1. Internet

Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
50
Palabra
Clave
Report
Tercer
Out
soursing
Pregunta
Respuesta
Deben reportar las
entidades que no
compran ni venden
medicamentos ya que
subcontratan con un
tercero este manejo?
Una entidad que según las normas vigentes esté obligada a reportar a SISMED, independiente
de que subcontraten el manejo de medicamentos, debe reportar a titulo de su entidad, es decir el
nombre de los archivos debe hacer referencia a la entidad así como el registro de control de los
archivos reportados relacionando el nit de la entidad.
Si la entidad que les realiza en “out soursing” el manejo de medicamentos, está obligada a
reportar de acuerdo a la normatividad vigente, entonces también deberá reportar lo de su
competencia a título propio de la entidad, con su nit.
Aunque la entidad no haya realizado venta de medicamentos en el trimestre, deberá enviar al
SISMED el archivo de venta, porque de otra manera se entenderá que la entidad no cumplió con
la obligación de reportar.
Las entidades que no vendieron medicamentos en un trimestre y no son los titulares de
medicamentos ante INVIMA, deberán reportar el registro de control.
Las entidades que son titulares de medicamentos en INVIMA, aunque no vendan deben reportar
el archivo de ventas con todos los CUM de los cuales con titulares y los valores en cero (precio
mínimo, precio Máximo, valor total, unidades, factura de precio mínimo y factura de precio
máximo).
Siempre se debe reportar.
Cuando no hay compra de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de compras
sin registros Tipo 2 – compras, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que el
valor total de compras es cero.
Cuando no hay recobro de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de compras
sin registros Tipo 3 – recobros, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que el
valor total de recobros es cero.
51
venta
Si en un trimestre la
entidad no realizó
ninguna venta, debe
reportar archivo de
ventas o no? Y Cómo
debe reportarlo?
52
compra
Cuando la entidad no
realiza compra de
medicamentos en un
trimestre debe reportar
al SISMED?
53
devoluci
Las devoluciones de
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Según el Anexo Técnico 01 la Circular 01 de 2007 de la Comisión Nacional de Precios de
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Pregunta
venta de
medicamentos se
deben reportar a
SISMED?
Respuesta
Medicamentos y Dispositivos Médicos “la entidad reportadora de información de venta de
medicamentos, debe discriminar las ventas por mes informando tantos medicamentos como numero de
medicamentos comercialice como mayorista o, tenga activos ante el INVIMA en el caso de laboratorios, sin
incluir muestras medicas. Es importante reportar los medicamentos aunque sus ventas hayan sido cero.”
De acuerdo con lo anterior, al SISMED solo debe reportar las ventas netas, las cuales, según el
artículo 1 de la Circular 01 de 2007 son “valor total de ventas de un medicamento registradas en
facturas, menos rebajas, bonificaciones y descuentos, sustentadas en ellas”.
54
sucursal
Mi empresa tiene
varias sucursales, cada
sucursal podría enviar
el reporte a SISMED?
55
Ejemplo
venta
Dónde encuentro
ejemplos de archivos
de ventas para
SISMED?
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
De conformidad con la normatividad actual y teniendo en cuenta las posibilidades que
actualmente brinda el SISMED, las devoluciones no deben reportarse. Si bien para la
contabilidad de cada empresa, ello puede ser relevante, para el SISMED no se previó la
posibilidad, ni tampoco la obligación de reportar dichas devoluciones.
Acerca de las sucursales, pueden enviar un archivo por sucursal desde cada sucursal pero
solamente para reportar el archivo de COMPRAS, en este caso se entiende el cumplimiento de
la entidad cuando todas las sucursales hayan cumplido, es decir, hayan tenido procesamiento
exitoso de sus archivos.
Adicionalmente para reportar por sucursal, deben comunicarse con el Ministerio, para registrar
en SISMED los datos de nombre y contacto de cada sucursal ya que SISMED envía al mail de
cada sucursal las notificaciones de procesamiento de archivos.
El archivo de VENTAS debe consolidarse centralizadamente en la entidad y enviar un solo
archivo a nivel del NIT de la Entidad.
Ejemplo del Nombre de un Archivo de Ventas: MED113MVEN20111231NI000860123456.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Pregunta
Respuesta
1,1,NI,860123456,7,2,,,,2011,10,12,9,532750
2,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,13436
2,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,11340
2,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,14800
2,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430
2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,16800
2,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,17230
2,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
56
ejemplo
compra
Dónde encuentro
ejemplos de archivos
de compras para
SISMED?
Ejemplo del Nombre de un Archivo de Compras:
MED114MCOM20111231NI000870100100.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros:
1,2,NI,870100100,5,,2011,10,12,10,505000,42650
2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ5340
2,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F800
2,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ5340
2,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F800
2,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ5340
2,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F800
3,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340
3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025
3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Pregunta
Respuesta
3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578
57
Report
vital
En los archivos de
precios de SISMED, se
deben reportar los
medicamentos vitales
no disponibles?
58
Comple
mento
dietario
En los archivos de
precios de SISMED, se
deben reportar los
complementos
dietarios?
59
Entidad
territori
al
municipi
o DTS
Cómo deben reportar
las entidades
territoriales?
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Todos los medicamentos que tengan código CUM y se encuentran activos en el INVIMA, se
deben reportar a SISMED.
Si los medicamentos vitales no disponibles tienen código CUM asignado por INVIMA, entonces
se deben reportar en los archivos de precios definidos en la Circular 2 de 2011. Si no tienen
código CUM, no se deben reportar, pero a partir de la fecha en que INVIMA les asigne código
CUM se deberán reportar.
Todos los medicamentos que tengan código CUM y se encuentran activos en el INVIMA, se
deben reportar a SISMED.
Si los complementos dietarios son catalogados como medicamentos en INVIMA y tienen código
CUM se deberán reportar a SISMED. Sin embargo, INVIMA reclasificó los complementos
dietarios y quedaron considerados como alimentos no como medicamentos.
Para consultar la lista de CUM, se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y
elegir las opciones -> Tramites y Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados >Información Código Único de Medicamentos ->Listados código único de medicamentos.
Las entidades territoriales debe reportar usando en el nombre de sus archivos y registro de
control como identificación el código DANE de la entidad territorial:
El tipo de identificación es: MU (Municipio). DE(Departamento). DI (Distrito)
El número identificación es el código DANE de la entidad territorial:
Ejemplo del nombre de archivo de venta:
MED113MVEN20110930NI000000005036.txt
Ejemplo del nombre del archivo de compras:
MED114MCOM20120331NI000000025777.txt
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
60
61
62
Palabra
Clave
Fondo
rotatori
o
estupef
aciente
report
precio
Recobro
factura
Report
unidad
Dosis
cantida
Pregunta
Respuesta
Cómo deben reportar
los Fondos Rotatorios
de Estupefacientes.
Los Fondos Rotatorios de Estupefacientes de entidades territoriales, debe reportar con el Nit de
la entidad a la que corresponde el Fondo Rotatorio de Estupefacientes.
Se debe verificar con la mesa de ayuda de SISMED que la entidad correspondiente a su Nit esté
registrada en SISMED.
Ejemplo del nombre de archivo de venta:
MED113MVEN20110930NI000860120340.txt
Ejemplo del nombre del archivo de compras:
MED114MCOM20120331NI000860120340.txt
En registros de recobro
la factura es la de la
EPS ó la de la IPS?
En el registro de detalle de recobros (registro tipo3), el código del campo 17 y 18 corresponde al
número de factura EPS con la cual se realiza el recobro al FOSYGA.
La factura de la IPS es la factura mediante la cual la EPS compra a la IPS, por lo tanto la EPS
reporta dicho número de factura el los registros de compra - registros tipo 2.
Las unidades de medicamentos que se reportan en los archivos de precios, se refieren a
unidades de la presentación comercial; es decir, vista la presentación comercial completa como
una "unidad".
Por ejemplo: si una presentación comercial corresponde a una caja de 100 tabletas y la entidad
vendió/compró/recobró 500 tabletas, entonces la entidad debe reportar 5 unidades de la
presentación comercial. Si la entidad compro 50 tabletas, debe reportar en 0.5 unidades de la
presentación comercial.
El reporte de unidades
de medicamento se
refiere a número de
dosis como número de
ampollas, tabletas?
Adicionalmente, el valor total que se reporta ya sea de venta ó de compra ó de recobro, se
refiere al valor total de todas las unidades reportadas en el registro de datos correspondiente.
Las entidades están cayendo en el error de no informar unidades de presentación comercial sino
número de dosis administradas o dispensadas del medicamento, lo cual es un error en el reporte
de información y causa que los precios promedio de las presentaciones comerciales sean bajos
e irreales distorsionando los precios del mercado.
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Pregunta
63
unidad
Dosis
cantida
Cómo se debe reportar
la cantidad de
medicamentos
vendidos ó comprados
ó recobrados cuando
se manejan dosis.
64
Valor
promedi
o
Inconsis
tencia
error
Qué significa la
inconsistencia acerca
del valor promedio en
el rango de mínimo y
máximo?
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Respuesta
En el ejemplo anterior, si el valor total de venta del medicamento fue $50.000, significa que las 5
unidades de presentación comercial se vendieron en $50.000, es decir que el precio promedio
de 1 unidad de presentación comercial es de $10.000. Pero si la entidad erróneamente reporta
500 tabletas en el campo unidades, por un valor total de $50.000, entonces para SISMED el
precio promedio de una unidad de presentación será ($50.000/500) igual a $100 lo cual
claramente afecta el mercado y su regulación.
Se recomienda reportar de manera responsable y cuidadosa las unidades de presentación
comercial de medicamentos !!!
A SISMED se debe reportar el valor total de las ventas (ó compras ó recobros) de cada CUM en
el mes y las unidades completas ó con cifras decimales, vendidas (ó compradas ó recobradas)
de la presentación comercial del CUM.
A manera de ejemplo , si el CUM es una caja de 10 ampolletas y la entidad reporta a SISMED
que vendió cinco (6,2) unidades en un valor total de $31000, el SISMED interpreta que vendió 5
cajas de 10 ampollas cada caja y dos decimas de caja (2 ampolletas individuales) todo por valor
de $31000.
Si la entidad reporta de otra manera se generará una distorsión en los precios del CUM.
Se precisa que SISMED e INVIMA manejan la unidad de presentación comercial de cada
medicamento, de ahí que el código CUM está asociado a una única presentación comercial y
esta no tiene traducción a dosis, por lo cual el reporte a SISMED debe ser en términos de
unidades de presentación comercial con cifras decimales.
En el procesamiento de archivos reportados por las entidades, SISMED válida para cada registro
que el precio promedio de los medicamentos este entre el valor mínimo y el valor máximo
reportado.
Ciertamente en los registros de precios de venta, precios de compra y valores de recobro, no se
reporta el valor promedio, sino que este lo calcula SISMED como el valor total dividió entre el
número de unidades.
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
65
Inconsis
tencia
error
66
Precio
compra
venta
67
Inconsis
tencia
error
Pregunta
Respuesta
Si el valor promedio calculado no está en el rango del valor mínimo y el valor máximo, el registro
se rechaza y la entidad debe corregir porque alguno de los siguientes datos está errado ya sea
el valor mínimo ó el valor máximo ó el valor total ó el número de unidades.
Qué significa el error Significa que la entidad no reportó todos los meses del trimestre que corresponde al reporte, ó es
“SE
REPORTAN posible que haya reportado algún mes fuera del trimestre de reporte.
MAS/MENOS
PERIODOS DE LOS
PERMITIDOS”
Un producto que se En este caso el campo de precio mínimo y el campo de precio máximo contienen el mismo valor;
vendió ó compro una similarmente, el campo de factura de precio mínimo y el campo de factura de precio máximo
sola vez, qué se tienen el mismo dato.
reporta como precio
mínimo, máximo, y cuál
factura se reporta?
Qué significa el error Los dos errores son equivalentes y significan que el código CUM XXXXXXXX-XX del
“MEDICAMENTO
medicamento no existe en la base de datos SISMED.
XXXXXXXX-XX
NO Puede ser que efectivamente dicho código este errado y no haya sido asignado por INVIMA, en
EXISTE”? Es lo mismo cuyo caso la entidad debe corregir el archivo y volver a enviar su archivo completo.
que el error “NO SE Si por el contrario, el código CUM si es correcto y fue el asignado por INVIMA, la entidad debe
ENCONTRO
EL solicitar la actualización del CUM a [email protected] (indicando la lista de CUMs a
MEDICAMENTO”?
actualizar y el nombre del archivo que fallo por dichos CUMs). En este caso la entidad no
requiere volver a enviar el archivo, sino que el Ministerio reprocesará el archivo.
El Ministerio sincroniza periódicamente la base de datos SISMED con la base de datos de
INVIMA, para actualizar los CUM y tener las dos base de datos sincronizadas. Por lo cual en
cada nuevo reproceso con alta probabilidad disminuye el número de rechazos por esta causa.
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
68
Palabra
Clave
Mail
correo
notificac
69
CUM
70
Report
Precio
Mínimo
máximo
71
Report
archivo
precio
Pregunta
Respuesta
Por qué no he recibido
el mail del notificación?
Probablemente porque el número de identificación que hace parte del nombre del archivo no
coincide con el número registrado en la Base de datos SISMED. Se debe tener en cuenta no
incluir en el nombre del archivo el digito de verificación.
Otra causa puede ser que el E-mail de contacto que la entidad registró en SISMED es diferente
al Email en el cual está esperando respuesta. Debe confirmar dicho E-mail con la mesa de ayuda
de SISMED.
Respecto al número
CUM, en el archivo que
entregó el Invima, el
consecutivo del CUM
no está separado por
guión y los números no
están precedidos de
cero
"0",
Cómo
reportarlo a SISMED
Un producto que se
venda o compre a un
mismo precio, qué
reporto como precio
mínimo
y
precio
máximo?.
Debo
elaborar,
un
archivo plano para el
Registro tipo 1-Registro
de Control y otro
Se aclara que los números no tienen que estar precedidos por cero, pero que es obligatorio que
en el archivo que se reporta a SISMED, se use el carácter guion – para separar el expediente del
consecutivo.
Ejemplos validos para el sistema
453854-2, 00453854-2, 00453854-02
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
En este caso se debe reportar el mismo valor en el campo de precio mínimo y en el campo de
precio máximo.
El registro de control y los registros de detalle, todos deben estar contenidos en el mismo
archivo. Si el archivo se hace en Excel, la primera fila tendrá los datos del registro de control, y a
partir de la segunda fila estarán los datos de los registros de detalle, obviamente sin títulos de
columnas.
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
72
73
Palabra
Clave
Valor
Decimal
Report
archivo
Entida
Archivo
identific
Pregunta
Respuesta
archivo
para
los
registros de detalle?
Se puede reportar el
valor
de
los
medicamentos
con
cifras decimales?
Cómo
es
la
identificación de la
entidad que se incluye
en el nombre del
archivo?
Se debe verificar el archivo, que no tenga campos adicionales a los definidos en el Anexo
Técnico (se puede editar con el block de notas).
Si se puede reportar con cifras decimales; se debe tener presente que el separador de decimales
es el punto.
74
Firma
digital
archivo
Es obligatorio enviar
los archivos firmados
digitalmente
75
Firma
digital
certifica
se
Para el envío de
archivos
firmados
digitalmente, qué tipo
de certificado digital se
debe adquirir y dónde?
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
En el nombre de los archivos se incluye el tipo y número de identificación de las entidades.
Para las entidades que reportan con Nit, el número de nit incluido en el nombre del archivo debe
estar sin dígito de verificación, este es el caso de los laboratorios ó titulares de medicamentos,
mayoristas, EPS, IPS, CCF y Fondos rotatorios de estupefacientes.
Las entidades territoriales incluyen en el nombre del archivo como identificación el código DANE
y como tipo de identificación DE para departamentos, DI para distritos y MU para municipios.
El SISMED usa la identificación del nombre del archivo para buscar el mail correspondiente de la
entidad y enviar los correos de notificación sobre el procesamiento del archivo.
Las entidades cuyas identificaciones estaban incorrectas en el nombre del archivo ó en el
registro de control, deben volver a enviar los archivos corrigiendo.
Es obligatorio enviar los archivos firmados digitalmente, de acuerdo con la Circular No. 01 de
2007 y 2 de 2011, emitidas por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, para
garantizar la seguridad y no repudio de la información reportada por las distintas fuentes del
SISMED. .
Se puede utilizar certificado digital a nivel de entidad ó a nivel de persona de una entidad.
Se debe adquirir con una entidad certificadora abierta, las cuales son aprobadas por el Ministerio
de Industria Comercio y Turismo.
Hasta Octubre de 2012 las entidades certificadoras abiertas aprobadas son Andes ó Certicamara
o GSE.
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
76
Palabra
Clave
archivo
Archivo
tsa
confirm
ar
77
Tsa
78
Pisis
Log
bitacora
Pregunta
Respuesta
Cuando se utiliza TSA
como plataforma de
envío, cómo se puede
verificar si el archivo
fue
enviado
al
SISMED?
Puedo reportar por
TSA?
Para verificar si el archivo fue enviado a SISMED, se puede consultar en la bitácora (Log) de
TSA- Cliente, cuando aparece el mensaje “Archivo enviado” significa que el archivo salido de la
entidad.
El aplicativo TSA Transporte Seguro de Archivos, estuvo disponible y habilitado para reportar los
archivos de SISMED hasta abril de 2012. TSA es una plataforma en des-uso.
Según la Circular 2 de 2011, la plataforma establecida para enviar los archivos de SISMED es
PISIS.
Las entidades deben descargar la aplicación PISIS para reportar a SISMED.
Como se interpreta la La plataforma PISIS, genera un archivo de Log diario en la carpeta definida como Bitácora, con
bitácora de PISIS en mensajes como los siguientes acerca del procesamiento de los archivos.
referencia al envío de
archivos?
Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo no se envío porque está errado, en este
caso se debe consultar las inconsistencias en la carpeta validaciones en el archivo de extensión
.val el cual se puede editar con el block de notas:
**********************************************************
Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
Verifique el Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
**********************************************************
Resumen del Proceso:
Archivos Procesados del Lote: [1].
Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [0].
**********************************************************
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Pregunta
Respuesta
Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo no se envío porque el usuario no se
autenticó (usuario errado, clave errada ó caduco), en cuyo caso PISIS trabaja fuera de línea y
valida los archivos pero no los envía:
**********************************************************
Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
Archivo:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip
Firmado
Digitalmente
satisfactoriamente.
**********************************************************
El usuario no tiene acceso valido, no puede enviar archivos al servidor:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
**********************************************************
Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo se envió:
**********************************************************
Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
Archivo:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip
Firmado
satisfactoriamente.
**********************************************************
Archivo:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
->
Procesado
satisfactoriamente.
**********************************************************
Resumen del Proceso:
Archivos Procesados del Lote: [1].
Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [1].
**********************************************************
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Digitalmente
y
enviado
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
79
Palabra
Clave
Cum
Codifica
r
Fosyga
recobro
s
Pregunta
La codificación de
medicamentos para
reportar a SISMED es
igual que para enviar
los recobros a
FIDUFOSYGA?
Respuesta
Es preciso diferenciar el reporte y validación de FOSYGA del reporte de SISMED en referencia al
código de medicamentos:
Para SISMEDsolo se reportan los medicamentos que tienen código CUM asignado por INVIMA.
El CUM consta de Expediente (máximo 15 dígitos) y presentación comercial (máximo 2 dígitos)
separados por un guión.
A SISMED se le reporta el CUM sin relleno de ceros ni de ningún carácter, ver Circular 2 de 2011
de la CNPM- Comisión Nacional de Precios de Medicamentos.
Los medicamentos que no tienen CUM asignado por INVIMA no se reportan a SISMED.
Para Fidufosygalos medicamentos se reportan con CUM más ATC, separado por guión, es
decir, Expediente y presentación comercial y ATC, separados por un guión.
Para los medicamentos que no tienen código CUM asignado por INVIMA, se deben emplear los
siguientes códigos, se reitera para reportar a FIDUFOSYGA:
Vitales no disponibles: 88888888-88-88888888
Preparaciones magistrales: 99999999-99-99999999
Homeopáticos: 77777777-77-77777777
80
Validar
Cum
invima
81
Archivo
Plano
Cómo
se
pueden
validar los Códigos
CUM para reportar a
SISMED?
Invima Brinda una opción Web para consultar y verificar si una lista de CUMs es válida, para lo
cual se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y elegir las opciones -> Tramites
y Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados ->Información Código Único de
Medicamentos ->Consulta del código único de medicamentos.
También se puede tener acceso a la anterior consulta desde el Portal del SISPRO
www.sispro.gov.co en el enlace "Comprobar CUMs en INVIMA".
Cómo es el contenido Un archivo plano de venta de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se
de un archivo plano de observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Nombre
venta
Pregunta
ventas?
Respuesta
PÏSIS.
Nombre archivo para TSA: MEDVN20111231NI809007519.txt
Nombre archivo para PISIS: MED113MVEN2011 1231NI000809007519.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:
1,1,NI, 809007519,7,2,,,,2011,10,12,9,532750
2,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,13436
2,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,11340
2,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,14800
2,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430
2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,16800
2,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,17230
2,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
Ejemplo de un archivo de Ventas, cuando la entidad no realizo ventas en el trimestre:
Nombre de Archivo: MED113MVEN20111231MU000000025777.txt
Contenido del Archivo:
1,1,MU, 25777,0,0,,,,2011,10,12,0,0
82
Archivo
Cómo es el contenido Un archivo plano de compra de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Plano
Nombre
compra
Pregunta
Respuesta
de un archivo plano de observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por
compras?
PÏSIS.
Nombre archivo para TSA: MEDCO20111231NI890900841.txt
Nombre archivo para PISIS: MED114MCOM20111231NI000890900841.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros:
1,2,NI, 890900841,5,,2011,10,12,10,505000,42650
2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ5340
2,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F800
2,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ5340
2,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F800
2,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ5340
2,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F800
3,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340
3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025
3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280
3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578
Ejemplo de un archivo de Compras, cuando la entidad no realizo compras ni recobros en el
trimestre:
Nombre de Archivo: MED114MCOM20111231MU000000025777.txt
Contenido del Archivo:
1,2,MU, 25777,0,,2011,10,12,0,0,0
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
83
84
Palabra
Clave
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
compra
Pregunta
Respuesta
Qué significa el error
“YA EXISTE UN
REGISTRO PARA ESE
MEDICAMENTO EN
ESE MES DE
REPORTE EN EL
ARCHIVO” presentado
en un archivo de
Venta?
Qué significa el error
“YA EXISTE UN
REGISTRO PARA ESE
MEDICAMENTO EN
ESE MES DE
REPORTE EN EL
ARCHIVO” presentado
en un archivo de
Compra?
Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y canal. Se precisa que en el
trimestre reportado debe haber un registro para cada CUM, mes y canal, en el cual se consolida
todas las ventas del medicamento en ese mes para ese canal.
Acción: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registros
repetidos y corregir: consolidar las ventas del medicamento y eliminar los registros que sobren.
Consolidar los datos de ventas de un CUM en el mes y canal – cuáles datos: precio mínimo,
precio máximo, valor total (sumatoria de valor de venta de todas las facturas en las que aparece
el CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM),
una factura que sustenta el precio mínimo, una factura que sustenta el precio máximo.
Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y tipo de registro. Se precisa
que debe haber un CUM por tipo de registro (2Compras, 3 Recobros) y mes del trimestre
reportado; es decir, se deben consolidar las compras (registro 2) mensuales de cada CUM en un
solo registro y se deben consolidar los recobros (registro 3) mensuales de cada CUM en un solo
registro.
Acción: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registros
repetidos y corregir:
Consolidar los datos de compras de un CUM en el mes – cuáles datos: precio mínimo, precio
máximo, valor total (sumatoria de valor de compra de todas las facturas en las que aparece el
CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM), una
factura que sustenta el precio mínimo, una factura que sustenta el precio máximo.
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta
Pregunta
Respuesta
Qué significa el error
“NO EXISTE LA
ENTIDAD PRINCIPAL
CON IDENTIFICACION
xxxxxxx”
Significa. Que en la Base de Datos no está registrada la entidad principal.
Acción: la entidad debe informar a [email protected], los datos de la entidad principal a
la que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no le
sea rechazado
86
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta
Qué significa el error
“LA ENTIDAD
PRINCIPAL NO
CORRESPONDE A LA
ENTIDAD QUE
REPORTA”
87
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta
Qué significa el error
“EL MEDICAMENTO
XXXXXXXX-XX NO
HA SIDO
REPORTADO”
Significa. Que en la Base de Datos no aparece la entidad reportadora tenga dicha entidad
principal.
Acción: la entidad debe informar a [email protected], los datos de la entidad principal a
la que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no le
sea rechazado.
Se aclara que en el SISMED una entidad no puede ser principal de si misma, por lo cual si no se
tiene una entidad principal (diferente de si misma) los campos de entidad principal deberán estar
en nulo ejemplo de un registro de control sin entidad principal:
1,1,NI,900100100,1,3,,,,2007,10,12,18,2000000
Significa que en INVIMA la entidad es titular del medicamento XXXXXXXX-XX y en el archivo
reportado no aparecen registros de detalle de ventas para dicho CUM.
Si la entidad no reportó el medicamento porque es una muestra médica o porque la entidad no
es titular entonces debe informar [email protected] el CUM ó la lista de CUMs y el
nombre del archivo correspondiente, para que se realice la actualización desde INVIMA y se
reprocese el archivo.
Si la entidad no reportó el medicamento por otra causa, debe completar el archivo y reportar
todos los medicamentos que la entidad tenga activos ante el INVIMA.
88
Entida
Aclaración sobre e
85
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Una entidad no puede ser principal de si misma, en ese caso debe reportarse valores nulos en
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
89
Palabra
Pregunta
Clave
principal registro de control en
referencia a entidad
Principal
entidad principal, así:
Report
comerci
aliza
El laboratorio debe reportar todos los medicamentos de los cuales es titular siempre u cuando
estén activos en INVIMA, sin incluir muestras médicas.
Si el laboratorio no comercializa un medicamento ó durante el mes de reporte no se realizaron
ventas, debe reportarse los valores numéricos en cero y los datos de la factura en cero, así:
Si un laboratorio no
comercializa un
medicamento, lo debe
reportar?
Respuesta
1,1,NI,800211965,1,29,,,,2006,10,12,300,5065015822
2,48,12,COM,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0
2,48,12,INS,,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0
90
Venta
Laborat
orio
canal
91
Factura
Cum
report
Si el laboratorio no
vende medicamentos a
alguno de los canales
(comercial ó
institucional), entonces
no reporta precios para
dicho canal?
Es necesario escoger
en cada CUM
reportado un número
de factura diferente, si
se tiene en cuenta que
en una misma factura
se incluyen varios
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
El laboratorio debe reportar todos sus medicamentos para cada canal comercial e institucional,
en caso de que algún medicamento no lo comercialice por un canal debe presentar el indicador
de que NO se comercializa.
Ejemplo de registro para canal Comercial cuando no se realizaron ventas o no se comercializó:
2,49,12,COM,444422-1,NO,0,0,0,0,0,0
El sistema no tiene ninguna restricción acerca de que las facturas se repitan, el sistema permite
reportar la realidad, si un número de factura soporta la venta de precio mínimo y/o máximo de
varios medicamentos para el canal institucional, se registrará varias veces, una vez por cada
medicamento que soporte, en cada mes y canal.
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
92
93
94
Palabra
Clave
Pregunta
medicamentos?
Si le vendo el mismo
CUM al canal
institucional y al
comercial se debe
reportar un registro por
cada canal?
En el registro de control
Venta
cantidad tipo 1 el campo Nro. 35
‘cantidad de
medicamentos
reportados’ el dato debe
corresponder al total de
registros del trimestre?
compra Si en un trimestre la
entidad no realizó
ninguna compra, debe
reportar archivo de
compras o no? Y Cómo
debe reportarlo?
Canal
Cum
report
Respuesta
Si el mismo medicamento se comercializa para los dos canales, entonces se debe reportar un
registro para el canal institucional y un registro para el canal comercial del mismo medicamento
en el mes.
Cada CUM solo cuenta una vez para el dato “Cantidad de medicamentos reportados”; equivale a
contar la variedad de códigos CUM reportados en el archivo de venta de medicamentos.
Aunque la entidad no haya realizado compra de medicamentos en el trimestre, deberá enviar al
SISMED el archivo de precios de compra, porque de otra manera se entenderá que la entidad no
cumplió con la obligación de reportar.
Por lo anterior, si en un trimestre la entidad no compro ningún medicamento y no realizó
recobros, deberá reportar el registro de control como los siguientes ejemplos:
1,2,NI,891080005,1,,2012,7,9,0,0,0
95
Error
Inconsis
tencia
Qué significa el error:
ERROR AL INSERTAR
EN LA TABLA
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
1,2,MU,5036,0,,2012,1,3,0,0,0
El error “ERROR AL INSERTAR EN LA TABLA TEMPORAL DE MEDICAMENTOS…” se
presenta cuando el registro de control tiene errores en los datos de la entidad por lo cual no se
pueden cargar los precios de los registros de detalle con la entidad reportadora en una tabla
Versión 4.2
Abril 4 de 2013
Preguntas Frecuentes de SISMED
Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro
Palabra
Clave
Valida
Significa
Pregunta
TEMPORAL DE
MEDICAMENTOS
Respuesta
temporal de validación.
Lo primero que se debe hacer por parte de la entidad reportadora es corregir lo relacionado con
el registro del control y volver a enviar el archivo a SISMED. Si la entidad tiene errado el digito
de verificación se debe ajustar ó si esta bien pero no coincide con el registrado en SISMED se
debe solicitar actualización a: [email protected]
96
CUM
Inactivo
En el archivo de
precios de venta se
deben reportar los
CUM inactivos?
En referencia al reporte de medicamentos inactivos, es decir cuando algunas presentaciones
comerciales están inactivas y otras del mismo medicamento están activas, se debe reportar en el
trimestre las presentaciones que se encuentren activas en dicho trimestre y no se requiere
reportar las que se encuentren inactivas en el trimestre a menos que se haya realizado ventas de
dichas presentaciones.
Particularmente para el CUM 19900013, no es requerido reportar las presentaciones de
consecutivo 01 al 10 porque están inactivas y se deben reportar las presentaciones de
consecutivo 11 a 16 porque se encuentran activas; sin embargo si hubo ventas se deben reportar
todas las ventas aunque sea de presentaciones inactivas.
97
Medica
mento
Vencido
En el archivo de
precios de venta se
deben reportar los
CUM cuyo registro
sanitario esta vencido?
En referencia al reporte de medicamentos cuyo registro sanitario se encuentra vencido, no se
requiere reportar ninguna presentación comercial a partir del trimestre desde el cual se encuentra
vencido, no obstante si hubo ventas se deben reportar todas las ventas de estos medicamentos.
Documento elaborado por Ing. Herly Suárez
Versión 4.2
Abril 4 de 2013