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PA.FC.06
PLAN DE ANÁLISIS DE PROCESO
Versión 7
25/09/2014
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
COMPRAS
PROCESO
SUBPROCESO
Atender las necesidades de compra de los productos o servicios que garanticen el buen funcionamiento de los procesos del colegio.
Director Administrativo y Financiero
Planear, dirigir y controlar coordinadamente con el asistente de compras y el asistente de contabilidad, la compra de los productos o servicios que el colegio requiera haciendo un adecuado uso de los
recursos.
OBJETIVO DEL PROCESO
AUTORIDAD DEL PROCESO
DEFINICIÓN DE LA AUTORIDAD
ENTRADAS
Elemento
TRANSFORMACIÓN
Subproceso
Actividad
Recursos: se identifican formatos,
De acuerdo al macroproceso se
información, documentos y demás
identifica a que subproceso No
que sean necesarios para el
pertenece la actividad
desarrollo de la actividad.
Solicitud de servicio (GPA
(módulo de trámite de
solicitudes compras),
F.SO.01.3 Solicitud de
materiales
TODOS LOS PROCESOS
proveedores
GESTIÓN FINANCIERA Y
CONTABLE
(Selección y Evaluación de
Proveedores)
Remisión o factura
Solicitud de servicio (GPA
(módulo
de
trámite
de
solicitudes de pago)
PROVEEDOR
TODOS LOS PROCESOS
PRINCIPAL
CRITERIO A CONTROLAR
MÉTODO DE CONTROL
Realizar
aplique)
cotizaciones
y
comparar
(cuando
P/
Asistente de compras
H
Asistente de contabilidad
Fecha, solicitante, descripción del producto
o servicio, existencia en el almacén,
cantidad solicitada. Si hay existencias del
articulo solicitado se realiza una salida de
inventario, solicitud de servicio, F.SO.01.3
Solicitud de materiales
Asistente de compras,
Responsable de proceso:
H Productos, servicios,
equipos o activos fijos
específicos
Asistente de contabilidad
Características del producto o servicio,
Cotizaciones
precios, condiciones de entrega y pago
Elemento
V
Director Administrativo y
Financiero
Jefe Financiero
4 Solicitar compra al proveedor
H
Asistente de compras o
responsable de proceso
Asistente de contabilidad
Proveedores seleccionados, fecha, ítems
Email,
solicitud
(productos o servicios) y cantidad a
(cuando aplique)
comprar
Recibir y verificar los productos, materiales, H
Asistente de compras o
5 equipos comprados o servicios, realizar y
responsable de proceso
devolución por compras (si aplica)
V
Asistente de contabilidad
Factura o remisión, solicitud de
Fecha, proveedor, ítems (productos o servicio, Solicitud de servicio (GPA
Información
sobre
servicios) y cantidad solicitada vs recibida, (módulo de trámite de solicitudes
devolución (si aplica)
información sobre la devolución
compras), F.SO.01.3 Solicitud de
materiales
6 Recibir solicitudes de servicio (pago)
H Asistente de contabilidad
Asistente de compras
Fecha, producto
solicitante
7 Aprobar solicitudes de servicio GPA (Pagos)
V
Director Administrativo y
Financiero
Jefe Financiero
8 Contabilizar orden de compra
H Asistente de contabilidad
Asistente de compras
9 Elaborar recepción por compras
H Asistente de contabilidad
Asistente de compras
Entregar productos, materiales o equipos a los
H Asistente de compras
solicitantes
11 Verificar cumplimiento del objetivo del proceso
V Asistente de contabilidad
12 Tomar acciones
A
Director Administrativo y
Financiero
Asistente de contabilidad
Asistente
de Administración
Asistente de contabilidad
servicio
a
De acuerdo al macroproceso
se identifica a que subproceso
va destinado el elemento de
salida.
Solicitud de servicio (GPA (módulo
de trámite de solicitudes
compras), F.SO.01.3 Solicitud de
materiales (servicios operativos),
movimiento de inventario sistema
UNO modulo comercial.
3 Aprobar solicitudes de servicio GPA (compras)
o
Subproceso
Recursos:
se
identifican
formatos,
información,
se debería
documentos
y
demás
elementos resultantes de la
actividad.
Cotizaciones (si aplica), solicitud de
servicio en estado: pendiente por
aprobación, servicios, productos, equipos o
activos fijos dentro del presupuesto de
Aprobación en GPA
operación, activos fijos superiores a 1000
SMMLV que no se encuentren dentro del
presupuesto de operación los aprueba
Asamblea, Junta Directiva.
10
de
servicio Email y/o solicitud de
servicio (cuando aplique)
PROVEEDOR
la
PROVEEDOR
Solicitud de servicio (GPA (módulo
pagar, de
trámite
de
solicitudes
compras), F.SO.01.3 Solicitud de
materiales (servicios operativos)
Gastos de operación
Aprobación en GPA
Fecha, proveedor, ítems (productos o Orden de compra (Sistema UNO
modulo comercial)
servicios) y cantidad comprada
Factura o remisión, movimiento
Entrada al inventario (Fecha, proveedor,
de inventario sistema UNO
comprador, ítems y cantidad que llegó o
modulo comercial , recepción por
causación al gasto.
compras
Solicitante, Items y cantidad requerida
(No de solicitudes de servicio gestionadas/
No. Total de solicitudes de servicio
recibidas- canceladas) x 100
P.GC.03.1
Acciones
Correctivas
y
Preventivas, I.GC.03.1 Instructivo para el
Diligenciamiento del SAM
Productos,
materiales
y
Movimiento de inventario sistema
equipos, solicitud de servicio
UNO modulo comercial (salida de
finalizada y/o salida de
almacen), solicitud de servicio
almacén
Ficha Técnica
Compras
del
PROCESO SOLICITANTE
Indicador: Ficha Técnica del Indicador:
Compras
GESTIÓN DE CALIDAD
( Mejoramiento)
F.GC.03.3 Solicitud de Acción para F.GC.03.3 Solicitud de Acción
Mejoramiento - SAM.
para Mejoramiento - SAM
GESTIÓN DE CALIDAD
(Mejoramiento)
Aprobado por:
Elaborado y revisado por:
_____________________________
Asistente de compras
REEMPLAZO
SALIDAS
P
Describir brevemente las actividades que se realizan
H
Que información o elemento se debe controlar Como se controla o
Se coloca el cargo de la persona responsable de la actividad.
en el subproceso. (se puede dar un nombre que la
V
en la actividad para que no se cometan errores. controlar dicha variable.
describa)
A
1 Recibir solicitudes de compras
2
Listado
seleccionados
RESPONSABLE
_____________________________
Asistente de contabilidad
____________________________
Jefe de Calidad
_______________________________
Director Administrativo y Financiero