1. Internet

V1.01
Instructivo para Compradores.
Sistema de Notificación de Pedidos.
Contenido
1. Acceso al Sistema
2. Ordenes Pendientes
a. Filtrado de Órdenes
b. Envío de Orden Pendiente
c. Adjuntar Archivos.
3. Seguimiento de Ordenes
a. Estados de Ordenes
b. Sección Seguimiento de Ordenes
c. Tipos de Respuesta
4. Reportes
a. Estado Actual
b. Parámetros de Reporte
c. Exportar a Excel
5. Procedimiento para Archivos Adjuntos.
V1.01
Sistema de Notificación de Pedidos.
1. Acceso al Sistema.
Para abrir el sistema de seguimiento de Pedidos realice el siguiente procedimiento:
Abra el Sistema SIED con su usuario y clave actual (1)
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En el menú de SIED ubique la opción Pedidos/Comprador y seleccione la opción a la cual desea conectarse (2).
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2. Ordenes Pendientes
3
El sistema inicia automáticamente en la ventana de Ordenes Pendientes (3)
En esta sección se encuentran todas aquellas Órdenes de Compra que no han sido procesadas, es decir; no han sido
enviadas al proveedor para iniciar el seguimiento.
a) Filtrado de Órdenes.
El sistema permite buscar Órdenes por cualquiera de las descripciones visualizadas, ya sea Fecha de Pedido, orden de
Compra, Fecha de Vencimiento, etc. Para esto escriba sobre el cuadro de Search (4)
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b) Envío de Orden Pendiente.
Para enviar una orden pendiente de clic sobre el registro para ver el detalle (5).
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c) Archivos Adjuntos. Seguir el procedimiento de Archivos Adjuntos.
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1. Escriba los destinatarios para la notificación por correo electrónico. Si requiere varios destinatarios sepárelos con
comas “,” (6)
2. Escriba comentarios de la Orden (7)
3. De clic en Enviar Orden de Compra y confirme. (8,9)
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3. Seguimiento de Órdenes
a) Estados de Órdenes. El sistema maneja los siguientes Estados en las Órdenes de Compra.
STATUS
DESCRIPCION
COMENTARIOS
A
SENT TO VENDOR
Indica que la OC ha sido enviada al Proveedor y se está en espera de
respuesta.
B
C
ACCEPTED BY VENDOR
CANCELLED BY VENDOR
D
REQUEST FOR CHANGES BY VENDOR
E
CHANGES ACCEPTED BY BUYER
F
CHANGES REJECTED BY BUYER
Indica que la fecha de Entrega ha sido Aceptada por el Proveedor.
Indica que la fecha de Entrega fue rechazada por el Proveedor. En este caso
será necesario abrir una nueva orden en QAD
Indica que el Proveedor ha solicitado un cambio de fecha de entrega para la
OC en cuestión. En este estado se espera respuesta por parte del Comprador.
Indica que el cambio de fecha solicitado por el Proveedor ha sido aceptado
por el Comprador.
Indica que el cambio de fecha solicitado por el Proveedor ha sido rechazado
por el Comprador.
b) Sección Seguimiento de Ordenes: En el detalle de cada Orden se puede ver el seguimiento (10) que ha tenido desde
el momento en que se envía al proveedor por primera vez hasta que la fecha de entrega ha sido aceptada ya sea por el
proveedor o el comprador.
10
c) Tipos de Respuesta
Existen 3 tipos de respuesta en la Orden de Compra, los cuales se detallan a continuación.
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11
13
14
15
16
a) Aceptar Fecha de Entrega (11): Se acepta la fecha de entrega calculada por el sistema.
b) Solicitar Cambio de Fecha de Entrega (12): Se utiliza para solicitar un cambio en la fecha de entrega ya sea
por parte del Proveedor o del Comprador.
c) Cancelar Orden (13): Se cancela la entrega de esa Orden.
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Enviar a (14): En esta sección se capturarán lo correos a los cuales será enviada la notificación de la Orden, puede
separar con comas cada dirección de correo para envía a múltiples destinatarios.
Comentarios (15): esta sección es requerida en cada envío de respuesta, coloque al menos una pequeña descripción en
este campo la cual le servirá para el seguimiento de la Orden de Compra.
Enviar Orden de Compra (16): De clic en este botón para enviar la respuesta seleccionada. Una notificación automática
será enviada a todos los destinatarios una vez que el proceso termine.
4. Reportes
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18
19
a) Estado Actual (17): en esta vista podrá identificar su estado actual en cuanto a órdenes de compra procesadas.
b) Parámetros de Reporte (18): Usted puede realizar la búsqueda de Órdenes Procesadas haciendo uso de cualquiera de
los siguientes rangos. Escriba los parámetros necesarios y de clic en el botón de Buscar, de esta manera los registros
serán localizados en la base de datos.
c) Exportar a Excel (19): De clic para exportar los resultados de su consulta a Excel y guardarlos en sus documentos para
análisis posterior.
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5. Procedimiento para Archivos Adjuntos.
El sistema cuenta con una sección de Archivos adjuntos la cual puede utilizarse para anexar documentos a la Orden.
Estos documentos podrán ser compartidos entre Proveedor y Comprador.
a) Agregar Archivo: Para adjuntar Archivos a una Orden de clic en el botón Select (1).
1
2
3
Seleccione en su computadora el archivo que desea adjuntar (2) y de clic en Abrir (3).
Si desea anexar más archivos de clic en Add (4) y siga el procedimiento descrito anteriormente.
4
Para finalizar de clic en el botón
b) Eliminar Archivo: Para eliminar un archivo adjunto solamente de clic en el icono de papelera (5) y confirme
la acción (6).
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6