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Gestión de Contratos
Documento de Construcción
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Tabla de Contenido
Identificación del proceso general y sus hitos............................................................................ 2
Stakeholders .......................................................................................................................................... 5
Diseño de Experiencia ................................................................................................................... 5
Gestionar los Stakeholders........................................................................................................... 6
Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders? ............................................. 9
Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos. ............................................................. 11
Dueño del contrato ....................................................................................................................... 11
Otorgante del Consentimiento ..................................................................................................12
Empleado perteneciente al Área Legal ...................................................................................13
Descripción del Proceso ........................................................................................................................13
Principales aspectos en el proceso de Construcción ...................................................................18
Modelo de Datos ................................................................................................................................18
Configuración de la herencia ..........................................................................................................19
Plantillas ................................................................................................................................................ 20
Disparadores y actividades/eventos condicionales .................................................................21
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El ejemplo expuesto en este documento es una representación de un proceso no
estructurado de Gestión de Contratos, en el cual, cualquier clase de contrato puede
ser administrado desde su solicitud hasta su expiración. Este acercamiento se realiza
de forma general, debido a que un proceso que pueda manejar cualquier tipo de
contratos detalladamente debe considerar una gran cantidad de situaciones
distintas.
Gestión de Contratos se apoya en las herramientas que ofrece Bizagi para manipular
cada caso y cada actividad de manera diferente.
Alcance: el proceso inicia cuando se requiere un contrato y su dueño crea una
solicitud que será evaluada por empleados internos y participantes previamente
definidos (quienes actúan como representantes de las partes externas del contrato)
y que, como resultado, se obtendrá un contrato en ejecución. Cualquier modificación
del estado del contrato, alarmas de las reuniones programadas y seguimiento al
mismo son soportadas, sin embargo, este proceso no soporta la gestión directa del
documento en sí, su nombre, términos, condiciones, políticas, restricciones, etc.
Como se mencionó anteriormente, este proceso se apoya en el uso de las
funcionalidades de la versión 11 de Bizagi, tomando ventaja del concepto Diseño de
Experiencia para representar un proceso no estructurado.
Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como
impredecibles o dinámicos, principalmente, porque estos procesos involucran, en
algún punto, un gran número de posibles alternativas de flujo de trabajo.
De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento)
pueden tomar decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser
previsto con anterioridad.
El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del
contrato, el cual ha sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de
sus reuniones y los cambios de su estado.
A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de
los trabajadores del conocimiento, presentando una experiencia de usuario
personalizada, la cual utiliza las capacidades de BPM, entre otros.
Identificación del proceso general y sus hitos
Identificar el proceso general, o la ruta feliz, que proporciona un alto nivel de la
descripción del negocio a automatizar y de igual manera, identifica los resultados
comunes (en la primera etapa sin incluir excepciones) y las etapas para el caso o sus
hitos.
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Los hitos de un proceso de Gestión de Contratos de Bizagi son:
•
Creación de una solicitud de contrato
•
Evaluación interna, aprobación y consentimiento del borrador.
•
Evaluación por parte de los participantes, y aprobación del borrador.
•
Ejecución del contrato y almacenamiento de una copia digital.
•
Actualización del estado del contrato.
No todos los hitos se culminan en un caso particular. De hecho, varios de ellos son
exclusivos. Algunos pueden ser revocables: incluso cuando el hito ha sido alcanzado,
el Stakeholder del caso como segunda opción, puede decidir si finalmente se alcanza
o no. Además, aunque las acciones ejecutadas en relación a la información de la
solicitud del contrato sean parte del caso, no significa que todos los hitos hagan
parte del mismo.
Tenga en cuenta que la intención de cada contrato en ejecución es poder ser
utilizado en otros procesos, en otras palabras, proporcionar control de forma
adecuada a los contratos disponibles.
Los estados definidos para cada contrato se especifican en la siguiente tabla:
Estado
Descripción
Posible Siguiente
Estado
Borrador
El contrato está bajo revisión, y se encuentra aún sin
firmar.
Cancelado
Renovación
Un contrato previo ha sido tomado como base. El
contrato está bajo revisión, y se encuentra aún sin
firmar.
Cancelado
En negociación
El contrato se encuentra en negociación con terceras
partes.
Cancelado, En ejecución
Ejecución
El contrato ha sido firmado y está actualmente activo.
Esto significa que está disponible para ser
referenciado en otros procesos.
Expirado, Cancelado,
Bloqueado
Bloqueado
El contrato no está disponible actualmente pero no
ha expirado.
Expirado, Cancelado,
Ejecución
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Expirado
La validación del contrato ha expirado, o el valor
principal del objetivo se ha excedido.
Cancelado
El contrato ha sido finalizado antes de la fecha
indicada en el término respectivo, por lo cual, no se
encuentra disponible.
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Stakeholders
Bizagi 11 presenta un Portal de trabajo que permite a los trabajadores del
conocimiento tomar decisiones informadas, tales como, cuándo iniciar un proceso o
cuándo actualizar datos, de manera que se impulse la agilidad y la productividad en
la organización.
Varios Stakeholders pueden estar asociados con un caso. Sin embargo, cada
Stakeholder deberá influenciar dicho caso directa o indirectamente. No todos los
Stakeholders que han sido mencionados deben estar involucrados en cualquier
instancia del caso.
Para personalizar su experiencia es importante que identifique sus Stakeholders.
-
Otorgante del consentimiento
-
Dueño del contrato
Empleado del área Legal
Diseño de Experiencia
En Bizagi Studio cada Stakeholder tiene su propia experiencia diseñada en el menú
Diseño de Experiencia. Cada pestaña, (Acciones, Mis Cosas, Búsqueda) tiene una
definición, de acuerdo a las opciones disponibles para cada usuario.
Tenga en cuenta que para habilitar un grupo que estará disponible en la sección de
Mis Cosas, el Stakeholder debe tener una colección bien sea directa o indirecta a una
entidad.
Por lo tanto, el dueño del contrato, por ejemplo, tiene una colección a la entidad
ContractManagement. (Gestión de Contratos). De esta manera, cada dueño del
contrato será propietario de uno o más contratos, y podrá verlos en el Portal de
trabajo, y administrarlos si existen acciones disponibles para ello.
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Diseño de experiencia del Dueño del Contrato
Gestionar los Stakeholders
Tan pronto descargue esta plantilla, asegúrese de haber creado y configurado al
menos un usuario por Stakeholder en la opción Admin en el Portal de Trabajo. Si
usted no tiene un usuario por Stakeholder, esta plantilla no funcionará
adecuadamente.
Diríjase a la opción Admin y para cada Stakeholder, establezca un Nuevo registro,
creando un Nuevo usuario, e ingrese toda la información adicional requerida.
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Tenga en cuenta que la administración de Stakeholders en el Portal de Trabajo ha
sido definida previamente en la configuración de formas. Dichas formas mostrarán
qué información será mostrada y requerida cuando se esté configurando un usuario
como un Stakeholder.
En Studio se ha definido una forma para mostrar, en la cual se representan las
columnas de la vista principal del Stakeholder.
De igual manera, se ha añadido una forma de edición que se refiere a la manera
cómo se añade y se edita un registro de un Stakeholder.
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Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders?
Representa aquellas actividades y otras operaciones relacionadas que pueden
iniciar y ejecutar los Stakeholders, categorizando las interacciones permitidas en el
Portal de trabajo habilitadas para cada uno de los Stakeholders.
Se debe definir si las actividades son obligatorias sobre cierta circunstancia o, si
están disponibles, pero son ejecutadas según el criterio de elección de cada
Stakeholder; lo cual ayudará a categorizar una actividad como una acción
disponible como parte de un proceso no estructurado.
En un caso, muchas de las actividades no están siempre disponibles para ser
ejecutadas. Sólo cuando ciertos hitos son culminados en dicho caso, o se cumplen
ciertas condiciones específicas, se podrá ejecutar la actividad.
Las actividades pueden ser retiradas cuando pierdan su nivel de relevancia y no
deben ser presentadas a los Stakeholders.
Stakeholder
Dueño del
Contrato
Descripción de la
actividad
Crear un contrato
¿Cuándo esta
acción actividad
será ejecutada?
Comentarios
En cualquier
momento
Solicitar una
Cuando se cree el
evaluación
contrato.
Registrar
Cuando se esté
retroalimentación
evaluando el
de partes externas
contrato
Contrato en
ejecución
Una vez se
aprueba el
contrato
Adjuntar una
alerta
En cualquier
momento
Crea un Nuevo
caso de
seguimiento del
contrato
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Otorgante del
consentimiento
Auditar contrato
En cualquier
momento
Entregar
Una vez todos las
consentimiento
evaluaciones
requeridas
aprueban la
Sólo estará
disponible para el
creador del caso y
el representante
legal.
versión actual del
contrato.
Auditar contrato
En cualquier
momento
Buscar contratos
En cualquier
momento
Empleado del
área legal
Almacenar una
copia digital del
contrato firmado
Una vez se
firma el
contrato
Actualizar estado
En
cualquier
momento
Auditar contrato
En
cualquier
momento
Buscar contratos
En
cualquier
momento
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Dependiendo del estado
del contrato, las opciones
siguientes del contrato
podrán variar
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Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos.
Dueño del contrato
Descripción
Contexto
Disponibilidad
de la actividad
Acción /
Actividad
Adjuntar una
Siempre
A través de una
Acciones: Inicia un
alerta
disponible
búsqueda o
nuevo proceso de
mediante Mis
Seguimiento al
Cosas. Según
Contrato.
prefiera.
Solicitar una
Cuando se
evaluación del
cree un
borrador
contrato
Auditar un
Siempre
contrato
disponible
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Obligatorio
Acción: Inicia una
Nuevo caso de
evaluación del
contrato.
Elección libre
Acción: Muestra
una forma acerca
de la información
del contrato.
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Descripción de
los datos
Gestión de
Contratos
Contexto
Siempre
Disponibilidad
Acción /
Actividad
A través de Mis
Acción: Abre
Cosas
una forma para
auditar la
solicitud log del
contrato.
Otorgante del Consentimiento
Descripción
Contexto
de la
Acción /
Actividad
actividad
Dar el
Una vez se
consentimiento
aprueba un
a una versión
contrato
del contrato
internamente,
Descripció
n de la
actividad
Obligatorio
Actividad: Crear
el borrador
Elección libre
Acción: Muestra
una forma acerca
de la información
del contrato.
está listo para
su
consentimiento.
Auditar contrato
En cualquier
momento
cuando se
ejecuten
búsquedas.
Descripció
Contexto
Disponibilidad
n de los
Acción /
Actividad
datos
Gestión de
Contratos
Siempre
Mediante Mis
Acción: Abre
Cosas
una forma
para auditar la
solicitud log.
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Empleado perteneciente al Área Legal
Descripción
Contexto
de la
Acción /
Actividad
actividad
Dar el
Una vez se
consentimiento
aprueba un
a una versión
contrato
del contrato
internamente,
Obligatorio
Descripció
n de la
actividad
Actividad: Crear
el borrador
está listo para
su
consentimient
o
Auditar contrato
En cualquier
Elección libre
Acción: Muestra
una forma en
relación a la
información del
contrato.
Elección libre
Acción: Inicia una
actualización del
estado del
proceso.
momento
cuando se
ejecuten
búsquedas
Actualizar el
En cualquier
estado
momento
cuando se
ejecuten
búsquedas
Descripción del Proceso
Después de revisar las acciones disponibles, podemos crear la estructura del
proceso principal y sus procesos complementarios, los cuales serán iniciados a
través de Acciones para soportar la estructura del caso.
El proceso comienza con una solicitud de contrato. El dueño del contrato, quien es
un empleado previamente autorizado, realiza dicha solicitud. Cada solicitud tiene
un grupo de participantes que actúan como representantes externos de terceras
partes implicadas en el contrato a crear, las cuales son incluidas en la solicitud, de
igual manera, se incluye el tipo de contrato y el contrato base para empezar a
trabajar sobre éste.
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Una vez la solicitud es realizada, se convierte en borrador y se genera una nueva
versión automáticamente. Sin embargo, si la solicitud es definida como una
renovación, el estado “Borrador” será remplazado por el estado “Renovación”.
Cuando se esté editando un borrador, se hace necesario requerir evaluaciones a
los miembros de la misma compañía. Si alguno de los miembros no aprueba la
versión del contrato, se asignará al dueño del contrato una nueva versión para su
respectiva edición. Por otro lado, si se aprueba la versión del contrato, es
obligatorio que el dueño del contrato y su representante legal, den un
consentimiento del mismo, antes de enviar el borrador a los participantes (es decir,
los representantes de las partes externas).
Tan pronto se entregan ambos consentimientos, se envía una notificación a cada
uno de los participantes y se habilitan varios eventos para el dueño del contrato,
de manera que se registre la retroalimentación recibida de la versión y su respectiva
aprobación o rechazo.
Bizagi automáticamente verifica si todos los participantes han aprobado la versión
del contrato para continuar con la firma y la ejecución del mismo. Sin embargo, si
la versión del contrato ha sido rechazada por al menos uno de los participantes, se
crea una nueva versión del contrato estará lista para ser editada por su dueño.
Después de la aprobación, un empleado perteneciente al área legal debe
almacenar una copia digital del contrato firmado y el dueño del contrato debe
establecer el estado del contrato como “En ejecución”. Mientras se ejecuta, el
dueño del contrato puede iniciar alarmas en relación a las actividades pendientes
de la versión actual del contrato.
Una vez se ejecuta el contrato, el proceso de solicitud de contrato es finalizado. Por
lo tanto, cada modificación al estado o alarma adjunta debe ser manejada por un
empleado del área legal a través de Acciones en Bizagi. Es posible tener acceso a
dichas acciones utilizando una búsqueda sobre los contratos.
Cada contrato siempre mostrará una acción donde se expone detalladamente la
información de la solicitud y cada uno de los cambios ejecutados en el estado del
contrato, una acción para cambiar su estado actual (la cual varía de acuerdo al
estado del contrato actual) y una acción para adjuntar una alerta (que comienza el
proceso de seguimiento al contrato).
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Proceso principal: Gestión de Contratos
Sub-proceso: Crear el Borrador
Sub-proceso: Evaluar el Borrador
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Sub-proceso: Solicitar aprobación y recibir retroalimentación
Otros procesos (que soportan la gestión de procesos no estructurados):
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Principales aspectos en el proceso de Construcción
Modelo de Datos
La entidad de proceso del proceso Gestión de Contratos es “ContractManagement”
la cual tiene todos los atributos y las relaciones necesarias para almacenar la
información principal del caso.
En este ejemplo, se han creado tres Stakeholders los cuales tienen un Diseño de
Experiencia específico, es decir, un Portal de Trabajo único para cada uno.

Dueño del contrato

Otorgante del consentimiento

Legal Area Employee
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Configuración de la herencia
Se realizan dos tipos de evaluaciones al contrato: evaluaciones internas y
evaluaciones realizadas por un tercero. En consecuencia, hay dos entidades que
heredan la entidad Assesment (Evaluación): Reviews (Revisiones) y Party approval
(Aprobación de terceros). Cada uno de ellas es una entidad de proceso
independiente para el proceso de revisión (Reviews (Revisión) es la entidad de
proceso del subproceso Evaluación del borrador y Party approval (Aprobación de
terceros) es la entidad de proceso del subproceso Solicitar aprobación y recibir
retroalimentación).
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Plantillas
Cuando navega a través de los datos, bien sea respecto a los resultados de una
búsqueda de datos o listas de información que hacen parte de Mis Cosas, usted
podrá personalizar la información mostrada para los registros resultantes.
Por defecto, Bizagi utiliza una plantilla básica que escoge de manera aleatoria
atributos de la entidad a la cual pertenece un registro.
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Hemos definido plantillas de datos para mostrar las entidades más relevantes:
Gestión de Contratos (Contract Management) y Personas (Person).
Disparadores y actividades/eventos condicionales
Las actividades condicionales son usadas en los procesos para habilitar o
deshabilitar actividades de acuerdo a la condición de los datos en el proceso. En
esta plantilla, usamos el evento “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All
approbations finished”).
Una vez se finalizan todas las evaluaciones, se deberá habilitar el evento “Todas las
aprobaciones finalizadas” (“All approbations finished”) y no antes de que se hayan
completado.
La condición para habilitar o deshabilitar la actividad condicional se configura en
el cuarto paso del Asistente de procesos, Definir Expresiones, tal como se muestra
a continuación:
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Para
configurar
el
atributo
ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished a verdadero o falso, y en
consecuencia, para habilitar o deshabilitar la actividad, usaremos un Disparador.
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Primero, utilizamos una expresión al finalizar todos los procesos de Evaluación
del borrador indicando que han sido completados. Cuando se finaliza cada
uno de ellos, se lanza el Disparador y luego se analiza:
Si todas las evaluaciones han finalizado, el Disparador ejecuta una expresión en
el evento para revisar si realmente todas las evaluaciones relacionadas de la
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versión del contrato han sido completadas.
Si
al
menos
una
de
ellas
no
ha
sido
finalizada,
el
atributo
ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished permanecerá en falso.
Sin
embargo,
tan
pronto
culminen,
el
atributo
ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished será verdadero y la
actividad condicional “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All approbations
finished”)” será habilitada para continuar con el proceso.
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