1. Ingeniería

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
BIENESTAR UNIVERSITARIO
CÓDIGO
P-07-01BI
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VERSIÓN
3
OBJETIVO DEL MANUAL
Describir los procedimientos del proceso de Bienestar Universitario.
ALCANCE DEL MANUAL
Los procedimientos y las actividades descritas en el presente manual aplican para Bienestar Universitario de la
Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C.
BIENESTAR UNIVERSITARIO
Todas las actividades y los programas del Bienestar Universitario de la Universidad La Gran Colombia, están
orientados hacia el desarrollo y aplicación de los programas, servicios y actividades que contribuyen al desarrollo
humano e integral, como componente del Proyecto Educativo Institucional, ligado a lo académico curricular, por medio
de un ambiente propicio para construir comunidad y fortalecerla; están abiertos a todos los estamentos, estudiantes,
docentes, administrativos y graduados en igualdad de condiciones, a través de la Promoción Socio-Económica;
Promoción de la Recreación y el Deporte; Cultivo de los Valores Artísticos, Culturales, Lúdicos y Estéticos; Atención a
la salud Integral Médico y Psicológico, el Programa de Permanencia y graduación Estudiantil.
1. PROGRAMA DE PROMOCIÓN RECREACIÓN Y DEPORTE
Cumpliendo con los fundamentos básicos de la formación integral del individuo, la Dirección de Bienestar desarrolla
programas deportivos y recreativos como mecanismo integrador de toda la comunidad educativa. Estas actividades
propenden por el adecuado uso del tiempo libre, el mejoramiento de la calidad de vida y la interacción con la
academia, gracias al desarrollo de capacidades y habilidades físicas e intelectuales, a través del deporte y la
recreación, así como de la participación en: Torneos interuniversitarios, Torneos internos y torneos invitacionales.
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BIENESTAR UNIVERSITARIO
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VERSIÓN
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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No
RESPONSABLE
1
Coordinador de
Deportes
2
Coordinador de
Deportes
3
Comunidad
Universitaria
y
Instituciones
externas
4
Coordinador de
Deportes
5
Coordinador de
Deportes
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE RECREACIÓN Y
DEPORTES:
Planea y programa las diferentes actividades recreativas y deportivas tanto a
nivel interno y externo.
DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES:
Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes
medios de información con los que cuenta la Universidad.
 Banner
 Carteleras
 Página web
 Boletines informativos
 Correo institucional
COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES:
Coordina y ejecuta las diferentes actividades programadas, no programadas e
invitaciones.
ACTIVIDADES INTERNAS:
 Torneos relámpagos
 Torneos interfacultades
 Carrera atlética
 Ciclo paseo
 Otras actividades de apoyo administrativo y académico.
ACTIVIDADES EXTERNAS:
 ASCUN
 Grupo deportivo universitario los Cerros
 Grupo deportivo universitario Copa U
 Torneos interempresas (Colsubsidio)
 Torneos invitacionales a nivel local y nacional
EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES:
Se realiza la respectiva evaluación de las diferentes actividades desarrolladas
en el período.
Nota: En la modalidad de pregrado la evaluación se realiza por medio del
aplicativo.
En la modalidad de Posgrados la evaluación se realiza por medio de formato en
físico.
PRESENTACIÓN DE INFORMES:
Elabora los diferentes informes estadísticos y de gestión establecidos por la
Dirección de Bienestar Universitario.
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CÓDIGO
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3
INICIO
PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN
DE ACTIVIDADES
DE RECREACIÓN
Y DEPORTES
DIVULGACIÓN Y
PROMOCIÓN DE
ACTIVIDADES
EVALUACIÓN DE
ACTIVIDADES
PRESENTACIÓN
DE INFORMES
FIN
COORDINACIÓN
Y EJECUCIÓN DE
ACTVIDADES
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
COORDINADOR DE
DEPORTES
FLUJOGRAMA
ACTVIDADES
INTERNAS
ACTIVIADES
EXTERNAS
2. PROGRAMA DE VALORES CULTURALES, ARTÍSTICOS Y LÚDICOS
Los procesos artísticos y culturales deben estar ligados a los lineamientos de la misión y visión de la Universidad,
deben tener un planteamiento de esparcimiento pero también deben ofrecer a la comunidad universitaria la opción de
formarse en alguna área específica de este campo. Las actividades que se programan son: de aprendizaje, teoría y
aplicación, práctica, competencia, presentaciones, exposiciones e intercambios.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CULTURALES:
No
RESPONSABLE
1
Coordinación de
Cultura
2
Coordinación de
Cultura
Coordinación de
Cultura
3
Comunidad
Universitaria
e
Instituciones
externas
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE CULTURA:
Planea y programa las diferentes actividades lúdicas, artísticas y culturales
tanto a nivel interno y externo
DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES:
Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes
medios de información con los que cuenta la Universidad.
 Banner
 Carteleras
 Página web
 Boletines informativos
 Correo institucional
COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES:
Coordina y ejecuta las diferentes actividades programadas, no programadas e
invitaciones.
ACTIVIDADES INTERNAS:
 Día de la Secretaria.
 Celebración cumpleaños de la Universidad.
 Culturarte UGC
 Exposición de Artes Plásticas
 Día del Docente.
 Día del Profesional
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4
Coordinación de
Cultura
5
Coordinación de
Cultura
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3
 Semana de la Grancolombianidad
 Fiesta fin de año administrativos e hijos de empleados.
 Otras actividades de apoyo administrativo y académico.
ACTIVIDADES EXTERNAS:
 ASCUN a nivel regional y nacional
 Festival de danza folclórica y tunas a nivel nacional e internacional
 Encuentros universitarios
 Entidades públicas y privadas
EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES:
Se realiza la respectiva evaluación de las diferentes actividades desarrolladas
en el período.
PRESENTACIÓN DE INFORMES:
Elabora los diferentes informes estadísticos y de gestión establecidos por la
Dirección de Bienestar Universitario.
INICIO
PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN
DE ACTIVIDADES
DE CULTURA
DIVULGACIÓN Y
PROMOCIÓN DE
ACTIVIDADES
EVALUACIÓN DE
ACTIVIDADES
PRESENTACIÓN
DE INFORMES
FIN
COORDINACIÓN
Y EJECUCIÓN DE
ACTVIDADES
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
COORDINADOR DE
CULTURA
FLUJOGRAMA:
ACTVIDADES
INTERNAS
ACTIVIADES
EXTERNAS
3. OTORGAMIENTO DE BECAS
De acuerdo a la resolución 014B de abril de 2004 emitida por la Universidad La Gran Colombia, en la cual se
establecen las condiciones y requisitos para otorgar becas anuales, semestrales o por niveles.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No
RESPONSABLE
1
Director de Bienestar
Universitario
y
Coordinación de
Becas
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
POSTULACIONES DE LAS DIFERENTES UNIDADES ACADÉMICAS:
Recepción y revisión de las diferentes postulaciones.
PROMEDIO ACADÉMICO
Mediante comunicado a los decanos de las facultades de pregrado de la
Universidad, se les solicita un listado de los mejores estudiantes por promedio
académico.
BECAS BIENESTAR UNIVERSITARIO:
Finalizado el periodo académico, los docentes de las diferentes selecciones y
grupos representativos, postulan los estudiantes ante la dirección de bienestar
para su respectivo análisis, selección y adjudicación de becas.
PERSONAL ADMINISTRATIVO:
Personal administrativo, hijos de empleados administrativos, plenarios y
familiares del Fundador.
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2
Coordinación de
Becas
3
Coordinación de
Becas
4
Coordinación de
Becas
5
Coordinación de
Becas
6
Coordinación de
Becas
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3
Nota: los postulados se deben ajustar a los requerimientos de la resolución
014B de abril de 2004. Presentar la solicitud al Departamento de Bienestar
Universitario
ELABORACIÓN CUADRO DE POSTULACIONES:
Una vez revisadas las postulaciones se procede a elaborar los cuadros
consolidados con la información anteriormente mencionada, en el cual se
establece el porcentaje asignado por la Universidad para el período
académico.
CITACIÓN DE COMITÉ:
Se realiza la respectiva comunicación de citación al comité de becas.
REALIZACIÓN DE COMITÉ DE BECAS:
Se realiza el comité para la respectiva aprobación de becas a los estudiantes
que cumplen con los requisitos. (Acta de reunión).
APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN DE BECAS:
De acuerdo al acta del comité de becas y cuadros consolidados, se procede a
elaborar la resolución para firma del señor Presidente y Secretario General.
TRAMITE DE RESOLUCIÓN:
Se envía una copia de la resolución a la Sección de Cartera para la respectiva
aplicación de las becas aprobadas.
INICIO
POSTULACIONES
DE LAS
DIFERENTES
UNIDADES
ACADÉMICAS
COMITÉ DE BECAS
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
FLUJOGRAMA:
ELABORACIÓN
CUADRO DE
POSTULACIONES
CITACIÓN DE
COMITÉ
APROBACIÓN DE
RESOLUCIÓN DE
BECAS
TRAMITE DE
RESOLUCIÓN
FIN
REALIZACIÓN DE
COMITÉ DE
BECAS
4. FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: NÚCLEO DE FORMACIÓN
Según acuerdo 005 de 2007 Modernización de la Malla Curricular establece: Núcleo de formación; es el proceso que
desarrollará las metas de formación integral a través de las competencias formativas disciplinares, en cada
componente de formación cuyas relaciones se generan a través de los siguientes núcleos.
Se desarrolla con el 5% del total de los créditos a través de 8 créditos obligatorios; se ofertan a través del programa de
promoción recreación y deporte y programa de valores culturales, artísticos y lúdicos; con un valor de dos (2) créditos.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTUDIANTES DE PREGRADO
No
1
RESPONSABLE
Coordinación de
Deportes
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PROGRAMACIÓN DE ELECTIVAS LIBRES:
De acuerdo al calendario institucional se programa y elabora la oferta de
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Coordinación de
Cultura
Coordinación de
Deportes
Coordinación de
Cultura
2
3
Estudiante de
Pregrado
4
DOCENTE
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electivas libres integrales con su respectivo horario del programa de deportes
como de cultura.
PROGRAMACIÓN DE CRÉDITOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN
ACADÉMICA:
Se ingresan la oferta de electivas en el sistema de información académica.
Publicación en el Sistema de información académica.
INSCRIPCIÓN DE ELECTIVA LIBRE INTEGRAL:
Cada estudiante al inicio del período académico inscribe las electivas libres en
el Sistema de información académica.
Nota: el límite de electivas libres integrales es de 8 créditos por estudiante
durante todo el programa académico.
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE INTEGRAL:
Los docentes de las electivas libres integrales desarrollan, evalúan e ingresan
las calificaciones de cada electiva al Sistema de información académica.
FLUJUGRAMA:
FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL - PREGRADO
COORDINACIÓN DE
DOPORTES
COORDINACIÓN DE
CULTURA
ESTUDIANTE DE
PREGADO
DOCENTE
INICIO
PROGRAMACIÓN DE
ELECTIVAS
BIENESTAR UNIVERSITARIO
PROGRAMACIÓN DE
CRÉDITOS EN EL
SISTEMA
INSCRIPCIÓN DE ELECTIVA
LIBRE
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN
DE ELECTIVA LIBRE
FIN
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3
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTUDIANTES DE POSTGRADO
Para los estudiantes especializaciones de la facultad de Posgrado se establece la electiva libre obligatoria de deporte
y de cultura, como un complemento a su desarrollo integral
No
1
2
RESPONSABLE
Coordinación de
Deportes
Coordinación de
Cultura
Coordinación de
Deportes
Coordinación de
Cultura
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PROGRAMACIÓN DE ELECTIVAS LIBRES:
A solicitud de la Facultad de Postgrados se programa la realización de la
electiva libre de deporte y cultura.
REALIZACIÓN ELECTIVA LIBRE:
Cada coordinación organiza la electiva y su respectiva ejecución.
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE:
ELECTIVA DEPORTIVA:
Se realiza la electiva libre y evalúa para su respectivo reporte ante la facultad
de postgrados.
ELECTIVA CULTURAL:
A través de la conferencia programada por la electiva cultural y se evalúa a
los estudiantes asistentes.
DOCENTE
3
CONFERENCISTA
FLUJOGRAMA
FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL - POSTGRADO
COORDINACIÓN DE
DOPORTES
COORDINACIÓN DE
CULTURA
DOCENTE - CONFERENCISTA
INICIO
PROGRAMACIÓN DE
ELECTIVAS
REALIZACIÓN
ELECTIVA LIBRE
EJECUCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
ELECTIVA LIBRE
BIENESTAR UNIVERSITARIO
ELECTIVA DEPORTE
ELECTIVA CULTURAL
FIN
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5. PROGRAMA DE ATENCIÓN A LA SALUD INTEGRAL
Su compromiso es ofrecer un servicio con calidad desde la óptica de un ser integral, desarrollando varios programas
de promoción y prevención tanto en el servicio médico como el servicio psicológico.
5.1 SERVICIO MÉDICO: Ofrece diferentes servicios
CONSULTA Y ASESORÍA EN MEDICINA
GENERAL
- Medicina general
- Atención de primeros auxilios
- Servicio de enfermería
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
-
Campañas de vacunación
Talleres formativos
Campañas preventivas en salud.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONSULTA Y ASESORÍA EN MEDICINA GENERAL:
No
RESPONSABLE
1
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
2
ENFERMERO
3
MÉDICO
4
SERVICIO MÉDICO
5
SERVICIO MÉDICO
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
RECEPCIÓN DE USUARIO:
Para la prestación y atención del servicio médico, es necesario que el usuario
presente el carné que lo identifique como miembro de la comunidad
Grancolombiana.
Nota: aunque en principio el servicio médico se establece para los miembros
de la universidad la Gran Colombia; esto no implica que bajo circunstancias
fortuitas y de emergencia no se preste atención médica a personas que lo
requieran.
INGRESO Y VALIDACIÓN DE HISTORIA CLÍNICA:
Se procede a ingresar la información del paciente y se verifica su estado en el
aplicativo, para su apertura y/o validación de historia clínica.
VALORACIÓN MÉDICA:
De acuerdo a las guías de manejo de enfermería y de manejo médico, se
realiza la respectiva valoración médica y su respectivo diagnóstico.
NIVEL DE GRAVEDAD:
ALTA:
Se llama al servicio de emergencias y se traslada a un servicio de urgencias,
informando su diagnóstico.
MEDIA:
De acuerdo al diagnóstico se remite a la EPS del paciente o póliza estudiantil
con una orden de remisión.
BAJA:
Prestación del servicio y seguimiento al paciente. (Prescripción médica).
ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA:
El servicio médico de la Universidad La Gran Colombia cuenta con soporte de
servidores para la protección de las historias clínicas de los pacientes; para lo
cual los back ups como primer instancia se almacena de acuerdo a los
protocolos del proceso de Informática y Sistemas.
FLUJOGRAMA
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COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
BIENESTAR UNIVERSITARIO
SERVICIO MÉDICO
INICIO
RECEPCIÓN DE
USUARIO
ATENCIÓN
RECIBIDA
FIN
ALTA
INGRESO Y
VALIDACIÓN DE
HISTORIA
CLINICA
VALORACIÓN
MÉDICA
NIVEL DE
GRAVEDAD
MEDIA
ARCHIVO DE LA
HISTORIA
CLÍNICA
BAJA
5.2 SERVICIO PSICOLÓGICO:
El servicio psicológico se enfoca en la orientación y prevención del mejoramiento de la calidad de vida de los
miembros de la comunidad universitaria mediante actividades:
-
-
CONSULTA Y ASESORÍA PSICOLÓGICA
Consulta individual, de pareja, grupal y de familia.
Atención en crisis.
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
Campañas y talleres formativos: apoya, orienta y asesora a los diferentes
estamentos de la universidad para su proceso de formación integral diseñando
estrategias e implementado acciones para mejorar la calidad de vida.
Proyecto de medio ambiente: Sensibilizar a todos los miembros de la
comunidad universitaria acerca del manejo adecuado de los recursos
naturales, del reciclaje y el espacio físico del entorno de las oficinas.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONSULTA Y ASESORÍA PSICOLÓGICA:
No
RESPONSABLE
1
Paciente
2
Psicólogo
3
Psicólogo
4
Psicólogo
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITA:
El paciente se acerca a las instalaciones del servicio psicológico para que se le
asigne la cita respectiva.
ASIGNACIÓN DE CITA:
Para la prestación y atención del servicio psicológico, es necesario que el
usuario presente el carné que lo identifique como miembro de la comunidad
Grancolombiana o su defecto el recibo de matrícula del período académico
actual.
Cada psicólogo establece de acuerdo a su agenda el otorgamiento de la cita
psicológica.
Se debe consignar los datos del paciente en el aplicativo.
CONSULTA PSICOLÓGICA:
Se procede a ingresar la información del paciente y se verifica su estado en
aplicativo.
VALORACIÓN PSICOLÓGICA:
De acuerdo a la intervención se realiza bajo los parámetros de entrevista para
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Psicólogo
6
Informática y
Sistemas
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así dar impresión diagnostica y generar un plan terapéutico.
Nota: en el caso de contar con practicantes en el Servicio Psicológico, se
socializa el procedimiento de consulta Psicológica y grado de intervención frente
a este proceso.
GRADO DE INTERVENCIÓN:
ALTO:
Se consulta con el médico de turno y se determina si es remitido a la respectiva
EPS.
BAJO:
Prestación del servicio y seguimiento al paciente según complejidad.
ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA:
El servicio psicológico de la Universidad La Gran Colombia cuenta con soporte
de servidores para la protección de las historias clínicas de los pacientes; para
lo cual los back ups como primer instancia se almacena de acuerdo a los
protocolos del proceso de Informática y Sistemas.
SERVICIO PSICOLÓGICO
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
FLUJOGRAMA
INICIO
SOLICITUD DE
CITA
ATENCIÓN
RECIBIDA
FIN
RECEPCIÓN
PSICOLÓGICA
ALTA
ASIGNACIÓN
DE CITA
CONSULTA
PSICOLÓGICA
VALORACIÓN
PSICOLÓGICA
GRADO DE
INTERVENCIÓN
BAJA
ARCHIVO DE LA
HISTORIA
CLÍNICA
CRITERIOS PARA CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA: Cumpliendo con lo establecido en las leyes colombianas de
protección de historias clínicas, Resolución 1995 de 1999; se tiene como criterios:
a) Apertura e identificación de la historia clínica.
La historia clínica es sistematizada, debe ser clara y legible, y únicamente es ingresada por el
Psicólogo a cargo de la sede.
b) Ubicación de la historia clínica.
Esta se encuentra sistematizada en software, y se protegen mediante los servidores de la Universidad
a cargo de la Dirección de Infraestructura Tecnológica. Se encuentra encriptada y solo tiene acceso el
profesional médico o Psicológico.
c) Cabe resaltar que la historia clínica está sistematizada, el único documento que se encuentra en físico
son los informes psicológicos requeridos por alguna instancia y debidamente autorizados por la
Dirección de Bienestar Universitario.
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d) Acceso a la historia clínica.
Podrán acceder a la historia clínica:
1. El equipo de salud.
2. El paciente bajo solicitud a la Dirección de Bienestar Universitario.
3. Demás personas determinadas por la ley.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDAD BIENVENIDA A PADRES DE FAMILIA:
No
RESPONSABLE
1
DIRECTORA
BIENESTAR
2
PSICÓLOGA
DIRECTORA
BIENESTAR
3
PSICÓLOGA
4
PSICÓLOGA
5
PSICÓLOGA
6
PSICÓLOGA
7
8
DIRECTORA DE
BIENESTAR
PSICÓLOGA
DIRECTORA DE
BIENESTAR
PSICÓLOGA
9
PSICÓLOGA
10
PSICÓLOGA
12
DIRECTORA
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
PSICÓLOGA
PSICÓLOGA
13
PSICÓLOGA
11
14
15
EQUIPO DE
PSICÓLOGOS
CAPELLÁN
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ASIGNACIÓN DÍA :
La Directora de Bienestar establece los días que se llevara a cabo la
Bienvenida a padres. Una vez al semestre
SOLICITUD LISTAS ESTUDIANTES:
La Directora de Bienestar solicita a la Directora de Admisiones las listas de
estudiantes que ingresan a ese periodo académico
INFORMACIÓN A PARTICIPANTES:
La Psicóloga envía información de fecha y hora a las personas que van a
participar del evento como el Capellán de la Universidad, Músico que
acompaña la eucaristía, Coordinadora Cultural
SOLICITUD ELABORACIÓN TARJETA DE INVITACIÓN:
La Psicóloga solicita a Comunicaciones, mercadeo y publicaciones a través del
formato de solicitud la elaboración de la invitación, se envía el modelo
SOLICITUD COTIZACIÓN AUDITORIO:
La Psicóloga solicita la cotización del auditorio donde se va a realizar la
actividad
SOLICITUD COTIZACIÓN CONFERENCISTA:
La Psicóloga gestiona y solicita la cotización del conferencista central de la
actividad
AUTORIZACIÓN VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Envían la carta de Autorización a la Vicerrectoría Académica con los 4 vistos
buenos para la aprobación del evento
SOLICITUD ESTACIÓN DE CAFÉ Y REFRIGERIOS
Envían formato de registro atención a eventos a planta física para solicitar
estación de café, y refrigerios
SOLICITUD PARTICIPACIÓN CULTURAL
Envía correo a la Coordinadora cultural solicitando la participación de dos
grupos culturales al evento
Envía las listas de los estudiantes a la oficina de correspondencia para que
ellos gestionen el envió de las invitaciones
Envían comunicado al Director de Medios Audiovisuales para solicitar el apoyo
con:
Himnos-banderas- sonido-grabación y toma de muestras fotográficas
Envía comunicado al maestro de ceremonia
La Psicóloga crea en el aplicativo la actividad donde se registra el protocolo y
datos generales del Objetivo del evento, Fecha, Hora y Lugar de y la
realización del evento
El equipo de Psicólogos realiza la Recepción de los asistentes al evento en la
planilla y los ubican dentro del auditorio.
Celebración Eucaristía
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16
17
UNIVERSIDAD
DIRECTORA
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
PSICÓLOGO
18
COORDINACIÓN
CULTURAL
19
PSICÓLOGA
20
21
21
COORDINACIÓN
CULTURAL
EQUIPO DE
PSICÓLOGOS
PSICÓLOGA
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Realiza la presentación de los servicios que presta Bienestar Universitario a
los estudiantes
El Psicólogo de Permanencia y Graduación realiza la presentación del
programa
PRESENTACIÓN CULTURAL:
El grupo representativo del área cultural realiza la presentación
correspondiente.
PRESENTACIÓN CONTENIDO PSICOLÓGICO:
Inicia con la presentación del Equipo de Psicólogos y posterior el Profesional
contratado realiza una actividad (conferencia-Sketch) con los padres, con
temas relacionados con las problemáticas más relevantes que se presentan y
las estrategias para solucionarlos.
PRESENTACIÓN CULTURAL:
La Tuna realiza la presentación correspondiente
EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD:
El equipo de Psicólogos distribuye la evaluación de la actividad.
REALIZACIÓN DEL INFORME DE LA ACTIVIDAD:
La Psicóloga realiza el informe de la actividad y es cargado al aplicativo
FLUJOGRAMA:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
BIENESTAR UNIVERSITARIO
ACTIVIDAD BIENVENIDA A PADRES DE FAMILIA
DIRECTOR DE BIENESTAR
PSICOLOGO
EQUIPO DE PSICOLOGOS
CAPELLÁN UNIVERSIDAD
COORDINACIÓN DE
CULTURA
INICIO
ASIGNACIÓN DÍA
SOLICITUD LISTAS
ESTUDIANTES
INFORMACIÓN A
ESTUDIANTES
ELABORACIÓN DE
INVITACIONES
COTIZACIÓN DE
AUDITORIO
COTIZACIÓN DE
CONFERENCISTA
AUTORIZACIÓN
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA
SOLCITUD ESTACIÓN
DE CAFE
SOLCITUD
PARTICIPACIÓN
CULTURAL
COMUNICACINES
INTERNAS
RECEPCIÓN
ASISTENTES
PRESENTACIÓN DE
SERVICIOS
CELEBRACIÓN DE
EUCARISTIA
PRESENTACIÓN
CULTURAL
PRESENTACIÓN
SERVICIOS
PSICOLÓGICOS
PRESENTACIÓN
CULTURAL
BIENESTAR UNIVERSITARIO
EVALUACIÓN DE
ACTIVIDAD
REALIZACIÓN DE
INFORME
FIN
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7. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN:
Se promueve diferentes actividades de promoción y prevención para toda la comunidad universitaria en diferentes
fechas del año; para lo cual lo ejecuta el programa de atención a la salud integral bajo las coordinaciones de servicio
médico, el servicio psicológico y permanencia y graduación Estudiantil.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
No
RESPONSABLE
1
DIRECTOR DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
2
SERVICIO MÉDICO,
EL SERVICIO
PSICOLÓGICO
PERMANENCIA Y
GRADUACIÓN
ESTUDIANTIL
3
SERVICIO MÉDICO,
EL SERVICIO
PSICOLÓGICO
PERMANENCIA Y
GRADUACIÓN
ESTUDIANTIL
4
5
SERVICIO MÉDICO,
EL SERVICIO
PSICOLÓGICO
PERMANENCIA Y
GRADUACIÓN
ESTUDIANTIL
SERVICIO MÉDICO,
EL SERVICIO
PSICOLÓGICO
PERMANENCIA Y
GRADUACIÓN
ESTUDIANTIL
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN:
En el plan de acción se programan las actividades a desarrollar:
 Talleres formativos
 Semana de la salud
 Campañas de promoción y prevención
PROTOCOLO DE EVENTO:
Cada programa organiza la actividad presentado el protocolo de evento y la
divulgación ante la dirección de bienestar.
Se realizan las actividades relacionadas con la logística establecida en el
protocolo de evento y se carga la respectiva evidencia en el aplicativo.
DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN:
Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes
medios de información con los que cuenta la Universidad.
 Banner
 Carteleras
 Página web
 Boletines informativos
 Correo institucional
EJECUCIÓN DE ACTIVIDAD:
De acuerdo a la programación establecida en el Ítem de planeación. Se
registra los participantes en el aplicativo y se levantan las evidencias
respectivas (Documentos, Soportes, cartas, autorizaciones, fotografías o
videos).
EVALUACIÓN DE GESTIÓN:
Acorde a los participantes de las diferentes actividades por medio del
aplicativo se hace el envío de la evaluación, y se procede a registrar las
actividades en el informe de gestión, para así registrar la información en el
Tablero de control.
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3
FLUJOGRAMA:
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
DIRECTOR DE BIENESTAR
SERVICIO MÉDICO, EL
SERVICIO PSICOLÓGICO
PERMANENCIA Y
GRADUACIÓN
ESTUDIANTIL
INICIO
PLANEACIÓN DE
ACTIVIDADES
PROMOCIÓN Y
PREVENCIÓN
PROTOCOLO DE
EVENTO
DIVULGACIÓN,
SOCIALIZACIÓN
BIENESTAR UNIVERSITARIO
EJECUCIÓN DE
ACTIVIDAD
EVALUACIÓN DE
GESTIÓN
FIN
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8. PERMANENCIA Y GRADUACIÓN ESTUDIANTIL:
Su objetivo es generar y ejecutar estrategias encaminadas a que los estudiantes de la Universidad culminen
satisfactoriamente sus estudios universitarios. Para ello ha establecido las siguientes actividades:




Desarrollo de los lineamientos y estrategias del programa de Permanencia y graduación Estudiantil.
Capacitaciones a la comunidad universitaria en temas relacionados con el área
Proceso de orientación vocacional y profesional.
Análisis Estadístico de Deserción y Retención.
MAPA CONCEPTUAL ESTRATEGIAS INSTITUCIONAL DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN
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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMA DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN ESTUDIANTIL
No
1
2
3
4
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE PERMANENCIA
COORDINADOR PROGRAMA Y GRADUACIÓN:
DE PERMANENCIA Y
Teniendo en cuenta la información suministrada por medio de la
GRADUACIÓN
caracterización a estudiantes a través del aplicativo, por las diferentes
unidades administrativas y académicas, los reportes de Spadies; se realiza un
análisis de datos estadísticos a partir de ello, se planean las estrategias para
lograr la permanencia y graduación estudiantil en articulación con las
diferentes unidades mencionadas anteriormente.
ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL:
Las estrategias se establecen según mapa conceptual. (ver literal 2.4.5.1
ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL).
COORDINADOR PROGRAMA La divulgación de las estrategias se realiza mediante los diferentes medios de
DE PERMANENCIA Y
información con los que cuenta la Universidad:
GRADUACIÓN
 Banner
 Carteleras
 Página web
 Boletines informativos
 Correo institucional
UNIDADES ACADÉMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
REMISIÓN DE ESTUDIANTES:
Las remisiones se hacen a través del aplicativo, direccionada al profesional
que atenderá la situación del estudiante, explicando el motivo de la remisión.
SEGUIMIENTO Y VALORACIÓN AL ESTUDIANTE:
Con base en la información consignada en el aplicativo y teniendo en cuenta
el rendimiento académico, afectivo, familiar y social del estudiante, se
COORDINADOR PROGRAMA identifica su problemática y posteriormente se determina el proceso de
DE PERMANENCIA Y
intervención que se realizará, el cual puede orientarse en los siguientes
GRADUACIÓN – PROFESIONAL aspectos:
DE APOYO
 Asesoría Específica
 Asesoría Psicológica (Clínica y educativa)
 Asesoría por tutoría o consejería académica.
 Aplicación de Pruebas Vocacionales.
INFORME DE VALORACIÓN:
COORDINADOR PROGRAMA De acuerdo al progreso que tenga el estudiante, se registra en el aplicativo las
DE PERMANENCIA Y
intervenciones y recomendaciones que se realicen al estudiante atendido.
GRADUACIÓN – PROFESIONAL También se evalúa se es necesario remitir o articular con la unidad
DE APOYO
administrativa o académica involucrada y a su vez debe, empoderarse y
ejercer el control y seguimiento al estudiante, para determinar su evolución y
que continúe siendo parte de la comunidad Grancolombiana.
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COORDINADOR PROGRAMA ARCHIVO DE SEGUIMIENTO INDIVIDUAL AL ESTUDIANTE:
DE PERMANENCIA Y
La información del registro del estudiante, queda registrada en el aplicativo, la
GRADUACIÓN – PROFESIONAL cual la coordinación y el profesional de apoyo son los responsables de hacer
DE APOYO
seguimiento y custodia a la información.
Los archivos en medio físico y magnético son guardados según las TRD
definidas para el programa de Permanencia y Graduación.
DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL:
COORDINADOR PROGRAMA La divulgación de la gestión del programa se realiza a la dirección de
DE PERMANENCIA Y
Bienestar Universitario y al tablero de control, de acuerdo a las metas
GRADUACIÓN
bimestrales definidas.
Igualmente por solicitud de las diferentes unidades administrativas y
académicas, se entregan informes avalados por la Dirección de Bienestar
Universitario.
FLUJOGRAMA
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VERSIÓN
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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
COORDINADOR
PERMANENCIA Y
GRADUACIÓN
PROFESIONAL DE APOYO
UNIDADES ACADÉMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
INICIO
PLANEACIÓN
PRAGRAMACIÓN DE
ACTIVIDADES
PERMANENCIA
ESTRATEGIAS
INSTITUCIONALES
PERMANECIA
ESTUDIANTIL
REMISIÓN DE
ESTUDIANTES
SEGUIMIENTO Y
VALORACIÓN DE
ESTUDIANTES
INFORME DE
VALORACIÓN
BIENESTAR UNIVERSITARIO
ARCHIVO DE
SEGUIMIENTO
INDIVIDUAL
DIVULGACIÓN DE LA
GESTIÓN
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
BIENESTAR UNIVERSITARIO
1.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Calendario académico institucional
- Cronograma de actividades
- Plan de acción anual
- PEID
- Reglamento estudiantil
- Plan de trabajo
- Guía Protocolo de Manejo Médico
- Guía Protocolo de Manejo Psicológico
- Estructura Orgánica. Acuerdo 004 de 04 de Julio de 2006
2.
REGISTROS:
- Plan de trabajo por programa
- Informe de gestión Bienestar Universitario
- Control asistencia libre integral
- Registro hoja de vida Equipos médicos
- Registro hoja de vida de máquina y equipos de Bienestar Universitario
- Certificado Médico de aptitud Laboral
- Registro y control de medicamentos
- Seguimiento a proveedores
3.
:
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
FECHA
DESCRIPCIÓN
13/07/2010
Emisión inicial
Se mejoró la documentación de cada programa que compone la dirección
de bienestar universitario, se incluyeron los siguientes procedimientos:
01/06/2013
a) OTORGAMIENTO DE BECAS
b) FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: NÚCLEO DE
FORMACIÓN para pregrado y postgrado.
c) PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
Igualmente se ingresó el programa de DESERCIÓN Y RETENCIÓN
ESTUDIANTIL con dos procedimientos:
2
01/06/2014
3
04/10/2016
a) PROGRAMA DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL
b) ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN
Se incluyen los criterios para custodia de historia clínica, se ingresan las
estrategias institucionales de permanencia estudiantil (mapa conceptual).
Se actualiza el paso a paso del programa de Deserción y Retención
Estudiantil.
Se ajusta la descripción del programa de recreación y deporte, se incluye
el proyecto del medio ambiente en el servicio psicológico, se incluye el
criterio c en la custodia de la historia clínica y se incluye el procedimiento
del desarrollo de la actividad de bienvenida a padres de familia, se ajusta
el programa de permanencia y graduación (sec. 5 y 6).
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