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Cuidados al contratar servicios de
transporte terrestre para trabajadores.
Cuando una empresa contrata servicios de transporte para sus colaboradores (ruta
empresarial, eventos laborales o recreativos, viajes, etc.) debe tener en cuenta los
riesgos que esto implica y los cuidados que permitirán que este desplazamiento sea
exitoso.
A continuación encontrará recomendaciones sobre los aspectos claves:
1. Antes de la contratación
1.1.
Validación de la idoneidad del conductor y del vehículo
Para garantizar que una empresa de transporte o persona natural son idóneos para la
prestación del servicio solicitado, es importante validar ciertos aspectos clave:
-
Solicite listado de los conductores que prestarían el servicio (nombre completo,
edad, número de cédula y años de experiencia conduciendo ese tipo de vehículo).
Prefiera personas con al menos dos años de experiencia conduciendo el tipo de
vehículo contratado.
-
Solicite relación de los vehículos con que se prestaría el servicio, que incluya: tipo
de vehículo, placa, modelo (año), kilometraje. Prefiera vehículos que cuenten con
cinturones de seguridad en todos los asientos y con antigüedad inferior a 5 años.
-
Solicite / valide la siguiente documentación:
-
Conductores: licencia de conducción vigente (categoría acorde con el tipo de
automotor), formación en seguridad vial (manejo defensivo, manejo preventivo,
otros) realizadas en el último año.
-
Vehículos: licencia de tránsito, revisión técnico mecánica RTM (si aplica), SOAT
vigente, pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual para
transporte de pasajeros, plan de mantenimiento, formato lista de chequeo pre
operacional diario que emplean.
Puede corroborar la veracidad de información anterior, con los datos disponibles en el
Registro Único Nacional de Tránsito – RUNT, tanto de conductores (licencia de
conducción vigente y categoría), como del vehículo (SOAT, RTM)
Valide la existencia de comparendos mediante el SIMIT, consultando la página web
https://consulta.simit.org.co/Simit/, es importante identificar el concepto por el cual se
han impuesto las multas, pues esta información puede brindar un acercamiento inicial al
tipo de comportamiento de los conductores en la vía.
Es importante contratar una empresa debidamente habilitada por Min Transporte,
puede
consultarlas
aquí:
http://web.mintransporte.gov.co/Consultas/empresas/home.htm
1.2.
Seguimiento y Control
Una vez valide la información documental de la empresa / persona natural que ofrece el
servicio, establezca los criterios mínimos que deberán cumplirse y los soportes que se
deberán entregar en caso de efectuarse la contratación, los cuales se recomienda se
incluyan en las cláusulas del contrato o convenio y así mismo las sanciones en caso de
su incumplimiento, entre ellos se sugiere lo siguiente:
a. Compromiso de contratar los mantenimientos de los automotores con personal
idóneo o centros de mantenimiento avalados para las actividades.
Para validar que los automotores se encuentren en buenas condiciones para la
operación, haga seguimiento a la ejecución de los mantenimientos preventivos, solicite
copia de la programación de mantenimientos con la ejecución de las actividades y los
certificados respectivos o soportes de la ejecución por parte de los talleres. Es
necesario definir la periodicidad de seguimiento y el responsable dentro de la empresa.
b. Pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social y parafiscales de los
conductores y ayudantes (cuando aplique) dispuestos para la prestación del
servicio.
c. Cumplimiento de las normas de tránsito (velocidad, semáforos, uso de celular,
etc.) y la obligatoriedad de cambiar el conductor ante la presencia de estos
comportamientos que ponen en riesgo la seguridad del desplazamiento.
d. Inspección diaria pre operacional de los automotores.
e. Copia de las licencias de conducción de los conductores una vez realicen la
renovación del documento.
f. Copia de Revisión Técnico Mecánica y de Gases de los vehículos, una vez
realicen la revisión anual, de acuerdo con la normatividad vigente.
Defina responsables y periodicidad para la consulta del estado de multas de los
conductores que presten el servicio de transporte, mediante el SIMIT, es importante que
la persona que consulte la información identifique conductas de alto riesgo (Ejemplo:
excesos de velocidad, alcohol al conducir) y su repetitividad, para que se reporte a la
empresa / persona natural encargada del transporte y se tomen acciones al respecto.
2. Durante la prestación del servicio
Dependiendo del servicio contratado y las características del mismo, establezca
mecanismos para identificar conductas durante la conducción, puede ser mediante
encuestas a los usuarios del servicio, tenga en cuenta para ello la valoración de
aspectos puntuales, tales como:
1- ¿El conductor usa cinturón de seguridad?
2- ¿El conductor hace uso del celular o elementos distractores mientras conduce?
3- ¿El conductor detiene completamente el automotor cuando llega a la señal de
PARE?
4- ¿El conductor transita a las velocidades establecidas para cada trayecto?
5- ¿El conductor discute con otros actores viales?
Retroalimente a los conductores y a la empresa contratista con los resultados de estas
encuestas y monitoree la mejora de los comportamientos.
Se recomienda que los pasajeros tengan una actitud proactiva y participativa durante el
trayecto. Si observan anomalías como adelantamientos indebidos, excesos de
velocidad u otros, pueden retroalimentar inmediatamente al conductor, a la empresa
(contratante y contratista) y/o a las autoridades de tránsito, para que se tomen acciones
inmediatas.
En lo posible, incluya a los conductores del servicio contratado en la formación,
capacitación o campañas en pro de la movilidad segura que establezca su empresa.
Frecuentemente realice reuniones con los conductores y los usuarios del servicio,
refuerce los comportamientos esperados (ver los 5 enunciados anteriormente), para
que así el conductor sepa que está siendo observado todo el tiempo y para que los
pasajeros sepan que deben llamar la atención del conductor para recordarle por
ejemplo, que no exceda la velocidad permitida o que no se distraiga con el celular,
incluso detener el recorrido para solicitar el cambio de conductor.
Establezca conjuntamente con la empresa de transporte, protocolos de actuación en
caso de emergencias en la vía y socialice con sus colaboradores usuarios del servicio,
para que sepan cómo proceder adecuadamente en caso de contingencias.
Acompañe de manera aleatoria la aplicación de la inspección pre operacional del
vehículo.
Recuerde a sus colaboradores la obligatoriedad de usar cinturón de seguridad, no solo
en los desplazamientos en vehículos contratados, sino en todos los que se realicen en
función del trabajo, por ejemplo, al tomar un taxi para visitar un cliente. Defina
mecanismos que le permitan validar el uso del cinturón por parte de sus colaboradores.
Tenga especial cuidado con los servicios que se contratan para salidas recreativas de
la empresa o eventos de fin de año. Han ocurrido graves accidentes que se pueden
prevenir si se siguen las medidas mencionadas anteriormente.
2.1.
Requerimientos específicos para vehículos de transporte de pasajeros
•
La organización se abstendrá en contratar el servicio de transporte con
empresas de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial que
ofrezcan vehículos que hayan cumplido su tiempo de uso, ni contratar
directamente vehículos sin acudir a la empresa debidamente habilitada.
•
No se admitirán pasajeros de pie en ningún caso. Cada pasajero ocupará un (1)
puesto de acuerdo con la capacidad establecida en la ficha de homologación del
vehículo y en la licencia de tránsito.
3. La empresa de transporte de pasajeros deberá además:
•
Adoptar y controlar el programa de reposición del parque automotor, con que
contara la empresa, que contenga proyección financiera, administrativa y
operativa.
•
Implementar un proceso de selección de conductores, realizados por
profesionales competentes en las diferentes áreas.
•
Mantener la vinculación en nómina de la totalidad de los conductores necesarios
para la prestación del servicio, mediante contratos de trabajo, y efectuar y
controlar el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social y parafiscal,
de acuerdo con las normas legales vigentes.
•
Registrar ante la superintendencia de Puertos y Transporte los conductores
activos y reportar los cambios en tiempo real.
•
Diseñar y cumplir con los programas de salud ocupacional y de capacitación.
•
Administrar, mantener en perfecto estado y controlar la operación de los
vehículos propios o de terceros y de los que presten el servicio en virtud de
convenios de colaboración empresarial suscritos con empresas debidamente
habilitadas por el Ministerio de Transporte.
•
Administrar y mantener un programa que fije y analice indicadores de calidad y
las estadísticas de la operación de la empresa. Es responsabilidad de la
empresa disponer de la siguiente estadística de operación: 1.-De la prestación
de los servicios, 2.-Vehículos utilizados por servicio. 3.-Conductor por servicio
prestado. 4. Kilómetros recorridos. 5.-Tiempo del recorrido. 6.-Porcentaje del
parque automotor de terceros y de propiedad de la misma.
•
Garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los vehículos
vinculados y con los que preste el servicio, y que porten los documentos exigidos
para la movilización de los vehículos.
•
Gestionar el cumplimiento de las obligaciones y estrategias contenidas en el Plan
Nacional de Seguridad Vial, de conformidad con las instrucciones que imparta el
Gobierno Nacional.
•
Planear, desarrollar y ejecutar medidas conducentes a reducir los índices de
accidentalidad.
•
Vigilar y garantizar el cumplimiento de la realización de la revisión técnicomecánica.
•
Mantener un programa de control y análisis de las estadísticas e indicadores del
número y causas de los accidentes de tránsito, que deberá reportar a la Agencia
Nacional de Seguridad Vial, de conformidad con los protocolos que para tal fin se
establezcan.
•
Exigir el porte de la calcomanía "Cómo Conduzco" según lo ordenado por la
Superintendencia de Puertos y Transporte, cumpliendo con los requisitos
técnicos señalados por ésta, en perfecto estado y siempre visible. Igualmente
establecer los mecanismos internos de control para el funcionamiento de la línea
de atención.
•
Estructurar el procedimiento para la atención a los usuarios, incluyendo las
ayudas tecnológicas y el personal que se destinará para tal fin.
•
Monitorear y medir la accidentalidad.
•
Monitorear la prestación del servicio de transporte especial a través de sistema
de Posicionamiento Global GPS. La empresa de Servicio Público de Transporte
Terrestre Automotor Especial garantizará, a través del proveedor del sistema de
monitoreo, el acceso tecnológico para supervisar la prestación del servicio, a la
Superintendencia de Puertos y Transporte y a la Dirección de Tránsito y
Transporte de la Policía Nacional, de acuerdo con los protocolos que para tal
efecto se establezcan.
•
Monitorear la plataforma tecnológica y el centro de control con los que debe
interactuar el vehículo y la empresa para la prestación del Servicio Público de
Transporte Terrestre Automotor Especial.
•
Contar con póliza de responsabilidad civil extracontractual para transporte de
pasajeros y póliza de responsabilidad civil contractual para transporte de
pasajeros, de acuerdo con la normatividad vigente y lo acordado entre las partes.