1. Bienes raíces

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01/07/2010
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No. REV
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CARACTERIZACION COMPRAS Y SUMINISTROS
NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS Y SUMINISTROS
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RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECTOR DE COMPRAS Y SUMINISTROS
OBJETO DEL PROCESO
ALCANCE DEL PROCESO
Aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y a todas las unidades académicas y
Garantizar que el suministro de bienes y servicios que requieren las unidades académicas y administrativas de
administrativas de la Universidad La Gran Colombia, desde la necesidad de adquirir un bien o un servicio, su
la Universidad La Gran Colombia se de bajo parámetros de calidad, agilidad y transparencia, con proveedores
aprobación, selección, compra, evaluación, reevaluación del proveedor y entrega de lo solicitado, hasta la
calificados, para el desarrollo de sus funciones institucionales.
realización de planes de mejoramiento, en la ciudad de Bogotá D.C
ENTRADA
PROVEEDOR
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SERVICIO
USUARIO
Estructura Orgánica
PEID
Consiliatura
Consejo Académico
P
Programar las metas a cumplir bimestralmente durante el año (plan de acción).
Director de Compras y
Suministros
Plan de Acción anual
Herramientas presupuestales
Presupuesto
P
Desarrollo ficha presupuestal
Director de Compras y
Suministros
Herramientas presupuestales
Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Académica
Planeación
Presupuesto
Presupuesto aprobado
Consiliatura
P
Elaborar Cronograma anual de suministros.
Director de Compras y
Suministros
Cronograma anual de
suministros
Unidades Administrativas y
Académicas
Convocatoria
Evaluación del año anterior
Compras y Suministros
H
Inscribir y seleccionar proveedores.
Realizar evaluacion de gestion anual.
Compras y Suministros
Listado de proveedores
seleccionados
Compras y Suministros
Listado de proveedores
seleccionados
Solicitud de Suministro
Compras y Suministros
H
Compras y Suministros
Salida de bienes y servicios
seguimiento y Evaluación de
proveedor
Unidades Administrativas y
Académicas
Proveedores
Plan de Accción anual
Cronograma anual de
suministros
Indicadores de proceso
Compras y suministros
V
Gestión de compras
- Adquisicion de compras en general
- Adquisicion de servicios en general
- Adquisicion para elementos solicitados por biblioteca
- Adquisicion para obra civil y mobiliario
- Adquisicion de publicidad impresa
- Adquisicion para elementos solicitados por bienestar universitario
- Adquisicion para elementos solicitados por cemav
- Adquisicion de elementos para laboratorio.
-Adquisicion de dotacion
- Seguimiento y Evaluación de proveedores
Realizar seguimiento al plan de acción de forma mensual.
Director de Compras y
Suministros
Acta mensual
Planeación
Compras y Suministros
Vicerrectoría Administrativa
V
Análisis de indicadores de Gestión
Director de Compras y
Suministros
Indicadores de proceso
Vicerrectoría Administrativa
Informe de gestión anual
Secretaria General
V
Informe de gestión anual para el Plenum
Director de Compras y
Suministros
Informe al Plenum
Rector
Secretaria General
Definición de Acciones de
Mejora
Vicerrectoría Administrativa
Gestión de Calidad
A
Implementar acciones de mejoramiento (preventivas y correctivas)
Compras y Suministros
Acciones de Mejora
Vicerrectoría Administrativa
POLITICA DE
OPERACIÓN
Unidades académicas y
administrativas
La escogencia de los proveedores se realizará en forma objetiva al ofrecimiento más favorable de precio, cumplimiento, calidad y servicio al cliente, a los intereses de la Universidad y a los fines que ella busca, sin tener
en consideración factores de afecto, de interés y en general cualquier clase de motivación subjetiva.
Para la compra de productos y/o servicios especiales o de difícil adquisición el proceso de inscripción de proveedores se realizará en el momento en que se requiera hacer la misma.
Las compras se adjudicarán de acuerdo a las cotizaciones que se reciban y no deben ser inferiores a (3) tres, teniendo en cuenta algunas excepciones.
La solicitud de suministro será valida únicamente si cumple con los requisitos establecidos.
Solamente se recibirán bienes y servicios a satisfacción cuando cumplan con lo establecido en la orden de compra.
La entrega de productos se realizara únicamente cuando se de cumplimiento al procedimiento establecido
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CARACTERIZACION COMPRAS Y SUMINISTROS
NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS Y SUMINISTROS
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RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECTOR DE COMPRAS Y SUMINISTROS
RIESGOS DEL PROCESO
DOCUMENTOS RELACIONADOS
PUNTOS DE CONTROL
1.Que se realicen compras no autorizadas.
2.Que se realicen compras y no se contabilicen en el periodo adecuado.
3.Que no se pueda hacer cambio o efectiva una garantía, si los bienes o materiales no
son devueltos rápidamente a los proveedores.
4.Que se realicen pagos de productos fueron devueltos al proveedor y que no han sido
cambiados.
5.Que el bien o servicio entregado no cumpla con lo solicitado por las unidades
académicas o administrativas.
1. Acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011
2. Manual de Procesos y Procedimientos de compras y suministros
3. Acuerdo 004 del 04 de Julio de 2006.
4. Manual de procesos y procedimientos para el sistema de selección,evaluación
y certificación de proveedores.
5. Manual de recepcion, administracion y custodia de bienes y materiales
6. Manual de almacenamiento del almacen general
7. Resolución 434 de Enero 23 de 2013
1.1 Todas las compras de bienes y servicios se basan en solicitudes de
suministros (pedidos), revisadas, aprobada y autorizadas, por el Director, Jefe o
Decano.
1.2 Las compras están reguladas y definidas por un respectivo manual.
1.3 las solicitudes de suministro llevan un consecutivo secuencial asignado a
cada dentro de costo
1.4 las solicitudes de suministro son autorizadas por personas diferentes de la
que hace el registro en el sistema
1.5 La función de compras esta segregada de contabilidad y el almacén, aunque
este ultimo este a cargo del jefe del compras.
1.6 Las compras las realiza solo personal autorizado.
2.1 contabilizar con exactitud las compras en precio, cantidad, especificaciones
en el periodo adecuado.
2.2 revisar periódicamente que ordenes de compras están pendientes de recibirse.
3.1 diligenciar el formato correspondiente y ejecutar el procedimiento a seguir
4.1registrar únicamente las facturas recibidas a satisfacción en el almacén
4.2 anexar copia del registro correspondiente de no conformidad, donde se
verifique q el bien o servicio se recibió a satisfacción
5.1 Verificar que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
necesarias.
5.2 Verificar que el producto cumpla con las especificaciones contempladas en
la orden de compra.
5.3 El usuario debe verificar el producto antes de retirarlo del almacén.
REQUISITOS ISO 9001:2008
REQUISITOS DEL CLIENTE
REQUISITOS LEGALES Y ESTATUTARIOS
1.Código de comercio Decreto 410 Titulo 3 Art 968-978
2.Estatuto tributario Decreto 624 capitulo 3 art 617
3.Código de Procedimiento Civil Decreto 1400 Titulo 2 Art 1254-1314
4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 6.1, 7.2.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 1.Cumplimiento de los requisitos especificados para en la solicitud de suministro
7.5.5, 8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
para la compra.
2. Respuesta oportuna
3.Calidad en los Bienes y Servicios Solicitados
4. Informacion clara y oportuna de los procesos y procedimientos
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA
1. Director de Compras y Suministros
2. Secretaria de Departamento.
3. Asistente de almacen
4. Asistente de Compras y Suministros
5. Asistente de compras
6. Auxiliar de almacen
INDICADOR DEL PROCESO
1.Oficinas de Compras y Suministros
2.Equipos y materiales de oficina
3. Equipos de computo
4. Línea telefónica y Fax
5.Acceso a Internet
6.Pagina Web institucional
7. Almacén General
8. Sistema de Información
AMBIENTE DE TRABAJO
1.Iluminación, temperatura y ventilación adecuadas para los sitios de trabajo.
2.Control de riesgos ocupacionales
3.Vigilancia y seguridad
META A CUMPLIR
FORMULA MATEMATICA
FRECUENCIA DE MEDICION
Evaluación de proveedores
30%
(TOTAL DE PROVEEDORES CON CALIFICACION ENTRE 89-100 PUNTOS/TOTAL DE
PROVEEDORES EVALUADOS)*100
SEMESTRAL
Rotacion de inventario
30 Dias
(SALDO DE INVENTARIO FINAL X 30) / SALIDAS DEL ALMACÉN
MENSUAL
Satisfacción del cliente
>= 85%
PROMEDIO ENCUESTA A SATISFACCIÓN / PUNTAJE MÁXIMO*100
SEMESTRAL
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01/07/2010
PAGINA
CODIGO: C-04-01CS
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CARACTERIZACION COMPRAS Y SUMINISTROS
NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS Y SUMINISTROS
RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECTOR DE COMPRAS Y SUMINISTROS
NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CHEDIAK
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL GÓMEZ
NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: DIRECTOR DE COMPRAS Y SUMINISTROS
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E)
FECHA: 23/10/2014
FECHA: 26/10/2014
FECHA: 26/10/2014
ELABORO
3/3
REVISO
APROBO