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MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL - CON CORTE AL 30 DE DICIEMBRE DE 2016
No.
Nombre del Riesgo
1
Clasificación
del Riesgo
Operativos
Proceso
3. MISIONAL
Subproceso
Causas
3.5.Salud
La planta global del
Municipio de Tuluà no
cuenta
con
personal
Calificado para desarrollar
las actividades inherentes
a la Secretariade Salud
Consecuencias
* No cumplir con los
requerimientos de ley
* No Desarrollar las
Actividades enmarcadas
en el Plan de Desarrollo
Municipal
Control
PREVENTIVOS
2
Financieros
3. MISIONAL
3.5.Salud
Direccionamiento de los
recursos asignados en Sanciones administrativas,
actividades ajenas a salud Disciplinarias y Fiscales
publica
Probable
*OFICIAR SOBRE LA
NECESIDAD DEL PROCESO
EN MATERIA DE PERSONAL
TECNICO Y PROFESIONALES
CON PERFIL EN SALUD
PUBLICA
*OPTIMIZAR EL RECURSO
HUMANO CONTRATADO
PARA LA EJECUCION DE
ACTIVIDADES INHERENTES
DURANTE LA PRESENTE
VIGENCIA.
Reducida Planta de Cargos
para las competencias que
debe cumplir el proceso
salud
Que Los recursos del SGP
no se inviertan en la
destinacion
especifica
direccionada
por
el
Ministerio de la Proteccion
social
Accion de Control
Probabilidad
Riesgo Residual
PREVENTIVOS
*Seguimiento del
presupuesto asignado a
travès de las Ejecuciones
Presupuestales.
Probable
3
Tecnología
1. MISIONAL
1.4.Educación
5
Uso inadecuado de Los
recursos del SGP del
Ministerio de Educaciòn
Nacional.
El control de los datos del
sistema de información
tributaria
6
Financieros
Tecnología
Tecnología
Deterioro de la información
y perdida de esta por
deficiente aplicabilidad de
la ley de archivo
CORRECTIVOS
Gestionar ante la entidad
competente la Adquisiciòn y
Mantenimiento de Equipos
Probable
Agente externo, por ende
no se puede adquirir
recurso tecnologico ya que
depende de un tercero.
Falta
de
Recurso
tècnològico
para
la
ejecuciòn de las funciones
4
Retraso en el
cumplimiento de los
procedimientos
3. MISIONAL
2. APOYO
2. APOYO
3.6.Educación
2.3.TIC
2.2.Desarrollo
Institucional
Direccionamiento de los
recursos asignados en
actividades
diferentes
planeadas por la Secretaria
de Educaciòn
Sanciones
Administrativas,
Disciplinarias y Fiscales
No hay acceso directo a los
Perdida o afectación de la
repositorios
de
información tributaria
información
PREVENTIVOS
CORRECTIVOS
*Seguimiento y Control en
la invesiòn de los recursos
asignados a la Secretaria de
Educaciòn
Migrar los datos a un
sistema de información
propiedad del Municipio de
Tuluá
Posible
Posible
*Perdidas de la
Información
PREVENTIVOS
*Falta de capacitacion del *Sanciones disciplinarias,
personal responsable de la administrativas y Fiscales
administración del archivo.
*Deficiente espacio para
almacenamiento de la
información
Posible
*Visitas periodicas a las
Dependencias
*Seguimiento al Comité de
Archivo
7
Operativos
3. MISIONAL
3.7.Habitat e
Infraestructura
*Falta de supervision y
seguimiento al suministro
de combustible y
lubricantes
*Falta de planificación en
las labores a realizar
*Sanciones disciplinarias,
Administrativas y Fiscales
*Incumplimiento de las
metas enmarcadas en el
Plan de Desarrollo
PREVENTIVOS
*Ejercer control y
Seguimiento del suministro
y consumo del combustible
y lubricantes para la
maquinaria pesada y/o
equipos
Posible
PREVENTIVOS
*Gestionar ante la alta
direccion requerimiento de
personal para el proceso
Probable
CORRECTIVOS
*Aplicación de la seguridad
para el personal policivo.
*Aplicación de los
protocolos policivos y
administravos
Probable
*Incumplimiento a las
solicitudes de la
comunidad
Deficiencia en el control y
seguimiento al consumo de
combustible y lubricantes
para maquinaria pesada
y/o equipos
8
9
El proceso no cuenta con
Cumplimiento
personal suficiente para el
desarrollo de las labores
juridicas, no cuentan con
suficiente espacio para
realizar las actividades
correspondientes a esta
oficina
Deficiente seguridad en las
actuaciones
administrativas y Policivas
que desarrolla la Secretaria
de Gobierno Convivencia y
Seguridad,
Operativos
4. CONTROL Y
EVALUACION
4.1.Contol Disciplinario
Interno
* La planta de cargos de la
Oficina de Control
disciplinario Interno
requere de
reestructuración
Administrativa
3. MISIONAL
Atrazo en cumplimiento
de los procesos
disciplinarios
*Agresiones a los
funcionarios adscritos al
*La falta Aceptacion y
proceso Gobierno
3.8.Gobierno, Convivencia toma de conciencia del
convicencia y seguridad
ciudadano frente a los
y Seguridad
*Amenazas a la integridad
procesos que se adelanten
de los funcionarios
por la Secretaría de
*Alteracion al orden
Gobierno Convivencia y
publico
Seguridad
Deficiente planeacion y
10
Cumplimiento
autocontrol
en
la
elaboracion
de
los
documentos
y
actos
Administrativos de las
diferentes Dependencias
de
la
Administración
Municipal que arriban en
La Oficina Asesora Juridica
11
Manipulación indebida de
las bases de datos de
calculo de los Impuestos
Municipales
en
el
12 Deficiencia
funcionamiento de los
Sistemas de información de
Impuestos Municipales
Deficiecia
en
las
herramientas y redes de
comunicaciones
13
tecnologicas
en
el
Departamento
Administrativo de Arte y
Cultura
14
Tecnología
Tecnología
Tecnología
Operativos
Falta de personal en el
Departamento
Administrativo de Arte y
Cultura
2. APOYO
2. APOYO
2. APOYO
3. MISIONAL
3. MISIONAL
2.4.Juridica
*La falta de planificación
de las diferentes
dependencias
2.1.Financiera
El Software no es
manejado por la
institucion sino por un este
externo
2.1.Financiera
Los procedimientos del
Sistema de Información
han sido confusos y los
resultados de los reportes
no han sido confiables por
sus variaciones
*Incremento en la carga
laboral
PREVENTIVOS
Casi seguro
*Efectuar recomendaciones
a los diferentes procesos
con relacion a los
documentos y actos
administrativos que genere
las diferentes dependencias.
*Disminución en el
recaudo
*No cumplimiento en la
entrega de informes
*Permanentes reclamos
de los contribuyentes
3.4.Arte y Cultura
*Falta de herramientas
*No hay agilidad en los
(equipos)
procesos.
*Obsolecencia de equipos
*Demora en la entrega de
*Capacidad de cobertura
los productos.
en la plataforma del
*Perdida de información
Municipio
3.4.Arte y Cultura
* La planta global del
Municipio de Tuluà no
tiene incluido la falta de
personal que tiene el
Departamento
Administrativo de Arte y
Cultura
*sobre carga laboral
*Incumplimiento del Plan
de Trabajo
*Inconformidad de la
comunidad
CORRECTIVOS
CORRECTIVOS
*Capacitacion, seguimiento
y control del Software
Improbable
*Adquisicion de nuevo
software con administración
centralizada de la base de
datos.
*Capacitacion, seguimiento
y control de Sofware
Improbable
*Adquisicion de nuevo
software con administración
centralizada.
CORRECTIVOS
*Gestionar ante las
dependencias competentes
para la adquisición de
equipos y herramientas
necesarias para el
cumplimiento de la labor
Probable
CORRECTIVOS
*Gestionar ante la alta
dirección el nombramiento
de personal de planta para
suplir las necesidades
inherentes del
Departamento
Administrativo de Arte y
Cultura
Probable
15
Tecnología
Deficiencia
en
las
herramientas tecnologícas
para el desarrollo de las
labores administrativas y
operativas de la secretaría
La planta de cargos de la
Secretaria de Asistencia
Agropecuaria y Medio
Ambiente No cuenta con
personal
de
planta
16
suficiente
para
dar
continuidad
en
los
procedimientos
de
asistencia agropecuaria y
Medio Ambiente
17
Operativos
Operativos
3. MISIONAL
3. MISIONAL
3. MISIONAL
Falta de continuidad en los
procesos administrativos y
operativos
del
Departamento
Administrativo
de
Movilidad y Seguridad Vial
18
Obsolescencia
de
las
herramientas tecnologicas
equipos y conectividad del
proceso comunicaciones e
interacción ciudadana
Tecnología
1. ESTRATEGICO
*Demora en los
procedimientos
*obsolecencia en los
*Demora en la entrega de
equipos.
3.1.Ambiental y Desarrollo
informes
*Baja Capacidad de
Agropecuario
*Baja capacidad en la
cobertura en la plataforma
plataforma tecnologica
del Municipio
para rendir informes ante
los entes de control
*Incumplimiento de las
metas establecidas en el
Plan de trabajo de la
3.1.Ambiental y Desarrollo
Secretaría
Escaso personal de planta
Agropecuario
*Insatisfacción del usuario
para dar cumplimiento con
y baja credibilidad en la
las labores administrativas
institución
y operativas de la
Secretaría
CORRECTIVOS
*Comunicaciones y registros
de las no conformidades
que se presenten a nivel de Casi seguro
herramientas tecnologicas
*Registro de las Solicitudes
efectuadas a las
dependencias competentes
sobre el suministro de
herramientas tecnológicas
CORRECTIVOS
*Registro de no
conformidades presentadas
Casi seguro
por la falta de personal de
planta en la Secretaría
*falta de personal para
cumplir los objetivos
*Incumplimiento en
misionales administrativos
oportunidad de respuesta
*Falta de Estructura fisica
3.2.Movilidad y Seguridad Vial
*Deterioro de la imagen
adecuada para el
institucional frente al
desarrrollo de las labores
usuario
administrativas y
operativas
CORRECTIVOS
*Registro de las solicitudes
efectuadas a la Alta
dirección para proveer
personal requerido por El
Departamento
Administrativo de Movilidad
y Seguridad Vial
Casi seguro
*Registro de las solicitudes
realizadas a las
dependencias competentes
para la reestructuración de
la infraestructura fisica de la
Dependencia
*Incumplimiento en la
labor
* Insatisfacción del cliente
*Demora en la entrega de
informes
CORRECTIVOS
*Reporte de las solicitudes
efectuadas ante las TIC
1.2.Comunicaciones e
Interacción Ciudadana
*Depreciación de equipos
Casi seguro
19
El presupuesto disponible
para publicitar la imagen
institucional no ha sido
suficiente
20
Financieros
Tecnología
1. ESTRATEGICO
1.2.Comunicaciones e
Interacción Ciudadana
1. ESTRATEGICO
*Capacidad de los equipos
es insuficiente para las
*Dificultad para operar de
1.1.Planeación Estratégica bases de datos que se
manera eficiente y
manejan en la
oportuna
Dependencia
Equipos,
Programas
y
Herramientas tecnológicas
obsoletas
21
Estratégico
Debilidad en las politicas
publicas de planeación
estrategica
*No se puede establecer
la imagen institucional en
las actividades
programadas por la
administración
1. ESTRATEGICO
*Falta de presupuesto
*Desconocimiento de las
1.1.Planeación Estratégica necesidades reales del
Municipio
*Desarticulación de los
procedimientos a nivel
Municipal
CORRECTIVOS
*Reporte de las Gestión
efectuadas ante las
Dependencias Competentes
CORRECTIVOS
*Registro de solicitudes
efectuadas a las
dependencias competentes
para el suministro de
Casi seguro
equipos, programas y
herramientas tecnológicas
de la Dependencia
CORRECTIVOS
*Registros de solicitudes
realizadas a las
dependencias competentes.
*Seguimiento a las
actividades y estudios que Casi seguro
se adelanten en pro de
cubrir las falencias que
presentan las politicas
publicas
Probable
22
Operativos
3. MISIONAL
3.3.Bienestar Social
Capacitaciones no acordes
a los requerimientos del
funcionario
No adecuada distribución
23
de los espacios para los
funcionarios que requieren
hacer
procesos
de
contratación y proyectos
24 Demora en Toma de
decisiones
del
nivel
ejecutivo
25
Operativos
Estratégico
Estratégico
3. MISIONAL
3. MISIONAL
4. CONTROL Y
EVALUACION
No realizar las auditorias
internas integradas
26
Cumplimiento
No rendir los informes en
las diferentes plataformas
en los tiempos establecidos
4. CONTROL Y
EVALUACION
3.3.Bienestar Social
3.3.Bienestar Social
4.2.Contol Interno Gestion
*No proactividad en la
estrategia para que el
funcionario exprese la
verdadera necesidad
*Infraestructura no acorde
*Dificultad de la Alta
dirección para facultar
operatividad en procesos
*La planeacion de las
Auditorias se cruza con
otras actividades con
mayor prioridad en la
entidad
4.2.Contol Interno Gestion *No tener la información
oportuna por parte de los
responsables de los
procesos
*Permanente
neutralización de
procesos
CORRECTIVOS
*Encuesta y mesas de
trabajo para definir la
capacitación
Probable
*Falta de concentración
para la ejecución de
procesos missionales
CORRECTIVOS
*Registro de la solicitud de
traslado de la Dependencia
para un espacio adecuado
Probable
*Incumplimiento en la
ejecución de cronogramas
de trabajo
CORRECTIVOS
*mesas de trabajo con nivel
ejecutivo
Probable
PREVENTIVOS
*Elaboración y aprobación
del programa de auditorias
Improbable
*No se detectan
desviaciones, debilidades
fortalezas, oportunidades
y no conformidades en los
objetivos de los procesos
*Sanciones disciplinarias,
Administrativas y Fiscales
PREVENTIVOS
*Tener una planificación de
las fechas a rendir
*contar con las
herramientas tecnológicas
Capacitaciones
permanentes
Raro
27
Cumplimiento
No realizar el debido
enlace con los entes de
control
4. CONTROL Y
EVALUACION
Que la oficina de Atención
al ciudadano no notifique
Sanciones al
oportunamente a la
reperesentante Legal de la
Oficina Asesora de Control
entidad por entrega
4.2.Contol Interno Gestion
Interno de Gestión sobre
extemporanea de la
algun tipo de
información requerida por
requerimiento de los entes
los entes de control
de control
PREVENTIVOS
* Efectuar seguimiento al
correo institucional
Raro
ORTE AL 30 DE DICIEMBRE DE 2016
Plan de Contingencia
Mayor
Moderado
Nivel
Impacto
Riesgo Residual
E
A
Opción de manejo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Acciones Preventivas
Responsable de la Accion
Efectuar los acercamientos
respectivos con los
Secretario de Salud
procesos trasversales para Municipal
minimizar el riesgo
*Verificar que las
actividades del contrato
Secretario de Salud
sean inherentes al
Municipal
Direccionamiento del
Ministerio de la Proteccion
Social
Periodo de
Fecha de
Fecha de Inicio
Seguimiento
Terminación
2016
2016
21/11/16
21/11/16
21/11/16
21/11/16
Registro-Evidencia
EN EL MES DE JULIO SE HICIERON REUNIONES
CON LOS EQUIPOS DE TRABAJO DE SALUD
DONDE CADA UNO INFORMABAN QUE
PERSONAL NECESITABAN Y SU PERFIL DE
ACUERDO A LAS ACTIVIDADES CON EL FIN DE
QUE QUEDARA EL REGISTRO DE LA NECESIDAD.
PARA EL PRIMER PERIODO SE CONTABA CON
UN TOTAL DE PLANTA 9 Y CONTRATISTAS SE
CONTRATARON 45 PERSONAS MES DE MARZO Y
ACTUALMENTE 45 CONTRATISTAS. HAY
DEFICIENCIAS EN LOS PERFILES DE ACUERDO A
LAS ACTIVIDADES QUE DEBEN REALIZAR DE LOS
45 CONTRATISTAS UN PROMEDIO DE 5 DE
CONTRATISTAS NO TIENEN PERFILES ACORDES A
LA CONTRATACIÓN. EN LA PLANIFICACIÓN DE
LA SECRETARIA DE SALUD SE ESTA
CONTRATANDO LO QUE SE NECESITA PERO AUN
SE NECESITA MUCHO MAS PERSONAL PARA
LOGRAR
CUMPLIR
OBJETIVOS.
LOS
CONTRATISTAS NO LOGRAN CUMPLIR LAS
METAS DE ACUERDO A LA PLANEACIÓN DE LA
SECRETARIA.
HASTA
AHORA
NO
SE
REALIZADO
CONTRATACIÓN EN COSAS DIFERENTES, SE HA
REALIZADO CONTRATACIÓN ACORDE AL
DIRECCIONAMIENTO DEL MINISTERIO DE LA
PROTECCIÓN SOCIAL, SE ESTA DIRECCIONANDO
A SALUD PUBLICA.
Acciones de
Contingencia ante
posible
materialización
N/A
N/A
Mayor
E
Compartir o transferir el
riesgo
Secretarìo de Educaciòn
2016
22/11/2016
LA DOCTRA ADRIANA RUBIO HIZO SOLICITUD A
DESARROLLO INSTITUCIONAL Y LAS TIC DE
EQUIPOS DE COMPUTO SOBRE TODO ESCANER
PARA EL SAC CON EL FIN DE MINIMIZAR EL
RIESGO DE PERDIDAS DE DOCUMENTOS, NO HAN
TRABAJADO
22/11/2016 TIENEN
RECURSO
TECNOLOGICO
PARA CON
EQUIPOS
REALIZAR LAS ACTIVIDADES.
PERSONALES
ESTAN A LA ESPERA DE QUE SE RELICE EL
PROCESO
CORRESPONDIENTE
PARA
LA
ASIGNACIÓN DE ESTOS EQUIPOS YA CUENTAN
CON LA DISPONIBILIDAD PARA LA ADQUISICIÓN
22/11/2016
REALIZAN SEGUIMIENTO CON LAS EJECUCIONES
PRESUPUESTALES Y REPORTES DE LOS
22/11/2016 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD CON EL FIN
DE
QUE
ASIGNEN
LOS
RECUERSOS
CORRESPONDIENTES A CADA PROCESO
N/A
Este control lo está realizando directamente la
secretaria de hacienda, a través del jefe de área.
N/A
Oficiar a las Secretarias
competentes para el
suministro de los recursos
tecnològicos
Moderado
Mayor
Moderado
A
E
A
Evitar el riesgo
*Conocimiento y
aplicaciòn de la norma
Secretario de Educaciòn
Evitar el riesgo
Migrar los datos a un
sistema de información
propiedad del Municipio
de Tuluá
Director Departamento
Administrativo TIC
Evitar el riesgo
*Capacitar al personal en
Gestión Documental
*suministrar herramientas
Secretaria de Desarrollo
para necesarias para dar
Institucional
aplicabilidad a la ley de
archivo
*Adecuacion de la
infraestructura para
almacenamiento de
Archivo
2016
2016
2016
25/11/2016
EL COMITE DE ARCHIVO ESTA VIGENTE Y SE
CONTRATO PERSONAL PARA QUE REALIZARA EL
DIAGNOSTICO DEL ESTADO EN QUE SE
CONTRABA EL ARCHIVO Y SE HA REALIZADO
SOCIALIZACIÓN EN LAS DIFERENTES OFICINAS
SOBRE EL MANEJO DEL ARCHIVO Y ENCUENTAS
25/11/2016 SOBRE
LOS
CONOCIEMIENTOS
QUE
CADAFUNCIONARIO TIENE SOBRE ESTE TEMA,
PARA LA PROXIMA VIGENCIA SE CONSTRUIRA
UN ESPACION DONDE SE PUEDA ALMACENAR
TODO EL ARCHIVO CENTRAL DE LA
ADMINSITRACIÓN.
N/A
Mayor
Mayor
E
E
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
*Efectivo control
*Efectiva Planificación
Secretaria de Habitat e
Infraestructura
*Aplicación de la ley 734 Secretaria de Control
de 2002
Disciplinario Interno
2016
2016
22/11/2016
21/11/2016
*Aplicación de la seguridad
para el personal policivo.
Mayor
E
Reducir el riesgo
*Aplicación de los
protocolos policivos y
administravos
Secretario de Gobierno
Convivencia y Seguridad
2016
25/11/2016
LA SECRETARIA CREO LOS PROCEDIMIENTOS DE
LA MAQUINARIA Y LOS ACTUALIZARON EN EL
MAPA DE PROCESOS Y SE CREARON FORMATOS
7 NUEVOS CON EL FIN DE MANTENER EL
CONTROL DEL MISMO LOS CUALES SON: HOJA
DE VIDA DE MAQUINARIA, REGISTRO DE
LABORES Y CONSUMO, SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO, REGISTRO DE COMBUSTIBLE,
CONTROL COMBUSTIBLE, FORMATO RELACIÓN
22/11/2016
MAQUINARIA VARADA Y PROGRAMACIÓN
MAQUINARIA MES, ESTOS FORMATOS, LAS
VOLQUETAS CUENTAN CON UN HOROMETRO
CON EL FIN DE QUE QUEDE REGISTRADO EL
CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR HORA.
LA ENTREGA DE COMBUSTIBLE SOLO ES
AUTORIZADA POR LA SECRETARIA DE HABITA Y
EL INGENIERO FELIPE NARANJO MEDIANTE EL
FORMATO “SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y
LUBRICANTE
Y
SERVICIOS
PARQUE
AUTOMOTOR ALCALDÍA MUNICIPAL”
EN EL MES DE AGOSTO CREARON EL PUESTO DE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO PERO A LA FECHA
AUN REQUIEREN DE OTRO FUNCIONARIO
ABOGADO Y CUENTAN CON UN CONTRATISTA ,
21/11/2016 LOS PROCESOS CUMPLEN CON TERMINOS DE
LEY, SE REALIZA CAPACITACIONES DE
PREVENCIÓN Y CIRCULARES HACIENDO ENFASIS
EN TEMAS DE COMO INCURRIR EN UNA FALTA,
REALIZAN CUADROS TIPOS CARTELERAS
LA
SECRETARIA
CUENTA
CON
EL
ACOMPAÑAMIENTO DE LA POLICIA Y SI SE
PRESENTAN
AMENAZA
SE
HACE
LA
PRESENTACIÓN DE LA DENUNCIA ANTE LA
FISCALIA DONDE RECIBEN LA DENUNCIA
25/11/2016
INMEDIATAMENTE, CUENTA CON DOS POLICIAS
UN INTENDENTE Y PATRULLERO PARA REALIZAR
LOS ACOMPAÑAMIENTO A LAS VISITAS DE LOS
ESPACIOS PUBLICOS. LOS FUNCIONARIOS DE
ESPACIO PUBLICO NO SE DESPLAZAN SOLOS
SIEMPRE EN GRUPO PARA EVITAR AGRESIONES
N/A
N/A
N/A
Moderado
Menor
Menor
Mayor
Mayor
E
B
B
E
E
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
*Circulares informativas
de la aplicación de la
norma
*Ejercer control legal de
los documentos y actos
administrativos de las
diferentes Dependencias
de la Administración
Municipal
Asesor Juridico
*Adquisicion de nuevo
Secretaria de Hacienda
software con
administración
centralizada de la base de
datos.
*Adquisicion de nuevo
software con
administración
centralizada.
Secretaria de Hacienda
*Gestionar la compra de
equipos y mejorar la
cobertura en la plataforma
del Municipio
Secretaria del
Departamento
Administrativo de Arte y
Cultura
Secretaria del
*Gestionar ante la alta
Departamento
dirección el nombramiento
Administrativo de Arte y
del recurso humano.
Cultura
2016
2016
2016
2016
2016
21/11/16
25/11/2016
21/11/16
21/11/16
se realizó circular con el fin de prevenir el riesgo
de que se ejecutara mal la contratación, se
recordó a todas las secretarias de la
administración el procedimiento adecuado de
como debe realizarse el proceso de
contratación.
Igualmente tienen registro de control de ingreso
y salidas de documentos DE ESTA MANERA SE
HACE CONTROL LEGAL DE LOS DOCUMENTOS.
SE CUENTA CON 3 JUDICANTES Y 1
CONTRATISTA LOS CUALES BRINDAN APOYO EN
LA REVISIÓN DE LA CONTRATACIÓN, ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y DEFENSA JUDICIAL.
YA SE ADQUIRIO EL NUEVO SOFTWARE Y ESTAN
EN PROCESO DE CAPACITACIÓN Y MIGRACIÓN
25/11/2016
DE INFORMACIÓN A PARTIR DEL 2 DE ENERO DE
2017 FUNCIONARA EL NUEVO APLICATIVO.
21/11/16
YA SE ADQUIRIO EL NUEVO SOFTWARE Y ESTAN
EN PROCESO DE CAPACITACIÓN Y MIGRACIÓN
DE INFORMACIÓN A PARTIR DEL 2 DE ENERO DE
2017 FUNCIONARA EL NUEVO APLICATIVO.
28/11/2016
AUNQUE EL DEPARTAMENTO DE ARTE Y
CULTURA INFORMO LA NECESIDAD DE EQUIPOS
28/11/2016
DE COMPUTO, AUN NO HAN RECIBIDO
RESPUESTA A ESTA NECESIDAD.
28/11/2016
CUENTA CON 3 AUXILIARES 1 TECNICO 1
PROFESIONAL 1 DIRECTORA, ES POCO
PERSONAL PARA SUPLIR LAS NECESIDADES QUE
28/11/2016
TIENE EL DEPARTAMENTO DE ARTE Y CULTURA.
HAN MANIFESTADO LA MECESIDAD PERO AUN
NO CUENTAN CON EL PERSONAL SUFICIENTE
N/A
Moderado
Moderado
E
E
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
* Informar y evidenciar las
no conformidades que se Secretaria de Asistencia
presenten a nivel de
Agropecuaria y Medio
herramientas tecnologicas Ambiente
*Solicitar a las
dependencias
competentes el suministro
de herramientas
tecnológicas
EN LA PARTE TECNOLOGICA CONTINUA
DEFICIENCIA HAN TENIDO MUCHOS
INCONVENIENTES CON INTERNET ES
INTERMITENTE, NO HABIDO MEJORA EN LOS
EQUIPOS ESTAS DESACTUALIZADOS.
HAN REALIZADO VARIAS SOLICITUDES A LA
OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y LAS
TIC
2016
*Gestionar ante la alta
dirección el nombramiento Secretaria de Asistencia
de personal de planta para Agropecuaria y Medio
suplir las necesidades
Ambiente
inherentes a la Secretaría
2016
Catastrófico
Catastrófico
E
E
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
29/11/2016
*Gestionar ante la alta
dirección la provision de
personal en la parte
Administrativa y operativa
* Gestionar ante las
dependencias
competentes la
restructuración de la
infraestructura fisica de la
Dependencia
Director Departamento
Administrativo de
Movilidad y Seguridad
Vial.
Gestionar ante las
dependencias
competentes el suministro
Secretario Privado
de herramientas
tecnologicas, equipos y
conectividad del proceso
comunicaciones e
interacción ciudadana
2016
2016
29/11/2016
29/11/2016
AUN NO CUENTAN CON EL PERSONAL
SUFICIENTE PARA EL DESARROLLO DE
ACTIVIDADES DE LA SECRETARIA, CUENTA CON
3 TECNICOS 1 PROFESIONAL, 5 AUXILIARES, EN
LA PARTE AMBIENTAL NO CUENTAN CON
PERSONAL IDONEO PARA DESEMPEÑAR ESTA
LABOR.
HAN MANIFESTADO ESTA NECESIDAD EN LA
29/11/2016 OFICINA DE GESTIIÓN Y DESARROLLO HUMANO
ESTAN EN PROCESO DE REESTRUCTURACIÒN
DEL DEPARTAMENTO DE MOVILIDAD, SE
CUENTA CON UN TOTAL DE 4 ABOGADO 1
JUDICANTE
1
SUPERNUMERARIA
HAN
AUMENTADO EL PERSONAL LOGRANDO DAR
CUMPLIMIENTO A LAS SOLICITUDES EN
TIEMPOS ESTABLECIDOS
22/11/2016
22/11/2016
22/11/2016
LA SECRETARIA REALIZÓ SOLICITUD DE EQUIPOS
O ACTUAILIZACIÓN MEDIANTE TICKES Y ESTAN
A LA ESPERA QUE EL DEPARTAMENTO DE LAS
22/11/2016
TIC ASIGNE LOS EQUIPOS NECESARIO PARA EL
CUMPLIMIENTO DE SOLICITUDES E INFORMES
MANEJADOS EN LA SECRETARIA
TRASLADO A LAS
INSTALACIONES DE
LA
ALCALDIA
MUNICPAL DEBIDO
A QUE EL ESPACIO
DE MOVILIDAD LO
ESTAN
REMODELANDO
Y
REORGANIZANDO
PARA EVITAR TANTO
ACILAMIENTO
N/A
Moderado
A
Evitar el riesgo
Moderado
E
Reducir el riesgo
Mayor
E
Reducir el riesgo
Gestionar ante las
dependencias
competentes el
incremento del rubro
presupuestal del proceso
comunicaciones e
interacción ciudadana
Secretario Privado
*Gestionar ante la
Director Planeacion
dependencia competente
*Diagnostico real de las
necesidades del Municipio
*Realizar estudios que
fortalezcan y
Diector Planacion
complementen las
politicas de planeación
estrategica
2016
2016
2016
22/11/2016
22/2016
SE REALIZÓ LA GESTIÓN PERTINENTE PARA LA
ADICION PRESUPUESTAL LA CUAL FUE
TRASLADADA DE
LA SECRETARIA DE
DESARROLLO INSTITUCIONAL A LA SECRETARIA
PRIVADA
N/A
28/11/2016
CUENTAN CON GPS, PLOTTER, CAMBIO DE
28/11/2016 EQUIPOS, EN CUANTO A SOFTWARE CUENTAN
CON CATASTRO MULTIPROPOSITO
N/A
28/11/2016
TIENEN VARIOS CONTRATOS DIRIGIDOS A LA
PLANEACIÓN ESTRATEGICA DEL MUNICIPIO, SE
CONTRATARON DOS ARQUITECTOS ESTATUTO
DE ESPACIO PUBLICO, PARA MEJORARA
PROCEDIMIENTOS DE ARTICULACIÓN CON
GOBIERNO, DOS PROFESIONALES TRABAJAN EN
LA NORMA URBANA YA QUE AYUDA A
CONTROLAR EL TERRITORIO, HAY UNA PERSONA
QUE TRABAJA EN TEMA GRAFICO, PROFESIONAL
PARA ESPACIO PUBLICO QUE HACE SENSO REAL
Y GEOPOSESIONADO LA IDEA ES SABER DONDE
Y QUE SE VENDE PARA PODER TREALIZAR
TRASLADOS Y REHUBICACIÓN, CUENTAN CON
GPS PARA FORTALECER ESTE PROCESO, EL
28/11/2016 PROXIMO AÑO REALIZARAN ACTIVIDADES EN LA
PARTE RURAL CON EL FIN DE IDENTIFICAR LA
ZONA RURAL Y PODER CONSTRUIR
PLATAFORMA DE DATOS PARA PODER PLANEAR
INTEGRALMENTE, CONTAR CON MAPAS Y
PLANOS DE ESTA ZONA. EL DIA MIERCOLES
REALIZARAN VISITA DE ESTRATIFICACION EN LA
ZONA RURAL PARA REALIZAR FICHAS DE
RECOLECCIÓN DE DATOS. EL CATASTRO
MULTIPROPOSTIP ESTA FUNCIOANANDO PERO
NO PARA EL PUBLICO, PARA QUE LAS PERSONAS
PUEDAN ADQUIRIR SU INFORMACIÓN
COMPLETA QUE PERMITE ESTE PROGRAMA
QUE PERMITE QUE EL USUARIO REALICE SU
N/A
Moderado
Mayor
A
E
Evitar el riesgo
Gestionar ante las
dependencias
Secretario de Bienestar
competentes las
Social
capacitaciones requeridas
para el personal de la
Dependencia
Secretario de Bienestar
Social
Evitar el riesgo
2016
28/11/2016
2016 28//11/2016
Tramitar ante la alta
dirección el traslado de la
Dependencia
Mayor
E
Evitar el riesgo
Mayor
A
Evitar el riesgo
Mayor
A
Evitar el riesgo
Secretario de Bienestar
Solicitud a la Alta Gerencia
Social
de dinamismo para la
ejecución de procesos
*Planificación de las
Asesora de Control
auditorias Integradas
Interno de Gestión
*Programación y
Socialización de auditorias
Integradas
*Solicitud de información
con 10 dias de antelación a
la fecha del reporte
Asesora de Control
Interno de Gestión
2016
28/11/2016
HAN TENIDO CAPACITACIONES DE
CONTRATACION, SALUD EN EL TRABAJO,
ASISTEN A A CAPACITACIÓN DE BANCO DE
28/11/2016 PROYECTOS LA CUAL ES EXTERNA. NO CUENTAN
CO SUFICIENTE TIEMPO PARA PODER REALIZAR
LAS CAPACITACIONES QUE OFRECE LA
ADMINISTRACIÓN,
N/A
ESTAN REHUBICADOS EN EL COLEGIO
POLICARPA SALABARRIETA QUE FUE
REMATADO POR EL MUNIIPIO, EL CUAL CUENTA
28/11/2016
CON SUFICIENTE ESPACIO PARA EL PERSONAL Y
REALIZACIÓN DE ATIVIDADES
CORRESPONDIENTES A ESTE DEPARTAMENTO.
N/A
DESPUES DE LA ARMONICACIÓN DEL PLAN DE
28/11/2016 DESARROLLO SE NIVELO LA OPERATIVADAD EN
LOS PROCESOS DANDO CUMPLIMIENTO A LA
EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
2016
29/11/2016
SE LLEVO ACABO LA PLANEACION DE LAS
AUDITORIAS INTERNAS INTEGRALES, LAS
29/11/2016
CUALES FUERON APROBADAS EN EL COMITÉ
TECNICO DE CONTROL INTERNO.
2016
29/11/2016
29/11/2016
SE HA CUMPLIDO ACABALIDAD CON TODOS LOS
INFORMES A LOS ENTES DE CONTROL
N/A
N/A
N/A
Mayor
A
Evitar el riesgo
*Notificar por cualquier
medio de comunicación e
información a las
Dependencias, sobre las
actuaciones que adelantan
los diferentes entes de
control
Asesora de Control
Interno de Gestión
*Estar en constante
comunicación con la
oficina de Atención al
usuario con relación a
cualquier tipo de
requerimiento de los entes
de control
2016
29/11/2016
SE HA CUMPLIDO ACABALIDAD CON ESTA
FUNCION, HAY MUY BUENA COMUNICACIÓN
29/11/2016 CON LAS DEMAS SECRETARIAS Y SE ESTA
CUMPLIENDO CON LOS TIEMPOS
ESTABLECIDOS.
N/A
Plan de Contingencia
Evidencia-Registro
RELACIÓN
DE
CONTRATOS
REALIZADOS EN EL
PRIMER Y SEGUNDO
SEMESTRE DE ESTA
VIGENCIA
CERTIFICADO
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
DE
COPIAS DE OFICIOS
ENVIADOS A LAS TIC Y
AL
ALMANCEN
GENERAL MEDIANTE
LOS
CUALES
REALIZARON
LA
SOLICITUD
DE
EQUIPOS
COPIA
DE
CERTIFICADOS
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
LOS
DE
COPIA DE ENCUESTA
REALIZADA
A
FUNCINARIOS,
EVIDENCIA
FOTOGRAFICA Y PRIN
DELSECOP
DEL
CONTRATO
REALIZADO
PARA
ELDIAGNOSTICO DEL
ESTADO DEL ARCHIVO
DE
LA
ADMINISTRACIÓN
REGISTRO
DE
LABORES Y CONSUMO
FORMATO F-330-02,
FORMATO
SUMINISTRO
DE
COMBUSTIBLE
Y
LUBRICANTES,
PANATALLAZO DE LOS
FORMATOS DE LA
SECRETARIA
DE
HABITA, COPIA DEL
CONSUMO
DE
COMBUSTIBLE
POR
MES, PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO Y
OPERACIÓN
DE
LAMAQUINARIA P-33002
CARTILLA
"ACOSO
LABORAL"
PARA
MANEJAR EL TEMA DE
PREVENCIÓN,
SEEVIDENCIA
SEMAFORO EN EL
SISTEMA DONDE SE
LLEVA LA RUTA DE
TODOS
LOS
PROCESOS, SE LLEVA
EL CONTROL DEL
ESTADO EN QUE SE
ENCUENTRAN
REGISTRO
FOTOGRAFICOS DE
VISITA A ESPACIO
PUBLICO CON
ACOMPAÑAMIENTO
POLICIVO
COPIA DE LA
CIRCULAR NUMERO
220-0902 DEL 12 DE
OCTUBRE DE 2016 Y
PANTALLAZO DEL
REGISTRO DE
ENTRADA Y SALIDA DE
DOCUMENTOS DE LA
SECRETARIA
INFORME DE
IMPLEMENTACI´N DEL
PROGRAMA
INFORME DE
IMPLEMENTACI´N DEL
PROGRAMA
COPIA DEL OFICIO DE
SOLICITUD
COPIA DE OFICIO
COPIA DE
SOLICITUDES
INFORMES DE CARGA
LABORAL QUE REPOSA
EN LA OFICINA DE
GESTIÓN Y
DESARROLLO
HUMANO
RELACIÒN
DE
PERSONAL
CONTRATADO Y COPIA
DE SOLICITUD DE
DOCUMENTACIÒN AL
SUIT PARA RESPUESTA
DE
LOS
REQUERIMIENTOS
TICKER EN EL SISTEMA
COPIA DEL OTRO SI DE
ADICIÓN
COPIA DE CONTRATOS