
AGREGAR DOCUMENTOS.

Los encabezados son las subdivisiones
internas de la carpeta, tal como los directorios
y subdirectorios en su PC, oprima el botón de
AGREGAR ENCABEZADOS aparecerá la
ventana inferior preguntando por el nombre del
mismo.

Oprima GUARDAR y regresará a la pantalla
anterior agregando dicho encabezado en la
lista del nivel raiz de la carpeta.

El órden de éstos será conforme usted los
agregue a la carpeta, y no en órden alfabético
como se acostumbra en su PC, con lo cual
usted podrá priorizar la jerarquia de los
encabezados según su importancia de uso. Al
agregar objetos éstos se colocarán en la ultima
posición de la lista.Si usted desea INSERTAR
algun encabezado entre 2 encabezados
previamente guardados solo SELECCIONE EL
CIRCULO que se localiza a la derecha del
nombre de ese renglón en donde desea
insertar el nuevo encabezado, y al agregarlo a
la lista se colocará por encima del renglón
seleccionado.

Para agregar contenido DENTRO del nuevo
encabezado solo dé clic en el nombre de éste
y se desplazará al nivel inferior y podrá
agregar igualmente nuevos encabezados y/o
nuevos documentos en sus subniveles. Al
avanzar en los subniveles usted podrá
observar la ruta de los subniveles avanzados
en la barra superior, y podrá regresar al nivel
que desee dando clic en su respectivo vínculo.

Para EDITAR el nombre del encabezado, sólo
dé clic en el icono en forma de carpeta de la
izquierda del encabezado que desee.

Al agregar DOCUMENTOS se mostrará la
función VER TODOS del cual podrá hacer uso
de los filtros de clave, título o bóveda para
localizar su documento, ahí seleccione la
casilla de la izquierda para todos aquellos
documentos que desee integrar a la carpeta
actual y serán agregados en el orden de la
clave y revisión. Para cambiar el órden aplica
también la función de INSERTAR al igual que
en los encabezados

Oprima GUARDAR y regresará a la pantalla
anterior.
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 16 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
Recomendaciones para Implantación
Basados en la experiencia de la implantación de MASTERWEB con nuestros clientes, nos
permitimos ofrecerle algunas sencillas recomendaciones para optimizar la implantación del
software en su empresa:

Capacite a los administradores del sistema, deben ser personas asignadas por su puesto al
proceso de control documental de la organización (de 2 a 4 personas), recomendamos que a
la sesión de administradores tengan la compañía de una persona del área de sistemas para
recurrir a él en caso de preguntas sobre todo en administración de privilegios ya que es un
proceso que ese personal maneja diariamente con las redes locales.

Decida una sencilla Estructura de Bóvedas mientras más sencilla, mejor, esto facilitará la
comprensión de sus usuarios en general. Considere si es indispensable el dividir sus
documentos en muchas bóvedas, ¿importa el restringir todos sus documentos a todas las
áreas ahora que tiene las ventajas de un medio electrónico? Puede definir bóvedas públicas
donde coloque documentos de uso general y aquellos que no sean de uso general colocarlos
en las bóvedas de los departamentos correspondientes. Si tiene documentos confidenciales
puede restringir el acceso a ese documento a usuarios seleccionados aun estando en una
bóveda pública o departamental.

Capacitación a los usuarios clave defina en conjunto con los responsables de la
implantación en cada departamento quienes serán los usuarios que capturen los documentos
de sus respectivas áreas. Y una vez definidos capacítelos para que puedan usar el software
de inmediato ya con su estructura de bóvedas y accesos definidos, ya que si pasa mucho
tiempo entre la capacitación y el uso de los usuarios clave se puede olvidar la sesión de
capacitación

Carga inicial de documentos, elabore y formalice el procedimiento interno de control de
documentos vía electrónica y dejar un tiempo para que su personal se acostumbre a
consultarlos por ese medio, y después de cumplir todas estas etapas capacitarlos a
actualizarlos, enviarlos a aprobar y aprobarlos en el software

Quite progresivamente los documentos en papel, ya que hizo la inversión en medios
electrónicos ahora debe lidiar con la costumbre del uso del papel, obligue el uso electrónico
removiendo poco a poco las carpetas impresas en la medida de lo posible y lo práctico
(recomendamos el apoyo de la alta dirección para este cambio).

Resalte a sus usuarios que realicen la Liga de Documentos Relacionados conforme se
vayan ingresando a MASTERWEB, esta función del software puede ahorrarle muchos
dolores de cabeza en un futuro, ya que le puede advertir cuáles documentos pueden ser
afectados al momento de sacar una nueva revisión dentro de una compleja red documental,
considere que el control de documentos representa el 75% de las no conformidades en las
auditorias de certificación y seguimiento, muchas de ellas debidas a la falta de manejo de esta
situación.

Defina cuándo un documento ES controlado y cuándo NO, el uso de MASTERWEB quizá
le despierte la inquietud de evitar las impresiones, esto es posible, pero deben instalarse
medios de protección como el convertidor a formato PDF con impresión o copiar-pegar
deshabilitados, pero reflexione acerca del tema:
a) Aun cuando se eviten las impresiones desde la aplicación de visualización, su PC cuenta
con una tecla de “Imprimir Pantalla” o simplemente extraer la información con alguna
cámara de celular, por lo que hasta el sistema más seguro no puede evitar sacar una
imagen de la información contenida en su documento, y cualquier medio electrónico es
vulnerable en ese aspecto.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 17 de 18
Manual de Administrador de MASTERWEB v 3.5
b) MASTERWEB restringe el acceso a través de contraseñas, lo que equivale a enviarle a
UNA persona especifica el documento impreso con sello y quizá firmas originales, el punto
fue que el usuario tuvo acceso a ese documento, y con él, puede extraer información si lo
desea, pero no afectaría a su sistema de calidad si es que se define esa consideración
además de ahorrarle MUCHO trabajo por manejo de “desconfianza”.
c) Para las auditorias de certificación es suficiente el definir que un documento controlado es
aquel que esta impreso en papel, con sello de color y quizá con firmas, o en su defecto,
llamarlo a través del sistema informático MASTERWEB, otro tipo de documento es no
controlado o irrelevante.

Programe respaldos regulares de su información, considere que la información contenida
en el software es resultado de un trabajo colectivo de meses o años, asegúrese que su
departamento de Informática (Sistemas) realice los respaldos como se indica en la guía de
instalación del Servidor.
NOTA: En Tecnología Aplicada a la Calidad SA de CV no nos hacemos responsables por
pérdidas de información al realizar los respaldos, por lo que recomendamos referirse a la
documentación del fabricante de la base de datos utilizada en su empresa y realice pruebas
de la restauración de la información y verificación de la integridad de la información para que
usted mismo se cerciore de la confiabilidad del proceso.
CALIDAD.COM / M-001 Rev. 05
Dudas y Problemas: [email protected]
Página 18 de 18