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AREA DEGOBIERNO DE PORTAVOZ,
COORDINACIÓN DE LA JUNTA DE GOBIERNO
Y RELACIONES CON EL PLENO
Código de verificación : PYdfa5de36feef26
Dirección General de Medios de Comunicación
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HABRÁ DE REGIR LAS
CONDICIONES
DEL
CONTRATO
DE
SERVICIOS
MEDIANTE
PROCEDIMIENTO ABIERTO DEL CONCURSO PÚBLICO PARA LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE RELACIONES Y
COMUNICACIONES CON LOS MEDIOS INFORMATIVOS Y LÍDERES DE
OPINIÓN.
1) OBJETO DEL SERVICIO
La prestación objeto de este contrato es un servicio que gestione de una forma
global, rápida y segura la distribución de la información generada por la Redacción
Central de la Dirección General de Medios de Comunicación, incluyendo la gestión
de bases de datos de contactos (de carácter no personal), gestión de emailings
con contenidos online y control de tracking de apertura, creación de contenidos
HTML por parte de la redacción y la obtención de informes de trazabilidad sobre
los contactos de las bases de datos y los impactos obtenidos e informe sobre el
retorno de inversión todo ello mediante el uso de una herramienta informática
que gestione de forma integrada todos esto servicios.
2) DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO.
Para la verificación del siguiente código podrá conectarse a la siguiente dirección http://www2.munimadrid.es/VerificacionCove/CotejoCOVE.jsp?codigoVerificacion=PYdfa5de36feef26
Este servicio se concreta en unas licencias de acceso vía web a un programa
informático que se encuentra residente en los servidores de la empresa
adjudicataria, y que la Dirección General de Medios de Comunicación utilizará para
la gestión integrada de sus actividades.
En esencia, consiste en la utilización de una aplicación como servicio de un
proveedor a través de un navegador de internet y la gestión de las bases de
datos.
No requiere la instalación de ningún tipo de software en el equipamiento
microinformático de los puestos de trabajo del personal municipal.
No hay transferencia de derechos de propiedad intelectual puesto que el
Ayuntamiento de Madrid no va a ser propietario de los datos.
En una primera fase, la empresa adjudicataria, tras realizar una análisis de la
situación, deberá cruzar la base de datos de contactos de la Dirección General de
Comunicación, con otras bases de datos externas tanto de medios de
comunicación como de periodistas, empresas relacionadas e influencers o líderes
de opinión (todos ellos datos de carácter no personal, sino profesional), así como
personalizar la plataforma según las necesidades de la redacción y conectar la
misma al proveedor de impactos de prensa contratado por el Ayuntamiento. Todo
este proceso se llevará a cabo con la supervisión y asesoramiento de la Dirección
General de Medios de Comunicación.
Una segunda fase se concretará en sesiones de formación al personal de la
Redacción, tanto presencial, como on-line, con la entrega de los manuales de
consulta necesarios.
Firmado por: ELENA HERNANDEZ AIXALA
Cargo: JEFA DE SERVICIO
Fecha: 03-11-2016 09:25:37
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El plazo general de implantación o puesta en marcha del sistema tendrá una
duración máxima de 8 semanas, incluyendo tanto la primera fase de análisis
inicial de la situación y para completar la base de datos de contactos de la
Dirección General con otras bases de datos, así como la segunda fase de
formación al personal de la Redacción, habiéndose previsto la posibilidad de la
reducción de este plazo como criterio de adjudicación.
Una vez personalizada la aplicación y formado el personal, éste podrá llevar a
cabo, a través de la aplicación, las siguientes actividades de la Redacción:
En cuanto al envío y control de los envíos
•
Creación de contenidos en
programación en la materia).
•
Envío de correos a periodistas, a través de listas de distribución que no
tengan limitación de tamaño y no sean reconocidas como spam, tanto de
las notas de prensa como de citas, reuniones y actividades.
Gestión de los participantes convocados a eventos: listado de participantes
(nombre, apellidos, cargo, contacto, etc.), respuestas automáticas de
asistencia, presencias, etc.
Posibilidad de asociar los impactos procedentes de todos los eventos
anteriormente señalados.
•
•
formato
HTML
(sin
conocimiento
de
Gestión de la difusión, mediante correo electrónico de notas de prensa, envíos
individuales y masivos, así como la posibilidad de programar los envíos.
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En cuanto a la gestión y archivo de documentos electrónicos
La aplicación deberá gestionar y archivar los documentos electrónicos generados
en una base de datos, diferenciando dos tipos de documentos:
1. documentos propios de la Redacción (cartas, notas de prensa, invitaciones,
documentos de trabajo, convocatorias, mensajes de correo electrónico,
ficheros multimedia, etc.).
2. repercusiones en prensa.
Así mismo, deberá cumplir las siguientes funcionalidades:
•
•
•
•
•
•
•
archivo de documentos y copias de seguridad.
clasificación y gestión de documentos por título, fecha, autor, medio, tirada
y difusión
posibilidad de asignar los documentos a las actividades de la Redacción.
posibilidad de vincular automáticamente los documentos a la base de datos
de medios.
posibilidad de realizar búsquedas por fecha, título, medio, actividad, etc.
difusión de documentos mediante correo electrónico.
exportación de los datos a ficheros Excel (o compatible).
Firmado por: ELENA HERNANDEZ AIXALA
Cargo: JEFA DE SERVICIO
Fecha: 03-11-2016 09:25:37
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En cuanto a la actuación de la aplicación como gestor de bases de datos
La aplicación informática deberá ser también un gestor de bases de datos.
Además de la base de datos necesaria para la gestión y archivo de los datos
relativos a la actividad de la Redacción, la aplicación tendrá otras tres bases de
datos de contactos: periodistas/medios de comunicación, motor de búsqueda de
influencers y empresas.
-
La base de datos de “periodistas/medios de comunicación” se integrará a
partir de los datos proporcionados por bases de datos externas.
-
El motor de búsqueda de influencers deberá aportar los influencers on line,
clasificados por ranking de influencia y en función de las keywords que
manejan los influencers y que el Ayuntamiento de Madrid necesite en cada
momento.
-
La base de datos de “empresas” será actualizada por la Dirección General
de Medios de Comunicación y deberá contar, como mínimo, con los
siguientes campos: nombre, dirección, cargo, empresa, teléfono, fax,
correo electrónico.
Todas las bases de datos deben contar con:
Un campo tipo “comentario” en cada contacto, sin limitación en el número
de caracteres.
Para la verificación del siguiente código podrá conectarse a la siguiente dirección http://www2.munimadrid.es/VerificacionCove/CotejoCOVE.jsp?codigoVerificacion=PYdfa5de36feef26
Motor de búsqueda que permita realizar:
-
Búsquedas mono o multicriterio y búsquedas cruzadas.
Histórico de las modificaciones de la base de datos.
Archivo de las búsquedas realizadas y actualización automática del
archivo cuando se actualice la base de datos.
Posibilidad de asignar la selección a las actividades de la Redacción.
Exportación de las búsquedas a fichero Excel (o compatible).
Selección de contactos:
-
Posibilidad de crear una selección de contactos
Archivo de la selección realizada y actualización automática del
archivo cuando se actualice la base de datos.
Posibilidad de asignar la selección a las actividades de la Redacción.
Elaboración de fichas resumen:
-
Posibilidad de crear fichas resumen para cada contacto que incluyan
los campos elegidos y la actividad de la Redacción con ese contacto
(archivo de actividades realizadas).
En cuanto al análisis de las actividades en la generación de informes
Firmado por: ELENA HERNANDEZ AIXALA
Cargo: JEFA DE SERVICIO
Fecha: 03-11-2016 09:25:37
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El programa permitirá realizar informes de la difusión de documentos y de las
repercusiones en prensa, así como a partir del análisis de las actividades y tareas
desarrolladas por la Redacción en un periodo de tiempo dado.
Los informes de las repercusiones en prensa deben incluir el número de
repercusiones, la tirada, difusión, equivalente publicitario y superficie de cada
repercusión, así como los medios, cobertura, tipo de soporte, etc.
3) MEDIOS PERSONALES
La entidad adjudicataria del contrato deberá contar con el personal necesario para
la adecuada realización de las prestaciones relacionadas en este pliego.
La entidad adjudicataria contará con un coordinador responsable que actúe como
interlocutor con el ente contratante y en particular, con el responsable del
contrato, estando obligada a designar sustituto para los supuestos de ausencia de
dicho coordinador responsable.
Para la verificación del siguiente código podrá conectarse a la siguiente dirección http://www2.munimadrid.es/VerificacionCove/CotejoCOVE.jsp?codigoVerificacion=PYdfa5de36feef26
La totalidad del personal dependerá, exclusivamente, de las empresas o entidades
adjudicatarias de la ejecución del contrato, no existiendo ningún vínculo de
carácter laboral ni de ningún otro tipo con el Ayuntamiento de Madrid, que será
totalmente ajena a dichas relaciones laborales. De esta forma, el personal
dependerá del contratista adjudicatario en todo el ámbito de organización
(retribuciones, horarios, etc.) y legal establecido, siendo éste el único responsable
y estando obligado al cumplimiento de cuantas disposiciones legales resulten
aplicables al caso, en especial en materia de contratación, Seguridad Social,
prevención de riesgos laborales y tributaria.
A la extinción del contrato, no podrá producirse en ningún caso la consolidación
de las personas que hayan realizado los trabajos objeto del contrato, como
personal del Ayuntamiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 301.4
del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real
Decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre (en adelante, TRLCSP)”.
4) OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO
•
La empresa adjudicataria deberá enviar los datos del coordinador la primera
semana de ejecución del contrato, vía correo electrónico, en la siguiente
dirección: [email protected]. Asimismo deberá designar
sustituto para los supuestos de ausencia de dicho coordinador responsable, a
través de la misma dirección de correo electrónico.
•
El licitador ofrecerá un servicio de mantenimiento correctivo,
comprometiéndose a corregir, en el menor tiempo posible, disfunciones y
anomalías del programa.
•
Se deberá contar con un servicio de soporte a los usuarios. Al inicio de la
ejecución del contrato se comunicará el teléfono y horario de atención
Firmado por: ELENA HERNANDEZ AIXALA
Cargo: JEFA DE SERVICIO
Fecha: 03-11-2016 09:25:37
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habilitado al efecto.
•
El licitador deberá tener un sistema de alojamiento externo al
Ayuntamiento de Madrid y el acceso a la aplicación se hará a través de un
navegador de Internet.
•
El programa debe ser accesible para todo el personal de la Redacción
(máximo 5 usuarios simultáneos).
•
El contratista debe mantener como confidencial y no reproducir ni publicar
la información de o sobre la Dirección General de Medios de Comunicación
del Ayuntamiento de Madrid a la que haya tenido acceso durante la
ejecución del contrato. Una vez finalizado el contrato, se debe comprometer
a devolver a la Dirección General de Medios de Comunicación del
Ayuntamiento de Madrid toda la información recibida, junto con todas las
copias existentes, o bien a certificar por escrito que dicha información y
todas sus copias han sido destruidas.
•
El licitador deberá detallar los medios que pondrá en funcionamiento para
garantizar que toda la información de la Redacción, contenida en sus
servidores, se mantendrá segura y confidencial durante toda la ejecución
del contrato.
5) CLAUSULAS SOCIALES
Para la verificación del siguiente código podrá conectarse a la siguiente dirección http://www2.munimadrid.es/VerificacionCove/CotejoCOVE.jsp?codigoVerificacion=PYdfa5de36feef26
5.1 Cláusulas sociales de carácter obligatorio
5.1.1 Los servicios objeto del contrato deberán ser obligatoriamente desarrollados
respetando las normas sociolaborales vigentes en España y en la Unión Europea o
de la Organización Internacional del Trabajo.
5.1.2 La plataforma web, así como toda la documentación, imagen o materiales
que deban aportar los licitadores o que sean necesarios para la ejecución del
contrato, deberán hacer un uso no sexista del lenguaje y evitar cualquier imagen
discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexistas y fomentar con valores de
igualdad la presencia equilibrada, la diversidad y la corresponsabilidad.
5.1.3 Se deberá tener en cuenta la Convención de las Naciones Unidas sobre los
derechos de las personas con diversidad funcional, así como los criterios de
accesibilidad universal y de diseño universal o diseño para todas las personas, tal
y como son definidos estos términos en el TRLGDPD.
5.1.4 Adopción de las medidas previstas en materia de seguridad y salud en el
trabajo: la empresa adjudicataria tiene la obligación de adoptar las medidas de
seguridad y salud en el trabajo que sean obligatorias para prevenir de manera
rigurosa los riesgos que puedan afectar a la vida, integridad y salud de las
personas trabajadoras.
Firmado por: ELENA HERNANDEZ AIXALA
Cargo: JEFA DE SERVICIO
Fecha: 03-11-2016 09:25:37
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5.2 Cláusulas sociales como condiciones especiales de ejecución
5.2.1 Se establece como condición especial de ejecución del presente contrato la
adopción por parte de la empresa adjudicataria de medidas que favorezcan la
formación en el lugar de trabajo, de conformidad con lo establecido con la Ley
30/2015, de 9 de septiembre, por el que se regula el Sistema de Formación
Profesional para el empleo en el ámbito laboral, así como el RDL 3/2015, de 23 de
octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Empleo.
Así es condición especial para la ejecución de este contrato, que la empresa
adjudicataria organice una acción de formación profesional en el puesto de
trabajo, de duración de dos horas, que mejoren la ocupación y la adaptabilidad de
las personas adscritas a la ejecución del contrato, así como sus capacidades y su
calificación.
5.3 Control de la ejecución de las cláusulas sociales
Para la verificación del siguiente código podrá conectarse a la siguiente dirección http://www2.munimadrid.es/VerificacionCove/CotejoCOVE.jsp?codigoVerificacion=PYdfa5de36feef26
Con carácter previo a la finalización del contrato, la empresa adjudicataria deberá
presentar un informe relativo al cumplimiento de las obligaciones sociales que se
han relacionado en los apartados anteriores.
Firmado por: ELENA HERNANDEZ AIXALA
Cargo: JEFA DE SERVICIO
Fecha: 03-11-2016 09:25:37
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