ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS INFORME DE GESTION AÑO 2016 SABADO 25 DE FEBRERO DE 2017 8:00 AM ORGANOS DE ADMINISTRACION CONSEJO DE ADMINISTRACION JAIME CASTRO ISAZA NELSON FONSECA ALBERTO SANTACRUZ JAIRO CORTES OSCAR GAMBOA NELSON PULIDO MARIA GARAY OSCAR DIAZ ARTURO CARREÑO DANIEL SANCHEZ ADMINISTRACION SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA / FIRMA ADMINISTRADORA LEONARDO PARRA PEÑA – REPRESENTANTE LEGAL ROBERTS SERRATO – ADMINISTRADOR DELEGADO LUZ MARCELA CARVAJAL – ASISTENTE ADMINISTRATIVA COMITÉ DE CONVIVENCIA MARLEN RODRIGUEZ NANCY VILLESCAS SANCHEZ GRACIELA VELASQUEZ JOSE FABIAN VIVAS MARICEL APONTE REVISOR FISCAL OLGA LEONOR MARQUEZ PAVA ASESORIA CONTABLE SONIA BOLIVAR CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS FEBRERO 25 DE 2017 III Febrero 07 de 2017 El suscrito Administrador del CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III, ubicado en la CALLE 97 No. 70-89, cita a todos los Copropietarios a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA que se llevará a cabo el día Sábado 25 de Febrero de 2017 a las 8:00 a.m., en la plazoleta del Conjunto, con el siguiente orden del día: 1. Verificación del quórum. 2. Aprobación orden del día 3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea 4. Nombramiento de la Comisión para revisión de la presente Acta. 5. Informe del Consejo de Administración y Administración. 6. Informe de Revisoría Fiscal. 7. Aprobación de Estados Financieros a Diciembre 31 de 2016. 8. Aprobación proyecto de presupuesto para el año 2017. 9. Elección de órganos Administrativos. (Consejo de Administración, Comité de Convivencia, Revisor Fiscal) 10. Proposiciones y Varios. NOTA: se recuerda a los interesados en los procedimientos contables, que los mismos serán tratados en la reunión programada, el día viernes 17 de febrero, desde las 2:00 p.m. a 7:30 p.m. por consiguiente dichos temas se consideran previamente aclarados en la oficina de administración en la fecha aquí señalada. OBSERVACIONES 1. La presente convocatoria se hace en los términos de los artículos 39 y 45 de la Ley 675 del 3 de Agosto del 2001, sobre Propiedad Horizontal, De no completarse el Quórum del 51% para esta asamblea, se cita desde ya para el día Miércoles 01 de marzo de 2017 a las 7:00 p. m es decir que la asamblea sesionara y decidirá válidamente con un numero plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados de conformidad con el articulo 41 de la Ley 675, decisiones que obligaran a los propietarios, inclusive a los ausentes o disidentes al administrador y a los demás órganos y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del Conjunto de acuerdo al articulo 37 de la Ley. 2. En el evento de no poder asistir se puede hacer representar a través de un poder especial en los términos del artículo 215 de las normas del mandato del Código Civil. Adjunto modelo de poder. 3. A partir de la presente convocatoria, en la oficina de la administración se encuentran a disposición de los propietarios los libros auxiliares, los comprobantes y sus soportes contables, de igual forma adjunto la relación de los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes, de acuerdo a lo establecido por la Ley 675 en su parágrafo 2 del Articulo 39. 4.. Estos informes están disponibles en la página Web www.portaldepontevedra3.co Rogamos a todos los copropietarios que tengan inquietudes y/o sugerencias, hacerlas en el trascurso de los días previos a la Asamblea, los libros están a su disposición en la oficina de administración para ser analizados previamente. Durante la reunión de asamblea no se trataran dudas o inquietudes con respecto a contabilidad. 5. Todos los asistentes deberán presentar al momento del registro su cedula de ciudadanía, para verificar la calidad de propietario o en su defecto el de representante del bien inmueble. Agradecemos su puntualidad ya que por el número de propietarios, el registro se hace un poco demorado y a fin de evitar sanciones por inasistencia (una cuota de administración). La presidencia podrá verificar la permanencia de los copropietarios registrados; razón por la cual solicitamos que una vez se registre como asistente no se retire del recinto hasta que concluya la Asamblea. Cordialmente, JOSE LEONARDO PARRA PEÑA. Representante Legal REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA Con el fin de que la reunión se desarrolle con RESPETO, ORDEN Y AGILIDAD, se propone que la Asamblea se rija por el siguiente reglamento: Art. 1. Principio de igualdad: La asamblea está constituida por todos y cada uno de los propietarios, sus delegados, o sus representantes y por consiguiente, no existirá distingo de ninguna clase, actuando todos en igualdad de condiciones, independientemente de la ocupación o cargo que desempeñen, dentro o fuera de la copropiedad, o de cualquier otro factor, salvo lo señalado en el artículo 5. Art. 2. Poderes: Los propietarios que no puedan asistir a la Asamblea, deben delegar su voz y su voto en otra persona que sea mayor de edad, por medio escrito, el cual deberá presentarse al momento de firmar la asistencia. Parágrafo: Cada propietario podrá asistir a la Asamblea máximo con dos (2) poderes, de manera que a la hora de votar, tendrá derecho a su voto personal y a un voto por cada representado. Art. 3. Ingreso: Solo ingresará al recinto de la Asamblea la persona que asista en representación del respectivo apartamento, salvo que sea autorizado de manera particular el ingreso de un acompañante, en tal caso este tendrá voz pero no voto. Art. 4. Multas: La inasistencia a la Asamblea de copropietarios, acarreará una sanción de tipo monetario equivalente a una cuota de administración mensual. Así mismo, se hará acreedora a la multa, la persona que firme el listado de asistencia al comienzo de la reunión, pero que al verificar el quórum en cualquier tiempo, no se encuentre presente en el recinto de la Asamblea, o igualmente que al terminar la reunión no estampe su firma en el listado de asistencia correspondiente. Parágrafo: Los copropietarios que se presenten en el recinto de la Asamblea después de llamado a lista y verificación de Quórum, deberán pagar la multa. Art. 5. Inhabilidades: Los propietarios que no estén al día en sus obligaciones con el Conjunto, no tienen derecho a aspirar a los cargos de Presidente de la Asamblea, Comisión Verificadora de Acta, Consejo de Administración y Comité de Convivencia. Por razones de respeto y comodidad, no se permitirá la entrada de menores de edad, personas embriagadas y mascotas. Art. 6. Elección: La elección del cargo de Presidente de la Asamblea se hará por postulación nominal y se realizará por mayoría de votos. Art. 7. Quórum y mayorías: De acuerdo con lo establecido en el Artículo 45 de la ley 675 de 2001, la Asamblea sesionará con un número plural de propietarios que represente por lo menos la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad y decidirá válidamente con el voto favorable de la mitad ms uno de los representados en la respectiva reunión. Si convocada la Asamblea no puede sesionar por falta de Quórum, el Parágrafo 2 del artículo 61 del Reglamento de Propiedad Horizontal dice que se convocará a una nueva reunión para el tercer día hábil de convocada la reunión que en este caso seria el miércoles 29 de febrero a las 7:00 P.M. La cual sesionará válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera sea el porcentaje de coeficientes representados, dejando constancia del desarrollo de la reunión. Art. 8. El presidente de la Asamblea: Es el director del debate, y solo el puede conceder el uso de la palabra. Art. 9. El uso de la palabra: Los participantes que quieran hacer uso de la palabra, la pedirán levantando la mano, el presidente tomará nota y la concederá en el orden de la solicitud. Art. 10. Identificación: La persona que haya obtenido el derecho al uso de la palabra, indicará su nombre y el número del apartamento representado, a fin de tomar nota para el Acta. Art. 11. Tiempo de intervención: Al intervenir, el expositor lo hará en forma breve, clara, concisa, respetuosa y moderada, evitando las discusiones y el lenguaje ofensivo o violento. Debe dirigirse a la Asamblea y no a una persona de manera particular, no puede entablar diálogos o polémicas. La intervención será máxima de dos (2) minutos y no más de dos veces en el mismo tema. Art. 12. Prohibidas las interrupciones: Mientras alguien esté interviniendo, no podrá ser interrumpido, salvo que se trate de una interpelación o moción de orden, debidamente autorizada por el Presidente. Así mismo, los Asambleístas no podrán hacer ruidos o rechiflas, ni sabotear la intervención, aunque esta no sea de su agrado. Si alguien no está de acuerdo con algún planteamiento, lo deberá manifestar, pidiendo el uso de la palabra o emitiendo su voto, pero jamás acudiendo a actitudes o hechos irrespetuosos. Art. 13. Escrutinios: Si se realizan votaciones, estas se efectuaran tomando el voto, por cada uno de los representantes de los inmuebles. Parágrafo: Las decisiones adoptadas en esta Asamblea son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del conjunto. Asamblea en la carpintería Cuentan que en la carpintería hubo una vez una extraña asamblea. Fue una reunión de herramientas para arreglar sus diferencias. El martillo ejerció la presidencia, pero la asamblea le Notificó que tenía que renunciar. ¿La causa? ¡Hacía demasiado Ruido!. Y además, se pasaba el tiempo golpeando. El martillo aceptó su culpa, pero pidió que también Fuera expulsado el tornillo; dijo que había que darle Muchas vueltas para que sirviera de algo. Ante el ataque, el tornillo aceptó también, pero a su Vez pidió la expulsión de la lija. Hizo ver que era muy áspera En su trato y siempre tenía fricciones con los demás. Y la lija estuvo de acuerdo, a condición de que fuera Expulsado el metro que siempre se la pasaba midiendo a los demás según su medida, como si fuera el único perfecto. En eso entró el carpintero, se puso el delantal e inició su trabajo. Utilizó el martillo, la lija, el metro y el tornillo. Finalmente, la tosca madera inicial se convirtió en un fino mueble. Cuando la carpintería quedó nuevamente sola, la asamblea reanudó la deliberación. Fue entonces cuando tomó la palabra el serrucho, y dijo: Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero trabaja con nuestras cualidades. Eso es lo que nos hace valiosos. Así que no pensemos ya en nuestros puntos malos y concentrémonos en la utilidad de nuestros puntos buenos. La asamblea encontró entonces que el martillo era fuerte, el tornillo unía y daba fuerza, la lija era especial para afinar y limar asperezas y observaron que el metro era Preciso y exacto. Se sintieron entonces un equipo capaz de producir muebles de calidad. Se sintieron orgullosos de sus fortalezas y de trabajar juntos. INFORME GESTION 2016 CONSEJO DE ADMINISTRACION - ADMINISTRACION COMITÉ DE CONVIVENCIA La empresa de administración SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA, presenta a todos los Asambleístas el informe de gestión correspondiente al año 2016, el cual contó con la participación y entrega decidida del Consejo de administración y del Comité de convivencia, enmarcada en unas políticas ya establecidas las cuales fueron desarrolladas bajo el control y acompañamiento de la Revisoría fiscal. CONTENIDO 1. OBJETIVOS MISIONALES: COMUNIDAD 1.1 Seguridad 1.1.1 Seguridad Interna Mediante reunión llevada a cabo en el mes de septiembre de 2016, se revisaron las propuestas recibidas para la prestación del servicio de vigilancia, una vez verificadas dichas propuestas quedo registrada bajo acta N° 85 la decisión de continuar con la actual empresa de seguridad Apolo Ltda., desde el día 01 de octubre del año 2016 hasta el 30 de septiembre de 2017. Para esta ocasión se gestionó un valor de retorno de $19´000.000 los cuales serán invertidos en sistemas de seguridad para el conjunto. Por parte de la empresa Apolo, se publico la invitación a una charla para todos los residentes y empleadas del servicio domestico donde se les capacitaba sobre las modalidades de hurto, entre estas la llamada millonaria, se conto con la presencia de integrantes de la policía pero al lugar solo llegaron unas pocas personas. Además de esto se realizo junto con la policía una jornada de verificación de antecedentes a personas y a vehículos en el parqueadero. Ya han sido reemplazados dos domos y varias cámaras por tecnología HD, se cuenta con cámaras análogas las cuales se irán cambiando de acuerdo a la necesidad. De nuevo la Administración reitera a todos los propietarios y residentes en el conjunto, la importancia sobre el uso del biométrico para el acceso peatonal, este es un elemento de seguridad para evitar el ingreso de personas ajenas al mismo. Dando cumplimiento a lo aprobado por la asamblea ordinaria celebrada en el mes de febrero de 2016, fue construida la unidad sanitaria y el vestier para el personal de seguridad. También fue reubicado el portón de acceso vehicular para el parqueadero de visitantes. Se realizo cambio de proveedor de servicios para el mantenimiento de todos los equipos electrónicos, incluidos los citofonos, cerca eléctrica, accesos biométricos y CCTV. 1.1.2 Seguridad Externa Los nuevos domos que fueron instalados, se encuentran situados al exterior del conjunto con el fin de realizar paneos donde se pueda evidenciar la presencia de personal extraño. Lamentablemente el día 7 de diciembre en horas de la noche, fueron violentados dos hilos de la cerca eléctrica, lo cual permitió que personas ajenas al conjunto ingresaran a un apto. La empresa de seguridad se apersono del tema el cual ya se encuentra en la fiscalía. Se corrigió el daño causado en la cerca eléctrica y se reforzó este sistema con otro panel de control, las pruebas se vienen realizando cada 15 días con el fin de evitar un nuevo inconveniente. Durante el mes de diciembre y hasta el 10 de enero, la empresa Apolo reforzó con una persona de apoyo la seguridad en el área perimetral del conjunto. Gracias al trabajo que viene desarrollando el grupo de motorizados, se presenta una significativa reducción de los hurtos que ocurrían en la zona. Fue designado por parte de la empresa Apolo, un coordinador general de contratos quien es la persona encargada de brindar apoyo en todo lo relacionado con seguridad. 2. CONVIVENCIA El comité de convivencia, sigue liderando con gran éxito muchas de las actividades llevadas a cabo en el conjunto. La administración mediante comunicados publicados en carteleras, trata de sensibilizar a los residentes sobre el respeto hacia sus vecinos evitando el ruido en horas de la noche, el taconeo y sobre todo los ladridos de las mascotas que dejan en los balcones durante todo el día, los cuales perturban la tranquilidad y el descanso de sus vecinos. 2.1 Estadísticas sobre convivencia Durante el año 2016, se presentaron numerosos conflictos y quejas ante la oficina de administración. Dichos conflictos se deben a las siguientes razones: Falta de sentido de pertenencia de algunos residentes con la copropiedad. Desconocimiento sobre los deberes y derechos de la comunidad. Baja conciencia social, ambiental y ciudadana. Poca participación y cooperación para el bienestar común. Algunas de las quejas mas frecuentes de los residentes son: Mascotas: (30%) Ladridos frecuentes porque dejan solas las mascotas en los apartamentos y/o balcones, excrementos, orines en escaleras de torres, ascensores y parqueaderos. Irrespeto: (20%) El personal de vigilancia es agredido verbalmente tanto por residentes como por visitantes por no dar apertura a puertas; lo mismo ha ocurrido con el personal de administración, solo por parte de una persona a la cual se cito con el comité de convivencia pero no quiso asistir. Basuras: (15%) Arrojan basuras en horas no apropiadas por el shut (10:00 p.m. a 1:00 a.m.) las botellas de vidrio que lanzan por los ductos se rompen al llegar al deposito, lo cual altera la tranquilidad en los primeros pisos, las cajas de cartón incluyendo las de pizza tapan los ductos. Balcones y patios: (15%) Desde los pisos altos en las torres, se viene arrojando desperdicios, cabellos, potes de shampoo, colillas de cigarrillos, frascos desocupados, papeles y todo lo que se puedan imaginar. Escándalos: (5%) Se presentan con alguna frecuencia llamadas de residentes quejándose por vecinos que gritan por altercados o riñas en sus apartamentos, sobre todo a altas horas en la noche. Ruidos: (5%) Taconeos, taladros, ladridos frecuentes de mascotas, ruidos de maquinas, alto volumen en la música. Vehículos visitantes: (5%) Las alarmas de estos vehículos en varias oportunidades se han disparado causando malestar a los residentes. Salones comunales: (5%) Los guardas en varias ocasiones informan sobre el alto volumen en la música, al terminar las reuniones las personas hablen demasiado duro alrededor del salón alterando el descanso y tranquilidad de los residentes. 2.2 Medidas a adoptar Lista de infractores que se publicara en carteleras de las personas que perjudican a la comunidad e incumplen el manual de convivencia. Multas a los correspondientes infractores. Código de Policía Como herramienta para minimizar las infracciones y poder seguir construyendo una sana convivencia. 2.3 Eventos Jornada de la Salud: en el mes de abril llevamos a cabo la primera maratón de aeróbicos, en la cual se conto con la participación de aproximadamente 60 personas. Celebración día de la madre: El día 21 de mayo se ofreció una cena a todas las madres en el conjunto y se realizo un bingo cuyos premios fueron 3 bonos de Falabella y se hizo entrega de un detalle a cada asistente, evento que conto con la participación de aproximadamente 90 mamas. Celebración de los años maravillosos: Como ya es costumbre en el conjunto se celebra el día de los años maravillosos para los residentes de la tercera edad, en esta oportunidad contamos con la asistencia de 40 personas quienes gozaron de un rato de esparcimiento con sesión de yoga, música y baile, y disfrutaron de unas deliciosas onces. Perroween: Actividad de disfraces para las mascotas del conjunto donde el principal objetivo es informar sobre la tenencia responsable y cuidados de las mascotas, se entregaron detalles a cada mascota y se premiaron los mejores disfraces por categorías gracias a los aportes de las veterinarias y locales especializados en mascotas que se encuentran en el sector. El evento conto con la participación de 30 mascotas. Celebración día de los niños: En esta ocasión la asistencia fue masiva, contamos con la participación de 180 niños, quienes al lado de sus padres gozaron de unas horas de entretenimiento, la lluvia no fue impedimento para que gozaran de su día. Tuvieron la oportunidad de disfrutar de juegos varios, saltarines, inflables, títeres, música, helados, perros y dulces que aportaron nuestros proveedores de servicios como: Seguridad Apolo, Avanti seguros, empresa de administración Snamph y empresa de aseo SMA. Feria empresarial: Cada vez cobra mas fuerza la feria empresarial donde los residentes dan a conocer sus productos y servicios, pese a la lluvia alrededor de 60 participantes hicieron presencia en dicha feria. Esta actividad se llevo a cabo el día 26 de noviembre. Novena de aguinaldos: El día 16 de diciembre, se realizo la novena de aguinaldos, allí se dio a conocer el “coro de los niños de Pontevedra 3” quienes nos deleitaron con varias canciones alusivas a la navidad. los asistentes degustaron natilla, buñuelos y un canelazo. El evento conto con la asistencia de aproximadamente 130 personas entre adultos y niños. Donación de regalos para niños de escasos recursos: Para este evento fueron los mismos residentes quienes manifestaron el deseo de entregar un detalle para aquellos niños de escasos recursos. Dichos regalos se entregaron en la parroquia Santos Timoteo y Tito, en compañía de miembros del comité de convivencia y el señor tesorero del conjunto. Como siempre agradecemos a aquellas personas que brindan un detalle a un niño de la calle, para ellos son esas sonrisas de agradecimiento. Al igual que el año pasado, en el periodo de vacaciones escolares de mitad de año, se habilito la plazoleta para que los niños contaran con un espacio para desarrollar sus actividades recreativas. Otra de las solicitudes hechas por la Asamblea en el mes de febrero de 2016, fue la posibilidad de habilitar un espacio para la salida de las mascotas, que no fuera por la recepción ya que en este espacio podía ocurrir algún accidente con los niños. Por esta razón se habilito la puerta de acceso vehicular de la plataforma para visitantes, donde se da prioridad a los residentes que sacan a pasear a sus mascotas, agradecemos a quienes han venido utilizando esta salida y a los que no la quieren utilizar, los invitamos a seguir el buen ejemplo que vienen dando los demás residentes. 3. ENTORNO Y SOCIEDAD 3.1 CONVENIO: A pesar de realizar visitas en almacenes de grandes superficies, (Jumbo, Homecenter y Master pro) este año no se pudo lograr la firma de convenios que beneficiaran a la comunidad, en razón de que las ventajas competitivas ofrecidas no llenaron las expectativas de la comunidad. Seguiremos trabajando siempre con el deseo de buscar mejores beneficios. Información cuadro convenio vecinos MAZCO CONCEPTO Compra vehículo nuevo Compra vehículo nuevo Compra vehículo nuevo Compra vehículo nuevo Compra servicio taller repuestos Compra servicio taller repuestos Compra servicio taller repuestos Compra servicio taller repuestos Compra servicio taller repuestos 3.2 CLIENTES DESCUENTO Conjunto Portal de Pontevedra III 2% Conjunto Portal de Pontevedra III 2% Conjunto Portal de Pontevedra III 2% Conjunto Portal de Pontevedra III 2% Conjunto Portal de Pontevedra III 15% Conjunto Portal de Pontevedra III 15% Conjunto Portal de Pontevedra III 15% Conjunto Portal de Pontevedra III 15% Conjunto Portal de Pontevedra III 15% TOTAL BENEFICIOS A LOS COPROPIETARIOS PLANES DE DESARROLLO LOCAL AHORRO $ $ $ $ $ $ $ $ $ 690.000 690.000 1.200.000 1.200.000 520.000 1.450.320 320.000 1.120.540 4.250.000 OBSEQUIOS $ $ $ $ 350.000 350.000 250.000 250.000 TOTAL $ 1.040.000 $ 1.040.000 $ 1.450.000 $ 1.450.000 $ 520.000 $ 1.450.320 $ 320.000 $ 1.120.540 $ 4.250.000 $ 12.640.860 CONTADO X X X X X X X X X PAGO FINANCIERAS Hemos venido desarrollando mesas de trabajo con la comunidad y el apoyo del concejo de Bogotá, escenarios donde se han tratado temas pertinentes al desarrollo social de la zona. En este orden de ideas y para solucionar las necesidades presentadas por la comunidad, se ejecuto el reparcheo de los huecos en la calle 95 con carrera 70, el proceso de semaforización y señalización, poda de arboles y zonas verdes, además del mantenimiento y rehabilitación del alumbrado público en el sector del canal. Esto en cuanto a lo que tiene que ver con la movilidad. Antes Después Así mismo la secretaria de movilidad se ha comprometido a dar respuesta a la petición con respecto al flujo vehicular de la calle 98 y a tomar una resolución con relación a la solicitud de doble vía de dicha calle. Es pertinente anotar que a través de la misma mesa se ha gestionado el tema de basuras, poda de arboles, mantenimiento de parques aledaños (parque contiguo a Meals), articulación con la gestión de seguridad policial, tema de vendedores ambulantes, espacio público y rehabilitación de la iluminación de la zona del canal gracias a la intervención de la Guaes y Codensa. 4. PROCESOS 4.1 GESTION ADMINISTRATIVA: Ante todo la administración desea sensibilizar a los residentes, para que su personal de servicio, no siga arrojando cajas de cartón o bolsas grandes por los ductos del shut de basuras, ya que se vienen presentando numerosos taponamientos al interior de los mismos, produciendo malos olores en las torres. Tomar las medidas necesarias para evitar que por las ventanas de las cocinas o baños, caigan objetos que causan daño a las marquesinas de los patios en el primer piso, evitar arrojar agua por las ventanas cuando lavan los baños. Todo esto incomoda a sus vecinos residentes en el primer piso, que ven como el interior de sus patios se viene convirtiendo en basurero de los demás residentes. A pesar de los comunicados instalados en carteleras de ascensores, se viene haciendo caso omiso a los mismos. Fueron realizadas tres fumigaciones en el año para las zonas comunes. Los 60 extintores existentes en el conjunto fueron recargados en el mes de julio de 2016. Los mantenimientos preventivos para todos los equipos fueron realizados durante el año. Cabe anotar que a pesar de haberse hecho los mantenimientos, no estamos exentos de alguna avería por motivos ajenos a la administración o al personal de seguridad; cuando ocurre esto se informa inmediatamente a la empresa encargada de dichos equipos. Se han presentado averías en la planta eléctrica, ascensores y motobombas, sin embargo los daños han sido corregidos en el menor tiempo posible. A los equipos del gimnasio de igual forma se les realiza su mantenimiento respectivo cada 3 meses o extraordinario de acuerdo al evento. En días pasados se había presentado un daño con la tarjeta de la caminadora, la cual solo era importada por una empresa en Medellín y que en su momento no poseía en inventarios, por esta razón hubo que esperar un tiempo para poder realizar el arreglo. A la fecha este inconveniente ha quedado superado. Logramos que la constructora Amarilo, realizara el cambio del porcelanato del hall en la torre 4 debido al levantamiento de algunas piezas, lo mismo sucedió con las tabletas de gres al ingreso de la torre 6. Mantenimientos por filtraciones en cubiertas y zonas comunes, que venían afectando zonas privadas, una vez calmo la lluvia se pudo realizar dichos mantenimientos. Estos corrieron por cuenta del conjunto ya que la constructora Amarilo dio por terminadas sus labores de garantía por tiempo. La empresa de aseo y mantenimiento, viene realizando el lavado de escaleras en cada torre cada dos meses; de igual forma cada cuatro meses se decapa el piso de áreas sociales incluyendo recepción y de nuevo se sella. Solicitamos a todos los residentes informar a su personal de servicio y a los menores de edad, sobre la conservación del aseo en zonas comunes y el cuidado de los jardines. Fueron retocadas varias señales de transito en los parqueaderos y los tope llantas se pintaron de nuevo. Al tanque de reserva de agua potable se le realizó el lavado en el mes de abril de 2016 y de nuevo en el mes de enero de 2017. Se solicitó al laboratorio BIO TRENDS un examen para el análisis de la potabilidad del agua en el conjunto, el cual arrojo resultados óptimos para este líquido. Algunos residentes se habían quejado por los constantes mantenimientos realizados a los ascensores. Queremos informarles que no se debe a daño en los equipos; los mantenimientos para los ascensores se ejecutan dos veces al mes acorde con lo establecido en el contrato, así podemos tener la seguridad de minimizar riesgos por accidentes. Sin embargo los daños y bloqueos que se han ocasionado, se debe en la mayoría de los casos al mal uso o uso inadecuado de los equipos Con el fin de cumplir con la normatividad establecida para los ascensores, en el mes de junio se procedió a solicitar la inspección de los siete equipos con la empresa SERVIMETER. En el mes de diciembre de 2016 los siete equipos fueron certificados y su correspondiente documento se plasmo en cada ascensor. Los puntos fijos de las siete (7) torres y áreas sociales fueron pintadas en su totalidad, se dotaron los salones sociales con cinco mesones tipo bufet para cada uno, este año se pretende hacer la compra de mas elementos de dotación incluyendo mas sillas y el cambio de cocinetas. El gimnasio también fue resanado y pintado, al igual que todos los baños del área social. En cuanto al CCTV (Circuito Cerrado de Televisión), se ha venido realizando el cambio de cámaras análogas y DVR´s a tecnología HD en la medida que alguno de los equipos se va averiando. En el mes de abril se realizo el censo de bicicletas; la acogida por parte de los residentes fue escasa, y es necesario recordar que estos controles se llevan a cabo con el fin de evitar el hurto de elementos, por lo tanto queremos contar con la disposición de todos ustedes para que registren sus bicicletas con el coordinador de seguridad. Queremos informar de igual forma a todos los residentes, que el personal de seguridad posee un manual de procedimientos, desarrollado con el propósito de salvaguardar sus bienes. Por esta razón los residentes deben inicialmente respetar al personal de seguridad, portar su tarjeta de acceso vehicular (no dar excusas que se le quedo en el otro vehículo) ya que el guarda de la portería vehicular solo abrirá la talanquera a los vehículos de visitantes. Es necesario anunciar previamente la entrada del personal de servicio domestico y de visitantes, razón por la cual en diversas ocasiones el personal de seguridad ha sido agredido verbalmente, tanto por el visitante como por el residente. En el mes de mayo fueron adquiridos e instalados veinte (20) reductores de velocidad, seis de los cuales se instalaron fuera del conjunto antes del ingreso al parqueadero privado. De igual forma el consejo aprobó la construcción de tres depósitos una vez fueron autorizados por la asamblea para que evaluara el tema. Se aprovechó otro espacio para construir un depósito destinado a la conservación de las herramientas que posee el conjunto. Al parque de los niños se le realizo un mantenimiento correctivo, ya que en varias partes presentaba daño del material; se pretende hacer un cambio para la casa de muñecas en razón del deterioro que viene presentando este espacio. Para el mes de octubre el conjunto fue adornado de acuerdo a la ocasión, lo mismo ocurrió para la época de navidad, donde se ubico un montaje en la recepción alusivo al polo norte, el cual se disfruto por parte de los residentes y población infantil del conjunto. Mediante la página web del conjunto y las redes, mantenemos a los residentes al tanto de noticias importantes para la comunidad, la invitación es a que nos sigan en las redes sociales de Facebook y la página www.portaldepontevedra3.co. Aquí encuentran el manual de convivencia establecido para el conjunto, donde se incorporan los deberes y derechos de los residentes. 4.2 AVANCES PLAN ESTRATEGICO AVANCES PLAN EST RAT EGICO 20/20 OBJETO: Dar a conocer a todos los asambleistas los avances llevados a cabo en el plan estrategico 20/20 para el Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III MARCO TEMATICO OBJETIVO META 2020 AVANCE EN EL 2016 Alcanzar una percepción de seguridad del 95% 95% La percepcion actual es del 85% , en el 2017 se adelantara la encuesta de percepcion nuevamente Alcanzar un nivel de satisfacción de un 95% de los PQR 95% Contamos con un desarrollo prelimar de una herramienta para la respuesta de las PQR COMUNIDAD Adoptar un Modelo de co-gestion para ENTORNO Y SOCIEDAD integrar con los grupos de interés en el sector PROCESOS (financieros y fisicos) RECURSOS HUMANOS (Aprendizaje e Innovacion) El modelo ya debe estar en funcionamiento Mejorar la relación ingresos egresos Obtener excedentes del 3% sobre ingresos operacionales Alcanzar una relación de cartera vencida menor al 4% Alcanzar un nivel de cartera morosa en un porcentaje ≤ 4% En el año 2016 se instalo la mesa de trabajo con la participacion del Concejo de Bogota, Alcaldia, UAES, Acueducto, Secrearia de Movilidad, IDU, Policia. Logros: Reparcheo de los huecos calle 95 y Morato. Normalizacion de la poda de arboles y zonas verdes, Rehabilitacion iluminacion zona canal, entre otros. En el año 2016 se obtiene un 3.8% de los excedentes sobre los ingresos operacionales. Los excedentes netos a 2016 son de $33.000.000 El cierre contable del 2016 muestra un nivel del 3.9%, superando la meta al 4% para el 2020. Lograr mejoramientos en el desarrollo de las organizaciones Numero de programas presentados y en ejecucion al 100% Se instituyo la creacion de un plan de accion de corto y largo plazo con la compañía Apolo que contempla la mejora en los procedimientos y protocolos de seguridad. Adoptar un programa permanente de Mantenimiento y Reposición de activos Cumplimiento del programa de Mantenimiento y Reposiciones Actualizacion en los cronogramas de mantenimiento y activos, las programaciones se ejecutaron en un 100% Alcanzar un nivel de satisfacción optima de los trabajadores en su labor 90% del resultado de la encuesta de satisfacción para el 2020 Adopción de un programa permanente de entrenamiento Cumplimiento del Programa de entrenamiento al 100% Se realizara encuesta para todos los empleados de las diferentes empresas que prestan sus servicios en el conjunto (Seguridad- AseoAdministración) La capacitacion para los empleados de la empresa SNAMPH se realizo en 100%, para los empleados de la compañía de seguridad Apolo se encuentra en reestructuracion para el año 2017. 4.3 ASPECTOS LEGALES: La póliza de áreas comunes se tomo de nuevo con la compañía CHUBB DE COLOMBIA, la cual cuenta con una vigencia del 18 de Febrero de 2017 al 18 de Febrero de 2018. Los pagos de impuestos ante la DIAN se encuentran al día. Tanto los libros de contabilidad como los libros de actas se encuentran al día. Los contratos actuales reposan en la oficina de administración. CONTRATOS ACTUALES PROVEEDOR SEGURIDAD APOLO SEGURIDAD APOLO MITSUBISHI AVEXOM DE COLOMBIA ELEHID MILLARES ORGANIZACIÓN ALDIME SAS JESSICA ANDREA SALAZAR SMA SERVICIO SEGURIDAD INTERNA FRENTE DE SEGURIDAD ASCENSORES PLANTA ELECTRICA EQUIPO BOMBAS DE PRESION EQUIPOS ELECTRONICOS Y CCTV PAGINA WEB ASEO SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA ADMINISTRACIÓN ADELA GARZON CARTERA MOROSA INICIO 01/10/2016 01/07/2016 01/11/2016 02/02/2017 01/01/2017 01/01/2017 01/04/2016 01/09/2016 TERMINACION 30/09/2017 30/06/2017 31/10/2017 01/02/2018 31/12/2018 31/12/2017 31/03/2017 30/08/2017 01/09/2015 Hasta nueva decision del Consejo o Asamblea. 01/01/2017 INDEFINIDO VALOR MENSUAL $ 31.351.462 $ 2.679.531 $ 2.848.674 $ 258.862 $ 322.560 $ 1.173.340 $ 320.000 $ 7.512.834 $ 5.623.549 HONORARIOS DEL 23% EN ESTAPA JURIDICA QUE SERAN ASUMIDOS DIRECTAMENTE POR LOS MOROSOS 4.3 CARTERA Gracias a una buena labor en conjunto con el consejo de administración, en donde tuvimos que restringir algunos beneficios a los deudores morosos, se ha logrado recuperar un gran porcentaje de cartera vencida y a su vez hemos podido firmar varios acuerdos de pago que al día de hoy se vienen cumpliendo de acuerdo a lo estipulado en el documento. Se cuenta con los servicios para el cobro de cartera, de la abogada Adela Garzón, quien tiene en su poder solo un caso por el momento, ya que la Administración logro realizar acuerdos con los apartamentos que se encontraban en mora. Es así como vemos que a diciembre 31 de 2016, la cartera bajo en un 29% con relación a diciembre 31 de 2015. 5. RECURSOS HUMANOS 5.1 CAPACITACION DE PERSONAL A la empresa de seguridad Apolo, se le solicito adelantar un programa de capacitación, de acuerdo con las necesidades de cada puesto de trabajo. El personal de aseo y mantenimiento recibo capacitación en manejo de productos químicos, dosificación y manejo de maquinaria. El personal de administración asistió a seminarios y cursos de actualización en propiedad horizontal. La empresa de administración SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA, agradece al Consejo de administración, al comité de convivencia y a todos los residentes del conjunto por el apoyo recibido en este año y medio de gestión, seguiremos dando lo mejor de nosotros con el deseo de seguir construyendo la mejor comunidad del sector. CONSEJO DE ADMINISTRACION – ADMINISTRACION – COMITÉ DE CONVIVENCIA ESTADOS FINANCIEROS CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III ESTADO DE SITUACION FINANCIERA A DICIEMBRE 31 DE 2016 (Cifras expresadas en pesos $) REVELACIONES 2016 2015 ACTIVOS Activo corriente: Efectivo y equivalente efectivo Deudores Deterioro de cartera VARIACION $ 5 6 7 % 179.107.527 33.886.241 (2.138.384) 123.566.446 47.409.685 (8.368.800) 55.541.081 (13.523.444) 6.230.416 44,95% -28,52% -74,45% TOTAL ACTIVO CORRIENTE 210.855.384 162.607.331 48.248.053 29,67% TOTAL ACTIVOS 210.855.384 162.607.331 (48.248.053) -29,67% 2.387.500 6.962.610 2.711.639 4.541.476 (324.139) 2.421.134 -11,95% 53,31% 9.350.110 7.253.115 2.096.995 28,91% 72.554.937 17.716.815 77.820.900 10.860.520 (5.265.963) 6.856.295 -6,77% 63,13% TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 90.271.752 88.681.420 1.590.332 1,79% TOTAL PASIVO 99.621.862 95.934.535 3.687.327 3,84% 38.930.029 29.960.002 42.343.491 36.712.794 27.596.652 2.363.350 2.217.235 2.363.350 39.980.141 6,04% 8,56% 1691,67% TOTAL PATRIMONIO 111.233.522 66.672.796 44.560.726 66,83% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 210.855.384 162.607.331 48.248.053 29,67% 5,90% PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS Pasivo corriente: Cheques pendientes de cobro Acreedores comerciales y obligaciones acumuladas 9 10 TOTAL PASIVO CORRIENTE Pasivo no corriente: Pasivos estimados y provisiones Diferidos y otros pasivos PATRIMONIO 11 12 13 Reserva Fondo restringido - imprevistos Excedente (Déficit) acumulados Excedente (Déficit) del presente ejercicio CUENTAS DE CONTROL Intereses de mora Bienes zonas comunes Propiedad, planta y equipo TOTAL CUENTAS DE CONTROL 14 15.666.952 14.794.400 872.552 46.879.215.112 1.495.240.041 0 186.060.743 46.879.215.112 1.309.179.298 N.A 703,63% 46.879.215.112 23339,81% 48.390.122.105 Las revelaciones de la 1 a la 14 hacen parte integral de los estados financieros 200.855.143 CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III ESTADO DE DE RESULTADOS ENERO 1o. A Y G A N A N C I A S DICIEMBRE 31 A C U M U L A D A S DE 2016 (Cifras expresadas en pesos $) REVELACIONES 2016 2015 INGRESOS VARIACION $ % Ingresos de actividades ordinarias Otros ingresos 857.750.142 32.130.841 799.663.745 11.903.681 58.086.397 20.227.160 7,26% 169,92% Subtotal ingresos 889.880.983 811.567.426 78.313.557 9,65% 8.540.484 7.440.000 1.100.484 14,79% 898.421.467 819.007.426 79.414.041 9,70% 69.745.920 52.317.127 464.836.620 73.807.875 96.885 80.300.524 34.869.916 7.196.765 0 6.943.244 65.963.100 65.196.000 41.555.044 434.770.748 66.102.580 0 66.652.114 47.725.252 18.383.615 0 5.391.045 63.427.678 4.549.920 10.762.083 30.065.872 7.705.295 96.885 13.648.410 (12.855.336) (11.186.850) 0 1.552.199 2.535.422 6,98% 25,90% 6,92% 11,66% N.A. 20,48% -26,94% -60,85% N.A. 28,79% 4,00% 856.077.976 809.204.076 46.873.900 5,79% Fondo de imprevistos Ley 675 de 2001 TOTAL DE INGRESOS 3 GASTOS Honorarios Seguro copropiedad Contratos de servicios Servicios públicos Notariales Mantenimientos Otros gastos Gastos no presupuestados Deterioro de cartera Gastos financieros Descuentos por pronto pago TOTAL GASTOS 4 EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL PRESENTE EJERCICIO ANTES DEL FONDO 42.343.491 9.803.350 32.540.141 RESTRICCIÓN FONDO DE IMPREVISTOS 8.540.484 7.440.000 1.100.484 33.803.007 2.363.350 31.439.657 EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL PRESENTE EJERCICIO SIN RESTRICCIÓN En la presentación bajo NIF del resultado del ejercicio, se muestra separado el Fondo Restringido - imprevistos. para el año 2015 fue de $7.440.000 y en 2016 $8.540.484. Las revelaciones de la 1 a la 14 hacen parte integral de los estados financieros REVELACIONES CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 3 1 DE D I C I E M B R E D E 2 0 1 6 (Cifras expresadas en pesos $) REVELACIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD El Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III, es una organización sin ánimo de lucro organizada bajo el sistema de propiedad horizontal, de carácter especial y no es Contribuyente del impuesto sobre la renta ni del impuesto al valor agregado IVA, es agente retenedor según las normas tributarias vigentes. Ha sido legalmente constituido en Bogotá D.C., identificada con el Nit 900.392.932-5, con personería jurídica acorde con las normas legales vigentes y específicamente con la Ley de Propiedad Horizontal No. 675 de agosto 3 de 2001. REVELACIÓN 2: PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRACTICAS CONTABLES La contabilidad ejecuta y procesa los movimientos económicos del Conjunto siguiendo los principios y normas de contabilidad regidas por el Decreto 2649 del año 1.993, hasta el año 2.014 y con la convergencia a NIF en el año 2.015, y establece controles e informes a partir del desarrollo de procesos planificados con base en el reconocimiento de ingresos y gastos. Clasificación de Activos y Pasivos Los activos y pasivos se clasifican según su destinación o su grado de realización o exigibilidad en términos de tiempo, en corrientes y no corrientes. Para tal efecto se entiende como activos o pasivos corrientes, aquellas partidas que serán realizables o exigibles en un plazo no mayor a un año, y más allá de este tiempo, no corrientes. a. Efectivo y equivalentes de efectivo En la NIC 32 y 39, el efectivo comprende tanto el efectivo en caja como los depósitos bancarios a la vista; y el equivalente de efectivo son las inversiones a corto plazo de gran liquidez facilmente convertibles en importe determinados de efectivo, que tienen un riesgo poco significativo de cambio en su valor, se tienen para cubrir los compromisos a corto plazo. b. Deudores y otras cuentas por cobrar Comprenden los derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades fuente de ingreso del conjunto residencial, que se producen como resultado de la generación de cuotas de administración, intereses de mora (Una y media veces la tasa de intereses moratorio aprovado por la Superbancaria), cuotas extraordinaria, así como los demás derechos originados en desarrollo del objeto social. c. Bienes comunes Las propiedades, planta y equipo son los bienes tangibles adquiridos, con la intención de emplearlos en forma permanente. Se registran inicialmente al costo de adquisición. El costo de adquisición se incrementa con las adiciones y mejoras. Se activan los bienes cuyo valor de adquisición sea superior a 50 U.V.T, y se les aplica la depreciacion por cálculo de vida útil. Los inferiores a este monto se llevan directamente al gasto en el periodo de adquisición y se reflejan en las cuentas de control. d. Acreedores comerciales y obligaciones acumuladas Obligaciones por costos acumulados pueden originarse por costos o gastos causados y no pagados, por ejemplo: por contratos de mantenimiento de los bienes comunes, muebles e inmuebles, por honorarios de los administradores, contador(a) y revisor(a) fiscal, por servicios de aseo y vigilancia, entre otros. e. Impuestos, Gravámenes y Tasas Comprende el valor de los gravámenes de carácter general obligatorio a favor del Estado y a cargo del conjunto residencial, con base en las liquidaciones privadas generadas en los diferentes períodos fiscales, de acuerdo a la naturaleza de cada declaración. Solo estamos obligados a retener y presentar impuesto de Retencion en la Fuente. f. Ingresos, Costos y Gastos La NIC 18 los ingresos de las copropiedades deben registrarse y representarse por el sistema de causación y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones. Los gastos se constituyen por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal. REVELACIONES AL ESTADO DE RESULTADOS CON EJECUCION PRESUPUESTAL 2016 PPTADO REVELACIÓN 3: INGRESOS Cuotas de administración Intereses de mora cuotas de administración TOTALES EJECUTADO Anual A Diciembre 849.003.528 849.003.524 0 8.746.618 849.003.528 857.750.142 VARIACION $ (4) 8.746.618 8.746.614 % 100,00% N.A. 101,03% REVELACIÓN 3.1: OTROS INGRESOS Salon social Sancion asamblea Multas manual de convivencia Evento comité de convivencia Rendimientos e intereses Alquiler de sillas y mesas Tarjetas Alquiler depósitos Dto póliza zonas comunes por renovación con la misma aseguradora Reclamo seguro Reintegro deterioro de cartera Ajuste al peso TOTALES 4.800.000 0 0 0 0 0 0 0 8.685.000 4.762.500 1.427.000 154.724 3.146.564 144.000 400.000 93.340 3.885.000 4.762.500 1.427.000 154.724 3.146.564 144.000 400.000 93.340 180,94% N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. 2.232.599 2.232.248 (351) 99,98% 0 0 0 7.032.599 4.852.825 6.230.416 2.224 32.130.841 4.852.825 6.230.416 2.224 25.098.242 N.A. N.A. 456,88% 856.036.127 889.880.983 33.844.856 100,00% 8.540.484 8.540.484 0 100,00% 864.576.611 898.421.467 33.844.856 103,91% A B C D A Ingreso evento día de la madre B Rendimientos de la fiducia y del CDT del Banco de Bogotá durante el año 2016 C Reintegro aseguradora daño en cámaras D Por la disminución de cartera se recupera el deterioro generado a 2015. Subtotal Ingresos Fondo restringido de imprevistos INGRESO + FONDO DE IMPREVISTOS REVELACIÓN 4: GASTOS Anual HONORARIOS Revisor fiscal Administración Contador Total honorarios Póliza de Seguros Áreas Comunes Incendio y/o Terremoto anual E E SERVICIOS PUBLICOS Acueducto Energía Telefono Total servicios públicos G % De Ejecución 8.268.000 50.307.120 11.183.640 69.758.760 8.268.000 50.294.280 11.183.640 69.745.920 0 (12.840) 0 (12.840) 100,00% 99,97% 100,00% 99,98% 43.617.588 52.317.127 8.699.539 119,95% F G 67.666.800 16.589.280 350.558.940 30.021.604 464.836.624 67.666.800 16.589.280 350.558.940 30.021.600 464.836.620 0 0 0 (4) (4) 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 3.504.000 63.153.000 4.073.000 70.730.000 5.151.757 66.153.678 2.502.440 73.807.875 1.647.757 3.000.678 (1.570.560) 3.077.875 147,03% 104,75% 61,44% 104,35% El mayor valor en el gasto corresponde a que había un daño de un cheque en el sistema, se hizo el reclamo y cambio de este dispositivo El presupuestado se calculó de acuerdo al ejecutado en el año 2015, el menor valor en el ejecutado de este año corresponde a la disminución en las llamadas a celular. Notariales H Ppto Vs. Ejecución Se adquiere póliza de zonas comunes con Chubb de Colombia S.A., por un valor de prima de $51.795.127. y de Responsabilidad civil, directores y administradores por un valor de prima $522.585, pagada en 3 cuotas. Vigencia desde 18 Feb/2016 hasta el 18 Feb/2017. CONTRATO DE SERVICIOS Aseo general Todero general Servicio de Vigilancia Frente de seguridad Total contratos de servicios F A Diciembre Autenticaciones H 0 96.885 96.885 N.A. MANTENIMIENTO Mantenimiento de ascensores Certificacion ascensores Repuestos ascensores Mantenimiento planta eléctrica Mantenimiento de puertas Mantenimiento equipo y CCTV Mantenimiento jardín Mantenimiento sistema hidráulico Mantenimiento equipo de gimnasio Mantenimiento parque infantil Mantenimiento Citofonos y consola Mantenimiento pozos eyectores y cajas de aguas Reparaciones locativas Mantenimiento y dotacion de salones Total mantenimiento I J K L M N Ñ O P Q R I J K L M N Ñ O P Q R S T 30.866.280 4.200.000 4.800.000 0 4.512.000 6.912.000 4.908.000 7.332.000 2.400.000 1.800.000 2.760.000 1.800.000 6.456.000 5.040.000 83.786.280 30.692.299 4.266.480 1.452.081 5.414.244 770.000 5.292.611 4.239.000 8.458.000 1.145.000 464.000 3.376.390 2.780.000 8.176.181 3.774.238 80.300.524 (173.981) 66.480 (3.347.919) 5.414.244 (3.742.000) (1.619.389) (669.000) 1.126.000 (1.255.000) (1.336.000) 616.390 980.000 1.720.181 (1.265.762) (3.485.756) 99,44% 101,58% 30,25% N.A. 17,07% 76,57% 86,37% 115,36% 47,71% 25,78% 122,33% 154,44% 126,64% 74,89% 95,84% Certificación de transporte vertical (ascensores) vigencia 2016. Acompañamiento técnico para certificación ascensores. Ss reparación patín móvil apertura central, materiales para certificación de ascensores, montaje e instalación recuadro lámina superboard para tapar cajas cable antena comunal. Mantenimiento preventivo planta eléctrica, tarjeta de control de transferencia. Rebobinado roto por daño corto eléctrico. Base superior para puerta de vidrio ingreso conjunto, reemplazo brazo metálico puerta vehicular, mantenimiento bisagra puerta principal. Diseño y manejo página web, suministros disco duro 3.5 camaras perimetrales Mantenimiento jardínes y corte de césped. Compra abono, matamaleza y repelente. Mantenimiento preventivo motobombas, compra de breaker termo magnético marca WEG ubicado en tablero principal control bombas, flotador mecanico, registro de entrada, pasamuro, codo, bushin y soldaduras. Tanque hidroacumulador, accesorios interconexión flauta a tanque, cheque tubería red zonas comunes y mano de obra para el tanque hidroacumulador. Mantenimiento aparato multifuerza, caminador, abdominal, spinnig, pastillas, pedales, elípticas, reparación lámina de la plataforma. Reparacion tapete parque infantil Servicio técnico y reparación citófonos reportados, compra derivadores de piso. Limpieza 4 pozos eyectores aguas lluvias, limpieza pozo eyector concentración gases tóxicos, limpieza pozo 3 cajas desarenadoras, lavado y limpieza de 4 cajas aguas negras y destaponamiento de 2 cajas de aguas negras. S Lavado de tapete, fumigación de zonas comunes, compra kit linternas, compra reflectores de emergencia, sensores de movimiento, bombillos, elementos de ferretería en general, pintura tráfico pesado para parqueaderos, arnes y eslinga para todero, recarga de extintores, restauracion general compuerta metálica corredor peatonal entre portal 2 y 3, instalación baldosas ingreso peatonal, arreglo amplificadores y parlantes porteros, ruanas en sifones plazoleta y jardineria, cambio manto casa, sikaflex, mantenimiento cubierta torres. T Compra mesones para salon social, mano de obra pintura, rollo de cartón corrugado, compras varias arreglo salón. OTROS GASTOS Gastos asamblea Eventos y actividades sociales Elementos de aseo y cafeteria Implementos cafeteria Papeleria y fotocopias Transportes Urbanos Compra plantas y abonos jardínes Inversión Total otros gastos U V U V W X 3.600.000 16.200.000 3.000.000 840.000 2.076.000 600.000 4.008.000 13.764.000 44.088.000 3.230.820 17.630.761 1.922.566 346.982 1.835.273 594.014 2.301.000 7.008.500 34.869.916 (369.180) 1.430.761 (1.077.434) (493.018) (240.727) (5.986) (1.707.000) (6.755.500) (9.218.084) 89,75% 108,83% 64,09% 41,31% 88,40% 99,00% 57,41% 50,92% 79,09% Asistencia y votación electrónica, cartillas asamblea, refrigerio, alquiler sonido y grabación, estación de café. Clases de acondicionamiento físico, jornada de maratón, celebración día de las madres (bingo, refrigerio, sonido, obsequios, cena), celebración años maravillosos, celebración día de los niños (refrigerio, animación, obsequios, perroween), alquiler escenario navideño, celebración novena, bonos navideños personal vigilancia, aseo, motorizados y administración. Valor sobreejecutado por mayor participación de la comunidad. W Plantas para recepción, abono y siembra X Sillas de escritorio para portería, caja organizadora, butaco plegable, disco duro 1 Tera para administración, puertas superboard, materiales y mano de obra para adecuación depósitos, Impermeabilizacion baño vigilantes. Compra escalera 16 pasos. Impermeabilización terraza gimnasio. GASTOS NO PRESUPUESTADOS Compra cámaras Otros Costos y gastos de ejercicios anteriores Total gastos no presupuestados Y Y Z AA 0 0 0 0 4.200.000 1.976.455 1.020.310 7.196.765 4.200.000 1.976.455 1.020.310 7.196.765 N.A. N.A. N.A. N.A. Compra de 8 cámaras bala HD con el reintegro por reclamación al seguro de $4.852.825. Reparación tarjeta principal, fuente y programación consola de citofonía, parte de pago por daño a vehículo apartamento 1-102 ($666.609 Z lo cubrió la aseguradora, $689.455 lo cubrió el conjunto) Ajuste por cobro sanción convivencia 2012, ajuste cobro sanción inasistencia asamblea 2015, descuentos no aplicados, ajuste ingreso AA salón era de administración, reversa sanción asamblea 2014. DETERIORO DE CARTERA 809.676 AB AB Por la disminución de cartera se recupera el deterioro generado a 2015 en el ingreso 0 (809.676) 0,00% 6.000.000 0 6.000.000 6.916.801 26.443 6.943.244 916.801 26.443 943.244 115,28% N.A. 115,72% 72.984.000 65.963.100 (7.020.900) 90,38% 856.610.928 856.077.976 (532.952) 99,94% EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL PRESENTE EJERCICIO ANTES DEL FONDO 7.965.683 42.343.491 34.377.808 RESTRICCIÓN FONDO DE IMPREVISTOS 8.540.484 8.540.484 0 EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL PRESENTE EJERCICIO SIN RESTRICCIÓN (574.801) 33.803.007 34.377.808 FINANCIEROS Gastos Bancarios Ajuste al peso Total gastos financieros DESCUENTOS POR PRONTO PAGO TOTAL GASTOS REVELACIÓN 5: EFECTIVO Y EQUIVALENTE EFECTIVO El disponible al 31 de diciembre de 2016 y 2015 estaba conformado como sigue: A Caja general 380.250 Caja menor 700.000 Cuenta corriente av villas - recaudo 70.853.013 Cuenta de ahorros av villas - fondo restringido 7.069.983 Total 79.003.246 (A) Mayor valor girado en anticipo para compras navideñas 336.450 0 30.580.015 36.092.794 67.009.259 43.800 700.000 40.272.998 -29.022.811 11.993.987 REVELACION 5.1: INVERSIONES CDT Banco de Bogotá 14.198.185 13.626.402 571.783 Fiducia 001000112362 45.505.566 42.930.785 2.574.781 CDT Banco de Occidente 40.400.530 0 40.400.530 Total 100.104.281 56.557.187 43.547.094 CDT Banco de Bogotá $14.198.185, periodo del febrero 2016 a agosto 2016, renovado automaticamente, a una tasa del 6,2% A.E. Fiducia 001000112362 Banco Bogotá, 2 octubre de 2012 por $20.000.000, incremento junio 2013 en $20.000.000 mas. Saldos a hoy incluyen intereses. CDT Banco de Occidente $40.400.530, periodo del Agosto 2016 a Noviembre 2016, renovado hasta febrero 2017, a una tasa del 8,00% A.E. El fondo restringido - imprevistos se encuentra consignado en la cuenta de ahorros av villas y el CDT del Banco de Occidente, para un total de $47.470.513. TOTAL REVELACION 5 EFECTIVO Y EQUIVALENTE EFECTIVO 179.107.527 123.566.446 REVELACIÓN 6: DEUDORES El saldo de los valores que adeudaban al edificio para el 31 de diciembre de 2016 y 2015 es el siguiente: Cuotas de Administración 32.361.241 45.923.825 Costos juridicos 923.600 570.500 Otros conceptos - reintegros 30.000 30.000 Sancion asamblea 199.000 525.900 Multas convivencia 372.400 359.460 Total 33.886.241 47.409.685 55.541.081 -13.562.584 353.100 0 -326.900 12.940 -13.523.444 Las Cuentas por Cobrar a los Copropietarios, en diciembre 31 de 2016, disminuyó 29,53% con relación a diciembre 31 de 2015 en cuotas de administración. Los deudores más grandes están concentrados en 5 apartamentos, que representan el 66,24% de la cartera y 3 de ellos se encuentran en acuerdo de pago. CONCEPTO 1 a 30 días 31 a 60 días 61 a 90 días C. ADMINISTRACION COSTAS JURIDICAS OTROS CONCEPTOS - REINTEGROS SANCION INASISTENCIA ASAMBLEA MULTAS MANUAL CONVIVENCIA SUBTOTAL INTERES DE MORA - CONTROL TOTAL 8.671.300 0 0 0 0 8.671.300 448.600 9.119.900 3.515.450 0 0 0 0 3.515.450 377.000 3.892.450 1.596.000 0 0 0 0 1.596.000 365.600 1.961.600 Mayor a 91 días 18.578.491 923.600 30.000 199.000 372.400 20.103.491 14.475.752 34.579.243 Total 32.361.241 923.600 30.000 199.000 372.400 33.886.241 15.666.952 49.553.193 2016 2015 Variación REVELACION 7: DETERIORO DE CARTERA B Deterioro de cartera -2.138.384 -8.368.800 6.230.416 Total -2.138.384 -8.368.800 6.230.416 (B) Aplicación de las NIF reconociendo el valor deterioro de la cartera. Ordinaria (Antes de los 90 días) Se aplica el 2%. No Ordinaria (Jurídica) (después de 90 días), se aplica el 10%. REVELACIÓN 8: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Se adquiere póliza de zonas comunes con Chubb de Colombia S.A., por un valor de prima de $51.795.127. y de Responsabilidad civil, directores y administradores por un valor de prima $522.585, pagada en 3 cuotas. Vigencia desde 18 Feb/2016 hasta el 18 Feb/2017. DESCRIPCION Edificio área comun Maquinaria, herramienta y equipos Contenidos Equipo electrónico Total asegurado: Vr ASEGURADO 46.879.215.112 1.272.576.340 22.728.000 165.448.970 48.339.968.422 REVELACIÓN 9: CHEQUES PENDIENTES DE COBRO C Cheques pendientes de cobro 2.387.500 2.711.639 -324.139 Total 2.387.500 2.711.639 -324.139 (C) Lavado y limpieza de caja aguas negras ($750.000), compra papelería ($137.500) y compras varias navidad ($1.500.000) REVELACIÓN 10: ACREEDORES COMERCIALES Y OBLIGACIONES ACUMULADAS El saldo de las cuentas por pagar y su clasificación en corto plazo al 31 de diciembre de 2016 y 2015 es como sigue: D Mantenimiento maquinaria y equipo 612.480 0 612.480 E Compras y servicios 1.101.000 0 1.101.000 Servicios Públicos - Agua, Energía ZC 4.415.858 3.785.260 630.598 Otros - reintegros 0 92.830 -92.830 Retención en la fuente 833.272 663.386 169.886 Total 6.962.610 4.541.476 2.421.134 (D) Acompañamiento tecnico para certificacion ascensores (E) Saldo impermeabilizacion baño vigilantes, ruanas en sifones plazoleta y jardineria, cambio manto casa 1, sikaflex, mto cubierta torres REVELACIÓN 11: PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES Provisión mantenimiento fachada 56.000.000 Fondo de medios tecnológicos 15.213.000 Provisión de mantenimiento puntos fijos 1.341.937 Total 72.554.937 56.000.000 5.820.900 16.000.000 77.820.900 0 9.392.100 -14.658.063 -5.265.963 El fondo de medios tecnológicos se incrementó durante el año 2016 en $32.000.000, para un total de $37.820.900, de los cuales se realizaron las siguientes actividades: SALDO INICIAL Ingreso año 2016 Gastos durante el 2016 DVR de 16 canales, 2 balas hikvision, pareja video balun, caja de paso Construccion unidad sanitaria Construccion vestier para guardas de seguridad Abrazaderas, chazos, brocas, thiner, cinta, tintes, cemento, pintura, tornillos, puerta, soldadura, pegacor, broca, tomacorriente, arena, rejilla, tubos, pvc, uniones, copas, válvulas, pegante, cerradura, perchero, grasera y transportes compras para adecuaciones. Arreglo cerca electrica, impulsor. Mto seguridad electronica Reemplazo brazo metalico de aluminio de talanquera salida sotano Suministro boton acceso puerta peatonal y cable UTP semaforo Sensor fotoelectrico para talanquera salida Reductores de velocidad Contrato ornamentacion, correr puerta vehicular Total Gastos SALDO FINAL A DICIEMBRE 31 2016 5.820.900 32.000.000 1.020.000 2.450.000 1.150.000 4.000.000 1.650.000 7.023.500 240.000 165.000 320.000 2.331.600 2.257.800 22.607.900 15.213.000 La provisión para el mantenimiento de puntos fijos estaba en $16.000.000 y se realizaron los siguientes gastos: SALDO INICIAL Gastos durante el 2016 Cuñetes pintura y vinilo Cinta, rodillos, baldes, cartón corrugado, yeso, estuco plástico, extensor rodillo, cinta enmascarar, brochas, lijas, alquiler andamios, galón PVA, espatulas, otros. Ss todero pintura puntos fijos Total Gastos SALDO FINAL A DICIEMBRE 31 2016 16.000.000 6.121.063 668.450 7.868.549 14.658.062 1.341.938 En enero de 2017 se paga por mano de obra pintura torre 7 $1.350.000. REVELACIÓN 12: DIFERIDOS Y OTROS PASIVOS Corresponde entre otros a los pagos recibidos de los copropietarios por concepto de pagos anticipados de Anticipos Cuotas de Administración 15.591.243 9.405.748 Consignaciones Pendientes por Identificar 1.590.800 1.102.000 Honorarios abogado por pagar 534.772 352.772 Total 17.716.815 10.860.520 CONSIGNACIONES PENDIENTES POR IDENTIFICAR AV VILLAS (cuenta 280505) NOTA CREDITO RECAUDO REF 2363 CRE PAGO NOMINA CRE PAGO PROVEEDOR Apto Fecha en extracto 30-ene.-15 09-abr.-15 13-jul.-15 01-ago.-15 09-dic.-15 15-sep.-16 02-dic.-16 6.185.495 488.800 182.000 6.856.295 Valor $ 315.000 $ 163.800 $ 355.700 $ 130.500 $ 137.000 $ 328.600 $ 160.200 $ 1.590.800 En enero de 2017, se identifica la transferencia del 2 de diciembre por $160.200, era del apartamento 1-1201 REVELACIÓN 13: PATRIMONIO F Reserva Fondo restringido - imprevistos 38.930.029 Excedentes (Déficit) Acumulados 29.960.002 G Excedentes (Déficit) del Ejercicio 42.343.491 Total 111.233.522 (F) Ajuste por aplicación de NIF. La variacion corresponde a rendimientos financieros (G) El excedente para el año 2016 es $42.343.491 Fondo Restringido año 2016 es de - $8.540.484 Excedente Neto es de $33.803.007 REVELACION 14: CUENTAS DE CONTROL Intereses de mora Bienes zonas comunes Propiedad, planta y equipo Total 36.712.794 27.596.652 2.363.350 66.672.796 2.217.235 2.363.350 39.980.141 44.560.726 15.666.952 14.794.400 872.552 46.879.215.112 1.495.240.041 48.390.122.105 0 186.060.743 200.855.143 46.879.215.112 1.309.179.298 48.189.266.962 DICTAMEN REVISORIA FISCAL CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III DEUDORES A DICIEMBRE 31 DE 2.016 Torre Apto 1 103 1 401 1 501 1 602 1 703 1 1003 1 1102 1 1103 1 1201 2 104 2 303 2 503 2 702 2 803 2 903 2 1102 3 102 3 103 3 104 3 402 3 501 3 503 3 1003 3 1004 3 1202 4 301 4 503 4 602 4 804 4 904 4 1103 4 1104 5 203 5 402 5 601 5 602 5 701 5 802 6 301 6 501 6 801 6 902 6 904 7 101 7 103 7 104 7 703 7 801 7 904 7 1104 Cuantías menores TOTAL Administración Costos jurídicos 3.127.600 376.000 0 489.500 119.400 425.700 368.000 188.000 178.000 3.937.200 74.600 506.191 199.800 62.400 197.050 492.000 263.200 678.600 164.000 162.700 245.200 179.000 178.900 193.400 483.200 190.000 210.600 185.000 233.000 233.000 471.100 227.800 246.000 444.300 163.000 163.600 158.700 342.300 181.000 160.200 210.000 446.200 47.300 2.032.400 5.886.600 4.797.500 648.000 466.000 493.200 157.200 277.600 32.361.241 217.000 0 0 0 0 0 0 0 0 234.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 217.000 255.600 0 0 0 0 0 923.600 Sanción Multa Otros inasistencia manual de Subtotal asamblea convivencia 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 30.000 0 0 0 0 0 30.000 199.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 199.000 Intereses Total 0 3.543.600 1.104.900 4.648.500 0 376.000 13.500 389.500 372.400 372.400 0 372.400 0 489.500 40.400 529.900 0 119.400 0 119.400 0 425.700 19.200 444.900 0 368.000 4.400 372.400 0 188.000 0 188.000 0 178.000 0 178.000 0 4.171.200 2.307.400 6.478.600 0 74.600 0 74.600 0 506.191 0 506.191 0 199.800 4.300 204.100 0 62.400 0 62.400 0 197.050 4.300 201.350 0 492.000 11.800 503.800 0 263.200 6.100 269.300 0 678.600 2.823.152 3.501.752 0 164.000 0 164.000 0 162.700 0 162.700 0 245.200 16.800 262.000 0 179.000 0 179.000 0 178.900 0 178.900 0 193.400 200 193.600 0 483.200 20.600 503.800 0 190.000 4.600 194.600 0 210.600 0 210.600 0 185.000 0 185.000 0 233.000 703.000 936.000 0 233.000 0 233.000 0 471.100 5.600 476.700 0 227.800 0 227.800 0 246.000 0 246.000 0 444.300 24.000 468.300 0 163.000 0 163.000 0 163.600 0 163.600 0 158.700 0 158.700 0 342.300 4.700 347.000 0 181.000 0 181.000 0 160.200 0 160.200 0 210.000 0 210.000 0 446.200 18.800 465.000 0 47.300 0 47.300 0 2.032.400 324.000 2.356.400 0 6.103.600 2.787.500 8.891.100 0 5.083.100 5.365.200 10.448.300 0 648.000 23.400 671.400 0 466.000 5.600 471.600 0 493.200 23.500 516.700 0 157.200 0 157.200 0 277.600 0 277.600 372.400 33.886.241 15.666.952 49.553.193 No. Cuotas 14 1 0 2 0 1 1 0 0 26 0 3 1 0 1 2 1 3 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 2 0 0 0 1 0 0 0 2 0 8 34 30 3 1 2 0 Observación Acuerdo de pago En enero paga el saldo total Abona en enero 300.000 al saldo En enero paga el saldo Se identifica transferencia de dic 2/2016, se aplica en enero 2017 Se declaro en insolvencia Acuerdo de pago Acuerdo de pago En enero paga saldo total Solicitara condonacion de intereses a la asamblea. En enero paga saldo total En enero paga saldo total Acuerdo de pago En juridico Acuerdo de pago En enero paga saldo total En enero paga saldo total PROYECTO PRESUPUESTO AÑO 2017 DETALLE CUOTAS DE ADMINISTRACION INTERESES POR MORA SALON COMUNAL SANCION ASAMBLEA MULTAS MANUAL DE CONVIVENCIA. FONDO DE IMPREVISTOS EVENTO COMITE RENDIMIENTOS E INTERESES ALQUILER DE SILLAS Y MESAS TARJETAS AUTOS - PEATONAL ALQUILER DEPOSITOS DTO POLIZA ZONAS COMUNES RECLAMO SEGURO AJUSTE AL PESO REVISORIA FISCAL ADMINISTRACION CONTABILIDAD SISTEMATIZADA POLIZA AREAS C. VIGILANCIA ASEO GENERAL TODERO GENERAL FRENTE DE SEGURIDAD / REFUERZO ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGIA ELECTRICA TELEFONO NOTARIALES MANT ASCENSOR CERTIFICACION ASCENSORES REPUESTOS ASCENSOR MTTO PLANTA ELECTRICA REPUESTOS PLANTA ELECTICA COMBUSTIBLE PLANTA ELECTRICA MANT EQUIPOS ELECTRONICOS REPUESTOS EQUIPOS ELECTRONICOS MANT EQUIPO Y CCTV MANT SISTEMA HIDRAULICO MANT CITOFONOS Y CONSOLA DISEÑO PAGINA WEB MANT PUERTAS MANT EQUIPO GIMNASIO MANT PARQUE INFANTIL MTO POZOS EYECT CAJA AGUAS NEGRAS JARDINERIA REPARACIONES LOCATIVAS MTTO Y DOTACION AREAS SOCIALES GASTOS ASAMBLEAS EVENTOS Y REPRESENTACION EVENTOS BONOS NAVIDAD PERSONAL DE APOYO ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA IMPLEMENTOS CAFETERIA PAPELERIA Y FOTOCOPIAS TRANSPORTES COMPRA PLANTAS Y ABONO JARDIN COMPRA CAMARAS INVERSION OTROS - DIVERSOS DETERIORO CARTERA GASTOS BANCARIOS DTO PRONTO PAGO AJUSTE AL PESO DB COSTOS Y GASTOS EJERC. ANTERIORES RESULTADO 849.003.528 4.800.000 8.540.484 2.232.599 864.576.611 EJECUCION SISCO 849.003.524 8.746.618 8.685.000 4.762.500 1.427.000 8.540.484 154.724 3.146.564 144.000 400.000 93.340 2.232.248 4.852.825 2.224 892.191.051 8.268.000 50.307.120 11.183.640 43.617.588 350.558.940 67.666.800 16.589.280 30.021.604 3.504.000 63.153.000 4.073.000 30.866.280 4.200.000 4.800.000 - 8.268.000 50.294.280 11.183.640 52.317.127 350.558.940 67.666.800 16.589.280 30.021.600 5.151.757 66.153.678 2.502.440 96.885 30.692.299 3.654.000 1.452.081 3.356.760 6.912.000 7.332.000 2.760.000 5.292.611 4.918.000 2.768.570 4.512.000 2.400.000 1.800.000 1.800.000 4.908.000 6.456.000 5.040.000 3.600.000 16.200.000 770.000 1.145.000 464.000 2.780.000 4.239.000 15.166.885 3.774.238 3.230.820 17.630.761 PPTO 3.000.000 840.000 2.076.000 600.000 4.008.000 13.764.000 809.676 6.000.000 72.984.000 856.610.928 1.922.566 346.982 1.835.273 594.014 2.301.000 4.200.000 6.223.100 1.976.455 2.144.520 6.916.801 65.963.100 26.443 1.020.310 857.610.016 7.965.683 34.581.035 4 8.746.618 3.885.000 4.762.500 1.427.000 154.724 3.146.564 144.000 400.000 93.340 351 4.852.825 2.224 27.614.440 PPTO 2016 X MES 70.750.294 400.000 711.707 186.050 72.048.051 - 12.840 8.699.539 4 1.647.757 3.000.678 1.570.560 96.885 173.981 546.000 3.347.919 3.356.760 689.000 4.192.260 931.970 3.634.799 29.213.245 5.638.900 1.382.440 2.501.800 292.000 5.262.750 339.417 2.572.190 350.000 400.000 - 689.000 4.191.190 931.970 4.359.761 29.213.245 5.638.900 1.382.440 2.501.800 429.313 5.512.807 208.537 8.074 2.557.692 304.500 121.007 279.730 - 1.619.389 2.414.000 8.570 576.000 611.000 230.000 441.051 409.833 230.714 3.742.000 1.255.000 1.336.000 980.000 669.000 8.710.885 1.265.762 369.180 1.430.761 376.000 200.000 150.000 150.000 409.000 538.000 420.000 300.000 1.350.000 64.167 95.417 38.667 231.667 353.250 1.263.907 314.520 269.235 1.469.230 VARIACION - - - - - PROMEDIO DE EJECUCION 70.750.294 728.885 723.750 396.875 118.917 711.707 12.894 262.214 12.000 33.333 7.778 186.021 404.402 185 74.349.254 PPTO 2017 X MES 75.710.995 400.000 763.005 189.500 77.063.500 737.000 4.600.553 1.022.997 3.917.287 31.351.462 6.033.624 1.479.210 2.679.531 459.417 5.898.750 340.000 7.000 2.848.674 250.000 258.862 125.000 50.000 1.173.333 300.000 450.000 320.000 214.000 200.000 247.796 400.000 833.333 525.000 458.333 1.077.434 493.018 240.727 5.986 1.707.000 4.200.000 7.540.900 1.976.455 1.334.844 916.801 7.020.900 26.443 1.020.310 999.088 250.000 70.000 173.000 50.000 334.000 1.147.000 67.473 500.000 6.082.000 71.384.244 160.214 28.915 152.939 49.501 191.750 350.000 518.592 164.705 178.710 576.400 5.496.925 2.204 85.026 71.467.501 1.250.000 253.000 200.000 60.000 200.000 50.000 300.000 100.000 178.750 590.000 5.937.583 76.300.496 - 26.615.352 663.807 2.881.753 763.005 - PPTO ANUAL 908.531.941 4.800.000 9.156.059 2.274.000 924.762.000 8.844.000 55.206.636 12.275.964 47.007.438 376.217.544 72.403.488 17.750.520 32.154.372 5.513.000 70.785.000 4.080.000 84.000 34.184.088 3.000.000 3.106.344 1.500.000 600.000 14.080.000 3.600.000 5.400.000 3.840.000 2.568.000 2.400.000 2.973.552 4.800.000 10.000.000 6.300.000 5.500.000 15.000.000 3.036.000 2.400.000 720.000 2.400.000 600.000 3.600.000 1.200.000 2.145.000 7.080.000 71.251.000 915.605.946 9.156.054 NOMBRE GABRIEL RINCON PARDO NOMBRE LIBIA CONSUELO PACHECO NOMBRE NELSON ORTIZ OVALLE ESTUDIOS CONTADURIA PUBLICA DILOMADO EN NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD DIPLOMADO EN NORMAS INTERNACIONALES DE ASEGURAMIENTO AUDITORIA TALLER NIF - ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO Y COPROPIEDADES CONTADURIA PUBLICA DIPLOMADO: Reconocimiento y medicion de cuentas de balance y estado de resultados bajo NIIF para PYMES. (MARZO 2015) CONGRESO NACIONAL PROPIEDAD HORIZONTAL (AGOSTO 2015) SEMINARIO NIIF (MAYO 2014) TALLER APLICACIÓN NIF (MARZO 2013) SEMINARIO INFORMACION EXOGENA (FEBRERO 2014) SEMINARIO EL SEGURO EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL (NOV. 2013) CURSO ADMINISTRACION CON EXCELENCIA EN P.H. (SEPT. 2013) ESTUDIOS CONTADURIA PUBLICA TALLER REFORMA TRIBUTARIA (FEBRERO 2015) DIPLOMADO NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NOV. 2013) RENTA PERSONAS NATURALES (JULIO 2013) FORO REFORMA TRIBUTARIA (FEBRERO 2013) INDICADORES DE GESTION (SEPT. 2012) PREVENCION DEL FRAUDE (SENA 2010) INGLES (NIVEL AVANZADO) ESTUDIOS CONGRESOS NACIONALES DE ACTUALIZACIÓN LEGAL Y CONTABLE EN P.H. CUADRO COMPARATIVO CARGO REVISOR FISCAL EXPERIENCIA LABORAL CONJUNTO RESIDENCIAL EL LABRADOR PRIMERA ETAPA (13 AÑOS) MLTIFAMILIAR BOCHICA III (9 AÑOS) CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINO DE SANTA FE (2 AÑOS) CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINOS DE SAN JORGE (2 AÑOS) WAYRA CLUB RESIDENCIAL (1 AÑO) EDIFICIO CHAMONIX (4 AÑOS) EDIFICIO XOCHILT (8 AÑOS) EDIFICIO MODELO NORTE EDIFICIO LUCIAN BORDE CARGOS DESEMPEÑADOS REVISOR FISCAL : EDIFICIO ALTOS DE PUBENZA P.H. (2007 - ACTUALMENTE) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL REFORMA II (2014 - ACTUALMENTE) REVISOR FISCAL : EDIFICIO JAGAI (2016 - ACTUALMENTE) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL ALTAMONTE (2012 - 2015) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE SUBA ETAPA 2 P.H. (2007 - 2010) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL CUMBRES DEL SALITRE III (2004 - 2008) REVISORA FISCAL : EDIFICIO LOS ANDES P.H. (2003 - 2008) CARGOS DESEMPEÑADOS REVISOR FISCAL : ALTOS DE LA JAVERIANA (2013 - A LA FECHA) REVISOR FISCAL : TORRES DE SALITRE ALTO (2015 - A LA FECHA) REVISOR FISCAL : EDIFICIO ACOMEDICA (2009 - ALA FECHA) REVISOR FISCAL: CLUB CONDOMINIO VIVENZA ANAPOIMA (ACTUAL) REVISOR FISCAL : CLUB RESIDENCIAL NIZA IX -3 (ACTUAL) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL COLINA 1 (2009 - 2013) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA (2009 - 2012) REVISOR FISCAL : CONJUNTO RESIDENCIAL FLORENCIA COMFAMILIAR AFIDRO (2011 - 2012) REVISOR FISCAL : UNIDAD RESIDENCIAL EL GUALI (2001 - 2003) CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III Propiedad Horizontal Calle 97 No 70 -89 Tel-Fax.3590176 E-mail [email protected] FORMATO PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS ASAMBLEA ORDINARIA FEBRERO 2017 Con el fin de propiciar el buen desarrollo y agilidad de la Asamblea General Ordinaria del Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III, a realizarse en el primer trimestre de 2017, lo invitamos a registrar sus propuestas para la misma en el presente formato. Debe diligenciarse los siguientes campos: 1. En el campo propuesta, una descripción breve de la iniciativa que desea proponer en la Asamblea, 2. En el campo presupuesto requerido o valor de la inversión, un valor aproximado del proyecto, si el mismo es de carácter de inversión. No tiene que ser exacto pero sí aproximado a fin de que los asambleístas puedan tener el elementos de juicio para votar 3. En el campo fuente de los recursos para la inversión: Una propuesta de obtención de los recursos, por ejemplo, Cuota extraordinaria, Actividades extraordinarias, etc. Si el proyecto puede llevarse a cabo con dineros del presupuesto aprobado, la Administración y el consejo lo indicarán en la Asamblea. 4. El campo consideraciones adicionales, indique si se requiere por ejemplo la conformación de un comité que ejecute la propuesta, o se requiere involucrar a otras instancias, u otros aspectos relevantes para llevar a cabo la propuesta. NOMBRE COPROPIETARIO: APTO: TORRE: CASA: 1.Propuesta: 2.Presupuesto requerido o valor de la inversión: 3.Fuente de los recursos para la inversión: 4.Consideraciones adicionales: Si requiere más formatos, para más de una propuesta, puede adjuntar fotocopias del mismo, o solicitarlos en la oficina de Administración. Se analizarán en Asamblea, todas las propuestas consolidadas por el Consejo de Administración, siempre y cuando se mencionen en las mismas el presupuesto aproximado y las fuentes de financiación. Para que puedan ser consideradas las propuestas deben ser entregadas en la Oficina de Administración a más tardar el 20 de FEBRERO de 2017. PODER Asamblea General Ordinaria de Copropietarios CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III Fecha Convocatoria: 07 de Febrero 2.017 Fecha Asamblea: 25 de Febrero 2.017 Hora: 8:00 am Lugar: Salón Social del conjunto 2do piso Señores Asamblea General Ordinaria de Copropietarios Sr. Administrador Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III. La Ciudad Yo, ____________________________________ mayor de edad, vecino de ésta ciudad, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de propietario inscrito del Apartamento: _____ Torre: ____ Casa____ ubicada en la copropiedad Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III, manifiesto que confiero poder amplio y suficiente a _____________________________________________ quien se identifica con la cédula de ciudadanía No. ____________, para que en mi nombre y representación, asista en calidad de mi delegado a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios, convocada para el día 25 de Febrero de 2017. Mi delegado tiene las facultades con voz y voto, de proponer, de decidir y de aprobar, de elegir y proponer mi nombre para elección. Este poder será suficiente para una nueva fecha si la reunión es suspendida o para una eventual segunda convocatoria, si no se logra efectuar por falta de quórum. Atentamente, Poder otorgado a: ______________________ _______________________ C.C. C.C.
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