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SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACION
Subsecretaría de Planeación de la Inversión
Dirección de Programación y Seguimiento a la Inversión
- SEGPLANManual de Programación del
Plan de Acción
PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ HUMANA
2012 - 2016
Bogotá D.C., Agosto de 2012
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
PROGRAMACIÓN DEL PLAN DE ACCION .......................................................... 5
1. Programación Componente de Inversión .................................................... 5
1.1. Asociación de los proyectos de inversión a los programas del Plan de
Desarrollo ............................................................................................................ 5
1.2. Programación metas de proyecto de inversión en plan de acción ............ 5
1.2.1
Anualización que Suma......................................................................... 8
1.2.2
Anualización Constante......................................................................... 8
1.2.3
Anualización Creciente.......................................................................... 8
1.2.4
Anualización Decreciente ...................................................................... 8
1.3. Anualización de las metas de los proyectos de inversión ......................... 9
1.3.1
Anualización de la cantidad física de meta............................................ 9
1.3.2
Anualización presupuesto del proyecto en las metas.......................... 10
1.3.4
Población beneficiada por meta .......................................................... 10
2. Programación Componente de Gestión..................................................... 10
2.1
Programación de indicadores ................................................................. 11
2.2.1
Indicadores que Agregan ................................................................. 12
2.2.2
Indicadores que No Agregan ........................................................... 13
2.2
Tipo de Anualización de los indicadores ................................................. 14
2.2.1
Indicador tipo Suma ......................................................................... 14
2.2.2
Indicador tipo Constante .................................................................. 15
2.2.3
Indicador tipo Creciente ................................................................... 15
2.2.4
Indicador tipo Decreciente ............................................................... 16
2.3
Esquema de asociación al Plan de Desarrollo Bogotá Humana ............. 17
2.4
Asociar metas proyecto de inversión (MPI) a metas De Resultado y / o
Gestión (MRG)................................................................................................... 18
3 Programación de la territorialización física de la Inversión ..................... 20
3.1
Ubicación física....................................................................................... 21
3.2
Tipos de Inversión................................................................................... 24
3.2.1
Las inversiones georreferenciables ..................................................... 24
3.2.2
Las inversiones no georreferenciables ................................................ 26
3.3
Metas, recursos y población ................................................................... 27
4 Programación de Actividades..................................................................... 28
4.1
Ingresar actividades de los proyectos ..................................................... 29
4.2
Ingresar ponderación Horizontal a las actividades registradas ............... 32
5 Inconsistencias de programación Plan de Acción.................................... 33
6 Cierre programación de Plan de Acción .................................................... 34
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2
INTRODUCCIÓN
Las entidades distritales en cumplimiento del Artículo 41 de la Ley 152 de 1994
“Ley Orgánica del Plan de Desarrollo” y el Artículo 15 del Acuerdo 12 de 1994
“Estatuto de Planeación del Distrito Capital...” deben preparar en coordinación con
la Secretaría Distrital de Planeación, el correspondiente Plan de Acción, a partir
del Plan de Desarrollo Distrital aprobado. El Plan de Acción se debe someter a la
aprobación del Consejo de Gobierno Distrital y se constituye en la base para la
posterior evaluación de resultados (Art. 29 Ley 152 de 1994).
La Circular No. 13 de la Secretaría distrital de Planeación -SDP del 24 de julio de
2012, establece que la información de programación, reprogramación,
actualización y seguimiento de los Planes de Acción de las entidades Distritales,
se capturará a través del Sistema de información SEGPLAN y la información
registrada en este será considerada oficial.
La programación del Plan de Acción debe entenderse como un proceso dinámico
de la planeación que se retroalimenta con su ejecución y seguimiento y se ajusta
(reprograma) en el tiempo, de conformidad con las prioridades de inversión que
establezca la Administración Distrital en torno a los resultados del Plan de
Desarrollo y, con la disponibilidad de recursos.
Las entidades son autónomas en la programación de sus Planes de Acción y en la
iniciativa para identificar los proyectos de inversión que inscriben y registran en el
Banco Distrital de Programas y Proyectos que aportes al cumplimiento de los
compromisos adquiridos con las coordinaciones de Eje y de Programa, conforme
al esquema de seguimiento acordado por la Administración Distrital.
La información contenida en al Plan de Acción es responsabilidad de la respectiva
entidad ejecutora; así como su validez, legalidad, consistencia, coherencia,
pertinencia y veracidad.
El Plan de Acción es la herramienta de gestión de las entidades distritales que
les permite, bajo su autonomía, orientar los recursos disponibles hacia el
cumplimiento de compromisos y responsabilidades de los programas del Plan de
Desarrollo.
El plan de acción está compuesto por:
Componente de Inversión
Componente de Gestión
Territorialización
Actividades
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COMPONENTE DE INVERSIÓN: Refleja las metas programadas en los diferentes
proyectos de inversión, para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por
las entidades frente al plan de desarrollo; en este módulo se podrá:
Programar las metas de los proyectos de inversión, anualizando su
magnitud física y el presupuesto a invertir en cada una de ellas.
Identificar la población que se beneficiará a través de cada meta del
proyecto de inversión y los recursos a invertir en cada grupo poblacional.
COMPONENTE DE GESTIÓN: refleja el avance en el cumplimiento de las metas
del plan de desarrollo y la gestión de las entidades de acuerdo con la estructura
del plan de desarrollo: Eje estructurante / Programa / Proyecto prioritario / meta de
resultado y/o gestión -MGR / indicadores, en este módulo se podrá:
El Sistema muestra las metas del plan de desarrollo que son
responsabilidad de cada entidad.
Programar los indicadores en las vigencias correspondientes y definir su
magnitud y tipología (esta última cuando es de tipo NO AGREGA)
Asociar las metas de los proyectos de inversión a las metas de resultado
y/o gestión del plan de desarrollo; lo cual permite establecer el costo anual
y total de cada meta del plan.
TERRITORIALIZACIÓN DE LA INVERSIÓN: permite a las entidades ubicar en el
territorio las metas y los recursos programados en el plan de acción. En este
módulo se podrá:
Programar los recursos de inversión en la localización geográfica
(localidad/UPZ) definida en cada proyecto de inversión.
Programar las metas del proyecto de inversión en la localización geográfica
(localidad/UPZ).
Programar la población a beneficiar georreferenciable (punto, línea y
polígono) o no georeferenciable.
ACTIVIDADES: son las acciones necesarias para lograr el cumplimiento de las
metas y objetivos de los proyectos de inversión.
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PROGRAMACIÓN DEL PLAN DE ACCION
1. Programación Componente de Inversión
1.1.
Asociación de los proyectos de inversión a los programas del Plan de
Desarrollo
Como requisito previo para la programación del Plan de Acción 2012 - 2016, la
entidad deberá ingresar la información de los proyectos de inversión en el Banco
Distrital de Programas y Proyectos y clasificarlos en la estructura del Plan de
Desarrollo vigente, en el Sistema de Información SEGPLAN.
La información presupuestal que aparece en SEGPLAN corresponde al proceso
de armonización presupuestal.
1.2. Programación metas de proyecto de inversión en plan de acción
Las metas de los proyectos que se programen en el Plan de Acción de la entidad
corresponden a:
-
-
-
Las metas incluidas en la ficha EBI-D del proyecto al momento de su
inscripción, registro y/o actualización en el Banco Distrital de Programas y
Proyectos.
Todos los proyectos programados en el Plan de Acción deben tener como
mínimo una meta programada durante el período del Plan de Desarrollo.
La magnitud programada para la meta del proyecto en el Plan de Acción, debe
ser igual a la definida para la misma en la Ficha EBI-D del proyecto inscrito y/o
registrado o actualizado en el Banco Distrital de Programas y Proyectos
El presupuesto a invertir en cada meta debe ser anualizado; la suma de la
anualización de estos valores debe ser igual al presupuesto total del proyecto
de inversión para la vigencia.
Para registrar la programación del Plan de Acción del Plan de Desarrollo Bogotá
Humana, en el Sistema SEGPLAN, ingrese por la siguiente opción:
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- Oprima el botón cargar
siguiente pantalla:
y el Sistema trae la información de su entidad en la
- Recuerde actualizar el Plan de Acción con la última versión de ficha EBI-D,
dando clic en el botón
- En la sección
programar.
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ubíquese sobre el proyecto que va a
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- En la sección Metas
haga doble clic; el sistema despliega una lista con
las metas que tiene en la ficha EBI-D
Nota: cada vez que se desplace a otra sección, oprima el botón “salvar” de la
barra de herramientas
.
- Una vez haya seleccionado la meta, digite la magnitud de la misma; tenga en
cuenta que la magnitud debe corresponder a la digitada en el campo
“Descripción”.
Si el valor a digitar en el campo “Magnitud plan de Desarrollo” no corresponde con
el de la descripción, debe ir a la opción “Banco de Proyectos” – “Actualizar
proyectos de inversión”, oprimir el botón cargar
actualizar la magnitud de la meta.
, elegir el proyecto respectivo y
Así mismo, en el campo “tipo de anualización”
elegir con el botón
(lista de valores) el tipo de anualización que más se ajuste al propósito de la meta.
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1.2.1 Anualización que Suma
La sumatoria de la anualización debe ser igual a la cantidad programada para la
meta del proyecto.
1.2.2 Anualización Constante
El valor programado para cada año es el mismo, y debe ser igual a la cantidad
programada para la meta del proyecto y los años no se suman para obtener la
cantidad total de la meta.
Nota La magnitud total esperada debe ser programada por lo menos dos años
consecutivos1. Para el primer año del plan, la anualización de la magnitud puede ser
inferior a la de programación, manteniendo la regla anterior.
Ejemplo: Mantener 10 parques en condiciones óptimas. Así, cada año se hará mantenimiento a los
mismos 10 parques.
1.2.3 Anualización Creciente
El valor programado para cada año incluye el del año anterior. De forma
progresiva, en cada año se va alcanzando la cantidad programada para la meta
del proyecto. El valor programado debe ser igual o mayor al anterior y, el último
año debe ser igual a la magnitud total definida para la meta del proyecto.
1.2.4 Anualización Decreciente
El valor programado para cada año disminuye. El valor programado para cada año
debe ser menor o igual al del año inmediatamente anterior. Así, se trata de reducir
en cada año hasta llegar a la cantidad programada para la meta del proyecto (el
valor del último año debe ser igual a la magnitud definida para la meta del
proyecto).
En el campo “tipo programación”
seleccione la opción “normal” si la
meta va a programarse a partir de la vigencia actual. Tenga en cuenta que deben
cumplir con el requisito de tener magnitud y recursos. Si no se cumple con esta
1
Si se programa para dos o más años después del primer año del plan, los años deben ser
consecutivos y la magnitud, igual a la total esperada.
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característica, deben programar metas intermedias que permitan dar cuenta de
los recursos ejecutados.
“Programada en vigencia posterior” si inicia su ejecución a partir del siguiente año
del plan de desarrollo.
Las opciones “Ejecución de reserva” y “entrega de producto” no son validas para
el proceso de programación del plan de acción, porque aún no se tiene reservas.
Esta opción aplica a partir de la ejecución del segundo año del PDD.
seleccione si ésta es directa o indirecta. Si la
En el campo “Población”
población se puede identificar claramente (por ejemplo No madres gestantes y
lactantes atendidas) seleccione directa; en caso de no ser identificable (por
ejemplo la población que se beneficiaría al construir un puente vehicular”)
seleccione indirecta.
1.3.
Anualización de las metas de los proyectos de inversión
1.3.1 Anualización de la cantidad física de meta
Por la misma opción que venía trabajando, ubíquese en la pestaña “Anualización
de metas”
y distribuya la magnitud de las metas del proyecto
en cada uno de los años del período del Plan de Desarrollo; el total de las
anualizaciones de cada una de las metas del proyecto, de acuerdo con el tipo de
anualización definido, debe corresponder a la cantidad total de meta programada.
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1.3.2 Anualización presupuesto del proyecto en las metas.
Por la misma opción que venía trabajando, distribuya el presupuesto a invertir en
cada una de las metas para cada uno de los años del plan de desarrollo.
El total del presupuesto distribuido para las metas del proyecto del año 2012 debe
ser igual al valor total del proyecto para esa misma vigencia.
NOTA: Tenga en cuenta que para el primer año del plan, no habrá desagregación de
magnitudes ni de recursos por que no existen Reservas Presupuestales. Esta opción
aplica a partir de la ejecución del segundo año del PDD.
El valor distribuido para las metas en los siguientes años, deberá corresponder al
valor programado para el proyecto durante el horizonte planteado en la ficha
EBI-D.
1.3.4 Población beneficiada por meta
En la actualidad se están definiendo los criterios para determinar cual es el marco
de acción de la población. Por lo tanto este ejercicio queda pospuesto en la
programación del plan de acción de manera temporal.
2. Programación Componente de Gestión
Las entidades con base en la estructura del plan de desarrollo: Ejes Estratégicos /
Programas / Proyectos Prioritarios / Metas de Gestión o Resultados / Indicadores,
dan cuenta de lo siguiente:
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2.1
Programar las metas del plan de desarrollo –MGR, que son de su
responsabilidad.
Programar los indicadores de las metas de resultado y / o gestión del plan
de desarrollo.
Programación de indicadores
Ingrese por la siguiente opción:
Oprima el botón “cargar”
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y el sistema trae la siguiente información:
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-
-
-
Programas del Plan de Desarrollo en los cuales la entidad se asoció a
través de la inscripción o registro de proyectos en el modulo “Banco de
proyectos”
Proyectos prioritarios a cargo de la entidad.
Metas de Resultado y / o Gestión que son responsabilidad de la entidad
teniendo en cuenta la estructura del plan de desarrollo “artículo 46 del
Acuerdo 489 de 2012”
Indicadores asignados para medir cada Meta de Resultado y / o Gestión
según el “artículo 46 del Acuerdo 489 de 2012”
Los indicadores que dan cuenta del avance, a los cuales aportan dos o más
entidades se pueden clasificar en Agrega y No agrega y están determinados
desde el Sistema, así:
-
Agrega: Corresponden a acciones que realizan las entidades de la
Administración Distrital cuyos resultados se pueden sumar.
-
No Agrega: Son aquellos resultados de acciones que no son susceptibles
de sumar: Permiten determinar el grado de avance de un indicador,
cuando existen metas de gestión y/o resultado a las cuales les aporta mas
de una entidad, con acciones que pueden ser diferentes y se requiere dar
un resultado único para la Administración Distrital.
2.2.1 Indicadores que Agregan
Son aquellos indicadores que son programados por dos o más entidades, para lo
cual se suma lo que cada entidad programa para tener en cuenta el resultado de
la administración.
Ejemplo: Soluciones de vivienda nueva
Meta Plan de Desarrollo
Entidad 1
Entidad 2
79.400 soluciones de vivienda
50.000
29.400
Programación
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2.2.2 Indicadores que No Agregan
Son aquellos indicadores que no se pueden sumar, a pesar que sean
programados por dos o más entidades de la administración Distrital.
Regularmente, este tipo de indicadores se asocia a “porcentajes”.
Ejemplo: Alcanzar el 95% en el nivel de satisfacción de usuarios
Entidad 1
95%
Entidad 2
95%
Programación
En este indicador las entidades están asociadas a la misma meta plan -MGR sin
embargo la programación y el logro es independiente. Las programaciones ni los
avances son susceptibles de agregar directamente. Para determinar el avance de
la meta se asigna a cada indicador un ponderador.
Para tener en cuenta
Si el indicador está clasificado en la categoría de “Agrega” el sistema trae la
magnitud asignada a la entidad.
Si el indicador está clasificado en la categoría “No Agrega” el usuario debe digitar
en el campo magnitud la cantidad a programar para toda la vigencia del plan de
desarrollo.
Si a un indicador solo le aporta una entidad y este debe clasificarse en el tipo
suma, constante o creciente, el indicador quedará marcado en la categoría
“Agrega”, la entidad deberá programar la totalidad de la magnitud del plan de
desarrollo durante la vigencia del plan.
En el siguiente cuadro se presentan las diferentes opciones del “Tipo de
Anualización” de los indicadores
Suma
Constante
Creciente
Decreciente
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Agrega
No agrega
√
N.A
√
√
√
√
N.A
√
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Para programar los indicadores realice el siguiente procedimiento en el sistema:
Ubíquese en el campo “Magnitud”
y digite la cantidad con la cual la
entidad va a aportar al cumplimiento de la meta Plan de Gestión y / o Resultado.
Solamente Se digita la magnitud para los indicadores clasificados como “No
Agrega”, para los clasificados “Agrega” el Sistema trae el valor con el que cada
una de las entidades le aportará.
Ubíquese en el campo “Tipo de Anualización”
corresponda;
y seleccione el que
A continuación se presenta la definición con ejemplos (Debe anualizar tanto los
que “Agregan” como los “No Agregan”):
2.2
Tipo de Anualización de los indicadores
Según su comportamiento, los indicadores se pueden clasificar en suma,
constantes, crecientes y decrecientes.
2.2.1 Indicador tipo Suma
Para cada año se programa un valor que se espera cumplir, y la suma de dichas
programaciones es igual al valor total de la meta del plan del desarrollo.
Para el caso en donde varias entidades estén asociadas al cumplimiento de la
meta plan, a través de un mismo indicador, la suma del total de las magnitudes
deber ser el total de la meta plan.
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Ejemplo: Colegios construidos
Total Plan de Desarrollo:
9
Programación
2.2.2 Indicador tipo Constante
El valor programado para cada año es el mismo, y debe ser igual a la cantidad
programada para el plan. Los valores no se suman para obtener la cantidad total
del indicador.
En el evento que varias entidades le aporten al mismo indicador, cada una dará
cuenta de su propia programación; independiente del tipo de agregación de la
meta plan.
Ejemplo: % de mantenimiento de las escuelas deportivas
Programación
2.2.3 Indicador tipo Creciente
La programación de este indicador presenta las siguientes características:
-
Debe ser anualizado en más de una vigencia.
La anualización debe ser consecutiva, es decir no puede haber
programaciones en cero entre dos años.
La programación del año debe ser mayor o igual a la del año anterior.
La programación de la última vigencia debe ser mayor a a del primer año
programado e igual al valor previsto para el plan de desarrollo.
Ejemplo: % cobertura en educación
Magnitud (Valor esperado)
98
Programación
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15
2.2.4 Indicador tipo Decreciente
La programación de este indicador presenta las siguientes características:
-
Debe ser anualizado en más de una vigencia.
La anualización debe ser consecutiva, es decir no puede haber
programaciones en cero entre dos años.
La programación del año debe ser menor o igual a la del año anterior.
La programación de la última vigencia debe ser menor a la del primer año
programado e igual al valor previsto para el plan de desarrollo.
Ejemplo: Días para la atención de reclamos por facturación
Magnitud (Valor esperado)
Programación
2
A continuación en el campo “línea base”
seleccione si o no
teniendo en cuenta si existe una línea base a partir de la cual se inicia esta nueva
programación; en caso negativo el usuario no tendrá que digitar información al
respecto. En caso afirmativo, en el campo descripción de la línea explique de
donde proviene, digite la fecha de ésta medición.
Ubíquese en el campo “indicadores” y distribuya la magnitud del indicador,
posteriormente oprima el botón “Validar anualización”
, el Sistema
valida que los valores anualizados sean acorde con el tipo se anualización
seleccionado.
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2.3
Esquema de asociación al Plan de Desarrollo Bogotá Humana
A continuación se presenta el esquema de asociación a indicadores y metas de
gestión del plan de desarrollo Bogotá Humana:
Como se observa en el esquema y, de acuerdo con la batería de indicadores, las
entidades podrán asociarse con Magnitud a los Indicadores teniendo en cuenta:
1. Que pertenezca a uno o varios proyectos prioritarios del mismo
programa
2. Que pertenezca a otros programas del mismo Eje
3. Que pertenezca a otros programas de otros Ejes
Para los casos en que se requiera asociar indicadores que se encuentren en otro
Programa, y hasta otro Eje donde no se tengan proyectos de inversión registrados,
la entidad deberá adelantar la gestión correspondiente con la Coordinación del
Programa respectivo; posteriormente el Jefe de Planeación de la entidad enviará
por correo electrónico a la mayor brevedad, la solicitud de asociación indicando:
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No. de eje, No. de programa, No. proyecto prioritario, No. meta gestión y/o
resultado y No. de Indicador, acompañada de la respectiva justificación.
2.4
Asociar metas proyecto de inversión (MPI) a metas De Resultado y / o
Gestión (MRG)
Por la misma pantalla ubíquese en la pestaña “Metas Proyecto” el sistema
muestra la siguiente pantalla:
Oprima el botón “cargar” de la barra de herramienta, el sistema trae la siguiente
información:
o Programas del Plan de Desarrollo en los cuales la entidad se asoció
a través del registro de proyectos en el modulo “Banco de proyectos”
o Proyectos prioritarios a cargo de la entidad.
o Metas de Gestión y / o resultado que son responsabilidad de la
entidad teniendo en cuenta la estructura del plan de desarrollo
“artículo 46 del Acuerdo 489 de 2012”
Realice el siguiente procedimiento:
a. Ubíquese sobre la Meta de resultado y / o gestión del plan de desarrollo a la
cual le va a asociar la o las metas proyecto de inversión.
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b. Ubíquese en la sección de “metas proyecto” y realice un doble clic en el campo
“Descripción” el sistema despliega un listado de los proyectos con sus respectivas
metas, que se encuentran asociados al mismo programa de la meta de resultado y
/ gestión seleccionada. Escoja de este listado, la meta que va a asociar y oprima el
botón “salvar” de la barra de herramientas.
Si la meta proyecto de inversión aporta únicamente a una meta de resultado y / o
gestión del plan de desarrollo, el sistema presenta la opción de copiar la
anualización de la meta proyecto de inversión de manera idéntica a la del
indicador, si es el caso oprima “SI”.
El sistema muestra los recursos que fueron programados para la meta proyecto en
el componente de inversión. Cada vez que ubique el cursor en un año
determinado, el sistema le va mostrando el total programado en el componente de
inversión para dicha meta en la respectiva vigencia.
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Igualmente el sistema muestra el total programado en el componente de gestión y
el saldo por distribuir en el componente de gestión. Digite los recursos de la meta
para toda la vigencia del plan.
Tenga en cuenta que
Varia metas de un proyecto de inversión se pueden asociar a una misma
meta de resultado y / o gestión –MGR del plan de desarrollo.
Una meta de proyecto de inversión puede estar asociada a más de una
meta de resultado y / o gestión –MGR del Plan de Desarrollo siempre y
cuando este en el mismo programa en el que se encuentra clasificado el
proyecto.
No se puede asociar metas proyecto de inversión a metas plan de
desarrollo de programas diferentes a los que se encuentra asociado el
proyecto de inversión.
El total de recursos distribuidos por meta proyecto de inversión que aporta a
las metas del plan de desarrollo no debe superar el valor anualizado en el
componente de inversión para cada uno de los años programados.
3
Programación de la territorialización física de la Inversión
La programación de la territorialización de la inversión consiste en identificar la
localización física en el territorio para cada uno de los proyectos y se realiza cada
año.
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3.1
Ubicación física
De conformidad con la localización geográfica definida en la Ficha EBI-D del
proyecto registrado en el Banco Distrital de Programas y Proyectos, la entidad
debe identificar y precisar la localización física de las inversiones del proyecto que
se adelanten durante la vigencia de ejecución del presupuesto. Los tipos de
localizaciones geográficas son las siguientes:
− Local: Inversión que se ubica físicamente en el territorio de las localidades del
Distrito Especial de Bogotá.
− Especial: Inversión que se ubica físicamente en dos o más localidades
circunvecinas, por ejemplo la ampliación de la planta de tratamiento “El
Dorado” de la EAAB en las localidades de Usme y Tunjuelito, entre otros.
− Distrital: Inversión en proyectos de gran impacto para la ciudad que
trascienden su ubicación física a áreas de varias localidades del Distrito, por
ejemplo el sistema Transmilenio, troncales, ciclorrutas, entre otros.
− Regional: Inversión que se realiza fuera de la jurisdicción del Distrito Capital;
corresponde a aquellas inversiones que benefician al Distrito y a municipios
vecinos, por ejemplo el Embalse de San Rafael en La Calera y casas del
IDIPRON en la Aldea del Vichada y la Vega, entre otros.
− Entidad: Inversión que se realiza en proyectos para el beneficio institucional de
las entidades distritales; corresponde principalmente a aquellas inversiones
para el fortalecimiento de la entidad y de procesos de gestión internos, por
ejemplo proyectos de construcción y remodelación de las sedes de las
entidades distritales, sistemas de información, entre otros.
− Otras entidades: Inversión que realiza una entidad en otra entidad o
entidades; corresponde primordialmente a aquellas inversiones que por la
naturaleza y misión institucional de una entidad se adelantan en las demás
entidades, por ejemplo la inversión que realiza la Secretaría de Hacienda en la
remodelación del CAD y proyectos de capacitación del Departamento
Administrativo del Servicio Civil en todas las entidades distritales.
Para registrar la información de este módulo ingrese por la opción:
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A continuación el Sistema SEGPLAN muestra la siguiente pantalla:
Oprima el botón cargar de la barra de herramientas, el Sistema muestra el código
y el nombre del proyecto de inversión, la apropiación presupuestal para la vigencia
que se está ejecutando; para el primer año del plan no presenta apropiación
de reservas.
Ubíquese sobre el proyecto al que va a seleccionar la localización geográfica
En el campo de “Localización geográfica”
se debe hacer
doble clic y el sistema muestra un listado de las localizaciones geográficas
registradas en la ficha EBI-D por cada proyecto de inversión; el usuario debe
seleccionar de la lista que se despliega, la localización que requiera programar y
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oprima el botón “OK”. Oprima el botón “salvar”
de la barra de herramientas.
Se debe continuar seleccionando las localizaciones necesarias.
Si requiere incluir una nueva localización geográfica, y esta no aparece en el
listado que se despliega, se debe a que la localización no está incluida en la Ficha
EBI-D, por lo tanto, el usuario debe ingresar por la opción “Banco de Proyectos”;
“Actualización Proyectos de Inversión” y ubicarse en el campo de “Localización”
con el fin de incluirla.
Posteriormente, ubíquese en el campo “Localización física de la inversión”.
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3.2
Tipos de Inversión
3.2.1 Las inversiones georreferenciables
Se incorporan al Sistema SEGPLAN a través de módulo geográfico2 que permite
visualizar a través de un archivo gráfico las inversiones de las diferentes entidades
del Distrito en las distintas localidades de la Ciudad. Para cada inversión
georreferenciable, el sistema trae desde el modulo geográfico, diligenciados los
campos de dirección, tipo3 y descripción del punto de inversión, por lo que solo se
deberá diligenciar los campos de área de influencia, Equipamientos y UPZ.
Las entidades previamente deben cargar, el archivo plano de acuerdo con el
instructivo, por la opción 3. Módulo Geográfico (carga Shapefile).
De tal manera que todos los puntos se visualicen en la ubicación física, de
acuerdo con su tipo
Cuando se carga la información del Shapefile, el Sistema muestra los puntos,
líneas o polígonos:
Nota: Sistema le mostrará todos los puntos, líneas o polígonos programados en el
Shapefile, por proyecto. Para hacer la programación por metas, ubíquese sobre
cada meta proyecto y seleccione el punto de inversión del listado cargado.
2
El Módulo geográfico de SEGPLAN es la herramienta que permite a las entidades visualizar la información de inversión
Distrital de cada una de las entidades del sistema, así como las intervenciones en el espacio público. Para ello dispone de
múltiples mecanismos y consultas para acceder a la información, además de permitir la alimentación al sistema por parte de
cada entidad. Para su consulta es necesario acudir al documento “Manual Usuario Editor SEGPLAN”.
3
Punto de inversión: corresponde a una dirección exacta. Ejemplo: Construcción de un Colegio, mantenimiento de un
Hospital, etc. Línea: corresponde a la localización física de la inversión comprendida en un trayecto. Ejemplo: Construcción
de vías de acceso a barrios. Polígono: Corresponde a la localización física de la inversión en un sitio que comprenda un
área o zona determinada. Ejemplo: construcción de un parque, mantenimiento de humedales.
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Para las localizaciones que son georreferenciables como: punto, línea o polígono
se habilitará el campo “Equipamientos”. En este campo les aparecerá el sector
dentro del cual se encuentra la entidad y deberán ubicarse en el campo
“Categoría”, hacer doble clic y seleccionar del listado la opción que le corresponda
el punto de inversión, tal como se refleja a continuación:
Según la categoría elegida, el sistema le desplegará los tipos de equipamientos,
de los cuales deberá seleccionar uno de éstos:
Si la Localización física de la inversión seleccionada no cuenta con equipamientos,
el usuario debe seleccionar la opción “No aplica”, el sistema diligencia
automáticamente el campo “descripción” con la frase no “aplica”.
Al
seleccionar un equipamiento, el usuario debe ubicarse en el campo
“Descripción del equipamiento”, donde deberá registrar el nombre de éste (ej.:
“Comedor comunitario la estrellita”). En el caso que no se tenga un nombre
específico, se deberá incluir alguna identificación con la que se conozca este
equipamiento.
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Adicionalmente, en el campo “Características”, se debe hacer referencia a otros
atributos complementarios con los que cuente el equipamiento, como por ejemplo:
en los casos de los colegios, si cuenta con canchas deportivas, piscina,
laboratorios, etc. Este campo es opcional.
- En el campo “UPZ” el sistema muestra la(s) UPZ asociadas a cada localidad,
donde se está ejecutando la inversión. Esta información es de referencia y no
se debe registrar ningún dato.
3.2.2 Las inversiones no georreferenciables
Corresponde a aquellas inversiones que por sus características no se pueden
identificar en un sitio exacto como punto de inversión, línea o polígono. Ejemplo:
campañas de vacunación, campañas de divulgación, eventos culturales, eventos
artísticos entre otros. Para inversión no georreferenciable, el usuario debe
diligenciar los campos de “Dirección”, “Área” y “Descripción del punto”, no es
necesario diligenciar equipamientos y UPZ, El sistema los mostrará deshabilitados
para este tipo de inversión. El sistema selecciona de manera automática el tipo
“Inversión No georreferenciable”.
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3.3
Metas, recursos y población
Ingrese por la siguiente opción:
El sistema muestra la siguiente pantalla: Oprima el botón cargar de la barra de
herramientas, el sistema muestra los proyectos de inversión con sus respectivos
recursos, las metas programadas en plan de acción y la magnitud.
Siga el procedimiento descrito a continuación:
Ubíquese en el proyecto que va a territorializar
Ubíquese en la meta que va a territorializar
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Ubíquese en la localización física de la inversión a la cual le va asignar
magnitud de meta y recursos
Hacer doble clic en el campo “Año” y seleccionar el año de la vigencia
actual
Distribuya la magnitud de la meta en uno o varios puntos de inversión
según sus requerimientos
Distribuya los recursos en uno o varios puntos de inversión según sus
requerimientos
Una vez efectuados los anteriores pasos es necesario oprimir el botón salvar
de la barra de herramientas ubicado en la parte superior de la barra de
herramientas para salvar la información.
En la actualidad se encuentra deshabilitada la opción de “Población meta punto”
mientras se definen las directrices de la administración para este tema.
4
Programación de Actividades
SEGPLAN permite a la entidad definir el cronograma de actividades de los
proyectos de inversión que se están ejecutando en la vigencia actual; la definición
de las actividades del proyecto debe estar relacionada con aquellas acciones que
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es necesario realizar para el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos
de los proyectos de inversión y deben programarse con una secuencia lógica de
acuerdo al orden de ejecución.
Para la reprogramación o actualización de las actividades deben tenerse en
cuenta los siguientes criterios:
•
La programación de las actividades debe corresponder a la desagregación de
los pasos, procesos, etapas o componentes que se requieren para dar
cumplimiento a las metas del proyecto programadas para la vigencia en la
cual se adelanta alguno de estos procesos.
• Las actividades deben describirse en orden cronológico en relación con el
desarrollo del proyecto, es decir, se deben clasificar en el orden en que se
desarrollan durante la ejecución del mismo, estableciendo las relaciones de
precedencia entre las mismas.
4.1
Ingresar actividades de los proyectos
El procedimiento para ingresar actividades es el siguiente: Ingrese por las
siguientes opciones:
A continuación se despliega la siguiente pantalla:
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Oprima el botón cargar ubicado en la parte superior de la pantalla. El sistema le
muestra los proyectos de la entidad. Ubíquese en la sección “Identificación del
proyecto” y utilizando el cursor seleccione el proyecto sobre el cual va a realizar la
programación de las Actividades
En esta sección aparece una casilla denominada “metas” la cual es utilizada a
modo de consulta para saber cuáles son las metas que le apuntan a cada
proyecto sin necesidad de salir de esta pantalla; para utilizarla ubíquese sobre ella
y realice un click.
A continuación desplácese a la sección “Actividades del Primer nivel. Coloque el
cursor en el campo “Descripción de Actividades” digite la actividad que va a Incluir;
es necesario seleccionar el “Tipo de actividad”, la cual puede ser Desagregada o
No Desagregada.
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Actividad Desagregada, es aquella que se subdivide en otras tareas más
específicas.
Actividad No Desagregada, se refiere a aquellas que no se subdividen en otras; es
única.
Si definió que la actividad es Desagregada, el sistema le habilita un campo en la
siguiente sección denominada “Actividades de segundo nivel” digite la actividad de
segundo nivel.
Así mismo, si la actividad de “segundo nivel” también es desagregada, el sistema
le habilita un campo en el bloque denominado “Actividades de tercer nivel” digite la
actividad de tercer nivel ; oprimir el botón salvar
de la barra de herramientas
situada en la parte superior de la pantalla para salvar la información.
Ubíquese en el campo “Ponderación Vertical” y asigne la ponderación
correspondiente de acuerdo al nivel de importancia que le asigne la entidad. La
sumatoria de las ponderaciones verticales debe sumar el 100% y se va reflejando
en la casilla “Total Ponderación”, la cual está ubicada en la Sección “Identificación
del proyecto”.
Para ingresar una actividad nueva ubíquese nuevamente en el bloque de
actividades de primer nivel y repita e el procedimiento descrito anteriormente. Si
no hay campos disponibles oprima el botón “Insertar”
de la barra de
herramientas, el cual le habilitara un nuevo campo para que se repita la operación.
De ser necesario debe ajustar la ponderación en las demás actividades
garantizando que la sumatoria sea igual al 100%.
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4.2
Ingresar ponderación Horizontal a las actividades registradas
A través de esta opción SEGPLAN permite asignar la ponderación en cada uno de
los meses en los cuales se pretende ejecutar la actividad.
Ingrese por la siguiente opción:
SEGPLAN activa la siguiente pantalla:
Oprima el botón
cargar para que el sistema traiga la información de su entidad.
Seleccione el proyecto, el sistema presenta el listado de actividades “No
desagregadas”
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El sistema trae de la pantalla anterior el dato de “%Ponderación vertical” de la
actividad seleccionada.
A continuación aparece la sección “Programación Horizontal”, diligencie los
campos en que considere se van a llevar a cabo las actividades programadas y
asigne el valor correspondiente, recuerde que la sumatoria debe ser igual a 100%.
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Inconsistencias de programación Plan de Acción
El usuario puede verificar las inconsistencias del proceso de programación por la
siguiente opción:
El
Sistema
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presenta
la
siguiente
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pantalla,
oprima
el
botón
En caso de tener inconsistencias el sistema despliega un listado, seleccione la que
desea ver y oprima el botón “generar informe”
6
Cierre programación de Plan de Acción
Una vez ajustadas las inconsistencias, proceda a realizar el cierre de la versión de
programación de plan de acción por la siguiente opción:
El sistema muestra la siguiente pantalla, oprima el botón “cargar” de la barra de
herramientas
, seleccione el Componente que vaya a cerrar –Inversión y de
gestión, Territorialización y Actividades. Una vez cargada la información de la
entidad oprima el botón Cerrar plan de Acción.
Tenga en cuenta que los cierres, se deben hacer en el siguiente orden:
1. Cerrar el Plan de Acción –Componentes de Inversión y de Gestión, para que la
versión se convierta en la oficial, y se reflejen los cambios en la territorialización.
2. Cerrar la territorialización, para que se convierta en la versión oficial y sobre esta
se reporte el seguimiento.
3. Cerrar módulo de Actividades, para reportar el seguimiento y si tiene
inconsistencia, poderlas generar.
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