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Excel
Aplicado a la
Auditoría,
Contaduría y
administración
Alejandro Quiceno García
Todos los derechos reservados
ISBN 978-958-44-6711-9
Todos los derechos reservados
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
“Lo mejor que puedes hacer por los
demás no es enseñarles tus riquezas,
sino hacerles ver la suya propia.”
Goethe
Grán dramaturgo Alemán
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Introducción
Pag
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Breve Historia de la Hoja de Cálculo
El “Lanpar”, la primera hoja de cálculo
Llega el “Visicalc”
Aparece la hoja electrónica Lotus 1-2-3
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¿Que es Excel?
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Historia del Excel
Las primeras macros
El lenguaje de las Macros XLM
Excel 5
Excel 97
Excel 2000
Excel 2002
Excel 2003
Excel 2007
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19
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20
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21
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Introducción a las macros
Que es una macro
Para que nos pueden servir las macros
Como podemos usarlas
Como podemos grabar las macros
El grabador de macros
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23
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La importancia de organizar la información en base de datos
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Técnicas y funciones de Excel más utilizadas en la depuración de archivos planos
Buscar y Reemplazar
Ir a especial - Celdas en Blanco
Que hacer cuando la técnica de rellenar celdas no funciona
Filtros
Ordenar los datos
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Funciones de uso frecuente
Función Si
Función Izquierda
Función Derecha
Función Extrae
Función Concatenar
Función Espacios
Función Texto
Función Valor
Función Hallar
Función Sustituir
Función Mayúscula
Función Minúscula
Función Nompropio
Función Largo
Función BuscarV
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Realizar la búsqueda con BuscarV en varias tablas al mismo tiempo
Como hacer un doble BuscarV
Triples, cuadruples BuscarV
Complicando más las cosas
Buscando Items incorrectos o desconocidos entre dos tablas
Función Índice
Función Coincidir
Función Sumar.Si
Función SumaProducto
Suma como Saldo Total
Suma anidando la función Índice y Coincidir utilizada en un presupuesto
Suma con la Función Desref
Función BdContar
Función BdContarA
Función BdExtraer
Función BdMax
Función BdMin
Función BdSuma
Función BdPromedio
Función Carácter
Función Elegir
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La falencia de la función =BuscarV
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Funciones o Formulas Matriciales
Formulas que devuelven un solo valor
Como ingresar una formula matricial
Como se forma la matriz de información
Operaciones Lógicas con Formulas Matriciales
Armando una matriz para funciones que no trabajan como matriciales
Formulas que a su vez devuelven una Matriz
Algunas Funciones Matriciales de Utilidad
Formulas Matriciales Vs Formulas Normales
Ejemplo práctico de formulas matriciales sobre una base de datos
Pase de asientos de libro diario a libro mayor
Usando formulas matriciales para hacer la explosión de producción
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Como corregir las fechas, de texto a Excel y de Excel a Texto
Arreglando las fechas mediante la herramienta Texto a Columnas
De Fecha Excel a Fecha Texto
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Técnicas que conviene saber
Copiar una hoja
Mostrando los números en formato de miles
Montando Subtotales
Una forma de revisar los números consecutivos
Asignar nombres a los rangos, celdas o tablas
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El formato condicional
Formato condicional en Excel 2007
Encontrando las transacciones de la ULTIMA SEMANA
Usando Íconos para marcar valores
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Barras de datos
Montando ICONOS solo al Top 10%
Usando Formato Condicional en Excel 2003
Encontrando valores duplicados o valores únicos.
Encontrando duplicados en Excel 97-2003
Encontrando valores UNICOS en Excel 2003
Usando filtro avanzado para encontrar valores únicos.
Usando una tabla dinámica para encontrar registros únicos.
Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS en
Excel 2007 para encontrar los registros UNICOS
Más de formato condicional - Duplicados Primera ocurrencia
Duplicados Primera ocurrencia en Excel 2007:
Duplicados todas las ocurrencias
Más de formato condicional:
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Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA
Más de formato condicional: Comparar la celda correspondiente con otra hoja
Más de formato condicional: Máximos en fila y en columna
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Validación de datos
Validación Básica
Validación de datos de lista
Lista desplegable desde otra hoja de cálculo
Doble lista desplegable
Validación de Fechas
Validación de longitud de texto
Validación personalizada
Validar si los datos entrados suman el valor requerido
Validación de formato y solo números entre 0 a 100
Validación para prevenir registros duplicados
Validación para prevenir que se llenen registros fuera de cada fila
Validación para controlar que ingresen solo números o solo texto
Validación para controlar que no dejen casillas en blanco
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Analizando información con Tablas Dinámicas
Como se necesita tener la información para armar una tabla dinámica
Armando una tabla dinámica en Excel 97-2003
Armando la tabla dinámica en Excel 2007
Cambiando la tabla dinámica usando el botón “Agregar a” en Excel 97-2003
Modificando la tabla dinámica en Excel 2007
Cambiando las celdas que se ven en blanco por ceros
Cambiando la tabla dinámica en Excel 2007 arrastrando los campos de manera similar a
Como lo hacía en Excel 2003:
Mostrando dos o más campos en la zona de datos
Agrupando campos de fecha
Removiendo los campos de la tabla dinámica
Creando un Reporte Específico usando el cuarto elemento del panel: El filtro de Reporte
Mostrando el TOP de los 10 mejores
Como se sacan los 10 mejores en Excel 2003
Ordenar y Filtrar en Excel 2007
Extractando información detallada de los campos de la tabla dinámica (Drilling Down)
Tablas dinámicas y el recalculo de información.
Limitaciones de las tablas dinámicas
Más de tablas dinámicas:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Operaciones diferentes a Suma
Llevando más campos a la tabla dinámica:
Más de tablas dinámicas: Porcentajes de Participación
Más de tablas dinámicas: Acumulados
Más de tablas dinámicas: Participación porcentual
Más de tablas dinámicas: Crecimiento en Valor y en Porcentaje
Más de Tablas Dinámicas: Campos Calculados
Más de Tablas Dinámicas: Elementos Calculados
Más de tablas dinámicas: Cruces de información.
Más de Tablas dinámicas: Desactivar la opción GETPIVOTDATA.
Más de Tablas dinámicas: Armando tablas dinámicas que leen más de
1.048.576 filas de Excel
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Automatizando las tareas con Excel VBA
Otorgando el permiso necesario para que el código de las macros corran o se ejecuten en su
computadora
Insertando el modulo VBA en su libro de trabajo
Escribiendo y corriendo una macro
Una macro que recorra todos los registros de la hoja de Excel
Como referenciar las celdas en el recorrido
Referenciar la fila completa usando CELLS
Referenciar un rango rectangular usando CELLS
Macro que nos colorea cada tercera fila de rojo
Tomando decisiones basados en los valores hallados en la fila
Trabajando con un número desconocido de Filas
Trabajando con Otras Hojas de Cálculo
Recorriendo todas las hojas de cálculo
Usando el grabador de macros para aprender otro código
Lo que hay que tener en cuenta del grabador de macros
Ir hasta la última celda con información
Desplazarnos a partir de una celda sin necesidad de seleccionarla:
Algo más sobre la instrucción ActiveCell.Offset
Ejecutar una macro paso a paso
Las variables
El procedimiento DO UNTIL
Haciendo Un DO UNTIL combinado con variables temporales que nos montan una formula
tal como =SUMA()
Analizando el problema porque la Macro de tabla dinámica en Excel 2007 no corre.
Haciendo que la macro que nos haga el recorrido con las variables de los rangos de inicio y
final de cada bloque de valores de cada una de las cuentas.
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Algunas técnicas para depurar los archivos planos
Depurando el balance de comprobación por terceros
Creando la macro que depura el balance de comprobación por terceros
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Referencias
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Agradecimientos
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Introducción
"He aquí yo os envío como a ovejas en medio de los lobos;
sed pues, prudentes como serpientes y sencillos como palomas"
Mateo 10, 16:
Esta cita del apóstol Mateo más de uno la conoce, además es frecuente que el día del Contador se
envíen tarjetas o correos electrónicos –emails- conmemorativos incluyendo esta cita Bíblica. Puede que
suene bastante dura si la aplicamos a la actividad del Auditor, pues implícitamente se está indicando
que los lobos están en las organizaciones, lo cual es una fuerte aseveración si se tiene en cuenta que
las relaciones de los hombres se basan en la buena Fe. Pero quien ha estado en Auditoría, sabe que se
debe pensar colocándose en los zapatos del sujeto que presuntamente pudiera tener la alevosía y la
premeditación, -así no exista dicho sujeto- para poder realizar hallazgos o hacer recomendaciones.
Máxime si en la organización auditada se cuenta con la infortuna de dar con algunos personajes que
procuran de alguna manera que no se encuentren pruebas, pues son un riesgo para su trabajo o su
fuente de ingresos “extra”. Una táctica es “empapelar” o “Atiborrar” de documentos al Auditor. Quien
ha trabajado en Auditoría Interna sabe que la diferencia con la Auditoría Externa es mucha. Nada mas
piense que por lo general se tienen pocas horas para auditar cierta área y encima de todo, solo una
muestra.
Pero no solo eso; los lobos en sentido figurado pueden ser otros tales como el lobo del trabajo bajo
presión, el cual es en mi opinión el mayor de todos, pues en medio de los afanes las cosas a veces
quedan mal hechas, (además la intensidad horaria laboral deteriora tu vida personal), si no se poseen
metodologías o ayudas que le permitan ser mejor en lo que se hace. (O el lobo de la negligencia, la
displicencia, la codicia, la pereza, el vicio o la corrupción, estos ya no son lobos propios sino demonios
propios, por no ir más allá todavía y hablar de perseguir una mejor calidad de vida a toda costa, o aún
la misma esperanza de ser un día ricos –ricos? ¿En que sentido?- son demonios más peligrosos que nos
incitan a que empeñemos nuestro futuro, y con ello peligrosamente estar en la posibilidad de que,
abrumados por las deudas perder el dominio de un criterio claro. Recordemos que la Biblia en
Proverbios 22 nos enseña que “De más estima es el buen nombre que las muchas riquezas, y la buena
fama que la plata y el oro”. Más adelante, en el versículo 7, apunta que “El deudor es sirviente del
prestamista”. Así pues, ojo con eso). Quienes estamos en esta actividad, sabemos lo crítico y el sumo
riesgo que se asume al opinar sobre los Estados financieros. Cuando revienta una situación el primero
que sufre las consecuencias es el Auditor o Revisor Fiscal, y por más que el dictamen indique que la
producción de los Estados Financieros es responsabilidad de los administradores, eso no lo salva de que
le corten o renueven sus servicios de asesoría. Después de ellos, las miradas recaen en los
administradores que resulten implicados. Recordemos que cuando estallaron los fraudes en EEUU de
Enron y Worlcom entre otros, fueron tan graves que dieron al traste con la existencia de la
multinacional de Auditoría número uno del mundo, Arthur Andersen.
Este es un libro que aborda la utilización del Excel en la labor del Auditor, del Contador y del
Administrador. Es un libro hecho desde la experiencia del día a día hacia Excel. La cantidad de criterios,
preferencias, perspectivas, estilos de presentar o necesidad de presentar la información, hace que sea
muy difícil satisfacer las necesidades de los usuarios a la hora de confeccionar sus informes o los
reportes que exigen. Esta situación hace que se llegue a la situación de bajar o de descargar un listado
que estaba destinado a imprimirse a Microsoft Excel, y a partir de Excel es que se comienza a trabajar.
Las maneras de trabajar los listados bajados en archivo plano a Excel poco se enseñan y en la vida real,
he podido observar casos extremos en los que el desconocimiento de las herramientas y metodologías
que se pueden implementar a través de Excel, hacen que incluso se disponga de una persona dedicada
a organizar la información del archivo plano durante algunos días. (Mayor costo de mano de obra en la
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
oficina. ¿Y cuando no hay apoyo?) Es aquí en donde el conocimiento del manejo de este maravilloso
aplicativo hace la diferencia entre un profesional y otro.
Esta labor tan manual, que supone una dedicación de tiempo a tal punto que no se justifica que un
profesional que ha invertido tanto tiempo en su formación -frecuentemente universitaria- termine
dedicando horas depurando y organizando la información de archivos planos aún mas que las
actividades propias de su profesión, en lugar de emplearlas para lo que realmente fueron contratados:
Actividades que apoyan la Visión y la Misión empresarial, pero que dada la cantidad de prerrogativas
terminan creando un cuello de botella que solo alcanza a dar un mínimo cumplimiento a las
necesidades Gerenciales.
Otra razón más poderosa aún para aprender a trabajar los listados bajados como archivo plano a Excel,
sobretodo para los Auditores y Revisores Fiscales, es el hecho de dar cumplimiento en Colombia al
Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 “Cifras fielmente tomadas de los libros y previamente confirmadas”.
Para confirmar, lo mejor sería tomar los libros oficiales o los listados auxiliares, bajarlos tal cual como
son a Excel, es decir, originales, (para que luego no digan que uno se ha inventado las cifras) dejarlos
en una hoja de cálculo intactos, (Pues en el listado consta la fecha y hora de generación del listado,
una foto de la situación contable), hacer una copia del listado o reporte original en una hoja anexa y
sobre ella depurar la información; es decir, limpiarle todas las rayitas y encabezados de listado que no
le facilitan a Excel hacer cálculos sobre ella: Convertirla en una base de datos y con esta base, si
comenzar a cruzar con la información detallada de los módulos de cartera, o de inventarios, u otros
sistemas o aplicativos, ver si ambas bases “se conversan” como se suele decir. Todo esto se puede
hacer muy rápidamente con la ayuda de Excel. Por rápidamente me refiero a minutos, sino segundos.
No saber buen Excel para un Contador, Auditor o Administrador, puede ser una seria desventaja
competitiva, incluso tan grande como lo es no saber Inglés. Pero saberlo manejar, es una maravilla.
Sobre todo el tema de las macros de Excel. Es por eso que este libro no le enseña las herramientas
básicas de Excel. En el mercado ya hay muy buenos libros que lo pueden llevar de la mano y superar el
nivel básico. Además en Internet hay manuales sobre Excel básico muy buenos (como la biblia del excel
2007 o 2010) que puede descargar gratis en Acrobat (Los documentos Acrobat son los archivos con
extensión .Pdf) a su computadora.
Este libro propende por mostrarle maneras de trabajar la información, temas que hacen la diferencia en
relación con los demás textos del mercado y recursos disponibles en Internet.
También es importante decir que para un Profesional de las ciencias de la administración puede ser una
tortura tener que depender de otras áreas -como informática-, al momento de trabajar grandes
cantidades de información. Yo le aseguro que en cuanto le comience a encontrar el gusto al buen Excel,
encontrará que su dependencia del área de informática descenderá tremendamente, pues ya no
necesitará que le hagan consultas a la base de datos o que le creen desarrollos con todo lo que ello
supone, (Sobretodo el costo, pues crear y hacer algo nuevo nunca es gratis, con el consecuente
impacto en el Presupuesto) y antes evaluará el trabajo que normalmente ellos hacen. Por ejemplo, en
una plataforma JDEdwards o BPSC que corre sobre el viejo pero poderoso AS/400, los módulos
(Facturación, Cartera, Inventarios, etc.) manejan tanta información que viaja hacia la contabilidad, que
saber, poder decir, meter “las manos a la candela” y asegurar, que todo lo que está en la contabilidad
es 100% todo lo del módulo es una afirmación que no se hace, no se puede hacer a la ligera. Sin
embargo, se debe de estar en condiciones de poderlo verificar y por lo tanto asegurar. En cuanto sepa
cómo hacerlo (manualmente en minutos, o en segundos mediante macro), y en cuanto detecte
transacciones que no viajaron hacia la contabilidad, o cualquier otra inconsistencia, una sonrisa
aparecerá en su rostro cuando le demuestre a los de informática, por ejemplo, que algunas partidas o
porciones de información se quedaron “volando” y no se asentaron correctamente en la contabilidad.
Las casas de software se han “puesto las pilas” en este sentido y ahora propenden por sacar versiones
en las cuales ya no hay procesos de “interfaces” entre los módulos y la contabilidad, propenden porque
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
las transacciones queden “en línea”, pero el usuario final poco cambio detecta en este sentido, por lo
tanto es un cambio que poco se valora porque en ultimas no tendría porque hacerlo, pues el
programa contable DEBE en todo momento y COMO SEA, asegurar la información.
El potencial de Excel es tan grande, que un libro que lo abarque todo sería una enciclopedia por lo
menos de 5 tomos. Hay manuales de Excel-macros en Ingles que superan las mil páginas. Es por eso
que me centro en los temas que considero son los más relevantes para los profesionales de las ciencias
de la administración. El libro se enfoca en los archivos planos del sistema contable CG1, pues como
profesor, noto la gran cantidad de compañías que lo usan, es por eso que a su vez me centro en las
metodologías que utilizan a la hora de trabajar la información de los archivos planos.
Por otra parte, la experiencia me indica que para las áreas contables es difícil liberar tiempo para tomar
clases, más aún para asistir a seminarios de Excel. Nada más el tema del tráfico, (solo por citar uno de
los inconvenientes), el stress del desplazamiento, lo absorbente del trabajo, es para matar cualquier
intención. Estamos en un “corre-corre” tenaz, incluso entre la espada y la pared. Los contadores deben
soportar transacciones de última hora aún después de cierre y encima de eso, producir los Estados
Financieros a la velocidad de la Luz, un pulmón respirándole en la nuca diciendo: “Quiubo Ya?”. Si no
lo sabe aún, este libro le dará algunas bases para que comience a generar esos reportes con mucha
rapidez. Pero deberá hacer un esfuerzo, romper un poco sus hábitos, armarse de paciencia, ir
aprendiendo, ensayando y con mucho cuidado introducir las nuevas metodologías, que deberá probar,
o ejercitarse en ellas antes de implementarlas, para no pasar ratos desagradables con su jefe.
El libro cuenta con el apoyo que el autor del libro presta en la comunidad de Excel Audi, (antes Excel
Máquial)
Para encontrar el grupo en Facebook debe digitar esta dirección:
http://www.facebook.com/groups/excelaudi/
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Mi nueva pagina web es http://www.excelaudi.com
Aún está en construcción, asi que si la digita lo devolverá hacia google mientras la termino de
configurar. Mientras tanto, lo invito a que me escriba a mi email [email protected], o se una al
nuevo grupo de Facebook que le indicaba anteriormente:
http://www.facebook.com/groups/excelaudi/
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Solo los profesionales de hoy que hagan un esfuerzo y propendan por aprovechar el potencial de la
herramienta que siempre ha estado desde cuando eran adolescentes, podrán hacer la diferencia e
imponerse a los demás. Y no deberán temer que lleguen firmas de auditoría del exterior quebrando
precios pues ustedes de la mano de Excel los podrán bajar aún más. En sus manos siempre ha estado
el poder para hacer Inteligencia de Negocios y Contabilidad Forense, solo por citar algunas actividades.
Espero que el libro sea de tu agrado y me colabores adquiriéndolo y dándolo a conocer con tus amigos
y colegas. También te pido de todo corazón que me ayudes a combatir el problema de la piratería. No
permitas que el libro se fotocopie. Si lo haces, estarás destruyendo la ventaja competitiva que
adquieres, lo que te diferencia de los demás, la posibilidad de mejorar y diferenciar tu talento la hechas
por la borda, y con todo lo que ello implica, me perjudicas tremendamente. Este proyecto lleva más de
un año, te aseguro que si hubiera nacido en cuna de oro seguramente no hubiera escrito un libro de
estos, pero la necesidad es la madre de la industria. Apelo a tu sentido Ético y profesional para que me
ayudes en esta gesta. Espero que este trabajo rinda sus frutos para poder continuar con la labor
pedagógica de seguir enseñando y escribiendo libros de Excel, que cubran otros temas igualmente
importantes en la organización.
Me doy cuenta de la cantidad de talento que tenemos entre nosotros. Las nuevas generaciones del play
station y el nintendo ya han crecido y vienen pidiendo pista, ávidos de demostrar que son lo mejor de lo
mejor. El Contador y el Administrador del Futuro es aquel que es en todo momento resolutivo y a la
manera de los paisas, no preguntan “…Y ahora que hacemos?” sino que piensan en cómo solucionarlo.
¿No ha notado que en nuestra profesión, los inconvenientes y los problemas son lo que nos da de
comer? Profesionales con una proactividad pasmosa, que no son esclavos del tiempo ni de la
costumbre, que no los atan los hábitos laborales sino que encuentran las mejores metodologías para
realizar todo mucho mejor, más rápido, incluso más bonito y a cambio de mas económico, el mayor
volumen rendirá y creará a su vez mayor valor. Profesionales que cuando el jefe va, ellos ya han vuelto,
y cada vez generan mayor valor agregado al trabajo. Nada le quedará “Grande” al Contador. Antes por
el contrario, comenzará a reírse de todas las adversidades. El Contador de este siglo XXI integrará más
conocimiento de sistemas a su haber y verdaderamente, en lugar de trabajar principalmente para la
administración de Impuestos, apoyará a la organización presentando informes acertados y oportunos
para una efectiva toma de las decisiones. Comienza dando ese primer paso o reafirmándolo si ya estás
en la senda, retoma la capacidad creadora que poseemos todos los seres y deslígate poco a poco de la
actividad hacedora. No olvides cuestionar, validar y verificar constantemente.
Finalmente te comparto esta cita milenaria del sabio Lao-Tsé, que nos dejó en su libro El Tao-Té-
King:
“Para gobernar las cosas el mejor consejo es ser sobrio.
El ser sobrio equivale a ser previsor.
El ser previsor equivale a estar preparado y fortalecido.
Estar preparado y fortalecido equivale a poseer una capacidad infinita.
Y poseer una capacidad infinita es ser siempre afortunado”
Alejandro Quiceno García
Santiago de Cali, Sábado Abril 10 de 2010
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Breve Historia de la Hoja de Cálculo.
“Para saber adónde vas, debes saber de dónde vienes”, reza cierto proverbio judío. (Informo que no lo
soy y que no tengo ningún problema con la diversidad religiosa) . Y en el tema del Excel, es importante
conocer, por lo menos en forma resumida, toda el agua que ha corrido antes que Usted
afortunadamente se interesara por este aplicativo.
Considero que no se ha hecho la debida justicia al reconocerle a los Contadores por lo menos haber
sentado las bases de lo que sería la hoja de cálculo. Economistas y Contadores académicos la
promovieron mucho antes de que la generación de expertos en computadores de los años 60
estuvieran interesados en las hojas de cálculo electrónicas. Quizás habrán oído hablar a nuestros
amigos Contadores de la vieja guardia, como se trabajaba antes con unas “Superhojas”
Multicolumnarias muy grandes, con las cuales se registraba manualmente la información. Estas hojas
formaban los libros Contables y los había para todos los casos. Estas Grandes hojas, frecuentemente
denominadas “Matriz de información” (palabra clave) eran –y aún son hoy en día en sitios en los cuales
no llega la tecnología aún- la base del sistema de información.
Pues bien, esta noción de “Matriz”, nos sirve para retroceder aún más en el tiempo, para reconocer que
las matrices han sido empleadas por los contadores desde hace cientos de años. La historia registra
(seguramente la tendencia fue fuerte entre los expertos del tema de la época, pues no todos los doctos
gustan de documentar o divulgar su conocimiento tan duramente logrado, pues el conocimiento
duramente adquirido es un tesoro con el cual agregas valor y te diferencia de tu competencia) que
fueron las matrices contables de De Morgan (1846), Rossi (1889) y Gomberg (1927) y las aplicaciones
en álgebra de matrices por Leontief, Frich y otros; una etapa posterior corresponde al intento, a finales
de los años 1950 y 1960, para generalizar la hoja de cálculo y aplicarla sistemáticamente, junto con el
álgebra de matrices a los negocios contables y financieros. El profesor Richard Mattessich en 1961
impulsó el desarrollo de matrices computarizadas para su utilización en la contabilidad empresarial.
Desde aquí se establecieron 3 direcciones diferentes: (1) La computarización de la hoja de cálculo y la
simulación del presupuesto, así como el principio de los sistemas de contabilidad electrónicos para los
macrocomputadores; (2) La aplicación del álgebra de matrices a varios problemas de contabilidad de
costos y contabilidad financiera, así como a la integración de bases de datos contables con sistemas de
búsqueda; (3) La axiomatización de sistemas contables que trajeron como consecuencia la estructura o
marco conceptual de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera en Estados Unidos (FASB) y en
otros cuerpos emisores de normas de contabilidad. Pero el énfasis para la hoja de cálculo fue dado en
la primera dirección, (la simulación del presupuesto).
Información detallada de esto que le menciono, si le interesa profundizar, puede buscar en Internet el
documento “Spreadsheet-Malaga-LV.pdf”.
Aparece la primera hoja de cálculo del mundo: El LANPAR
Posteriormente la historia registra que en 1969 se creó el “LANPAR” – LANguage for Programming
Arrays at Random. La cual fue la primera hoja de cálculo del mundo. Coinventada y desarrollada por
Rene Pardo y Remy Landau, los cuales la diseñaron y la vendieron a Bell Canada, AT&T y las 18
compañías operadoras de teléfono a través de Estados Unidos, además de la planta de General
Motors en Michigan. Fue inventada por la necesidad que la compañía Bell Canada y AT&T tenían con
el presupuesto, pues debían cambiar los datos de por lo menos 2.000 casillas en sus formas
presupuestales, y el plazo de espera que debían soportar los grupos del departamento de servicios de
información para reescribir el software en el lenguaje Fortran era de 6 meses a 2 años.
Pardo y Landau sentían totalmente que esta programación debía estar en las manos de los usuarios
más que en los Ingenieros de sistemas. ( Súper!!!!) Usando LANPAR, el Señor Art Smith de Bell Canadá,
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
estuvo en capacidad de programar y hacer TODOS los cálculos necesarios en toda la aplicación, por si
mismo en tan solo un fin de semana. (No le suena tan familiar y repetitiva esta historia?)
René Pardo y Remy Landau, tampoco fueron ajenos a la larga lucha por lograr la patente, solo la
obtendrían en agosto de 1982 después de largos pleitos y por supuesto después de todo ese tiempo, el
costo de la oportunidad, la imposibilidad de haber lanzado formalmente su producto al mercado
potencial. Esta información la puede ver en inglés en la página web de René Pardo.
Llega VisiCalc
Los medios indican que los trabajos de Pardo y Landau no tuvieron influencia directa en el desarrollo
del trabajo de Dan Bricklin, creador del programa “Visicalc”.
La idea se le ocurrió en 1978 a Dan Bricklin a raíz de un caso que debía resolver en la universidad de
Harvard y decidió programarlo en lenguaje BASIC. Como resultado, obtuvo una hoja de cálculo capaz
de manipular 5 columnas y 20 filas. Como es visto lo ínfima que era, le pidió ayuda a Bob Frankston,
Ingeniero del MIT (Massachusetts Institute of Technology) con el fin de expandir la hoja electrónica.
Posteriormente en otoño de 1978 se les uniría Daniel Fylstra, también del MIT y de la escuela de
negocios ($) de Harvard. Como es natural, Fylstra vio el potencial comercial de la aplicación si la hacían
correr en un microcomputador Apple. Los tres fundaron en enero de 1979 “Software Arts Corporation” y
comenzaron a mercadear “Visicalc”, (Visible Calculator). La empresa de Daniel Fylstra llamada Personal
Software se convirtió en “Visicorp”; vendió casi un millón de copias del aplicativo.
Aparece la hoja electrónica Lotus 1-2-3
Posteriormente en los 80 entraría Match Kapor como diseñador y gerente de producto de Visicorp, y
desarrolló los programas Visiplot y Visitrend, los cuales vendió a los socios de la empresa por un millón
de dólares. Con estos recursos, mas el apoyo del inversionista Jonathan Sachs, fundaron Lotus
Development Corporation, para comercializar el producto que Kapor había desarrollado, el Lotus 1-2-3.
En poco tiempo superó a Visicalc. Integró graficación y manejo de bases de datos, asignar nombres a
las celdas, definir rangos y hacer macros. Con el éxito obtenido, al poco tiempo compraron Software
Arts y descontinuaron Visicalc, pues en su opinión Lotus 1-2-3 era superior a Visicalc. …La selección
natural del sistema capitalista en acción.
Luego llegaron una multitud de hojas de cálculo, quizás las de mayor recordación fueron SuperCalc,
Qpro y Excel. En la batalla que seguiría en los frentes legal, venta de empresas, participación de
mercado entre otros, finalmente ganaría Excel, la cual es hasta hoy el estándar universal de las hojas
de cálculo. Lo que tanto critican algunos hoy en día, es lo que hizo que se impusiera sobre las demás:
el continuo desarrollo y mejora del producto, los cuales eran mucho más rápidos que los de la
competencia, y los usuarios veían con expectativa las nuevas funcionalidades del software.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
¿Que es Excel?
Esta es mi definición de lo que es Excel: Es el nombre de una aplicación desarrollada por la Corporación
Microsoft, (Empresa creada por el famoso Bill Gates) de tipo hoja de cálculo que viene integrada en la
“suite” de aplicaciones de computador para la oficina, más conocida como Microsoft Office, de la que se
sirve todo aquel que necesite crear informes, manejar o administrar o capturar y guardar (o todas las
anteriores) gran cantidad de información y con base en ella realizar análisis, efectuar gran cantidad de
cálculos y recálculos, los cuales sin una hoja electrónica o Excel que es la mejor de ellas, sería más
complejo y dispendioso. Por esta razón son los Administradores de Empresas, Ingenieros, Contadores,
Auditores, Financieros, Economistas, profesiones y actividades similares de apoyo (Task force) los que
han encontrado en Excel su mejor aliado.
Veamos la definición de Wikipedia, la enciclopedia gratis de internet:
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
Y que es una hoja de cálculo?
Según Wiki, es:
http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_calculo
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Historia del Excel
Excel hizo su debut en 1985 en los computadores Macintosh de la Compañía Apple (los Mac fueron los
primeros computadores personales y aún hoy siguen siendo en mi opinión los mejores y los más
elegantes, pues su arquitectura no facilita entre otras cosas que les entren virus) y nunca perdió su
posición como la aplicación de tipo hoja de cálculo más popular de los Mac. En 1987, Excel se incorporó
a los PC (Personal Computers – Computadores personales que serían la competencia más seria de los
Mac, pues colocaron el PC al alcance de un número mayor de personas, el computador personal dejaba
de ser una máquina solo para las clases pudientes y se acercaba cada vez más a una población cada
vez mayor). El sistema operativo de los PC de IBM fue el D.O.S (Disk Operating Sistem) y
posteriormente Windows, ambos desarrollados también por Microsoft. A Excel le tomó algunos años
sobrepasar a Lotus 1-2-3, la cual fue una de las aplicaciones más exitosas en la historia de la
computación.
Como veíamos en la historia de la hoja de cálculo, un gran número de hojas de cálculo disfrutaron el
éxito antes de que IBM realizara el PC en 1981, entre ellas, estaban VisiCalc y Multiplan. Multiplan fue el
predecesor de Excel, y usaba el sistema de notación de filas y columnas R1C1 (Row 1, Fila 1 – Column
1, Columna 1: referenciaba las celdas por sus coordenadas de filas y columnas) y aún hoy se encuentra
disponible como una opción de notación en Excel. Pero fue el Lotus 1-2-3 el que se disparó al estrellato
muy poco después de su debut y vino a dominar el mercado de la hoja de cálculo de la computadora
personal.
Las primeras macros
1-2-3 fue la primer hoja de cálculo que ofreció gráficos e integración con bases de datos en un solo
paquete. Sin embargo, la principal razón de su éxito fue la posibilidad de grabar macros. La historia
cuenta que los desarrolladores del 1-2-3 colocaron las macros para depurar y probar el mecanismo del
producto, y ellos mismos cuentan que sólo se dieron cuenta del potencial de las macros a última hora, y
las incluyeron en la liberación final del producto “por si acaso”.
Sea cual sea el origen de las macros, las macros le dieron a los “No-Programadores” una manera
sencilla de llegar a ser programadores y automatizar las hojas de cálculo. Los usuarios “NoProgramadores” tomaron la oportunidad y desde entonces la han aprovechado, por fin tuvieron una
medida de independencia del departamento de Informática.
Las macros originales del 1-2-3 realizaron las tareas ejecutando las mismas teclas que un usuario
utilizaría para llevar a cabo la misma tarea. Fue, por lo tanto, muy sencillo crear una macro porque no
había virtualmente nada nuevo de aprender sobre el progreso de la manipulación normal de la hoja
de cálculo a la manipulación programación. Todo lo que ha había que hacer era recordar que teclas
presionó y anotarlas. Las únicas concesiones a la programación tradicional fueron ocho comandos u
órdenes extra tales como el comando /x. Los comandos /x proporcionaron una manera primitiva de
toma de decisiones que podía ser ingresada por el usuario y una manera de construir menús.
Uno de los mayores problemas de las macros del 1-2-3 fue su vulnerabilidad. Todavía no se había
inventado el libro con varias hojas de cálculo y las macros se tenían que escribir directamente en las
celdas de la hoja de cálculo, junto con los demás datos que allí había. Las macros estaban a merced del
usuario; por ejemplo si se insertaban filas o columnas, esto afectaba el código. También estaban a
merced del programador, pues si se organizaban los datos de la hoja de cálculo se afectaría también el
código.
A pesar de los problemas los usuarios revelaron su nueva capacidad de programación y millones de
líneas de código fueron escritos en este lenguaje de programación, utilizando técnicas recursivas para
superar las limitaciones. Muchos dependieron de código que a menudo se diseñaba mal, mal
documentado y sumamente vulnerable.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
El lenguaje de las Macros XLM
Las primeras macros de Excel requerían que se escribieran en una hoja para macros que se grababa en
un archivo de extensión .xlm. De esta manera las macros se guardaban de manera separada de la hoja
de cálculo, la cual se grababa en un archivo con extensión .xls. Hoy, uno se refiere a estas macros
como las XLM macros, o las Macros de Excel 4, para distinguirlas del lenguaje de macros VBA que se
introduciría en la versión 5 de Excel. El idioma de las macros Xlm consistía en llamar las funciones
organizadas en columnas de la hoja macros.
Había cientos de funciones necesarias para proporcionar todas las características de Excel y lograr el
control programático. El lenguaje XLM fue mucho más sofisticado y poderoso que el idioma de macros
del 1-2-3, aun que las versiones 2 y 3 del 1-2-3, pero el código producido no era muy inteligible.
La sofisticación del lenguaje de las macros de Excel fue una espada de doble filo. Apeló a quienes
tuvieran mejores aptitudes para programar, pero fue una barrera para la mayoría de los usuarios. No
había relación sencilla entre la manera que se operaba manualmente el Excel y la manera en que se
programaba. Aprender rápido implicaba dominar el lenguaje XLM.
Otra barrera para la aceptación del Excel en la PC era que este requería Windows. Las primeras
versiones de Windows estaban restringidas por el limitado acceso a la memoria de la máquina
computadora, y Windows requería mucha más potencia para operar que el D.O.S, (el sistema operativo
anterior al Windows, también de Microsoft). La interfaz gráfica del Windows era bien vista, pero para
que operara bien se tenía que mejorar el equipo, y la velocidad de operación fue percibida como un
problema.
Lotus cometió el error de asumir que Windows tenía sus días contados y que pronto sería reemplazado
por el OS/2, y no se molestó en crear una versión de Lotus 1-2-3 para Windows. Los de Lotus colocaron
toda su energía en desarrollar una versión de Lotus muy elegante que corriera bajo OS/2. Esta apuesta
a “un solo caballo” fue una decisión errada que afectó la evolución del 1-2-3.
Cuando los de Lotus vieron que Windows había llegado para quedarse, estuvieron en verdaderos
apuros pues veían como los usuarios adoptaban Excel. La primer intensión fue desarrollar una versión
de 1-2-3 para Windows, la cual salió al mercado en 1991, que realmente era la versión 1-2-3 (3) para
D.O.S. Versiones posteriores de Lotus han cerrado la brecha con Excel, pero han sido demasiado tarde
por la adopción casi universal de Microsoft Office por parte del mercado.
Excel 5
Microsoft tomó una decisión valiente para unificar el código de la programación de sus aplicaciones
Office introduciendo VBA – Visual Basic para Aplicaciones-. Excel 5, liberado en 1993, fue la primera
aplicación que incluyó VBA. VBA fue introducido gradualmente en las otras aplicaciones de Office en las
versiones posteriores. Excel, Word, Access, Powerpoint y Outlook, toda la suite Office usaba VBA como
su lenguaje macro.
Desde la liberación de Excel 5, Excel ha apoyado el lenguaje XML y los idiomas de macro de VBA, y el
apoyo para el lenguaje XLM continuará en el futuro previsible, pero han disminuido los usuarios pues
continúan cambiándose al VBA.
VBA es un lenguaje de programación orientado a objetos que es idéntico al lenguaje de programación
Visual Basic en la manera en que es estructurado y en la manera que maneja objetos. Si Usted aprende
a usar el VBA en Excel, sabrá cómo utilizarlo en otras aplicaciones de Office.
Las aplicaciones de Office varían en sus objetos. Para programar una aplicación debe de conocer el
modelo objeto, el cual consiste en la jerarquía de todos los objetos que Usted encuentra en la
aplicación. Por ejemplo, la parte del modelo objeto de Excel nos dice que hay un objeto “Aplicación”
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
(Excel), que contiene un objeto “Libro de trabajo” que contiene a su vez un objeto u objetos “Hojas”
que a su vez contiene un objeto Rango, nombres de celda, etc.
VBA es algo más fácil de aprender que el idioma de macro de XLM. Es más poderoso, es generalmente
más eficiente, y le permite escribir código bien estructurado. Usted también puede escribir código mal
estructurado, pero siguiendo unos pocos principios, debe poder producir código que es entendido
perfectamente por otros y es razonablemente fácil de mantener.
En Excel 5, el código VBA fue escrito en módulos, que también se organizan como las hojas de un libro
de Excel. Las hojas de trabajo, hojas de gráfico, y hojas de diálogo fueron otros tipos de hojas que
podrían ser contenidas en un libro de Excel 5.
Un módulo realmente es como un procesador de texto con algunas características especiales que le
ayudan a escribir y a probar el código.
Excel 97
En Excel 97, Microsoft introdujo algunos cambios dramáticos en la interfaz de VBA y algunos cambios
en la modelación de objetos de Excel. De Excel 97 en adelante, los módulos no son visibles en la
ventana de aplicación de Excel y los módulos ya no son objetos contenidos en el Libro Excel. Los
módulos son contenidos en el proyecto de VBA asociado con el Libro y sólo pueden ser vistos y pueden
ser redactados en la ventana del Editor de Visual Basic.
Además de los módulos estándar, también se introdujeron los módulos de clase, lo que le permite crear
sus propios objetos y conseguir acceso a eventos de aplicación. Los comandos de las Barras de
herramientas (CommandBars) se introdujeron para reemplazar menús y barras de herramientas, y los
Formularios de los usuarios “UserForms” reemplazaron las hojas de diálogo. Ahora los Formularios solo
pueden crearse en la ventana del VBA. Como de costumbre, los objetos reemplazados se mantienen
operativos, pero se ocultan y no se documentan en las pantallas de ayuda.
En versiones anteriores de Excel, los objetos como los botones se “empotraban” en las hojas de trabajo
y sólo podían responder a un solo evento, generalmente un clic del ratón. Al salir Excel 97 aumentó el
número de eventos a los que el código VBA podía responder. También se introdujeron los controles
ActiveX que pueden ser incluidos en las hojas de trabajo y los formularios (UserForms).
En esta versión el VBE proporciona mucha más ayuda de la que había estado disponible antes.
Por ejemplo, como se escribe código, van apareciendo la sugerencia automática y ayuda sobre los de
métodos y propiedades de los objetos, valores de argumentos, parámetros de las funciones, entre
otros.
Excel 2000
En cuanto al editor de macros, el VBA Excel 2000 no introdujo cambios dramáticos, hubo mejoras en
algunas características de Excel como las tablas dinámicas. Los usuarios web se beneficiaron con de
Excel 2000, especialmente por la capacidad de guardar libros como páginas web. Tenía también
mejoras para usuarios con necesidad de compartir información.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Excel 2002
Excel 2002 solo tuvo cambios incrementales; una vez más, las mejoras estuvieron en la interfaz del
usuario antes que en las características de programación. Microsoft se concentró en mejorar las
características web para distribuir los datos en internet. En el Editor VBA se incluyó la protección,
SmartTags, RTD (los Datos en Tiempo Real) y apoyo mejorado para XLM.
Las características de protección permiten el control selectivo sobre las características que son
accesibles a los usuarios cuando se protege una hoja de trabajo. Por ejemplo, se puede tener control
sobre lo que puede alterar, que celda formatear, insertar o borrar filas y columnas.
También incluyó la posibilidad de especificar cuáles usuarios pueden editar áreas específicas y además,
si se quiere que utilicen una contraseña antes de hacer los cambios.
La característica SmartTags es la que permite a Excel reconocer los datos escritos a máquina en las
celdas, como “intuyendo” lo que quiere escribir el usuario. Pero no solo eso: Excel 2002 puede
reconocer abreviaturas del mercado de valores, como MSFT de Microsoft. Cuándo Excel ve un Ítem así,
muestra un símbolo de SmartTag que tiene un menú móvil. Este menú se puede utilizar para obtener
información relacionada, como la cotización de las últimas acciones o un informe de resumen en la
compañía. Con esta opción se puede crear nuevo software tipo SmartTag para obtener los datos
disponibles de la organización o a través del Internet.
El RTD (los Datos en Tiempo Real) permite a los desarrolladores crear fuentes de información; Por
ejemplo, una vez que en una hoja se crea un enlace o vínculo a otra hoja de trabajo, los cambios
realizados en la fuente se muestran automáticamente. Una buena utilidad si se desean obtener los
precios de las acciones que cambian en tiempo real durante una negociación. Otras aplicaciones
pueden ser las de apuntar a datos de instrumentos científicos o controladores industriales de proceso.
Como las tecnologías Web son cada vez más crecientes, se mejoró el XLM lo que significó que ahora
era más fácil crear aplicaciones que intercambian los datos por Internet e intranet.
Excel 2003
En Excel 2003 se continuaron introduciendo características orientadas a Internet, mejorando el Xlm y la
asistencia en línea, capacidad de compartir y actualizar los datos que utilizan los servicios de Windows
SharePoint. Se incluyeron funciones estadísticas; la característica Lista fue introducida para permitir la
gestión mucho más fácil de una mesa de base de datos. La característica Lista hace más fácil clasificar,
filtrar y para redactar los datos. Las listas también pueden ser integradas con SharePoint para compartir
los datos a través de Internet. También se incluyeron nuevas características para trabajar de manera
compartida los documentos y derechos de acceso.
Excel 2007
Excel 2007 representó el cambio más grande de Excel desde Excel 97. El impacto más grande fue la
nueva interfaz del usuario, que utiliza la Cinta (Ribbon) como el instrumento primario de navegación,
reemplazando los tradicionales menús y barras de herramientas. Aunque la cinta es más fácil de
aceptar por los usuarios nuevos, siempre significa que los usuarios experimentados tendrían que
reeducarse.
Excel 2007 superó con creces los viejos límites, llegando a 1.048.576 filas y 16.384 columnas, por
ejemplo. También hay muchos cambios a las características de las tablas dinámicas el acceso a las
mismas y los gráficos más accesibles y más fáciles de manipular.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Las listas en Excel 2007, son más fáciles de manejar y tienen más capacidad. La clasificación (Ordenar)
y los filtros volvieron a ser diseñados; pueden manejar hasta 64 criterios de ordenación
simultáneamente. También se mejoró el acceso a los datos externos, y aumentó la gama de fuentes
externas.
Excel 2007 acepta nuevos formatos de archivo que no eran compatibles en versiones anteriores,
aunque los datos pueden ser guardados en formatos más viejos, aunque con la pérdida de algunas de
las características nuevas. Si se quiere guardar un libro con macros, el archivo es diferente comparado
con un archivo estándar.
Los conceptos de seguridad se volvieron a diseñar introduciendo el Centro de Confianza. Las carpetas
se pueden designar como “De confianza” y las macros en estas carpetas pueden correr sin necesidad
de certificados digitales.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Introducción a las macros
Que es una macro.
“Macro” es una palabra utilizada para referirse a un conjunto de instrucciones que realizan una acción
recurrente y automática en una hoja de calculo, en este caso Microsoft Excel.
En otras palabras, cuando Usted en su oficina o área de trabajo y sobre Microsoft Excel, todos los
meses tiene que realizar las mismas cosas, (sobre diferentes bases y situaciones, pero en general, el
mismo contexto) o de manera cíclica cada cierto tiempo, ya sea todos los días, una semana, quince
días, un mes, un año, etc., se dice que el informe, cuadro, análisis u operación es recurrente. Es decir,
cada cierto tiempo alguien tiene que hacerlo, una vez más, y así sucesivamente, una y otra vez. Pues
bien; esta actividad que se repite cada cierto periodo de tiempo, se puede “Grabar” en Excel, todas las
acciones de todo lo que usted hace en la hoja de calculo se puede “listar”, se pueden escribir en una
serie de instrucciones paso a paso y hacer que Excel las ejecute o siga las instrucciones dadas
automáticamente sin necesidad de “Intervención Humana”. Lo anterior es sencillamente maravilloso,
pues aparte de que ya no tenemos que hacer el trabajo directamente, la velocidad a la que Excel
ejecuta las instrucciones de la lista grabada o escrita, es tan rápido que hasta parece magia.
Veamos lo que al respecto dice Wikipedia:
http://es.wikipedia.org/wiki/Macro
Para que nos pueden servir las macros
Excel tiene una poderosa herramienta que le puede ayudar a crear sus macros fácilmente, y esa
herramienta se conoce como el grabador de macros. Usted no necesita ser un ingeniero de sistemas
para aprender este tema de Macros. Solo necesita alguien que le ayude a comprenderlas, ponerlas en
práctica, “sacarles el jugo”, aumentar su rendimiento (el suyo) y calidad profesional, deshacerse de
tanta operatividad, actividad secretarial, de digitador o como se dice en el argot popular, de tanta
“carpintería” y enfocarse en el análisis como tal o simplemente, dar mayor valor agregado a su
competitividad u organización.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
No es normal que un profesional o cualquier empleado o asistente que se sirva de Excel, invierta (o
desperdicie) tanto tiempo trabajando de manera arcaica el Excel, cuando podrían hacer muchas tareas
en segundos, liberando tiempo y evacuando “cuellos de botella” de información.
Como podemos usarlas
Las macros se usan ejecutándolas, o “corriéndolas” que es lo mismo. Cuando usted ya ha grabado una
macro, simplemente la llama (o invoca) mediante una combinación de letras de su teclado de
computador, o desplegando en Excel en el menú la opción Herramientas – Macros - Correr una macro
(si se encuentra en Excel 2003) ó, si se encuentra en Excel 2007 a través de la ficha programador, clic
en el ícono Macros y seleccionar la macro. En ambas versiones con la combinación del teclado Alt+F11
se puede llamar la ventana que nos muestra las macros disponibles, ya sea en el libro de Excel que se
ha abierto o en el libro de macros personal.
¿Como podemos aprovecharlas?
Conociendo que las macros ejecutan una serie o una gran cantidad de acciones en segundos, pues el
recurso es ilimitado como nuestra imaginación. El enorme potencial de la velocidad significa muchísimo
menos tiempo.
Por ejemplo, un Auditor no necesita de reporteadores especiales o software adicional que le ayude con
cierta información tal como revisar si a todos los documentos los asistentes contables les registraron
correctamente los impuestos: Podría solicitar un listado de cuentas auxiliar cronológico, (además del
listado de terceros en donde figura la calidad tributaria) de todas las cuentas y de todo el mes o
periodo y hacer entre otras cosas, las siguientes:
1)
2)
3)
4)
Tomar todas las compras del periodo.
Calcular los impuestos.
Cruzar el cálculo obtenido contra las cuentas de impuesto.
Detectar en donde hay inconsistencias tales como comprobantes descuadrados, cuentas con
saldos contrarios, terceros con saldos contrarios, revisar 100% el universo de los consecutivos,
etc.
Por supuesto, no necesita seleccionar una muestra y sobre ella hacer los cálculos de impuestos, nada
de eso, puede efectuar auditoría al 100% de la documentación y solo pedir los documentos físicos en
los cuales se estén registrando diferencias entre lo calculado por la Macro de Excel vs. Lo contabilizado,
además de una muestra adicional para verificar otro tipo de cumplimientos. (Que miedo un auditor así!!
¿Como hará para detectar en cientos de registros en donde están los documentos con problemas?
¿Será Mago?)
Muestras “Posteriores y selectivas” son cosa del siglo XX. Mediante las macros, usted como jefe de
contabilidad (o sus mismos colaboradores pueden auto chequearse) puede revisar una cantidad enorme
de registros, ya que el que hará ese trabajo será el Excel mediante una macro, Excel será en adelante
su mejor colaborador. Por lo tanto podrá darse cuenta que si su equipo de trabajo, comienza a
maximizar el potencial de Excel, el rendimiento de su área igualmente se maximizará y el tamaño del
área contable, o área administrativa, o la que tenga lugar, no tendrá que ser más grande en términos
de recurso de personal, o en otros casos no tendrá que obligar a su equipo de trabajo a esfuerzos
laborales adicionales, que es lo que normalmente se ve en toda parte.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como podemos grabar las macros
Muy fácil: con el grabador de macros. Este grabador de macros es maravilloso, no tienes que
preocuparte en escribir código a la vieja usanza o, en otras palabras, no tienes que ser ingeniero de
sistemas para escribir un programa en lenguaje Visual Basic (el Visual Basic es el tipo de lenguaje de
programación que usan hasta ahora, 2010, no conozco los planes de Microsoft sobre este lenguaje
hacia futuro las aplicaciones de Microsoft) pues los desarrolladores del Microsoft Office de Windows,
crearon esta funcionalidad o aplicación, mediante la cual, todas las acciones, todo lo que haces en
Excel, en una hoja de cálculo, ya sea con los botones, menús, teclado y demás, quedan “grabadas”,
quedan “listadas”, quedan “anotadas”, quedan escritas de una vez todas las instrucciones realizadas
en la hoja de cálculo, siempre y cuando esté activo o en acción, el grabador de macros. Mas adelante
se indicará como editar las macros para hacer ciertas cosas que el grabador de macros no puede. Solo
tenga en mente que el asunto es muy fácil , solo siga leyendo con atención que mientras lo hace, el
conocimiento lo irá embargando.
El grabador de macros
Si usted va a grabar una macro, por lo general se tiene una idea de que es lo que va a grabar. Para que
no pierda tanto tiempo con el viejo pero largo truco de ensayo y error, es recomendable que escriba en
una hoja de papel (físico) las acciones de lo que va a hacer, Por ejemplo: 1) Selecciono la celda A1; 2)
la copio; 3) me paso a la celda D10, 4) la pego.) Y así sucesivamente, o una lista de lo que siempre
hace, para que cuando esté grabando la macro, tenga bien claro lo que va a grabar. Por supuesto, esto
no es de obligatorio cumplimiento, ni tiene que ser así. Puede ir grabando macros que ejecutan
pequeñas tareas y luego probarlas, si van quedando bien, unirlas o pegarlas.
Antes de entrar en este tema es conveniente que conozca un poco más sobre la interfaz de las macros
de Excel y el Visual Basic:
Entrando al modulo de macros en Excel 2003:
Una imagen vale más que mil palabras, así que en la siguiente imagen puede ver la ruta del menú a
través del cual se llega en Excel 2003:
Entrando al modulo de macros en Excel 2007:
En Excel 2007 se llega por la ficha programador. Es importante conocer que por defecto Excel 2007 no
muestra esta ficha activa. Si no la ve, tiene que activarla. En otras palabras, hacer que aparezca o
“sacarla”. Si esto es así, (que no la ve en su menú) siga las siguientes instrucciones que se dan a
continuación: Vaya al símbolo de Windows en la esquina superior izquierda y haga clic:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Llegará a esta ventana:
Haga clic en el botón de abajo que dice “Opciones de Excel”. Llegará a esta ventana:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En esta ventana active “Mostrar ficha programador en la cinta de opciones” (Está de tercera, en
“Opciones principales para trabajar con Excel”)
En cuanto haya activado la opción, clic en aceptar.
Verá que la ficha programador ya esta disponible: (Esta al lado izquierdo de la última ficha de la
derecha que dice “Complementos” o a la derecha de la ficha “Vista”)
Haciendo clic en esta ficha (esto es, la ficha Programador) ya verá que tiene el modulo de las macros y
el Visual Basic:
Puede ver los íconos de Visual Basic y Macros y todo lo demás en la ficha programador:
Cuando en ambos sistemas accede al Visual Basic, llega al siguiente módulo: (En ambos Excel, 2003 y
2007 es casi lo mismo):
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Dado que este es un libro práctico, mas adelante, cuando editemos las macros entraremos a esta
opción y explicaremos todo lo que sea relevante. No me interesa “atiborrarlo” de información de cada
una de las funcionalidades que hay aquí, pues esto, en este momento, en lugar de proporcionarle lo
que necesita, puede hacerlo pensar que el tema es complejo, y la verdad, nada mas lejos de la
realidad, es algo que como el truco del mago, una vez que lo conoces, se deja de sentir asombro, por
lo tanto, si vamos despacio, asimilará mejor el tema.
Volvamos al tema que veníamos tratando con el grabador de macros:
Pasos para grabar una macro con el grabador de macros:
En Excel 2003:
1) Ir al menú Herramientas - Macro- Grabar nueva macro. Verá que aparece la siguiente ventana,
la cual le pedirá alguna información que deberá proporcionar para poder continuar:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En donde dice “Macro1”, puede darle el nombre que “a bien tenga”. También puede usar una
letra que unida con la tecla Control (de su teclado), puede llamar la macro que grabó y por lo
tanto ejecutarla de una manera mas rápida que si usa el ratón. Se podrá dar cuenta que el
Excel como toda aplicación que viene “del norte”, satisface la enorme necesidad de trabajo bajo
presión. Es bueno indicar –de una vez- que un usuario Avezado no utiliza el ratón, para
ejecutar las diferentes funcionalidades de Office y de Windows utiliza los atajos de teclado o
“Shortcuts”. Estos atajos de teclado los puede conseguir en Internet, muchos sitios han puesto
la lista de atajos gratis (con el fin de que los visiten, claro está, solo busque en Google “Excel
Shortcuts”). Sigamos: En este momento NO le recomiendo que coloque una combinación de
letras, dado que como le decía, por defecto Excel ya tiene muchas combinaciones de letras, por
ejemplo, copiar es Control+C, que se usa mucho. Si Usted a su macro le da también Control+C,
pues Excel le daría prioridad a su macro, -si la guardó en el libro personal- y le correrá las
instrucciones en el libro que se encuentre abierto, y le hará un desorden tan complejo como las
instrucciones de su macro. Debe tener también MUY presente que cuando una macro se
ejecuta el botoncito de “Deshacer” no le revierte lo que hizo su macro.
De igual forma lo que va a grabar se puede guardar en el libro actual o, en el libro de macros
personal. La ventaja del libro de macros personal es que la macro le queda disponible siempre
que abra el Excel, mientras que si la guarda en “Este libro” (el suyo por supuesto), solo
funcionará o la podrá correr o ejecutar si tiene abierto el libro en el que grabó la macro.
Nota: Cuando le reinstalan el Excel, PIERDE sus macros de su libro Personal. Asegúrese de
copiar todas las macros en un bloc de notas para luego volver a pegarlas en su nuevo libro
Personal. Casos he visto de amigos y amigas que se lamentan de perder las macros que
construyeron con tanto trabajo
Es bueno que le escriba una buena descripción, para que, el que abra el libro (o aún Usted
mismo después de algún tiempo), sepa que es lo que hace su macro.
que simula ser el viejo botón “Stop” de las viejas
grabadoras o reproductoras de audio que usaban “Casetes”. (Si Usted es de la vieja guardia o
“veterano/a” como yo, debe de recordarlo). Creo que por asociación de ideas del colectivo de
las personas, fue acertado diseñar los botones de las macros con los mismos íconos:
Al dar clic en Aceptar, verá un botón
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En la siguiente imagen verá que se le informa al usuario que Excel está grabando. Fíjese debajo
de donde dice “Hoja1”.
Usted dirá, ¿Pero grabando qué si no estoy haciendo nada? Efectivamente, si no estás haciendo
nada, pues Excel no graba nada… simplemente está esperando que Usted haga algo tal como
seleccionar una celda, escribir algo, etc., para que el grabador de macros traduzca todas las
acciones que realiza en la hoja de cálculo, al lenguaje de programación Visual Basic.
…Francamente, el desarrollo de funcionalidades como estas, han acercado al usuario común y
corriente al mundo de la programación sin ser programadores o Ingenieros de sistemas y por lo
tanto, como en todas las esferas en donde entra la automatización, desplaza mano de obra.... Y
los ingenieros de sistemas tampoco escapan a esta situación.
Vamos a grabar algo muy simple, que nos servirá para ver que es lo que hace Excel. Para
efectos ilustrativos a la macro le he dado el nombre de “Alejo”. No quiere decir que su macro
se llamará “Alejo”; dele un nombre cualquiera a su macro, -si es que va a hacer el mismo
ejemplo, que no creo necesario- y téngalo presente.
Voy a hacer la siguiente acción: (Recuerde que debe de estar la opción “Grabando” activada).
En una hoja de calculo Excel, en la celda A1 que está allí señalada en la imagen, voy escribir
“Nombre” en la celda B1, “Dirección”. En la celda A2, colocaré el nombre “Alejandro”, en B2,
colocaré “Calle búsquela con Carrera encuéntrela” y, no mas.
Cuando termine de hacer estas cuatro cosas, oprimiré le botón “Stop”:
hace para hacer que la macro NO GRABE MÁS, es decir, se detenga.
lo cual se
Después de haber realizado lo anterior, vamos por el menú Herramientas – Macro – Macros, y
en la ventana que aparecerá, seleccionamos con el puntero del ratón el nombre de nuestra
macro que esta dentro del cuadro de macros, (el “alejo” que aquí en la gráfica está en color
azul, ese es el que debe seleccionar) NO el que está debajo de “Nombre de la macro”.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Seleccione la macro de prueba (que en mi caso se llama “Alejo”) y haga clic en el botón
“Modificar”. Al hacerlo, llegará DIRECTO al editor de Visual Basic, (al cual también puede llegar
con la combinación de letras Alt+F11) y se desplegará el código o instrucciones que le indican a
Excel como hacer esas cuatro cositas:
Puede ver que Excel, dado que es una aplicación hecha por una casa de software de los
Estados Unidos, pues escribe el código en inglés, lo cual hace que para ellos (Los que hablan
inglés) sea más fácil. Si comprende un poco de inglés igualmente comprenderá mejor todo lo
que escribe automáticamente el grabador de macros de Excel, sino, no se preocupe que no es
nada del otro mucho, el asunto sigue siendo fácil. Siga leyendo:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Esto es lo que puso el grabador de macros por las acciones ejecutadas:
Sub Alejo()
'
' Alejo Macro
' Macro grabada el 10/04/2009 por Alejandro Quiceno
'
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "nombre"
Range ("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "dirección"
Range("A2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Alejandro"
Range("B2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle búsquela con carrera encuentrela"
End Sub
“Range” no es nada difícil, significa “Rango” y un rango en Excel NO se refiere a jerarquía como tal, ni
a categoría ni a “situación social elevada”; no obstante, la definición mas acertada es aquella que nos
dice que Rango es una categoría definida por un límite superior e inferior. En lenguaje de Macros, más
propiamente se refiere a la celda o rango de celdas que se indica dentro de los paréntesis. En este
caso, el Rango de la celda A1, que es la casilla o celda de la columna A que se encuentra con la fila 1.
Range(“A1”) esta seguida de la palabra “Select”, todo unido se refiere a Seleccionar el rango A1.
En otras palabras “Seleccione la Celda A1”.
ActiveCell.FormulaR1C1 = “nombre” indica que en la celda seleccionada, la A1, que ahora es la
Celda Activa (ActiveCell) tendrá el atributo “Formula” en este caso la formula simplemente es igual
a la palabra “nombre”.
Puede ver que las demás cosas que realicé, Excel las traduce de la misma manera. Ahora, si guardo el
libro y voy a Herramientas – Macro – Macros, escojo mi macro “alejo” y le doy clic a ejecutar, esto se
realizará casi que a velocidad de la luz.
Pasos para grabar una macro con el grabador de macros en Excel 2007:
2) (En Excel 2007 la cosa por supuesto tiene que ser más sencilla).
En la ficha programador, que ya sabe como llegar a ella en caso de que no vea la ficha
programador, haces clic en el botón “Grabar Macro”
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Mas concretamente, el botón está debajo de la palabra “Insertar”:
Al hacer clic saldrá la misma ventana de Excel 2003 que se refiere a ponerle el nombre a la
macro, la descripción, etc., al aceptar y continuar NO verá el botón flotante de “stop” que se ve
en Excel 2003, pero si lo verá en la parte inferior de Excel, así como también, en lugar de
grabar macro, ahora dice “Detener grabación”.
Del resto, la cosa es básicamente la misma. Excel 2007 reemplazó muchos comandos que se
leían en los menús, por Iconos más vistosos y elegantes, y por lo tanto es mucho más
“Intuitivo” que el menú del Excel anterior.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
La importancia de organizar la información en base de datos
Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco.
Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por supuesto hay información que
nos interesa y que es una muy buena fuente de información, sobre todo porque constituye una
evidencia “Valida y suficiente”, prueba reina y veraz de que la información se está tomando “Fielmente”
de la contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestión, puede que sea una muy buena BASE de
información, pero todavía dista -mucho o poco- de ser una BASE DE DATOS, por la razón de que para
una base de información ser una base de datos debe cumplir con ciertas características de las cuales
adolecen los listados o informes que genera un sistema.
Una base de datos, (esta definición es para que Usted se aproxime al concepto como tal), no es más
que una relación de información la cual tiene los datos ordenados en filas, y las características de esos
datos se organizan en columnas, o viceversa, Datos ordenados en columnas y las características de
esos datos en filas. La base de datos ante todo RESPETA el ordenamiento establecido en estas filas y
columnas.
La siguiente es la definición de Wikipedia, la enciclopedia gratis de Internet: “Una base de datos o
banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de
datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su
consulta.”
Por ejemplo, Si en una primera columna vamos a apilar nombres, estos se colocarán uno detrás de
otro, hacia abajo, por filas, en la misma primera columna. El apellido irá en la segunda columna y será
el apellido correspondiente a cada nombre, y también, se irá apilando uno debajo de otro. Una tercera
columna podrá contener la dirección, y todos los datos relacionados con cada nombre, tal como numero
de identificación, teléfono, etc. Una imagen le ayudará a identificar mejor La diferencia entre un listado
de terceros y una base de datos de terceros:
Este es un listado de terceros:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Y este puede ser un ejemplo de una base de datos de terceros:
Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que los
encabezados del listado salen en cada página del listado, los cuales también quedan en Excel y como
puede ver, para efectos de trabajar la información en Excel son basura, pues no agregan valor al
momento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el campo ciudad,
que está en un renglón intermedio y no está alineado en la misma fila de cada tercero.
Cuando Usted tiene la información en forma de base de datos, puede maximizar el potencial de Excel.
Puede relacionar la información fácilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen valor
agregado.
Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de “Cifras fielmente tomadas….etc.” es bueno
tener ambas fuentes, la base de información y la misma convertida a base de datos. De esta manera se
puede demostrar que “los datos no se los ha inventado con Excel”, y que fueron tomados de un sistema
en cierto momento, como queda registrado en su encabezado, fecha y hora.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Técnicas y funciones de Excel más utilizadas en la depuración de archivos planos
En este apartado se mostrarán algunas de las técnicas, o trucos o maneras que se suelen utilizar y que
vienen en nuestra ayuda, no solo para depurar los archivos planos sino en el manejo en general de
Excel. Interesa ilustrarlas ya que estas técnicas se pueden grabar en una macro, con lo cual se pueden
realizar todavía mucho mas rápido.
Buscar y Reemplazar
Esta técnica es una de mis favoritas, ya que con una sola instrucción nos puede hacer un arreglo (o
desarreglo, esto hay que tenerlo muy claro, por venir de redentor puedes salir crucificado) que de otra
manera nos tardaría muchísimo tiempo, además la posibilidad de error humano se reduce casi a cero si
tuvieras que corregir las cosas manualmente.
Por lo general esta técnica de buscar y reemplazar se usa para hacer correcciones ortográficas, o que
una palabra nos la cambie por otra, o la coloque con una mayúscula o cosas así…. Pero lo que a veces
no se tiene en cuenta, o se pierde de vista es que el cambio del buscar y reemplazar también tiene
efecto en las celdas que contienen fórmulas, con lo cual, la sintaxis de las formulas también son
susceptibles de ser cambiadas, y si usted no tiene esto presente, sus formulas que en alguna parte
coincidan con la palabra que usted esta buscando y reemplazando, también se le cambiarán, y como
consecuencia, prácticamente se le dañarán las mismas, y usted se estará preguntando que rayos fue lo
que pasó…, y si está en uno de esos momentos en donde (como cosa rara) no se puede dar el lujo de
perder tiempo y lo que está haciendo es Urgente, lo mas seguro es que montará en ira contra el Excel,
quizás golpee su computador, etc.….toda una película.
Comprobémoslo: Aquí tenemos una formula que hemos hecho a propósito y que está direccionada
hacia otra hoja que “coincidencialmente” será la palabra que modificaremos con la técnica de buscar y
reemplazar: Fíjese que la Celda B4 contiene una formula que contiene la palabra enero,
La cual coincide con la palabra “enero” que está en la celda B3
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Si hacemos el buscar y reemplazar, (tecla control+b) de enero por febrero, ocurrirá (en Excel 2007) que
Excel intentará actualizar valores, está buscando la hoja que contiene “febrero”, como no la encuentra,
despliega el explorador y le pide a usted que lo haga. Si da cancelar, se le reemplazará el valor de B3
que dice “enero” por “febrero”, pero se le dañará la formula:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Si hay muchas mas coincidencias de este tipo, ya puede ver como se le pueden desbaratar las
formulas.
Por otra parte, puede darse perfectamente cuenta que una vez conocida esta situación, ya puede saber
como utilizarla a su favor, y es reemplazando con la correspondiente “alevosía y premeditación” las
formulas que necesita que efectivamente se direccionen a la hoja febrero, marzo, abril, etc.
Ahora observemos que pasa en Excel 2003, ya que esto lo hemos probado en Excel 2007, como podrá
darse cuenta por las imágenes:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Miremos como es la situación en Excel 2003:
Pasa exactamente lo mismo. Ya sabe pues, lo que puede pasar si no sabe esto, y como lo puede
explotar conociéndolo.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Otro caso en el que se suele usar el Buscar y Reemplazar:
El buscar y reemplazar lo utilizo en algunas ocasiones en las cuales las celdas que contienen valores
que están como tipo texto “se resisten” a convertirse en un número como tal, (esto se puede
comprobar porque aunque se ven como números, Excel no puede hacer cálculos con ellos, pues no son
datos numéricos, son datos tipo texto. Una prueba es que Excel alinea por defecto los textos a la
izquierda y los numéricos a la derecha, también, marca la celda en su esquina con una pequeña
“marquita” de un color y si acerca el ratón, verá que se despliega un comentario automático, el cual le
dice que el valor se ve como numero pero que para Excel no lo es puesto que esta precedido de un
apostrofo o de un espacio) pues los separadores de decimal y de miles no están en consistencia con la
configuración regional del teclado de su máquina. Lo que hago es señalar el rango que contiene el
número en forma de texto y le reemplazo el separador de miles por nada (es decir, en la parte del
cuadro de dialogo que dice reemplazar por, no coloco ninguna cosa) y luego procedo a reemplazar el
separador decimal por el que maneja mi computadora. Esto debería servir para solucionar el problema,
sin embargo algunas veces no es suficiente, por lo cual termino de darle un tratamiento con base en la
formula =Valor() escrita en una columna adyacente, que convierte los números que están como texto
en valor, y allí si, definitivamente quedan convertidos.
Excel tiene algunos otros recursos que nos colaboran con este “impase”: Resulta que al abrir archivos
planos con Excel, Excel automáticamente nos trae un Asistente o “Wizard” que nos orienta con la
conversión del archivo plano a Excel.
Muchos archivos tienen los campos separados por algún carácter especial, tal como una coma, un
espacio, tabulación, etc., hay muchos tipos. Si coincide con uno de estos, pues facilitará mucho el
trabajarlos, pues una de las cosas mas dispendiosas de acomodar o corregir en el archivo plano son
esas columnas que nos parten los datos, ya sean datos de texto o datos numéricos, datos de fecha,
etc., con lo cual una parte del dato queda en una columna y la otra parte del dato queda en otra
columna. Para que me entienda más claramente: un valor numérico demasiado grande puede quedar
dividido entre dos columnas, luego viene el problema de tener que unir los dos fragmentos de número
en una sola celda, para poder trabajarlos con Excel
Pues bien, al llegar a ese paso, si Usted tiene clara cual es la configuración regional de su teclado para
los números en cuanto a los separadores de miles y separadores de decimal, es probable que no tenga
problemas, y Excel, con el asistente le solucionará el problema.
Si no sabe cual es la configuración regional de su teclado vaya por Panel de control y verifíquela.
Personalmente uso Español (España tradicional), y las macros que se suministran con este trabajo
manejan los valores teniendo en cuenta esta característica. Si su computador no tiene esta
configuración es probable que cuando ejecute las macros, en donde halla valores queden errores y
Excel mostrará un tipo de error #VALUE!
A continuación están las imágenes del panel de control para el Windows Vista: de tal manera que le
sirva de orientación. En Windows XP y los demás, llega a esta opción por panel de control
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Corrigiendo los números que parecen números pero que son texto, en números aceptados
como números para Excel con la herramienta Buscar y Reemplazar.
Dando alcance al apartado anterior, este error es uno de los que mas te pueden ofuscar, si no conoces
bien que es lo que sucede.
Cuando abres un archivo plano (un archivo plano es un archivo que no tiene formato) con Excel, y ya
has usado el asistente para importar texto y ya lo tienes en Excel, probablemente tienes la situación
que se observa en esta gráfica:
Excel justifica por defecto los datos según el tipo que se trate; tenga en cuenta que Excel justifica a la
izquierda (justifica, esto es ALINEA) todos los datos de tipo TEXTO. En este caso está justificando como
texto los valores que deberían ser numéricos. Y esta verdad, encima la puedo comprobar, porque Excel
no puede sumar ambos números. Esta es la razón del porqué la seleccioné en la gráfica, para que
Usted también constate que Excel no la puede sumar, solo la puede CONTAR, por eso nos indica en la
parte inferior Recuento:2
Como arreglo estos valores con el buscar y reemplazar:
Primero, me entero de cual es la configuración numérica que mi teclado utiliza para separador de miles
y de decimales. En mi caso, el separador de miles ES UN PUNTO, y el separador de decimales es UNA
COMA. O sea, si se fija, se dará cuenta que es TODO lo contrario a como está el numero en el archivo
plano que acabé de abrir. Entonces, para arreglarlo, lo que hago es, 1) Seleccionar las columnas que
tienen los datos numéricos. En este caso, las columnas Saldo anterior, Débitos, Créditos y Saldo Final.
Las Selecciono así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Luego, con estas columnas seleccionadas, vas por la ficha INICIO, grupo Seleccionar, y escogemos el
ícono
es decir, hacemos clic allí.
Veremos que se despliegan unas opciones, y haremos clic en “Reemplazar”, como se ve en la figura de
la siguiente hoja:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Al hacer clic allí, nos saldrá el cuadro de dialogo:
Aquí, en Buscar, colocaremos una coma
, y en reemplazar, no pondremos nada, así:
Le damos clic a Reemplazar todos. Esto es lo que sucederá:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Luego volvemos a la misma opción y reemplazamos los puntos por comas:
Le damos Aceptar, y Cerrar. Por ultimo, teniendo las columnas AUN seleccionadas, hacemos clic con el
botón derecho y en el menú contextual, emergente que aparece, damos clic en formato de celdas, así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Le pones formato numérico:
Y por fin, los datos quedan numéricos, (te darás cuenta que Excel los justifica o alinea a la derecha) de
la manera que se puedan hacer cálculos y operaciones en Excel, y ahora si, se puede ver que Excel los
suma:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Por supuesto, esta acción se puede grabar en una macro, mas adelante se volverá a tocar este tema.
NOTA:
Le recomiendo, que cuando abra el archivo plano, las columnas que contienen números les coloque
TIPO TEXTO, y haga la operación que se le acaba de explicar. De esta manera evitará que EXCEL
MALINTERPRETE los números, pues si el archivo plano tiene el separador de miles en COMAS, y tu
configuración numérica en puntos, es posible que números muy grandes quedan como números mucho
más pequeños. Una situación que a veces el asistente para importar archivos planos no puede
solucionar al aplicar la opción “Avanzado”: Estos dolores de cabeza son más frecuentes en los archivos
planos relacionados con el Kardex, en donde cambian las reglas, los separadores de miles no son comas
sino puntos. Hay que analizar bien la situación y eliminar los separadores de miles ya sean comas o
puntos y los separadores decimales colocar el tipo que maneje nuestra computadora.
Sin embargo, si conoce bien el archivo plano, puede aprovechar la opción Configuración avanzada y
colocar los separadores COMO SE VEN EN EL ARCHIVO PLANO. Excel los acomodará de la manera en
que él los usa:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ir a Especial - Celdas en blanco
Esta opción si que es otra de mis favoritas, y aquí le voy a explicar un truco que aprendí en Internet
con el cual Usted (si no la conoce) también se volverá fanático de esta opción.
Siguiendo con la gráfica anterior del archivo plano, podemos ver que algunos archivos planos, colocan
la línea de los valores un renglón por debajo de la cuenta y la descripción, de tal manera que, queda un
espacio en blanco, como se ve en la selección de la imagen, y así sucesivamente con todas las líneas.
Ninguna cuenta tiene al frente en su mismo renglón su saldo inicial, debito, crédito y saldo final, sino
que estos valores están un renglón por debajo.
Entonces seria DESEABLE que en el espacio en blanco, estuviera la cuenta, de tal manera que luego
nos quedamos solo con todos los valores de Saldo inicial, debito, crédito y Saldo final, y desecharíamos
los demás.
Por el momento le voy a explicar como rellenar el espacio que esta en blanco, con los datos que están
arriba de él. En primer lugar, vaya hasta la última parte inferior del archivo plano, tal como se ve en la
siguiente figura:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Seleccione las dos celdas A rellenar.
Teniendo seleccionadas estas celdas, oprima al mismo tiempo las teclas Control + Shitf de su teclado
(Shitf es la tecla que esta encimita del botón Control de la izquierda, que sirve para hacer una
mayúscula). Cuando las tenga OPRIMIDAS, oprima TAMBIEN (sin soltar control + shitf) la tecla INICIO.
OCURRIRÁ que se le seleccionará todo el rango EN DONDE ESTAN IMPLíCITOS los renglones que
pretendemos rellenar, Tal como se ve en la gráfica.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Después, vaya nuevamente por la ficha INICIO y seleccione de nuevo el ícono de los binóculos, este:
cuando se despliegue la lista, escoja IR A ESPECIAL, llegará a esta gráfica:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Listo. Active Celdas en Blanco, dele clic a Aceptar.
Si lo hace bien, ocurrirá esto:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Fíjese que las celdas en blanco QUEDARON ESCOGIDAS.
Ahora siga estas instrucciones: Asegúrese de que el formato de la celda es general. Si está en texto, no
se logrará el relleno de celdas correctamente. Ahora oprima la tecla + (es decir, oprima la tecla MAS +
de su teclado). Luego del grupo de flechas de su teclado, oprima la flecha que apunta hacia arriba .
Luego dé control + enter AL MISMO TIEMPO. No se debe dar solo enter Debe de dar Control + enter.
Si lo hace bien, en las celdas en blanco quedará metida una formula, la cual referencia la celda de
arriba. Si lo hace bien, ha debido quedarle así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como verá, RELLENA de una sola vez, todas las celdas en blanco con la información que está
inmediatamente arriba. Ahora, solo necesita seleccionar la columna A hasta la B, y la copia y la pega allí
mismo, con la opción pegado especial, solo valores. Así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Así, desbaratará la formula que introdujo en las celdas en blanco, y le quedaran datos.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Que hacer cuando esta técnica de rellenar celdas no funciona
Esta opción anteriormente descrita es buena, pero cuando los archivos a rellenar son demasiado
grandes o en los espacios en blanco pues no están en blanco, (tenga en cuenta que el hecho de que no
se vean datos no siempre quiere decir que no halla nada) Excel le dirá: No hay suficientes recursos, o
puede que lo rellene con un error, o puede que rellene un espacio….en blanco.
También es posible que en la celda exista un dato del tipo que se ingresa cuando el usuario solo oprime
la barra espaciadora del teclado de su computador o varios espacios, entonces, Excel lógicamente
detecta ese carácter de barra espaciadora y lo rellena y por lo tanto aunque ejecute la acción de copiar,
no cumple el efecto que queremos.
En ese caso, se tendrán que rellenar las celdas con una macro que seleccione la celda que queremos
copiar, pasarse a la celda vacía y pegar la información de la celda arriba en la celda o celdas en blanco.
Una macro que haga esa función es muy sencilla y voy a aprovechar el tema para que aprenda como
meter esa macro en su computadora:
En primer lugar, en un libro nuevo, dentro de las fichas del menú de Excel, que le muestro a
continuación,
Seleccione la ficha Programador, (si no la ve, pásese a la sección de macros para que sepa como sacar
la ficha) es decir, esta:
Haga clic en Visual Basic. Cuando haga clic, le saldrá el editor de visual basic:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
A continuación, haga clic en el menú INSERTAR, y escoja MODULO:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Puede ver que en arbolito del explorador aparece una carpeta que dice módulos – modulo uno. (Si no
está, insértelo con el menú). De igual forma, aparece una hoja en blanco. En esta hoja es en donde se
coloca o se escribe o se graba el código de las macros. En esa ventana, va a escribir este código:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
Esta macro me la hizo hace muchos años (mas de 10 yá) James Eduard Espitia Coronado, la cual a
diferencia de otras que circulan en Internet, me parece que es la más práctica. James es experto en
Excel Macros, pues además de que es Contador, es Ingeniero de Sistemas. Por supuesto que hay otras
además de esta, he incluso esta misma se puede escribir sin necesidad de seleccionar las celdas, como
veremos en el apartado de las macros, pero entre las que siguen este procedimiento, me parece que es
muy buena por no decir, la mejor, además de que le facilitará a Usted la comprensión de la misma.
Este es el código que hará esa operación de copia. Asegúrese de escribirlo correctamente, pues los
errores de ortografía o de transcripción aquí se pagan caros, por el hecho de que la macro obedece las
ordenes que usted le esté escribiendo, así que si escribe mal, pues Excel no le entenderá y le saldrán
mensajes de error. Permítame continúo indicándole como terminar de colocar esta macro en su
maquina y luego paso a explicarle que es lo que hace. Una vez haya escrito el código que hace la copia
y relleno en las celdas en blanco, deberá quedarle algo así como esto:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, recuerde que no ha grabado el libro, grábelo con un nombre, puede usar el botón de guardar, o
Archivo Guardar como de este menú. Este botón guardar del editor de visual basic hace lo mismo que
el menú de Excel.
De esta manera, esta macro funcionará SOLO en este libro. Es decir, si necesita usarla en otro archivo,
no la tendrá disponible porque no tiene el archivo en el cual la grabó, abierto.
Para tener la macro disponible en todo momento, tiene que meter la macro en un módulo del libro de
macros personal, es decir, todo lo que anteriormente realizamos, pero metido en el
VBAProject(PERSONAL.XLSB).
(También, cuando comienza a grabar la macro, le da la opción de guardarla en el libro actual o en el
libro de macros personal, si escoge libro de macros personal, Excel se lo coloca de una sola vez en un
modulo dentro del libro de macros personal):
Si no tiene el modulo1, pues ya sabes como insertarlo. En este modulo pegas la misma macrito
anterior. Cuando grabas la macro en el libro de macros personal, al cerrar Excel, el programa te
preguntará que si deseas que los cambios que hiciste en el libro de macros personal apliquen
permanentemente. Ante esta pregunta, normalmente se le dice que Sí. Si le das no, pues no te
guardará nada de lo que hiciste en el libro de macros personal.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ahora, si estás en Excel 2007 y lo guardas la macro en un libro, no debes guardarlo como un libro
común y corriente. Debes de guardarlo como xlsm, libro de Excel habilitado para macros. Si lo guardas
en un libro común y corriente, y Excel detecta que tiene un modulo de Visual basic, te saldrá este
cuadro de diálogo:
Ok. Ahora miremos que es lo que hace la macro:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
Toda macro comienza con la palabras SUB y END SUB (algo así como SUBrutina y Final SUBrutina).
O como dice la web de Microsoft: “Declara el nombre, los parámetros y el código que definen un
procedimiento Sub.”
Y End Sub “Termina la definición de este procedimiento.”
Una rutina, es una serie de instrucciones que pueden repetirse, por lo tanto es una excelente opción
para acelerar o automatizar nuestro trabajo. Las rutinas de las macros de Excel son escritas en el
lenguaje Visual Basic, el cual posee una sintaxis casi de escritura común interpretable de alguna forma
por cualquier usuario, pero una vez puesto ese programa en las “LECTORAS" electrónicas de la PC
(computadora), es pasado por el software "Traductor" y "Concatenador" que lo traducen a órdenes en
lenguaje de máquina y a pulsos electrónicos interpretados binariamente, todos ellos en perfecta
coherencia y en "BUEN FUNCIONAMIENTO PREDECIBLE".
Por ejemplo, esta fue la primera macro de la que yo tuve necesidad hace muchos años, pues yo me
desenvolvía mas o menos bien en Excel, pero inevitablemente llegaba a unas situaciones en las cuales
debía copiar una celda de una fila superior, en la misma columna, en las filas inferiores hasta el final del
archivo. Y me tocaba hacer esta labor de manera MUY MANUAL, a veces se trataba de archivos MUY
GRANDES, en los cuales “la tareíta” manual de seleccionar y copiar la celda, pasarme a las celdas de
abajo que están vacías, pegar la celda seleccionada, volverme a pasar a la celda siguiente que necesito
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
copiar, seleccionarla, copiarla, pasarme al siguiente grupo de celdas vacías, pegar la celda seleccionada,
y así sucesivamente….. Te darás cuenta que es una RUTINA y como rutina no es una excepción, al
igual que todas las RUTINAS de la vida real pueden llegar a ser agotadoras y por lo monótonas no
tardan también en ser muy aburridoras.
Ok. Puede darse cuenta que la tarea de COPIAR y PEGAR gran cantidad de veces es una tarea titánica
que solo la hace una persona asignada para hacerlo, que puede tardar mucho tiempo. Una forma de
hacerlo es la técnica de rellenar las celdas en blanco que le expliqué en el apartado anterior, el cual es
muy buen truco para rangos no muy grandes, pues consumen mucha memoria de la máquina
computadora y esta otra opción que es mediante MACRO, muy buena también, pero que, dicha sea la
verdad, no es TAN INSTANTÁNEA como la opción de rellenar celdas, pero si es TREMENDAMENTE
RAPIDA.
Bueno, continúo con la explicación de lo que hace la macro Copiar:
Después de haberle explicado el Asunto de cómo comienzan y terminan las macros, (con Sub y End
Sub) vamos con las siguientes líneas:
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
Ok. Primero que todo NO SE PREOCUPE SI NO ENTIENDE NADA DE LO QUE LEE O VE. Fíjese que solo
son 6 renglones y además, MUY CORTICOS!! Y ya le explico que es eso. Nada del otro mundo….
Las macros como son nativas de una nación ANGLOPARLANTE, pues están hechas en idioma INGLÉS.
Lo cual quiere decir que si Usted entiende inglés, algo comprenderá de lo que dice allí. Pero como el
Inglés y el Español, son lenguajes hijos del Latín, pues verá que para nosotros incluso leer esas
palabras también nos son familiares.
Por ejemplo, la palabra “Selection”….. Pues significa SELECCIÓN….
“Active”…. Activo
“Cell”…. Esta si se la “soplo”: CELDA (uno de los cuadritos o casillas de Excel).
Fíjese que se parecen : Celda-CELL….. Ve? Se da cuenta? La cosa es fácil.
“Do”: Si se acuerda del Inglés del Colegio, recordará que es el verbo hacer.
“UNTIL” …. Esta también se la “soplo”: hasta que.
“IF” …. SI
THEN…Entonces
END…. FIN
FILL…. RELLENAR
DOWN…ABAJO
OFFSET…. El programa traductor de Idiomas Babylon traduce esto como “deslucir; compensar,
contrarrestar, retranquear” (¿?) pero yo diría mas bien que es algo así como “DESVÍESE”
Ok, después de este MICRO glosario de términos, le cuento que allí lo que dice es esto:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Haga HastaQue CeldaActiva = "Fin"
Si CeldaActiva = "" Entonces
Selection.RellenarAbajo
Fin Si
CeldaActiva.Desviese(1, 0).Seleccione
Repita
Bueno…. Creo que ya se va “DIGERIENDO” MEJOR.
Ok, resulta que la macro corre o ejecuta hasta que se encuentra con la palabrita “Fin” que tenemos que
poner dentro de una Celda en nuestro archivo EXCEL, al final de la columna, en donde queremos que
se detenga la copia.
Es importante decirle que en el escrito (script) de la macro, las instrucciones que se escriben, pueden ir
acompañadas de comentarios que nos ayudan a entender que es lo que hacen las instrucciones. Estos
comentarios el Visual Basic los pasa por alto y no los ejecuta, siempre y cuando estén precedidos de un
apostrofo „. Como puede ver, ahora HE COMENTAREADO lo que hace la macro con unas líneas que
comienzan con un APOSTROFO:
Entonces:
Do Until ActiveCell = "Fin"
‘Quiere decir: ejecute hasta que la celda diga Fin
If ActiveCell = "" Then
‘Si la Celda Activa es igual a vacío o ningún espacio, ningún espacio
se indica entre un par de comillas juntas
entonces
Selection.FillDown
‘Rellene hacia abajo
End If
‘Fin del SI
‘Si no se cumple que la celda esté vacía, le decimos que se desplace una
‘celda hacia abajo:
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
‘Repita, gire o haga la rutina hasta que se encuentre con la palabra FIN.
‘Este Loop hace que la macro vuelva y comience desde el Do Until.
Bueno, ahora explico un poco más lo del ActiveCell.Offset
Esta es la técnica que tiene Excel para direccionarse hacia otra celda diferente de la celda actual sin
necesidad de indicarla como tal, la macro se va corriendo en diferentes celdas que se le van indicando y
este es el comando.
Es decir, el comando ordena a la celda activa cambiar la posición, cambiar de sitio, y eso se indica
mediante coordenadas, de manera similar a las coordenadas geográficas, que en este caso son filas y
columnas.
Dicho lo anterior,
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Le indica a la celda activa que se desvíe o desplace a la fila de abajo, cero columnas. El primer 1, es
la coordenada de la fila, el dato después de la coma, se refiere a las celdas que se desplaza por las
columnas, como es cero, pues no se desplaza a la derecha, solo el parámetro de pasarse solo una celda
abajo.
Para ir a la celda anterior, la de arriba se le diría (-1, 0)
Una celda a la derecha sin moverse de la fila (0, 1)
Esta instrucción es importante aprendérsela, pues el grabador de macros de Excel NO LA HACE, pues
siempre que se selecciona una nueva celda, Excel crea el código de la celda que se selecciona, por
ejemplo si selecciona la celda A1, el grabador de macros traducirá
Range(“A1”).Select
Mas adelante en el tema de Macros, volveremos a trabajar el tema para que quede absolutamente
claro.
Ok. Ahora miremos como trabaja la macro: si siguió al pie de la letra las instrucciones ya la tenemos
grabada en el libro de macros personal, y solo nos falta usarla para rellenar las celdas en blanco: Por
ejemplo, mire la siguiente imagen:
Supongamos que usted ya ha arreglado manualmente un archivo plano y ya lo tiene así como se ve en
la imagen. Resulta que como es un libro auxiliar, hacer la operación de copiar la celda A10 en el rango
A11 hasta el A15, volver a bajar hasta la A21, copiarla en el rango del A22 hasta el A26, y así, por
todas las cuentas, es una tarea vuelvo y repito, dispendiosa. Entonces, en donde queremos que se
detenga la macro, escribimos la palabra Fin, pero se escribe tal como se indicó en la macro, esto es, La
primera F en mayúscula, y la in, las dos últimas letras de Fin, en minúscula. Si escribe fin, o FIN, la
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
macro no reconocerá donde detenerse y se irá derecho hasta el final de la hoja de cálculo, y la única
forma de detenerla es oprimiendo la tecla del computador de ESCAPE.
Aquí ya escribimos Fin en donde queremos que se detenga la macro. Ahora ubíquese en la celda donde
debe arrancar la macro, esto es en A1, o en A10, Una que tenga CONTENIDO, DATOS en la columna
que necesita rellenar o copiar. Vaya por la ficha programador, escoja el botón macros, y seleccione la
macro COPIAR. Luego dele clic en Ejecutar:
Si todo está correcto, podrá ver la macro dentro de las macros disponibles en el libro, así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Seleccione la Macro Copiar y haga clic en Ejecutar. Verá como hace la operación a TODA VELOCIDAD:
Si le ha salido bien, a partir de este momento considero que se volverá FANATICO de las macros,
porque se habrá dado cuenta de la cantidad de trabajo que le realiza en segundos.
A este archivo solo le falta que lo ordene por la columna B y se deshaga de la basura sobrante de la
columna A, y luego mediante la herramienta TEXTO EN COLUMNAS, haga las particiones necesarias.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En mi caso personal, solo a partir de este momento, comencé a trascender un poco más el Excel
Intermedio y comencé a meterme tímidamente en el mundo de las macros. Lo que pasaba en mi caso,
es que la interfaz del Visual Basic, es una Interfaz que como todo lo nuevo parece extraño, y al no
tener asesoría, (ni libros en nuestro medio y mas aún en ese entonces sobre el tema y para completar
el Windows no venía en Español, como ahora) la incertidumbre reina y de la mano de ella el temor a lo
desconocido viene con su amiguito MIEDO, y creo que esa es una de las razones por las cuales, no nos
aventuramos a lo desconocido por nosotros mismos. Pero casi todo en la vida lo aprendemos
empíricamente; los sistemas no son la excepción, se tiende a volver uno “Cacharrero”, “Cacharreando”
es el termino usado en Colombia para referirse a que mediante el milenario método de Prueba y Error,
vamos construyendo el nuevo conocimiento.
Antes de continuar con el tema de macros, necesito que asimile los siguientes temas que le voy a
presentar sobre Excel, ya que si los comprende, podrá aprovecharlos cuando monte sus macros, pues
todo lo que se hace en Excel se puede grabar en macro.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Filtros
A la hora de depurar los datos los filtros ofrecen un ENORME potencial. Y en el Excel 2007, ni hablar. La
principal diferencia de los filtros de la versión de Excel 2003 contra la versión del 2007, es que Excel
2003 solo podías hacer tres filtros, mientras que en Excel 2007 puedes ingresar mas de tres. (Pero ojo,
si colocas demasiados filtros la maquina se te puede quedar MUERTA, o informarte que la operación es
muy compleja)
Como el tema que nos atañe es la depuración de los archivos planos, veremos con imágenes como los
podemos usar para depurar los archivos planos. Tenemos en la siguiente imagen un archivo plano
abierto en Excel:
Como podrá darse cuenta, prefiero abrir el archivo plano con el asistente para importar texto Y NO
COLOCARLE COLUMNAS TODAVIA. Es decir, no uso ningún separador y toda la columna la selecciono
como que es de tipo texto. Empaqueto el archivo plano en la columna A, como se ve en la grafica. Esto
me facilita AGARRAR todos los registros indeseados mucho más fácil. Luego, se puede proceder a la
partición, para eso existe la herramienta Texto en Columnas que ya hemos visto. Para meter el filtro,
simplemente vaya a la ficha inicio, y allí, a la extrema derecha, seleccione el grupo de botones
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
modificar. Allí verá un embudito,
. Entonces: Marque o seleccione
la Columna A, y escoja el embudito de ordenar y filtrar. Este filtro también lo encuentra en la ficha
Datos. Entonces, si lo hizo bien, tendrá algo así:
Puede ver que salió una pestaña allá en la fila dos. Quiero que se fije que este archivo plano, todo el
encabezado del listado no nos agrega valor, es basura. Si se fija, vera que el encabezado tiene o
comienza con un palito de estos:| en mi teclado, el palito lo tengo al lado izquierdo del número uno
que está encima de la letra Q.
Esa característica nos sirve para seleccionar un filtro que nos elimine “en un solo tiro” el encabezado,
puesto que este, siempre CONTIENE el carácter “palito”
Preste atención a la siguiente imagen:
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|.
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Hice clic en la pestaña del filtro y me salió el menú emergente, por allí me fui a la opción Filtros de
texto, y luego, clic en contiene. Siguiente imagen:
Fíjese que en “Contiene” puse el palito. Si no lo puede sacar con su teclado, pues copie el carácter y en
la caja de texto del autofiltro personalizado, péguelo con el menú emergente.
Vamos a ver el efecto que produce hacer esto en la siguiente imagen:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Fíjese como quedaron seleccionados todos los encabezados QUE NO QUEREMOS TENER.
Solo nos falta eliminarlos, seleccionar desde la fila 2, hasta el final, y con el menú emergente, dar clic
en eliminar toda la fila, así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Y eso es todo. No olvide quitar el filtro. Así se utilizan los filtros para eliminar la basurita de los archivos
planos. Pasemos a la siguiente forma de eliminar la basurita, pues a veces este “truquito” no funciona,
sobretodo cuando estas manejando archivos muy, muy grandes.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ordenar los datos
Esta técnica es de las que mas se usan a la hora de DESHACERSE Manualmente de la basurita de los
archivos planos, pues se ordena por una columna que uno considera que es por donde se pueden
seleccionar “JUNTICOS” todos los datos que son basura, de tal manera que simplemente se seleccionen
las filas de la basurita que esta reunida y se eliminen todas las filas.
Yo le puedo contar, por experiencia, que cuando se utiliza la técnica vista anteriormente de los filtros
para eliminar la basurita de los archivos planos de archivos extremadamente grandes, hablo de mas de
300.000 mil filas, es muy posible que, su maquina computadora SE NIEGUE a eliminar las filas filtradas
seleccionadas, y le indique un mensaje que diga “No hay recursos suficientes”, “Selección demasiado
compleja” o en otros casos puede que haga la operación, pero elimine hasta las filas que no tiene que
eliminar, es decir, hasta las que están ocultas y no habían sido filtradas.
Si a esto le suma, que la operación que se le pide a Excel es tan grande que el programa se ve
imposibilitado para que la opción DESHACER no deshaga la operación, pues…. PEOR AUN.
Si le llega a pasar, lo mejor es que cierre el archivo SIN GUARDAR CAMBIOS, y lo vuelva a abrir. Es
preferible volver a repetir los últimos pasos, que perder información importante.
Entonces, que hacer? Si Usted se fija, a Excel y la máquina le cuesta trabajo filtrar una enorme cantidad
de filas, PERO, si Usted le agrupa la basurita en sectores, esto es ordenando los datos, pues, AHÍ si,
Excel si le podrá borrar la información sin problema, y lo hará a una velocidad aún mayor, pues Usted
ya le habrá colaborado a Excel, agrupándole la basurita.
Como mencionaba en la introducción, Excel 2007 tiene mas de 1.040.000 (Un millón cuarenta mil) filas,
entonces, no es difícil entender que si tiene un archivo plano que “COPA” casi toda la capacidad de la
hoja electrónica, al hacer el borrado de las celdas filtradas, Excel simplemente no lo pueda hacer.
Haga esta analogía mental, para que asocie el tamaño de memoria que usa la hoja de cálculo en el
nuevo Excel:
Excel tiene 1.048.576 filas. Puede ver que visualmente, una fila corresponde más o menos a medio
centímetro de grueso. Entonces, estamos hablando que el nuevo Excel sostiene una hoja de cálculo que
en cuanto al largo, corresponde no a una hoja, sino a una sábana de 5 kilómetros 242 metros !
Ahora, un archivo de 600.000 filas de largo, como puede ser un archivo plano de Kardex de todo un
año, o algunos meses, estamos hablando de una hoja que VIRTUALMENTE MIDE 3 kilómetros de largo:
600.000 filas dividido entre 0,5 centímetros = 300.000 mil centímetros, divididos a su vez entre 100,
tenemos 3.000 metros, = 3 kilómetros. Esto lo traigo a colación para que sea consciente y no se
ofusque si su máquina se queda un poco pegada, tenga en cuenta que SON MUCHOS LOS ARREGLOS
QUE EXCEL DEBE HACER PARA DARLE GUSTO A USTED!! A mí no me extraña, que los filtros no se
puedan ejecutar en archivos tan grandes.
Esto está directamente relacionado con la potencia de su maquina computadora, pero hasta las mas
poderosas al momento de escribir este manual, las de 4 procesadores y 8 Gigas de memoria, tienden a
quedarse “Pegadas” en este punto, o sea, hasta a los mas poderosos les pasa. Es posible que en los
sistemas operativos de 64 bits halle mas potencia, pero los nuevos equipos siempre son más costosos,
y las aplicaciones (hasta ahora) todavía no están listas para trabajar en 64 bits. En lugar de esto,
siempre es posible encontrar una solución alterna, la que le propongo es que Ordene el archivo plano y
en cuanto tenga la basurita agrupada, proceda a borrarla. Verá como Excel lo hace en un “Santiamén”
(en segundos…).
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Cuando he tenido que trabajar archivos tan grandes? Como le mencionaba, he tomado el universo
completo del kardex, he depurado el archivo plano y una vez convertido en base de datos lo he
cruzado, verificando si los documentos me cuadran contra el archivo plano depurado del libro auxiliar.
Mas adelante, en tablas dinámicas, verá COMO PUEDE HACER ESTO EN SEGUNDOS, Y
CONCILIACIONES REALMENTE INMENSAS LAS PUEDE HACER EN SEGUNDOS….UNA COSA
SENCILLAMENTE INCREIBLE.
Ok. Sigamos:
De acuerdo al archivo del grafico que le vengo enseñando, le voy a mostrar en las siguientes graficas
como seria el asunto:
En primer lugar, cuando comience a utilizar la opción de Ordenar, le aconsejo que Inserte una nueva
columna (de primera, es decir en la columna A) y coloque a todo lo largo de esta columna, de arriba
hacia abajo, una serie de números del uno, hasta el final del archivo. Esta técnica la usan mucho por
ahí y la verdad que es útil, puesto que, si Usted desordena el archivo, siempre que vuelva a ordenar por
la nueva columna 1 que contendrá la serie de números, el archivo le quedará ordenado como estaba
originalmente.
Pero, ¿Cómo colocar esa serie rápidamente? Por lo general los usuarios colocan en la celda A1, el
numero 1, y en la A2, el numero 2, seleccionan las dos celdas y van arrastrando hasta el final. Si el
archivo es muy grande, probablemente se quede unos buenos minutos “EN ESAS”. La forma más
rápida, de hacer en segundos, el relleno de la serie, casi automáticamente, es de la siguiente forma.
Preste atención:
Paso 1: Inserte dos columnas.
Uhm… la imagen en la siguiente hoja…
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Seleccionando las dos primeras columnas.
A continuación, las siguientes imágenes:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Allí mismo, de una vez, oprima la celda FIN y a continuación la flecha hacia abajo. Llegará hasta la
ultima celda de Excel en la columna A, la celda 1.048.576 luego se desplácese a la celda C
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Estando en la celda C1048576, oprima nuevamente FIN y luego la flecha arriba. Con esta acción, el
cursor se “estrellará” con el final del listado:
Estando ya, en la última parte, o final del listado, desplácese nuevamente a la columna A. Allí, coloque
una marca tal como una “x”, así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Luego, copie esa celda con control, oprima al mismo tiempo la tecla Short, luego FIN, y luego la flecha
del cursor arriba. Verá como selecciona todo el rango, desde la última celda hasta la primera. Luego dé
enter para que se pegue en el rango todo lo copiado:
Listo, ahora ubíquese en la celda B1, e ingrese el numero 1, luego en B2 e ingrese el numero 2. Luego
seleccione estas dos celdas, B1 y B2, así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Luego ubique el puntero del ratón y haga doble clic en la esquina inferior derecha del cuadro de las dos
celdas enmarcadas: Para que me entienda más fácil, es hacer doble clic en este punto:
(Cuando se posiciona encima de ese mini cuadrito negro de la esquina, el cursor se convierte en una
cruz negra delgada.) En cuanto haga doble clic allí, la serie del 1 hasta el ultimo número se llenará
automáticamente, pues tiene una referencia de celdas por la que seguir el rastro y son las que usted ya
creó rápidamente a todo lo largo de la columna A, cuando marcó con “x” todas las celdas.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
De esta manera, puede hacer la serie que le ayudará a Ordenar originalmente el listado que
ordenaremos por otro criterio que nos facilite reunir en una sola zona la basurita y poder eliminar esas
filas basura. Recordemos que este método es alterno a eliminar la basura con filtros, pues al tratarse de
archivos demasiado grandes, Excel podría negarse a hacerlo por insuficiencia de recursos.
Sigamos: Una vez creado el serial, puede eliminar la columna A, esto es, la que contiene las “x”, pues
ya no la necesita, ya cumplió su cometido de ayuda:
Listo, teniendo esta serie de números como ayuda, podemos proceder a ordenar por la columna B, al
hacerlo, todos los campos que son similares se ubicarán unos debajo de otros, y esto es lo que
queremos que esas líneas de datos de formato de listado que no aportan nada, queden juntos de tal
manera que podamos seleccionar esas filas y eliminarlas:
Puede seleccionar toda la tabla de datos ubicándose en A1 y oprimiendo Crtl+Shift+*, luego vaya a la
ficha Ordenar datos y ordene por la columna B:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Si se va desplazando hacia abajo, verá que la basura quedó por allá abajo: (a veces queda en la parte
superior, en todo caso, al desplazarse encontrará en donde le quedó reunida la basura):
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En este punto, ya puede seleccionar, por ejemplo, en este caso, las filas que contienen esas rayas que
no agregan valor:
Y las puede eliminar, o puede optar por seguir la selección con lo que continúa, (los lapsos) que
también son basura, y luego, eliminar todas esas filas.
Y así, sucesivamente, va eliminando la basura (incluidas esas celdas en blanco) y luego ordena todo
nuevamente por la columna a, y retorna al orden original del listado, pero, ya será sin la basurita de los
encabezados:
Aquí ilustramos como seleccionamos la basurita de los encabezados y vamos a eliminarla:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En la siguiente imagen ya hemos eliminado y ya hemos ordenado nuevamente por la columna A,
retornando al orden original, pero sin la basurita.
Esta es la manera en la cual, Ordenar los datos nos puede ayudar a depurar los archivos planos muy
grandes que no se pueden limpiar con los filtros.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Funciones de uso frecuente
Las funciones o formulas de uso frecuente es un tema que conviene saberlo, ir aprendiéndolo, pues
ofrecen un tremendo potencial una vez que se conocen. Otra razón más de peso es el hecho de que si
tiene buenas bases en el manejo de fórmulas, podrá incluirlas en las macros que escriba. Para saber
manejar un auto formula uno (las macros) debes de saber manejar bien todas las cosas básicas de un
vehículo.
Las he limitado a unas pocas funciones de uso frecuente y técnicas útiles en un área contable, es decir,
a la vez que se explica como se montan las funciones de uso frecuente, vamos a ir mostrando ejemplos
prácticos. Si Usted está registrado en mi pagina web o grupo en Facebook, puede descargar el
diccionario de formulas, (el cual es la traducción del trabajo del Señor Peter Noneley que está en Inglés
y que también se consigue gratis en Internet desde hace muchos años) y ver, directamente en Excel
como operan las funciones de uso frecuente para un área contable. En esta sección hablaremos de las
más importantes, pero en la web encontrará todavía más, por si desea profundizar en otras funciones.
Función Si
La función si, sirve para evaluar una celda, y dependiendo de su contenido (o condición), podemos
hacer o no, un cálculo o colocar un mensaje, o colocar otra formula si su contenido es adecuado, o
colocar otra formula si el contenido no es adecuado o acorde con la evaluación. Una función si, puede
colocar en su interior mas Sís, en el nuevo Excel pueden “Anidarse” (así se dice) hasta 64 Sí
condicionales. Claro que debe de saber que es raro que uno realice tantas anidaciones, por lo general
con unas cuantas se suelen cubrir las necesidades de acción.
Miremos el ejemplo:
En este caso estamos haciendo un ejemplo mediante el cual estamos revisando rápidamente si los
asesores comerciales o representantes de ventas han logrado el objetivo. Si usted, como jefe, debe de
revisar si cumplieron o no, podrá darse cuenta que en una cuadrilla de muchos vendedores, la tareíta
puede ser un poco dispendiosa de lograr. Sin embargo, si Usted monta una formulita Si condicional, se
puede deshacer de esta tarea engorrosa, en segundos. Como? Simplemente evaluando la condición de
la celda que contiene las ventas contra el objetivo, comparando que, si el valor de las ventas es mayor
o igual que el objetivo, pues nos alerte colocando un texto, que puede ser la palabra “Bien” o “Mal”. En
la columna F, se ha puesto la formula que está en las celdas E que hacen la comparación.
Ahora ampliemos mas el conocimiento de la función Si mirando la ficha técnica:
Que hace?
Evalúa una condición.
Si la condición se cumple se considera VERDADERO.
Caso contrario se considera FALSO.
Dependiendo de este resultado, una de dos acciones se pueden llevar a cabo.
Sintaxis
=SI(Condición, Acción Si es Verdadera, Acción si es falsa)
Por lo general la condición evalúa dos celdas, tal como A1=A2.
Las acciones verdadera y falsa pueden ser números textos o cálculos.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Formato
No se requiere.
Ejemplo 1
La siguiente tabla muestra los resultados de ventas y objetivos de algunos representantes de
ventas.
Cada uno de ellos tiene su propia meta la cual debe alcanzar.
La función =SI() se utiliza para comparar las ventas con la meta.
Si las ventas resultan mayores o iguales a la meta se muestra el resultado "OK".
Si las ventas no alcanzan el objetivo se muestra el resultado "No alcanzado"
Observe que el texto que se inserta en la función =SI() se debe encerrar en doble comilla.
Ejemplo 2
Este ejemplo es similar al anterior.
En esta ocasión se calcula la comisión a ser pagada.
Si las ventas son mayores o iguales a la meta, se paga una comisión de 10% sobre las
ventas.
Si las ventas no alcanzan la meta, se paga una comisión del 5%.
Ejemplo 3
Este ejemplo utiliza la función =Y() con la función =SI()
Un comerciante concede un 10% de descuento en algunas líneas de sus productos.
El descuento se concede en los productos que están en oferta especial, y cuando el
pedido es mayor a $1.000
La función =Y() se usa con la función =SI() para verificar si el producto esta en oferta y si
el pedido se encuentra por encima de $1.000
De manera similar, puede anidarse la función “O” para verificar el cumplimiento de una de dos
condiciones, en lugar de que se verifiquen que sean dos condiciones al mismo tiempo, efecto que se
consigue con la función “Y”.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Función Izquierda
Que hace?
Trae un número determinado de caracteres desde el lado izquierdo de un texto.
Sintaxis
=IZQUIERDA(Texto original, número de caracteres requeridos)
Formato
No se requiere.
Ejemplo
La siguiente tabla se usa para extraer el primer nombre de una persona desde su nombre
completo.
La función =ENCONTRAR() se usa para localizar la posición del espacio entre el primer y
segundo nombre.
Entonces el largo del primer nombre es la posición del espacio menos un carácter.
La función =IZQUIERDA() puede ahora extraer el primer nombre basado en la posición del
espacio.
Se puede dar cuenta que las formulas anidadas combinan su potencial y nos dan muy buenas
soluciones.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Función Derecha
Que hace?
Extrae un número específico de caracteres desde la derecha de un texto.
Sintaxis
=DERECHA(Texto Original, Número de caracteres requeridos)
Formato
No se requiere
Ejemplo
La siguiente tabla fue usada para extraer el segundo nombre de un texto que contiene nombre y
apellido.
La función =ENCONTRAR() ubica la posición del espacio entre el primero y el segundo nombre.
La longitud del segundo nombre se calcula restando la posición del espacio de la longitud total
del nombre completo, con lo que la función =DERECHA() ya queda en condiciones de extraer
el segundo nombre.
Al igual que en el caso anterior, se puede dar cuenta que las formulas anidadas combinan su potencial
y nos dan muy buenas soluciones.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Función Extrae
Que hace?
Trae un pedazo de texto desde la mitad de una celda con texto.
Para tal fin necesita saber el punto de inicio y cuantos caracteres traer.
Si el número de caracteres a traer excede el número de caracteres disponibles, trae los
caracteres disponibles.
Sintaxis
=EXTRAE(Texto Original, Posición de inicio, número de caracteres a traer)
Formato
No se requiere.
Ejemplo 1
La siguiente tabla usa la función =Extrae() [en Inglés =MID()] para extraer un código postal
desde un ID utilizado por la compañía.
En este caso, se asume y aplica que siempre se usa el mismo formato con la misma cantidad de
Caracteres. El código postal se encuentra en la 5ta y 6ta posición.
Ejemplo 2
Este otro ejemplo muestra como extraer un ítem el cual es de longitud variada, el cual se
encuentra dentro de una pieza de texto que NO tiene un formato estándar, pero que siempre se
encuentra entre dos símbolos slash /.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Función Concatenar
Que hace ?
Esta función une piezas de texto separadas.
Sintaxis
=CONCATENAR(Texto1,Texto2,Texto3...Texto30)
Hasta 30 textos se pueden encadenar
Formato
No se necesita.
NOTA
Puedes lograr el mismo resultado usando el operador & Ampersand, normalmente
se
encuentra en la tecla Shift + 6
Forma alterna de usar el operador Ampersand “&” en lugar de =Concatenar():
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Función Espacios
Esta función es útil cuando se hace limpieza de los campos de un archivo plano, pues, para Excel, lo
que no se ve, no quiere decir que no esté allí, y estos espacios a menudo son un problemita serio, que
no permite que otras funciones tales como =BuscarV() o =Sumar.Si no operen como se espera, y uno,
se arranque las mechas sin poder entender porque no funcionan las @#?$& funciones…. Entonces,
piense que tal vez el valor buscado o sumado no es exactamente igual, Revise y depure los campos con
la ayuda de esta función.
Que hace?
Remueve espacios indeseados de una pieza de texto.
Los espacios antes u después del texto se remueven completamente.
Los espacios múltiples dentro del texto quedan en un solo espacio.
Es útil para limpiar información que baja de los programas contables que residen en los
servidores, sobretodo
los espacios que quedan al final, que son invisibles y que presentan molestias en los
programas que validan
Información.
Sintaxis
=ESPACIOS(Texto a corregir)
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Función Texto
En algunas ocasiones, necesitamos que los números se ordenen como si fueran un texto y no un
número, ya que la ordenarlos como número se acomodan de menor a mayor cuantía, mas no por los
caracteres del texto, y en ocasiones, por ejemplo, necesitamos que el 11 quede debajo del 1. (Ejemplo,
el disponible, debajo del 1, Activo). Para esto, podemos usar la función texto, que es muy fácil de usar
como verá a continuación.
Que hace?
Convierte un número en texto.
Se necesita especificar el formato de texto en la función.
No está de más indicar que una vez convertido Excel dejará de tratarlo como número, por lo que
no podrá hacer cálculos con él
Sintaxis
=TEXTO(Número a Convertir, Formato de Conversión)
Función Valor
Esta función toma un número que está en formato Texto y de manera similar a la función texto, lo
convierte en tipo número.
Ejemplo:
En la depuración de archivos planos esta función es de mucha utilidad, como le mostraré a
continuación:
Como puede ver, este segmento de archivo plano está “empaquetado” en la columna A. Mediante la
herramienta Datos – Texto en Columnas, podemos traer el asistente de importación de archivos planos,
y hacer la partición del segmento plano, estos es, asignar las rayitas que serán las columnas, así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En la siguiente sección, observe que los valores crédito van con un “CR”, en ese punto, observe como
continúo haciendo la partición:
En el siguiente paso, le aconsejo que le coloque a todos los datos que son tipo texto, hasta para los que
se ven como números. Es mejor, ya que algunos valores numéricos son algo confusos, y Excel nos los
puede traer de manera errada. Posteriormente les daremos el mismo tratamiento que les dimos en el
apartado en el cual explicábamos como arreglar estos valores con el buscar y reemplazar. No obstante
hacer este truco, es posible que algunos datos aún se resistan a ser convertidos en valores, entonces,
allí es cuando entra la función valor en acción:
Aprovechando que ya vimos la función =SI(), vamos a usarla para que los valores que tienen un “CR” al
lado, sean multiplicados por -1: Primero vamos a arreglar los valores de la columna C con esta formula:
Si D2 es “CR”, entonces multiplique C2 x menos 1, sino, déjela igual, esto es, coloque C2:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, como decíamos que es probable que existan números tipo texto que se resisten a convertirse en
datos numéricos, usáramos la función =Valor(); entonces, anidémosla dentro de la formula si:
Observe que si es CR, después del punto y coma hay un signo menos que antecede a la función
=Valor().
Casos más difíciles en cuales se necesita extraer el valor de una cadena de texto:
Si el número se encuentra en la mitad de un texto largo, se tendrá que extraer usando otras funciones
de texto tales como =HALLAR(), =EXTRAE(), =ENCONTRAR(), =SUSTITUIR(), IZQUIERDA() o
DERECHA()
Caso 1:
En este caso, estamos extrayendo y encontrando con ayuda de la función Hallar, el signo $ pesos que
antecede el número que siempre se encontrará a la derecha. La función extrae toma la celda, luego
pide el segundo argumento que es, desde donde le hago la extracción? Le decimos con ayuda de
=Hallar() que lo haga desde donde aparezca el signo pesos, y de allí que tome 99 dígitos. Todo es
“encapsulado” o tomado en conjunto por la función valor, que convierte el texto numérico extraído, en
un valor.
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Caso 2
Este caso es más complicadito que el anterior, pero igual, nada que no sea posible de hacer.
El valor en porcentaje es de una longitud variable, puede ser uno dos o tres dígitos de largo.
La única manera de identificar el valor es el hecho de que siempre termina con el signo %.
No hay forma de identificar el comienzo del valor, lo único es que viene precedido por un espacio.
El principal problema es calcular la longitud del valor a extraer.
Si la extracción asume el largo máximo de tres dígitos y el signo de %, se tendrán errores cuando
el porcentaje se de sólo un dígito de largo, cuando se hallen caracteres alfabéticos adyacentes.
Para resolver el problema la función =SUSTITUIR() se utiliza para incrementar el tamaño de los
espacios
en el texto.
Ahora cuando la extracción tenga lugar cualquier carácter innecesario estará precedido de
espacios
los cuales serán ignorados por la función =VALOR()
Se recomienda estudiar las funciones de primer y segundo nivel usadas aquí, tales como
=HALLAR()=SUSTITUIR() y =EXTRAE()
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Función Hallar
Que hace ?
Busca una letra o cadena de caracteres dentro de una pieza de texto y cuando la encuentra,
muestra el número de la posición de la letra o primera letra del texto o letra buscado.
Si la letra no está, se indica un error tipo #VALOR
NOTA : Esta fórmula NO diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Sintaxis
=HALLAR(Texto buscado, Texto, Posición inicial)
Texto buscado: Es el texto que se desea encontrar. Se puede usar * como carácter comodín; es
decir, por ejemplo, para buscar cualquier texto que contenga una parte de las letras "*ola*"
Texto: Es la pieza de texto en la cual se buscará la letra.
Posición inicial: Es opcional, especifica el punto en el cual la búsqueda del texto iniciará.
Formato
No se necesita, el resultado se enseña como un número.
Función Sustituir
Si Usted es contador y le ha tocado manejar información exógena que solicita el fisco, le habrá tocado
“lidiar” con los caracteres extraños que a veces salen en los archivos importados. Esta función ofrece
una excelente manera de corregirlos.
Que hace ?
Reemplaza una pieza de texto con otra.
Puede reemplazar todas las ocurrencias de texto o una instancia específica.
Considera mayúsculas y minúsculas.
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Sintaxis
=SUBSTITUIR(Texto Original, Texto a Remover, Texto a Insertar, Instancia requerida)
La instancia es opcional, Si se omite todas las instancias se sustituyen.
Formato
No se requiere.
Nota
Como esta fórmula distingue Mayúsculas y minúsculas, puede usar otras funciones de texto que
aseguren el efecto deseado tales como =MAYUSCULA, =MINUSCULA() o =NOMPROPIO()
Función Mayúscula
Que hace ?
Convierte todos los caracteres de una celda a mayúscula.
Sintaxis
=MAYUSCULA(Texto a Convertir)
Función Minúscula
Que hace ?
Convierte todos los caracteres de un texto a minúscula:
Sintaxis
=MINUSCULA(Texto a convertir)
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Función Nompropio
Que hace ?
Esta función convierte las primeras letras de cada palabra en mayúsculas y las demás letras en
minúsculas.
Sintaxis
=NOMPROPIO(Texto a Convertir)
Antes de continuar, es posible que usted se esté preguntando como hacer que solo la primera celda
quede en mayúscula y las demás en minúscula. Cuando se arman los balances con sus notas, por lo
general, el estilo del texto de los nombres de las cuentas es de esta manera, y para esta tarea, esta
función =NOMPROPIO() sencillamente NO SIRVE.
Que hacer?
Le tengo la solución, anidando las funciones vistas, así:
Esta anidación arranca primero convirtiendo la primera letra de la izquierda en mayúscula, luego,
amarra el resultado de esa primera formula o función concatenándola con el ampersand & a la
siguiente función: Minúscula. Y minúscula anida dentro de ella la función Extrae, que, como su nombre
lo indica, extrae desde el segundo digito a la derecha hasta 100 dígitos. Al estar anidado dentro de
minúscula, todo lo correspondiente al segundo digito hasta 100 dígitos es convertido a minúscula.
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Función Largo
Que hace ?
Cuenta el número de caracteres, incluyendo espacios y números de una celda que contiene
texto.
Sintaxis
=LARGO(Texto)
Función BuscarV
Probablemente BuscarV sea la función mas utilizada de Excel, con justa causa, por el enorme potencial
que ofrece. Sin embargo, combinada con otras funciones ofrece un potencial todavía mayor, por esa
razón nos detendremos un poco más en esta función, para que comience a aguzar su mente y su
creatividad.
Que hace ?
Busca un ítem debajo del encabezado de columna indicado, en las filas de esa columna,
y cuando lo ubica, se vá por ese renglón de fila atravezando la tabla hacia la derecha, y se
detiene en el número de columna indicado, trayendo el valor que requiere el usuario.
Sintaxis
=BUSCARV(Item a Encontrar, Rango o Tabla de Búsqueda, Columna de la que se debe traer,
Ordenado o Desordenado)
El Item a Encontrar es un solo item especificado por el usuario.
El Rango o Tabla de busqueda es el rango de información con títulos en sus encabezados de
columna.
Columna de la que se debe traer es el número de columna contando a partir de la primera que se
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utiliza, pues una vez hallado el Item en la fila de la primera columna, se atraviesa la tabla hasta
cierto número de columna.
Ordenado o Desordenado se usa cuando los encabezados de columna están ordenados.
VERDADERO o 1 si está ordenado, FALSO o 0 (cero) si no. Con Verdadero, si no encuentra una
coincidencia exacta trae la mas parecida, con Falso si no halla la coincidencia exacta, trae un
error tipo #N/A
Formato
No se requiere.
Ejemplo 1
Esta tabla es usada para encontrar un valor basado en un mes y nombre específicos.
La función =BUSCARV() se usa para rastrear abajo para encontrar el nombre.
El problema surge cuando una vez encontrado, no sabemos en cual columna de mes detenernos.
Para resolver el problema se obtiene ayuda de la función =COINCIDIR().
La función =COINCIDIR() busca en la lista de nombres para encontrar el mes que se requiere y
calcula la posición del mes en la lista. Pero debido a que la lista de meses no es la misma que
el rango de búsqueda, se le debe adicionar un 1 para compensar.
Con lo anterior, la función =BUSCARV() ahora usa la posición del mes que le entrega la función
=COINCIDIR() con lo cual puede cumplir el siguiente paso, que es atravesar la tabla o rango
para traer el Item que finalmente se encuentra en la columna del mes.
La función BUSCARV() usa FALSO al final de la función para indicarle a Excel que los
encabezados de fila no están ordenados.
Ejemplo 2
Este otro ejemplo muestra como la función =BUSCARV() se usa para traer el costo de un
repuesto de diferentes marcas de carros.
La función =BUSCARV() busca hacia abajo, de los encabezados de fila en la columna F
el repuesto de la columna C.
Cuando lo ubica, =BUSCARV() busca a través de la tabla para encontrar el precio, usando el
número de posición que le entrega la función =COINCIDIR() y así ubicar el número de
columna para la marca del carro.
La función utiliza rangos absolutos indicados por el signo $. Esto asegura que cuando la
fórmula es copiada a mas celdas, los rangos de =BUSCARV() y =COINCIDIR() no cambien.
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Ejemplo 3
En este otro ejemplo más complejo, un vendedor de materiales de construcción, ofrece
descuentos en los pedidos más grandes.
La tabla de costo unitario contiene el costo de 1 unidad de Ladrillo, Madera y Cristal.
La tabla de descuentos contiene diferentes descuentos para diferentes cantidades de cada uno
de estos productos.
La tabla de órdenes se usa para ingresar las mismas y calcular el total.
Todos los cálculos tienen lugar en la tabla de órdenes.
El nombre del producto se indica en la columna C.
El costo unitario de cada producto se busca en la tabla de costo unitario.
La opción FALSO se utiliza al final de la función para indicar que los productos en los
encabezados de la tabla costo unitario no se encuentran ordenados.
Usando esta opción se indica a la función que busque la coincidencia exacta. Si la coincidencia
no se encuentra, la función produce un error.
=BUSCARV(C140;C128:D130;2;FALSO)
Luego el descuento se busca en la tabla de descuentos.
Si la cantidad ordenada coincide con el valor del encabezado de la tabla de descuento, la función
=BUSCARV()
ubicará en esa columna hacia abajo para seguir buscando el descuento correcto.
La opción VERDADERO se utiliza al final de la función para indicar que los valores se encuentran
ordenados.
Adicionalmente, permite a la función hacer una coincidencia aproximada, lo cual sirve para el
propósito planteado, pues si la cantidad ordenada no coincide con ningún valor del encabezado
de la tabla de descuentos, el siguiente valor mas cercano pero bajo es escogido.
=BUSCARV(D140;F128:I130;COINCIDIR(C140;G127:I127;0)+1;VERDADERO)
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En primera instancia puede parecer complicado, si Usted está suscrito (gratis) en nuestra web, puede
descargar los ejemplos en archivos Excel, de tal manera que le facilite el aprendizaje.
Ejemplo 4
Se muestra como anidar la función =ESPACIOS() dentro de =BUSCARV(), para eliminar la
posibilidad de que la fórmula nos muestre un error tipo #N/A, cuando en realidad el Match SI
existe.
Debe tener sumo cuidado y tener en cuenta que algunos Items puede que se vean iguales pero
que es probable que para Excel no lo sean.
De igual forma se muestra como deshacerse del error #N/A cuando se tiene certeza de que en
verdad NO aparece
el item buscado.(Solo se quiere descartar el error #N/A,)
Para este fin nos valemos de la funcion =SI() y la función =ESNOD()
Tenga en cuenta que si ha bajado información de un servidor en el cual reside el programa de
control, es probable que haya importado información con caracteres extraños, con lo cual Excel
también el mostrará un #N/A
Explicación de la anidación de =BUSCARV() con =ESNOD y =SI()
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Como usted sabe que la función =SI() toma acción para el caso en el cual sea verdadera o falsa
una condición, pues nos valemos de ella y de la función =ESNOD() para realizar la tarea anterior.
En primer lugar, ESNOD evalúa si la función BUSCARV muestra un error #N/A. Si no lo es, no
pasa nada, pues se pasa a la acción para el caso en que el error sea falso, y esa acción es que
se realice la función BuscarV otra vez.
Pero SI en verdad ESNOD está arrojando un error tipo #N/A, entonces internamente arrojará un
VERDADERO,
que será interpretado por la función SI, y en consecuencia, la función SI hará lo que le pedimos
en la formula, que es, que emita un mensaje al usuario. (El mensaje se debe colocar entre
comillas).
Si desea que aparezca un cero 0, coloque el cero sin las comillas.
Si desea que aparezca NADA, no coloque nada entre las comillas, así: ""
O si desea realizar otra acción mediante otra fórmula, colóquela en esa parte del argumento.
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Realizar la búsqueda con =BuscarV() en varias tablas
Vamos a ver este ejemplo, para que vea como es posible, en una misma formula buscarV, realizar la
búsqueda no en una sola tabla, sino en varias tablas.
Para lograr este cometido, primero seleccione cada una de las tablas y asígneles un nombre mediante
el cuadro de nombres, (El cuadro de nombres se encuentra encima de la letra A de la columna. Allí
escribe Tab1; luego selecciona la tabla 2 y escribe en el cuadro de nombres Tab2, y así sucesivamente).
Luego utilizamos el potencial de la función indirecto para hacer que la función =BUSCARV() agrupe los
rangos definidos
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Como hacer un doble =BuscarV ()
Este es otro ejemplo que le continuará mostrando el potencial de Excel en el tema de formulación. Si
Usted trabaja en Costos, encontrará en Excel a su mejor aliado. En este ejemplo, similar a uno de los
vistos mas atrás, veremos como un segundo buscarV, anidado dentro del primero, entrega la posición
de la columna que debe traer, buscándola en una tercera tabla.
Aquí se busca el producto en la tabla de precios del mes, cuando encuentra el producto, busca el
número del mes en la tabla de los meses, para saber cual de los precios por mes traer.
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Triples, cuádruples BuscarV.
El caso anterior quizás no aplica para el caso en el cual Usted desea buscar un código, y una vez
hallado, se realice, dentro de esos códigos, otro subcódigo, y allí si, que nos traiga el valor buscado.
En otras palabras, a veces tenemos la necesidad de buscar en dos rangos, primero una categoría y
dentro de ella, una marca, línea o subcategoría.
Un ejemplo puede ser esta tabla: (Por decir algo, ya sé que no hay autos Kawasaky)….
En ocasiones necesitamos montar una formula que nos ubique primero la categoría y dentro de ella,
ubique el siguiente dato, para traer una tercera información.
Una solución es combinar la función BuscarV o BuscarH con la función Coincidir. (Ya se presentó un
ejemplo de estos anteriormente) Primero se debe de reorganizar la tabla de datos, como se muestra a
continuación, dependiendo de la función que utilices:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Complicando más las cosas . . .
Bueno, y como se hace la formula que nos traiga un dato, dada la categoría, subcategoría, y otra SUB
de la subcategoría ?
Aquí hay un ejemplo, se hace mediante una formula matricial. .. Revise la función en la celda E59:
Tabla Ejemplo:
Para lograr este cometido, de buscar en una Categoría, una subcategoría y luego en una tercera Sub
categoría, ya abandonamos la función BuscarV, y nos valemos de otras funciones de búsqueda: Índice
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
y Coincidir, pero ingresadas como función matricial. Para entender como operan las funciones
matriciales, por favor vaya al apartado que explica el tema, por lo pronto, debe saber que este tipo de
formulas se escriben pero se ingresan NO dando enter, sino, oprimiendo al mismo tiempo, las teclas
Control + Shift + Enter.
Complicando TODAVIA más las cosas . . .
Si muy buena su solución pero, yo quiero que me traiga la columna que yo quiera… Como se
hace ?
Aquí hay una variación del caso anterior, para que no diga que no se le trata bien…
Con otro coincidir ubica la columna, Info1, Info2 o Info3 . . .
Tabla Ejemplo:
Como puede darse cuenta, en temas de búsqueda, no hay tema que sea imposible de sacar adelante
con la ayuda de Excel.
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Buscando Items Incorrectos o desconocidos entre dos tablas
BuscarV con frecuencia es utilizada para conciliar información. Vamos a ver una solución muy ingeniosa
que nos cruza la información entre dos tablas, no solo cruzando el Item como tal, sino también,
cruzando su localización.
Para lograr este cometido, anidaremos =BuscarV() dentro de la función =Eserror() que sirve para
detectar si =BuscarV() devuelve un error #N/A, y la Función =SI() entra en acción para realizar la
búsqueda en la localización.
La formula en la región sombreada de azul es la siguiente:
=SI(ESERROR(BUSCARV(B13;$C$17:$E$21;2;FALSO));"Id
"&B13;SI(BUSCARV(B13;$C$17:$E$21;2;FALSO)<>C13;"Localización Inconsistente";""))
Desconocido
La formula en la región sombreada de azul es la siguiente:
=SI(ESERROR(BUSCARV(C21;$B$10:$D$13;2;FALSO));"Id
Inconsistente
"&C21;SI(BUSCARV(C21;$B$10:$D$13;2;FALSO)<>D21;"Localización Inconsistente";""))
No
Explicación para la formula en la primera tabla:
La formula Si, nos sirve para el evento en el cual =BuscarV() devuelve el error #N/A, el cual solo se
presenta si =BuscarV() no encuentra el valor buscado, en ese caso, la función =Eserror() lo detecta y
pasa a enseñar el Texto “Id desconocido” (o el que usted quiera colocar entre comillas). Si no hay
error, vuelve y ejecuta la función =BuscarV(), pero en este caso, ahora rastreará la localización.
De manera similar se ha montado la formula en la segunda tabla.
Esta solución es buena, pero la verdad, yo prefiero cruzar los datos con ayuda de las tablas dinámicas
de Excel, es sencillamente REVOLUCIONARIO.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Función Indice
Esta función es similar a BuscarV, pero obviamente tiene sus diferencias.
Que hace ?
Recoge un valor desde un rango de información buscando hacia abajo un número indicado de
filas y a través de un número indicado de columnas.
Se puede usar con un solo bloque de datos o bloques de datos separados.
Sintaxis
Hay varias sintaxis para esta función.
Sintaxis 1
=INDICE(Rango en el cual se busca, Coordenada)
Esta sintaxis se usa cuando el Rango en el cual se busca es una sola fila o columna.
La Coordenada indica cuantas filas abajo o a través se debe bajar o atravesar el rango para traer
los datos que se encuentran en el rango.
A diferencia de las funciones =BUSCAR() esta función trae la información que queremos al
indicarle el rango y la dirección.
Los ejemplos que se muestran a continuación usan la misma sintaxis, pero las coordenadas se
refieren a filas cuando el rango es vertical y a Columnas cuando el rango es horizontal.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Sintaxis 2
=INDICE(Rango en el cual se busca, Coordenada de Fila, Coordenada de Columna)
Esta sintaxis se usa cuando el rango está conformado de varias filas y columnas.
Sintaxis 3
=INDICE(Rango en el cual se busca, Coordenada de Fila, Coordenada de Columna, Área de la
cual se traerá el dato)
Se usa esta sintaxis cuando el rango a buscar esta conformado de varias áreas.
La mejor forma de maneras los rangos de varias áreas es seleccionándolas y dándoles un solo
nombre.
El Área de la cual se traerá el dato indica cual de las áreas debe usar la función.
En el siguiente ejemplo los rangos Norte y Sur han sido definidos como un solo rango llamado
NorteYSur.
Esta operación se ejecuta en el menú Insertar - Nombre - Definir. O bien, puede seleccionar los
dos rangos (esto es,
selecciona el primer rango con el ratón, oprime la tecla Ctrl y manteniéndola oprimida, selecciona
el segundo rango; luego
suelta la tecla Ctrl y lleva le puntero del ratón hacia el cuadro de nombres. El cuadro de nombres
es la primera casilla de
la barra de fórmulas. Allí, escribe NorteYSur. Los rangos que debe nombrar son los que están
coloreados de amarillo claro.
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Ejemplo
En este ejemplo se usan los nombres de los productos y los trimestres.
La función =COINCIDIR() se usa para encontrar la posición de la fila y la columna de los nombres
ingresados.
Estas posiciones son usadas por la función =INDICE() para traer la información.
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Función Coincidir
Que hace ?
Busca un item en una lista y muestra su posición.
Puede ser usada con texto y números.
Puede traer una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada.
Sintaxis
=COINCIDIR(Que es lo que se busca, Donde se busca, Tipo de coincidencia)
El tipo de coincidencia puede ser 0, 1 o -1.
Usando 0 se busca una coincidencia exacta. Si no la hay, el error #N/A aparece.
Usando 1 busca una coincidencia exacta o el siguiente numero mas bajo.
Si no hay ninguno de los dos, se muestra el error #N/A.
La lista de valores a examinar debe estar ordenada para que la función trabaje correctamente.
Usando -1 busca una coincidencia exacta o le siguiente número mas alto.
Si no hay ninguno de los dos, se muestra el error #N/A.
La lista de valores a examinar debe estar ordenada para que la función trabaje correctamente.
Ejemplos
La opción 0 es la mas apropiada para una coincidencia exacta.
Una lista Ascendente da un match exacto.
Un lista Descendente, también.
Pero un valor que no existe en la lista no produce una coincidencia exacta, así que el error #N/A
aparece.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ejemplo 2
La opción 1 es apropiada cuando se quiere encontrar la coincidencia exacta o la coincidencia
siguiente mas
baja.
Con una lista Ascendente se consigue una coincidencia exacta
Con una lista Descendente se obtiene un error #N/A (Not Available)
Un valor errado se trae la coincidencia siguiente mas baja.
Ejemplo 3
La opción -1 es apropiada para encontrar la coincidencia exacta o la coincidencia siguiente más
alta.
Con una lista Ascendente se consigue un error #N/A
Con una lista Descendente se obtiene una coincidencia exacta.
Un valor errado trae la coincidencia siguiente más alta.
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Ejemplo 4
Esta tabla la usa una compañía de transportes para asignar los buses con suficientes sillas para
los pasajeros.
La lista del tamaño de los buses por sillas se tiene en una lista.
El número de pasajeros en el tour se ingresa una casilla para tal fin, y con la función
=COINCIDIR() se ubica el
bus correcto con las sillas suficientes.
Si el número de pasajeros no coincide exactamente, el siguiente bus mas grande es
seleccionado.
Después de que la función =COINCIDIR a encontrado la coincidencia exacta, la función
=INDICE() se usa para
buscar en la lista otra vez y traer el tamaño de bus requerido.
Ejemplo 5
Esta tabla se usa para calcular el tipo de graduación de los estudiantes.
La lista de graduación se tiene en una lista.
El puntaje de los estudiantes se tiene en otra lista.
El puntaje de los estudiantes se compara contra la lista de graduación.
Si no se encuentra una coincidencia exacta, la coincidencia siguiente mas baja es
seleccionada.
Luego la función =INDICE() busca para en la lista de graduación para encontrar el tipo de
graduación.
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Sumar.Si
Esta función es muy usada, entre otras cosas, en un área contable sirve para totalizar rápidamente los
valores de una cuenta en una hoja anexa. Aquí vamos a ir mas allá en el uso de está función, para que
Usted le saque verdaderamente el Jugo.
Que hace?
Adiciona el valor de los items que coincidan con el criterio dado por el usuario.
Sintaxis
=SUMAR.SI(Rango de celdas a ser examinados, Criterio de coincidencia, Rango de Valores a
Totalizar)
=SUMAR.SI(C8:C16;"Frenos";E8:E16)
Esta función examina los nombres de los productos en el rango C8:C16. Identifica las celdas que dice
"Frenos". Luego, trae los valores para frenos que se encuentran en E8:E16
=SUMAR.SI(E8:E16;">=100")
Esta otra función examina los valores en el rango E8:E16 Si el valor es >=100 el valor es sumado.
Formato
No se requiere.
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Ejemplo 1
Usando Sumar.Si para conseguir Subtotales por fecha
Ejemplo 2
Incluyendo o Excluyendo Excepciones
En la siguiente tabla veremos el potencial que le podemos sacar al criterio:
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Función SumaProducto
Que hace ?
Utiliza por lo menos 2 columnas de valores.
Los valores en la primera columna son multiplicados con el valor correspondiente en la segunda
columna.
El total de todos los valores es el resultado del cálculo.
Sintaxis
=SUMAPRODUCTO(Rango1, Rango2, Rango3 hasta el Rango30)
Ejemplo
La siguiente tabla fue utilizada en un estanco (tienda de licores) para controlar las existencias.
El propietario necesita conocer el valor de compra del stock y el valor potencial del mismo si es
vendido, teniendo en cuenta un margen de ventas.
La función =SUMAPRODUCTO() se usa para multiplicar las cajas con el precio por caja para
calcular lo que el propietario gastó en comprar este inventario.
La función =SUMAPRODUCTO() también se usa para multiplicar las cajas en stock con las
botellas por caja y el precio de venta de las botellas, para calcular el valor potencial del stock en
caso de que se venda todo.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Suma como saldo total
Escriba la formula =SUMA($D$11:D11) en la celda E11 y luego cópiela hacia abajo de la tabla.Funciona
como queremos debido a que la primera referencia utiliza el símbolo $ para mantener $D$11 estático
cuando la fórmula es copiada abajo. Cada ocurrencia de la función =SUMA() adiciona todos los
números desde la primera celda hacia abajo.
Esta función se puede mejorar para que muestre 0 cero cuando no hay un valor en la celda adyacente
usándola con la función =SI().
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Función Suma con Índice y Coincidir Utilizada en un Presupuesto
Observe los siguientes cuadros:
La formula en C27 se copia hacia abajo
=SUMA(C11:INDICE(C11:N11;COINCIDIR($C$25;$C$10:$N$10;0)))
Fíjese que la suma arranca en C11: el destino lo da índice y coincidir. Coincidir ubica la posición
del mes corriente y pasa el dato a Índice, que ubica el mes para formar el rango de suma.
La formula para D27 se copia hacia abajo
=SUM(B11:M11)
La formula en C25, carga el mes automáticamente, pues se vale de la función =HOY() para actualizar el
cuadro inferior automáticamente. Usted solo tendría que actualizar sus costos reales.
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Suma con la Función Desref
Desref es una función que sirve para referenciar celdas o un rango de celdas desde otra celda distante.
Lo cual es bueno para esos casos en los cuales se debe copiar y pegar información de otro lado y que
no se dañen los rangos, pues dado que como están definidos desde otra celda, protege que no se dañe
la formulación.
Explicado de otra manera, algunas veces es necesario hacer la función suma basada en un grupo de
celdas en diferente ubicación. Un ejemplo puede ser cuando se requiere un total de ciertos meses del
año, como los últimos 3 meses en relación con la fecha corriente. Cada mes el rango cambia.
Una solución puede ser editar la fórmula cada vez que se ingresa nueva información, pero esto
consume demasiado tiempo y se abre la posibilidad de un error humano.
Una buena forma es indicar un punto de salida y de llegada del rango a calcular usando la función
=DESREF(). Nemotécnicamente hablando, DESREF es una especie de REFerencia DESviada
Hay que aclarar que la función DESREF no devuelve un valor ni hace ningún cálculo; lo que hace es
traer un rango de celdas para que la función que la contiene, en este caso la función suma, los utilice
para su cálculo.
=DESREF() trae un rango que se forma por cierto numero de celdas, basándose en un punto base más
cierto número de celdas hacia arriba o abajo y a la derecha o a la izquierda.
La ayuda que da esta función es que nos podemos sustraer de hacer lo que muchos llaman "hacer los
amarres", pues no importa que cambien los periodos, porque YA NO se direccionan las celdas de
manera constante, sino que se controla y modifica la longitud de los rangos desde otras celdas.
Para que la función =DESREF opere se necesita darle como mínimo tres parámetros:
1. Una dirección de celda para usar como punto fijo que será la referencia a partir de la cual se
calculará la desviación.
2. Desviación en número de filas que inician en el punto fijo.
3. Desviación un número de columnas que inician en el punto fijo.
La función también trae los parámetros Alto y Ancho, que si se omiten, es decir se dejan en CERO,
utiliza el número de filas y de columnas dados. Y para el caso contrario, si se deja en cero la desviación
en filas y desviación en columnas, Si se deben llenar los argumentos Alto (en filas) y el Ancho (en
número de columnas).
Los siguientes ejemplos que van de menor a mayor dificultad paso a paso ayudan a comprender mejor
como trabaja esta función.
=SUMA(E40:DESREF(E40;0;0))
Este ejemplo usa la celda E40 como punto de referencia, sin filas o columnas de desviación, por lo que
el rango se queda en E40:E40. Fíjese que el segundo E40 requerido por la función =SUMA() está
conformado por =DESREF().
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Observe que el separador de la función suma, los dos puntos (resaltados aquí en rojo) es el punto en
donde se ingresa la función DESREF que arma el segundo rango.
En este ejemplo se usa E47 como punto de REFerencia con DESviación de 1 columna para traer la celda
F47,con lo que el rango que se forma es E47:F47
En este ejemplo se usa E52 como punto de REFerencia con DESviación de 2 columnas para traer
HASTA la celda G52, con lo que se forma el rango E52:G52
Usando DESREF dos veces en una fórmula
Dando alcance a los ejemplos anteriores, vamos avanzando un poco más en complejidad. Los
siguientes ejemplo usan =DESREF() para traer el inicio y el final de un rango que se requiere totalizar.
La celda E63 se utiliza como punto de salida en ambos DESREF y cada uno se desvía 1 columna. El
resultado es que solamente se utiliza la celda F63 para armar el rango F63:F63 que es el que calcula la
función =SUMA()
122
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
La celda E69 se utiliza como punto de partida en ambos DESREF, el primero de ellos tiene desviación de
una columna y el segundo, dos columnas. El resultado es el rango F69:G69 el cual es el que se totaliza.
La celda E74 es la base de ambos DESREF, el primero con desviación de una columna, y el segundo con
desviación de tres columnas. El resultado es el rango F74:H74 el cual es el que se totaliza.
Ejemplo 1
La siguiente tabla muestra cinco meses de información.
Para calcular el total de un rango específico de meses se utiliza la función =DESREF()
El punto inicial y el punto final se ingresa en las celdas F87 y F88 y se usan para armar la desviación y
producir un rango que pueda ser totalizado.
Explicación
A continuación se va "desglosando" lo que la fórmula =DESREF() anterior hace.
Es una representación que le servirá para comprender como actualiza los datos con las celdas que
contienen los meses (celdas F87 y F88)
Formula 1 =SUMA(DESREF(D95;0;MES($F$87)):DESREF(D95;0;MES($F$88)))
Esta es la fórmula ingresada. El punto de inicio es la celda en blanco a la derecha de total o a la
izquierda de "Enero", Con cero filas de alto y las columnas las da la función =MES()
Formula 2 =SUMA(DESREF(D95;0;MES(2)):DESREF(D95;0;MES(3))) Aquí se muestra como la función
=MES() calcula el número del mes.
En el ejemplo los valores de los meses ingresados son 2 y 3 para febrero y marzo.
Estos valores son las desviaciones relativas a la celda D95.
Formula 3 =SUMA(DESREF(D95;0;2):DESREF(D95;0;3))
Aquí se muestra como los números de los meses se usan en la función =DESREF().
Formula 4 =SUMA(F95:G95)
Aquí se muestra como =DESREF es eventualmente igual a las direcciones a ser usadas como un rango
para la función =SUMA.
Ejemplo 2
Se muestra el primer caso del ejemplo anterior pero con la información en columnas:
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En este caso el punto base a partir del cual se arman las referencias de la función suma es la celda
D124; luego, si a la celda D124 le sumamos las posiciones obtenidas por la función MES, tenemos que
para el primer rango se forma D124 + 2 = D126 y consecuentemente el segundo rango nos daría
D124 + 3 = D127, Con lo cual la función =SUMA() obtiene los rangos D126:D127.
Ejemplo 3
Se muestra el caso anterior sin usar los meses con formato fecha sino, en letras. Para controlar que se
ingrese el mes en letras correcto se usa la herramienta validación de datos. La validación de datos se
explica con más claridad en el anexo correspondiente.
En este ejemplo para conseguir la desviación de los rangos prescindimos de la función =MES() del
ejemplo anterior y utilizamos la función =COINCIDIR(); con su ayuda obtenemos la posición del mes
inicial en letras en la tabla de la izquierda.
Ejemplo 4
Se usa el mismo ejemplo anterior pero maximizando la utilidad de la función =DESREF() utilizando los
argumentos Alto y Ancho. La misma función define el rango basado en la celda referencia, que en este
nuevo ejemplo es la D171; a partir de allí se le dice : "Baje la posiciones indicadas en el mes inicial";
esta desviación es el segundo argumento; el tercer argumento para este caso, las columnas, se omite,
es decir, se deja en cero. Luego, con la opción Alto, se le indica el número de celdas que deberá tener
el rango. Esto se hace restando las posiciones del mes final contra el mes inicial y adicionando un 1. Por
ejemplo, para Marzo que es posición 3 y Febrero que es posición 2, mas 1, obtenemos 2 (3-2+1=2),
que es el Alto del rango indicado en mes inicial y mes final. Como estamos trabajando los meses en
124
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letras, hacemos la operación valiéndonos de la función =COINCIDIR(). El último argumento, el Ancho
es 1, pues se tiene una sola columna de ancho.
Ejemplo 5
En este ejemplo vamos mas allá en la utilización de la función DESREF() y ahora controlamos un rango
de información inmerso en una tabla de datos.
Nos seguimos valiendo de la función =COINCIDIR() para ubicar las posiciones que necesitamos saber y
así alimentar la fórmula.
El alto se obtiene ubicando con =COINCIDIR() la posición inicial y final del mes, restando las mismas y
sumando un uno (1).
El ancho, de la misma forma, pero con los años.
Una manera de hacer más manejables las formulas que se van tornando grandes y un poco complicado
leerlas e ingresarlas, es usar la técnica de asignar nombres a los rangos.
125
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Recuerde que estos ejemplos los puede bajar de la web, directamente en Excel, para facilitar su
aprendizaje.
A continuación vienen las funciones de bases de datos que no son muy conocidas, pero que nos
ofrecen una tremenda utilidad cuando las conocemos y las sabemos manejar:
Función BdContar
Qué hace ?
Examina una lista de información y cuenta los valores de la columna especificada.
SOLO cuenta valores, texto o celdas en blanco NO se tienen en cuenta.
Sintaxis
=BDCONTAR(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores que serán contados, como por ejemplo
"Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Formato
No se necesita.
Ejemplos
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Función BdContarA
Que hace ?
Examina una lista de información y cuenta todas las celdas que no estén en Blanco, en la columna
especificada.
Es decir, cuenta valores y texto. Pero las celdas en blanco son Ignoradas.
Sintaxis
=BDCONTARA(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores que serán contados, como por ejemplo
"Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
Formato
No se necesita.
Ejemplos
Conteo de un producto particular, del cual se desconocen sus horas de vida.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Función BdExtraer
Que hace ?
Examina una lista de información y produce un resultado.
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Si más de un registro coincide con el criterio, se enseña el error tipo #NUM
Si ningún registro coincide con el criterio, se muestra el error tipo #VALOR
Sintaxis
=BDEXTRAER(RangoDeLaBaseDeDatos, NombreDelCampo, RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores a extraer, como por ejemplo "Valor del
Stock" o I3
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Función BdMax
Que hace?
Examina una lista de información e informa el valor máximo de una columna específica.
Sintaxis
=BDMAX(RangoDeLaBaseDeDatos, NombreDelCampo, RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores para recoger el valor máximo, como por
ejemplo "Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
Formato
No se necesita.
Ejemplos
El inventario mas costoso de un producto y marca particular
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Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno
de los encabezados de columna, en lugar de la dirección de la celda, I7
El inventario mas costoso de un producto y watio particular
El máximo valor de un producto con watio menor al indicado
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Función BdMin
Que hace ?
Examina una lista de información e informa el valor mínimo de una columna específica.
Sintaxis
=BDMIN(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores para recoger el valor mínimo, como por
ejemplo "Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
Formato
No se necesita.
Ejemplos
El inventario más económico de un producto y marca particular.
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Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno
de los encabezados de columna, en lugar de la dirección de la celda, I7.
El inventario mas económico de un producto y watio particular
El mínimo valor de un producto entre dos watios
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Función BDSuma
Que hace ?
Examina una lista de información e informa el total de una columna específica.
Sintaxis
=BDSUMA(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores a totalizar, como por ejemplo "Valor del
Stock" o I3
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios.
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios.
Formato
No se necesita.
Ejemplos
El inventario total de un producto y marca particular
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno
de los encabezados de columna, en lugar de la dirección de la celda, I7.
El inventario total de un producto y watio particular
El valor total de un producto con watio menor al indicado
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BDPromedio
Que hace ?
Examina una lista de información y produce un promedio.
Sintaxis
=BDPROMEDIO(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores que serán promediados, como por ejemplo
"Costo Unitario" o F3.
El Rango de Criterio está formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios.
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales serán seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios.
Formato
No se necesita.
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Ejemplos
El costo promedio de un producto en particular o marca particular.
Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Costo Unitario" que aparece en uno de
los encabezados de columna, en lugar de la dirección de la celda, F7.
El costo unitario promedio de una bombilla de un watio específico.
El Costo unitario promedio de una bombilla menor al watio especificado.
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Función Carácter
Que hace ?
Convierte un número normal a carácter por la configuración ANSI que usa Windows.
Sintaxis
=CARACTER(Numero)
El numero debe estar entre 1 and 255.
Formato
El resultado será un carácter sin formato especial. Si aplica un formato especial, el carácter se
convertirá en un símbolo asociado al formato de la fuente.
Ejemplo
La siguiente es la lista de los 255 números y los caracteres que ellos representan.
Observe que algunos caracteres no aplican y se muestran como un cuadro pequeño.
Nota
El numero 32 corresponde a un espacio
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Ejemplo 2
Si cambia el tipo de fuente de ARIAL a Webdings, Wingdings, Wingdings 2, o Wingdings 3 (Fuentes
simbólicas) obtiene una amplia variedad de figuras.
En la siguiente lista se cambió a tipo de fuente Wingdings (Los sombreados de rojo).
Ejemplo 3
Estos caracteres pueden utilizarse para hacer marcas de auditoría, e incluso hacer verificaciones lógicas.
Por ejemplo, el carácter 252, con Wingdings, obtiene un "chulito" de visto bueno. Si lo configura dentro
de una función =SI(), puede traer dicho símbolo para el caso en que la operación lógica sea correcta, y
la X de error del carácter 251 si resulta incorrecta, así:
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Función Elegir
Qué hace ?
Recoge de entre una lista de opciones basada en un Indice de valores dados por el usuario.
Sintaxis
=ELEGIR(ValorDelUsuario, Item1, Item2, Item3 hasta 29 Items)
Formato
No se necesita
Ejemplo
La siguiente tabla fue usada para calcular las medallas para los participantes que tomaron parte en una
prueba de resistencia. Se toma el tiempo de cada participante.
La función =JERARQUIA() calcula la posición final de cada participante.
Luego la función =ELEGIR() asigna la medalla correcta.
La función =SI() se usa como filtro ya que las posiciones más allá de 3 causan que el error de #VALOR
surja dado el hecho de que =ELEGIR operará solo con las tres primeras posiciones.
Detalle de la función Jerarquía en C34:
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Caso especial: La falencia de la función =BuscarV
Creo que la función =BuscarV() debe ser la que más intensamente usan los usuarios de Excel. Es buena
cuando uno necesita “montarle” el nombre, la dirección y el teléfono a un informe como por ejemplo, la
información exógena o más comúnmente conocida como los “medios magnéticos” para la Dian
(Departamento de impuestos y aduanas nacionales). Para los lectores de otros países, se refiere a la
información en medio magnético que pide el Fisco con la cual, una vez obtenida la info de todo mundo,
comienza a cruzar si lo que dice vender fulanito, cruza, estos es, “cuadra” con lo que a su vez
compraron todos los que a su vez están reportando y detectar presuntos evasores de impuestos.
Volviendo al tema: cuando uno arma una función =BuscarV() para bases realmente grandes, y no solo
una sino bastantes =BuscarV(), por ejemplo, un =BuscarV() que me traiga el nombre, otro =BuscarV()
que me traiga la dirección, otro =BuscarV() que me traiga el teléfono, la ciudad, etc, etc, de una base
de Nits o de terceros que supere los 100 mil registros, (por no decir el millón, también lo he probado),
la función =BuscarV() literalmente le consume tanto recurso a la máquina computadora, (o al
procesador) que es posible que se le quede “pegada”, “muertita”, o “bloqueada” completamente, tanto
que no puede ni siquiera revisar el correo o hacer otra cosa. Una solución es administrar los núcleos de
su procesador, y decirle que use solo dos núcleos para office, y que los otros dos los deje libres para
otras actividades de la computadora… pero más que eso, la solución es PRESCINDIR de la función
=BuscarV(), y encontrar otra solución.
BuscarV no es lo “Ultimo en Guarachas”
=BuscarV() es una muy buena función, pero no es la única función de búsqueda que existe o que tiene
Excel. Eso debe tenerlo Usted claro. El problema con =BuscarV() es que, cuando usted lo pone a
buscar un número de NIT, o el código del tercero, ya sea un proveedor, un cliente, o un empleado, Esta
función =BuscarV() lo RASTREA, o REVISA a todo lo largo de la base de datos:
Quiere decir, que por cada nit que lo ponga a buscar, =BuscarV() lo buscará tantas veces como grande
sea en cantidad de filas su base de terceros, o su base de códigos. Por ejemplo, hará 500.000 mil
=BuscarV() para cada nit, y en cada uno de ellos, cuando lo ubique, traerá la columna que usted le
pidió que traiga, si su base tiene 500 mil registros.
En otras palabras, una analogía para que entienda el esfuerzo que estamos poniendo a hacer a Excel,
es algo así como si le dijéramos a un policía que busque el número de identificación o cédula de
ciudadanía de “x” tipo, sujeto o individuo en la torre más alta de la ciudad. Por ejemplo la torre de mi
ciudad, La Torre de Cali, que solo tiene 45 pisos, y cada piso muchas oficinas. Entonces, el agente
policial, comenzará desde el piso uno, (la fila) registrando todas las oficinas, (columnas) si en ellas está
el individuo o sujeto que tenga el mismo número de identificación que el que le dimos. Como se dará
cuenta, es una tarea muy larga que consume mucho tiempo, y si le damos al policía una relación de
cédulas a buscar? Se demorará todavía más!
Como podrá intuir o presumir, esto parece innecesario, lógicamente “desgastante” hasta para el súper
Excel 2007, porque una vez que Excel ha encontrado la FILA correcta, podrá usarla para traer la
columna especificada de la fila.
Hay una función llamada =Coincidir(). Vimos ejemplos de esta función dentro del tema de las funciones
de uso frecuente. Trabaja como =BuscarV(), pero en lugar de traer un dato de la tabla de búsqueda,
142
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
TRAE EL NUMERO DE LA FILA, esto es LA POSICION dentro del rango que Coincide con el valor
buscado.
La primera vez que vi la función =Coincidir() la desprecié. Me pareció una bobada, ¿para qué iba a
querer yo, traer el numero de la fila en la cual está el dato que busco, si lo que necesito es que me
traiga el dato como tal, no el numero de la fila….? Se me antojaba una bobada…y por mucho tiempo,
no le presté atención, hasta que, me encontré con el problemita que me comenzaba a presentar la
función =BuscarV()…. El equipo se quedaba “calculando celdas” demasiado tiempo….Lo primero que
dije fue “Ah!! Este computador me quedó pequeño, necesito un procesador más rápido!” Cuando por
fin tuve una supermáquina, la última del mercado que en ese momento era el Intel Core Quad Duo (4
procesadores y 8 gigas de memoria), me seguía sucediendo lo mismo, me di cuenta que no era posible
que no hubiera otra solución, que debía existir otra manera de hacer esta operación más rápido y sin
esforzar tanto el PC.
La clave era esta función =Coincidir()…. Como le mencionaba, la función =BuscarV() hace demasiadas
búsquedas, si tan solo se le indicara en que fila buscar, seguramente se le simplificaría la tarea. Pero
Coincidir funciona MUCHISIMO MEJOR que =BuscarV() cuando la combina con la función =INDICE().
Como su nombre lo Indica, la función Indice toma la tabla de búsqueda, y te pide el numero de la fila y
el numero de la columna en donde se halla el valor que quieres traer.
De igual forma, cuando conocí la función =INDICE(), también la desprecié, pues precisamente lo que
yo necesitaba es que me ayudara a Buscar y traer el dato que necesito, pero si a esta función
=Indice() le tengo que decir en que fila y en que columna está el dato…. Entonces ¿Qué es lo que
busca si yo le tengo que decir en donde está el dato?... Nuevamente ¡Que bobada!... Ah, pero es que
la cosa cambia cuando ANIDAS o combinas la función =INDICE() con =Coincidir(), usando =Coincidir()
como segundo argumento de la función =INDICE(). ¡La función =Coincidir() le puede decir en que fila
está el dato que estoy buscando!!
Es como si al agente policivo simplemente se comunica con la gente de seguridad de cada piso del
edificio y les pregunta que si allí está el sujeto “x”; entonces, el agente de seguridad que lo tenga
registrado le dirá “Señor Policía, el tipo que busca está en el piso 38”; con lo cual, el policía solo tendrá
que ir hasta el piso 38 y buscar al sujeto solo en las oficinas ese piso, es decir en las columnas de esa
fila. Haga de cuenta que los de seguridad son la función =Coincidir().
Una cosa que debe saber, tratándose de formulas anidadas, es que Excel comienza por hacer los
cálculos de las funciones “de más adentro”, las mas internas, y los valores hallados los entrega a la
siguiente función que anida a la otra, es decir, la que “cobija” o “encapsula” o “Contiene” a la otra. La
de más adentro le entrega el cálculo a la que la anida, y así sucesivamente. Es por eso que en estos
casos, Excel no pierde tiempo rastreando a todo lo largo, lo primero que hace al usar la función
=Coincidir() es UBICAR la posición del dato buscado en la fila de la superbase de datos, le entrega la
posición hallada a =Indice(), de tal manera que, =Indice() no pierde tiempo y va AL GRANO, ya puso el
ojo, ahora, pone la bala, en lugar de “disparar” a todos los datos en todas las filas y columnas como si
lo hace =BuscarV()
La ventaja? =BuscarV() es un procesador reintenso. Pero si le entregas de una vez la fila en la cual
debe de trabajar la función =Indice(), la función hace un solo Buscar en lugar de buscar a todo lo largo
y ancho de la tabla, el tiempo de cálculo DESCENDERÁ DRAMATICAMENTE, TANTO QUE SE
SORPRENDERÁ COMO ME SORPRENDI YO LA PRIMERA VEZ.
Ejemplo: recordando la función =BuscarV():
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Mismo caso pero Usando =Indice() con =Coincidir() como segundo argumento de la
función:
Tratándose de archivos con bases grandes, le recomiendo que se monte la función Indice con Coincidir.
Coincidir le ahorra el trabajo a Indice diciéndole en que columna buscar. Cuando el cálculo se le tarde
varios minutos, verá como con esta función la cosa se le reduce a unos cuantos SEGUNDOS, o por lo
menos, en lugar de bloquearse el computador, si le saca adelante la búsqueda.
144
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Funciones o Formulas Matriciales
Las formulas matriciales son otras de LAS MEJORES POTENCIALIDADES DE EXCEL. Le recomiendo que
las estudie, pues la solución, la mano que nos da en ciertos momentos, sencillamente es una maravilla.
Una formula matricial es una formula que trabaja con una matriz, o una serie de datos. Hay dos tipos
de formula matricial: las que al trabajar con una matriz, devuelven un solo valor en una sola celda.
Algunas funciones que pueden trabajar de esta manera son por ejemplo: =Suma(), =Contar() o
=Promedio().
El otro tipo de fórmulas matriciales son las que devuelven valores en una matriz de por lo menos dos
celdas.
Formulas que devuelven un solo valor
Por ejemplo, en una forma simple, la formula =FILA(A1:A10) arroja como resultado (o devuelve) el
numero 1, el cual es el número de la celda de la primera fila en el rango A1:A10. Sin embargo, si se
ingresa como matricial, devuelve una serie de números, cada uno de los cuales es el numero de la
celda de cada una de las filas en el rango A1:A10; es decir, en lugar de devolver 1, devuelve una matriz
con los números {1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10}.
En la notación estándar, cuando se escribe una formula matricial, aparecen dos llaves tipo {}. Cuando
se usa una función matricial, por lo general es contenida en una formula tal como =Suma() o =Contar()
para generar la matriz de un solo numero como resultado. Siguiendo con el ejemplo anterior, si se
ingresa la formula =Suma(Fila(A1:A10)) normalmente devuelve el valor de 1. Esto sucede porque en
modo normal, =Fila(A1:A10) devuelve un solo numero,1, y la Suma solo suma un solo valor. Sin
embargo, si la fórmula se ingresa como una fórmula matricial, tendríamos{=Fila(A1:A10)} y nos
devolvería la matriz de los números de las filas y la =Suma adicionará los elementos de la matriz dando
como resultado 55, que es (1 + 2 + 3 + 4 + . . . + 10).
Para ingresar una formula matricial:
Escriba la formula en la celda y presione Ctrl+Shift+Enter al mismo tiempo. NO se da solo enter, se
presiona todo el conjunto de teclas al mismo tiempo. Si lo hizo correctamente, verá como Excel acepta
la formula porque verá las dos llaves {} que rodean la formula. Si no lo hace correctamente, obtendrá
un valor errado o un error tipo #¡VALOR!
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Como se forma la matriz de información
La función =SI() puede ser usada en una formula matricial para evaluar el resultado de múltiples
evaluaciones al mismo tiempo. Por ejemplo, se podría querer sacar el promedio de los valores del rango
A1:A5, pero excluir los números que son menores que o iguales a cero. Para lograr esto, puede utilizar
una formula matricial con la función =Si() para evaluar los valores de las celdas y la función
=Promedio() agregarse al resultado. La siguiente formula haría exactamente ese trabajo:
La formula trabaja evaluando si cada celda en el rango A1:A5 es mayor a 0 ( > 0 ). Lo cual devuelve
una matriz de valores booleanos tales como por ejemplo {Verdadero; Verdadero; Falso; Falso;
Verdadero}.
Un valor booleano es un tipo de información que contiene el valor Verdadero o el valor Falso. Cuando
se usan en una operación aritmética, Verdadero equivale a 1 y Falso a 0. La mayoría de las funciones
matemáticas como =Suma() y =Promedio() ignoran los valores booleanos, así que deben ser
convertidos a valores numéricos antes de pasar a =Suma() y =Promedio().
La función =Si() evalúa cada uno de los resultados
individualmente, y devuelve el valor
correspondiente desde el rango A1:A5 esto es Verdadero o Falso. Desglosando como trabajaría la
formula, es algo así como:
=Promedio(Si({Verdadero,Verdadero,Falso,Falso,Verdadero},{A1,A2,A3,A4,A5},{Falso,Falso,Falso,Falso,
Falso})
Note que el Falso del final de la formula {=Promedio(Si(A1:A5>0;A1:A5;Falso))} se expande al tamaño
apropiado del rango de la matriz A1:A5. En las formulas matriciales, todas las matrices deben tener el
mismo tamaño. Excel expande los elementos únicos tanto como sea necesario, pero no redefine la
matriz con más de un elemento de otro tamaño.
Si la matriz no tiene el mismo tamaño obtendrá errores tipo #¡VALOR!, o #N/A.
Cuando la función =Si() realiza la evaluación, se forma la siguiente matriz intermedia:
{A1,A2,Falso,Falso,A5}.
Observe que los valores verdaderos del primer argumento se reemplazaron con los valores del rango
A1:A5. Puesto que La función =Promedio() se diseñó para ignorar valores booleanos, promediará sólo
los valores de A1, A2 y A5, ignorando los valores Verdadero y Falso. Observe que Falso no se convirtió
a cero, por lo que será ignorado completamente por la función =Promedio().
Las funciones matriciales son ideales para contar o sumar celdas basadas en criterios múltiples.
Considere la tabla de la derecha; lista el numero de productos (Columna I) en diferentes categorías
(Columna G) vendidas por diferentes representantes (Columna H). Para calcular el número de Fax
vendidos por Brown, podemos usar la siguiente formula:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Resumen de ventas: Fax Vendidos por Brown
Esta función arma tres matrices. La primera matriz es una serie de valores VERDADERO o FALSO, los
cuales son el resultado de comparar el rango G73:G81 con la palabra "Fax". (Recuerde que Excel
expandirá el elemento "Fax" en una matriz de ítems, todos los cuales son "Fax"). La segunda matriz
también es una serie de valores "VERDADERO" o "FALSO", resultado de comparar H73:H81 con
"Brown" (Este solo elemento "Brown" también se expande al tamaño requerido de la matriz). La tercera
matriz abarca el número de unidades vendidas en el rango I73:I81. Estas tres matrices se multiplican
juntas.
Cuando se multiplican dos matrices, el resultado es una matriz en si misma, en la cual cada uno de sus
elementos es el producto de los correspondientes elementos de las dos matrices que fueron
multiplicadas. Por ejemplo, { 1 , 2 , 3 } veces { 4 , 5 , 6 } es { 1 * 4 , 2 * 5 , 3 * 6 } = { 4 , 10 , 18 }.
Cuando los valores VERDADERO y FALSO se utilizan en cualquier operación matemática, asumen el
valor 1 y 0 respectivamente. De tal manera que la formula de arriba, Excel la expande en tres matrices
:
La primera : (G78:G86="Fax") ---> {Verdadero, falso, verdadero, verdadero, falso, falso, verdadero,
falso, falso}
La segunda: (H78:H86="Brown")-----> {Verdadero, falso, falso, falso, falso, falso, verdadero, falso,
falso}
La tercera: (I78:I86) -----> { 1 , 10 , 20 , 30 , 40 , 50 , 60 , 70 , 80 }
Cuando estas matrices se multiplican, verdadero es 1 y falso 0, con lo que la matriz queda:
{ 1 , 0 , 0 , 0 , 0 , 0 , 60 , 0 , 0 }
Lo cual muestra que Brown hizo dos Ventas. La función =Suma() simplemente cumple su propósito con
la matriz resultante y devuelve 61, la cantidad de maquinas Fax que vendió Brown.
Habrá notado que la lógica de la formula que evalúa los productos iguales a "Fax" Y el representante de
ventas igual a "Brown", NO USA LA FUNCION =Y(). En su lugar, se usa la multiplicación * que actúa
como el valor lógico Y.
La multiplicación sigue las mismas reglas que el operador Y, pues también devuelve Verdadero o 1 sólo
cuando ambos parámetros son Verdaderos ( o <> 0 ). Si uno, o ambos parámetros son Falsos ( o 0 ),
el resultado es Falso ( o 0 ).
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Operaciones Lógicas con Formulas Matriciales
Así como se indicaba hace un momento que el multiplicador es equivalente a la función =Y(), otras
operaciones lógicas pueden ser llevadas a cabo.
La operación Lógica O puede ser realizada con la Adición. Siguiendo con el cuadro ejemplo,
Lógica O (Fax O Jones):
Cuenta el numero de ventas (no el numero de unidades vendidas) en la cual el producto fue "Fax" O el
representante de ventas fue "Jones" (O Ambos). La adición Actúa como O porque el resultado
Verdadero (o <>0) si uno o ambos elementos son Verdadero (<>0). Es Falso, sólo cuando ambos
elementos son Falsos (o 0).
Esta formula monta dos matrices: El resultado de comparar G73:G81 con "Fax", y el resultado de
comparar H73:H81 con "Jones". Entonces suma las dos matrices. Cuando sucede esto, el resultado es
otra matriz en la cual cada uno de los elementos es la suma de las correspondientes matrices
originales. Por ejemplo, { 1 , 2 , 3 } + { 4 , 5 , 6 } = { 1 + 4 , 2 + 5 , 3 + 6 } = { 5 , 7 , 9 } Para
cada elemento en la matriz suma (G73:G81="Fax")+(H73:H81="Jones"), si el elemento es mayor a
cero, traerá 1, de otra forma traerá 0. Finalmente la Suma totaliza la matriz.
Un Exclusivo "O" es una comparación que devuelve Verdadero cuando SOLO UNO de los dos elementos
es Verdadero.
Un Exclusivo "O" es Falso cuando ambos elementos son Verdaderos o Falsos. Matemáticamente
podemos utilizar la función =RESIDUO() para simular esta operación Lógica. Por ejemplo, para contar el
número de ventas en la cual el producto fue "Fax" o el representante fue "Jones" (Excluyendo los Fax
vendidos por Jones), podemos usar la siguiente formula:
Un "negativo Y" es una comparación que devuelve Verdadero cuando ninguno o exactamente uno de
los elementos es verdadero, pero devuelve Falso si ambos elementos son Verdaderos. Por ejemplo,
podemos contar el numero de ventas EXCEPTO aquellas en las cuales "Jones" vendió un "Fax" con la
formula
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Por último, la operación Lógica Y puede ser realizada con la Multiplicación. Siguiendo con el cuadro
ejemplo,
Armando una matriz para funciones que no trabajan como matriciales
Cuando Usted está construyendo algunos tipos de formulas matriciales, Usted necesita crear una
secuencia de números para que una función la procese como una Matriz. Por ejemplo, considere una
formula matricial que compute el promedio de nNúmeros mas grandes en un rango. Para hacer esto,
utilizamos la función K.Esimo.Mayor para conseguir los números mas grandes, y entonces pasar estos
números como matriz a la función Promedio para calcular el mismo.
Normalmente, la función K.Esimo.Mayor toma como parámetro un rango para procesar y un número
que le indica cual número mas grande traer (1 el mas grande, 2 el segundo mas grande, etc.) Pero
K.Esimo.Mayor NO trabaja con Matrices en su segundo parámetro. Usted podría intentar escribir la
matriz en la formula: =K.esimo.mayor ( A1:A10 ; { 1 , 2 , 3 } ).
El hecho de indexar esto, es un trabajo tedioso.
En vez de eso, Usted puede usar la función =Fila() para obtener la secuencia de números. Usada en
una formula matricial, la función =Fila(m:n) devuelve una matriz de enteros desde m hasta n. Por
consiguiente, podemos usar =Fila() para crear la matriz y pasarla a K.Esimo.Mayor. Esto cambia
nuestra formula matriz en a =K.Esimo.Mayor ( A1:A10;Fila ( 1:3 ) )
Esto nos lleva por un buen camino, pero quedan dos cositas pendientes:
Primero, si Usted inserta una fila entre los rangos 1 al 3, Excel cambiará la referencia 1 : 3 y por lo
tanto la formula promediará valores errados. Segundo, la formula se circunscribe solo a los 3 valores
mas grandes. Podemos hacerla mas flexible haciendo que el número de elementos a promediar tengan
una celda de referencia que sea fácil de cambiar.
Por ejemplo, podemos especificar que la celda C1 contenga el tamaño de la matriz para pasarla a
=K.Esimo.Mayor.
Esta tarea se completa con la función =Indirecto(). (La función indirecto convierte una cadena de texto
que representa una referencia de celda en una referencia de celda real. La subformula =Fila (
Indirecto( " 1 :" & C1 ) ) devuelve una matriz de números entre 1 y el valor en la celda C1. Ahora,
vienen junto a la formula Promedio los n Números más grandes en A1:A10
Así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Formulas que a su vez devuelven una Matriz
El otro tipo de formula matricial son las que devuelven una matriz de números como resultado. Estas
organizan una matriz de formulas que se ingresan en varias celdas como grupo. Por ejemplo, considere
la formula =Fila(A1:A10). Si se ingresa en una solo celda como una formula normal, o como celda
matricial, el resultado será 1 en esta sola celda. Sin embargo, si la ingresa en una rango de celdas,
cada celda contendrá un elemento de la matriz. Para hacer esto, primero debe seleccionar el rango de
celdas en las cuales la matriz debe escribirse, marque C1:C10 y escriba la formula =Fila(A1:A10) y
presione las teclas Ctrl+Shift+Enter. Los elementos de la matriz { 1,2, . . . . . , 10 } se escribirán en el
rango de celdas, con un elemento de la matriz en cada celda. Cuando realice cambios, debe seleccionar
el rango entero nuevamente, editar la formula y volver a dar Ctrl+Shift+Enter. No trate de cambiar un
solo elemento de la matriz.
Algunas funciones propias de Excel devuelven una matriz de valores. Estas formulas deben ser
ingresadas en una matriz (o grupo) de celdas. Por ejemplo, la función =Minversa() devuelve la matriz
inversa con un numero igual de filas y de columnas como la matriz invertida. Por lo tanto, si su matriz
está en las celdas A1:B2 (dos filas y dos columnas), debe seleccionar un rango del mismo tamaño,
escribir la formula =Minversa(A1:B2) y presionar Ctrl+Shift+Enter. Esta acción ingresa la formula como
una formula matricial en las celdas seleccionadas. Si usa la función Minversa en una sola celda, solo la
celda superior izquierda de la matriz invertida será devuelta.
Algunas Funciones Matriciales de Utilidad
Las formulas matriciales pueden hacer variedad de tareas. Algunas formulas misceláneas se muestran
aquí.
Sumar ignorando errores
Normalmente si hay un error en una celda, la función =Suma() devuelve un error. Esta formula
ignorará esos valores de error.
=Suma(Si(Eserror(A1:A10);0;A1:A10))
Promedio ignorando errores
Ignora errores cuando se promedia un rango
=Promedio(Si(Eserror(A1:A10);Falso;Si(A1:A10="";Falso;A1:A10)))
Promedio ignorando ceros
=Promedio(Si(A1:A10<>0;A1:A10;Falso))
Suma de valores absolutos
Puede sumar un rango de números considerándolos todos positivos usando la función ABS
=Suma(ABS(A1:A10))
Suma de la parte entera solamente
La parte fraccionaria es descartada
=Suma(Truncar(A1:A5))
El texto más largo en una celda
=Desref(A1;Coincidir(Max(Largo(A1:A10));Largo(A1:A10);0)-1;0;1;1)
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Formulas Matriciales Vs Formulas Normales
Hay una diferencia considerable entre lo que se puede hacer con formulas matriciales y las funciones
propias de Excel, tales como =Bdsuma(), =BdContar() y muchas otras. Es claro que las funciones o
formulas normales son mucho mas rápidas que una formula matricial; ya se vio todo el análisis que
arman para emitir un resultado. Si tiene un libro grande y complejo, notará que los cálculos tardan más
tiempo que si tuviera sus formulas montadas como funciones normales.
Las principales diferencias son:

Las funciones propias de Excel son más rápidas.

El criterio de selección de las funciones normales o propias reside en las celdas. Las formulas
matriciales pueden montar el criterio de selección directamente en la formula.

Las funciones normales devuelven un solo valor en una celda. Las matriciales pueden devolver
una matriz en varias celdas.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ejemplo práctico de formulas matriciales sobre una base de datos de mascotas
En este ejemplo (que en realidad puede ser cualquier otra cosa, datos de un Kardex, repuestos, o un
informe de ventas) se presentan algunas formulas matriciales que Usted podrá aplicar a su día a día
contable.
En la siguiente imagen verá cada una de las funciones matriciales que se pueden montar:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Pasar los datos de un libro diario a libro mayor
El siguiente es un ejemplo de libro diario
Mediante una formula matricial es posible mayorizar las cuentas AUTOMATICAMENTE, es decir, EN
LINEA, INSTANTANEAMENTE en otra hoja de Excel:
(Este ejemplo es revolucionario….Pequeñas contabilidades se pueden JACTAR de tener constantemente
sus estados financieros al ir ingresando información en la hoja diario)
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Puede ver que se sigue el mismo esquema de la tienda de mascotas, aplicado a un caso contable.
La formula se monta en la columna de acuerdo a su naturaleza, así, si una cuenta arroja saldo negativo
sabrá que está en contra de su naturaleza.
Este cuadro de Libro Mayor no tiene que volver a tocarlo, salvo que exista una cuenta nueva, o necesite
ampliar el rango. (Ojo con eso). Salvo lo anterior, siempre se le actualizará automáticamente.
Que hace esta formula:
Puede ver que hay dos condiciones Si. (Se colorean para que las pueda ver fácilmente)
(Se asume que Usted ya leyó la parte teórica que explica como se forma la matriz de información).
El primer Si evalúa si el mes de la columna del mes del libro diario coincide con el mes del libro mayor.
Puede ver que el mes del libro mayor es $B$17. Observe que dentro de ella se usa la función =Mes()
que extrae el número de mes tanto del diario como del mayor. Si esta condición se cumple, indicamos
1, sino, 0.
Recuerde que el * multiplicador hace las veces del Y. (Y uno es equivalente a verdadero y cero, es
equivalente a falso)
El segundo Si, compara el numero de cuenta de la columna diario contra la celda que lo contiene en el
mayor. Esta celda es móvil, es decir, no está amarrada con $, (como es el caso del mes), pues en cada
renglón necesitamos que haga la evaluación en la cuenta siguiente.
Si esta segunda condición se cumple, indicamos 1, sino, 0.
Si los parámetros anteriores son ciertos, pasará para cada uno de los casos evaluados de la matriz un 1
x 1 = 1, (Un 1 de la matriz del primer Si, y un 1 de la matriz del segundo Si) y los casos en que sean 1,
se multiplicarán por la columna Débitos menos la columna Créditos. Los casos evaluados en los que el
resultado sea un cero, no traerá ningún valor, pues recuerde que todo numero multiplicado por cero es
cero.
Utilizar nombres en lugar de Rangos facilita el manejo, pero considero que es mejor que mientras
aprende, visualice los rangos como tal.
Recomendación: Siempre que compare un criterio entre tablas o bases de datos, asegúrese de que son
los mismos.
No es lo mismo una cuenta 111005 en formato número que en formato texto. Tampoco si una de ellas
tiene un espacio o un punto intermedio. Depure todo eso antes y asegúrese que no tendrá problemas
por esta causa. Haga pruebas por su propia cuenta, y familiarícese con este tipo de formula matricial.
La primera vez que yo la escribí, escribí las llaves por no detenerme un momento y leer que después de
escribirla, debía dar Ctrl+Shift+Enter al mismo tiempo.
Sobra decir que el mes también debe ser consistente en ambos lados. Observe muy bien la colocación
de los paréntesis y tenga paciencia si no le sale como espera después del primer intento. Analice que
está haciendo y verifique.
Las formulas matriciales son simplemente Fantásticas. Siguiendo este procedimiento puede montar
Informes de todo tipo, y para todo tipo de área de la organización. Solo HECHE MANO DE SU
RECURSIVIDAD Y APLIQUE los conceptos dados a su vida profesional.
Pero, Siempre hay un pero, como las formulas matriciales realizan muchos cálculos, pueden volver lento
su equipo. Y esta verdad si que era terrible en la época en que se escribían en computadoras con
procesadores “Lentium” de 500 Mhz. Una ventaja ahora es la tremenda velocidad de los procesadores,
y que seguirá en aumento. Pero no abuse de las matriciales. Si la maquina computadora tiene poca
memoria, el cálculo le podría presentar un resultado que NO ES VERDAD. Y esto, puede ser hasta la
causa de su despido por presentar a su jefe datos errados. Sea Escéptico y metodológico
SIEMPRE.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
A continuación hay otro caso de esta misma naturaleza que estoy seguro se estará preguntando como
realizar.
El valor de la celda F89 totaliza todas las cuentas que tienen por raíz 110. Para eso nos valemos de las
funciones Valor e Izquierda. Izquierda extrae los 4 primeros dígitos, y dado que al extraerlos los deja
con formato texto, con la función valor los convertimos en un dato numérico, para que pueda ser
sumado a todo lo largo de la matriz. Esta función es muy similar a =Sumar.Si(), pero con la ayuda de
estas otras dos funciones, se salva esta dificultad.
Puede seguir anidando sumas condicionales para le caso de que desee sumar ciertos centros de costo,
y después ciertos números de Nit, o todos los criterios que necesite; con este tipo de formulas puede
montar los informes que su imaginación “a bien tenga”: Cuadros de mando, Reportes gerenciales,
reportes de costos, verificación de saldos, cedulas sumarias, etc.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Usando formulas matriciales para hacer la explosión de producción.
Las formulas matriciales son una solución para esta tareíta relativamente compleja de hacer a la que se
enfrentan algunos Contadores cuando para el mes de noviembre deben de tener listo el presupuesto
del año siguiente de la Compañía.
Lo primero que le recomiendo, si usted es el Contador a cargo, es que se asegure y REVISE que los
códigos de materiales, de materias primas, de productos terminados del sistema contable, SON LOS
MISMOS que se manejan para las áreas de compras, producción, planeación y contabilidad. El que
“manda la parada” debería ser el código como está creado en el sistema contable. (Aunque a veces
prefiero la definición o nombre que da el proveedor-fabricante del insumo, pues se supone que ellos
saben más de eso que la empresa que es el cliente). He visto como la gente de planeación tiene un
nombre similar para ciertos insumos, los de compras por lo general se refieren al mismo de igual forma
como lo llaman los proveedores, los jefes de producción apelando a su experiencia de varios años los
llaman de otra forma… En fin, uno se encuentra con varios nombres para el mismo insumo. Esto es un
problema grave. Pues al Contador, los de compras le pasan los precios negociados de los insumos con
los proveedores con “sus nombres”, los de planeación pasan el dato de lo que esperan vender y por lo
tanto producir, también con sus “nombres” y el contador en medio de ellos, debe de hacer que los
códigos primero que todo sean consistentes con los Ítems del inventario para poder hacer la explosión.
Porque? Porque recuerde que hay un inventario inicial de insumos, y este inventario lo da el sistema.
Así que si los códigos y descripciones no concuerdan, tendrá un “Sancocho” de códigos de insumos en
su inventario, y muchos de ellos se refieren a la misma cosa.
Entonces, es mucho el tiempo que se pierde haciendo estas equivalencias, porque para la señora o el
señor de compras el Ítem se llama de una manera, para el señor o señora de planeación de otra, y en
el sistema el código, para completar el moño, también es distinto. Y el contador allí, tratando de agarrar
ese trompo con la uña y unificar a todo mundo, finalmente trabajando el doble o el triple.
La idea es que como verdadero administrador de la información, con ayuda del señor de sistemas, si lo
hay, pongan a todo mundo hablar el mismo lenguaje de códigos de Ítems o de Insumos.
Una vez salvado lo anterior, la explosión de producción será cosa de montar una formulita matricial.
Cuál es la base de la explosión de la producción? La tarjeta estándar de producción. La que contiene
cuanta materia prima, materiales, mano de obra y otros costos y gastos indirectos consume hacer una
unidad de producto terminado.
Por ejemplo, si en el garaje o patio o solar de mi casa preparo una especie de bebida espirituosa,
debería tener una relación de Ítems o insumos que necesito para que una unidad de mi bebida quede
perfecta. Un ejemplo puede ser la siguiente información en Excel:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Esto básicamente es la misma cosa ya sea que se trate de una cerveza, una bebida hidratante o un té.
Al comienzo del libro le comenté acerca de organizar la info en forma de base de datos no? Porque así
como está esa lista, no le facilita mucho las cosas a Excel. Entonces, esa info se organiza y se deja así:
Así sucesivamente para los 500 o 1000 productos de su compañía. Arma la superbase de datos.
Entonces, mi Gerente de Ventas habiendo estudiado el mercado y toda la cosa, me pasa una hoja en
Excel con la lista de todas las ventas que planea hacer y me dice que para el año entrante planea
vender 50.000 botellas de mi exclusivo Chirrinche panela 250, así como de mis demás presentaciones y
me pasa una hojita en Excel así:
Entonces, a la pregunta, Cuantos insumos necesito tener para satisfacer las expectativas de venta de
todos mis productos, monto la explosión de producción con una formula matricial así:
158
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
La formula en F2 es: {=SUMA(SI($A$14:$A$17=A2;1;0)*($B$14:$B$17)*E2)}
Como ve, es la misma fórmula matricial que siempre se viene usando en los demás ejemplos vistos.
Por supuesto, también se puede escribir así:
{=SUMA(SI($A$14:$A$17=A2;($B$14:$B$17)*E2))}
Supongamos que la info de ventas está dividida en meses, y debemos obtener las cantidades
requeridas por mes:
Entonces anidamos otra condición, la del mes, así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
La formula en F2 es esta que le muestro aquí arriba: analice los rangos, vea como el rango que
multiplica la cantidad unitaria del insumo, se multiplica por un rango que lo conforma TODO EL BLOQUE
de cantidades de producto terminado a Vender:
Esta es la manera en que puede ir anidando más Sís, en caso de que apareciera otra variable.
Después de esta explosión, por lo general viene la de las compras. Teniendo ya las cantidades que
necesita comprar, ahora necesitaría CUANTIFICAR el costo de esos insumos, para eso, tendrá que
hacer algo similar, pero ya no contra el presupuesto de ventas, sino por la lista de Insumos POR
PROVEEDOR. Estos proveedores también puede que hayan informado que los incrementos los harán en
Marzo y en Septiembre por ejemplo. Veamos cómo sería en el ejemplo que me inventé de mi
Aguapanela Chirrinche:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ok, ahora lo vamos complicando mas (ósea, ahora le ponemos los incrementos por proveedor en el
mes que ellos hayan informado). (Ojo, los proveedores por lo general indican el precio por mil, diez mil
unidades, DEBE de calcular el precio de una unidad.) Por ahora, tenemos que esas cantidades
requeridas que ya armamos en una sola formula, necesitamos multiplicarlas por el precio de venta de
estos proveedores.
Pero si se fija, observe que algunos proveedores ofrecen un precio más competitivo, como es el caso de
Panelas del Cauca, me vende 1.000 por 28.000 en lugar de los 30.000 que me cobra Panelas del Valle.
Ya sea que Usted considere siempre el mayor o menor precio, puede Usar nuevamente una función
matricial basada en la Función =MAX() que le devuelve el valor máximo de una lista, o =MIN(), que le
devuelve el más económico. Para eso, se sigue la misma metodología y le metemos otro sí, que según
sea el proveedor, busque el más alto y multiplique por la unidad.
Por ejemplo, la sola función matricial =MAX() quedaría así:
Bueno, con el ánimo de que vea la imagen lo más completa posible, la verá en la siguiente página:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Observe que nos devuelve el precio Máximo de la lista de proveedores. Lo único que necesita es unir
esta fórmula matricial con la otra, con lo cual, las 417 unidades de Aguapanela que necesitará en Enero
deberán costar $12.500. La formula quedaría así:
La función en F2 es:
{=SUMA(SI($A$14:$A$17=$A2;SI($B$13:$M$13=F$1;($B$14:$M$17)*$E2)))*MAX(SI($A$21:$A$34=C
2;$D$21:$D$34))}
Visualizar todo el rango ayuda a comprender como es que se relaciona la formula matricial con las
tablas ventas y proveedores. Para efectos pedagógicos, se han colocado las pequeñas tablas en la
misma hoja de cálculo, para facilitar la comprensión de cómo es que se monta, y para que me ocupara
en un solo gráfico, oculté algunas filas, para que se pudiera ver todo el rango del nuevo cuadro
proveedor, además, le dí F2 Modo Edición a la celda para que los colores faciliten la apreciación de los
rangos de la función:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Solo debe tener en cuenta la ultima parte de la función, desde donde comienza =MAX(). La parte
anterior, ya vimos como es que se montó.
De manera similar, si tiene el dato de CUANDO es el MES que los proveedores harán el incremento,
podrá anidarlo de manera similar a como tuvimos en cuenta el mes en las ventas:
Para que vea bien el cambio, la hoja de los proveedores la presentarían mes a mes así:
(solo voy a poner dos meses para no extenderme mucho en el gráfico):
Entonces, la formula MAXIMO, tiene ahora que encontrar el máximo del mes, no de todo en general. Si
no considera el mes, le calculará que para enero, usara el valor máximo de la aguapanela, que es de
50.000, que es el precio pero de MARZO. Si se fija, le hice incrementos TREMENDOS, para que vea el
efecto en los meses, en los dos primeros Insumos:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Esta otra imagen le muestra cómo es que ya se pone a “jugar” el rango mes del proveedor, puede ver
que como no se han definido los precios de los demás meses de los demás insumos, la función
devuelve cero.
Espero que esta técnica le sea de utilidad, Es una manera de trabajar. Pero como le advertí
anteriormente, cuando se arma la función, y la copias para miles de productos, te recomiendo que
tengas una muy buena computadora, pues estas funciones consumen mucha memoria, y a tu compu le
puede dar una “Embolia” Cerebral, pues los cálculos pueden ser demasiados, y en lugar de blanquear
los ojos, como un humano, blanqueará la pantalla de tu computador.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como corregir las fechas, de texto a Excel y de Excel a Texto
Si usted trabaja con Excel, tarde o temprano encontrará problemas con las fechas; particularmente si
dichas fechas han sido bajadas de otro programa.
De Fecha Texto a Fecha Excel
Hay dos métodos para arreglar estas fechas: con formulas y con la herramienta Datos - Texto a
Columnas
Arreglando las fechas mediante formulas:
Para arreglar estas fechas, vamos a usar algunas formulas de texto que nos harán este gran favor:
En fecha texto vamos a indicar la misma fecha, pero con diferente orden en cuanto dia,mes y año; para
que observe como la misma formula usada se adapta a este orden cronológico cambiando el orden de
las formulas internas.
A la nueva fecha (que tiene la formula incluida) se le aplica el formato de fecha que usted quiera.
Fíjese que las formulas buscan extraer primero el día, luego el mes y por ultimo el año.
Una vez la vieja fecha esté corregida, puede copiarla y pegarla con pegado especial solo valores, para
que quede el
Numero que Sí es aceptado por Excel como fecha. (No está de más indicar que Excel maneja las fechas
como un número, que va
desde el 1 de enero de 1900 (numero 1) hasta el 31 de diciembre de 2100 (numero 73415)).
Arreglando las fechas mediante la herramienta Texto a Columnas:
Ubicado en la fecha a corregir, vaya al menú Datos, Texto en columnas.
Hace Clic en Siguiente DOS veces mas, hasta que llegue al paso en el cual se asigna el formato.
Como este caso que tenemos es MES, DIA, AÑO, pues selecciona MDA. Y Clic en Finalizar, y listo.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
De Fecha Excel a Fecha Texto:
Hay que tomar la fecha e irle extractando el dia,el mes y el año; insertando un condicional para
aquellos casos en los que el día o el mes son menores a 10, caso en el cual se debe indicar que incluya
un carácter "0".
Dependiendo del lugar del mes, día, año, deberá acomodar su formula. Se indica un segundo caso en el
cual se necesita dejar solo los dos últimos dígitos del año.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Técnicas que conviene saber
Copiar una hoja
Aparentemente puede parecer que copiar una hoja es una cosa sencilla, pero a veces cuando la
copiamos algunas cosas no nos quedan como quisiéramos, ya que una hoja de trabajo contiene más
que los datos y las fórmulas. Están los datos de la configuración de la página; los anchos de columna,
etc. Cuándo se copian las celdas de una hoja de trabajo a una nueva hoja de trabajo, solo se copia el
contenido de la celda, pero no se copian los Metadatos (información de configuración) de la hoja.
Hay varias variaciones al copiar o mover una Hoja.
Como hacer la copia:
1) Si va a hacer una copia de una hoja en el mismo libro, simplemente presione la tecla Control y
con el puntero del ratón arrastre la hoja a una nueva posición.
2) La nueva hoja tendrá un nuevo nombre que para distinguirse de la original, tendrá al final un
(2), si esta hoja copiada (2) la vuelve a copiar, su nombre se distinguirá con un (3), etc.
3) Para acceder a las opciones del comando mover o copiar, seleccione la hoja y haga clic con el
botón derecho, verá un menú emergente aparecer, en cuanto aparezca, seleccione “Mover o
Copiar”:
4) En cuanto haga clic en mover o copiar, aparecerá la configuración por defecto, si escoge
mover, Excel cambiará la hoja a la nueva ubicación en el libro. Esto es innecesario, puesto que
simplemente lo puede hacer al seleccionar la hoja y arrastrarla a la nueva localización.
5) Al escoger Crear una copia, Excel hará una copia exacta de la hoja:
167
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
6) Finalmente, utilice la lista desplegable. Si usted quiere hacer una copia del libro en un nuevo
libro o copiarla en un libro abierto:
Usar el comando ofrece algunas ventajas, que si utilizara la opción de copiar y pegar celdas:
Excel copiará:
 Anchos de filas y altos de columnas
 Formato de celdas
 Información de la configuración de la impresión, tal como encabezados y pies
 La configuración de los escenarios
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Mostrando los números en formato de miles
Esta técnica es útil cuando se requiere revisar cifras, pero queremos verlas en miles o millones.
Debe de colocarle un formato personalizado. Seleccione botón derecho y en el menú emergente escoja
formato de celdas, o bien presione la combinación de celdas Control + 1, de esta manera aparecerá el
cuadro de diálogo relacionado con el formato de celdas:
En la categoría vaya a “Moneda” y coloque CERO decimales:
Ahora, NO HAGA clic en Aceptar, vaya a la última opción, “Personalizada”. Observe que está iniciando
con un formato de moneda; “$#,##0#”. Ese es el formato que Excel utiliza para mostrarle el número
en formato moneda con cero decimales:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ubíquese debajo de Tipo, y después del signo # coloque un punto. Si no le funciona, revise como es el
punto separador de miles y de decimales en su computadora:
Si desea que le salga el separador de miles, agregue un signo numero, un punto y dos signos de
número, como se muestra a continuación.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
De esta manera, no tendrá que ponerse a dividir las celdas por mil en una columna anexa.
También puede colocar la letra “M” de miles directamente en el formato condicional:
Solo agregue entre comillas la letra M, así:
Ahora, si la cifra que tenemos aquí la desea reducir a Millón, adicione un punto adicional (si en su caso
no funciona el punto, ensaye la coma, como le dije, fíjese en la configuración numérica de su equipo)
Y colocarle una doble M para indicar que está viendo cifras de millón, hace lo mismo que cuando
colocamos la M anterior:
Ahora solo le resta copiar y pegar el formato a las demás celdas en donde desea que el surta efecto el
formato que acaba de personalizar:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Cada punto al final del formato personalizado del número causará que se muestre el número dividido
por otro mil. Para mostrar los números redondeados al cien mil más cercano, es válido combinar una
posición decimal seguida por dos puntos:
Si quiere que no se vea 10,3 millones, sino 10,38 millones, coloque otro cero:
Le recomiendo que haga algunas pruebas en su Excel para que coja dominio de la técnica y no la olvide
tan fácilmente.
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Montando Subtotales
Los Subtotales son muy útiles, y más de uno los sabe hacer. Sin embargo se incluyen aquí para
aquellos que todavía no los conocen:
Como su nombre lo indica, el subtotal es una herramienta que hace precisamente eso, le inserta
subtotales en donde Usted así lo indique al cuadro de dialogo. Por ejemplo:
Uno pudiera desear saber, cuanto son los salarios (la columna que aquí se ve como “Basic Salary”),
pero totalizados por la columna A “Área”.
Para lograr eso, ubíquese dentro de cualquier lugar de la tabla, preferiblemente en la celda A1.
Primero que todo ordene la información, de manera tal que las agrupaciones le queden consistentes.
Para el caso del ejemplo, Primero se ordenan las áreas (Columna A), luego por el Cargo (Columna C,
“Designation”). Si no se asegura de que la clasificación de los datos siga el orden necesario, Subtotales
hará un efecto completamente distinto al que queremos.
Después de ordenar la info, en Excel 2007, vaya por el menú DATOS:
Allí, vaya a la sección de la derecha ESQUEMA, escoja Subtotal:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Si estas en Excel 2003, ve por el menú Datos, Subtotales:
En cuanto haga clic allí, le saldrá este cuadro de diálogo: Es el mismo para ambas versiones:
Entonces, “Para cada cambio en:” hay una pestañita que se puede DESPLEGAR, allí están todos los
Rótulos o Títulos de Columna. Se despliega y se escoge POR CUAL COLUMNA queremos Subtotalizar.
En Usar función, por lo general se totaliza con Suma, pero también se puede usar las funciones Contar,
promedio, máximo, mínimo, producto, contar números, desviación estándar, entre otras.
Seguidamente, ACTIVAMOS las casillas de verificación en los campos que deseamos, para el caso,
queremos Subtotalizar por la columna “Basic Salary” (Salario Básico):
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Así quedaría para el cuadro de la imagen, la selección. En cuanto se hace clic en OK, nos queda la info
así:
Ya puedes ver lo maravillosa que esta opción. Excel automáticamente le inserta una nueva fila entre
cada AREA. Y entre cada área, se incluye una función llamada Subtotal.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Observe que Excel “montó” tres botoncitos pequeños en la esquina superior izquierda:
Si presionas el botón 2, Excel solo le muestra las filas de los subtotales.
Puesto que se muestran solo los subtotales, puede ser bueno, poder copiar solo los subtotales en un
libro nuevo, PERO, si seleccionas las celdas, las copias y luego las pegas, verás que IGUAL, te copia
todo, hasta lo que está oculto….
Para que le copie solo los subtotales, haga esto:
Seleccione desde Gran total hacia arriba:
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En Excel 2003 vaya por el menú Edición – Ir A. En la ventana que le salga, haga clic en ESPECIAL.
En Excel 2007 Escoja la Ficha INICIO – EDICION – BUSCAR Y REEMPLAZAR – IR A ESPECIAL:
En el siguiente cuadro, escoja Solo celdas visibles y presione OK.
El resultado será que Excel escogerá solo las filas visibles. Ahora, al copiar, podrá ver como Excel solo
selecciona las celdas visibles:
177
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Y solo pega lo que seleccionó, así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como se quitan los Subtotales
Para quitar los subtotales, te ubicas dentro de zona o región de la hoja de cálculo en donde se
encuentran los subtotales y nuevamente seleccionas la opción Subtotales, una vez que te salga el
cuadro de diálogo, haces clic en el botón “Quitar Todos”.
Adicionando un segundo nivel de subtotales
En el ejemplo en el cual vengo ilustrándole el tema, se podría desear tener otro subtotal dentro del que
ya hicimos, por ejemplo, tener también los totales por Cargo (“Designation”).
Ubíquese dentro de los Subtotales. Nuevamente seleccione la herramienta Subtotales. En esta ocasión,
seleccione la casilla “Designation” y ADEMAS DESACTIVE la opción “Reemplazar subtotales actuales”,
así:
Haga clic en aceptar: Le quedará el Subtotal INTERNO que le suma además los totales por cargo.
Observa la imagen en la siguiente imagen:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ahora, si en la esquina presionas el botoncito 1, se comprime todo y te queda así:
Si oprimes el botoncito 2:
Si oprimes el botoncito 3:
180
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Y si oprimes el botoncito 4:
Y así, sucesivamente… si hubiera necesidad de mas subtotales Internos o anidados, esta es la manera
de hacerlos, y de usarlos.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Una forma de revisar los números consecutivos
Este es un tema que inicialmente iba a ser el ejemplo 4 de la función Sí. Pero me pareció mejor sacarlo
como tema aparte. Mediante la función Si, podemos revisar si los números consecutivos no presentan
saltos o números faltantes. Una tareíta que hay que hacer frecuentemente en una auditoría.
Supongamos que ya tenemos la información y la tenemos así:
En este ejemplo, la primer columna se refiere al código del tipo de comprobante, la segunda columna,
la B, el número. Pero si se fija que todas las celdas tienen una pestañita verde, señal inequívoca que
indica que Excel ha detectado que en esas celdas hay un número pero se le está dando tratamiento de
Texto. En la tercer columna está la fecha.
La revisión de los consecutivos la hacemos sobre el principio de que si un número consecutivo es
correcto, la diferencia de los dos debe ser igual a 1. Pero, antes de hacer la formula, se debe de poder
trabajar el numero consecutivo como un número, así que primero que todo, en la columna D,
transformamos o convertimos el número del consecutivo en un dato que de verdad sea numérico,
habilitado para que Excel pueda hacer cálculos. Entonces, en la columna D, usamos la función =Valor()
y la direccionamos hacia la celda que contiene el número consecutivo, así:
182
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Hacemos la fórmula y la copiamos a todo lo largo. Solo para efectos didácticos, en la columna E, le
estoy mostrando cómo es que se escribe la formula que está en D2.
Ok. En la columna E, vamos a montar esta verdad: El número consecutivo de la siguiente fila, menos el
número de la fila actual, es igual a uno:
Como en este caso, 357894 menos 357892, es una VIL MENTIRA, (je-je) pues Excel nos devuelve
Falso:
Sobre esta Prueba lógica comenzamos a montar la formula que nos revisará los números consecutivos,
y la mejoramos, con la función Si, Así:
=Si(Celda siguiente menos celda actual igual a Uno; no me indique nada, si no es igual a uno, dígame
que hay un salto de consecutivo)
Este rollo quedaría así:
183
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
La formula en E2 es:
=SI(+D3-D2=1;"";"Hay un salto en el número consecutivo")
Que cumple a cabalidad lo que queremos. La prueba lógica es +D3-D2=1 si es verdadero, no colocará
nada, esto se indica con las dobles comillas “” sin espacio intermedio entre ellas. Si es falso, se coloca
el mensaje entre comillas “Hay un salto en el número consecutivo”. La formula se copiaría hacia abajo,
y pues allí ya se cumpliría el cometido. Sin embargo, la función se puede mejorar, pues en la diferencia
entre 357892 y 357894 que es DOS, falta el 357893. Podemos usar el prefijo concatenador &
(Ampersand) que por lo general está en su teclado en la tecla 6, y amarrar el valor de la celda, sumarle
un uno, e incorporar el número faltante al mensaje. Y esto se puede indicar en la función, así:
=SI(+D3-D2=1;"";SI(D3-D2=2;"Falta el número "&D2+1;""))
Sin embargo la cosa no para allí, pues habrán más casos en los cuales la diferencia no será un solo
salto en el consecutivo, sino varios consecutivos. Siguiendo la misma técnica, podemos hacer que el
mensaje nos diga cuales son los números que hacen falta, así:
La formula se mejora mediante otro Sí:
=SI(D6-D5=1;"";SI(D6-D5=2;"Falta el Numero
"&D5+1&" Hasta el Numero "&D6-1;"")))
184
"&D5+1;SI(D6-D5>2;"Falta
desde
el
Numero
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Una vez montada la formula, solo necesita, mediante un filtro excluir las celdas en blanco, y ya sabría
cuales son los saltos en los consecutivos.
Otras maneras de encontrar los números consecutivos faltantes, pueden hacerse también con la ayuda
de la tabla dinámica, enfrentando o cruzando una serie completa que uno mismo confeccionaría, contra
la serie de consecutivos que nos están pasando. Así, la tabla dinámica nos mostraría que el número
solo existe en nuestra serie completa, y que falta en la serie real.
Pero para hacerlo mediante tabla dinámica tiene que aprenderla a manejar, y eso lo veremos más
adelante.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Asignar nombres a tablas, celdas o rango de celdas.
Una manera de simplificar la escritura de las formulas es asignándoles un nombre a las celdas o a los
rangos, o a un grupo de celdas o incluso una tabla de datos.
Por ejemplo, en lugar de tener que referirnos a un rango como A1:A5, podemos “bautizar” ese rango
con un nombre, por ejemplo ponerle “Nombres”:
El cuadro de nombres está
ubicado en donde dice A1.
Si allí, escribe nombres, Excel
reconocerá en adelante que ese
rango se denomina “nombres”
De tal manera que, si hacemos
una fórmula que se refiera a
ese rango, ya no tendremos
que escribir A1:A5, si no
nombres.
Cualquier rango, ya sea numérico, de texto, una tabla de datos, se puede nombrar, y en las formulas
que introduzcamos, podemos usarlos, y así, queda mucho más fácil saber de qué es que se trata una
formula. Es normal que pase el tiempo y se dificulte la lectura, mas, si en lugar de ello, se usan los
nombres pues es mucho más fácil.
186
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Formato Condicional
Formato se refiere a la estructura, patrón, diseño, organización de las celdas.
En Excel las celdas se pueden combinar, (si tienes un texto o un título muy largo, y quieres que cubra
varias celdas las puedes FUSIONAR, como si fueran una sola), se pueden colorear, se les pueden
colocar patrones de textura, se les pueden colocar bordes, lo que contienen se puede formatear
también, colocándole un color al tipo de letra, cambiar el tipo de fuente (estilo de la letra) repintarla
(ponerla en negrita o negrilla), inclinarla (Cursiva), colocarle una rayita debajo, (subrayado).
El formato condicional ES: dependiendo del contenido de la celda, hacer que Excel Automáticamente le
ponga un formato.
POR EJEMPLO:
Supongamos que tenemos un MONTON de transacciones. Queremos UBICAR rápidamente las que
están fuera de lo normal, por ejemplo, encontrar las más grandes, las más pequeñas o las que se
encuentran por encima del promedio.
Formato condicional en Excel 2007
Una de las TREMENDAS MEJORAS que le hicieron al nuevo Excel, incluyeron este tema. La facilidad
para APLICAR el formato condicional con las funciones de ORDENAR POR COLOR es Espectacular.
Para ubicar los valores más grandes en un rango, seleccione un rango de datos NUMERICOS.
1. En la Ficha INICIO Escoja el grupo ESTILOS. Despliegue la pestaña:
187
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
2. Vamos a escoger 10% mejores. Si no le gusta el estilo que Excel le trae por defecto, puede
armar el que a bien tenga:
Tan pronto escoja 10% le resaltará automáticamente el valor que cumple la condición. Al
desplegar la pestaña, obtiene estás opciones:
Si da clic en Formato personalizado, podrá CUADRAR a su gusto el formato condicional.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Encontrando las transacciones de la ÚLTIMA SEMANA
Si una de las columnas contiene fechas, el formato condicional en Excel 2007 puede encontrar
fácilmente fechas que cuadran en un rango de fechas. Siga los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
Seleccione un rango de fechas
Clic en formato condicional
Seleccione RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Seleccione Una fecha:
5. En la siguiente ventana de diálogo despliegue la pestaña donde puede escoger el periodo
de ocurrencia, tal como ayer, esta semana, siguiente mes. Los rangos se reevalúan cada
vez que el libro se abre. Si configura “HOY” verá diferentes celdas resaltadas, dependiendo
de la fecha en el reloj del sistema.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Usando Íconos para marcar valores
Los íconos son una nueva funcionalidad en Excel 2007.
1. Seleccione nuevamente el rango de valores. En el formato condicional, escoja conjunto de
íconos. Luego, más reglas:
2. En el cuadro de diálogo primero escoja un estilo de íconos, a medida que vaya escogiendo
un estilo, verá cómo van apareciendo los mismos al lado de los valores sobre el rango
seleccionado, observe:
190
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
3. Si hace clic en MAS REGLAS (no administrar reglas, MAS REGLAS, las de la imagen anterior
a esta) puede definir 3, 4, o 5 categorías. Luego use la cajita de valores para definir los
porcentajes:
191
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Usando el estilo escogido el rango de valores nos queda:
Estos semáforos son muy útiles para que Excel nos coloque alertas de auditoría o para cumplimiento
de metas.
Nosotros que nos la pasamos mirando numeritos, esta es una excelente ayuda para CLAVAR EL OJO en
donde necesitamos sin necesitar de revisar los valores UNO A UNO.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Barras de datos
Otra característica NOVEDOSA de Excel 2007, son las barras de datos. Nuevamente seleccione Formato
condicional
A medida que va seleccionando un estilo, se va formateando la celda con una escala de color relativa al
tamaño de cada número.
El formato Condicional en Excel 2007 es sencillamente ELEGANTE.
A continuación, en la página siguiente, otra imagen:
193
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Tenga en cuenta NO INCLUIR en el rango el total del mismo. El valor más grande tomará
automáticamente la barra más larga, y hará que el resto de las barras se vean insignificantes.
Las escalas de color funcionan de manera similar a las barras, aquí una imagen:
Ahora, en la opción MAS REGLAS, podemos cuadrar las opciones a nuestro gusto y necesidad:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Aquí, se ha personalizado la barra, con la base de 10 y 90% respectivamente para la barra más corta y
la más larga. Como puede ver, hay varios tipos de reglas en formato condicional que se pueden aplicar.
Montando ICONOS solo al 10% MEJOR
Cuando se aplican los íconos a un rango, uno de los inconvenientes es que a cada celda se le asigna un
ícono, así que se forma una MEZCOLANZA de Íconos:
Sería mucho mejor si solo se le colocan íconos al 10% mejor.
Para configurar este formato condicional hay que decirle a Excel que
1. Primero seleccione un juego de Íconos.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
2. Luego vaya a Formato condicional, Administrar reglas
3. En administrar reglas, escoja Conjunto de Íconos y haga clic en NUEVA regla:
4. Configure la regla similar a la figura que le presento a continuación:
Escoja aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior. En la lista
seleccione INFERIOR. Escriba 90. Dele clic a la casilla de verificación “% del rango
seleccionado”
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
5. Clic en Aceptar, y active la casilla de verificación “Detener si es verdad”:
6. Clic en Aceptar.
En la siguiente imagen, ahora sí, verá que SOLO SE MONTA ÍCONO a los mejores 10%:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Se puede usar una metodología similar para aplicarle una barra verde a los mejores 33% y una barra
roja al 33% de los registros más bajos.
Usando Formato Condicional en Excel 2003
El formato condicional en Excel 2003 comparado con las nuevas características de Excel 2007 no es tan
bueno. No ofrece juego de íconos, barras ni escalas de color.
El formato condicional lo encuentra por el menú Formato – Formato condicional. En esa opción puede
resaltar las celdas que son más grandes que un valor particular:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Haciendo clic en Formato, puede definir el formato deseado:
Para lograr resaltar las celdas mayores al 92% en Excel 2003, Tendrá que llevar a cabo estos pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccione un rango de números
Escoja Formato, formato condicional
En la lista desplegable, seleccione FORMULA
Escriba una formula tal como : =D2>
Coloque un formato
Clic Aceptar
199
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
7. El formato condicional que acaba de colocar a la CELDA B2, debe de copiarlo, con COPIAR
FORMATO al resto de las celdas de RANGO.
Expertos de Excel pueden montar formulas como esta, pero la mayoría no tiene tiempo para armarla o
investigarla, Excel 2007 es mucho más fácil.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Encontrando valores duplicados o valores únicos.
En Excel 2007 la cosa es SUPERFACIL. Seleccione el rango en donde quiere DETECTAR los registros
duplicados, va por Formato condicional – Resaltar reglas de celdas – Duplicar valores.
Tan pronto seleccione la opción Excel detecta automáticamente los registros repetidos.
201
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Al desplegar la opción de relleno, puede seleccionar uno de los tipos de formatos preestablecidos, o
crear uno:
Otra opción BUENA que trae Excel 2007 es que puede seleccionar una de las celdas que quedaron
formateadas y que son duplicados, y hacer clic derecho. En el menú emergente, escoger:
Verá como le quedan ordenados en la parte superior:
202
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Nota: para remover el formato condicional:
De manera similar, en lugar de seleccionar los valores duplicados, puede escoger los valores UNICOS:
203
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Encontrando duplicados en Excel 97-2003
En las versiones anteriores nos toca montar una formula, en una columna adyacente o montar la
formula en el formato condicional. La fórmula que normalmente se usa es =Contar.Si()
Monta la formula y la copia:
Cualquier valor superior a 1 quiere decir que tiene un par duplicado.
204
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
La formula la puede montar en el formato condicional así:
Recuerde que una vez ingrese la formula en C2, debe de COPIAR EL FORMATO CONDICIONAL al resto
de las celdas del rango.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Encontrando valores UNICOS en Excel 2003
Hay muchas maneras de encontrar los valores que son únicos en Excel. Se puede montar una formula
en una columna adyacente; se puede usar filtro avanzado o hacer una tabla dinámica. En Excel 2007 se
pude usar, con mucho cuidado, la opción que viene en la ficha DATOS, remover duplicados.
Usando una fórmula para identificar los valores únicos
La formula en la imagen RASTREA la SEGUNDA OCURRENCIA. Los que son únicos, quedan con un
CERO.
El truquito radica en que el rango comienza en la celda $A$1 AMARRADO completamente con signo
pesos, y se extiende con un amarre relativo a la columna A. Así, el rango en la fila 3 se va extendiendo.
Preste mucha atención a los amarres o si no, no le funcionará. También debe de ordenar la información
por la columna que va a analizar.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Usando filtro avanzado para encontrar valores únicos.
Uno puede usar filtro avanzado para sacar los registros únicos:.
Antes de aplicar el filtro avanzado, debe de incluir en una celda APARTE, un encabezado
correspondiente a los valores únicos.
Aunque se seleccione una sola celda, Excel expande la selección para incluir la región entera de
información como rango de lista.
Active la opción “Copiar a otro lugar”, para que se active la otra opción “Copiar a:” Debe de indicar la
celda APARTE que tiene EL MISMO ENCABEZADO de la columna que se va a evaluar.
Active la casilla de verificación correspondiente a “Solo registros únicos”
Si así lo hace, Excel le proveerá una lista única de Documentos, ordenados en la misma secuencia de la
base original.
Usando una tabla dinámica para encontrar registros únicos.
Es raro que se use una tabla dinámica para hacer esta acción, más de uno no se imagina que la tabla
dinámica le puede sacar la lista de los únicos sin “necesidad de voltear tanto”
En Excel 2003, Simplemente, seleccione una celda de la tabla. Vaya a Herramientas – Datos – Tablas
dinámicas, siguiente – siguiente – finalizar. En cuanto le salga la opción de arrastrar campos, arrastre el
campo que quiere identificar como único al área de las filas:
207
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Arrastre el campo Documento al área de filas, o use la lista, seleccionando documento y con el botón
Agregar a, al Área de filas:
En Excel 2007, siga los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
208
Seleccione una celda de la tabla de datos.
En la ficha Insertar, seleccione Tabla dinámica
Clic en Aceptar
En la lista de tabla dinámica active la casilla Documento. (Para el caso de la imagen). La
columna A contendrá la lista de los documentos UNICOS como se muestra en la siguiente
imagen:
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En realidad, uno no monta ninguna tabla dinámica, pero es muy efectivo para sacar la lista de los
UNICOS. Luego, puede copiar la lista y usando pegado especial – solo valores, para pegar la lista y
DESBARATAR la tabla dinámica.
Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS en Excel 2007 para encontrar los
registros UNICOS
Una de las novedades del Excel 2007 es que trae un botón que nos permite ELIMINAR o REMOVER los
duplicados, y suena bacanisimo, pero es un comando que se debe de usar con mucha
PRECAUCION. Antes de usar la opción, asegúrese de hacer una copia de la hoja, o del rango de
datos, y use el comando en la información copiada.
De la información que estamos trabajando, una vez seleccione la opción, tendrá:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Para el caso, como sabemos que los duplicados están en la columna del documento, y que el
encabezado describe la columna, activamos la casilla de verificación “Mis datos tienen encabezados”.
Active la casilla de la columna que sabe contiene los duplicados. En cuanto haga clic en Aceptar:
Los valores duplicados se remueven de la base de datos.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Nota:
Esta opción es muy buena para arreglar los archivos planos del kardex del Cg1, pues estos archivos
planos al bajarse a Excel, duplica las primeras líneas de los encabezados correspondientes a los bloques
de inicio de un nuevo Ítem, la primera vez que arreglé un archivo plano de kardex me encontré con
esta sorpresita, pero ya sea con la formula contar.si o con remover los duplicados, podemos remover
las líneas repetidas.
Porque el archivo tiene estas líneas repetidas? Porque el archivo es un archivo que está destinado a
impresión, NO A BAJARSE EN EXCEL. Como estaba destinado a impresión, sucedía que se necesitaba
IMPRIMIR EN NEGRITA, REPINTAR ESOS INICIOS DE BLOQUE. Lo que hace el sistema es HACER que
la impresora de punto ESCRIBA UNA VEZ MÁS LA MISMA LINEA…. Por eso, al bajarse el listado como
archivo plano a Excel, vemos esas líneas repetidas.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Más de formato condicional
Duplicados Primera ocurrencia
En internet hay ejemplos muy buenos que algunos “Duros” de Excel ponen gratis. En la página de
David McRitchie (una de las más viejas) un par de chicos hace MUUUCHOS años colocaron una solución
muy buena, en esa época estaba montada en Excel 97. En Excel 2003 es casi la misma cosa, en 2007,
solo es saber la ruta por donde se introduce la fórmula del formato condicional, ya lo veremos:
Además de colocar el formato condicional, anidaron la formula en una celda adyacente para que,
además de indicar que hay una duplicidad, INFORMARA en cual celda esta EL OTRO REGISTRO
DUPLICADO:
Es decir: en este caso se encuentra la primera ocurrencia duplicada. Si un nombre o número existe dos
veces, no señala los dos, SOLO la primera ocurrencia y a través de una fórmula anexa indican en donde
más existe ese número o nombre.
Para colocar el formato condicional en Excel 2003:
Selecciona B15, Formato condicional, formula, escriba
=CONTAR.SI($B$15:B15;B15)>1 Preste
atención a los amarres, al posicionamiento de los signos $. Copie y pegue el formato a lo largo de la
columna.
La fórmula del Señor Leo Hauser Ubicada en C15, es:
=SI(CONTAR.SI($B$15:B15;B15)>1;"Nombre existe en la fila "&COINCIDIR(B15;$B$1:B15;0);"")
La fórmula del Señor Sjoblom ubicada en D15, es:
=SI(CONTAR.SI($B$15:B15;B15)>1;"Nombre existe en la celda "&DIRECCION(COINCIDIR(B15;$B$1:B15;0);COLUMNA(B15);4);"")
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Duplicados Primera ocurrencia en Excel 2007:
A esta TABLITA, selecciono la Celda A2. Me voy por Formato condicional – Nueva regla:
En nueva regla, seleccionamos ESTA OPCION:
Una fórmula que determina las celdas para aplicar formato.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ingrese la formula, no olvide copiar el formato al resto de las celdas de la columna, tendrá este efecto:
Por otra parte, la formula en B5 es:
=SI(CONTAR.SI($A$2:A5;A5)>1;"Nombre existe en la celda "&DIRECCION(COINCIDIR(A5;$A$1:A5;0);COLUMNA(A5);4);"")
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Duplicados todas las ocurrencias
Aquí hay una solución de formato condicional para cuando deseemos colocar UN COLOR para la
primera ocurrencia de duplicado, y OTRO COLOR para la segunda ocurrencia de duplicado:
En Excel 2003:
La primera formula es:
=SI(CONTAR.SI($A$2:$A$21;$A2)>1;CONTAR.SI($A$2:$A2;$A2)=1)
La segunda fórmula es:
=SI(CONTAR.SI($A$2:$A$21;$A2)>1;CONTAR.SI($A$2:$A2;$A2)>1)
La segunda, al final no es igual, es MAYOR a 1
En Excel 2007:
De manera similar al caso anterior, se va por Formato condicional – Nueva regla. Escoge aplicar una
formula, escribe la primera formula y le da enter.
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Para ingresar la SEGUNDA FORMULA, se va por :
Administrar reglas:
216
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NUEVA REGLA: Ingresas la nueva regla
Le das aceptar, no olvides copiar el formato de la celda, al resto de las celdas:
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Más de formato condicional:
Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA:
Esta técnica es una maravilla…. Pues así como podemos hacer que Excel detecte duplicados, podemos
hacer que nos muestre si un valor cruza en otro lado:
El ejemplo sería el siguiente:
Aquí el formato condicional nos marca que los que están en verde están en la otra tabla.
Para lograr esto, en Excel 2003, la fórmula del formato condicional en A2, es la siguiente:
La formula en B2, es la siguiente:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En Excel 2007, ya sabe como ingresar las formulas. Pero como ya estamos manejando más de un
millón de filas, NO JUSTIFICA que para un pequeño rango, pongamos a Excel a verificar la columna
entera. OJO CON ESO. Es mejor que seleccione el rango.
El secreto de estos formatos condicionales es saber montar las formulas, como el asunto no es nada
fácil, le traigo la solución, pues para hacer pruebas de auditoría es sumamente UTIL.
Como ve, Obtener lo que Cruza, para Excel es cuestión de segundos.
No puedo dejar de recordarle el proverbio del último gran Filósofo Griego, Epicuro (ojo con la
pronunciación! Jejeje…):
"Nada produce tanto regocijo como el no cumplir muchos cometidos ni
emprender asuntos engorrosos ni violentar nuestra capacidad más allá de sus
fuerzas, pues todo esto provoca perturbaciones a nuestra naturaleza."
Un Viejo de verdad Sabio, sus palabras recorren a través de los milenios.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Más de formato condicional:
Comparar la celda correspondiente con otra hoja
Cuando ya era fanático de Excel desde hace ya bastante, alguna vez una compañera me comentó que
tenía un informe, un cuadro en Excel que enviaba a cierta dependencia, y que esa área, se lo devolvía
con cambios. Entonces me dijo que si yo sabía cómo hacer que Excel “colocara un colorcito en donde la
celda fuera diferente” ….como decimos en Colombia, ME CORCHÓ. El termino que se usa para cuando
uno no sabe o no conoce.
Como siempre, la pregunta no dejó de “MORTIFICARME” hasta que una vez, en Internet, encontré una
solución, la cual adapté para el caso.
Supongamos que tenemos dos hojas, aparentemente idénticas, pero para no DESGASTAR los ojitos
mirando CELDA A CELDA, podemos montar una fórmula que lo haga, la cosa es así:
En primera instancia el formato condicional no permite hacer referencias a otras hojas.
Sin embargo hay una forma y es definiendo nombres y usando la función =DESREF
Estos dos temas definir nombres y la función DESREF, se trata con detenimiento en el libro, conviene
que los revise si no los comprende aún para que entienda mejor la solución que se le ofrece.
Tendríamos esta primera tabla:
En la Hoja2 tendríamos:
La formula de formato condicional que tenemos montada en la primera Hoja1, en la celda A2 es la
siguiente:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
=A2<>DESREF(comparar;COINCIDIR(A2;A$1:A$6;0)-1;COINCIDIR(A2;$A2:$D2;0)-1)
El formato se copia en el resto de celdas, la celda que sea diferente, se resaltará.
Antes de ingresar la formula, tenga presente, pues aquí nos valemos de un recurso nuevo para lograr el
efecto:
Muchas veces tenemos una hoja original y otra que ha tenido otra persona, que a su vez nos la retorna.
Por x ó y motivo, necesitamos saber si ambas hojas siguen siendo las mismas; un método rápido es
usar el formato condicional para este fin.
Se sabe que en el formato condicional cuando se arma una fórmula que referencia otra hoja, nos sale
un mensaje que no nos permite hacerlo.
Sin embargo, sabemos que si definimos una celda de otra hoja como un nombre, Excel hace el trabajo
sin problemas.
Primero que todo, partimos del hecho de que ambas hojas son idénticas y están posicionadas iguales
en su comienzo en cuanto a primera fila y primera columna.
En la OTRA hoja "Gemela" seleccione la primera celda que da comienzo al cuadro o informe. En este
caso es la celda que dice "Ítem 1".
(En este ejemplo hemos creado una hoja anexa con el mismo nombre pero distinguiéndose por un
numero 2).
Con la celda seleccionada, En Excel 2003, vaya al cuadro de nombres a la izquierda de la barra de
formulas.
Si no lo ve fácilmente, se lo muestro: vaya a esta zona de su Excel
y haga clic adentro ----->
(Es justo arriba a la izquierda del encabezado de la columna A)
Escriba un nombre para esa celda. En este ejercicio la celda que dice Ítem 1 en la hoja Comparar con
otra hoja (2) tiene por nombre "comparar". Puede comprobarlo mirando los nombres que tiene este
archivo en la siguiente imagen, entre ellos verá el nombre comparar".
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Listo, esa es la primera parte.
La segunda es volver a la hoja original, (La hoja1), ubicarse en la celda que dice Ítem 1, ir a Formato Formato condicional - formula, e ingresar esta fórmula: Preste MUCHA atención a los amarres. Esta es
la formula en la celda A2, en la Hoja1 en la hoja2 no se mete NINGUN FORMATO CONDICIONAL
Escoger un formato. Para este ejemplo, escogí el amarillo. Acto seguido, copiar y pegar el formato en el
rango donde se quiere que aplique.
Intencionalmente se cambiaron dos datos en la otra hoja, que son los que se pintaron
AUTOMATICAMENTE, gracias al formato condicional, de amarillo.
La formula lo que dice es que si la celda es diferente de la misma celda que está en la otra hoja, la
pinte o coloree de amarillo.
Más concretamente, el primer argumento es la celda que tiene por nombre "comparar" que es la base
del DESREF.
El segundo argumento es cuantas filas. Para ubicar la fila, usamos la función =COINCIDIR() y le
restamos 1, porque esta fórmula solita nos dirá 1 para Ítem 1, siendo que esa posición es cero.
El tercer argumento es cuantas columnas, también usamos =COINCIDIR() y se resta 1.
Como se monta en Excel 2007:
Primero que todo, las dos hojas deben de estar en la misma ubicación. Comenzar en la misma columna
y fila.
La celda superior-izquierda de la segunda hoja, la denomina “comparar”. Se va por formato condicional,
nueva regla, escoge formula, e ingresa la formula. Copia y pega el formato al resto de las hojas:
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Este es el resultado:
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Más de formato condicional
Máximos en fila y en columna
Este ejemplo muestra ROJO si el valor máximo está tanto en Fila como en Columna; de otra forma,
VERDE si es el valor máximo en Columna, o AZUL si es máximo en Fila.
Observe la siguiente tabla:
La idea es montar un formato condicional que nos señale el valor máximo de cada tienda a lo largo de
los meses, y cual tienda fue la mejor por mes…. Jejeje… de un solo PLUMAZO resolvemos eso:
La fórmula que debe de ingresar en la columna B3 es la siguiente: (el color de la condición 1 es rojo, el
de la condición 2 es verde, y el de la condición 3 es azul)
Aplicado el formato condicional la cosa queda así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En Excel 2007, ya sabe, debe de ir por la Ficha Inicio - Formato condicional – nueva regla – utilizar
formula – escribe la formula, aceptar. Vuelve y llama ADMINISTRAR REGLAS e ingresa la otra fórmula,
y así con la otra, al final le quedan:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Validación de Datos
La validación de datos sirve para controlar que llenen la información de las hojas de cálculo de acuerdo
a parámetros correctos. Por ejemplo, nombres, valores, valores que no pueden exceder ciertos límites,
etc. Todo esto permite que cuando se trabaje con esa información, (por ejemplo hacer tablas dinámicas
o adicionar la info recolectada a una base de datos) no se presenten inconsistencias. Por ejemplo, si
usted deja que un empleado llene el campo por decir algo, "ciudad"; algunos escribirán Cali, (CaliColombia es mi ciudad natal) otros Santiago de Cali, o Cali con un espacio antes o después... Cosas así,
que al momento de usar dicha data, retrasarán la labor de análisis porque Usted tendrá que ponerse a
depurar la información, antes de poderla trabajar. Para acceder a este recurso de Excel, en Excel 2003
usted entra por el menú Datos - Validación.
En Excel 2007, está en la ficha datos, herramientas de datos:
Una vez seleccionado verá la opción Configuración, y allí hay varias opciones, cada una de las cuales
vamos a ver ahora.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Validación básica
Ok. Como mencionaba hace un momento, la validación de datos sirve para controlar o restringir que los
usuarios ingresen datos no deseados en las celdas. Por ejemplo, si en la celda A1 de Excel, NO
QUEREMOS QUE DIGITEN NUMEROS DISTINTOS ENTRE EL UNO Y EL DIEZ, lo que podemos hacer
para evitar que el usuario de la hoja de cálculo lo haga es colocarle una validación de datos.
Para lograr este cometido, sobre la celda en la cual queremos colocar la restricción, llamamos la opción
validación de datos y en la opción permitir, seleccionamos Número entero, como se ve aquí:
Y en DATOS, seleccionamos ENTRE. Valor Mínimo colocamos el 1 y en el valor máximo el 10. También
podemos hacer, que en cuanto el usuario ubique el cursor en la celda que contiene el formato
condicional, APAREZCA UN MENSAJE INFORMATIVO, y si el usuario es TERQUITO, y nos ingresa un
valor diferente al establecido, podemos hacer que aparezca un mensaje de ERROR. Ese par de
mensajes se configuran en las otras dos opciones que se ven aquí: MENSAJE DE ENTRADA y MENSAJE
DE ERROR.
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Esta es la configuración del mensaje de error:
Ejemplo de Validación de un número decimal mayor a 2,5:
De manera similar al anterior, se cuadran los mensajes de entrada y mensajes de error.
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Validación de datos de Lista.
Esta es una de las validaciones que creo que más se usan, es la manera de hacer que en la celda, Excel
coloque una pestañita que al desplegarse aparezca una lista, la cual se despliega en cuanto se hace clic
en la pestaña de la lista de tal manera que podemos seleccionar una de las opciones.
La lista puede estar “amarrada” o direccionada a un rango de datos de lista que se encuentra
almacenada en alguna parte de la hoja de cálculo, o también dicho rango puede estar en otra hoja, o
incluir la lista dentro del mismo cuadro de diálogo lista:
Por ejemplo, en este caso se están colocando las opciones Si, No, quizás, separadas por una coma, así:
En este segundo caso, se indica un rango de la hoja de cálculo que contiene la lista.
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Lista desplegable desde otra hoja de cálculo
Normalmente Excel no permite usar la opción LISTA desde otra hoja de cálculo.
Lo que normalmente se hace es tener la lista lo más lejos posible de la zona en la cual se hacen los
cálculos como la extrema derecha o la extrema derecha inferior.
Pero la lista ubicada en cualquier parte de la hoja puede sufrir el inconveniente de ser borrada
accidentalmente.
Lo mejor, para no tener que ni siquiera considerar esa posibilidad, es ubicar la lista en otra hoja de
cálculo y ocultar la hoja.
Hay dos métodos para traer la información desde otra hoja:
1: Definir un nombre para el rango de la lista que existe en la otra hoja de cálculo y referenciarlo en la
configuración de la lista fuente. Para más información revise el tema “Asignar nombres a los rangos,
celdas o rango de celdas”. La cosa es sencilla, el rango que está en una hoja aparte y que contiene la lista de
nombres, lo selecciona y en el cuadro de nombres le coloca un nombre, por ejemplo “Lista”. Entonces, en lugar de
definir el rango, llama la lista, así:
2: Colocar la fuente referenciada dentro de la función =INDIRECTO().
La función indirecto es la que nos sirve para que un nombre dado, Excel lo reconozca como una
referencia de una hoja. Se escribe así:
=INDIRECTO(
"'Hoja2'!A1:A9")
En este caso, el rango se encuentra en la hoja2, que se escribe entre comillas simples, después va el
signo de admiración, el rango para el caso es A1:A9, y todo de encierra entre dos comillas y paréntesis.
Observe la siguiente imagen:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como puede ver, es más sencillo el método del nombre.
Una doble lista desplegable.
Es posible seleccionar una lista, y con base en ella seleccionar una SUBLISTA?
Si, se puede. Por ejemplo, podemos tener una lista de secciones de un supermercado, tal como Frutas,
Vegetales, Cárnicos, y Lácteos (yo lo he usado para definir los nombres de un grupo de compañías y
que a su vez me aparezca el plan de cuentas de la compañía que elegí).
Primero que todo, monte Usted la información de manera similar a como se presenta aquí:
Por ejemplo, en lugar de categorías puede poner marcas de repuestos, y en las subcategorias, los
repuestos como tal.
Ahora siga estas instrucciones:
1. El rango de Categorías que se encuentra en B12 a B15 se ha marcado y se le ha definido el nombre
de Categorías. (Recuerde, el tema de asignar nombres a los rangos…)
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
2. Cada una de las listas Subcategorías, también se le ha seleccionado el rango y se le ha definido el
mismo nombre de su encabezado que es íntegramente IGUAL a cada una de las categorías.
3. Una forma rápida de colocar el nombre a un rango es Seleccionarlo con todo y encabezado, luego ir
al menú Insertar - Nombre - Crear. Asegúrese que el nombre del rango que no incluye el rótulo o
encabezado, tiene ese mismo nombre del encabezado y dele clic a OK. Si el titulo encabezado estuviera
compuesto por dos palabras, por ejemplo "Materiales Construcción", tendría que colocarle un símbolo
"underscore" entre palabras, así: "Materiales_Construcción". Es requisito indispensable que los nombres
NO DEBEN CONTENER ESPACIOS.
4. La función =INDIRECTO() se usa en la opción lista para FORZAR a EXCEL a que vea cualquier texto
NOMBRE DE RANGO y no como simple Texto.
5. La función =SUSTITUIR() también se utiliza en la validación para reemplazar cualquier espacio con el
Underscore (_).
Veamos cómo es que queda la validación para la categoría:
Y esta es la validación de la Subcategoria:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Este y todos los demás ejemplos de validación los puede descargar de la pagina web, en el archivo
plano llamado “Excel_Maquial_Validacion.xls”, de una vez en Excel para que le facilite su
implementación en sus propios ejemplos.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Validación de fecha.
El ejemplo es el siguiente:
Validación de una hora que no esté dentro del rango restringido:
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Validación de longitud de texto:
Validación de datos Personalizada:
Este tipo de evaluación lleva implícita una fórmula que evalúa si los datos entrados son correctos o no.
(Verdadero o Falso). De igual forma que el caso anterior, seleccione Datos - Validación para aprender la
configuración. La formula se indica un lado para que visualice su resultado. Y una imagen del cuadro
validación que se ha configurado en el ejemplo. Recuerde que el mensaje entrante y el mensaje de
error también deben realizarse.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ejemplo 2.
La información no puede ingresarse en las celdas a menos que esté formateada como 0.00% y solo
números entre 0 a 100. En este caso, en la celda B43, se ha montado la formula que TAMBIEN está en
la validación de datos de las celdas B41, B42, C41 y C42.
Esta es la validación que también contiene la formula que controla el fin del ejemplo 2:
Esta solución utiliza el potencial de la función =Celda() que puede traer la ubicación, el contenido o el
formato. En este caso con la función =Y() se exigen dos cosas, el formato de celda con =CELDA() y
que el numero sea mayor a 0 y menor a 1 con =ESNUMERO().
CELDA("Format";B41)="P2" ---> Esta fórmula dice que "El formato de la celda B41 debe ser Porcentaje
con 2 decimales"
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Ejemplo 3:
Validación para prevenir registros duplicados:
Ejemplo 4:
Para prevenir que se llenen los registros fuera de cada fila. Es decir, se debe ingresar un nombre y un
área de la organización.
La función es la siguiente:
=Y(CONTARA($B$95:$B95)=CONTARA($C$95:$C95);CONTAR.BLANCO($B$95:$B95)=CONTAR.BLANC
O($C$95:$C95))
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ejemplo 5 y 6
Controlar para que ingresen solo números y controlar para que ingresen solo texto
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ejemplo 7
Controlar que no dejen casillas en blanco entre celda y celda ingresada
Espero que estos ejemplos le permitan aprovechar esta herramienta de Excel, ya puede ver el potencial
que también tienen. Hay muchos más ejemplos de validación que se pueden encontrar en Internet.
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Analizando información con Tablas Dinámicas
La herramienta más poderosa de Excel tiene un nombre propio: Tablas dinámicas. Porque?
Con una tabla dinámica fácilmente se pueden totalizar más de 500.000 mil filas de información, con
solo unos pocos clics de ratón. Además de esto, se puede reconfigurar la información para totalizar por
diferentes criterios. Esta característica es la que hace que la tabla sea llamada así, dinámica, en
contraposición a “Estático”. Por otra parte, al hacer clic en los campos totalizados, Excel extrae de la
base de datos fuente, la porción de información y la monta automáticamente en una nueva hoja de
Excel, con lo cual se puede, de una vez, analizar esa información, o mirar en detalle, o con base en ella
armar otra tabla dinámica. Las tablas dinámicas permiten agrupar, comparar, o cruzar datos.
Como se necesita tener la información para armar una tabla dinámica
La fuente debe ser una base de datos de información TRANSACCIONAL. Por lo general la información
transaccional trae campos numéricos de cantidad, ingresos, costos, etc. También trae campos de
fecha, cliente, producto, documento, zona, referencias adicionales, etc. Cada campo de estos debe ir en
una Columna. Si una columna contiene cantidades, no debe haber NADA distinto a cantidades en ESA
columna, excepto por el encabezado DESCRIPTIVO de la columna.
Este ejemplo es perfecto para armar una tabla dinámica, cada fila representa una SOLA venta de un
producto a un cliente en una fecha específica.
La información presentada como se ve aquí arriba, no es apropiada para montar una tabla dinámica.
Los meses NO PUEDEN estar en varias columnas. La columna D contiene Cantidad, Ingreso, Costo y
240
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Utilidad. Tiene celdas en blanco que “SE PRESUME” que son del mismo cliente de la celda A2. Excel no
puede trabajar la información así.
Si Usted tiene información por este estilo, vaya al área de sistemas para ver si ellos le pueden generar
la materia prima de información transaccional que se usó para crear este resumen.
Creando un resumen con Tabla Dinámica
Supongamos por ejemplo que usted tiene 500000 filas de información que representan las ventas de 10
años.
Las tablas dinámicas le ofrecen un increíble poder de análisis en una gran variedad de resúmenes, y es
la herramienta que todo Auditor y Contador TIENE que saber manejar. Entre otros, es posible conocer:




Los productos que se están vendiendo
Los clientes que están comprando productos
Que productos están siendo comprados por cuales clientes
La tendencia de ventas de productos a través del periodo.
Armando una tabla dinámica en Excel 97-2003
Tomemos un ejemplo inventado por mí de unos productos ficticios. Este es el ejemplo del archivo que
se puede bajar del grupo de Excel en Facebook, o la pagina web Www.ExcelMaquial.CoM
Primero que todo, asegúrese de que la información contiene una celda única en el encabezado que
describe cada columna. En el menú de Excel 97-2003 vaya por Datos-Informe de tablas y gráficos
dinámicos.
Vaya al menú Datos - Informe de Tablas y Datos Dinámicos.
241
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En Excel 2003 le aparecerá este cuadro que es el asistente:
En este paso, acepte la selección por defecto SI su información está en Excel y SI va a crear una tabla
dinámica.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En el paso 2, confirme que Excel ha escogido el rango correcto de la fuente de información.
En el paso 3, escoga la opción DISEÑO.
Nota: en el Excel 97 y anteriores, el asistente TIENE 4 pasos. Excel 2003 pide que haga estos pasos en
la opción diseño.
La opción diseño le permite construir el reporte arrastrando y soltando. Puede ver que la presentación
está en blanco y que la lista de los campos está al lado derecho. Al lado izquierdo hay cuatro áreas, en
las cuales puede arrastrar los campos:
Si lee con atención lo que aquí dice, verá que cada uno de los encabezados de columna de la tabla
dinámica del ejemplo se ven como botones, los cuales se pueden arrastrar a cada una de las áreas del
reporte dinámico; es decir se pueden arrastrar los botones a las zonas donde dice "pagina", "Fila",
"Columna" y "Datos". Si vamos a crear una tabla dinámica que nos dé el total por producto, los botones
quedarán posicionados así:
243
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
El producto lo llevas al área de las filas y el Total lo llevas al área de datos. En esta área vas a colocar
los botones que por lo general representan valores que necesitan ser resumidos, sumados,
promediados o contados. Si en este momento das clic en aceptar, retornarás a esta ventana:
Y aquí, cambiamos el punto negro que está en Hoja de cálculo nueva a Hoja de cálculo existente, Se
puede ubicar en una nueva hoja, esto es discrecional. Señalaremos la Celda en la cual se posicionará la
tabla dinámica. Es decir, así:
244
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Al hacer clic en finalizar te saldrá este informe:
EN SEGUNDOS el reporte le presenta un resumen.
Cuando usted selecciona una celda DENTRO de la tabla dinámica, la lista de campos de tabla dinámica
aparece. Es un tanto diferente en cada versión de Excel.
En las primeras versiones de Excel, formaba parte de la barra de herramientas Tabla dinámica.
Después, la dejaron como un PANEL FLOTANTE. Si la lista de campos desaparece, es porque ha
seleccionado una celda FUERA de la tabla dinámica. Seleccione una celda DENTRO de la tabla dinámica
para que vuelva a aparecer. Ahora, si se siente mejor, manejando el cuadro de dialogo del asistente en
245
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
el cual cambiaba la tabla dinámica, lo puede traer haciendo clic en la lista desplegable de la barra de
herramientas tabla dinámica:
Armando la tabla dinámica en Excel 2007
Cuando salió Excel 2007, no había manuales de Excel 2007 en nuestro medio. Aún en el año 2.010,
fecha en la cual sale este libro muchas áreas apenas están implementando Excel 2007. Otras siguen en
la antigua Versión. Y ya Microsoft tiene listo el Office 2010… La única salida era usar la tecla F1 de
ayuda y leer. Pero la ayuda no es tan didáctica como un Libro o manual… Tardé un momento en darme
cuenta que las tablas dinámicas las habían sacado del menú DATOS y las habían pasado al menú
INSERTAR, Junto la opción TABLA:
246
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Para crear una tabla dinámica similar en Excel 2007, siga estos pasos:



Seleccione una celda en la tabla base de datos
En la ficha Insertar, escoja el ícono Tabla dinámica
Escoja Tabla Dinámica
Al hacer clic allí se tomará por defecto el rango de su tabla fuente o tabla base:
Haga clic en Aceptar
247
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Como puede ver, la evolución del asistente de tablas dinámicas es notable. De una sola vez te lleva por
defecto a una nueva hoja y el panel de lista incluye los cuatro sectores, Filtro de reporte, Campos de
Columna, Campos de Fila y Campos de Valor.
Solo necesita seleccionar, colocando un clic en la lista de campos, Excel los lleva por defecto a la zona
de filas. Aquí no se arrastra hacia la hoja de cálculo. Se arrastra hacia la parte de abajo, como dice esa
región:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Cambiando la tabla dinámica usando el botón “Agregar a” en Excel 97-2003
Cuando salió Excel 2002, se adicionó un nuevo botón a la lista de campos llamado “Agregar a”, de tal
manera que si Usted quería mover el campo producto, hacia la parte de arriba del reporte, se pudiera
hacer usando el botón “Agregar A”:
Para mover el campo producto, de filas a columnas, para el caso que nos ocupa en la imagen,
seleccionaríamos el ítem producto. Luego utilice la lista desplegable para cambiarlo de Área de filas, a
Área de columnas. Una vez lo haya seleccionado, en cuanto haga clic en el botón “Agregar A”, el
reporte cambiará para mostrar los productos a través del encabezado del reporte:
También puede usar esta metodología para adicionar nuevos campos al reporte, por ejemplo, el campo
“vendedor” lo puede adicionar en el reporte a la zona de filas. Entonces tendrá un reporte con
vendedores en las filas y los productos en las columnas:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En Excel 2003, puede arrastrar los campos deseados desde la lista de campos hacia el área deseada,
directamente en la tabla dinámica, sin necesidad de usar el botón “Agregar a”.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Modificando la tabla dinámica en Excel 2007
En Excel 2007 los campos se pueden arrastrar directamente en la lista de campos. Para adicionar un
campo simplemente haga clic en la casilla de verificación:
Este “Panel” de lista de campos también lo puede sacar de ese lado, (seleccionándolo y arrastrándolo) y
llevarlo a la zona que desee. En la imagen que vemos aquí, para pasar el campo vendedor a la zona de
columnas, para que quede similar al que acabamos de armar en Excel 2003, simplemente seleccione el
campo vendedor, haga clic izquierdo sostenido y mientras lo sostiene, arrástrelo a la zona que dice
“Rótulos de columna”.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Cambiando las celdas que se ven en blanco por ceros
Si se fija en la imagen, podrá ver que por defecto, si un vendedor, como el caso de julio, no tiene
productos vendidos, verá que la tabla dinámica asigna un espacio en blanco.
En realidad debería haber un cero, en lugar de espacios en blanco. Excel en cada una de sus versiones
tiene la opción de poder asignar un cero en lugar de los espacios en blanco. En Excel 2003, en la barra
tabla dinámica, escoja opciones de tabla. En Excel 2007, la barra tabla dinámica se activa en una nueva
ficha SOLO cuando selecciona una de las celdas de la tabla dinámica, en esos casos, EMERGE de la
nada una ficha, la ficha “Herramientas de Tabla dinámica”:
Haga clic en Opciones, y dentro de toda la gama de Opciones, seleccione, Opciones otra vez.
Esta es la imagen por donde trae las opciones de la tabla en Excel 2003:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En estas opciones, active la casilla de verificación de la opción Para celdas vacías, mostrar:
En Excel 2007, en cuanto haga clic en opciones, llegará a esta ventana:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En el combo Formato, active la casilla de verificación Para celdas vacías, mostrar cero, de manera
similar a como se ve en Excel 2003.
Cambiando la tabla dinámica en Excel 2007 arrastrando los campos de manera similar a
como lo hacía en Excel 2003:
Los usuarios veteranos acostumbrados a usar la tabla dinámica de Excel 2003, encontraban que era
muy fácil cambiar la tabla dinámica simplemente arrastrando los campos en el reporte. Esta opción es
automática en Excel 2007-2003, pero está oculta en Excel 2007. Para activarla en Excel 2007, vaya a
Opciones de tabla dinámica, haga clic en la ficha MOSTRAR, y allí, active la casilla de verificación
“Diseño de tabla dinámica clásica” (permite arrastrar campos en la cuadrícula).
Observe la opción en la siguiente imagen:
255
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Con esta opción activada, se pueden seleccionar directamente en la tabla dinámica los campos de tabla
de color gris y arrastrarlos hacia una nueva locación, por ejemplo, pasar campos del lado de filas a
columnas, simplemente arrastrándolos. La ventaja de esto es que se puede ver como se mueve el
campo al ser arrastrado, y cuando lo lleva a una intersección de la tabla, la línea divisoria de inserción
se resalta, lo cual facilita su reubicación.
Mostrando dos o más campos en la zona de datos
En el ejemplo que venimos trabajando, llevamos nuestra tabla dinámica así:
Vamos a mostrar la zona y la fecha. Si activó la opción de arrastrar al viejo estilo de Excel 2003, puede
llevar los campos directamente sobre la tabla dinámica, sino, simplemente llévelos en la zona del panel
lista:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Para que el informe nos quedara así como se ve aquí los campos se trasladaron a estas áreas, como se
ve en el panel lista:
Ahora, si queremos quitar esos subtotales, por ejemplo esos que dicen “Total Krokanticos”,
simplemente nos ubicamos en esa columna, damos clic derecho con el ratón y en el menú emergente,
DESACTIVAMOS la opción Subtotal, como se ve en la siguiente imagen:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Puede colocar o quitar subtotales de la misma manera.
Agrupando campos de fecha
Ok. Ahora vamos a reorganizar la presentación de nuestro reporte dinámico, primero que todo por
FECHA. Para tal efecto, selecciono y arrastro el campo fecha que se encontraba en tercer lugar, al
primer lugar, es decir, lo subo y lo suelto encima de todos, lo dejo así como se ve aquí:
Listo, ahora llamamos el menú emergente ubicándonos SOBRE la tabla dinámica en la columna FECHA:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Escoja Agrupar:
En cuanto presione allí, le saldrá esta ventana:
Para el caso que presento aquí, solo tenemos ocho días, si lo dejo así como está que me agrupe por
meses, el reporte quedaría así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Si cambio la agrupación a días, quedaría así:
De igual manera, puede agrupar por meses y años. Lo invito a que ensaye y haga pruebas.
Removiendo los campos de la tabla dinámica
Así como arrastró los campos hacia la tabla dinámica, o los activó mediante la casilla de verificación, de
igual forma puede sacarlos o quitarlos del reporte tabla dinámica.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Creando un Reporte Específico usando el cuarto elemento del panel: El filtro de Reporte
En Excel 2003 se denomina Área de Pagina, en Excel 2007, Filtro de reporte. Simplemente arrastre uno
de los elementos hacia esa área del panel. Por ejemplo, podemos arrastrar el campo ZONA, y tener un
reporte todavía más personalizado:
Si hago clic con el puntero del ratón en la pestaña que dice Zona (todas):
Puede seleccionar las que desee, dos o más, usando activando la casilla de verificación “Seleccionar
varios elementos”, y escogiendo, por ejemplo como en este caso, dos de ellas:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
La tabla le quedaría así:
Recuerde volver a mostrar todos los elementos que seleccionó. De igual forma, puede arrastrar al filtro
de reporte, mas campos.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Mostrando el TOP de los 10 mejores
Ok, He reacomodado los campos así: haciendo clic en la pestaña vendedor,
Como ve en la gráfica, clic en filtros de valor, y allí clic en DIEZ MEJORES:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Como en mi ejemplo solo tengo 6 vendedores, pues digamos que quiero ver los tres mejores:
La tabla dinámica me muestra los tres mejores, (sin necesidad de desgastar mis ojos, mirando
manualmente quienes son los tres mejores) me queda así:
Observe que Excel los organiza en orden alfabético.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como se sacan los 10 mejores en Excel 2003:
Tenemos la misma tabla dinámica, esta vez en Excel 2003, entonces, vamos por la barra de
herramientas tabla dinámica, desplegamos la lista desplegable o la pestaña que dice tabla dinámica.
Allí, escogemos la opción “Ordenar y las 10 mejores”.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Recuerde que para que le salga ACTIVA la opción DEBE de estar POSICIONADO sobre la tabla dinámica
en uno de los campos del AREA DE FILAS. Cuando haga clic en Ordenar y las 10 mejores, le saldrá esta
ventana:
Observe que ya le “cuadré” las opciones que necesito: Auto Ordenar Descendente, en diez mejores,
Activadas y que me muestre las 3 superiores. Entonces, al dar aceptar, la tabla queda así:
Como lo ordenamos por el campo valor, pues ese es el criterio que finalmente nos queda.
Si se fija, no queda ninguna señal de filtro, cosa que mejoraron en Excel 2007:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ordenar y Filtrar en Excel 2007 es todavía más fácil.
La misma configuración en Excel 2007 se ve así, y en el panel lateral, podemos ver un embudo, ícono
utilizado para indicar que el campo tiene un filtro:
Si hace clic en vendedor en donde está el embudito, verá que le aparece una opción:
Si hace clic allí, llega a la lista que ya nos es familiar en Excel 2003:
Pero es más fácil llegar a esta opción si simplemente hace clic en el embudito de la tabla dinámica.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Haciendo clic en “Más opciones de auto ordenación”:
Cuadra las opciones, y la tabla dinámica le quedaría:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Extractando información detallada de los campos de la tabla dinámica (Drilling Down)
Drill down es una palabra técnica que usan los creadores de Excel para describir la operación, la acción
y el efecto que se produce en la tabla dinámica cuando sobre uno de los campos de valor, del área de
datos, se hace un doble clic. Cuando esto sucede, Excel recolecta, extrae y posiciona en una nueva hoja
de cálculo los datos de la hoja base que conforman dicho resultado que se observa en la tabla
dinámica.
La palabra Drill Down en su traducción más apropiada se refiere como El acto de usar un taladro o de
taladrar; material extraído o excavado por un taladro. Por su parte el famoso traductor Babylon indica
que Drill down es “"Cambio rápido", la posibilidad de pasar rápidamente entre diferentes programas de
carpetas secundarias”
Y en efecto, estas dos situaciones son las que ocurren, como le mencionaba en el comienzo de este
tema.
Por ejemplo, cuando uno se encuentra analizando la información de la tabla dinámica, en algún
momento puede ocurrir que un resultado se vea sospechoso, o llame nuestra atención, y queramos ver
en detalle QUE RAYOS es lo que compone dicho valor.
Por ejemplo, en esta tabla ficticia, llama la atención el producto MegaAcido, este producto, con 576 mil
en ventas, quisiéramos verlo en detalle que es lo que lo conforma. Pues bien, solo con hacer DOBLE
CLIC en esos 576000, Excel crea una nueva hoja SOLO con los datos que conforman la sumatoria del
producto MegaAcido:
Lo cual como se podrá dar cuenta, es sencillamente ESPECTACULAR. Pues con esta DATA en una nueva
hoja, se puede volver a analizar la info haciendo otra tabla dinámica, o montar unos subtotales o hacer
los cálculos que a bien tengamos.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Tablas dinámicas y el recalculo de información.
Debe tener en cuenta que si se cambian los valores en la base de datos que es la fuente de la tabla
dinámica, la tabla dinámica NO SE ACTUALIZA. Esto sucede porque Excel copia la base fuente en
memoria (el famoso Pívot caché) “caché: zona de almacenamiento que incluye datos que el ordenador
–computador- necesitará en poco tiempo, es un mecanismo de almacenaje de alta velocidad” con el fin
de permitir que la tabla, al reorganizar los campos pueda calcular SUPER RÁPIDO.
Entonces, si usted hace cambios en la fuente de información, debe de FORZAR a que Excel los Re-lea
otra vez, esto se hace en Excel 2003, usando en la barra de herramientas Tabla dinámica el botoncito
que es un signo de exclamación rojo:
Mientras que en Excel 2007, en la ficha Herramientas de Tabla Dinámica,
270
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Limitaciones de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son un REPORTEADOR que nos ayudan TREMENDAMENTE analizando
información. Sin embargo tiene algunas limitaciones; por ejemplo, no se pueden insertar filas o
columnas en la mitad de una tabla dinámica. Si lo trata de hacer, le saldrá este mensaje:
Esto puede ser un inconveniente, pues muchas veces quisiéramos quedarnos con esa información y
poder trabajarla, por lo tanto, la información debe volverse de dinámica, estática, solo valores.
La solución es seleccionar TODA la tabla dinámica, sino se deja tomar, seleccione INCLUIDAS LAS
CELDAS ADYACENTES QUE LA CONTIENEN, copiarla con Control + C, y pegarla en otro lado con la
opción PEGAR VALORES:
Pero supongamos que quisiéramos que el reporte de la tabla dinámica pegada sea otra vez una tabla
de datos. Entonces, pegue la info pero primero quítele los subtotales (que ya sabe cómo hacerlo), y
recuerde la técnica de rellenar celdas en blanco que le expliqué en los temas del principio. (Ir a especial
– celdas en blanco, + la celda de arriba y Control + Enter)
271
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Más de tablas dinámicas:
Operaciones diferentes a Suma
Es posible volver a arrastrar el campo de valor, y hacer que la tabla dinámica en lugar de sumar, nos
saque un promedio, o haga un conteo:
En Excel 2003, lo haríamos, ya sea usando el panel o arrastrando OTRA VEZ, el campo Valor total al
área de DATOS:
En Excel 2007, simplemente arrastre en el panel a la zona de datos, nuevamente el Valor total. O si
activó la opción de arrastrar al estilo de Excel 2003, arrástrelo dentro de la misma tabla dinámica:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En Excel 2007 quedaría así:
En Excel 2003 quedaría así:
En Excel 2003, debe de reubicar Valor Total 2 al área de columnas, (Excel 2007 lo acomoda de una
vez.) Arrastre el botón Datos al área de columnas, de tal manera que le quede así:
En Excel 2003 vaya al asistente de tablas dinámicas, vaya por la opción de diseño:
Haga doble clic en Suma de Vr Total2.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Verá que en este segundo botón, puede cambiar la operación de suma, por CUENTA. Seleccione Cuenta
y a continuación, Aceptar, Aceptar y Finalizar. La tabla dinámica le quedará así:
Mirando con detalle, este Cuenta de valor total2, para el caso, vienen a ser como la cantidad de
negocios que efectuó la “SALES FORCE” (fuerza de ventas): (Fíjese que en la tabla base, Julio hizo dos
negocios):
Si se va de nuevo por la opción de diseño,
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Y hace doble clic en Cuenta de valor total, puede cambiar el nombre de ese campo:
Aceptar, Aceptar y finalizar. A la tabla dinámica le cambiará el nombre por el que le haya personalizado:
Ahora, si se fija, en la ventana objeto que se refiere al campo de la tabla dinámica, puede ver que hay
más opciones, una de ellas es Número. A través de Esta opción, puede darle Formato al mismo.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En Excel 2007, la esta acción se hace en el panel lista, campo valores, despliega la lista desplegable o la
pestaña, tal como se ve aquí. Le saldrá un menú y en él, haga clic en Configuración de campo de Valor.
Seleccione la operación CUENTA. Allí abajo puede ver que está el botón FORMATO de NÚMERO. Por allí
puede cambiar el formato. Clic en Aceptar.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
La tabla dinámica en Excel 2007, le quedará así:
Puede ver que YO LE formatié el numero de negocios y le puse decimales….(que bruto Je). Ya sabe
como corregir ese error, nuevamente vaya por la opción Configuración de campo de valor, Formato de
Número, Aceptar y Listo.
Llevando más campos a la tabla dinámica:
Este reporte se puede enriquecer arrastrando más campos, al área que deseemos. Es bueno probar que
pasa si lo lleva a la zona de columnas, o de filtro de reporte, para que observe el efecto y cuál de ellos
es el que visualmente tiene mejor presentación. Por ejemplo, llevando el campo PRODUCTO al campo
de filas, el reporte nos queda así:
En Excel 2007:
En Excel 2003:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Si arrastramos el campo Zona, la cosa nos queda así:
En Excel 2007:
En Excel 2003:
Como vimos, el ejemplo tiene datos por días, revisemos cuales fueron los días en los que se vendió
menos:
En Excel 2003, reorganice la info así:
En Excel 2007, así:
Ok, las tablas en ambos sistemas, le quedarán como le muestro a continuación en la siguiente página:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Excel 2003:
Excel 2007:
Podemos cuadrar el formato de fecha PERSONALIZADO, para poder ver el día de la semana, colocando
dddd;@ así:
Ok, las tablas dinámicas le quedarán así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Excel 2003:
Excel 2007:
Podemos ver que el día más malo fue el miércoles. Elimine el campo Zona, y con esa info, resultante
hacer un gráfico, solo llame el botón de gráficos y señale el área comprendida entre los días en letras y
los totales. La siguiente imagen es en Excel 2003:
En Excel 2007, para armar un gráfico, vaya por la ficha Insertar:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Escoja el estilo que desee, aquí, voy a escoger Columna;
En cuanto escoja el tipo de grafico de columna,
aparecerá dentro de las barras de herramientas,
una nueva, Herramientas de Gráfico:
En esa ficha, seleccione el grupo DATOS:
Seleccione los datos:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Si en la tabla dinámica, en Excel 2007, llevamos el campo Zona, podemos ver que:
El único distrito que vendió el miércoles fue el SUR. Como puede ver, las tablas dinámicas nos ayudan a
ver rápidamente situaciones que sin ellas tendríamos más dificultad.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Más de tablas dinámicas:
Porcentajes de Participación
Vamos a sacar el porcentaje de participación de cada vendedor respecto del total:
Para esto, vuelva y arrastre el campo Vr total, de manera similar a como ya lo hicimos hace un rato,
pero en esta ocasión, vamos a usar una opción que está por allí y que no hemos explorado todavía:
En Excel 2007, vamos por configuración de campo de valor en el campo Suma de Vr Total2:
Escoja la ficha Mostrar valores como, despliegue las opciones y con la barra de desplazamiento vertical,
baje y busque la que dice % del Total.
En Excel 2003, por diseño, escoja dentro del área DATOS, Suma de Vr total2 y haga doble clic. Llegará
a esta ventana objeto, similar a la que acabamos de ver:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Haga clic en Opciones para que se despliegue la parte inferior que se ve aquí y escoja la opción % del
total. Haga clic en Aceptar. La cosa queda en cada versión así:
En Excel 2003:
En Excel 2007:
Recuerde que esos nombres feos que se ven allí, (no me refiero a los de los vendedores, me refiero a
esos nombres Suma de Vr Total y Suma de Vr Total2) se pueden cambiar configurando el campo, como
le mostraba más arriba.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Más de tablas dinámicas:
Acumulados
Continuando con el ejemplo de la base ficticia que venimos ilustrando, vamos a usar la técnica de
acumulados para sacar los totales diarios, pero también poder ver la acumulación de los mismos en el
día a día. Para esto vamos a meternos por LA MISMA OPCIÓN, solo que en lugar de escoger % del
Total, vamos a escoger “Total en” y escogemos como campo base, fecha.
En Excel 2007, la opción es por acá:
En Excel 2003, la opción es por acá:
Recuerde que debe llamar la opción diseño, dar doble clic en Suma de Vr Total2:
Ok. La tabla dinámica nos queda en cada una de las versiones así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En Excel 2003:
En Excel 2007:
Participación porcentual
Esta opción nos permite conocer el porcentaje de participación con relación al producto en el día a día y
al total general. Sale cuando escoges % de la fila, así, si en el ejemplo anterior, hacemos el cambio
respectivo obtenemos este resultado:
En Excel 2003:
En Excel 2007:
Vemos que no nos dice nada…. Pero si le arrastras el campo fecha al área de columnas, y le quitas la
suma de valor total (ojo, lo quito solo para propósitos de que se pueda visualizar el efecto en un
pequeño gráfico, pero se pueden dejar los dos, no faltaba más) sucede esto:
Voy a enseñar cómo queda en 2007, ya sabe que en 2003 queda parecido:
Ahora, si, observe y saque conclusiones…
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Crecimiento en Valor y en Porcentaje
Para ver el crecimiento o decrecimiento de un día respecto al anterior por producto, tendríamos que
sacar la diferencia entre ambos. Esta opción también está allí, seleccione, en lugar de “% de la fila”,
“Diferencia de”. La cosa queda así. Por espacio, solo muestro una porción de días, y edité el nombre de
los campos:
Puede ver que el GUTIS decreció 40.000.
Si en lugar de Diferencia de, escoge Porcentaje de la diferencia de, obtendrá el crecimiento porcentual.
Más de Tablas Dinámicas:
Campos Calculados
Considere la siguiente información:
La tabla dinámica también nos puede efectuar la diferencia entre los dos años. Estos años pueden ser
el año real vs el presupuesto, o la variación de los saldos de balance de un año a otro. Esto se realiza
con la ayuda de un campo calculado, que haga la resta de un campo a otro.
Para lograr esto, en Excel 2003, siga los siguientes pasos:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Realice los pasos conocidos de tabla dinámica, en el campo diseño, organice la info así:
Tendrá este resultado:
Arrastre el campo datos a la zona de columnas, para que le quede así:
Ahora, UBICADO en el área de los TOTALES, vaya por la barra tabla dinámica, formulas, campo
calculado:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Llegará a esta ventana Objeto:
El nombre que le ponga, es el que le saldrá en la tabla dinámica. Ahora, para la formula, escoja Último
año, clic en insertar campo, coloca el signo menos en formula, selecciona el campo Año anterior, y le da
SUMAR: Cuando le dé sumar, el campo calculado quedará junto con los demás campos:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Luego haga clic en Aceptar:
Listo…. Ya tiene la variación. Estas formulas son simples, no las confunda con las funciones de Excel.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora vamos a ver como es el asunto en Excel 2007:
Armamos la tabla dinámica:
Ahora nos vamos por Opciones de Herramientas de tabla dinámica, Formulas, Campo calculado:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Llegamos a la misma ventana que acabamos de Explicar en Excel 2003. Como verá, es la misma cosa.
Clic en aceptar y listo:
Así se hacen los campos calculados. Lo invito a que experimente y arme sus campos calculados, se
pueden armar formulitas mas complejitas, si mal no recuerdo hace años, efectuaba la diferencia entre
un presupuesto versus el real, para obtener el cumplimiento del presupuesto en valores, a su vez
dividido por el año anterior para obtener el porcentaje, bueno, la idea es esa… Igual eso está en los
libros o en el todopoderoso Google.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Más de Tablas Dinámicas:
Elementos Calculados
La diferencia entre el elemento calculado y el campo calculado, reside en que el campo calculado actúa
sobre los campos que se llevan al área de datos en el cual se harán las operaciones, mientras que el
elemento calculado actúa sobre los campos que se ubican en las otras áreas tales como el área de filas
y de columnas.
En el caso que veíamos anteriormente, si quisiéramos armar un elemento calculado, no podríamos,
Sencillamente porque los elementos calculados no están disponibles en los campos del área de datos,
los campos que están siendo sumariados no pueden usarse para hacer elementos calculados, solo para
CAMPOS calculados.
Pero fíjese que si selecciona una celda del área de las filas, SÍ se activa ELEMENTOS CALCULADOS, y
esta opción es muy útil si quisiéramos sacar la diferencia entre dos elementos, por ejemplo, en la
imagen por decir algo, obtener la diferencia entre el área de Auditoría y Dirección administrativa.
De manera similar, primero ubique y seleccione una celda de la región de las filas, esto es cualquiera de
las áreas. Verá que el elemento calculado aparece ACTIVADO. En la ventana objeto, de manera similar
a como montó la formula en campo calculado, dele un nombre al elemento, y seleccione los elementos.
Por ejemplo, aquí voy a hacer la diferencia entre Auditoría y Dirección administrativa:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ok, una vez armada la fórmula, haga clic en sumar, y luego en aceptar, verá como le aparece al final
de la tabla dinámica. Solo le falta que seleccione el campo y lo ubique debajo de Auditoría y Dirección
administrativa:
Los elementos calculados también son útiles para obtener la diferencia entre el último año y el año
anterior, cuando la información NO NOS LA PASAN de esa manera, sino que Digamos que nos la pasan
así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Que es como el caso más común. En este caso, arme la tabla dinámica así:
La tabla le quedará así:
Nota: Acuérdese que para sacar la diferencia entre los años no necesita hacer un elemento calculado, lo puede
hacer con la opción “Diferencia de”, que vimos en el apartado anterior.
Entonces, ahora ubíquense en la región de filas, sobre una de las áreas, llame la ventana objeto de
Elementos calculados, seleccione el campo año, y verá que tiene disponibles los elementos Año Anterior
y Ultimo año. Con ellos, arme la formula, así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ahora, si da clic en Sumar, TE SALDRÁ que Excel no puede hacer la fórmula con esos elementos,
porque
Y si se fija, en la tabla dinámica el campo AÑO, está quedando dentro del AREA DATOS.
Entonces, QUE HACER ?
Pues ayudarle a Excel, creando un nuevo elemento dentro de la tabla, que se pueda usar en el área de
las filas, tendrás que editarla, así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
No lleves datos al área de Columna, llévalos al área de las filas
La tabla te quedará así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ahora, vaya por elemento calculado y configure la información así:
OJO SI VAS A HACER UN ELEMENTO CALCULADO TIENES QUE ESTAR UBICADO EN LA TABLA
DINAMICA SOBRE EL ELEMENTO. YO DESEO HACER UN ELEMENTO CALCULADO EN EL ELEMENTO
GRUPO, LUEGO ME UBICO EN ESA CELDA ANTES DE LLAMAR LA VENTANA (ESTA) EN LA CUAL
CONFIGURO LA FORMULA. No hacer bien el paso puede generar mensajes de error de Excel con lo
cual al tercer intento, perdemos la paciencia, dejamos la cosa así y no logramos crear el elemento
calculado.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, si llevo el campo Año, al área de columnas, tendré la información visiblemente más amigable:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Si hago clic en Grupo,
Me puedo quedar con el dato solo de la diferencia:
Finalmente, si nos pasan la info así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Podemos llegar con ELEMENTOS calculados a esto:
Si nos pasan la info así:
Con CAMPOS CALCULADOS Podemos llegar a esto:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Más de tablas dinámicas:
Cruces de información.
Auditoría o Contabilidad, Costos, Producción o cualquier profesional que necesite comparar dos bases,
siempre tendrá necesidad de cruzar información.
Los elementos y campos calculados nos pueden ayudar con esta tarea, sin embargo, es mí deber
comentarle que es una gran ayuda tener un nuevo Excel con capacidad para manejar más de un millón
de registros pero, cuando usted monta elementos o campos calculados en un par de bases que le
midan más de 500 mil registros, el Excel de su máquina, se le puede quedar literalmente MUERTO. Esto
es debido al enorme esfuerzo que comienza a efectuar el aplicativo haciendo la operación campo por
campo. Incluso con un Computador con las mejores especificaciones pasa.
Qué hacer entonces?
Pues ayudarle a Excel evitando que se esfuerce tanto. Cómo? NO utilizando ni campos ni elementos
calculados. Lo que Excel si hace MUY RAPIDAMENTE, es la Suma total, por filas y por columnas.
Entonces, el truco radica en cambiar el signo al campo valor en una de las bases o una de las tablas.
Supongamos que tenemos un Extracto bancario, que lo hemos podido descargar de internet, gracias a
los servicios del banco. Este puede ser un ejemplo:
Para el caso, sirve. (Es un ejemplo inventado por mí, el propósito es transmitirle la idea…).
Ahora, en otra hoja de cálculo Usted tiene el libro auxiliar en archivo plano, y ya lo ha logrado depurar,
esto es Limpiarle la basura de los encabezados, o a lo mejor su aplicativo contable exporta los datos de
una sola vez a Excel, y digamos que tiene la info así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Para cruzar la información, lo que le sugiero es:
1. Unifique las dos bases de datos, una debajo de la otra.
2. Identifíquelas. Esto es, coloque un nombre en la columna A, a cada una de las tablas, cosa que
le permita a Excel distinguir que la tabla de arriba es el Extracto y la tabla de abajo es la
contabilidad.
3. Si puede identificar más cosas en común, inserte una nueva columna y coloque el mismo
nombre. Por ejemplo, por decir algo, las transferencias recibidas pueden ser equivalentes a las
consignaciones. Entonces, a esos dos conceptos, transferencias y consignaciones, llámelos de la
misma manera.
4. Cámbiele el signo a una de las tablas, en una nueva columna de Valor.
Mire que aquí, en la columna A, e identificado que el bloque superior es el extracto bancario y el inferior
el libro auxiliar de contabilidad. También, en la columna REF2, unifiqué el criterio de que lo que es
similar en ambas tablas. Finalmente, dupliqué la columna de Valor en Valor2, y le cambié el signo a la
tabla de arriba.
Con la información organizada de esta manera, Excel no tiene que calcular nada, salvo hacer la
operación de suma. La idea de esto es, que si existen 100 pesos en una de las tablas, y esos 100 pesos
existen en la otra tabla, pero negativos (porque le cambiamos el signo), Excel sumará +100 -100 = 0.
Entonces, TOOODO lo que nos dé CERO, significará que está cuadrado. (Ojo, En principio, pues te
puede ocurrir que hayan varios valores de 100!!). Organice la tabla dinámica así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
La tabla dinámica le quedará así:
Como puede ver, aquí está la conciliación…. Hay unos casos que le llegan a uno en los cuales a veces
es muy difícil hacer un match (match = coincidencia), y no hay una llave (campo clave) sobre el cual
efectuar la conciliación. Entonces, una salida, puede ser, CRUZAR EL MISMO VALOR.
Como los valores son positivos en ambas BASES, pues vamos a rastrear o cruzar a nivel del mismo
valor, ASI:
La tabla dinámica nos mostrará esto:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, podemos cruzar por fechas a ver qué pasa:
Obtenemos esto:
Podemos ver que en los abonos y en los pagos hay dos valores que cuadran. Y que la diferencia total
de 3.033 viene de 330 pesos en abonos y 2703 en pagos, y cada uno de ellos, son de una
inconsistencia en valores, por ejemplo, el auxiliar dice tener 801.980,37 y el extracto dice que tiene
801.680. Un error de digitar un 980 en lugar de un 680, además de otros dos casos.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Cruzar la información de esta manera es sumamente VELOZ para Excel, mientras que si lo pones a
hacer campos o elementos calculados, tu computadora se esfuerza más.
Más de Tablas dinámicas: Desactivar la opción GETPIVOTDATA.
Estoy seguro, que habrá notado que cuando se desean hacer cálculos u operaciones sobre los datos de
la tabla dinámica, Excel crea una formula RARISIMA, incluso para una SIMPLE DIFERENCIA DE CELDAS.
Hagamos nuevamente un ejemplo con cruces de información. Supongamos que tenemos un par de
rangos, cada uno de ellos con el Forecast por cliente de la semana actual versus la semana anterior.
Bueno, de manera similar a como se acaba de explicar, se unen las dos tablas y en una nueva columna
se identifica cada una de ellas, así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Con la INFO organizada, comienza a construir la tabla dinámica y dispone los campos así:
Por la opción Diseño de tabla dinámica, desactiva los totales de columna, así:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Verá como se quita ese total. Ahora viene el problemita que le comentaba: Si se quisiera restar la
columna Forecast Esta semana MENOS Forecast semana pasada, nos sale una fórmula que nada tiene
que ver con la tradicional, además, si probamos a copiarla, veremos cómo NO FUNCIONA:
Como QUITAR esto? ASI:
En Excel 2007, Vaya por el ícono de Office en el extremo superior izquierdo:
Haga Clic en ese ICONO, luego vaya por OPCIONES DE EXCEL:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En opciones de Excel, escoja PERSONALIZAR, y en comandos más utilizados, escoja TODOS LOS
COMANDOS, y en ellos, dé Adjuntar el botón GENERAR GETPIVOTDATA:
La opción le quedará Disponible en los botones de acceso rápido:
Si desactiva la opción, podrá hacer operaciones SOBRE la tabla dinámica:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Y copiar la formula hacia abajo:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como activar la opción en Excel 2003:
Vaya por la opción Herramientas – Personalizar:
En la ventana, seleccione la ficha Comandos, y dentro de ella, DATOS, Generar GetPivotData. Arrastre
el botón hacia la barra de herramientas:
Ok, es una forma que incluso es más sencilla que ponerse a cambiar el signo a una de las tablas fuente.
A veces es mejor ser práctico que sofisticado. No lo cree?
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Armando tablas dinámicas que leen más de 1.048.576 filas
En varias partes del libro he mencionado que, pasar de 65 mil filas al millón y pico de filas en el nuevo
Excel me hizo muy feliz, y es verdad, pero cada vez que te enfrentas a mayores retos, te puedes
encontrar que incluso el millón de filas puede no ser suficiente. Ya me ha pasado. Tuve que analizar
Kardex demasiado grandes y te cuento que la cosa se me complicó un poco. Hasta que me acordé de la
aplicación hermanita de Excel: El Todopoderoso Access.
La cosa fue así: baje el kardex de todo un año en archivo plano. La idea era cruzarlo con el auxiliar de
la cuenta de inventarios y en un dos por tres saber cuáles eran las transacciones problema. Lo abrí en
Excel 2007. Qué pasó? Excel NO LO ABRIO COMPLETAMENTE.
Como le mencionaba en los primeros temas del libro, en el apartado relacionado con arreglar los
archivos planos con la opción Ordenar los datos, el 1.048.576 filas de Excel corresponde a una hoja de
papel VIRTUAL de 5 kilómetros de largo. Por eso, en principio, se me hace difícil creer que haya un
volumen mayor de datos… pero, como se dice, “De todo se ve en la viña del Señor”. Entonces, pues
nada, generé el listado en bloques de 6 meses, lo cual pues también es aceptable, los volví base de
datos e intenté unirlos. Y qué pasó? No pude! Al unirlos, sobrepasaban el 1.048.576 filas….
RAYOS. Entonces? Necesitaba presentar la conciliación que contuviera un año. No me servía presentar
6 meses…. Solución?
Utilizando Microsoft Access para crear una sola base de datos.
Lo que hice fue UNIFICAR los dos archivos en uno solo, con la ayuda de Microsoft Access. Cómo? Así:
1) Usted ya tiene los dos archivos que corresponden a las dos bases de datos en Excel. Ojo,
Deben ser IDENTICOS EN ESTRUCTURA.
2) Abre el Access.
3) Abre una nueva base de datos en blanco, clic en crear.
4) Clic en Ficha, datos Externos, Excel:
312
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
5) Te saldrá este cuadro de diálogo:
6) En el botón examinar, que es una especie de EXPLORADOR, busque la primera de las bases de
datos EXCEL:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
7) Seleccione uno de los archivos que corresponden a la primera parte de uno de los años del
kardex, y haga clic en abrir. Regresará al momento anterior que veíamos en Access, (la imagen
anterior a esta) clic en aceptar. Access comenzará a importar el archivo. Al finalizar tendrá algo
así:
8) Siga las instrucciones, acepte las sugerencias de Access hasta llegar a la opción finalizar:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
9) En el último paso, clic en cerrar. Nuevamente importe la otra tabla cuidando que quede
formando parte de la tabla que acabó de importar:
10) Cuando ya tenga ambas tablas unidas, guarde el archivo en Access. Es decir, como un archivo
Access… o sea un archivo con extensión .accdb
11) Cierre la aplicación Access y abra Excel.
12) En un libro nuevo, vaya por la ficha insertar y escoja tabla dinámica:
315
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
13) En crear tabla dinámica, vaya por la opción Elegir fuente de datos externa:
14) Haga clic en elegir conexión
316
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
15) Clic en “Examinar en busca de mas” y busque el archivo que unificó con la ayuda de Access,
dele Abrir:
16) Una vez seleccionado el archivo, haga clic en aceptar:
317
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
La tabla dinámica comenzará a leer los datos, podrá ver como supera sin problema el
1.048.576 filas, y podrá armar la tabla dinámica a su conveniencia:
Tenga en cuenta que está manejando una cantidad impresionante de datos, así que tenga paciencia si
su equipo se pone RELENTO. Paciencia, mientras se compra un equipo de cómputo mejor.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, si quiere hacer el cruce de información, del kardex y el auxiliar, acuérdese de cómo realizar el
cruce de información que le explique en uno de los temas de tablas dinámicas, concretamente como
organizar las dos tablas y únalas en un archivo MADRE con la ayuda de Access. En cuanto comience a
montar la tabla dinámica, verá que cuenta con el campo “origen”, que es el que identifica cada una de
las bases unidas y tendrá que la tabla dinámica le hará la SUPERCONCILIACION, basada en el archivo
externo de Access.
De manera similar, la tabla dinámica puede leer cualquier fuente de datos, Oracle, SQL, Fox Pro, etc.
No necesita cargar en Excel la supertabla o base entera, puede hacer que Excel la lea de manera
Externa, y de esta manera no se verá detenido por la limitante del 1.048.576 filas.
Si tiene dificultades, pídale ayuda al Ingeniero de sistemas, ellos están muy familiarizados con el
manejo de tablas en SQL, Oracle, Fox o aún el viejo Débase.
319
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Automatizando las tareas con Excel VBA
No está de más recordarle que el Excel 2007 trae más de UN MILLON CUARENTA MIL FILAS. Le cuento,
por experiencia propia, que hasta movimientos contables mensuales de empresas grandes se pueden
manejar con este nuevo Excel. …Es que uno siempre quedaba limitado por las viejas 65 mil filas de
Excel 2003, solo con esta mejora, me hicieron muy feliz. Ya sabe, si leyó el tema anterior, que incluso
Excel puede trabajar directamente en las bases de datos con lo cual puede trascender el límite del
millón cuarenta mil filas…
En números: Diferencias entre Excel 2003 versus Excel 2007:
2003
2007
Numero de Filas
Numero de Columnas
Cantidad de memoria usada
Numero de colores
Numero
de
formatos
condicionales por celda
Numero de niveles al ordenar
Numero de niveles para deshacer
Numero de ítems que se muestran
en el autofiltro
Numero de caracteres que se
puede mostrar en una celda
Numero de estilos únicos en un
libro
Máximo número de caracteres en
una formula
Numero de anidaciones en una
formula
Numero máximo de argumentos
en una formula
65.536
256
1 Giga
256
3
1.048.576
16.384
El Limite es fijado por Windows
4.3 Billones
Ilimitados
3
16
1.000
64
100
10.000
1.000
32.000
4.000
64.000
1.000
8.000
7
64
30
255
Fuente: pulse el botón F1 de ayuda de su Excel 2007
El tema de las macros es pletórico. Esta parte pretende enseñarle lo mínimo necesario para que pueda
crear macros por lo menos funcionales. Pero muchos temas se quedan por fuera, si le gusta el tema,
deberá comprar libros especializados en el tema. Si después de esto, le coge gusto, estoy seguro que
no será tan difícil abordar libros técnicos especializados.
Yo creo que, si Usted leyó el tema relacionado con “como rellenar los espacios en blanco”, allá tuvo que
ver como con una pequeña macro, nos podemos deshacer de una gran cantidad de trabajo EN
SEGUNDOS!!! Es una cosa INCREIBLE, MONTAÑAS de trabajo pueden ser evacuadas EN SEGUNDOS!!!
Razón más que suficiente para aprender el tema.
Quiero que sea consiente de como en este siglo XXI, el concepto angular de la dificultad se vuelve al
revés. Por el momento es al nivel Informático de Bytes. Pronto también será realidad a nivel atómico y
con ello me refiero a los tremendos adelantos que se llevan a cabo en la manufactura molecular. El
planeta avanza a pasos agigantados, no pierda de vista los adelantos y no se resista al desarrollo
tecnológico, o será arrasado de la arena profesional. “una palanca y moveré al mundo”, decía aquel
sabio griego.
320
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Otorgando el permiso necesario para que el código de las macros corran o se ejecuten en
su computadora
El primer paso antes de usar macros es activar el Visual Basic en el Excel de su máquina computadora.
En Excel 2000-2003, utilice la ruta Herramientas – Macro – Seguridad y ajuste la seguridad a MEDIO.
Cuando se da clic en Seguridad, como se ve en la imagen, aparece el cuadro de dialogo de seguridad:
Ok. Ahora, en Excel 2007, vaya por el icono de Office que se encuentra en el extremo superior
izquierdo:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Osea, al hacer clic allí, se desplegará esto:
Aquí, hace clic en Opciones de Excel, y allí, en centro de confianza. Llegará aquí:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
De clic en configuración de centro de confianza. Llegará aquí:
Si no llega, vaya por la ficha programador
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Haga clic en seguridad de macros:
Deberá llegar a la ventana que le acabo de mostrar, allí, escoja la opción Deshabilitar todas las macros
con notificación.
Recuerde que si está usando macros en Excel 2007 deberá guardar los libros como libro habilitado para
macros, con extensión .xlsm
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Insertando el modulo VBA en su libro de trabajo
Las macros normalmente se escriben en un modulo VBA de su libro de trabajo. Un libro puede contener
muchas hojas de calculo así como hojas de gráficos, también puede contener muchos módulos VBA.
En un proyecto complejo, es recomendable colocar las macros que crean reportes en un modulo y las
que se refieren a seguridad o captura de info en otro modulo. Cada módulo puede contener muchas
macros.
Pero macros pequeñas y sencillas se pueden guardar en un solo módulo.
En la macro copiar vimos un poco de esto, pero no está de mas recordar la ruta para insertar un
modulo: Ficha programador – Visual basic. Una vez allí, Menú insertar – módulo.
En Excel 2003 la cosa es muy similar: Herramientas – Macro - Visual basic Editor. Una vez allí, Menú
insertar – módulo.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Escribiendo y corriendo una macro
Una vez que inserte el modulo, verá un panel blanco al lado derecho, el cual se llama Panel de Código.
Allí es en donde se escriben las macros.
Para comenzar a escribir una macro, escriba la palabra Sub, un espacio, un nombre para la macro y un
par de paréntesis, uno que abre y otro que cierra. Por ejemplo:
Sub Probando()
Cuando escriba esta línea, presione ENTER. Excel crea una nueva macro llamada Probando. Visual Basic
adiciona una línea en blanco, y la línea final de la macro con la palabra End Sub.
Cualquier instrucción que escriba entre las líneas Sub y End Sub se ejecutan cuando usted corre la
macro.
Haga clic en la línea en blanco entre Sub y End Sub, y escriba esta línea:
Msgbox “Esta es una prueba”
Haga clic en el ícono de Excel y regrese a la hoja de cálculo de Excel. Si está siguiendo estas
instrucciones paso a paso, ahora va a probar si la macro funciona.
Una manera de correr una macro es llamar las macros disponibles, lo cual puede hacer presionando
Alt+F8 en cualquier versión de Excel. En Excel 2007 las puede llamar a través de la ficha programador.
En las versiones anteriores, yendo por el menú Herramientas – Macro – Macros.
Tal como se muestra en la siguiente imagen, el cuadro de dialogo de las macros lista todas las macros
disponibles en su libro. Haga clic en la macro y presione el botón ejecutar:
326
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Esta macro sencillita le muestra el texto en una caja de mensajes:
Puede no ser muy efectivo tener que traer la ventana de las macros, sobretodo si se tiene que ejecutar
periódicamente. Es mejor asignar la macro a un atajo de teclado, una combinación de letras que al
oprimirlas simultáneamente, ejecuten la macro.
Para asignar una combinación de letras que sirva para correr la macro, haga lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
Llame las macros.
Haga clic en una de las macros.
Escoja el botón Opciones
En la ventana de las opciones de macro, escriba una combinación de teclas. Ctrl+J y Ctrl+K son
buenas opciones, pues no hay comandos de Excel asignados a esta combinación de teclas.
327
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana opciones de macro. (esta que ve aquí)
6. Clic en Cancelar para cerrar LA OTRA ventana de Macros.
Ahora puede correr la macro si presiona Ctrl+J al mismo tiempo.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Una macro que recorra todos los registros de la hoja de Excel
Por lo general, una macro sigue la siguiente estructura:
Comienza en el primer renglón de información de la hoja de cálculo.
Examina un valor en una de las columnas.
Basado en este valor, decide hacer algo.
Se mueve al siguiente renglón en el rango de datos y repite.
Para crear esta estructura de macro siga los siguientes pasos:
1. En su Excel, identifique la primera fila con información. También identifique la última fila de
información.
2. Llame el Editor de Visual Basic con Alt+F11
3. Si no está listo el modulo en el cual escribir la macro, insértelo usando el menú InsertarModulo.
4. Escriba la palabra Sub, dele un nombre a su macro y después un doble paréntesis de estos: ().
En este ejemplo estoy denominando la macro así:
Sub EjemploRecorrido()
5. El comando para un recorrido es la palabra “For” seguido de un nombre variable. Los nombres
variables pueden ser I o X, o nombres tales como This row (Esta fila)
Usted debe especificar la primera y la ultima fila del recorrido, para el ejemplo el recorrido será
especificado así: (Para EstaFila = 2 a 59, saltando de a uno)
For ThisRow = 2 to 59 Step 1
6. En la siguiente línea o renglón escriba un apostrofo y las palabras “Hacer algo”
7. En la siguiente línea, finalice el recorrido o Loop con el comando Next ThisRow.
Esta macro recorrerá todos los registros de información de su hoja de calculo “Step 1” (paso 1) significa
que la macro revisará cada fila. Si se usa “Step 2” revisará la segunda fila distinta a la actual.
En este momento, la macro no hará nada aparte de recorrer la hoja de cálculo, pues la instrucción se
indica en donde colocamos el comentario del apostrofo “Hacer algo”. Seguidamente le diremos que
haga o ejecute alguna cosa, con lo cual le dará una idea de lo que la macro puede hacer.
329
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Como referenciar las celdas en el recorrido
Uno puede referirse a una celda de una fila y columna particular usando el comando
CELLS(Row, Column) quiere decir CELDA(Fila, Columna)
Por ejemplo, la celda J2 esta en la segunda fila y la décima columna (si verifica que numero de columna
es la columna J, se dará cuenta que es la número 10), entonces CELLS(2,10) se refiere a la celda J2.
Nota: Es importante indicar que el grabador de macros generaría en lugar de Cells(2,10), la celda J2,
esta otra notación que es igualmente válida, aunque fija, lo cual es una desventaja como veremos a
continuación:
Range(“J2”).Select
Lo bueno de referirse a las celdas mediante la técnica CELLS(Fila,Columna), es que las
coordenadas de la celda pueden ser una variable, o sea, no tienen que definirse fijamente sino que
pueden ser cambiantes. Por ejemplo, para referirnos a la columna D en la fila corriente de la hoja de
cálculo, puede utilizar CELLS(ThisRow, 4). Para referirse a la columna A en la fila corriente de la hoja de
calculo, puede usar CELLS(ThisRow, 1). Para referirse a la columna E en la fila anterior de la hoja de
calculo, puede utilizar CELLS(ThisRow -1, 5).
Referenciar la fila completa usando CELLS
En algunas ocasiones, mientras la macro hace el recorrido uno puede necesitar referirse a la fila entera
de la hoja de cálculo. Por ejemplo, ocultarla o colorearla. Utilice el comando .EntireRow
(Fila entera).
Cualquiera de estos comandos ocultarán la fila corriente en el recorrido:
CELLS(ThisRow, 5)EntireRow.Visible = False
CELLS(ThisRow, 1)EntireRow.Visible = False
330
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Referenciar un rango rectangular usando CELLS
Si quisiéramos aplicar un color o un formato negrita, podemos hacerlo a un rango. Podemos hacerlo por
ejemplo, a 6 columnas, no a la fila entera.
El comando .RESIZE(#Rows,#Columns) hace que el comando CELLS que se refiere a una sola celda, se
refiera a un rango rectangular comenzando por la Celda como el comienzo de la esquina superior
izquierda.
Nota: Resize significa cambiar la medida o cambiar el tamaño Rows Filas, Columns Columnas
Por ejemplo, para referirse a un rango de una fila por seis columnas, puede usar:
CELLS(ThisRow, 1).RESIZE(1, 6)
Este otro comando colorea las columnas A hasta la F en la fila actual en rojo:
CELLS(ThisRow, 1).RESIZE(1, 6).Interior.ColorIndex = 3
Macro que nos colorea cada tercera fila de rojo
Bueno, con lo visto anteriormente ya podemos montar una macro que recorra nuestra hoja de calculo,
y cambiando el comando STEP para que haga el paso cada tercera fila. En la macro que estábamos
escribiendo, en lugar del “Hacer Algo” vamos a cambiar el color de las primeras seis columnas en esa
fila a rojo.
La macro que se muestra a continuación corre un pocos segundos (o milisegundos) y es mucho mas
rápida que si se creara un nuevo estilo de tabla o formato condicional.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Tomando decisiones basados en los valores hallados en la fila
Avanzando un poco mas en las técnicas vistas, podemos hacer que dependiendo del valor de la celda,
se ejecute una acción o no. Si Usted conoce la función Si, esta estructura le será mas fácil de entender.
Se puede hacer que una macro tome una acción o decisión con la estructura IF…..THEN….ELSE….END
IF (Sí Talcosa….Entonces, Sinó, FinSi) Por ejemplo, este código revisa cada registro de la columna E. Si
esta columna contiene la palabra “Servicios”, entonces el valor de la columna F se copia a la columna G
y de una vez, la fila la podemos colorear de verde. En caso contrario, haremos que la pinte de color
rojo.
Recuerde que se pueden comentar los pasos de la macro anteponiendo un apóstrofo
Sub SeparandoServicios()
„Esta macro mueve los ingresos por servicios de la columna F a la G
„Pinta las filas de los ingresos por servicios de Verde
„Pinta las filas de los ingresos por productos de Rojo
For ThisRow = 2 To 16171 Step 1
If Cells(ThisRow, 5) = “Servicios” Then
„Movemos el valor de la columna 6 a la columna 7
Cells(ThisRow, 7).Value = Cells(ThisRow, 6).Value
„Ponemos un Cero en la columna 6
Cells(ThisRow, 6).Value = 0
„Coloreamos la fila de Verde
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 7).Interior.ColorIndex = 4
Else
„Ponemos un cero en la columna 7
Cells(ThisRow, 7).Value = 0
„Pintamos la fila de rojo
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 7).Interior.ColorIndex = 3
End If
Next ThisRow
End Sub
En SEGUNDOS, esta macro analiza más de 16 mil registros en Excel, reorganiza los valores, y les aplica
un color como se muestra en la siguiente imagen
332
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ojo, bajo esta técnica CELLS tenga cuidado cuando se eliminen filas
Bueno, y que si queremos en lugar de copiar una celda, eliminar la fila completa? Pues aquí hay una
ocurrencia extraña que pasa cuando en un recorrido (Loop) se elimina la fila. La fila que esta abajo y se
elimina no se evalúa….
Supongamos que tenemos una macro que recorre desde la fila 1 a la 10
Digamos que de acuerdo al contenido de la celda, la cuarta fila se borra. Según lo que hemos visto, se
haría con este código de macro:
Cells(ThisRow, 1).EntireRow.Delete
Recuerde que Entirerow.Delete significa eliminar o borrar la fila entera
Resulta que al eliminar la fila 4 en Excel, toda la información de la fila 5 se mueve y pasa a ser la fila 4.
Sin embargo, en el próximo registro revisará la fila 5, que era la 6. Como el tema se enreda, lo
importante es que se soluciona haciendo que la macro corra de atrás para adelante. O mejor dicho,
desde abajo hacia arriba, empezando por el último registro. Esto se haría reversando el orden de las
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
filas en la declaración FOR, y especificando que el Paso (Step) es -1. Recuerde que con Step 1, va
bajando de a un registro. Pues con Step -1, va subiendo de a un registro.
El Código podría ser:
Sub BorrarFilasQueNoMegustan()
„Borro las filas que contienen Q4
For ThisRow = 16171 To 2 Step -1
If Cells(ThisRow, 4) = “Q4” Then
Cells(ThisRow, 1).EntireRow.Delete
End If
Next ThisRow
End Sub
Trabajando con un número desconocido de Filas
Resulta que no todas las veces el archivo sobre el cual corre la macro tiene la misma cantidad de
filas…. Seria “muy de buenas”….. en la realidad, esto no ocurre. Por lo general los reportes varían en
cantidad de registros, y tener que estar cambiando el código
For ThisRow = 2 To 16171 Step 1
Hasta la fila “To 25645”, por decir algo, seria una cosa muy aburridora, además de que no tiene
presentación ni sentido.
Hay un truquito que se puede usar para trabajar en diferentes cantidades de registros según los
archivos. Imagine que usted va hasta la última fila de la columna A. Es decir, si está en Excel 2003, se
ubicaría en la celda A65536. Si está en 2007 se ubicaría en la celda A1048576. Estando allí, Presione la
tecla END, y luego la flecha hacia arriba. Excel sale disparado y se “estrella” contra el último registro.
Esta acción se puede grabar en una macro de varias formas, y la última celda hacer que Excel “La
tenga presente”, es decir, “Que no la olvide”, guardando la dirección de esa ultima celda en una
variable, así:
En Excel 2003 podría usar:
UltimaFila = Cells(65536, 1).End(xlUp).Row
En Excel 2007 podría usar:
UltimaFila = Cells(1048576, 1).End(xlUp).Row
Si no sabe en que versión de Excel correrá la macro, puede colocar este código:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1)End(xlUp).Row
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Trabajando con Otras Hojas de Cálculo
Por lo general las macros corren sobre una hoja de cálculo activa; sin embargo, algunas veces se
necesita mover información desde la hoja de cálculo activa hacia otra hoja.
Digamos que usted tiene cuatro hojas de cálculo adicionales en las cuales quiere guardar la información
por trimestres, en hojas separadas, que se llaman Trim1, Trim2, Trim3, Trim4. Si se quiere revisar cada
registro de la hoja activa y copiarlo hacia la hoja del trimestre correspondiente.
Para referirse a la celda J2 en una hoja llamada hoja3, puede utilizar:
Worksheets(“hoja3”).Cells(2, 10)
Si el nombre de su hoja, está guardada en una variable llamada ThisTrim, puede utilizar algo así como
esto:
Worksheets(ThisTrim).Cells(2, 10)
Ok. La siguiente macro revisará cada registro de la cuarta columna y chequeará a que trimestre
corresponde. Le asigna el periodo a una variable llamada ThisTrim. La macro buscará en la siguiente
fila en la hoja del trimestre apropiada y copiará el registro en esa hoja.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Sub CopiandoHaciaOtrasHojas()
FinalRow = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For ThisRow = 2 To FinalRow Step 1
ThisTrim = Cells(ThisRow, 4)
NextRow = Worksheets(ThisTrim).Cells(65536, 1).End(xlUp).Row + 1
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Copy
Destination:=Worksheets(ThisTrim).Cells(NextRow, 1)
Next ThisRow
End Sub
Recorriendo todas las hojas de cálculo
Hay una clase especial de recorrido o Loop conocida como “For Each” Un libro por lo general tiene una
colección de hojas. Una hoja contiene una colección de filas. Las filas pueden contener una colección de
cuentas.
Para recorrer todos los objetos de la colección, puede usar algo como esto:
For Each VariableName in Collection
„Hacer algo
Next VariableName
Por ejemplo, si le queremos aplicar un formato a las filas de todas las hojas de cálculo, rojo, blanco,
blanco, del libro podría usarse un código como este:
Sub ColoreandoTodasLasHojas()
For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
ws.Select
FinalRow = Cells(65536, 1).End(xlUp).Row
For ThisRow = 2 To FinalRow Step 3
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Interior.ColorIndex = 3
Next ThisRow
Next ws
End Sub
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Usando el grabador de macros para aprender otro código
Hemos visto como colorear las filas de verde o de rojo….Pero y si se quisiera pintar las celdas de azul,
ponerle negrilla, tipo de letra tahoma, de tamaño 14? Yo no conozco el código para hacer eso. Usted
tampoco. ¡La mayoría de los programadores tampoco lo conoce! Pero como se hace?
Prenda el grabador de macros, en Excel, dele el formato deseado a una celda. Detenga la grabación de
la macro, y examine el código…
Haga lo siguiente:
1. Ya sabe que si se encuentra en Excel 2003 va por el menú Herramientas – Macro – grabar
nueva macro. Si es 2007, Ficha Programador – Código – Grabar Macro.
2. La ventana de diálogo de la macro le pedirá un nombre, una combinación de letras y
descripción. Para lo que buscamos, no hace falta, porque no estamos armando una macro
como tal, solo queremos que el grabador de macros escriba el código que no conocemos y que
necesitamos ver.
3. Use los comandos de formato para cambiar la celda corriente en negrilla, azul, tahoma, 14.
4. Detenga el grabador de macros.
En Excel 97-2003: Presione el botón Stop en la mini barra flotante.
En Excel 2007: Haga clic en la barra de estatus o deténgala con el botón Stop Recording en la
ficha Programador.
5. Llame el editor de Visual Basic con Alt + F11
6. Excel siempre coloca el código en un modulo nuevo. En el panel de proyectos, verá un nuevo
modulo, de doble clic allí para abrir el panel de código. Allí verá que un código de la macro
similar a esto:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ahora que conoce el código de la macro grabada, puede cortar y pegar esta sección e incorporarla en la
macro que esté armando.
Algo que debe tener en cuenta es que el grabador de macros siempre trabaja haciendo una selección
fija de cada celda. En la vida real las macros corren mucho más rápido si no las obliga a seleccionar
cada fila. Cambie la Selección de la sintaxis del comando CELLS, como se muestra a continuación:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Sub PintandoAzulNegrillaTahoma()
For ThisRow = 2 To 16171 Step 1
If Cells(ThisRow, 4) = "Trim1" Then
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Font.Bold = True
With Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Font
.Name = "Tahoma"
.Size = 14
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.Color = -65536
.TintAndShade = 0
.ThemeFont = xlThemeFontNone
End With
End If
Next ThisRow
End Sub
Lo que hay que tener en cuenta del grabador de macros
El grabador de macros es muy útil para ver como es que se escribe el código que necesitamos. Sin
embargo, la cosa tampoco es cuestión de prender el grabador de macros, hacer todo lo que se suele
339
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
hacer en la hoja de cálculo, apagar el grabador, abrir un archivo en donde queremos repetir todo otra
vez, ejecutar la macro grabada y esperar que todo salga bien.
Como se le indicaba hace un momento, (en el apartado anterior), cuando usted selecciona, por
ejemplo, la ultima celda en su hoja de calculo, el Visual Basic graba que seleccionó esa celda de manera
fija, (por ejemplo la ultima celda de la columna A en un archivo puede ser la A22356, y en otro archivo
puede estar mas abajo, en la celda A34750) y usted probablemente necesite es que se vaya hasta la
ultima celda, PERO de la hoja actual, de la hoja en la cual está corriendo la macro, no del archivo sobre
el cual grabó la macro.
Ir hasta la última celda con información:
Lo que tiene que tener presente es, que siempre que necesite ubicarse en la última celda de su hoja,
utilice el código que se le enseñó en el apartado anterior For Next:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
En este caso, de una vez, se le dice a Excel que tenga en cuenta, que la ultima fila es la que va a
encontrar si se va hasta la ultima fila de la primera columna, esto es, la 65536 si está en Excel 2003 o
la 1048576 si está en 2007 y suba, hasta que se estrelle con la ultima celda que contenga datos.
Así, cada vez que necesite que la macro vaya a la última fila, pues refiérase a la variable UltimaFila.
Para entender esto mas fácilmente suponga que si se grabara, con el grabador de macros, la operación
de ir hasta la ultima celda de la columna A, de Excel, (esta operación la haríamos con la ficha Inicio el
botón de buscar y seleccionar, Ir A, se le escribe “A1048576” y luego con la tecla Fin + flecha arriba),
subir hasta la ultima celda con datos, quedaría grabado esto:
O podríamos seleccionar la última celda directamente y luego subir, quedaría grabado esto:
340
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Cualquiera de las dos formas, da lo mismo.
Ahora, el grabador de macros tiende a ser muy redundante, y si le quitamos tanta redundancia,
podemos hacer que la macro, al ser mas corta, pues se tarde menos. (Aunque a veces no se nota) Una
regla que se deduce es que no hay necesidad de obligar a Excel de que vaya hasta las celdas
seleccionándolas, por ejemplo, para ir hasta la ultima celda de nuestra hoja de calculo, NO LA ULTIMA
CELDA DE EXCEL, pues no hay necesidad de seleccionar la ultima celda de Excel y hacerlo subir. Lo que
grabó el grabador de macros, se puede editar, es decir, corregirle la escritura (el código) y dejarlo así:
Si se fija, podrá darse cuenta que estas dos sentencias o palabritas, Select y Selection, las seleccioné y
luego las eliminé:
341
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Y si se fija, verá que allí hay una redundancia y no hay necesidad de que Excel vaya hasta la última
celda del Excel, para ir hasta la última celda de información.
Ok. Debe saber que mejorando el código ni siquiera hace falta que Excel seleccione la última fila de su
reporte, como se indicaba anteriormente, esta instrucción no obliga a Excel a ir hasta la última celda,
simplemente solo se necesita referenciarla:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
Puede ver que este ejemplo por ninguna parte aparece el “Select”. Esto se traduce en mucha velocidad
de ejecución. La instrucción “Application.Rows.Count” sirve independientemente de que tipo de
Excel, 2003 o 2007 esté usando.
Desplazarnos a partir de una celda sin necesidad de seleccionarla:
Como le mencionaba hace un momento, cuando grabamos con el grabador de macros, pues está el
problema que cada vez que seleccionamos una celda en Excel, pues en el código queda seleccionada
esa celda de manera fija, y eso es un problema, pues en ocasiones necesitamos ubicarnos en cierta
posición y a partir de allí movernos hacia arriba, hacia abajo, hacia alguno de los lados de esa celda,
pero al quedar seleccionado, pues no nos queda bien, por la razón de que la ubicación en otro archivo
similar, quedará en otra posición y, si la macro graba que la posición es una posición fija, pues grave,
pues correrá mal.
Por ejemplo, ya sabemos como ir hasta la ultima celda con datos de nuestro archivo, haciendo que
Excel tome por referencia la última celda de la hoja de cálculo, pero, ¿Y si queremos que una vez
posicionados en esa ultima celda, desplazarnos hacia la derecha, izquierda, arriba, o abajo?
Por ejemplo, si queremos ir hasta la ultima celda SIN información de nuestro archivo, necesitamos bajar
a la fila que está abajo, pues la ultima celda tiene información, y no queremos hacerle nada, solo hacer
otra cosa pero en la celda de abajo que sabemos que está limpia, sin datos, lo haríamos con esta
instrucción:
ActiveCell.offset(1,0).Select
(Que significaría literalmente algo así como CeldaActiva.Desvíese(1,0).Seleccione)
Y pegando esta instrucción al código de seleccionar la última celda con información pero bajar a la
siguiente fila que sabemos que está en blanco, quedaría así:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, nuevamente se puede “pegarle” una “depuradita” al código, pues nuevamente, tampoco hay
necesidad de hacer que Excel seleccione la ultima fila, y luego que seleccione -otra vez- la que está una
fila abajo…. Podemos direccionarlo de una sola vez, hasta la celda destino que queremos, y el código
depurado quedaría así:
Como se puede depurar o mejorar el código escrito?
Con la práctica. Probando, ensayando, observando, compenetrándose más con el código Visual Basic.
Leyendo más libros avanzados sobre el tema. Pero que esto no constituya un desaliento, por el
contrario una motivación más: Debe saber que igual, Excel es muy rápido, y lo importante es que su
macro funcione. Poco a poco, con el tiempo, irá mejorando sus macros. Por ejemplo, recuerde el
problema que se le puede presentar si en una macro monta un buscarV, y la base de datos es
demasiado grande, use Índice con Coincidir, como explico en el anexo correspondiente de “La falencia
del BuscarV”. Una situación que le representará a Usted una mejora en la escritura de sus macros, será
cuando advierta que no hay necesidad de hacer que Excel seleccione las celdas. Por ejemplo, imagínese
que yo le digo a usted que vaya al sur de la ciudad y para eso lo hago ir al polo sur del planeta, y luego
que suba hasta que se encuentre con su ciudad. Si le digo que es subiendo por el sur hasta su ciudad,
usted ya no tendrá necesidad de ir, solo “VER” desde la distancia, para llegar al sur. Así, se ahorra
TODA ESA VUELTA.
343
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Eso mismo es lo que se debe propender por hacer al escribir las macros, para que le queden mas
legibles, dinámicas, y rápidas. La selección se debe procurar hacer solo cuando realmente se necesite y
a veces ni eso es necesario, o solo en el punto de llegada, o cuando necesite almacenar una variable….
Una razón de peso para evitar escribir macros así, es que cuando otras personas ven el código de las
macros, al ejecutarlas paso a paso entienden que hacen, pues la celda en la hoja de calculo se va
moviendo paso a paso, va “delatando” que hace su macro. Caso contrario ocurre si logra escribir su
código sin seleccionar las celdas, así, cuando “chismoseen” el código de sus macros…. Tendrán algunos
problemas para entender como corre y que hace la macro que Usted escribió. Por ejemplo Volvamos a
la primera macro que vimos cuando explicamos el truco de “Rellenar Celdas en blanco”: El código era
así:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
Por ejemplo, si en lugar de hacer el Do Until quisiéramos escribirla al estilo de For Next, que vimos al
inicio de las macros, la principal mejora es que Excel no necesita seleccionar paso a paso la celda e irse
desplazando. El código, cuando se tiene clara cual es la columna que se debe copiar, quedaría así: Al
ejecutarla paso a paso, solo verá como se mueven las celdas, pero por ninguna parte verá que se
seleccionan.
Sub Copiar2()
Finish = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For ThisRow = 2 To Finish Step 1
If Cells(ThisRow, 1) = "" Then
Cells(ThisRow, 1).FillDown
End If
Next ThisRow
End Sub
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Algo más sobre la instrucción ActiveCell.Offset
Tenga en cuenta que cuando se hace un desvío se hace desde la celda activa, la celda activa no es más
que la celda por donde se está moviendo o se va ubicando la celda a medida que se desarrollan los
pasos.
Como puede ver en el ejemplo, moverse una celda abajo desde la celda activa se hace con esta
instrucción:
ActiveCell.offset(1,0).Select
Dos celdas abajo, en lugar del UNO, le pones un DOS: ( y así sucesivamente, tres, cuatro, veinte, las
que necesites)
ActiveCell.offset(2,0).Select
Una columna a la derecha pero sin bajar de fila:
ActiveCell.offset(0,1).Select
Dos celdas a la derecha, en lugar del UNO, le pones un DOS: ( y así sucesivamente, tres, cuatro, veinte,
cincuenta, las que necesites)
ActiveCell.offset(0,2).Select
Conociendo ya el “truquito”, ya puede moverse por donde quiera, una celda abajo y una a la derecha:
ActiveCell.offset(1,1).Select
Para ir a, una celda arriba, y una a la izquierda, desde la celda activa, le metes un MENOS UNO (-1):
ActiveCell.offset(-1,-1).Select
Ojo, si estas en la columna A, te saldrá un error, pues Excel no podrá moverse otra columna a la
izquierda, PUES NO HAY a donde mas moverse. Lo mismo aplica para la última fila, la primera fila o
ultima columna.
345
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Una anécdota personal:
Cuando conocí estas dos instrucciones, posicionarme en la última celda, y moverme sin necesidad de
seleccionar las celdas, ME LIBERÉ DE LAS LIMITACIONES DEL GRABADOR DE MACROS y pude ir un
poco mas allá haciendo que mis macros trabajaran hasta el final deseado, pues todas las demás
transformaciones de mis archivos, cuadros o reportes, lo podía hacer con el grabador. Formulas, copiar,
pegar, borrar, eliminar columnas, filas, poner formatos, ya todo lo demás lo hacía el grabador de
macros. Solo tenia que entrar y ejecutar la macro paso a paso, y revisar, “Con lupa” si en un nuevo
archivo mi macro trabajaba bien.
Ejecutar una macro paso a paso
Resulta que lo que yo hacia, porque no sabia, (pues la mayoría de los que nos metemos en este cuento
no tenemos formación de Ingenieros de Sistemas, por lo cual la cosa se dificulta un poco), era correr la
macro y cuando surgía un error, la macro se detenía y Excel me sacaba un mensaje de error y una de
las opciones del mensaje era “Depurar”. Entonces, yo le daba clic allí y Excel abría el Visual Basic en
donde había grabado la macro y me llevaba al punto en el cual la macro “se toteaba”. (Es decir, el
punto en el cual la macro no quería seguir ejecutándose). Entraba y revisaba que era lo que pasaba, de
manera muy intuitiva, hacia mi mejor esfuerzo, trataba de analizar porque no quería seguir corriendo, y
por lo general eran instrucciones que Excel era incapaz de realizar, por ejemplo, le decía que se
desviara dos columnas a la izquierda, y resulta que era imposible pues solo se podía desplazar solo una
columna, y cosas así por el estilo… errores “pueriles” de este tipo, que no me da pena contar, pues en
este mundo nadie nace aprendido, pero la voluntad de querer es la voluntad del poder, que genera la
observación, la aprehensión y con ello la construcción del nuevo conocimiento.
Luego observando el menú del visual basic, vi que al lado de estas opciones que eran las únicas que yo
manejaba, estas:
Había otra opción en el menú que decía “Depuración”:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Y, OH SORPRESA…! había algo que decía “Paso a paso por instrucciones --- F8” y “Ejecutar hasta el
cursor Ctrl+F8”
Resulta que, si Usted DIVIDE la pantalla de su computador en DOS, en uno de los lados coloca Excel,
abre el Visual Basic, y lo acomoda en el otro lado, (o se va por esta opción:
Y escoge Mosaico horizontal o vertical, la pantalla se le divide en las ventanas que tenga activas)
Podrá visualizar Excel y el Visual basic al mismo tiempo, y si una de sus macros en lugar de ejecutarla,
va oprimiendo la tecla F8 de su computador, verá como se van ejecutando las instrucciones, tal como
se indica allí, paso a paso, instrucción por instrucción y por ende, las podrá analizar, estudiar y mejorar.
347
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ejemplo, aquí puede ver como al dar F8 en la macro1, puedo ver como en Excel el cursor bajó hasta la
última celda y se resalta en amarillo la siguiente instrucción que se ejecutará. De esta manera, se
puede ir analizando si lo que programamos en Excel funciona correctamente, o podemos depurar o
mejorar el programa o instrucciones de nuestra macro.
Las variables.
Ok. Con las anteriores cositas, tales como hacer que Excel ubique la última celda y desplazarme sin
necesidad de seleccionar las celdas pude hacer macros por lo menos funcionales, pero hubo un
momento en que tuve necesidad de grabar una formula, y esta tomaba un rango que dependiendo del
nuevo archivo en el que trabajara, podía variar de tamaño, ser de 10, 15 50, 200 filas…. Entonces me
encontré con ese problemita… no sabia como hacerlo. Entonces, investigando y asesorándome,
preguntando a mis amigos más sabiondos, supe que la solución era usar una variable, que para que
Usted me entienda, es más o menos como decirle a Excel que “ojo, tenga en cuenta la celda TAL, que
mas adelante que arme una suma, tendrá que ir desde tal celda, hasta la celda TAL”.
Hace un momento, vimos el ejemplo de como definir mediante variable la última celda de Excel, esta
instrucción:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
Técnicamente hablando, las variables se usan en todos los lenguajes de programación para almacenar
datos en un espacio de la memoria temporal del sistema de la computadora. El dato que se almacena
se usa mientras se ejecuta la macro.
348
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ejemplo:
Supongamos que estamos en una hoja1 y en cierto lugar, queremos sumar el rango de la columna A,
de la hoja2:
En la hoja1, quisiéramos hacer la suma de ese rango:
Pero resulta que la hoja2, en otro archivo que nos envíen, puede contener más o menos valores, ser
más o menos larga… si grabáramos con el grabador de macros, el código nos quedaría así:
349
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Pero si corriéramos la macro en un nuevo archivo en donde el rango no es de 15 filas sino de
cincuenta…. GRAVE, pues la macro quedó con el rango Fijo de 15 filas R[15] (Row-fila 15, es decir, 15
filas).
Lo que podemos hacer es definir en una variable la última celda de la hoja2. Para esto, me sirvo del
grabador de macros para que haga por mí, una parte del código que necesito, y luego lo “AFINO”:
Entonces: Prendo el grabador de macros, selecciono la hoja2, selecciono la celda A1, oprimo la celda
FIN + flecha abajo. Excel selecciona la última celda. Detengo la macro. Esto es lo que queda grabado:
En este punto “LE METO LA MANO” (es decir, edito el código por mi mismo) al código, y le digo que
ESA ULTIMA CELDA EN LA QUE ME DETUVE ME LA TENGA EN CUENTA COMO LA ULTIMA CELDA:
350
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Recuerde que cuando le mete un apostrofo, puede hacer comentarios para que recuerde mejor que es
lo que hace la siguiente instrucción. Cuando lo hace, Excel automáticamente le da color verde.
Ojo, Apréndase esa palabrita ActiveCell.Row (CeldaActiva.Fila)
Listo, ahora la formula que escribió en la otra macro, la Sub Macro1(), la puede escribir diciéndole, NO
que se vaya hasta la fila 15, SINO que se vaya hasta la ultima fila activa, que hemos llamado
ULTIMACELDA:
Prendo nuevamente el grabador de macros, me posiciono en donde quiero que quede mi formula, y
escribo la formula con el grabador de macros, (luego la arreglo), así:
Entonces, en lugar de R[15] le ponemos esto: " & ULTIMACELDA & " (Recuerde que ULTIMACELDA es
la variable que esta almacenada como la ultima celda activa de la fila)
351
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Listo, esta macro5, la uno con la macro2 que acabé de hacer, selecciono lo de la mitad que dice End
Sub JUNTO con lo que dice Sub Macro5() y borro ese pedazo:
Me queda así:
Entonces la comienzo a probar. Con la depuración paso a paso, partiendo la pantalla de tal forma que
pueda ver mi macro paso a paso y al lado lo que pasa en mi hoja de Excel. En la hoja1 en Excel, borro
la formula y comienzo a correrla paso a paso oprimiendo F8, para ver si todo va bien.
Al llegar al paso ULTIMACELDA = ActiveCell.Row,
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Me doy cuenta que Excel se dispone a MONTAR LA FORMULA en la misma HOJA2, Y ESO NO PUEDE
SER!! TIENE QUE SER EN LA HOJA1, ASI QUE COPIO COMO SE SELECCIONA LA HOJA2, (lo que dice
Sheets(“Hoja2”).Select) Y PEGO EL RENGLON, PERO DICIENDOLE QUE SELECCIONE LA HOJA1, ASI:
Echo la macro a ANDAR, y veo que corre perfecto. LOGICAMENTE EL CODIGO SE PUEDE DEPURAR,
aunque notará que sin depurarlo igualmente Excel es SUPERRAPIDO. Una depurada puede dejarlo así:
Todavía se puede depurar un poco mas, recuerde como definimos la ultima celda en apartados
anteriores, con lo cual esos tres primeros renglones nos quedarían convertidos en solo uno.
Si quiere que la variable ULTIMACELDA Excel la tenga presente en TODA la macro, pues puede que la
necesite usar después en otros pasos, deberá declararla al principio de la macro, pero si quiere que
funcione solo en ESE PEDACITO o rango, no hay necesidad de declararla.
353
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Declarar con DIM es decirle a Excel que reserve un espacio de memoria para almacenar el dato. En este
caso, estamos armando una cadena de caracteres que se referirá a la ultima celda de la hoja2, que
vendrá a ser lo que anteriormente era la instrucción fija R[15],
Que reemplazamos por " & ULTIMACELDA & "
Si se fija verá que con el operador AMPERSAND (&) entre comillas, que por lo general está encima de la
tecla numero 6 del teclado numérico en línea, concatenamos una cadena de caracteres, que nos armará
el rango con la ultima fila de un rango mas grande, de mas o menos filas.
Aquí le estoy resaltando y aumentando el tamaño al pedazo de la fórmula en donde monto la cadena
con la variable:
Sub Macro2()
Dim ULTIMACELDA As String
Sheets("Hoja2").Select
Range("A1").End(xlDown).Select
'Esta celda la defino como variable:
ULTIMACELDA = ActiveCell.Row
'Ojo, hay que regresar a la hoja1!
Sheets("Hoja1").Select
Range("A1") = "=SUM(Hoja2!RC:R" &
End Sub
ULTIMACELDA & "C)"
Entonces, ya sabe, que CUALQUIER FORMULA que grabe con el grabador de macros, la edita y la
organiza con este mismo procedimiento de variable, para que la pueda ejecutar sin problemas en otros
archivos que sean diferentes en extensión, pero parecidos en estructura. En este caso se definió el final
del rango, pero también se puede definir el inicio del rango con variable, para el caso en que el rango
no empiece en la primera fila. También se puede meter dentro de un Loop o un recorrido, pero primero
quiero mostrarle otro procedimiento muy útil de recorrido:
Veíamos al principio del tema de las macros que por lo general, una macro sigue la siguiente
estructura:
Comienza en el primer renglón de información de la hoja de cálculo.
Examina un valor en una de las columnas.
354
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Basado en este valor, decide hacer algo.
Se mueve al siguiente renglón en el rango de datos y repite.
Y vimos el procedimiento For Next. Ahora vamos a ver o retomar otro que vimos mas arriba y que
también es muy bueno y muy parecido, el procedimiento DO UNTIL, que significa, “Ejecute hasta que”
El procedimiento DO UNTIL
Ok. Recuerde que Do, en el inglés del colegio es el verbo hacer. Y Until, significa Hasta-que.
¿Recuerda que cuando le expliqué como solucionar el tema de Rellenar las celdas que están en blanco,
le mostré como hacerlo con una macro? Esa macro utiliza el procedimiento Do Until, y en esa sección,
expliqué lo necesario para que entendiera esa estructura de recorrido. Ahora que ya conoce la
estructura FOR NEXT, comprenderá que esta opción también es buena, también puede ver que Do Until
puede incluir la estructura IF-THEN-ELSE (Si tal cosa, entonces, sino...) igual a como lo hicimos en la
macro copiar:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
Aquí, debajo del DO Until está la instrucción que dice que SI la celda está vacía, ENTONCES rellene. El
SINÓ, (ELSE) no hay necesidad, pero siendo Ortodoxos, debería haberse puesto así:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
Else
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
End If
Loop
End Sub
Le cuento que, cuando conocí esta macro, me dí cuenta que en lugar de la acción
Selection.FillDown
Podía hacer OTRAS COSAS QUE NECESITARA, pues no todo es rellenar, podía insertar filas, o cortar
una celda y moverla para otro lado, o copiarla y pegarla en otro lado, meterle formato y regresar a la
columna en donde estaban los datos que quería trabajar, ya sea vuelvo y repito, rellenar, copiar, cortar,
y finalmente podía regresar al punto en donde debía continuar evaluando la celda activa con la
instrucción
ActiveCell.Offset
Entonces, ya depende de Usted que comience a crear sus macros, el código que le haga falta y que no
conozca, ya sabe que puede usar el grabador de macros, usar el procedimiento Cells en lugar del
355
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Select, y luego, intente escribirlas sin necesidad de seleccionar las celdas, así como esta macro copiar la
escribimos en estilo For Next. También puede comenzar a profundizar en este maravilloso mundo de las
macros y conseguir libros mas avanzados, o buscar en Internet.
Haciendo Un DO UNTIL combinado con variables temporales que nos montan una formula
tal como =SUMA()
Ok. A Este punto quería llegar, pues alguna vez me ocurrió, que tuve necesidad de crear un reporte el
cual hice con una tabla dinámica, pero la presentación de la tabla dinámica, es una presentación que
aunque sea muy bonita, no nos gusta a quienes estamos en el rollo contable, pues la fuerza de la
costumbre ha creado ciertas normas de presentación de informes, tales como el subrayado, la negrilla,
la fuente, la sangría, etc.
Además nos gusta siempre poder constatar viendo la sumatoria, la función suma de los diferentes
rangos, y la tabla dinámica no los pone. Pero si nos podemos valer de ella para armar el reporte.
Supongamos que tenemos una base de datos que ya tenemos organizada en Excel. Recuerde que este
ejemplo puede ser otra cosa, como una base de datos de un balance de comprobación por terceros, o
un Kardex, etc. La idea es mostrarle UNA de tantas maneras para crear el reporte.
Observe la siguiente información:
356
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Prendo el grabador de macros y lo primero que hago es definir que la ultima celda es la variable
ULTIMAFILA. Este código es el mismo para todos. Podemos ir desde la ultima fila de Excel hacia arriba,
o desde la primera celda hacia abajo. Detengo la grabación de la macro, abro Visual Basic y reviso el
código:
Esto ya lo sabe hacer, pero para efectos de repaso lo volvemos a enseñar, para que le quede claro el
asunto.
Edito la macro y le defino que la ultima celda es la variable UltimaCelda:
Listo, vuelvo y prendo el grabador de macros y hago otra macro, esta vez, voy a crear una tabla
dinámica sobre la hoja ejemplo que le he mostrado:
357
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Elimino la hoja y pruebo la macro….
En teoría solo es correrla y ya, pero si me está siguiendo, “En vivo”, podrá comprobar que Excel 2007
saca un error.
Al hacer clic en Depurar, nos lleva a este sector:
358
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Me parece Fabuloso que halla ocurrido este error, para de una vez explicarle que las tablas dinámicas
en Excel2007 que se graban con el grabador de macros, deberían correr sin problema como lo hacían
en el Excel 2003, pero no, aquí fallan, y este problema me pasó una vez y lo tuve que solucionar
estudiando el asunto de las tablas dinámicas en Macro.
Este punto es de alta prioridad, pues la tabla dinámica es un poderoso reporteador que prácticamente
nos arma el informe como lo queramos, así que es MORTAL que no nos corra la macro de una tabla
dinámica.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Analizando el problema porque la Macro de la tabla dinámica no corre.
Sub Macro7()
Range("A1").Select
Sheets.Add
ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
"Hoja1!R1C1:R20C4", Version:=xlPivotTableVersion12).CreatePivotTable _
TableDestination:="Hoja6!R3C1", TableName:="Tabla dinámica2", _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12
Sheets("Hoja6").Select
Cells(3, 1).Select
With ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").PivotFields("Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").PivotFields( _
"Nombre de la cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
End With
With ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _
("Tabla dinámica2").PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").RowAxisLayout xlTabularRow
End Sub
EL grabador de macros usa el procedimiento Add de la colección PivotCaches para crear una hoja nueva
que pasa a ser la hoja activa. Fíjese que toma el rango del cuadro de nuestro ejemplo,
"Hoja1!R1C1:R20C4", quiere decir, Hoja1,Fila1Columna1 hasta la Fila20Columna4
Siguiendo, podemos ver que lo que sigue es que se usa el método .CreatePivotTable para crear la tabla
dinámica, y la tabla destino es la "Hoja6!R3C1" Pareciera que el problema está aquí, pues el grabador
de macros definió que la hoja destino siempre será la hoja6, pero si se borra la hoja de la tabla
dinámica, o volvemos a correr la macro, no será la hoja6, ni la hoja1 o 2, Excel creará la siguiente hoja,
si yo volviera a correr la macro, Excel adicionaría la Hoja7, y por eso es que se “totea” la macro.
[Nota: una solución es, en lugar de crear la tabla en una hoja diferente pues hacerla en una columna
a la derecha de la base de datos dentro de la misma hoja, ahí si, correría sin problema]
La tabla dinámica arranca en esta hoja6 en la celda de la tercera fila y la primera columna, dejando
renglones para ubicar los campos de columna de la tabla dinámica. Los campos “Cuenta”, “Nombre de
la cuenta”, “Vendedor”, se definen como campos de fila.
Finalmente el campo “Valor” queda definido como campo de información (AddDataField), lo cual
significa que aparecerá en el cuerpo de la tabla donde será sumado.
Como se puede ver, el código es muy inflexible, adiciona una nueva hoja y asume que se llamará hoja1,
u hoja6. Le asigna el nombre TablaDinamica2 o TablaDinamica1 y depende del nombre del código
siguiente. El código se puede organizar así:
360
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Sub CreaTablaDinamicaConTabla()
Dim wks As Worksheet
Dim pvc As PivotCache
Dim pvt As PivotTable
Range("A1").End(xlDown).Select
ultima = ActiveCell.Row
ActiveSheet.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range("A1:D" & ultima & ""), xlYes).Name = _
"Tabla1"
'Adiciona una Nueva hoja
Set wks = Worksheets.Add
'Se crea el PivotCache
Set pvc = ActiveWorkbook.PivotCaches.Create( _
SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:="Tabla1")
'Se Crea la Tabla Dinámica
Set pvt = pvc.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Range("A3"), _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12)
'Se Definen los campos en la Tabla dinámica
With pvt
With .PivotFields("Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With .PivotFields("Nombre de la Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
.Subtotals = Array(False, False, False,
False,
False,
False,
False, False,
False,
False, _
False, False)
End With
With .PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
.RowAxisLayout xlTabularRow
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
End With
End Sub
Ok. Primero que todo, declaro las variables Worksheet, PivotCaché y PivotTable
Dim wks As Worksheet
Dim pvc As PivotCache
Dim pvt As PivotTable
Ubico la ultima Celda de la tabla y la defino como la variable Ultima
Range("A1").End(xlDown).Select
ultima = ActiveCell.Row
El paso siguiente lo realicé con el grabador de macros, mi tabla, la convierto en tabla de Excel, usando
la opción de la ficha Insertar, Tabla. Luego el rango lo edito y arreglo que se vaya a mi variable Ultima,
como le enseñé a hacerlo en el apartado anterior:
ActiveSheet.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range("A1:D" & ultima & ""), xlYes).Name = _
"Tabla1"
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ahora mediante la instrucción SET, (esta palabra en inglés tiene muchos significados pero el mas
idóneo puede ser como Fijar o establecer que)
'Adiciona una Nueva hoja
Set wks = Worksheets.Add
'Se crea el PivotCache
Set pvc = ActiveWorkbook.PivotCaches.Create( _
SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:="Tabla1")
'Se Crea la Tabla Dinámica
Set pvt = pvc.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Range("A3"), _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12)
Si se fija todos estos SET van estableciendo una igualdad, como indicando que wks, pvc y pvt,
corresponden a las acciones y atributos definidos. Todo esto es similar en todas las tablas dinámicas,
así que cuando monte la suya, puede guiarse por toda esta parte.
Ahora vienen los campos de la tabla dinámica:
'Se Definen los campos en la Tabla dinámica
With pvt
With .PivotFields("Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With .PivotFields("Nombre de la Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
.Subtotals = Array(False, False, False,
False,
False,
False,
False,
False,
False,
False, _
False, False)
End With
With .PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
.RowAxisLayout xlTabularRow
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
End With
End Sub
Si se fija, por cada uno de los campos que he llevado a la tabla dinámica se monta una instrucción
With-End_With. En el campo tabla dinámica le he adicionado que NO ME HAGA SUBTOTAL POR ALLÍ.
(.Subtotals = Array(False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False,
False))
Después del tercer campo, “Vendedor”, defino que el estilo de la tabla dinámica sea Tabular, que es el
estilo de tabla dinámica de Excel 2003 al que estamos acostumbrados, que nos totalice por abajo, ya
que las nuevas tablas dinámicas de Excel 2007 por defecto dejan el estilo ESQUEMA.
Por Ultimo, el campo que tiene la suma de los totales, el campo valor, es esta línea:
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
Ok. Esta es una manera de solucionar el asunto de la tabla dinámica, mucho mas flexible y al convertir
la tabla de datos en Tabla de Excel, le facilita a Excel su aprehensión. Por supuesto que no es la única,
es posible que después de leer esta manera se la halla ocurrido otra mejor, lo cual me parece
fantástico, pues significará que ya se metió de lleno en el tema.
362
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Hay otras maneras de montar la tabla dinámica, pero esta sirve para el propósito. Cuando monte SU
TABLA DINAMICA, solo fíjese como van los campos en fila y columna, y haga los ajustes necesarios.
Si prueba la macro, elimina la tabla dinámica y vuelve y la corre, verá como funciona perfectamente.
Acuérdese de convertir la tabla fuente nuevamente en rango, y de transcribir CORRECTAMENTE el
código que le suministro.
Ok, habiendo construido la tabla dinámica mediante macro, podemos retomar el tema que veníamos
tratando:
Convertir este informe en uno con más presentación.
La idea es:



Que el nombre de la cuenta, esas que me he inventado que se llaman Uno A, Dos B y Tres Cé,
trasladarla a la columna C, en un nuevo renglón que hemos de Insertar y,
Hacer que los totales nos queden con la formula Suma.
Ponerles un formato a los números
363
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Haciendo que la macro que nos haga el recorrido con las variables de los rangos de inicio y
final de cada bloque de valores de cada una de las cuentas.
Ok. Lo otro es prender el grabador de macros y “Desbaratar” la tabla dinámica, haciendo un copiar y
allí mismo pegar solo valores:
Nota: Recuerde que puede mejorar el código seleccionando solo el rango a copiar.
Listo, después de esto nos va quedando así:
Ok. Lo bueno de esta tabla dinámica es que siempre termina con la palabra “Total general”, así que la
podemos usar para hacer un DO hasta que la celda sea igual a “Total general”.
Bueno, ya hicimos una buena parte de la macro, que es crear la tabla dinámica, desbaratarla y luego
prendo el grabador de macros otra vez y elimino la fila 3. Luego me ubico en la Celda C1.
La cosa me queda así:
364
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Después puede depurar un poco el código, no se preocupe por eso ahora.
Ahora si, voy a meter una macro escrita, (guiándome por la macro copiar) que, Haga o Ejecute Hasta
que la celda de la columna A sea igual a “Total general”; que SI la celda está en blanco, que baje una
celda, SINO, indico que ese campo es la variable inicio, con End + flechita hacia abajo voy al final del
rango y declaro que ese campo es la variable final, luego me desvío una celda a la derecha y una celda
abajo, y monto la función suma, con las dos variables, inicio y final. Y como decimos en Colombia,
“LISTO EL POLLO”….
“Tonces”, o “Tonz”, como escriben los muchachos ahora en los chats, la macro nos queda así:
Quiero decirle que esto “cuando se le va cogiendo el tiro”, a fuerza de tanto repetirlo uno hasta se lo va
aprendiendo, pero a veces lo que uno no sabe, pues se ayuda con el grabador de macros. Por ejemplo,
en este caso no me acordaba como escribir el código de la función suma, así que PRENDI el grabador
de macros y grabe una macro solo con la suma, así:
Luego, lo que está entre los corchetes [] le meto cada una de las variables inicio y final:
365
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Prueba la macro paso a paso a ver si funciona bien, y listo.
Otra cosa que se debe propender por hacer, y esto es muy importante, es hacer un solo recorrido y en
él ir haciendo todo de una vez. Por ejemplo, nosotros quisiéramos FORMATEAR los números de una
vez.
Que hice: prendí el grabador de macros, escogí la última celda de la columnaB. Oprimí FIN + flecha
arriba y me estrelle con la ultima celda de mi hoja de cálculo. Ahora Oprimo SHIFT + Fin + Flecha
Arriba para seleccionar el rango. Una vez que me quedó seleccionado hago clic en el botón izquierdo
del ratón y en el menú emergente le doy la opción seleccionar formato de celdas, y le cuadro el formato
que quiero. Detengo la macro y lo que me quedó fue esto que le enseño aquí.
Este código se puede depurar, las primeras dos líneas las podemos dejar en una sola:
(Incluso el primer Range(“D1048576).end(xlUp) se podría meter en lugar del Selection del segundo
“Range”, pero puede ser mejor hacer que Excel se detenga en el primer punto del rango.)
Listo, después de esto, ya tenemos las macros que nos hacen las sumas correctas y los formatos.
Pero, en el recorrido en el cual hacemos la sumatoria, podemos meterle un formato a la celda de la
suma con una raya arriba y una raya gruesa abajo.
Entonces, Prenda nuevamente el grabador de macros, coja una celda en las cuales hay un total, métale
el formato, detenga la macro y copiemos ese código y peguémoslo en la macro que hace las sumas.
Este es el código que nos hace la raya y la doble raya:
366
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Como se puede dar cuenta, un par de infelices rayas generan todo este código y casi todo dice
“NONE”…. Ninguno. Todos esos “NONES”, se los podemos quitar, y (por lo menos a mí) me sigue
funcionando: (pruebe si sigue funcionando al quitar los valores en Cero, aquí la línea importante es la
que define el peso o intensidad de la línea)
Ok, este código lo voy a cortar y pegar en el código que hace la suma, debajo de la operación de la
suma:
367
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Listo. Se coloca antes de que regrese a la columna en la cual realiza el recorrido.
Ok, también necesitamos cortar el nombre de la cuenta (las que he llamado UnoA, DosB, TresCé),
insertar una fila y trasladar la celda cortada como título, y ponerle negrita y subrayado. (O en lugar de
cortarla, copiarla…) Como está en el renglón o fila en el cual inicia la variable de la suma, podemos ahí
mismo hacer este pedazo.
Entonces, La misma cosa, me ubico en la celda en donde comienza la variable de la suma, que es la
misma en la cual está el nombre de la cuenta, PRENDO el grabador de macros, y hago lo que necesito:
Inserto una fila, corto lo el nombre de la cuenta, lo traslado a donde necesito, le coloco el formato
negrita, subrayado y le subo al tamaño. Apago el grabador y me queda esto:
368
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Fíjese que nos toca editar todas esa celdas que quedaron seleccionadas, las (Range("B4").Select)
y (Range("C3").Select)
Esto es lo que le comentaba que nos hace el grabador de macros y que hay que arreglar con la técnica
del ActiveCell.Offset. Creo que ahora me comprende bien la importancia, dado que la macro hace una
selección fija y no se seguiría moviendo. Ese par de celdas, se edita así:
Lo que acabo de editar, lo pruebo corriéndolo paso a paso, pues esos OFFSET tienden a enredarlo a
veces a uno, pero uno corrige al ejecutar paso a paso. Ok, si está bien, ahora a buscarle el punto
apropiado en el cual insertar este código dentro del que nos hace las sumas:
369
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Sub prueba()
Do Until ActiveCell.Offset(0, -2) = "Total general"
If ActiveCell = "" Then
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Else
Selection.EntireRow.Insert , CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
'Range("B4").Select
'Me muevo una celda abajo y una a la izquierda
ActiveCell.Offset(1, -1).Select
Selection.Cut
'Range("C3").Select
'El corte lo subo una celda arriba y una celda a la derecha:
ActiveCell.Offset(-1, 1).Select
ActiveSheet.Paste
Selection.Font.Bold = True
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Selection.Font.Size = 11
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
inicio = ActiveCell.Row
Selection.End(xlDown).Select
final = ActiveCell.Row
ActiveCell.Offset(1, 1).Select
ActiveCell.Formula = "=SUM(R" & inicio & "C:R" & final & "C)"
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlMedium
End With
ActiveCell.Offset(0, -1).Select
End If
Loop
End Sub
OK. Fíjese que la macro que nos hizo las sumas parciales, se ha enriquecido para que en el primer
repaso se haga lo necesario, para no tener que volver a hacer el recorrido.
Esta macro, la podemos unir debajo de las otras que ya hicimos:


La que nos armó la tabla dinámica.
La que nos arregló los valores
Todo Junto, nuevamente se prueba paso a paso para ver que nos queda faltando, o en donde falla.
Solo falta eliminar las dos primeras columnas, y en la última columna colocar un gran total.
Eliminar las columnas, ya sabe como hacerlo con el grabador de macros:
370
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Que depurado, ya sabe que le puede quedar así:
En este punto, la transformación ya va así:
Listo, en la celda B27, podemos colocar un total que nos sume las sumas parciales. Es repetir, de otra
forma, lo que le expliqué acerca de cómo montar una fórmula con variables:
En este caso necesitaríamos tomar el punto donde comienza el rango, la celda B4, y la ultima, La B26.
Este rango lo podemos usar en una función =Sumar.Si(). Si se fija, al lado de los totales, en la columna
A, hay una celda en Blanco, entonces, podemos hacer que un Sumar.Si de todo lo que se halle en
blanco en ese rango en la columna A.
371
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Entonces, necesito encontrar los puntos que serán las variables de mi función. Prendo el grabador, al
primer punto del rango llego escogiendo la columna B1 y oprimiendo Fin+Flecha abajo. El otro punto,
lo encuentro subiendo desde la parte de abajo de la hoja de cálculo y oprimiendo Fin+Flecha Arriba.
Luego edito un poco lo que me grabó la macro.
Esto es lo que hizo el grabador de macros:
Editando los puntos indicando las variables primerpunto y segundopunto, y borrando el valor total que
nos dejó la tabla dinámica, queda así:
Ok, ahora nos falta colocar la función =Sumar.Si, justo al final del rango. Prendo el grabador de macros
y realizo la operación de subir por la parte inferior y escribir la función Sumar.Si, (De una vez se le
coloca el formato deseado) (luego la arreglo metiéndole las variables) esto es lo que nos queda:
Ok, corrigiendo el código queda así:
372
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
La línea a tener en cuenta es esta:
ActiveCell.FormulaR1C1 = _
"=SUMIF(R" & primerpunto & "C[-1]:R" & segundopunto & "C[1],"""",R" & primerpunto & "C:R" & segundopunto & "C)"
Ojo, "C[-1] VA PEGADO DEL &, lo que pasa es que el Word donde he hecho el manuscrito del libro
me lo desplaza un renglón abajo, pero todo va JUNTO, como se ve en la imagen.
Fíjese que de una vez le metí el formato, y le puse negrita. Ahora hay que unir esta macro con la que
define las variables, así:
Como siempre, les puse el apostrofo para que queden como comentario y así saber en donde
comenzaba las macros, recuerde que cuando se le coloca un apostrofo, la línea de código queda sin
efecto, y nos ayuda para que mientras entendemos el tema, cuando volvamos a ver esta macro
sepamos que hace cada bloque de código.
Cualquier función, anidada, matricial, la puede hacer con el grabador de macros y luego le acomoda los
puntos de los rangos con las variables, así, si el archivo es mas o menos largo, la función NO LE
FALLARÁ.
Si lo desea, puede pasarse a la celda de al lado en la columna A, y colocar algo así como “Gran Total”
También puede insertar unas filas en la parte superior y colocar el titulo de su reporte.
Esto ya lo puede hacer por su cuenta, recuerde desviarse con ActiveCell.Offset
373
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
En esta imagen puede ver como la función que nos montó la macro, está operando bien.
Finalmente todo nos quedaría así: (Para efectos didácticos, voy a ponerle un APOSTROFO en donde
iban los Sub y End sub, para anularlos pero poder ver en donde comenzaban esas macros parciales):
Recuerde que solo puede quedar un SUB al inicio y otro END SUB al final. Al cortar y pegar los bloques,
revise que no le queden sobrando, o la macro no le correrá completamente, o le sacará un mensaje de
error:
(Recuerde que si va a probar toda la macro, tiene que volver a convertir la TABLA fuente en RANGO)
Sub CreaTablaDinamicaConTabla()
Dim wks As Worksheet
Dim pvc As PivotCache
Dim pvt As PivotTable
Range("A1").End(xlDown).Select
ultima = ActiveCell.Row
ActiveSheet.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range("A1:D" & ultima & ""), xlYes).Name = _
"Tabla1"
'Adiciona una Nueva hoja
Set wks = Worksheets.Add
374
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
'Se crea el PivotCache
Set pvc = ActiveWorkbook.PivotCaches.Create( _
SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:="Tabla1")
'Se Crea la Tabla Dinámica
Set pvt = pvc.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Range("A3"), _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12)
'Se Definen los campos en la Tabla dinámica
With pvt
With .PivotFields("Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With .PivotFields("Nombre de la Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
.Subtotals = Array(False, False, False,
False,
False,
False,
False, False,
False,
False, _
False, False)
End With
With .PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
.RowAxisLayout xlTabularRow
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
End With
'End Sub
'Sub Macro6()
'
Columns("A:D").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Select (esto ya es innecesario)
'End Sub
'Sub Macro8()
'
Rows("3:3").Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
Range("C1").Select (ya no hace falta)
'End Sub
'Sub Macro12()
Range("D1048576").Select
Selection.End(xlUp).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
Selection.NumberFormat = "#,##0_);(#,##0)"
'End Sub
'Sub prueba()
'Esta instrucción se tuvo que poner, pues el Do iba a comenzar en _
donde finalizó la anterior, y es un error que comience el Loop allí.
Range("C1").Select
Do Until ActiveCell.Offset(0, -2) = "Total general"
If ActiveCell = "" Then
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
375
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Else
Selection.EntireRow.Insert , CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
'Range("B4").Select
'Me muevo una celda abajo y una a la izquierda
ActiveCell.Offset(1, -1).Select
Selection.Cut
'Range("C3").Select
'El corte lo subo una celda arriba y una celda a la derecha:
ActiveCell.Offset(-1, 1).Select
ActiveSheet.Paste
Selection.Font.Bold = True
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Selection.Font.Size = 11
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
inicio = ActiveCell.Row
Selection.End(xlDown).Select
final = ActiveCell.Row
ActiveCell.Offset(1, 1).Select
ActiveCell.Formula = "=SUM(R" & inicio & "C:R" & final & "C)"
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlMedium
End With
ActiveCell.Offset(0, -1).Select
End If
Loop
'Sub Macro18()
Columns("A:B").Delete Shift:=xlToLeft
'End Sub
'Sub Macro19()
Range("B1").Select
Selection.End(xlDown).Select
primerpunto = ActiveCell.Row
Application.Goto Reference:="R1048576C2"
Selection.End(xlUp).Select
Selection.ClearContents
ActiveCell.Offset(-1, 0).Select
segundopunto = ActiveCell.Row
'End Sub
'Sub Macro21()
Range("B1048576").Select
Selection.End(xlUp).Select
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
'Range("B27").Select
'ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUMIF(R[-23]C[-1]:R[-1]C[-1],"""",R[-23]C:R[-1]C)"
ActiveCell.FormulaR1C1 = _
"=SUMIF(R" & primerpunto & "C[-1]:R" & segundopunto & "C[-1],"""",R" & primerpunto & "C:R"
& segundopunto & "C)"
Selection.Font.Bold = True
Selection.NumberFormat = "#,##0.00_);[Red](#,##0.00)"
End Sub
376
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ok. Creo que quedó suficientemente claro, como conociendo estos trucos:




Saber ir hasta el final de la información de Excel
Almacenar los puntos como variables
Hacer los recorridos Con For Next o Do Until
Usar el grabador de macros
Ya es mucho lo que puede hacer por su cuenta. Si se fija, cualquier reporte que le haga falta, puede
programarlo POR USTED MISMO, un reporte de producción, un reporte gerencial, notas a los Estados
financieros, Los mismos Estados Financieros, Cedulas Sumarias, hacer cruces de información, etc.
Las bases ya las tiene aquí. Solo me resta mostrarle algunas técnicas para convertir los archivos planos
en Bases de Datos, que es una recopilación de las técnicas vistas en este libro. Punto importante pues
un Auditor, un Contador o un Administrador, normalmente encuentra clientes o trabajo con diversos
software, y no todos tienen soluciones que exporten la información limpia a Excel, y si las tuvieran, aun
así necesitarían saber algo de macros para maximizar el rendimiento de esas aplicaciones.
En este punto, si encuentra que le gusta el tema, puede continuar investigando por su cuenta, buscar
en otros libros, o internet y poco a poco, volverse todo un GURÚ o una GURÚ del Excel.
377
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Algunas técnicas para depurar los archivos planos
Ok. Algunos programas contables como el Cg1, uno de los mas populares en Colombia, están hechos
en Cobol, y para suplir la necesidad de la exportación a Excel, se han creado por allí algunas
herramientas que se incorporan como complemento de Excel. Un ejemplo es el aplicativo llamado
BIABLE. EL Biable no Exporta del sistema Cg1 a Excel, sino todo lo contrario, hace que Excel penetre en
una base de datos que contiene la información contable y Excel toma los datos de allí. Osea, que se
debe de correr previamente un proceso desde del sistema CG1 que carga los datos del programa Cobol,
del CG1 al Biable, que está hecho en Oracle. Si no se hace esta actualización o cargue de información,
El complemento leerá datos desactualizados, o en el peor de los casos, si está mal parametrizado el
cargue de información, no los leerá.
El Biable es un buen soft, aunque tengo las siguientes observaciones:




El complemento se instala por máquina, con lo cual, por lo general se instala en la
computadora del Contador o Gerente o Financiero.
Al estar centralizado en la computadora del Contador, es una excusa que usan las demás áreas
para “delegarle” algunas tareas extra al Contador, con lo cual, tras de que mantiene escaso de
tiempo, pues debe sacar tiempo para atender los requerimientos de los demás.
El costo no facilita que todos los usuarios (mas que todo las pequeñas empresas) tengan el
complemento BIABLE. Si tienes un papá con la posibilidad, pídele que le coloque Biable no solo
a ti, sino al Gerente administrativo y a quien le haga falta.
La operación de cargue de datos, directamente de la base a Excel, hace que se consuman
recursos de memoria y procesador por lo cual, si no se tiene una buena computadora, el Excel
se puede quedar un tiempo no pequeño, calculando y cargando la información. Si tienes otros
programas abiertos, el cargue de información será mas lento aún. Sabemos que un Contador
no se puede dar el lujo de tener que soportar procesos lentos. Es para volverse loco en pleno
cierre contable.
De todas formas, si el Contador no maneja buen Excel, no explotará las bondades del BIABLE.
Por otra parte el Auditor no tiene acceso (tampoco debe de contar con que se la van a dar) a tener la
información directamente del BIABLE. El Biable trabaja con Funciones propias, que para que operen,
debe de estar habilitada la conexión a la base de datos, y si te llevas una hoja de cálculo en una
memoria USB, en cuanto abras tu hoja de cálculo, verás una gran cantidad de errores de Excel de tipo
#¿NOMBRE?, que es el tipo de error que muestra Excel cuando no reconoce el texto de la fórmula:
Y es lógico, pues son funciones propias del programa que se ejecutan en donde está el programa
instalado. La solución es pedir que le hagan una copia de la hoja de cálculo pero con solo valores.
De todas formas, el auditor debe de estar SEGURO de que las cifras que le están mostrando son ciertas
o nó. Es por esto que lo mejor, en mi opinión es pedir los listados impresos, por lo menos la primera y
la última hoja si son muy voluminosos, y pedir ese mismo listado como archivo plano, para que lo
pueda trabajar posteriormente en Excel. Asi que es posible, mediante los archivos planos, transformar
la información del archivo en una base de datos, mediante algunas técnicas de Excel, muchas de las
cuales ya hemos visto en este libro. Ahora las veremos en un ejemplo como todas las técnicas trabajan
378
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
para este fin: depurar la información de los archivos planos y ya con ellos organizados, comenzar a
verificar cositas de interés. El Biable no puede ser una objeción para no aprender buen Excel.
Finalmente tendrá que hacerlo algún día.
Depurando un balance de comprobación por terceros.
Bueno, este libro le sugiere una manera de trabajar la información. No es algo de lo cual se deba pegar
al pié de la letra de manera ortodoxa, en Excel cada uno puede “matar sus pulgas” de la mejor manera
que estime conveniente. Una vez que se muestra una manera, es posible que se ilumine nuestro
maravilloso pensamiento y se encuentre una manera alternativa, la mayoría de las veces mejor, de
hacer las cosas. Incluso a mi mismo me sucede cada cierto periodo de tiempo, en ocasiones me doy
cuenta que he podido hacer tal o cual tarea de una manera mas eficiente. (A veces me doy cuenta que
la puedo hacer de otra manera y me cuesta un poco romper el “hábito” de trabajarla a la vieja usanza.
Esto es porque el cerebro es el órgano que más energía consume, así que siempre opta por la opción
más barata: la rutina que ya ha mecanizado). Pero es debido al conocimiento de nuevas técnicas, y las
mismas son incorporadas a los viejos procedimientos, haciéndolos mucho mas rápidos. Es la misma
evolución del KnowHow en acción.
En la apertura de los archivos planos, lo que he recomendado es que, en cuanto se abra el archivo
plano con Excel, veremos que Excel abre el asistente de importación, y lo que indico es que se
incorpore todo en una sola columna. Esto, en mi opinión, facilitará limpiarle toda la basura que no es
información transaccional de manera muy rápida.
Este tipo de reporte, por lo general tiene por nombre en el sistema CG1 version 5, CG03013.P01.
Pues bien, solicite un listado Balance de comprobación por terceros con totales por abajo.
El listado con totales por arriba le presenta el inconveniente de que le duplica alguna información, y
esto es así, porque como lo que usted tiene es un LISTADO que estaba destinado a IMPRIMIRSE, pues
en las impresoras de punto, las clases, grupos y subgrupos se muestran en negrilla, y lo que hace el
sistema es hacer que la impresora REPITA la impresión, colocando los registros DOS VECES. Por esto
es que es mejor pedir este listado con totales por abajo, así no tendremos que eliminar los datos
repetidos en el procedimiento, ahorrándonos un pasito.
Cuando el listado CG03013 lo genere en el sistema CG1, y lo esté viendo por pantalla, no lo imprima ni
lo mande como hoja Excel. Envíelo por la opción DISCO. Y tome nota del nombre del archivo. Debe
llamarse CG03013.P01 o P02, la extensión la puede definir el usuario, y por lo general se cambia la
extensión P01 por P02, si otro usuario está mirando por pantalla el mismo reporte en otra computadora
terminal. Estos listados por lo general quedan almacenados en una carpeta del programa, por lo
general es la PRT (PRT es la abreviatura de Printer - Impresora). Si no lo ubica fácilmente, haga lo
siguiente: Use el Buscar archivos o carpetas de Windows y ponga a que el sistema le ubique en donde
está. Tenga en cuenta que si el programa está alojado en un servidor, es decir en otro computador y si
solo busca en los discos duros de su computadora, no los encontrará. Si es así, busque en el
Computador Host que comúnmente llaman Servidor, en el cual se encuentra instalado el programa
contable CG1. Una vez que Windows lo encuentre, verifique que sea, mirando por la opción detalles de
archivo, que el archivo sea el que se generó en la hora y fecha en que Usted lo pidió, es importante
pues a veces hay más de un archivo, y se puede confundir de archivo. (Ojo con eso), los detalles
quedan asociados a todos los archivos, y al seleccionar la opción Detalles, puede ver ese tipo de
información, también llamada “Meta Datos”.
Bien. Una vez haya encontrado el archivo, si es auditor, pida que se lo graben a una Memoria USB para
que lo pueda trabajar posteriormente, si es el Contador, (y no tiene BIABLE), haga una copia y
colóquelo en sus documentos, o en donde considere apropiado. Seguidamente, vaya a Excel, Abra
379
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Excel, y con el botón ABRIR, busque el archivo plano. Asegúrese de que puede ver TODOS LOS
ARCHIVOS. Por lo general Excel le muestra TODOS LOS ARCHIVOS DE EXCEL. Pero como está abriendo
un archivo plano, deberá cambiar la opción (Ojo con eso):
Como en mi caso, la copia la puse en el escritorio, pues lo busco allí:
En cuanto haga clic en abrir, saldrá el asistente para importar texto:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Hago clic en Delimitados, y clic en Siguiente.
Desactivo la casilla de verificación del tipo de Separador:
Clic en siguiente.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Indico que todo es tipo Texto, y clic en Finalizar:
382
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Justifico la columna A:
Puede ver que el archivo plano quedó “Empaquetado” en una sola columna. Esto me permitirá:



Usar la opción de seleccionar las celdas en blanco para eliminarlas de una sola vez.
Usar los filtros para depurar los encabezados del listado. Si el listado es demasiado grande, y
Excel se niega a eliminar la selección del filtro, usar:
La opción de ordenar la información y allí si, eliminarla rápidamente.
Después de abrir el archivo, coloco un titulo cualquiera a la celda A1, pues voy a colocar (ojo todavía
no) un filtro.
OJO: DADO que es posible que existan filas en BLANCO, si coloca el Filtro en este paso, el filtro NO
TOMARÁ todo el compendio de información, no tomará todo el archivo plano, sino, solo un rango, por
eso, debe hacer el siguiente paso:
Siguiente Paso: tomar el rango COMPLETO del archivo plano. Como? Me paso a la celda B1. Oprimo
la tecla del computador FIN una sola vez. Cuando se activa la celda FIN, en Excel 2007 verá que abajo
a la izquierda dice “Modo Final” si está en Excel 2003, verá un “FIN” que se activa en la extrema
derecha inferior:
Excel 2007:
Excel 2003
OK. Recuerde que debe de oprimir FIN UNA SOLA VEZ. Si la oprime una segunda vez, YA NO VERÁ
“Modo Final”, ni “FIN”. Se desactivarán. Y necesitamos activar la opción para IR en un solo instante al
FINAL DE LA HOJA DE CALCULO. Una vez allí, nos pasamos de nuevo a la columna A, oprimimos FIN
383
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
otra vez, y oprimimos la tecla Flecha Arriba. Con esto, estaremos en la parte final del archivo plano, y
ya podremos tener la seguridad de que lo vamos a Seleccionar Completamente.
Entonces: le ilustro todo lo anterior paso a paso:
1. Que pasa cuando me paso a la celda B1:
2. Que pasa cuando hago FIN y luego oprimo la flecha hacia ABAJO:
3. Me paso a la columna A nuevamente y oprimo FIN:
4. Con FIN activado, Oprimo Flecha hacia arriba:
Excel se “Estrella” con la parte final del listado.
5. Ahora, desde aquí, TOMAREMOS TODO EL RANGO QUE CONFORMA EL ARCHIVO PLANO:
Como? Oprimiendo SIMULTANEAMENTE desde este punto las teclas Control + Shift + Inicio
Pasará que se seleccionará TODO el rango del archivo plano:
384
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
NOTA:
Porque no simplemente selecciono la columna A y coloco el filtro? Todo esto que le he dicho se
ahorra con solo seleccionar la columna A y hacer el filtro. PERO…. Recuerde que Excel 2007 ya
no maneja las viejas 65 mil celdas…. Maneja UN MILLON CUARENTA Y OCHO MIL Y “PUNTA”
de celdas, entonces, serán más de UN MILLON CINCUENTA MIL CELDAS EN BLANCO que Excel
Cargará en la memoria, con lo cual le DISMINUIRÁ TREMENDAMENTE LOS RECURSOS DE
MEMORIA A LA COMPUTADORA. No obstante, lo anterior, puede hacerlo y ver como es el
rendimiento de su computadora. Si encuentra que no es significativo, pues seleccione la
columna entera. SINÓ, ya sabe cómo seleccionar solo el rango y así su computadora lentica NO
SUFRIRA! Que la computadora no sea un pretexto que torpedee tu labor.
6. Ahora si, Con la región SELECCIONADA, voy por el menú INICIO, sección de la derecha
“modificar” y ACTIVO el filtro:
385
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Ok, ahora, si, comenzamos a usar los filtros para limpiar la basura de los encabezados.
Primero que todo me deshago de esos encabezados que contienen una raya vertical: |
(Recuerde que esta rayita tipo palito vertical ya vimos como eliminarla detenidamente en el tema de los
filtros.)
Doy aceptar, selecciono las filas desde la que aparece debajo del título hasta el final y las borro.
386
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ahora, cuando se eliminen, NO SE PREOCUPE SI NO VE NADA, el resto de la información sigue allí, solo
debe de ir nuevamente al filtro y seguir seleccionando la basura de los encabezados que no nos sirve:
En Excel 2003 solo podías seleccionar 2 filtros… aquí si la tabla no es gigante, puedes filtrar bastantes:
Toda esta basura la eliminas. Luego vamos por el total general…aunque son pocas líneas las podemos
eliminar…de una vez.
387
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Al mostrar nuevamente todas las celdas, el archivo nos va quedando así:
Viene el trabajito de deshacernos de esos asteriscos. Los asteriscos pueden ser un problema, pues si se
fija, para Excel un asterisco puede ser cualquier carácter, así que si escoge eliminar *** tres asteriscos,
Excel le eliminará todo lo que haya por allí (todo es TODO). Para deshacernos de ellos, lo que hago es
copiar toda la columna A en la columna B, y usar la opción texto en columnas, así:
(En el tema siguiente, cuando todo esto lo grabemos en una macro, haremos este paso de otra forma,
hay muchas formas de hacer las mismas cosas en Excel, no lo olvide!)
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Con la columna B marcada, voy a la herramienta texto en columnas, opción de ancho fijo y solo divido
la parte en donde se encuentran los asteriscos, el resto de info de la columna B, elimino las rayas para
dejar el resto en un solo bloque y en el paso siguiente, la primera parte le pondré tipo texto y a la
segunda parte le pondré NO IMPORTAR:
Recuerde que debe desplazarse con la barra horizontal a la derecha Y ELIMINAR esas rayas, de lo
contrario Excel las traerá y las colocará en columnas, y no las queremos, pues no olvide que por ahora
queremos deshacernos de las líneas que tienen asteriscos:
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Clic en Finalizar, y justifica el ancho de la columna B:
Ahora, colocamos los filtros nuevamente, y por la columna b, llamamos todos los asteriscos y los
eliminamos, tal y como hemos hecho con el resto de la basura que queremos borrar.
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No se confunda con la imagen, aquí escogí el filtro de la columna B, y escogí todos los asteriscos:
Fíjese que aparece el símbolo del EMBUDITO en la columna B. Esto es porque hice el filtro en la
columna B.
Elimina todas esas filas y vuelve a seleccionar todo, para que vea todos los registro, y así, ver que otra
basura hacer falta borrar:
Esa columna B, ya no la necesitamos. También quitamos el filtro. Después de eliminar la columna B,
procedemos a partir (dividir) con la herramienta texto en columnas, la columna principal, esto es, la
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columna A: Marco o selecciono toda la columna A y llamo nuevamente la herramienta texto en
columnas:
OJO Esta parte es delicada, pues si partes o divides mal las columnas Saldo inicial, débitos, créditos y
saldo final, tendrás que volver a empezar, a menos que quieras copiar nuevamente la columna A en B,
y partir la columna B. Es recomendable, para no perder todo lo hecho hasta el momento.
Tenga en cuenta que la opción deshacer en la herramienta TEXTO EN COLUMNAS NO FUNCIONA
CORRECTAMENTE.
También se debe tener en cuenta que este archivo, a los valores crédito les pone un texto CR, que
también hay que separar.
La partición queda así, para la primera parte:
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Así queda para la segunda parte: (ojo que aquí solo se ven debito, crédito y saldo final. Asegúrese de
separar el CR de Saldo inicial, que aquí no se ve, así como quedaron las dos rayitas de la parte final, en
donde está el saldo final):
Fíjese en la regleta que aparece allí. En el saldo inicial coloque un par de rayas en la posición 73 y 75.
Ahora, todos los campos los defino como texto. Si se conoce bien el comportamiento de su equipo en el
separador de miles y de decimales, puede usar la opción avanzadas:
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En esta opción se coloca el separador de miles y de decimales que tiene el archivo plano, para que
Excel lo convierta en el que maneja el computador, que por lo general en estos archivos es al revés.
Sigamos: Tenga en cuenta que este es un listado balance de comprobación por terceros, y los
terceros están en la misma columna que las cuentas:
La cuenta DEBE estar en la misma Línea de la transacción, que ya tiene el código y el nombre del
tercero, tenemos que REUBICARLA en esa misma línea. Cómo?
Fíjese que en la figura se ve una situación constante: en donde hay cuentas no hay valores saldos
inicial, débitos, créditos y saldo final. Están en blanco. Por allí las podemos detectar: Entonces, en la
columna I1, concatenamos o unimos las celdas con un ampersand &, las celdas C,E,F y G:
Para qué? Para detectar lo que REALMENTE ESTA EN BLANCO, y lo que una vez unido, quede en
blanco, indudablemente serán las líneas de los número de las cuentas. Esta fórmula similar a
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=Concatenar() se copia hasta el final del archivo plano, luego se desbarata la función que nos
concatenó todo con un copiar, pegado especial, solo valores.
Entonces, recapitulando: Dado que los NITS o Códigos, o terceros están en la misma columna que las
cuentas, hace falta separar las cuentas, colocarlas en columnas aparte, pues necesitamos esos dos
datos por aparte, en la misma fila de las transacciones.
Como ya detectamos que en donde están las cuentas no hay saldos sino celdas en blanco, y ya las
tenemos ubicadas con el concatenar, entonces las podemos separar fácilmente, ordenando la
información por esta nueva columna I que hemos creado. Pero para no perder el orden original,
insertamos una columna en A, y colocamos un número serial. Es la técnica para depurar la información
con ordenar que le enseñé al principio del libro. Si no hacemos esto, podemos perder la información
pues no sabríamos como es que estaba ordenada originalmente:
Insertamos otras dos columnas en B y C. les colocamos cualquier cosa como encabezado para que
Excel las integre en la región corriente de la tabla. En estas dos columnas que hemos ABIERTO, que
hemos INSERTADO, TRASLADAREMOS las cuentas y los nombres de las cuentas, así:
Ahora, después de haber insertado el par de columnas, colocamos cualquier cosa como encabezado de
columna en B1 y C1, y ordenaremos todo por la columna de las celdas que identificamos que
realmente están vacías, recuerda? Fíjese que sea la columna en donde montamos la
función concatenar con el & Ampersand, la columna en donde unimos las celdas de los
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saldos, débitos y créditos. Tenga presente que como se acabó de insertar un par de celdas
en B y C, esa columna se desplazó de J a L :
A la pregunta:
Dele “Ordenar por separado los números almacenados como texto”. Ojo, la segunda opción, no la que
se ve aquí en la imagen. Así, las celdas vacías quedaran arriba, y con ellas, si se fija, ¡las cuentas de las
columnas D y E!:
Ahora, seleccione todas las cuentas que aparezcan en el rango D y E, CORTELAS y PASELAS a la B y la
C:
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Vuelva y ordene por el numero serial. Ese era el fin de hacer ese serial, para retornar al orden original:
Ahora fíjese como las cuentas ya quedaron en SU columna aparte.
Ahora, a las transacciones que tienen en su misma fila, su NIT, solo les falta tener esta cuenta copiada
al lado de estos, Verdad? Y esto lo haremos con la técnica de rellenar celdas en blanco que vimos al
principio del libro. Por eso no me voy a detener en imágenes paso a paso para esta parte.
Una vez rellenadas, nos quedan así: Bingo! Ya tenemos la información transaccional con todo lo
necesario! En la misma línea la Cuenta, descripción, código de tercero, nombre de tercero, saldo inicial,
debito, crédito y saldo final.
Ok, ahora nos deshacemos de las cuentas que copiamos, las que ahora NO tienen información
transaccional (las amarillas B y C) pues como ya las copiamos al lado de los Nits, con la técnica de
rellenar, y sabemos en donde están gracias a la columna L, pues simplemente filtramos las vacías y las
eliminamos:
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Si ve alguna otra basura en el filtro elimínela también.
Elimine la columna L pues ya no la necesitamos y desaparezca el filtro. El archivo ya le deberá quedar
depurado así:
Fíjese que el archivo ya parece una base de datos. Ahora solo le falta arreglar esos CR que indican que
la cuenta es saldo CREDITO. Esta parte también la comenté más arriba, en la primera parte del libro:
mediante un Si condicional, colocamos que en donde aparezca un CR, multiplique la celda por -1, sino
deje la misma celda. Recuerda? Esa formula la pondría aquí en la columna L2, después de eliminar la
que contenía las celdas concatenadas:
Copia la formula hacia abajo, copia nuevamente todo el rango y le da pegado especial solo valores:
Esta columna ya puede reemplazar la F. Como saldo final se conforma del saldo inicial mas débitos
menos créditos, mediante una formulita simple, organiza la columna J:
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Elimina las columnas G y K, que contienen esos “CR”, y ya la información le queda en forma de base de
datos.
Se puede hacer una macro en lugar de hacer todo esto manualmente?
Puede ver que este proceso es muy repetitivo, que aunque le he mostrado como hacerlo paso a paso, y
que parece TEDIOSO de hacer, con la práctica se hace bastante rápido, en menos de 5 minutos. Pero
como es repetitivo, siempre y cuando el archivo sea SIEMPRE el mismo formato (totales por abajo, y
mismo nivel, sin poner valores de moneda extranjera) se puede grabar como una macro, y la macro lo
organiza en menos de 5 segundos. (Por supuesto que totales por arriba también se puede hacer, solo
hay que tener en cuenta las líneas duplicadas y consecutivas y eliminarlas mediante macro).
Ahora, veremos cómo hacer la macro que nos haga todo esto que hicimos sin necesidad de volverlo a
hacer manualmente. Solo deberá pedir el listado del CG1, colocarlo en el escritorio y correr la macro.
(Incluso puede generar el archivo CG03013 y dejarlo en la carpeta PRT y comenzar a grabar la macro
desde el momento que va y lo busca allá con el explorador Abrir archivo de Excel). Casi todo se hace
con el grabador de macros, no necesita ser un experto programador para hacer una macro que haga
esta tarea. Los conceptos clave ya se los enseñé en el tema de macros y depuración de archivos
planos.
La macro también se puede mejorar todo lo que se quiera, y escribir de varias maneras. Yo me voy a
servir del grabador de macros de Excel y en lo mínimo evitaré EDITAR el código de la macro, salvo las
técnicas útiles que hemos visto en detalle en la sección de macros, como la variable ULTIMAFILA.
Recuerda? para que vea que no es difícil. Si es necesario recorrer los registros, usaré Do Until en lugar
de For Next, para que cuando la corra paso a paso, pueda ver por dónde se va moviendo la celda
activa. Así se dará cuenta que casi todo se puede hacer con el grabador de macros, y es posible
defenderse bastante bien y hacer macros por lo menos efectivas. Poco a poco, mejorará sus macros, e
intentará escribirlas, como le he enseñado en el tema de MACROS, sin seleccionar las celdas. Después
de depurar con macro el archivo plano de balance de comprobación por terceros, puede, también
mediante macro, hacer una tabla dinámica y construir un balance general y un estado de resultados.
Eliminar la tabla dinámica y organizar los totales de cuenta como le enseñé. Ahora si le gusta, puede
hacer usted mismo el reporte que quiera o que le haga falta. La mayoría de los archivos planos del CG1
se arreglan de esta manera: Cartera por edades, listado auxiliar de cuentas, etc. Una vez que tenga sus
macros para los mismos archivos planos clave, no tendrá que volver a “matarse” y verá como, después
del cierre contable, si el gerente le ordena meter un ajuste de última hora habiendo ya Usted elaborado
el Balance y el PyG., como podrá contabilizar el ajuste, generar el archivo plano, correr la macro y
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tendrá en segundos nuevamente su Balance y PyG. Así que es verdad cuando le digo que Excel es su
mejor asistente, su mano derecha en su día a día.
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Creando la macro que depura el balance de comprobación por terceros
Ok, en esta macro vamos a sintetizar todo lo que hemos aprendido sobre depurar archivos planos.
Le aconsejo que si no ha leído el tema anterior vaya y se lo lea, pues mucho de lo que aquí viene es un
resumen de lo visto más en detalle.
Paso 1: Abrimos Excel, prendemos el grabador de macros,
Le colocamos el nombre que creamos es el más IDONEO para nuestro archivo, lo colocaremos en el
libro de macros personal, o en “este” libro, luego abriremos con Archivo-Abrir de Excel, el archivo plano
CG03013, que en mi caso estará ubicado en el escritorio, (o desktop), (ojo, para ver el archivo plano no
olvide ver TODOS LOS ARCHIVOS), NO LO SEPARAREMOS, todo quedará empaquetado en una sola
columna, los datos serán tipo Texto, y justificaremos la columna A. No es necesario para Excel pero
para nosotros sí. Esta justificación luego se podría quitar, pues al ser una línea de código mas, pues es
mejor si son líneas de código menos. Justificamos pues necesitamos por el momento, visualizar el
contenido del archivo plano en una sola columna.
En cuanto hagamos eso, DETENEMOS LA MACRO, quedaremos en este momento y en el Editor de
Visual Basic se generará el siguiente código:
Todo lo anterior generó el siguiente código:
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Ok. Volvemos y prendemos el grabador de macros. (Podemos dejar esa macro en “Este libro”, es decir
en el archivo CG03013.P01) cuando grabemos lo que le diré a continuación y detengamos la macro,
podemos cortar el código grabado que se generó en uno de los módulos del proyecto CG03013,
pasarnos al modulo de la macro principal es decir, pegarlo debajo de la macro
EjemploLibroDepuraciónCG03013, o en la macro principal en donde estamos pegando todas las
acciones grabadas.
Continuemos: Estando prendido el grabador de macros, en la hoja de cálculo selecciono la celda A1 que
en este archivo plano está VACÍA y coloco cualquier palabra, como la palabra Titulo. Al escribir Titulo,
NO doy enter, sino que escojo el CHULITO DE VISTO BUENO QUE DICE INTRODUCIR:
Porque? Si oprimes ENTER, quedará seleccionada la celda A2, Y NO DESEO SELECCIONAR A2 pues no
voy a hacer nada en esa celda, y menos aún quiero que me quede grabada esa acción en mi macro.
Para que no quede seleccionada A2, pues haces clic en el CHULITO en lugar de dar ENTER.
Esta palabra “Título” la coloco, porque más adelante voy a colocar un filtro. Si no denominara esa
primera celda en blanco con un nombre, quedaría incluida cuando filtre los datos, pues uno de los
filtros que haremos será deshacernos de las celdas en blanco... Y si eliminamos HASTA la celda que
contiene el filtro, pues tendremos que volver a montar el filtro. Para eso, le colocamos un título
cualquiera, pues a partir de él es que me voy a deshacer de toda la basura que está en el archivo
plano.
Selecciono toda la columna A, es decir, la columna A entera, Completamente seleccionada, y activo los
filtros. Le comentaba cuando depuramos manualmente el archivo, que si el archivo es MUY GRANDE,
seleccionara el rango de los datos, si ese es su caso, siga esos mismos pasos mientras graba la macro.
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Los balances de comprobación por terceros varían en cantidad de filas, algunos no son muy grandes, y
se puede seleccionar toda la columna.
Una vez realizado lo anterior, podemos detener la macro, vamos y la buscamos en el editor de visual
basic, la cortamos y la pegamos debajo del código que vimos hace un momento, con lo que se amplía a
esto:
El archivo y el código no han cambiado mucho, pues solo se ha colocado la palabra titulo, se ha
seleccionado toda la columna y se han activado los filtros.
Continuamos con una tercera macro. En esta siguiente macro, con un filtro personalizado tipo
“Contiene”, selecciono todo lo que tiene una barrita vertical. En cuanto queda filtrado, selecciono, desde
la segunda fila visible, oprimo FIN + Flecha hacia abajo y borro todas las filas filtradas que contienen la
barra vertical. Luego selecciono el filtro nuevamente y esta vez, hago un filtro de múltiple selección y
me deshago de todo el resto de basura: rayas tipo guión: ------------; dobles rayas guion =====,
signos más con guiones: +-----, y todo lo que estamos seguros que es basura, pero ojo, que estamos
seguros que es información COMUN en todos estos archivos planos de este tipo. Una vez filtrada toda la
basura, seleccionas desde la segunda fila visible, oprimes Fin + Flecha abajo y eliminas todas esas FILA
BASURA. Cuando terminas, le das clic al botón DETENER GRABACION.
El archivo debe de quedar así:
Y generó este código:
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Las instrucciones que seleccioné, que se ven en color azul, se pueden eliminar, pues no hacen falta.
Como esta macro, quedó directamente debajo de la otra, pues las unimos, seleccionando y quitando
esta parte, así:
Puede ver que estoy quitando desde donde dice END Sub, que es el final de la macro parcial que
grabamos primero y SUB MACRO8(), y de una vez lo que le comentaba hace un momento. Así quedan
unidos los dos códigos bajo el nombre de la macro original. Puede probar a ejecutarla y verá como ya
hace todo en un INSTANTE. Pero al hacerlo, no olvide cerrar el archivo plano CG03013 SIN
GUARDAR CAMBIOS. Ojo con eso.
Ya estamos en la parte de eliminar los asteriscos que son subtotales y que son basurita también. Como
sabemos que no podemos escoger todo lo que contenga asterisco, pues para Excel un asterisco puede
ser cualquier carácter, lo que podemos hacer es, Grabar otra macro mediante la cual en la columna B,
colocarle por título “Asteriscos”, y en la celda B2, colocar la función =IZQUIERDA(), que nos saque una
copia de los primeros caracteres de la parte Izquierda de cada fila de la columna A. Si no comprende
bien que hace la función =Izquierda(), vaya a la sección de este libro en donde se explica bien esa
función.
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Entonces, haga lo siguiente:
Ubicado en el archivo CG03013, Prenda el grabador de macros. Seleccione la celda B1. Escriba
“Asteriscos”. Pásese a la celda B2. Escriba la formula =Izquierda(A2;8) e introducir formula (OJO, NO
ENTER). Copia la formula. Con Fin + flecha Abajo, se va hasta el final de la hoja de cálculo. Se pasa a
la columna A. Otra vez, oprime Fin + flecha arriba. Se pasa a la celda de al lado, la B. Luego para
seleccionar todo el rango en el cual debe quedar ingresada la formula izquierda, desde allí oprime Shift
+ Fin + Flecha Arriba, y da enter. La formula debe quedar copiada enteramente. Seguidamente, como
tiene todo el rango seleccionado, desbaratamos la formula con Copiar, y Allí mismo, pega la copia pero
con Pegado especial Solo valores.
Procedo a mostrarle IMAGEN POR IMAGEN LO QUE HICE:
Estoy en la celda B2, escribo la formula, y hago Control C para copiarla.
Luego, oprimo Fin + flecha abajo: llego a la última fila de Excel:
Allá abajo, me paso a la columna A:
Otra vez, oprimo Fin + Flecha hacia Arriba: Me estrello con la parte final del archivo plano:
Me paso a la columna B otra vez:
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Oprimo Shift + Fin + flecha arriba para seleccionar todo el rango en donde quiero copiar la formula y
oprimo ENTER para pegar la formula a lo largo de todo ese rango:
Puede ver que quedó AL LADO, a todo lo largo de nuestro archivo plano, y que está extrayendo los
asteriscos. Las dos últimas filas, ya veremos cómo quitarlas, pues son basura pero en todos los archivos
son diferentes totales, pero como siempre están de últimas, se pueden eliminar fácilmente, mas
adelante lo haremos.
Sigamos. Sobre ese mismo RANGO, en el cual introdujimos la función izquierda, hacemos un copiar –
pegado especial – solo valores y desbaratamos la formula Izquierda. Todo este “Paso a paso” generó el
siguiente código, que debemos depurar después, pues se puede ver que la línea que le señalo aquí, es
una selección FIJA, y lo que habrá que decirle a Excel es que se desplace con ActiveCell.Offset una
celda a la derecha, y corregido el problema. Sobre esta instrucción en la sección de macros me detuve
MUCHO, para que le quedara clara su utilidad. (Mas adelante depuraremos esas cositas):
Nota: Si el fragmento de macro, le queda grabado dentro del modulo del otro archivo, el CG03013:
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No se preocupe, ábralo, corte la macro, y péguela debajo de las demás macros del modulo1 del archivo
en el cual está guardando las macros parciales que estamos uniendo, que en este caso, es el archivo
“EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm”.
Sigamos. Volvemos a grabar otra macro. En ella, ahora seleccionamos las columnas A y B, colocamos
un filtro y con un filtro múltiple en la columna ASTERISCOS seleccionamos todos los asteriscos, el de un
asterisco, el de dos asteriscos, todos, y los eliminamos. (Hay archivos en donde aparecen más
asteriscos, este trae hasta 5 *****, a veces mas, para tener en cuenta si quiere montar una macro que
le corra en todos los casos)
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Seleccionamos desde la segunda, hasta el final y eliminamos todas las filas, seguidamente
desactivamos el filtro, eliminamos la columna B, y seleccionamos la celda A1.
Una vez realizado lo anterior, el grabador de macros nos genera este código:
El único problema verdaderamente serio del código anterior, es la selección del rango, el cual es fijo.
Más adelante arreglaremos esto, pues no todos los archivos tendrán la misma cantidad de registros.
El archivo ya nos va quedando así:
Ok, asteriscos Fuera. Ya podemos ver que la información ya comienza a parecer una base de datos,
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Ya estamos cerca del final. Ahora, Con otra macro, tal como lo hicimos manualmente, con mucho
cuidado, con la herramienta texto en columnas, Seleccionamos la columna a, activamos la herramienta
texto en columnas y vamos a partir el archivo plano. El archivo visualmente nos queda así:
Y el grabador de macros generó el siguiente código:
En la primera imagen puede ver que el título, que nos ayudaba en el filtro, quedó en la columna A, y
que las demás columnas les hace falta un rótulo de columna o encabezado o título. Ahora, en la
siguiente MACRO, a las demás columnas les colocamos un encabezado de título temporal, puede ser
cualquier cosa, para que se REACTIVE la región corriente y Excel SEPA que corresponde a una TABLA.
Además, en la columna I, colocaremos una fórmula que concatene, uniremos las celdas C, E, F y G con
un & Ampersand que nos ayude a identificar las cuentas, para poderlas separar a un lado. Tal como
hicimos en la parte manual. Seguidamente, colocaremos un número serial, que nos permita regresar al
orden original, pues vamos a ordenar todo esto por la nueva columna I, que es la columna en la cual
detectaremos las cuentas. Una vez realizadas estas dos acciones, el archivo queda así:
En la imagen seleccioné el rango I2 – I5, para que vea que el concatenar, A LA FIJA, nos DICE cuales
son las filas que SIN TEMOR A EQUIVOCARNOS, SON CUENTAS y NO TERCEROS, valiéndonos de la
consistencia que se observa, la cual es, que cuando en la fila hay una cuenta, No hay valores
transaccionales.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Coloque unos títulos cualquiera, y en la celda I2, coloqué la función que concatena las celdas C, E, F y
G, tal como lo hicimos en el ejercicio anterior en el cual depuramos el archivo manualmente y
mostramos como era la función. Seguidamente se copia la función de I2 a todo lo largo del archivo
plano, me voy hasta el final, estando allá abajo me paso a la celda de la columna G, subo hasta
estrellarme con la parte final del archivo plano, y me paso nuevamente a la columna I. Estando en esa
posición, selecciono TODO el rango que recorre a todo lo largo del archivo plano con toda seguridad, y
pego la columna que quiero copiar. Una vez copiada, SOBRE EL MISMO RANGO, hago un nuevo Copiar,
y ALLI MISMO, EN ESE MISMO RANGO, SIN MOVERME, HAGO UN PEGAR, PEGADO ESPECIAL SOLO
VALORES. El grabador de macros con estas acciones, que nos dejaron el archivo plano como se ve en la
imagen, generó el siguiente código:
Se ve un poco largo, pero lo que lo hace largo son esas líneas con las cuales se “bautizan” los
encabezados de columna. Intencionalmente he marcado la línea Range(“I2753”).Select, que es el único
problema serio, el resto del código se puede depurar, y mucho, pero no hacerlo si bien no es
indispensable, si es importante. Más adelante, cuando hagamos una revisión del código, arreglamos
eso.
Ahora sigue colocar en una columna A un número serial. Porque? Porque vamos a ORDENAR por esta
columna I, en la cual hicimos el concatenar, para DEJAR JUNTICAS TODAS LAS CUENTAS Y PODERLAS
PASAR A UNAS COLUMNAS APARTE, PARA SEPARARLAS DE LOS NITS. Recuerde que las cuentas están
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
en la misma columna de los Nits, y esto, para una base de datos, NO PUEDE SER. La columna o Es
campo Código de tercero o Campo Cuenta, pero no pueden ser los dos. Lo que hicimos para
solucionarlo, fue que las tamizamos, las seleccionamos, las identificamos mediante el principio de que
cuando hay una cuenta no hay valores transaccionales, y lo hicimos con el concatenar en la columna I.
Ok, espero que me vaya siguiendo. Sigamos. En otra macro, voy a montar el serial en la columna A. Es
la lección que le enseñé al depurar la información Ordenando los datos. ESO MISMO:
Inserto UNA COLUMNA NUEVA EN LA COLUMNA A. Coloco en A1 el título “Serial”, en A2 el numero 1, y
en A3, el numero 3. Selecciono las dos primeras casillas y arrastro hasta el final del archivo plano.
Al realizar esta operación se genera el siguiente código:
Recuerde que si la macro le queda grabada en el archivo CG03013, debe recortarla y pegarla debajo del
resto de macros que luego uniremos, y esas las estamos colocando todas, una debajo de la otra en el
modulo1 del archivo “EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm”
Esto fue lo que hicimos, y grabamos:
Ahora, en la siguiente macro ordenamos toda la información por la columna J, que es la columna en
donde hicimos el “join”, es decir, en donde unimos las celdas de los valores para detectar las filas que
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realmente están en blanco, y que indudablemente corresponden a las cuentas. Grabamos la macros y
ordenamos por esa fila:
Ante la pregunta:
Le damos “Ordenar por separado los números almacenados como texto”. De esta manera, las cuentas
nos quedaran en donde queremos, arriba:
Vé?
Ya tenemos las cuentas TODAS JUNTAS, REUNIDAS en donde queremos tenerlas.
Insertamos dos nuevas columnas en B y en C, en estas columnas colocaremos las cuentas:
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Como nos quedaron juntas, solo nos resta BAJAR por la columna E, hasta que lleguemos al final de
todas las cuentas. Cómo? Seleccionando D1 o D2 y con fin mas flechita hacia abajo, llegas a la ultima
cuenta. Allí, junto a esa última celda, la ultima cuenta, seleccionas también la descripción de esa última
cuenta, y luego desde abajo seleccionas todo el rango equivalente a las cuentas, con Control + Shift +
Flecha arriba:
En la imagen, descendí hasta la última cuenta:
Luego, oprimiré, desde aquí, control + shift + flecha arriba, para tomar todo el rango correspondiente a
las cuentas:
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Corto la sección D y E y selecciono la Celda B1
la paso a B y C:
Ahora, necesitamos de nuevo colocar unos encabezados en D y E, pues nos quedaron VACIOS, así
Excel nuevamente reconocerá la región activa de todo el archivo plano. Es necesario porque vamos a
ordenas nuevamente por la columna Serial.
He puesto cualquier cosa, pues todavía no son los encabezados definitivos. Ahora ordeno por la
columna A, la del serial:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Al ordenar el archivo plano nos queda así:
Fíjese que logramos separar las cuentas de los nits y los nombres de nits!!! Sabe que es lo único que
falta? Grabar en la siguiente macro la técnica de rellenar los espacios que le he enseñado, y luego
eliminar las celdas de las cuentas, pues ya sabemos en donde están!!
En este punto, al detener la macro, encontramos que se ha grabado el siguiente código:
El código grabado continua en la siguiente imagen:
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Seguidamente, prendemos nuevamente el grabador de macros, nos ubicamos en la celda A1,bajamos
hasta la última, nos pasamos a las celdas de al lado, y desde allí seleccionamos el rango, hasta A1:
Estando en A1, bajo hasta la última:
Con las flechitas, me paso a la celda C:
Desde aquí, oprimo simultáneamente, con control + shift + inicio AGARRO todo el rango hasta A1:
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Listo, ahora voy por la ficha inicio, buscar y reemplazar, ir a especial, celdas en blanco. Escribimos la
formula + la celda de arriba y en lugar de Enter, hago Control+Enter, para copiar en los rellenos la
información que está en la celda de arriba de las celdas en blanco:
Seguidamente, marco las columnas B y C, y hago un copiar, pegado especial, solo valores.
Estos pasos generan el siguiente código:
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Aquí estoy señalando el “Range(“C2721”).Select, porque ese pedacito habrá que arreglarlo
después, y decirle que, habiendo bajado a la ultima celda con el comando
Selection.End(xlDown).Select, SE DESPLACE DOS CELDAS a la derecha DESDE LA CELDA
ACTIVA, que es la ultima que quedó seleccionada.
Estas dos instrucciones que siguen, también se pueden quitar:
Windows("EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm").Activate
Windows("CG03013.xlsx").Activate
Sobran, pues la maquina sabe que está trabajando en el libro activo
Al final se le “PELUQUEAN” esos comandos un tanto redundantes. Es que cualquier acción incluso las
que no agregan valor, quedan grabadas.
Entonces, ya hicimos el relleno colocando una fórmula que no es más que decirle a las celdas vacías
que JALEN el dato que está arriba de ellas. +Celda arriba. Antes de continuar, esa fórmula hay que
desbaratarla con el viejo y conocido método de copiar las dos columnas y pegarlas ALLI MISMO, pero
con la opción, pegar valores. Como al final de esta secuencia, las hemos dejado seleccionadas, solo nos
resta hacer la macro de copiar, y luego dar pegado especial valores:
Recuerde que TIENE que seleccionar las dos columnas en las cuales quedó el relleno.
Mire que están las dos columnas seleccionadas, y hago clic derecho para que salga el menú emergente,
y hago clic en Copiar.
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Después ALLI MISMO hago clic en Pegado especial:
Al hacer clic allí, me saldrá una ventana que me dice QUE COSA EN ESPECIAL QUIERE QUE PEGUE:
Activo la casilla SOLO VALORES, y listo, detengo la macro.
Después de dar ACEPTAR, con el teclado del computador oprimo la tecla Escape para que se me
DESAPAREZCAN esas líneas INTERMITENTES que me están seleccionando el rango de las dos columnas
que COPIE y PEGUE ESPECIALMENTE. Es lo que se conoce como desactivar el Clipboard, pues si
deseara pegarlo en otro lado, lo podría hacer, pues Excel lo ha guardado en memoria. Como no lo
quiero más, lo desactivo dando escape.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Eso genera este código:
Cuando DI ESCAPE CON EL TECLADO, se quita la intermitencia del rango, y corresponde a la
instrucción Application.CutCopyMode = False
Esta macrito que acabo de hacer, el numero que sea, que se generó en el libro CG03013, la corto y la
pego en donde estoy pegando todas las macros.
Este archivo ya está cerca de finalizarse. Ya hemos logrado:
1. Limpiarle la basura de los encabezados del listado.
2. Detectar las filas que corresponden a las cuentas (con los blancos de la columna de la derecha)
3. Insertar dos columnas y lograr desplazar los códigos de las cuentas y sus nombres a un lado
izquierdo, aparte de los códigos de los terceros, pues compartían la misma columna y para una
base de datos esto es inadmisible.
4. Rellenar, debajo de las cuentas desplazadas (no por la violencia), los datos de esas mismas
cuentas y nombres de cuentas.
Que sigue? O, que nos falta para acabar?
1. Ahora sí, aprovechar las celdas que están en blanco FRUTO de la función concatenar que
hicimos, recuerde que unimos el contenido de todas las celdas para detectar en donde había
CUENTAS y en donde NO, para desplazarlas y rellenar ESA información al lado de los terceros.
Como ya hicimos el relleno, estas celdas ahora ya no las necesitamos y antes por el contrario,
ahora nos sobran, pues la meta es convertir eso en forma de base de datos. Entonces: Paso
siguiente: Deshacernos de todas las celdas de la columna de la extrema derecha que quedaron
en blanco. Aquí le pego una imagen para que observe:
420
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
La que pinté de grisecito de la derecha, es la que vamos a USAR para deshacernos de las filas que ya
nos sobran. Para mayor claridad, en esta siguiente imagen, le estoy mostrando cuales son las filas que
ya no nos sirven y que hay que borrar, pues para que la información sea trabajable debe ser en forma
de base de datos. Esta imagen que le presento es la misma que esta de arriba, en esta le estoy
señalando las filas que vamos a proceder a borrar:
Si se fija en esta imagen, las filas que YA NO NECESITAMOS CORRESPONDEN CON EL HECHO, DE QUE
EN LA COLUMNA L ESTAN VACIAS O ESTAN EN BLANCO.
Ahora, NO NOS VAMOS A PONER A ELIMINAR ESTAS FILAS UNA A UNA, NOOOO. Las vamos a eliminar
con la técnica que hemos venido indicando en el libro, con un filtro.
Entonces: Vamos a grabar la siguiente macro que nos eliminará estas filas que ya no queremos:
Encienda nuevamente el grabador de macros por la opción ficha programador, grabar macro, en este
libro. No se preocupe si el libro no es el mismo en el cual esta guardando todas las macros, luego con
el editor de visual basic, va a la macro grabada en ese libro, la corta como cuando corta texto en
Microsoft Word, se pasa EN EL VISUAL BASIC al módulo del archivo en donde está acumulando todas
las macros parciales, que en este caso es “EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm” y la pega debajo de las
demás.
Entonces, recapitulando: prende el grabador de macros, y pone un filtro. Dado que el archivo ya tiene
títulos en los encabezados de columna, y tiene un número serial para todas las filas, Excel reconocerá
TODA la tabla, o región corriente sin necesidad de seleccionar todo el rango.
Entonces, recapitulando: prende el grabador de macros y pone un filtro. VA A SELECCIONAR EL FILTRO
DE LA COLUMNA QUE ESTA EN GRIS, que en mi caso se llama “reterdvfvx”. Recuerde que he puesto
encabezados solo para efectos de que los filtros trabajen. Más adelante le identificaremos
correctamente los encabezados. No los identifico aún, porque estas columnas NO SON CON LAS QUE
NOS VAMOS A QUEDAR. Pues también hay que arreglar los valores, y eso ya hemos visto como hacerlo
en otras partes de este libro.
Entonces, vuelvo y recapitulo que es lo que vamos a hacer: Prende el grabador de macros, pone un
filtro, selecciona la columna donde están los blancos, y DES-selecciona TODO, busca las que están
en BLANCO y las selecciona. Que ocurrirá? Que Excel NOS DEJARÁ JUNTICAS TODAS LAS CELDAS QUE
YA NO NECESITAMOS. TENIENDOLAS JUNTAS, PROCEDEMOS A ELIMINAR TODAS LAS FILAS.
Entonces: Le muestro en imágenes todo lo anterior:
Paso 1: GRABA ESCENA MACRO SIGUENTE (como en las películas), Pongo el filtro:
421
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
UBICADO EN EL FILTRO, Desactivo la casilla de verificación Donde dice Seleccionar todo, Bajo con la
barrita de desplazamiento DEL FILTRO hasta la última parte, esta: y ACTIVO LAS VACIAS, ASI:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En cuanto LO HAGA, sucederá que Excel solo nos dejará, Las vacías: (Que valga la redundancia).
Puede darse cuenta, como el filtro nos hace la tareíta en un segundo, y lo mejor de todo, es que NADA
DE TODO ESTO TENDREMOS QUE VOLVERLO A HACER PORQUE ESTAMOS GRABANDO TODOS LOS
PASOS EN UNA MACRO. Sigue: Selecciona todas las filas, desde la segunda visible, hasta la última:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Luego Le da BOTON DERECHO (aparecerá un menú emergente), y ELIMINAR FILA:.
Para que se vea más claro, aquí le pongo un ACERCAMIENTO:
424
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En cuanto elimine las filas, se le desaparecerá todo. NO SE PREOCUPE, o NO SE ASUSTE:
Fíjese que hay un filtro, UN EMBUDITO en la columna L:
425
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Lo ve? Aquí le hago otro ZOOM:
ESTE que se ve a la derecha con una flechita hacia abajo:
Cada vez que una hoja tenga filtros, FIJESE EN DONDE ESTAN LOS EMBUDITOS, así sabrá que esas
columnas Están filtrando algún dato, dado algún criterio del usuario. En este caso, nuestro criterio fue
que nos seleccionara todas las celdas en blanco, Como las acabamos de eliminar, pues ya no nos
muestra nada. Lo que tenemos que hacer, es Hacer clic allí y darle clic a Seleccionar todo y Aceptar:
426
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Esta operación de eliminar las filas que no nos interesan, nos generó el siguiente código:
Aquí le estoy señalando el número 2721, que corresponde a la última fila del archivo. Esa Celda, esa
instrucción habrá que corregirla, pues seguramente otro archivo podría tener más o menos filas. Eso lo
arreglaremos con una variable, la variable UltimaFila que en la sección de macros aprendimos a hacer.
Recuerda? Espero que sí, si no, le agradezco retorne a la sección de macros y repase.
Ok. Mire como queda todo después de haber eliminado las filas que nos sobraban: Fíjese que la
columna L, la de la derecha, que tanta utilidad nos ha dado, sigue allí, ya no tiene celdas en blanco.
Le muestro esta otra imagen para que vea más claramente como este archivo plano ya se va
pareciendo más a una base de datos:
Ok, esa columna L, que tanto nos sirvió, ahora ya no la necesitamos. Prenda el grabador de macros,
seleccione esa columna y elimínela. Al hacerlo, se generará este pequeño código:
La macrito generada, al igual que las demás, córtela y péguela debajo de las otras.
427
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Que falta? Muy Poco. Qué? Queda un problemita por resolver. Fíjese como se presentan los valores
crédito en este archivo plano:
Tienen una columna adyacente en la cual, en los casos en los que son valores Crédito, pone un “CR”.
Este balance, como cualquier otro, al final debe de darnos CERO, prueba IMPAJARITABLE (Agradezco
sepa excusar mis modismos), de que el balance esta cuadrado o más que eso, de que a nosotros nos
ha quedado Bien depurado. Aunque en la práctica, casos se ven en donde DE UNA se pillan balances
descuadrados, aunque el mismo archivo plano, si se fija, por lo general al final muestra unos totales
generales, y cuando un balance está descuadrado, allí se puede ver, que en las columnas saldo inicial y
final, no están en ceros. Por otra parte, si el archivo plano reporta cuanto suman los débitos y los
créditos totales, a ese valor deberemos llegar y así sabremos que el archivo, por lo menos en cuanto
valores generales, nos ha quedado correcto.
Otra situación con la que me he encontrado es que, dado que en esta depuración nos estamos
quedando con información de las cuentas a nivel de terceros, y al analizarla e irla mayorizando por
clase, grupo, subgrupo, cuenta, en ocasiones no corresponde con las sumatorias a nivel de terceros. Es
una prueba que podría uno llamar de “Integralidad de la información”, en la cual se detectan
inconsistencias en la acumulación de los saldos del mismo sistema. Eso se puede revisar, y podríamos
cruzar, rápidamente con una tabla dinámica, contra los totales que nos mostraban los asteriscos al
comienzo, en el archivo plano, pues por lo general, en estos archivos del CG1, un asterisco son los
totales por clase, dos asteriscos totales por grupo, etc.
Ok. Nos falta el código que nos arregle los valores. Vamos a grabarlo: ya sabemos que nos podemos
servir de las columnas en donde están los CR y aparte, en una nueva columna colocar una función
=Si(), y copiarla a todo lo largo del rango. Es una manera, de solucionarlo, que a mí me gusta pues
resulta ser más rápida que si me pusiera a recorrer la columna y en donde aparezca el CR multiplicar
por menos uno o algo así. Créame que hacer la función Si() en una columna adyacente, a la derecha, y
copiar las formulas hacia abajo es muchísimo más rápido que obligar Excel a que recorra cada columna
arreglando los valores uno a uno.
Ok. En Excel, nos ubicamos en el archivo plano. Prendo nuevamente el grabador de macros. Me ubico
en la celda en la cual voy a montar la función =SI(), que en este caso será la L2, y en ella
introduciremos la siguiente función:
=SI(G2="CR";-VALOR(F2);VALOR(F2))
La cosa es que, cada vez que aparece un CR, el valor es crédito, es decir, NEGATIVO, por eso, lo que
hacemos es traer el valor negativo, utilizo la función valor, POR SI DE PRONTO sigue apareciendo algún
numero que Excel lo está tomando como Texto. De esta manera me REASEGURO de que
definitivamente quede negativo. En caso de que no haya un CR, solo traeré el valor de la celda, usando
también, la función Valor.
En M2 introduciremos : =VALOR(H2) que corresponde a los débitos del archivo plano
En N2 introduciremos : =VALOR(I2) son los créditos del archivo plano
428
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En O2 introduciremos : =L2+M2-N2 el saldo final, podemos optar por sumar las funciones anteriores.
Detenemos la macro.
Ahora, antes de ver el código que generó Excel, veamos gráficamente la introducción de la función
=Si():
Esa es la función que está en L2, que en este caso devuelve un cero. Si en L2 le damos F2 Editar,
podemos ver las celdas que está tomando, o ver mejor como está montada la formula:
Ok. Después de haber ingresado esas funciones y haber detenido la macro, este es el código que se
generó:
Ok, ahora en la siguiente macro que grabaremos, vamos a tomar estas cuatro celdas, copiarlas y
pegarlas a todo lo largo del rango del archivo plano.
Una manera de hacerlo, puede ser:
1. Seleccionar las celdas, copiarlas, pasarnos a la celda A1 o a2, con el comando FIN mas flecha
hacia abajo, iremos hasta la última fila del archivo, nuevamente con FIN mas flecha a la
derecha iremos a la esquina inferior derecha, nos desplazaremos una casilla mas a la derecha,
y en ese punto, ya estaremos ubicados en el punto del rango final. Desde este punto final
429
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
estaremos correctamente ubicados y seleccionando, desde este punto final, hacia arriba,
tomaremos todo el rango de celdas que queremos pegar.
El inconveniente es que, si nos pasamos a A1 o A2, para que la técnica del FIN + flechita de
dirección, funcione, deben de existir datos a todo lo largo de la dirección sobre la que nos
estamos moviendo. Si llegara a haber un espacio en blanco, Fin + Flechita podría detenerse a
mitad de camino, y es lo que sucederá en este caso, pues el archivo tiene muchas celdas en
blanco, como es el caso de la columna G, columna que contiene o no los caracteres CR, y sobre
ella pasaremos cuando al final demos Fin + flechita a la derecha.
2. Otra manera es, en lugar de pasarnos a la celda A1 y bajar hasta el final, pasarnos solo hasta la
columna J, que representa el saldo final, y deslizarnos hasta el final por allí, luego nos
desplazamos dos celdas a la derecha y ya tendremos el punto final del rango sobre el cual
pegaremos estas cuatro celdas con sus formulas.
El inconveniente? Igualmente no podemos arriesgarnos a que haya un espacio en blanco que
es poco probable que lo haya, pero puede existir incluso por error, y podría detenerse a mitad
de camino. Entonces, tampoco. Busquemos otra opción:
3. Considero que la mejor opción es, arrancar desde la última celda, en la columna A, de la hoja
de cálculo, la 65.536 si es Excel 2003 o la 1.048.576 si estamos en Excel 2007. En la sección de
macros aprendimos un comando que sirve para ambos casos, pero en este caso queremos
hacerlo usando el grabador de macros, por lo que debemos de saber con certeza en que
versión de Excel estamos trabajando. Así pues, la mejor opción, para encontrar la última fila, es
ir hasta la última celda de Excel, y subir hasta estrellarnos con el último dato de la región
corriente, por la columna A. ¿Porque la A y no la J la columna del saldo final? Respuesta:
Porque hay casos en que las demás columnas no tienen la misma longitud que la primer
columna, y queremos estar exentos de error. Luego, INEVITABLEMENTE tendremos que
escribir MANUALMENTE el código que desplaza la celda activa hasta la columna L. Recuerde
que comenzamos a escribir la función =SI() en L2, así que la columna L-Ultima fila, será el
punto final del rango sobre el cual pegaremos la función que estamos copiando.
Vamos a hacerlo:
Prendemos otra vez el grabador de macros. Selecciono las cuatro celdas que contienen las formulas:
Las copio:
Me voy por la ficha INICIO – Buscar y seleccionar – Ir a (puede ver que hay un short-cut o atajo de
teclado que Excel nos está diciendo que también podemos usar para evitar esos Clic adicionales de
ratón, control + I)
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En cuanto salga la ventana, escribiremos las coordenadas o referencia de la última celda en la columna
A, esto es A1.048.576:
Clic en Aceptar. Una vez que lleguemos a la ultima celda, oprimiremos FIN + celda hacia arriba:
431
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Puede ver que al lado de “Listo” dice “Modo Final”, quiere decir que ya oprimí la tecla FIN y solo flat
oprimir la flecha hacia arriba para salir disparado y estrellarme sin lugar a dudas con la ultima celda:
En este punto, detenemos la macro y vamos al código que se generó, y completarlo:
No se fije en el número de macro por la que voy, dado que como estoy escribiendo el libro mientras
hago las macros, y grabo las imágenes, no me están quedando en secuencia, pero eso no es problema,
solo pegue la macro, que esté correcta. Observe el código, mire que todo eso a lo que le hemos
“botado corriente” sobre como copiar y pegarlo en el rango correcto sin error, queda reducido esas
cuatro líneas.
Este pequeño código ya tiene la instrucción de copiar e ir hasta la última celda de la columna A, del
archivo plano. Solo necesitamos que se SELECCIONE la columna L. La columna L es la columna número
12, o la letra numero 12, si cuenta desde A, hasta L.
La instrucción que debe escribir, debajo de esta macro, es la instrucción ActiveCell.Offset que se explicó
ampliamente en la parte teórica. Solo se necesita escribir esta línea:
ActiveCell.Offset(0, 11).Select
Porque escribo 11 si la columna L es la columna 12? Porque si se mueve, desde A, doce veces, quedará
ubicado en la columna M, en lugar de L. Cuando usted camina y comienza a contar pasos, NO CUENTA
el punto inicial, cuenta desde el primer paso, el paso que lo llevará a la posición o punto 2. Entonces es
lo mismo aquí, es cuestión de cuantos pasos o celdas se debe mover Excel. Cero filas, 11 columnas a la
derecha.
432
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Recuerde que las MINIMACROS como esta, se pueden probar, ejecutar paso a paso, así que si se
equivoca en la cantidad de posiciones, pues rectifique, hasta que encuentre la referencia o coordenada
de desplazamiento correcta. Es imprescindible que para una mejor comprensión de esta parte haya
leído la parte teórica que hacía referencia al tema de Activecell.Offset en el libro.
Una vez incorporada la línea en el código, y comprobada queda así:
Este es, en la práctica, de las pocas cositas en las cuales se debe “meterle la mano” al código.
Ok, ahora, desde este punto podemos seguir usando el grabador de macros, para la parte que nos
falta. Entonces, esta macro la corremos, y cuando termina fíjese que nos está pidiendo que
seleccionemos el destino y que peguemos. Ubicados aquí, en donde nos deja, grabaremos el pedazo de
macro que nos falta.
Ubicados en el punto final del rango, prendemos el grabador de macros y lo que hacemos es oprimir las
teclas Shift + FIN + flecha arriba. En cuanto se seleccione todo el rango, se da ENTER. Sucederá que
quedará pegada, a todo lo largo del rango, las formulas de las cuatro celdas que estamos copiando.
Seguidamente, de una vez allí, con TOOODO el rango seleccionado, de nuevo copiamos y pegamos,
esta vez con el propósito de DESBARATAR las formulas, daremos PEGADO ESPECIAL SOLO VALORES.
Puesto que hace un momento hicimos esa operación de copiar y pegar solo valores, no considero
necesario volver a pegar las imágenes.
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Una vez hecho lo anterior, esto es lo que nos queda:
Fíjese que los 126.820.009,36 que son CREDITO, quedaron negativos. Quiere decir que la función
opera correctamente y cumple su cometido. Esta operación de seleccionar el rango, pegar, volver a
copiar y pegar solo valores, generó este código, que deberá ir debajo del otro que manipulamos
manualmente:
Después de esto, YA NO NOS HACEN FALTA LAS COLUMNAS DESDE LA F HASTA LA COLUMNA K. Estas
son las columnas viejas del archivo plano que representaban el saldo inicial, la columna de los CR, los
débitos, los créditos y la columna de los CR. Puesto que ya organizamos los valores y los convertimos
en negativos cuando son CR‟S (créditos), podemos proceder a Eliminar esas columnas.
Entonces, nuevamente prenda el grabador de macros, seleccione esas columnas y elimínelas. Detenga
la macro y pegue ese código debajo de los que venimos haciendo. En esta imagen estoy seleccionando
las columnas a ELIMINAR:
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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
En esta, ya las he eliminado, y ha quedado así:
Eso generará este código, como podrá ver es muy sencillo de entender, pero no por eso tiene que
escribirlo, siempre que pueda use el grabador de macros:
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Fíjese como va quedando el archivo ya depuradito:
Solo nos falta colocar los encabezados de columna y colocarle el formato a los números.
Prenda el grabador de macros, seleccione las columnas de los valores, esto es, de la F hasta la I, haga
clic derecho para que salga el menú emergente, y coloque el formato de celdas NUMERO de su
predilección, o el que considere necesario:
Este es el código que se genera, el cual también vamos cortando y llevando para el otro lado:
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Ahora, la macro de los encabezados. Solo es prender el grabador de macros y colocar los encabezados
a todas las columnas:
Genera este código:
Podemos decir que ya hemos finalizado. Solo falta unir todas las macros y mejorarla en aquellas partes
en donde quedaron celdas fijas y necesitamos que se mueva con el ActiveCell.Offset. También debemos
definir la variable Ultimafila para remitirnos siempre en verdad a la última fila y no a una última fila fija
de un solo archivo plano. Recuerde que si no se hacen esos arreglos la macro no le operará bien si le
llega a salir un archivo diferente.
Si usted afina bien esta macro, le puede servir para cualquier compañía que maneje este tipo de
archivos de CG1, el CG03013. Si es versión CG1 versión 8.5, es el archivo UFCG1041, el cual encontrará
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que es muy similar a este, por no decir que es casi la misma cosa, pero esta macro le servirá para el
CG03013. Tendrá que construir la que corre para el UFCG1041.
Código Mejorado.
Este es el código con los cambios mínimos necesarios para que funcione. No se requiere que haya una
superdepuracion para que trabaje. Igual lo hará. Con el tiempo, si encuentra que le gusta el tema, le irá
quitando toda la redundancia que tiene por doquier, y seguramente lo escribirá mucho mejor.
Una buena manera de unir todas las macros que se fueron colocando una debajo de la otra, es
colocarles un apostrofo. Cuando se coloca un apostrofo, el programa ignora las líneas, pues reconoce
que solo son líneas informativas. Así, el código de la primera macro seguirá derecho en la segunda y así
sucesivamente. Por ello verá que los encabezados de las macros quedan, para que nemotécnicamente
uno recuerde todas las macros que se construyeron para realizar toda la tarea.
He preferido colocar las imágenes del código tal como se ve en el editor del visual basic, si lo desea
puedo enviarle esta macro a su correo, previa verificación de que haya realizado la compra legal del
libro.
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A continuación, el código que acabamos de ver, se depura un poco:
Sub EjemploLibroDepuracionCG03013Depurada()
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ULTIMAFILA = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
ChDir "C:\Documents and Settings\Administrador\Escritorio"
Workbooks.OpenText Filename:= _
"C:\Documents and Settings\Administrador\Escritorio\CG03013.P03", Origin:= _
xlMSDOS, StartRow:=1, DataType:=xlDelimited, TextQualifier:=xlDoubleQuote _
, ConsecutiveDelimiter:=False, Tab:=False, Semicolon:=False, Comma:= _
False, Space:=False, Other:=False, FieldInfo:=Array(1, 2), _
TrailingMinusNumbers:=True
Range("A1") = "TITULO"
Columns("A:A").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$A$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=1, Criteria1:="=*|*", _
Operator:=xlAnd
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
ActiveSheet.Range("$A$1:$A$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=1, Criteria1:=Array("" _
,_
"--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------" _
,_
"--------------------- ------------------ ------------------- ---------------------" _
,_
"----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------" _
,_
"===================== ================== =================== =====================" _
), Operator:=xlFilterValues
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Delete Shift:=xlUp
ActiveSheet.Range("$A$1:$A$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=1, Criteria1:="=*===*" _
, Operator:=xlAnd
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Delete Shift:=xlUp
Selection.AutoFilter
Range("B1") = "Asteriscos"
Range("B2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=LEFT(RC[-1],8)"
Selection.Copy
Range("A1048576").End(xlUp).Offset(0, 1).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Columns("A:B").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$B$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Array("*" _
, "**", "***", "****", "*****"), Operator:=xlFilterValues
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Delete Shift:=xlUp
Selection.AutoFilter
Columns("B:B").Delete Shift:=xlToLeft
Columns("A:A").Select
Selection.TextToColumns Destination:=Range("A1"), DataType:=xlFixedWidth, _
FieldInfo:=Array(Array(0, 1), Array(11, 1), Array(45, 1), Array(73, 1), Array(75, 1), _
Array(94, 1), Array(114, 1), Array(134, 1)), DecimalSeparator:=".", _
ThousandsSeparator:=",", TrailingMinusNumbers:=True
Columns("A:I").Select
Columns("A:I").EntireColumn.AutoFit
Range("B1") = "sd"
Range("C1") = "sdf"
Range("D1") = "sdfds"
Range("E1") = "sdfsdfdsffsd"
Range("F1") = "sdfsdfsdfsdfdsf"
Range("G1") = "sdfsdfsdfsdfsfsfd"
Range("H1") = "dsfds"
Range("I1") = "reterdvfvx"
Range("I2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-6]&RC[-4]&RC[-3]&RC[-2]"
Selection.Copy
Range("G1048576").End(xlUp).Offset(0, 2).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
448
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Application.CutCopyMode = False
Selection.End(xlUp).Select
ULTIMAFILA2 = Cells(Application.Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
Columns("A:A").Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("A1") = "Serial"
Range("A2") = 1
Range("A3") = 2
Range("A2:A3").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & ULTIMAFILA2 & ""), Type:=xlFillDefault
Range("A2:A" & ULTIMAFILA2 & "").Select
Range("A1").Select
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Clear
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
"J2:J" & ULTIMAFILA2 & ""), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
xlSortNormal
xlSortTextAsNumbers
With ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort
.SetRange Range("A1:J" & ULTIMAFILA2 & "")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
Columns("B:C").Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("F2").End(xlDown).Offset(-1, -2).Select
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, 1)).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
Selection.Cut
Range("B1").Select
ActiveSheet.Paste
Range("D1") = "4353"
Range("E1") = "43534535t3"
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Clear
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
"A2:A" & ULTIMAFILA2 & ""), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
xlSortNormal
With ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort
.SetRange Range("A1:L" & ULTIMAFILA2 & "")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
Range("A1").End(xlDown).Select
Range("C" & ULTIMAFILA2 & "").Select
Range(Selection, Cells(1)).Select
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selection.FormulaR1C1 = "=+R[-1]C"
Columns("B:C").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$L$" & ULTIMAFILA2 & "").AutoFilter Field:=12, Criteria1:="="
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
Columns("L:L").Delete Shift:=xlToLeft
Range("L2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(RC[-5]=""CR"",-VALUE(RC[-6]),VALUE(RC[-6]))"
Range("M2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VALUE(RC[-5])"
Range("N2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VALUE(RC[-5])"
Range("O2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=+RC[-3]+RC[-2]-RC[-1]"
Range("L2:O2").Select
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="R1048576C1"
Selection.End(xlUp).Select
ActiveCell.Offset(0, 11).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Columns("F:K").Select
Selection.Delete Shift:=xlToLeft
Columns("F:I").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0.00_);[Red](#,##0.00)"
Range("A1") = "Serial"
Range("B1") = "Cuenta"
Range("C1") = "Nombre de la cuenta"
Range("D1") = "Tercero"
Range("E1") = "Descripcion"
Range("F1") = "Saldo inicial"
Range("G1") = "Debitos"
Range("H1") = "Creditos"
Range("I1") = "Saldo final"
End Sub
Para finalizar:
Puede ver que todo esto se ha construido básicamente usando el grabador de macros. Usamos la
técnica de definir la ultima variable un par de veces al definir la última fila, y uno que otro
activecell.offset, un par de claves que una vez conocidas son muy sencillas. No hubo necesidad ni
siquiera, de usar algún procedimiento de recorrido como For next o Do until.
Espero
que
todo
lo
que
hay
aquí
[email protected]
Éxitos y bendiciones
Alejandro Quiceno García
450
le
sea
de
utilidad,
puede
escribirme
a
mi
email,
Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración
Para saber más:
Pagina
Pagina
Pagina
Pagina
web
web
web
web
de Chip Pearson
de Ozgrid.Com
de Mr Excel.Com
de David McRitchie
Archivo de Internet “xlfdic.xls” Diccionario de Formulas de Peter Noneley.
Referencias de estos sitios webs fueron traducidas al español por el Autor, adaptadas y enriquecidas
con las situaciones del día a día contable.
451
Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración
Agradecimientos
La dificultad más grande que tuve que superar para sacar este libro adelante fue el condicionamiento
que el medio ejerce sobre uno. Es terrible como el prejuicio hacia el no, hacia la negación reina casi en
toda parte. Me parece tenaz como en cada una de las fases, mucha gente que uno considera y la tiene
en su opinión como muy importante en orden de estimación, son a veces las primeras en desanimarte,
personas que en lugar de allanar el camino, pretenden mostrarte todas las dificultades, sin proporcionar
valor agregado. Hubo de todo: pensamientos malevos que atacan tu ego y tu capacidad, hasta ideas
tales como que el mundo se acaba el 23 de diciembre de 2012.
Este libro fue sacado contra viento y marea, cuando llegué al momento en el cual había terminado el
manuscrito necesitaba un o una mecenas. Alguien que creyera en mí, pero que no me viera con ánimo
de lucro, solo que me extendiera una mano. Cosa difícil hoy en día, pues es tremenda la cultura del
“CVY” : “Como voy yo”. Y no es un “como voy yo” de una simple comisioncita, es una porción grande
que quieren usufructuar de ti. Solo la amistad podía suplir mi necesidad, y así fue.
Tengo que agradecer a Nelsy Gomez Solarte, quien desde el momento que le conté que ya tenía el
libro listo, ha creído en este proyecto a ojo cerrado. Casi no tener amigos es muy triste, pero tener
amigos que de verdad tienen la capacidad de extender una mano y ayudar, como dice la propaganda
de Máster Card, no tiene precio. La lucha de los emprendedores solo se ve iluminada, irrigada por el
poder de la amistad y la solidaridad, valores intangibles que en un panorama económico poco se
estiman y sin los cuales, quien sabe como estaría la economía en realidad.
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