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Ingreso de Facturas Electrónicas
Ingreso al sistema ………………………………………….............................................
3
Página del Portal de proveedores ……………………………………………...…...
5
Ingresar Facturas ……………………………………………………….............................
6
Validación de Facturas con Orden de compra (Pedido) …………………………………….. 8
Índice
Validación de Facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS ………….… 9
•
Agregar datos manualmente ……………………………………………………...………. 10
•
Agregar datos mediante un archivo Excel ……………………………………………….. 13
Verificación en historial de carga ……………………………………..…………....... 17
Consulta de pagos ………………………………………………………………….………. 18
Glosario ………………………………………………………………………………...………… 19
Las facturas electrónicas deberán ingresarse en la página de proveedores:
www.proveedoresbayer.com.mx. Escriba su usuario y contraseña. En caso de no contar
con su clave de acceso será necesario comunicarse con el Centro de Contacto para
solicitarla.
En esta pantalla
inicial, puede
visualizar los datos
para comunicar con el
Centro de Contacto
Ingrese el número de
proveedor / usuario
(7 dígitos)
proporcionado por
compras o el solicitante
*******
……..
Página 3 • Ingreso al sistema
Ingrese la contraseña
proporcionada por el
Centro de Contacto
Requisitos técnicos
para utilizar el portal
de proveedores
La primera vez que acceda al sistema, y posteriormente siempre que aparezca la siguiente
pantalla, se requerirá que actualice sus datos de contacto:
Para poder acceder al portal, deberá facilitar previamente sus
datos de contacto.
Para continuar actualice sus datos
Ingrese un correo electrónico válido que será utilizado para
contactarle en referencia a sus facturas.
Ingrese el nombre de una persona con la que podemos
contactar.
Ingrese la contraseña que desea tener.
La clave que indiquen, será su contraseña de acceso, desde
este momento hasta que vuelva a cambiarla.
No es obligatorio el cambio, puede mantener el dato anterior.
Guarde los datos.
Si es proveedor para varias empresas, seleccione aquella
empresa para la que va a facturar.
En caso de no aparecer la opción que necesita, comuníquese
con el Centro de Contacto.
Página 4 • Ingreso al sistema
Portal de proveedores
.
Una vez dentro del portal, visualice la pestaña de Ingresar Facturas y dé click para
seleccionar esta opción.
Desglose de pagos
realizados y pagos futuros.
Historial de carga
de facturas
Desconectarse
del portal
Avisos emergentes:
El portal es un canal
de comunicación.
Preguntas
Frecuentes (FAQ)
Página 5 • Página del Portal de proveedores
Portal de proveedores
.
En la pestaña Ingresar Facturas, podrá enviar sus facturas al sistema de Bayer. El envío consta de dos pasos:
1. Cargar el archivo xml. de la factura.
2. Validar el archivo xml. cargado previamente.
Aquí encontrará disponible para su descarga, el
Manual de uso del portal, para subir facturas
al sistema de Bayer.
Hacer click en “Add Files” para abrir el
explorador de documentos de su equipo y
seleccionar el archivo xml. de la factura que va a
cargar al sistema.
Solo debe cargarse la factura en formato xml.
Seleccionar el archivo xml. y
dar a “Abrir”, para cargar la
factura al sistema de Bayer.
Página 6 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
El sistema comprobará que el archivo
seleccionado sea correcto.
Si lo es, pasará a la siguiente pantalla, donde
encontrará su factura cargada en la línea
marcada en rojo.
En esta parte del proceso, si la factura cargada
es errónea, podrá ser eliminada, con el botón
“Eliminar”.
Mientras el mensaje “Acción Pendiente del Proveedor”
aparezca, la factura se encuentra pendiente de
validación.
La factura deberá ser validada, para que sea enviada
correctamente al sistema de Bayer.
Hay dos formas de validar una factura:
-
Informando nº pedido / orden de compra
ó
Informando CWID + Ceco/Orden Interna/Elemento WBS.
Solo deberá utilizarse una de las dos opciones.
Nunca rellenar ambos campos a la vez.
Página 7 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
.
Validación de facturas con Nº de pedido / Orden de compra
1.
Escribir el número de pedido /
orden de compra, facilitada por su
comprador, tal y como se indica en la
imagen.
El resto de campos deben de
quedar vacios.
2.
Hacer click en confirmar.
Si todo es correcto, la línea en rojo
desaparecerá y el mensaje mostrado indicará
“Validación en proceso”.
Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para su
validación y verificación en el historial de
carga. En caso de que su factura siga en
proceso de validación después del plazo
indicado, póngase en contacto con nosotros
vía email o vía telefónica.
Página 8 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
1.
Escribir el CWID, facilitado por su
solicitante, tal y como se indica en la
imagen.
2.
El sistema comprobará el dato y a
continuación, solicitará que se informe el
CECO para soporte de la factura. Dar a
OK para continuar.
Entrar en el icono:
Hay dos maneras de agregar la
información contable necesaria
para el registro de su factura.
a.
b.
Manualmente.
Cargando un archivo Excel.
Se detallan a continuación:
Página 9 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
a. Carga manual de la información contable de la factura
El sistema siempre indicará:
-
Monto Factura: es el importe total de su factura antes de
impuestos.
-
Monto cargado: suma de importes asignados a la
información contable.
-
Monto pendiente de asignar antes de impuestos a un
CECO / Orden Interna / Elemento WBS.
Página 10 • Ingresar Facturas
1.
Agregar el CECO / Orden Interna /
Elemento WBS informado por su
solicitante.
2.
Agregar el importe antes de impuestos,
que debe ir cargado a ese CECO /
Orden Interna / Elemento WBS.
3.
Dar clik en “Agregar”.
Se generará una línea con los datos
informados.
Se actualizará la información de “monto
cargado” y “pendiente de asignar”.
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
a. Carga manual de la información contable de la factura
Añadir en sucesivas nuevas líneas, el monto antes de impuestos, pendiente de asignar que ha quedado, siguiendo siempre las
instrucciones de los datos contables facilitados por el solicitante:
Para corregir los datos entrados, pueden eliminarse en
esta pantalla. Agregar los correctos, siguiendo los pasos
explicados anteriormente.
Importe pendiente igual a 0
Para salir, guardando
los datos
Cuando el total de la factura ha sigo asignado, el sistema lo indica:
Página 11 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
a. Carga manual de la información contable de la factura
El sistema informa cuando se han cargado
correctamente los Cecos y se ha llegado a
cubrir el total de la factura.
Dar a OK y a continuación a CONFIRMAR.
La línea en rojo desaparecerá y el
mensaje mostrado indicará “Validación
en proceso”.
Deberá esperar de 1 hora o 24 horas
para su validación y verificación en el
historial de carga. En caso de que su
factura siga en proceso de validación
después del plazo indicado, póngase en
contacto con nosotros vía email o vía
telefónica.
Página 12 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
b. Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura
Descargar Layout:
Guardar la plantilla en Excel en su
ordenador en el formato
Excel 97-2003 Workbook (*.xls)
único admitido por el portal.
Sin modificar nada más, rellenar las
columnas “Ceco” y “Total”, utilizando
tantas filas sean necesarias como cecos
deba informar para su factura.
Página 13 • Ingresar Facturas
-
Columna Ceco: Añadir los Ceco /
Orden Interna / Elemento WBS
informados por el solicitante.
-
Columna Total: Añadir el importe antes
de impuestos, correspondiente a cada
ceco.
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
b. Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura
Guardar en su ordenador la plantilla en el
formato:
Excel 97-2003 Workbook (*.xls)
único admitido por el portal.
Ir a la misma pantalla donde se descarga la
plantilla, y utilizando la opción “Add Files”,
cargar el archivo Excel que acaba de
guardar.
Página 14 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
b. Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura
Carga del archivo Excel en el sistema, y
comprobación de que todos los datos son correctos
(En caso contrario, aparecerán mensajes de aviso).
Para salir, guardando los datos
Importe pendiente igual a 0
Para corregir los datos entrados, pueden eliminarse en
esta pantalla. Agregar los correctos, siguiendo los pasos
explicados anteriormente.
Dar a OK, para volver a la pantalla del portal y confirmar la
validación de la factura.
Página 15 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
.
Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS
.
b. Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura
Dar a confirmar, para validar la factura y
que entre en sistema.
La línea en rojo desaparecerá y el
mensaje mostrado indicará “Validación
en proceso”.
Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para
su validación y verificación en el historial
de carga. En caso de que su factura siga
en proceso de validación después del
plazo indicado, póngase en contacto con
nosotros vía email o vía telefónica.
Página 16 • Ingresar Facturas
Portal de proveedores
..
El Historial de carga permite ver el estado de todas las facturas subidas al portal.
Al finalizar la carga de sus facturas, esperar de 1 a 24 horas a su validación.
Transcurrido el plazo, verificar los documentos en el Historial de carga.
Una factura recién cargada, se mostrará con el mensaje “El Nº de solicitante (ABCDE)” y estatus “Validación en proceso”.
No aparecerá número de código de barras (Barcode).
Una factura cuyo proceso de validación en el portal ha finalizado, aparece con el mensaje “Recibido en el Portal” y estatus
“Carga exitosa”. No aparecerá número de código de barras (Barcode).
Una factura que ha pasado del portal, a nuestro sistema interno, para ser enviada para verificación, se mostrará con el
mensaje “Enviado a Contabilidad” y estatus “Carga exitosa”. Quedará reflejado el número de código de barras. Esta
numeración es única e identificadora para cada factura cargada en el portal.
Página 17 • Verificación en historial de carga.
Portal de proveedores
.
Una vez finalizada la revisión de sus documentos, serán contabilizados, y su pago
aparecerá en la pestaña de Pagos / Pagos Futuros
En la pestaña Pagos, puede visualizar la integración de pagos realizados por fecha.
En la pestaña Pagos Futuros, se encuentran las facturas con su fecha de vencimiento. Puede incluir
documentos no aprobados.
Las condiciones de pago pueden cambiar de acuerdo al pedido emitido por el área de compras, para mayor
información favor de ponerse en contacto con su comprador .
Página 18 • Consulta de pagos
Portal de proveedores
.
Glosario
Mensajes en la Carga de facturas
Comentario
•
EL Nº. ORDEN (2155555555) INCORRECTA
El pedido ingresado es erróneo. Contactar con su comprador.
•
EL Nº. SOLICITANTE (ABCDE) INCORRECTO
El contacto es erróneo. Contactar con su solicitante.
•
PENDIENTE VALIDACIÓN CECO
Faltan 0.56 por asignar a un CECO.
Comprobar la distribución realizada de importes antes de
impuestos a la información contable.
No se han validado los CECOS para la factura.
Monto pendiente: 0.56
•
ACCIÓN PENDIENTE DEL PROVEEDOR
Falta ingresar alguna información requerida. Número de pedido ó
CWID + Ceco/Orden Interna/Elemento WBS
•
ERROR SAT
Contactar con el centro de contacto.
•
EL Nº. SOLICITANTE (ABCDE) CONFIRMADO
La factura está en proceso. Pendiente de enviar a contabilidad.
•
EL Nº. ORDEN (2155555555) CONFIRMADO
La factura está en proceso. Pendiente de enviar a contabilidad.
Página 19 • Glosario
Portal de proveedores
.
Glosario
Conceptos Clave
Comentario
•
Nº de pedido / Orden de compra
Está formado por diez números (si empieza por “21”) o por nueve
dígitos (si empieza por “6”).
Nº de pedido emitido por Bayer, que puede ubicar en el
documento que les es enviado para confirmar la solicitud de
productos o servicios.
•
CWID
Es el código del solicitante, siempre compuesto por cinco letras.
Es informado por el solicitante del producto o servicio en el
momento de la compra.
•
CECO
Centro de costes. Siempre diez dígitos alfanuméricos (formado por
letras y números conjuntamente).
Es informado por su solicitante.
•
ORDEN INTERNA
Siempre doce dígitos alfanuméricos.
Es informada por su solicitante.
•
ELEMENTO WBS
También conocido como número de proyecto. Cantidad de dígitos
variable (10, 12, 14, 16, 18). Es informado por su solicitante.
Página 20 • Glosario
Muchas Gracias
CONNECTION CENTER INVOICE TO PAY