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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
DISEÑO DE UN CATÁLOGO DIGITAL ENFOCADO EN LOS SERVICIOS
QUE OFRECE EL DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES DEL
EUROBUILDING HOTEL & SUITES GUAYANA.
MÉRIDA, JUNIO 2016
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
DISEÑO DE UN CATÁLOGO DIGITAL ENFOCADO EN LOS SERVICIOS
QUE OFRECE EL DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES DEL
EUROBUILDING HOTEL & SUITES GUAYANA.
TUTOR ACADÉMICO:
PROF. ANA MOSQUERA
AUTOR:
ISAIAS TAMARONIS
TUTOR EMPRESARIAL:
LIC. KENIA SOLANO
MÉRIDA, JUNIO 2016
MODELO CARTA AVAL
Por medio de la presente hago constar que el (la) estudiante: Isaias Tamaronis Jimenez
Juliano, titular de la cédula de identidad V-19.621.855 realizó las pasantías
administrativas, adscrita al departamento de eventos y banquetes, en las instalaciones del
Hotel Eurobuilding & Suites Guayana desde el 18 de enero hasta el 06 de mayo de 2016.
Asimismo, se hace de conocimiento que durante el desempeño de sus funciones
y
actividades de la empresa, desarrolló como propuesta de investigación para el desarrollo
del informe de pasantía administrativa el tema titulado:
“Proponer la creación de una página web o portal web, en donde los clientes
coticen personalmente, los requerimientos que deseen para realizar un evento
dentro Hotel Eurobuilding & Suites Guayana”.
En la ciudad de Puerto Ordaz a los 06 del mes de Mayo de 2016
_________________________
(Kenia Solano)
C.I: 16.845.719
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
DISEÑO DE UN CATÁLOGO DIGITAL ENFOCADO EN LOS SERVICIOS QUE
OFRECE EL DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES DEL
EUROBUILDING HOTEL & SUITES GUAYANA
AUTOR: ISAIAS TAMARONIS
TUTOR ACADÉMICO: ANA MOSQUERA
FECHA: JULIO 2016
RESUMEN
El siguiente informe se basa en la presentación de una propuesta para el diseño
de un catálogo virtual de servicios ofrecidos por el departamento de eventos y
banquetes del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana, teniendo como objetivo
mejorar la percepción de los servicios solicitados por los clientes al momento de
realizar sus cotizaciones. Además de mostrarle de manera atractiva y fácil de
detallar los servicios que ofrece el departamento. De igual modo se presentará un
modelo para la solicitud de cotización, y de esta forma mejorar el la comunicación
entre el departamento y los clientes para llegar de manera rápidas a un acuerdo.
DESCRIPTORES: Catalogo, pagina web, cotización, eventos y banquetes.
ÍNDICE GENERAL
PÁGINA
INTRODUCCIÓN.
1
FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
 Identificación de la empresa de la empresa.
3
 Estructura Organizativa de la empresa y su explicación.
5
 Descripción de las actividades realizadas por el pasante.
7
FASE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
1. Síntomas.
10
2. Causas.
9
3. Consecuencias.
10
4. Identificación del problema.
11
5. Alternativas de solución.
12
FASE III. LA PROPUESTA
1. Portada.
14
2. Presentación de la propuesta.
15
3. Justificación.
15
4. Objetivos de la propuesta.
16
General
16
Específicos
16
5. Contextualización y fundamentación de la propuesta.
17
6. Estructura de la propuesta.
20
Descripción
Recursos
20
21
Recomendaciones.
22
Conclusiones.
23
Anexos.
24
Referencias Bibliográficas.
33
Referencias Electrónicas
34
ÍNDICE DE TABLAS
PÁGINA
Tabla 1. Descripción de la empresa.
3
Tabla 2. Estructura organizacional del departamento
4
Tabla 2. Descripción de las actividades realizadas.
8
ÍNDICE DE FIGURAS
PÁGINA
Figura 1. Organigrama general del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana
6
Figura 2. Página principal del hotel Eurobuilding & Suites Guayana
20
Figura 3. Presentación del catálogo digital
21
Figura 4. Servicios que ofrece el departamento de Eventos y banquetes
22
Figura 5. Servicios que ofrece el departamento de Eventos y banquetes
23
Figura 6. Servicios que ofrece el departamento de Eventos y banquetes
24
Figura 7. Servicios que ofrece el departamento de Eventos y banquetes
25
Figura 8. Servicios que ofrece el departamento de Eventos y banquetes
26
Figura 9. Servicios que ofrece el departamento de Eventos y banquetes
27
Figura 11. Solicitud de Cotización
28
Figura 12. Solicitud de Cotización
29
Figura 13. Solicitud de Cotización
30
Figura 14. Solicitud de Cotización
31
Figura 15. Confirmación de solicitud de Cotización
INTRODUCCIÓN
La hotelería ha evolucionado con el pasar de los tiempos, derribando
limitaciones en cuanto al servicio a sus clientes y dejando atrás la idea de que un
establecimiento hotelero se dedicaba únicamente a prestar un servicio de
alojamiento. Actualmente, el incremento de exigencias por parte de los usuarios se
ha convertido en el día a día, ya que las innovaciones en cuanto a métodos de
ventas se han vuelto cada vez más relevantes y exigentes, obteniendo como
resultado una alta competitividad en la industria.
Es así que muchos hoteles presentan un margen de ganancia a través de
servicios complementarios, que del mismo servicio típico de hospedaje. Es decir,
se debe enfocar en mejorar e implementar este tipo de servicios.
El Eurobuilding Hotel & Suites Guayana no es la excepción de esta situación.
El departamento de eventos y banquetes diariamente arroja un gran incremento
en ventas convirtiéndose en un motor de alta productividad para la empresa,
contando a su vez con áreas ideales para sacar el mejor provecho, siendo este
departamento el encargado directo de la organización de cualquier tipo de evento,
procurando un sin fin de servicios adaptándose a lo que requieran los clientes, en
donde la efectividad y atención personalizada es primordial para el buen
funcionamiento del mismo.
En el caso del presente informe, las pasantías administrativas fueron realizadas
dentro de esta Coordinación, periodo donde se puede observar una falta notable
de rapidez y eficacia para procesar las solicitudes de los clientes mediante
cotizaciones, así como también poca claridad al momento de realizarlas, ya que se
desconoce exactamente qué clase de servicios desea el cliente.
1
En base a esta situación, se plantea el diseño de un catálogo virtual que ayude
al cliente a observar de forma más detallada los servicios prestados por el
departamento de una manera atractiva y visual, el cual estará estructurado por un
total de dieciocho (18) servicios ofrecidos que reflejarán de una manera llamativa y
clara en que consiste cada uno de ellos. Seguidamente se mostrará un módulo
especialmente diseñado para solicitar la cotización con los servicios que realmente
requiera el cliente, la cual se envía directamente al departamento para ser
procesadas. De esta manera se mejorará el servicio, satisfaciendo así sus
necesidades de manera rápida y oportuna, convirtiéndose a su vez en una
herramienta para fortalecer el mismo.
El presente informe está estructurado por tres (3) fases, las cuales muestran
de manera consecutiva y elocuente los aspectos tomados para la elaboración de
la propuesta plateada, obteniendo como resultado final el objetivo deseado.
2
FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1. Identificación de la empresa
Tabla 1. Datos de la empresa
DATOS DE LA EMPRESA
Razón Social: Operadora DHC (Desarrollo Hotelero Caroni C.A)
(Eurobuilding Hotel&Suites Guayana)
Dirección: Alta Vista Norte Vda-UD259. Edf. Eurobuilding Hotel & Suites
Guayana. PB. Puerto Ordaz, Edo. Bolívar - Venezuela.
Estado:
Categoría:
Clasificación:
Bolívar
Cinco (5) estrellas
Hotel Corporativo.
Capacidad de alojamiento: Cuenta con una capacidad de 144
habitaciones con cuatro tipos de servicios: Estándar, Junior suites, Suite y
Suite presidencial. Incluye habitaciones para personas con discapacidad,
distribuidas de la siguiente manera:
King: 108 Hab.
Dobles: 22 hab.
Suite Wetbar: 5
Suite Kichinet: 5
Suite Semi – presidencial: 1
Suite Presidencial: 2
3
Perfil de la Empresa y servicios que ofrece:
Instalaciones generales: Internet de alta velocidad en todas las
áreas - Lobby Bar: ofreciendo sus servicios a partir de 3:00 pm a
11:00 pm, ubicado diagonal al lobby del hotel. Es una zona para
relajarse, con música, comida, postres y bebidas (cocteles, jugos,
tragos)
Business Center las 24 horas del día. - Galería comercial.
Piscina con barra bar.
Instalaciones para la recreación - Piscina con barra bar. - Gimnasio
con vista panorámica
2 Restaurantes con vista a la Piscina
Observaciones:
Fuente: Departamento de Recursos Humanos del hotel Eurobuilding Hotel &
Suites Guayana (2016)
4
2. Estructura organizativa de la empresa
La organización interna dentro de cualquier empresa es muy importante para el
buen funcionamiento de sus departamentos. Las funciones y rangos jerárquicos
deben ser especificadas a cada trabajador, bien sea a través de un diagrama
organizativo general o por departamento.
En la hotelería el buen uso del organigrama indica a cada trabajador su
posición dentro del hotel, mostrando específicamente sus jefes dentro del mismo.
El Eurobuilding Hotel & Suites Guayana posee un organigrama especifico,
donde se identifica cada departamento y se señala por orden jerárquico el cargo a
desempeñar por cada trabajador. (Ver Figura N°1)
5
Figura N°1: Organigrama general del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana
Fuente: Departamento de Recursos Humanos del Eurobuilding Hotel&Suites Guayana (2016)
6
3. Descripción de las actividades realizadas por el pasante
Departamento de Eventos y Banquetes
El departamento de Eventos y Banquetes del hotel Eurobuilding Hotel &Suites
Guayana es un departamento que aporta un gran porcentaje de ingresos por
alquiler de salones. Tiene 3 salones (Caroni, Roraima, y Autana), un Anfiteatro
(Caruachi) y un Business center principalmente para eventos corporativos con
capacidad para 12 personas. El entrenamiento académico realizado en este
departamento conlleva a realizar labores tanto operativas como administrativas,
debido a que enlaza las dos áreas de manera simultánea.
Se realizan labores administrativas como proyecciones mensuales de eventos,
órdenes de servicios, cotización de presupuesto, dar respuesta a solicitudes por
correo,
atender llamadas de clientes con
eventos confirmados
realizar
requisiciones, y labores operativas como la supervisión y montaje de eventos, en
ocasiones funciones de capitán para eventos internos y externos corporativos, y
de mesonero.
Es un departamento con un organigrama básico interno:
Tabla 2: estructura organizacional del departamento
Departamento de
Eventos y Banquetes
Capitán de
banquetes
Mesonero
Fuente: Departamento de Recursos Humanos Eurobuilding Hotel &Suites
Guayana (2016)
7
Tabla 3. Descripción de las actividades realizadas
DATOS DEL DEPARTAMENTO
Dependencia:
Área o Departamento designado:
Eurobuillding Hotel &Suites Guayana
Eventos y Banquetes
Fecha de inicio:
Fecha de culminación:
18/01/2016
06/05/2016
Tutor Empresarial:
Supervisor inmediato:
Kenia Solano
Carlos Montoya
Descripción de las actividades realizadas en el departamento por
objetivos:
Coordinar, planificar y hacer seguimiento junto a los capitanes de
banquetes a las órdenes de servicio entregadas por el coordinador
de banquetes al inicio de cada semana e integrar a los demás
departamentos involucrados (cocina, restaurant, recepción, ama de
llaves, almacén, y stewart) en los preparativos para el evento.
Llamar y contratar al personal eventual requerido en la programación
de la semana, asignarles los horarios y eventos correspondientes.
Entregar las órdenes de servicio de eventos internos y externos de
la semana a los departamentos involucrados, donde se especifica el
tipo de evento, la cantidad de asistentes, la solicitud del cliente en
cuanto a desayunos, almuerzos, cenas, coffee breaks postres,
equipos audiovisuales.
8
Pautar un día para la degustación de pasapalos o entremeses,
donde los clientes pueden probar la variedad que ofrece el hotel y
elegir los que sean de su agrado para el evento. Aquí se da a
conocer algunos entremeses y se explican de manera breve si
existiese alguno que no conociera.
Hacer seguimiento a la limpieza y chequeo de luminarias, aires
acondicionados y equipos eléctricos de los salones para los eventos.
(Esta actividad se realiza diariamente, pasando las novedades
encontradas al departamento de ama de llaves y mantenimiento).
Realizar las solicitudes de insumos pertinentes al departamento de
almacén para contar con los suministros necesarios para los eventos
programados, como por ejemplo: bebidas, café, leche, azúcar,
fuegos envasados entre otros. La requisición se hace luego de
estudiar los eventos proyectados, el departamento de banquetes
tiene 2 días a la semana (martes y jueves) para realizar
requisiciones.
Realizar el inventario mensual de los utensilios del departamento de
eventos y banquetes como: cubertería, platos, cristalería, jarras,
bandejas, hieleras, pinzas, cilindros, cafeteras, jarras, y fuegos
envasados. Esta actividad se realiza junto al jefe de Stewart quien
tiene la labor de controlar la salida y entrada de utensilios.
Supervisar los montajes y desmontajes de los eventos. Para realizar
estos trabajos el departamento de eventos y banquetes contrata
personal extra, el cual debe ser supervisado por el capitán de turno.
Fuente: Departamento de Eventos y Banquetes del Eurobuilding Hotel &Suites
Guayana (2016)
9
FASE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Desde la antigüedad el hombre ha sentido la necesidad de desplazarse
de un lugar a otro para conocer nuevos orígenes, por negocio, por
diversión, por vacaciones, entre otros fines: manejando como estrategia la
empresa hotelera ofrecer algún servicio de refugio, llamado actualmente
hospedaje, para dar una mayor comodidad y descanso al huésped, y de
esta manera obtener innumerables beneficios.
La hotelería, con el pasar de los tiempos, se ha enfocado en prestar y
mejorar cada vez más el servicio que ofrece a sus clientes, dando un trato
personal de alto nivel para garantizar la permanencia de los mismos y
recibir a cambio gratitud y una buena opinión sobre la empresa.
Sin embargo, los avances tecnológicos han tomado un gran papel a
nivel mundial, arrojando una alta influencia dentro de la industria hotelera,
ya que además de ser una herramienta útil, y de alta difusión.
Es por ello, que estos avances tecnológicos complementan los
servicios que ofrece el hotel, tales como promocionar paquetes mediante
redes sociales, o aplicaciones a través de Smartphone que faciliten algunas
operaciones dirigidas a los usuarios como cotizaciones de presupuestos,
siendo tomado por los huéspedes como segunda opción para recibir
información sobre los servicios que ofrece el departamento de eventos y
banquetes de manera indirecta.
El entrenamiento empresarial se llevó a cabo en el año 2016 dentro de
las instalaciones del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana, conocido por
ser un hotel corporativo, donde la influencia de la tecnología forma parte
primordial de sus servicios.
Las pasantías administrativas fueron realizadas específicamente en el
departamento de Eventos y Banquetes, el cual ofrece espacios adaptados a
sus clientes para la realización de diversos tipos eventos
(conferencias,
reuniones,
cenas,
10
show
room)
y
corporativos
sociales
(bodas,
cumpleaños, graduaciones) dentro del cual se intenta cumplir con las
exigencias de sus clientes.
El departamento funciona a través de un coordinador de banquetes,
quien cotiza personalmente las solicitudes y requerimientos para un evento
corporativo o social a solicitud del cliente. Para comprender mejor este
punto, el coordinador de banquetes realiza un diagnóstico preciso para dar
respuesta favorable a lo solicitado, por consiguiente ofrece los salones que
tengan a su disposición, y finalmente brinda los servicios de alimentos &
bebidas así como también los recursos audiovisuales requeridos.
La presencia del cliente en el departamento de banquetes, aumenta en
gran medida el éxito, cumplimiento de exigencias, y cierre del contrato para
realizar el evento en el hotel. Sin embargo, el departamento también trabaja
de manera indirecta, ofreciendo un correo electrónico donde se pueden
canalizar solicitudes y requerimientos deseados para llevar a cabo algún
evento, es decir, el cliente también pueden realizar solicitudes a través de
esta vía y deben ser atendidos de igual manera que el método
personalizado.
No obstante esta situación no es favorable para el hotel, debido a que
en su mayoría el cliente desconoce en su totalidad los servicios que ofrece
el departamento, tales como; variedad de bebidas, degustaciones, servicios
de comidas y buffet. El departamento no cuenta con un catálogo de digital o
físico donde especifique en su totalidad los servicios que ofrece para los
eventos. Es importante, denotar que la empresa prohíbe el ingreso de
alimentos y bebidas a sus instalaciones, que no haya sido canalizado al
momento de realizar el contrato.
Es decir, debido a los inconvenientes antes planteados, el cliente no
precisa los requerimientos deseados al coordinador de banquetes, lo que
ocasiona el retraso del proceso de cotización, creando molestia por parte de
los clientes y en distintas ocasiones pérdida del mismo.
11
Por lo tanto el presente informe se enfoca en solventar esta situación
presentando como propuesta el diseño de un catálogo digital que facilite
ampliamente las solicitudes realizadas por los clientes para cotización y a
su vez reservación de eventos vía correo electrónico, dentro del
departamento de eventos y banquetes del hotel Eurobuilding Hotel & Suites
Guayana.
Descripción e identificación de las alternativas de solución
En vista de esto, se generan las siguientes alternativas de solución:
Diseñar un catálogo digital, donde se evidencie de manera clara y
precisa,
todos los servicios ofrecidos por el departamento de
eventos y banquetes, para facilitar y agilizar la elección y cotización
de presupuestos vía correo electrónico, para la realización de
eventos corporativos o sociales en el hotel Eurobuilding Hotel &
Suites Guayana.
Realizar llamadas vía telefónica para mejorar la comunicación entre
el cliente y el coordinador de banquetes, para dar a conocer los
servicios ofrecidos en el departamento, y de esta manera realizar
simultáneamente la cotización del evento.
Considerando que, una llamada telefónica complica ampliamente la
contratación, ya que se debe describir uno a uno cada ítem de servicio que ofrece
el departamento, para percepción del cliente, retrasando el proceso, y dejando en
desventaja la atención por parte del coordinador de banquetes en la oficina a otros
clientes que se acerquen en ese momento a formalizar una cotización.
Lo que lleva a considerar el diseño de un catálogo digital como una alternativa
más viable, ya que el cliente puede realizar personalmente su cotización de
presupuesto y elección desde su casa o donde se encuentre, y tener un
presupuesto inicial para comparación con otras empresas y toma de decisiones
para realizar un evento en el Eurobuilding Hotel & Suites Guayana
12
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
DISEÑO DE UN CATÁLOGO DIGITAL ENFOCADO EN LOS SERVICIOS
QUE OFRECE EL DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES DEL
EUROBUILLDING HOTEL & SUITES GUAYANA.
TUTOR ACADÉMICO:
AUTOR:
ANA MOSQUERA
ISAIAS TAMARONIS
MÉRIDA, JUNIO 2016
13
FASE III. LA PROPUESTA
1.
Presentación de la propuesta
Una vez culminado el entrenamiento empresarial y planteado diagnostico
situacional, se establecen las diversas pautas para la elaboración de la propuesta.
Diseñar un catálogo virtual, el cual permita visualizar todos los servicios que ofrece
el departamento de eventos & banquetes para agilizar el proceso de elección y
cotización, para realizar un evento dentro del Eurobuilding Hotel & Suites
Guayana.
2.
Justificación
El Eurobuilding Hotel & Suites Guayana es caracterizado por ser uno de los
hoteles de más renombre en Ciudad Guayana, es descrito como un hotel ejecutivo
que tiene como principal objetivo brindar un servicio de alta categoría. Asimismo
es reconocido a la vez, por su alta organización de eventos y banquetes dentro de
sus instalaciones y áreas afines.
Diariamente el departamento de Eventos y Banquetes recibe una alta afluencia
de solicitudes para cotizaciones de cualquier tipo de eventos, ya sean, bodas,
cumpleaños o eventos corporativos, donde en su mayoría son procesadas vía
correo electrónico. Dichos correos en ocasiones no son contestados con precisión
y claridad, debido a que los clientes no especifican detalladamente lo que
requieren, al desconocer y no visualizar los servicios que ofrece el departamento.
Con la propuesta del diseño de un catálogo digital dedicado especialmente a el
departamento de eventos y banquetes del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana,
se pretende implementar una herramienta tecnológica que contribuya al buen
14
desarrollo laboral y su vez permita ejercer fines lucrativos para la empresa
hotelera ya descrita y otorgarle al cliente el servicio que se merece.
Objetivos de la propuesta
Objetivo General:
Diseñar un catálogo digital enfocado en los servicios que ofrece el
departamento de eventos y banquetes del Eurobuilding Hotel & Suites
Guayana.
Objetivos Específicos:
-
Identificar los métodos empleados actuales para la elaboración de
cotizaciones solicitadas al departamento de eventos y banquetes del
Eurobuilding Hotel & Suites Guayana.
-
Determinar los diferentes tipos de servicios ofrecidos de acuerdo a
los diversos eventos que realiza el departamento de eventos y
banquetes.
-
Realizar el diseño de un catálogo digital utilizando textos e imágenes
con la intención de dar respuesta a las solicitudes del departamento
de eventos y banquetes.
15
3.
Contextualización y fundamentación de la propuesta
La industria hotelera es reconocida por su gran influencia en el mundo de los
viajes y los negocios. Sin embargo, actualmente la gestión de alimentos y bebidas
se ha convertido en una pieza vital para el incremento de ventas de cualquier
hotel. Es por ello que además de la existencia de restaurantes de altas categorías
dentro de cualquier empresa de alojamiento, también se optó por la creación de
salones adecuados especialmente para su comercialización, adaptándolos a
eventos de cualquier índole.
Relacionado con lo anteriormente expuesto Lara (2004) en su libro “Dirección
de alimentos y bebidas en hoteles” señala que: “Si la empresa observa frecuencia
y continuidad en los servicios de eventos y banquetes especiales tendrá
asegurada su rentabilidad” (p. 189)
Se puede alegar que, la importancia del buen funcionamiento de este
departamento dentro de la industria hotelera, genera ingresos y aumenta la
publicidad de la empresa.
Moro (2014) en su libro Marketing digital: comercio y marketing afirma las
ventajas que ofrece un catálogo digital “ordena paginas o conjunto de páginas,
opción de visualizar páginas, dobles o múltiples. Creación de mapas de imágenes
en ciertas zonas del catálogo con opciones adicionales. La funcionalidad de un
catálogo digital son amplias y flexibles, además de tener un costo razonablemente
bajo que en el futuro más próximo han de venir a sustituir el catalogo físico
prácticamente en su totalidad. (pág 161)
Visto de esta manera se plantea el diseño de un catálogo digital, el cual
muestre de manera llamativa y visual todos los servicios ofrecidos por el
departamento de eventos y banquetes, partiendo desde espacios, salones, buffets
y entremeses. Lo cual mejorara la recepción de las peticiones de los posibles
clientes al departamento y así agilizar el proceso de cotización, logrando de esta
16
forma satisfacción tanto para los clientes como para el personal encargado del
departamento.
Para fundamentar la presente propuesta se han tomado en cuenta diversas
citas y trabajos de grados orientados en la satisfacción del cliente mediante
herramientas tecnológicas. Salinas (2014) en su trabajo de grado titulado
“Propuesta Para El Diseño De Un Sitio Web Que Optimice La Comunicación
Entre Los Clientes Y El Departamento Tiempo Compartido Del Hotel Venetur
Margarita S.A” afirma que las herramientas tecnológicas garantizan que los
clientes puedan tener un sitio específico para la búsqueda de información concreta
referente
a
cualquier
circunstancia,
fundamentando
la
rentabilidad
y
funcionamiento de la tecnología ya que trabaja de manera indirecta facilitando la
recepción y percepción de cualquier información.
Aunado a esto, Rodríguez (2015) en su trabajo de investigación titulado
“Reestructuración Del Kit De Banquetes En La Sección De Canapés Del
Hotel Wyndham Concorde Resort Isla De Margarita”
menciona que si se
otorga una oferta de manera visual, el cliente tendrá la seguridad en que el
servicio que presta el área de banquetes será en su totalidad dirigida a sus gustos,
necesidades y si no, por el contrario, él debiera ajustarse a una limitada oferta por
parte del hotel como prestador de servicio y abastecedor. Beneficiando de esta
forma el cumplimiento por parte del departamento a las exigencias requeridas por
los usuarios. En donde se puede garantizar, además, el incremento de ventas e
ingresos para la empresa.
Es decir que el diseño de un catálogo digital es ideal para mejorar el
funcionamiento del departamento de eventos y banquetes del Eurobuilding Hotel &
Suites Guayana, ya que aparte de mejorar ampliamente la visualización de sus
servicios para los futuros usuarios, reduce los costos y gastos para la empresa, ya
que no es necesario el uso de imprentas para su publicidad.
17
4.
Estructura de la Propuesta.
Descripción
La presente propuesta se basa en el diseño de un catálogo digital para el área
de eventos y banquetes del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana, implementando
un método práctico y sencillo a la vista, con imágenes y colores llamativos para
promocionar todos los servicios que se requieren dar a conocer.
El catálogo se diseñó con el propósito de ser incorporado como un enlace web
en la página principal del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana, ya que ésta no
cuenta con un espacio dedicado únicamente al departamento de eventos y
banquetes, sino que solo muestra los salones con que dispone el hotel (Ver figura
N° ).
Estará estructurado inicialmente por su respectiva presentación mostrando el
logotipo característico de la empresa e imágenes referenciales (Ver figura N° 2),
seguidamente
se
mostraran
dieciocho
(18)
servicios
ofrecidos
por
el
departamento, mostrados con su respectiva representación visual así como
también la descripción de cada uno de ellos, incluyendo los diferentes montajes de
alimentos y bebidas, y la variada selección de equipos y mobiliarios para la
ambientación de reuniones sociales y eventos que se deseen realizar (Ver figura
N° 3,4,5,6,7,8,9,10,11). Luego que el posible cliente ya conozca toda la
información general de los servicios, aparecerá al final la opción de “solicitar
cotización” (Ver figura N° 11) apareciendo un módulo en el cual el usuario
registrara su información personal, el tipo de evento a convenir, la fecha o periodo
del mismo y la cantidad de personas terminando con un botón en la parte inferior
titulado “enviar”
Finalmente un aviso le hará saber que la solicitud fue procesada agradeciendo
además por preferir a la empresa. (Ver figura N° 12,13,14,15)
18
Seguidamente, la información enviada por el cliente llegará directamente al
departamento de eventos y banquetes, donde se procede a dar respuesta a la
brevedad posible para aumentar la posibilidad de cerrar el evento con el cliente.
Cabe destacar que por cada persona que asista al evento se debe garantizar
cinco (5) rondas de pasapalos como mínimo, si no son elegidas por el cliente en
su totalidad se les hace saber en una observación, pero de igual manera se
cotizan para enviarles un presupuesto final.
Para el diseño de este catálogo, se emplearon colores como el negro que
refleja elegancia, un dorado para dar un toque llamativo e indicar un ambiente de
lujo, y finalmente el logo y nombre del hotel Eurobuilding & Suites Guayana para
identificar la empresa prestadora del servicio. Las imágenes expuestas, son
imágenes internas del hotel, e incluso de eventos posteriores, que ayudan a
incrementar la atención al cliente y garantizar cualquier venta en el departamento.
19
Figura Nº1 Página principal del Eurobuilding Hotel & Suites Guayana
Fuente: Hoteleuro.com (2016)
En esta parte se desea colocar un ítem con el nombre de Eventos y Banquetes,
donde los usuarios al hacer “click” los lleve directo al catálogo digital.
20
Figura N° 2: Presentación del catálogo
Fuente: Elaboración propia (2016)
Inicio del catálogo digital, en esta imagen se desea crear un síntoma de curiosidad
en los usuarios con la presentación del montaje de los salones, e inmediatamente
ingresan a visualizar los servicios del departamento.
21
Figura N° 3: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Se presentan 2 modalidades de servicio para adquirir plato fuerte si lo desea en su
evento. En el cual tienen varias opciones de buffet y menú emplatado para
escoger a su elección.
22
Figura N° 4: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Se presentan las posibles estaciones temáticas que pueden escoger los clientes
para colocarlas en el evento.
Se presentan los pasapalos con los que trabaja el hotel, donde pueden elegir los
que deseen para el evento.
23
Figura N° 5: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Las mesas de quesos se colocan, si el cliente lo desea, allí estarán los diferentes
tipos de quesos tradicionales para su disfrute.
En la degustación se prueban los pasapalos elegidos para el evento, donde
podrán dar las críticas y si desean cambiar algún sabor bajar de sal etc.
24
Figura N° 6: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Se presentan los descorches posibles a elegir por el cliente para que sean
servidos durante el evento.
25
Figura N° 7: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Los coffee Break son ideales para cualquier evento corporativo
cocteles para eventos sociales (15 años, bodas).
26
la barra de
Figura N° 8: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Tarima y pista de baile si la desea, por lo general siempre son elegidas.
27
Figura N° 9: Servicios
Fuente: Elaboración propia (2016)
Si desean recursos audiovisuales (micrófonos, equipos para música, pantallas,
video beam) entre otros, pueden ser solicitados.
28
Figura N° 10: Servicio
Fuente: Elaboración propia (2016)
En esta sección se garantiza los servicios de ambiente musical.
El área longue (si es elegida) dependiendo del evento. Finalmente pueden
acceder a solicitar una cotización.
29
Figura N° 11: Solicitud de cotización
Fuente: Elaboración propia (2016)
En esta sección el cliente elegirá el tipo de evento que desea, y llenará un
pequeño formulario para poder ser contactado por el personal del hotel.
30
Figura N° 13: Solicitud de cotización
Fuente: Elaboración propia (2016)
En este formulario colocara el día(s) y la fecha del evento. Además de los
servicios que desee contratar.
31
Figura N° 14: Solicitud de cotización
Fuente: Elaboración propia (2016)
El número de personas y finalmente si desea hacer alguna observación puede
escribir para dar más detalle de su requerimiento.
32
Figura N° 15: Confirmación de solicitud de cotización
Fuente: Elaboración propia (2016)
33
Recursos
El diseño del catálogo digital, será financiado completamente por el Eurobuilding
Hotel & Sutes Guayana. La cadena de hoteles Eurobuilding tiene diseñadores que
pueden encargarse de esta labor a un precio de sueldo mínimo acompañado de
alguna bonificación por trabajo extra, su valor se estima en 80.000bsf
Para agregar el catalogo en la página principal del hotel, se debe contratar un
personal capacitado y de experiencia en sistemas web, el cual diseñe el catálogo
para su visualización y funcionamiento eficaz.
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CONCLUSIONES
Las innovaciones tecnológicas son usadas por el hombre actual para su
beneficio, esto implica proponer nuevos retos, innovaciones y tendencias para
brindar cada día un mejor servicio en actividades y calidad de atención hacia el
cliente. Facilitando cada vez más las labores del día a día. Aunado a esto,
mientras más comodidad se le otorgue al cliente, más productividad y beneficios
tendrán la empresa prestadora de servicios.
El presente informe se inclinó en buscar una alternativa de solución a las fallas
detectadas en el departamento de eventos y banquetes Eurobuilding Hotel &
Suites Guayana. Es por ello, que la aplicación de herramientas visuales y
tecnológicas es de gran ventaja para la venta de los servicios ofrecidos por el
departamento en mención.
Esta propuesta tiene la finalidad de mejorar considerablemente el proceso de
cotización y a su vez, dar a conocer ampliamente los servicios que ofrece la
empresa, optimizando su calidad. Proponiendo una serie de estrategias, para así
mejorar la calidad del servicio, además de la centralización de la información y su
eficiencia en el campo laboral.
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RECOMENDACIONES
Para el Eurobuilding Hotel & Suites Guayana:
Implementar la propuesta planteada en el presente informe, ya que es una
herramienta innovadora adaptada a las nuevas tendencias tecnológicas de
marketing.
Capacitar al personal de eventos y banquetes, para dar a conocer este
catálogo digital a sus clientes.
Para el Colegio Universitario hotel escuela de los Andes Venezolanos:
Crear un departamento de eventos y banquetes dentro de su
organización ya que generara un incremento de ingresos a la institución.
Implementar la idea de un catálogo digital para mostrar los espacios y
servicios que ofrece la institución para realizar algún evento.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
LARA, J. (2004), Dirección de alimentos y bebidas en hoteles
Mexico-Editorial: Limusa,
MORO, M (2014) Comercio y Marketing. Madrid-España Editorial Paranfino
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REFERENCIAS ELECTRONICAS
SALINAS, M (2014) “Propuesta Para El Diseño De Un Sitio Web Que Optimice La
Comunicación Entre Los Clientes Y El Departamento Tiempo Compartido Del
Hotel Venetur Margarita S.A”
Recuperado de: http://cuhelav.no-ip.org/anexos/15/02/10/1166.pdf
RODRIGUEZ,O (2015) “Reestructuración Del Kit De Banquetes En La Sección De
Canapés Del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla De Margarita”
Recuperado de: http://cuhelav.no-ip.org/anexos/15/10/07/1226.pdf
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