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La solución informática Certool es una herramienta concebida para implantar y mantener
de forma eficaz los diferentes sistemas de gestión de una organización. Este software
se ha renovado, y su nueva versión cuenta con una mayor adecuación y potencia
funcional. Además, es más fácil de usar y se adapta aún mejor a cualquier entidad.
Eduardo
García
Bermejo
Dirección
Comercial de
Certificación
AENOR
Totalmente
renovado
H
ace ya más de una década
que AENOR puso a disposición de las organizaciones
la solución informática Certool, herramienta concebida para implantar
y mantener de forma eficaz los diferentes sistemas gestión. Certool es un
software basado en los modelos que
se definen en las normas ISO de sistemas de gestión, que incorpora todo el saber hacer de AENOR en esta
materia y que se nutre continuamente del feedback de los clientes. Pretende dar respuesta a cada organización
en función de sus necesidades en materia de gestión de sistemas y presenta dos productos. Certool Compact es
una solución dirigida a resolver necesidades imprescindibles en la gestión del sistema como el control documental, gestión de no conformidades
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Seguimiento
y análisis de
indicadores
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y acciones de mejora. Y Certool Premium es una solución global que incluye todas las funcionalidades necesarias para dar respuesta a los requisitos comunes que se establecen en
las normas de sistemas de gestión.
Este carácter modular, unido a la
posibilidad de administrar sistemas
multi-centro, permite que cada organización pueda elegir la solución que
mejor se adapte a sus necesidades en
un momento determinado y escalar
conforme cambien sus necesidades
organizacionales o funcionales. Asimismo, su completo sistema de permisos de usuarios, hace posible que
cada persona pueda acceder justo a
la información que necesita en un determinado momento.
Certool está dirigido a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño y sector de actividad, con uno o múltiples centros de
trabajo o unidades de negocio. Permite gestionar uno o más sistemas, integrados o gestionados de forma independiente, en proceso de implantación, implantados o certificados. Por
último, abarca todas las funciones y
personas de la organización.
Más prestaciones
Pero si en todos los sectores cambian
las necesidades y expectativas de los
clientes, especialmente en el campo
de las tecnologías de la información
estos cambios se producen a una velocidad de vértigo. Esto obliga a mantener Certool en continua evolución
para ofrecer un producto siempre
actualizado, tanto tecnológicamente
como funcionalmente. Así, hace ahora dos años, y a partir de un minucioso análisis de las necesidades y expectativas de los usuarios de Certool, se
inició un proceso de innovación del
Diseño
de procesos y
generación de
documentos
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ENTREVISTA
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Mariano Bonilla
« Administramos mejor los diferentes
aspectos del sistema de gestión
¿Qué sistemas de gestión tiene
el Fondo Social de la Vivienda
implantados?
El Fondo Social para la Vivienda
(FSV) ha implantado y certificado
un Sistema de Gestión de la Calidad
de acuerdo con la Norma UNE-EN
ISO 9001 para todos los procesos
de la institución; esto es, un total
de 22 procesos y siete subprocesos.
¿Qué alcance tiene el certificado
UNE-EN ISO 9001?
El alcance de nuestro certificado
cubre la prestación de servicios de
aprobación de créditos hipotecarios
para la adquisición de vivienda. En
este sentido, engloba tres centros
de trabajo -la oficina central y dos
agencias regionales- con un total
de 465 empleados de la institución.
¿Por qué opta la organización a la
implantación de Certool?
Certool es una herramienta que permite administrar de mejor manera
los diferentes aspectos que un sistema de gestión requiere para su
correcta implantación. Gestión de
procesos, control documental y registros, indicadores, auditorías de
calidad, productos no conformes,
acciones de mejora, no conformidades o gestión de recursos, son algunos de estos aspectos.
¿Qué ventajas aporta Certool en la
gestión de los sistemas?
EL FSV ha obtenido resultados
«
producto y los servicios asociados a
su implantación. El objetivo era crear
un entorno más fácil de usar, práctico y potente funcionalmente; pero, al
mismo tiempo, respetar y mejorar todas aquellas características y prestaciones mejor valoradas por los usuarios. Este proceso acaba de finalizar
con el nacimiento de un nuevo Certool, una solución totalmente renovada para aportar más eficiencia a los
sistemas de gestión de las organizaciones, contribuyendo a su competitividad.
Certool ofrece nuevas funcionalidades y se han mejorado significativamente las incluidas en anteriores versiones. Los principales cambios son
los que se analizan a continuación.
Diseño de procesos. Incorpora un
nuevo generador de diagramas de
flujo que permite diseñar, de forma
fácil e intuitiva, los más complejos mapas y diagramas de procesos con una
apariencia visual atractiva.
Editor y gestor documental. Permite
elaborar documentos y generarlos
automáticamente a partir de plantillas
previamente diseñadas con un formato homogéneo y visualmente atractivo. Automatiza las actividades para el
control documental: generación, revisión, aprobación y distribución.
Diseño de formularios y reglas de cálculo. Esta nueva prestación permite
diseñar cualquier tipo de formulario y
definir además reglas de cálculo que
se podrán utilizar para el seguimiento y medición de los distintos elementos del sistema de gestión. Se evita así
tener que utilizar hojas de cálculo u
otras aplicaciones dispersas y no integradas.
Seguimiento, medición y análisis. Permite programar y automatizar el seguimiento y medición de los distintos
Gerente General y Coordinador Responsable del Sistema de Gestión
de Calidad
Fondo Social para la Vivienda (FSV)
(El Salvador)
favorables con la implantación de
Certool. En primer lugar nos ha permitido identificar los procesos con
las vinculaciones importantes asociadas, tales como requisitos, objetivos, indicadores o documentos. Por
otra parte, contribuye a la estandarización en el diseño y descentralización del registro del seguimiento
de los indicadores de los procesos.
Otra ventaja que hay que destacar es la ampliación del control y
registro de la planificación, realización y seguimiento de auditorías
de calidad. En este sentido, permite la mejora en los controles incrementando la información relevante disponible por diversas características para la gestión y toma de
decisiones.
Obtención de información histórica en una misma fuente de información; desarrollo de flujo documental
por cada tipo de instrumento normativo o formulario; ahorro en consumo
de papelería e insumos derivados del
uso del sistema en las consultas habilitadas; mayor seguridad en los accesos, registros e información por la
automatización; mejor organización
y control de las tareas por el envío
de alertas para el cumplimiento de
las actividades asignadas, o constantes actualizaciones por mejoras
en el software, servicio oportuno de
soporte técnico de consultas y muy
buena resolución de incidencias son
otros de los beneficios de trabajar con
Certool.
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elementos del sistema (productos,
procesos, proveedores, etc.). Y analizar la información y tomar decisiones al respecto.
Módulos indicadores. Este nuevo
módulo permite diseñar indicadores, hacer su seguimiento y configurar múltiples cuadros para las distintas funciones de la organización.
A través del cuadro de indicadores
se obtiene información de la evolución de los indicadores con inmediatez y precisión.
Gestor de flujos de trabajo. Se incorporan nuevos workflows y se potencian los incluidos en la anterior versión, lo que permitirá automatizar los
proceso de la organización, evitando
errores y duplicidad de tareas. Entre
estos workflows están la gestión de no
conformidades y acciones de mejora;
control de la documentación; programación, seguimiento y medición de
procesos, productos, infraestructuras,
etc. o gestión de indicadores.
Organizados de tareas y comunicación. Todas las tareas programadas se
gestionan desde un organizador centralizado que permite a cada usuario
conocer en cada momento su carga
de trabajo y a los supervisores realizar
el seguimiento de las tareas asignadas al personal a su cago. Para facilitar la comunicación, todas las tareas
programadas y alertas son comunicadas mediante la emisión automática
de un correo electrónico.
Explotación de la información. Para
que la obtención de la información
resulte ágil y precisa se incorporan
mejoras como nuevo diseño de los
informes que los hacen más claros
y accesibles; posibilidad de exportar
informes a Pdf y Excel; configurador
de informes y gráficos; o tratamiento
estadístico de los datos.
Ventajas y beneficios
Tanto por las funcionalidades y características de Certool, como por
Flujos de trabajo
configurables
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ENTREVISTA
los servicios que se prestan desde
AENOR para su implementación y
mantenimiento, esta solución tecnológica aporta múltiples ventajas. Se
adapta a las particularidades de la
organización y está adecuada funcionalmente para cubrir las necesidades en materia de gestión de sistemas. Asimismo, permite ampliar
el alcance para adaptarse a los cambios de la organización y de su sistema, así como gestionarlo desde una
plataforma única, evitando la utilización de aplicaciones y otros soportes
inconexos y de difícil mantenimiento. Por otra parte, es accesible desde cualquier equipo con acceso al
servidor de la organización, ya sea
a través de la red o de Internet. Su
facilidad de uso incrementa la satisfacción de los usuarios, su motivación y productividad.
En lo que respecta a sus funcionalidades, homogeniza toda la información documentada del sistema;
hace posible informatizar la mayoría de los registros del sistema; automatiza los flujos de trabajo, evitando
errores y duplicidad de tareas; facilita la comunicación entre las personas implicadas en el sistema; permite obtener fácilmente información
actualizada del sistema de gestión, y
reduce tiempos y costes, tanto en la
fase de implantación del sistema como en su mantenimiento posterior.
Por último, sus servicios permiten
que esta herramienta siempre esté actualizada y en continua evolución funcional y tecnológica. Además, cuenta
con programas de formación adaptados a las necesidades de la organización para una eficaz implementación
y un servicio de apoyo permanente
para atender cualquier tipo de consulta. La modalidad de prestación de
estos servicios puede ser presencial o
asistida on line. ◗
Amaya Caballero
Directora del Departamento de Calidad
Fraternidad-Muprespa
(España)
« Certool nos permite la gestión
de sistemas multicentro
¿Qué sistemas de gestión tienen
implantados y cuál es su alcance?,
¿cuántos centros de trabajo y empleados abarcan?
En Fraternidad-Muprespa, Mutua de
Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social (MATEPSS) nº 275, tenemos implantados los Sistemas de Gestión de
la Calidad (UNE-EN ISO 9001), Ambiental (UNE-EN ISO 14001 y EMAS) y Seguridad de la Información (UNE-ISO/IEC
27001) con el objetivo principal de satisfacer las expectativas y necesidades
de nuestros mutualistas y demás grupos de interés.
Nuestros servicios informáticos
cuentan desde 2004 con la certificación UNE-EN ISO 9001 para la actividad de desarrollo y producción de aplicaciones informáticas; desde 2005
con la UNE-EN ISO 14001 en el centro
de Alcobendas (150 trabajadores), y
en 2010 nos convertimos en la primera mutua que certificó todos sus sistemas informáticos de acuerdo con la
Norma UNE-ISO/IEC 27001. Nuestro siguiente reto es obtener la certificación
UNE-ISO/IEC 20000-1 de Gestión del
Servicio de TI.
En 2011, integrado dentro de nuestro Plan Estratégico Corporativo
2011-2014, lanzamos un proyecto
de implantación del sistema de Gestión de Calidad y Ambiental en la red
de centros asistenciales. Tras la certificación en enero de 2013 de los dos
centros piloto, Burgos y Vitoria, está
en marcha la implantación en otros 50
(700 trabajadores) distribuidos por
todo el territorio español. El objetivo
«
Certool incorpora todo el saber
hacer de AENOR en materia de
sistemas de gestión y se nutre
continuamente con el feedback de
los clientes
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es alcanzar el despliegue en toda la
red asistencial de la Mutua (más de
100 centros con más de 1.400 trabajadores). Asimismo, pretendemos finalizar 2013 con la certificación OHSAS
18001 de Seguridad y Salud en el Trabajo en los servicios centrales.
¿Por qué opta la organización por la
implantación de Certool?
Tras realizar un estudio de mercado,
llegamos a la conclusión de que había
dos tipos de paquetes informáticos de
calidad: los que son un módulo más un
sistema tipo ERP y los paquetes específicos. Los primeros los descartamos por su alto coste de integración
con nuestros sistemas informáticos.
De entre los segundos, optamos por
Certool por la solvencia del fabricante, que es AENOR, por la rápida puesta
en marcha y por la seguridad de que
las funcionalidades que ofrece cumplirían, sin duda alguna, con los requisitos de las normas ISO.
¿Qué ventajas aporta Certool para la
gestión de los sistemas?
Son muchas. La gestión de sistemas
multicentro, idónea para la implantación en nuestra red de centros asistenciales, es una de ellas. Nos permite trabajar aisladamente pero manteniendo una visión global e integrada,
lo que facilita la definición de las líneas de mejora y toma de decisiones
corporativas. La usabilidad y facilidad
de manejo también son ventajas que
hay que destacar, junto con el servicio
ofrecido al cliente por parte del equipo
de desarrollo de AENOR.