GUIA DE USUARIO PARA TRÁMITE DE GRADOS Código: GDHXX Versión: 01 VÍA WEB (ESTUDIANTES) 1. OBJETIVO Con este procedimiento para grados vía web, se pretende facilitar el trámite para la graduación en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, obviando totalmente la presentación personal por parte del egresado no graduado. 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Requisitos a verificar: para poder iniciar el trámite para la graduación, se requiere que el egresado no graduado haya culminado su plan de estudios, incluídos los tres niveles de inglés (un nivel de inglés para los programas técnicos) y haya presentado las pruebas Saber Pro. Así mismo, debe estar a paz y salvo con las áreas de Biblioteca, Costeo y Facturación, Coordinación Académica del Programa y Admisiones y Programación Académica. 2.1 PASO 1: Ingresar a “Trámite de Grados” Ingresar a la página web de la Institución www.politecnicojic.edu.co; en la parte derecha, en los iconos de color verde, se encontrará el vínculo denominado “Trámite para Grados”, o directamente en el link http://www2.politecnicojic.edu.co/polidinamico/poligrados/pdfde42acceso.php El solicitante debe ingresar con su usuario y contraseña de Polidinámico, como se indica en la siguiente pantalla: (la clave es la misma que se utilizaba para automatrícula. En caso de haberla olvidado, comunicarse con el Ingeniero Jaime Rúa, en el correo [email protected]). GDH09 Página 1 de 9 2.2 PASO 2: Actualización de datos: Al momento de ingresar, se encontrará la actualización de datos. Este paso es obligatorio para poder continuar con el trámite. Se debe tener presente grabar los datos, dando clic en el botón correspondiente. A continuación se muestran las imágenes de este paso: GDH09 Página 2 de 9 Después de haber grabado los datos, se habilitarán dos iconos, según se muestra a continuación: a. Acreditar documentación GDH09 Página 3 de 9 b. Consultar estado; en éste paso se podrá verificar cómo va el trámite, de acuerdo con las etapas de: i. ii. iii. iv. v. Actualización de datos Paz y salvo de Biblioteca Paz y salvo de la Coordinación Académica del Programa Paz y salvo de Costeo y Facturación Paz y salvo de Admisiones Al realizar la consulta, la “carita feliz” indica que la etapa indicada ha sido satisfactoria. Por el contrario, la “carita triste” indica que la etapa está pendiente de aprobación. 2.3 PASO 3: Habilitar paz y salvos Una vez se culmina exitosamente la actualización de datos, se inicia la etapa de paz y salvos, para lo cual el sistema enviará un correo electrónico al área de Biblioteca, informando que el aspirante está realizando el trámite para graduación y solicita el paz y salvo de dicha dependencia. A continuación se observa el mensaje estándar que se envía: GDH09 Página 4 de 9 2.4 PASO 4: Paz y Salvos 2.4.1 Biblioteca En la Biblioteca, el usuario responsable de registrar el paz y salvo verificará en su sistema el estado del solicitante, para que registre en el aplicativo si aprueba o rechaza este paso, tal como se indica a continuación: Ver imagen GDH09 Página 5 de 9 Al aprobar, se indica que la biblioteca ha otorgado el paz y salvo y de inmediato se envía un correo electrónico a la Coordinación del Programa, para indicar el acceso al siguiente paso. Al rechazar, el sistema envía un correo electrónico al solicitante para que se ponga en contacto con la Biblioteca con el fin de resolver lo pendiente. Una vez la Biblioteca genera el paz y salvo, se actualiza el estado del trámite, que puede ser consultado en el icono correspondiente, como se muestra a continuación: Ver imagen 2.4.2 Coordinación de Programa. Luego del paz y salvo de Biblioteca, el Coordinador de Programa, al recibir el correo, deberá verificar si el solicitante cumple con todos los requisitos académicos de su plan de estudios; para el efecto, procederá de la misma forma que la Biblioteca, aprobando o rechazando el paz y salvo En caso de aprobarlo, el sistema enviará correo al área de Costeo y Facturación. Se debe tener en cuenta en este paso que, para la verificación, cada Coordinador deberá consultar la auditoría académica desde el Sistema Universitas XXI, y las demás fuentes que sean necesarias para dar cuenta del cumplimiento de todos los aspectos académicos. GDH09 Página 6 de 9 2.4.3: Costeo y Facturación Al aprobar, el área de Costeo y Facturación otorga el paz y salvo; el sistema enviará un correo a la Coordinación de Admisiones y Programación Académica, notificando el hecho, y, paralelamente, se habilitará el ícono de factura, donde el solicitante podrá generar la liquidación para pago de los derechos de grado. Si hay rechazo, se envía un correo electrónico al solicitante para que se ponga en contacto con Costeo y Facturación con el fin de resolver el asunto pendiente. GDH09 Página 7 de 9 Después de que el solicitante descargue la factura y la pague en el Banco, deberá escanearla e ingresarla a través del ícono “acreditar documentación”; también deberá escanear el formato de presentación de pruebas ECAES y una foto reciente, en fondo blanco, de tamaño 3*4. Los formatos que deben tener estos documentos para que sean cargados exitosamente, son: *Factura y ECAES: formato PDF *Foto: formato JPG, 150 pixeles por pulgada GDH09 Página 8 de 9 2.4.4 Coordinación de Admisiones. Un funcionario del área de Admisiones y Programación Académica será el encargado de verificar que el solicitante haya ingresado toda la documentación de forma correcta (factura, ECAES y foto); después de esto se dará el último paz y salvo. Al aprobar, la Coordinación de Admisiones y Programación Académica otorgará el paz y salvo, y enviará un correo al solicitante informándole que el proceso para grados fue exitoso. Si hay rechazo, enviará un correo electrónico al solicitante, para que se ponga en contacto con la Coordinación de Admisiones y Programación Académica con el fin de resolver lo que tenga pendiente, y así poder continuar con el proceso. GDH09 Página 9 de 9
© Copyright 2024