1. No category

PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 1 de 10
1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la Inscripción de Libros de Comercio en la Cámara de
Comercio de Neiva.
2. ALCANCE: Aplica para la inscripción de libros de comercio presentados por los comerciantes
(personas naturales o jurídicas) y las Entidades Sin Ánimo de Lucro inscritos en la Cámara de Comercio
de Neiva.
3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES
3.1 Libros de Comercio: En los Libros de Comercio se consigna la historia de los negocios del
comerciante. Se registran los libros de registros de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y
juntas de socios.
3.2 Inscripción en el Registro Mercantil: La inscripción es la anotación que se hace de un acto, libro
o documento, en los libros de registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio. Las Entidades
sin Ánimo de Lucro efectuarán también las inscripciones de actos, libros y documentos, bajo las mismas
condiciones y términos establecidos para el Registro Mercantil, descritas en este procedimiento.
4. RESPONSABILIDADES
El responsable de la inscripción de libros será el abogado que autorice su inscripción previamente
delegado por el Secretario Jurídico o el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio, para esta
actividad.
El Director del Departamento Jurídico será el responsable de todos los actos administrativos expedidos
por la entidad de acuerdo a sus funciones registrales como Secretario Jurídico de la Cámara de
Comercio de Neiva.
5. FLUJOGRAMA
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
PAG. 2 de 10
INICIO
1. ENTREGAR TURNO
2. RECIBIR, REVISAR Y/O VENDER LIBROS.
NO
3. INFORMAR Y
DELVOLVER AL
USUARIO
¿LIBROS Y
SOLICITUD
CORRECTOS?
SI
4. ESCOGER ACTO Y LIBRO
5. LIQUIDAR, RECAUDAR Y RADICAR.
6. ESCANEAR Y DIGITALIZAR.
7. ASIGNAR ACTIVIDAD.
8. VERIFICAR REQUISITOS.
SI
¿CUMPLE LOS
REQUISITOS?
14. INSCRIBIR LIBRO
NO
2
1
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
PAG. 3 de 10
1
2
9. DEVOLVER Y ELABORAR NOTA.
15. ORGANIZAR
10. INFORMAR AL USUARIO O ENVIAR
COMUNICACIÓN.
16. ENVIAR A
ARCHIVO
SI
¿ES
NEGATIVA?
11. ENVIAR
CITACION
12.
NOTIFICAR
17. COLOCAR SELLO Y
FIRMAR REGISTRO.
18. ENTREGAR AL
USUARIO
NO
FIN
13. ENTREGAR AL
USUARIO
FIN
6. PROCEDIMIENTO
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
ACTIVIDAD
COMO
El usuario debe solicitar el turno para tal fin y esperar
para ser atendido.
1. Solicitar Turno.
2. Recibir, revisar y/o
vender libros.
Esta actividad no aplica para afiliados. Ellos pasan
directamente a la ventanilla de afiliados.
Se recibe la solicitud con los libros o la solicitud de venta
de hojas. Se verifica que cumpla con los siguientes
requisitos: numeración, nombre del propietario, Nit,
nombre del libro, código (en lo posible con máximo 5
caracteres alfanuméricos), firmada por el representante
legal (cuando se solicita la inscripción por primera vez).
En caso de solicitarse una nueva inscripción de libros, se
deben reunir los requisitos anteriormente señalados, por
solicitud escrita del representante Legal y Contador
Público o Revisor Fiscal. En el caso de que en la solicitud
se argumente la pérdida del libro, deben adjuntar copia
de la denuncia. Los libros deben estar en blanco (sin
utilizar). Ver Guía de Documentos para Trámites de
Registro.
En caso de la solicitud de compra de los libros se procede
a la liquidación pertinente conforme al número de hojas
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 4 de 10
RESPONSABLE
Auxiliar Administrativo –
informador
Auxiliar Administrativo –
CAE, Caja.
.
REGISTRO
Base de datos – Digiturno.
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 5 de 10
requeridas. Es de resaltar que los libros se venden en
hojas continúas para efectos de registro.
3. Informar y Devolver
al usuario
4. Escoger Acto y Libro
5. Liquidar ,recaudar y
radicar
Se confirma que el comerciante tenga su matrícula o
inscripción activa. (No cancelada).
Si no se cumple con los requisitos enunciados para la
solicitud, se le informa y devuelve el libro al usuario con
el fin de que efectúe la respectiva corrección
Verificado de manera general el cumplimiento de los
requisitos, se procede a seleccionar el libro y acto
respectivo para continuar con el trámite.
Se le informa al usuario el valor a pagar por la inscripción
de los libros y por la compra de las hojas si es el caso,
procediendo a recibir el dinero correspondiente. Luego
se imprime el recibo de caja, la copia se le anexa a la
solicitud y el original se le entrega al usuario.
Se procede a colocar un sello en la solicitud, indicando
la hora, fecha de recibido y el nombre de quien recibe.
Auxiliar Administrativo –
CAE, Caja.
Auxiliar Administrativo –
CAE, Caja.
Recibo de pago.
Auxiliar Administrativo –
Cae, Caja.
.
Solicitud de inscripción de
libros.
Auxiliar Administrativo –
Archivo Virtual-
Formato de asignación de
libros y caja.
Pasa la solicitud a escaneo, digitalización y se almacena
en el servidor de imágenes.
6. Escanear y
digitalizar
Para las solicitudes de la Seccional y Sedes, se les
asignará número de Caja y Libro de archivo para su
respectivo almacenamiento en el servidor de imágenes.
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
7. Asignar Actividad
8. Verificar Requisitos
9. Devolver y Elaborar
Nota.
10. Informar al usuario
o enviar comunicación.
11. Enviar Citación
Se asigna la solicitud mediante Docflow al encargado del
registro.
El encargado del registro, verifica que los libros cumplan
con los requisitos (Nit, hojas foliadas y codificadas,
nombre de la persona jurídica en la primera hoja y que
esté en blanco) y que los requisitos coincidan con la
información de la carta remisoria, para ser inscritos o de
lo contrario se procede a devolverlos
Si el libro no cumple con los requisitos se elabora la nota
de devolución o negativa. Se crea un archivo PDF y se
carga en el Docflow. Se imprime la nota de devolución y
se remite al abogado para su revisión.
Para las solicitudes de las sedes se coloca el sello con
la firma del Director del Departamento Jurídico.
Se llama al usuario y se le informa que el libro ha sido
devuelto para que se acerque a reclamarlo, relacionando
la llamada en la planilla de telemercadeo devolución de
documentos.
Si transcurridos 8 días calendario- y luego de máximo 3
llamadas- el usuario no se acerca a reclamar el libro, se
envía la nota de devolución a través del medio más
eficaz.
Cuando se trata de negativa, se envía nota de citación a
la dirección de notificación judicial que reposa en la base
de datos de la Cámara de Comercio para llevar a cabo
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 6 de 10
Auxiliar Administrativo –
Archivo Virtual.
Auxiliar Administrativo ventanilla móvil
Auxiliar Administrativo Ventanilla móvil
Nota de devolución
Auxiliar administrativo –
Ventanilla móvil
Planilla telemercadeo
devolución de documentos.
Auxiliar Administrativo ventanilla móvil
Abogado
Copia Nota de Citación.
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
12. Notificar
13. Entregar al Usuario
14. Inscribir Libro
15. Organizar
la notificación personal respectiva dentro de los 5 días
hábiles siguientes.
Si dentro de los cinco días siguientes al envío de la
citación, el representante legal hace presencia en
nuestras instalaciones, se le notifica personalmente del
contenido del acto administrativo por el cual se negó la
inscripción y se hace entrega de los libros, En caso
contrario se procede a su notificación por aviso, en los
términos y condiciones del artículo 69 del CPACA.
Si se trata de devolución, se le solicita el recibo de pago
original para proceder a entregar la solicitud y los libros
correspondientes. Se desanota en el SIREP finalmente
se entrega al usuario haciéndolo firmar una nota de
recibido.
Si los documentos cumplen con los requisitos, se
procede a registrar los libros, en el libro respectivo
grabando la información que contiene la solicitud de
conformidad con los requisitos de ley, se imprime el rótulo
y se adhiere al libro correspondiente en la primera hoja
del mismo
El funcionario encargado de la inscripción de libros
procede a marcar y organizar el libro físico para evitar
pérdidas y confusiones. De igual forma diligencia el
formato “de entrega de libros registrados y devueltos”
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 7 de 10
Auxiliar Administrativo PQR, Abogados.
Constancia Secretarial de
Notificación Personal o Aviso.
Auxiliar Administrativo –
Ventanilla móvil
Recibo de Pago.
Auxiliar Administrativo –
ventanilla móvil
Auxiliar Administrativo –
ventanilla móvil
Acto Administrativo de
inscripción (Rótulo).
Formato entrega de libros
registrados y devueltos
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
16. Enviar a Archivo
17. Colocar sello y
firmar registro
18. Entregar al usuario
Mediante Docflow envía a archivo la solicitud para que
sea descargado del flujo electrónico del documento.
Se coloca sello en cada una de las hojas útiles del libro.
Una vez inscritos y sellados los libros se debe firmar el
registro (Rótulo) por parte del abogado correspondiente.
Sedes: se firma el adhesivo con el sello mecánico del
Director Jurídico y con un sello seco de la CCN; luego
este se adhiere a la primera hoja del libro registrado.
Se entrega al usuario los libros previa la solicitud del
recibo de pago y se desanota en el SIREP.
Adicionalmente se debe diligenciar el Formato Entrega
de Libros entregados y devueltos, en el cual están
detallados los datos del usuario que los reclama
6. REGISTROS
Base de datos – Digiturno.
Recibo de pago.
Solicitud de Inscripción de libros.
Formato de asignación de libros y caja.
Nota de devolución.
Planilla de telemercadeo devolución de documentos.
Copia nota de Citación.
Constancia secretarial de notificación personal o aviso.
Acto Administrativo de inscripción (rótulo).
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 8 de 10
Abogado,
Auxiliar Administrativo –
ventanilla móvil
Auxiliar Administrativo –
ventanilla móvil
Abogado
Director Jurídico
.
Auxiliar Administrativo –
Ventanilla móvil
Formato de entrega de Libros
Registrados y Devueltos.
PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO:
Inscripción de Libros
FECHA: Octubre 16 DE
2015
VERSIÓN: trece
PAG. 9 de 10
Formato de entrega de libros registrados y devueltos.
APROBÓ
REVISÓ
PRESIDENTE EJECUTIVO
DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO
Octubre 16 de 2015.