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PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MANUAL DE USUARIO
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INDICE
INGRESANDO AL SISTEMA
CATÁLOGOS
VENTAS
PEDIDOS
CONTABILIDAD
REPORTES
APLICACIONES
ANTICIPOS
PLUGINS
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INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Pantalla de Autenticación
Figura 2. Inicio del Sistema
Figura 3. Menú Superior
Figura 4. Inicio
Figura 5. Catálogos
Figura 6. Ventas
Figura 7. Pedidos
Figura 8. Contabilidad
Figura 9. Reportes
Figura 10. Aplicaciones
Figura 11. Anticipos
Figura 12. Plugins
Figura 13. Estadísticas
Figura 14. Blog y Gráfica
Figura 15. Catálogos
Figura 16. Catálogo de Artículos
Figura 17. Botón Buscar
Figura 18. Botón Buscar 2
Figura 19. Botón Alta
Figura 20. Panel de Alta de Artículos
Figura 21. Botón Guardar
Figura 22. Actualización de Artículos
Figura 23. Botón Eliminar
Figura 24. Catálogo de Ubicaciones
Figura 25. Botón Alta 2
Figura 26. Botón Eliminar Ubicación
Figura 27. Catálogo de Líneas
Figura 28. Alta de Líneas
Figura 29. Alta de Líneas
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Figura 30. Botón Eliminar Líneas
Figura 31. Catálogo de Usuarios
Figura 32. Alta de Usuarios
Figura 33. Panel Alta de Usuario
Figura 34. Botón Guardar
Figura 35. Actualización de Usuario
Figura 36. Panel de Permisos
Figura 37. Eliminación de Usuarios
Figura 38. Reemplazo de Usuario
Figura 39. Catálogo de Clientes
Figura 40. Alta de Clientes
Figura 41. Panel Alta de Clientes
Figura 42. Botón Guardar
Figura 43. Panel Actualizar Clientes
Figura 44. Botón Eliminación de Clientes
Figura 45. Panel Reemplazar Cliente
Figura 46. Botón Historial
Figura 47. Panel Resumen
Figura 48. Paretto de Clientes
Figura 49. Catálogo de Proveedores
Figura 50. Botón Alta de Proveedores
Figura 51. Panel Alta de Proveedores
Figura 52. Botón Guardar
Figura 53. Panel actualizar Proveedores
Figura 54. Botón Eliminar
Figura 55. Panel Reemplazar por
Figura 56. Panel Ventas
Figura 57. Botón Realizar Ventas
Figura 58. Panel Realizar Ventas
Figura 59. Subpanel Seleccionar Cliente
Figura 60. Subpanel Selecciona Artículos
Figura 61. Subpanel Partidas
Figura 62. Botón Catálogo de Ventas
Figura 63. Catálogo de Ventas
Figura 64. Botón Reimprimir
Figura 65. Panel Detalle de Ventas
Figura 66. Validar Almacén
Figura 67. Panel Sucursales
Figura 68. Panel Facturas
Figura 69. Ventas a partir de pedidos
Figura 70. XML Pedidos
Figura 71. Botón Catálogo de Facturas
Figura 72. Botón Cierres
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Figura 73. Panel Cierres
Figura 74. Botón Kardex
Figura 75. Kardex
Figura 76. Catálogo de Devoluciones
Figura 77. Catálogo de Devoluciones
Figura 78. Botón Eliminar Devoluciones
Figura 79. Detalle de Devoluciones
Figura 80. Botón Almacén Devoluciones
Figura 81. Almacén de Devoluciones
Figura 82. Botón Ofertas
Figura 83. Panel Ofertas
Figura 84. Agregar Descuento
Figura 85. Eliminar Ofertas
Figura 86. Botón Catálogo de Reservaciones
Figura 87. Catálogo de Reservaciones
Figura 88. Alta Reservaciones
Figura 89. Actualización de una Reservación
Figura 90. Botones Reservaciones
Figura 91. Botón Eliminar Reservación
Figura 92. Botón Artículos en Reservaciones
Figura 93. Panel de Artículos en Reservaciones
Figura 94. Panel Pedidos
Figura 95. Botón Catálogo de Pedidos
Figura 96. Catálogo de Pedidos
Figura 97. Botón Alta de Pedidos
Figura 98. Alta de Pedidos
Figura 99. Guardado Automático
Figura 100. Pedidos Temporales
Figura 101. Botón Quitar IVA
Figura 102. Validación Precio
Figura 103. Descuentos y Cargos
Figura 104. Actualizar Pedido
Figura 105. Pantalla de Pago
Figura 106. Eliminación de Compras no vendidas
Figura 107. Devolución de Compras
Figura 108. Devolución de Compras
Figura 109. Botón de Consulta
Figura 110. Consultar Devolución de la Compra
Figura 111. Botón de Backorder
Figura 112. Catálogo de Pedidos en Mostrador
Figura 113. Botón de Eliminación de Backorder
Figura 114. Botón de Artículos en Mostrador
Figura 115. Catálogo de Artículos en Mostrador
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Figura 116. Botón de Alta de Artículos en Mostrador
Figura 117. Alta de Artículos en Mostrador
Figura 118. Botón Devolución de Artículos de Almacén General
Figura 119. Botón de Panel de Contabilidad
Figura 120. Panel de Contabilidad
Figura 121. Botón Catálogo de Cuentas por pagar
Figura 122. Panel Cuentas por Pagar
Figura 123. Buscar Cuentas por Pagar
Figura 124. Búsqueda por rango de fechas
Figura 125. TN y Contrarecibo
Figura 126. Botón Catálogo de Cuentas por Cobrar
Figura 127. Panel Cuentas por Cobrar
Figura 128. Rango de Fechas Cuentas por Cobrar
Figura 129. Catálogo de Reportes
Figura 130. Botón Paretto de Artículos
Figura 131. Reporte de Paretto de Artículos
Figura 132. Botón Reporte de Almacén
Figura 133. Reporte de Almacén
Figura 134. Botón Reporte Comisiones
Figura 135. Reporte de Comisiones
Figura 136. Botón Reporte de Clientes
Figura 137. Reporte de Clientes
Figura 138. Reporte de Cobro a Clientes
Figura 139. Botón Reporte de Pedidos
Figura 140. Reporte de Pedidos
Figura 141. Abrir Pedido Temporal
Figura 142. Formato Archivo Pedidos
Figura 143. Hojas de Cálculo
Figura 144. Botón Reporte Utilidades
Figura 145. Reporte de Utilidades
Figura 146. Resumen Reporte Utilidades
Figura 147. Botón Reporte de Paretto de Clientes
Figura 148. Reporte de Paretto de Clientes
Figura 149. Panel de Aplicaciones
Figura 150. Botón Inventario
Figura 151. Panel Inventario
Figura 152. Formato Archivo Inventario
Figura 153. Carpeta Inventario
Figura 154.Botón Registrar Kardex
Figura 155. Botón Respaldo
Figura 156. Respaldo
Figura 157. Archivos Respaldados
Figura 158. Botón Etiquetas
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Figura 159. Formato Etiqueta
Figura 160. Impresión de Etiquetas
Figura 161. Botón Configuración
Figura 162. Ampliar Configuración
Figura 163. Conexión
Figura 164. Selección de Colores
Figura 165. Configuración Ventas
Figura 166. Configuración Facturas
Figura 167. Configuración Pedidos
Figura 168. Configuración Mensajes
Figura 169. Configuración Permisos
Figura 170. Configuración Anticipos
Figura 171. Configuración Reservaciones
Figura 172. Configuración Sucursales
Figura 173. Configuración de Plugins
Figura 174. Configuración de permisos Plugins
Figura 175. Configuración de permisos para Plugins
Figura 176. Botón Eliminar
Figura 177. Botón Alta
Figura 178. Alta permisos Plugins
Figura 179. Panel de Anticipos
Figura 180. Diagrama de proceso de Anticipos
Figura 181. Botón Factura Pago Parcial
Figura 182. Monto capturado
Figura 183. Referencia capturada
Figura 184. Factura Pago Parcial
Figura 185. Botón Realizar Anticipos
Figura 186. Realizar Anticipo
Figura 187. Botón Catálogo de Anticipos
Figura 188. Catálogo de Anticipos
Figura 189. Botones de Catálogo de Anticipos
Figura 190. Confirmación Venta Anticipo
Figura 191. Botón Artículos en Anticipos
Figura 192. Artículos en Anticipos
Figura 193. Botón Catálogo Ventas Anticipos
Figura 194. Detalle Venta Anticipo
Figura 195. Factura menos pago parcial
Figura 196. Botón de Plugins
Figura 197. Panel de Plugins
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INGRESANDO AL SISTEMA
AUTENTICACIÓN
Figura 1. Pantalla de Autenticación
Al dar doble click en el icono del Sistema aparecerá una pantalla de autenticación similar a
la que aparece en la Figura 1. En ella el sistema solicita al usuario ingresar sus credenciales
correspondientes.
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INICIO DEL SISTEMA
Figura 2. Inicio del Sistema
Una vez correctamente autenticado, el sistema muestra la pantalla principal, la cual se
encuentra dividida en 3 secciones:
1.- Menú superior. En él se encuentran contenidas las principales categorías del Sistema.
Figura 3. Menú Superior
Figura 4. Inicio
Inicio – Muestra la pantalla principal del Sistema.
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Figura 5. Catálogos
Catálogos – Muestra los diferentes catálogos que contiene el sistema (Artículos,
Ubicaciones, Líneas, Usuarios, Clientes, Proveedores).
Figura 6. Ventas
Ventas – Muestra las principales acciones relacionadas con las ventas directas en el
sistema.










Pantalla para realizar ventas de manera directa en el Sistema
Catálogo de Ventas
Catálogo de Facturas
Cierres
Kardex
Catálogo de Devoluciones
Almacén de Devoluciones
Ofertas
Reservaciones
Artículos en Reservaciones
Figura 7. Pedidos
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Pedidos – Muestra las principales acciones relacionadas con los pedidos externos (De la
empresa a algún proveedor externo) o internos (Backorder o cambio en la ubicación del
artículo de almacén general al mostrador de la empresa).
Figura 8. Contabilidad
Contabilidad – Contiene los módulos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar del
Sistema.
Figura 9. Reportes
Reportes – Muestra los reportes generales que contiene el Sistema.
Figura 10. Aplicaciones
Aplicaciones – Muestra funciones secundarias del sistema tales como toma de inventario,
etiquetado de productos, configuración general del Sistema, Registro en Kardex a partir de
una importación masiva de artículos, Configuración de Plugins y respaldo del Sistema.
Figura 11. Anticipos
Anticipos – Muestra las acciones principales con respecto al uso de anticipos en el
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Sistema, realizar anticipos, catálogo de anticipos, catálogo de anticipos vendidos, artículos
que se encuentran en algún anticipo actualmente y facturación de pagos parciales.
Figura 12. Plugins
Plugins – Contiene la sección de módulos adicionales para personalizar el sistema a las
necesidades de cada negocio.
2. – Sección de estadísticas del vendedor
Figura 13. Estadísticas
En esta sección el vendedor puede consultar cuál es su avance con respecto a una meta
establecida por el administrador del Sistema. Las estadísticas se encuentran desglosadas
en varias secciones (Ventas, Anticipos, Reservaciones y Devoluciones) mostrando un
status general en la primera barra de progreso conocida como “Avance Actual”.
Esta sección muestra las ventas y/o anticipos y/o reservaciones y/o devoluciones del
vendedor en un lapso de un mes, reiniciándose al inicio de cada nuevo periodo mensual.
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3.- Sección blog
Figura 14. Blog
En esta sección se muestran los anuncios realizados por cualquier miembro de la empresa
hacia el resto del personal. La sección cuenta con 2 botones, enviar (para guardar la
información en la base de datos y que pueda ser consultada por lo demás miembros de la
empresa) o Imprimir (para imprimir la información en algún multifuncional o impresora
específico).
Los mensajes guardados aparecen en la parte superior de la sección noticias, quedando el
mensaje más reciente como el primer elemento de la lista. Cada mensaje tiene un
formato título – publicador mostrando de manera resumida el contenido del mensaje.
Para visualizar el resto del mensaje cada usuario puede dar doble click sobre la línea título
– publicador mostrándose de este modo el cuerpo del mensaje en una pantalla modal.
4.- Gráfica
En esta sección se muestran los montos totales vendidos y devueltos por vendedor. Para
poder visualizarla es necesario que el vendedor tenga una meta establecida en el catálogo
de usuarios.
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Figura 14. Gráfica
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CATÁLOGOS
Dentro de la sección de catálogos se encuentran los elementos principales utilizados por
el sistema para realizar diferentes tipos de actividades.
Figura 15. Catálogos
Artículos – Contiene las acciones de consulta, alta, actualización y eliminación de artículos
del sistema.
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Figura 16. Catálogo de Artículos
Consulta de Artículos – Al dar click sobre el botón del catálogo de artículos se puede
accesar a la pantalla de consulta de artículos, en ella se encuentra resumida la información
sobre cada artículo capturado en el sistema. Esta pantalla muestra el Id (otorgado por el
sistema de manera automática), el código del artículo, la descripción del artículo, la línea
principal del artículo, el precio de venta, el precio de compra, la existencia en el almacén
general, la existencia en el almacén de devoluciones, la cantidad de piezas que se
encuentran en alguna o varias reservaciones y la cantidad de piezas que se encuentran en
uno o varios anticipos de un artículo en específico.
La consulta de artículos se puede realizar de dos formas


Consulta a partir de la información contenida en el catálogo de artículos.
Consulta a partir de la información contenida en otros catálogos.
Consulta a partir de la información contenida en el catálogo de artículos.
En la parte superior del catálogo, mediante el menú al lado de la leyenda “Buscar
artículos”, se puede seleccionar la búsqueda de artículos por Código, Id, Descripción,
Precio de Venta, Precio de Compra, Existencia, Cantidad de piezas en reservación, Línea
principal, Sinónimo Principal, Código Alterno, Proveedor Principal, Clasificación de Paretto,
artículos que se encuentran clasificados por Paretto o artículos que se encuentran sin
clasificar por Paretto.
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En las búsquedas en las cuales se utilizan cadenas de texto (Ej. Código, Descripción, Línea
Principal, Sinónimo Principal, Código Alterno, Proveedor Principal) se puede utilizar la
palabra como para especificar que la cadena de texto introducida por el usuario se
encuentra contenida en el término que se busca. De modo similar, se puede utilizar la
palabra igual a para especificar que la palabra contenida es idéntica al término buscado.
El sistema por default, entrega un límite máximo de 100 resultados en cada consulta para
garantizar una rápida respuesta por parte del sistema. Para cambiar el límite máximo a un
número mayor o menor de resultados se puede cambiar el campo límite según el usuario
lo requiera.
En el caso de realizar una búsqueda por código, el sistema puede realizar una subconsulta
utilizando el comodín % el cuál especifica lo siguiente:
x% -> El sistema busca dentro de la consulta principal todos los códigos que inicien con la
letra x sin importar el resto del código.
%x -> El sistema busca dentro de la consulta principal todos los códigos que finalicen con
la letra x sin importar la primera parte del código.
%x% -> El sistema busca dentro de la consulta principal todos los códigos que contengan
una x sin importar la parte inicial o final del código.
Después el término buscado en el campo de texto que se encuentra en la parte superior
del catálogo de artículos se realiza la búsqueda con el botón.
Figura 17. Botón Buscar
Consulta a partir de la información contenida en otros catálogos.
Adicionalmente el sistema permite realizar consultas sobre los artículos a partir de otros
catálogos. Para ello se utiliza el menú que se encuentra en la parte inferior del catálogo de
artículos. En él se selecciona si se desea buscar algún artículo específico a partir del
catálogo de líneas, ubicaciones o proveedores (sinónimos). De este modo se puede
especificar la búsqueda de todos los artículos que se encuentren en la ubicación “Fila 1” o
que pertenezcan a alguna línea específica.
Para conocer qué elementos existen en cada catálogo se puede utilizar el botón navegar
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el cuál despliega el nombre de todos los elementos que se encuentran capturados en cada
catálogo (Ej. Todas las ubicaciones o todas las líneas) a partir de la selección de un
elemento específico se realiza la búsqueda con el botón.
Figura 18. Botón Buscar 2
Alta de Artículos
El alta de artículos se realiza dando click en el botón
Figura 19. Botón Alta
La pantalla de captura de artículos se encuentra distribuida de la siguiente forma:
Figura 20. Panel de Alta de Artículos
Panel Artículo:
Contiene los campos
Código
Código Auxiliar
Proveedor
Descripción
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Texto
Texto
Texto
Texto
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Panel Líneas
Permite relacionar varias categorías (líneas) con el artículo especificado.
Panel Locaciones
Permite relacionar las ubicaciones capturadas en el catálogo de ubicaciones con el artículo
que será dado de alta.
Panel Sinónimos
Permite capturar a los proveedores que venden el artículo que será dado de alta,
mediante el uso de un sinónimo (Código del proveedor).
Contiene los campos
Sinónimo
Texto
Panel Existencias
Permite capturar la existencia inicial del artículo, el IVA (Default 16 por ciento) IEPS, la
cantidad de piezas reservadas (Default 0), la cantidad de piezas en anticipos (Default 0), la
opción de si se desea quitar este artículo de la lista de artículos disponibles para ser
clasificados por paretto, la opción de si se desea que aparezca la leyenda “Nuevo!” en el
módulo de ventas directas (esta leyenda desaparece cuando el artículo tiene 0 existencias)
y la opción de si se desea que este artículo pueda ser tomado en cuenta al momento de
realizar una oferta.
Contiene los campos
Existencia
IVA
IEPS
Anticipos
Reservados
Número
Número
Número
Número
Número
Panel Inventario
Permite la captura de la cantidad de mínimo de piezas, máximo de piezas, promedio de
piezas para establecer puntos de reorden. También permite establecer manualmente si el
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artículo que se da de alta es A,B o C de acuerdo a la clasificación de Paretto.
Contiene los campos
Mínimo de Piezas
Máximo de Piezas
Promedio de Piezas
Número
Número
Número
Panel Precios
Permite la captura del precio de venta, precio de venta 2 (en caso de que se desee utilizar
una segunda lista de precios), precio inicial de compra, y el último costo (El precio en lista
por parte del proveedor).
Contiene los campos
Precio de Venta
Precio de Venta 2
Precio de Compra
Último Costo
Número
Número
Número
Número
Para realizar el alta del producto se da click en el botón guardar.
Figura 21. Botón Guardar
Actualización de Artículos
La actualización y consulta de la información contenida en cada artículo se accede desde
el catálogo de artículos dando doble click sobre un artículo seleccionado.
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Figura 22. Actualización de Artículos
La primera pantalla permite visualizar la información capturada para ese producto, para
habilitar los campos se da click en el botón habilitar que se encuentra en la parte inferior
de la pantalla.
De acuerdo a los permisos de cada usuario, se puede actualizar únicamente la descripción
de cada artículo (Para usuarios que tienen acceso al catálogo de artículos) o todos los
datos (para usuarios que tienen permiso de actualización de artículos).
Para actualizar un artículo, se modifica la información del campo seleccionado y,
posteriormente, se da click en el botón actualizar.
Eliminación de artículos
La eliminación de artículos se realiza a partir del catálogo de artículos, seleccionando el
artículo que se desea eliminar y posteriormente dando click sobre el botón.
Figura 23. Botón Eliminar
El sistema ofrece 2 opciones al usuario:
1.- Cambiar el código del artículo. Para lo cual el sistema solicitará que se escriba un
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código nuevo y se actualizarán todos los registros en donde se haya utilizado el código
anterior.
2.- Eliminar todos los registros del artículo seleccionado. Al seleccionar esta opción se
eliminarán ventas, pedidos, registros en kardex, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
facturas y demás elementos en donde exista ese artículo. Se recomienda no usar esta
opción o utilizarla con cuidado.
Ubicaciones – Contiene las acciones de consulta, alta, actualización y eliminación de las
ubicaciones del sistema.
Figura 24. Catálogo de Ubicaciones
Consulta de Ubicaciones:
Al dar click sobre el botón del catálogo de ubicaciones se puede accesar a la pantalla de
consulta de ubicaciones, en ella se encuentra la información de las ubicaciones capturadas
en el sistema. Esta pantalla muestra el único campo del catálogo de ubicaciones, por lo
que no existen más campos como opción de búsqueda. Sin embargo, al igual que en
catálogo de artículos, se pueden buscar coincidencias exactas (utilizando la palabra igual
a) o palabras que se encuentren dentro del criterio de búsqueda (utilizando la palabra
como), además existe la opción Todos para mostrar todas las ubicaciones capturadas
independientemente de cualquier criterio de búsqueda.
Alta de Ubicaciones:
Para dar de alta una ubicación se da click en el botón
Figura 25. Botón Alta 2
Una vez hecho lo anterior se abre una ventana, en donde se encuentra un campo de texto
para capturar la ubicación o las ubicaciones que se desea dar de alta.
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Actualización de Ubicaciones:
Para actualizar una ubicación se da doble click sobre la ubicación que se desea modificar
desde el catálogo de ubicaciones. Habilitando de este modo la edición de la tabla para la
modificación de la ubicación seleccionada.
Eliminación de Ubicaciones:
Para eliminar una ubicación, dentro del catálogo ubicaciones, se da click en el botón.
Figura 26. Botón Eliminar Ubicación
El sistema consultará con cuantos artículos se encuentra enlazada la ubicación
seleccionada, dando esa información al usuario. Y Solicitando su confirmación para borrar
dicho elemento.
Líneas – Contiene las acciones de consulta, alta, actualización y eliminación de las líneas
del sistema.
Figura 27. Catálogo de Líneas
Consulta de Líneas:
Al dar click sobre el botón del catálogo de líneas se puede accesar a la pantalla de consulta
de líneas, en ella se encuentra la información de las líneas capturadas en el sistema. Esta
pantalla muestra el campo del Nombre y Descripción, los cuáles son los 2 campos de
búsqueda que existen al lado de la leyenda “Buscar líneas donde”, al igual que en catálogo
de artículos, se pueden buscar coincidencias exactas (utilizando la palabra igual a) o
palabras que se encuentren dentro del criterio de búsqueda (utilizando la palabra como),
además existe la opción Todos
para mostrar todas las líneas capturadas
independientemente de cualquier criterio de búsqueda.
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Alta de Líneas:
Para dar de alta una línea se da click en el botón
Figura 28. Alta de Líneas
Una vez hecho lo anterior se abre una ventana, en donde se encuentra un campo de texto
nombre y el campo de texto descripción para capturar la información correspondiente de
cada línea.
Figura 29. Alta de Líneas
Actualización de Líneas:
Para actualizar una línea se da doble click sobre la línea que se desea modificar desde el
catálogo de líneas. Habilitando de este modo la edición de la tabla para la modificación del
campo seleccionado, la información queda actualizada automáticamente al dar click en
alguna otra parte de la pantalla para volver a deshabilitar la tabla.
Eliminación de Líneas:
Para eliminar una línea, dentro del catálogo líneas, se da click en el botón.
Figura 30. Botón Eliminar Líneas
El sistema consultará con cuantos artículos se encuentra enlazada la línea seleccionada,
dando esa información al usuario. Y Solicitando su confirmación para borrar dicho
elemento.
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Usuarios – Contiene las acciones de consulta, alta, actualización y eliminación de los
usuarios del sistema.
Figura 31. Catálogo de Usuarios
Consulta de Usuarios – Al dar click sobre el botón del catálogo de usuarios se puede
accesar a la pantalla de consulta de usuarios, en ella se encuentra resumida la información
sobre cada usuario capturado en el sistema. Esta pantalla muestra el id, nombre, el código
del usuario (utilizado para la validación y autenticación del usuario en el sistema), el
puesto o rol dentro del sistema y el correo electrónico del elemento en específico.
La consulta se lleva a cabo seleccionando uno de los siguientes campos disponibles para
consulta, que se encuentran al lado de la leyenda “Buscar Usuarios donde”:







Id
Nombre
Apellido Materno
Apellido Paterno
Usuario (Código de Usuario)
Puesto (O Rol dentro del Sistema)
Correo
Al igual que en catálogo de artículos, se pueden buscar coincidencias exactas (utilizando la
palabra igual a) o palabras que se encuentren dentro del criterio de búsqueda (utilizando
la palabra como), además existe la opción Todos para mostrar todos los usuarios
capturados independientemente de cualquier criterio de búsqueda.
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Alta de Usuarios
La alta usuarios se encuentra disponible al dar click en el botón
Figura 32. Alta de Usuarios
Una vez puede visualizar una pantalla con la siguiente estructura:
Figura 33. Panel Alta de Usuario
Panel Usuario
Nombre
Apellido Paterno
Apellido Materno
Correo Electrónico
Texto
Texto
Texto
Texto
Panel Login
Login (Código del Usuario)
Contraseña
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Texto
Texto protegido
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Panel Permisos
Meta
Número
Dentro de esta pantalla también se encuentran los diferentes roles disponibles por el
Sistema (Ventas, Área, Administración, Almacén, Reservaciones).
Ventas – Rol de vendedor, con paneles de ventas y catálogo de clientes habilitados
únicamente.
Área – Similar al Rol de Administrador, con algunas opciones deshabilitadas como la
visualización de reportes o la creación del Kardex.
Administración – Rol con todos los permisos habilitados en el Sistema.
Almacén – Rol para trabajar con las funciones de almacenista en el Sistema, este rol es
importante pues se requiere de la autorización de una persona bajo este rol para hacer
una devolución de mercancía.
Reservaciones – Rol para trabajar con el módulo de reservaciones y por ende utilizar los
permisos de alta y actualización de los elementos de este módulo.
Para finalizar la captura de un usuario se da click en el botón
Figura 34. Botón Guardar
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Actualización de Usuarios
La actualización y consulta de la información contenida en cada usuario puede ser
accedida desde el catálogo de usuarios dando doble click sobre un elemento seleccionado.
Figura 35. Actualización de Usuario
Dentro de la pantalla de actualización se pueden modificar los campos:

Máximo descuento a aplicar por Artículo.- Utilizado en el módulo de Realizar
Ventas para aplicar un descuento especial sobre un artículo específico.

Máxima utilidad a aplicar por Artículo.- Utilizado en el módulo de Realizar Ventas
para vender utilizando el precio de compra como referencia, más una utilidad
específica.

Rango de precios máximo a Modificar.- Utilizado en el módulo de Realizar Ventas
para vender utilizando un margen en el precio del artículo que se desea vender.

Comisión.- Utilizado en el módulo de Reporte de Utilidades para calcular la utilidad
a repartir entre los vendedores sobre el total de sus ventas.
De manera adicional, en la pantalla de actualización de usuarios se encuentra el botón
Quimera Systems
28
Permisos el cual permite actualizar los permisos de manera específica para cada usuario.
Figura 36. Panel de Permisos
Para actualizar un permiso simplemente se da doble click sobre el permiso que se desea
cambiar en la columna bloquear, se cierra la ventana y se da click en el botón actualizar de
la pantalla de actualización del usuario.
Existen más de 90 permisos diferentes en el sistema, para una lista detallada de los
permisos con los que cuenta el sistema, por favor consulte el apéndice A de este manual.
Para actualizar un usuario, se modifica la información del campo seleccionado y,
posteriormente, se da click en el botón actualizar.
Eliminación de Usuarios
La eliminación de usuarios se realiza a partir del catálogo de usuarios, seleccionando el
usuario que se desea eliminar y posteriormente dando click sobre el botón.
Figura 37. Eliminación de Usuarios
El sistema ofrece 2 opciones al usuario:
1.- Eliminar al usuario si este no ha sido utilizado en ninguna operación en el sistema.
2.- Cambiar la información a otro usuario, para ello se muestra un mensaje de advertencia
y posteriormente una pantalla que permite buscar por código al usuario al cuál se le
Quimera Systems
29
reemplazará la información, una vez seleccionado el usuario destino, se realiza el
reemplazo de la información de un usuario a otro, eliminando finalmente al usuario origen
Se recomienda no usar esta opción o utilizarla con cuidado.
Figura 38. Reemplazo de Usuario
Clientes – Contiene las acciones de consulta, alta, actualización y eliminación de los
clientes del sistema.
Figura 39. Catálogo de Clientes
Consulta de Clientes – Al dar click sobre el botón del catálogo de clientes se puede
accesar a la pantalla de consulta de clientes, en ella se encuentra resumida la información
sobre cada cliente capturado en el sistema. Esta pantalla muestra el código, nombre,
contacto, teléfono, días de crédito, días límite de crédito, descuento otorgado y
observaciones.
La consulta se lleva a cabo seleccionando uno de los siguientes campos disponibles para
consulta, que se encuentran al lado de la leyenda “Buscar Clientes donde”:
Quimera Systems
30








Código
Nombre
Contacto
Teléfono
Días de crédito
Días límite de crédito
Descuento
Observaciones
Al igual que en catálogo de artículos, se pueden buscar coincidencias exactas (utilizando la
palabra igual a) o palabras que se encuentren dentro del criterio de búsqueda (utilizando
la palabra como), además existe la opción Todos para mostrar todos los clientes
capturados independientemente de cualquier criterio de búsqueda.
Alta de Clientes
El alta clientes se encuentra disponible al dar click en el botón
Figura 40. Alta de Clientes
Una vez hecho esto se puede visualizar una pantalla con la siguiente estructura:
Quimera Systems
31
Figura 41. Panel Alta de Clientes
Panel Cliente
Código
Nombre
Fecha de Nacimiento
Correo
RFC
Texto
Texto
Seleccionable
Texto
Texto
Panel Dirección
Calle
Número Exterior
Número Interior
Código Postal
Colonia
Población
Estado
País
Quimera Systems
Texto
Número
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
32
Panel Descuentos
Descuento 1
Descuento 2
Descuento 3
Descuento 4
Descuento 5
Descuento 6
Número
Número
Número
Número
Número
Número
Panel Contacto
Contactar a
Correo Electrónico
Teléfono
Sucursal
Observaciones
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Panel Crédito
Saldo
Crédito
Días de Crédito
Límite de días de Crédito
Dígitos de Transferencia
Banco
Habilitar crédito
Número
Número
Número
Número
Número
Texto
Seleccionable
Panel Utilidades
Utilidad 1
Utilidad 2
Utilidad 3
Utilidad 4
Utilidad 5
Utilidad 6
Número
Número
Número
Número
Número
Para finalizar la captura de un usuario se da click en el botón
Quimera Systems
33
Figura 42. Botón Guardar
Actualización de Clientes
La actualización y consulta de la información contenida en cada cliente puede ser
accedida desde el catálogo de clientes dando doble click sobre un elemento seleccionado.
Figura 43. Panel Actualizar Clientes
La opción bloquear usuario, evita que se le pueda vender a ese cliente en específico desde
el módulo Realizar Venta.
Para actualizar un cliente, se modifica la información del campo seleccionado y,
posteriormente, se da click en el botón Guardar.
Eliminación de Clientes
La eliminación de clientes se realiza a partir del catálogo de clientes, seleccionando el
cliente que se desea eliminar y posteriormente dando click sobre el botón.
Quimera Systems
34
Figura 44. Botón Eliminación de Clientes
El sistema ofrece 3 opciones al cliente:
1.- Eliminar al cliente si este no ha sido utilizado en ninguna operación en el sistema.
2.- Cambiar la información a otro cliente, para ello se muestra un mensaje de advertencia
y posteriormente una pantalla que permite buscar por rfc, cliente o código al cliente al
cuál se le reemplazará la información, una vez seleccionado el cliente destino, se realiza el
reemplazo de la información de un cliente a otro, eliminando finalmente al cliente origen
Se recomienda no usar esta opción o utilizarla con cuidado.
Figura 45. Panel Reemplazar Cliente
3.- Eliminar todos los registros del cliente seleccionado. Al seleccionar esta opción se
eliminarán todas las ventas, cuentas por cobrar, reservaciones y demás elementos en
donde exista ese cliente. Se recomienda no usar esta opción o utilizarla con cuidado.
Historial
El botón historial, dentro del catálogo de clientes, permite conocer un historial de las
ventas realizadas a un cliente seleccionado en un periodo de tiempo específico.
Quimera Systems
35
Figura 46. Botón Historial
Para ello es necesario seleccionar un rango de fechas, en los campos De,a y,
posteriormente, oprimir el botón buscar. De este modo el sistema calculará el monto
comprado por el cliente en el periodo especificado y la cantidad de artículos adquirida en
el mismo periodo. Aparecerá además un desglose de cada venta con los siguientes datos:







Usuario (Persona que hizo la venta, para conocer si ese cliente siempre acude con
el mismo vendedor).
Número de Venta
Subtotal
Total
Tipo de Venta (De contado, a crédito o reservación)
Fecha de Venta
Estado de la venta (Viva o Devuelta)
De este modo se proporciona información histórica confiable sobre los hábitos de
consumo de cada cliente.
Además dentro de la pantalla del historial se encuentra el botón resumen, el cual presenta
información sobre los hábitos de venta mensuales del cliente seleccionado. Esta pantalla
muestra los siguientes campos:
Quimera Systems
36
Figura 47. Panel Resumen




Año
Mes
Cantidad Comprada
Importe en Ventas
Con esta información se puede obtener información sobre la tendencia de consumo del
cliente con el fin de realizar una mejor toma de decisiones.
Finalmente, en la pantalla de historial también se encuentra el botón Paretto, el cual
permite realizar un Paretto del cliente en particular en un periodo de tiempo especificado.
Los datos obtenidos en el Paretto del cliente, se comparan con los obtenidos en el Paretto
General, para mejorar la toma de decisiones y poder ofrecer artículos que sean de poco
movimiento en el almacén general de la empresa.
Los datos que existen en el Paretto del cliente son:







Código del artículo
Descripción del artículo
Cantidad Vendida al cliente en particular
Cantidad que existe actualmente en almacén de cada artículo
Letra A|B|C obtenida del paretto del cliente
Letra A|B|C obtenida del almacén general sobre cada artículo
Quimera Systems
37
Figura 48. Paretto de Clientes
Proveedores – Contiene las acciones de consulta, alta, actualización y eliminación de los
proveedores del sistema.
Figura 49. Catálogo de Proveedores
Consulta de Proveedores – Al dar click sobre el botón del catálogo de proveedores se
puede accesar a la pantalla de consulta de proveedores, en ella se encuentra resumida la
información sobre cada proveedor capturado en el sistema. Esta pantalla muestra el Id
(generado automáticamente por el sistema), RFC, Nombre, Dirección, Días de Crédito,
Días Límite de Crédito, Descuento y Observaciones.
La consulta se lleva a cabo seleccionando uno de los siguientes campos disponibles para
consulta, que se encuentran al lado de la leyenda “Buscar proveedores en donde”:





RFC
Nombre
Calle
Colonia
Días de crédito
Quimera Systems
38



Días límite de crédito
Descuento
Observaciones
Al igual que en catálogo de artículos, se pueden buscar coincidencias exactas (utilizando la
palabra igual a) o palabras que se encuentren dentro del criterio de búsqueda (utilizando
la palabra como), además existe la opción Todos para mostrar todos los proveedores
capturados independientemente de cualquier criterio de búsqueda.
Alta de Proveedores
El alta de proveedores se encuentra disponible al dar click en el botón en el catálogo de
proveedores
Figura 50. Botón Alta de Proveedores
Una vez puede visualizar una pantalla con la siguiente estructura:
Figura 51. Panel Alta de Proveedores
Quimera Systems
39
Panel Proveedor
Nombre
Nombre Corto
RFC
Texto
Texto
Texto
Panel Dirección
Calle
Número
Código Postal
Colonia
Población
Estado
Texto
Número
Texto
Texto
Texto
Texto
Panel Contacto
Atención
Correo
Teléfono
Observaciones
Texto
Texto
Texto
Texto
Panel Descuentos
Descuento 1
Descuento 2
Descuento 3
Descuento 4
Descuento 5
Descuento 6
Número
Número
Número
Número
Número
Número
Otros Campos
Días de Crédito
Descuento
Límite Crédito
Días Limite de Crédito
Clasificación
Quimera Systems
Número
Número
Número
Número
Seleccionable
40
Para finalizar la captura de un proveedor se da click en el botón
Figura 52. Botón Guardar
Actualización de Proveedores
La actualización y consulta de la información contenida en cada proveedor puede ser
accedida desde el catálogo de proveedores dando doble click sobre un elemento
seleccionado.
Figura 53. Panel actualizar Proveedores
La primera pantalla permite visualizar la información capturada para ese proveedor, para
habilitar los campos se da click en el botón habilitar que se encuentra en la parte inferior
de la pantalla.
Quimera Systems
41
Para actualizar un proveedor, se modifica la información del campo seleccionado y,
posteriormente, se da click en el botón actualizar.
Eliminación de Proveedores
La eliminación de proveedores se realiza a partir del catálogo de proveedores,
seleccionando el proveedor que se desea eliminar y posteriormente dando click sobre el
botón.
Figura 54. Botón Eliminar
El sistema ofrece 3 opciones al proveedor:
1.- Eliminar al proveedor si este no ha sido utilizado en ninguna operación en el sistema.
2.- Cambiar la información a otro proveedor, para ello se muestra un mensaje de
advertencia y posteriormente una pantalla que permite buscar por nombre, rfc o nombre
corto al proveedor al cuál se le reemplazará la información, una vez seleccionado el
proveedor destino, se realiza el reemplazo de la información de un proveedor a otro,
eliminando finalmente al proveedor origen Se recomienda no usar esta opción o utilizarla
con cuidado.
Figura 55. Panel Reemplazar por
3.- Eliminar todos los registros del proveedor seleccionado. Al seleccionar esta opción se
Quimera Systems
42
eliminarán pedidos, cuentas por pagar y demás elementos en donde exista ese proveedor.
Se recomienda no usar esta opción o utilizarla con cuidado.
VENTAS
Figura 56. Panel Ventas
El panel de Ventas se encuentra compuesto por los siguientes módulos:







Realizar Ventas
Catálogo de Ventas
Catálogo de Facturas
Cierres
Kardex
Catálogo de Devoluciones
Almacén de Devoluciones
Quimera Systems
43



Ofertas
Catálogo de Reservaciones
Artículos de Reservaciones
REALIZAR VENTAS
Figura 57. Botón Realizar Ventas
Este módulo permite al usuario realizar ventas de mostrador de contado o a crédito. Es
uno de los módulos principales del Sistema y funciona de la siguiente manera:
Figura 58. Panel Realizar Ventas
En la parte superior de la pantalla se encuentra el subpanel Selecciona un cliente, el
usuario puede buscar a un cliente, capturado en el catálogo de clientes, por su nombre
completo o parte de él. La lista de nombres que coinciden con ese criterio de búsqueda
aparecerá en el combobox de abajo. Por default este componente tiene precargado el
cliente del sistema conocido como PÚBLICO EN GENERAL
Quimera Systems
44
Figura 59. Subpanel Seleccionar Cliente
En la parte central del subpanel seleccionar cliente se encuentra un cuadro con las letras
CxC (abreviatura de Cuentas por Cobrar).
A cada cliente, al momento de capturarlo o actualizarlo, se le puede asignar un límite de
crédito. Al momento de que a un cliente se le ha hecho una venta a crédito previamente y
la deuda de ésta no se ha liquidado en el módulo de cuentas por cobrar, el sistema no
permitirá realizar una nueva venta a ese cliente si éste ha excedido o igualado su límite de
crédito.
Cuando el vendedor intente bajar una partida, el sistema mandará una alerta al vendedor,
impidiendo la realización de la venta. Para poder realizar una venta a un cliente con
cuentas vencidas es necesario dar click sobre la palomita que se encuentra en la caja de
CxC y escribir la contraseña de un administrador.
Cada cliente cuenta además con 6 descuentos por cliente y 6 utilidades por clientes, que
pueden ser capturadas desde el catálogo de clientes. Si se selecciona la opción de
descuento por cliente a cada partida se le realizará el descuento seleccionado para ese
cliente sobre el precio de venta del artículo. Si se selecciona la opción de utilidad por
cliente a cada partida se le agregará un margen de utilidad seleccionado para ese cliente
sobre el precio de compra del artículo.
En la parte central de la pantalla se encuentra el subpanel Selecciona Artículos, en este
panel se realiza la búsqueda de los artículos por 3 criterios: Descripción, Línea y Código.
Figura 60. Subpanel Selecciona Artículos
Quimera Systems
45
Cada artículo puede ser buscado en 2 almacenes:
Almacén General: Es el almacén en donde se encuentran por default todas las piezas que
se dan de alta en el catálogo de artículos. A partir de este almacén se hace la mayor parte
de las operaciones en el sistema.
Almacén de Devoluciones: Es el almacén en donde se encuentran los artículos que han
sido devueltos con un precio de compra y precio de venta diferente al que se encuentra
actualmente en el catálogo de artículos. Se hablará con mayor detalle sobre este almacén
más adelante.
Adicionalmente el vendedor puede conocer qué artículos se encuentran en oferta
actualmente (creados previamente con el módulo de ofertas) y venderlos al precio
establecido de manera automática.
También puede conocer qué artículos se han dado de alta recientemente en el catálogo
de artículos (Al tener seleccionada la opción Nuevo al darlos de alta) y de este modo
ofrecerlos a sus clientes.
El vendedor puede realizar las siguientes acciones sobre una partida en particular antes de
descargarla sobre el subpanel de partidas:




Modificar precio del artículo
Aplicar descuento sobre el artículo
Aplicar una utilidad sobre el artículo
Seleccionar utilizar el precio de oferta
Para hacer lo anterior, es necesario que un usuario con puesto de Administración o Área
autorice esta acción escribiendo su contraseña. Cada usuario tiene diferentes márgenes
de descuento, utilidad o precio que puede especificar, y que son capturados al dar de alta
un Usuario, si el margen de precio es menor al que se pretende ofrecer sobre el artículo,
la partida no será descargada al subpanel de partidas.
Finalmente un administrador puede utilizar un descuento sobre la partida aún después de
ser descargada en el subpanel de Partidas, oprimiendo el botón Aplicar descuento a
partida, el sistema entonces le solicitará al administrador ingresar su contraseña y
posteriormente el descuento que desea aplicar.
También, el vendedor puede mandar a Backorder cualquier artículo que algún cliente pida
y del cual no se tenga existencia para que la persona encargada de compras en el sistema
Quimera Systems
46
pueda tomar las acciones correspondientes.
El vendedor para poder descargar una partida al subpanel inferior, debe seleccionar la
partida que desea descargar del subpanel de artículos y posteriormente oprimir el botón
Agregar como Partida, del mismo modo puede eliminar una partida seleccionándola del
subpanel de partidas y oprimiendo el botón Eliminar Partida.
En el subpanel de partidas se encuentra el resumen de todas las partidas para cada venta
específica.
Figura 61. Subpanel Partidas
Cada partida incluye los campos:






Código
Descripción
Precio de Venta
Unitario con Beneficio
Cantidad
Subtotal
Adicionalmente se encuentra un resumen de la venta en general con los siguientes
campos:




Número de Artículos
Número de Partidas
Subtotal
Total
En este subpanel se pueden realizar las siguientes acciones representadas por sus
respectivos botones en la parte inferior de la pantalla.

Imprimir en Caja – Manda una impresión de venta a caja con las partidas actuales
aun cuando la venta no se haya realizado aún.
Quimera Systems
47






Pedido Almacén – Manda una impresión de pedido a almacén de las partidas
actuales aun cuando la venta no se haya realizado aún.
Descuento Venta General – Similar al botón Aplicar descuento a Partida realiza un
descuento a la venta en general cuando las partidas ya se encuentran descargadas
en el subpanel de partidas.
Cotización – Realiza la impresión de una cotización para el cliente.
Salida – Envía un ticket con las partidas capturadas y con la leyenda salida.
Vender – Realiza la venta capturada. Este es el único botón de este módulo que
descarga piezas del catálogo de artículos y crea un registro en Kardex.
Limpiar – Limpia toda la pantalla para comenzar de nuevo.
CATÁLOGO DE VENTAS
Figura 62. Botón Catálogo de Ventas
En el catálogo de Ventas se encuentran capturadas todas las ventas y reservaciones
vendidas en el sistema.
Figura 63. Catálogo de Ventas
Al igual que en los catálogos vistos anteriormente este catálogo permite hacer búsquedas
a partir de diferentes campos.
Los campos a partir de los cuales se puede realizar una búsqueda son:




Id
Número de Artículos
Fecha de Venta
Tipo de Venta
Quimera Systems
48







Id Cliente
Subtotal
Total
Reservaciones
Efectivo
Crédito
Efectivo/Crédito
Del mismo modo el sistema permite hacer búsquedas exactas o aproximadas sobre los
campos con cadenas de texto, utilizando las palabras igual a o como respectivamente.
El botón con la imagen de una impresora
Figura 64. Botón Reimprimir
Permite llevar un registro de las ventas a las cuales se les ha hecho una reimpresión. Esto
con el fin de que se pueda llevar un mejor control sobre las reimpresiones efectuadas. Al
oprimirlo se muestra una pantalla con los siguientes campos:





Usuario que realizó la reimpresión
Folio de la venta
Fecha de la venta
Importe de la Venta
El vendedor que realizó la venta
Al seleccionar una venta (dando doble click) a partir de una búsqueda específica en el
catálogo de ventas. Se accede a los detalles de ese elemento:
Quimera Systems
49
Figura 65. Panel Detalle de Ventas
En el detalle de ventas se puede consultar:


















Número de Venta
Número de Artículos en esa Venta
Número de Partidas
Subtotal
Total
Estado de la venta (Vivo o Devuelto)
Tipo de Venta (Efectivo o Crédito)
Fecha de la Venta
Si se encuentra facturada o no
Observaciones (Capturadas en el módulo de realizar venta)
Login del Usuario que realizó la venta
Nombre completo del Usuario que realizó la venta
Puesto del Usuario que realizó la venta
Nombre del cliente
RFC del cliente
Login del Administrador (En caso de que se haya realizado alguna autorización)
Nombre del Administrador (En caso de que se haya realizado alguna autorización)
Puesto del Administrador (En caso de que se haya realizado alguna autorización)
Quimera Systems
50

Partidas
Dentro de las Partidas se pueden observar los campos:






Código
Descripción
Precio de Venta
Unitario con Beneficio
Cantidad
Subtotal
Dentro de esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:
Reimprimir – Con este botón se pueden reimprimir las ventas en el sistema.
Salida a Almacén – Con este botón se puede validar que toda la mercancía entregada por
el área de almacén corresponda con los códigos capturados en el sistema. Para ello el
sistema muestra una pantalla con todas las partidas correspondientes a una venta en
específico. Con la ayuda de un lector de códigos de barras se puede leer cada producto y
verificar la correspondencia entre el producto físico y el sistema.
Figura 66. Validar Almacén
Cuando todos los campos de capturado han sido palomeados el sistema manda un
mensaje de venta correcta y el área de almacén puede proceder físicamente a entregar el
producto.
Quimera Systems
51
Enviar a Sucursal – (Para empresas con el sistema instalado en varias sucursales) Con este
botón se puede enviar la venta actual al módulo de compras de otra sucursal.
Para ello al oprimir el botón aparece una lista de las sucursales a las cuales se les puede
enviar la venta
Figura 67. Panel Sucursales
Después de seleccionar la sucursal deseada y oprimir el botón Seleccionar, el sistema
solicita escribir el Login y la Contraseña de un usuario registrado en la sucursal destino con
permisos para realizar ventas. Ya realizado lo anterior, el programa captura las piezas y
pregunta si se desea actualizar la descripción de los artículos para que tanto las
descripciones de los artículos del negocio de origen como los del negocio destino
coincidan.
Terminado este paso, se podrá corroborar una nueva captura de compra en la sucursal
destino.
Nota: Para el funcionamiento adecuado de esta acción es necesario que exista el mismo
catálogo de artículos (es decir, los mismos códigos) tanto en la base de datos origen como
en la base de datos destino.
Devolver Venta Completa / Cancelar Venta Completa – Realiza la devolución al Almacén
General de las partidas contenidas en la venta correspondiente. Para hacer dicha
devolución es necesaria la autorización de un usuario con puesto de administrador y un
usuario con puesto de Almacén.
Al momento de regresar los artículos únicamente un botón (Devolver Venta Completa o
Cancelar Venta Completa) se encontrará habilitado. Esto es debido a que una cancelación
se produce el mismo día de la venta y una devolución en un día posterior a la venta. Por lo
que el sistema compara la fecha de la venta con la fecha actual y habilita únicamente el
Quimera Systems
52
botón correspondiente.
Cuando una de las partidas dentro de la devolución tiene un precio de compra diferente al
que existe actualmente en el catálogo de artículos, el sistema mandará esa pieza a un
almacén alternativo conocido como almacén de devoluciones. Este almacén puede ser
accedido a partir del panel de ventas, y en él se pueden consultar todas las partidas con
las cuales se puede tomar la decisión entre venderlas directamente desde este almacén o
enviarlas al almacén general.
Devolver Venta Parcial / Cancelar Venta Parcial – Similar a Devolver Venta Completa /
Cancelar Venta Completa pero utilizado únicamente para devolver sólo una o un conjunto
de partidas específicas.
Para utilizar uno de estos botones el usuario debe seleccionar previamente cuál es la
partida que desea devolver de la tabla de partidas y especificar la cantidad de piezas que
desea regresar de dicho artículo, posteriormente se debe apretar el botón Devolver
Piezas lo cual habilitará los botones Devolver Venta Parcial o Cancelar Venta Parcial.
Facturar (CFDI) Al oprimir el botón Habilitar en la ventana de Detalle Ventas, y en caso de que la venta no
se encuentre previamente facturada, se puede acceder a la ventana de facturación
mediante el botón CFDI.
Quimera Systems
53
Figura 68. Panel Facturas
En esta pantalla se encuentran y se pueden editar los siguientes campos mediante el
botón Modificar, para lo cual se solicitará contraseña de un usuario con puesto de
Administrador o de Área:










RFC Emisor
Nombre Emisor
Calle Emisor
Número Exterior Emisor
Colonia Emisor
Código Postal Emisor
Ciudad Emisor
Estado Emisor
País Emisor
Calle Expedido En
Quimera Systems
54






























Número Exterior Expedido En
Colonia Expedido En
Código Postal Expedido En
Ciudad Expedido En
Estado Expedido En
País Expedido En
Nombre Cliente
RFC Cliente
Calle Cliente
Número Exterior Cliente
Colonia Cliente
Código Postal Cliente
Ciudad Cliente
Estado Cliente
País Cliente
Dígitos de Cuenta Bancaria del Cliente
Banco del Cliente
Cantidad con Letra
Motivo
Mensajes en el formato de la factura
Fecha de Emisión
Año y Número de Aprobación
No. De Certificado
Tipo de Comprobante (ingreso o egreso)
Folio Interno
Régimen Fiscal
Subtotal
Descuento
IVA
Total
Adicionalmente se puede seleccionar el método de pago entre las siguientes opciones:




EFECTIVO
CHEQUE
TRANSFERENCIA
TARJETA DE DÉBITO
Quimera Systems
55

TARJETA DE CRÉDITO
El botón Cambiar Receptor despliega una ventana con los nombres de todos los clientes
capturados en el catálogo de clientes. Los cuáles se pueden filtrar y seleccionar
posteriormente (Dando doble click). Esto cambia todos los datos relacionados a la
información del cliente a facturar automáticamente.
Una vez que se elige el botón facturar, el sistema se conecta vía Internet con el proveedor
de timbrado (PAC) y se crea la factura en las carpetas xmls y pdfs del sistema
respectivamente.
Para poder realizar una factura es necesario tener contratados timbres fiscales,
configurados los datos de facturación y agregar el certificado de sello digital (archivo .cer)
y la llave pública (Archivo .key) al sistema, así como contar con conexión de Internet.
La factura realizada podrá ser consultada y reimpresa en el catálogo de facturas del Panel
de Ventas.
VENTAS A PARTIR DE PEDIDOS
El sistema además permite capturar ventas a partir de pedidos en xml utilizando el botón
Al dar click sobre el botón anteriormente mencionado se abrirá una pantalla similar a la
siguiente:
Quimera Systems
56
Figura 69. Ventas a partir de pedidos
La interfaz es muy parecida a aquella de realizar venta, con la diferencia de que no existe
una tabla para buscar partidas, en lugar de esto, hay un nuevo panel que solicita la ruta
del archivo que se desea descargar y, una vez seleccionado el archivo, se descargan las
partidas solicitadas. Permitiendo hacer la venta de manera normal.
Para poder utilizar este módulo es necesario que los archivos cuenten con el siguiente
formato.
Figura 70. XML Pedidos
Quimera Systems
57
Este archivo se genera con el programa Interfaz de Quimera Systems.
CATÁLOGO DE FACTURAS
Figura 71. Botón Catálogo de Facturas
El catálogo de facturas permite consultar todos los elementos facturados en el Sistema,
así como realizar cancelaciones y reimpresiones de estos documentos.
Se accede a través del botón Catálogo de Facturas que se encuentra en el panel de Ventas,
una vez accedido se presenta una pantalla de consulta con las siguientes opciones:












Folio
Fecha
Tipo de Comprobante
Subtotal
Total
Código Interno
Impuestos
Reservaciones
Ventas Mostrador
Ventas Crédito
Anticipos Usado
Anticipos Nuevo
Al igual que en los catálogos anteriores, el sistema permite realizar búsquedas exactas o
aproximadas al ingresar cadenas de texto utilizando los comodines igual a o como
respectivamente.
Quimera Systems
58
Una vez realizada la búsqueda, el sistema permite realizar una cancelación de la factura
tanto en el Sistema como en el SAT.
Para cancelar una o varias facturas es necesario dar click derecho sobre la factura que se
desea cancelar y a continuación oprimir la opción Seleccionar para Cancelación una vez
realizado esto, se ha de dar click en el botón rojo de cancelación en el panel.
El SAT envía un anexo que se guarda en la carpeta xmls y pdfs del sistema.
Reimpresión de facturas
El sistema permite hacer una reimpresión del pdf de la factura, creándola en la carpeta
pdfs del sistema.
NOTA: Para la recuperación de XML se recomienda acceder directamente al portal del SAT
y descargarlo manualmente.
CIERRES
Figura 72. Botón Cierres
El sistema permite realizar cierres dentro de un periodo específico de tiempo, para ello se
accede al módulo de cierres a partir del panel de ventas.
Quimera Systems
59
Figura 73. Panel Cierres
Una vez dentro del módulo se puede obtener un cierre de las siguientes operaciones:





Ventas Ticket (Ventas que no han sido facturadas)
Ventas Factura (Ventas que han sido facturadas)
Ventas Reservaciones (Ventas realizadas a través del módulo de reservaciones)
Ventas Anticipos (Ventas realizadas a través del módulo de anticipos)
Compras
Para realizar uno de estos cierres se selecciona la opción deseada y se especifica un
periodo a través de los 2 calendarios dentro de la pantalla, pulsando posteriormente el
botón enviar.
Se presentará una lista de elementos con las siguientes columnas:







Id
Cliente/Proveedor
Usuario
Fecha
Artículos
Total
Venta
Quimera Systems
60
Así como la suma de partidas, de la cantidad de artículos y de los importes del periodo
seleccionado.
Es posible además anexar un segundo listado con otra opción sobre el mismo periodo de
tiempo, es decir, pueden obtenerse reportes de Ventas sin Factura y con Factura en un
mismo listado o cualquier otra combinación dentro de las opciones disponibles.
Para ello únicamente se selecciona otra opción y se oprime el botón anexar. Tanto la lista
como los totales se modificarán, para mostrar información general sobre la consulta
especificada.
El sistema permite imprimir esta información tanto en formato ticket como en formato de
hoja carta utilizando los botones Imprimir e Imprimir Carta respectivamente.
KARDEX
Figura 74. Botón Kardex
Kardex es el registro de todas las actividades realizadas en el sistema que tienen como
denominador común los artículos. En él se pueden observar los ingresos, egresos o
cambios de almacén que existen en el sistema. Se puede acceder a él a través del botón
Kardex que aparece en el panel de Ventas.
Figura 75. Kardex
El Kardex permite visualizar las siguientes columnas:


Id (Código secuencial dado automáticamente por el Sistema)
Código del Artículo
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












Movimiento Realizado
Referencia
Entradas
Salidas
Artículos Reservados
Artículos en Anticipos
Existencias
Último Costo
Precio de Venta
Vendido En (En caso de tratarse de una venta)
Fecha de registro en Kardex
Responsable de realizar el movimiento
Administrador (En caso de que el movimiento requiriera dos usuarios)
Para ello se puede realizar una búsqueda por código o descripción. En caso de que la
búsqueda sea aproximada, se despliega una lista con todos los artículos disponibles que
han coincidido con ese criterio de búsqueda, al seleccionar uno dando doble click sobre la
lista, se despliega la información citada anteriormente.
Las búsquedas en Kardex pueden realizarse de dos formas:
1.- Búsquedas por un periodo de tiempo: Especificando la fecha inicial y final dentro del
periodo de búsqueda.
2.- Búsquedas por límite de partidas: Se muestran los últimos resultados por debajo del
límite especificado. Si el límite especificado es 100, se presentan los últimos 100
movimientos.
Por default, el sistema muestra los últimos 10 movimientos realizados sobre el artículo
especificado siendo el primero en la lista desplegada el movimiento más reciente.
Para realizar una búsqueda por un periodo de tiempo es necesario deshabilitar la opción
límite en la pantalla de Kardex.
Quimera Systems
62
CATÁLOGO DE DEVOLUCIONES
Figura 76. Catálogo de Devoluciones
El catálogo de devoluciones contiene todos los elementos procedentes de la devolución
de una venta. Y puede ser accedido a través del panel de Ventas.
Figura 77. Catálogo de Devoluciones
Este catálogo permite buscar devoluciones utilizando los siguientes campos:






Id
Código de Venta
Número de Artículos
Fecha de Devolución
Subtotal
Total
Nuevamente, se pueden realizar búsquedas exactas o aproximadas utilizando los criterios
igual a o como respectivamente.
Quimera Systems
63
A continuación se presenta una pantalla muy parecida a la de Detalle Ventas del catálogo
de ventas.
Figura 79. Detalle de Devoluciones
Mostrando la ventana de devolución los siguientes campos:












El número de venta
La cantidad de artículos devueltos
La cantidad de partidas devueltas
El total del importe devuelto
El estado de la devolución
Si la devolución ha sido facturada
El tipo de venta devuelta
La fecha de la devolución
Observaciones al momento de hacer la devolución.
El almacenista encargado de autorizar la devolución
El cliente al cuál se le realizó la devolución
El administrador encargado de autorizar la devolución.
Quimera Systems
64

Una lista de las partidas devueltas
Dentro de las acciones de una devolución se puede hacer una reimpresión del
comprobante de esta en formato Ticket y realizar notas de crédito.
Las notas de crédito se muestran en la misma pantalla de facturación (Véase Catálogo de
Facturas) mostrando únicamente el tipo de comprobante como egreso y usando las
partidas contenidas en la devolución.
ALMACÉN DE DEVOLUCIONES
Figura 80. Botón Almacén Devoluciones
El almacén de devoluciones recibe todos los artículos que se encuentren, al momento de
hacer la devolución con un precio de compra y/o descripción (y muchas veces precio de
venta) distinto a aquél que se encuentra en el catálogo de artículos.
Figura 81. Almacén de Devoluciones
Artículos que tienen el mismo código pero diferentes precios de compra, pueden ser
muchas veces un problema porque pueden ser vendidos a diferentes precios. Debido a lo
anterior se creó este almacén desde el cuál se pueden tomar decisiones sobre su regreso
al almacén general o la venta directa (vista anteriormente en el módulo Realizar Venta)
desde este lugar.
Las columnas que contiene el almacén de devoluciones son:



Código del Artículo
Descripción del Artículo
Precio de Compra
Quimera Systems
65


Precio de Venta
Cantidad
Y se pueden realizar búsquedas de artículos específicos utilizando los criterios de
búsqueda que corresponden a los nombres de las columnas citadas anteriormente.
De igual modo pueden realizarse consultas exactas o aproximadas utilizando las palabras
igual a o como respectivamente.
Devolución de un Artículo del Almacén de Devoluciones al Almacén General – Para
devolver un artículo del almacén de devoluciones al almacén general es necesario ingresar
previamente al catálogo de artículos y seguir los siguientes pasos:
1. Realizar una búsqueda con el código del artículo que se encuentra en el almacén
de devoluciones y que se desea devolver.
2. Entrar a la ventana de detalle del artículo y asegurarse que el elemento del
catálogo de artículos tenga la misma descripción que aquél del almacén de
devoluciones, de no ser así, actualizar la descripción del elemento en el catálogo
de artículos para que coincida con la descripción del artículo en almacén de
devoluciones.
3. Actualizar el precio de compra (y repetir el precio de compra en el campo último
costo) y el precio de venta del catálogo de artículos para que coincida con aquél
del almacén de devoluciones.
4. En el módulo “Almacén de devoluciones” especificar la cantidad de piezas a enviar
en el campo Seleccione.
5. Apretar el botón enviar
NOTA: De no realizarse el paso 2 es posible que el sistema no encuentre el artículo
especificado y preguntará si se desea crear un nuevo artículo en el catálogo de artículos,
si el usuario elige la opción Sí el sistema solicitará un código nuevo y único para identificar
el nuevo artículo, enviando los parámetros de descripción cantidad seleccionada, precio
de compra y precio de venta como información del nuevo artículo.
NOTA: De no realizarse el paso 3 es posible que el sistema encuentre un artículo que
coincide con la descripción y el código de otro en el catálogo de artículos. De ser así, el
programa avisará que el artículo enviado del almacén general tomará el precio de compra
y precio de venta de aquél que está en el Catálogo de Artículos y solicitará la
confirmación del usuario para realizar este cambio.
Todos los movimientos que se realizan al enviar un artículo del almacén de devoluciones
Quimera Systems
66
al almacén general quedan registrados en el Kardex del Sistema.
OFERTAS
Figura 82. Botón Ofertas
El panel de ofertas es un módulo que permite aplicar descuentos (sobre el precio de
venta) o utilidades (sobre el precio de compra) a un conjunto de artículos especificados
por el creador de la oferta.
Figura 83. Panel Ofertas
Este módulo cuenta con las mismas opciones de búsqueda que el del menú del panel de
artículos, es decir:



Código
Id
Descripción
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










Precio de Venta
Precio de Compra
Existencia
Reservado
Línea Principal
Sinónimo Principal
Código Alterno
Proveedor Principal
Clasificación de Paretto
Sin Paretto
Con Paretto
Y con las mismas opciones de búsqueda que cualquier otro catálogo, es decir, búsquedas
aproximadas y exactas utilizando las palabras como e igual a respectivamente. También
cuenta con la posibilidad de especificar un límite de búsqueda o utilizar un filtro para
realizar una subconsulta (Véase Catálogo de Artículos).
Una vez realizada la búsqueda del artículo o del conjunto de artículos se elige la opción
Agregar con Descuento (Para aplicar un descuento sobre el precio de venta) o Agregar con
Utilidad (Para aplicar una utilidad sobre el precio de compra) especificando el porcentaje
del descuento o de la utilidad en el campo de texto:
Figura 84. Agregar Descuento
Luego de hecho lo anterior se puede agregar la partida utilizando el botón Agregar o el
conjunto de todas las partidas disponibles (Aplicando el mismo porcentaje de
descuento/utilidad a todas) utilizando el botón Agregar todos.
Del mismo modo, se puede eliminar una partida en específico seleccionándola de la lista
de partidas de la tabla inferior y utilizando el botón Eliminar o eliminar todas las partidas
de la tabla inferior utilizando el botón Eliminar todos.
Una vez generada la lista de artículos seleccionados para oferta con el porcentaje de
descuento/utilidad seleccionado, se produce una validación al apretar el botón Aplicar
descuentos teniendo como criterio la siguiente regla:
Si el precio de venta menos el descuento o el precio de compra más la utilidad es menor al
precio de compra más el 0.05% de utilidad, el artículo no es válido para hacer una oferta y
Quimera Systems
68
se solicita quitarlo de la lista de partidas.
En caso contrario, todas las partidas se guardan y los artículos aparecen en Oferta en el
módulo de Realizar Ventas, hasta que se eliminen del catálogo de Ofertas.
Una vez capturados todos los artículos en oferta, estos pueden ser visualizados mediante
el botón Mostrar Artículos en Oferta con los siguientes campos:








Código
Descripción
Precio Venta
Precio Oferta
Precio Compra
Precio Compra + 0.05 (Porcentaje mínimo de utilidad manejado por el sistema por
default)
Existencia
Existencia en Almacén
Desde esta pantalla se puede elegir entre eliminar un artículo seleccionado utilizando el
botón Eliminar o eliminar todos los artículos en oferta utilizando el botón Eliminar todos.
Figura 85. Eliminar Ofertas
NOTA: Sólo un usuario con permisos de administrador tiene la opción de utilizar el botón
Eliminar o Eliminar Todos. Un Usuario con otro puesto tiene estos botones deshabilitados.
Quimera Systems
69
Catálogo de Reservaciones
Figura 86. Botón Catálogo de Reservaciones
Al ingresar en el Catálogo de Reservaciones se puede encontrar una pantalla como la
siguiente:
Figura 87. Catálogo de Reservaciones
La tabla en la cual se muestran todas las reservaciones de este catálogo contiene los
siguientes campos:









Id
Fecha
Cliente
Campo 6 (Definido por el Usuario)
Campo 1 (Definido por el Usuario)
Campo 7 (Definido por el Usuario)
Facturada
Devolución
Cancelada
Las opciones de búsqueda son las mismas que las especificadas en las columnas de la
tabla, incluyendo búsquedas exactas y aproximadas.
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70
Alta de Reservaciones
Al momento de realizar una reservación se puede ver una pantalla parecida a la siguiente:
Figura 88. Alta de Reservaciones
Quimera Systems
71
Esta pantalla se encuentra dividida en varios subpaneles:





Reservación – Folio de la reservación, Fecha de alta y validación de Usuario.
Cliente – Datos del cliente y Nombre del vendedor que hace la reservación.
Registro – Campos personalizables para registrar la reservación.
Artículo – Información sobre los artículos disponibles para reservar
Resumen – Partidas descargadas listas para ser reservadas.
Para comenzar el registro de una reservación es necesario que un Usuario con permisos
de Administrador, Área o Reservación ingrese sus datos en el subpanel Reservación y de
click en el botón validar. Esto habilitará los campos y botones necesarios para poder
reservar.
Una vez hecho lo anterior, se posiciona el cursor en el campo Busca Clientes y se captura
el cliente al cuál se le desea hacer la reservación. Esta búsqueda es aproximada por lo cual
se desplegará una lista con todas las coincidencias del nombre de ese cliente en el campo
Cliente. Cada vez que se selecciones un cliente de esta lista, los campos Nombre, RFC,
Realiza, Límite de Crédito y Saldo se actualizarán de acuerdo a la información contenida
para cada cliente en su catálogo.
Posteriormente se puede capturar la información de la reservación en sí, los campos de la
reservación varían en base a la configuración del Sistema y del giro del negocio. Sin
embargo existen 12 campos disponibles para capturar información sobre cada
reservación, así como un campo de observaciones.
El subpanel artículo también contiene un campo personalizable que se guardará a nivel de
partida (es decir, este campo puede contener información diferente para cada partida).
Cada artículo que se piensa reservar puede ser consultado por código, descripción o línea
principal, utilizando búsquedas aproximadas o exactas.
Una vez realizada la consulta es necesario seleccionar la partida y especificar el precio de
venta y la cantidad que se desea reservar. Al momento de hacer la selección el sistema
otorga un precio de venta sugerido sin IVA de forma automática (Precio de Compra *
1.28), este precio de venta puede ser ignorado y especificar cualquier otro si el usuario así
lo desea.
Una vez seleccionada la partida, la cantidad y el precio de venta el usuario puede dar click
en el botón Agregar Renglón para capturar la partida en el panel Resumen. Del mismo
modo el usuario puede elegir, quitar la partida del subpanel mencionado anteriormente
seleccionándola del subpanel Resumen y dando click en el botón Eliminar Renglón.
Quimera Systems
72
Se mostrará un total de los importes en la parte inferior izquierda de la pantalla con la
leyenda Total. Cuando el usuario ha capturado todas las partidas que desea reservar
puede proseguir con este proceso dando click en el botón Aceptar en la parte inferior
derecha de la pantalla.
También es posible enviar tickets a almacén con la solicitud de las piezas reservadas para
que se aparten del lugar físico de almacén.
Actualización y Cierre de Reservaciones
La pantalla de actualización de reservaciones es muy similar a aquella que se utilizó para
dar de alta una reservación. Aquí se pueden encontrar los campos y las partidas que se
dieron de alta en un principio. Para acceder a la reservación únicamente basta con utilizar
los criterios de búsqueda vistos en la parte inicial de este capítulo y dar doble click sobre la
partida.
La actualización de las partidas se da del mismo modo que en la sección alta de
reservación, es decir mediante el uso de los botones Agregar y Eliminar Partida y pulsando
posteriormente el botón Act. Partidas (Actualizar Partidas).
Sin embargo, en muchos casos, existe otra forma de actualizar las partidas de una manera
directa y sin realizar registros en Kardex.
Figura 89. Actualización de una Reservación
Quimera Systems
73
Con seleccionar la partida en el subpanel resumen, se puede modificar la descripción, el
campo 13, el precio de la partida, escribiendo en los campos respectivos en el subpanel
Artículos y dando click en los botones respectivos.
En la parte inferior de la pantalla aparecen nuevos botones que a continuación serán
explicados brevemente.
Figura 90. Botones Reservaciones
Facturada – Es un botón inhabilitado que indica si la reservación ya ha sido facturada.
Act. Reservación – Actualiza los campos del subpanel registro, así como datos generales
de la reservación.
Ticket a Almacén – Manda las partidas reservadas para ser solicitadas al área de almacén.
Act. Partidas – Actualiza las partidas que se agregaron o quitaron de la reservación.
CFDI – Vende la reservación desplegando una pantalla de facturación (Vease Factura en el
Panel de Ventas).
Una vez que se oprime el botón CFDI se produce una venta en el catálogo de ventas, por
lo que se puede realizar una facturación desde ahí en caso de que el usuario cierre la
pantalla de facturación y desee realizar la factura en otro momento.
Eliminación de Reservaciones
Para eliminar una reservación basta con seleccionar la partida de la tabla de búsqueda en
el catálogo de reservaciones y oprimir el botón
Figura 91. Botón Eliminar Reservación
NOTA: Aunque el sistema permite eliminar reservaciones, no se recomienda realizar esta
acción pues podría causar inconsistencia en la información o en la funcionalidad del
Sistema.
Quimera Systems
74
ARTICULOS EN RESERVACIONES
Figura 92. Botón Artículos en Reservaciones
En este módulo se encuentran todos los artículos apartados físicamente en almacén y en
una reservación que no ha sido vendida aún.
Este es únicamente un módulo de consulta, por lo que no se pueden hacer operaciones
sobre él.
Al dar click sobre este módulo se despliega una pantalla similar a la siguiente:
Figura 93. Panel Artículos en Reservaciones
En ella se muestra el código del artículo, descripción, la reservación a la cual pertenece, el
cliente, la fecha de la reservación, el precio de venta y la información guardada en los
campos 6, 8 y 13 de la reservación.
Quimera Systems
75
PANEL PEDIDOS
Figura 94. Panel Pedidos
En el panel de pedidos se encuentra todo lo referente a la solicitud y compra de productos
utilizados por el negocio. Este panel se encuentra compuesto por 3 módulos:



Catálogo de Pedidos
Backorder
Artículos en Mostrador
CATÁLOGO DE PEDIDOS
Figura 95. Botón Catálogo de Pedidos
Quimera Systems
76
En el catálogo de pedidos se pueden realizar todas las órdenes de compra, que
representan el ingreso de la mercancía al Sistema.
Desde este catálogo se realiza el Alta, Consulta, Devolución, Eliminación y Consulta de
Pedidos Devueltos.
Los pedidos pueden ser buscados usando mediante:










Devolución
Compra
Factura
Proveedor
Fecha
Importe
Tipo de Pago
Días de Crédito
Observaciones
TN
Y, al igual que en el resto de catálogos, se pueden realizar consultas exactas o
aproximadas utilizando las palabras igual a o como, en los criterios de búsqueda
respectivamente.
Figura 96. Catálogo de Pedidos
ALTA DE PEDIDOS
Figura 97. Botón Alta de Pedidos
Una alta de pedidos se realiza dando click en el icono con el símbolo + , una vez hecho
esto se abre una ventana similar a la siguiente:
Quimera Systems
77
Figura 98. Alta de Pedidos
En la parte superior se encuentra el subpanel Archivo
Figura 99. Guardado Automático
En este subpanel se pueden guardar pedidos (sin grabarlos en la base de datos) para
terminarlos en un momento posterior. Esta acción también se puede realizar de forma
automática habilitando la opción Guardado Automático, deshabilitada por default, en la
parte superior izquierda de la pantalla.
Todos los archivos guardados se encuentran en la carpeta pedidosTemporales en formato
.xml.
Quimera Systems
78
Figura 100. Pedidos Temporales
Para abrir un pedido guardado de manera temporal, basta con abrir el archivo deseado
desde la carpeta comentada anteriormente y la información se cargará de manera
automática.
En el subpanel Datos del Artículo se puede capturar el proveedor de la compra haciendo
una búsqueda por nombre, esto carga la lista de proveedores que coincidieron con el
criterio de búsqueda y sus respectivas escalas de descuentos.
Posterior a la captura del proveedor se puede proceder a capturar los artículos que se
desea comprar y que han sido previamente dados de alta en el catálogo de artículos.
La búsqueda de los artículos se puede realizar utilizando cuatro criterios:




Sinónimo (El código del proveedor)
Código
Descripción
Línea
El usuario entonces puede seleccionar cualquier partida de la lista de elementos que
coincidió con el criterio de búsqueda, al seleccionar cada partida, los siguientes datos en
los recuadros varían de acuerdo a la información contenida en el catálogo de artículos:




Precio Compra
Importe Total con IVA
Stock Mínimo
Stock Máximo
El campo Precio Total es un cálculo del precio de compra de la pieza el cual es generado
Quimera Systems
79
utilizando una de las 5 operaciones siguientes:





Precio de Compra (Indicado por el Usuario) + Cargos (%) cuando Descuentos = 0
Precio de Compra (Indicado por el Usuario) – Descuentos (%) cuando Cargos = 0
Precio de Compra (Indicado por el Usuario) + Cargos (%) - Descuentos (%) para
Cargos y Descuentos diferentes de 0.
Precio de Compra (Indicado por el Usuario) – Aplicación de Cascada (%) cuando la
opción cascada se encuentra seleccionada.
Precio de Compra (Indicado por el Usuario) cuando Cargos y Descuentos son
iguales a 0
Funcionamiento de la opción cascada:
La opción cascada funciona únicamente cuando su casilla se encuentra activada y consiste
en la aplicación de varios descuentos en serie especificados en el catálogo de
proveedores.
Cada proveedor puede guardar hasta seis descuentos diferentes, suponiendo que el
proveedor A tiene los siguientes descuentos:
Número de Descuento
Descuento 1 del Proveedor A
Descuento 2 del Proveedor A
Descuento 3 del Proveedor A
Descuento 4 del Proveedor A
Descuento 5 del Proveedor A
Descuento 6 del Proveedor A
Descuento en Porcentaje (%)
1
1
1
4
5
6
Y el precio de compra del artículo es de 100 pesos, la cascada se realizaría de la siguiente
forma:
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80
Operación
Resultado
100 / 1.01
99.00 / 1.01
98.02 /1.01
97.05/1.04
93.32/1.05
88.88/1.06
99.00
98.02
97.05
93.32
88.88
83.85
Operación tras aplicación de la cascada: 83.85 pesos.
NOTA: Para fines del ejemplo, todas las operaciones fueron resumidas a 2 decimales
únicamente.
Por default el sistema maneja un margen de utilidad del 30%, debido a esto el Importe
Total con IVA se calcula de la siguiente manera:
Precio Total * 1.3 * (1 + (IVA/100))
A este importe se le puede quitar el IVA utilizando el botón
Figura 101. Botón Quitar IVA
O se le pueden aplicar descuentos o utilidades especificando los porcentajes en los
campos respectivos y apretando posteriormente la tecla Enter.
Debido a todo lo anterior es necesario apretar la tecla Enter en los campos Precio Compra,
Cargos, Descuento (Del precio de compra), o en la opción Cascada para que el Sistema
pueda calcular el campo Precio Total sobre el que realizan operaciones en el resto de los
campos. De lo contrario el sistema no permitirá descargar la partida.
Para agregar la partida se utiliza el botón Agregar
NOTA: En caso de que el precio de venta sea menor al que el sistema tiene registrado en
Kardex, saldrá una advertencia al usuario solicitando especificar un criterio para
especificar el precio de Venta.
En el primer caso se respeta el precio de Venta especificado por el usuario inicialmente,
en el segundo caso se utiliza el precio de venta en Kardex, y en el tercer caso el usuario
Quimera Systems
81
puede especificar un precio de Venta antes de descargar la partida.
Figura 102. Validación Precio
Para eliminar una partida descargada incorrectamente el usuario puede optar por utilizar
el botón eliminar, seleccionando previamente el elemento en la tabla de partidas.
Una vez que todas las partidas de la compra se han descargado correctamente se presenta
un resumen del pedido en General, desglosado en los campos:




Partidas
Subtotal del pedido
IVA
Total del pedido
Se puede agregar un descuento adicional, un descuento adicional en (%) o un cargo
adicional sobre el pedido para reducir el importe total de la compra utilizando el botón
Aplicar en la parte inferior de la pantalla.
Figura 103. Descuentos y Cargos
Finalmente se pueden colocar las observaciones convenientes y guardar la compra
utilizando el botón guardar.
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82
Cierre de Pedidos
Una vez dado de alta, el pedido todavía no ha quedado registrado en Kardex, ni en el
sistema, es necesario volver abrirlo para su revisión y el posterior cierre de la compra.
Para hacer lo anterior se busca el pedido en el catálogo de pedidos utilizando los criterios
de búsqueda comentados anteriormente en esta sección y una vez seleccionado se da
doble click sobre la partida seleccionada para actualizarlo.
Figura 104. Actualizar Pedido
La pantalla es muy parecida a aquella de Alta de Pedidos, sin embargo existen 2 campos
nuevos que pueden ser llenados en la parte superior de la ventana.


Compra expira (Para indicar la fecha de expiración de la compra)
Factura (Para indicar el número de factura del proveedor al cual se le hizo la
compra)
El primer campo es opcional, el segundo es obligatorio y el sistema solicitará la captura de
una factura para realizar el cierre de la compra.
Una vez especificada la factura, aparecerá la siguiente pantalla
Quimera Systems
83
Figura 105. Pantalla de Pago
Solicitando al usuario conocer cómo se pagó la factura con las siguientes opciones:




Contado
Contado con Información Extra (TN)
Crédito
Crédito con Información Extra (Contrarecibo, TN, Banco, Tipo de Pago)
NOTA: Los campos Crédito y Crédito con Información Extra generarán una cuenta por
pagar al proveedor correspondiente en el módulo Cuentas por Pagar.
NOTA: Es probable que antes de realizar el cierre de la venta se desee, actualizar la
información de una partida o eliminarla de la lista de partidas o inclusive agregar un nuevo
artículo al pedido. Para ello puede utilizarse el botón Actualizar Partidas de esta ventana.
Sin embargo una vez presionado este botón no se podrá realizar el cierre de la compra
hasta que exista una nueva consulta en el catálogo de pedidos.
Quimera Systems
84
Eliminar una compra no vendida
Para la eliminación de una compra no vendida se debe seleccionar la compra que se desea
eliminar y posteriormente presionar el botón
Figura 106. Eliminación de Compras no vendidas
NOTA: No se recomienda eliminar pedidos, pues esto podría ocasionar inconsistencia en
la información o funcionamiento del Sistema.
Devolver una compra realizada
En la devolución de una compra se remueven las piezas seleccionadas del almacén general
y se registran los movimientos en Kardex. El proceso de devolución de compra se realiza
de la siguiente forma:
Después de seleccionar una partida en el catálogo de pedidos se procede a oprimir el
botón
Figura 107. Devolución de Compras
Quimera Systems
85
Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
Figura 108. Devolución de Compras
En la parte superior del panel aparece el proveedor al cual se le realizará la devolución, la
escala de descuentos del proveedor, el número de factura capturada y el número de
compra interna en el sistema.
En el subpanel Datos de los Artículos Registrados se escribe el motivo de la devolución, la
referencia (en caso de existir una papeleta de devolución) y la cantidad a devolver.
Finalmente en la parte inferior del panel se encuentra un resumen de la devolución.
Partidas, Cantidad, Subtotal, IVA, Total del importe de la devolución. Así como las
observaciones del pedido.
Existen dos formas de hacer una devolución:
1.- Devolución completa – Para realizar una devolución completa se llenan los campos
motivo y referencia de la devolución, el motivo de todo el pedido será tomado del campo
Motivo en el subpanel Datos de los Artículos Registrados al igual que la Referencia de la
Quimera Systems
86
devolución. Posteriormente se oprime el botón Devolver Completa.
2.- Devolución Parcial – Para la devolución de una sola partida del pedido original, es
necesario seleccionar inicialmente la partida que se desea devolver, aparecerá en el
campo Motivo las palabras “Sin Motivo” y en el recuadro Referencia “00000”,
posteriormente se llenan los campos correspondientes con el motivo y referencia de la
devolución, así como la cantidad de artículos a devolver de esa partida en particular. Se da
doble click sobre la partida que se desea devolver quedando seleccionada la casilla
devolver dentro de la tabla de partidas.
Los campos Cantidad, Subtotal, IVA y Total se habrán actualizado con la suma de las
devoluciones parciales que se están realizando. Finalmente cuando todas las partidas que
se desea devolver han sido capturadas, se da click sobre el botón Devolver Parcial.
Para ambos tipos de devoluciones se solicitará la contraseña de un usuario con puesto de
almacenista y otro usuario con puesto de Administrador.
Se pueden realizar devoluciones recurrentes, es decir, mientras sigan existiendo piezas
dentro de la compra seleccionada, estas se pueden continuar devolviendo en distintos
momentos.
Consulta de Artículos Devueltos
Para consultar artículos devueltos es necesario asegurarse que la casilla correspondiente
en la columna Devolución se encuentre seleccionada en el módulo Catálogo de Pedidos.
Una vez seleccionado el pedido que se desea consultar se da click en el botón
Figura 109. Botón de Consulta
Quimera Systems
87
Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
Figura 110. Consultar Devolución de la Compra
El color rojo indica que el pedido ha sido devuelto, ahí se pueden consultar los motivos de
la devolución seleccionando cada partida, así como la cantidad devuelta y la referencia.
También se puede consultar la cantidad total de artículos devueltos, y el subtotal, iva y
total de los importes.
Finalmente hay un botón para reimprimir el comprobante de la devolución en caso de que
sea necesario.
Quimera Systems
88
Backorder
Figura 111. Botón de Backorder
Se puede acceder al módulo de backorder desde el panel de Pedidos.
Figura 112. Catálogo de Pedidos en Mostrador
En él se puede conocer el Id, Código del Artículo, Descripción, Cantidad, Precio Unitario y
la Fecha del Pedido. Así como realizar búsquedas utilizando los mismos campos.
Para eliminar un artículo de backorder simplemente se selecciona la partida deseada y se
oprime el botón ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Figura 113. Botón de Eliminación de Backorder
Envío de Artículos a Mostrador
Figura 114. Botón de Artículos en Mostrador
Quimera Systems
89
Con este módulo se puede llevar un registro de los artículos de almacén físico que se
encuentran en mostrador, de este modo, se asigna a una persona responsable de
mostrador para estos artículos y se puede llevar un mejor control de la ubicación de los
artículos en almacén.
El envío de artículos a mostrador se puede realizar accediendo al botón Artículos en
Mostrador ubicado en el panel de Pedidos.
Al dar click se mostrará una pantalla similar a la siguiente:
Figura 115. Catálogo de Artículos en Mostrador
En ella se despliegan las columnas Código, Descripción, Cantidad, Responsable y Fecha. Se
pueden realizar búsquedas exactas o aproximadas de los primeros cuatro campos,
utilizando las palabras igual a o como respectivamente.
Traspaso de Artículos de Almacén General a Mostrador
Para realizar un movimiento de los artículos de almacén general a mostrador se ingresa a
la ventana de alta, dando click en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda
del panel de Catálogo de Artículos en Mostrador.
Figura 116. Botón de Alta de Artículos en Mostrador
Quimera Systems
90
Aparecerá una ventana similar a la siguiente:
Figura 117. Alta de Artículos en Mostrador
En la parte superior de este panel se deben ingresar las credenciales de acceso de la
persona que será responsable de la gestión de los artículos solicitados a mostrador. Una
vez ingresados estos datos se da click en el botón Validar.
Se habilitará el botón Buscar y el botón Solicitar en el panel. Se pueden buscar artículos
por código o descripción haciendo búsquedas aproximadas o exactas en el panel. Una vez
realizada la búsqueda se selecciona la partida especificando la cantidad de artículos que se
desea enviar a mostrador y posteriormente dando click en el botón Agregar.
Una vez que se hayan agregado todas las partidas deseadas, se oprime el botón Solicitar.
Registrando el cambio de ubicación en el Kardex del artículo y guardándose en el catálogo
de artículos.
Devolución del Artículo a Almacén General
La devolución de cualquier artículo al Almacén General se realiza desde el Catálogo de
Artículos en Mostrador, seleccionando la partida deseada y presionando posteriormente
el botón
Quimera Systems
91
Figura 118. Botón Devolución de Artículos de Almacén General
Se solicitará la confirmación de este movimiento y se registrará en Kardex el cambio de
ubicación. Eliminando la partida del catálogo de Artículos en Mostrador del mismo modo.
PANEL DE CONTABILIDAD
Figura 119. Botón de Panel de Contabilidad
En el panel de contabilidad se encuentran los módulos de cuentas por pagar y cuentas por
cobrar del Sistema. En estos módulos se registran todas las operaciones realizadas a
crédito por parte de los clientes o por parte de los usuarios del sistema hacia sus
proveedores.
Figura 120. Panel de Contabilidad
Quimera Systems
92
Catálogo de Cuentas por Pagar
Figura 121. Botón Catálogo de Cuentas por Pagar
En el módulo de cuentas por pagar se encuentran todas las compras realizadas a
proveedores del Catálogo de Pedidos ubicado en el panel Pedidos. La pantalla contiene el
número de la cuenta por pagar, referencia de compra, factura de la compra, fecha,
observación, saldo del proveedor, contra recibo, fecha de expiración de la cuenta por
pagar y TN.
Una vez que se da click sobre el Catálogo de Cuentas por Pagar se puede observar la
siguiente pantalla:
Quimera Systems
93
Figura 122. Panel Cuentas por Pagar
El sistema proporciona varias opciones de búsqueda:
Búsqueda por proveedor – En la parte superior aparece una lista con la leyenda
proveedor. Esta lista contiene los nombres de todos los proveedores capturados en el
Sistema. Se pueden buscar las cuentas por pagar de un proveedor en específico
especificando el nombre del proveedor en el campo de texto con el recuadro Filtrar.
Dentro de las cuentas por pagar de un proveedor en específico es posible realizar
búsquedas por Compra, Contrarecibo, TN o Factura. Para ello es necesario realizar
previamente la búsqueda de las cuentas por pagar del proveedor y posteriormente
especificar el campo consultado en el recuadro Buscar.
Figura 123. Buscar Cuentas por Pagar
Quimera Systems
94
Búsqueda por TN – Es posible realizar la búsqueda de una cuenta por pagar utilizando el
campo TN ubicado en la parte superior del panel.
Búsqueda por Contra recibo – Es posible realizar una búsqueda por el contrario recibo
utilizando el campo Contra recibo ubicado en la parte superior derecha del panel.
Para cualquier opción de búsqueda es posible utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
Buscar cuentas por pagar ya pagadas – Hacer la cualquiera de las búsquedas anteriores
asegurándose de que la opción Pagado se encuentre habilitada y la opción No Pagado
deshabilitada.
Buscar cuentas por pagar aún no pagadas – Hacer la cualquiera de las búsquedas
anteriores asegurándose de que la opción Pagado se encuentre no habilitada y la opción
No Pagado habilitada.
Buscar todas las cuentas por pagar - Hacer la cualquiera de las búsquedas anteriores
asegurándose de que ambas opciones se encuentren habilitadas.
También es posible ver todas las cuentas por pagar en un rango de tiempo utilizando los
campos de fecha inicial y final que queremos consultar.
Figura 124. Búsqueda por rango de fechas
El sistema además proporciona el total en importe, el total en partidas y el total pagado
de la búsqueda que se realiza. Esta información puede ser fácilmente encontrada en la
parte inferior izquierda del panel.
Liquidar una cuenta por pagar
Después de realizar la búsqueda de la cuenta por pagar que se desea consultar, es posible
liquidarla simplemente dando click sobre la partida seleccionada. Esto seleccionará la
casilla liquidar de la partida seleccionada quedando la cuenta en estado de pagado.
Si se vuelve a dar doble click sobre esta partida, la casilla liquidar volverá a estar sin
selección y la cuenta volverá a encontrarse en estado de No pagado.
Quimera Systems
95
Actualizar Información de la cuenta por pagar
Para actualizar el campo TN o contrarecibo de la cuenta por pagar, es necesario
seleccionar la cuenta por pagar, escribir la nueva información del TN o contrarecibo en los
campos respectivos que se encuentran en la parte superior del panel
Figura 125. TN y Contrarecibo
Y, posteriormente, oprimir el botón Actualizar TN o Actualizar Contrarecibo según sea el
caso.
Catálogo de Cuentas por Cobrar
Figura 126. Botón Catálogo de Cuentas por Cobrar
El catálogo de cuentas por cobrar contiene información de todas las ventas realizadas a
crédito a distintos clientes.
Al dar click sobre este botón se despliega una pantalla similar a la siguiente:
Quimera Systems
96
Figura 127. Panel Cuentas por Cobrar
Cada cuenta por cobrar cuenta con los campos:







Id de la cuenta por cobrar
Número de Venta
Factura
Fecha de Vencimiento
Observación
Saldo
Casilla Seleccionable para Liquidar la cuenta por cobrar
La operación de este módulo es similar la observada en el catálogo de cuentas por pagar.
Se puede realizar la consulta de una cuenta utilizando el campo Buscar Clientes para
obtener todas las cuentas de Pagadas o No pagadas de un cliente específico. O encontrar
todas las cuentas durante un periodo de tiempo especificando la fecha inicial y final de la
consulta.
Quimera Systems
97
Figura 128. Rango de Fechas Cuentas por Cobrar
Este módulo cuenta además con un campo actualizable de Observación, donde el usuario
puede especificar el motivo por el cual una cuenta no ha sido pagada aún o la forma en
que se llevó a cabo un pago. Este campo puede actualizarse constantemente para conocer
el estado de la cuenta por pagar, mediante el botón Actualizar al lado del campo de texto
observación.
El panel muestra también el total en importe, número de partidas y de importe pagado de
la consulta realizada.
Liquidación de una cuenta por cobrar
Al igual que en el catálogo de cuentas por pagar, para liquidar una cuenta por cobrar basta
con hacer la consulta de la cuenta y dar doble click sobre la partida cambiando el campo
Liquidar de la cuenta a un estado seleccionado, que indica que la cuenta ha sido pagada.
En caso de querer regresar la cuenta a un estado no pagado únicamente se vuelve a
seleccionar la partida y se da click nuevamente, el campo Liquidar vuelve a aparecer sin
selección quedado la cuenta en estado No Pagado otra vez.
Quimera Systems
98
PANEL DE REPORTES
El panel de reportes muestra todos los reportes del sistema, los cuales son listados a
continuación:







Reporte de Paretto de Artículos
Reporte de Almacén
Reporte de Comisiones
Reporte de Cobro a Clientes
Reporte de Pedidos
Reporte de Utilidades
Reporte de Paretto de Clientes
Figura 129. Catálogo de Reportes
Quimera Systems
99
Reporte de Paretto de Artículos
Figura 130. Botón Paretto de Artículos
Este reporte ordena los artículos acorde a los productos más vendidos durante un lapso
de tiempo, a los elementos con un mayor movimiento en ventas y que corresponde a un
número pequeño de códigos se les asigna la letra A, aquellos con un menor número de
ventas la letra B y con la letra C a los que han tenido poco movimiento.
La pantalla del Paretto de Artículos se ve de la siguiente manera:
Figura 131. Reporte de Paretto de Artículos
Los campos mostrados en este reporte son:



Código
Descripción
Cantidad Vendida
Quimera Systems
100


Cantidad en Almacén
A|B|C
Para realizar un reporte únicamente se selecciona la fecha de inicio y la fecha final de las
ventas que se desea evaluar y se oprime el botón generar.
Para guardar los resultados, después de haber oprimido el botón Generar, se oprime el
botón Actualizar Clasificación. Todos los artículos encontrados en el reporte serán
actualizados con la letra correspondiente y la fecha correspondiente en el catálogo de
artículos.
NOTA: Al oprimir el botón Actualizar Clasificación se modificará la clasificación anterior
por lo que ésta ya no podrá ser consultada en el catálogo de artículos.
NOTA: Durante la elaboración del reporte de Paretto los anticipos no son tomados en
cuenta al considerarse que los artículos de esta sección, pueden funcionar como “artículos
sobre pedido” de los cuales, en muchos casos, se reciclan códigos. Por lo que su
movimiento real resulta engañoso.
Reporte de Almacén
Figura 132. Botón Reporte de Almacén
Este reporte muestra la cantidad de piezas que han tenido movimiento en el almacén
físico y han sido registradas por el Sistema.
La pantalla del reporte de almacén puede verse de la siguiente forma:
Quimera Systems
101
Figura 133. Reporte de Almacén
De igual forma, basta con especificar la fecha de inicio y fin del reporte, oprimiendo
posteriormente el botón Generar.
La información mostrada en el reporte cuenta con las siguientes columnas:






Número consecutivo
Código del Artículo
Descripción
Tipo de Documento
Referencia del Documento
Cantidad
Los documentos mostrados en este reporte comprenden:





Ventas a Crédito
Ventas de Contado
Reservaciones
Anticipos
Devoluciones
Quimera Systems
102
Reporte de Comisiones
Figura 122. Botón Reporte Comisiones
En este reporte se muestran las comisiones para cada usuario acorde al importe de sus
ventas y tomando como parámetro la comisión especificada en el catálogo de Usuarios.
Nuevamente se debe especificar el rango de fechas que se desea evaluar y oprimir el
botón Generar.
El reporte de comisiones también permite especificar si se desea descontar las
devoluciones de mercancía de cada vendedor efectuadas durante un periodo
especificado. Para ello puede elegirse dejar seleccionada o quitar la selección del botón
con la leyenda “Usando devoluciones del periodo”.
Figura 135. Reporte de Comisiones
Quimera Systems
103
La información mostrada en esta tabla es mostrada de la siguiente forma para cada
usuario:


















Vendedor/Usuario
Cantidad de Artículos Vendidos (De contado y a crédito)
Importe en Ventas
Cantidad de Artículos Vendidos a través de una reservación
Importe de Ventas realizado a través de una reservación
Cantidad de Artículos Vendidos a través de anticipos nuevos
Importe de Ventas realizado para anticipos nuevos
Cantidad de Artículos Vendidos a través de anticipos usados
Importe de Ventas realizados para anticipos usados
Total de artículos vendidos (Ventas de contado + crédito + reservaciones +
anticipos)
Total de importe vendido (Ventas de contado + crédito + reservaciones + anticipos)
Total de importe vendido sin IVA
Comisión
Cantidad de Artículos devueltos en el segundo periodo especificado
Importe de Devoluciones en el segundo periodo especificado
Importe de Devoluciones sin IVA en el segundo periodo especificado
Comisión para Devoluciones
Total Neto (Comisión – Comisión para Devoluciones)
El dato Total en Ventas, muestra el Total en Ventas de todos los usuarios durante el
periodo especificado.
Reporte de Cobro a Clientes
Figura 136. Botón Reporte de Clientes
Quimera Systems
104
El reporte de cobro a clientes permite conocer a todos los clientes con cuentas por cobrar
no liquidadas en un rango de fechas.
La pantalla de este reporte se muestra del siguiente modo:
Figura 137. Reporte de Clientes
El reporte de cobro a clientes cuenta con las siguientes columnas:











Número de Venta
Número de Reservación (En caso de aplicar)
Número de Factura
Nombre de Cliente
Importe
Fecha de la Reservación (En caso de aplicar)
Fecha de Venta
Fecha de Liquidación
Días de Crédito
Excedido
Días Excedidos
Para realizar un reporte de clientes es necesario elegir uno de los siguientes criterios:

Fecha de Vencimiento de la cuenta por cobrar
Quimera Systems
105


Fecha de Venta (Ventas de Crédito y Ventas de Reservaciones)
Fecha en que se realizó la reservación (Acorde a Kardex)
Figura 138. Reporte de Cobro a Clientes
Y se oprime el botón Generar. Aparecerá el monto total de las reservaciones obtenidas
por el reporte, el importe excedido de acuerdo a la fecha de liquidación y el importe
pagado en tiempo de las reservaciones. Los mismos datos podrán ser obtenidos también
para las ventas a crédito en caso de aplicar. Junto con los totales generales del reporte.
Reporte de Pedidos
Figura 139. Botón Reporte de Pedidos
El reporte de pedidos muestra los precios de hasta 5 proveedores diferentes para poder
realizar comparativas sobre el mismo producto y realizar toma de decisiones.
Este módulo cuenta en la parte superior con botones para guardar automáticamente el
pedido que se realice en un archivo con formato .xml. Para ello se puede seleccionar la
Quimera Systems
106
opción guardado automático, que se encuentra en la parte superior izquierda de este
panel o apretar el botón Guardar Temporalmente ubicado en la parte superior derecha de
la pantalla.
Figura 140. Reporte de Pedidos
Para abrir un pedido guardado automáticamente se oprime el botón abrir, el cual
mostrará la ruta en donde se encuentran los pedidos guardados, llamada
reportePedidosTemporales.
Figura 141. Abrir Pedido Temporal
Quimera Systems
107
Los pedidos pueden realizarse acorde a tres criterios:



Mínimo de Piezas – Toma en cuenta las cantidades mínimas capturadas en el
catálogo de artículos para cada elemento.
Paretto – Toma en cuenta las letras A,B o C que representan la cantidad
desplazada para un artículo específico a partir de los datos obtenidos en el Reporte
de Paretto de Artículos.
Ambos (Mínimo de Piezas y Paretto) – Utiliza los dos criterios anteriores.
Adicionalmente existe una lista desplegable en donde se encuentran las palabras Todos,
Nacional, Importado y Original. Estas palabras establecen filtros para la creación del
pedido. Al seleccionar alguna de estas palabras se puede seleccionar un subconjunto del
catálogo de artículos original.
Nacional – Muestra el subconjunto de todos los artículos cuya terminación en su código es
la letra N.
Importado – Muestra el subconjunto de todos los artículos cuya terminación en su código
es la letra I.
Original – Muestra el subconjunto de todos los artículos cuya terminación en su código es
la letra O.
Todos – Hace el reporte tomando en cuenta todos los elementos del catálogo de artículos.
En este reporte aparecen también los nombres de los proveedores especificados en el
archivo de configuración del Sistema. Para poder mostrar los precios del proveedor es
necesario que este cuente con un archivo en la carpeta “listas”. En esta carpeta deben
existir 5 listas prov1.txt, prov2.txt, prov3.txt, prov4.txt y prov5.txt. Cada una asignada para
un proveedor correspondiente.
Cada archivo debe contener el código del proveedor (capturado como sinónimo en el
catálogo de artículos) y su precio en formato.
SINÓNIMO@PRECIO
En donde el campo precio deberá ser de 2 decimales y sin comas.
Quimera Systems
108
Figura 142. Formato Archivo Pedidos
Los campos mostrados en la tabla de este pedido son:

















Código
Descripción
Cantidad
Mínimo de Piezas
Último Costo
Clasificación
Fecha y Número de Piezas del Paretto
Sinónimo del Proveedor 1
Sinónimo del Proveedor 2
Sinónimo del Proveedor 3
Sinónimo del Proveedor 4
Sinónimo del Proveedor 5
Precio Proveedor 1
Precio Proveedor 2
Precio Proveedor 3
Precio Proveedor 4
Precio Proveedor 5
Quimera Systems
109

Seleccionar
Exportar a Hoja de Cálculo
Las partidas de este pedido pueden ser exportadas a una hoja de cálculo para su posterior
envío o para su manipulación.
Para ello basta con seleccionar las partidas deseadas dando doble click sobre los
elementos en la tabla (apareciendo una marca en la columna Seleccionar cada vez que se
realiza esta acción) y oprimir posteriormente el botón Excel.
Nota: Es posible seleccionar todas las partidas especificadas en el reporte oprimiendo el
botón Seleccionar todos.
El sistema solicitará especificar un nombre para el archivo y posteriormente este quedará
guardado en la carpeta reportePedidos.
Figura 143. Hojas de Cálculo
Reporte Utilidades
Figura 144. Botón Reporte Utilidades
El Reporte de Utilidades muestra la cantidad de utilidad obtenida en un periodo de
tiempo. Para ello es necesario especificar la fecha inicial y fecha final en que se desea
realizar el reporte y oprimir el botón generar.
Quimera Systems
110
Figura 145. Reporte de Utilidades
Las columnas mostradas en este reporte son:









Número consecutivo
Código
Descripción
Cantidad
Precio
Costo
Diferencia
Porcentaje
Porcentaje Acumulado
El reporte también muestra varios totales:





Total de Partidas
Total de Artículos
Costo
Precio
Utilidad Neta
Esta información es obtenida de las ventas, reservaciones, anticipos nuevos, anticipos
Quimera Systems
111
usados y devoluciones del periodo seleccionado.
El reporte de utilidades permite mostrar un resumen de la información de cada área al
oprimir el botón resumen.
Figura 146. Resumen Reporte Utilidades
Esta información también puede ser impresa o exportada a una hoja de cálculo mediante
el uso de los botones correspondientes.
Reporte de Paretto de Clientes
Figura 147. Botón Reporte de Paretto de Clientes
El Reporte de Paretto de Clientes permite conocer cuáles son los clientes que han
realizado más compras durante un periodo especificado. Esta información es útil al
momento de otorgar descuentos u ofrecer artículos a un cliente específico.
Quimera Systems
112
Figura 148. Reporte de Paretto de Clientes
Para el uso de este reporte es necesario especificar las fecha de inicio y fin que se desea
evaluar y posteriormente oprimir el botón generar.
Los campos mostrados en este reporte son los siguientes:









Nombre Corto
Nombre
Cantidad Comprada
Descuento 1
Descuento 2
Descuento 3
Descuento 4
Descuento 5
A|B|C
Al igual que en el Reporte de Paretto de Artículos es posible realizar la actualización de
esta clasificación para poder consultarla desde el Catálogo de Clientes o para ser utilizada
en otros módulos del Sistema.
Nota: El uso del Reporte de Paretto de Artículos junto al Reporte de Paretto de Clientes
permite brindar información muy importante al analista de datos. Por ejemplo la opción
Quimera Systems
113
de ofrecer un artículo poco vendido a un cliente que compra bastante esa línea de
artículos. Esta funcionalidad puede ser ampliada utilizando el botón Historial visto
anteriormente en el Catálogo de Clientes.
Quimera Systems
114
PANEL DE APLICACIONES
El panel de aplicaciones contiene módulos utilizados de manera esporádica o que no han
sido englobados en alguno de los paneles principales del sistema. Este panel cuenta con
diferentes componentes utilizados para la configuración del sistema, la creación de
etiquetas con código de barras, realización de inventario y respaldo de la base de datos.
Figura 149. Panel de Aplicaciones
Inventario
Figura 150. Botón Inventario
El módulo de Inventario es utilizado para realizar todo el conteo físico de los artículos de
la empresa, también se usa para corroborar que exista igualdad en las existencias
mostradas en Kardex con aquellas usadas en el catálogo de Artículos y para realizar
cambios de ubicación en almacén a varios grupos de artículos. Para ingresar al módulo de
Inventario se da click sobre el botón Inventario. Una vez hecho lo anterior se muestra una
pantalla similar a la siguiente:
Quimera Systems
115
Figura 151. Panel Inventario
El panel de Inventarios está dividido en cuatro tablas. La primera, ubicada en la parte
superior izquierda del panel, muestra las existencias de todos los artículos en el Sistema,
las cuales estarán cargadas al momento de abrir este panel.
La segunda tabla, ubicada en la parte superior derecha del panel, muestra los artículos
capturados físicamente en el inventario, inicialmente esta tabla se encontrará vacía.
La tercera tabla, ubicada en la parte inferior izquierda del panel, muestra los artículos
faltantes, es decir, aquellos que cuentan con una existencia mayor en el sistema que
aquella capturada de manera física. Esta tabla se encuentra dividida por una línea
punteada en dos sectores, el sector superior muestra los faltantes que se encuentran en el
sistema y que fueron capturados de manera física, mientras que el sector inferior muestra
aquellos faltantes que se encuentran en el sistema pero que no fueron capturados de
manera física, ya que los códigos no se encuentran en el archivo utilizado para la toma de
Quimera Systems
116
inventario.
Por último la cuarta tabla, ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, muestra los
artículos sobrantes, es decir, aquellos que cuentan con una existencia mayor en el archivo
utilizado para la captura del inventario que aquella existente en el Sistema. Esta tabla
también se encuentra dividida en dos sectores, el sector superior muestra los sobrantes
encontrados tanto en el Sistema como en el archivo de captura del inventario, mientras
que el sector inferior muestra aquellas piezas cuyo código no se encuentra almacenado en
el Sistema, pero que se encuentran capturadas en el archivo de Inventario.
Para cargar el archivo del Inventario, basta con oprimir el botón Buscar ubicado en la
parte superior del panel para especificar la ruta del archivo y oprimir el botón Realizar
Inventario.
Revisar Existencias Iguales
Esta acción revisa que exista paridad entre las existencias mostradas en Kardex y aquellas
mostradas en el Catálogo de Artículos. El proceso analiza cada artículo de manera
independiente y revisa los registros en Kardex, tomando en cuenta las piezas en Anticipo,
Reservadas o que se encuentren en almacén de devoluciones. Para realizar esta acción
basta con dar click en el botón Revisar Existencias Iguales del panel de Inventario.
Nota: Este proceso realiza un gran número de consultas en la base de datos, dependiente
de la cantidad de artículos almacenada en el Sistema, por lo que es posible que el Sistema
pueda tardar unos minutos en acabar el proceso, quedando bloqueado hasta terminar.
Cambiar Fila
Esta acción cambia la ubicación de un grupo de artículos en el sistema. Para realizarlo es
necesario contar previamente con un archivo en formato .txt que contenga la lista de
códigos que se desea reubicar.
Quimera Systems
117
Figura 152. Formato Archivo Inventario
Este archivo puede guardarse en cualquier locación, aunque se recomienda hacerlo en la
carpeta inventario del Sistema.
Figura 153. Carpeta Inventario
Posteriormente se carga el archivo oprimiendo el botón Buscar y luego el botón Realizar
Inventario como se mencionó en párrafos anteriores.
Esto llenará de datos la tabla Iguales (Superior Derecha), Faltantes (Inferior Izquierda) y
Sobrantes (Inferior Derecha). Una vez realizado lo anterior se oprime el botón Cambiar
Fila, el sistema solicitará especificar el id de la ubicación que se desea actualizar y, en caso
de que la nueva ubicación ya cuente con artículos, el id de la ubicación a donde se
enviarán los artículos que se encontraban previamente en esa ubicación.
Nota: Como buena práctica, se recomienda crear una ubicación para artículos No
Identificados en el Sistema, de manera previa. Esta fila será utilizada para especificar los
artículos cuya ubicación es desconocida o aún no ha sido asignada en el almacén físico de
Quimera Systems
118
la empresa.
Una vez que se hayan reubicado todos los artículos especificados, el sistema enviará un
aviso al usuario de que la ubicación de los artículos capturados se ha actualizado.
Realizar Inventario
La toma de inventario se realiza de forma similar al proceso de cambio de ubicación visto
anteriormente. El Sistema tomará un archivo con el mismo formato utilizado para el
cambio de ubicación y posteriormente se especificará la ruta de ese archivo, mediante el
botón buscar y se oprimirá el botón Realizar Inventario.
Este proceso llenará de información las tablas Iguales, Faltantes y Sobrantes del Panel de
Inventario, mostrando así la información deseada y permitiendo exportarla a hojas de
cálculo para su posterior procesamiento.
Una vez que se ha cuadrado la información es posible actualizar las existencias en catálogo
de artículos y realizar un registro en Kardex de que el inventario se ha realizado.
Para ello se sugiere realizar en orden los siguientes procesos:
1. Actualizar en el catálogo de artículos y registrar en Kardex los artículos con la
misma existencia física y virtual, oprimiendo el botón 1.- Actualizar
Kardex/Catálogo ubicado en la tabla Iguales.
2. Actualizar en el catálogo de artículos y registrar en Kardex los artículos con
sobrantes físicos, oprimiendo el botón 2.- Actualizar Kardex/Catálogo ubicado en
la tabla Sobrantes.
3. Actualizar en el catálogo de artículos y registrar en Kardex los faltantes físicos,
oprimiendo el botón 3.- Actualizar Kardex/Catálogo ubicado en la tabla de
Faltantes.
4. Actualizar en el catálogo de artículos y registrar en Kardex los faltantes que no
fueron capturados de manera física, pero que tienen existencia en el sistema,
oprimiendo el botón 4.- Actualiza no capturados ubicado en la tabla de Faltantes.
5. (Opcional) Actualizar en el catálogo de artículos y registrar en Kardex los sobrantes
que no se encuentran en el Sistema pero que fueron capturados de manera física,
oprimiendo el botón 5.- Agregar Piezas ubicado en la tabla de Sobrantes.
Nota: Se recomienda no tener piezas en reservación, anticipos o en el almacén de
devoluciones al momento de hacer el inventario, pues de ser así el sistema no podrá
quitar las piezas en caso de existir faltantes. Esto debido al hecho de que de hacerlo,
podría ocasionar inconsistencia en las existencias reales en el catálogo de artículos y/o
Quimera Systems
119
que la reservación o anticipo no pueda ser abierto posteriormente.
Nota: Al momento de utilizar los botones 3.- Actualizar Kardex/Catálogo o 4.- Actualiza
no capturados de la tabla de faltantes, el sistema evaluará si es posible quitar las
existencias del almacén general en el sistema. De no ser posible el sistema imprimirá una
lista en pantalla MS-DOS (De encontrarse habilitada) o en una terminal de Linux/Mac (De
encontrarse habilitada) con los códigos a los cuales no se les pudo quitar la existencia. Esta
existencia entonces tendrá que ser eliminada manualmente del catálogo de artículos,
mediante la devolución de una reservación o anticipo no vendido o el cambio de almacén
de devolución a almacén general y la posterior eliminación de la existencia del artículo.
Registrar Kardex
Figura 154.Botón Registrar Kardex
Este módulo se utiliza únicamente cuando se ha realizado una importación de artículos
desde otro sistema y de manera masiva. El componente registra en Kardex todos los
artículos importados para que se encuentren disponibles en el sistema por lo que este
elemento se utiliza únicamente en la etapa de configuración o preparación del programa.
Al oprimir este botón, el sistema solicita una contraseña (Por default: albaca) y realiza el
registro en kardex de todos los elementos almacenados en catálogo de artículos.
Nota: Para realizar el registro, el sistema borra todo lo guardado anteriormente en Kardex
y escribe la información sobre la tabla vacía. Por lo que si se ha realizado alguna actividad
previa en el sistema ésta quedará eliminada.
Nota: Se recomienda no tener habilitado este botón para evitar la eliminación accidental
de información importante.
Respaldo
Quimera Systems
120
Figura 155. Botón Respaldo
El módulo de respaldo guarda localmente todas las tablas del Sistema, la duración de este
proceso depende en gran medida de la cantidad de información almacenada en el Sistema
y del número de tablas que se desea respaldar.
Para ello se oprime el botón Respaldo ubicado en el panel de Aplicaciones.
Figura 156. Respaldo
Inicialmente todas las tablas se encuentran seleccionadas, para seleccionar el respaldo de
una tabla en particular se puede elegir la opción Borrar Selección y todas las tablas
quedarán sin seleccionar. Posteriormente se da doble click sobre el elemento que se
desea respaldar/exportar, quedando seleccionado su recuadro en la columna selección
de la tabla.
En caso de querer seleccionar nuevamente todas las tablas se selecciona la opción
Quimera Systems
121
Seleccionar Todas.
Finalmente se oprime el botón Respaldar iniciando el proceso de guardado local de la
información.
Una vez finalizado el proceso, la información queda almacenada en la carpeta respaldo
del Sistema, en archivos de texto simple con formato .txt.
Figura 157. Archivos Respaldados
Etiquetas
Figura 158. Botón Etiquetas
Este módulo se encarga de la impresión de etiquetas en el Sistema. El tamaño de la
etiqueta para el cual este módulo fue diseñado es de 10x5 cm. Por lo que se sugiere
utilizar impresoras de etiquetas que soporten este formato.
Cada etiqueta contiene código de barras, código del artículo, sinónimo del artículo (en
caso de tener), Dos renglones de descripción, Número de Piezas, Fecha, Captura (Es decir,
el número de compra en caso de aplicar) y datos de la empresa.
Quimera Systems
122
Figura 159. Formato Etiqueta
Para poder imprimir etiquetas es necesario dar click en el botón Etiquetas ubicado en el
panel de Aplicaciones, posteriormente aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
Figura 160. Impresión de Etiquetas
Existen 3 formas de obtener los artículos que se desea etiquetar:


Introduciendo el código del artículo directamente en el campo Código del Artículo.
Introduciendo la factura del proveedor con la que está capturada la compra en el
campo Factura.
Quimera Systems
123

Introduciendo el número de compra en el campo Compra.
Todos estos campos se encuentran en la parte superior del panel de Etiquetas.
Una vez realizado lo anterior, se selecciona la partida deseada y se da click en el botón
Agregar.
En caso de que la pieza agregada se haya buscado utilizando directamente el código del
artículo, aparecerá una pantalla con una lista de sinónimos disponibles para ser impresos
en la etiqueta. Cada sinónimo corresponde a un proveedor específico por lo que el usuario
podrá elegir imprimir la etiqueta acorde al empaque del proveedor deseado.
La búsqueda por código de artículo es aproximada, por cual si el usuario desconoce el
código completo del artículo puede utilizar sólo una parte del código para hacer la
consulta. En caso de que el usuario decida agregar todas las partidas oprimiendo el botón
Agregar Todas, el sistema utilizará el primer sinónimo de la lista de sinónimos de cada
artículo.
Cuando la pieza agregada se haya buscado utilizando el campo compra o el campo factura,
el sistema utilizará el sinónimo del proveedor de ese documento para especificarlo en la
etiqueta.
Al momento de agregar una partida se puede especificar la cantidad de impresiones que
se desea obtener utilizando el recuadro Cantidad, antes de oprimir el botón Agregar, si el
usuario decide utilizar el botón Agregar Todas, el número de etiquetas dependerá de los
siguientes casos:


El usuario hizo una búsqueda por código de artículo – La cantidad de etiquetas será
la misma que la cantidad de existencias de ese artículo en el Sistema.
El usuario hizo una búsqueda por compra o factura – La cantidad de etiquetas será
la misma que la cantidad de existencias de ese artículo en el Documento.
Una vez que las partidas deseadas se encuentran en la tabla inferior del panel de
etiquetas y después de corroborar el número de impresiones que se desea obtener para
cada artículo, el usuario puede imprimir las etiquetas utilizando el botón Imprimir,
ubicado en la parte inferior derecha del panel.
Quimera Systems
124
Configuración
Figura 161. Botón Configuración
En este módulo se encuentran los parámetros de configuración del Sistema, el acceso a
ellos es a través del botón Configuración ubicado en el panel de aplicaciones. Este módulo
cuenta con más de 80 parámetros, agrupados en 9 categorías las cuales pueden ser
desplegadas o contraidas dando click sobre los botones
Figura 162. Ampliar Configuración
Ubicados en este panel. Las diferentes categorías son:










Conexión
Ventas
Factura
Pedidos
Mensajes
Permisos
Anticipos
Reservaciones
Sucursales
Plugins
Quimera Systems
125
Estas categorías son descritas a continuación:

Conexión
Figura 163. Conexión
Contiene la dirección para la conexión a la base de datos, el botón color permite cambiar
el color de fondo de la aplicación. Esto es especialmente útil si se tienen varios módulos
del sistema o si se utiliza el sistema para la administración de varias sucursales. Los colores
se encuentran en formato RGB, sin embargo pueden seleccionarse rápidamente mediante
el auxiliar de color mostrado al oprimir el botón Color.
El campo Usuario Red vincula el programa con la red social de Quimera, para publicar
compras y ventas de manera automática. Si no desea realizar publicaciones quite la
selección del campo Habilitar publicaciones en Red Social.
Figura 164. Selección de Colores
Quimera Systems
126

Ventas
Figura 165. Configuración Ventas
Permite configurar si el sistema utilizará descuento a clientes, utilidades a clientes,
utilidades a artículos, cambiar precios a artículos, aplicar descuentos a artículos o realizar
ofertas en el panel Realizar Ventas, de manera general.
También permite especificar el IVA sobre los productos y la utilidad mínima que el sistema
permitirá para permitir realizar una venta.

Factura
Figura 166. Configuración Facturas
Contiene todos los parámetros utilizados para configurar la facturación en el Sistema.
Quimera Systems
127
La lista completa de estos parámetros se encuentra en el apéndice B de este
documento. El sistema permite hacer un respaldo remoto de las facturas, para ello es
necesario especificar las rutas de respaldo en los campos Ruta Respaldo XML y Ruta
Respaldo PDF.

Pedidos
Figura 167. Configuración Pedidos
Contiene los parámetros para especificar los Id’s de los proveedores utilizados en el
Reporte de Pedidos ubicado en el Panel de Reportes, además permite seleccionar si se
utilizarán mensajes especiales para ciertos clientes en las impresiones de pedidos a
almacén, esto será explicado más detalladamente en la siguiente sección.

Mensajes
Figura 168. Configuración Mensajes
Mensajes Especiales: El sistema permite imprimir mensajes especiales para ciertos
clientes utilizando el botón Pedido Almacén ubicado en el módulo Realizar Venta
ubicado en el Panel de ventas. Para la impresión de estos mensajes es necesaria que
se encuentre habilitada la opción Pedidos en la sección de Pedidos del panel de
Quimera Systems
128
configuración.
Para la impresión de estos mensajes es necesario especificar el Id del cliente en la lista
Cliente id ubicada en la sección de mensajes y el mensaje en la lista Mensaje Cliente
de la misma sección.
Esta sección contiene además los campos que utilizan en la impresión de tickets de
venta. Cada ticket puede tener hasta 7 campos personalizables para mostrar
información sobre el vendedor, dirección del punto de venta, teléfonos etc.

Permisos
Figura 169. Configuración Permisos
Es posible editar el nombre de los Permisos de usuario utilizando esta sección.

Anticipos
Quimera Systems
129
Figura 170. Configuración Anticipos
Esta sección permite especificar el nombre de los campos en los módulos de Alta y
Actualización de Anticipos
Los campos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 son las etiquetas del anticipo en general. Debido a que el
campo 7 y 8 son listas, estos campos pueden contener valores para ser utilizados por esas
listas para ser seleccionados posteriormente por el usuario en esos módulos.

Reservaciones
Figura 171. Configuración Reservaciones
Esta sección permite especificar el nombre de los campos en los módulos de Alta y
Actualización de Reservaciones
Los campos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 son las etiquetas de la reservación en general.
El campo 13 se utiliza como etiqueta para cada una de las partidas de la reservación.

Sucursales
Quimera Systems
130
Figura 172. Configuración Sucursales
La sección de sucursales permite especificar el nombre de la sucursal y su dirección de
base de datos, especificando si la sucursal se encuentran utilizando el servicio Web de
QuimeraSystems.com para poder hacer el traspaso de ventas a compras visto en la
sección sobre Catálogo de Ventas de este documento.

Plugins
Figura 173. Configuración de Plugins
La configuración de los módulos adicionales en el sistema se realiza en esta sección, en
ella se especifica el nombre del archivo que contiene el módulo (Ruta Plugin), el nombre
que aparecerá en la pestaña al abrirlo (Nombre Plugin), el nombre que aparecerá cuando
Quimera Systems
131
se pasa el mouse sobre el botón que contiene el componente (TooltipPlugin), la clase que
se ejecutará internamente en el sistema (Clase Plugin) y la Imagen que se desea aparezca
como icono representativo de este módulo, para llenar la tabla de información sólo se
requiere dar doble click sobre el campo deseado.
La tabla contiene 15 filas vacías inicialmente, las cuales corresponden a los 15 iconos del
panel Plugins, que serán llenadas con la información de cada componente, una vez que
todos los campos de cada fila se llenan, el plugin puede ser registrado en el sistema.
Debido a que cada fila llena la información únicamente de un plugin en particular, no es
necesario llenar las quince filas. Únicamente se debe llenar el número de filas
correspondiente al número de plugins adquiridos por el usuario.
Para guardar los campos de forma permanente se utiliza el botón Actualizar en la parte
inferior de este panel.
Configuración de Plugins
Figura 174. Configuración de Permisos Plugins
En esta sección se encuentra la configuración de los permisos de acceso de cada usuario a
un plugin en específico.
Al dar click sobre la imagen anterior se abre una ventana similar a la siguiente:
Quimera Systems
132
Figura 175. Configuración de Permisos para Plugins
En este panel está compuesto por la ruta del plugin (nombre del archivo) y una cadena
con los id’s de los usuarios a los que se les desea conceder acceso separados por comas.
Para editar la información de la tabla, se da doble click sobre el campo que se desea
modificar y se escribe el nuevo valor.
Para eliminar la información de una fila en específico es necesario seleccionar
previamente la fila que se desea borrar y después oprimir el botón
Figura 176. Botón Eliminar
Para dar de alta un nuevo plugin es necesario oprimir el botón
Figura 177. Botón Alta
Y a continuación escribir la información correspondiente en los campos de texto del panel,
dando click en el botón
Quimera Systems
nuevamente.
133
Figura 178. Alta permisos plugins
PANEL DE ANTICIPOS
El panel de anticipos es utilizado para realizar todas las operaciones en donde se realizan
ventas que serán pagadas en varios plazos.
Este panel contiene los siguientes módulos:
Figura 179. Panel de Anticipos





Módulo para Realizar un Anticipo
Catálogo de Anticipos
Catálogo de Ventas de Anticipos
Artículos en Anticipos
Factura de Pago Parcial
Debido a las particularidades de este módulo en este Manual se propone el siguiente
Quimera Systems
134
orden para ingresar anticipos.
Nota: Se recomienda que si la empresa realiza anticipos cuente con un comprobante
foliado para realizar las órdenes de surtido, estos comprobantes han de tener entre sus
datos como mínimo un número de referencia, el cuál será utilizado los ejemplos vistos a
continuación.
En este módulo se propone el uso del siguiente esquema para la realización de un
anticipo, sin embargo este esquema puede cambiar y adaptarse a las necesidades y
operaciones de cada empresa:
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135
INICIO
CLIENTE SOLICITA PRODUCTO
SE LEVANTA ORDEN DE SURTIDO Y
SE ENTREGA EL COMPROBANTE FISCAL DEL
ANTICIPO AL CLIENTE
SE DA DE ALTA EL ANTICIPO EN
EL SISTEMA
EL ANTICIPO SE SURTE Y SE VENDE
ENTREGA DEL COMPROBANTE FISCAL DE
PAGO AL CLIENTE
FIN
Figura 180. Diagrama de proceso de Anticipos
Quimera Systems
136
Factura de Pago Parcial
Figura 181. Botón Factura Pago Parcial
Este módulo proporciona un comprobante de pago fiscal al cliente al momento de dejar
un anticipo o un pago parcial sobre un producto. Para ello el sistema solicita el importe del
anticipo y un número de referencia (En este ejemplo la referencia de orden de surtido,
que también deberá ser ingresado al momento de realizar el anticipo).
Figura 182. Monto capturado
Importe del anticipo / pago parcial
Figura 183. Referencia capturada
Referencia del pago parcial
Una vez escrito lo anterior, se despliega la pantalla de facturación vista con anterioridad
en el panel de ventas con una partida llamada PAGO PARCIAL DEL ANTICIPO
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137
[REFERENCIA] además en el campo Folio Interno aparece ANTP[REFERENCIA] y en el
campo motivo Anticipo [REFERENCIA].
NOTA: Se recomienda no cambiar la información del campo Folio Interno, ya que esta
información se utiliza para relacionar la factura realizada con el anticipo que se realizará
más adelante.
Una vez que se oprima el botón Facturar comenzará la elaboración de la factura, la cual
podrá ser consultada en el catálogo de facturas y se guarda en las carpetas para facturas
vistas anteriormente en la sección del Panel de Ventas.
Figura 184. Factura Pago Parcial
Realizar Anticipo
Figura 185. Botón Realizar Anticipos
Quimera Systems
138
Una vez que se ha entregado el comprobante de pago parcial, se procede a realizar el
anticipo.
Existen dos tipos de anticipos:
Anticipos Nuevos – Para empresas que trabajen únicamente con artículos nuevos bajo
pedido, los artículos incluyen IVA y este es desglosado al momento de facturar.
Anticipos Usados – Para empresas que trabajen únicamente con artículos usados bajo
pedido, los artículos no incluyen IVA y este se agrega al momento de facturar.
Ambos tipos de anticipos, son dados de alta en este módulo mediante el uso de la
siguiente pantalla, a la cual se puede accesar dando click en el botón Realizar Anticipo del
Panel de Anticipos.
Quimera Systems
139
Figura 186. Realizar Anticipo
La pantalla se encuentra divida en 4 subpaneles, que serán descritos a continuación:

Subpanel Anticipos – Tiene los campos de folio del anticipo, el nombre del
vendedor, el número de referencia (Orden de surtido), el indicador de si el anticipo
ya ha sido surtido, la fecha y la lista del tipo de anticipo (Nuevo o Usado).
Únicamente los campos folio y surtido son campos no editables. El color de fondo
Quimera Systems
140
del panel cambia acorde al tipo de anticipo que se realiza (Verde: Nuevo, Rosa:
Usado) esto para identificar más rápidamente el tipo de anticipo en el catálogo de
anticipos.

Subpanel Descripción – Cuenta con 8 campos personalizables para escribir
información general del anticipo acorde al giro del negocio. Dos de estos campos
son de opción múltiple, las cuales también son configurables.

Subpanel de Partidas – En este subpanel se realiza la captura de los artículos que
serán dados de alta para el anticipo. Existen dos formas de realizar esta captura:
1.- Cuando la pieza se dio de alta previamente en el Catálogo de Artículos: La
pieza se puede buscar por código o línea utilizando los campos de
correspondientes en este subpanel y oprimiendo la tecla Enter. Una vez
encontrados se especifica el precio de venta y la cantidad para oprimir
posteriormente la tecla agregar.
La partida descargada contendrá el código, descripción, cantidad y precio de venta
del artículo.
2.- Cuando la pieza aún no se ha dado de alta en el Catálogo de Artículos: El
sistema permite capturar una descripción en el campo correspondiente dentro de
este subpanel y especificar la cantidad y el precio de venta.
La partida descargada contendrá la descripción, cantidad y precio de venta del
artículo. El código podrá ser agregado o actualizado al momento de actualizar el
anticipo.

Subpanel Sumario – En este subpanel se encuentra el importe total de las piezas. El
campo Anticipo indica la cantidad que ha sido pagada y es un campo opcional. El
campo Resta es un campo editable que indica la cantidad que falta por pagar. Este
subpanel también cuenta con un campo para escribir cualquier observación sobre
el anticipo que se da de alta.
Una vez que se ha capturado toda la información, el sistema hace una validación para
corroborar que el total de las piezas corresponda al total marcado por el anticipo. De no
Quimera Systems
141
ser así, el sistema no permite que el anticipo se guarde y el usuario tendrá que utilizar el
botón Recalcular para calcular nuevamente el total del anticipo. De ser correctos los datos
el anticipo queda guardado utilizando el botón Guardar.
Catálogo de Anticipos
Figura 187. Botón Catálogo de Anticipos
En el catálogo de anticipos se encuentran todos los documentos que se dieron de alta en
el módulo Realizar Anticipo. Este módulo puede ser abierto al dar click en el botón
Catálogo de Anticipos ubicado en el Panel de Anticipos.
Figura 188. Catálogo de Anticipos
El catálogo de anticipos cuenta con varios campos de consulta como son:
Id – Número de Anticipo otorgado por el Sistema
Referencia – Número de la orden de surtido.
Fecha – Fecha en que se dio de alta el anticipo.
Devuelta – Estado para conocer si el anticipo se encuentra devuelto.
Cancelado – Estado para conocer si el anticipo fue cancelado.
Surtido – Estado para conocer si el anticipo ha sido surtido.
Observaciones – Campo de observaciones del anticipo.
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142
Vendido - Estado para conocer si el anticipo ha sido vendido.
Los campos id, referencia, fecha y observaciones pueden ser utilizados para realizar
consultas aproximadas o exactas utilizando las opciones como o igual a respectivamente.
En la parte superior de este catálogo se pueden encontrar además diversos botones con
diferentes funcionalidades:
Surte varios anticipos al mismo tiempo
Similar al botón Realizar Anticipo, ingresa a la pantalla de alta del anticipo
Usado para realizar consultas en el sistema
Cancela un anticipo no vendido
Utilizado para ingresar a la venta de ese anticipo para realizar una
facturación o devolución del mismo.
Figura 189. Botones de Catálogo de Anticipos
Actualización, Surtido Anticipo
Cuando un anticipo ha sido dado de alta es necesario consultarlo en el Catálogo de
Anticipos para actualizar su información, surtirlo o venderlo. Esto se realiza consultando el
anticipo utilizando uno de los campos anteriormente mencionados y dando doble click
sobre la partida deseada.
La pantalla que se abrirá será similar a la vista al momento de realizar el anticipo
mostrando la información inicialmente capturada pero con la excepción de los siguientes
cambios:
1.- En el subpanel Anticipo ha quedado inhabilitado el tipo de anticipo y se ha agregado
una leyenda indicando el estado del anticipo, también se ha incorporado un botón para
Quimera Systems
143
Actualizar la referencia en caso de que sea necesario. Hay que recordar que el número de
referencia debe ser único para cada anticipo.
2.- En el subpanel Partidas es probable que aparezca marcado el campo surtido si es que
los artículos inicialmente fueron ingresados con el código del catálogo de artículos. De ser
así, al momento de guardar el anticipo se registró en Kardex y se reservó la existencia de
esa partida dejándola con un indicador de Surtido.
En caso de que las partidas ingresadas inicialmente no tengan un código del catálogo de
artículos será necesario realizar la compra de ese artículo, y posteriormente buscarlo
desde este subpanel, una vez seleccionada la partida se puede oprimir el botón Actualizar,
de modo que se actualice el código en la lista de partidas del anticipo.
3.- Se incorporaron los botones Pedir a Almacén para pedir las piezas a almacén antes de
venderlas y reimprimir en caja, reimprimiendo un pequeño comprobante del importe del
anticipo.
Para pedir una pieza a almacén es necesario dar doble click con el botón derecho del
mouse sobre el campo Surtido Almacén de la partida deseada en la tabla inferior del
Panel. Esto activará la casilla Surtido Almacén para ser pedida posteriormente. Una vez
que todas las partidas deseadas han sido seleccionadas se oprime el botón Pedir a
Almacén para enviar un ticket de pedido de la lista de partidas elegida.
Una vez que todas las partidas cuenten con un código y existencia suficiente para realizar
la venta del anticipo, se utiliza el botón Surtir, informando al sistema que el anticipo se
encuentra completamente surtido y listo para venderse, al apretar este botón quedará
marcada la casilla surtido en el subpanel Anticipos y se inhabilitará el resto de los botones,
será necesario volver a ingresar al anticipo para poder realizar su posterior venta.
Si el usuario desea únicamente actualizar la información general del anticipo puede
utilizar el botón Guardar. El cuál se encarga de almacenar los distintos campos del
subpanel Descripción.
Venta de un Anticipo
Una vez que el anticipo se encuentra surtido, con la marca Surtido en el catálogo de
Anticipos, es posible venderlo volviendo a abrirlo y oprimiendo el botón Vender en la
pantalla.
Al oprimir este botón aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
Quimera Systems
144
Figura 190. Confirmación Venta Anticipo
Indicando el tipo de anticipo, el número de folio, el nombre del vendedor (El cual puede
ser cambiado mediante los botones en la parte inferior de esta pantalla), el nombre del
cliente (que puede ser cambiado buscando al cliente por los campos código, RFC o
nombre), el número de partidas, el número de artículos, el importe total del anticipo, así
como lo dejado en anticipo anteriormente y la cantidad restante.
El usuario puede elegir entre imprimir un ticket (Seleccionando la opción mandar a Ticket)
o hacer una factura (Seleccionando la opción mandar a factura).
Al momento de oprimir el botón aceptar se genera una venta en el catálogo de ventas del
anticipo.
Quimera Systems
145
Artículos en Anticipos
Figura 191. Botón Artículos en Anticipos
Es posible conocer todos los artículos que se encuentran registrados en algún anticipo
mediante el ingreso a este módulo desde el Panel de Anticipos.
Figura 192. Artículos en Anticipos
Los campos mostrados en esta pantalla son:








Código del Artículo
Descripción
Cantidad
Anticipo
Fecha
Referencia (Orden de Surtido)
Campo Personalizable 1
Campo Personalizable 6
Esta pantalla es útil cuando se maneja una gran cantidad de anticipos, pues permite por
ejemplo revisar todos los anticipos para venderlos o cancelarlos antes de realizar algún
inventario.
Quimera Systems
146
CATÁLOGO DE VENTAS DE ANTICIPOS
Figura 193. Botón Catálogo Ventas Anticipos
Una vez que el anticipo ha sido vendido puede ser consultado para su facturación o
devolución desde el catálogo de ventas de anticipos ubicado en el Panel de Anticipos.
Existen varios campos de búsqueda para la venta, entre los que destacan los siguientes:








Id
Importe
Subtotal
Devolución
Fecha
Total
Remisión
Anticipo
Estos campos pueden ser consultados de manera exacta o aproximada utilizando las
palabras igual a o como respectivamente.
Una vez que la venta ha sido seleccionada de acuerdo a los criterios anteriores, esta
puede ser abierta dando doble click sobre esta partida, mostrando así una pantalla similar
a la siguiente:
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147
Figura 194. Detalle Venta Anticipo
En ella se muestran los campos correspondientes a la venta del anticipo:


















Número de Venta
Artículos
Partidas
Subtotal
Total
Estado
Indicador de si la venta ha sido facturada
Tipo de Venta
Fecha de Venta
Anticipo
Observaciones
Login del Usuario que hizo la venta
Nombre del Usuario que hizo la venta
Nombre del Cliente
RFC del Cliente
Login del Administrador (En caso de aplicar)
Nombre del Administrador (En caso de aplicar)
Partidas
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148

Campo de observación en caso de devolución
El botón reimprimir permite volver a realizar la impresión de un ticket de venta, las
devoluciones y cancelaciones completas y parciales se realizan del mismo modo que el de
una venta normal (Véase sección Catálogo de Ventas en el Panel de Ventas). Sin embargo,
al momento de facturar este módulo tiene una característica especial.
Cuando se ha realizado una factura por pago parcial y se ha capturado la misma
referencia en el anticipo vendido, el sistema descontará la factura o facturas por pago
parcial en la pantalla de facturación de la venta.
Figura 195. Factura menos pago parcial
Por lo cual la nueva factura contendrá únicamente la cantidad faltante para el pago del
anticipo.
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149
PANEL DE PLUGINS
Figura 196. Botón de Plugins
Este panel contiene los módulos adquiridos por el usuario para personalizar su sistema.
Para su uso es necesario realizar la configuración mencionada anteriormente en este
manual y corroborar que el plugin se encuentre dentro de la carpeta plugins del sistema.
Figura 197. Panel de Plugins
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150
APENDICE A – PERMISOS –
1. Permiso sobre Panel Catálogos
2. Permiso sobre Panel Ventas
3. Permiso sobre Panel Pedidos
4. Permiso sobre Panel Reservaciones
5. Permiso sobre Panel Reportes
6. Permiso sobre Panel Aplicaciones
7. Permiso sobre Panel Compras
8. Permiso sobre Panel Anticipos
9. Permiso sobre Catálogo de Artículos
10. Permiso sobre Catálogo de Ubicaciones
11. Permiso sobre Catálogo de Lineas
12. Permiso sobre Catálogo de Usuarios
13. Permiso sobre Catálogo de Clientes
14. Permiso sobre Catálogo de Proveedores
15. Permiso sobre Realizar Ventas
16. Permiso sobre Catálogo de Ventas
17. Permiso sobre Catálogo de Facturas
18. Permiso sobre Kardex
19. Permiso sobre Catálogo de Devoluciones
20. Permiso sobre Almacén de Devoluciones
21. Permiso sobre Cierres
22. Permiso sobre Reimpresiones
23. Permiso sobre Catálogo de Pedidos
24. Permiso sobre Backorder
25. Permiso sobre Catálogo de Reservaciones
26. Permiso sobre Artículos Reservados
27. Permiso sobre Reporte de Paretto
28. Permiso sobre Reporte de Almacén
29. Permiso sobre Reporte de Comisiones
30. Permiso sobre Reporte de Pedidos
31. Permiso sobre Reporte de Utilidades
32. Permiso sobre Módulo de Inventario
33. Permiso sobre Módulo de Etiquetas
34. Permiso sobre Módulo de Cuentas por cobrar
35. Permiso sobre Módulo de Cuentas por pagar
36. Permiso sobre Realizar Anticipos
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151
37. Permiso sobre Catálogo de Ventas de Anticipos
38. Permiso sobre Catálogo de Anticipos
39. Permiso sobre Módulo Artículos en Anticipos
40. Permiso sobre Alta de Artículos
41. Permiso sobre Búsqueda de Artículos
42. Permiso sobre Eliminación de Artículos
43. Permiso sobre Alta de Ubicaciones
44. Permiso sobre Búsqueda de Ubicaciones
45. Permiso sobre Eliminación de Ubicaciones
46. Permiso sobre Alta de Líneas
47. Permiso sobre Búsqueda de Líneas
48. Permiso sobre Eliminación de Líneas
49. Permiso sobre Alta de Usuarios
50. Permiso sobre Búsqueda de Usuarios
51. Permiso sobre Eliminación de Usuarios
52. Permiso sobre Alta de Clientes
53. Permiso sobre Búsqueda de Clientes
54. Permiso sobre Eliminación de Clientes
55. Permiso sobre Alta de Proveedores
56. Permiso sobre Búsqueda de Proveedores
57. Permiso sobre Eliminación de Proveedores
58. Permiso sobre Alta de Ventas
59. Permiso sobre Cancelar factura sin aviso a SAT
60. Permiso sobre Cancelación de CFDI
61. Permiso sobre Alta de Devoluciones
62. Permiso sobre Eliminación de Devoluciones
63. Permiso sobre Enviar a Almacén de Devoluciones
64. Permiso sobre Buscar Cierre
65. Permiso sobre Imprimir Carta en Cierre
66. Permiso sobre Imprimir Ticket en Cierre
67. Permiso sobre Alta de pedidos
68. Permiso sobre Búsqueda de Pedidos
69. Permiso sobre Eliminación de Pedidos
70. Permiso sobre Cancelación de Pedidos
71. Permiso sobre Visualizar Pedidos Cancelados
72. Permiso sobre Ver backorder
73. Permiso sobre Alta BackOrder
74. Permiso sobre Eliminación de BackOrder
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152
75. Permiso sobre Alta de Reservaciones
76. Permiso sobre Búsqueda de Reservaciones
77. Permiso sobre Eliminación de Reservaciones
78. Permiso sobre Surtido Automático de Anticipos
79. Permiso sobre Alta de Anticipos
80. Permiso sobre Búsqueda de Anticipos
81. Permiso sobre Cancelación de Anticipos
82. Permiso sobre Cancelación de Ventas en Anticipos
83. Permiso sobre Actualización de Reservaciones
84. Permiso sobre Actualización de Anticipos
85. Permiso sobre Actualización de Artículos
86. Permiso sobre Actualización de Clientes
87. Permiso sobre Actualización de Pedidos
88. Permiso sobre Devolución de Ventas
89. Permiso sobre Devolución de Ventas en Anticipos
90. Permiso sobre Paretto Clientes
91. Permiso sobre Configuración
92. Permiso sobre Crear Ofertas
93. Permiso sobre Artículos en Mostrador
94. Permiso sobre Habilitar tecla CTRL
95. Permiso sobre Reporte Clientes
96. Permiso sobre Mandar a Sucursal (Módulo Ventas)
97. Permiso sobre Registrar en Kardex
98. Permiso sobre Facturas Pagos Parciales
99. Permiso sobre Respaldo
100. Configurar Plugins
101. Alta Plugins
102. Buscar Plugins
103. Eliminar Plugins
104. Eliminar Artículos en Mostrador
Quimera Systems
153
APENDICE B – PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN PARA FACTURACIÓN
1. Tipo de comprobante NC (Nota de Crédito) Default: egreso
2. Folio Inicial
3. Folio Final
4. Régimen Fiscal
5. Tipo de comprobante
6. Serie
7. Año de aprobación
8. Número de aprobación
9. Alias de la llave privada
10. Dirección Certificado
11. Dirección Key
12. Dirección JKS
13. Contraseña Key
14. KeyStore Pwd
15. KeyStore Type
16. Factura Certificado
17. WS Usuario (En caso de aplicar)
18. WS Contraseña (En caso de aplicar)
19. Emisor RFC
20. Emisor Nombre
21. Emisor Calle
22. Emisor Número
23. Emisor Colonia
24. Emisor Código Postal
25. Emisor Ciudad
26. Emisor Estado
27. Emisor País
28. Expedido Calle
29. Expedido Número
30. Expedido Colonia
31. Expedido Código Postal
32. Expedido Ciudad
33. Expedido Estado
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34. Expedido País
35. Ruta Respaldo XML
36. Ruta Respaldo PDF
37. Factura Mensaje 1
38. Factura Mensaje 2
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AVISO
El sistema fue hecho y este manual contiene imágenes de:



Windows 7, propiedad de la empresa Microsoft
Java, propiedad de la empresa Oracle
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