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case study
SPHERE
la intranet donde el
usuario es el centro
&
El cliente /
SOLUCIONES PENSADAS EN EL USUARIO
Almirall es una compañía farmacéutica que tiene como objetivo ofrecer medicamentos y dispositivos médicos a pacientes de todo
el mundo. Almirall investiga, desarrolla, fabrica y comercializa medicamentos propios y productos de terceros en áreas con necesidades médicas no cubiertas. Sus productos se encuentran ya en más de 70 países, dispone de 13 filiales y cuenta con una plantilla
de 2.100 trabajadores.
Según su reciente dirección estratégica Almirall quiere centrar sus recursos en impulsar su crecimiento en el campo médico de la
dermatología, expandirse en países clave, ser más competitiva apostando por una mayor proximidad, aprovechar y combinar con
eficacia las iniciativas de desarrollo corporativo e I+D y promover una organización orientada a la calidad y al logro de resultados
con una cultura basada en la confianza, el liderazgo personal, la innovación y el trabajo en equipo.
En el fomento de la colaboración y el cambio de cultura que está viviendo Almirall ha tenido un papel fundamental la nueva intranet, Sphere, en la que los usuarios son los protagonistas y el verdadero motor de la solución.
Basado en la plataforma Sharepoint 2013, la herramienta de Microsoft
idónea para desarrollar portales colaborativos donde los usuarios
pueden compartir conocimiento, trabajar en equipo y tener acceso ágil
a su información.
2 premios INTRA.NET
2.000 usuarios activos
Awards 2016
Almirall fue galardonada con dos premios
de la Intra.Net European Awards 2016 por
la intranet corporativa Sphere, en la que
Raona participó en las etapas de diseño,
desarrollo e implantación aportando su
conocimiento y experiencia en soluciones
para portales sociales y de colaboración. •
+50 usuarios
participaron en el diseño
Antes del proceso de desarrollo de Sphere
nos centramos en definir un espacio a
partir de las necesidades y requerimientos de los usuarios de la aplicación. Ellos
tenían que ser el centro que diera sentido
a una intranet social y colaborativa que
ahora ya tiene más de 2.000 usuarios
finales. •
La creación de Sphere se basó en un
procedimiento iterativo donde primero se
plantean los wireframes, donde la información se presenta sin diseño. Posteriormente se diseñan los mockups o ejemplos
de pantallas, donde los usuarios pueden ir
definiendo el resultado en un piloto previo
a la solución final. •
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Los resultados que esperaba obtener Almirall con la implan­
tación de Sphere era extender la colaboración dentro de la
empresa con una herramienta en pro de la comunicación
corporativa y que sirviera de acceso para su catálogo de
contenidos y aplicaciones.
Camino a una evolución /
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Al inicio del proyecto Almirall partía de
una intranet de más de doce años de
antigüedad, que no estaba acorde con el
proceso de cambio cultural y transformador en la que estaba inmersa la compañía.
diferentes fuentes de información en un
único canal corporativo que tuviese la capacidad suficiente para distribuir toda esa
información, que anteriormente se hacía
por mail. •
Un paso adelante
Consumerización
Desde el 2012 Almirall estaba utilizando
una organización en base a comunidades,
que permitían el proceso colaborativo. Sin
embargo, querían ir más allá y agrupar sus
El cómo lo querían giraba en torno a
dos conceptos. El primero de ellos es
la consumerización, es decir, utilizar las
herramientas corporativas de la misma
manera que se utilizan las herramientas
personales. Almirall quería que en Sphere
los usuarios pudieran compartir todo tipo
de contenidos, comentar, distribuirlos
y consumirlos desde cualquier tipo de
dispositivo y con una interfaz cómoda y
visual como la que posibilita el formato
“board”. •
Diseño centrado en el usuario
Y el segundo concepto para la conceptualización de Sphere fue el diseño centrado
en el usuario. Con la idea de que, por
ejemplo, el usuario pudiese hacer suya la
aplicación, que los contenidos se ordenaran siempre desde su punto de vista,
que se permitiera la colaboración más allá
de los departamentos de una empresa,
y que el usuario solo tuviera acceso a los
contenidos que fuera a necesitar. •
Por qué raona /
La gestión del cambio suele ir desvinculada de los proyec­
tos. Cuando implantamos Sphere acompañamos a los
trabajadores de Almirall en el aprendizaje de la nueva her­
ramienta, formándoles, guiándoles y teniendo en cuenta su
opinión para adecuar la intranet a lo que esperaban de ella..
Después de introducir Sphere hemos
obtenido grandes beneficios como un
incremento del engagement del usuario con la plataforma, el inicio de una
compartición cross del conocimiento y
la percepción por parte del usuario del
salto de calidad de lo qué se comunica
y cómo se comunica.
— Óscar Sánchez Díaz, Collaboration
Project Manager en Almirall
Intranet social
“La necesidad número uno de Almirall era
crear una plataforma corporativa en que
el eje principal fuera una comunicación
social y colaborativa, y en la que el usuario
estuviera en el centro de la intranet. Decidimos contactar con Raona porque aparte de
las recomendaciones ya teníamos un buen
feeling en proyectos previos.” •
Cultura corporativa
“Almirall ya contaba con una intranet,
aunque el hecho de haber sido desarrollada
hace bastantes años la hacía desalineada
tecnológicamente y con la cultura de colaboración de la compañía que se deseaba
impulsar. Los nuevos contenidos debían
seguir un esquema basado en el punto de
vista del usuario, con nuevos formatos de
imagen y video y accesible desde cualquier
lugar y dispositivo.” •
Transformación cultural
“El valor que ha tenido implantar una solución como Sphere en nuestra compañía ha
sido clave, porque se ha configurado como
una catalizador fundamental para llevar a
cabo el proceso de cambio transformacional y cultural que está acometiendo Almirall.” •
El usuario es el auténtico
protagonista /
Sphere parte de un diseño centrado en
el usuario para que su experiencia de uso
en la plataforma sea totalmente satisfactoria. Por ejemplo, a un solo clic tiene a
su disposición toda la información de la
compañía, puede acceder y recibir notificaciones también vía móvil o saber de un
solo vistazo cuáles son sus comunidades
de trabajo.
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Actualmente se está analizando el uso que los usuarios
dan a la intranet: qué noticias son más compartidas y
comentadas, qué es lo que la gente busca, a qué sitios
accede o qué funcionalidades no utiliza, entre otros aspectos.Este análisis y la realización de diversos workshops con
usuarios clave permite evolucionar la platafaforma al uso y
necesidades que los usuarios demandan.
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Mejora notable de la
comunicación
Una de las grandes ventajas después de
haber implantado Sphere ha sido el gran
avance a nivel comunicativo dentro de
Almirall. La mayoría de los usuarios de
la intranet trabajan en diferentes sedes y
países, y Sphere ha facilitado la fluidez de
la información corporativa y el intercambio
de noticias relevantes en nuevos formatos
multimedia y con posibilidad de ofrecer
feedback.
Feedback positivo usuarios
Más del 80% de la empresa utiliza la
intranet cada día para estar conectado y
saber qué está ocurriendo en la compañía. Este es el resultado de la satisfacción
de los usuarios al trabajar en un entorno
totalmente adaptado a ellos, muy accesible, y en el que crear y trabajar en
comunidades es una experiencia sencilla y
enriquecedora.
Incremento de la colaboración
Con Sphere el espíritu colaborativo ha
logrado trascender el que se generaba en
los departamentos de la empresa, y se ha
abierto a una comunicación y un trabajo
en equipo más social, transparente, innovador y eficiente. •
Beneficios /
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What’s New
En la home page los usuarios pueden encontrar las últimas noticias y comunicaciones sobre la empresa, en las que se puede
comentar y dar a me gusta para obtener
feedback sobre los temas de interés.
Además la opción de slider, en la parte
derecha, permite a los usuarios acceder a
contenidos personalizados, notificaciones
y al calendario compartido de eventos. •
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Collaboration
Todos los consumidores de la plataforma
pueden comprobar al instante la última
acción de cada comunidad de la que forman parte y acceder a ellas para empezar
a colaborar con el resto del equipo. •
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Content Map
Es el repositorio global de la empresa desde la que se tiene una fácil entrada a todo
el catálogo de contenidos de la compañía.
El usuario puede personalizar los contenidos que desea ver con solo arrastrar y
soltar aplicaciones en su pantalla. •
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User Profile
Cada usuario tiene un perfil público, accesible para cualquier persona que forme
parte de la intranet. Este perfil incluye información de contacto, profesional y algunos campos que puede rellenar el mismo
usuario, por ejemplo: sus redes sociales,
habilidades, apartado de presentación del
usuario. •
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