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Instituto Colombiano para la Evaluación
de la Educación.
www.icfesinteractivo.com
Versión R8-V1
Manual de ingreso al
Sistema PRISMA
Visite nuestro Website
enhttp://www.icfes.gov.co/
Tabla de Contenido
1
INTRODUCCIÓN........................................................................... 4
2
¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA?.................................................... 6
2.1
3
Iniciar sesión ......................................................................... 6
INGRESO AL PANEL DE CONTROL PARA UNA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA ................................................................................. 9
3.1
3.2
4
Usuarios con más de un perfil.................................................. 9
Seleccionar aplicación............................................................ 10
¿CÓMO
CREAR
UN
USUARIO
PARA
UN
ESTUDIANTE
O
INDIVIDUAL? ............................................................................. 11
4.1
4.2
Crear usuario ....................................................................... 11
Casos especiales ................................................................... 16
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7
5
Coincidencias en tipo de identificación .................................. 16
Si el correo electrónico ya existe en el sistema ...................... 17
Cuando existe una solicitud de creación pendiente ................. 18
Cuenta pendiente de cambio de usuario ................................ 19
Cuenta ya se encuentra registrada como usuario ................... 20
Identidad similar a registrada en el sistema........................... 21
No se permiten más acciones de registro de identidad ............ 23
INGRESO
AL
PANEL
DE
CONTROL
PARA
ESTUDIANTES
E
INDIVIDUALES ........................................................................... 24
5.1
Seleccionar aplicación............................................................ 24
6
¿CÓMO RECUPERAR LA CONTRASEÑA EN CASO DE OLVIDO? ........... 25
7
¿CÓMO RECUPERO MI USUARIO? .................................................. 26
7.1
7.2
7.3
Persona Natural .................................................................... 27
Institución Educativa ............................................................. 28
Penitenciarias ....................................................................... 29
GLOSARIO
Término
PERFIL
MEN
Descripción
DUE
También llamado Rol
Ministerio de Educación Nacional.
Directorio único de instituciones educativas del
MEN
AGRUPADOR
PERSONA NATURAL
Institución Educativa
Usuario de evaluación
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1
Introducción
El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educación
media, instituciones de educación superior y a los interesados en presentar
un examen sobre el ingreso a la plataforma PRISMA teniendo las nuevas
funcionalidades del sistema.
Es responsabilidad de cada Usuario leer cuidadosamente el procedimiento y
verificar que las personas que harán parte de este tienen clara la siguiente
información.
Tenga presente que en el proceso de registro se hará primero el recaudo y
luego la inscripción; para ello, el Icfes ha cambiado su proceso de
inscripción. Lea cuidadosamente la siguiente información de este manual:
1. La inscripción a los exámenes que realiza el Icfes está compuesta por
cuatro etapas:
i)
ii)
iii)
iv)
Autenticación
Pago
Inscripción
Verificación de la inscripción
Los interesados deben autenticarse mediante la creación de un
usuario único con el que ingresarán al sistema a través de un solo
panel de control. Este usuario único será solicitado para la consulta de
citación y para la consulta de resultados.
2. Para inscribir estudiantes al examen SABER 11 que son menores de
edad, la Institución Educativa debe informar a los padres de familia
que, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, el Icfes durante la autenticación le
solicitará a cada persona autorización para tratar los datos personales
que suministre, los cuales podrán ser entregados a terceros que
otorguen estímulos e incentivos a los estudiantes con mejores
resultados y para procesos de investigación. Por lo anterior, los
menores de edad, debe tener la autorización expresa de sus padres o
representante legal facultando al Icfes para entregar sus datos a
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terceros para incentivos o investigaciones académicas y para recibir
notificaciones relacionadas con la convocatoria a la que se está
inscribiendo. La Institución será responsable de obtener y conservar
dicha autorización. En los casos en los que no haya autorización de
los padres de familia o representante legal de los menores, el
estudiante debe informarlo en la autenticación y la Institución deberá
enviar al Icfes antes del cierre de las inscripciones, el listado de
estudiantes que no autorizaron el tratamiento de sus datos
personales.
3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza el
Icfes es necesario tener un usuario único para autenticarse. La
creación de usuarios únicos para la autenticación en la plataforma
de inscripción del Icfes se hace a través del correo electrónico y
busca garantizar la seguridad de la información y facilitarle a las
personas, a través de un solo panel de control, el acceso a la
consulta de la citación y de los resultados de todas las pruebas
que presenten, así como a los servicios asociados con las
pruebas.
4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de rep ortar
en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar
un examen y entregarles la contraseña temporal que les asignó el
sistema, para que puedan crear el usuario único e intransferible
con el que deberán autenticarse a partir de ese momento en
todas las transacciones que realicen con el Icfes: inscripción,
comprobación de la inscripción, consulta de la citación, consulta
del resultado.
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2
¿Cómo ingresar al Sistema?
Para tener acceso a los servicios de inscripción, la Institución Educativa debe
ingresar a http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botón
PRISMA.
Si ya tiene usuario y contraseña registrada por favor ingrese por la
opción INICIAR SESIÓN, si es un usuario nuevo por favor ingrese
por la opción CREAR USUARIO.
2.1 Iniciar sesión
El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente información:
Usuario
Contraseña
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Tiene la opción de ingresar con su usuario PRISMA o con su documento de
identidad, recuerde que este último solo aplica para personas, no para
instituciones.
Si no recuerda su contraseña, la puede recuperar haciendo clic en el link
¿OLVIDÓ SU CONTRASEÑA? Ver numeral 6 ¿Cómo recuperar la
contraseña en caso de olvido?
Si no recuerda su usuario, lo puede recuperar haciendo clic en el link
¿OLVIDÓ SU USUARIO? Ver numeral 7 ¿Cómo recupero mi usuario?
El sistema verifica los datos ingresados, y si no hay inconsistencias en la
información, este visualizará el panel de control.
Si su usuario se encuentra en estado inactivo por favor
comuníquese con la Unidad de Atención al Ciudadano para
recibir información sobre el proceso de activación y cambio
de contraseña, a través de la línea gratuita nacional 018000
519535 y la línea local 4841460.
Para acceder a los servicios del Icfes las instituciones de
educación media deben estar debidamente REGISTRADAS en
el Directorio Único de Establecimientos Educativos (DUE) y
tener actualizada la información de jornada, calendario,
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rector,
correo
electrónico,
dirección,
municipio.
Las
instituciones de Educación superior y programas académicos
deben estar registrados en el Sistema Nacional de
Información de Educación Superior (SNIES).
Si usted es estudiante y va acceder por primera vez al panel
de control, es necesario que su Institución Educativa lo haya
autorizado para presentar el examen de su interés, es decir,
que lo haya agregado a la lista de aspirantes, reportando su
nombre y su documento de identidad y este reportado el pago
por la institución; en ese momento el sistema genera una
contraseña que será entregada de manera confidencial, la
que además deberá tener en cuenta en el momento de la
autenticación.
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3
Ingreso al Panel de
institución educativa
control
para
una
En el panel de control y según su usuario visualizará los módulos a los que
tiene acceso. Para el proceso de registro, seleccione el módulo que
corresponde a INSCRIPCIÓN.
En el panel de control encontrará un menú para hacer los procesos de
GESTIONAR INSCRIPCIÓN y AYUDA este último le permitirá descargar el
manual de usuario.
3.1 Usuarios con más de un perfil
Un usuario puede tener varios perfiles
establecimiento, perfil de sede, entre otros).
en
el
sistema
(perfil
de
Para el proceso de registro seleccione el módulo que corresponde a
INSCRIPCIÓN. A continuación el sistema le mostrará los perfiles con los
que puede hacer transacciones.
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En el caso de instituciones, si el usuario selecciona un perfil que tiene
asociados varios agrupadores, deberá especificar con cuál de ellos va a
trabajar. Una vez que se carga el menú, el usuario puede seleccionar alguna
de las opciones disponibles.
Una vez el usuario se ha identificado con un perfil, si requiere
cambiar el rol del perfil con el que está trabajando lo puede hacer
por el desplegable que parece en la esquina superior derecha dando
clic en el enlace CAMBIAR ROL.
3.2 Seleccionar aplicación
El sistema le desplegará las aplicaciones activas, usted deberá seleccionar la
aplicación sobre la cual realizará la inscripción de sus estudiantes.
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4 ¿Cómo crear un usuario para un estudiante o
individual?
4.1 Crear usuario
Este proceso corresponde a aquellos usuarios que no han ingresado al
sistema del Icfes
Para registrarse como usuario, debe ingresar por la opción CREAR
USUARIO. El sistema le mostrará información con los términos y
condiciones para la presentación del examen. Lea los términos y condiciones
detenidamente, en caso de estar de acuerdo, de clic en la opción ACEPTO
los términos de uso y las responsabilidades derivadas y de clic en
CONTINUAR.
El sistema le solicitará diligenciar la información básica para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de continuar.
Tipo de documento
Número de documento
Primer nombre
Segundo nombres
Primer apellido
Segundo apellido
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El sistema realiza la búsqueda por tipo y número de documento en la base
de datos del Icfes, si no encuentra coincidencias debe diligenciar la siguiente
información:
Ingrese su correo electrónico
El sistema le solicitará diligenciar el correo electrónico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado haga clic en Registrar Usuario.
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Registro exitoso de correo electrónico
El sistema le confirmará el registro de su solicitud, para continuar con
el proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrónico
y confirme el link remitido para activar su cuenta.
E-mail de confirmación de correo electrónico
Lea y siga las instrucciones del correo electrónico, a continuación se
presenta el mensaje que recibirá en su bandeja de entrada.
El sistema le enviará a su correo las instrucciones para continuar el
proceso.
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Finalizar registro
Al confirmar la cuenta de correo electrónico, el sistema lo redireccionará a la
finalización del registro, donde deberá diligenciar la siguiente información:
Fecha de expedición del documento
Género
Fecha de nacimiento
Teléfono celular
Contraseña
Al finalizar el registro, de clic en Registrar Usuario.
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Confirmación de finalización de registro
Al finalizar el registro el sistema le presentará el siguiente mensaje
informando que su cuenta ha sido creada exitosamente y recibirá la
notificación a su correo electrónico.
E-mail de confirmación de creación de cuenta
Lea y siga las instrucciones del correo electrónico, a continuación se
presenta el mensaje que recibirá en su bandeja de entrada.
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4.2 Casos especiales
4.2.1 Coincidencias en tipo de identificación
Si hay coincidencias con tipo y número de documento de identificación se le
mostrará la siguiente pantalla:
Si es usted por favor de clic en CONFIRMO IDENTIDAD, de lo contrario
seleccione
IDENTIDAD
NO
CORRESPONDE.
Cuando
selecciona
CONFIRMO IDENTIDAD el sistema le mostrará la siguiente pantalla,
donde deberá completar la información solicitada y dar clic en CONTINUAR.
Ingrese su correo electrónico
El sistema le solicitará diligenciar el correo electrónico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario
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Mensaje: registro exitoso de correo electrónico
El sistema le confirmará el registro de su solicitud. Para continuar con
el proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrónico
y confirme el link remitido para activar su cuenta.
4.2.2 Si el correo electrónico ya existe en el sistema
El sistema le solicitará diligenciar el correo electrónico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario.
Mensaje: correo electrónico ya existe en el sistema
Al ingresar el correo electrónico, el sistema le notificará que esta
cuenta ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su
contraseña la puede recuperar mediante la opción “Olvido su
contraseña”.
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4.2.3 Cuando existe una solicitud de creación pendiente
Al ingresar su información inicial de registro, el sistema le notifica que hay
una solicitud activa, usted deberá seleccionar la opción “Reenviar Correo”
o “Cancelar Solicitud”.
Cancelación de solicitud de cuenta de usuario
Al seleccionar la opción de Cancelar Solicitud, el sistema le
presentará el siguiente mensaje:
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Reenvió de correo para confirmación de cuenta
Al seleccionar la opción Cancelar Solicitud, el sistema le presentará
el siguiente mensaje.“El correo ha sido reenviado. Por favor consulte
tanto su bandeja de entrada”, encontrará un correo electrónico
asociado donde recibirá un link para confirmar su cuenta.
4.2.4 Cuenta pendiente de cambio de usuario
Al ingresar su información inicial de registro, el sistema le notifica que ya su
número de identidad se encuentra registrado, usted deberá seleccionar la
opción de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.
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Mensaje: Cuenta pendiente de cambio de usuario
Al seleccionar la opción de Confirmo Identidad, el sistema le
presentará el siguiente mensaje. Solicite su usuario y contraseña
temporal o revise su bandeja de entrada y encontrará un correo
electrónico asociado donde recibirá un link para confirmar su cuenta
para completar el proceso de Inscripción.
4.2.5 Cuenta ya se encuentra registrada como usuario
Al ingresar su información inicial de registro, el sistema le notifica que su
número de identidad ya se encuentra registrado, usted deberá seleccionar la
opción de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.
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Mensaje: Cuenta ya se encuentra registrada como usuario
Al seleccionar la opción de Confirmo Identidad, el sistema le
presentará el siguiente mensaje, el sistema le notificará que esta
cuenta ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su
cuenta de usuario la puede recuperar mediante la opción “Olvido su
usuario”.
4.2.6 Identidad similar a registrada en el sistema
Al ingresar su información inicial de registro, el sistema le notifica que su
identidad ya se encuentra registrado, usted deberá seleccionar la opción de
Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.
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Mensaje: Identidad similar a registrada en el sistema
Al seleccionar la opción de Identidad No Corresponde, el sistema le
presentará el siguiente mensaje, le notificará que su nombre es
similar a uno de los registrados en nuestra base de datos, por favor
seleccione una de los resultados de la lista y continúe el proceso.
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4.2.7 No se permiten más acciones de registro de identidad
Al ingresar su información inicial de registro, el sistema le notifica que su
número de identidad ya se encuentra registrado, usted deberá seleccionar la
opción Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.
Mensaje: No se permiten más acciones de registro de identidad
Al seleccionar la opción de Identidad No Corresponde, el sistema le
presentará el siguiente mensaje, le notificará que no se permiten más
acciones de identidad no corresponde debido a que se encuentra
registrados los permisos por el sistema.
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5 Ingreso al Panel de Control para estudiantes
e individuales
En el panel de control se mostrarán los módulos a los que tenga acceso su
usuario. Para el proceso de registro seleccione el módulo que corresponde a
INSCRIPCIÓN.
En el panel de control encontrará un menú para hacer los procesos de
INSCRIBIR EXAMEN, MODIFICACIONES, CONSULTAS y AYUDA éste
último le permitirá descargar el Manual de Usuario.
5.1 Seleccionar aplicación
El sistema le desplegará las aplicaciones activas, seleccione la aplicación a la
que se desea inscribir; si solo hay una aplicación activa el sistema no le
solicitará seleccionarla.
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6 ¿Cómo recuperar la contraseña en caso de
olvido?
Si ha olvidado la contraseña de su usuario, puede ingresar al vínculo
¿Olvidó su contraseña?
A continuación se despliega la siguiente pantalla, digite su usuario para
institución o su correo electrónico si su usuario es personal y de ENVIAR.
El sistema le enviará un correo
contraseña.
con un link para establecer su nueva
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7
¿Cómo recupero mi usuario?
Si ha olvidado su usuario, puede ingresar al vínculo ¿Olvidó su usuario?
A continuación se despliega la siguiente pantalla, seleccione el perfil de
usuario PRISMA y de clic en ENVIAR.
Persona Natural
Institución Educativa
Penitenciaria
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7.1 Persona Natural
En caso de ser un usuario PRISMA Persona Natural, diligencie el tipo de
documento, número de documento registrado en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.
Al ingresar esta información el sistema le informará que usuario tiene
registrado en el sistema PRISMA.
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7.2 Institución Educativa
En caso de ser un usuario PRISMA de Institución Educativa, diligencie el
Número DANE sede, seleccione la jornada registrada en el sistema PRISMA y
el Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.
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Al ingresar esta información el sistema le informará que usuario tiene
registrado en el sistema PRISMA.
7.3 Penitenciarias
En caso de ser un usuario PRISMA Penitenciaria, Seleccione el País del
Centro de Reclusión, seleccione el departamento del Centro de
Reclusión, seleccione el municipio del Centro de Reclusión, seleccione
el nombre del Centro de Reclusión registrada en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.
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Al ingresar esta información el sistema le informará que usuario tiene
registrado en el sistema PRISMA.
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