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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
¿Qué se imprime en las Oficinas
de la Ciudad de México?:
Estadísticas e Información
¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Contenido
Introducción
Metodología
Glosario
Identificando el Origen de sus Costos
Clasificación de Dispositivos
Dispositivos Locales VS Dispositivos en Red
Impresiones desde Navegadores de Internet
Impacto Financiero de la impresión de Correos Electrónicos
Volumen de Impresión Promedio por Empleado
Costo Promedio por Empleado
Impacto Ambiental por Empleado
Acerca de Digama Document Solutions
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Introducción
Impulsados por la necesidad de tener una mejor y valiosa visión de los procesos de impresión, generación
de documentos y sus costos relacionados, el equipo de Digama Document Solutions realizó evaluaciones
detalladas en numerosas oficinas Mexicanas de la Zona Metropolitana donde se descubrió que en general,
el 85% de las organizaciones desconocen sus gastos reales relacionados con sus procesos de impresión y
generación de documentos. El objetivo de este documento es brindar conocimiento a los lectores para que
tomen mejores decisiones basadas en una comprensión real de sus posibilidades de reducción de costos
significativos en sus entornos de impresión empresarial.
Metodología
Las evaluaciones que el equipo de Digama Document Solutions realizó con respecto al comportamiento de
impresión en oficinas, se llevaron a cabo en empresas de diversos tamaños que varían desde 50 estaciones
de trabajo hasta 5,000 o más en casi todas las líneas de negocio. Esta investigación se realizó en la Ciudad
de México con participación de altos directivos de TI y del área de Adquisiciones, CIO’s y CEO’s involucrados
en la toma de decisiones referente a la reducción de los costos de impresión de sus oficinas.
Glosario
> Evaluación: Revisión exhaustiva del entorno actual de impresión para proporcionar recomendaciones
basadas en la reducción potencial de costos estructurales significativos sin la necesidad de realizar cambios
inmediatos de equipos de impresión y/o dispositivos multifuncionales existentes.
> Revisión exhaustiva: Análisis del comportamiento del usuario, de los dispositivos, de las aplicaciones,
de las estaciones de trabajo, de los volúmenes de impresión y del impacto ambiental.
> Gestión: Seguimiento continuo de los resultados obtenidos, análisis de las tendencias y capacidad de
realizar los ajustes necesarios durante el proceso.
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Identificando el Origen de sus Costos
De acuerdo con Gartner, una evaluación independiente de la industria de impresión puede ayudar a las
empresas a ahorrar hasta un 40% de sus costos de impresión actuales. De igual manera, Gartner ha
indicado que el control activo del proceso de impresión en una oficina puede llevar a la reducción de entre
10% y 30% de sus gastos recurrentes. El proceso de generación de documentos e impresión es el último
baluarte de gastos sin auditar en empresas.
El descubrimiento del origen de los costos generados en su ambiente de impresión, es la clave para
capitalizar las oportunidades financieras en sus oficinas. En la siguiente imagen se muestra que el 85% de
las empresas participantes en esta investigación, desconocían la magnitud real de los gastos de impresión
de sus oficinas, así como las oportunidades de reducirlos drásticamente.
Las siguientes preguntas se hicieron a personal con capacidad de toma de decisión respecto a su ambiente
de impresión:
1. ¿Cuántos dispositivos de impresión, copiado y escaneo tiene su organización?
2. ¿Cuántas páginas se imprimen o copian al año en su organización?
3. ¿Cuánto cuesta imprimir, copiar y escanear esas páginas?
4. ¿Cuántos usuarios utilizan cada impresora/multifuncional en su organización?
5. ¿Cuánto tiempo es invertido por su personal de TI brindando soporte para imprimir?
Identificación del Origen de los Costos de Impresión en Oficinas
Sin Conocimiento
Conocimiento Parcial
Conocimiento Total
Los puntos clave a identificar y entender son la cantidad de dispositivos que están generando la mayor parte
de los gastos de impresión y el volumen real de impresiones. Hasta que usted logre ubicar e identificar todos
los dispositivos de impresión en su empresa y el volumen que se genera desde cada uno de ellos, podrá
comenzar a entender realmente su proceso de impresión y cuantificar el gran impacto en su presupuesto.
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Clasificación de Dispositivos
Los clientes de Digama Document Solutions, quedan asombrados cuando se les ayuda a descubrir la
información que desconocían por completo referente a su ambiente de impresión. Al ser un proveedor
Líder de Soluciones, Servicios y Consultoría Estratégica completamente Independientes de las industrias
de Impresión y generación de Documentos, no existe absolutamente ningún conflicto de interés cuando se
trata del cumplimiento de los objetivos y metas de los clientes de manera confiable. Los proveedores de
servicios de impresión y sus vendedores se centran principalmente en la venta de dispositivos y volúmenes
de impresión; en contraste, Digama Document Solutions se enfoca en alcanzar los objetivos de sus
clientes sin vender dispositivos ni consumibles, tratando de restablecer el equilibrio entre las necesidades
reales y particulares de cada empresa y los costos relacionados. La imagen que se muestra a continuación,
es un claro ejemplo las características comparadas con la utilización de los dispositivos “recomendados”
en oficinas.
La realidad del formato A3
25.70%
MFP´s solo con Funcionalidad A4
74.30%
MFP´s con Funcionalidad A3
98.40%
A4% - Volumen Total de Impresión
A3% - Volumen Total de Impresión
1.60%
20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00%
Esta realidad está directamente relacionada con la escasez de información confiable para la toma de
decisiones adecuadas. Como resultado, la mayoría de las empresas gastan 40% - 50% adicional en
dispositivos no utilizados con capacidad A3. Una evaluación independiente del ambiente de impresión
habría evitado esta situación.
Dispositivos Locales VS Dispositivos en Red
La mayoría de las empresas, aún cuentan con muchos dispositivos conectados de manera local en sus
entornos de impresión sin ser monitoreados por diversas razones. Uno de cada 5 dispositivos utilizados,
es un dispositivo no gestionado conectado de manera local.
Dispositivos Locales
20.00%
80.00%
Dispositivos en Red
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Impresiones desde Navegadores de Internet
Es necesario poder identificar el origen de las impresiones realizadas en oficinas. ¿De qué programa se
generan realmente los documentos? Con base en las evaluaciones del comportamiento de impresión
efectuadas por Digama Document Solutions y los resultados obtenidos, proporcionamos la información
representativa a continuación.
Generación de Documentos
9%
9%
52%
18%
MS Office
Navegadores de Internet
12%
ERP/CRM
PDF
Otros
Analizando esta gráfica se puede observar que los programas de Office (Word, Excel, Outlook, etc.) son
los principales generadores de documentos, mientras que los navegadores de Internet representan solo
el 12.3%. Sin embargo, el volumen de impresión requiere un cierto número de dispositivos de impresión
disponibles para poder generar cada documento y en este caso, se genera un gran impacto en los costos
totales de impresión debido a la relación directa entre el número y el tamaño de los dispositivos de impresión
y el 12.3% de volumen de impresión desde Navegadores de Internet.
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Impacto Financiero de la impresión de Correos Electrónicos
El hecho de que el 50% de todos los Costos de Impresión en oficinas estén ligados directamente con
impresiones desde las aplicaciones de MS Office, tiene un excelente sentido comercial siempre y cuando
sea presentado de manera generalizada. Con los análisis realizados a profundidad por Digama Document
Solutions, se descubrió que más de un tercio de las impresiones generadas desde MS Office tiene su origen
en aplicaciones de correo electrónico como MS Outlook, representando casi el 20% del total de los
costos de generación de documentos e inversión en dispositivos relacionados.
4%
42%
37%
MS Word
MS Excel
MS Power Point
9%
8%
MS Outlook
Otros
Volumen de Impresión Promedio por Empleado
Nuestros estudios revelan que el volumen promedio de impresión por empleado es de casi 600 hojas por
mes (7,200 hojas por año); aunque por supuesto, existe una gran diferencia dependiendo de la línea de
negocio. Por ejemplo: el sector financiero y de seguros se apoya en gran medida de procesos basados en
​​
papel impreso, lo que resulta en un volumen medio por empleado de 800 - 1,200 hojas por mes.
Costo Promedio por Empleado
Los resultados de nuestra evaluación indican que el costo promedio anual de impresión por empleado
es de entre $4,000 MXN y $4,500 MXN. Estas cifras representan solamente los costos relacionados con
adquisición equipo, consumibles y mantenimiento. Entre los costos no incluidos en esa cifra están los
correspondientes a Soporte de TI y otros costos secundarios asociados con la Gestión de Impresión. Digama
Document Solutions ha corroborado esta información con autoridades como Photizo Group, Gartner y
IDC; los cuales, han obtenido cifras similares e incluso ligeramente superiores.
Impacto Ambiental por Empleado
El promedio de 7,200 hojas por empleado, representa la utilización de casi 1 árbol por empleado por año.
1 Árbol (40 pies de altura y 7 pulgadas de diámetro en promedio - madera dura o madera blanda) equivale
a 8,333 hojas de papel.
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Acerca de Digama Document Solutions
Digama Document Solutions ha guiado a todos sus clientes en el proceso de entendimiento y compresión
de su Ambiente de Impresión. Su equipo de expertos es el mejor y más confiable asesor gracias a que son
100% independientes de la industria de la impresión y no venden dispositivos, consumibles o servicios de
reparación relacionados.
En un mercado en el que los proveedores de servicios de impresión se centran principalmente en la venta de
dispositivos y la captura de volúmenes de impresión, Digama Document Solutions se enfoca en alcanzar
y en apoyar con la optimización de los objetivos de ahorro de sus clientes, buscando un equilibrio entre las
necesidades reales y los costos relacionados.
Para solicitar una evaluación de su ambiente impresión y/o para obtener más información,
visite www.DigamaDS.com o www.ManagedPrintConsultants.com
También nos puede contactar enviando un correo electrónico a [email protected]
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¿Qué se imprime en las Oficinas de la Ciudad de México?: Estadísticas e Información
Digama Document Solutions es un Proveedor Líder de Soluciones, Servicios y
Consultoría Estratégica para el Descubrimiento de Información, Generación de
Ahorros y Reducción de Huella Ecológica completamente Independientes de las
industrias de Impresión y Generación de Documentos enfocados en maximizar los
objetivos particulares de ahorro de cada empresa.
Digama Document Solutions
www.digamads.com
Génova 33 int PH
Col. Juárez, Del. Cuauhtémoc
C.P. 06600 CDMX, México