1. Internet

Dossier del Expositor
Normativa de montaje
y
Contratación de servicios
Estimado colaborador,
Le envío información completa acerca de la exposición comercial de SEC 2014 – El Congreso de las
Enfermedades Cardiovasculares, que se celebrará en Santiago de Compostela del 30 de octubre al 1 de
noviembre.
A continuación encontrará:
1.- Información completa sobre:
1- Horarios de montaje
2- Horarios de desmontaje
3- Servicios de Catering
4- Horario de apertura de la exposición comercial
5- Accesos, transporte de mercancías y envío de materiales al congreso
6- Servicio de almacén de mercancías para expositores
7- Reexpedición de materiales
2.- “Dossier del Expositor” de la empresa Caral Congresos, para poder realizar la contratación de:
- Electricidad (de contratación obligatoria)
- Stand modular
- Mobiliario
Es imprescindible realizar la contratación antes del 17 de octubre.
Recuerde que:
- La Organización alquila a las empresas únicamente el espacio contratado, no estando incluído en el
alquiler del espacio la instalación de un stand modular, moqueta, cuadro eléctrico, luces, rótulo, mobiliario,
etc.
- La altura máxima permitida es de 4,5 m.
Contratación de otros servicios
Limpieza
La Organización se hace cargo de la limpieza de suelos después del montaje y un mantenimiento diario
cada día del congreso. Si desea otro tipo de servicio (limpieza de mobiliario, etc.) deberá realizar su
contratación directamente con el Palacio de Congresos (Juan Carlos Fernández o Teresa Blas) en
[email protected] o 981 51 99 88.
Catering
Puede realizar su contratación directamente con la empresa de catering que opera en exclusiva en el
Palacio de Congresos SAN LORENZO Catering Gourmet (Raquel Fernández o Cristina Verea) en
[email protected] o 981 552 725.
Internet
Puede realizar su contratación directamente con el responsable en el Palacio de Congresos (Carlos
Hermo Pérez) en [email protected]
Recuerde que todos los servicios deberán estar solicitados antes del 17 de octubre y abonados antes
del inicio del montaje. Todos los expositores deberán contratar obligatoriamente la electricidad.
Aprovecho la ocasión para agradecer su colaboración en SEC 2014 – El Congreso de las Enfermedades
Cardiovasculares
Atentamente,
Anabel García
Servicio de organización de Congresos de la SEC
SOCIEDAD ESPAÑOLA DE CARDIOLOGÍA
Servicio de organización de Congresos
C/ Ntra. Sra. De Guadalupe, 5 y 7. 28008 Madrid
Telf.: 902 11 26 29 / Fax.: 902 11 36 30
Email: [email protected] Web: www.congresosec.org
MONTAJE Y DESMONTAJE DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL
ENVÍO DE MERCANCÍAS AL CONGRESO Y SERVICIO DE ALMACÉN DE EXPOSITORES
1. MONTAJE de la Exposición - HORARIOS
1.1. Stands Modulares.
- Se entregarán el miércoles 29 de octubre a las 12:00 h. a aquellos expositores que lo hayan solicitado
previamente a Caral Congresos, cumplimentando los formularios pertinentes. Desde ese momento, y hasta
las 18:00 h. del mismo miércoles, podrán preparar la decoración y el montaje interior de los mismos.
1.2. Stands de Diseño Libre.
- Deberá enviarse a la Organización un proyecto del stand antes del 30 de septiembre, para darle
conformidad.
- Horarios de montaje:
Martes 28 de octubre: de 08:00 a 21:00 h.
Miércoles 29 de octubre: de 08:00 a 18:00 h.
Importante: NO será posible realizar ninguna tarea de montaje ni decoración interior de los stands el
jueves 30 de octubre.
El miércoles 29 de octubre a las 13:00 h., los miembros de la Organización revisarán la Exposición
Comercial, modificando, si fuese necesario, los aspectos que no se ajusten a la normativa.
La Exposición Comercial quedará oficialmente abierta al público el jueves 30 de octubre a las 09:00 h.
2. DESMONTAJE de la Exposición – HORARIOS (stands modulares y de diseño libre)
El desmontaje no podrá iniciarse hasta las 16:30 h. del sábado 1 de noviembre, debiendo estar finalizado
el mismo sábado 1 de noviembre a las 21:30 h.
3. CATERING
Los expositores no podrán vender comida ni bebida en el stand. Queda prohibido en la Exposición Comercial,
el servicio de bebidas alcohólicas de graduación superior a 18º, así como la realización de cualquier
espectáculo en los stands (venenciadores de fino, cortadores de jamón, folklore…).
Puede realizar su contratación directamente con la empresa de catering que opera en exclusiva en el Palacio
de Congresos “SAN LORENZO Catering Gourmet” (Raquel Fernández o Cristina Verea) en
[email protected] o 981 552 725.
4. HORARIO DE APERTURA DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL
Jueves
30 de octubre
09:00 h. / 14:00 h.
15:00 h. / 20:00 h.
Viernes
31 de octubre
08:30 h. / 14:00 h.
15:00 h. / 20:00 h.
Sábado
1 de noviembre
08:30 h. / 15:00 h.
5. ACCESOS, TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Y ENVÍO DE MATERIALES AL CONGRESO
El acceso para realizar el montaje de stands se hará por la entrada principal del Palacio de Congresos,
donde se encuentra ubicada la Zona de Exposición Comercial. La recepción de materiales enviados para el
congreso por empresas de transporte se realizará por la entrada de carga y descarga del Palacio de
Congresos, donde se encuentra ubicado el Almacén de mercancías para Expositores. El acceso desde el
almacén a la zona de exposición se realizará mediante ascensor/montacargas.
1
5.1 Envío de mercancía para el stand
La mercancía enviada al Congreso deberá indicar:
 SEC 2014 – El Congreso de las Enfermedades Cardiovasculares
 Destino: Palacio de congresos y Exposiciones de Galicia – C/Miguel Ferro Caaveiro s/n - San
Lázaro. 15707 Santiago de Compostela (A Coruña)
 Nombre comercial de la empresa expositora (el mismo que se utiliza para el rótulo del stand) como
remitente (imprescindible para su identificación).
 Nº de stand adjudicado.
 Nº de bultos.
5.2 Envío de documentación para insertar en la cartera del congresista.
Si ha contratado la inserción de un documento en la cartera del congresista, deberá enviarlo directamente
al Palacio de Congresos. Este material deberá estar sin falta en el Palacio el martes 28 de octubre
entre las 09:00 y las 14:00 h. ya que se manipularán las carteras con toda la documentación el miércoles
29 de octubre.
Esta mercancía enviada al Congreso deberá indicar:
 SEC 2014 – El Congreso de las Enfermedades Cardiovasculares
 Destino: Palacio de congresos y Exposiciones de Galicia – C/Miguel Ferro Caaveiro s/n - San
Lázaro. 15707 Santiago de Compostela (A Coruña)
 Nombre comercial de la empresa expositora (el mismo que se utiliza para el rótulo del stand) como
remitente (imprescindible para su identificación).
 Nº de bultos.
 Ref.: Documentación para insertar en cartera
MUY IMPORTANTE: esta mercancía deberá ir en embalaje/s independiente/s (aunque se envíen junto con
los materiales para el stand) y NO paletizados con otras mercancías. Ni la Organización ni el Palacio de
Congresos se harán responsables de ninguna mercancía recibida antes del martes 28 de octubre.
6. SERVICIO DE ALMACÉN DE MERCANCÍAS PARA EXPOSITORES
La Organización del Congreso tendrá a disposición del expositor un servicio de ayudantes para el transporte
de mercancías desde el almacén de expositores al stand, las personas que lo deseen podrán solicitar este
servicio al Jefe de almacén.
Horarios:
El almacén estará operativo desde el martes 28 de octubre hasta el lunes 3 de noviembre (en este día se
coordinará la reexpedición del materiales), en horario de 09:00 a 14:00 y de 15:30 a 20:00 h.
- Es indispensable que envíen y retiren sus mercancías dentro de las fechas disponibles de almacén. Ni
la Organización ni el Palacio de Congresos se harán responsables de ninguna mercancía recibida antes del
martes 28 de octubre o reexpedida después del lunes 3 de noviembre. No habrá espacio disponible para su
almacenamiento en el Palacio de Congresos después de esa fecha.
- No está permitido el almacenaje de cajas y embalajes fuera de los almacenes destinados al efecto.
- La empresa transportista deberá dejar el material en la zona del almacén indicada por el Jefe de Almacén,
al que deberá entregar el albarán para la firma, una vez comprobado el nº de bultos y su correcto estado. Es
imprescindible que el transportista lleve los medios necesarios para la descarga de la mercancía desde el
camión/furgoneta hasta el almacén (plataforma elevadora, traspalet, toro, etc.) o gestione su contratación con
anterioridad a su llegada al recinto, si lo necesitase.
7. REEXPEDICIÓN DE MATERIALES
Los albaranes para la reexpedición del material sobrante estarán a su disposición en el mostrador de
Exposición Comercial (Área de Acreditación, ubicada en el Hotel Puerta del Camino) y en el almacén de
expositores, al finalizar el Congreso.
Será IMPRESCINDIBLE que cumplimente este albarán y lo entregue, junto con la mercancía perfectamente
embalada e identificada, al Jefe de Almacén. No se aceptará ninguna mercancía que no vaya acompañada
de este albarán. Es responsabilidad del expositor dar el aviso de recogida de la mercancía a la empresa
de transporte.
2
Santiago de Compostela
30 de Septiembre de 2014
Muy Sr.(a) nuestro(a):
Como empresa encargada de la construcción de los stands para SEC 2014 – El Congreso de las
Enfermedades Cardiovasculares, que se celebrará en el Palacio de Congresos y Exposiciones de Santiago
de Compostela durante los días 30, 31 de octubre y 1 de noviembre del presente año y en el que Ud.
participa como expositor, a través del presente escrito le rogamos que tenga en cuenta los siguientes
apartados:
1.- La entrega de los stands, totalmente terminados y con los accesorios solicitados a nuestra empresa,
se efectuará el miércoles 29 de octubre a las 12:00 h. A partir de este momento, Usted podrá preparar
el interior del stand.
2.- En esta documentación encontrará los servicios que nuestra empresa les ofrece en régimen de
alquiler, cuya solicitud deberá obrar en nuestro poder antes del 17 de octubre de 2014. El importe
resultante en todos los casos deberá estar liquidado antes de la entrega del stand. Cualquier solicitud
que se realice después de esta fecha estará sujeta a disponibilidad y tendrá un recargo sobre el precio
de tarifa.
3.- Asimismo les recordamos que no está permitido realizar cualquier tipo de agujero en las paredes de
los stands. Para colgar elementos decorativos en el stand les rogamos utilicen cinta adhesiva a doble
cara o velcro.
4.- No olvide (en el caso de solicitud de stand modular) rellenar el apartado de “texto a colocar en el
frontis” con el nombre de la empresa tal como quiera que aparezca escrito (letra normalizada hasta un
máximo de 20 caracteres por stand).
5.- Una vez terminado el congreso, se retirará el mobiliario, no siendo la empresa montadora
responsable de los objetos olvidados.
6.- No olvide realizar la contratación de sus necesidades de electricidad con nuestra empresa, aun en el
caso de que su stand sea de diseño libre.
Si precisa alguna información complementaria, le rogamos nos lo comunique urgentemente por Telf.:
981 533 601 ó E-mail: [email protected] Nuestro horario de atención al público es, de lunes
a viernes, de 10:00 a 14:00 h.
Atentamente les saludamos,
Isabel Vega
Caral Congresos
Caral Congresos, s.l.u.
Rúa Escultor Camilo Otero, 17 – 1º C. 15702 Santiago de Compostela (A Coruña)
Horario de atención al público de 10:00 a 14:00 h.
Tel.: 981-533.601 E-mail: [email protected]
FORMULARIO DE SOLICITUD DE STAND MODULAR
EMPRESA EXPOSITORA: _________________________________________________________________
PERSONA DE CONTACTO: ________________________________________________________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________________________________________
CP: ____________ LOCALIDAD: ________________________________ PROVINCIA: ________________
TELÉFONO: _____________________ FAX: ___________________ NIF: __________________________
E-MAIL: _________________________________________________ Nº de STAND: _________________
Stand Modular
Precio m2 (*)
19,80 €/m2
Total M2
TOTAL €
ELECTRICIDAD (obligatorio) (*)
Acometida eléctrica (12€ x 1 stand x 3,3 Kw.)
Consumo (6€ x 1 stand x 3,3 Kw x 3 días)
(*)
Estos precios no incluyen IVA 21%
TOTAL €
Un stand modular incluye:
 Perfilería de aluminio anodizado en color blanco.
 Paneles en melamina color blanco.
 Altura: 250cm
 Rótulo en frontis realizado en vinilo standard, con un máximo de 20 caracteres por stand.
 Moqueta ferial ignífuga color gris jaspe.
 Luz de 300 W en frontal con 3 focos orientables.
 Cuadro eléctrico de 15A.
TEXTO A COLOCAR EN EL FRONTIS:
(Escriba aquí en letras mayúsculas el texto a colocar en el frontis)
NOTA IMPORTANTE: Es imprescindible enviar este formulario cumplimentado para la solicitud de
instalación de un stand modular. De no ser recibido antes del 17 de octubre, se dará por entendido que
no lo necesitan y que su stand es de diseño libre. El precio por m2 de stand modular no incluye
acometida eléctrica ni consumo, que se han de contratar aparte.
Caral Congresos, s.l.u.
Rúa Escultor Camilo Otero, 17 – 1º C. 15702 Santiago de Compostela (A Coruña)
Horario de atención al público de 10:00 a 14:00 h.
Tel.: 981-533.601 E-mail: [email protected]
FORMULARIO DE SOLICITUD DE ELECTRICIDAD (obligatorio) y EQUIPAMIENTO ADICIONAL PARA STANDS
EMPRESA EXPOSITORA: _________________________________________________________________
PERSONA DE CONTACTO: ________________________________________________________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________________________________________
CP: ____________ LOCALIDAD: ________________________________ PROVINCIA: ________________
TELÉFONO: _____________________ FAX: ___________________ NIF: __________________________
E-MAIL: _________________________________________________ Nº de STAND: _________________
Solicitud de Electricidad (Obligatorio acometida + consumo + 1 cuadro eléctrico)
DESCRIPCIÓN
Acometida eléctrica (12€ x 1 stand x 3,3 Kw.)
Consumo (6€ x 1 stand x 3,3 Kw x 3 días)
Cuadro Eléctrico 15A
Cuadro Eléctrico 25kva. (3F+N+TT)
Regleta de luz con 3 focos
(*)
Estos precios no incluyen IVA 21%
€/Unidad (*)
Nº uds.
TOTAL €
48,40 €
151,25 €
39,04 €
Equipamiento adicional para stands (opcional)
TIPO
Sillas
Sillones
Taburetes
REF.
SPL
SCI
SNO
SCO
SBL
SJA
SNE
SFU
SEJ
SMO
SDB
SDA
TAN
TAB
TAM
DESCRIPCIÓN
Silla plegable
Silla cinema
Silla noir
Silla convención
Silla blanche
Silla jacobsen
Silla neige
Silla fusión
Silla ejecutivo
Sillón modular
Sillón diseño blanco
Sillón diseño azul
Taburete alto negro
Taburete alto blanco
Taburete alto marrón
€/Unidad Nº uds.
3,30 €
8,05 €
20,10 €
20,50 €
11,00 €
11,00 €
13,25 €
17,40 €
45,20 €
24,20 €
50,70 €
50,70 €
20,57 €
20,57 €
20,57 €
Caral Congresos, s.l.u.
Rúa Escultor Camilo Otero, 17 – 1º C. 15702 Santiago de Compostela (A Coruña)
Horario de atención al público de 10:00 a 14:00 h.
Tel.: 981-533.601 E-mail: [email protected]
TOTAL €
TIPO
Mesas
REF.
MRB
MRH
MRAB
MRAH
MTA
MDE
MCT
PPE
PGR
MAB
MCE
MCEL
MVI
MVIL
MAC
MACL
VAC
VACL
VAD
VADL
VMI
VMIL
ERE
EIN
ESR
ESI
FRE
FRI
PFO
PAP
PAR
PPI
BPE
TEN
PAM
PVA
PVB
RVE
RVA
DESCRIPCIÓN
Mesa Redonda blanca
Mesa Redonda haya
Mesa Redonda alta blanca
Mesa Redonda alta haya
Mesa Tablero
Mesa Despacho
Mesa Centro
Podiums
Podium pequeño
Podium grande
Mostradores
Mostrador Abierto
Mostrador Cerrado
Mostrador Cerrado (c/llave)
Mostrador Vitrina
Mostrador Vitrina (c/llave)
Mostrador Acristalado
Mostrador Acristalado (c/ llave)
Vitrinas
Vitrina acristalada
Vitrina acristalada (c/llave)
Vitrina acristalada doble
Vitrina acristalada doble (c/llave)
Vitrina mixta
Vitrina mixta (c/llave)
Estanterías
Estantería recta
Estantería inclinada
Estante recto
Estante inclinado
Varios
Fregadero sin instalar
Frigorífico
Porta folletos - revistero
Papelera
Paragüero
Perchero – pie
Burro- perchero
Tensabarriers, c/u (1,5m.)
Panel modular – póster
Planta verde alta (150cm.)
Planta verde baja
Rótulo en vinilo estándar
Rótulo en vinilo con anagrama
Moqueta ferial (m2)
(*)
Estos precios no incluyen IVA 21%
€/Unidad Nº uds.
32,25 €
32,25 €
32,25€
32,25€
11,00 €
47,19 €
29,04 €
20,50 €
20,50€
39,93 €
39,93 €
49,83 €
60,50 €
70,40 €
84,70 €
94,60 €
121,00 €
130,90 €
148,00 €
157,90 €
148,00 €
157,90 €
25,10 €
25,10 €
8,05 €
8,05 €
60,00 €
79,86 €
30,00 €
12,10 €
12,10 €
20,57 €
30,00 €
7,15 €
16,50 €
48,40 €
36,30 €
33,88 €
39,93 €
4,84 €
Caral Congresos, s.l.u.
Rúa Escultor Camilo Otero, 17 – 1º C. 15702 Santiago de Compostela (A Coruña)
Horario de atención al público de 10:00 a 14:00 h.
Tel.: 981-533.601 E-mail: [email protected]
TOTAL €