1. No category

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PYMES
MONOGRAFÍA
Para obtener el Título de:
Licenciado en Administración
Presenta:
DANIELA GONZALEZ MALPICA
Asesor:
M.A. JOSÉ ÁLVARO PÉREZ SALINAS
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Junio de 2013
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS PYMES
MONOGRAFÍA
Para obtener el Título de:
Licenciado en Administración
Presenta:
DANIELA GONZALEZ MALPICA
Asesor:
M.A. JOSÉ ÁLVARO PÉREZ SALINAS
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Junio de 2013
Agradecimientos
A Dios por permitirme realizar
este proyecto profesional
A mis padres Ricardo y Cointa por su
apoyo incondicional
A mis hermanos Yunery y Ricardo por su
apoyo y comprensión
A mis maestros por ser una pieza
Clave en mi formación profesional
A mis tíos Anselmo y Rosalía por
su confianza y apoyo incondicional.
Y a todas las personas que de
alguna forma contribuyeron a
mi formación profesional.
INDICE
RESUMEN .................................................................................................................. 1
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 2
CAPÍTULO I PROCESO ADMINISTRATIVO
1. PROCESO ADMINISTRATIVO............................................................................... 8
1.1 Introducción .......................................................................................................... 8
1.2 Generalidades de la Administración. .................................................................... 9
1.3 El papel del administrador. ................................................................................. 10
1.4 Objetivos de la Administración. ........................................................................... 11
1.5 Importancia de la Administración ........................................................................ 11
1.6 Proceso Administrativo. ...................................................................................... 18
1.7 Planeación .......................................................................................................... 13
1.8 Organización. ...................................................................................................... 24
Organización Comisional y tipos de comités o comisiones. .................................. 28
Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel ............................. 30
1.9 Integración de Recursos .................................................................................... 35
1.10 Dirección ........................................................................................................... 36
1.11 Control .............................................................................................................. 43
1.12 Conclusión ........................................................................................................ 51
CAPÍTULO II PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA EN MÉXICO
2. PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA EN MÉXICO. ............................................... 54
2.1 Introducción. ....................................................................................................... 54
2.2 La Empresa Mexicana ........................................................................................ 56
2.3 La Microempresa. ............................................................................................... 58
2.4 La Situación actual de las PyMES en México ..................................................... 60
2.5 Pymes, el eje de la economía mexicana ............................................................. 62
2.6 Recomendaciones para un mejor Desarrollo de las PyMES. ............................. 64
2.7. Conclusiones ..................................................................................................... 67
CAPÍTULO III AREAS FUNCINALES DE LAS PYMES EN MÉXICO
3.- PROCESO ADMNISTRATIVO DE LAS PYMES EN MEXICO. ........................... 70
3.1 Introducción. ....................................................................................................... 70
3.2 Área de Finanzas ................................................................................................ 71
3.3 Área de Mercadotecnia ....................................................................................... 72
3.4 Producción .......................................................................................................... 74
3.5 Recursos Humanos ............................................................................................ 77
CONCLUSIONES ..................................................................................................... 82
FUENTES DE INFORMACIÓN: ................................................................................ 85
INDICE DE FIGURAS
Imagen 3.1 Proceso de Mercadotecnia……………………...…………………………..74
Imagen 3.2 Proceso de Producción para el Desarrollo de Nuevos Producto..............77
Imagen 3.3 Proceso de Reclutamiento……………………………………….………….80
Imagen 3.4 Proceso de Selección…………………………………………………..……80
RESUMEN
Mi trabajo a desarrollar es una monografía que se llama: El Proceso Administrativo
en las Pymes. Las condiciones actuales en un mercado competitivo y globalizado
exigen de las empresas un esfuerzo mayor en la utilización de los recursos con los
que cuentan, por ello deben implementarse acciones administrativas que optimicen
los procesos e incrementen la productividad.
Este grupo de acciones de mejoras en los procesos administrativos es conocido
como innovación organizativa y exigen: creatividad, descentralización, flexibilidad y
otras condiciones que no están definidas como receta o normas y que en muchos
casos dependen del interés particular de los dueños o gerentes de la empresa.
En el presente trabajo se expondrá el estudio del proceso administrativo de las
pymes, estudiaremos las estrategias que las empresas realizan para crecer,
impulsar y fortalecer el proceso de innovación organizativa.
1
INTRODUCCIÓN
2
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de
cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización,
la dirección y el control.
Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue
siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de
la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan
ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que
desean.
En
este trabajo,
describiremos
brevemente
estas
cuatro
actividades
administrativas básicas, así como las relaciones y el tiempo que involucra.
Al finalizar el curso el alumno definirá el concepto de organización, describirá,
analizará y relacionará las etapas del proceso administrativo con las áreas
funcionales de la organización.
Proceso: Es una serie de pasos para lograr un fin determinado
Administrativo: Este concepto está dentro de la administración
Proceso administrativo: Conjunto de etapas o pasos consecutivos para lograr un
fin determinado.
Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman
la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la
consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos.
Fases del proceso administrativo.
Planeación:
3
Es darle una estructura o forma a una idea o proyecto. Lo que me va a permitir
alcanzar el objetivo y las metas que quiero lograr.
Organización:
Establecer el proyecto asignando tareas, sujetándolo a reglas, orden, armonía y
dependencia de las partes.
Integración de recursos:
En esta etapa se adquieren los elementos para llevar a cabo lo establecido
durante la planeación y la organización. Mediante la integración, la empresa
obtiene los recursos idóneos para el mejor desempeño de las actividades de la
misma.
La integración comprende los recursos materiales, tecnológicos, financieros y
humanos, estos últimos son los más importantes debido a que del talento humano
depende el manejo y gestión de los otros recursos que conforman la organización.
Dirección:
Llevar correctamente el proyecto hacia un objetivo determinado, o sea, encaminar
la intención y obras a un determinado objetivo.
Control:
Verificar que el proyecto este avanzando hacia el objetivo moviéndose dentro de
los límites marcados, utilizando para ello mediciones numéricas.
Antes de identificar la importancia de la PYMES en México, comenzare por
analizar su significado. Arthur Anderson en 1999, en su libro Diccionario de
Economía y Negocios, las define como “Una Unidad Económica de Producción y
Decisiones que, mediante la Organización y coordinación de una serie de Factores
(Capital y Trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando
productos o prestando servicios en el mercado”.
Desde hace mucho tiempo las PYMES han constituido los ingresos principales de
muchas familias mexicanas, ya que de ellas una familia puede sostenerse, sin
necesidad de realizar algún trabajo adicional, además es de considerarse que
constituyen un apoyo para las siguientes generaciones de empresarios, por la
4
transmisión de los secretos de la empresa familiar, contribuyendo al crecimiento y
desarrollo de las empresas mexicanas, de una manera empírica en la mayor parte
de los casos.
El mayor problema que han tenido que superar las PYMES es la Globalización,
situación que de entrada provoco que muchas empresas tuvieran que cerrar por el
gran número de empresas transnacionales que llegaron a nuestro país.
En el pasado una familia mexicana tenía que recorrer varios negocios para poder
surtir su canasta básica, la carnicería, la verdulería, la frutería, la tiendita de la
esquina, etc.., hoy en día basta con ir a un autoservicio para comprar todo lo que
requieran, además que el servicio es más cómodo, por los carritos para
transportar sus productos, el estacionamiento, áreas de comida preparada, cobros
con diversos medios de pago, etc..
La vida ha evolucionado y con ello han pasado a dejar casi en el olvido a muchos
negocios, que antes eran indispensables en la vida cotidiana.
Las empresas transnacionales, por su tremenda capacidad de compra, pueden
solicitar mejores condiciones en cuanto a precio y crédito a sus proveedores,
contando así con una ventaja casi insuperable por los pequeños negocios.
Todo lo anterior hizo que mucha gente se quedara sin empleo, ya que varias
empresas de diversos tamaños comenzaron a cerrar y la gente desempleada se
vio en la necesidad de solicitar trabajo en estas cadenas de negocios
internacionales, las cuales les ofrecían un sueldo muy por debajo del que obtenían
como empresarios y dueños de una empresa.
En la actualidad el 99.8 por ciento de las empresas mexicanas son Micro,
pequeñas y medianas, de este monto el 90% son microempresas, la totalidad de
MIPYMES dan empleo al 70% de la población económicamente activa.
5
La empresa Bimbo surgió como PYME y a lo largo del tiempo se convirtió en una
empresa transnacional, ayudando a abrir mercados en otros lugares, y a que
empresas se fijen en México para invertir.
En los Estados Unidos de Norteamérica y Canadá el fomento a las PYMES se ha
dado a través de incubadoras de empresas, su éxito ha sido debido a que las
empresas que apoyan demandan poca infraestructura y es una barrera contra la
globalización ya que paradójicamente son los países menos globalizados.
En México también se ha copiado esta forma de hacer negocios y las incubadoras
de Empresas son programas que actualmente llevan algunas Universidades,
Tecnológicos y Fundaciones de Gobierno, que apoyan a los emprendedores a
diseñar desde la constitución del plan de negocios, apoyo en asesoría para la
constitución legal de la empresa y otros tantos aspectos importantes para crear,
una empresa que en términos generales, minimicen el riesgo en la inversión, ya
que el capital en la actualidad es demasiado escaso y bien vale la pena realizar
una inversión bien planeada.
6
CAPÍTULO I PROCESO ADMINISTRATIVO
7
1. PROCESO ADMINISTRATIVO
1.1. Introducción.
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de
cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización,
la dirección y el control.
Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue
siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de
la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan
ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que
desean.
En
este trabajo,
describiremos
brevemente
estas
cuatro
actividades
administrativas básicas, así como las relaciones y el tiempo que involucra.
Al finalizar el curso el alumno definirá el concepto de organización, describirá,
analizará y relacionará las etapas del proceso administrativo con las áreas
funcionales de la organización.
Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman
la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la
consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos.
8
Fases del proceso administrativo.
Planeación:
Es darle una estructura o forma a una idea o proyecto. Lo que me va a permitir
alcanzar el objetivo y las metas que quiero lograr.
Organización:
Establecer el proyecto asignando tareas, sujetándolo a reglas, orden, armonía y
dependencia de las partes.
Dirección:
Llevar correctamente el proyecto hacia un objetivo determinado, o sea, encaminar
la intención y obras a un determinado objetivo.
Control:
Verificar que el proyecto este avanzando hacia el objetivo moviéndose dentro de
los límites marcados, utilizando para ello mediciones numéricas.
1.2. Generalidades de la Administración.
Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que
independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación
de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos
también
referirnos,
al
papel
que
como
administradores
tenemos
en
una organización, llamada de bienes o de servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa,
dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza
funciones como:
9
Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos
clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada
introducción de infraestructura en un organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día
representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos
eficientes
en
el
manejo
y
coordinación
de
los sistemas
de
venta que
la empresa ofrece a un mercado específico.
Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del
capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de
los medios económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos,
con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso
adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y
desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos
de la misma.
1.3. El papel del administrador.
La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que
se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del
nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las
actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el
proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo
que la empresa pretende servir.
Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se
ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de
10
la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado
estará para actuar en el nivel institucional de la empresa.
Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una
previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se
interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de producción,
etc. ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo
lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué circunstancias
aplicarlos de manera adecuada.
1.4. Objetivos de la Administración.
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia.
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus
recursos.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el
cual se desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
1.5. Importancia de la Administración
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que
los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es
indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan
poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante
técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un
sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que
enlaza todos los demás subsistemas.
11
Dentro de la administración encontramos:

Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro
efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.

Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las
necesidades de la sociedad.

Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos,
planear, asignar recursos, instrumentar, etc.

Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas
con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de
toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el
conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica
relacionada con la actividad actual. La tarea de la administración es instrumentar
este sistema de información-decisión para coordinar los esfuerzos y mantener n
equilibrio dinámico.
1.6. Proceso Administrativo.
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen
la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia
de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias
de los
trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la
adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar,
muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual
de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.
12
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección
y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es
el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.
La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho
proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización,
dirección, coordinación, control.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas
funciones simultáneamente.
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están
totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe
ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo.
Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad
de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca
comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado
puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.
1.7. Planeación.
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los
resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras
y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente.
Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos
fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y
una administración por demás fortuita e improvisada.
13
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso
administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más
adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación,
y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con
anterioridad. Antes de emitir una definición de la planeación, se analizarán algunas
emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos
comunes a dicho concepto:
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización". A. Reyes Ponce.
“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades
propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados
esperados" George R. Terry.
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas" J. A. Fernández Arenas.
Elementos del concepto:
* Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
*
Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos
caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos.
14
* Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la
decisión más adecuada.
* Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Con los elementos es posible definir a la planeación como:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que
habrá de realizarse en un futuro.
¿Cuál es la naturaleza de la planeación?
La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos
Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y
los objetivos de la empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la
empresa organizada, que existe para el logro del propósito de grupo mediante la
cooperación deliberada.
Primacía de la planeación
Ya que las operaciones administrativas en la organización, integración de
personal, dirección y control están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos
de la empresa, la planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las
demás funciones administrativas.
Aunque en la práctica todas las funciones se combinan como un sistema de
acción, la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos
necesarios para todo el esfuerzo de grupo.
Además, un gerente debe planear con el fin de saber qué tipo de relaciones de
organización y aptitudes personales se necesitan, junto con los cursos que los
15
subordinados seguirán y qué tipo de control deberá aplicarse. Y, por supuesto,
todas las demás funciones administrativas deben planearse para que sean
eficaces.
La planeación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la
administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que
no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (resultado
de la tarea de control), a no ser que primero sepan a dónde quieren ir (parte de la
tarea de planificación). Así, los planes proporcionan los estándares de control.
Generalización de la planeación.
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el
alcance de la planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza
de las políticas y planes establecidos por los superiores. Si a los gerentes no se
les permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la
planeación, no serán verdaderos ejecutivos.
Si se reconoce la generalización de la planeación, es más fácil comprender por
qué algunas personas hacen una distinción entre la elaboración de políticas (el
establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre
el "gerente" y el "administrador" o "supervisor".
Un gerente debido a su autoridad o posición en la organización, puede hacer más,
planeación que otro o una planeación más importante, o bien, la planeación de
uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa
que la de otro.
Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer
nivel) hacen planes. Hasta el jefe de una cuadrilla de trabajadores de carretera o
de un grupo de obreros en una fábrica planea en un área limitada bajo reglas y
procedimientos bastante estrictos.
16
Es interesante observar que en los estudios de satisfacciones laborales, un factor
principal del éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización era el
grado de su habilidad para planear.
Aunque todos los gerentes planean, el programa de trabajo para los supervisores
de primera línea difiere del plan estratégico desarrollado por los gerentes de alta
dirección.
¿Cuál es la importancia de la planeación?
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente
constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar
estos cambios.
Razones por las cuales es importante la planeación

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,
más no los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un
afán de lograr y mejorar las cosas.

Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
¿Cuáles son las características de la planeación?
Las características más importantes de la planeación se muestran a continuación:
17
1.- La planeación es un proceso permanente y continúo: no se agota en
ningún plan de acción, si no que se realiza continuamente en la empresa.
En algunos autores, la planeación es más una actitud de mentalidad orientada
hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de acción.
2.- La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la planeación se halla
ligada a la previsión, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la
planeación es una relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para
ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto
de planeación. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la
planeación debe preocuparse por el futuro.
3.- La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones:
al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio
orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
4.- La planeación busca seleccionar un curso de acción
entre varias
alternativas: la planeación constituye un curso de acción escogida entre varias
alternativas de caminos potenciales. Cuando se selecciona un curso de acción
que prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron
rechazadas por algún motivo o razón.
5.- La planeación es sistémica: la planeación debe tener en cuenta el sistema y
los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad (si
la planeación se elaboro en el nivel organizacional) o una unidad como totalidad
(si se elaboro en el nivel de ejecución).
¿Cuáles son las ventajas de la planeación?
Requiere actividades con orden y propósito:
18
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se
destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación
distingue entre la acción y el logro.
Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar
los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la
entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las
oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.
¿Cuáles son las desventajas de la planeación?
La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos
futuros y cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación
excede a su contribución real, tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es
que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro. La planeación
ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una
forma rígida de ejecutar su trabajo.
La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de
situaciones desusadas demandan decisiones al momento. La planeación tiene
limitado valor práctico: Algunos afirman que no sólo es demasiado teórica, sino
que son más prácticos otros medios.
¿Cuáles son los principios de la planeación?
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno
de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula
para que sirva de guía a la acción. Aunque no hay dos empresas que sean
idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación
tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
19
Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo,
personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea
suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben
contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios
para lograrlos.
El principio de la precisión.
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando
carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un
juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los
medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor
fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos
robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre
el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de la flexibilidad.
"Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible,
ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión."
Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero
no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido;
lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección
20
básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo
después volver a su dirección inicial.
Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son romperse, vuelve a
su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso debe
prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:
Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como
lo más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las
circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su
rápida revisión.
El principio de la unidad.
"Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal
modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función,
habrá contradicción, dudas, etc.
Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos:
Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en
tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción
aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su
formación. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible
que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno
sólo.
El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado
ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe
21
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente
El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir,
mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados
en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más
conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el
futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las
tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo
suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o
a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa.
En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de
tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para
llegar a un fin.
Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la
administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos,
fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y
otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
Por eso Planificar es la primera fase del proceso administrativo.
22
El tiempo y la planeación.
La planeación incluye el uso de políticas y procedimientos, puesto que éstos
ayudan a efectuar el trabajo que se pretende. Aunque en la planeación interviene
en muchas ocasiones la vida afectiva del individuo, es importante mantener en
equilibrio los diversos planes de una empresa.
El tiempo es un integrante esencial de un plan. Determinar lo que debe hacerse
implica decidir cuándo y dentro de qué límites de tiempo deben efectuarse las
actividades. El curso completo de acción puede determinarse por la necesidad de
llevar a cabo un trabajo en un plazo definido.
Al hablar de tiempo en la planeación, tampoco debemos olvidar que ésta se divide
en a corto, mediano y largo plazo. La diferencia entre ellas es la siguiente:

La planeación a corto plazo generalmente es de un año.

La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.

La planeación a largo plazo es de más de tres años.
La planeación efectiva a largo plazo no es un trabajo fácil. El desafío está en
lograr una relación factible entre el producto y el plan de mercadeo, y en
expresarlo en términos económicos, de tal manera que las decisiones puedan ser
hechas con una visión hacia el futuro, satisfaciendo los objetivos financieros.
Como se ve, la planeación es un proceso continuo consistente en muchos pasos
individuales que conducen a decisiones saber: que hacer, cuándo, quién lo hará y
la mejor forma de hacerlo. Este proceso debe ser dinámico y de acuerdo con el
funcionamiento de la compañía y los cambios externos, de tal forma que los
planes y decisiones se mantengan constantemente actualizados.
La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es
difícil encontrar a alguien que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil
procurar que tal planeación sea útil, porque es una de las actividades más arduas
23
y complejas que confronta el hombre, no hacerla bien no es ningún pecado, pero
sí lo es contentarse con hacerla menos que bien.
1.8. Organización.
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el
sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su
funcionamiento.
Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y
responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las
personas o grupos de personas.
Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo
de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a
saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y
administrativa.
Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con
los siguientes elementos:
a)
Los principios generales.
b)
Los sistemas de organización.
c)
Los instrumentos metodológicos.
Principios Generales de la Organización.
Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente
en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la
administración se han establecido quince principios que deben observarse al
organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit), se pueden enumerar
en orden jerárquico de la siguiente manera.
24
Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe
establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la
organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa
o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración denominan
misión a esta constelación a fines más generales y permanentes. Así se habla de
la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia
Social, etc.
Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio, en el
organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar
conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por
otra de jerarquía mayor.
Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el
número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que
el número de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del
trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio
ambiente físico.
Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a medida
que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí
el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que
delegue.
Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la
delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el
cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la
responsabilidad total final por la autoridad delegada.
Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la
responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la
autoridad delegada, ni debería ser menor.
25
Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el
personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser
adiestrado, recibiendo entrenamiento.
Los Sistemas de Organización.
Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos elementos
humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales,
los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan los
sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en
su texto las organizaciones (2000, p 45).
Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).
Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry
Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones
generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas
de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta
el último funcionario.
Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por ordenes
que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan sistema
escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo
los niveles de la organización. En este tipo de sistema la cantidad de funciones y
la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.
Ventajas del sistema lineal:
a)
La organización resulta sencilla de comprender.
b)
Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.
c)
Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.
26
d)
Hay clara definición de la autoridad responsabilidad
e)
Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.
Desventajas del sistema lineal:
a)
No hace uso de las ventajas de la especialización.
b)
Los jefes deben tener conocimientos diversos
c)
La perdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de
la empresa.
d)
Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.
e)
Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.
Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.
Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran
número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de
organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias
asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayos.
Las unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen
mando sobre el personal de línea; solo tienen autoridad de mando sobre el
personal de sus sistemas asesores.
Ventajas del sistema de línea y de staff:
a) Se aprovechan las ventajas de la especialización
b) Se mantiene la unidad de mando.
27
c) Se comenta la cooperación
entre los funcionarios de línea
y
asesoría
Desventaja del sistema de línea y staff:
a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.
b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no
tener autoridad.
c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en
la dependencia asesora o funcionarios asesores.
d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.
Organización Comisional y tipos de comités o comisiones.
En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de
decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la
pirámide. En la práctica este modelo de organización de autoridad superior
colegiada es poco frecuente.
Ventajas:
a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.
b) Se reciben aportes valiosos.
Desventajas:
a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho
tiempo en reuniones.
b)
Dificultan la toma de decisiones.
28
c)
Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de
la autoridad.
Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones
especificas o de resolver un problema especifico. Debido a las considerables
variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha
confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:
1.
Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea
Pueden tomar decisiones realizan una función determinada.
2.
Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de
mando.
3.
Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura
organizativa, se les asignan deberes y autoridad.
4.
Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se
organizan para estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.
5.
Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son
estables en la estructura, duran un tiempo indefinido.
6.
Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo
determinado.
7.
Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las
instancias subordinadas, tienen poder de decisión.
8.
Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.
29
Niveles en la estructura de las organizaciones de alcance nacional.
Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización de
carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de
una pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la
máxima autoridad.
Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la planificación,
organización, dirección y control activo de la organización como un todo. Tiene a
su cargo las siguientes funciones generales:
Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas relacionados
con el plan sectorial nacional (de salud, de educación, etc...
Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del nivel inferior
y solucionar
todos los problemas prácticos relacionados con el plan sectorial
nacional.
Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para seleccionar los
cuadros competentes para las diferentes posiciones de responsabilidad dentro de
la organización.
Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoría: Las funciones del nivel
intermedio son más especializadas. En él se necesitan cuadros de especialistas
para integrarlo. Sus funciones son.
Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.
Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel
Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el mejor
cumplimiento de los planes de trabajo.
30
Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la responsabilidad
directa de la ejecución de las actividades y tareas, para el cumplimiento de los
objetivos y metas de la organización. Sus funciones generales son.
Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos o
normas del plan nacional.
Ejecutar las actividades del programa de trabajo.
Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en
calidad.
Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.
Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los
organigramas y manuales.
Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra
como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una
institución o empresa. Esté permite
conocer
la ubicación que se da de los
distintos departamentos, secciones, oficinas, etc., que conforman la institución.
El organigrama describe gráficamente la división del trabajo que se establecerá y
la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas
que representan los canales de supervisión coordinación y comunicación que
existirá en la institución.
Ventajas de los organigramas:
1.
Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna
de la organización.
31
2.
Señalan la interrelación
o enlace que debe existir
entre cada
departamento y sección de la organización.
3.
Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización,
dirección y control.
4.
Dejan
claramente
definidas
las
líneas
de
mando
y
de
responsabilidad de la organización.
El manual administrativo: es un documento que incluye en forma sistematizada
las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en
que las mismas deben ser realizadas.
El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y
operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los
objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos
de la institución.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.
La importancia del manual administrativo reside
en el hecho de suministrar
información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez
el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor
desempeño de los ejecutivos.
Clasificación de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
1)
Manuales de organización.
2)
Manuales de políticas.
3)
Manuales de sistemas y procedimientos.
32
Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que
son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación
de las políticas en un manual, permitirá:
1)
Agilizar el proceso decisorio.
2)
Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar
y adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
3)
Facilitar la descentralización.
4)
Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de
operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual
más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la
actividad operativa de la empresa institución.
El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus
respectivos instructivos.
Estructura de los manuales:
Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente se
basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su objetivo,
que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión.
Recomendaciones al momento de emplear los manuales.
1.
Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del
manual, se inicia el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a
33
cargo de la unidad responsable de la sistematización administrativa, la que
mantendrá un registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.
2.
A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por
obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3.
se deben establecer programas regulares de auditoría para
determinar si las prácticas actuales coinciden con los procedimientos
escritos.
El Proceso de la Organización.
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y
eficaz, utilizando los principios científicos
de la administración. Una buena
organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada
trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de
esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos
esenciales en el proceso de organizar son:
1.
Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para
alcanzar los objetivos principales de la organización.
2.
Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las
distintas actividades o funciones a realizar por la institución.
3.
Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos
de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de
la organización.
4.
Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5.
Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las
clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las
personas que los ocupen.
34
6.
Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de
las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
7.
Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la
ejecución de las actividades.
8.
Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de
la organización.
Nota: Dependiendo de cada autor, puede incluir o no la siguiente fase del
proceso administrativo.
1.9. Integración de Recursos.
Humanos: Los recursos son todas las personas que laboran o trabajan en una
empresa o negocio, Pero también son los recursos humanos a la función que se
ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de
la organización y estas la realiza una persona que haya estudiado administración
de empresas.
Financieros: Los recursos financieros es el dinero que maneja una empresa o
negocio, también son todos los documentos que maneja los estados de cuenta
como Dinero en efectivo, Préstamos a terceros, Depósitos en entidades
financieras, Tenencias de bonos y acciones, Tenencias de divisas. Las fuentes
para obtener recursos financieros pueden ser variadas va dependiendo a lo que se
dedique la empresa, por socios de la misma, préstamos de bancos o por subsidios del
gobierno.
Materiales: Los recursos materiales son los bienes tangibles quela organización
puede utilizar para el logro de sus objetivos. Enlosa recursos materiales podemos
encontrar los siguientes elementos:

Maquinarias
35

Inmuebles

Insumos

Productos terminados

Elementos de oficina

Instrumentos y herramientas
Contar con el material de trabajo es un factor clave para llevar a cabo los servicios
a los clientes, también se debe tener en cuenta que no se compre material en exceso y
que no sea utilizado, también depende de la producción que haya en la empresa y
como se desempeñan los trabajadores en los distintos departamentos porque de
ellos depende que tanto invertirá la empresa en mas productos y cuanto personal
se ocupa.
Tecnológicos: Los recurso tecnológico es un medio que se vale de la tecnología
para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser unas
computadoras modernas, acceso a Internet de alta velocidad, redes informáticas
internas, teléfonos.
Los recursos tecnológicos ayudan a desarrollar las operaciones cotidianas de la
empresa, desde la producción hasta la comercialización, pasando por las
comunicaciones internas y externas y cualquier otra faceta
1.10. Dirección.
Tiene por fin motivar y conducir el factor humano guiándolo al logro de los fines
sociales.
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante
la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la
comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección.
36
Concepto de Dirección
Burt K. Scanlan
Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organización.
Leonard J. Kazmie
La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organización.
Robert B. Buchele
Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra
que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización (mediante la
supervisión, la comunicación y la motivación.
Importancia de la dirección
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros
de la estructura organizacional
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización
funcione.
37
Principios de la Dirección
1. De la armonía del objetivo la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia
el logro de los objetivos generales de la empresa
2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen
como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de
tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de
información establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse
una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con
el fin de evitar conflictos.
5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que
surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan.
6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se
antepone al logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la
posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversos alternativos.
Etapas de Dirección
Toma de decisiones
Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la
responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Al
tomar decisiones es necesario:
1. Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cuál es el problema que
hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
38
2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar
sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número, posible de
alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su
factibilidad de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La
evaluación se lleva a cabo a través de:

Análisis de factores tangibles o intangibles.

Análisis marginal.

Análisis costo-efectividad.
4. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la
más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos
beneficios; además, seleccionar dos o tres más para contar con estrategias
laterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:

Experiencia.

Experimentación.

Investigación.
5. Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cuál es el problema que
hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
6. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar
sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
7. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número, posible de
alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su
factibilidad de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La
evaluación se lleva a cabo a través de:
39

Análisis de factores tangibles o intangibles.

Análisis marginal.

Análisis costo-efectividad.
8. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la
más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos
beneficios; además, seleccionar dos o tres más para contar con estrategias
laterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:

Experiencia.

Experimentación.

Investigación.
9. Aplicar la decisión. Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se
debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. El plan
comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios
para la implantación de la decisión.
Motivación
La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos impulsos, deseos,
necesidades, anhelos y otras fuerzas. Los administradores motivan cuando
proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a
contribuir. La cadena de necesidad-deseo- satisfacción en cierta forma se ha
simplificado de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia los motivos son
opuestos.
Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más
importante de la dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra
la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con
los estándares esperados.
Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la
estimulación de la participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo. El
40
enriquecimiento de los puestos tiene el propósito de hacer que éstos representen
un desafío que tenga significado. Aunque han tenido ciertos éxitos, no se pueden
pasar por alto algunas limitaciones.
Comunicación
La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información
en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende múltiples
interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales
hasta los sistemas de información más complicados.
Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces;
cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el
rendimiento del grupo.
En la actualidad, la información organizacional debe fluir con mayor rapidez.
Incluso una breve suspensión en una línea de producción de rápido movimiento
puede resultar muy costosa, por consiguiente es necesario tener una excelente
comunicación para tomar las medidas correspondientes a una situación de esta
categoría.
Supervisión
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo
administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de
acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el
liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos
niveles jerárquicos.
41
El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que
mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que
logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas,
y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán: la
productividad del personal para lograr los objetivos, la observancia de la
comunicación, la relación entre jefe-subordinado, la corrección de errores y la
observancia de la motivación y del mercado formal de disciplina.
Tipos de autoridad
Formal. Cuando es conferida por la organización, la que emana de un superior
para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser lineal o funcional; la lineal es
cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo, y la funcional
es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
Técnica. Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.
Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
Delegación
Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección; el
ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a través de otros, la
delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. Sus
ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las actividades de más
importancia, comparte responsabilidad, capacita a sus subordinados.
Mando
El ejercicio del mando asume dos formas, las ordenes, que son el ejercicio de
autoridad a través de la cual un supervisor transmite a un subordinado la
42
indicación de que una actividad debe ser realizada y las instrucciones, son las
normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo, los medio
más convenientes de transmitirlas son circulares o instructivos.
Liderazgo
Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen
voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo.
Componentes del liderazgo:

Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable.

Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes
fuerzas de motivación en distintos momentos.

Capacidad para inspirar.

Capacidad para actuar de forma tal que desarrolle un ambiente que
conduzca a responder a las motivaciones y fomentarlas.
1.11. Control.
Concepto: Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo,
esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; el control es una
etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de procedimientos
complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución
de los planes, una vez que han sucedido.
43
La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado
es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más histórico, su
carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de
la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal pronóstico,
prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.
A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas
definiciones más aceptadas:
Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles. Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Elementos del concepto: del estudio de las anteriores definiciones, es posible
obtener sus elementos coincidentes:

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever,
muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
44

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.
Con base en estos elementos, se puede definir al control como:
La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Importancia: El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.
Principios: Que deben de incluirse en todo sistema de control eficaz si se desea
alcanzar el objetivo que se tiene en mente. Estos son los principios básicos de
mayor importancia.

El sistema de control debe estar actualizado: Esto nos indica que el sistema
de control debe de estar actualizado demuestra verdadero interés en el
objetivo del control., Ya que está relacionado con el presente, con lo que
45
está ocurriendo en la actualidad para cerciorarse de que los planes se
desenvuelvan en la forma prevista.

El sistema de control debe mantener un registro de todos los objetivos: Esto
nos indica que para lograr las metas y objetivos de la organización en
general es imprescindible que tanto los departamentos como las diversas
áreas de funcionamiento cumplan con sus objetivos, así con este registro
que se tomaran medidas correctivas en el momento y en el sitio requerido,
siempre habrá una coordinación de esfuerzos en toda la empresa.

El sistema de control debe de prestar especialmente interés para evitar
cualquier desviación en los objetivos: El hecho de detectar cualquier
anomalía no implica que se pretenda corregir al gerente, sino que
simplemente se trata de ayudarle a elegir la medida correctiva que resulte
más eficaz.

Si el sistema de control no detecta las anomalías en forma minuciosa, el
gerente se ve obligado a perder tiempo muy valioso para analizar e
interpretar los reportes que se le proporcionan. Asimismo, existe la
posibilidad de que pasen inadvertidos los problemas potenciales.

El sistema debe de informar al empleado sobre cualquier desviación: este
principio nos indica que conviene comunicarle al empleado cualquier
anomalía que se presente.

Esto implica que el superior no tenga que estar informado del movimiento
de las operaciones, sino que si el empleado debe dirigir y controlar su
propio rendimiento debe de estar constantemente enterado de la forma en
que va progresando. Si se expiden informes acerca del rendimiento del
personal, el empleado siempre estará dispuesto a modificar cualquier
actitud o hábito para incrementar su desarrollo sin sentir que se le está
presionando u obligado a hacerlo.
46

Asimismo, el gerente dejará de ser un “capataz” de su personal y sabrá
orientarlo en forma adecuada. Tan sólo intervendrá si observa que no se
están siguiendo sus indicaciones ó si hay un rezago en el trabajo debido a
una falla en la labor que desempeñan los empleados. Este enfoque de
control es más positivo.

El sistema debe mostrar las responsabilidades individuales al igual que los
resultados globales: Este principio nos indica que los resultados globales
son la suma de los resultados obtenidos por cada uno de los empleados.
De modo que el sistema de control debe de estar planeado de tal modo que
contenga un registro de los resultados individuales, así como un registro de
los resultados globales. Si el sistema no da la debida atención las
responsabilidades de cada empleado, no sólo existe la posibilidad de que
no se obtengan los resultados globales, sino que también existe la
posibilidad de que se detecten errores una vez que éstos ya han sido
cometidos. Todo esto contradice al objetivo del control.
Procesos de control
Establecimiento de estándares: Un estándar puede ser definido como una
unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se
efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de
hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.
Rendimiento de beneficios: Es la expresión de los beneficios obtenidos por la
empresa, que resulta de la comparación o relación entre las unidades y el capital
empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, también
para seleccionar alternativas de operación financiera futuras.

Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la
aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas
mercadológicas.
47

Productividad. Este tipo de modelo debe de establecerse no sólo para el
área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina
con base en medidas, tales como horas-máquina, horas-hombre, etc.

Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la
primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo
de la gerencia, y su efectividad.

Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir
para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar,
objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.
Tipos de estándares: Existen tres métodos para establecer estándares, cuya
aplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se
implementen:

Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con
base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma
empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en
ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el
pasado; por tanto al establecerse, la información estadística debe ser
completamente con el criterio.

Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en
donde la ejecución personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas
actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de
la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su
fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.

Estándares técnicamente elaborados. Son aquéllos que se fundamentan
en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.
48
Se desarrollan en relación con la productividad de la maquinaria, del equipo,
y de los trabajadores; son llamados también estándares de producción y de
tiempos y movimientos.
Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus características, pueden ser:
cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numéricas, o cualitativos,
cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son
referentes a ciertas cualidades.
Una clasificación de los estándares más usuales, se presentan en el siguiente
cuadro sinóptico.
Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los
problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos.
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario
comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos,
determinándose
así
las
desviaciones,
mismas
que
deberán
reportarse
inmediatamente.
Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles
de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza
producida, porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.
Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva
para integral las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción
correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de
iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una
causa.
49
Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una baja en las
ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado,
pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si
esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy
pobre.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí
en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.
Retroalimentación. Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con
que se retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control. Por último, es necesario mencionar que
antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estándares que sean estables.

Que el personal clave comprenda y está de acuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con
los objetos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no
contribuye a la eficiencia.

Evaluar la efectividad de los controles:
1. Eliminando aquellos que no sirven.
2. Simplificándolos
3. Combinándolos para perfeccionarlos.
50
Características. Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de
los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control
deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se
desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control
distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el
departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de
producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura
organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la función del control no puede
suplir una organización precaria.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las
desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El
control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de
los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las
técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.
Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas
áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
Esta característica se relaciona con el principio de excepción; enfatiza el hecho de
que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la
corrección implique un alto costo.
1.12. Conclusión.
Como conclusión podemos enfocarnos en los siguientes puntos:
51
Se ofrece un marco de trabajo conceptual, proporciona fundamentos para el
estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la
administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede
usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo, se obtiene
flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el
margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera
de utilizarlo en una forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El
patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a
determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos. Los principios de la
administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices
necesarias para una útil investigación administrativa.
Se estimula el desarrollo de la administración, cada una de las fases de su
aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el
entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
52
CAPÍTULO II PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA EN
MÉXICO
53
2. PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA EN MÉXICO.
2.1. Introducción.
En México, las PYMES han ayudado a descentralizar las grandes ciudades y a
que pequeños poblados se urbanicen, logrando exportar en algunos casos sus
productos, ejemplo de esto es el café que en algunas regiones de Veracruz, su
sabor al paladar es delicioso, con calidad de exportación, aceptado en varios
mercados internacionales.
Antes de identificar la importancia de la PYMES en México, comenzare por
analizar su significado. Arthur Anderson en 1999, en su libro Diccionario de
Economía y Negocios, las define como “Una Unidad Económica de Producción y
Decisiones que, mediante la Organización y coordinación de una serie de Factores
(Capital y Trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando
productos o prestando servicios en el mercado”.
Desde hace mucho tiempo las PYMES han constituido los ingresos principales de
muchas familias mexicanas, ya que de ellas una familia puede sostenerse, sin
necesidad de realizar algún trabajo adicional, además es de considerarse que
constituyen un apoyo para las siguientes generaciones de empresarios, por la
transmisión de los secretos de la empresa familiar, contribuyendo al crecimiento y
desarrollo de las empresas mexicanas, de una manera empírica en la mayor parte
de los casos.
El mayor problema que han tenido que superar las PYMES es la Globalización,
situación que de entrada provoco que muchas empresas tuvieran que cerrar por el
gran número de empresas transnacionales que llegaron a nuestro país.
54
En el pasado una familia mexicana tenía que recorrer varios negocios para poder
surtir su canasta básica, la carnicería, la verdulería, la frutería, la tiendita de la
esquina, etc.., hoy en día basta con ir a un autoservicio para comprar todo lo que
requieran, además que el servicio es más cómodo, por los carritos para
transportar sus productos, el estacionamiento, áreas de comida preparada, cobros
con diversos medios de pago, etc..
La vida ha evolucionado y con ello han pasado a dejar casi en el olvido a mucho
negocios, que antes eran indispensables en la vida cotidiana.
Las empresas transnacionales, por su tremenda capacidad de compra, pueden
solicitar mejores condiciones en cuanto a precio y crédito a sus proveedores,
contando así con una ventaja casi insuperable por los pequeños negocios.
Todo lo anterior hizo que mucha gente se quedara sin empleo, ya que varias
empresas de diversos tamaños comenzaron a cerrar y la gente desempleada se
vio en la necesidad de solicitar trabajo en estas cadenas de negocios
internacionales, las cuales les ofrecían un sueldo muy por debajo del que obtenían
como empresarios y dueños de una empresa.
En la actualidad el 99.8 por ciento de las empresas mexicanas son Micro,
pequeñas y medianas, de este monto el 90% son microempresas, la totalidad de
MIPYMES dan empleo al 70% de la población económicamente activa.
La empresa Bimbo surgió como PYME y a lo largo del tiempo se convirtió en una
empresa transnacional, ayudando a abrir mercados en otros lugares, y a que
empresas se fijen en México para invertir.
En los Estados Unidos de Norteamerica y Canada el fomento a las PYMES se ha
dado a través de incubadoras de empresas, su éxito ha sido debido a que las
empresas que apoyan demandan poca infraestructura y es una barrera contra la
globalización ya que paradójicamente son los países menos globalizados.
En México también se ha copiado esta forma de hacer negocios y las incubadoras
de Empresas son programas que actualmente llevan algunas Universidades,
Tecnológicos y Fundaciones de Gobierno, que apoyan a los emprendedores a
diseñar desde la constitución del plan de negocios, apoyo en asesoría para la
55
constitución legal de la empresa y otros tantos aspectos importantes para crear,
una empresa que en términos generales, minimicen el riesgo en la inversión, ya
que el capital en la actualidad es demasiado escaso y bien vale la pena realizar
una inversión bien planeada.
2.2. La Empresa Mexicana.
En la clasificación de la dependencia, se consideran PyMES aquellas que son
operadas por una persona física o moral bajo cualquier forma de organización
jurídica o gestión desarrolla cualquier actividad, ya sea de producción
comercialización o servicios.
Las de categoría micro tienen hasta diez trabajadores e incursionan en todos los
sectores, mientras que las pequeñas tienen entre 11 hasta 50 trabajadores y se
enfocan a los sectores de comercio e industria y servicios.
Aunque a nivel mundial existan empresas que de acuerdo a su número
de empleados y volumen de ventas son similares a las de México micro,
pequeñas, medianas y grandes empresas estas organizaciones muestran un sinfín
de características.
Ventajas de empresas familiares

Unidad de principios y objetivos.

Perspectiva a largo plazo

Capacidad de tomar riesgos y mayor rapidez para las decisiones

Compromiso con los empleados

Mayor contribución y participación en asuntos públicos.
Desventajas

Demanda creciente de familia.

Crisis de sucesión y conflictos entre humanos.

Tensión por la participación accionaria.
56

El choque generacional.
Características generales de las empresas.
Su función socioeconómica. La importancia de la micro y pequeña empresa
radica en la cantidad de establecimientos de éste tipo que existen en México, pero
estas empresas no solo adquieren importancia en el ámbito nacional, sino también
en el Internacional. Existen institutos alrededor del mundo que enseñan, financian
y promueven a micro y pequeñas empresas. Este tipo de entidades han
proporcionado una de las mejores alternativas para la independencia económica,
estas empresas representan una gran oportunidad, a través de la cual los grupos
en desventaja económica han podido iniciar y consolidarse por méritos propios.
Características de la micro y pequeña empresa:

Componente familiar.

Falta de formalidad.

Falta de liquidez.

Problemas de solvencia.
Sus recursos
En México las micro y pequeñas empresas comparten los siguientes rasgos:
Operan con escalas bajas de producción, utilizan tecnologías adaptadas, son de
propiedad familiar y su financiamiento procede de fuentes propias
Integración de sus actividades

Ventas.

Administración.

Producción.
57
Diferentes tipos de empresas

Las microempresas familiares.

Las microempresas competitivas.

Las microempresas ligadas a consorcios.
En cuanto a su número de trabajadores y volumen de ventas:

Micro industria

Industria pequeña

Industria mediana.
Las MiPyMEs son importantes para la economía mexicana, éstas constituyen el
99.9 por ciento de la economía, generan el 79.6 por ciento del empleo y aportan el
52 por ciento del PIB. En el sector externo México es líder comercial en América
Latina, en el 2003 México exportó 165 400 millones de dólares, ésta cifra
representó el 27 por ciento del PIB, en el 2005 el PIB fue de 778 285 millones de
dólares y las exportaciones constituyeron el 27.5 por ciento del producto.
Las empresas exportadoras en el año 2000 sumaron 36 500 empresas
exportadoras de las cuales casi 34 000 eran MiPyMEs, lo cual significó que de las
2.84 millones de unidades económicas existentes en el país, en ese año, menos
del 2 por ciento participó en la actividad exportadora. En la actualidad el gobierno
mexicano está realizando esfuerzos para incrementar el número de empresas
exportadoras, integrar las cadenas productivas y disminuir el valor de las
importaciones.
2.3. La Microempresa.
Las empresas desempeñan diversas funciones en nuestra sociedad como:
1. Responder a las demandas concretas de los consumidores.
58
2. Crear los productos y servicios.
3. Generar empleos.
4. Contribuir al crecimiento económico.
5. Reposar la productividad.
La microempresa es una organización:
1. Con propietarios y administración independientes.
2. Que no domina el sector de la actividad en que opera.
3. Con una estructura organizacional muy sencilla.
4. Que no ocupa más de 15 empleados.
Análisis de la causa de origen de la microempresa.
Las microempresas son auténticos eslabones de la producción ya que exportan y
generan la mayor cantidad de empleos. En los países en proceso de desarrollo la
microempresa es la organización más popular.
En México se cuentan con 90% de microempresas, 5.8% son pequeñas y
medianas empresas y el 2% son grandes.
La proliferación de microempresas fue considerada como una ventaja durante y
los años posteriores a la crisis financiera de diciembre de 1994, debido a que este
tipo de entidades repercutió de manera positiva en evitar elevadas tasas de
desempleo, evitando con ello problemas sociales.
Problemas de la microempresa.
Las microempresa se enfrentan a una problemática formada por diversos
elementos para que sean eficientes deben ser dirigidas profesionalmente.
Los programas de financiamiento no son la única solución para la microempresa.
La simplificación administrativa en las dependencias públicas que sirven de apoyo
a la microempresa, es indispensable para las subsistencias de la misma.
Fomentar la formación del microempresario.
59
La empresa familiar, es aquella en que los dueños y los que la operan toman
decisiones estratégicas y operativas, son miembros de una o varias familias.
Se entienden aquellas en las que un núcleo familiar controla la mayoría del capital.
La gran mayoría de las empresas familiares son micro, pequeñas y medianas
empresas, muchas de las que denominan tiendas.
2.4. La Situación Actual de las PyMES en México.
Actualmente las PyMEs en sus tres sectores, comercio, servicios e industria, son
negocio de un solo hombre: administrador, técnico, comercializador, financiero y
fiscalista enfrentan una serie de problemas laborales, fiscales, financieros y de
regulación que frenan su desarrollo dejándolas indefensas ante la competencia
nacional, al hacerle frente a las grandes firmas, e internacional, representada por
las grandes compañías transnacionales e incluso PyMEs extrajeras que cuentan
con apoyos y rutas gubernamentales para su desarrollo.
Tomando en cuenta una base de 4 millones de empresas micro, pequeñas y
medianas de los sectores industriales, comercio y servicios, encontramos que:

El 65% de las pymes en México son de carácter familiar,

Más de 80% no cuenta con algún tipo de certificación;

Cerca de 50% no utiliza técnicas en calidad o productividad;

Sólo 24 % maneja alguna licencia o patente

El 83% no realiza actividad alguna para consolidar su presencia en el
exterior.

Dentro del sector manufacturero se destaca que el 35% de los negocios no
realizó ninguna inversión.
La PYMES al tener una estructura organizacional endeble carece de puestos
definidos y de procedimientos de operación; no planean sino que son entidades
60
reactivas al entorno y seguidoras de los líderes de su industria; la capacidad de
administrar, supervisar y controlar es muy restringida.
Paralelamente, sus condiciones administrativas no les dan solidez financiera y no
son sujetos de crédito de forma expedita y accesible. El crédito disponible para
estas empresas es escaso y caro, casi inalcanzable por su costo y garantías.
Pero en México, ante la falta de trabajo remunerado, las micro están
convirtiéndose en una alternativa de autoempleo para la población, si las vemos
como un paliativo, soluciones temporales, y no como opciones reales para generar
empleo y desarrollo económico, será muy difícil que la situación actual se pueda
revertir en el corto o mediano plazo.
Pese a los esfuerzos que se hacen, por parte del gobierno y de las propias
empresas, la información disponible indica que las PyMEs atraviesan por un mal
momento que queda registrado tanto en decrecimiento en la producción como en
su desenvolvimiento dentro de los mercados, por lo tanto, se deben seguir
consolidando los apoyos, especificándose y destinándose de acuerdo a las
problemáticas y planes particulares de cada sector y dentro de éste de cada
división, dirigidos al fortalecimiento de cadenas productivas y modernización
tecnológica, así como a capacitación básica y especializada, tomando en cuenta la
problemática del tipo de empresas mexicanas que en su mayoría son de carácter
familiar.
Además, se debe caminar hacia una política económica e industrial que dé
certidumbre y genere confianza entre los casi 4 millones de pequeños y medianos
empresarios del país, porque, a decir de un gran número de éstos, ¿de qué
sirven los programas, los apoyos y las buenas intenciones si el camino para
acceder está repleto de obstáculos?
Las acciones deben ser inmediatas, de lo contrario, el país se encaminará hacia
una economía de subsistencia generadora de autoempleo, lo cual no lleva consigo
un desarrollo empresarial para generar una estructura sólida de empresas, se
convierte tan sólo en un paliativo ante la falta de generación de empleo.
61
La situación económica y el insuficiente financiamiento de la banca, la mala
administración es la causante de la corta vida de las Micro, pequeñas y medianas
empresas (Pymes) en el país, de acuerdo a la Comisión Nacional para la Defensa
de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef).
En un estudio publicado por el organismo sobre el comportamiento de las Pymes
en México, 43% de las empresas fracasan por errores y sólo dos de cada diez
empresarios están capacitados para administrar su propio negocio.
También resalta la poca o nula capacitación del administrador y creerse "todólogo"
y no contratar al personal necesario.
La Condusef también señala como un error en las empresas jóvenes el centralizar
el poder, pues a largo plazo los vínculos familiares motivan la desaparición de las
empresas.
La falta de planeación y solucionar las cosas según se presentan, limitan por
mucho el crecimiento de la empresa, y el administrador, "más allá de apoyarse en
la opinión participativa de otras personas, toma decisiones unilaterales sin estar
preparado para ello".
De acuerdo a datos de la Condusef y de la Secretaría de Economía, (SE) 65 de
cada cien empresas nuevas que se crean en un año desaparecen antes de los
dos años de vida por una deficiente administración.
2.5. Pymes, el eje de la economía mexicana.
De 2006 a 2012 las pymes han recibido 320 mdp en créditos, pero el presupuesto
aún es insuficiente; distribuir mejor los recursos y profesionalizar a los
emprendedores, son los retos principales.
Las pequeñas y medianas empresas generan 72% del empleo y 52% del Producto
Interno Bruto de México.
62
Son la columna vertebral de la economía mexicana y no en vano. Las pequeñas y
medianas empresas (pymes) generan 72% del empleo y 52% del Producto Interno
Bruto (PIB) del país, según estimaciones de Banca Empresarial Banamex.
En México hay más de 4.1 millones de microempresas, que aportan 41.8% del
empleo. Las pequeñas suman 174,800 y representan 15.3% de empleabilidad; por
su parte, las medianas llegan a 34,960 y generan 15.9% del empleo, de acuerdo
con la Subsecretaría para la Pequeña y Mediana Empresa (Spyme).
La radiografía pyme
Según datos de la Comisión Intersecretarial de Política Industrial (CIPI), órgano de
consulta del gobierno federal:

65% de las pymes son de carácter familiar

31% de los empleados que laboran en una pequeña y mediana empresa
cuentan con la secundaria terminada, 26% con el bachillerato o carrera
técnica y

3% con primaria

90% de estos negocios se dedican a un oficio

Los giros más comunes: restaurantes y tiendas de abarrotes.

El porcentaje restante pertenece a profesionales dedicados a trabajos
independientes.
Impulso al sector
En calidad de comprador de los servicios que estas empresas ofertan, o a través
de programas de apoyo, el gobierno busca „inyectarles' recursos. Un ejemplo es el
Fondo Pyme, que en 2012 otorgo 7,000 millones de pesos (mdp) para desarrollo
de proyectos.
63
El gobierno juega un papel activo en la adquisición de sus servicios. En 2009, este
sector concretó compras a las pymes por 17,600 mdp. En 2010 fueron 62,000 mdp,
un año después se registró un total de 72,000 mdp y para 2012 la meta fue 83,000
mdp.
El monto asignado por proyecto a un nuevo emprendedor oscila entre los 150,000
y hasta 1.5 mdp, según la incubadora (alta tecnología, intermedia o tradicional).
Son 12 las instancias que participan en el programa, entre éstas el Instituto
Politécnico Nacional y el sistema Tecnológico de Monterrey.
2.6. Recomendaciones para un mejor Desarrollo de las PyMES.
Los modelos tradicionales de venta se vieron forzados a cambiar estrategias bajo
la amenaza, de no hacerlo, de tener una inminente reducción en la participación
de mercado y de seguir así y en caso de no adaptarse al cambio.
La realidad era, y en muchos casos sigue siendo, que la gran mayoría de los
empresarios no estaban preparados para la globalización y esto se debió a un
hecho muy simple: eran comerciantes y no verdaderos empresarios; que durante
el tiempo en que sus mercados estuvieron cerrados a la competencia externa, no
tuvieron la necesidad de conocer más de lo que estaba en su inmediato alrededor;
no eran profesionales y sus negocios no estaban profesionalizados.
Ahora, a más de 15 años de haberse generado el cambio en toda la región, se
hace indispensable tener las herramientas y la disposición correctas para competir
en los mercados tanto locales como globales sin importar el tamaño del negocio.
Internet ha pulverizado todos los paradigmas respecto a la distribución in situ y la
interacción con los nuevos grupos sociales a través de las redes de dichas
comunidades.
Es por ello que he desarrollado estos 10 tips de oro esperando sean de utilidad
para
aquellos
que
han
incursionado
en
el
mundo
de
los
negocios:
64
1. Los cambios Macro: son aquellos que factores que intervienen en el desarrollo
de la humanidad y contribuyen de manera enfática al crecimiento de todos los
mercados. Los mercados son las áreas de oportunidad para que una empresa,
sus marcas y los negocios de cada una de éstas, generen un intercambio
dinámico.
Le recomiendo hacer una consulta exhaustiva y ante todo, en los libros que hablan
del tema o en los medios de su localidad como los periódicos de finanzas y
negocios así como en las revistas especializadas de su sector empresarial.
La tecnología: sus cambios por ejemplo, van observados en casi todos los
ambientes empresariales a través de artículos que las mismas empresas gestoras
de estos cambios realizan en revistas científicas, medios especializados u otros
similares así como en los sitios dedicados a la observación constante de estos
cambios. El objetivo es mantener actualizada la parte estructural del negocio y sus
vías de comunicación. Se puede crear un espacio enfocado a la investigación de
estos cambios con una o dos personas que analicen, hagan un diagnóstico.
La legislación: Dentro de los cambios más significativos que se generan
alrededor del planeta y la categoría de su mercado, son las legislaciones tanto
internacionales como nacionales que atañen a la industria donde se encuentra su
negocio. Se deben observar desde las actualizaciones de los registros de patentes
y marcas así como la normatividad y regulaciones de la industria en donde se
desempeña su negocio ya que estas pueden ser un obstáculo para el desarrollo
del mismo o una gran oportunidad que se puede abrir como ventaja versus la
competencia.
Las actualizaciones legislativas son muy lentas contrariamente a la velocidad con
que la tecnología va desarrollando nuevas herramientas informáticas, sin embargo
es importante tener en cuenta los cambios en las normas a través de los
organismos.
65
La economía: Los cambios en la economía son también oportunidades para
entender si el mercado de su negocio crecerá o decrecerá, si se puede permitir
tener una visión de expansión hacia otros países o nuevos mercados o
simplemente si el coste de producción y la cadena de valor se pudiera ver
afectada por los cambios en la moneda respecto a otras divisas.
Este rubro es poco observado pero es fundamental cunado se deben hacer
proyecciones del negocio con base a las utilidades y/o inversiones. La economía
como factor Macro, se desarrolla principalmente en los Estados Unidos de
Norteamérica y en Europa pero se debe tener en cuenta que las alzas o bajas en
otras divisas así como las del petróleo, el gas, los minerales y el oro.
La cultura: Los cambios culturales son muy sutiles ya que están dentro del
inconsciente colectivo de la sociedad en donde su mercado actúa. Hay que
comprender a la sociedad en sus etapas de transición a nuevas tendencias,
hábitos y costumbres que seguramente estarán modificando el comportamiento.
2.- Se piensa que la investigación es de altos costes y que no tiene una
relación directa con las ventas. Los empresarios de antes pensaban que la
investigación era innecesaria por el hecho de ser ellos los que conocían todos los
fenómenos de su mercado.
La realidad dista mucho de esta idea y ahora no sólo es necesario conocer las
tendencias sobre el desarrollo de los mercados sino que es indispensable estar
constantemente actualizado en los cambios que se gestan dentro y fuera del
mercado al que pertenece el negocio.
En cuanto a los costes de la investigación, se pueden reducir al mínimo si se sabe
qué investigar y en dónde investigar.
66
2.7. Conclusiones
Lo primero que aconsejo es utilizar los recursos más a la mano que se tengan, por
ejemplo la adquisición de libros sobre ventas en las librerías locales o por pedido a
través de Internet; consultar los libros en las bibliotecas estatales o de las
universidades del país o ciudad de su región o en las páginas de los principales
buscadores.
Otra fuente importante de datos son los periódicos locales en sus diferentes
secciones de finanzas, economía y negocios. Ahí se puede encontrar información
reciente y con estadísticas muy útiles para detectar los cambios que se están
gestando en el sector al que se pertenece. Luego están las revistas especializadas
tanto nacionales como extranjeras que arrojarán una visión más de mediano y
largo plazos sobre los cambios estructurales de las marcas y sus productos.
En los medios electrónicos como la televisión y la radio hay programación de corte
informativo y periodístico en referencia a los cambios dentro de los mercados del
giro empresarial de interés. La televisión por cable, la satelital y otras alternativas
de este medio, han abierto la posibilidad de acceder a información de otros países.
Otras fuentes de información son las Bolsas de Valores y las instituciones
bancarias de la región que ofrecen una interesante gama de productos con
reportes y publicaciones de las empresas y marcas que cotizan en cada país.
También las diferentes secretarías de gobierno cuentan con datos estadísticos.
Uno de los grandes tabúes de nuestro tiempo es que la mercadotecnia no
solamente es muy cara sino que no se sabe bien cómo se debe llevar a cabo. Se
piensa también que las PYMES no pueden o deben hacer mercadotecnia porque
ésta pertenece únicamente a las grandes empresas que desplazan grandes
volúmenes.
Definir el grupo objetivo que se quiere alcanzar. Por grupo objetivo se entiende al
grupo de personas que son los principales consumidores o usuarios de los
67
productos o servicios que la empresa comercializa. Es importante saber que los
grupos objetivo cambian constantemente de hábitos y costumbres por lo que el
conocimiento
a
través
de
la
investigación
previa,
es
fundamental.
Tradicionalmente en las investigaciones de mercados a los grupos objetivo se les
clasificaba con base en los NSE o sea, los niveles socioeconómicos, sin embargo,
la globalización y los cambios en las estructuras sociales han hecho que la
diversidad entre la gente sea más compleja y muy poco comprensible como para
clasificarlos
bajo
el
esquema
de
los
niveles
socioeconómicos.
Finalmente, en las universidades se están formando los futuros empresarios a los
cuales la empresa puede entrevistar y generar fuentes de trabajo para los alumnos
y prestigio para la institución. Se puede armar una excelente base de datos que se
convertirá en recurso de contacto para enviar mensajes sobre las actividades de la
empresa.
En todos los países existe una larga serie de asociaciones, gremios, cámaras,
organizaciones, instituciones, fundaciones y entes públicos, privados y no
gubernamentales (ONG´s) que están interesados en realizar acuerdos y convenios
con las empresas PYMES por ser el motor de muchos países para el desarrollo de
las economías locales. Un acuerdo o convenio con alguno de los organismos
locales o nacionales o incluso regionales, puede incrementar el valor de la
empresa y el prestigio ante la ciudadanía y los públicos meta. Este tipo de
acuerdos deben ser dados a conocer a través de los medios en la medida de las
posibilidades para que construya una relación afectiva con las audiencias.
Con la difusión de los convenios y las prácticas de responsabilidad, la
mercadotecnia de la empresa se irá construyendo un valor perceptible ante los
diferentes grupos meta lo cual llevará a construir una marca poderosa.
68
CAPÍTULO III AREAS FUNCINALES DE LAS PYMES
EN MÉXICO.
69
3.- PROCESO ADMNISTRATIVO DE LAS PYMES EN
MEXICO.
3.1. Introducción.
La efectividad de la administración depende de la coordinación balanceada entre
las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades
de las principales áreas.
Están relacionadas directamente con las funciones básicas que realiza la empresa
a fin de lograr sus objetivos.
Un área funcional es el conjunto de funciones, actividades y responsabilidades
realizadas en un departamento o área de la organización. Para representar las
áreas funcionales y delimitar funciones, responsabilidades y jerarquías, se utilizan
organigramas.
Las empresas se estructuran según su tamaño y recursos a través de áreas
funcionales.
Área funcional o clave al campo administrativo (área) de trabajo especializado en
que se dividen las actividades productivas en las organizaciones básicamente
empresariales, por departamentos o gerencias: finanzas, producción-operaciones,
mercadotecnia o comercialización, personal o recursos humanos.
La gerencia general de una empresa no se considera un área funcional conforme
a la teoría administrativa tradicional; sin embargo, tiene la responsabilidad general
de la coordinación de todas las áreas, la toma de decisiones estratégicas y la
representación legal de la empresa, entre otras actividades centrales.
70
Las empresas y la dirección general se apoyan en las siguientes áreas básicas o
funcionales, que de ordinario son: producción, mercadotecnia, finanzas y recursos
humanos.
3.2. Área de Finanzas.
Como área funcional en la empresa, el área de finanzas es la responsable de la
administración y dirección de todas las actividades relacionadas con los sistemas
de información contable, cálculos financieros de operación y de proyectos de
inversión, control interno (busca el resguardo de los activos de la empresa) y
tesorería. También el área de finanzas tiene la responsabilidad del manejo
correcto de las obligaciones fiscales. Algunas empresas cuentan con áreas de
auditoría interna. El nombre del área cambia con su tamaño. En las pequeñas se
llama contabilidad, en las medianas y grandes se conoce como finanzas o
contraloría.
Es la obtención de fondos y del suministro del capital necesario que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa.
La finalidad del área financiera es obtener recursos monetarios, invertirlos y
asignarlos adecuadamente, así como registrar las operaciones, representar los
resultados de la operación y cumplir con las obligaciones fiscales.
Funciones:

Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el
efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones
de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de
créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.

Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las
actividades
contables relativas a impuestos, presupuestos,
auditoría interna, procesamiento de datos y estadísticas, contabilidad
financiera y de costos, etc.
71
Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a
seguir para la realización de dichas funciones, debido a que son muchas
las variables que hacen única la forma de registrar sus movimientos
financieros y contables.
3.3. Área de Mercadotecnia.
La mercadotecnia, como función en una empresa, es el conjunto de actividades
que se realizan en una organización y están encaminadas al logro de las metas de
venta de sus productos y servicios mediante canales de distribución y la
determinación del volumen del mercado, en términos monetarios, de piezas o
servicios a producir; asimismo, administra la fuerza de ventas.
Otras funciones de mercadotecnia en las grandes empresas son: fijación de
precios de venta, publicidad y promoción, relaciones públicas, renovar o generar
productos nuevos, servicios; calcular el ciclo de vida de sus productos y de las
curvas de costos y utilidades que se espera obtener.
La mercadotecnia reúne los factores y hechos que influyen en el mercado para
crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo de tal forma
que este a su disposiciones el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio
adecuado.
La mercadotecnia puede definirse como el conjunto de actividades tendientes a
crear, promover, distribuir y vender bienes y servicios en el momento y lugar más
adecuado, y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente.
Funciones:
1. Investigación de mercados: Implica conocer quiénes son o pueden ser los
consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto
más se conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito.
72
2. Decisiones
sobre
el producto y
precio: Este
aspecto
se
refiere
al diseño del producto que satisfará las necesidades del grupo para el que
fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un
envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los demás. Es necesario
asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa
como del mercado.
3. Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda
llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea
a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al
detalle.
4. Promoción: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir
a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No
sólo se promocionan los productos a través de los medios masivos
de comunicación, también por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es
necesario combinar estrategias de promoción para lograr los objetivos.
5. Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el
intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades
anteriores.
6. Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a
través del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer
en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines
de retroalimentación.
73
Ninguna de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas
se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas
funciones proporcionan en conjunto el método necesario para realizar una
adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a seguir para
su buen desarrollo.
Imagen 3.1 Proceso de Mercadotecnia
3.4. Producción
Las empresas requieren de una función o área que se encargue de la producción,
o bien, de las operaciones de compra y logística de abastecimiento para
comercializar, como es el caso de las cadenas de autoservicio.
74
Esta área se conoce con el nombre de función de producción, sobre todo en las
empresas manufactureras. En las empresas de servicios se le conoce como
autoservicio (comercializadoras), hotelería, transportes (aéreo y terrestre), y en
otras similares se llama operaciones; en los hospitales es la dirección o
subdirección.
Formúla y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración del producto
al suministrar y coordinar, mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y
herramientas requeridas. Al área de producción también se le denomina
administración de operaciones o administración de manufactura. Esta función
comprende todos los procesos que se realizan desde que llega la materia prima
hasta que esta se convierte en producto terminado.
Funciones:
1. Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto
que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones
requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben
realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el
producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por último
brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que
esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en
cuenta las características del producto.
2. Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción
realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las
especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del
equipo.
3. Ingeniería
Industrial: Comprende
la
realización
del estudio
de
mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de
75
punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la
distribución física de la planta.
4. Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este
departamento establecer los estándares necesarios para respetar las
especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks
(mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además
deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como
una medida necesaria para garantizar que sé esta cumpliendo con
la programación fijada.
5. Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado
tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de
inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se
realicen sean las más apropiadas.
6. Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto
y/o
servicio
en
cuanto
a
mercadotecnia,
ingeniería,
fabricación
y
mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en
uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las
normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes
para verificar que el producto cumpla con lo deseado
7. Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención
de un bien o servicio.
PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA EL
DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS
76
PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA EL
DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS
Imagen 3.2 Proceso de Producción para el Desarrollo de Nuevos Productos
3.5. Recursos Humanos.
El área de recursos humanos ha cambiado de nombres través del tiempo. En un
inicio se denominó administración de personal, posteriormente recursos humanos
o relaciones industriales. Actualmente, en muchas empresas grandes, al área se
le denomina como gestión del conocimiento.
A manera de descripción objetiva, la función central del área radica en encontrar,
mantener y desarrollar el capital humano de la empresa (personal), motivado e
integrado por valores morales mediante el establecimiento de mecanismos de
remuneración, conforme al sistema de sueldos, salarios y prestaciones. Administra
77
la nomina y las relaciones laborales individuales y colectivas dentro del ámbito
legal.
Las áreas básicas de los diversos departamentos y sus componentes en un
empresa se representan por medio de un organigrama, que también indica los
niveles jerárquicos y flujos de la comunicación formal de la empresa.
Conseguir y conservar un grupo humano de Trabajo, cuyas características vayan
de acuerdo con los objetivo de la empresa.
En el área de personal se realizan las actividades tendientes a coordinar y
optimizar las actividades, los conocimientos, experiencias y competencias de las
personas que trabajan en la empresa, con el fin de lograr su máxima eficiencia.
Funciones:
1. Contratación y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de
mayor importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas
ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un
procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de personal, una vez que
se tienen a las personas deseadas se procede a la contratación de las
mismas, dándoles una inducción acerca de la empresa. Si el puesto vacante
se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza
una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.
2. Capacitación y desarrollo: Acción que consiste en, entrenar y capacitar a
todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar
el desarrollo personal. La capacitación no se le otorga exclusivamente a los
de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a
un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparación.
3. Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignación de sueldos, es
necesario elaborar un análisis y evaluación de puestos (procedimientos
sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo), sólo así, podremos
78
saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados.
Además, hay que considerar que el sueldo esta formado por otros elementos
tales como: las vacaciones y la calificación de méritos.
4. Relaciones laborales: Toda relación de trabajo debe estar regulada por
un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán los
derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es
mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la
comunicación es de vital importancia para toda organización, ya que por
medio de esta se puede mantener una adecuada relación de trabajo.
5. Servicios y Prestaciones: Comúnmente las organizaciones hoy en día
ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una
serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo,
tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en
especie, reconocimientos, etc.
6. Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas
que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así
como de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y
las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeño de
sus labores.
7. Planeación de Recursos Humanos: La planeación de los recursos
humanos consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos
para ver si están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo
rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto.
79
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
Imagen 3.3 Proceso de Reclutamiento
PROCESO DE SELECCIÓN
Imagen 3.4 Proceso de Selección
80
CONCLUSIONES
81
CONCLUSIONES.
Desde mi punto de vista el administrador debe adaptarse a las nuevas tendencias
que se están dando a nivel mundial y aplicarlas a las PYMES para lograr un mejor
resultado, las organizaciones deben ir creciendo conforme crecen los horizontes
del administrador y así lograr que México se coloque y tenga más y mejores
empresas en todos los rubros, tener una perspectiva y prospectiva de lo que se
quiere o lo que en términos coloquiales se denomina visión de negocios
La perspectiva de la ciencia administrativa se refiere al cálculo de lo que vendrá
con base en el presente en materia de marcos teóricos y habilidades gerenciales
necesarias, en un horizonte contemplado que puede ser tan amplio como se
desee o sea útil. La perspectiva ayuda a definir y clarificar el futuro. Habilidad
gerencial se define como “la capacidad gerencia para saber cómo crear el futuro
de las organizaciones”.
Es de vital importancia que los directivos de las empresas tengan la capacidad
adquirida de perspectiva, independientemente de su inteligencia nata, para
imaginar, comprender, calcular y sobre todo diseñar el futuro en el que se
desenvolverá su empresa o en la que laboran en un horizonte de tiempo a 10, 15
o 20 años para con ello generar sus estrategias de acción.
El pensamiento administrativo es altamente dinámico, va caminando junto con las
condiciones históricas de la humanidad; esto obliga tanto al administrador como el
gestor de empresas a mantenerse actualizados durante toda su vida profesional.
La perspectiva como competencia de gestión de negocios se apoya en la técnica
conocida como prospectiva. Gaston Berger, uno de los principales teóricos de la
materia, la ha definido como “ciencia basada en el método científico que estudia el
futuro para comprenderlo y poder influir en él”.
El ser humano siempre ha tenido la inquietud por averiguar que de deparara el
futuro tanto a él como a sus sociedades y organizaciones. Incluso, en la actualidad
82
empresas, empresarios y profesionales de la gestión y la administración requieren
expertos en prognosis. Futurólogos como John Naisbitt, Alvin Toffler, Patricia
Aburdene, Julio Millán Bojalil y Antonio Alonso Concheiro, en el caso de México,
han
publicado
libros
en
los
que
permiten
conocer
anticipadamente
megatendencias que cambiaron y seguirán cambiando al mundo.
Se subraya que la esencia de la PE está en definir lo que desea ser la empresa en
el futuro. Muchas empresas lo expresan en un documento que se llama misión,
otros solamente le llaman estrategia, la cual permite fundamentar decisiones
tácticas estructurales en la áreas (financiera, producción, mercadotecnia y RH)
para reorganizarse y actualizar sistemas operativos que respondan a las
necesidades a atender conforme a estrategia.
Generar el concepto rector de negocio permite a la alta dirección observar el
entorno en sus tres niveles (competitivo, sectorial y macroentorno global) y
obtener- así como seleccionar- de ellos la información pertinente de alto valor para
la empresa, lo que le permitirá planear en un horizonte de 15, 20 o más años. La
conceptualización se afina al analizar los diferentes entornos en los que opera la
empresa. El alcance de la prospectiva y la estrategia está directamente
relacionado con la calidad de la información.
Desde mi punto de vista y del libro del cual me base que es del autor Sergio
Hernández y Rodríguez hay dos técnicas fundamentales en la prospectiva: el
análisis de las megatendencias y el método Delfos.
“Megatendencia es una gran dirección dominante que modela que modela nuestra
vida durante toda una década o más”.
El gestor de negocios o nuevo administrador deber ser capaz de entender como
las potencias económicas luchan por mantenerse, así como encontrar nuevos
mercados en cualquier parte del mundo. Hay varias megatendencias que
83
afectaran los próximos 20 años de las cuales se debe tener conocimiento para
detectarlas y así lograr que el administrador y sea efectivo.
Delfos es un método para obtener una anticipación del futuro cuantificada por
consenso sobre temas cualitativos a fin de servir de apoyo para la toma de
decisiones, a través de una estructura de comunicación grupal dirigida y a
distancia que facilita el debate sobre un objetivo definido.
En el país, 99% de las 4.3 millones de empresas son pymes, pero todas tiene el
mismo nivel de crecimiento. Las más competitivas son las que aportan ventajas en
tiempo de respuesta y volumen de producción.
Su gran desarrollo está ligado a la inversión extranjera en el país, pero aún con el
potencial que presentan "es un error pensar que todas las pymes pueden crecer".
El capital es insuficiente para apoyar a 5 millones de empresas, la alternativa es
enfocarse en aquellas con crecimiento anual de, por lo menos, 20%. Aunque "para
el gobierno es difícil decir: a ti sí te doy y a ti no".
Los recursos son insuficientes. "Siempre nos quedamos cortos porque no
alcanzan los recursos para apoyar la demanda tan grande", Marón Manzur.
El reto, es aliarse con expertos en emprendimiento para analizar a cada empresa,
sus fortalezas y debilidades, y a partir de eso canalizar mejor.
La disposición de los emprendedores es crucial para tener mejores pymes. Deben
mostrarse abiertos a la profesionalización para saber cómo mejorar sus procesos
o identificar nuevos mercados.
El problema con muchas empresas y sus creadores es que son de visión corta y
se autolimitan.
84
FUENTES DE INFORMACIÓN

De Welsch, Hilton & Gordón (1990). El proceso administrativo.

Garza Mercado. Función y forma de la biblioteca universitaria: elementos
de planeación administrativa para el diseño arquitectónico. México:
COLMEX, 1984.

Sergio Hernández y Rodríguez (2011). Introducción a la Administración. Mc
Graw Hill

HICKS, Herbert. Administración de organizaciones desde un punto de vista
de sistemas y recursos humanos. México : Continental, 1984.

Koontz, Harold (1994. Administración una perspectiva global. (10 ª
ed.) México: McGraw Hill Interamericana de México, S.A.

LARIS CASILLAS, J. Administración integral. México: Oasis, 1975.

Laris Casillas, Francisco. Administración integral. México: Oasis, 1975.

LE'BRETON,
Preston
P. Administración
general:
planeación
y
ejecución. México: Fondo de Cultura Económica, 1969.

MINER, John. El proceso administrativo: teoría, investigación y práctica. 2a
ed. México: Cecsa, 1980.

Reyes
Ponce,
Agustín. Administración
de
empresas:
teoría
y
práctica. México: LIMUSA, 1983.

Robbins, Stephen P. (1994. Administración teoría y práctica. (4 ª ed.)
México: Prentice Hall Hispanoamericana, S.A.

Werther, William B. (1995. Administración de personal y recursos humanos.
(4 ª ed.) México: McGraw Hill Interamericana de México, S.A.
85